elaboración trd 2009

Elaboracin y Aplicacin de

Tablas de Retencin DocumentalPreparado por: Divisin de Clasificacin y Descripcin. Divisin de Programas Especiales 2009

Funciones del AGN.Formular, orientar, coordinar y controlar lapoltica archivstica en el pas.

Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos pblicos del pas, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental

GESTIN DOCUMENTAL DefinicinConjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la

planificacin, manejo y organizacinde la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.3

ARCHIVO DefinicinConjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestin, conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce.

4

ARCHIVOCaractersticas Son producidos en razn de una funcin. Prueba de su gestin desde el principio hasta el final. Cumple una funcin dentro de un procedimiento. Puede servir de base para la toma de decisiones, como testimonio, como informacin de quien la produjo. Pertenece a un conjunto llamado SERIE, establecido en la Tabla de Retencin Documental.

5

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ELABORACION O RECEPCION

UTILIZACION Y CONSERVACION

ELIMINACION

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.7


Archivo de Gestin

ARCHIVO DE GESTIN 100%

Nacimiento y elaboracin de los documentos


Archivo de Gestin El de las oficinas productoras de documento Rene los documentos en tramiten o en busca de soluciones. Consulta y utilizacin permanente.


Archivo Central

ARCHIVO CENTRAL 75%

Utilizacin y mantenimiento

ARCHIVO DE GESTIN

Nacimiento y elaboracin de los documentos


Archivo Central Donde se ubican lo documentos transferidos por los distintos archivos de gestin. Documentos que han finalizado su trmite pero son vigentes Consulta espordica por las propias oficinas y los particulares en general


Archivo HistricoARCH. HISTR.

ConservacinUtilizacin y mantenimiento Nacimiento y elaboracin de los documentos

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO DE GESTIN


Archivo Histrico Documentos transferidos del archivo central o del archivo de gestin. Son definidos por el Comit de Archivos como de conservacin permanente. Valor para la investigacin, la ciencia y la cultura.


Archivo de Gestin

Archivo Central

Archivo Histrico

Valores Primarios

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Cultural Histrico Cientfico

Elaboracin de la TRD y organizacin de los archivosPara la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanosPara la ciencia la investigacin y la cultura.

MARCO JURDICO CONSTITUCIN POLTICA

Pilares de la normatividad aplicada alos documentos y fundamento de la poltica archivstica en el pas. Artculos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.

NORMAS GENERALES

Ley 190 de 1995 EstatutoAnticorrupcin

Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinarionico

NORMAS GENERALES Ley 80 de 1989 Decreto 1382 de 1995

Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos (Art: 24 Obligatoriedad de las T. R.D. y Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital).CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGNCalendario para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental

OrganizacinConsejo Directivo y Comits Tcnicos Archivo General de la Nacin

Consejo Departamental de Archivos Archivo General del DepartamentoConsejo Distrital de Archivos Archivo General del distrito Consejo Municipal de Archivos

Archivo General del Municipio

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL

SECTOR CENTRAL:Concejo municipal

Alcalda y SecretarasContralora municipal

Personera municipal

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA MUNICIPALSECTOR DESCENTRALIZADO: POR SERVICIOS

Establecimientos PblicosEmpresas industria y comercio Sociedades de economa mixta Entidades descentralizadas indirectas Unidades administrativas especiales

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Conceptos Generales:

Qu es una Tabla de Retencin Documental?

Listado de

SERIES

con sus

correspondientesTIPOS DOCUMENTALES

, a las cuales se asigna el

tiempo de permanencia en cada etapa delCICLO VITAL

de los documentos.

Formato de Tabla de Retencin DocumentalEntidad Productora:...........Hoja.....de..... Oficina productora:.............................

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES: CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

E- Eliminacin S- Seleccin

Firma Responsable:............................ Jefe de Archivo Fecha:...............................................

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 ACUERDOS 2 2 20 X 20 X

100.02

ACTAS

100.02.01 ACTAS DE COMISIONES

Importancia de las TRD

Documentos Semiactivos e Inactivos

Documentos Activos

Importancia de las TRD Para la administracin:

Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar unservicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.

