agn trd act2014

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Secretaria General Grupo de Archivo y Gestión Documental © República de Colombia - Derechos Reservados Bogotá, DC., Diciembre de 2014 Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

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Page 1: Agn Trd Act2014

Secretaria General

Grupo de Archivo y Gestión Documental © República de Colombia - Derechos Reservados

Bogotá, DC., Diciembre de 2014

Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

Page 2: Agn Trd Act2014

VERSIÓN

1.0

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE

19/11/2014

Grupo de Archivo y

Gestión Documental.

Oscar Serrato

Lina Ramirez

Marcela Camacho

DESCRIPCIÓN

Actualización del documento

2 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 3: Agn Trd Act2014

Beneficios:

  Racionalizar la producción documental.

  Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.

c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de

Retención Documental - TRD.

2. Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Según el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como “la Estructura que refleja

la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y

subseries documentales” .

INTRODUCCIÓN

La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales

se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la

disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.

  Facilita la recuperación de la información.

  Facilita el control y acceso de los documentos.

  Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

Definición:

Componentes

1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el

tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado

instrumento archivístico por los siguientes aspectos:

a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez

de la transferencia al archivo central.

b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y

subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

Nota: Es importante reiterar que la Tabla de Retención Documental – TRD es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere un

permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena

identificación y control de la documentación relevante para la administración.

La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numericos establecidos para las Series y subseries

documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, donde aparecen todos las temáticas institucuoinales

administrativas y misionales ordenados numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retención Documental -

TRD.

Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y

custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestión Documental.

Actualización y organización documental.

Para la actualización de esta versión se tomaron como insumo las siguientes fuentes de información:

1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la última actualización requerida para la TRD y el CCD.

2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las áreas que conforman la estrúctura orgánica.

Antecedentes:

Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del

2014.

Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de

Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se

elaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o

recordatorios por el correo electrónico.

Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas

en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.

La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la

distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación

de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.

Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “el ordenamiento jurídico que le rige

en su estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”

Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD

Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las

dependencias que participar en el desarrollo de dicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.

3 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 4: Agn Trd Act2014

CÓDIGO SIGLA DEPENDENCIAS 2014

200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 100 DIRECCION GENERAL 100 DG DIRECCIÓN GENERAL

210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO 210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO 110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 110 OAP OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO 220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA 120 OAJ OFICINA ASESORA JURÍDICA

230 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS 221 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS UNIDAD DE CONTROL INTERNO 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO 130 OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO

300 SECRETARIA GENERAL 222 GRUPO DE SISTEMAS 300 SECRETARIA GENERAL 200 SECRETARIA GENERAL 200 SG SECRETARIO GENERAL

301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 300 SECRETARIA GENERAL 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 210 GAGD GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 220 GRUPO DE GESTION HUMANA 220 GGH GRUPO DE GESTION HUMANA

303 GRUPO DE SISTEMAS 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 230 GRUPO DE RECURSOS FISICOS 230 GRF GRUPO DE RECURSOS FISICOS

310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN 310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN y DESCRIPCIÓN 355

GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS 240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 240 GCA GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 250 250 GGF GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA

312 312 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 260 260 GS GRUPO DE SISTEMAS

313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 340 DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES 300 SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 300 SUBSNA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA 310 GADSNA GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - SNA.

321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA 320 GIV GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS 330 GAEDH GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS

331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 400

SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO 400SUBTIAD

E SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO

340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 410

GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS410 GGDAE

GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

341 GRUPO DE INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA 341 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SNAGRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SNA 420 GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS 420 GPDMT GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS

342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA 342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA AL SNA 430GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE

INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.430 GIATIA

GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA.

350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 310 DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION 500 SUBDIRECCION DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 500 SUBGPD SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL

351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION 510

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL 510 GCRPD GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 520

GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES

HISTORICOS 520 GIFDH GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS

353 GRUPO DE CONTABILIDAD 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS 530 GODR GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 540

GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS

SECUNDARIAS 540 GEDTS GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

355GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

600

SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS

ARCHIVISTICOS 600 SUBATPA SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS

610 GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 610 GGPA GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS

620 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA 620 GATA GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA

ESTRUCTURA ÓRGANICA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . Jorge Palacios Preciado

ESTRUCTURA 2009

Fecha: 08/09/2008 Versión 1.

Acta de Comité 001 (02 de abril de 2009)

GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE

PROYECTOS

DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

ESTRUCTURA 2011

Fecha: 23/02/2011, Versión 4.

Acta de Comité 01 (30 de junio de 2011)

ESTRUCTURA 2012

ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)

MINCULTURA. Decreto 2126 de 2012 (16 de octubre)

AGN. Resolución 469 de 2013 (11 de Septiembre)

4 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 5: Agn Trd Act2014

100 1 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Internas Circular interna 1 10 P CT M/D

Subseries de valor secundario por contener información que

evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez

transferidas al AC se sugiere M/D.

Memoria justificativa P

Circular externa P

Proyecto (Resolución, Decreto, Ley) P

Memoria Justificativa P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Certificación publicación en página web P

Acuerdo P

Anexos documentales P

Tarifa postal reducida P

ISBN depósito legal P

Derechos de autor P

Master o películas Pe

Boletín Interno

Boletín Externo P

Diseño de material de difusión P

Diseño papel tapiz P

Diseños estrategias de comunicación

(Externas e internas)P

Seguimiento registro en medios masivos de

comunicaciónP

Notas página web P

Publicaciones en redes sociales P

Invitación P

Oficio P EL

Memorando P EL

Programa del evento P

Comisión P

Informe P

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100

Acuerdos de Consejo Directivo4

Circulares Externas 1 10

CTProyectos de normas

M/D

CT

Boletines institucionales

4 1 EVENTOS INSTITUCIONALES Participación en eventos

internacionales

6

2 18

1

1 2

100

3100

31

100

100

1

3 5PUBLICACIONES

INSTITUCIONALES

Estrategias de divulgación

1 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Subseries de valor secundario por contener información que

evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez

transferidas al AC se sugiere M/D. Decreto 2126 de 2012

10

Se conserva por su carácter relevante para la historia

institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones

internas y externas a lo largo del tiempo.

1

10 CT M/D

2

M/DCT

CT

Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte

papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una

verificación visual de sus características físicas y de contenido

con el fin de establecer si poseen valores secundarios al

momento de su eliminación.

Serie documental con valor secundario, el cual debe ser

conservado, microfilmado o digitalizado y posteriormente

publicado en la intranet y extranet de acuerdo a lo establecido

en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho al

Acceso a la Información)

M/D

10

2

Subseries de valor secundario por contener información que

evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez

transferidas al AC se sugiere M/D.

M/DACTOS ADMINISTRATIVOS

100 3 4PUBLICACIONES

INSTITUCIONALESPublicaciones seriadas o libros

CT

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)

años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de

importancia histórica para el AGN.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

19

M/D20100

Se conserva por su carácter relevante para la historia

institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones

internas y externas a lo largo del tiempo.

PUBLICACIONES

INSTITUCIONALES

E

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Actualización TRD y CCD - Nov. 2014

(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Elaborada por:LMRC / OSHG 5 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 6: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Invitación P

Comunicación oficial P EL

Programa del evento P

Comisión P

Informe P

Infome de actividades P

Plan de acción P

Informe de avances P

Indicadores de gestión P

Correo electrónico (CEI) P EL

Memorando P EL

Oficio P EL

Proyecto P

Oficio P EL

Reformulación del Proyecto P

Correo electrónico (CEI)

Memorando

Carta de Compromiso P

Informes de avances o de seguimiento P

Informe Final P

Citación a Comité P

Acta de Comité P

Oficio P EL

Memorando P EL

Anexos documentales P

Memorando de entendimiento P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Acta de Comisión mixta de cooperación P

Acta de Comisión de vecindad P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Proyectos archivísticos - copia P

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de

importancia histórica para el AGN.

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

2CONVENIOS DE

COOPERACIÓN100 22

CONVENIOS DE

COOPERACIÓN

Acuerdos de Cooperación

Nacional

M/D

M/D

10

2Actas Comité Editorial

11 1

INFORMES

INSTITUCIONALES

8100

PROYECTOS

Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte

papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una

verificación visual de sus características físicas y de contenido

con el fin de establecer si poseen valores secundarios al

momento de su eliminación.

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la

evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con

organismos Internacionales. Decreto 2126 de 2012. Memorando

3-2014-1561 (20 de agosto) Proyectos de Cooperación

E

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la

trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126

de 2012. Acuerdo 09 de 2013

Se elimina el informe ya que el original se debe conservarse en

la OAP como soporte del informe institucional.

8 E

100

5100 13 Informes internos de gestión 2 0 E

13 17

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la

trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126

de 2012. Acuerdo 09 de 2013

3

2 E

M/D

M/D

M/D

CTProyectos de Cooperación

Internacional2

100 4 2 EVENTOS INSTITUCIONALESParticipación en eventos

Nacionales2 18

100

22

CT

2 8Acuerdos de Cooperación

Internacional

Elaborada por:LMRC / OSHG 6 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 7: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Invitación- Convocatoria P

Plan de acción modificado P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Acta de Comité P

Anexos documentales P

Proyectos presentados P

100 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

100 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

DependenciaInventario documental 1 0 P DI CT

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Propuestas P

Estudios P

Informe P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Propuestas P

Estudios P

Informe P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Estudio Técnico P

Proyecto de Decreto P

Acto Administrativo de implementación P

10

100

2

1

10

22

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la

trazabilidad de la gestión nacional del AGN. Decreto 2126 de

2012. Acuerdo 09 de 2013

1

CONVENIOS DE

COOPERACIÓN

Política editorial

REESTRUCTURACIÓN

INSTITUCIONAL

100

95

1 Política de archivos

M/D

CT

Alianzas de Organismos

internacionales

CT

POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

Se conserva por su carácter relevante para visualizar la

trazabilidad de la historia institucionalM/D

Se conserva por su carácter relevante para visualizar la

trazabilidad de la historia institucional

2

M/D

CT M/D

1

CT

94

100

10

POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

100

94Se conserva por su carácter relevante para visualizar la

trazabilidad de la historia institucional

84

Elaborada por:LMRC / OSHG 7 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 8: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

100 96 3MANUALES

INSTITUCIONALESManual de Comunicaciones Manual 1 5 P CT

Se conserva por el valor histórico que representa para la

Entidad ya que en él se establece el manejo de la comunicación

a través de los diferentes medios masivos de divulgación con

que cuenta la Entidad.

100 96 4MANUALES

INSTITUCIONALES

Manual de Imagen e Identidad

Visual CorporativaManual 1 5 P CT

Se conserva por el valor histórico que representa para la

Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de

construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones

cromáticas de la marca AGN, garantizando una unidad de

criterios en la comunicación interna y externa, así como de la

difusión pública unificada del símbolo de la Entidad.

AGN. Rendición de Cuentas

(Dirección General)

AGN. Rendición de Cuentas

Subdirecciones

Encuesta audiencia rendición de

cuentasP X

Pantallazo Convocatoria Pública

Encuenta evaluación del Evento

Acta del Evento

Oficio

Memorando

Rendición de Cuentas P EL

Acta de reunión de grupos y

registros

Informe de resultados

Informe de actividaes reportada por cada

dependenciaP

Nota interna P

Correo electrónico (CEI) P

110 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión

Seguimiento a los planes de acción P X

Memorando P EL

Registro de reuniones de seguimiento y

acompañamiento.P

Plan de acción modificado

(reprogramaciones)P SIG

Oficio P EL

Nota Interna P

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Plan Estrategico (versiones) P

Propuestas (memorias ) P

Informes, (seguimiento y evaluación) P

Diagnóstico P

Seguimiento P

Informes internos de gestión

P EL

Informe de gestión institucional 2 8 P CT M/D

110 5 13 2 8 CT M/D

5

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión,

se transfiere al Archivo Central para un tiempo de

conservación de (8) ocho años, posteriormente se

microfilma para la conservación permanente de

ambos soportes como evidencia de los procesos

de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y

OCI).

E

Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011

INFORMES

INSTITUCIONALES

8PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

13

28

INFORMES

INSTITUCIONALES

110

Informes internos de gestión

3

Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere al

archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma para su conservación

permanente como evidencia de la gestión de la entidad.

CT M/D

0

Plan Estratégico institucional

5

Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión de OAP y

posteriormente se eliminan, ya que esta información se

consolida para el Informe de Gestión institucional y el Plan

Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora

de Planeación (Repositorio de documentos electrónicos) y se

eliminan en el archivo de gestión.

110

110 OFICINA ASESORA PLANEACIÓN - OAP

Cumplido un tiempo de retención de dos (2) año en el Archivo

de Gestión, se tranfiere al Archivo Central para un tiempo de

conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y

se conserva ambos permanentemente ambos soportes como

evidencia de la Gestión de la Entidad. (SIG - Carpeta

compartida para documentos electrónicos)

110 8 2PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Planes de Acción de Inversión -

PAI 2 8 CT M/D

Elaborada por:LMRC / OSHG 8 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 9: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Seguimiento a los planes de acción P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Registros de reuniones de seguimiento y

acompañamientoP

Citación a Comité P

Acta de Comité P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Anexos documentales P

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Oficio P EL

Memorando P EL

Documentos anexos P

Formatos P

Oficio P EL

Anexos documentales P

Reportes módulos DNP P BD

Marco de Gastos Mediano Plazo P

Justificación del gasto P

Reporte módulo de Minhacienda P BD

Oficio P EL

Ficha de Proyecto P

Estudios P

Registro P

Seguimiento P

110 26 1 INVENTARIOS Inventario Transferencia Primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en el

archivo de gestión por ser instrumento que permite el control de

los expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

110 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Oficio P EL

Memorando P EL

Control de Asistencia P

Acta P

Mapa de Riesgo de corrupción P

Estratégia antitrámites P

Estrategia de rendiciòn de cuentas P

Mecanismos para mejorar la antención al

ciudadano. P

Plan de Mejoramiento a la políticas

administrativas - FURAGP

Informes P

27

3

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES8

110

Proyectos de Inversión Nacional

DNP

SIG - Modelo Integrado de

Planeación y Gestión

2

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

110

17

BANCO DE PROYECTOS

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

110ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Actas Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

Plan de acción (DEPENDENCIA)

110 13 Actas Comité Directivo

1

SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

8110

24

1

110

13

18

28

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión

de la entidad.

Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina

posteriormente porque la información se en conserva en los

planes de acción y planes estratégicos de la entidad.

Nota: el SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye

varios tipos documentales en medio magnético.

E

CT

2

CT M/D

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho

años, posteriormente se elimina por carecer de valores

administrativos.

M/D

M/D8

CT

2 8

M/D8

2 8

8

2

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión

de la Entidad.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de la gestión

de la Entidad.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión

de la Entidad.

M/D

2

CT

2 CT

Elaborada por:LMRC / OSHG 9 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 10: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Informe de gestión del SIG P DI

Informe de la relacion de Acciones

correctivas, preventivas y de mejora que haya

lugar en la OAP

P

Acta de reunión P

Registro asistencia a reuniones P

Registros de asistencia de capacitaciones en

temas SIG.P

Manual SIG P DI

Mapa de Procesos del SIG. P DI

Política y Objetivos SIG. P DI

Documentos obsoletos. P DI

Alerta SIG (Correo electronico para la

divulgacion de los documentos elaborados,

modificados o eliminados).

P

Determinacion de NO control operación. P

Listado maestro de documentos interno y

externos (incluye el control de cambios).X

Correo Electronico (CEI) en la cual se

solicita la inclusion de un registro dentro del

Listado Maestro de Registros

(Comunicación).

P EL

Listado maestro de registros X

Tratamiento Acciones Correctivas,

Preventivas y de MejoraP

Comunicación externa P

Oficio P EL

Memorando P EL

Tramites publicados P

Encuesta audiencia rendiciòn de cuenta P X

Pantallazo Convocatoria Pùblica

Encuesta evaluaciòn del evento

Acta del evento

Oficio P EL

Memorando P EL

Rendición de cuentas

Acta de reunión de grupos y registros

Informe de resultados

110 28 4SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

SIG - Producto o servicio no

conformeProducto o servicio no conforme 2 8 P CT

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la

conservación permanente de ambos soportes como evidencia

institucional del proceso de Calidad.

4

SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

SIG -Trámites atención al

ciudadano

110RENDICIÓN PÚBLICA DE

CUENTAS

28 2110 SIG -Sistema Integrado de Gestión

28 M/D

CT M/D

CT2

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archio Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos

soportes.

CT M/D

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la

conservación permanente de ambos soportes como evidencia

institucional.

2

110 28 3SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de los

procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y

OCI).

8

8

Elaborada por:LMRC / OSHG 10 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 11: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

110 28 5SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

SIG - Acciones correctiva,

preventivas y de mejoraAcciones correctiva, preventivas y de mejora 2 8 P CT

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la

conservación permanente de ambos soportes como evidencia

institucional del proceso de Calidad.

Acta derivadas de la planificacion del SGA P

Informes de Gestión derivados del

diagnóstico ambiental.P DI

Objetivos y metas ambientales. P DI

Listas de verificación derivadas del

diagnóstico ambiental.P DI

Informe de medición de indicadores (incluye

la medición de los indicadores de acuerdo a

la frecuencia establecida).

P DI

Conceptos ambientales para compra de

bienes y servicios de la Entidad.P DI

Matriz de identificacion y valoración de

aspectos e impactos ambientales.P DI

Matriz de identificación y evaluación de

requisitos legales y otros.P DI

Registro asistencia a reuniones P

Registros de asistencia de capacitaciones

asociadas a la gestion ambiental.P

Informes de gestión - Programa ambiental

ahorro y uso eficiente del agua.P DI

Informes de gestión - Programa ambiental

ahorro y uso eficiente de la energía.P DI

Informes de gestión - Programa ambiental de

gestión integral de residuos.P DI

Informes de gestión - Programa ambiental de

implementación de prácticas sostenibles.P DI

Comunicación externa P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Oficios derivados de la determinación de No

Control OperacionalP EL

Informes de realización de simulacros en

emergencias ambientales.P DI

Inspecciones ambientales realizadas sobre

las actividades críticas de la Entidad.P DI

Informes de seguimiento a los controles

operacionales de la Entidad.P DI

Informes derivados de la realización de

auditorías internas del SGAP DI

Tratamiento Acciones Correctivas,

Preventivas y de MejoraP

Informes de gestión asociados a la

implementación de buenas prácticas y

tecnologías verdes para la iniciativa Cero

Papel

P DI

Acta derivada de la gestión realizada para las

buenas prácticas y tecnologías verdes.P

M/DCTSISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG110 28 6

Sistema de Gestión Ambiental -

implementación

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

posteriormente se microfilma y se conserva totalmente en

ambos soportes.

82

Elaborada por:LMRC / OSHG 11 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 12: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Caracterización del proceso P

Procedimientos del proceso P

Instructivos del procedimiento P

Formatos P

Indicadores de gestión P

Mapas de riesgo P

Normograma P

Elaboración, modificación o eliminación de

documentos SIG.P

Registro asistencia a reuniones P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Acta de reunión P

Trámites publicados SUIT P

Base de datos BD

Caracterización P

Oficio P EL

Memorando P EL

Acta de reunión P

Servicos publicados SUIT P

Base de datos BD

Caraterización P

Oficio P EL

Memorando P EL

Estadìsticas P BD

Capacitaciones P

Plan de acción P

Seguimiento P

Comunicación oficial P

Acta P

registro asistencia a reuniones P

Solicitud P

Concepto P

Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P

Indicadores de gestión P

Oficio P

Memorando P

Acta P

Oficio P EL

Memorando P EL

Informe externo BD

120 5 13

SIG - Procesos institucionalesSISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

23

99

110

120

CONCEPTOS Conceptos Jurídicos

GOBIERNO EN LÍNEA

13

99

EInformes internos de gestión

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO0

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos

soportes.

Actas de Comité de Defensa

Judicial y Conciliación del AGN

1 E S

0

E

M/D

10

Trámites atención a Entidades1

2

28

8

8

2

2

8

ESTADÍSTICAS

93

110 2

INFORMES

INSTITUCIONALES

110

120

110

34

110 8

Servicios de Atención al Ciudadano

SISTEMA ÚNICO DE

INFORMACIÓN TRIBUTARIA -

SUIT

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia d ela Gestión

de la Entidad .

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes.

Normas: MANUAL GEL, Decreto 2693 de 2012

CT

CT

SISTEMA ÚNICO DE

INFORMACIÓN TRIBUTARIA -

SUIT

M/D

8

91

2

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora

de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión

de la Entidad .

CT M/D

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de nueve (9)

años, posteriormente se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes.

NOTA: la serie es de permanente actualización en la base de

datos , para efectos de conservación en soporte papel, cada

año se imprimirá el reporte consolidado, el cuál se transfiere al

Archivo Central para su conservación permanente.

Se conservan por 10 años en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona por cada año teniendo como

criterio su aporte para el desarrollo de las actividades

misionales de la Entidad y el resto de la documentación se

elimina.

Pasados cinco (5) años en el archivo de gestión, se elimina ya

que el expediente es propio del juzgado que conocio y tramitó el

proceso. CCA. Artículo 25, Ley 1437 de 2011. 5

M/D

CT

1

2

2

120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ

Elaborada por:LMRC / OSHG 12 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 13: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Comunicación externa P

Oficio

Memorando

Documentos de existencia y representación

legal del comodatarioP

Contrato P

Pólizas de seguro P

Memorando Supervisión P

Acta de entrega del bien P

Prorroga del contrato P

Ampliación póliza P

Acta de liquidación P

Acta de entrega o restitución del bien P

Ficha técnica P

Concepto técnico P

Estudios previos P

Certificado de disponibilidad presupuestal -

CDPP

Aviso Convocatoria P

Pre-Pliegos y observaciones prepliego P

Pliego definitivo P

Observaciones Pliegos Definitivos P

Manifestación de Interés P

Acta de conformación de lista P

Propuestas (anexos) P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica y

TécnicaP

Acta junta socializar propuesta P

Observaciones a evaluaciones P

Acta de audiencia adjudicación contrato P

Resolución de adjudicación P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexosP

Formato de información tributaria RUT - RIT P

Oficio ARL P

Contrato P

Registro presupuestal P

Garantia Única P

Memorando Supervisión P

Acta de Inicio P

Informes de supervisión P

Certificado de Tesorería P

Acta de Liquidación P

Contratos de Compraventa y

suministros

Contrato de Comodato 1CONTRATOS ESTATALES 20 S

20

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un

contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de

las actividades misionales y administrativas de la entidad y el

resto de la documentación se elimina

CONTRATOS ESTATALES S

Según lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan 20 años en

el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma

por cada año un contrato de comodato de equipo y de licencia,

teniendo como criterio su aporte a los procesos misionales y el

resto de la documentación se elimina. E

21

120 21 1

2120 E

M/D

1 M/D

Elaborada por:LMRC / OSHG 13 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 14: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Ficha técnica P

Ofertas y Cotizaciones P

Estudios de mercado P

Concepto técnico P

Certificado de disponibilidad presupuestal. P

Aviso Convocatoria P

Pre-Pliegos y observaciones prepliego P

Resolucion de apertura P

Observaciones pliegos definitivos P

Manifestación de Interes P

Acta de conformación de lista P

Propuestas P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y

TécnicaP

Observaciones a Evaluaciónes P

Resolución Adjudicación Contrato P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexosP

Formato Información Tributaria RUT-RIT P

Oficio Arl P

Contrato P

Registro presupuestal P

Comunicación a contratista P

Garantía única P

Memorando Supervisión P

Acta de Inicio P

Informes de supervisión P

Certificado de Tesorería P

Acta de terminación anticipada

Acta de Liquidación P

Fciha técnica P

Comunicación externa P

Ofertas y/o Cotizaciones

Estudio de Mercado P

Concepto técnico P

Estudios previos P

Certificado de disponibilidad presupuestal -

CDPP

Aviso Convocatoria P

Pre-Pliegos P

Resolucion de apertura P

Pliego definitivo P

Observaciones Pliegos Definitivos P

Manifestación de Interés P

Acta de conformación de lista P

Propuestas P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica y

TécnicaP

Observaciones a evaluaciones P

Resolución adjudicación contrato P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexosP

Formato Información Tributaria RUT-RIT P

Oficio ARL P

Contrato P

Registro presupuestal P

Oficio contratista P

Garantia Única P

Memorando Supervisión P

Acta de Inicio P

Informes de supervisión P

Certificado de Tesorería P

Acta de Liquidación P

Contratos de Prestación de

servicios120

Contratos de ObraCONTRATOS ESTATALES 1

CONTRATOS ESTATALESCumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el

archivo central se elimina la documentación (Acta de reunión

de trabajo, 25 de julio de 2013)

E S20

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un

contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de

las actividades misionales y administrativas de la entidad y el

resto de la documentación se elimina

M/D

M/D

S20

120 21

3

4

21 1

Elaborada por:LMRC / OSHG 14 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 15: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Ofertas y/o cotizaciones P

Estudio de Mercado P

Concepto técnico P

Estudios previos P

Certificado de disponibilidad presupuestal -

CDPP

Aviso Convocatoria P

Pre-Pliegos P

Resolucion de apertura P

Pliego definitivo P

Observaciones Pliegos Definitivos P

Manifestación de Interes P

Acta de conformación de lista P

Propuestas P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y

TécnicaP

Observaciones a Evaluaciones P

Resolución Adjudicación Contrato P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexosP

Formatos información tributaria RUT-RIT P

Oficio ARL P EL

Contrato P

Registro presupuestal P

Comunicación a contratista P

Garantia Única P

Memorando Supervisión P EL

Acta de Inicio P

Informes de supervisión P

Certificado de Tesorería P

Acta de Liquidación P

Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el

archivo central se elimina la documentación CONTRATOS ESTATALES E20121120 6 Contratos de Arrendamiento

Elaborada por:LMRC / OSHG 15 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 16: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Ficha técnica de bien o servicio P

Ofertas y/o cotizaciones P

Estudio de Mercado P

Concepto técnico P

Certificado de disponibilidad presupuestal. P

Aviso Convocatoria P

Pre-Pliegos P

Resolución de apertura P

Pliego definitivo P

Observaciones Pliegos Definitivos P

Manifestación de Interés P

Acta de conformación de lista P

Propuestas P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y

TécnicaP

Observaciones a evaluaciones P

Resolución Adjudicación Contrato P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexosP

Formato Información Tributaria RUT-RIT P

Oficio ARL P EL

Contrato P

Registro presupuestal P

Comunicación a contratista P EL

Garantia Única P

Memorando Supervisión P EL

Acta de inicio P

Informes de supervisión P

Acta de terminación y recibo a satisfacción P

Certificado de Tesorería P

Acta de Liquidación P

Comunicación oficial P

Propuesta técnica P

Contratos P

Memorando P EL

Acta de inicio P

Informes de supervisión P

Acta de inicio P

Informes de supervisión P

Acta de Liquidación P

10 S

CONTRATOS ESTATALES Contratos por venta de servicios 1

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un

contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de

las actividades misionales y administrativas de la entidad y su

aporte en la función archivística del país, el resto de la

documentación se elimina (Acta de reunión de trabajo, 25 de

julio de 2013)

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un

contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de

las actividades misionales y administrativas de la entidad y su

aporte en la función archivística del país, el resto de la

documentación se elimina.

