CURSO TALLER DE GESTION Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

TEMA:NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA:NOMBRE DEL PROFESOR:Lic. Jos VILLA CORDOVA NOMBRE DEL ALUMNO: Vidal GOMEZ QUISPE

TRABAJO:Elaboracin de un Informe Tcnico Legal del Diagnostico Situacional del Archivo Institucional.

INFORME No. 001- 2014 -CTGAAS-FCS-UNMSM

A:Lic. Jos VILLA CORDOVA.

DEL:Alumno Vidal GOMEZ QUISPE

ASUNTO:Diagnostico situacional del archivo institucional deDependencia Policial (Comisara)

FECHA :02.JUNIO.2014

INTRODUCCIONEl presente documento, contiene una descripcin de la problemtica que afrontan determinadas dependencias policiales ( Comisarias) en la aplicacin correcta de las normas en materias de gestin y administracin de los archivos que generan el personal policial en las diferentes reas de su actividad natural , y con el propsito de comprender como se abord la problemtica, es menester sealar que se examin objetivamente las variables del estado situacional del archivo policial , con la colaboracin del personal encargado de la Seccin de Trmite Documentario y Archivo, que es parte del organigrama de la dependencia policial, se entrevist a un grupo de cinco usuarios, con la finalidad de evaluar la competitividad del servidor pblico en la prestacin del servicio hacia la comunidad, y para una mayor comprensin se efectu tomas fotogrficas del lugar del evento para perennizar los hechos ; debiendo de concluir que ha sido una experiencia interesante para el instructor, formular el presente informe de diagnostico situacional institucional .

I.ANTECEDENTESA.Constitucin Poltica del Per.- Art. 166B.Ley Orgnica del Ministerio del interior No. 27238 -99C.Ley No. 25323.- Art. 1 Sistema funcional que integra a todos los Archivos de las entidades pblicasD. Ley No. 29733.-Art. 2 (Ley de proteccin de Datos personales)E.Ds. No. 070-2013-PCM.- Art. 25 (soporte Electrnico)F.PJ. No. 073-86-AGN .-Normas generales SNA G.Carta Funcional Comisaria Distrital PNP.

II.DIAGNOSTICOA. La Estructura Orgnica1. ORGANO DE COMANDOJefatura2. DE LOS DEPARTAMENTOS a. Departamento de Administracin Seccin de Trmite de Administracin y Archivo Seccin de Recursos Humanos y Archivo Seccin de Recursos Humanos y Logsticos Seccin de Operaciones , Instruccin y Estadstica

b. Departamento de Atencin al Publico Seccin de atencin al Pblico y Seguridad Seccin de Atencin al Pblico y Seguridad Seccin de Comunicaciones

c. DEPARTAMENTO DE PREVENCIN Seccin de Patrullaje Policial Seccin de Participacin Ciudadana y Proyeccin Seccin de Apoyo a la justicia

d. DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN Seccin de delitos Seccin de faltas y garantas Seccin de Accidentes de Trnsito Seccin del Nio, Adolescente y Delitos contra la Familia

