INSTRUCTIVO PARA

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL TRD

TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS

Contenido INSTRUCTIVO PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TRD..................................................................................................................................................... 1

CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................. 1

OBJETIVO ..................................................................................................................... 2

ESPECÍFICOS .......................................................................................................................... 2

ALCANCE ..................................................................................................................... 2

METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................................. 2

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA ....................................................................... 2

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. ............. 3

CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: ....................................................................................................................................... 6

ORDENACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................... 9

Sistemas de Ordenación Numéricos............................................................................... 10

Sistemas de Ordenación Alfabético ................................................................................ 10

Temático ................................................................................................................................. 11

FOLIACIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 12

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES ............................... 14

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITES INTERNOS. .............................. 15

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ..................................................................... 16

DEFINICION E IMPORTANCIA ................................................................................... 16

PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA. 16

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ....................... 20

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS ................................................................... 22

COMUNICACIONES, OFICIALES ............................................................................... 22

DEFINICIONES ............................................................................................................ 23

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA: ....................................................... 23

1. CORRESPONDENCIA PERSONAL .................................................................... 23

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA .................................................................. 24

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados. ............................................................................................. 24

3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL ................................................................. 24

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR CORRESPONDENCIA EN LA COMPAÑÍA.................................................................................................................. 26

CORRESPONDENCIA PERSONAL ............................................................................ 26

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA ....................................................................... 26

CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL ...................................................................... 26

RADICACIÓN .............................................................................................................. 26

RECOMENDACIONES ................................................................................................ 29

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INSTRUCTIVO PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Versión

Fecha Responsable Descripción

01 01 de Noviembre de 2017

Oficina de Archivo y Trámites

Instructivo Aplicación

TRD Versión 1

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OBJETIVO

Proporcionar a los funcionarios de TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS y encargados de la custodia, manejo y organización de los archivos de gestión, un instrumento orientador que permita llevar a cabo dicha labor de una manera eficaz, eficiente y conforme a las Tablas de Retención Documental aprobadas por la compañía.

ESPECÍFICOS

Divulgar y promover la metodología para la aplicación de las tablas de retención documental adoptada por TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS.

Constituirse en una herramienta de apoyo y consulta para la implementación del proceso de aplicación de tablas de retención documental, como parte del Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos.

Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre las ventajas que representa el adecuado tratamiento de los documentos.

ALCANCE

El instructivo aplica para todos los funcionarios de TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS, de igual forma que para todos los documentos producidos y recibidos en las diferentes dependencias y unidades administrativas; en cumplimiento de sus funciones y como resultado de las diferentes actividades institucionales con el fin de lograr establecer un sistema de información fiable y seguro en toda la entidad.

METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Proceso mediante el cual la documentación producida por las oficinas es clasificada, ordenada y ubicada de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental.

La aplicación de las Tablas de Retención Documental es un proceso que se debe llevar a cabo desde el momento de la creación del documento en el desarrollo de las funciones propias de cada área productora, lo que significa que se deben emplear desde los archivos de gestión.

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación depende

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fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD para luego decidir su traslado al archivo central.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Los procesos que se deben adelantar para implementar las Tablas de Retención Documental (TRD) son: Elabore los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las Tablas de Retención Documental (TRD) de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación. En cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso

Utilizando una lámina de cartón cartulina, de un grosor aproximado de 2mm, en secciones de 34 cm de ancho X 27 cm de alto., escriba en imprenta, utilizando mayúsculas sostenidas, el código y el nombre de la respectiva serie (en el borde superior - centrado).

Utilizando láminas del mismo material y dimensiones escriba en el vértice superior derecho, el código y nombre de la respectiva Subserie (la primera letra con mayúscula).

Coloque las láminas que identifican tanto las series como las subseries al

inicio de los expedientes correspondientes.

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Ubicar los separadores en los archivadores, estimando la cantidad de expedientes que deban abrirse para cada serie y subserie dejando el espacio suficiente, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos, así se evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio.

Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries documentales, función básica de la gestión documental. Para Tal fin la organización de los archivos de gestión deberá hacerse conforme a los siguientes criterios: La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites (Principio de Orden Original). El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo, es decir que no se puede realizar ninguna intervención en la ordenación interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o históricos. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Esta foliación se realizará al momento de hacer las transferencias primarias. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. Ver formato a continuación.