E M/D

E

CONTRATOS ESTATALES

M/DS

20120

20

Contratos de Consultoría e

Interventoria

120 21

1

11

21

Elaborada por:LMRC / OSHG 16 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 17: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Ficha técnica de bien o servicio P

Ofertas y/o cotizaciones P

Estudio de Mercado P

Concepto técnico P

Estudios previos P

Certificado de disponibilidad presupuestal -

CDPP

Aviso Convocatoria P

Pre-pliegos P

Resolucion de apertura P

Pliego definitivo P

Observaciones pliegos definitivos P

Manifestación de Interes P

Acta de conformación de lista P

Propuestas P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y

TécnicaP

Observaciones a Evaluaciónes P

Acta de Juntas y Licitaciones y Adquisiciones -

para Adjudicar Contrato P

Resolución Adjudicación Contrato P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexosP

Contrato P

Registro presupuestal P

Comunicación a contratista P EL

Garantía única P

Memorando de supervisión P EL

Acta de inicio P

Informes de supervisión P

Certificado de Tesorería P

Acta de Liquidación P

Comunicación externa P

Documentos de representación legal P

Convenio P

Memorando de supervisión P

Acta de inicio P

Informe de supervisión P

Acta de terminación y/o liquidación P

120 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

120 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

120 30 3 REGISTRO Y CONTROL Registro de contratos y convenios Registro CP 0 PSe conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestión

para consulta de los contratos y convenios vigentes.

Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y

posteriormente se selecciona y micofilma un 10% teniendo

como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los

procesos misionales de la entidad y su aporte a la función

archivística del país. el resto de la documentación se elimina.

12

Convenios interadministrativos

CONTRATOS ESTATALES

CONVENIOS DE

COOPERACIÓN

1

S

E

1

Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el

archivo central se elimina la documentación

CTE

20

M/D1120

120

20

Contratos de Corretaje y Seguros21

22

Elaborada por:LMRC / OSHG 17 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 18: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Poder P

Demanda P

Demanda de repetición P

Contestación de la demanda P

Estado P

Recursos P

Memoriales P

Ejecutoria de sentencias P

Requerimientos judiciales P

Sentencia P

Ficha técnica de bien o servicio P

Ofertas y/o cotizaciones P

Estudio de Mercado P

Concepto técnico P

Estudios previos P

Certificado de disponibilidad presupuestal -

CDPP

Aviso Convocatoria P

Pre-pliegos P

Resolucion de apertura P

Pliego definitivo P

Observaciones pliegos definitivos P

Manifestación de Interes P

Acta de conformación de lista P

Propuestas P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y

TécnicaP

Comunicación externa P

Acto administrativo P

Documentos de notificación P

Soportes de Pago P

Resolución P

informe de actividades P

Plan de acción, metas y actividades P

Indicadores de gestión P

Comunicación oficial P EL

Solicitud P

Informe de auditoría y seguimiento a

procesos

formatos P

plan de mejoramiento P

Observaciones y recomendaciones P

Información pormenorizada del Estado del

Control InternoP

Información Zar Anticorrupción P

Información pormenorizada del Estado del

Control InternoP

Información Peticiones, Quejas, Reclamos,

Solicitudes y DenunciasP

Inf.Mapa de Riesgos de Corrupción

(Seguimiento)P

Inf. Sistema de Control Interno Contable P

Inf. Sistema de Control Interno (MECI) P

Inf. Austeridad en el gasto P

Inf. Derecho de Autor P

SIRECI-Informe Anual Consolidado P

SIRECI-Plan de Mejoramiento P

Inf. LITIGOB P

Informe de Auditorias gubernamentales con

enfoque integral.

Solicitud P

Formatos P

Oficio P EL

Informe de Avances P

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora

de Planeación - OAP como soporte del informe institucional.

Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de

Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los

cinco (5) años. Un (1) año precaucional.

Se conserva como parte de la memoria institucional en el

desarrolllo de la gestión administrativa.2

120 93

120 76

Informes internos de gestiónINFORMES

INSTITUCIONALES

PROCESOS JUDICIALES

CT

E

2

5

20

Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se eliminan.

El expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el

proceso. Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley 1437

de 2011

Cumplidos los veinte (20) años en el Archivo Central se elimina

por prescribir toda acción penal.

0

CT10

10

2 0

E

E

0

M/D

1

Informe a Organismos del Estado130

13

9

5

75

13

PROCESOS DECLARADOS

DESIERTOS O NO

ADJUDICADOS

INFORMES

INSTITUCIONALES

120

130

E

5

COBROS COACTIVOS

130

5

INFORMES

INSTITUCIONALES5

Informes internos de gestión

Se conserva como parte de la memoria institucional en el

desarrolllo de gestión administrativa.

130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI

Elaborada por:LMRC / OSHG 18 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 19: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Oficio P EL

Memorando P EL

130 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

130 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Acuerdo P

Memoria Justificativa P

Comunicación oficial

Certificación publicación en página web para

control social P

Publicación P

Resolución P

Oficio Citación Notificación Personal P EL

Constancia de Notificación Personal

Aviso de Notificación

Informe de actividades reportada por cada

dependenciaP

Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P

Indicadores de gestión P

Oficio P

Memorando P

Informes de Derechos de Petición, Quejas,

Reclamos, Sugerencias y DenunciasP

Comunicación externa P

Oficio P EL

Memorando P EL

Informe de gestión al plan de acción por

dependenciaP EL

Oficio P

Memorando P X

Citación a Comité P

Acta de Comité P

Oficio P EL

Memorando P EL

Oficio P EL

Memorando P EL

Anexos documentales P

Traslado P

200 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

200 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

Dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)

años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de

importancia histórica para el AGN.

E

10

19

1

200 5 0

5INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión

5

200

ACTOS ADMINISTRATIVOS

Actas Comité de Coordinación de

Control InternoCT

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)

años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de

importancia histórica para el AGN.

CT

DERECHOS DE PETICIÓN,

QUEJAS, RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

19

Se conserva para la historia institucional y se microfilmara par

la consulta. (Acta reunión de trabajo TRD 23 de julio de 2013)

Resoluciones

Informes internos de gestión

19

M/D

1

1

ACTOS ADMINISTRATIVOS

200 13 4ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

23

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)

años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de

importancia histórica para el AGN.

INFORMES

INSTITUCIONALES

1

200

200

200

2ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

Acuerdos de Consejo Directivo

130

13

5 13

200 5

41

13

1

CT6

Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se

consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan

anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora

de Planeación.

200 SECRETARIA GENERAL - SG

CT

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)

años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores

administrativos, fiscal,legal e histórico. (Ojo cuando un derecho

de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia

laboral)

13INFORMES

INSTITUCIONALES

1

M/D

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora

de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional. E2 0Informes internos de gestión

E

Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se elimina porque sólo sirve de apoyo para la

gestión y por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e

históricos.

1Actas Consejo Directivo 19

Elaborada por:LMRC / OSHG 19 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 20: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Queja P

Ratificación de queja P

Auto apertura de diligencias preliminares de

oficio o a solicitud de parte

P

Auto archivo diligencias preliminares P

Auto apertura de investigación disciplinariaP

Auto de impedimento P

Auto de cargos P

Memorial de descargos P

Auto resolviendo sobre pruebas solicitadas

por el acusadoP

Recurso contra el Auto Anterior P

Pronunciamiento sobre el Recurso P

Fallo de Primera instancia P

Fallo de Segunda Instancia P

Informe administrativo P

Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P

Indicadores de gestión P

Oficio P

Memorando P

Oficio P EL

Memorando P EL

Cronograma P

Diagnóstico en gestión documental y

administración de archivos.P

Mapa de procesos P

Matriz de presupuesto P

Normograma P

Programa de Gestión Documental P

Plan institucional de archivos de la entidad P

Cronograma P

Oficio P EL

Memorando P EL

Documentos especiales P

Documetos descentralizados P

Reprografía P

Documentos electrónicos P

Documentos vitales P

Capacitación P

Auditoría y Control P

Cronograma de trabajo anual P

Matriz de calidad P

Matriz de gestión de riesgos P

Matriz de influencia e impacto P

Matriz de recursos humanos P

Matriz de registros de interesados P

Matriz de Riesgos del programa especifico P

Matriz de comunicaciones P

Matriz RACI P

Project Charter anual del programa especifico P

Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas

Específicos)2 8

8 CT M/D

M/D

2Plan Institucional de Archivos de la

Entidad - PINAR

E

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por

ser documentos de importancia histórica en el proceso de

implementación del PINAR

210 8 25PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Programas Específicos de Gestión

Documental -PEGD. Documentos

especiales

CT2

S

Programa de Gestión Documental-

PGD

210 8 23PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

PROCESOS DISCIPLINARIOS

8210 1PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES8

1 19

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de

importancia histórica en la implementación del PGD.

210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD

200

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora

de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional. 210 5 13

INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0 E

36

Cumplido su período de conservación en el Archivo Central los

"Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso de

Selección, eligiendo conservar en forma permanente los de

interés nacional. Artículo 8 Función 8 del Decreto 2126 de 2012.

(Acta de reunión TRD, 17 de junio y 02 de julio de 2014)

Elaborada por:LMRC / OSHG 20 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 21: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Oficio P EL

Memorando P EL

Cronograma P

Programa del sistema integrado de

conservación documentalP

Plan de aseguramiento documental P

Cronograma P

Oficio P EL

Memorando P EL

Cronograma de trabajo anual P

Matriz de calidad P

Matriz de gestión de riesgos P

Matriz de influencia e impacto P

Matriz de recursos humanos P

Matriz de registros de interesados P

Matriz de riesgos del programa especifico P

Matriz de comunicaciones P

Matriz RACI P

Project Charter anual del programa especifico P

Pruebas de archivamiento Web P

Pruebas de migración P

Pruebas de refreshing (actualización de

formatos) P

Pruebas de emulación P

Comunicación oficial P

Solicitud internaP X

Acta P

Acta de cierre anual del consecutivo P

Comunicación oficial P EL

Comunicación oficial X

Listado de números de radicado anulados P

Acta de cierre anual del consecutivo P

Planilla de control

Oficio P EL

Memorando P EL

Acta de cierre anual del consecutivo P

Comunicación oficial P EL

Listado de números de radicado anulados P

210 25 4COMUNICACIONES

OFICIALES

Certificación en la administración

de comunicaciones oficiales.

(planilla de control)

Certificación de actividad en la administración

de comunicaciones oficiales1 10 P E

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se

transferira por diez (10) años al Archivo Central, se

microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

210 25 5COMUNICACIONES

OFICIALES

Certificación en la administración

de documentos en el Archivo

Central

Certificación de actividad en la administración

de comunicaciones oficiales1 10 P E

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se

transferira por diez (10) años al Archivo Central, se

microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

Acta de aplicación del procedimiento de

eliminaciónP

Acta de aprobación de eliminación

documentalP

Acta evidencia de despublicación del

inventarió documental para eliminaciónP

Acta evidencia de publicación del inventario

documental para eliminaciónP

Comunicación oficial con observaciones de

interés público a la doc. objeto de eliminaciónP X

Instrucciones de interés público al

procedimiento de eliminación doumental

Inventario documental para eliminación

documentalP

COMUNICACIONES

OFICIALES3

210

Proyecto sistema de gestión de

documentos electrónicos de

archivo- SGDEA

2 ASISTENCIA TÉCNICA

7

Proyecto de estrategías de

preservación a largo plazo

PROYECTOS

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser

instrumento que soporta el cumplimiento anual de la

eliminación documental. Se conservaran cinco (5) años en el

Archivo Central, se microfilmara.

25 1

Asistencia técnica Interna

M/D

M/D

4

2

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por

ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su

implementación.

M/D

PROYECTOS

Inventario de Eliminación

Documental

Consecutivo de comunicaciones

oficiales recibidas

1

Programa del sistema integrado de

conservación documental

E

2

Plan de aseguramiento documental

- PADM/D

5

2

INVENTARIOS

M/D

M/D

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el

original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser

instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de

2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo Central, se

microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

5

1

1

E

1

8

CT

CT

2 S

8

5

E

M/D

210 14

CT

COMUNICACIONES

OFICIALES

26

M/D

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser

instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de

2000. Se trabsferira por cinco (5) años al Archivo Central, se

microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser

instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de

2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo Central, se

microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

E

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por

ser documentos de importancia histórica y de trazabilidad.

2 8

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por

ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su

implementación.

11

11

8

25

25

8

8PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

28

COMUNICACIONES

OFICIALES

2

210

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,

cumplido este tiempo se microfilma para su conservación en

ambos soportes por ser documentos de importancia histórica y

de trazabilidad.

8

210

210

210

Consecutivo de comunicaciones

oficiales enviadas

26

210

210

210

5

10

Consecutivo de comunicaciones

oficiales internas

Elaborada por:LMRC / OSHG 21 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 22: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

210 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 2 5 P DI CT

Se debe conservar por dos (2) años en Gestión por ser

instrumento que soporta el cumplimiento anual de la

transferencia al Archivo Central mediante el FUID. Se

conservaran cinco (5) años hasta tanto se verifique el inventario

general del archivo central.

210 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

DependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

210 26 8 INVENTARIOSInventario General de Documentos

Archivo CentralInventario documental 1 10 P BD CT M/D

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su

importancia para consulta de la documentación transferida al

Archivo Central. Generar copia de seguridad (BK)

Memorando P EL

CCD P DI

TRD P

SIG P

Normograma P DI

Informes P DI

Caracterización del proceso P

Formatos P

Formularios P

Guías P

Instructivos P

Manuales de uso P

Mapa de procesos institucional P

Políticas de los procedimientos de la

dependenciaP

Procedimientos de la dependencia P

Guía para la organización y manejo de

archivos de Gestión

Reglamento Interno de Archivo y Gestión

Documental del AGN

Manuales del SGDEA

Política de conservación y preservación

documental a largo plazo

Política de gestión documental

Control entrega documentos de salida del

AGNP

Préstamo de Documentos AG P EL

Préstamo de Documentos AC P EL

Registro de comunicaciones oficiales

enviadasP

Publicaciones recibidas sin comunicación

oficialP

Comunicaciones enviadas fax P

Comunicación oficial recibida P

Calidad al procedimiento diario P

Comunicación recibida GAGD P

Comunicciones recibidas y radicadas por

correo electrónicoP

Control de entrega documentos de salida del

AGNP

Planilla de control

E

210 30 2 REGISTRO Y CONTROL 3 0 P

Oficio P EL

Memorando EL

Acta P

Cronograma de transferencias documentales

primariasP

Inventario documental

Acta de entrega de transferencias

documenales secundariaP

Memorando P EL

Inventario Documental P

Registo de Solicitud P

Acuerdo del Suscriptor P

CT

1 3

5

E

1

Proceso de Gestión Documental -

GDO

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL AGN

30

La Serie se considera de valor secundario ya que permite

evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico -

funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y

microfilmarla para consulta (Artículo 19, Ley General de

Archivos).

E

3 08SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia

210

Registro de comunicaciones

oficiales

28

27

30210

REGISTRO Y CONTROL 0

210

Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.Registro de préstamo y consulta de

documentos

210 70 1TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias Primarias

(Dependencias para AC AGN)1 20 CT M/D

Se conserva la totalidad de los soportes de la serie

documental, porque evidencia el ingreso de documentos al

Archivo Central mediante transferencia documental (FUID) para

su custodia.

Transferencias Primarias

Secundarias

TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES2210 70

Se conserva la totalidad de la serie documental, porque

evidencia el envío de documentos al Archivo Histórico del AGN.S201

CERTIFICADOS DIGITALES85210 1 99 E M/D

Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestión y se

procede a remitir cada expediente al Archivo Central por contar

calores primarios y secundarios en la gestión electrónica de los

expedientes en el sistema de información.

Elaborada por:LMRC / OSHG 22 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 23: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Fotocopia de la cédula P

Acta de posesión P

Certificado laboral vigente P

Decreto de la entidad P

Rut P

210 96 1MANUALES

INSTITUCIONALESManual de servicio al ciudadano Manual de servicio al ciudadano 1 5 P E

Plan de acción, metas y actividades P

Informes administrativos P

Informe técnicos P

Oficio P EL

220 1 7 ACTOS ADMINISTRATIVOS Actas de posesión Acta de posesión 1 10 P CT

Memorando P EL

Oficio P EL

Programa de inducción P

Programa de reinducción P

Proyecto de aprendizaje en equipo P

Plan y evidencias P

Evidencias P

Programa de Bienestar Social y Plan de

IncentivosP

Resolución P

Relación de actividades P

Memorando P EL

Oficio P EL

Evidencias P

Sistema de Gestión de la salud y Seguridad

en el trabajoP

Comunicación oficial P

Sistema de vigilancia y epidemológico P

Resolución P

Pautas Activas P

Base de datos de capacitación P BD

Ficha de inducción P

Ficha de reinducción P

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años.

16

2

E

8

8

0

6

Sistema de estímulos

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALESE

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información

queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión

TRD, 21 de julio de 2014)

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

2

E

21

8

8

2

13

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la información

queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión

TRD, 21 de julio de 2014)

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

5

8PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Plan Institucional de Capacitación -

PIC

220

220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA - GGH

8220

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información

queda registrada en el informe de gestión.(Acta de Reunión

TRD, 21 de julio de 2014)

CT

2

Sistema de Gestión de la salud y

Seguridad en el trabajo

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Programa de Inducción y

Reinducción institucional

INFORMES

INSTITUCIONALES

2

Informes internos de gestión E

220

17

8

220 8

220

CERTIFICADOS DIGITALES85210 1 99 E M/D

Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestión y se

procede a remitir cada expediente al Archivo Central por contar

calores primarios y secundarios en la gestión electrónica de los

expedientes en el sistema de información.

Elaborada por:LMRC / OSHG 23 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 24: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Reporte de entrega de dotación industrial a

funcionarios P

Reporte de entrega de dotación industrial a

contratistas consolidadoP

Permiso trabajo en alturas P

Ficha técnica P

Cronograma de actividades P

Inspecciones P

Reglamento de higiene y seguridad industrial P

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Comunicación oficial P

Citación a Comisión P

Acta de Comisión P

Recursos de reposición P

Acto administrativo de conformación P

Memorando

Oficio P

Impresión fecha de reportes de la comisión

de personal ante la CNSCP

Listas de elegibles P

Reclamaciones 2 8 P

Respuesta recurso Circular No. 5 P

Reglamento comisión de personal P

Proceso de selección del comité P

Acto administrativo de conformación y

reorganizaciónP

Reporte de accidentes de trabajo P

Investigaciones de accidente de trabajo P

Cronograma de actividades P

Inspecciones P

Relación de actividades P

Acta de Comité P

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Comunicación oficial P

Acta de Comité P

Reclamaciones o quejas P

Pruebas P

Informes P

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Cronograma de actividades P

Planes de mejoramiento P

Reclamaciones o quejas P

Pruebas testimoniales o documentales P

Informes P

Memorando P EL

Oficio P EL

Cronograma de actividades P

Acto administrativo de conformación P

Inspecciones P

Acta P

Ficha técnica P

Plan de emergencia institucional P

Informes P

Cronograma de actividades P

CT M/D

La Subserie se considera de valor histórico, ya que permite

realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos para

evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea transferida al

Archivo Central se debe microfilmar o digitalizar. (OHSG, julio

2014)

2 8

E

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

2

M/D

Comité de convivencia

2 8

8

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva

totalmente ambos soportes como referencia institucional en

materia de administracion del talento humano. (Acta de Reunión

TRD, 21 de julio de 2014)

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva

totalmente ambos soportes como referencia institucional en

materia de administracion del talento humano. (OHSG. julio

2014)

M/D

CT

Comité Paritario de la Salud y la

Salud en el Trabajo - COPA-SST

(Actas Comité Paritario Salud y

Seguridad en el Trabajo)

13 7

2

CT

8

E

826

22

220

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO13

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO13

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

13

220

220

8220

16

Programa de Seguridad Industrial

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la información

queda registrada en el informe de gestión (Acta de Reunión

TRD, 21 de julio de 2014)

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva

totalmente ambos soportes como referencia institucional en

materia de administracion del talento humano

220

Actas Comisión de personal

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

Actas Comité de evaluación de

desempeño laboral

13 15

25 CT

220

8

2

Brigadas de emergencia

2

M/D

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la información

queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión

TRD, 21 de julio de 2014)

Elaborada por:LMRC / OSHG 24 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 25: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

220 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

220 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Convocatorias P

Lista de elegibles CNSC P

Estudios de verificación P

Comunicación oficial P

Plan anual de vacantes P

Análisis cumplimiento de requisitos P

220 51 3 CARRERA ADMINISTRATIVA Nombramientos provisionales Análisis cumplimiento de requisitos 2 8 P CT M/D

Hoja de control P

Formato Único Hoja de Vida P

Actualización de Datos Personales P

Acta de Posesión - encargo y/o

nombramiento.P

Certificaciones de Estudio P

Experiencia Laboral P

Pasado Judicial P

Libreta Militar P

Cédula de Ciudadanía P

Declaración de Bienes y Rentas P

Notificación de Nombramiento P

Afiliaciones a EPS P

Afiliación a Fondo de Pensiones P

Afiliación a Caja de Compensación P

Afiliación FNA P

Afiliación ARP P

Afiliación a Sindicatos P

Bono pensional P

Resolución de nombramiento, encargo,

comisión, vacaciones, licencias, incapacidad,

asignación de funciones, encargos.

P

Formato solicitud de autorización de ausencia

temporalP

Notificaciones P

Laborales P

De Cesantías P

Inscripciones P

Resolución de elegibles P

Resolución nombramiento en periodo de

pruebaP

Notificación de Nombramiento P

Solicitud de Inscripción en Carrera

AdministrativaP

Acta de Posesión P

Evaluación del desempeño Laboral P

Resolución de Inscripción en Carrera

AdministrativaP

Llamados de atención P

Investigaciones P

Informe de gestión P

Embargos varios P

Cuota alimentaria P

Notificación de retiro P

Beneficios madres y/o padres cabeza de

familiaP

Actualización hoja de vida P

Actualización de bienes y rentas P

Extracto hoja de vida P

Certificaciones laborales sin funciones P

Certificaciones laborales con funciones P

Certificados laborales tiempo de servicio P

Certificados bonos pensiones P

Certificaciones institucionales P

HISTORIAS LABORALES Decreto 1313 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto

4057 de 2011)

HISTORIAS LABORALES

Encargos2

1

Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del

retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo

central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98)

años, para un tiempo total de cien (100) años donde se

realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido

dicho tiempo en el Archivo central.

220 2 98

Certificaciones DAS

S

52

220

51

M/D

1

CARRERA ADMINISTRATIVA

2 8

2

52

51

Convocatorias CNSC220

220

8

CARRERA ADMINISTRATIVA CT M/D

CT M/D

Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva

totalmente ambos soportes como referencia institucional en

materia de administracion del talento humano

Elaborada por:LMRC / OSHG 25 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 26: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

p

Plan de acción P

Informes de avances P

Indicadores de gestión

Memorando P EL

Oficio P EL

230 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

Comprobantes de traslado P

Comprobantes de reintegro 10 P

inventario dependencias por código P

inventario documental anual P

Acta general de inventario P

Comunicación oficial P

listados P

Reporte Saldo activos por cuenta contable P

Informe de Depreciación y amortización P

Reporte depreciación del periodo P

Reporte Activos por cuenta contable P

inventario documental anual P

Acta general de inventario P

Documentos de adquisición P

Certificado de matricula P

Tarjeta de propiedad P

Pólizas de seguro P

copia de recibo de pago de impuestos P

Acta de entrega de inventario P

documentos judiciales P

reporte de mantenimiento P

cronograma mensual P

formato de control de limpieza P

registro mantenimiento sistema de ventilación P

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

2

CT

2

2

12 E

INVENTARIOS

230

230

Inventario general anual de bienes

devolutivos y de consumo

Depósitos, Zonas de trabajo y

mobiliario

16

LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

2 E

242230

63

INVENTARIOS15Activos fijos, depreciación,

amortización y ajustes.

Inventario general anual de bienes

de almacén INVENTARIOS

26

230 5

0230 26

E

18

INVENTARIOS230 5

Inventario Documental de la

Dependencia

26

230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF

E

2

10

26

EXPEDIENTES DE

VEHICULOS

4 1

INFORMES

INSTITUCIONALES230 5 13 Informes internos de gestión

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

E0

inventario dependencias por código DI

INVENTARIOS326230

Inventario general semestal de

bienes devolutivos por

dependencia

1 E

Elaborada por:LMRC / OSHG 26 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 27: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

escritura publica P

certificado de tradición P

avalúos P

impuestos P

licencias P

entrada de almacén P

salida de almacén P

soportes de baja P

Reintegros al almacén P

Devoluciones P

Boletín mensual de almacén P

Plan Anual de Adquisiciones P

Informes de Avances P

Base de datos de Necesidades BD

Base de datos de Proveedores BD

Memorando P EL

Oficio P EL

240 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

240 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Plan de Acción p

Informes de Avances p

Indicadores de Gestión p

Correo p

Informe Contable P

Informe Financiero P

Propuesta PAC - Nación 1 0 P BD ESe elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.

Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73

Acuerdo PAC- Propios 1 0 P E

Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.

Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73

Acta conciliaciones Contables y Financieras 1 10 P CT M/DSe conservan por poseer valores administrativa y se eliminan

despues de microfilmarsen o digitalizarsen.

Acta de Titulos de Tesorería TES 1 10 P CT M/D

Se conservan por poseer valores administrativa y se eliminan

despues de microfilmarsen o digitalizarsen. (Decreto 1525 de

2008)

250 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

250 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

y el cual debe actualizar y conservar permanentemente en

Gestión.