ORGANIGRAMA DE LA COMISARIA DISTRITAL

B. INFRAESTRUCTURALa Seccin de Trmite Documentario y Archivo, se encuentra ubicado en el ala izquierda de la dependencia policial distrital, la referida seccin ejecuta sus actividades propias del servicio, en el 1er nivel en un rea de 4X8 M2 que se encuentra construido con material noble, piso de maylica con una ventana metlica en la fachada principal, contando con mobiliarios de oficina y sistema de computo, en el 2do. Nivel se encuentra construido otro ambiente con caractersticas similares al 1er nivel, donde se resguarda unos 50 metros lineales aprox., de documentos archivsticos, no cuenta con equipos de cmputos para su servicio, observndose que el instrumental de gestin archivsticos generados por los diferentes departamentos y secciones , se encuentran apilados en el piso dentro de unos envases de cartn de diferentes dimensiones, en el lugar se respira polvo, no cuenta con el debido permanente aseo, existen artefactos y mobiliarios obsoletos (ventiladores, sillas, equipos de cmputos) que obstruyen el lugar, carece de estanteras , no existe una debida ventilacin debido a que las ventanas se encuentran semi-selladas por medidas de seguridad, ya que la dependencia policial se encuentra enclavada en un pueblo joven de geografa accidentada, asimismo se observa que los diferentes artefactos y objetos incautados a las personas que cometieron ilcitos penales se encuentran apilados en forma desordenadas, sin contar con el rotulo que indique a que caso corresponde, que miembro policial se encuentra a cargo, de que departamento o seccin proviene, o que autoridad competente tiene conocimiento, no existe un inventario bienes existente ni de los diferentes documentos de gestin de archivos habidos en el lugar , y debido a su precariedad son un cultivo de caros y hongos que produce el polvo y la humedad en dicho recinto. C. PERSONALLa Seccin de Tramite Documentario Y Archivo, Cuenta con tres efectivos policiales, que fueron designados por convenir al servicio o criterio del comisario, el ms antiguo que tiene el grado de Superior, por sus conocimientos o experiencias dentro del campo policial, es nombrado como el encargado o Jefe de la Seccin, y los otros dos efectivos son nombrados por no tener experiencia en el campo operativo o ser recin egresado de escuela policial, el menos antiguo de estos dos efectivos es quien opera la parte archivstica, el mismo que no cuenta con la debida capacitacin en gestin y administracin de archivos, estando expuesto a contraer enfermedades respiratorias y dermatolgicas producto de la existencia de hongos y caros en dicho ambiente, y no contar ste con los implementos bsicos de seguridad que los proteja (mascarillas, guantes y otros), y el personal policial de las dems secciones que tienen acceso al archivo, de la misma manera se encuentran expuestos a contraer dichos males. .Por otro lado, es necesario referir que el Jefe de la Unidad Policial prioriza el cumplimiento de su carta funcional , ejecutando diversos operativos policiales, con la finalidad de combatir la delincuencia y garantizar la seguridad ciudadana, pero no se aboca o desconoce la aplicacin de las normas archivsticas, mas aunado a la carencia de personal debidamente capacitados para ejercer dicha funcin, as como la asignacin presupuestal para dicho rubro, evidencia que son los motivos principales de la falencia que adolece la dependencia policial en materia de gestin y administracin de archivos. D. Documentos de GestinLa dependencia policial materia del diagnostico situacional, cuenta con diferentes departamentos de conformidad a su Carta funcional, los mismos que generan diversos documentos de gestin archivsticas, entre ellos se enumera los siguientes:1. Libro de Registro de documentos.-. 2. Libro de Registro del Movimiento de Personal.- 3. Libro de Registro de Denuncias.- 4. Libro de Registro de Detenidos.- 5. Libro de Registro de denuncias y accidentes de trnsito 6..Libro de Visitas de Fiscal.- 7. Libro de Registro de Denuncias del Nio y Adolescente.- 8. Legajos de Actas Formuladas.- 9. Legajos de Atestados formulados por Delitos.- 10. Legajos de atestados formulados por Faltas.- 11. Legajos de documentos provenientes del Ministerio Publico.- 12. Legajos de Documentos provenientes del Poder Judicial.- 13. Legajos de Atestados formulados por Accidentes de Trnsito.- 14. Legajos de Partes formulados.- 15. Legajos de informes formulados.- 16. Legajos de expedicin de Copias certificadas.- 16. Legajos de Notas informativas.- 17. Legajos del Personal.- 18. Legajos de Bienes patrimoniales; los mismos que datan de unos 20 aos aprox. y se hallan custodiados en el ambiente destinado para el archivo y en las condiciones descritas en el punto B del presente documento. E. EQUIPOSLa Seccin de Tramite Documentario y Archivo, cuenta con dos computadoras en la Oficina principal del 1er. Nivel, destinadas para la elaboracin de documentos propias del servicio policial, mas no cuenta con un equipo y sistema que le permita inventariar electrnicamente el material archivstico que data de unos 20 aos aprox. y de los documentos que generan diariamente los dems departamentos en forma digital, lo que no permite que el servicio a los usuarios externos (comunidad) sea de forma eficiente, pese abonarse en el Bco. de la Nacin una tasa por la expedicin de un documento policial certificado.

Archivo desordenado archivo cultivo de hongos Y obstruido. Y carosIII.ANALISIS

IV.CONCLUSIONES

V.RECOMENDACIONES