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TALLER UNIDAD II: CONCEPTUALIZACION DE UN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
MARY ANDREA PEÑA ROMERO
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
FERNANDO MIRANDA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMETAL II
BOGOTÁ D.C.
2013
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TALLER UNIDAD II: CONCEPTUALIZACION DE UN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
MARY ANDREA PEÑA ROMERO
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
FERNANDO MIRANDA
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMETAL II
BOGOTÁ D.C.
2013
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Contenido
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................4
OBJETIVO GENERAL................................................................................................................5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................5
I. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende
alcanzar?.......................................................................................................................................6
II. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?..........................................7
III. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19?...........9
IV. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que
profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de
documentos?...............................................................................................................................10
V. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año
fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos?......................................11
VI. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?.............................................................................11
VII. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser
gestionado de manera apropiada?...............................................................................................11
VIII. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al
elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras..............................12
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IX. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben
considerar para el diseño y desarrollo de un PGD......................................................................13
X. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple,
unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia,
principio de orden original, selección, eliminación, disposición final.......................................15
XI. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique..........................17
XII. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?...............................18
XIII. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?.....................19
XIV. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de
gestión Documental....................................................................................................................20
XV. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla.
Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y
subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de
clasificación y su tabla de retención...........................................................................................24
CONCLUSIONES......................................................................................................................32
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.......................................................................................33
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INTRODUCCIÓN
En Colombia los años anteriores las instituciones, empresas privadas y públicas no tenían
conciencia, no contaban personas capacitadas para darle un adecuado manejo a la información y
documentación producida por ellos, pero en las ultimas década dichas instituciones han ido
tomado conciencia sobre este aspecto y han optado por tener profesionales en esta área y sobre
todo que sean capaces y preparados para implementar un adecuado programa de gestión
documental basándose en la normatividad vigente y las consideraciones básicas para llevarlo a
cabo, durante el desarrollo de este trabajo se conceptualiza que es un programa de gestión
documental junto a términos que debemos tener claros, para empezar a desarrollar un Programa
de Gestión Documental en cualquier empresa en donde llegaremos a laborar, uno de los temas
que también se aborda el tema de las tablas de retención documental y de cómo implementarlo
como proceso en la gestión documental de la empresa.
Todos estos conceptos los debemos tener claros como futuros profesionales, en el campo de las
ciencias de la información en donde estamos adquiriendo bases teóricas sobre la
conceptualización y aspectos generales mediante la creación y puesta en práctica de lo aprendido
en nuestra carrera.
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OBJETIVO GENERAL
Adquirir conocimientos básicos para la implementación de un PGD dentro de una
institución o en su defecto empezar a aplicarlo en nuestros sitios de trabajo
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Tener claridad cuál es el ente rector sobre la archivística en nuestro país
Conocer los aspectos generales de un PGD
Reconocer las consideraciones de un PGD para desarrollarlo en su totalidad
Desarrollar los conceptos básicos y la implementación de las TRD
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I. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles
objetivos pretende alcanzar?
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que
se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior
de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de
gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la
participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y
garantía de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización
de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el
cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución
de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
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Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir
de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental,
organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la
información y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la
administración e importantes para la cultura.
II. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?
El ente rector de la archivística en nuestro país es el ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION el cual es creado por medio de la ley 80 de 1989
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de
Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y
proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
Las funciones que cumple el AGN son:
1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y
coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio
documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
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2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y
uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el
Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el
Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y
tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional,
Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia
de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a
los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales, de investigación y con archivos extranjeros
III. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo
19?
El artículo 19 corresponde al Título IV que trata sobre la Administración de Archivos.
“Articulo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando
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cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos
como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, asi como el
funcionamiento razonable del sistema.
PARRAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios. Gozaran de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos
por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la
información.
PARRAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán
ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio
TÍTULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
“Articulo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de las nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
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PARRAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y
el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”
IV. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han
contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente
los problemas que conlleva la gestión de documentos?
La UNESCO ( Organización de las Naciones unidas para la Educación, la
Ciencia y la Cultura)
Entidad que desarrolla el dialogo y la comunicación entre comunidades de forma
propicia basándose en principios como el respeto y la igualdad para así generar
campos de acción y estrategias a nivel mundial.
Consejo Internacional de Archivos ( ICA)
Entidad no gubernamental que se dedica al desarrollo de los archivos a nivel mundial, a
su vez este se preocupa por su conservación como parte de la memoria histórica.
V. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué
país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de
Documentos?
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La gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos,
alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de
forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la
práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital
de los documentos.
VI. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?
La ley general de archivos en nuestro país es la ley 594 del 2000 la cual nos da una unas
reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
VII. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?
Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada,
es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por el
Archivo General de la Nación además se deben considerar los siguientes aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la
eficiencia de la administración.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de
documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos
innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental
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Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley
594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de
archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de
orden original.