Informes a Organismos del Estado 2 20

Se conservan por poseer valores administrativos,

microfilmandose a los cinco (5) años y conservandose en papel

hasta cumplir los veinte (20) años establecidos. Régimen de

Contabilidad Pública - Marco conceptual 9.3.1; Plan General y

Regimen Contable; Decreto 1525 de 2008, Capitulo II art. 13 al

48.

CT M/D

Programa Anual de Caja - PAC

0

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

M/D

INFORMACIÓN FINANCIERA

9

240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES - GCA

18

8

5

250 5

230

250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - GGF

1

Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema de

compras y contratación pública.

2

250

29

E

Acta de Titulos de Tesorería TES

2

E

CTTITULOS DE BIENES

INMUEBLES

BOLETIN MENSUAL DE

ALMACEN 84 2

INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión

13

80

21

8

250 2

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

13

230

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN O GRUPO

Plan Anual de Adquisiciones

250 5INFORMES

INSTITUCIONALES

S

2

240

Elaborada por:LMRC / OSHG 27 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 28: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Boletin diario de caja P

Recibo de caja P

Facturas P

Consignaciones P

Obligaciones SIIF P

Nota Debito P

Nota Credito P

Depreciaciones P

Amortizaciones P

Valoracion TES P

Movimiento de Almacen e inventarios P

Nomina P

Soportes Parafiscales P

Extracto P

Formato de Conciliación P

Certificados de Disponibilidad Presupuestal

(Contracreditos, Adiciones)1 P

Compromiso Presupuestal de Gasto

(Contracreditos, Adiciones)1 P

Modificaciones Presupuestales

(Resoluciones, Acuerdos, Decretos,

Solicitudes de Traslado, Justificación

Económica)

1 P

Vigencias Futuras ( Justificación - Solicitud 2 5 P

Relación de Reservas Presupuestales 1 P

Relación de Cuentas por Pagar 1 P

Libros Presupuestales P PF

libro de Bancos P PC M/D

Ingresos por venta de servicios P PC M/D

Caja P PC M/D

libro Mayor y Balance P PC CTLibro Diario P PC CT

Libros Auxiliares (caja y bancos) P PF CT

Factura P

Entrada Almacen o recibo de pago P

Informe de supervisión P

pago parafiscales P

Declaración juramentada (UVT) P

Solicitud de Comisión de Viaticos P

Resolución de Comisio de Viaticos P

Orden Pago P BD

Factura P

Entrada Almacen o recibo de pago P

Informe de supervisión P

pago parafiscales P

Declaración juramentada (UVT) P

Solicitud de Comisión de Viaticos P

Resolución de Comisio de Viaticos P

Orden Pago P BD

Impuesto Valor agregado - IVA P

Impuesto Industria y Comercio - ICA P

Certificados de ingresos y retenciones P

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte

papel.

Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.

Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012

10

M

1

E

10

20

250

Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la

información se encuentra en los libros contables.

Regimen de Contabilidad Pública, Seccion 8. Principios de

Contabilidad Pública

INFORMACIÓN

PRESUPUESTAL

INFORMACIÓN FINANCIERA

CT

55

250 48 1

250

1 Ejecución Presupuestal anual

250

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte

papel.

Estatuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.

574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.

48 INFORMACIÓN FINANCIERA

INFORMACIÓN FINANCIERA

E

Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al cesar

la responsabilidad civil o fiscal.

Regimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.

Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012. (Acta de

Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte

papel.

Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad Pública,

Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto

2674 de 2012

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte

papel.

Ley 962 de 2005 Artículo 28. Racionalización de la

conservación de libros y papeles de comercio.

Libros presupuestales

S

1

44INFORMACIÓN FINANCIERA

(CD)

45

E

48 2

CT

250

250

1 10

Declaraciones Tributarias

Comprobantes de Diario

Orden de Pago SIIF AGN

47

1

3 Orden de Pago SIIF DAS

CONCILIACIONES

BANCARIAS1

250DECLARACIONES

TRIBUTARIAS

10Conciliaciones Bancarias SIIF

10

1

CT

Decreto 111 de 1996 Art. 71,72 , 73, 76, Art. 23 (Acta de

Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)

Elaborada por:LMRC / OSHG 28 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 29: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Informe administrativo P

Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P

Indicadores de gestión P

Oficio P

Memorando P

Plan de renovación de equipos P DI

Plan estratégico informático P DI

Manual de componentes tecnológicos P DI

Citación a Comité 2 5 P

Acta de Comité 2 5 P DI

Comunicación oficial 2 5 P DI

260 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

260 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Mantenimiento de equipos por mesa de ayuda P EL

Planilla de manteniminento preventivo P

Solicitud de servicios informaticos P

Cronograma X

260 74 LICENCIAS DE SOFTWARE Licencias de Software Licencias 1 20 P CT

260CONTROL DE REGISTRO DE

BACK UPBack up - Copias de seguridad

Registros del Back up de los sistemas de

informacion1 8 P CT Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A

Politicas de seguridad de la informacion P X

Manual de politicas de la seguridad de la

infrmacionP X

Acta de Comité P X

260 SERVICIOS INFORMATICOS Solicitudes informaticasSolicitud de tecnologias de la informacion y

comunicación1 5 P X E

Informe administrativo de actividades P

Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P

Indicadores de gestión P

Oficio P

Memorando P

Ficha técnica P X

Agenda P X

Memorando P EL

Oficio P EL

Pre - Inscripciones P

Listado Oficial de inscripciones P

Control de Asistencia P

Registro de control de recaudo por venta de

bienes y serviciosP

Informe final de capacitacion P

300 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

300 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental CP 0 P DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Informe administrativos P

Plan de acción, metas y actividades P

Informe de avance P

Indicadores de gestión

Comunicación oficial P X

Brochure P X

Agenda P X

Memorando P EL

Oficio P EL

Pre - Inscripciones P

Listado Oficial de inscripciones P

Control de Asistencia P

Registro de control de recaudo por venta de

bienes y serviciosP

Informe final de capacitacion P

Presentaciones de cursos P

310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - GADSNA

CT

E2

Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea -Elementos

Transversales -Actividad 3

39

300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NAL. DE ARCHIVOS - SUBSNA

1

94

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP.

E

CT

10

CT1

260 GRUPO DE SISTEMAS - GS

Programa de Capacitación

Archivística

8

3

310 13

260

12

12

Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES El Sistema Nacional de

Archivos Se microfilma y se conserva la totalidad de la serie por

ser documentos que reflejan la misión del AGN.

Programa de Capacitación

Archivística

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES El Sistema Nacional de

Archivos Se microfilma y se conserva la totalidad de la serie por

ser documentos que reflejan la misión del AGN.

INFORMES

INSTITUCIONALES

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

2

8

260

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

0

Plan anual de renovación de

equipos

1

E

11

13

5

MANTENIMIENTO DE

EQUIPOS1

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Informes internos de gestión

13

300

POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

260

310 10

Informes internos de gestión 2 0

5

260

Mantenimiento de equipos de

sistemas

2

Políticas de Seguridad de la

información

8

Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A

1 5

Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea

Norma IEC/ISO 27001

Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea

Norma IEC/ISO 27002

Actas Comité de optimización

Archiges

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

M/D

260

300 5

M/D

INFORMES

INSTITUCIONALES

5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0 E

Elaborada por:LMRC / OSHG 29 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 30: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

310 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

310 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Memorando P

Oficio P

Agenda P

Informe de la Reunion P

Listado de Asistentes P

Memorando P

Oficio P

Bases de Datos BD

Listado de integrantes

Informes P

Convocatorias de Reunion P

ActaP

Informe anualP

Registro asistencia a reuniones P

Memorando P

Oficio P

Bases de Datos BD

Plan Anual de Auditoría P X

Informe de seguimiento mensual P

Actualizacion de Plan Anual de AuditoriaP

Plan de acción P

Informes administrativos de avances P

Indicadores de gestión P

Memorando P EL

Oficio P EL

320 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

320 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

320 26 17 INVENTARIOS Inventario transferencia secundaria Inventario documental 10 P EL E

Se elimina por que el original se encuentra en archivo central y

la información esta registrada en el inventario general

Solicitud de inspección P EL

Notificación de visita P

Memorando P EL

Oficio P EL

Acta de visita de inspección P

Plan de mejoramiento archivístico PMA P

informes de avances PMA P

informes a organismos de control P

Solicitud de Informe preliminar de la gestion

documetal territorial (IPGDT)P

Comunicación interna P

Memorando P EL

Oficio P EL

Conceptos P

Plan de acción, metas y actividades P

Informes administrativos P

Informe de Avances P

Indicadores de gestión P

Memorando P EL

Oficio P EL

Memorando P EL

Oficio P EL

informes (CD) P

propuesta y modificaciones de norma P

Acta de trabajo P

330 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental CP 0 P

Se debe conservar permanentemente (CP) en Gestión por ser

instrumento para la verificación y consulta de los expedientes

transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

330

1

310 1

320

CT

Relacionar las normas asociadas a la Serie

Cumplidos los cinco años en el archivo central se microfilma y

se selecciona un 5% de cada tema requerido como concepto.

4 CT11

S

S

330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS y DERECHOS HUMANOS - GAEDH

2

320

1

8

S

10

10

10

40

40

Informes internos de gestión

Proyectos técnicos

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora

de Planeación - OAP como soporte del informe institucional.

Se conserva por que es testimonio de la actividad misional del

grupo. (Acta de reunión TRD, 06 de agosto 2014. Correo

Electrónico institucional)

Consejos Territoriales de Archivos -

Reunión Nacional

COORDINACIÓN

ESTRUCTURA DEL SNA

1

320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - GIV

2

5

2

CT

10

M/D

COORDINACIÓN

ESTRUCTURA DEL SNA

Informes internos de gestión

M/D

330

5

5

330 5

PROYECTOS

INFORMES

INSTITUCIONALES

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

M/D

Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. . Decreto 2578 de

2012 . En el expediente del Grupo reposa un copia del Acto

Administrativo teniendo en cuenta que el documento es

generado por cada ente territorial. Se conserva base de datos

que contienen los actos administrativos de creación de los

CTA, y demas datos de contactos por cada regional.

COORDINACIÓN

ESTRUCTURA DEL SNA

Comités Técnicos Asesores del

SNA - Coordinación

1

182

3

0

5

INFORMES

INSTITUCIONALES

VISITAS DE INSPECCION,

CONTROL Y VIGILANCIA 90

4 Red Nacional de Archivos

Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema

Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de

Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras

disposiciones relativas a la administración de los archivos del

Estado"

M/D

310

1

Plan anual de auditorías

archivísticas

CONCEPTOS 2

24

E

3

8

310 40

310

2

COORDINACIÓN

ESTRUCTURA DEL SNA

40

320

M/D

13

Consejos Departamentales de

Archivos - Coordinación

Conceptos Técnicos

CT

13

Elaborada por:LMRC / OSHG 30 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 31: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

330 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e incluyen

los elaborados por cada funcionario o contratista de la

dependencia.

Estudios preliminares P X

Comunicación oficial P

Acta de reunión P

Proyecto de Norma P

Concepto técnico P

Comunicación interna P

Memorando P

Oficio P

Concepto P

400 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión Informe administrativo 2 0 P E

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP.

400 8 5PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Programas de Difusión de

EstandaresPrograma 2 8 P DI CT M/D

Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el

tiempo en el archivo central, tomando como criterio su

contribución a los procesos misionales de la Entidad y su aporte

en la función archivística del país.

Comunicación oficial P EL

Informes (CD) DI

Propuesta y modificaciones

Acta de reunión P

Solicitud (Memorando) P EL

Acta P

Comunicación externa P EL

Acta P

400 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

400 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

DependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e incluyen

los elaborados por cada funcionario o contratista de la

dependencia.

Estudios Archivísticos Estudio P X

Estudios de Preservación a Largo

plazoEstudio P X

Estudios de Conservación a Largo

plazoEstudio P X

Estudios preliminares P X

Comunicación oficial P

Acta de reunión P

Proyecto de Norma P

Concepto técnico P

410 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos Concepto técnico 3 5 E

Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central, se elimina

por que pierde vigencia y no posee valores secundarios.

410 3 PUBLICACIONES Propuesta de publicación

Informe de Gestión P

Comunicación oficial P X

Informe P

Programa P X

Comunicación oficial P X

Informes (CD) P

Propuesta y modificaciones P

Acta de reunión P

Comunicación externa P EL E

Acta P

410 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

410 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

DependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el

original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

3

ASISTENCIA TÉCNICA Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se elimina

porque no tiene valores secundarios.

E

5

Asistencia Técnica Externa

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Programas de Difusión de

Estandares

5

E

2

M/D

Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es

elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de Gestión

se cuenta a partir de la finalización del proyecto.

410

2

14

4

E

INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS 5 M/DS

2

Proyectos técnicos 2

CT2 5

4

E

M/D

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO.

2

2 4

M/D

De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios

más representativos, los demás se eliminan teniendo en

cuenta los tiempos de retención en el archivo central.

1

PROYECTOS Proyectos técnicos

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de

Gestión se Elimina, puesto que no tiene valores secundarios

CT

ASISTENCIA TÉCNICA

CT

Asistencia Técnica Externa

5

410

Esta serie documental se conserva totalmente porque es

testimonio de la actividad misional del grupo.

Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es

elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de Gestión

se cuenta a partir de la finalización del proyecto.

Esta serie documental se elimina despúes de cumplido el

tiempo en el Archivo Central, pues carece de valores

secundarios.

11

Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma

o digitaliza. 400 2

410

410 14

400 1 3 PROYECTOS DE NORMA E

400 35

400 11

2

Conceptos técnicos

Asistencia técnica Interna

8

E

4 PROYECTOS

400 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA

400

410 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas 5 0

CONCEPTOS

5 0

5

2

2

Informes internos de gestión

3

4

13INFORMES

INSTITUCIONALES0

Esta serie documental se conserva totalmente porque es

testimonio de la actividad misional del grupo.

Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se

consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan

Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora

de Planeación.

Elaborada por:LMRC / OSHG 31 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 32: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

410 35 1INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS Estudios Archivísticos Estudio 5 5 P X S M/D

De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios

mas representativos, los demás se eliminan teniendo en

cuenta los tiempos de retención en el archivo central. La

DISPOSICIÓN FINAL de los expedientes se debe realizar con el

apoyo de la dependencia productora por los posibles cambios

normativos o técnicos que se presenten.

Manual de usuario

Manual de administrador

Manual Técnico

Comunicación externa P EL

Acta P

Comunicación externa P EL

Ayuda de memoria

Acta

Proyectos P DI

Informe Técnico P DI

Análisis y pruebas de laboratorio P DI

420 98COORDINACIÓN

ESTRUCTURA SINAEComunicación oficial (En verificación)

Plan de acción, metas y actividades P

Plan Anual de Visitas de Inspección, Control

y VigilanciaP

Informe administrativo de avances P

Indicadores de Gestión P

Oficio P EL

Memorando P EL

420 8 13PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Programas de Microfilmación y

DigitalizaciónPrograma 2 8 P X CT M/D

Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el

tiempo en el archivo central, tomando como criterio su

contribución a los procesos misionales de la Entidad y su aporte

en la función archivística del país.

Estudios preliminares P X

Comunicación oficial P

Acta de reunión P

Proyecto de Norma P

Concepto técnico P

Comunicación oficial P X

Informes (CD) P

Propuesta y modificaciones P

Acta de reunión P

420 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

420 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la

dependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

430 2 2 CONCEPTOS Conceptos técnicos Concepto técnico

Informe de gestiónP

Memorando P EL

Oficio P EL

Solicitud P X

Acta P

420

4

430 GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA

Esta serie se conserva totalmente,puesto que es parte misional

del grupo

420 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión

S

420 1

430

35

M/D

CT

CT

Informes internos de gestión

2

M/D

Esta serie documental se conserva totalmente porque es

testimonio de la actividad misional del grupo.

Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es

elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de Gestión

se cuenta a partir de la finalización del proyecto.

ASISTENCIA TÉCNICA

13INFORMES

INSTITUCIONALES

E

M/D

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el

original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP.

CT

M/D

CT

420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS.

INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS 35

Es una web encargada de administrar los contenidos, referidos

a la política e implementación del documento electrónico de

archivos. Esta en permanente actualización

2 4420 14 1 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna

410 53

SISTEMA INTEGRAL

NACIONAL DE ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS (SINAE)

14 2

2 5

420 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Externa

5

2 0

ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas M/D

CP

420

2 4

S

CT

Asistencia técnica Interna

Estudios de Preservación a Largo

plazo5

CT

Estudios de Conservación a Largo

plazo5

E5

420 11 4 PROYECTOS Proyectos técnicos

2

430

INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS

0

3

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el

original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios

más representativos, los demás se eliminan teniendo en

cuenta los tiempos de retención en el archivo central

M/D

5 0

5

2

3

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el

original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP.

Elaborada por:LMRC / OSHG 32 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 33: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Comunicación externa P X

Acta P

430 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

430 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la

dependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Memorando P EL

Oficio P EL

Memorando P EL

Oficio P EL

Informe

Comunicación interna P

Memorando P EL

Oficio P EL

Conceptos P

500 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

500 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la

dependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Comunicación externa P

Memorando P EL

Oficio P EL

ConceptosP

Plan de acción P

Informe de actividades P

Informes de avances P

Indicadores de gestión P

Memorando P EL

Oficio P EL

Certificado de calibración P

registro de mantenimiento P

Hoja de vida equipos P

Solicitud interna P EL

Informe técnico P X

Solicitud interna

Documento P

Legajo

Libros

Obra plana

Control de documentación Intervenida P X

Análisis y pruebas de laboratorio P

Informes P

Solicitud P

Cotización P

Documento

Legajo

Libros

Obra plana P

Informes

Acta de recibo y entrega P

510 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

510 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la

dependenciaInventario documental 1 0 P DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Proyectos P DI

510 15 2

M/D

Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se transfiere

al Archivo Central para su conservación por cuatro (4) años; Al

ingresar al Archivo Central se reproduce para facilitar su

conservación permanente de ambos soportes por su

contribución a los procesos misionales de la Entidad.

0

500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD

4

E

2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2

5

430 88

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el

original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

Se conservan permanentemente en el Grupo como soporte

técnico y trazabilidad del uso del equipo. Los originales

correspondientes deben ser remitidos a la Oficina Asesora

Jurídica (serie Contratos)

S2

CT

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP.

M/DSe digitalizan y posteriormente eliminan en soporte papel tan

pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo Central.

Esta serie se conserva totalmente, por que es testimonio

misional del grupo. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)

Mantenimiento y Calibración de

Equipos

1 PROYECTOS Proyectos de Innovación 2 3 CT M/D

1

M/D3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia Técnica Externa 4

430 35 4

430 14

4

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se

conserva totalmente teniendo en cuenta que son

investigaciones y estudios realizados por el Grupo de

Innovación.

Despúes de cumplido el tiempo en el archivo central se

transfiere al archivo central. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio

de 2013)

INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOSEstudios técnicos 2 S CT

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - GCRPD

510 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos

4 E

510 35INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS 2 10

510 14

2

INTERVENCIONES Intervenciones Documentos

externos 2 10 E

510 39 2MANTENIMIENTO DE

EQUIPOS

M/D

Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan

pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo Central.

Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de

2000, Resolución 073 de 2013.

500 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 S M/D

Cumplidos los cinco años en el archivo central se microfilma y

se selecciona un 5% de cada tema requerido como concepto.

510 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su

conservación total y M/D para consulta.

CT M/D

INTERVENCIONES Intervenciones Documentos AGN

510 15 3

E M/D102

Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan

pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo Central.

Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de

2000, Resolución 073 de 2013.

Elaborada por:LMRC / OSHG 33 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 34: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

informes técnicos P DI

Análisis y pruebas de laboratorio P DI

510 35INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS 2 10

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su

conservación total y M/D para consulta.

CT M/D

Elaborada por:LMRC / OSHG 34 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 35: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Detalles particulados DI

Consolidado DI

informes P DI

Detalles ambientales DI

Consolidado DI

informes P DI

Detalles biológicos DI

Consolidado

informes P DI

Detalles quimicos DI

Consolidado DI

cronograma de limpieza en depósitos, zonas

de trabajo y mobiliario P

informes P DI

510 63 02 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN Acervo documental Reporte de ejecución 2 10 P E

Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de

2000, Resolución 073 de 2013,de acuerdo a los manuales

técnicos de conservación y restauración, establecidos por la

Entidad

Documento P

Legajo P

Libros P

Obra plana P BD

informes P

Comunicación externa P

MemorandoP EL

OficioP EL

ConceptosP

Informe de actividades P

Comunicación oficial P

Cronograma P

Invitaciones P

Material de apoyo P

Memorando P

Oficio P X

InventarioP

Orden de requerimiento a almacenP

Soporte de ventaP

520 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI

Se debe conservar permanentemente (P1) en Gestión por ser

instrumento para la verificación y consulta de los expedientes

transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su

conservación total y M/D para consulta.

Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de

2000, Resolución 073 de 2013.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su

conservación total y M/D para consulta.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su

conservación total y M/D para consulta.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su

conservación total y M/D para consulta.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina

porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades

que se remite a Oficina Asesora de Planeación - OAP.

Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina

productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para su

conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de

retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al

Archivo Central para su microfilmación y conservación total de

ambos soportes por su contribución a los procesos misionales

de la Entidad.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se

consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan

Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora

de Planeación.

CT M/D

E

2

SEGUIMIENTO Y CONTROL

AMBIENTAL

SEGUIMIENTO Y CONTROL

AMBIENTAL

SEGUIMIENTO Y CONTROL

AMBIENTAL

Venta de publicaciones 2

510

2

2 8

3

520 GRUPO DE INVESTIGACIONES Y FONDOS DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH

SEGUIMIENTO Y CONTROL

AMBIENTAL

510

CT

Condiciones Ambientales

Contaminantes Biológicos

0

0

62

Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el

tiempo en el archivo central, tomando como criterio su

contribución a los procesos misionales de la Entidad y su aporte

en la función archivística del país.

3

PUBLICACIONES

INSTITUCIONALES

CT

CT

CT

CT

8

2 CONCEPTOS

8520

Material Particulado 2

2

62

62

62

E

510

520

PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALESProgramas culturales

5 13

4

510

2

Conceptos Técnicos

10

10

10

1

2

520 12

2

INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión

10Contaminantes Químicos

510 64 DIAGNÓSTICOS FÍSICOS 2 10 CT

M/D520 2

2

M/D

Se conserva para evidenciar procesos de investigación en

diagnósticos, para posteriores intervenciones se toma como

referente y como referente histórico institucional.Acuerdo 07 de

1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de 2000, Resolución

073 de 2013.

Elaborada por:LMRC / OSHG 35 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 36: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

520 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la

dependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

520 26 5 INVENTARIOS Inventario de material bibliográfico Formato captura de datos 1 0 BD CT

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina el

soporte físico denominado Formato de Captura de Datos,

porque la información queda registrada en la Base de Datos

para su conservación permanente en el archivo de gestión la

cual es consultada en la Biblioteca Especializada.

520 26 6 INVENTARIOS Inventario Acervo Documental Registro base de datos 2 3 P CT

Cumplido dos (2) años en el archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central los inventarios para un tiempo de conservación

de tres (3) años, los cuales se conservan permanentemente

para su consulta.

Solicitud material P

Respuesta P

Formato solicitud de consulta

Formato de prestamo interbibliotecario

Memorando P EL

Oficio P EL

Comunicación externa P

Correo electrónico (CEI) P EL

Oficio P EL

520 58 1SERVICIOS DE CONSULTA

FONDOS DOCUMENTALESServicio de Consulta en Sala Formato de solicitud de consulta 2 0 P E

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el

soporte físico denominado Formato de Solicitud de Consulta,

porque la información queda registra en la base de datos para

su conservación permanente en el archivo de gestión la cual es

consultada en la Sala de Consulta por parte de los usuarios.

(Nota: Se toma como base la actualización realizada por LCP

en septiembre de 2013)

Comunicación externa P EL

Memorando P EL

Oficio P EL

Formato de registro P

carta de presentación P

Documentos de identificación - fotocopia P

Comunicación externa P

Memorando P EL

Oficio P EL

Consulta protocolos notariales

Entrega carnet de investigador

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)

años y posteriormente se elimina por carecer de valores

administrativos, legales, fiscales e históricos.

Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de

ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente.

(Nota: Se toma como base la actualización realizada por LCP

en septiembre de 2013)

M/D

M/D

Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de

ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente

como referente histórico del servicio de consulta e

investigadores que han pasado por el AGN. (Nota: Se toma

como base la actualización realizada por LCPA en septiembre

de 2013)

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina porque

el reporte queda registrado en Informe de Actividades que se

remite a OPA e igualmente la evaluación del servicio se remite

a dicha oficina. (Nota: Se toma como base la actualización

realizada por LCPA en septiembre de 2013)

520

E

CT

2

3

1 0

8

2

33

520

520

520 58

SERVICIOS BIBLIOTECA

ESPECIALIZADA

520 73

SERVICIOS DE CONSULTA

FONDOS DOCUMENTALES

33

2

E

520 58

33 3

Adquisición y entrega material

bibliográfico

E

SERVICIOS BIBLIOTECA

ESPECIALIZADAVisitas guiadas

1SERVICIOS BIBLIOTECA

ESPECIALIZADA

Registros de Préstamo de Material

Bibliográfico

82SERVICIOS DE CONSULTA

FONDOS DOCUMENTALESRegistro de investigadores

LIBROS DE REGISTRO

Servicio de Consulta por escrito

2 8

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el

soporte físico denominado Formato de Solicitud de Consulta,

porque la información queda registra en la base de datos para

su conservación permanente en el archivo de gestión la cual es

consultada en la Biblioteca Especializada por parte de los

usuarios.

2Se elimina cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión por

carecer de valores administrativos, legales, fiscales e históricos.

