presentaciÓn tabla de retenciÓn documental …web.fedepalma.org/sites/default/files/files/trd...
TRANSCRIPT
PRESENTACIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, FEDEPALMA, es una organización gremial colombiana, constituida el 26 de octubre de 1962,
domiciliada en Bogotá D. C., reconocida a nivel internacional, nacional y regional por su impacto en la competitividad y en la sostenibilidad ambiental y social
del sector palmero, en el bienestar de los palmicultores colombianos y sus familias, y por su contribución, a través de ellos, al desarrollo económico y social de
Colombia. Sus actividades principales están orientadas a agremiar a los palmicultores, representar sus intereses ante distintas instancias públicas y privadas,
nacionales e internacionales, defender los intereses del gremio y coadyuvar en el estudio y solución de los problemas técnicos económicos y sociales que
interesen a la industria nacional de aceites y grasas, y particularmente a los productores de aceite de palma.
En el año de 1994, el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Agricultura, contrató a Fedepalma para la administración del Fondo de Fomento Palmero
(FFP) creado mediante la Ley 138 de 1994 como una cuenta especial para el recaudo y el manejo de los recursos provenientes de la cuota de fomento palmero,
cuyo objeto es la financiación de programas y proyectos de beneficio para la agroindustria de la palma de aceite. Del mismo modo, mediante Ley 101 de 1993
se creó el Fondo de Estabilización de Precios para el Palmiste, el Aceite de Palma y sus Fracciones (FEP) mediante Decreto 2354 de 1996, modificado luego por
los decretos 130 de 1998 y 2424 de 2011, como una cuenta de naturaleza parafiscal también administrada por la Federación.
Por su parte, la Corporación Centro de Investigación en Palma de Aceite - Cenipalma, es una corporación de carácter científico y técnico, sin fines de lucro,
creada por decisión del XVII Congreso Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite en septiembre de 1990 y nació a la vida jurídica a partir del 1° de enero de
1991, domiciliada en Bogotá. Su propósito es generar, adaptar, validar y transferir tecnología para el cultivo de la palma de aceite, su procesamiento y su
consumo.
La Federación es la institucionalidad conformada tanto por Fedepalma y Cenipalma, salvo en los asuntos que sea necesario particularizar, casos en los cuales
se mencionará específicamente la organización relacionada.
La Federación a lo largo de su vida institucional ha venido generando y publicando documentos valiosos en ejercicio de sus actividades estratégicas,
misionales y administrativas, por lo cual la información contenida en los archivos constituye un activo imprescindible para la administración como fuente de
información que respalda las actividades realizadas en la toma de decisiones, el cumplimiento de normas, la rendición de cuentas y la memoria institucional y
nacional. La Tablas de Retención Documental de la Federación son el instrumento archivístico esencial para la correcta administración de los documentos
institucionales. Por consiguiente, a continuación encontrará las Tablas de Retención Documental de la Federación en cumplimiento de la Ley de Transparencia
1712 de 2014, en especial el numeral 2.8.3.1.2 Publicación de Información en sección particular del sitio web oficial.
Las Tablas de Retención Documental se encuentran elaboradas de acuerdo con la estructura organizacional de la Federación. En este sentido, se hicieron dos
Tablas de Retención Documental, una que responde a la estructura orgánica de Fedepalma y otra que responde a la estructura orgánica de Cenipalma, a
excepción de la dependencia: 500. Unidad de Servicios Compartidos y sus áreas, las cuales apoyan integralmente los procesos de apoyo tanto de Fedepalma
como de Cenipalma.
01/07/2015
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
D S Sb AG AC CT E I S EL P
10 54 COMUNICACIONES
10 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
10 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
10 57 ASISTENCIA A EVENTOS
10 57 1 EVENTOS INTERNACIONALES 2 8 X X
- Informe
- Invitaciones
10 57 2 EVENTOS NACIONALES 2 8 X X
- Informe
- Invitaciones
10 69 CIRCULARES
10 69 1 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X
- Circulares
10 80 PROCESOS JUDICIALES
10 80 2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 19 X X
- Comunicaciones
- Demanda
- Contestación de la demanda
- Notificación
- Respuesta
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los procesos
la Federación.
Seleccionar anualmente los eventos
nacionales que impacten directamente
en la misión de la Federación.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
GI-F08/2
Página 1 de 1TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SOPORTEPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Seleccionar anualmente los eventos
internacionales que impacten
directamente en la misión de la
Federación.
01/07/2015
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
D S Sb AG AC CT E I S EL P
18 54 COMUNICACIONES
18 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
18 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
18 60REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA SECTORIAL
REGIONAL
18 60 1REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA SECTORIAL
REGIONAL 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Solicitud de requerimiento
- Respuesta de requerimiento
- Propuesta
18 61 EVENTOS GREMIALES REGIONALES
18 61 1 EVENTOS GREMIALES REGIONALES 2 8 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Invitaciones
18 62 ATENCIÓN SOLICITUDES PALMICULTORES
18 62 1 ATENCIÓN SOLICITUDES PALMICULTORES 2 8 X X
- Respuesta información
- Solicitud de información
18 63 GESTIÓN ENTIDADES
18 63 1 GESTIÓN ENTIDADES PÚBLICAS 2 8 X X
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de la
infraestructura sectorial regional.
Seleccionar anualmente los eventos
gremiales regionales que impacten
directamente en la misión de la
Federación.
Seleccionar anualmente
cualitativamente las solicitudes de los
palmicultores según temática y volumen
anual.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de la gestión
realizada con las entidades públicas.
01/07/2015
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
18 69 CIRCULARES
18 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Eliminar por no contener valores
secundarios.
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
21 44 REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES
REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES
- Registro nacional de palmicultores
21 54 COMUNICACIONES
COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS
- Comunicaciones
COMUNICACIONES INTERNAS
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
X
Eliminar por no contener valores
secundarios.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
54 1 2 8 X
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
21 54 2 2 8 X
XX21
21 44 1 1 19 X
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SOPORTEPROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
OFICINA PRODUCTORA: 21. OFICINA DE ATENCIÓN AL AFILIADO
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL
Conservar totalmente por cuanto el RNP
constituye una herramienta invaluable
para identificar a los distintos actores de
la agroindustria palmera, al igual que a
los beneficiarios de la inversión de los
recursos del Fondo de Fomento
Palmero (FFP), para dimensionar su
cobertura y evaluar su comportamiento
en el tiempo.
X
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
14 2 ACTAS
14 2 8 ACTAS DE COMITÉ DE PUBLICACIONES DE CENIPALMA 1 19 X X X
- Acta
- Comunicaciones
- Formato de evaluación de artículos
14 8 BOLETINES DE PRENSA
14 8 1 BOLETINES DE PRENSA 1 9 X X
- Boletin de prensa
- Comunicado de prensa
14 14 CONTRATOS
14 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X
- Contrato
- Factura
- Factura anulada
14 23 GESTIÓN DE ASIGNACION DE ISBN PUBLICACIONES
14 23 1 GESTIÓN DE ASIGNACIÓN DE ISBN PUBLICACIONES 1 19 X XEliminar por no contener valores
secundarios.
- Isbn del material
- Orden de pago
14 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
14 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
14 69 CIRCULARES
14 69 1 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X
- Circulares
14 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
OFICINA PRODUCTORA: 14. OFICINA DE COMUNICACIONES
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.Eliminar por no contener valores
secundarios.
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
OFICINA PRODUCTORA: 14. OFICINA DE COMUNICACIONES
14 72 SERVICIO DE MONITOREO DE PRENSA
14 72 1 SERVICIO DE MONITOREO DE PRENSA 2 8 X X
- Comunicaciones
- Factura
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Eliminar por no contener valores
secundarios.