VIII. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener
en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus
propias palabras.
Comprende los siguientes procesos basados en el Artículo 22 de la Ley General de
Archivos -Ley 594 del 2000:
Producción o recepción: se considera que deben ir por separado ya que la
producción abarca todas las áreas o dependencias así mismo recepción y no todos
los documentos se producen o recepcionan al mismo tiempo, y los controles son
totalmente diferentes para cada uno
Distribución: Manejo y distribución de la documentación teniendo en cuenta los
mecanismos para verificar su entrega y disposición a otras dependencias en
diferentes formatos.
Consulta: acceso a varios documentos o expedientes para obtener información
necesaria.
Organización: directrices o parámetros que permiten clasificar, ordenar y
describir los documentos de una entidad o dependencia, para así ubicarlos según
su contenido.
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Recuperación: Es el sistema implantado o usado para tener acceso a la
documentación o información a la cual se ha aplicado el proceso de organización
documental.
Disposición final: esta es una selección documental la cual se puede realizar en
cualquier momento del ciclo vital con el propósito de conservar transitoriamente o
la respectiva eliminación según como lo indique la tabla de retención documental
o tabla de valoración documental.
IX. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se
deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD.
Los aspectos que se debemos tener como futuros profesionales son:
Diagnostico: Este es el primer paso y a su vez el más importante desde mi punto de vista,
ya que este es quien nos dará las pautas y guiara hacia el objetivo final, en el diagnostico
se deben tener presente varios puntos entre ellos identificación del problema, análisis,
oportunidades y objetivos, además se debe hacer un evaluación con el fin de entrar a
mirar si hay necesidad de un plan de contingencia, ver las posibles fallas y la solución de
ellas para lograr un buen desarrollo del PGD a corto, mediano y largo plazo, es importante
contar con un comité de archivo través del cual se definan las políticas generales de la
gestión documental en cada organización.
Oportunidades
Identificación de problemas
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Objetivos
Análisis y determinación de los requerimientos de información
Planes de mejoramiento y contingencia
Requisitos técnicos: hace referencia a todos las herramientas técnica con las que puede
contar una organización como: manuales, TRD, TVD (debidamente aprobados), formatos
que estén regulados etc. y contar con un reglamento de archivo
Contar con manuales de procesos y procedimientos
Compilación de formatos regulados, formas
Manual de funciones
Tablas de retención documental (TRD)
Tablas de valoración documental (TVD)
Adopción de normas técnicas y normatividad general
Para todo esto se debe verificar las siguientes condiciones:
Centralización de la recepción y envió de documentos
Definición de procedimientos de distribución de los documentos internos y
externos
Tener aprobadas las tablas de retención documental y/o valoración documental por
el Archivo General de la Nación
Deberán tener un comité de archivo el cual tendrá su reglamento y funciones
definidas
La entidad deberá contar con una reglamento de archivos basado en la
normatividad del AGN
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Es importante también contar con el respaldo de la parte administrativa de la
organización ya que el PGD debe ser incluido en el plan estratégico de la entidad, algo
que no se debe dejar de lado es el contar con personal idóneo en temas de archivo y con
disponibilidad de tiempo completo, al igual es responsabilidad de la parte administrativa
la capacitación oportuna de los funcionarios, se debe contar con las condiciones mínimas
para el funcionamiento del archivo como lo es la parte ambiental, mobiliario y
arquitectura
X. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad
documental simple, unidad documental compuesta, expediente,
clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden
original, selección, eliminación, disposición final
Fondo: Es la totalidad de las series documentales de una misma procedencia y/o parte de
un archivo que es objeto de la conservación institucional formada por el mismo archivo,
una institución o persona.
Serie Documental: Es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Subserie Documental: Es un conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, las cuales son identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
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Unidad Documental Simple: Son series conformadas por tipos documentales simples,
donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma
serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí
los mismos rasgos estructurales o formales, un ejemplo de una unidad documental simple
es un memorando.
Unidad Documental Compuesta: Son series conformadas por tipos documentales
complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno de estos está compuesto por
varios tipos documentales diferentes entre sí pero que están relacionados en razón de un
trámite determinado.
Expediente: Es una unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados funcional y orgánicamente por una instancia productora en la
resolución de un mismo asunto.
Clasificación Documental: Es una fase importante dentro del proceso de organización
documental, en donde se pueden identificar y establecer las agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).
Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de
fondos, series y unidades documentales.
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Selección: Es la etapa de disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central cuyo fin de escoger una muestra
de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse
también “depuración” y “expurgo”.
Eliminación: Es la Actividad resultante de la disposición final la cual es señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.
Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
XI. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique.
