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Concesión Autopista Conexión Pacífico 2

Tablas de Retención Documental

TRD

INTRODUCCIÓN

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO

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1 Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 2

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ................................................................................................................................... 3

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................... 3

5. METODOLOGÍA ................................................................................................................................. 4

5.1. Explicación TRD ...................................................................................................................... 4

5.1.2. Misión .................................................................................................................................... 4

5.1.3. Funciones de la Empresa ................................................................................................... 5

5.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA ........................................................................................................... 5

5.3. CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS ................................................................................. 6

5.4. METODOLOGÍA DE ESTRUCTURACIÓN DE LAS TRD ............................................................. 8

5.4.1. Fase I: Diganóstico de la Gestión Documental. ............................................................................. 8

5.4.2. Fase II: Compilación de lnformación Institucional. ............................................................... 9

5.4.3. Fase III: Elaboración de las Tablas de Retención Documental............................................ 9

5.5. CRITERIOS NORMATIVOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL ................................... 10

5.5.1. Valores Primarios .............................................................................................................................. 10

5.5.2. Valor Administrativo .......................................................................................................................... 10

5.5.3. Valor Contable y Tributario .............................................................................................................. 10

5.5.4. Valor fiscal .......................................................................................................................................... 11

5.5.5. Valor Disciplinario ............................................................................................................................. 11

5.5.6. Valor legal .......................................................................................................................................... 12

5.5.7. Valores Secundarios ........................................................................................................................ 12

5.6. DISPOSICIÓN FINAL ................................................................................................................... 12

5.6.1. Reproducción técnica ....................................................................................................................... 13

5.6.2. Eliminación ......................................................................................................................................... 13

5.6.3. Reversión ........................................................................................................................................... 13

5.7. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................ 13

5.8. INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .................... 14

5.9. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 17

5.10. ANEXOS .................................................................................................................................... 17

5.10.1. Anexo No.1 Cuadro de Clasificación Documental. .................................................................. 17

5.10.2. Anexo No.2 Minuta del Contrato de Concesión. ...................................................................... 17

5.10.3. Anexo No.3 Documento Privado de Contitución de la Sociedad ........................................ 17

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6. REGISTROS RELACIONADOS ............................................................................................. 17

7. REVISION Y APROBACIÓN ................................................................................................... 18

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INTRODUCCIÓN

Las Tablas de Retención Documental se realizan con base a los requerimientos normativos de la

resolución 61583 de 2016 de la Superintendencia de Puertos y Transportes por medio de la cual se

establece las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivo deben de cumplir

los sujetos de supervisión. Estas acciones comprenden un conjunto de tareas administrativas y técnicas

que deberán emprenderse en el proceso de organización, conservación, preservación y transferencia de

los documentos que comprenden los archivos de la Concesión, sean estos en soporte papel y/o

electrónico, contando con la Tabla de Retención Documental, como herramienta principal para la debida

clasificación de los archivos de gestión que se están conformando en las diferentes dependencias.

Servirán de guía a la administración y al proceso de Gestión Documental para realizar las transferencias

primarias y secundarias y proporcionar un servicio eficiente. Va a garantizar el derecho a la información,

a favorecer una adecuada selección documental, a permitir la adecuada conservación de los documentos

de valor histórico, a racionaliza recursos y espacios.

Por otro lado para el desarrollo de la labor archivística va a contribuir a la organización de los archivos de

la Entidad, a disminuir racionalmente el volumen documental, a permitir identificar los asuntos o series

que tramitan a reglamentar el tiempo de retención en las etapas del ciclo vital de los documentos, a señalar

la documentación que se debe seleccionar y orientar sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar, a

registrar los criterios que se deben aplicar en la selección documental, a identificar la documentación de

valor histórico o permanente que debe conservarse totalmente, a promover la protección y conservación

del patrimonio histórico documental de la institución.

Se estipula según decisión de la Alta Dirección, que los documentos producidos por la Concesión la

Pintada S.A.S. y que aplicando a los tiempos de retención estén vigentes, una vez finalice el contrato de

Concesión, serán transferidos a Odinsa S.A. con Nit. 800.169.499-1 quién indicará a que dirección y en

qué cronograma se realizarán dichas entregas.