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
13 2 ACTAS
13 2 3 ACTAS DE COMITÉ CORPORATIVO 1 19 X X
- Acta
- Agenda
13 2 28ACTAS REVISIÓN GERENCIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD 2 18 X
- Acta
13 14 CONTRATOS
13 14 3 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X
- Acta de iniciación
- Acta de finalizacion
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura
- Informe
- Otrosí
- Póliza de cumplimiento
- Registro Único tributario
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Acta de liquidación
- Cuenta de cobro
- Memorando
- Informe final
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
OFICINA PRODUCTORA: 13. OFICINA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
CÓDIGO
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
OFICINA PRODUCTORA: 13. OFICINA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTECÓDIGO
13 20 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
13 20 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1 9 X X
- Organigramas
13 29 INFORMES
13 29 21 INFORMES AUDITORÍA SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD 2 18 X X
- Informes de auditorias
13 37 PLANES
13 37 1 PLANES DE DESARROLLO Y PROSPECTIVA ESTRATEGICA 1 19 X X
- Plan
13 37 5 PLANES ESTRATEGICOS 1 19 X X
- Objetivos estratégicos
- Plan
- Tablero de indicadores
13 37 7 PLANES DE MITIGACIÓN DE RIESGOS 2 18 X
- Plan
13 51 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
13 51 1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 19 X X
- Acciones correctivas y preventivas
- Acta de comité de calidad
- Acta de revisión gerencial
- Comunicaciones
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la planeación
estratégica de la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la aplicación del Sistema
de Gestión de Calidad de la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear los cambios
estructurales que ha tenido la
Federación. Reproducir en imagen para
preservar el documento original.
Conservar totalmente por cuanto
permite conocer la evaluación de la
gestión de la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear los cambios
estructurales que ha tenido la
Federación. Reproducir en imagen para
preservar el documento original.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la planeación
estratégica de la Federación.
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 18. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INSTITUCIONALES
OFICINA PRODUCTORA: 13. OFICINA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTECÓDIGO
- Cronograma de auditoriías
- Informes de auditorias
- Instructivos
- Manual
- Registro de no conformidades
13 54 COMUNICACIONES
13 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
13 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
13 69 CIRCULARES
13 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
13 102 INDICADORES
13 102 1 INDICADORES DE IMPACTO 2 18 X X
- Indicadores
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
CONVENCIONES:
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por cuanto
permite conocer la gestión de la gestión
de la Federación.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
01/07/2015
D S Sb AG AC CT E I S EL P
11 2 ACTAS
11 2 1 ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL Y DE AFILIADOS 1 19 X X X
- Acta
11 2 2 ACTAS DE COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO - CAF 1 19 X X X
- Acta
11 2 9
ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN
DE PRECIOS PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS
FRACCIONES - FEP
1 19 X X X
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
- Acta
11 2 1ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE FOMENTO
PALMERO - FFP 1 19 X X
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
- Acta
11 2 13 ACTAS DE CONGRESO NACIONAL DE CULTIVADORES 1 19 X X
- Acta
11 2 14 ACTAS DE CONSEJO DE LA ORDEN DEL MÉRITO PALMERO 1 19 X X
- Acta
11 2 15 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 1 19 X X
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
- Acta
11 3 ACUERDOS
11 3 1ACUERDOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS PARA
EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS FRACCIONES - FEP 1 19 X X
- Acuerdo
- Comunicaciones
11 3 2 ACUERDOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X
- Acuerdo
- Comunicaciones
11 14 CONTRATOS
11 14 3 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X
- Contrato
11 27 HISTORIAL DEL PALMICULTOR
11 27 1 HISTORIAL DEL PALMICULTOR 1 19 X X
- Carta autorización de desafiliación
- Carta de aceptación
- Carta de afiliación
- Certificado de recomendación
- Comunicaciones
- Respuesta información
- Solicitud de desafiliación
- Solicitud de información
11 29 INFORMES
11 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X
- Carta de remisión
- Informe
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por cuanto
contiene información relevante de los
distintos actores de la agroindustria
palmera a lo largo del tiempo.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
- Respuesta información
- Solicitud de información
11 29 2 INFORMES A OTRAS ENTIDADES 1 9 X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
11 29 14 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
11 44 REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES
11 44 1 REGISTRO NACIONAL DE PALMICULTORES 1 19 X X
- Registro
11 48 RESOLUCIONES
11 48 1 RESOLUCIONES ORDEN DEL MÉRITO PALMERO 1 19 X X
- Resolución
11 48 2RESOLUCIONES VALOR DE LAS CESIONES Y
COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN - FEP 1 19 X X
- Resolución
11 54 COMUNICACIONES
Conservar totalmente por cuanto el RNP
constituye una herramienta invaluable
para identificar a los distintos actores de
la agroindustria palmera, al igual que a
los beneficiarios de la inversión de los
recursos del Fondo de Fomento
Palmero (FFP), para dimensionar su
cobertura y evaluar su comportamiento
en el tiempo.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación. Los
informes de gestión se consolidan en la
Dirección de Planeación Sectorial y
Desarrollo Sostenible.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
11 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
11 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
11 70 TERTULIA PALMERA
11 70 1 TERTULIA PALMERA 2 8 X X
- Comunicaciones
- Invitaciones
11 76 AFILIACIONES
11 76 2 AFILIACIONES INSTITUCIONALES 1 19 X
- Comunicaciones
11 78 COMITÉS
11 78 1 COMITÉ DE GREMIOS SOCIO - ECONÓMICOS 2 8 X X
- Factura
11 84 DERECHOS DE PETICIÓN
11 84 1 DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X
- Solicitud
- Respuesta
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por cuanto
contiene información relevante de los
distintos actores de la agroindustria
palmera a lo largo del tiempo.
Conservar totalmente por cuanto
contiene información relevante de los
distintos actores de la agroindustria
palmera a lo largo del tiempo.
Seleccionar anualmente los documentos
resultado de comites gremiales que
impacten directamente la misión de la
Federación.
Seleccionar anualmente los derechos de
petición que impacten directamente la
misión de la Federación.
CONVENCIONES:
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 11. SECRETARÍA GENERAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
12 1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
12 1 1 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 19 X X X
- Acta de audiencia de conciliación
- Acta del comité interno de conciliación
- Alegato de conclusión
- Antecedente
- Auto admisorio de la demanda
- Comunicación al demandante
- Comunicación de cumplimiento
- Concepto
- Demanda
- Fallo de la segunda instancia
- Fallo de primera instancia
- Ficha técnica de conciliación
- Notificación de la demanda
- Oficio allegando las pruebas
- Oficio de traslado de fallo al competente
- Poder
- Pruebas
- Recurso de apelación
- Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
- Solicitud de antecedentes
12 1 2 ACCIONES DE GRUPO 1 19 X X X
- Acta de audiencia de conciliación
- Acta del comité interno de conciliación
- Alegato de conclusión
- Antecedente
- Auto admisorio de la demanda
- Comunicación al demandante
- Comunicación de cumplimiento
- Concepto
- Demanda
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención. Los documentos originales se
encuentran en los juzgados.
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención. Los documentos originales se
encuentran en los juzgados.