2 0

0

Elaborada por:LMRC / OSHG 36 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 37: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Fichas descriptivas P

Formato salida temporal de documentos P

Polizas por retiro de documentos P

Comunicación externa P

Memorando P

Oficio P

Comunicación externa P

Memorando P EL

Oficio P

Concepto técnicoP EL

Plan de acciónP

Informes de actividadesP X

Indicadores de gestiónP X

Reprogramación de plan de acciónP X

Plan de trabajo P

Informe de avance P

Cargue de información y validación en

archidocP

Entrega al Servicio del público P

Inventario y Catálogo P EL

Plan de trabajo P

Informe de avance P

Cargue de información y validación en

archidocP

Memorando de Entrega para el servicio al

público.P EL

Duplicados en microfilm o validación de

imágenes en archidoc al servicio del público

P EL

Propuesta técnica P

Informes P

Memorando P EL

Oficio P EL

Documento de inventigación P

Memorando P EL

Oficio P EL

Diagnóstico P

Propuesta de intervención P

Informe P

Planes de trabajo P

530 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina

productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para su

conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de

retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al

Archivo Central para su microfilmación y conservación total de

ambos soportes por su contribución a los procesos misionales

de la Entidad.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de tres (3) años

y posteriormente se microfilma y conserva permanentemente

ambos soportes como referente histórico de las exposiciones de

documetnos fuera del AGN. (Nota: Se toma como base la

actualización realizada por LCPA en septiembre de 2013)

1 8

INTERVENCIONES

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad

mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de

inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de

Planeación - OAP.

Pendiente elaboración de un procedimiento general para la

subdirección

(En verificación)

13

15

5

CONCEPTOS Conceptos Técnicos

M/D

E

Proyecto del manejo del patrimonio

documental

CT

530

1

6 PROYECTOS

87

530 11

11 5

CT

E

(En verificación)

20 CT

530

INFORMES

INSTITUCIONALES

5

2

530

2

SALIDA TEMPORAL DE

DOCUMENTOS520

Organización de fondos

documentalesINTERVENCIONES 4

15 1

2 3

Proyectos de investigación de

Organización y ReprografíaPROYECTOS 530

(En verificación)

Informes internos de gestión

1

20

530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y REPROGRAFÍA - GODR

2 E

530 0

Repografía de fondos

documentales

Elaborada por:LMRC / OSHG 37 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 38: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

530 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la

dependenciaInventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Plan de trabajo P

Lista preliminar archivos históricos para

registroP EL

Memorando P EL

Oficio P EL

Registro Bienes de Interés Cultural - Solicitud

y declaratoriaP EL

Informes P

Plan de trabajo P

Registro en el Censo Nacional de ArchivosP EL

Informes P

Memorando P EL

Oficio P EL

Concepto técnico

P X

Informe administrativo P

Memorando P EL

Oficio P EL

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Comunicación oficial P

Citación a Comité P

Agenda P

Acta de Comité P

Memorando P EL

Oficio P EL

540 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

540 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

Comunicación oficial P

Inventario P

Acta de Reunión P

Autorización de usoP

Memorando P EL

Oficio P EL

InventarioP

Acta de ReuniónP

Autorización de usoP

2

CT

Actas Comité Evaluador de

Documentos

Actas Precomité y Evaluación

Documental

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES - GEDTD

Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,

posteriormente se eliminan, ya que estos informes se consolida

en la Oficina de Planeación y en la plataforma SIG.

8 M/D

M/D

2

CT530 89

Ingreso por Deposito Voluntario

2

8Se conservan por ser documentos misionales que testimonian

los temas relacionados con la TRD y TVD

Se conservan por ser documentos misionales que testimonian

los temas relacionados con la TRD y TVD 27

29 Ingreso por Donación o Legado

CT

E

Conceptos Técnicos

540

530

540 29

13

13

Informes internos de gestión

2

INGRESOS DE

DOCUMENTOS

2

540INFORMES

INSTITUCIONALES

13

540

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

1

86

CONCEPTOS

5

540

540

INGRESOS DE

DOCUMENTOS

CT

CT

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de

ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la

conservacion permanente de ambos soportes porque son el

testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da

cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000

8

2

2

CT M/D

Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina

productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para su

conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de

retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al

Archivo Central para su microfilmación y conservación total de

ambos soportes por su contribución a los procesos misionales

de la Entidad.

8

M/D

M/D

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de

ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la

conservacion permanente de ambos soportes porque son el

testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da

cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000

1 9

0

1 9

CENSO NACIONAL DE

ARCHIVOS2 18

REGISTRO DE ARCHIVOS

HISTÓRICOS y BIENES DE

INTERÉS CULTURAL - BIC

(En verificación)

2 18 CT (En verificación)

Elaborada por:LMRC / OSHG 38 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 39: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Comunicación oficial P

InventarioP

Acta de ReuniónP

Bases de DatosP BD

Comunicación oficial P

InventarioP

Acta P

Comunicación oficial

P

Inventario

P

Acta P

540 70 3TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Registro General de Ingresos

DocumentalesRegistro General 2 8 P CT M/D

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de

ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la

conservacion permanente de ambos soportes porque son el

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad.

Comunicación oficial P

Concepto técnico P

Acta de Reunión P

Acta Pre-comité P

Acta de Comité P

Certificaciones P

Comunicación oficial P

Acto administrativos de aprobación P

Acta de Aprobación P

Certificacion de Convalidacion P

Concepto técnico P

Registro P

Comunicación oficial P

Concepto técnico P

Acta de Reunión P

Acta Pre-comité P

Acta de Comité P

Certificaciones P

Registro Único de Series

documentales TRD

29

1

Convalidación TVD nacionales79

4

Convalidación TRD nacionales

29INGRESOS DE

DOCUMENTOS

5

Ingreso por Transferencias

Regulares

72

INGRESOS DE

DOCUMENTOS

INGRESOS DE

DOCUMENTOS

540 72 2

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL -TRD

NACIONALES

540

TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL - TVD

NACIONALES

3

540

1

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL -TRD

NACIONALES

Ingreso por Comodato

Ingreso por Compra

540 29

540

2 8

2

2

540

Son documentos de conservación total misionales sobre los

temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de

ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la

conservacion permanente de ambos soportes porque son el

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da

cumplimiento al Decreto 1515 del 2013, Acuerdo No.007 de

1994 y la Ley 594 de 2000

M/DCT

2 8

8

2 8

Son documentos de conservación total misionales sobre los

temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de

ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la

conservacion permanente de ambos soportes porque son el

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da

cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000

8

CT

M/D

M/D

M/D

M/D

M/D8

2

CT

CT

Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por ser

un documento de carácter misional, testimonia las TRD y TVD

registradas, se constituye por su informacion en documento de

conservacion total.

CT

CT

Cumplidos los dos (2) años en el Archivo de Gestión, se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de

ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la

conservacion permanente de ambos soportes porque son el

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad en

cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000

Elaborada por:LMRC / OSHG 39 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 40: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

Comunicación oficial P

Acto administrativos de aprobación P

Acta de Aprobación P

Certificacion de Convalidacion P

Concepto técnico P

Registro P

Comunicación externa P

OficioP EL

ConceptoP

Plan de acción

Informes de administrativos P

Indicadores de gestión

Memorandos P EL

Oficios P EL

Estándares de metas P X

Estándares de actividades P X

Matriz de control de Calidad P DI

Acta de Reunión P

Memorando P EL

Oficio P EL

600 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

600 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

informe caracterización de mercado potencial P

Plan estrategico, anexos y actualizaciones P

Memorando

Oficio

Comunicación P

Comunicación externa P

Concepto técnicoP X

MemorandoP EL

Oficio P EL

Informe de actividades P

Comunicación externa P

Oficio P EL

Comunicaciones enviadas y recibidas en

relación con el asuntoP DI

Informe financiero por proyecto y anexos P DI

Oficio

Comunicaciones enviadas y recibidas en

relación con el asuntoP DI

610 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 2 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

Registro Único de Series

documentales TVD

Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por ser

un documento de carácter misional, testimonia las TRD y TVD

registradas, se constituye por su informacion en documento de

conservacion total.

540 79 2

TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL - TVD

NACIONALES

CT M/D2 8

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA

600 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 CT

Finalizado el período de retención en gestión, será transferido al

archivo central para su conservación. Emitido el concepto el

soporte electrónico debe estar disponible en la intranet

institucional.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,

posteriormente se eliminan, ya que estos informes se

consolidan en la Oficina Asesora de Planeación y se registra en

la plataforma Sistema Integrado de Gestión.

600 12METODOLOGÍA PARA LA

EJECUCIÓN DE PROYECTOS1 4 CT M/D

Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se transfiere

al Archivo Central para su conservación por cuatro (4) años;

cumplido este tiempo se tiempo microfilma para la conservación

permanente de ambos soportes por su contribución a los

procesos misionales de la Entidad.

600 13 28ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

Comité de Proyectos y Asistencia

Técnica.1 5 CT M/D

Una vez cumplido su tiempo de gestión se procede a su

digitalización y almacenamiento en el repositorio del GGPA y se

conservaran en soporte papel.

600 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión

CT

Se microfilmaran para garantizar su conservación y difusión al

ingresar al Archivo Central, por registrar en parte un proceso

misional de la entidad y el desarrollo de la función archivistica

del pais, esta serie se considera de conservación permanente.

610 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 1 19 E

Cumplido un (1) año en gestión se transfiere al A. Central por

diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina el

soporte papel a los cinco (5) años por carecer de valores,

administrativos, fiscal, legal e histórico y por prescribir toda

acción legal. Salvo que existan acciones legales o fiscales en

curso. Igualmente se remiten a financiero y contabilidad para la

610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - GGPA

610 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4

13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0 E

CT M/D

Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se transfiere

al Archivo Central para su conservación por cuatro (4) años; Al

ingresar al Archivo Central se reproduce para facilitar su

conservación permanente de ambos soportes por su

contribución a los procesos misionales de la Entidad.

610 5

Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se

consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan

anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora

de Planeacion.

600 8 29PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Plan estrategico para la gestión de

proyectos y asistencias técnicas1 4 E

2 0 E

Elaborada por:LMRC / OSHG 40 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 41: Agn Trd Act2014

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

Gesti

ón

PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o

Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL

Ce

ntr

al

DISPOSICIÓN FINAL

E S

SOPORTE

P

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________

610 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

MemorandoP EL

OficioP EL

Cotización P

Propuesta técnica P

Ficha de Viabilidad P

Informes de calidad por proyecto

Fichas técnicas de avance de los proyectos P DI

Registros de Producción de calidad P

Copia acta consejo directivo en la que se

apruebe la ejecución del proyectoP EL

Plan de trabajo o cronograma P EL

Informe de gestión P

Comunicación externa P

Oficio P EL

Comunicaciones enviadas y recibidas en

relación con el asuntoP EL

Registro asistencia a reuniones P EL

Acta de reunión P EL

concepto de viabilidad y factibilidad de

Proyecto P

Oficio P

620 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los

expedientes transferidos anualmente al Archivo Central

mediante el FUID.

620 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la

dependencia Inventario documental 1 0 DI CT

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia

por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en

Gestión.

NOMBRE Y FIRMA JEFE GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD.

610 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 1 19 E

Son documentos soportes sobre la gestión realizada para el

aseguramiento de la calidad de los contratos suscritos por venta

de servicios. Una vez culminado y vencido los términos

contractuales se eliminan.

610 92 1 GESTIÓN DE PROYECTOS

Proyectos Archivísticos -

Propuestas Técnicas sin tramite

contractual

1 4 E

Cuando el proyecto se formaliza mediante un contrato, la

propuesta técnica se integra al expediente del mismo, cuya

Disposición Final es de Conservación Total en la Oficina

Asesora Jurídica.

Las demás Propuestas Técnicas de Proyectos Archivísticos que

no se consolidaron como contrato son una fuente de

información referencial, una vez gestionadas deben ser

digitalizadas y almacenadas en el repositorio GGAP y se

conservan por un (1) año en el Archivo de Gestión y se

transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro (4)

años para su posterior eliminación.

Se selecciona un cinco (5) % de cada tema requerido como

concepto.

620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA - GATA

Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se

consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan

anual de Inversión y deben reposar en los archivos tanto en la

Subdirección 600 SUBATPA.como en la Oficina Asesora de

Planeacion.

620 14 3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Externa 2 4 E S Se conservan unicamente las asistencias de las cuales se

genero informe (regional, sectorial, temas.

620 5 13INFORMES

INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2

620 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 S

0 E

P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO u OTRO SOPORTE.

CONVENCIONES:

CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN M/D: MICROFILMACIÓN O S: SELECCIÓN

Fecha actualización: 19 NOVIEMBRE DE 2014

Elaborada por:LMRC / OSHG 41 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 42: Agn Trd Act2014

FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.01 Circulares Internas 2014 ACTIVA

100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.02 Circulares Externas 2014 ACTIVA

100, 330, 400, 410, 420 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.03 Proyectos normativos (resoluciones. Decretos, leyes) 2014 ACTIVA

100 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.04 Acuerdo de Consejo Directivo 2014 ACTIVA

100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.05 Acuerdos de cooperación internacional 2014 ACTIVA

100 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.06 Resoluciones 2014 ACTIVA

200 220 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.07 Actas de Posesión 2014 ACTIVA

100 120 2 CONCEPTOS 2.01 Conceptos Jurídicos 2014 ACTIVA

300

330, 400, 410, 420, 430,

530, 5402 CONCEPTOS 2.02 Conceptos Técnicos 2014 ACTIVA

410 3 PUBLICACIONES N/A INACTIVA

100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 4.01 Participación en Eventos Internacionales 2014 ACTIVA

100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 4.02 Participación en Eventos nacionales 2014 ACTIVA

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.01 Informe de Control Interno INACTIVA

100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.02 Informe Institucional 2012 INACTIVA

100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.03 Informes a Entidades del Estado 2012 INACTIVA

100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.04 Informes de Actividades (de OPA) 2012 INACTIVA

100

200

300

110,120,130, 200,210,

230,240,250, 300,310,

320,330,400,410,420,500,

510, 530, 540, 600, 610,

620

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.04 Informes de Actividades 2014 INACTIVA

100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.05 Informe de Audiencia Pública 2012 INACTIVA

100 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.05 Informes de Auditoría y Seguimiento a los procesos 2014 INACTIVA

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.06 Informes de Asistencia Técnica 2012 INACTIVA

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.07 Informe Trimestral Sobre peticiones y consultas INACTIVA

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.08 Informes Individuales de Trabajo 2012 INACTIVA

100 120, 250 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a organismos del Estado 2014 ACTIVA

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a Entidades del Estado 2010 INACTIVA

300 320 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a Entidades de Control 2012 INACTIVA

200 250 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes Presupuestales a Organismos de Control 2012 INACTIVA

100 2005 INFORMES INSTITUCIONALES 5.10 Informes de Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias 2014 INACTIVA

6 INFORMES INSTITUCIONALES 5.10 Informes Sobre Desarrollo de Convenios Tipo Cultural INACTIVA

100 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.11 Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2014 INACTIVA

5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.12 Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2010 INACTIVA

100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.13 Informes internos de gestión 2014 ACTIVA

100 500 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.13 Informes Individuales de Gestión 2012 INACTIVA

100 500 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.14 Informes de Gestión del Comité Evaluador de Documentos 2012 INACTIVA

100 600 6 INFORMES INSTITUCIONALES 5.15 Informes otros organismos 2014 ACTIVA

7 PARTICIPACIÓN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS 7.01 Organismos internacionales 1999 INACTIVA

7 PARTICIPACIÓN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS 7.02 Organismos nacionales 1999 INACTIVA

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

42 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 43: Agn Trd Act2014

FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

400 420 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.0 Programas de Microfilmación y Digitalización 2012 INACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.01 Programa de Gestión Documental - PGD 2010 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.01 Programas de Cooperación 1999 INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.02Programas Culturales (1. Exposiciones, 2. Programas de difusión

didactico cultural, 3. visitas guiadas y 4. visitas especiales1999 INACTIVA

500 520 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.02 Programas Culturales (exposiciones, talleres) 2014 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.03 Plan Estratégico institucional 2014 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.03 Exposiciones INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.04 Plan indicativo 1999 INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.04 Programas de Difusión Didactico Cultural INACTIVA

100 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de difusión e Imágen Corporativa 2010 INACTIVA

100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Plan de Acción Institucional 2010 INACTIVA

100 400 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de Modernización de Archivos 2012 INACTIVA

400 410 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de Difusión de Estandares 2012 ACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Plan de Capacitación 2012 INACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Plan Institucional de Capacitación 2014 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Coordinación de programas de capacitación 1999 INACTIVA

100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.07 Plan de Desarrollo Administrativo – SISTEDA 2012 INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.07 Programas de capacitación en el AGN 1999 INACTIVA

100 1108 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.08

Plan Implementacion y mantenimiento del Sistema Integrado de

Gestión - SIG 2012 INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.08 Programas de capacitación fuera de AGN 1999 INACTIVA

100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.09 Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA 2012 ACTIVA

200 240 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.09 2012 INACTIVA

200 250 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.10 Programa Anual de Caja 2012 INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.11 Pasantías en el AGN 1999 INACTIVA

100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.11 Programa de Gestión Ambiental 2012 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Pasantias funcionarios AGN 1999 INACTIVA

300 310 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Capacitación en materia archivística 2012 INACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Programa de Capacitación Archivística 2014 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.13 Planes y programas organizacionales 1999 INACTIVA

100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.13 Programas de Microfilmación y Digitalización 2014 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.14 Programa de reprografía 1999 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.14 Pasantías en el AGN ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.15 Programa automatización AH 1999 INACTIVA

300 320 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.15 Plan de Mejoramiento 2014 ACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.16 Programa de Bienestar Social e Incentivos 2012 INACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.16 Sistema de Estimulos 2014 ACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.17 Programa de Salud Ocupacional 2012 INACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.17 Sistema de Gestión de la Salud y la Seguridad en el Trabajo 2014 ACTIVA

300 310 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.19 Programa de difusión - Expoarchivo 2014 ACTIVA

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43 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 44: Agn Trd Act2014

FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.19 Plan de reestructuración 2010 ACTIVA

200 240 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios 2014 ACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.21 Programa de inducción y reinducción 2014 ACTIVA

200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.22 Programa de Seguridad Industrial 2014 ACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.23 Plan Institucional de Archivos - PINAR 2014 ACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.24 Plan Anual de Auditorías Archivísticas 2014 ACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.25 Programas Específicos de Gestión Documental - PEGD 2014 ACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.26 Programa del sistema integrado de conservación documental 2014 ACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.27 Plan de acción de la dependencia 2014 ACTIVA

200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.28 Plan de aseguramiento documental - PAD 2014 ACTIVA

200 2108 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.29 Plan estratégico para la gestión de proyectos y asistencias técnicas 2014 ACTIVA

100 200 9 N/A 1999 INACTIVA

10 DIAGNÓSTICOS Y ESTADISTICAS 10.01 Distribución de espacios fisícos 1999 INACTIVA

10 DIAGNÓSTICOS Y ESTADISTICAS 10.02 Recursos de personal 1999 INACTIVA

200

230

30011 PROYECTOS N/A 2012 INACTIVA

11 PROYECTOS 11.01 Proyectos Automatización de Archivos 1999 ACTIVA

100 600 11 PROYECTOS 11.01 Proyectos de Cooperación Internacional 2012 ACTIVA

11 PROYECTOS 11.01 Proyectos con Financiación GAI ACTIVA

11 PROYECTOS 11.02 Proyectos de Digitalización 1999 ACTIVA

11 PROYECTOS 11.02 Proyectos de Cooperación Nacional ACTIVA

300 330 11 PROYECTOS 11.03 Proyectos de Normas 1999 INACTIVA

300

400

500

330, 400, 410, 420, 500,

510, 53011 PROYECTOS 11.04 Proyectos Técnicos 2014 ACTIVA

530 11 PROYECTOS 11.05 Proyectos de investigación de Organización y Reprografía 2014 ACTIVA

530 11 PROYECTOS 11.06 Proyecto del manejo del patrimonio documental 2014 ACTIVA

200 21011 PROYECTOS 11.07

Proyecto Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-

SGDEA2014 ACTIVA

200 210 11 PROYECTOS 11.08 Proyecto de estrategías de preservación a largo plazo 2014 ACTIVA

12 VENTA DE PUBLICACIONES E IMPRESOS N/A 2010 ACTIVA

12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.01 Propuesta de publicaciones 1999 INACTIVA

12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.02 Boletín informativo 1999 INACTIVA

12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.03 Venta de publicaciones 2014 ACTIVA

100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.04 Publicaciones seriadas 2014 ACTIVA

100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.05 Boletines institucionales 2014 ACTIVA

100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.06 Estrategias de divulgación 2014 ACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.01 Actas Comité de Cultura 1999 INACTIVA

100 130 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.02 Actas Comité de Coordinación de Control Interno 2014 ACTIVA

100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.03 Actas Comité Directivo 2014 ACTIVA

100 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.04 Actas Consejo Directivo 2014 ACTIVA

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44 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 45: Agn Trd Act2014

FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

200 210 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.05 Actas Comité de Archivo 2012 INACTIVA

100, 500, 600 120, 500, 510, 620 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.06 Actas Reuniones de Trabajo 2014 INACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.07 Actas Comité de Clasificación y Descripción 1999 INACTIVA

200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.07 Actas Comité de Evaluación del desempeño laboral 2014 ACTIVA

100 500 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.08 Actas Comité Evaluador de Documentos 2012 ACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.09 Actas Comité de Transferencias 1999 INACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.09 Actas Posesión 2014 ACTIVA

200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.10 Actas Comité de Conservación y Restauración 1999 INACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.11 Actas Digitalización 1999 INACTIVA

200 230 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.11 Actas Comité de Optimización Sistema Archiges - Archidoc. 2012 ACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.12 Actas Comité de Reprografía y Automatización INACTIVA

100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.12 Actas Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2012 ACTIVA

200 220

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.13 Actas Comité de Capacitación, Bienestar social e incentivos 2012 INACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.14 Actas Comité de Bienestar Social ACTIVA

200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.15 Actas Comisión de Personal 2014 ACTIVA

200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.16 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo 2014 ACTIVA

100 200 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.17 Actas Comité Editorial 2014 ACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.18 Actas Comité de Incentivos 1999 INACTIVA

100 120 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.19 Actas Juntas de Adquisiciones y Licitaciones 2012 INACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.20 Acuerdos Junta Directiva. INACTIVA

100 250 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.21 Actas Conciliación Contable 2014 ACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.22 Actas Comité de Patrimonio 2010 INACTIVA

100 120 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.23 Actas Comité de Defensa Judicial y Conciliación 2014 ACTIVA

100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 2014 ACTIVA

200 230 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 Actas Comité de Espacios y Mantenimiento del Edificio 2013 INACTIVA

13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24Actas Comité de Atención y Prevención de Desastres para material

Documental INACTIVA

200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.25 Actas de Comité de Convivencia 2014 ACTIVA

200 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.26 Actas de Brigadas de Emergencia 2014 ACTIVA

500 540 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.27 Actas de PreComité de Evaluador de documentos 2014 ACTIVA

600 600 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.28 Actas Comité de Proyectos y Asistencia Técnica 2014 ACTIVA

600 620 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.01 Asistencia Técnica Externa TRD 1999 INACTIVA

200 210 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.02 Asistencia Técnica Interna 2014 ACTIVA

100 400 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.03 Asistencia Técnica Externa 2014 ACTIVA

15 INTERVENCIONES 15.01 Planilla de registro de obra 1999 INACTIVA

500 510 15 INTERVENCIONES 15.02 Intervenciones Documentos AGN 2014 ACTIVA

500 510 15 INTERVENCIONES 15.03 Intervenciones Documentos Externos 2014 ACTIVA

530 15 INTERVENCIONES 15.04 Organización de fondos documentales 2014 ACTIVA

530 15 INTERVENCIONES 15.05 Reprografía fondos documentales 2014 ACTIVA

16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.01 Servicio de Préstamo de Salas 1999 INACTIVA

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45 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 46: Agn Trd Act2014

FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.02 Servicios bibliotecarios 1999 INACTIVA

100 200 16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.02Permisos Especiales (Toma de fotografías, videos, y otros en

instalaciones AGN)2012 INACTIVA

16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.03 Servicios Archivísticos 1999 INACTIVA

16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.03 Préstamo de Salas 2012 ACTIVA

100 110 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.01 Anteproyecto de Inversión 2014 ACTIVA

100 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.02 Anteproyecto de Funcionamiento 2012 INACTIVA

100 110 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.02 Anteproyecto de Presupuesto 2014 ACTIVA

100 110 18 BANCO DE PROYECTOS 18.01 Proyectos de Inversión Nacional DNP 2014 ACTIVA

100 18 BANCO DE PROYECTOS 18.02 Proyectos de Cooperación Internacional 1999 ACTIVA

18 BANCO DE PROYECTOS 18.03 Proyectos de Cooperación nacional 1999 ACTIVA

18 BANCO DE PROYECTOS 18.04 Proyectos Financiados con otros recursos 2010 ACTIVA

19 N/E N/A 1999 N/E

100 20 ACUERDOS DE CONSEJO DIRECTIVO N/A 2012 INACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.01 Contratos de Comodato 2014 ACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.02 Contratos de Compraventa y suministros 2014 ACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.03 Contratos de Prestación de Servicios 2014 ACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.04 Contratos de obra 2014 ACTIVA

21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.05 Contratos de consignación 1999 INACTIVA

21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.05 Contratos sin proceso Licitatorio GAF INACTIVA

21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.06 Contratos de Derecho de Autor 1999 INACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.06 Contratos de Arrendamiento 2014 ACTIVA

21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.07 Contratos de Consultoría - GAF 1999 INACTIVA

21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.08 Contratos de Cesión - GAF. INACTIVA

21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.09 Contratos de Interventoria - GAF. INACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.10 Contratos de Consultoría e Interventoria 2014 ACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.11 Contratos por venta de servicios 2014 ACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.12 Contratos de Seguros 2014 ACTIVA

100 120 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.01 Convenios Interadministrativos 2014 ACTIVA

100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.02 Acuerdos de cooperación internacional 2014 ACTIVA

100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.03 Acuerdos de cooperación nacional 2015 ACTIVA

100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.04 Alianzas con organismos internacional 2014 ACTIVA

100 20023

DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIASN/A 2014 ACTIVA

100 200 24 QUEJAS, RECLAMOS , SUGERENCIAS N/A 2012 INACTIVA

200 210 25 COMUNICACIONES OFICIALES N/A 2012 INACTIVA

200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.01 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas 2014 ACTIVA

200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.02 Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas 2014 ACTIVA

200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.03 Consecutivo de comunicaciones oficiales internas 2014 ACTIVA

200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.04 Certificación en administración de comunicaciones oficiales 2014 ACTIVA

20025 COMUNICACIONES OFICIALES 25.05 Certificación en la administración de documentos en el Archivo Central 2014 ACTIVA

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46 Grupo de Archivo y Gestión Documental

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FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

