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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Objetivo Conocer conceptos generales sobre las TRD

Contenido

Concepto de TRD Concepto de serie Concepto de TVD Concepto de Fondo acumulado Concepto de Valoracin Ciclo de vida del documento Metodologa para la elaboracin de las TRD 1. Qu es una TRD?Las Tablas de Retencin Documental (TRD) son una herramienta de control normalizado que permite asignar el tiempo de permanencia y la disposicin final a un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

2. Serie, Unidad, Tipo y Tipologa documental

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple.PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.

3. Qu es una TVD?Son una herramienta de control, producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado, la cual presenta un listado de agrupaciones o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, su valoracin, su disposicin final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final.54. Qu es un fondo acumulado?

Es el conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin, conservacin y sin la posibilidad de ser fuente de informacin.

INSTRUCCIONES:

De acuerdo con la informacin suministrada:

Identificar los documentos que aplican para esa rea.

Justificar la inclusin o no de la documentacin dentro del listado.

Generar las series documentales.

Taller 1

5. Qu es valoracin documental?Fase archivstica, la cual consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, conservacin y disposicin final. La valoracin es un cuidadoso anlisis documental, ya que implica entender diversos factores tales como: Historia del creador de los documentos Funciones Atribuciones legales Estructura organizacional Procesos de toma de decisiones Procedimientos de creacin de documentos Cambios ocurridos en el tiempo5.1 Valores primariosSon aquellos que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora, al destinatario o beneficiario. Valor Administrativo: es el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos de carcter tributario, para el Tesoro o Hacienda PublicaValor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica .

5.2 Valores secundariosEs aquel que adquiere el documento cuando este es de inters a los investigadores. Surge una vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.Evidencial: es aquel que obtiene un documento cuando da una prueba de carcter legal o administrativo para un reclamo de parte del ciudadano o el gobierno.Testimonial: es aquel que obtiene un documento cuando es un manifiesto de una accin tomada por un cuerpo directivo u oficial de la entidad. Sirve para comprobar la decisin dispositiva o constancia en un asunto tratado. Informativo: es aquel que obtiene un documento cuando da cuenta de los fenmenos sociales o institucionales. Sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad administrativa. Contiene informacin sobre personas, lugares y temas diferentes a las acciones de un organismo.

6. Ciclo de vida del documentoArchivo de GestinArchivo CentralArchivo Histrico Momento de planificacin. Momento de trmite. Momento de vigencia. Momento de plazo precuacional. Fase permanente o histrica. Transferencia 1 Transferencia 2 Valor primarioValor secundarioLey 594 de 2000. Art. 23

Procesos de la Gestin Documental

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.6.1 Qu es el ciclo de vida?Archivo de gestin. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite.

Archivo central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva.

Archivo histrico. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente.126.2 Los momentos del ciclo de vidaMomento de planificacin: la produccin del documento no se puede hacer de manera improvisada. Para ello se estudia:

- La informacin - El soporte o medio- Condiciones administrativasMomento de tramite: tiene como fin acumular los antecedentes que necesita la autoridad o el emisor del documento para poner en vigencia tal documento (Flujos de trabajo). El documento suele hallarse muy activo, es requerido por distintas oficinas y por la autoridad que ha de resolver Puede ser sometido a confidencialidad que, en algunos casos es de importancia decisiva.

Momento de vigencia: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explcitamente dice su texto o va implcito en su tipo documental.

La vigencia se pierde cuando:

Vence el plazo establecido en el mismo documento Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero Porque desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento Cuando el destinatario toma conocimiento del contenido del documento Cuando se establece convencionalmente

Momento de plazo precaucional: una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener al documento por precaucin. Los objetivos que se buscan en la precaucin son dos:

Responder ante eventuales reclamaciones administrativas o jurdicasServir de antecedente para que otro documento se encuentre vigente

El plazo precaucional se termina por:

Prescripcin legal o de derecho Por lo establecido en las TRD

Momento de fase permanente o histrica: Una vez concluido el plazo precaucional, se ha de producir la seleccin de los documentos. Los de mayor inters para la investigacin pasan a integrar el Patrimonio Documental. Los de muy poco contenido informativo son destruidos.Es el proceso mediante el cual las instituciones trasladan su documentacin de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retencin.

6.3 Qu es una transferencia?INSTRUCCIONES:

De acuerdo al listado de series de la actividad anterior, identifique el valor de la informacin.Taller 2

7. Beneficios de la TRD Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.

Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

7. Principios bsicos de la TRDPara la elaboracin de las TRD:

- Se debe basar en la estructura orgnico-funcional de la organizacin.

- Los tiempos de retencin y la disposicin final de la documentacin pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin mediante un proceso de valoracin. Los tiempos de retencin deben estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las TRD son avaladas por el Comit de Archivo de la entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.8. Metodologa para la elaboracin de TRD1. Compilacin de la informacin institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos y asignacin de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. Identificacin y definicin de unidades documentales.

Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

Identificacin de valores primarios de la documentacin. 3. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Valoracin y Seleccin Documental.

4. Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental.

Remisin de las TRD al Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente.5. Aplicacin Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicacin.

Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la TRD de cada oficina.

9. TRD propuesta por el AGN10. Disposicin final en las TRDHace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras a la conservacin permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin.

Conservacin total (CT):

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor secundario, es decir, aquellos que son informativos, son testimonio o son evidencia y que son considerados patrimonio dentro de la organizacin y la sociedad por su inters para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Eliminacin (E):

Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor primario y que no tienen un valor secundario.

Seleccin (S)

Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo, entindase este como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial.

Microfilmacin (M):

Proceso que consiste en fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos. Procedimientos:

En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de seleccin, microfilmacin y eliminacin. Taller 3

INSTRUCCIONES:

Con el formato de tabla, listar todos los documentos del rea, asignar los tiempos de retencin y disposicin final.MUCHAS GRACIAS