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Fallo de la segunda instancia
- Ficha técnica de conciliación
- Notificación de la demanda
- Oficio allegando las pruebas
- Oficio de traslado de fallo al competente
- Poder
- Pruebas
- Recurso de apelación
- Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
- Solicitud de antecedentes
12 1 3 ACCIONES DE TUTELA 1 19 X X X
- Acta de audiencia de conciliación
- Acta del comité interno de conciliación
- Antecedente
- Auto admisorio de la demanda
- Comunicación al demandante
- Comunicación de cumplimiento
- Demanda
- Fallo de la segunda instancia
- Ficha técnica de conciliación
- Notificación de la demanda
- Oficio allegando las pruebas
- Oficio de traslado de fallo al competente
- Poder
- Pruebas
- Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
- Solicitud de antecedentes
- Contestación de la demanda
- Tutela
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención. Los documentos originales se
encuentran en los juzgados.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
12 12 CONCEPTOS
12 12 1 CONCEPTOS JURÍDICOS 1 19 X X X
- Concepto
- Solicitud del concepto
12 14 CONTRATOS
12 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Acta de iniciación
- Acta de finalizacion
- Acta de terminación
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura
- Informes de seguimiento
- Otrosí
- Póliza
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Propuesta
- Acta de reunión
- Acta de comité de obra
12 14 3 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X
- Acta de iniciación
- Acta de terminación
- Acta del comité directivo del fondo de estabilización de precios
- Certificado de existencia y representación legal
- Evidencia de constancia de búsqueda del objeto del contrato en la
codificación del sice (cubs)
- Evidencia del registro en el sice
- Factura
Seleccionar anualmente una muestra de
los conceptos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Informe
- Otrosí
- Póliza
- Respuesta información
- Solicitud de información
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Acta de liquidacion
- Cuenta de cobro
12 14 4
CONTRATOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS
PARA EL PALMISTE, EL ACEITE DE PALMA Y SUS FRACCIONES -
FEP
1 19 X X X
- Acta de iniciación
- Acta de terminación
- Acta del comité directivo del fondo de estabilización de precios
- Certificado de existencia y representación legal
- Evidencia de constancia de búsqueda del objeto del contrato en la
codificación del sice (cubs)
- Evidencia del registro en el sice
- Factura
- Informe
- Otrosí
- Póliza
- Respuesta información
- Solicitud de información
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Acta de liquidacion
- Cuenta de cobro
12 16 CONVENIOS
12 16 1 CONVENIOS DE ASOCIACIÓN 1 19 X X X
- Acta de terminación
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Cédula de ciudadanía (representante legal)
- Certificación
- Certificación de cumplimiento
- Certificado de existencia y representación legal
- Contrato
- Informe
- Memorandos y oficios de remisión
- Otrosí
- Solicitud de elaboración de contrato
12 16 2 CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL 1 19 X X X
- Acta de terminación
- Cédula de ciudadanía (representante legal)
- Certificación
- Certificación de cumplimiento
- Certificado de existencia y representación legal
- Contrato
- Informe
- Memorandos y oficios de remisión
- Otrosí
- Solicitud de elaboración de contrato
12 16 3 CONVENIOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Acta de terminación
- Cédula de ciudadanía (representante legal)
- Certificación
- Certificación de cumplimiento
- Certificado de existencia y representación legal
- Contrato
- Informe
- Memorandos y oficios de remisión
- Otrosí
- Solicitud de elaboración de contrato
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
12 16 4CONVENIOS DE RESPONSABILIDAD PARA ACCESO Y USO DEL
SISTEMA DE INFORMACIÓN 1 19 X X X
- Convenio
12 16 5 CONVENIOS MARCO DE ESTABILIZACIÓN – CME 1 19 X X X
- Convenio
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
12 16 6 CONVENIOS – CMCD 1 19 X X X
- Solicitud
12 16 1 CONVENIOS DE COOPERACION TECNICA 2 18 X X X
- Convenio
12 16 11 CONVENIOS DE PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS 1 19 X X
- Acta de finalizacion
- Certificado de existencia y representación legal
- Comunicaciones
- Convenio
- Factura
- Informe
- Informe semestral
- Informes de seguimiento
- Otrosí
- Póliza
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Acta de liquidacion
- Memorando
- Informe final
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
12 29 INFORMES
12 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
12 29 2 INFORMES A OTRAS ENTIDADES 1 9 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
12 29 14 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X
- Carta de remisión
- Informe
12 47 REQUERIMIENTOS
12 47 1 REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FEP 1 19 X X X
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
12 47 2 REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FFP 1 19 X X X
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
12 47 5 REQUERIMIENTOS ENTIDADES EXTERNAS 2 18 X X X
Seleccionar anualmente una muestra de
los requerimientos más relevantes para
la Federación.
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
12 47 6 REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X X
- Requerimiento
- Respuesta
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación. Los
informes de gestión se consolidan en la
Dirección de Planeación Sectorial y
Desarrollo Sostenible.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
12 54 COMUNICACIONES
12 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
12 54 0.2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
12 69 CIRCULARES
12 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
12 80 PROCESOS JUDICIALES
12 80 1 PROCESOS EJECUTIVOS 2 18 X X X
- Alegato de conclusión
- Antecedente
- Auto admisorio de la demanda
- Comunicación al demandante
- Comunicación de cumplimiento
- Demanda
- Fallo de la segunda instancia
- Fallo de primera instancia
- Notificación de la demanda
- Oficio allegando las pruebas
- Oficio de traslado de fallo al competente
- Poder
- Pruebas
- Recurso de apelación
- Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
- Memorando
- Comunicación de notificación
- Contestación de la demanda
- Notificación
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los procesos
la Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
12 80 2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 19 X X
- Demanda
- Contestación de la demanda
- Respuesta
12 80 3 PROCESOS ANTE EL TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO 2 18 X X
- Alegato de conclusión
- Anexo
- Antecedente
- Auto admisorio de la demanda
- Comunicación al demandante
- Comunicaciones
- Demanda
- Fallo de la segunda instancia
- Fallo de primera instancia
- Notificación de la demanda
- Oficio allegando las pruebas
- Oficio de traslado de fallo al competente
- Poder
- Pruebas
- Recurso de apelación
- Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
- Memorando
- Contestación de la demanda
- Notificación
- Auto
12 84 DERECHOS DE PETICIÓN
12 84 1 DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X
- Derecho de petición
- Respuesta
Seleccionar anualmente los derechos de
petición que impacten directamente la
misión de la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los procesos
la Federación.
Seleccionar anualmente una muestra de
los requerimientos más relevantes para
la Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 12. SECRETARÍA JURÍDICA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
D S Sb AG AC CT E I S EL P
15 2 ACTAS
15 2 16 ACTAS DE VISITA DE VERIFICACIÓN 2 8 X X X
- Acta
15 9 CERTIFICACIONES SUPERAVIT
15 9 1 CERTIFICACIONES SUPERAVIT 2 8 X X
- Balance de prueba
- Certificación
- Copia resolución informe del valor de las cesiones y
compensaciones de estabilización
- Estado de pérdidas y ganancias
- Estados financieros
- Memorando secretaría técnica
15 14 CONTRATOS
15 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Contrato
15 14 3 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X
- Contrato
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención. Presentan un valor contable y
no adquieren valores secundarios para
la Federación.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por cuanto
representa valor testimonial de las
decisiones tomadas. Reproducir en
imagen para preservar el documento
original.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
15 14 4CONTRATOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS -
FEP 1 19 X X X
- Contrato
15 16 CONVENIOS
15 16 5 CONVENIOS MARCO DE ESTABILIZACIÓN – CME 1 19 X X X
- Convenio
15 29 INFORMES
15 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
15 29 4 INFORMES DE AUDITORÍA 2 8 X X X
- Informe
- Papeles de trabajo
- Carta visita de auditoría
- Reporte envio de fax
15 29 16 INFORMES DE REVISIONES 2 8 X X X
- Informe
- Papeles de trabajo
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por cuanto
permite conocer el seguimiento sobre el
manejo de los recursos de las
contribuciones parafiscales del FFP y
FEP por parte de la la Federación. Art. 1
Decreto 2025 de 1996.