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1. OBJETIVO

Describir las actividades y responsables que intervinieron en la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

2. ALCANCE

Este documento aplica al personal de CONCESIÓN LA PINTADA S.A.S., CONSORCIO

FARALLONES S.A.S., contratistas y subcontratistas que se realicen trámites de documentacón.

3. DEFINICIONES

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Resolución 061583 de 2016 de la Superintendencia de Puertos y Transportes, por la cual se establecen las

directrices que en materia de gestión documental y organización e archivos, que deben de cumplir los sujetos de

supervisión de Puertos y Transportes.

Ley 594 del 2000 (Ley General De Archivos) establece las reglas y principios generales que regulan la función

archivística del Estado.

Acuerdo No. 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de

Retención Documental.

Acuerdo 2609 de 2012; normatividad para generar el Plan de Gestión Documental: Por el cual se reglamenta el

Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras

disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

Acuerdo 004 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de

Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Art. 10º,11º, 13º, 14º y 15º”.

Circular Externa 003 de Febrero 27 de 2015. “Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documenta.”.

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5. METODOLOGÍA

5.1. Explicación TRD

Las Tablas de Retención Documental – TRD de la Concesión Pacífico Tres S.A.S., es la herramienta que

contiene el listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se les asigna

el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento, de manera que la entidad conozca

y regule la producción documental en cumplimiento de las funciones legales que le han sido asignadas.

La elaboración, aprobación, aplicación y actualización de las Tablas de Retención Documental constituye

un proceso fundamental para:

El manejo integral de los documentos.

Facilitar la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Controlar la producción y trámite documental.

Identificar y reflejar las funciones institucionales.

Integrar los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Permitir identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter

pueden eliminarse en el archivo de gestión.

5.1.2. Misión

La Concesión La Pintada S.A.S, es una sociedad constituida para desarrollar el proyecto de

infraestructura vial en el sistema de concesiones de cuarta generación. Su fin es ejecutar los estudios,

diseños, financiación, gestión ambiental, predial y social; construcción, mejoramiento, rehabilitación,

operación, mantenimiento y reversión de la Concesión Autopista Conexión Pacífico 2, del Proyecto

“Autopistas de la Prosperidad”, satisfaciendo las necesidades y requisitos de su cliente con el

compromiso de desarrollar sus actividades en ambientes sanos, velando por el bienestar de sus

empleados, contratistas, usuarios y comunidades, mediante la aplicación de prácticas encaminadas a la

prevención de lesiones, enfermedades, conservación del medio ambiente y de la propiedad. Para ello

contamos con los recursos económicos, tecnológicos y humanos necesarios para el logro de estos

objetivos.

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5.1.3. Funciones de la Empresa

La función principal de la Concesión La Pintada S.A.S., es cumplir con todos los lineamientos suscritos en

el contrato de concesión bajo el esquema de APP No 006 DEL 11 DE SEPTIEMBRE DEL 2014 cuyo

objeto es ejecutar los estudios, diseños, financiación, gestión ambiental, predial y social; construcción,

mejoramiento, rehabilitación, operación, mantenimiento y reversión de la Concesión Autopista Conexión

Pacífico 2, del Proyecto “Autopistas de la Prosperidad”

5.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA

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5.3. CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS

Con base al organigrama identificado se procedió a establecer la clasificación y codificación de la

estructura orgánica existente. Se identificaron tres niveles de jerarquía, por lo que se determinó la

utilización de tres dígitos para codificar las unidades administrativas y su correspondiente subordinación.