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Fondo: TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS Sección:_________________________ Código__________________ Subsección:______________________ Código__________________ Serie:___________________________ Código__________________ Subserie:________________________ Código__________________ Fechas Extremas: inicio____________ Final___________________ Número de Folios:_________________ Número de Carpeta/Expediente: Si tenemos más de 1 legajo del mismo expediente:1 de __________________ Número de Caja:__________________ Tenga presente que dentro de cada carpeta, se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta por expediente para un asunto o contenido, proceda a abrir una nueva carpeta identificada con la información señalada anteriormente. Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia. Identifique y nombre cada uno de las carpetas que contiene las carpetas legajadoras, con la siguiente información: Código de la oficina, Código Serie y Subserie y a continuación el nombre de expediente. Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que forman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de la dependencia.

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CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO:

Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo. Los expedientes electrónicos de archivo se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo acumulados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información y formato, y deben agruparse formando series y subseries documentales. En TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS se creará en el servidor de sistemas, el árbol de directorios que reflejará la estructura Orgánica-Funcional de la compañía y allí se alojaran los documentos electrónicos generados o recibidos relacionados a cada serie o subserie documental según corresponda el tramite o asunto especifico que le haya dado origen. Esta estructura se identificará de igual manera a como lo está de manera física, es decir, deberá guardar concordancia la documentación física y electrónica. Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.

A1 G1:

Archivador 1, Gaveta 1

A1 G2:

Archivador 1, Gaveta 2

A1 G1:

Archivador 1, Gaveta 3

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Las unidades de conservación (cajas) que se deben ubicar en estantes fijos o estantería rodante en los Archivos Centrales, se deben ubicar de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Debe existir una distancia libre entre la unidad de conservación (caja) y el entrepaño superior de cuatro (4) a siete (7) cms. La distancia promedio entre entrepaño y entrepaño es de 34 cms. Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo, como bloque, cuerpo, estante, entrepaño, archivador, gaveta identificando cada una de las partes con rótulos. La señalización de bloque y cuerpo para archivo rodante es: Letra Arial 60 en mayúscula y formato de negrita.

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La señalización de estantes para archivo rodante es: Letra Arial 46 en mayúscula y formato de negrita. Para el caso de estantes la señalización es: Letra Arial 55 en mayúscula y formato de negrita. Para señalización de entrepaños en estantería rodante o fija es: Letra Arial 55 en mayúscula y formato de negrita. La estantería rodante debe estar señalizada, es decir, colocar los respectivos rótulos, como lo indica el gráfico, especificando bloque, cuerpo, estante, entrepaño, con el fin de ubicar más fácil la información.

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ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La ordenación de cada carpeta al interior de la gaveta de archivo, se realizará de acuerdo con el sistema de ordenación correspondiente de la serie documental:

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Sistemas de Ordenación Numéricos • Ordinales: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así sucesivamente. • Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año seguido del mes y al final el día entre otras combinaciones también posibles. Ejemplo: Serie consecutivo de correspondencia: 2005 – 01 – 31 2005 – 02 – 01 2005 – 02 – 02

Sistemas de Ordenación Alfabético Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser: • Onomástico: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrés CASCANTE PEREZ, José CHAPARRO MEJIA, María Toponímico (o alfabético-geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. Por ejemplo: Amazonas Arauca Boyacá Cauca Cesar Es elegir el sistema de ordenación que más se adecúe a cada serie documental!!!

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Temático Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo: Estadísticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestión Informes estadísticos Órdenes de Pago Sistemas de Ordenación Mixto • Alfanumérico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo Los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así: 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana 2001 TORRES GODOY, Guillermo • También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos. 12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto 24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario 41234098 LARA ROA, Flor Alba Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General: SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales.

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NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del documento. • Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. • Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento. • Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de cosedora, ganchos de legajar y clip. • Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio. Ver imagen. Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio. Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados.

FOLIACIÓN DOCUMENTAL

La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices. La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente.

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Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada la carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, quienes deben verificar la foliación. Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio recto (Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido del texto del documento. Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie o subserie. En el caso de series documentales simples, la foliación se ejecutará de manera independiente por serie. En el caso de series documentales complejas, cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó Bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la hoja, se registrará el número correspondiente al folio recto (Primera cara de un folio, la que se numera). Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al papel. No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los separadores. Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, periódicos y revistas que se encuentren en un expediente o carpeta tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. Cuando se deban separar de las carpetas, se procederá a dejar un testigo documental en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar a que serie, subserie y unidad de conservación pertenece, esto con el fin de facilitar su recuperación y acceso. Estos documentos se deben referenciar en el formato inventario de carpeta y en el campo de observaciones precisar número de folios del documento impreso, cantidad de anexos cuando no sean folios, título, año y número total de páginas, según el caso.