Conservar totalmente por cuanto
permite conocer el seguimiento sobre el
manejo de los recursos de las
contribuciones parafiscales del FFP y
FEP por parte de la la Federación. Art. 1
Decreto 2025 de 1996.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
15 29 17 INFORMES DE VISITAS 2 8 X X X
- Informe
- Papeles de trabajo
15 46 REPORTES INTERNOS DE DEVOLUCIÓN
15 46 1 REPORTES INTERNOS DE DEVOLUCIÓN 2 8 X X
- Comunicación interna
- Reporte
15 54 COMUNICACIONES
15 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
- Comunicaciones
15 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
15 69 CIRCULARES
15 69 2 CIRCULARES DEL FEP 2 18 X X
- Circulares
15 69 4 CIRCULARES DEL FFP 2 18 X X X
- Circulares
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por la Federación para la
administración de los fondos.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por la Federación para la
administración de los fondos.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite conocer el seguimiento sobre el
manejo de los recursos de las
contribuciones parafiscales del FFP y
FEP por parte de la la Federación. Art. 1
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 11. SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 15. AUDITORÍA FONDOS PARAFISCALES
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
15 73 CONTRIBUYENTE
15 73 1 CONTRIBUYENTE 2 18 X X X
- Contribuyente
15 73 2 CONTRIBUYENTE F.E.P. 2 18 X X X
- Contribuyente
15 73 3 CONTRIBUYENTE F.F.P. 2 18 X X X
- Contribuyente
15 85 CERTIFICACIONES DE SUSTITUCION
15 85 1 CERTIFICACIONES DE SUSTITUCION 1 19 X X X
- Certificación efectiva disponible
15 93 CERTIFICACIONES AFOROS DE DEUDAS
15 93 1 CERTIFICACIONES AFORO DE DEUDAS FFP 2 18 X X X
- Certificación
15 93 2 CERTIFICACIONES AFORO DE DEUDAS FEP 2 18 X X X
- Certificación
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los
contribuyentes de los fondos.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los
contribuyentes de los fondos.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los
contribuyentes de los fondos.
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
administración de los fondos.
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
administración de los fondos.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
administración de los fondos.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
100 22FICHAS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN BÁSICA DE
PROYECTOS
100 22 1FICHAS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN BÁSICA DE
PROYECTOS 1 19 X X
- Ficha de registro de información básica de proyectos
100 29 INFORMES
100 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X
- Informe
100 29 2 INFORMES DE GESTIÓN AL COMITÉ DE LOS FONDOS 2 8 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Documentos de trabajo
100 29 253 INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Documentos de trabajo
100 54 COMUNICACIONES
100 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
- Comunicaciones
100 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X X
- Memorando
100 54 252 COMUNICACIONES 1 2 X X X
- Respuesta información
- Solicitud de información
100 55 INTERVENTORIAS
100 55 254 INTERVENTORIAS DE PROYECTO 1 6 X X
- Acta de iniciación
- Acta de seguimiento
- Acta de terminación
- Comunicaciones
OFICINA PRODUCTORA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los proyectos
de la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de requierimientos
de información.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las
interventorías de los proyectos de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
OFICINA PRODUCTORA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
- Contrato
- Ficha técnica
- Acta de liquidacion
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
D S Sb AG AC CT E I S EL P
160 14 CONTRATOS
160 14 3 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X
- Memorando de remisión de Ficha de Registro de Proyectos
- Ficha de Registro de Proyectos
- Memorando asignación de Supervisor
- Memorando solicitud contrato
- Certificado de disponibilidad presupuestal
- Contrato FFP y Fedepalma
- Registro presupuestal
- Acta de Inicio
- Plan de Trabajo
- Factura 1er. desembolso
- Acta de Seguimiento 1er Trimestre
- Informe de Seguimiento 1er Trimestre
- Factura 2do. desembolso
- Acta de Seguimiento 2do Trimestre
- Informe de Seguimiento 2do Trimestre
- Factura 3er. desembolso
- Acta de Seguimiento 3er Trimestre
- Informe de Seguimiento 3er Trimestre
- Factura 4to. desembolso
- Acta de Cierre 4to Trimestre
- Informe Final 4to Trimestre
- Factura 5to. desembolso
- Otrosís (si aplican)
160 41 PROYECTOS
160 41 6PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE
FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X
- Memorando de remisión de Ficha de Registro de Proyectos
- Ficha de Registro de Proyectos
- Memorando asignación de Supervisor
- Cetificado Disponibilidad Presupuestal
- Registro Presupuestal
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 160. ÁREA DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN SECTORIAL
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los proyectos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 160. ÁREA DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN SECTORIAL
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Acta de Inicio
- Plan de Trabajo - Reporte de IsoTools
- Acta de Seguimiento 1er Trimestre
- Informe de Seguimiento 1er Trimestre
- Acta de Seguimiento 2do Trimestre
- Informe de Seguimiento 2do Trimestre
- Acta de Seguimiento 3er Trimestre
- Informe de Seguimiento 3er Trimestre
- Acta de Cierre 4to Trimestre
- Informe Final 4to Trimestre
- Facturas desembolsos mensuales con CDP y RP
- Facturas desembolsos mensuales con CDP y RP
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
D S Sb AG AC CT E I S EL P
110 21 ESTUDIOS
110 21 0.1 ESTUDIOS TÉCNICOS 1 19 X X X
- Estudios de planeación sectorial
110 21 0.2 ESTUDIOS TENICOS DE CENSO PALMERO 1 19 X X X
- Censo palmero
110 29 INFORMES
110 29 0.3 INFORMES ANUALES DE DESEMPEÑO DEL SECTOR 1 19 X X X
- Informe
110 29 0.1 INFORMES DE ECONOMÍA SECTORIAL 1 19 X X X
- Informe
110 29 0.13 INFORMES DE ENTORNO ECONOMICO 1 19 X X X
- Informe de entorno económico nacional e internacional
110 45 REPORTES ECONÓMICOS
110 45 0.1 REPORTES ECONOMICOS ANUARIO ESTADÍSTICO DEL SECTOR 1 19 X X X
- Informe
110 45 0.2 REPORTES ECONOMICOS BALANCE ECONÓMICO TRIMESTRAL 1 19 X X X
- Informe
Conservar totalmente por poseer
información del balance económico del
sector parmicultor.
Conservar totalmente por poseer
información estadística del sector
palmicultor.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de la economía
sectorial.
Conservar totalmente por poseer
información relevante del desempeño
del sector palmero.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
Conservar totalmente por poseer
información relevante de la planeación
sectorial de la Federación.
OFICINA PRODUCTORA: 110. ÁREA DE ECONOMÍA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por poseer
información relevante del censo palmero
de la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante del entorno
ecconómico nacional e internacional.
110 45 0.3REPORTES ECONOMICOS INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL
SECTOR 1 19 X X X
- Informe
110 45 0.4REPORTES ECONOMICOS POLÍTICAS ECONÓMICAS DEL
SECTOR PALMERO 1 19 X X X
- Informe
110 54 COMUNICACIONES
110 54 0.1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
110 54 0.2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por poseer
información estadística del sector
palmicultor.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información de políticas económicas del
sector palmicultor.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
120 14 CONTRATOS
120 14 0.2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Contrato
- Factura anulada
120 16 CONVENIOS
120 16 0.1 CONVENIOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA 2 18 X X X
- Convenio
120 39 PROGRAMAS
120 39 0.2 PROGRAMAS DE CONCERTACIÓN CON LAS COMUNIDADES 1 19 X X X
- Informe
- Programas
- Proyecto
120 39 0.6 PROGRAMAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL 1 19 X X X
- Indicadores
- Informe de sostenibilidad
- Manual de mejores prácticas
120 54 COMUNICACIONES
120 54 0.1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
120 54 0.2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
Conservar totalmente por su contenido
informativo por su impacto económico,
social o administrativo en la gestión
palmicultura colombiana.
Conservar totalmente por su contenido
informativo por su impacto económico,
social o administrativo en la gestión
palmicultura colombiana.
Conservar totalmente por su contenido
informativo por su impacto económico,
social o administrativo en la gestión
palmicultura colombiana.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 120. ÁREA AMBIENTAL
CONVENCIONES:
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 120. ÁREA AMBIENTAL
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
D S Sb AG AC CT E I S EL P
130 54 COMUNICACIONES
130 54 0.1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
130 54 0.2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
130 58 RESPONSABILIDAD SOCIAL
130 58 0.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL DEMANDAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Demanda
- Respuesta información
- Solicitud de información
130 58 0.2 RESPONSABILIDAD SOCIAL COOPERATIVAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Respuesta información
- Solicitud de información
130 58 0.3 RESPONSABILIDAD SOCIAL ALIANZAS BIENESTAR 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Respuesta información
- Solicitud de información
130 58 0.4 RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD Y DEMOCRACIA 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Respuesta información
- Solicitud de información
130 58 0.5 RESPONSABILIDAD SOCIAL SINDICATOS 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Respuesta información
- Solicitud de información
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
Federación relacionada con la
responsabilidad social.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
Federación relacionada con la
responsabilidad social.