Importancia de las TRD Para la administracin: Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Importancia de las TRD Importancia desde el punto de vista archivstico: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Importancia de las TRD Importancia desde el punto de vista archivstico: Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de

gestin

ESTRUCTURA DE FONDOS DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL

SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO

SECRETARA HACIENDA

UMATA

SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL

OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS

INSPECCIN DE POLICACOMISARA DE FAMILA

TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN

CASA DE LA CULTURAUNIDAD DE SALUD

Estructura

PASOS METODOLGICOS PARA LA PRESENTACIN DE LAS TRD

ETAPAS1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. 2. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada 3. Presentacin, aprobacin y adopcin de la tabla de retencin documental

4. Aplicacin

1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.a. Compilacin de la informacin institucional Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad). Estructura Interna vigente, manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creacin grupos y asignacin funciones.

b. Entrevista con lo productores de documentos Identificacin y definicin de unidades documentales. Anlisis produccin y trmite documental (Manuales de procedimientosdependencias). Identificacin valores primarios de la documentacin.

Unidad documentalOficina Trmite Ubicacin Frecuencia de Produccin Consulta

Funciones

Volumen de Produccin

Transferencias

ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL


SECRETARA HACIENDA

UMATA






Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Doc.

Oficina

Unidad documentalTrmite Frecuencia de Produccin

Ubicacin

Funciones Volumen de Produccin

Consulta Transferencias

Encuesta Estudio Unidad Doc/tal.Oficina 1. Nombre de la oficina Ubicacin en la estructura orgnica Fecha de ltima asignacin de funciones Acto administrativo Funciones Unidades documentales que tramita Realizan seleccin y descarte documental Sistema de organizacin de los archivos de gestin Qu volumen documental se produce anualmente, en promedio?

Encuesta Estudio Unidad Doc/tal.1. Oficina productora 2. Nombre de la unidad documental 3. Funcin de la oficina que la genera o tramita 4. Caracteres externos 4.1. Soporte 4.2. Formato 4.3. Ordenacin 4.4. Estado de conservacin 5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin 6. Trmite 7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? 8. Qu documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.

Encuesta Estudio Unidad Doc/tal.10. Con qu periodicidad se produce? 11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece? 12. Quienes consultan en el archivo de gestin? 13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos? 14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad documental? 15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de esta unidad documental? 16. Observaciones Funcionarios entrevistados

2. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada

Analizar la produccin y tramite documental de acuerdo a las funciones y/o manuales de procedimientos Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (Encuesta Estudio Unidad Documental y Resultado del anlisis de manuales de procedimientos) Establecer tiempos de retencin de las series y subseries documentales en cada fase de archivo Valoracin y documentacin Documental ) Disposicin Final (Encuesta estudio de la Unidad

Qu es una serie documental? Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogneos, producidos por una en cumplimiento de sus Unidad Administrativa funciones

Unidad documental de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad tcnico-operativa de una institucin Unidad documental simple. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento.

TIPO DOCUMENTAL

SUBSERIES: ESPECIALES ORDINARIAS

Qu nombre darle a las series documentales?

El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relacin con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relacin con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comit de Archivo, Etc.

Lo que no se debe hacer....

!

Por ningn motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad, Etc.

Identificacin, conformacin y denominacin de seriesOFICINA PRODUCTORA NORMAS CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Ley 734 de 2002

FUNCIN

Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002.

Identificacin, conformacin y denominacin de seriesTRMITE Manuales de procedimientosPor oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versin libre Funcionario rinde versin libre sobre los hechos que se le imputan Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o fsicas Si hay mrito, se expide auto de apertura Se reaudan nuevas pruebas Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio

PROCESO DISCIPLINARIOUNIDAD DOCUMENTALDenuncia Citacin Versin libre Testimonios Pruebas documentales Auto de apertura o preclusin Testimonios y pruebas documentales Fallo

CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL CONFORMACION DE

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE:DE: Eustacio Rodrgues Eustacio Rodrguez 2004-04-28 - _______________ 2004-04-28 - _______________

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - _______________ 2004-04-28 - _______________ folios_____________ folios_____________