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CÓDIGO DEPENDENCIA

100 GERENCIA GENERAL

200 DIRECCIÓN JURÍDICA

210 GESTIÓN AMBIENTAL

220 GESTIÓN PREDIAL

300 DIRECCIÓN TÉCNICA

400 CALIDAD

500 DIRECCIÓN PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

600 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN HUMANA

610 GESTIÓN HUMANA

620 GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

630 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

640 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

650 COMUNICACIÓN

660 GESTIÓN SOCIAL

670 GESTIÓN DOCUMENTAL

700 DIRECCIÓN FINANCIERA

710 CONTABILIDAD

800 DIRECCIÓN OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO

810 SEGURIDAD VIAL

820 OPERACIÓN VIAL

830 MANTENIMIENTO VIAL

840 TECNOLOGÍAS PEAJES

850 PEAJES

CODIFICACIÓN DEPENDENCIAS

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5.4. METODOLOGÍA DE ESTRUCTURACIÓN DE LAS TRD

Las Tablas de Retención Documental se realizaron con base en el Acuerdo 004 de 2013 expedido por el

Archivo General de la Nación “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012

y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental” y de

igual manera con base en el MINI/MANUAL No 4 - TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES (Directrices básicas e instructivas para su elaboración - Versión Actualizada). También

se tuvo en cuenta la Resolución 128 del 28 de mayo de 2010 “Por el cual se actualiza la metodología para

aprobar las TRD Y TVD”. Se dio cumplimiento a las siguientes etapas para la elaboración de las Tablas

de Retención Documental.

5.4.1. Fase I: Diganóstico de la Gestión Documental.

Se realizó el levantamiento de la información y el análisis integral del funcionamiento de la gestión

documental de la Entidad, todo bajo el concepto de archivo total, revisando su estructura, organización

y operatividad, la situación real de la gestión documental de sus archivos de gestión y diferentes

repositorios de información electrónica (servidores de archivos y computadores personales), así mismo

se estudiará y analizará las disposiciones legales y normatividad que reflejen la organización actual de

la entidad en cuanto a: misión, visión, políticas, procedimientos, proyectos, funciones y servicios.

El diagnóstico se enfocó en obtener la siguiente información:

➢ Evaluación de la gestión documental actual en su ciclo vital (producción o recepción, tramite,

distribución, consulta, almacenamiento, retención, preservación y disposición final).

➢ Medición de los volúmenes documentales acumulados (en metros lineales y unidades mínimas

de conservación), clasificados por dependencia, fechas y series documentales.

➢ Estado de la organización documental en los tipos de soporte documentales (papel, electrónicos,

audiovisuales u otros) y repositorios (clasificación, ordenación, descripción).

➢ Estudio de las oficinas productoras de documentos a partir de la aplicación de las “encuestas

estudio unidad documental” aplicada a los colaboradores responsables de las dependencia,

identificando la producción documental en soporte físico y/o electrónico en los diferentes

repositorios.

➢ Compilación de normas atinentes a la evolución de la estructura administrativa y funcional

(estudio de manuales y procedimientos).

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5.4.2. Fase II: Compilación de lnformación Institucional.

Se realizó:

➢ La búsqueda preliminar de los documentos del ente o entes productores, con el objeto de

identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.

➢ Búsqueda, recuperación y consulta de manuales de funciones y procedimientos, estatutos y

organigramas.

➢ Adicionalmente, se buscaron otras fuentes como, testimonios, bases de datos, sistemas de

información, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se

haya relacionado.

➢ Se determinó las series documentales, debidamente identificadas y codificadas, en

concordancia con el principio orgánico funcional de la Entidad.

➢ Se identificaron las Series Genéricas, Sustantivas (especificas o misionales) y Complementarias.

➢ Se establecieron los tipos documentales que correspondían a las series y subseries con la

estructura y contenidos homogéneos producidos o recibidos por una dependencia como

consecuencia de ejercicio de sus funciones.

➢ Se realizó la valoración documental, establecida a cada una de las series y subseries

documentales teniendo en cuenta: los valores primarios y secundarios entre ellos la normatividad

jurídica existente, la frecuencia de consulta y su importancia para la administración.

➢ Se d eterminó los tiempos de retención y permanencia de las series documentales en cada una

de las fases del archivo administrativo (gestión, central e histórico),

➢ Se estableció la disposición final de cada una de las series y subseries, de acuerdo con su

representatividad dentro del organismo productor, como dentro del ámbito histórico de la

Entidad. (Archivo Histórico).

➢ Se realizó la respectiva descripción del procedimiento al aplicar la disposición final.