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
Federación relacionada con la
responsabilidad social.
CONVENCIONES:
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 130. ÁREA SOCIAL
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
Federación relacionada con la
responsabilidad social.
Conservar totalmente por poseer
información relevante para la
Federación relacionada con la
responsabilidad social.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 130. ÁREA SOCIAL
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
140 29 INFORMES
140 29 18 INFORMES ESTADÍSTICOS DEL SECTOR PALMERO 1 9 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
140 54 COMUNICACIONES
140 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
140 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
OFICINA PRODUCTORA: 140. SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL SECTOR PALMERO - SISPA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por poseer
información relevante estadística del
sector palmero.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
150 14 CONTRATOS
150 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Contrato
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
150 15 DONACIONES
150 15 1 DONACIONES 1 9 X X X
- Comunicaciones
- Solicitud de donación
150 29 INFORMES
150 29 14 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X
- Informe a la junta directiva
- Informe anual
- Informe semestral
150 30 INVENTARIOS
150 30 1 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS 1 3 X X
- Inventarios de material
150 38 PRÉSTAMOS
150 38 1 PRÉSTAMOS INTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1 3 X X
- Solicitud de préstamo
- Memorando
150 38 2 PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS 1 3 X X
- Convenio
- Préstamo
- Solicitud de préstamo
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación. Los
informes de gestión se consolidan en la
Dirección de Planeación Sectorial y
Desarrollo Sostenible.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Eliminar las versiones obsoletas una vez
cumplido el periodo de retención toda
vez que se actualiza anualmente. Las
versiones anteriores carecen de
relevancia para investigaciones una vez
cumplido el tiempo de retención
estipulado.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 150. CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PALMERO - CID PALMERO
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 150. CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PALMERO - CID PALMERO
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
150 38 3 PRÉSTAMOS EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 2 8 X X
- Préstamo
- Solicitud de préstamo
- Memorando
150 38 4 PRÉSTAMOS A TERCEROS 2 8 X X
- Comunicaciones
150 52 VENTA DE PUBLICACIONES
150 52 1 VENTA DE PUBLICACIONES 1 9 X X X
- Comunicación de envio
- Factura
- Lista de publicaciones
150 53 SERVICIOS DE INFORMACIÓN
150 53 1 SERVICIOS DE INFORMACIÓN 1 19 X X
- Servicios de bibliografia
- Servicio de alerta
- Servicios de reprografia
- Servicios de pregunta y respueta
150 54 COMUNICACIONES
150 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
150 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
150 59 SUSCRIPCIONES PUBLICACIONES SERIADAS
150 59 1 SUSCRIPCIONES PUBLICACIONES SERIADAS 1 9 X X X
- Comunicaciones
- Cotizaciones
- Factura
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de préstamos
externos de material bibliográfico.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de préstamos
externos de material bibliográfico.
S = Serie Documental;
CONVENCIONES:
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECTORIAL Y DESARROLLO SOSTENIBLE
OFICINA PRODUCTORA: 150. CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PALMERO - CID PALMERO
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
200 2 ACTAS
200 2 17 ACTAS DE REUNIÓN 2 18 X X X
- Acta
- Comunicaciones
- Informe
- Presentación
200 14 CONTRATOS
200 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
200 14 4 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FEP 1 19 X X X
- Contrato
Conserva totalmente por contener
información importante de las reuniones
realizadas por la Dirección de Gestión
Comercial Estratégica.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
200 16 CONVENIOS
CONVENIOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Convenio
200 29 INFORMES
200 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
200 29 2 INFORMES A OTRAS ENTIDADES 1 9 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
200 29 14 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
200 37 PLANES
200 37 6 PLANES DE ACCIÓN 2 18 X X X
- Plan de acción
- Documentos de trabajo
200 54 COMUNICACIONES
COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
Conservar totalmente por contener
información relevante sobre planeación
estratégica.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación. Los
informes de gestión se consolidan en la
Dirección de Planeación Sectorial y
Desarrollo Sostenible.
200 16 3
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
200 54 1
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
200 69 CIRCULARES
200 69 1 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X
- Circulares
200 69 2CIRCULARES DEL FEP 2 18 X X
- Circulares
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas en la administración del FEP.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
CONVENCIONES:
200 54 2
D S Sb AG AC CT E I S EL P
210 21 ESTUDIOS
210 21 3 ESTUDIOS DE COMERCIALIZACIÓN SECTORIAL 2 8 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Estudio
210 41 PROYECTOS
210 41 3 PROYECTOS DE COMERCIALIZACIÓN 2 8 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Presentación
210 54 COMUNICACIONES
210 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
210 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
210 101 CÁLCULO DE LAS OPERACIONES DE ESTABILIZACIÓN
210 101 1 CÁLCULO DE LAS OPERACIONES DE ESTABILIZACIÓN 1 19 X
- Comunicaciones
- Encuesta
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
OFICINA PRODUCTORA: 210. ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN SECTORIAL
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información relevante de la
comercialización sectorial de la
Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de la
comercialización sectorial de la
Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Seleccionar anualmente una muestra
representativa de los documentos que
reflejen el cálculo de las operaciones de
estabilización para el FEP.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
220 54 COMUNICACIONES
220 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
220 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
OFICINA PRODUCTORA: 220. ÁREA DE PROMOCIÓN DE VALOR AGREGADO
PROCEDIMIENTOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
D S Sb AG AC CT E I S EL P
230 16 CONVENIOS
230 16 6 CONVENIOS – CMCD 1 19 X X X
- Convenio
230 54 COMUNICACIONES
230 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
230 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
OFICINA PRODUCTORA: 230. SECRETARÍA TÉCNICA DEL FED PALMERO
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
CONVENCIONES:
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
240 54 COMUNICACIONES
240 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
240 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
CONVENCIONES:
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 200. DIRECCIÓN DE GESTIÓN COMERCIAL ESTRATÉGICA
OFICINA PRODUCTORA: 240. PROGRAMA ESPECIAL DE SALUD Y NUTRICIÓN HUMANA - CENIPALMA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL (CENIPALMA)
OFICINA PRODUCTORA: 300. DIRECCIÓN GENERAL (CENIPALMA)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
300 54 COMUNICACIONES
300 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
300 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
300 57 ASISTENCIA A EVENTOS
300 57 1 EVENTOS INTERNACIONALES 2 8 X X
- Informe
- Invitaciones
300 57 2 EVENTOS NACIONALES 2 8 X X
- Informe
- Invitaciones
300 69 CIRCULARES
300 69 1 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X
- Circulares
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Seleccionar anualmente los eventos
internacionales que impacten
directamente en la misión de
Cenipalma.
