08. sgc - gestión documental – trd

18
GESTIÓN DOCUMENTAL

Upload: lamkhanh

Post on 06-Jan-2017

229 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: 08. sgc - gestión documental – trd

GESTIÓN DOCUMENTAL

Page 2: 08. sgc - gestión documental – trd

“Los archivos representan una riquezaincomparable. Son el resultado de laproducción documental de la actividadhumana y constituyen el testimonioirremplazable de hechos pasados.Garantizan el funcionamiento democráticode las sociedades, la identidad de losindividuos y de las comunidades, y ladefensa de los derechos del hombre.”

Archivo General de la Nación

Page 3: 08. sgc - gestión documental – trd

Etapas de Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Planeación

Producción

Gestión y Trámite

Organización

Transferencia

Disposición

Preservación a largo

plazo

Valoración

*Decreto 1080 de 2015, Título II, art. 2.8.2.5.9

Page 4: 08. sgc - gestión documental – trd

Documentos de Archivo

Planeación/Producción/Valoración

Trámite / Organiza

ción

Todos los procesos

Transferencia/Disposición/Preservación

Consulta y

Préstamo

*GD-P-002: Comunicaciones

Oficiales

*GD-P-003: Documentos normativos

y contractuales

*GD-G-001: Guía

para la Gestión

Documental en las

dependencias del

SENA (aplicación

TRD)

*GD-P-004:

Organización de

Archivos de

Gestión Central e

Histórico

GD-P-001: Control de

Registros

- Ajuste de TRD según

Archivos de Gestión

*GD-G-001: Guía para la

Gestión Documental en

las dependencias del

SENA (aplicación TRD)

- Áreas para archivo

-Transferencias

documentales

*GD-P-005: Servicio

de información-

consulta y préstamo

de documentos

-Copias controladas

-Sala de Consulta en

Archivo Central

- Uso de medios

electrónicos

(OnBase)

Procedimientos en SENA

Page 5: 08. sgc - gestión documental – trd

Avances en Gestión Documental I Semestre 2016

Ajuste y actualización de

TRD

Depósitos de Archivo en

Dirección Generaly Regionales

Cronograma deEjecución

Contrato 977 de2015

Responsabilidadde funcionarios,

contratistas einstructores SENA con la

Gestión Documental

Page 6: 08. sgc - gestión documental – trd

Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD

RealizadasPor realizar

7

62

Mesas de trabajo en Dirección General*

Con vistoBueno Sin Visto

Bueno

3

66

TRD con Visto Bueno del responsable del área*

*Datos con fecha de corte a 14/07/2016

Page 7: 08. sgc - gestión documental – trd

TRD VIGENTE

Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD

Page 8: 08. sgc - gestión documental – trd

Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD

TRD AJUSTADA Y ARMONIZADA CON SIGA

Page 9: 08. sgc - gestión documental – trd

Cronograma II semestre de 2016Ítem ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA FIN

1 Mesas de Trabajo en Dirección General 11 de julio de 2016 31 de agosto de 2016

2 Ajuste de TRD en áreas de Dirección General 18 de julio de 201630 de septiembre de 2016

3Visto Bueno de responsables de Área Dirección General

25 de julio de 201630 de septiembre de 2016

4 Ajuste de TRD en áreas de Direcciones Regionales 1 de octubre de 2016 31 de octubre de 2016

5Ajuste de TRD en áreas de Centros de Formación Profesional

1 de noviembre de 201630 de noviembre de 2016

6Aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo por acta y resolución

Sesión de diciembre de 2016

Sesión de diciembre de 2016

7Envío de TRD a Archivo General de la Nación para convalidación

10 de enero de 2017 20 de enero de 2017

8Capacitación y cargue en el módulo TRD del aplicativo CompromISO

1 de marzo de 2017 31 de octubre de 2017

Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD

Page 10: 08. sgc - gestión documental – trd

Depósitos de Archivos Centrales

En Dirección General

Antes de la adecuación Después de la adecuación

Page 11: 08. sgc - gestión documental – trd

Depósitos de Archivos Centrales

En Dirección General

Antes de la adecuación Después de la adecuación

Page 12: 08. sgc - gestión documental – trd

Cronograma de Ejecución Contrato 977 de 2015*

2016Elaboración y entrega por acta del componente de

Tablas de Valoración Documental – TVD (identificación del

patrimonio archivístico de SENA)

Digitalización de Fichas Acumulativas (cargue en OnBase)

2017

Organización de Archivos de Gestión y

Centrales de 11 Regionales

Aplicación de TVD en Regionales y Centros de

Formación (recuperación del patrimonio

archivístico de SENA)

2018

Organización de Archivos de Gestión y Centrales de

22 Regionales

Continuación de la Aplicación de TVD en

Regionales y Centros de Formación (recuperación

del patrimonio archivístico de SENA)

*Objeto del Contrato: “Organizar los Archivos Centrales y de Gestión; elaborar y aplicar Tablas de Valoración Documental y realizar la Digitalización Certificada de las Fichas Acumulativas del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA a nivel Nacional."

Page 13: 08. sgc - gestión documental – trd

Realidad documental SENA en Regionales y Centros de Formación

Ejecución Contrato 977 de 2015 (termina

en 2018)

Producto esperado de la ejecución del

Contrato

Page 14: 08. sgc - gestión documental – trd

Responsabilidad de los funcionarios, contratistas e instructores SENA

Ley General de Archivos

(Ley 594 de 2000)

Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,

entregarán los documentos y archivos a su cargo

debidamente inventariados, conforme a

las normas y procedimientos que establezca el Archivo

General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la

responsabilidad a que haya lugar en caso de

irregularidad. (Art. 15)

Código Disciplinario

(Ley 734 de 2002)

Custodiar y cuidar la documentación e

información que por razón de su empleo,

cargo o función conserve bajo su

cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,

destrucción, ocultamiento o

utilización indebidos. (Art. 34, num. 5)

Acuerdo 38 de 2002 - AGN

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización,

uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de

sus funciones (Art. 1)

Todo servidor público, al ser vinculado, trasladado o

desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos

debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública (Art. 2)

Page 15: 08. sgc - gestión documental – trd

Transferir conocimiento sobre la gestión documental en el Sena, losprocesos y procedimientos existentes y los formatos que se aplican.

Identificar acciones de control requeridas para mejorarpermanentemente y prevenir riesgos identificados en la GestiónDocumental.

Fomentar las buenas prácticas en materia de elaboración y control delos documentos asociados a los procesos, promoviendopermanentemente la cultura de la información como base para latransparencia en la gestión pública y en la toma de decisiones efectivas.

RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO SIGA

Page 16: 08. sgc - gestión documental – trd

Detectar necesidades de mejora en materia de Gestión Documental einformarlas al Secretario General como responsable del proceso.

Coordinar la definición e implementación de los planes demejoramiento a través de un ejercicio de corresponsabilidad de todoslos procesos con la Gestión Documental.

Apoyar la actualización permanente de los procesos y de losdocumentos asociados a los mismos garantizando la necesariaarticulación de éstos con la gestión documental y con las TRDactualizadas.

Contribuir con la aplicación de las TRD, su difusión y seguimiento

RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO SIGA

Page 17: 08. sgc - gestión documental – trd

Sesión de Preguntas

CONTACTO

Ninfa Mercedes Naranjo MayorgaCoordinadora Grupo de Administración

de [email protected]

Alicia Rico AtencioLíder SIGA Dirección General

Procesos Gestión del Talento Humano y Gestión Documental

Page 18: 08. sgc - gestión documental – trd