PROCESOS DISCIPLINARIOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

CODIFICACION DE SERIES

FONDO

SECCIN

Serie

100 ENTIDAD: XY

101Oficina de Control Interno Disciplinario

101 - 01PROCESOS DISCIPLINARIOS

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: INVIMA Oficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS101.01PROCESOS DISCIPLINARIOS -Denuncia -Citacin -Declaracin libre -Pruebas documentales -Auto de apertura -Pruebas documentales y testimonios -Fallo CONVENCIONES E- Eliminacin Firma Responsable:...................................... S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL Oficina productora: COORDINACIN DE PRESUPUESTO

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS201.01INFORMES

2

20

X

201.01.01 INFORMES A ENTIDADES DEL 2ESTADO

20

X

201.01.02 INFORMES DE EJECUCINPRESUPUESTAL

2

20 5 20

X X X

201.02 201.03

REGISTROS PRESUPUESTALES 2 PROGRAMA ANUAL DE CAJA

2

CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

CONVENCIONES E- Eliminacin Firma Responsable:...................................... S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

SERIE DOCUMENTAL Conjunto de tipos documentales. Emanados de un mismo rgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.

CONTRATOS

TIPO DOCUMENTAL Hoja de ruta Contrato Pliza Comunicaciones Acta de inicio

Se refiere a las diferentes clases documentales Revela el contenido como la estructura fsica del documento.

Identificacin de Tipos documentales

Consiste en identificar y determinar los tipos documentales que conforman las respectivas series

Oficina de PersonalFormato nico de hoja de vida Hoja de vida con anexos Decreto o Resolucin de nombramiento Acta de posesin Antecedentes Disciplinarios Fotocopia de pasado judicial Certificado de antecedentes fiscales Declaracin de bienes y rentas Actuaciones administrativas (vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluacin) Acto administrativo de aceptacin de renuncia

Cuadro de Clasificacin Fondo Alcalda Municipal

SECCIONDespacho del Alcalde

SUB-SECCION

SERIESDecretos Ordenanzas Resoluciones Correspondencia Actas Asociacin de Alcaldes Actas de Consejo de Gobierno Informes Defensora del Pueblo

Secretara General y de Gobierno Inspecciones de Policia

Demandas Citaciones Denuncia Perdida de Documentos

Comisara de Familia Secretara de Hacienda Tesoreria UMATA Secretara de Bienestar Social Unidad de Educacin Casa de la Cultura Unidad de Salud Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

Aspectos a tener en cuenta para la valoracin documentalII. Unidad documental5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin 6. Trmite 7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra. 8. Qu documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite 10. Con qu periodicidad se produce? 11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece? 12. La consultan en el archivo de gestin?

13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos?14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad documental?

EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL


SECRETARA HACIENDA

UMATA






EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL


SECRETARA HACIENDA

UMATA OFICINASECRETARIA DE PLANEACIN BIENESTAR SOCIAL Y OBRAS PBLICAS




Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

OFICINA PRODUCTORA

Secretara de Planeacin y OP

NORMAS

Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente.Expedir las licencias de construcin, de uso del espacio pblico y certificaciones de demarcacin, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdiccin.

FUNCIN

Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

4. Elaboracin de la TRD

1. Diligenciamiento del formato TRD 2. Presentacin TRD a Comit de Archivo 3. Aprobacin de TRD por instancia SNA

Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINTRMITEManuales de procedimientosEl preticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisin de concepto tcnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecucin de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicie el tramite nuevamente.

UNIDAD DOCUMENTAL

Presentacin de solicitud Recibos de pago Fotocopia de Escritura del Predio Copia del Proyecto Planos de demarcacin y obra Permisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas. Licencia (Resolucin)

Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCRITERIOS DE VALORACIN DOCUMENTAL NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES SOBRE PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES Y NORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO PUBLICO


ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTRICO

Valores PrimariosADMINISTRATIVO Legal Fiscal Contable Tcnico

Valores secundarios

Cultural Histrico Cientfico

DILIGENCIAMIENTO DELFORMATO

TABLA DERETENCIN DOCUMENTAL

ORGANIGRAMA MODELOCONCEJO MUNICIPAL DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL


SECRETARA HACIENDA

UMATA






CODIFICACION

Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL 1

DESPACHO ALCALDIA 2

PERSONERIA MUNICIPAL 3

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL CONCEJO MUNICIPAL 1 SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 21 DESPACHO ALCALDA 2 PERSONERIA MUNICIPAL 3