Seleccionar anualmente los eventos
nacionales que impacten directamente
en la misión de Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por Cenipalma.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL (CENIPALMA)
OFICINA PRODUCTORA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
D S Sb AG AC CT E I S EL P
300 14 CONTRATOS
300 14 1 CONTRATOS DE CENIPALMA 1 19 X X X
- Acta de iniciación
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura
- Informe
- Otrosí
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Acta de liquidacion
- Cuenta de cobro
- Memorando
- Informe final
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
300 16 CONVENIOS
300 16 2 CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL 1 19 X X X
- Convenio
300 16 3 CONVENIOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Convenio
300 16 12 CONVENIOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL 1 19 X X
- Convenio
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para
Cenipalma teniendo en cuenta su
contenido informativo por su impacto
económico, social o administrativo en la
gestión palmicultura colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para
Cenipalma teniendo en cuenta su
contenido informativo por su impacto
económico, social o administrativo en la
gestión palmicultura colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para
Cenipalma teniendo en cuenta su
contenido informativo por su impacto
económico, social o administrativo en la
gestión palmicultura colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para
Cenipalma teniendo en cuenta su
contenido informativo por su impacto
económico, social o administrativo en la
gestión palmicultura colombiana.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL (CENIPALMA)
OFICINA PRODUCTORA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
300 41 PROYECTOS
300 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Acta de iniciación
- Acta de terminación
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenio
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe financiero
- Informes de seguimiento
- Póliza de cumplimiento
- Protocolo
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Acta de liquidacion
- Cuenta de cobro
- Informe final
300 54 COMUNICACIONES
300 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
300 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
300 69 CIRCULARES
300 69 1 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X
- Circulares
300 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
300 86 REGISTROS INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ICA
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL (CENIPALMA)
OFICINA PRODUCTORA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
300 86 1REGISTROS UNIDAD DE INVESTIGACIÓN EN
FITOMEJORAMIENTO 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Solicitud
- Registro
301 84 DERECHOS DE PETICIÓN
301 84 0.1 DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X X
- Derecho de petición
- Respuesta
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Seleccionar anualmente los derechos de
petición que impacten directamente la
misión de Cenipalma.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 310. COORDINACIÓN PROGRAMA DE BIOLOGÍA Y MEJORAMIENTO DE LA PALMA
D S Sb AG AC CT E I S EL P
310 41 PROYECTOS
310 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
310 54 COMUNICACIONES
310 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
310 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 320. COORDINACIÓN PROGRAMA DE PLAGAS Y ENFERMEDADES DE LA PALMA
D S Sb AG AC CT E I S EL P
320 41 PROYECTOS
320 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 330. COORDINACIÓN PROGRAMA DE AGRONOMÍA
D S Sb AG AC CT E I S EL P
330 41 PROYECTOS
330 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
330 54 COMUNICACIONES
330 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
330 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 301. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 340. COORDINACIÓN PROGRAMA DE PROCESAMIENTO
D S Sb AG AC CT E I S EL P
340 41 PROYECTOS
340 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
340 54 COMUNICACIONES
340 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
340 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 350. DIVISIÓN DE VALIDACIÓN DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN
D S Sb AG AC CT E I S EL P
350 41 PROYECTOS
350 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
350 54 COMUNICACIONES
350 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
350 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 351. SECCIÓN DE BIOMETRÍA
D S Sb AG AC CT E I S EL P
351 41 PROYECTOS
351 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
351 54 COMUNICACIONES
351 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
351 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 352. SECCIÓN DE ECONOMÍA AGRICOLA
D S Sb AG AC CT E I S EL P
352 41 PROYECTOS
352 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
352 54 COMUNICACIONES
352 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
352 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 303. DIRECCIÓN ADJUNTA
OFICINA PRODUCTORA: 360. SERVICIOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
360 41 PROYECTOS
360 41 1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Convenios de investigación
- Descripción del proyecto
- Ficha técnica
- Información de convenios nacionales e internacionales
- Informe técnico
- Informes financieros
- Protocolo
360 54 COMUNICACIONES
360 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
360 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
360 86 REGISTROS INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ICA
360 86 2 REGISTROS DE PRODUCTOS 1 19 X
- Comunicaciones
- Resolución
- Solicitud
- Registro
360 99 GESTIÓN AMBIENTAL
360 99 1 GESTIÓN AMBIENTAL CENIPALMA 2 18 X
- Comunicaciones
- Informes técnicos
- Memorando
- Acta de reunión
360 110 GESTIÓN MANEJO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS CONTROLADAS
360 110 1 GESTIÓN MANEJO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS CONTROLADAS 1 19 X X
- Comunicaciones
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
- Informe
- Certificado de carencia de informes de estupefacientes
360 112CALIFICACIÓN PERSONAL LABORATORIO DE ANÁLISIS FOLIAR
Y DE SUELOS LAFS
360 112 1CALIFICACIÓN PERSONAL LABORATORIO DE ANÁLISIS FOLIAR
Y DE SUELOS LAFS 1 9 X X
- Evaluación periodica personal operativo lafs
- Evaluación del analista o auxiliar evaluador
- Autoevaluación personal operativo lafs
- Evaluación compañero de trabajo
- Evaluación de entrenamiento
360 113 REGISTRO DE CLIENTES
360 113 1 REGISTRO DE CLIENTES 2 0 X
- Registro de clientes
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 303. DIRECCIÓN ADJUNTA
OFICINA PRODUCTORA: 361. LABORATORIO DE ANÁLISIS FOLIARES Y DE SUELOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
361 54 COMUNICACIONES
361 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
361 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
361 109 HISTORIAL DE EQUIPOS
361 109 0.1 HISTORIAL DE EQUIPOS 1 19 X
- Reporte técnico
- Certificado de calibración
- Informe de verificación y calibración
361 110 GESTIÓN MANEJO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS CONTROLADAS
361 110 1 GESTIÓN MANEJO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS CONTROLADAS 1 19 X X
- Comunicaciones
- Informe
- Certificado de carencia de informes de estupefacientes
361 112CALIFICACIÓN PERSONAL LABORATORIO DE ANÁLISIS FOLIAR
Y DE SUELOS LAFS
361 112 1CALIFICACIÓN PERSONAL LABORATORIO DE ANÁLISIS FOLIAR
Y DE SUELOS LAFS 1 9 X X
- Evaluación periodica personal operativo lafs
- Evaluación del analista o auxiliar evaluador
- Autoevaluación personal operativo lafs
- Evaluación compañero de trabajo
- Evaluación de entrenamiento
361 113 REGISTRO DE CLIENTES
361 113 1 REGISTRO DE CLIENTES 2 0 X
- Registro de clientes
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 303. DIRECCIÓN ADJUNTA
OFICINA PRODUCTORA: 361. LABORATORIO DE ANÁLISIS FOLIARES Y DE SUELOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 303. DIRECCIÓN ADJUNTA
OFICINA PRODUCTORA: 362. SERVICIOS AL CULTIVO
D S Sb AG AC CT E I S EL P
362 21 ESTUDIOS
362 21 4 ESTUDIOS TÉCNICOS EDAFOLÓGICOS 2 18 X X X
- Acta de seguimiento
- Cotizaciones
- Informe
- Cuenta de cobro
362 54 COMUNICACIONES
362 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
362 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por contener
información técnica de Cenipalma.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 303. DIRECCIÓN ADJUNTA
OFICINA PRODUCTORA: 363. BIOPRODUCTOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
363 29 INFORMES
INFORMES DE PRUEBAS DE CALIDAD DE DIFUSIÓN
LABORATORIO DE BIOPRODUCTOS 1 19 X X X
- Informe
INFORMES DE PRUEBAS DE CALIDAD EN CAMPO
LABORATORIO DE BIOPRODUCTOS 1 20 X X X
- Informe
INFORMES DE PRUEBAS DE CALIDAD DE OLFATOMETRÍA
LABORATORIO DE BIOPRODUCTOS 1 19 X X X
- Informe
363 54 COMUNICACIONES
COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por contener
información relevante de la gestión
realizada por Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la gestión
realizada por Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información relevante de la gestión
realizada por Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información relevante con entidades
externas.
363 29 24
22
363 54 2
363 54 1
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
363 29 23
363 29
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 300. DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 400. DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN
D S Sb AG AC CT E I S EL P
400 14 CONTRATOS
400 14 1 CONTRATOS DE CENIPALMA 1 19 X X
- Contrato
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
400 16 CONVENIOS
400 16 1 CONVENIOS DE COOPERACION TECNICA 2 18 X X
- Acta
- Comunicaciones
- Convenio
- Informe
400 25 GESTIÓN DE FORMACIÓN
400 25 1GESTION DE FORMACION ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A
LAS UAAT´S 1 19 X X
- Comunicaciones
- Informe de asistencia técnica
- Informes de auditorías técnicas
- Informes de visita a las uaat´s
- Manual técnico
- Plan de acción
400 25 2GESTION DE FORMACION MEMORIA CONFERENCIA
INTERNACIONAL SOBRE PALMA DE ACEITE 1 19 X X
- Comunicaciones
- Contrato
- Informe
- Orden de servicio
- Programas de divulgación (programas radiales)
- Programas de formación
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para
Cenipalma teniendo en cuenta su
contenido informativo por su impacto
económico, social o administrativo en la
gestión palmicultura colombiana.