➢ Se incluyó en las Tablas de Retención Documental los registros de calidad evidenciados en el

sistema integrado de gestión.

5.4.3. Fase III: Elaboración de las Tablas de Retención Documental.

Con base en la información anterior se procedió a registrar dicha información en el formato de Tabla de

Retención Documental establecido por el Archivo General de la Nación.

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5.5. CRITERIOS NORMATIVOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

Para el establecimiento de los tiempos de retención se tiene en cuenta la normatividad legal vigente en

cuanto a término de prescripción de acciones y los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de

Infraestructura ANI.

5.5.1. Valores Primarios

Teniendo en cuenta la importancia que tienen los aspectos fiscales, disciplinarios, contables y legales

sobre los documentos producidos por La Concesión La Pintada S.A.S. en cumplimiento del objeto y

obligaciones contractuales y con base en un estudio y análisis de las características de los documentos,

se establecieron los siguientes criterios de valoración:

5.5.2. Valor Administrativo

Respecto al valor administrativo de los documentos de La Concesión La Pintada S.A.S., se definieron con

el análisis de cada procedimiento, volumen de consulta de tipo interno o externo, capacidad de

almacenamiento del área productora y de la aplicación de los tiempo de retención después del cierre del

expediente.

5.5.3. Valor Contable y Tributario

El tiempo de conservación de los documentos contables se establece de conformidad con los valores

primarios determinados en el artículo 28 de la Ley 962 del 2005, según la cual los libros y papeles del

comerciante y de no comerciantes, se deben conservar por un período de diez (10) años contados a partir

de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del

comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que

garantice su reproducción exacta, sin perjuicio de términos menores consagrados en otras normas. Para

del control de los impuestos, el artículo 632, del Estatuto Tributario, establece la obligación de conservar

documentos por un período mínimo de cinco (5) años.

En desarrollo de lo anteriormente previsto, los periodos de retención de las series y subseries contables y

tributarias se armonizan con base en dichas normas, estableciendo como tiempo de retención de los

documentos en DIEZ (10) años, incluyendo el registro de documentos electrónicos.

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5.5.4. Valor fiscal

En relación con prescripciones y caducidades desde el punto de vista fiscal, el numeral 4 del artículo 268

de la Constitución, establece que una de las atribuciones del Contralor General de la República es la de

“exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o

entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación”

En este sentido, el artículo 9 de la Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de

responsabilidad fiscal de competencia de las Contraloría, establece que “la acción fiscal caducará si

transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no

se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal. Este término empezará a contarse

para los hechos o actos instantáneos desde el día de su realización, y para los complejos, de tracto

sucesivo, de carácter permanente o continuado desde el último hecho o acto. La responsabilidad fiscal

prescribirá en cinco (5) años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal,

si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare. El vencimiento de los

términos establecidos en el presente artículo no impedirá que cuando se trate de hechos punibles, se

pueda obtener la reparación de la totalidad del detrimento y demás perjuicios que haya sufrido la

administración, a través de la acción civil en el proceso penal, que podrá ser ejercida por la contraloría

correspondiente o por la respectiva entidad pública”.

Por lo anteriormente descrito, los archivos de Concesión la Pintada S.A.S que evidencien acciones que

den apertura a procesos fiscales tendrán como mínimo un periodo de retención de CINCO (5) años,

siempre y cuando no se tengan en cuenta otros valores que impliquen tiempos mayores en su retención.

5.5.5. Valor Disciplinario

En relación con lo disciplinario el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 44 de la Ley

1474 de 2011, se concluye que los concesionarios son objeto disciplinario, por lo tanto los valores

disciplinarios contenidos en documentación producida por Concesión La Pintada, se establecieron con

base en lo preceptuado en artículo 30 de la Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Único

Disciplinario, “Términos de la prescripción de la acción disciplinaria”, modificado por el artículo 132 de la

Ley 1474 de 2011, el cual establece que “la acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para

las faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o continuado

desde la realización del último acto” y por el artículo 32, “Término de prescripción de la sanción

disciplinaria, el cual establece que “la sanción disciplinaria prescribe en un término de cinco años, contados

a partir de la ejecutoria del fallo.