TODOS 26 INVENTARIOS 26.01 Inventario de Transferencias Primarias 2014 ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.02 Inventario de material bibliográfico 1999 INACTIVA

26 INVENTARIOS 26.02 Inventarios Documentales por dependencia (formato) - OPA INACTIVA

26 INVENTARIOS 26.03 Inventario general de bienes AGN 1999 INACTIVA

200 23026

INVENTARIOS 26.03 Inventario General Semestral de Bienes Devolutivos por dependencia 2012 ACTIVA

TODOS 26 INVENTARIOS 26.04 Inventarios Documentales de la Dependencia 2014 ACTIVA

500 520 26 INVENTARIOS 26.05 Inventario Material Bibliográfico 2014 ACTIVA

500 520 26 INVENTARIOS 26.06 Inventario Acervo Documental 2014 ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.07 Inventario de Material Audiovisual - DRA INACTIVA

200 210 26 INVENTARIOS 26.08 Inventario General de Documentos A.C. 2014 ACTIVA

200 260 26 INVENTARIOS 26.09 Inventario de Software - Grupo de Sistemas ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.10 Inventario de eliminación documental 2014 ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.11 INACTIVA

200 230 26 INVENTARIOS 26.12 Inventario General Anual de Bienes en Almacén 2012 ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.13 Inventario de material documental digitalizada 2010 ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.14 Inventario de material microfilmado 2010 ACTIVA

200 230 26 INVENTARIOS 26.15 Activos fijos, depreciación, amortizaciones y ajustes 2012 ACTIVA

200 230 26 INVENTARIOS 26.16 Inventario General Anual de bienes devolutivos 2012 ACTIVA

300 320 26 INVENTARIOS 26.17 Inventario de transferencias Secundarias 2014 ACTIVA

200 210 27 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL AGN 27 2014 ACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Plan de Desarrollo Administrativo – SISTEDA 2010 INACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Metodología para Plan de acción institucional 1999 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Indicadores de Gestión 2012 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Modelo Integrado de Planeación y Gestión 2014 ACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Metodología para Plan de acción por dependencia 1999 INACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Administración del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI 2010 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Administración de Riesgos 2012 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Sistema de Gestión de Calidad - SGC INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Sistema Integrado de Gestión - SIG 2014 ACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.03 Metodología para informe institucional 1999 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.03 Trámites Atención al Ciudadano 2012 INACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Metodología para valoración económica 1999 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Producto o Servicio No Conforme 2014 ACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Audiencia Pública 2010 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Rendición Pública de Cuentas 2014 ACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora 2014 ACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.06 Administración del Sistema de Gestión Ambiental 2012 INACTIVA

100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.06 Sistema de Gestión Ambiental - implementación 2014 ACTIVA

28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.07 N/E INACTIVA

100 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.08 Procesos Institucionales 2014 ACTIVA

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47 Grupo de Archivo y Gestión Documental

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FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.01 Transferencias regulares INACTIVA

500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.01 Ingreso por Depósito Voluntario 2014 ACTIVA

500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.02 Ingreso por Donación o Legado 2014 ACTIVA

500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.03 Ingreso por Transferencias Regulares 2014 ACTIVA

500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.04 Ingreso por Compra 2014 ACTIVA

500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.05 Ingreso por Comodato 2014 ACTIVA

200 210 30 REGISTRO Y CONTROL 30.01 Registro de Comunicaciones Oficiales 2012 ACTIVA

30 REGISTRO Y CONTROL 30.01 Registro de Correspondencia 2010 INACTIVA

200 210 30 REGISTRO Y CONTROL 30.02 Registro de préstamo y consulta de documentos 2012 ACTIVA

30 REGISTRO Y CONTROL 30.03 Registro de Contratos y Convenios 2014 ACTIVA

31EVALUACIÓN TRD ENTIDADES DEL ORDEN

NACIONALN/A 1999 INACTIVA

32 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL N/A 1999 INACTIVA

33 ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO N/A 1999 INACTIVA

500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.01 Adquisición y entrega material bibliográfico 2014 ACTIVA

500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.02 Control de préstamo de material bibliográfico 2014 ACTIVA

500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.03 Visitas Guiadas 2014 ACTIVA

34 ESTADÍSTICAS 34.01 Estadísticas de consulta 1999 INACTIVA

34 ESTADÍSTICAS 34.02 Estadísticas de usuarios 1999 INACTIVA

34 ESTADÍSTICAS 34.03 Estadísticas solicitud de escrituras 1999 INACTIVA

35 INSCRIPCIÓN INVESTIGADORES N/A 1999 INACTIVA

400 410, 420, 510, 530 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.01 Estudios archivísticos 2012 ACTIVA

420 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.02 Estudios de preservación a largo plazo 2014 ACTIVA

420 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.03 Estudios de conservación a largo plazo 2014 ACTIVA

35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.04 Estudios técnicos 2014 ACTIVA

100 200 36 PROCESOS DISCIPLINARIOS N/A 2014 ACTIVA

100 36 PROCESOS INTERNOS DISCIPLINARIOS N/A 2012 INACTIVA

37 MEDIOS AUDIOVIDUALES N/A 1999 INACTIVA

38 REGISTRO DE FOTOCOPIADO N/A 2010 INACTIVA

200 230 39 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 39.01 Mantenimiento de Equipos de Sistemas 2012 ACTIVA

500 510 39 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 39.02 Mantenimientos y calibración de equipos 2014 ACTIVA

300 310 40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.01 Consejos Territoriales de Archivo - Reunión nacional. 2014 ACTIVA

40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.01 Consejos Departamentales de Archivos 1999 INACTIVA

300 310 40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.02 Consejos Territoriales de Archivo - Coordinación 2014 ACTIVA

40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.02 Comités Técnicos Asesores por funciones 1999 INACTIVA

300 310 40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.03 Comités Técnicos Asesores del SNA - Coordinación 2014 ACTIVA

40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.03 Comités Técnicos Asesores por sectores 1999 INACTIVA

40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.04 Red Nacional de Archivos 2014 ACTIVA

200 240 41 CAJA MENOR N/A 2014 ACTIVA

42 HOJA DE VIDA DE VEHICULOS N/A 1999 INACTIVA

200 230 42 EXPEDIENTE DE VEHICULOS N/A 2012 ACTIVA

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48 Grupo de Archivo y Gestión Documental

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FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

43RELACIÓN MENSUAL DE CONTRATOS SIN

FORMALIDADES PLEINACTIVASN/A 1999 INACTIVA

200 250 44 INFORMACIÓN FINANCIERA 44.01 Comprobantes de Diario 2014 ACTIVA

200 250 45 CONCILIACIONES BANCARIAS N/A 2014 ACTIVA

200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.01 Libro Diario 2012 INACTIVA

200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.02 Libro Mayor 2012 INACTIVA

200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.03 Libros Auxiliares 2012 INACTIVA

200 250 47 INFORMACIÓN PRESUPUESTAL CDP 47.01 Ejecución Presupuestal Anual 2014 ACTIVA

200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.01 Libros Presupuestales 2014 ACTIVA

200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.02 Orden de Pago SIIF AGN 2014 ACTIVA

200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.03 Orden de Pago SIIF DAS 2014 ACTIVA

49 MODIFICACIONES PRESUPUESTAL N/A 1999 INACTIVA

50 COORDINACIÓN EVENTOS DE DIFUSIÓN 50.01 Control de entregas de publicaciones 1999 INACTIVA

50 COORDINACIÓN EVENTOS DE DIFUSIÓN 50.02 Expoarchivo 1999 INACTIVA

51 CONCURSOS N/A 1999 INACTIVA

200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO N/A 2012 INACTIVA

200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.01 Convocatorias CNSC 2014 ACTIVA

200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.02 Encargos 2014 ACTIVA

200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.03 Nombramientos provisionales 2014 ACTIVA

200 220 52 HISTORIAS LABORALES N/A 2014 ACTIVA

200 220 52 HISTORIAS LABORALES 52.01 Certificaciones DAS 2014 ACTIVA

53 KARDEX DE PERSONAL N/A 1999 INACTIVA

200 230, 41053

PROYECCIÓN E IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS

DE INFORMACIÓNN/A 2012 ACTIVA

54 LIBROS DE VACACIONES N/A 1999 INACTIVA

200 250 55 DECLARACIONES TRIBUTARIAS N/A 2012 ACTIVA

200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.01 Libro Auxiliar de Caja 2012 INACTIVA

200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.02 Libro Auxiliar de Bancos 2012 INACTIVA

200 25056 LIBROS DE TESORERIA 56.03 Libro registro de cuentas por pagar (Inversión y Funcionamiento) 2012 INACTIVA

200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.04 Libro Registro de Ingresos 2012 INACTIVA

200 250 57 ORDENES DE PAGO N/A 2012 INACTIVA

200 250 57 ORDENES DE PAGO 57.01 Nóminas 2012 INACTIVA

57 ORDENES DE PAGO 57.02 Transferencias de fondos de tesoreria 1999 INACTIVA

200 25057 ORDENES DE PAGO 57.02 Contribuciones inherentes a la nómina al sector privado y/o público 2012 INACTIVA

58 SEGUROS DE RIESGOS PROFESIONALES 58.01 Panorama de riesgos 1999 INACTIVA

500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.01 Servicio de consulta en sala 2012 ACTIVA

500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.02 Servicio de consulta por escrito 2012 ACTIVA

500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.03 Registro de Investigadores 2012 ACTIVA

59 BOLETÍN DIARIO DE ALMACEN N/A 1999 INACTIVA

200 250 60 BOLETIN DIARIO DE CAJA y BANCOS N/A 2012 ACTIVA

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49 Grupo de Archivo y Gestión Documental

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FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.01 Cuentas Autorizadas 2012 INACTIVA

200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.02 Cuenta de Recursos Propios 2012 INACTIVA

200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.03 Situado de Fondos 2012 INACTIVA

62 CONDICIONES AMBIENTALES N/A 1999 INACTIVA

500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.01 Material Particulado 2014 ACTIVA

500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.02 Condiciones ambientales 2014 ACTIVA

500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.03 Contaminantes biológicos 2014 ACTIVA

500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.04 Contaminantes químicos 2014 ACTIVA

63 CRONOGRAMA LIMPIEZA DEPOSITOS N/A 1999 INACTIVA

200 230 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 63.01 Depósitos, zonas de trabajo y mobiliario 2012 ACTIVA

500 510 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 63.02 Acervo Documental 2012 ACTIVA

500 510 64 DIAGNÓSTICOS FÍSICOS N/A 2012 ACTIVA

65 MANTENIMIENTO ACERVO DOCUMENTAL N/A 1999 INACTIVA

66 POLIZAS DE SEGUROS 66.01 Polizas de manejo 2012 ACTIVA

66 POLIZAS DE SEGUROS 66.02 Polizas de bíenes muebles e inmuebles 2012 ACTIVA

67 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES N/A 1999 INACTIVA

68 HISTORIAS LABORALES OCUPACIONALES N/A 1999 INACTIVA

100 120 69 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES N/A 2012 ACTIVA

200 210 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.01 Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN) 2014 ACTIVA

200 210 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.02 Transferencias Secundarias (Entidades para AGN) 2014 ACTIVA

500 540 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.03 Registro general de ingresos documentales 2014 ACTIVA

500 540 71 REGISTRO N/A 2012 INACTIVA

500 540 72 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NACIONALES 72.01 Convalidación TRD entidades nacionales 2014 ACTIVA

500 540 72TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NACIONALES

72.02 Registro único de series documentales TRD 2014 ACTIVA

500 520 73 LIBROS DE REGISTRO N/A 2012 ACTIVA

200 230 74 LICENCIAS DE SOFTWARE N/A 2012 ACTIVA

100 120 75 PROCESOS JUDICIALES N/A 2012 ACTIVA

76 N/E N/A N/E

500 530 77 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION N/A 2012 ACTIVA

78 N/E N/A N/E

500 540 79TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

NACIONALES79.01 Convalidación TVD entidades nacionales 2014 ACTIVA

500 540 79TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

NACIONALES79.02 Registro único de series documentales TVD 2014 ACTIVA

200 230 80 TÍTULOS DE BIENES INMUEBLES N/A 2012 ACTIVA

100 81 PARTICIPACION EN ORGANISMOS 81.01 Participación en Organismos Internacionales 2012 ACTIVA

100 81 PARTICIPACION EN ORGANISMOS 81.02 Participación en Organismos nacionales 2012 ACTIVA

200 25082 INVERSIONES TES N/A 2012 INACTIVA

83 N/E N/A N/E

200 230 84 BOLETIN MENSUAL DE ALMACÉN N/A 2012 ACTIVA

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50 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 51: Agn Trd Act2014

FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____

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OCUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

200 210 85 CERTIFICADOS DIGITALES N/A 2014 ACTIVA

500 530 86 REGISTRO DE ARCHIVOS HISTÓRICOS y BIC N/A 2012 ACTIVA

500 520 87 SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS N/A 2012 ACTIVA

300 330, 400, 410, 420 88 PROYECTOS NORMATIVOS N/A 2012 INACTIVA

500 530 89 CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS N/A 2014 ACTIVA

300 320 90 VISITAS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL N/A 2014 ACTIVA

300 32091

VISITAS DE VIGILANCIA A CONSEJOS

TERRITORIALES DE ARCHIVOS N/A 2012 ACTIVA

600 61092 GESTIÓN DE PROYECTOS 92.01 Proyectos Archivísticos - Propuestas Técnicas sin trámite contractual 2014 ACTIVA

100 120 93 COBROS COACTIVOS N/A 2014 ACTIVA

100 110 93 GOBIERNO EN LINEA N/A 2014 ACTIVA

94 COSTOS Y TARIFAS N/A INACTIVA

100 94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.01 Política de Archivos 2014 ACTIVA

100 94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.02 Política editorial 2014 ACTIVA

94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.03 Política de seguridad de la información 2014 ACTIVA

100 95 REESTRUCTURACIÓN INSTITUCIONAL N/A 2014 ACTIVA

200 210 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.01 Manual de Servicio al Ciudadano 2014 ACTIVA

100 110 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.02 Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2012 ACTIVA

100 110 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.03 Manual de Procesos y Procedimientos 2012 ACTIVA

100 97 MANUALES INSTITUCIONALES 96.04 Manual de comunicaciones 2014 ACTIVA

100 98 MANUALES INSTITUCIONALES 96.05 Manual de Imagen e Identidad Visual Corporativa 2014 ACTIVA

400 410 97 COORDINACIÓN ESTRUCTURA SGDEA N/A 2012 INACTIVA

400 420 98 COORDINACIÓN ESTRUCTURA SINAE N/A ACTIVA

99SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA -

SUIT99.01 Trámite de atención de entidades 2014 ACTIVA

99SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA -

SUIT99.02 Servicios de atención de ciudadanos 2014 ACTIVA

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51 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 52: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

1 100 5 9

AGN. Rendición de Cuentas (Dirección

General)

AGN. Rendición de Cuentas

(Subdirecciones)

EXTERNO

Documento Conpes 3654 de

2010; Ley 489 de 1998; Art.78 -

Ley 1474 /2011; Estrategia

Anticorrupción AGN 2014

Director General DG Ciudadanía SI OAP

2 100 5 9 SIRECI (Rendición de Cuentas) EXTERNO

CGR. Res. Orgánica 6289 de

2011; CGR Res. Orgánica 6445

de 2012

Director General DG

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI SI (Grupo de Sistemas)

3 100 5 9 Ley de Cuotas EXTERNO

Ley 581 de 2000

Circular conjunta No 03 de 2011

PGR, DAFP y Alta Consejeria

Presidencial para la equidad de la

mujer

Director General

Grupo de Gestión

Humana

DG

GGH

Procuraduría General

de la Nación - PGNNO GGH

1 110 5 9 Zar Anticorrupción EXTERNO Art. 72 Ley 1474 de 2011

Oficina Asesora de

Planeación OAP

Secretaria de

Transparencia

Presidencia de la

República

SI OCI

2 110 5 9 Plan Anticorrupción EXTERNOArt. 73- Ley 1474 de 2011

Estatuto Anticorrupción.

Oficina Asesora de

Planeación

Oficina de Control Interno

OAP

OCI

Ciudadanía; Organos

de ControlSI OAP

3 130 5 9Gestión de la Vigencia (Acta de

Informe de Gestión)EXTERNO

Ley 951 de 2005; Circular 11 de

2006 CGR; Res. Org-5674

Art. 74 Ley 1474 Anticorrupción

Director General

Oficina de Control Interno

OAP

OCICiudadanía SI OAP

4 110 5 9 Proyectos de Inversión EXTERNOArt. 77 - Ley 1474 de 2011

Estatuto Anticorrupción

Oficina Asesora de

PlaneaciónOAP Ciudadanía SI OAP

5 110 5 9Seguimiento a proyectos de inversión -

BPIN EXTERNO

Art. 77 ley 1474 de 2011

Decreto 2844 de 2010

Manual Gel 3.1 Anexo 2

Oficina Asesora de

PlaneaciónOAP

Dirección Nacional de

Planeación -DNPNO OAP

6 110 5 9 SIG -Sistema Integrado de Gestión EXTERNO

Norma Técnica de Calidad

NTCGP-1000-2009

Decreto 1599 del 20 de mayo de

2005

Director General

Cómite Directivo

Oficina Asesora de

Planeación

DG

OAP

Comité Directivo -

MinCultura cuando lo

solicita

SI OAP

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

52 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 53: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

7 110 5 9

SIRECI (Varios) 1. Plan de Acción y

Ejecución y ejecución del plan

estratégico (F4); 2. Indicadores de

gestión (F6); 3. Compromisos

presupuestales de la vigencia para

actividades ambientales (F8.1); 4.

Proyectos o actividades que han

solicitado trámite ambiental (F8.3); 5.

Política de gestión ambiental

institucional (F8.5); 6. Estudios de

valoración de costos ambientales

(F8.7); 7. Plan de inversión y ejecución

del plan de desarrollo nacional (F11).

EXTERNOCGR. Res. Orgánica 6289 de 2011

y 6445 de 2012.

Oficina Asesora de

Planeación OAP

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI NO OAP

8 110 5 9 Plan de Accion próxima vigencia EXTERNO Art.74 Ley 1474 de 2011

Oficina Asesora de

Planeación OAP Ciudadanía SI OAP

9 110 5 9GEL - Plan de Acción para el año de

Gobierno en Linea.EXTERNO Decreto 2693 de 2012

Oficina Asesora de

Planeación SUBTIADE Ciudadanía SI SUBTIADE

10 110 5 9Registro de Generadores de Residuos

y Desechos Peligrosos EXTERNO Resolución Nacional 1362 de 2007

Oficina Asesora de

Planeación OAP IDEAM NO OAP

11 110 5 9SUIT-Sistema Unico de Informacion de

TramitesEXTERNO

DAFP - Constitutcion Politica; Ley

962 de 2005-Decreto 019 de 2012

Oficina Asesora de

Planeación OAP DAFP; Ciudadania SI OAP

12 110 5 9

Registro del anteproyecto de

presupuesto de inversión y

funcionamiento en el SIIF Nación

EXTERNO Art.93 Dereto 111 de 1996

Oficina Asesora de

Planeación OAP

SIIF NACION / e-mail

Proyecto presupuesto

Minhacienda

SIIF

NACIÓNNO OAP

13 110 5 9FURAG (Formato Unico de Registro

de Avance de Gestión)EXTERNO Art. 2 Decreto 2482 de 2012

Oficina Asesora de

Planeación OAP Ciudadanía; DAFPWEB

MINTICNO OAP

1 120 5 9 Gestión Comité de Conciliación EXTERNO

Decreto 1716 de 2009; Ley 446

de 1998 ; Capítulo V - Ley 640 de

2001

Circular No.04 de 2014

Presidente y Secretario

TécnicoOAJ

Agencia para la

Defensa Jurídica del

Estado

NO OAJ

2 120 5 9 SIRECI - Contratación EXTERNOCGR. Res. Orgánica 6289 de 2011

Res. Orgánica 6445 de 2012 Oficina Asesora Jurídica OAJ

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI NO OAJ

53 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 54: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

3 120 5 9 Reporte Camará de Comercio EXTERNO Art. 6 - Ley 1150 de 2007 Oficina Asesora Jurídica OAJ Cámara de Comercio NO OAJ

4 120 5 9 SIGEP - Contratación EXTERNOLey 190 de 1995

Decreto 1945 de 1995Oficina Asesora Jurídica OAJ DAFP

SIGEP

HOJA DE

VIDANO OAJ

5 120 5 9 LITIGOB EXTERNO Art. 3 - Decreto 1795 de 2007 Oficina Asesora Jurídica OAJ

Agencia para la

Defensa Jurídica del

Estado

NO OAJ

6 120 5 9 SECOP - Contratación EXTERNO

Decreto Ley 019 de 2012

Ley 1474 de 2011.

Ley 1150 de 2007

Oficina Asesora Jurídica OAJColombia Compra

EficienteSECOP NO OAJ

7 120 5 9 Reportes Contratación EXTERNO

Cronograma establecido por la

CGR, Oficio 2013EE0081557 de

fecha 12082013

Oficina Asesora Jurídica OAJ

MinCultura consolida

información para la

CGR

MIN

CULTUR

A

NO OAJ

1 130 5 9Pormenorizado del Estado del Control

InternoEXTERNO

Ley 87 de 1993

Art. 9 Ley 1474 de 2011Oficina de Control Interno OCI

Organos de Control y

CiudadaníaSI OCI

2 130 5 9Peticiones, Quejas, Reclamos,

Solicitudes y DenunciasEXTERNO Art. 76 Ley 1474 de 2011 Oficina de Control Interno OCI

Representante Legal

y CiudadaniaSI OCI

3 130 5 13Mapa de Riesgos de Corrupción

(Seguimiento)EXTERNO

Art. 3 y 4 Decreto 1537 de 2001;

Art. 73 Ley 1474 de 2011

elaboracion estrategia

Oficina de Control Interno OCI Web AGN SI OCI

4 120 5 9 Zar Anticorrupción EXTERNO Art. 72 Ley 1474 de 2011

Oficina Asesora de

Planeación (elabora)

Oficina de Control Interno

(envía)

OPA

OCI

Zar Secretaría

TransparenciaNO OCI

5 130 5 9 Sistema de Control Interno Contable EXTERNO Resolución 357 de 2008 Oficina de Control Interno OCIContaduría General

de la Nación - CGNSI OCI

6 130 5 9 Sistema de Control Interno (MECI) EXTERNO

Ley 87 de 1993 y Decretos

Reglamentarios

Ley 1474 de 2011

Oficina de Control Interno OCI DAFP SI OCI

7 130 5 9 Austeridad en el Gasto EXTERNO

Decreto 1737-2209 de 1998

Decreto 2445 de 2000

Decreto 984 de mayo de 2012Oficina de Control Interno OCI

Director; Entes

FiscalizadoresSI OCI

54 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 55: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

8 130 5 9 Derechos de Autor EXTERNO

Directiva Presidencial No. 02 de

2002, Circular No. 1000 de junio

de 2004, Circular No. 07 de

diciembre 28 de 2005. Circular No

04 del 22 de Diciembre de 2006.

Oficina de Control Interno OCI

Dirección Nal de

Derechos de Autor de

la Unidad

Administrativa

Especial del

MinInterior

SI OCI

9 130 5 9 SIRECI - Informe Anual Consolidado EXTERNO

Resolución orgánica 6289 de 2011

y 6445 de 2012 de la Contraloría

General de la República

Oficina de Control Interno

(Verifica)

Grupo de Sistema

OCI

GS

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI NO OCI

10 130 5 9 Cámara de Representantes EXTERNO

Constitución Política de Colombia

Art.352

Art. 310 Ley 5 de 1992

Oficina de Control Interno OCICámara de

RepresentantesNO OCI

11 130 5 9 SIRECI - Plan de Mejoramiento EXTERNO

Resolución orgánica 6289 de 2011

y 6445 de 2012 de la Contraloría

General de la República

Oficina de Control Interno OCI

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI NO OCI

12 130 5 9 LITIGOB EXTERNOArt. 3. Paragrafo. Decreto 1795 de

2007 Oficina de Control Interno OCI

Agencia de Defensa

Jurídica del Estado OCI

1 300 5 9Resultados Indice de Gobierno Abierto

(IGA)EXTERNO

Medición Procuraduría General de

la Nación

Subdirección del Sistema

Nacional de ArchivosSUBSNA

Procuraduría General

de la Nación - PGNIGA NO SUBSNA

2 330 5 9

Sistema Nacional de Atención y

Reparación Integral a Victimas.

SNARIV

EXTERNO Ley 1448 de 2012Grupo de Archivos Etnicos

y Derechos HumanosGAEDH

Unidad Nal. de

Victimas; Congreso

de la República;

Comités Entes de

Control PGN-CGR-DP

GAEDDHH

1 260 5 9 Derechos de Autor EXTERNO

Directiva Presidencial No. 02 de

2002, Circular No. 1000 de junio

de 2004, Circular No. 07 de

diciembre 28 de 2005. Circular No

04 del 22 de Diciembre de 2006.

Grupo de Sistemas GS

Oficina de Control

Interno - OCI;

Dirección Nal de

Derechos de Autor;

MinInterior

NO GS

1 220 5 9SIGEP - Gestión del Recurso Humano

Novedades EXTERNO

Ley 190/95- D-1945/95; Circular

Externa DAFP 100-004 de 2013;

Decreto 1463 de 2013

Grupo de Gestion

Humana; Servidores de

Carrera; Contratistas

Prestacion de Servicios.

GGH DAFP SIGEP NO GGH

55 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 56: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

2 220 5 9SIRECI - Economía y Finanzas;

Personal y CostosEXTERNO

Resolución Orgánica 6289 de

2011 Resolución Orgánica 6445

de 2012 Contraloría General de la

República

Grupo de Gestión

HumanaGGH

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI NO GGH

3 220 5 9 Comisión de Personal EXTERNO Ley 909 de 2004Grupo de Gestión

HumanaGGH CNSC NO GGH

1 250 5 9 Contaduría General de la Nación EXTERNO

Ley 298 de 1996

Resoluciónes 247/248 de 2007

Plan General de la Contabilidad

Publica, Regimen de Contabilidad

Pública

Grupo de Gestión

Financiera.- ContabilidadGGF

Contaduría General

de la Nación - CGNCHIP NO GGF

2 250 5 9 Exogenas de la DIAN EXTERNO Resolucion DIANGrupo de Gestión

Financiera- ContabilidadGGF DIAN MUISCA NO GGF

3 250 5 9 Secretaría de Hacienda Distrital EXTERNO Resolucion SHDGrupo de Gestion

Financiera- ContabilidadGGF

Secretaria de

Hacienda DistritalNO GGF

4 250 5 9

TES - Promedio Mensual de Depósitos

e Inversiones y Saldos y el Estado de

Cumplimiento de la Inversión.