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La referencia cruzada se utiliza para establecer un doble control para una misma serie o subserie documental, para esto se debe llevar un Testigo Documental, el cual se almacenara tanto en el orden que le corresponde al documento al cual se le va a realizar la referencia cruzada dentro de la unidad de conservación (carpeta), como al inicio del soporte o tipo documental que hace parte de la misma serie o subserie, pero que físicamente se va a separar. Para los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CDS-, disquetes, videos, entre otros), se debe dejar en los instrumentos de control o consulta (inventarios) constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. Cada uno de los soportes constituye un folio el cual se deberá marcar o foliar en el respectivo sobre o cubierta adecuada que lo contiene. En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeño, como facturas, fotos, entre otros, se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante líquido, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el campo de observaciones del formato inventario de carpeta, las características del documento foliado, cantidad de documentos adheridos, nombre de los documentos, fechas de los mismos y cualquier otro tipo de observación que permita diferenciarlos. En caso de unidades de conservación (Libros de correspondencia, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados o paginados de fábrica, deben aceptarse sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. Si hay errores en la foliación, está se anulará mediante una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la última foliación realizada.

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES

Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales: Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó o recepcionó. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Los responsables de la información deben

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realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en esta materia establezca la Oficina de Sistemas, a fin de garantizar su conservación. Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación de la tabla de retención, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series, dichos documentos se constituye en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de carácter general y que como su nombre lo indica sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no constituyen documentos de archivos. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia. se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el Archivo de Gestión de la dependencia, en la respectivas tablas, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITES INTERNOS.

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne:

La fecha del préstamo.

Identificación completa del expediente.

Número total de folios.

Nombre y cargo de quien retira el expediente.

Término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. Para el prestamos de las unidades documentales se adoptará la ficha de Afuera que relaciona los datos anteriores y firma de quien requiere dicha carpeta, una vez devuelta la información se indica fecha de entrega y firma de quien recibe la unidad documental.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

DEFINICION E IMPORTANCIA

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. Las transferencias documentales permiten:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones

administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

En toda empresa se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada empresa, como se explica a continuación.

PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA.

Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la T.R.D. deben transferirse. Tenga en cuenta que No se aceptaran unidades de conservación identificadas como documentos varios o misceláneos, igualmente se confrontará que la documentación corresponda a la establecida en la T.R.D., pues si se encuentra que falta información; el encargado de la oficina se hará responsable ante la administración de la entidad. Efectúe el proceso de selección natural; es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copias o

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fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario documental. Retire clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadores metálicos, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Si es necesario conservar estos materiales se puede emplear un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación. Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente. Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la cantidad que vaya a transferir. Se deben introducir en las cajas el número de carpetas, legajos o tomos necesario para que no queden muy sueltas o muy ajustadas para evitar el deterioro de la documentación. Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco. Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario Diligencie el formato Único de inventario documental y entréguelo en medio físico al Archivo Central, junto con la documentación relacionada. Una vez entregada la documentación al Archivo Central, se efectuará el cotejo respectivo verificando la concordancia de lo relacionado en el inventario con la documentación física entregada. En caso de existir inconsistencias, se informará a la respectiva dependencia para que se efectúen las correcciones del caso, pues una vez estos son reportados, la dependencia cuenta con término de máximo 5 días hábiles; para hacer llegar los formatos de inventario debidamente corregidos. Si la transferencia se realiza en cajas, éstas se deben identificarse y numerasen consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre el rotulo que la Entidad ha diseñado para tal fin.

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Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. FONDO: ------------------------------------------------------------------------

SECCION: --------------------------------------------------------------------- SUBSECCION: --------------------------------------------------------------- SERIE: --------------------------------------------------------------------------

SUBSERIE: -------------------------------------------------------------------- NUMERO DE CARPETAS: ------------------------------------------------

FECHA INICIAL: -------------------------------------------------------------- FECHA FINAL: ---------------------------------------------------------------- NUMERO DE CAJA: ---------------------------------------------------------

UBICACIO TOPOGRAFICA: -----------------------------------------------

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INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.

Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.

Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

Hoja N°. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total de hojas del inventario.

Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

N° de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una

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de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

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Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información a los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS

Anualmente se debe realizar la planeación para la entrega de las transferencias documentales al Archivo Central, enviando el cronograma de transferencias a cada una de las dependencias de la compañía, asignando el tiempo correspondiente. Se recomienda que el Archivo Central organice una agenda de transferencias que se ejecute el primer trimestre de cada año.

COMUNICACIONES, OFICIALES

OBJETIVO: Realizar los lineamientos respectivos sobre la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que son recibidas en el área de Archivo y Trámite.

ALCANCE: Este procedimiento abarca la recepción de las comunicaciones oficiales que son recibidas por los diferentes medios en el área de Archivo y Trámite, hasta la entrega de las mismas para su custodia al archivo.

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DEFINICIONES

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas por TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS en el desarrollo de las funciones asignadas, independientemente del medio utilizado.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío con el propósito de oficializar su trámite.

Registro de comunicaciones oficiales: procedimiento a través del cual las entidades ingresan en sus sistemas de información todas las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, al menos con los siguientes datos básicos: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

Recepción: conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

Distribución: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Trámite: recorrido del documento, desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su trámite administrativo.

Organización: conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.

Consulta: acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en: Correspondencia personal Correspondencia publicitaria Correspondencia empresarial

1. CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL. Estos sobres NO se abren ya que se asumen no es información

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relacionada con la compañía y se pasan directamente a la persona a la cual va dirigida la correspondencia.

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados. 3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa. Las comunicaciones oficiales que produce cada oficina, son documentos que pertenecen a sus archivos de gestión ya que forman parte del trámite de los asuntos que allí se manejan. Por lo anterior es necesario que toda comunicación oficial que produzca la oficina, especifique en el encabezado el asunto al que le da trámite con el fin de ser fácilmente identificada en el momento de su integración a las series de la TRD.

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario; la primera copia a la serie documental respectiva de la dependencia o grupo de trabajo que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes; y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su Tabla de Retención Documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias.

Una vez producido el documento, la oficina de Archivo y Trámite debe asignarle un número de radicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de correspondencia bien sea manual o automatizado. El documento debe estar firmado por el funcionario autorizado.

Ver Formato. Se diligencia en formato de Excel.

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PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR CORRESPONDENCIA EN LA COMPAÑÍA.

CORRESPONDENCIA PERSONAL

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.

CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

RADICACIÓN

Sello Radicador

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Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

Número de Radicación

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año. Fecha de Recibido: Se Indica la fecha recibo. La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática. Pase a: Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento. Atendido: El destinatario firma como atendido la correspondencia recibida e indica si es necesario si pasa a otro destinatario interno. Número de Respuesta: Dato opcional a diligenciarse. Archivado en: Indicar el código de la serie o subserie documental donde se archivará la respectiva correspondencia recibida y tramitada. No olvidar que toda correspondencia que llegue a la compañía vía correo electrónico, debe quedar archivada en la respectiva serie o subserie documental electrónica para hacer el respectivo control y seguimiento de los asuntos tramitados por cada dependencia. Ver Formato. Se diligencia en formato de Excel.

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RECOMENDACIONES

Las anteriores instrucciones sobre la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales están sujetas a permanente revisión, actualización y esto con la debida autorización del comité interno de archivo. El mantenimiento de los archivos físicos, el orden de la documentación y control de los procesos archivísticos es una labor de diario cumplimiento y ejecución; con esto se da el comienzo a la organización de la información de la compañía lo cual traerá consigo los beneficios propios de una gestión documental controlada tanto en volúmenes de información necesarios, recuperación oportuna de la misma, custodia responsable y permanente. Pero el éxito de esta gestión no solo radica en las labores realizadas por el comité de archivo y la oficina de Archivo y Trámite mediante manuales e instructivos bien elaborados qué por sí solos no se ejecutan sino también de todos y cada uno de los funcionarios involucrados que cumplen funciones dentro de la compañía, son los funcionario que deben tener el compromiso de asumir una cultura archivística, de cumplir las instrucciones dadas, informar de nuevos procesos o creación de documentos, y en recomendar o proporcionar ideas para el mejoramiento continuo del proceso.