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No es una misma operación pues la depuración y expurgo se usan para retirar documentos
que no tienen valores primarios o secundarios o que son documentos repetidos o inútiles,
en cambio la selección tiene como fin escoger una muestra de documentos representativos
para una conservación permanente.
XII. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?
Es un esquema que refleja la jerarquización y clasificación de la documentación
producida por cada área o dependencia de una institución, en este se registran las
secciones, subsecciones, series y su series con sus correspondientes tipos documentales.
(Acuerdo 002-2004) y sirve para identificar claramente los códigos por dependencia , las
series y subseries documentales producidas o manejadas por cada dependencia y los
tipos documentales que contiene cada uno, esto suele ser de gran ayuda para identificar
correctamente las series y subseries que ingresarán a la TRD.
XIII. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Importancia para la administración:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
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Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella
estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
Importancia desde el punto de vista archivístico
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
XIV. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un
Programa de gestión Documental.
PRIMERA ETAPA: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y
FUENTES DOCUMENTALES
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la
creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o
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actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de
procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las
unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
RECOLECTADA
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas
a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales,
jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales
en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la
producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el
momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
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Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total,
selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente
administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra
registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el
Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así
como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los
documentos.
TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la
Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y
los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio
correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los
funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la
instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su
evaluación y aprobación.
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CUARTA ETAPA. APLICACIÓN
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el
representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los
servidores públicos de la Entidad.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la
aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen
la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las
transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e
histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en
cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental,
siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material
metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo
establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se
destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de
Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
QUINTA ETAPA. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
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La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la
verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y
un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de
la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la
Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
XV. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama)
y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos
funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad,
identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de
clasificación y su tabla de retención.
La entidad en la que nos basamos para realizar el organigrama, el cuadro de gestión
documental, las encuestas y la tabla de retención se llama VILLA HERNANDEZ que es
una constructora.
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO DEPENDENCI
ACÓDIGO NOMBRE SERIE CÓDIGO
NOMBRE SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
100GERENCIA GENERAL
100-01ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
100-05PRESUPUESTOS
ANUALES100-05-
01
presupuesto anual
administración 2012
Balances, soportes o facturas año 2012,
licitaciones o propuestas.
100-05-02
presupuesto anual el guamo
2012
100-10 REQUISICIONES100-10-
01requisiciones
externassolicitud, formato de calidad, cotización
100-10-02
requisiciones internas
solicitud, formato de calidad, cotización
100-15ORDENES DE
COMPRA100-15-
01
órdenes de compra el
guamo
solicitud o requerimiento,
formato orden de compra, cotización.
FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA Villa HernándezOFICINA PRODUCTORA Gerencia General CODIGO 100
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICION DOCUMENTAL
RETENCIÓNDISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOS
O C D.E A.G A.C C.T E M S
100-01 ACTAS DE JUNTA X X 2 5 X
100-05 PRESUPUESTOS ANUALES
100 -05-01presupuesto anual administración 2012
X X 2 8 X
100 -05-02presupuesto anual proyecto el guamo 2012
X X 2 8 X
100-10 REQUISICIONES100 -10-01 requisiciones externas X X 1 2 X
100 -10-02 requisiciones internas X X 1 2 X
100-15 ORDENES DE COMPRA100 -15-01 órdenes de compra el guamo X X 1 2 X X
CONVENCIONES
CT Conservación Total Firma ResponsableE EliminaciónM Microfilmación FechaS SelecciónO OriginalC Copia
D.EDocumento Electrónico
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CONCLUSIONES
En el desarrollo de este trabajo aprendimos la importancia de conocer la implementar un
buen programa de gestión documental.
Como futuros profesionales en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística,
estaremos en la capacidad y responsabilidad de desarrollar a cabalidad un programa de
gestión documental cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para lograr avanzar
en este campo dentro de las instituciones.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Archivo General de la Nación
Recuperado el 16 de agosto de 2013, de
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057
Sociedad de la Información
Recuperado el 16 de agosto de 2013, de
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Slideshare
Recuperado el 17 de agosto de 2013, de
http://www.slideshare.net/fullscreen/sergioaus/programa-de-gestin-documental/1
Archivo Norma
Recuperado el 18 de agosto de 2013, de
http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/Conceptualizacion-de-un-programa-de-
gestion-documental/src/@random4d62d110f1dc3
UFPS
Recuperado el 20 de agosto de 2013. De
http://www.google.com.co/url?
sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC4QFjAA&url=http%3A%2F
%2Fwww.ufps.edu.co%2Fufpsnuevo%2Farchivos
%2Fprograma_de_gestion_documental.pdf&ei=Ow0VUryhMYae2gX764GYBQ&usg=AFQjCNGVU
VLNgMenwIKoAGVd9OAxK3ig1w&sig2=1rzsZ1dM4fBgzpc9Xs_Pkg&bvm=bv.50952593,d.bz
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