EXTERNO Decreto 1525 DE 2008Director General

TesoreríaDG

GGF

MinHacienda-Grupo

de Mercado de

Capitales Interno-

Subdirección

Financiamiento

Nación

NO GGF

5 250 5 9TES - Reporte Trimestral de Saldos de

Inversión EXTERNO Decreto 1525 de 2008 Director General

Tesorería

DG

GGF

MinHacienda-Grupo

de Mercado de

Capitales Interno-

Subdirección

Financiamiento

Nación

NO GGF

6 250 5 9 SIRECI - rendición de cuentas anual EXTERNO Contraloría General de la RepúblicaPresupuesto

ContabilidadGGF

Contraloría General

de la República -

CGR

SIRECI NO GGF

1 240 5 9 Plan Anual de Adquisiciones EXTERNO Ley 80 de 1993Grupo de Compras y

AdquisicionesGCA OAJ / SECOP SECOP SI GCA

250 5 9 Ejecución Presupuestal EXTERNO Como cabeza de Sector CulturaGrupo de Gestión

FinancieraGGF Ministerio de Cultura NO GGF

400 5 9 GEL - Gobierno en Linea EXTERNO

Subdirección de

Tecnologías de la

Información archivístico

SUBTIADE

1 320 5 13 PGD Territorial INTERNO Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33) Entidades vigiladas GIVGrupo Inspección y

Vigilancia - GIV NO GIV

56 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 57: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

2 320 5 13Plan de Mejoramiento Archivístico -

PMAINTERNO Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33) Entidades vigiladas GIV

Grupo Inspección y

Vigilancia - GIV NO GIV

1 110 5 13 SIG - Auditorías internas INTERNO NTC 1000: 2009Oficina Asesora de

PlaneaciónOAP

Oficina de Control

Interno - OCINO OCI (procedimiento)

1 200 5 13Derechos de Petición, Quejas,

ReclamosINTERNO

Art. 24 Ley 1437 de 2011

Art. 76 Ley 1474 de 2011Secretaria General SG

Oficina de Control

Interno - OCINO SG

1 220 5 13 Bienestar Social e Incentivos INTERNO

De conformidad con la

metodología para la elaboración

del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión numeral

2.4.4 El programa de bienestar

Social e incentivos harán parte

integral del Plan estratégico de

recursos humanos y su

elaboración debe efectuarse con

la participación de la comisión de

personal.

El programa de bienestar social de

conformidad con los artículos 70 y

75 del Decreto 1227 de 2004,

comprende dos áreas, que son la

Calidad de vida laboral y la

protección y servicios Sociales. En

desarrollo de estos programas las

entidades deberán medir por lo

menos cada dos años el clima

laboral y definir estrategias de

intervención.

El programa de incentivos tiene

como objetivo crear un ambiente

laboral propicio al interior de las

entidades, así como reconocer el

desempeño de los servidores

púbicos y de los equipos de

trabajo. Es por ello que se hace

necesario contar con un informe

ya que el mismo permitira la toma

de decisiones.

Grupo de Gestión

HumanaGGH

Comisión de Personal

como insumo para la

elaboración del

Programa de

Bienestar y el Plan de

formación y

capacitación

NO GGH

57 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 58: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

2 220 5 13 Informe de capacitación INTERNO

De conformidad con la

metodología para la elaboración

del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión numeral

2.4.3, con el propósito de

organizar la capacitación

internamente, se formulará con

una periodicidad mínima de un

año el plan institucional de

capacitación, de acuerdo con lo

previsto en la Ley y en el Plan

Nacional de Formación y

Capacitación y debe estar

articulado con el Plan Estratégico

de Recursos Humanos.

El Plan Institucional de

Capacitación - PIC incluye los

Proyectos de Aprendizaje en

Equipo (PAE) que formulen los

empleados según sus

necesidades, la planeación

institucional y las prioridades de la

entidad Las orientaciones para

formular los PIC están contenidas

en la guía metodológica que se

encuentra en la página web de la

ESAP y el DAFP. Por lo anterior

se hace necesario contar con un

informe que permita la

estructuración del Plan de

Formación y Capacitación.

Grupo de Gestión

HumanaGGH

Comisión de Personal

como insumo para la

elaboración del

Programa de

Bienestar y el Plan de

formación y

capacitación

NO GGH

58 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 59: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

3 220 5 13 Informe Historias Laborales INTERNO

Este informe puede ser eliminado

dado que el mismo se generó por

una necesidad coyuntural y la

dependencia meneja un FUID, el

cual se constituye en el informe de

entrega de la transferencia y de

encuentra debidamente

reglamentado para el proceso de

transferencia.

Grupo de Gestión

HumanaGGH

Se elabora para

efectuar la

transferencia y

manejar el inventario

documental

NO GGH

4 220 5

Cumplimiento del Plan de actividades

del Sistema de Seguridad y la Salud

en el Trabajo

INTERNO

Decreto 1562 de 2012, solicita la

aplicación de indicadores de

gestión frente al sistema razón por

la cual es necesario la generación

de informes para la generacion de

estadisticas.

Grupo de Gestión

HumanaGGH NO GGH

6 220 5 13 Certificaciones laborales INTERNO

Se requiere en aplicación del

PHVA, que permite mejorar la

prestación del servicio incorporar

un informe de medición que

permita evaluar la emisión de

certificaciones laborales con y sin

funciones así como la pertinencia

de la implementación de un

software.

Grupo de Gestión

HumanaGGH NO GGH

7 220 5 13 Actas de posesión INTERNO

Se requiere la generación de

informe que detalle el consecutivo

de las actas el cual debe ser

generado actualmente y por

solicitud de la CGR- Auditoría

2013

Grupo de Gestión

HumanaGGH NO GGH

8 220 5 13 De Gestión INTERNO

Se genera al interior de todas las

dependencias a efecto de que

sirva como insumo para la

elaboracion de los informes que

deba rendir la Dirección General

Secretaría General GGH NO GGH

9 220 5 13 Evaluación funcionarios provisionales INTERNO

Se hace necesario generar

informe de conformidad con lo

establecido en la Resolución No.

386 de 2014.

Grupo de Gestión

HumanaGGH NO GGH

59 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 60: Agn Trd Act2014

Dep.

item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME

(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA

TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES

11 220 5 13 Entrega de carnés INTERNO

Se requiere en aplicación del

PHVA, en aras de permitir mejorar

la prestación del servicio

incorporar un informe de medición

que permita evaluar la emisión y

recepción de carne.

Grupo de Gestión

HumanaGGH NO GGH

Fecha actualización: NOVIEMBRE 2014

60 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 61: Agn Trd Act2014

CN. Constitución Política de Colombia.

Ley 527 de 1999Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las

firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Ley 872 de 2003Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras

de servicios.

Reglamentada el Decreto 4110 de 2004 y

parcialmente por el Decreto 4295 de 2007

Ley 962 de 2005por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y

entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

Ley 1221 de 2008 Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones. Decreto 884 de 2012

“Por medio del cual se reglamenta la Ley

1221 de 2008 y se dictan otras

disposiciones.” (Teletrabajo)

Ley 1273 de 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la

información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las

comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1341 de 2009

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposicionesDecreto 2693 de 2012

Por el cual se establecen los lineamientos

generales de la Estrategia de Gobierno en

Línea de la República de Colombia, se

reglamentan parcialmente las Leyes 1341

de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras

disposiciones.

Ley 1437 de 2011Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo. (Capítulo IV Utilización de

Medios electrónicos en el procedimiento administrativo.)

Decreto Ley 019 de 2012

Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la

administración pública, establece en los artículos 4° y 14° el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y

en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la

administración pública.

Ley 1564 de 2012

Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las

tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y los trámites de los procesos

judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes.

NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma

NORMOGRAMA

OHSG 2014 61 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 62: Agn Trd Act2014

NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma

NORMOGRAMA

Ley Estatutaria 1581 de

2012

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.Reglamentada parcialmente por el Decreto

1377 de 2013.

Ley 1712 de 2014Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan

otras disposiciones.

Decreto 2150 de 1995Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración

Pública.

Decreto 1747 de 2000por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los

certificados y las firmas digitales.Decreto 333 de 2014

"Por el cual se reglamenta el artículo 160

del Decreto-ley 19 de 2012"

Decreto 019 de 2012Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la

Administración Pública.

Reglamentado por los Decretos 734 y

1450 de 2012.

Decreto 884 de 2012 Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones. (Teletrabajo)

Decreto 2126 de 2012MinCultura. Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias.

Decreto 2482 de 2012 DAFP. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y control.

Decreto 2578 de 2012MinCultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga

el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Decreto 2609 de 2012MinCultura. Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de

2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”

Decreto 2693 de 2012MinTIC. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de

Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones"

Decreto 1515 de 2013

MinCultura. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de

documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan

los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones".

Resolución 126 de 2012AGN. Por medio de la cual se establecen los lineamientos para la implementación de la Directiva Presidencial No. 004 de

2012

Resolución 648 de 2012AGN. Por medio del cual modifica parcialmente la Res. 352 de 2011, mediante la cual se adopta el Reglamento Interno de

Archivo y Gestión Documental del AGN”Resolución 089 de 2013

AGN. Por medio del cual se adopta el

nuevo Reglamento Interno de Archivo y de

Gestión Documental del Archivo General

de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Resolución 073 de 2013

OHSG 2014 62 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 63: Agn Trd Act2014

NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma

NORMOGRAMA

Resolución 089 de 2013 AGN. Por medio del cual se adopta el nuevo Reglamento Interno de Archivo y de Gestión Documental del Archivo General de

la Nación Jorge Palacios Preciado.

Resolución 149 de 2013 AGN. Por el cual se conforma el Comité de Convivencia 2013 - 2015

Resolución 323 de 2013 AGN. Por el cual se crea el PreComité evaluador de documentos del AGN

Resolución 352 de 2013AGN. Por la cual se regulan las políticas de seguridad informática y el uso adecuada de la tecnología para el procesamiento

de información en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Resolución 469 de 2013AGN. Por la Cual se aprueba la modificación del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las

funciones de sus dependencias.

Resolución 582 de 2013 AGN. Por la cual se conforma la Comisión de Personal del Archivo General de la Nación para el período 2013-2015"

Resolución 773 de 2013AGN. Por la cual se crea la Brigada de Emergencias del Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado y se deroga

la Resolución 381 de 2010.

Resolución 012 de 2014 AGN. Constitución de Caja Menor y responsables de su manejo.

Resolución 364 de 2014 AGN. Programa de Inducción y reinducción de funcionarios

Resolución 376 de 2014AGN. Por la cual se actualizan los códigos y siglas asignadas a las dependencias del Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado.

Resolución 473 de 2014 AGN. Reglamento para la admón y gestión del correo electrónico.

Acuerdo 007 de 1994 AGN. Reglamento General de Archivos (Glosario)

Acuerdo 047 de 2000Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general

de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación

Acuerdo 048 de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre

conservación preventiva, conservación y restauración documental".

Acuerdo 049 de 2000AGN. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos

sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 050 de 2000AGN. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de

Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Acuerdo 060 de 2001AGN. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 037 de 2002

AGN. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito,

custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 008 de 2014

Acuerdo 038 de 2002 AGN. Por el cual se desarrolla el artículo 15  de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 039 de 2002AGN. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en

desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 004 de 2013

Derogado por el AGN. Acuerdo 004 de

2013.

OHSG 2014 63 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 64: Agn Trd Act2014

NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma

NORMOGRAMA

Acuerdo 042 de 2002

AGN. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único  Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y

26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 027 de 2006 AGN. Modifica el Acuerdo 07 de 1994 “Reglamento General de Archivos” actualiza Artículo 67 – Glosario.

Acuerdo 003 de 2013AGN. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 25 78 de 2012, se adoptan y reglamenta el Comité Evaluador de

Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 004 de 2013

AGN. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de

Valoración Documental.

Acuerdo 005 de 2013AGN. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación de los archivos en las entidades públicas y privadas

que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 002 de 2014AGN. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta

de los expedientes de archivo y se establecen otras disposiciones.

Acuerdo 006 de 2014AGN. Por medio de la cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de documentos" de la Ley 594

de 2000.

Acuerdo 007 de 2014AGN. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras

disposiciones"

Circular 012 de 2004 AGN – DAFP Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales).

Circular Externa 002 de

2009AGN. Tablas de Retención Documental – TRD.

Circular Externa 002 de

2012AGN. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.

Circular Externa 005 de

2012

AGN. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de

la iniciativa Cero Papel.

Circular Externa 001 de

2013AGN. Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012

Circular Externa 001 de

2014AGN. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.

DP 004 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamiento de la política de cero papel en la administración pública.

Circular 002 de 2010 COINFO. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO.

Circular 004 de 2010COINFO. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. (Incluye

Anexo técnico)

NTC-ISO 15489-1 Información y Documentación - Gestión de Documentos. Parte. Generalidades.

NTCGP 1000 : 2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – primera Actualización.

OHSG 2014 64 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 65: Agn Trd Act2014

NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma

NORMOGRAMA

NTC 3723Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de

operación.

NTC 4080Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de

Microfilmes.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística

NTC 4436 Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238 Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.

NTC 5421 Micrografía medición de densidad de microfilmes.

NTC ISO 27000

ISO 30300 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos – Fundamentos y vocabulario

ISO 30301 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos – Requisitos

ISO 30302 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Guía de Implementación.

ISO 30303 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Requisitos para auditores y certificadores.

ISO 30304 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Guía de Evaluación.

Documento Modelo de  Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Moreq). 2001

Guía AGN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. 2005.

OHSG 2014 65 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 66: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 1

Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y

su conformidad con las políticas del Sector Cultura.

Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 2

Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la

Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos

estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al

Plan Nacional de Desarrollo.

Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 3

Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de

Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas

pertinentes.

Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 4

Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo

de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo

administrativo.

Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 5Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestión institucional presentadas

por la Administración de la entidad.Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 6

Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que

consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier

reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de

creación o reestructuración.

Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 7 Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo. Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 8 Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados. Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 9

Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función

archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre

aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo

archivístico a nivel nacional y territorial.

Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 10 Expedir su propio reglamento. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 11 Las demás que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 1

Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para

facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio

documental.

Dec. 2126

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 2

Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos

archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con

fines culturales, científicos, históricos o técnicos.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 3Dirigir, coordinar y controlar la gestión de los archivos públicos, promoviendo el

desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías para su adecuado funcionamiento. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 4Dirigir y orientar las políticas de fortalecimiento de la cultura archivística y promover

y definir los espacios de desarrollo en esta materia.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 5

Dirigir, orientar y coordinar las acciones referentes a la imposición de multas y

sanciones a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas por

incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias vigentes.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Actualizado por LMRC / OHSG 66 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 67: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 6

Aprobar la publicación de obras de interés archivístico, impresas y digitales que

contribuyan a difundir los avances de la archivística, las actividades de la Entidad y

su patrimonio documental o de otros archivos de interés cultural.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 7Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios

prestados por la Entidad.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 8Cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones

del Consejo Directivo.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 9 Ejercer la representación legal de la Entidad. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 10 Someter a consideración del Consejo Directivo los asuntos de su competencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 11Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas del

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de su personal.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 12

Expedir los actos administrativos y celebrar los contratos necesarios para la gestión

administrativa, los convenios de cooperación financiera o técnica nacional e

internacional, estableciendo relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

Dec. 2126 100 DG 1 Actos Administrativos

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 13

Promover y gestionar las relaciones y convenios interinstitucionales, las alianzas

estratégicas para el fortalecimiento de las funciones archivísticas en general y de

cooperación nacional o internacional, en materias técnicas o financieras.

Dec. 2126 100 DG 22 Convenios de Cooperación

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 14Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,

culturales, de investigación y con archivos extranjeros.Dec. 2126 100 DG 22 Convenios de Cooperación

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 15

Presentar un informe anual de resultados de la gestión institucional al Presidente de

la República, por intermedio del Ministerio de Cultura. Así mismo, presentar

informes semestrales de los resultados de la gestión institucional al Consejo

Directivo.

Dec. 2126 100 DG 5

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 16Ejercer la función de control disciplinario en segunda instancia, en los términos de

la Ley 734 de 2002 o de las normas que la modifiquen.Dec. 2126 100 DG 36

Investigaciones disciplinarias

2da. Instancia

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 17

Crear, conformar, asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así

como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los

objetivos y funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

mediante acto administrativo, dentro del marco de su competencia.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 18

Garantizar en la entidad la aplicación de la Ley 87 de 1993 y del Sistema Integrado

de Gestión, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que las modifiquen y

adicionen.

Dec. 2126 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 19

Establecer los parámetros y orientaciones a las dependencias de la entidad, en la

formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas,

planes, programas y proyectos,promoviendo y apoyando la implementación de una

cultura de la gestión orientada por resultados.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 20

Formular el anteproyecto de presupuesto de la entidad para cada vigencia y los

proyectos de modificación presupuestal, para presentarlos a consideración del

Consejo Directivo y tramitarlos ante las autoridades competentes.

Dec. 2126 110 17 2 Anteproyecto de Presupuesto

Actualizado por LMRC / OHSG 67 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 68: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 21Dirigir, coordinar y controlar la recuperación, preservación y custodia del acervo

documental propio y el de la Nación. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 22 Dirigir el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos. Dec. 2126 310 Red Nacional de Archivos

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 23Las demás que le señalen la Ley, los estatutos internos y las demás normas legales

vigentes.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP1

Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado en los aspectos técnicos, económicos y administrativos. Dec. 2126

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP2

Asesorar al Director General en la formulación, orientación, coordinación, control y

evaluación de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de

desarrollo y los aspectos sociales, económicos, culturales, científicos y tecnológicos

de la actividad archivística del país.

Dec. 2126 110 OAP

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP3

Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las demás dependencias, en el

diseño, formulación y ejecución de los planes, programas y proyectos para el

cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Dec. 2126 110 OAP

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP4

Realizar seguimiento a la gestión y resultados de la entidad y llevar las estadísticas

e indicadores, reportando periódicamente dicha información a la Dirección General

y a otras entidades de la administración pública.

Dec. 2126 110 OAP

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP5

Orientar la preparación, formulación, ejecución y seguimiento del plan estratégico

de la Entidad y proponer la implementación de herramientas de gestión y

mejoramiento continuo.

Dec. 2126 110 OAP 8 13 Plan Estratégico

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP6

Estructurar, definir, priorizar y administrar el banco de planes, programas y

proyectos de la entidad, tramitando el registro y viabilidad de los proyectos por

vigencias.

Dec. 2126

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP7

Brindar apoyo a la Dirección General y a las demás dependencias de la entidad en

la formulación de los proyectos de inversión y realizar el seguimiento y evaluación a

su ejecución.

Dec. 2126 110 OAP 18 1 Proyecto de Inversión Nacional - DNP

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP8

Preparar los planes y programas de la entidad y elaborar el anteproyecto de

presupuesto en cada vigencia fiscal que se requiera para su ejecución, atendiendo

para tal efecto las directrices del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del

Departamento Nacional de Planeación.

Dec. 2126 110 OAP 17 2 Anteproyecto de Presupuesto

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP9

Programar las modificaciones al presupuesto de inversión y darle el trámite

correspondiente.Dec. 2126

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP10

Asesorar, orientar y asistir la formulación de los objetivos, los procesos y el plan de

acción, necesarios para el diseño del Sistema Integrado de Gestión, coordinando su

desarrollo y actualizando permanentemente los procesos y procedimientos de la

entidad con las demás dependencias.

Dec. 2126 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP11

Fomentar la elaboración de estudios e investigaciones que permitan mejorar la

formulación y orientación de los programas institucionales. Dec. 2126

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP12

Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar

las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes

de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General

y a los organismos competentes.

Dec. 2126 110 OAP 5 13 Informe de Gestión Institucional

Actualizado por LMRC / OHSG 68 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 69: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP12

Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar

las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes

de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General

y a los organismos competentes.

Dec. 2126 110 OAP 28 4 Rendición Pública de Cuentas

110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -

OAP13

Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 1

Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias y grupos internos

de trabajo de la entidad en los asuntos jurídicos relacionados con las competencias

asignadas a cada una de ellas.

Dec. 2126 120 OAJ

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 2

Asesorar a la Dirección General y coordinar con las demás dependencias de la

Entidad el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico, así como

conceptuar sobre la interpretación de normas legales inherentes a las funciones de

la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la

administración.

Dec. 2126 120 OAJ

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 3Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las

dependencias en el desarrollo de los mismos. Dec. 2126 120 - OAJ 21 1 Contratos estatales

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 4

Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el

Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

teniendo en cuenta su pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos

internos.

Dec. 2126 120 2 1

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 5Elaborar los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.Dec. 2126 120 - OAJ 21 1 Contratos estatales

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 6

Revisar los proyectos de normas internas, los convenios nacionales e

internacionales, los contratos y demás actos administrativos que deba suscribir el

Director General.

Dec. 2126

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 7Coordinar y tramitar los actos administrativos que deban ser sometidos para

aprobación de la Dirección General de la Entidad.Dec. 2126 120 - OAJ Actos Administrativos

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 8Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.Dec. 2126

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 9

Elaborar los conceptos técnicos que soliciten los particulares y las entidades

públicas y privadas, relacionados con la normatividad colombiana en materia de

archivos y gestión documental, así como sobre su interpretación y aplicación.

Dec. 2126 120 - OAJ 2 2 Conceptos Técnicos

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 10Asesorar a la Dirección General en la formulación de normas que deba expedir el

Consejo Directivo o el Director General.Dec. 2126 120 OAJ

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 11

Dirigir la recopilación y actualización de las disposiciones legales y jurisprudenciales

relativas a las actividades y funciones administrativas, facilitar su consulta y

divulgación.

Dec. 2126

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 12Coordinar y apoyar la respuesta y trámite de los recursos que se interpongan a los

actos administrativos que expida la entidad y realizar su seguimiento.Dec. 2126 120 - OAJ Recursos Administrativos

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 13

Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado, en los procesos y actuaciones que se instauren en su

contra o que éste deba promover, mediante poder otorgado por el Director General

y supervisar el trámite de los mismos.

Dec. 2126

Actualizado por LMRC / OHSG 69 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 70: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 14Analizar y proyectar para la firma del Director General, los actos administrativos que

deba suscribir conforme a la Constitución Política y la ley. Dec. 2126

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 15Asistir a la Dirección General en la sustanciación y proyección de los fallos de

segunda instancia en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Entidad. Dec. 2126 100 DG 36 Procesos internos Disciplinarios. 2da. Instancia

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 16Velar por el cumplimiento de todos los Sistemas de Información que establezca el

Estado para la vigilancia de la contratación estatal.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 17

Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades

jurisdiccionales, de Policía, del Ministerio Público, al igual que las presentadas por

particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la

Oficina.

Dec. 2126

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 18

Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción

coactiva y efectuar el cobro de las multas impuestas a favor del Tesoro Nacional o

del Archivo General de la Nación por parte de las autoridades competentes.

Dec. 2126 120 - OAJ 93 Cobros coactivos

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 19

Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones

jurídicas relacionadas con las funciones del Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, que no correspondan a otras dependecias de la entidad.

Dec. 2126 120 - OAJ Recursos Administrativos / Revocatorias Directas

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 20Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 1Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del

Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad. Dec. 2126 130 OAJ

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 2

Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura

de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los

servicios de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 3

Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar

recomendaciones al Director General, haciendo énfasis en los indicadores de

gestión diseñados y reportados periódicamente.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 4

Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes,

programas, proyectos y metas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado, así como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a

su implementación.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 5

Asesorar, acompañar y apoyar a los servidores del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control

Interno y mantener informado al Director General sobre la marcha del Sistema.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 6

Preparar y consolidar el Informe de Rendición de Cuenta Fiscal que debe

presentarse anualmente a la Contraloría General de la República al comienzo de

cada vigencia.

Dec. 2126 130 - OCI 5 9Informes a Organismos de Control

(Informe de Rendición de cuenta fiscal)

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 7

Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los

organismos de control respecto de la gestión del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado.

Dec. 2126 130 - OCI 5 9 Informes a Organismos de Control

Actualizado por LMRC / OHSG 70 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 71: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 8

Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado

de Gestión Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus

recomendaciones.

Dec. 2126 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 9

Actuar como interlocutor frente a la Contraloría General de la República en

desarrollo de las auditorías regulares y en la recepción, coordinación, preparación y

entrega de cualquier información que requieran de esta entidad en el nivel nacional

o en el nivel territorial.

Dec. 2126

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 10Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora continua del

Sistema de Gestión Integral en la dependencia. Dec. 2126 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 11Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 1

Asesorar al Director General y a las demás dependencias en la formulación y

aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la

administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la

entidad.

Dec. 2126 230 GRFGRUPO GESTION HUMANA

GRUPO RECURSOS FÍSICOS

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 2

Desarrollar las políticas y programas de administración del talento humano,

bienestar social, selección, registro y control, capacitación e incentivos de

conformidad con las normas legales vigentes.

Dec. 2126 220 - GGH

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 3

Velar porque la contabilidad general, la ejecución presupuestal y el registro de

contratos, se cumplan de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y

preparar y presentar los informes relacionados.

Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 4

Dirigir la prestación de los servicios de archivo y gestión documental del Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado y la atención de peticiones, quejas y

reclamos que presenten los ciudadanos.

Dec. 2126 210 GAGD NA NA

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 5

Propender por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo,

relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de

carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos

técnicos, materiales, físicos y financieros del Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado.

Dec. 2126 110 - OAP

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 6

Dirigir, coordinar y controlar los procesos para garantizar la adecuada y oportuna

prestación de los servicios de transporte, vigilancia y demás servicios generales

necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad

con las normas legales vigentes.

Dec. 2126 230

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 7

Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores,

la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los

elementos, equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento del Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado, velando especialmente porque se

cumplan las normas vigentes sobre estas materias.

Dec. 2126 120 / 240

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 8

Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra los

funcionarios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y resolverlas

en primera instancia de conformidad con la Ley 734 de 2002 y demás normas

complementarias.

Dec. 2126 200 - SG 36 Procesos Internos Disciplinarios (1a. Instancia)

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 9Ejercer las funciones de Secretaría Técnica del Consejo Directivo y refrendar los

actos expedidos por el mismo.Dec. 2126 200 - SG 13 4 Actas Consejo Directivo

Actualizado por LMRC / OHSG 71 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 72: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 10Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y el Plan Anual

Mensualizado de Caja de la Entidad en coordinación con las dependencias.Dec. 2126 120 / 250

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 11

Dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Compras del Archivo General de la

Nación Jorge Palacios Preciado, en coordinación con los planes de acción de las

dependencias.