En este marco normativo se decide que los documentos con valor disciplinario de Concesión La Pintada

S.A.S. se les aplicará como mínimo un periodo de retención de CINCO (5) años, siempre y cuando no se

tengan en cuenta otros valores que impliquen tiempos mayores en su retención.

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Si bien es cierto que el artículo 55 de la Ley 80 de 1993 establece que las acciones disciplinarias en

materia contractual prescriben a los diez (10) años, para las series y subseries documentales relacionadas

con la función contractual, los periodos de retención se fijan en veinte (20) años.

5.5.6. Valor legal

En materia civil se tuvo en cuenta la Ley 791 de 2002, según los términos de prescripción ordinaria a tres

(3) años para bienes muebles y de cinco (5) años para bienes raíces (artículo 2529 del Código Civil); y a

diez (10) años, la extraordinaria adquisitiva de dominio y la extintiva.

En materia penal, según el artículo 83 del Código Penal (Ley 599 de 2000), La acción penal prescribirá en

un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la libertad, pero en ningún caso

será inferior a cinco (5) años, ni excederá de veinte (20) años.

5.5.7. Valores Secundarios

Los valores secundarios son aquellos que están contenidos en los documentos que son de interés a los

investigadores y que surgen una vez agotados los valores primarios. Los documentos que tienen este

valor se conservan permanentemente, señalando en la disposición final del formato de Tabla de Retención

Documental como “CT”, es decir, cómo se “Conservación Total”.

Los valores secundarios, son propios de los documentos que son útiles para la investigación y hacen parte

del patrimonio cultural, tanto para la entidad como para la Nación. El valor histórico, hace referencia a la

utilidad que representan los documentos para la reconstrucción de hechos vividos en el pasado,

independientemente del punto de vista desde el cual se quiera abordar. Por su parte el valor científico

hace referencia a la utilidad que representa el documento para la investigación.

5.6. DISPOSICIÓN FINAL

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanentes, a su

eliminación, selección por muestreo y/o digitalización de imágenes o microfilmación.

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5.6.1. Reproducción técnica

Teniendo en cuenta que los archivos de Concesión La Pintada S.A.S. mediante la aplicación la encueta

de unidades documentales se identificó que documentos son conservados en soporte digital y electrónico.

Además se definió que subseries por su consulta y conservación deben incluirse en el cronograma de plan

de trabajo de digitalización de la concesión La Pintada.

5.6.2. Eliminación

La eliminación documental se entiende como la destrucción del 100% de los documentos que conforman

una serie, subserie y/o asunto que haya perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no tiene valor

histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología o además que estén consolidados en

otras series documentales de la Tabla de Retención Documental.

Ninguna Serie Documental será destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente TRD. La

eliminación se realizará atendiendo a lo estipulado al respecto. Las eliminaciones formarán parte del

proceso de preparación de las transferencias secundarias, es decir, cuando los archivos se transfieran al

archivo histórico. En todos los caso se levantará un acta acompañada de su respectivo inventario el cual

estará firmada por todos los integrantes del Comité Interno de Archivo o en su defecto por el representante

legal.

5.6.3. Reversión

Los expedientes que sean a objeto de entrega de Concesión La Pintada a la Agencia Nacional de

Infraestructura en el proceso de reversión, se entregaran en originales siempre y cuando se tengan de

esta manera y no se conservara copia física de estos expedientes. Ejemplo: para los expedientes

Ambientales se entrega una copia porque los originales se encuentran en la Autoridad Ambiental que

expidió la Licencia, permiso o autorización.

5.7. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Una vez establecido el código para cada serie y subserie con el código de la unidad productora, sus

respectivos valores primarios o secundarios de cada grupo documental, y con su tiempo de retención

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asignado se procedió a diligenciar el formato de Tablas de Valoración Documental determinando así su

disposición final con su respectivo procedimiento.