SECRETARA HACIENDA 22

UMATA 23

SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 24

OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 25

INSPECCIN DE POLICA 211 COMISARA DE FAMILIA 212

TESORERA 221

UNIDAD DE EDUCACIN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243

Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCODIFICACION FONDO 2SECCIN 25SUBSECCIN

Alcalda Municipal

Secretara De Obras Pblicas

Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCODIFICACIN DOCUMENTALCODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

25-1

LICENCIAS

25-11

Licencias de Construccin Licencias Uso Espacio Publico Licencias funcionamiento locales

25-12

25-13

Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS25-125-11

LICENCIASLicencias de Construccin Solicitud Proyecto y Planos Escritura Constancia y certificaciones Conceptos tcnicos Recibos de Pago Licencia (resolucin) Licencia Uso Espacio Pblico Solicitud Proyecto y Planos

2

25

X

25-12

1

X

Identificacin, conformacin y denominacin de seriesOFICINA PRODUCTORANORMAS

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOLey 734 de 2002 Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002.

FUNCIN

Identificacin, conformacin y denominacin de seriesTRMITEPor oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versin libre Funcionario rinde versin libre sobre los hechos que se le imputan Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o fsicas Si hay mrito, se expide auto de apertura Se reaudan nuevas pruebas Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio

Manuales de procedimientos

PROCESO DISCIPLINARIOUNIDAD DOCUMENTALDenuncia Citacin Versin libre Testimonios Pruebas documentales Auto de apertura o preclusin Testimonios y pruebas documentale Fallo

CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE: Pedro Rodrguez 2004-04-28 - _______________

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - _______________ folios_____________

PROCESOS DISCIPLINARIOS

IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CONCEJO MUNICIPAL 100Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo econmico y social y de obras pblicas. Dictar las normas orgnicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos.

Dictar las normas necesarias para el control, la preservacin y defensa del Patrimonio ecolgico y cultural del municipio. C.P. 313

Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 ACUERDOS 2 20 X

FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL

De las sesiones de los Concejos y sus comisiones permanentes, se levantarn actas que contendrn una relacin sucinta de los temas debatidos, de las personas que hayan intervenido, de los mensajes ledos, las proposiciones presentadas, las comisiones designadas y las decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 ACUERDOS 2 2 20 X 20 X

100.02

ACTAS

100.02.01 ACTAS DE COMISIONES

ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

REQUISITOS PRESENTACIN DE TRDINTRODUCCIN -Resea Histrica Institucional -Metolologa elaboracin - Explicacin formato tabla - Revisin y actualizacin TRD - Presentacin de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia - Disposiciones creacin, cambios estructurales de la entidad -Legislacin y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creacin y conservacin de los documentos

TABLAS DE RETENCIN

ANEXOS

-Manuales de Funciones por Dependencia -Organigrama Vigente -Acta de Comit de Archivo, avalando las TRD -Manuales de Procesos y Procedimientos

MODELOS DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHO ALCALDA 200

SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210


UMATA 230

SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL 240

INSPECCIN DE POLICA 211

TESORERA 221



COMISARA DE FAMILIA 212

Funciones Despacho Alcalda

Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la Ley,los Decretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del Concejo

Conservar el orden pblico en el municipio, deconformidad con la Ley y las instrucciones y rdenes que reciba del Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador.

Funciones Despacho Alcalda

Dirigir la accin administrativa del municipio;representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos pblicos y las empresas industriales o comerciales de carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.

Funciones Despacho AlcaldaColaborar con el Concejo para el buendesempeo de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administracin y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se ocupar de los temas y materias para los cuales fue citado.

Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversin y de presupuesto. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurdico.

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Despacho Alcalda

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDMIIENTOS200.01 DECRETOS 200.02 RESOLUCIONES 200.03 CIRCULARES 200.03.01 Circulares Externas 200.03.02 Circulares InternasCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

3 3 1 1

20 20 5

X X


Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Despacho Alcalda

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS200.04 INFORMES 200.03.01 Informes al Concejo * Oficio remisorio * Informe

3

20 X

* AnexosCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin



CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDA 200

SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210


UMATA 230

SECRETARA BIENESTAR SOCIAL 240

INSPECCIN DE POLICA 211

TESORERA 221



COMISARA DE FAMILIA 212

Funciones de la Secretara General y de Gobierno

Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejode Gobierno.

dependencias en el trmite y procedimientos de asuntos jurdicos relacionados con la administracin.