Dec. 2126 240 8 20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios

200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 12Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD1

Coordinar y administrar la recepción, radicación, distribución de las comunicaciones

oficiales internas y externas de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y

eficienciencia en el servicio.

Res. 469 210 GAGD NA NAla recepción, radicación, distribución de las comunicaciones oficiales

internas y externas de la Entidad

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD2 Adelantar las actividades relacionadas con la gestión documental de la Entidad. Res. 469 210 GAGD 8 19 Programa de Gestión Documental - PGD.

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD3

Administrar los archivos administrativos de la Entidad durante la fase de gestión y

central.Res. 469 210 GAGD NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD4 Coordinar, preservar, mantener y custodiar el archivo central institucional. Res. 469 210 GAGD NA NA Custodia del Archivo Central

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD5 Actualizar las Tablas de Retención Documental del AGN. Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental - TRD

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD6

Prestar asistencia técnica sobre el manejo de los archivos de gestión en las

diferentes dependencias. Res. 469 210 GAGD 14 2 Asistencia Técnica Interna

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD7

Establecer y controlar el cronograma de transferencias primarias de las diferentes

dependencias al archivo central y propender por su cumplimiento. Res. 469 210 GAGD 70 1 Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN)

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD8

Revisar, aprobar y recibir las transferencias primarias de las diferentes

dependencias al archivo central. Res. 469

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD9

Verificar que las dependencias de la Entidad cuenten con inventarios de

documentos actualizados durante la etapa de archivo de gestión.Res. 469 210 GAGD 26 4 Inventario de documentos de dependencia

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD10

Administrar el Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo de la

entidad (SGDEA)Res. 469 210 GAGD 11 7

Proyecto sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo -

SGDEA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD11

Velar por el cumplimiento de las disposiciones del Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo en lo de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD12

Velar por el cumplimiento del reglamento Interno de Archivo y Gestión Documental

de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD13 Participar en el proceso de planeación de los documentos de la Entidad. Res. 469

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD14

Diseñar, implementar, hacer seguimiento y actualizar el Programa de Gestión de

Documentos del AGN.Res. 469 210 GAGD 8 19 Programa de Gestión de Documentos

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD15

Administrar y ejecutar los procesos de microfilmación y digitalización de los

documentos durante su etapa de gestión y central.Res. 469 210 GAGD NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD16

Coordinar con los Grupos de Gestión Humana y de Sistemas, así como con la

Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar, la verificación de las

comunicaciones pendientes en el sistema de gestión de documentos electrónicos

cuando los funcionarios se ausenten por alguna situación administrativa o cuando

los contratistas finalicen su relación contractual con la Entidad y tengan asignado

usuario en el sistema.

Res. 469 210 GAGD NA NAverificación de las comunicaciones pendientes en el sistema de

gestión de documentos electrónicos usuario en el sistema.

Actualizado por LMRC / OHSG 72 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 73: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD17 Presentar los informes que le sean solicitados de acuerdo con sus funciones. Res. 469 210 GAGD NA NA Presentación de informes

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD19

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño, entre

otras).

Res. 469 220 - GGH NA NA

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD20

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD21

Participar en el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el trabajo, ambiental y seguir las directrices que sobre el particular se

impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD22 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD23

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD24

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD25

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 210 GAGD 26 1 Inventario de transferencias primarias

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD26

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD27

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento a

dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de

Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD28

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar

oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de

la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL - GAGD29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 1

Planear, organizar, controlar y velar por el despliegue de las diferentes actividades

tendientes al cumplimiento y aplicación de las normas relacionadas con el empleo

público, la carrera administrativa y la gerencia pública.

Res. 469

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 2Elaborar y controlar el cumplimiento del plan estratégico de recursos humanos, el

plan anual de vacantes y los proyectos de planta de personal.Res. 469

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 3

Someter a consideración de la Dirección General, las actualizaciones o

modificaciones del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias

Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General

de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 4 Elaborar el programa bianual de inducción y re inducción de la Entidad. Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 73 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 74: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 5Elaborar el reglamento de Higiene y seguridad industrial y velar por su estricto

cumplimiento.Res. 469 220 - GGH 8 22 Seguridad Industrial

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 6Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante el

proceso de selección por méritos.Res. 469 220 - GGH NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 7

Proponer a la Dirección General y a la Secretaría General las acciones

encaminadas a la realización de los procesos de selección o concurso y adelantar

las actividades necesarias para tal fin.

Res. 469 220 - GGH NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 8

Coordinar, verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, para el ingreso al

empleo público; así como para los procesos de encargo, comisión para

desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, de acuerdo con lo

establecido en la normatividad vigente.

Res. 469 220 - GGH NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 9

Solicitar y tramitar ante la Entidad Certificadora, la emisión, revocación, suspensión

y renovación de los Certificados Digitales de los funcionarios del AGN habilitados

para el uso de los mismos, atendiendo el procedimiento interno que se adopte para

tal efecto.

Res. 469 210 GAGD NA NA Certificados digitales

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 10Coordinar y adelantar las acciones necesarias para la suscripción de los acuerdos

de gestión y velar porque se realice la respectiva evaluación.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 11

Elaborar los actos administrativos referentes a nombramientos, retiros, encargos,

asignación de primas, comisiones, así como procesar oportunamente las

novedades de personal y realizar las respectivas comunicaciones.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 12Elaborar las actas de posesión, llevar el consecutivo de las mismas, verificar y

certificar el cumplimiento de los requisitos para desempeño de un cargo.Res. 469 220 - GGH 13 9 Actas de Posesión

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 13Responder por el proceso de identificación corporativa (carné) de los funcionarios,

practicantes y contratistas de prestación de servicios de apoyo de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 14 Participar en el diseño y conformación de los diferentes grupos internos de trabajo. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 15Emitir certificaciones relacionadas con tiempo de servicio y funciones realizadas por

los servidores públicos activos e inactivos, cuando le sean requeridas. Res. 469 220 - GGH NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema

de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.Res. 469 220 - GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema

de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.Res. 469 220 - GGH 8 16 Sistema de Estimulos

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema

de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.Res. 469 220 - GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 17

Implementar y coordinar el desarrollo del Sistema de Evaluación del Desempeño

para los funcionarios de la Entidad, acorde con los criterios legalmente establecidos

y los procedimientos adoptados por la Comisión Nacional del Servicio Civil y velar

por su correcta aplicación.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 74 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 75: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 18Mantener actualizado el plan de salud ocupacional y velar por su estricto

cumplimiento.Res. 469

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 19 Preparar los proyectos de actos administrativos de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 20Coordinar, verificar y aprobar la liquidación mensual de la nómina de la planta de

personal para su correspondiente ordenación por parte del Director General.Res. 469 220 - GGH liquidación mensual de la nómina

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 21

Coordinar con los Grupos de Archivo y Gestión Documental y de Sistemas, así

como con la Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar, la verificación de

las comunicaciones pendientes en el sistema de gestión de documentos

electrónicos cuando los funcioarios se ausenten por alguna situación administrativa

o cuando los contratistas finalicen su relación contractual con la Entidad y tengan

asignado usuario en el sistema.

Res. 469

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 22

Responder por el manejo, organización guarda y mantenimiento de los expedientes

de historias laborales y demás documentos de archivo relacionados con los

servidores públicos de la Entidad.

Res. 469

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 23 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 24

Atender oportunamente las situaciones administrativas que las dependencias

reporten al Grupo de Gestión Humana, tales como vacaciones, licencias,

incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del

desempeño entre otras.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 25Apoyar la elaboración y presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en

equipo de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin.Res. 469 220 - GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 26Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 27Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 28Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 220 - GGH 26 1 Inventario de transferencias primarias

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 29Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 30

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del grupo, así como dar cumplimiento a

dichos planes y reportar oportunamente su ejecución en la Oficina Asesora de

Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 31

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los

avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en

coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 32Aportar la información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de

Representantes de conformidad con el artículo 310 de la Ley 5 de 1992.Res. 469 130 - OCI 5 9 Informes a organismos de control

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 33Supervisar la ejecución de los contratos que se celebren con ocasión del desarrollo

de los planes y programas de la dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA Supervisión de contratos

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 34Participar en la elaboración de los trámites y diligencias previas a la elaboración de

los contratos que sean de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 35 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

Actualizado por LMRC / OHSG 75 Grupo de Archivo y Gestión Documental

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DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 1Organizar la prestación de los servicios relacionados con almacén, inventarios,

servicios administrativos y administración del parque automotor.Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 2Garantizar el suministro de bienes y servicios a las dependencias para un mejor

desempeño y logro de sus objetivos institucionales.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 3

Exigir, verificar y hacer seguimiento de las pólizas de seguro y las garantías

otorgadas para amparar el funcionamiento de equipos y la prestación de los

servicios de mantenimiento, vigilancia, aseo y cafetería, así como la utilización

adecuada de las instalaciones, muebles y equipos destinados al servicio de la

Entidad.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 4

Coordinar las actividades relacionadas con el levantamiento, actualización y toma

física de los inventarios individuales, por dependencias y en bodegas, así como de

baja de elementos y comunicar a la Secretaría General, los faltantes en los mismos,

con el fin de que se adopten las medidas pertinentes.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 5Tramitar los siniestros a que haya lugar, en caso de pérdida de bienes de propiedad

del AGN.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 6

Atender las solicitudes de servicio de mantenimiento, en lo referente a electricidad,

plomería, pintura, carpintería, instalaciones de equipos y otras reparaciones

locativas del AGN.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 7Elaborar y ejecutar las actividades del Plan de Acción de los proyectos de

presupuesto de inversión y solicitar las reprogramaciones a que haya lugar.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 8Elaborar el Plan de Mantenimiento Preventivo y corrrectivo de los bienes de la

Entidad.Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 9 Verificar y controlar el pago de servicios públicos e impuestos (predios y vehículos). Res. 469 250 44 Comprobantes de Diario

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 10Coordinar y controlar las labores del personal destinado a las actividades de

mantenimiento, aseo, cafetería, vigilancia y servicio de transporte de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 11Supervisar la ejecución de los contratos de que se requieran para el óptimo

funcionamiento de la Entidad de acuerdo con su competencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA Supervisión de contratos

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 12Participar en la elaboración de los trámites y diligencias previas a la elaboración de

los contratos que sean de su competencia.Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 13Coordinar las adecuaciones de espacio y apoyar las actividades logísticas

requeridas para los eventos en la Entidad.Res. 469 230 Coordinar

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 14 Controlar los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad. Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 15 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 16

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 17

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 18

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

Actualizado por LMRC / OHSG 76 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 77: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 19 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la Entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 20Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 21Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 22Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 230 26 1 Inventario de transferencias primarias

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 23Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 24

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 25

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los

avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en

coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 26

Elaborar y mantener actualizado un procedimiento de seguridad de la entidad,

efectuando la divulgación del mismo y su aplicación por parte de funcionarios y

contratistas de la Entidad.

Res. 469

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 27Aportar la información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de

Representantes, de conformidad con el artículo 310 de la Ley 5 de 1992.Res. 469 130 - OCI 5 9 Informes a organismos de control

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 28 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA1

Elaborar conjuntamente con las dependencias el Plan General de Compras de

funcionamiento para la vigencia fiscal siguiente. Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA2

Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, a partir del Plan de Acción Institucional, de

los Planes de Acción de Proyectos de Inversión y de Venta de Servicios, teniendo

en cuenta la distribución presupuestal según el Decreto de Liquidación de

Presupuesto y la Resolución Interna de Desagregación.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA3

Realizar el tramite para publicación en la página web de la Entidad del Plan General

de Compras, una vez sea aprobado por el Director General y actualizarlo cada vez

que se requiera.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA4

Elaborar y actualizar el Plan de Contratación de Bienes y Servicios, cada vez que se

requiera con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, a partir del Plan General de

Compras aprobado.

Res. 469 240 8 20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA5

Recibir de las Dependencias las solicitudes de Estudios de Mercado, junto con la

totalidad de los anexos, incluyendo las fichas técnicas de los bienes y servicios

requeridos con toda la información necesaria de acuerdo con los procedimientos de

la Entidad.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA6

Tramitar las solicitudes de información de precios incorporando en ellas los posibles

costos indirectos e indicando los riesgos asociados a cada proceso, lo anterior

teniendo en cuenta las disposiciones legales.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 77 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 78: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA7

Elaborar los Estudios de Mercado, de acuerdo con el procedimiento establecido y

efectuar el análisis que soporta el valor estimado del contrato, variables utilizadas

para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el

de posibles costos asociados al mismo con base en la información allegada por los

posibles proveedores.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA8

Brindar acompañamiento a las dependencias, en la elaboración de los Estudios de

Conveniencia y Oportunidad. Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA9

Ajustar y actualizar la base de datos de proveedores teniendo en cuenta los bienes

y servicios del Plan Anual de Adquisiciones y registrar la evaluación que asignen los

supervisores a los proveedores de conformidad con los procedimientos que se

establezcan.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA10

Crear, ajustar y/o actualizar los procedimientos necesarios para adelantar las

actuaciones administrativas asociadas a la adquisición de bienes y servicios y

asegurar el cabal desarrollo de los estudios previos para la contratación.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA11

Preparar los informes para los entes de control y autoridades judiciales y o

administrativas que le sean requeridos.Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA12 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA13

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño, entre

otras).

Res. 469 220 - GGH NA NA

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA14

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación de

aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA15

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA16 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA17

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA18

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA19

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 240 26 1 Inventario de transferencias primarias

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA20

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA21

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

Actualizado por LMRC / OHSG 78 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 79: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA22

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los

avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en

coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

240240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA23 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF1

Participar en la programación integral y en la elaboración del anteproyecto anual de

presupuesto.Res. 469 OAP - Oficina Asesora de Planeación

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF2

Llevar en los libros establecidos por las normas presupuestales los registros de

carácter presupuestal.Res. 469 250 48 1 Libros presupuestales (SIIF)

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF3

Registrar y realizar las modificaciones presupuestales que se den en el transcurso

de la vigencia, por Decretos, Acuerdos y Resoluciones. Res. 469 250 48 3 SECRETARIA GRAL/SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF4 Controlar que la ejecución del presupuesto se cumpla con sujeción a la Ley. Res. 469 250 47 1 Ejecución Presupuestal Anual (SIIF)

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF5

Solicitar la incorporación en el presupuesto de la Entidad, los recursos que se

generen durante el año fiscal, derivados del cobro de las tarifas por la prestación de

los servicios archivísticos.

Res. 469 250 5 8 SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF6

Poner a consideración de la Dirección General, los estudios y documentos que

legalmente se requieran para hacer modificaciones al presupuesto y al programa

anual de caja.

Res. 469 250 48 3 SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF7

Expedir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, de conformidad

con la Ley Anual de Presupuesto y demás disposiciones legales vigentes.Res. 469 250 47 SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF8

Preparar conjuntamente con la Oficina de Planeación, el programa anual de caja y

controlar que su ejecución se ajuste a los planes de acción de la entidad.Res. 469 250 5 OPA

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF9

Elaborar los informes periódicos de ejecución presupuestal para los Organismos de

Control y demás Entidades que lo requieran.Res. 469 250 5 9 Informes a Organismos de Gestión

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF10

Constituir al cierre de la vigencia fiscal las cuentas por pagar y las reservas

presupuestales y suscribir las respectivas actas de cancelación a que haya lugar

durante la ejecución.

Res. 469 SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF11

Ingresar los dineros que por cualquier concepto reciba el Archivo General de la

Nación Jorge Palacios Preciado, con base en los actos administrativos que los

autoricen, consignándolos diariamente y elaborando los respectivos soportes.

Res. 469 250 44 1 Comprobantes de Diario SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF12

Clasificar las obligaciones de acuerdo con el rubro de financiación que le fue

asignada y realizar los pagos respectivos.Res. 469 250 44 1 Comprobantes de Diario SIIF

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF13

Abrir y llevar los libros auxiliares de caja, bancos, ingresos, y los demás que se

requieran, para el cumplimiento de las funciones del Grupo.Res. 469 250 48 1 Libros presupuestales (SIIF)

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF14

Administrar, controlar, y custodiar las correctas operaciones de cada una de las

cuentas corrientes, y de ahorro, en las cuales se ha autorizado su manejo.Res. 469 250 61 Cuentas Corrientes

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF15 Coordinar las actividades relacionadas con la gestión y el recaudo de cartera. Res. 469 250 NOVASOFT

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF16 Realizar el seguimiento y control de las comisiones pendientes de legalizar. Res. 469 250

Actualizado por LMRC / OHSG 79 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 80: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF17

Efectuar la inversión forzosa y redención en TES, según las normas establecidas

por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la redención de los mismos.Res. 469 250 82

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF18

Solicitar los recursos ante la DTN de acuerdo con las instrucciones y

procedimientos establecidos por la misma.Res. 469 250 05.61 9

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF19

Analizar mensualmente las conciliaciones bancarias y realizar las gestiones

pertinentes para tener registrada la información de manera confiable y oportuna.Res. 469 250 45

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF20

Efectuar de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la

Contaduría General de la Nación, el proceso contable de los hechos financieros,

económicos y sociales de la Entidad.

Res. 469 250 5 9

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF21

Manejar los libros y documentos de contabilidad de acuerdo con el Régimen de

Contabilidad Pública. Res. 469 250 GGF 48 1 Libros presupuestales (SIIF)

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF22 Revisar la elaboración mensual de las conciliaciones bancarias. Res. 469 250 45

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF23

Realizar la conciliación mensual con las dependencias que alimentan el módulo de

contabilidad y dejar como constancia un acta de conciliación. Res. 469 250 13

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF24

Elaborar los estados contables e informes complementarios, con base en el registro

de las operaciones financieras, económicas y sociales planeadas y presupuestadas

por la Entidad.

Res. 469 250 5 9 Informes a Organismos de Gestión

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF25

Responder por la conservación, custodia y tenencia de los libros de contabilidad y

los comprobantes de diario que hacen parte del sistema y ponerlos a disposición de

las autoridades encargadas de ejercer el control, inspección y vigilancia.

Res. 469 SIIF NACION

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF26

Liquidar los impuestos y retenciones y verificar el cumplimiento de las obligaciones

tributarias a cargo de la Entidad. Res. 469 250 55 Declaraciones tributarias

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF27

Realizar las evaluaciones financieras de los procesos de contratación que adelante

la entidad. Res. 469 OAJ - Oficina Asesora Jurídica

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF28

Elaborar los respectivos inventarios de la documentación que produce durante su

gestiónRes. 469 250 4

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF29

Asistir y participar, en representación de la entidad, en las Reuniones, Consejos,

Juntas o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo,

cuando sea delegado para tal efecto.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF30

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF31

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF32

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a la normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF33 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

Actualizado por LMRC / OHSG 80 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 81: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF34

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF35

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF36

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 250 26 1 Inventario de transferencias primarias

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF37

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 GAGD

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF38

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA) OAP - Oficina Asesora de Planeación

250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -

GGF39 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA1

Coordinar la adopción, ejecución y evaluación de la política archivística y promover

el uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental

archivístico.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA2

Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación de las

acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la

organización y fortalecimiento de los archivos de la administración pública.

Dec. 2126 300 Coordinar

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA3

Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la

formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos

para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.

Dec. 2126 300 SUBSNA

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA4

Brindar asesoría técnica a las diferentes entidades, archivos e instituciones que

conformar el Sistema Nacional de Archivos para la consolidación de la Red

Nacional de Archivos.

Dec. 2126 300 14 3 Asistencia Técnica Externa

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA5

Adelantar las acciones que garanticen la implementación de las iniciativas que en

materia de política archivística formule el Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA6

Recomendar a la Dirección General los planes, programas y proyectos para el

desarrollo de la política archivística.Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA7 Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país. Dec. 2126 320 - GIV 90 Visita de Inspección, Vigilancia y Control.

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA8

Formular programas de modernización de la función archivística del Estado y la Red

Nacional de Archivos. Dec. 2126 300 Red nacional de Archivos

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA9

Diseñar y desarrollar la política archivística en materia de archivos relacionados con

los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las víctimas de conflicto

interno, así como de otros archivos especiales, sonoros, gráficos, orales y

audiovisuales.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA10

Dirigir y coordinar las actividades de los consejos territoriales y articular y controlar

el funcionamiento de los archivos generales territoriales así como velar por el

desarrollo y funcionamiento de los comités técnicos asesores del Sistema Nacional

del Archivos.

Dec. 2126 COMITÉS TÉCNICOS

Actualizado por LMRC / OHSG 81 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 82: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA11

Elaborar y ejecutar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores

que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá celebrar los

convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.

Dec. 2126 300 8 12 Programa de Capacitación Archivística

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA12

Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de

formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función

archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA13

Implementar estrategias de promoción, comunicación y divulgación para informar al

ciudadano la misión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de

las demás instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA14

Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades

públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general

de toda la normatividad archivística.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA15

Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen

funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la

modernización de la función archivística del Estado.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA16

Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas

cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y

documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas

o por catástrofes naturales.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA17

Prestar servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica en materia de

conformación, administración y operación de archivos a otras entidades u

organizaciones diferentes al sector público.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA18

Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el

control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional

de Archivos.

Dec. 2126

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA19

Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les

sean solicitadas de acuerdo con su competencia.Dec. 2126 300 2 2 Conceptos Técnicos

300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA20

Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA1

Apoyar la coordinación del Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación

de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman.Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA2

Acompañar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la

formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos

para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA3

Brindar capacitación, asesoría y asistencia técnica de las diferentes entidades,

archivos e instituciones que conforman el SNA para la consolidación de la Red

Nacional de Archivos.

Res. 469 310 14 3 Asistencia Técnica Externa

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA4

Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo

de la política archivística y del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 82 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 83: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA5

Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen

funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la

modernización de la función archivística del Estado.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA6

Promover la creación y el funcionamiento adecuado de las instancias asesoras del

Sistema Nacional de Archivos.Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA7 Consolidar, desarrollar y dinamizar la Red Nacional de Archivos. Res. 469 310 40 4 Red Nacional de Archivos

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA8

Coordinar las actividades de los consejos territoriales de archivos y articular

acciones con los archivos generales territoriales, así como velar por el desarrollo y

funcionamiento de los comités técnicos asesores del SNA.

Res. 469 310 Coordinar

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA9

Diseñar y desarrollar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores

que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá proponer la

celebración de convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.

Res. 469 310 8 12 programa de Capacitación Archivística

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA10

Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de

formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función

archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA11 Proponer estrategias de divulgación del Sistema Nacional de Archivos. Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA12

Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el

control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional

de Archivos.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA13

Mantener actualizada y visualizada por página Web la información de las instancias

asesoras del SNA, en lo relacionado con comités Técnicos y Consejos Territoriales

de Archivos.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA14

Promover la creación de nuevos comités cuando la temática lo amerite y proponer a

la Dirección General la disolución de los mismos cuando el tema haya sido agotado

y no se requiera la continuidad del mismo.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA15

Presentar a la Subdirección, propuestas de Convenios de Cooperación Inter-

Institucional nacional o Internacional conducentes a aunar esfuerzos para el

desarrollo de la misión del AGN.

Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA16

Diseñar y/o ajustar los indicadores de gestión y de impacto de los planes y

programas que se adelanten en el ámbito del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA17

Realizar el seguimiento técnico de los convenios suscritos con las demás entidades

en relación con las actividades de Capacitación y Asistencia Técnica. Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA19

Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 310 2 2 Conceptos Técnicos

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA20

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

Actualizado por LMRC / OHSG 83 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 84: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA21

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA22

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA23 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA24

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA25

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA26

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 310 26 1 Inventario de transferencias primarias

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA27

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA28

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV1

Adelantar las acciones que garanticen la implementación de la política archivística

que formule el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV2

Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo

de la política archivística.Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV3 Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país. Res. 469 320 90 Visita de Inspección, Vigilancia y Control.

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV4

Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades

públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general

de toda la normatividad archivística.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV5

Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas

cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y

documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas

o por catástrofes naturales.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV6

Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el

control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional

de Archivos.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV7

Llevar a cabo el monitoreo, evaluación y control de los resultados del reporte de

avances de la gestión de las entidades en el componente de gestión documental de

la política de desarrollo administrtativo y eficiencia administrativa.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 84 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 85: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV8

Realizar de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspección a los archivos de la

administración pública en sus diferentes niveles, de las entidades privadas que

cumplen funciones públicas o archivos privados declarados de interés cultural o

archivo privados que cumplen funciones públicas, donde se advierta posible peligro

de deterioro, vulneración o pérdida de los mismos.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV9

Orientar y apoyar a los organismos de la administración pública en sus diferentes

niveles, y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, o archivos

privados declarados de interés cultural, en la fijación de un plan de mejoramiento

archivístico encaminados a resolver en el corto y mediano plazo los problemas

identificados para garantizar el aseguramiento archivístico y la salvaguarda del

patrimonio documental del país.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV10

Vigilar el cumplimiento de las funciones correspondientes a los consejos territoriales

de archivos del SNA.Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV11

Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los organismos de la

administración pública en sus diferentes niveles, establecido por la Ley 594 de 2000

y demás normatividad vigente.

Res. 469 320 Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los

organismos de la administración pública en sus diferentes niveles

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV12

Planear, programar y desarrollar procesos de auditorías archivísticas tendientes a

asegurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en la Ley General de

Archivos y las demás normas reglamentarias.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV13

Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento archivístico implementados por los

organismos del sector público y privado que cumplan funciones públicas

relacionadas con el ejercicio de la función Archivística, objeto de la Ley 594 de

2000.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV14

Impartir las órdenes necesarias para que suspendan de inmediato las prácticas que

amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las

correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV15

Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos públicos y los que

constituyen el patrimonio documental, las cuales serán tenidas como faltas

gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, conforme a lo

dispuesto, en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y demás normas que regulen

sobre el particular

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV16

Atender de manera inmediata denuncias o requerimientos sobre deterioro, pérdida,

tráfico, negligencia administrativa, etc. y demás situaciones que amenacen o

vulneren la integridad de los archivos públicos y los privados de interés cultural.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV17 Realizar de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspeccion Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV

Dar cumplimiento al Artículo 10 de la Resolución 089 del 29 de abril de 2009,

realizando de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspección, control y

vigilancia a los responsables de los proyectos beneficiados por el programa ADAI.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV17

Presentar a consideración de la Dirección General, la imposición de las sanciones

que por incumplimiento de la Ley General de Archivos, incurran las entidades

vigiladas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 85 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 86: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV18

Asistir y participar, en representación de la entidad, a Reuniones, Consejos, Juntas

o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo, cuando

sea delegado para tal efecto.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV19

Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les

sean solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 320 2 2 Conceptos Técnicos

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV20

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV21

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV22

Participar en el desarrollo e implementación del programa de salud ocupacional,

ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud

ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17

Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV23

Participar activamente en el diseño de los programas de bienestar social e

incentivos. Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV24

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV25

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV26

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 320 26 1 Inventario de transferencias primarias

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV27

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV28

Participar activamente en el diseño del Plan General de Compras, el Plan de Acción

y el plan de presupuesto del grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho

planes.