Conservar totalmente por contener
valores sencundarios para Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información propia de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información propia de la misión de
Cenipalma.
400 25 3 GESTIÓN DE FORMACIÓN Y DIVULGACIÓN 1 19 X X
- Comunicaciones
- Programas de divulgación (programas radiales)
- Programas de formación
400 37 PLANES
400 37 2 PLANES ANUALES DE CAPACITACIÓN 1 19 X X
- Comunicaciones
- Solicitud
- Solicitud de servicio
- Memorando
- Circulares
400 39 PROGRAMAS
400 39 3 PROGRAMAS DE GESTIÓN DE CAPACITACIÓN 1 19 X X
- Evaluación de efectividad de capacitación
- Información técnica de convenios
- Informe financiero
- Listado de asistencia
400 54 COMUNICACIONES
400 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X
- Comunicaciones
400 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
400 69 CIRCULARES
400 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por contener
información propia de la misión de
Cenipalma.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por contener
información propia de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información propia de la misión de
Cenipalma.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 400. DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 410. PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA ASISTENCIA TÉCNICA AMBIENTAL Y SOCIAL
D S Sb AG AC CT E I S EL P
410 14 CONTRATOS
410 14 1 CONTRATOS DE CENIPALMA 1 19 X X
- Acta de iniciación
- Acta de finalización
- Acta de seguimiento
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura
- Cuenta de cobro
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
410 16 CONVENIOS
410 16 1 CONVENIOS DE COOPERACION TECNICA 2 18 X X
- Acta
- Comunicaciones
- Convenio
- Informe
410 25 GESTIÓN DE FORMACIÓN
410 25 1GESTION DE FORMACION ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A
LAS UAAT´S 1 19 X X
- Comunicaciones
- Informe de asistencia técnica
- Informes de auditorías técnicas
- Informes de visita a las uaat´s
- Manual técnico
- Plan de acción
410 54 COMUNICACIONES
410 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X
- Comunicaciones
410 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para
Cenipalma teniendo en cuenta su
contenido informativo por su impacto
económico, social o administrativo en la
gestión palmicultura colombiana.
Conservar totalmente por contener
valores sencundarios para Cenipalma.
Conservar totalmente por contener
información propia de la misión de
Cenipalma.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 400. DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 410. PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA ASISTENCIA TÉCNICA AMBIENTAL Y SOCIAL
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 400. DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 420. TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y CAPACITACIÓN
D S Sb AG AC CT E I S EL P
420 54 COMUNICACIONES
420 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
420 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
PROCEDIMIENTOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTECÓDIGO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 400. DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN
OFICINA PRODUCTORA: 421. FORMACIÓN A TRAVÉS DE TERCEROS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
421 54 COMUNICACIONES
421 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
421 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTEPROCEDIMIENTO
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.Eliminar por no contener valores
secundarios para Cenipalma.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
D S Sb AG AC CT E I S EL P
500 14 CONTRATOS
500 14 1 CONTRATOS DE CENIPALMA 1 19 X X X
- Acta de inicio
- Acta de finalización
- Acta de terminación
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura
- Informes de seguimiento
- Otrosí
- Póliza
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Cuenta de cobro
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
500 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Acta de iniciación
- Acta de finalizacion
- Acta de terminación
- Comunicaciones
- Contrato
- Factura
- Informes de seguimiento
- Otrosí
- Póliza
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Cuenta de cobro
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
500 14 3 CONTRATOS DEL FONDO DE FOMENTO PALMERO - FFP 1 19 X X X
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Acta de iniciación
- Acta de terminación
- Certificado de existencia y representación legal
- Comunicaciones
- Contrato
- Evidencia de constancia de búsqueda del objeto del contrato en la
codificación del sice (cubs)
- Evidencia del registro en el sice
- Factura
- Informe
- Informes de seguimiento
- Otrosí
- Póliza de cumplimiento
- Términos de negociación
- Términos de referencia
- Cuenta de cobro
- Memorando
- Informe final
500 14 4CONTRATOS DEL FONDO DE ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS -
FEP 1 19 X X X
- Contrato
- Acta de iniciación
- Acta del Comité Directivo del Fondo de Estabilización de Precios
- Póliza
- Acta de liquidación
500 29 INFORMES
500 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para el
Fondo de Fomento Palmero (FFP) y
Fondo de Estabilización de Precios
(FEP) por su contenido informativo por
su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
500 29 2 INFORMES A OTRAS ENTIDADES 1 9 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
500 29 4 INFORMES DE AUDITORÍA 2 8 X X X
- Informe
500 29 25 INFORMES DE AUDITORÍA CONTRALORÍA AL F.F.P. 2 19 X X X
- Comunicaciones
- Informe
500 29 26 INFORMES DE AUDITORÍA CONTRALORÍA AL F.E.P. 2 10 X X X
- Comunicaciones
- Informe
500 37 PLANES
500 37 3 PLANES DE MEJORAMIENTO FEP 1 19 X X X
- Anexo
- Comunicaciones
- Informe
- Plan
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Eliminar una vez cumplido el tiempo de
retención por no contener valores
secundarios.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
500 37 4 PLANES DE MEJORAMIENTO FFP 1 19 X X X
- Anexo
- Comunicaciones
- Informe
- Plan
500 41 PROYECTOS
500 41 7 PROYECTOS UNIFICACIÓN DE SEDES 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Proyecto
500 47 REQUERIMIENTOS
500 47 2 REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FFP 1 19 X X X
- Anexo
- Requerimiento
- Respuesta información
500 54 COMUNICACIONES
500 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
500 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
500 65 GESTIÓN BANCOS
500 65 1 GESTIÓN BANCOS 2 8 X X X
- Comunicaciones
- Pagaré
- Autorización de descuento
500 69 CIRCULARES
500 69 1 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 18 X X X
- Circulares
500 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X X
- Circulares
500 80 PROCESOS JUDICIALES
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las decisiones
tomadas por la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 10. PRESIDENCIA EJECUTIVA
OFICINA PRODUCTORA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
500 80 1 PROCESOS EJECUTIVOS 2 18 X X X
- Conciliación extrajudicial
500 88 CRÉDITOS
500 88 1 SOLICITUDES DE CRÉDITO 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Pagaré
- Revisión técnica vehículos
- Autorización de descuento
- Solicitud de crédito
- Libranza
- Requisitos para tramitar crédito
- Contrato de prenda abierta sin tenencia del acreedor
- Lista de verificación documentos
- Registro de improntas
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
S = Serie Documental;
CONVENCIONES:
Conservar totalmente por poseer
información relevante de los procesos
la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante de las creditos de
la Federación.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
510 2 ACTAS
510 2 5 ACTAS DE COMITÉ DE CARTERA DE LOS FONDOS 1 19 X X X X
- Acta
- Anexo
510 2 7 ACTAS DE COMITÉ DE INVERSIONES 1 19 X X X
- Acta
- Anexo
510 2 31 ACTAS REUNIÓN COMITÉ DE TESORERIA 1 19 X
- Acta
510 6 APROBACIÓN COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN
510 6 1 APROBACIÓN COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN 2 18 X X X
- Certificación de destino para trámite de compensaciones
- Certificado al proveedor - cp
- Certificado de identidad
- Certificado del representante legal de la comercializadora
internacional
- Copia declaración de compensaciones y cesiones de estabilización
- Declaración de exportación
- Documentos de compromiso de destino
- Factura
- Póliza de cumplimiento
- Relación de certificados al proveedor
- Soportes de compensación
- Certificado de compensación palmera
- Aplicación a deuda
- Informe sobre aprobación y pago de compensaciones de
estabilización
- Cromatografías
- Validación
- Conocimiento de embarque
- Registro y certificación de composición de los productos
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
Conservar totalmente por contener valor
testimonial de las decisiones tomadas
en el Comité.