Asesorar jurdicamente al Alcalde y dems

Mantener el orden pblico interno, con el apoyode las autoridades de polica y los dems estamentos con competencia y facultades.

Funciones de la Secretara General y de GobiernoDirigir, controlar y apoyar la gestin quedesarrollan las Inspecciones de Polica

Reglamentar el funcionamiento deestablecimientos pblicos en el municipio.

Adelantar el proceso de contratacinadministrativa en coordinacin con el Despacho del Alcalde y las diversas dependencias de la administracin central.

Funciones de la Secretara General y de GobiernoDirigir, coordinar y asesorar el manejo de lainformacin y archivo general de laadministracin.

Disear los procedimientos para recibir,organizar y distribuir la correspondencia

Fijar las polticas y mecanismos para elaseguramiento de los bienes muebles e inmuebles del municipio.

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara General y de Gobierno

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS210.01 ACTAS210.01.01 Actas de CONCEJO de

2 2

20 10

X X

Gobierno

210.02 PROGRAMAS210.02.01

Programas para el mantenimiento del orden publicoE- Eliminacin S- Seleccin

CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin


FUNCIONES DE LA INSPECCIN DE POLICIA

Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere el D.L. 522 de 1971 y las contravenciones especiales definidas en el art. 1 de la L.23 de 1991.

Conocer en nica instancia de lascontravenciones comunes ordinarias de que trata el D.L. 1355 de 1970, a excepcin de las que compete a la Polica Nacional.

FUNCIONES DE LA INSPECCIN DE POLICIA

Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas, medidas y procedencia de artculos de primera necesidad y casos de especulacin y acaparamiento.

Conocer de las contravenciones contempladasen el D. 1136 de 1970 sobre proteccin social relacionada con la mendicidad, la vagancia, los enfermos mentales, y personas toxicmanas y alcoholizadas.

Formato Tabla de Retencin DocumentalEntidad productora: Municipio Oficina productora: Inspeccin de Polica

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS211.02 CONTRAVENCIONES211.02.01 Contravenciones

Ordinarias

2

20

* Denuncia * Citacin

* Declaraciones * Resoluciones * Traslados

Funciones de Secretara de Hacienda

Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas, ingresos y gastos del municipio. Llevar y controlar la ejecucin presupuestal y presentar los informes correspondientes. Formular y proponer programas de recuperacin de cartera, incentivos y beneficios impositivos.

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Hacienda

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS220.01220.01.01

BALANCES Balance Anual INFORMESInformes de Ejecucin Presupuestal

1 4

20 20

220.02220.02.01




Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de HaciendaRETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS220.02PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO




Funciones de la Tesorera Municipal

Administrar y controlar los recaudos a favor deltesoro municipal y salvaguardar su contabilizacin.

Efectuar los pagos de las obligaciones financierasy ordenes de pago presentadas a cobro al municipio.

Presentar los informes sobre disponibilidad defondos y exigibilidades a cargo de la tesorera.

Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Tesorera MunicipalRETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS220.01 INFORMES 220.01.01 Informes a orga_ nismos de control 220.02 LIBROS DE TESORERIACONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

2 2

20 20 X



Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Tesorera Municipal

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS221.03 ORDENES DEPAGO * Solicitud del bien * Cotizacin * CDP

2

20

* comprobante de egresoCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin E- Eliminacin S- Seleccin Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Funciones de la UMATA

Coordinar y ejecutar programas de capacitacinde desarrollo agropecuario.

Realizar campaas de prevencin, control ytratamiento de enfermedades del sector pecuario y agrcola

Tabla de Retencin DocumentalEntidad productora: Municipio Oficina productora: UMATA

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS230.01 PROGRAMAS230.01.01 PAM 230.01.02 Programas de capacita_

cin agrcola

* Programa * Memorias del curso * Inscritos * Certificados

Funciones de Secretara de Bienestar Social

Disear, coordinar y ejecutar planes, programasy proyectos tendientes a mejorar las condiciones y calidad de vida de la poblacin en las reas de educacin, salud, vivienda, recreacin y cultura.

Disear, promover y coordinar planes, proyectosy programas de capacitacin y asesora a la comunidad

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Bienestar Social

.