Res. 469

320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -

GIV29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH1

Diseñar, proponer y desarrollar la política archivística en materia de archivos

relacionados con los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las

víctimas del conflicto interno, así como de otros archivos especiales, sonoros,

gráficos, orales y audiovisuales.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH2

Recomendar a la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos los planes,

programas y proyectos para el desarrollo de la política archivística en esta materia.Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH3

Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el

control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional

de Archivos.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH4

Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la

conservación y difusión del patrimonio documental étnico del país y de archivos

relacionados con la ley de víctimas y derechos humanos.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 86 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 87: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH5

Diseñar y desarrollar el registro de Archivos Étnicos de interes y de archivos

relacionados con la ley de victimas y derechos humanos del Sistema Nacional de

Archivos.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH6

Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperación, preservación,

conservacion y custodia del patrimonio documental étnico y de archivos

relacionados con la ley de víctimas y derechos humanos, para garantizar su

consulta por los usuarios y/o partes interesadas.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH7

Diseñar y desarrollar el registro de archivos étnicos de interés y de archivos

relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos del Sistema Nacional de

Archivos.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH8

Participar e implementar las metodologías para garantizar la publicación y

actualización permanente del registro de archivos étnicos de interés y de archivos

relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH9

Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la

protección utilización adecuada de los archivos étnicos de interés y de archivos

relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH10

Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos étnicos

de interés y de archivos relacionados con Ley de Víctimas y Derechos Humanos.

Promover o llevar a cabo trabajos de investigación sobre archivos étnicos y archivos

relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.

Res. 469 330 2 2 Conceptos Técnicos

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH11

Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 330 2 2 Conceptos Técnicos

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH12

Asistir y participar, en representación de la entidad, en las Reuniones, Consejos,

Juntas o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo,

cuando sea delegado para tal efecto.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH13

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH14

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH15

Participar en el desarrollo e implementación del programa de salud ocupacional,

ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud

ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17

Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH16

Participar activamente en el diseño de los programas de bienestar social e

incentivos. Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH17

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH18

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH19

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 330 26 1 Inventario de transferencias primarias

Actualizado por LMRC / OHSG 87 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 88: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH20

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH21

Participar activamente en el diseño del Plan General de Compras, el Plan de Acción

y el plan de presupuesto del grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho

planes.

Res. 469

330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y

DDHH - GAEDH22 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

1

Asesorar a las dependencias de la entidad y a las instituciones públicas y privadas

que cumplen funciones públicas en la formulación y aplicación de políticas, normas,

planes, programas y procedimientos para la modernización de los archivos públicos

del país y la gestión documental, a través del uso de tecnologías de la información y

las comunicaciones.

Res. 469 SUBTIADE

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

2

Prestar servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en la formulación y

aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la

modernización de archivos y la gestión documental a través del uso de tecnologías

de la información y las comunicaciones.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

3

Proponer a la Dirección General la formulación de los lineamientos de la política

archivística en materia del documento electrónico y en la aplicación de las

tecnologías de la información en la gestión documental de las entidades públicas y

privadas que cumplen funciones públicas, en los diferentes niveles de la

administración.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

4

Fomentar la adopción de estándares que contribuyan al trabajo interinstitucional en

gestión documental electrónica, gestión de archivos electrónicos y en la distribución

e intercambio de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas de

información del Estado.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

5

Dirigir y controlar el desarrollo de directrices, lineamientos, políticas, parámetros,

normas y estándares para la automatización, digitalización y microfilmación segura

de los archivos administrativos y patrimoniales del país.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

6Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías encaminadas a

la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos.Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

7

Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo

plazo de documentos electrónicos y la conversión digital de soportes impresos,

sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

8Promover el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión documental

del Estado. Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

9

Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la

utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos y de gestión

documental.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

10Formular lineamientos relacionados con el documento electrónico y su aplicación en

todas las entidades del Estado.Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 88 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 89: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

11

Apoyar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la

adopción de las políticas de tecnologías de la información y comunicación que

permitan la modernización de la gestión documental del Estado.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

12

Administrar la plataforma gubernamental para la gestión de documentos

electrónicos de archivo y prestar asistencia técnica a las entidades en materia de

gestión de documentos y archivos electrónicos.

Res. 469 400 14 3 Asistencia Técnica Externa

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

13Fomentar la investigación en materia de gestión de documentos electrónicos y

conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia. Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

14Dirigir el observatorio de tecnologías de la información en materia de gestión de

información y documentos electrónicos.Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

15

Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo

del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional

Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.

Res. 469

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

16Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les

sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 400 2 2 Conceptos Técnicos

400

400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE

17Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE1

Recomendar a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas,

planes, programas y procedimientos para la modernización de archivos y gestión

documental a través del uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE2

Proponer la formulación de los lineamientos de la política archivística en materia del

documento electrónico en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas, en los diferentes niveles de la administración.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE3

Fomentar la adopción de estándares que contribuyan al trabajo interinstitucional en

gestión documental electrónica, gestión de archivos electrónicos y en la distribución

e intercambio de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas de

información del Estado.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE4

Realizar estudios técnicos e investigaciones relativas a la implementación sistemas

de gestión de documentos electrónicos en las diferentes entidades del Estado.Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE5

Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en la

utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos y de gestión

documental.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE6

Formular lineamientos relacionados con la seguridad, interoperabilidad y migración

de documentos electrónicos en las diferentes entidades del Estado.Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE7

Apoyar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la

adopción de las políticas de Seguridad, Interoperabilidad y Migración de

Documentos Electrónicos del Estado.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 89 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 90: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE8

Proponer los procesos de Seguridad, Interoperabilidad y Migración de Documentos

Electrónicos declarados patrimonio documental, de acuerdo con la normatividad

legal vigente.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE9

Apoyar al Grupo de Sistemas en la administración de la página WEB aplicando las

directrices de gobierno en línea.Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE10

Fomentar la investigación en materia de gestión de documentos electrónicos y

conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia. Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE11

Administrar la plataforma gubernamental para la gestión de documentos

electrónicos de archivo y prestar asistencia técnica a las entidades en esta materia. Res. 469 410 14 3 Asistencia Técnica Externa

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE12

Proponer mecanismos tecnológicos para la conversión o migración de documentos

electrónicos textuales, sonoros, audiovisuales, filmicos, magnéticos y entre otros

soportes.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE13

Llevar a cabo procesos de investigación acerca de las directrices, lineamientos,

poiíticas, parámetros, normas y estándares para seguridad, interoperabilidad y

migración de documentos electrónicos.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE14

Apoyar los convenios y contratos de asistencia técnica que suscriba el Archivo

General de la Nación con entidades públicas y privadas, relacionados con las

funciones del grupo.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE15

Apoyar procesos de inspección, vigilancia y control que adelante el Archivo General

de la Nación a través de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

relacionados con las funciones del grupo.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE16

Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo

del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional

Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE17

Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 410 2 2 Conceptos Técnicos

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE19

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias,

incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del

desempeño entre otras).

Res. 469 220 - GGH NA NA

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE20

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE21

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE22

Apoyar las capacitaciones que que adelante la Subdirección del Sistema Nacional

de Archivos.Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE23 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

Actualizado por LMRC / OHSG 90 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 91: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE24

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE25

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE26

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 410 26 1 Inventario de transferencias primarias

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE27

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE28

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción de Grupo, así como dar cumplimiento a

dichos planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de

Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE29

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar

oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de

la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT1

Proponer a la Dirección General los lineamientos relacionados con los sistemas de

reprografía y su aplicación en todas las entidades del Estado.Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT2

Proponer a la Dirección General el desarrollo de directrices, lineamientos, políticas,

parámetros, normas y estándares para la automatización, digitalización y

microfilmación segura de los archivos administrativos y patrimoniales del país.

Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT3

Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo

plazo de documentos electrónicos y la conversión digital de soportes impresos,

sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.

Res. 469 GODR

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT4

Promover el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión documental

del Estado. Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT5

Proponer los procesos de Reprografía y Automatización del patrimonio documental

de acuerdo con normas nacionales e internacionales.Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT6

Promover y apoyar la investigación en materia de gestión de documentos

electrónicos y conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en

esta materia.

Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT7

Apoyar la implementación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos

Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional Digital. Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT8

Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les

sean solicitadas, de acuerdo con su competencia. Res. 469 420 2 2 Conceptos Técnicos

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT9

Apoyar en los procesos de asistencia técnica y asesoría en materia de reprografía y

automatización dirigida a las instituciones del estado y ciudadanía en general que lo

solicite.

Res. 469 420 14 3 Asistencia Técnica Externa

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT10

Brindar las asesorías que sobre microfilmación y digitalización requieran las

instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469 420

14 3Asistencia Técnica Externa

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT11 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

Actualizado por LMRC / OHSG 91 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 92: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT12

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño entre

otras).

Res. 469 220 - GGH NA NA

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT13

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT14

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT15 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la Entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT16

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT17

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT18

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 420 26 1 Inventario de transferencias primarias

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT19

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT20

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT21

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar

oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de

la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y

MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT22 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

1

Acompañar a las instituciones públicas y privadas que cumplen funciones públicas,

en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y

procedimientos para la modernización de los archivos públicos del país a través del

uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

2

Prestar asistencia técnica a las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas en la formulación de proyectos de innovación para la

modernización de la función archivística del Estado.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

3Generar conocimientos metodológicos y promover iniciativas innovadoras en

materia de gestión documental en las entidades del Estado. Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

4

Brindar asesoría y asistencia técnica a instituciones públicas en la formulación y

ejecución de proyectos de innovación para la modernización de los archivos

públicos y la gestión documental.

Res. 469 430 14 3 Asistencia Técnica Externa

Actualizado por LMRC / OHSG 92 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 93: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

5

Llevar a cabo traducciones, así como investigaciones sobre estándares, normas

técnicas y mejores prácticas que contribuyan a modernizar la gestión documental

en el Estado.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

6Conceptuar sobre las implicaciones que tiene adoptar nuevas tecnologías de la

información en las entidades del Estado en materia de gestión documental. Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

7

Promover entre las diferentes entidades que conforman el Sistema Nacional de

Archivos, la formulación de proyectos de innovación tecnológica en los diferentes

aspectos de la función archivística.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

8

Investigar sobre el impacto que tienen las tecnologías de la información y las

comunicaciones en la gestión documental y proponer metodologías que faciliten la

apropiación tecnológica en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

9Fomentar la adopción de proyectos de innovación que contribuyan al trabajo

interinstitucional en gestión documental.Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

10Evaluar el desarrollo de modelos de innovación y apropiación de tecnologías de la

información en los archivos administrativos e históricos.Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

11

Estudiar diferentes alternativas de software de código abierto que puedan ser

utilizadas por entidades del Estado y desarrollar versiones que puedan distribuirse a

las entidades que las soliciten.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

12Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías encaminadas a

su implementación en archivos públicos.Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

13

Promover el desarrollo y aplicación de modelos de innovación y apropiación de

tecnologías en materia la gestión documental en las diferentes entidades del

Estado.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

14Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas acerca

de la utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos.Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

15Formular lineamientos sobre apropiación de tecnologías de la información en los

procesos archivísticos en las entidades del Estado.Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

16Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 430 2 2 Conceptos Técnicos

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

17

Apoyar los convenios y contratos de asistencia técnica que suscriba el Archivo

General de la Nación con entidades públicas y privadas relacionados con las

funciones del grupo.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA Asistir a reuniones

Actualizado por LMRC / OHSG 93 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 94: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

19

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

20

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

21

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

22Dirigir el observatorio de tecnologías de la información en materia de gestión

documental.Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

23

Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo

del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos -SINAE y del Archivo Nacional Digital

en el marco del Sistema Nacional de Archivos.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

24 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

25Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

26Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada. Res. 469 430

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

27Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 430 26 1 Inventario de transferencias primarias

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

28

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento a

dichos planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de

Planeación.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

29

Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar

oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de

la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

430

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN

DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA - GIATIA

30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD1

Proponer a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas,

planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger,

recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de

la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 94 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 95: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD2

Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de

valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador

de Documentos.

Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos TRD - TVD

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD3

Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos

estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD4

Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación,

recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en

archivos públicos y privados.

Res. 469

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD5

Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y

custodia del patrimonio documental de la Nación.Res. 469

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD6

Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización,

descripción, conservación, reproducción, divulgación y servicio de los documentos

que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469 530 GODR

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD7

Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos

públicos y privados. Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD8

Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados

declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales

que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de

Archivos.

Res. 469 530

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD9

Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que

reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.

Res. 469

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD10

Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las

transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades

públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como

sobre las donaciones y legados de archivos privados.

Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD11

Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados

de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial

susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado.

Res. 469

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD12

Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en

el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos

públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como

desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.

Res. 469 SALA

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD13

Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos

documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación,

recuperación, divulgación y custodia.

Res. 469

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD14

Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469 SALA

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD15

Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les

sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos

Actualizado por LMRC / OHSG 95 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 96: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD16

Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

1

Proponer a la Subdirección y al Dirección General políticas, normas, planes,

programas, proyectos y procedimientos para recuperar y conservar el patrimonio

archivístico y documental de la Nación y el que conserva el AGN.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

2Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos

estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469 SUBGPD

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

3Diseñar estrategias y programas en materia de conservación y recuperación del

patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados.Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

4

Desarrollar los parámetros, normas y estándares a seguir para la preservación,

conservación preventiva, restauración y protección de los archivos administrativos y

patrimoniales del país en todos los formatos y soportes.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

5

Establecer mediante diagnósticos periódicos, los criterios, niveles y prioridades de

intervención, así como diseñar de programas específicos y los requerimientos para

su implementación sobre el acervo documental del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado .

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

6

Adelantar las acciones de preservación, conservación y restauración que requieran

el acervo documental del Archivo General de la Nación y aquellos documentos o

fondos que le sean entregados en custodia.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

7

Formular y diseñar el Sistema Integrado de Conservación del AGN articulado con el

Plan Archivístico Institucionale y trabajar coordinadamente en este propósito con el

Grupo de Archivo y Gestión documental.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

8Proponer los lineamientos de la política archivística para la protección del

patrimonio documental y los archivos históricos públicos y privados.Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

9

Coordinar, dirigir, asesorar y verificar los trabajos técnicos de restauración y

conservación documental que se lleven a cabo en los diferentes proyectos

archivísticos que le sean encomendados.

Res. 469 510 COORDINAR

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

10Formular, gestionar y ejecutar planes y proyectos de intervención e investigación

que contribuyan a la recuperación integral del patrimonio documental de la Nación.Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

11

Proponer, elaborar e implementar nuevos métodos y técnicas científicas que

contribuyan al desarrollo y fortalecimiento del trabajo interdisciplinario relacionado

con la conservación y la restauración del patrimonio documental.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

12Proponer e implementar nuevas metodologías para los tratamientos de diagnóstico,

restauración, conservación y preservación de los documentos archivísticos. Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

13Apoyar las labores de asistencia técnica que sean solicitadas al AGN en materia de

preservación, conservación y restauración.Res. 469 510 14 3 Asistencia Técnica Externa

Actualizado por LMRC / OHSG 96 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 97: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

14Emitir los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 510 2 2 Conceptos Técnicos

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

15Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos

y privados. Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

16

Supervisar las labores de tratamiento de las unidades de conservación en depósitos

del AGN y tomar las medidas preventivas y correctivas que se consideren

necesarias, al igual que formular planes de contingencia.

Res. 469 No aplica (NA) NA NA

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

17

Proponer e implantar lineas de investigación que deban ser ejecutadas en los

diferentes campos de la disciplina, con miras a desarrollar procesos de innovación

en la recuperación y protección del patrimonio documental.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

18Proponer y participar en la elaboración de publicaciones y material didáctico

relacionados con el adecuado manejo de los documentos archivísticos.Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

19

Diseñar e implementar programas de sensibilización, difusión y capacitación en

conservación del material documental interno y externo para funcionarios y

entidades públicas o privadas.

Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

20 Asistir y participar en las reuniones que le sean requeriidas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

21

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

22

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

23

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

24 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

25Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

26Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

27Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 510 26 1 Inventario de transferencias primarias

Actualizado por LMRC / OHSG 97 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 98: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

28Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

29

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

510

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL - GCRPD

30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH1

Prestar los servicios al público y facilitar el acceso a la información y documentos

que hacen parte del patrimonio documental del país conservados en el Archivo

General de la Nación.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH2

Administrar la Biblioteca especializada de la Entidad, controlar el inventario de las

colecciones y mantener actualizado el catálogo automatizado de esta unidad de

información.

Res. 469 520 26 5 Inventario de material bibliográfico

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH3

Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,

programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger y divulgar el

patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el

servicio de la comunidad.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH4

Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos

estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH5

Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos

públicos y privados. Res. 469 520 2 2 Conceptos Técnicos

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH6

Adelantar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados

declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales

que hacen parte del Sistema Nacional de Archivo en coordinación con el Grupo de

Organización, Descripción y Reprografía.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH7

Proponer los lineamientos de la política Archivística para la protección del

patrimonio documental y los archivos historícos públicos y privados.Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH8

Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que

reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH9

Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en

el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos

públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como

desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH10

Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos

documentales de valor patrimonial para facilitar su divulgación y custodia.Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH11

Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 98 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 99: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH12

Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 520 2 2 Conceptos Técnicos

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH13

Planear y coordinar la custodia del acervo documental que conforma al patrimonio

documental del país, conservado en el Archivo General de la Nación.Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH14

Desarrollar todas las actividades tendientes a la elaboración y actualización de los

instrumentos de consulta y generación de catálogos e índices para los fondos

documentales transferidos y aquellos en custodia que carecen de descripción,

garantizando la disposición de los instrumentos de consulta y el almacenamiento de

los mismos.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH15

Promover entre los usuarios e investigadores el uso adecuado de los fondos

documentales del Archivo General de la Nación.Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH16

Desarrollar y mantener actualizada una red de investigadores de archivos históricos

y las bases de datos que conserven la información del carné único de Investigador,

así como expedir los mismos.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH17

Proponer temas para las Muestras y Exposiciones Documentales a realizar por el

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de documentos de los

fondos y adelantar su búsqueda y localización.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH18 Coordinar la atención de visitas guiadas a las instalaciones del AGN. Res. 469 520 33 3 VISITAS GUIADAS

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH19 Asistir y participar las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH20

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH21

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH22

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH23 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH24

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH25

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH26

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 520 26 1 Inventario de transferencias primarias

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH27

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 99 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 100: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH28

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH29

Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeación y Gestión y reportar

oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de

la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR1

Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,

programas, proyectos, estrategias y procedimientos para recuperar, sostener y

divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad

para el servicio de la comunidad.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR2

Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos

estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR3

Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la

organización, descripción y reprografía del patrimonio documental del país.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR4

Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperación, preservación y

custodia del patrimonio documental electrónico de la nación, para garantizar su

consulta por los usuarios y/o partes interesadas.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR5

Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados

declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales

que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR6 Coordinar el desarrollo del Censo Nacional de Archivos Res. 469 530 Censo Nacional de Archivos

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR7

Participar e implementar las metodologías para garantizar la publicación y

actualización permanente del registro de archivos tanto públicos como privados de

interés cultural.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR8

Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la

utilización adecuada de los recursos archivísticos, la preservación, conservación,

rehabilitación y optimización de los documentos en custodia, así como de la calidad

y su oferta, previniendo y mitigando el impacto de las labores operacionales y de

servicios.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR9

Proyectar y emitir los conceptos los conceptos técnicos que le sean requeridos en

cumplimiento de las funciones de la dependencia.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR10

Promover o llevar a cabo trabajos de investigación a partir de los documentos que

se conservan en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR11

Promover a la dirección General el programa de microfilmación y digitalización de

los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado, para determinar los recursos materiales y fisicos necesarios.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR12

Administrar los procesos de microfilmación, automatización de archivos, producción

de audiovisuales y prestación de los servicios reprográficos, del Archivo General de

la Nación.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 100 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 101: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR13

Apoyar los procesos de microfilmación y digitalización que requiera el Grupo de

Archivo y Gestión documental y la Subdirección de asistencia Técnica y Proyectos

Archivísticosen desarrollo de los contratos o conveniosinteradministrativos.

Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR14

Desarrollar la microfilmación y la digitalización de archivos históricos regionales que

se realicencon el apoyo del Archivo General de la Nación.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR15

Administrar los procesos de reprografía del Patrimonio Documental que custodia el

AGN.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR16 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR17

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR18

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación de

aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR19

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR20 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR21

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR22

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR23

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 530 26 1 Inventario de transferencias primarias

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR24

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR25

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR26 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN

DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS

SECUNDARIAS - GEDTS

1

Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,

programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar,

conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

2

Emitir conceptos acerca de las tablas de retención documental y las tablas de

valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador

de Documentos.

Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos TRD - TVD

Actualizado por LMRC / OHSG 101 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 102: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

3Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos

estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

4Proponer los lineamientos de la política archivística para la protección del

patrimonio documental y los archivos históricos públicos y privados.Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

5

Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a

seguir para la evaluación y transferencia de los acervos documentales que hagan

parte del patrimonio documental del país.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

6

Gestionar el acompañamiento en la elaboración de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental de conformidad con las

disposiciones legales vigentes.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

7

Planear y coordinar la transferencia y custodia del patrimonio documental de la

nación de acuerdo con las TRD y TVD aprobadas por el AGN, los Consejos

Territoriales de Archivos y Comités Internos de Archivo.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

8Promover la recuperación de archivos y conceptuar sobre la adquisición,

duplicación, valoración y selección de archivos privados.Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

9Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos

y privados. Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

10

Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las

transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades

públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como

sobre las donaciones y legados de archivos privados.

Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

11

Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados

de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial

susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

12

Analizar y conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés

Cultural para bienes archivísticos, de acuerdo con la Ley de Patrimonio y demás

normas reglamentarias.

Res. 469

FUNCION REPETIDA

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

13

Analizar y conceptuar sobre los PEMP (Planes Especiales de manejo y Protección

de documentos) presentados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Cultura.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

14Administrar el Registro Único de Series Documentales que reporten todas las

entidades públicas a nivel nacional y territorial.Res. 469 540 72 / 79 2 Registro Único de Series Documentales TRD TVD

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

15

Informar al AGN sobre el incumplimiento de los plazos para realizar las

transferencias documentales secundarias tanto al AGN como a los demás archivos

generales territoriales para establecer las sanciones a que haya lugar.

Res. 469 REVISAR SI ES A LA SUBGPD Y/O A LA DG QUE SE LE DEBE

INFORMAR, O A OTRO GRUPO

Actualizado por LMRC / OHSG 102 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 103: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

16Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

17 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

18

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

19

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

20

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

21 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

22Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

23Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

24Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 610 26 1 Inventario de transferencias primarias

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

25Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

26

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

27

Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeación y Gestión y reportar

oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de

la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Res. 469

540

540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -

GEDTS

28 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

1

Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación

de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de

proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.

Res. 469 No aplica (NA)

Actualizado por LMRC / OHSG 103 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 104: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

2

Brindar asesoría técnica a las entidades públicas en los procesos de administración

integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización,

microfilmación y conservación de sus documentos físico y electrónicos y demás

procesos de la función archivística.

Res. 469 600 14 3 Asistencia Técnica Externa

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

3

Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier

parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones

del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

4Adelantar actividades de asistencia técnica que permitan contribuir al mejoramiento

de la función archivística del país. Res. 469 No aplica (NA)

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

5

Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o

contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los

ingresos propios de la Entidad.

Res. 469

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

6

Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la

sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y

privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.

Res. 469

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

7Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y

someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo.Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

8

Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e

internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la

consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de

la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

9

Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean

solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar

sobre su factibilidad y viabilidad.

Res. 469

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

10Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les

sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 600 2 2 Conceptos Técnicos

600

600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA

TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -

SUBATPA

11Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA1

Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación

de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de

proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.

Res. 469 No aplica (NA)

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA2

Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier

parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones

del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA3

Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o

contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los

ingresos propios de la Entidad.

Res. 469

Actualizado por LMRC / OHSG 104 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 105: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA4

Desarrollar los proyectos archivísticos que sean contratados al Archivo General de

la Nación Jorge Palacios Preciado.Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA5

Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la

sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y

privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.

Res. 469

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA6

Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y

someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo.Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA7

Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e

internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la

consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de

la Nación Jorge Palacios Preciado.

Res. 469

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA8

Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean

solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar

sobre su factibilidad y viabilidad.

Res. 469

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA9

Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 610 2 2 Conceptos Técnicos

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA10 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA11

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA12

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA13

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA14 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA15

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA16

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA17

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 610 26 1 Inventario de transferencias primarias

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA18

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA)

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA19

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

Actualizado por LMRC / OHSG 105 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Page 106: Agn Trd Act2014

DEPENDENCIA

CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°

FUNCION

AREAS, DEPENDENCIAS

OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ARCHIVÍSTICOS - GGPA20 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA1

Brindar asistencia técnica a las entidades públicas en los procesos de

administración integral, gestión documental, organización, automatización,

digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físicos y

electrónicos y demás procesos de la función archivística.

Res. 469 620 14 3 Asistencia Técnica Externa

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA2

Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen

funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la

modernización de la función archivística del Estado.

Res. 469 ????

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA3

Adelantar cuando sea requerido actividades relacionadas con el desarrollo de

proyectos archivísticos adelantados por la entidad.Res. 469 GGPA

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA4

Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean

solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar

sobre su factibilidad y viabilidad.

Res. 469

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA5

Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean

solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 610 2 2 Conceptos Técnicos

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA6 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA7

Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

Res. 469 220 - GGH NA NA

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA8

Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente

al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA9

Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el

particular se impartan.

Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA10 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA11

Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA12

Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la

tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27

Tablas de Retención Documental Institucional

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA13

Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de

acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 620 26 1 Inventario de transferencias primarias

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA14

Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices

que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA)

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA15

Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento

oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora

de Planeación.

Res. 469 No aplica (NA)

620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

ARCHIVÍSTICA - GATA16 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

Actualizado por LMRC / OHSG 106 Grupo de Archivo y Gestión Documental