5.8. INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Oficina Productora. Nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional concesión Ejemplo: GESTIÓN DOCUMENTAL Código. Sistema que identifica con caracteres numéricos las dependencias productoras de documentos así como sus respectivas series y subseries documentales. Esta columna se subdivide en tres columnas: D: Dependencia: Es un código asignado a cada dependencia compuesto por cuatro (3) dígitos S: Serie: Código asignado a cada serie documental Sb: Código asignado a cada subserie documental Ejemplo: D: 670 GESTIÓN DOCUMENTAL S: 015 INVENTARIOS

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Sb: 03 Inventarios documentales Serie y Tipos Documentales. En esta columna se registran los nombres de las series y subseries documentales así como sus tipos documentales. Retención. En esta columna se registra el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. El tiempo debe ser dado en años. Consta de dos (2) columnas que identifican el plazo en termino de tiempo que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC), acorde con los criterios de valoración de los documentos en cada una de las dependencias y los dados por la normatividad vigente. AG: Archivo de Gestión. “Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras”. AC: Archivo Central. “Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general”. Disposición final. Hace referencia a las actividades que se deben desarrollar una vez se cumplan los plazos de retención documental, se basa en la valoración documental respecto a cada serie o subserie documental. Esta columna se divide en cuatro columnas:

• CT: Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los

que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,

estructura, procedimientos y políticas de la Concesión, convirtiéndose en testimonio de su actividad y

trascendencia.

• E: Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

• S: Selección. La selección documental se aplica a los documentos que han finalizado su tiempo de retención en el archivo central de acuerdo con la Tablas de Retención y este proceso determina la conservación parcial de documentación por medio de muestreo y se deje un testimonio o muestra para la historia de la Agencia acorde con un análisis cuantitativo y cualitativo.

• I: Imagen: Se refiere a la conservación de la Serie o Subserie documental en un medio tecnológico, que asegure su reproducción exacta: Medio de imagen o electrónico o Micrográfico.

Soporte: Columna en la que se registran los medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. La columna se utilizará para marcar con equis (X) los soportes como papel (P), electrónico (EL), otros (O)

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(archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos). Reversión: Documentación correspondiente a expedientes cerrados objeto de entrega a la ANI en el proceso de reversión que no fue entregada durante la ejecución del contrato. Procedimiento. En este campo se describe el procedimiento que debe seguir la Serie o Subserie una

vez termine los tiempos de retención en el Archivo Central (según su disposición final). Se debe

expresar el contenido informativo de la serie y subserie y dar claridad en relación a las decisiones que

afecta a la documentación respecto de la selección o la eliminación.

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5.9. BIBLIOGRAFÍA

COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 594 (14 de julio, 2000) Por medio de la cual se dicta

la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 004 de 2013 (15 de marzo de 2013) Por el

cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para

la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención

Documental y las Tablas de Valoración Documental.

COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Instructivo para la elaboración de las Tablas de

Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTES. Resolución 61583 de 2016 anexo

5.10. ANEXOS

5.10.1. Anexo No.1 Cuadro de Clasificación Documental.

5.10.2. Anexo No.2 Minuta del Contrato de Concesión.

5.10.3. Anexo No.3 Documento Privado de Contitución de la Sociedad

6. REGISTROS RELACIONADOS

Para este programa no aplica este numeral.

INTRODUCCIÓN


CÓDIGO GDO-D-03

VERSION 1

FECHA 11-10-2017

PÁGINA 18 de 19

COPIA CONTROLADA

7. REVISION Y APROBACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Elcy Yohana Saldarriaga Flórez Patricia Elena Gutiérrez Guerra Jose Guillermo Engel Ricaurte

Cargo: Profesional Gestión Documental Coordinadora SIG Director de Gestión Humana y

Administrativo

Firma:

“ORIGINAL FIRMADO” “ORIGINAL FIRMADO”

“ORIGINAL FIRMADO”

Nombre:

Cargo:

Firma:

Numerales que cambiaron respecto a la versión anterior (Tachar el numeral o colocar ✓). Identificar modificaciones dentro del documento, en letra cursiva en color azul

1✓ 2 3 4 5 4 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2

5.2.3 5.3 5.4 5.7 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6

5.6.1 5.6.2 5.7 6 7

FIN DEL DOCUMENTO

tablas de retención documental trd€¦ · las tablas de retención documental – trd de la...

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