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS240.01 PROGRAMAS 240.01.01 Programas de bienestar social




Funciones de la Unidad de Educacin

Llevar y mantener actualizado el registro de losplanteles educativos del municipio

Elaborar y presentar informes de resultados de gestiny los programas desarrollados

Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Unidad de Educacin

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS241.01 REGISTRO PLAN_TELES EDUCATIVOS

2

10

241.02 INFORMES241.02.01 Informes de Gestin

241.02.02 Informes EstadsticosCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin



FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA RECREACIN Y EL DEPORTE

Desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica de la poblacin del municipio... ( Estatutos del Instituto)

Formato Tabla de Retencin DocumentalEntidad Municipio: Oficina productora: Instituto para la Recreacin y el Deporte

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 PROGRAMAS100.01.01

Programacin de Recreacin y Deporte

* Programacin * Invitaciones

* Lista de Inscritos * Informe

Formato Tabla de Retencin DocumentalEntidad Municipio: Universidad de............. Oficina productora: Programa de Ciencias de Informacin

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 PROGRAMAS100.01.01

Programacin de Recreacin y Deporte

* Programacin * Invitaciones

* Lista de Inscritos * Informe

3. Presentacin, aprobacin y adopcin de la tabla de retencin documental Elaboracin de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia) Introduccin, Metodologa y anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren comprensin y aplicacin. Presentacin y aval de al propuesta de TRD (Acta del Comit de Archivo de la Entidad) Remisin de las TRD al Secretario Comit Evaluador de Documentos correspondiente para estudio y trmite. Acompaadas con anexos.

Elaboracin y aprobacin Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE TRD INTRODUCCIN TABLAS DE RETENCIN Metodologa de elaboracin Explicacin formato tabla Revisin y actualizacin TRD Codificacin y glosario de trminos asociados Presentacin de TRD en el formato normalizado Disposiciones legales. Creacin, cambios estructurales de la entidad Legislacin y normas que inciden en las funciones, en la creacin y conservacin de documentos

ANEXOS

Organigrama Vigente

Acta de Comit de Archivo de la entidad, avalando las TRD

4. AplicacinDifusin : Una vez aprobadas las TRD por la instancia competente... ... el representante legal de la entidad expedir: Acto Administrativo que ordene su aplicacin Capacitacin Instructivo para su aplicacin Normas para la organizacin Archivos en sus diferentes fases Transferencias documentales

de

los

DIFUSIN ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIN INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DELOS ARCHIVOS DE GESTIN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES120

Capacitacin bsica CURSOS TALLERES SEMINARIOS CONVERSATORIOS MATERIAL DE DIFUSIN

121

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Produccin y/o Recepcin

Organizacin

Recuperacin

Disposicin Final

Consulta

122

Administracin de las comunicaciones oficiales Acuerdo 60 de 2001

123

ORGANIZACIN Y SEGUIMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN SUS DIFERENTES FASES124

SERIES EXPEDIENTES TIPOS DOCUMENTALES125

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALNoviembre 18 Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22Bogot, enero22 de 2009

5 4

3 2

1

Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

OFICINA DE ASUNTOS JURDICOS 211.01 CONTRATOS 211.01.01 Contratos de Prestacin de Servicios Rafael GonzlezFechas: ________ a ___________ Inicial Final Folios: __________ 126

Atentamente Con el fin

Contrato 003 de 2002



01


Contrato 001- 2003

02

127

Transferencias Documentales al Archivo Central

T.R.D.

128

129

ARCHIVO CENTRAL

130

ARCHIVO HISTORICO

131

DISPOSICION FINALCONSERVACION TOTALELIMINACION DE DOCUMENTOS

MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN

SELECCIN DOCUMENTAL

132

PLAN DE SEGUIMIENTO Este plan deber contener unos objetivos que identifiquen una metodologa archivstica para la implantacin y mejoramiento del Programa de Gestin Documental

133

SERVICIOS DE ARCHIVO

134

TIPOS DE USUARIOS

FUNCIONARIOS CIUDADANOS

INVESTIGADORES

135

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogot Pgina Web www.archivogeneral.gov.co E mail: [email protected] Telfono: 3282888 Fax: 3372019136

elaboración trd 2009

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