Conservar totalmente por contener valor
testimonial de las decisiones tomadas
en el Comité.
Conservar totalmente por contener valor
testimonial de las decisiones tomadas
en el Comité.
Conservar totalmente por reflejar los
pagos otorgados con los recursos del
FEP a los productores vendedores o
exportadores art.40 ley 101 de 1993.
art.16 art. 5 decreto 2354 de 1996 y 17
acuerdo 144 de 2005.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 6 2 COMPENSACIONES 2 18 X X X
- Certificado de destino
510 10 CERTIFICADOS
510 10 3 CERTIFICADOS DE EXPORTACIÓN 2 8 X X X
- Certificación
510 10 4SUSTITUCIÓN DE CERTIFICADOS DE COMPENSACIÓN
PALMERA 2 18 X X X
- Oferta de sustitución
- Aplicación a deuda con sustitución
- Aceptación de sustitución
510 10 5 CERTIFICACIÓN PAGO CUOTA DE FOMENTO PALMERO 2 8 X X X
- Certificación
510 10 7 CERTIFICADOS DE COMPENSACIÓN PALMERA 1 9 X
- Certificado de compensación palmera
510 13 CONCILIACIONES BANCARIAS
510 13 1 CONCILIACIONES BANCARIAS DE CENIPALMA 1 9 X X X
- Conciliación bancaria
- Extractos bancarios
510 13 2 CONCILIACIONES BANCARIAS DE FEDEPALMA 1 9 X X X
- Conciliación bancaria
- Extractos bancarios
510 13 3 CONCILIACIONES BANCARIAS DEL FEP 1 9 X X X
- Conciliación bancaria
- Extractos bancarios
Conservar totalmente. Certificación
expedida a las comercializadoras
internacionales, requisito que solicita la
dian para poder realizar las
exportaciones de aceite crudo de palma.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por contener
información relevante del FEP.
Conservar totalmente por contener
información relevante del FEP.
Conservar totalmente por contener
información relevante del FEP.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 13 4 CONCILIACIONES BANCARIAS DEL FFP 1 9 X X X
- Conciliación bancaria
- Extractos bancarios
510 16 CONVENIOS
510 16 4CONVENIOS DE RESPONSABILIDAD PARA ACCESO Y USO DEL
SISTEMA DE INFORMACIÓN 1 19 X X X
- Convenio
- Formato de recibo y aceptación de claves
- Planilla de autorización de usuarios
510 16 5 CONVENIOS MARCO DE ESTABILIZACIÓN – CME 1 19 X X X
- Certificacion del revisor fiscal
- Certificado de existencia y representación legal
- Convenio
- Registro Único tributario
510 16 6 CONVENIOS – CMCD 1 19 X X X
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Convenio
- Otrosí
510 16 7 CONVENIOS DE RECAUDO BANCO BOGOTÁ 2 8 X X X
- Anexo
- Planilla
510 16 8 CONVENIOS DE RECAUDO BANCO SANTANDER 2 8 X X X
- Anexo
- Planilla
510 17 DECLARACIONES
510 17 1 DECLARACIONES DEL FEP 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Formulario de la declaración de compensaciones y cesiones de
estabilización
- Recibo de pago de las cesiones
- Comunicación requerimiento de cobro
- Comunicación de pago
- Reporte de devolución
510 17 2 DECLARACIONES DEL FFP 1 19 X X
- Comunicaciones
- Formulario cuota para el fomento de la agroindustria de la palma de
aceite
- Comunicación requerimiento de cobro
- Comunicación de pago
- Reporte de devolución
510 18 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
510 18 1 DECLARACIONES IVA CENIPALMA 1 9 X X Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por contener
valores secundarios para la Federación
como admnistradora del FEP. Art. 6 y 7
del decreto 2354 de 1996; art.2 del
decreto 130 de 1998; art.15 acuerdo 144
de 2005, transferir al archivo histórico
una vez cumplido el tiempo de
retención.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por contener
valores secundarios para la Federación
como admnistradora del FFP. Art. 6 y 7
del decreto 2354 de 1996; art.2 del
decreto 130 de 1998; art.15 acuerdo 144
de 2005. transferir al archivo histórico
una vez cumplido el tiempo de
retención.
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Formulario
510 18 2 DECLARACIONES IVA FEDEPALMA 1 9 X X
- Formulario
510 18 3 DECLARACIONES DE RETEFUENTE CENIPALMA 1 9 X X
- Certificación
- Formulario
510 18 4 DECLARACIONES DE RETEFUENTE FEDEPALMA 1 9 X X
- Certificación
- Formulario
510 18 5 DECLARACIONES DE ICA CENIPALMA 1 9 X X
- Formulario
510 18 6 DECLARACIONES DE ICA FEDEPALMA 1 9 X X
- Formulario
510 18 7 DECLARACIONES DE RENTA CENIPALMA 1 9 X X
- Certificación
- Formulario
510 18 8 DECLARACIONES DE RENTA FEDEPALMA 1 9 X X
- Certificación
- Formulario
510 19 ESTADOS FINANCIEROS
510 19 1 BALANCE MENSUAL DE CENIPALMA 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Balance
510 19 2 BALANCE MENSUAL DE FEDEPALMA 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Balance
510 19 3 BALANCE MENSUAL DEL FEP 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Balance
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 19 4 BALANCE MENSUAL DEL FFP 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Balance
510 19 5 ESTADO DE P Y G DE CENIPALMA 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Estado de pérdidas y ganancias
510 19 6 ESTADO DE P Y G DE FEDEPALMA 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Estado de pérdidas y ganancias
510 19 7 ESTADO DE P Y G DEL FEP 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Estado de pérdidas y ganancias
510 19 8 ESTADO DE P Y G DEL FFP 1 9 X X
Seleccionar un balance anual como
muestra representativa de la gestión
financiera de la Federación.
- Estado de pérdidas y ganancias
510 26 HISTORIAL DE VEHICULOS
510 26 2 CANON DE ARRENDAMIENTOS 1 9 X X
- Comunicaciones
510 29 INFORMES
510 29 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 15 X X X
- Carta de remisión
- Informe
- Respuesta información
- Solicitud de información
510 29 5 INFORMES DE CARTERA MOROSA 1 9 X X X
- Informe
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Seleccionar una muestra representativa
anual del 10%, de las comunicaciones
relacionadas con el arrendamiento de
vehículos.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 29 6 INFORMES DE CARTERA CENIPALMA 1 9 X X X
- Informe
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 29 7 INFORMES DE CARTERA FEDEPALMA 1 9 X X X
- Informe
510 29 8 INFORMES DE CARTERA FONDOS PARAFISCALES 1 9 X X X
- Informe
510 29 9INFORMES DE COMPORTAMIENTO DE LOS PORTAFOLIOS DE
INVERSIONES 1 9 X X X
- Informe
510 29 11 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CENIPALMA 1 9 X X X
- Informe
510 29 12 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL FEDEPALMA 1 9 X X X
- Informe
510 29 15 INFORMES DE PROCESO DE SUSTITUCIÓN 1 9 X X X
- Certificación de auditoria
- Cruce de certificados con contabilidad
- Informe
- Papeles de trabajo
510 31 LIBROS CONTABLES
510 31 1 LIBROS MAYOR Y BALANCES DE CENIPALMA 1 9 X X
- Libro
510 31 2 LIBROS MAYOR Y BALANCES DE FEDEPALMA 1 9 X X
- Libro
510 31 3 LIBROS MAYOR Y BALANCES DEL FEP 1 9 X X
- Libro
510 31 4 LIBROS MAYOR Y BALANCES DEL FFP 1 9 X X
- Libro
510 31 5 LIBROS DIARIOS DE CENIPALMA 1 9 X X
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión presupuestal
de la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión presupuestal
de la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Libro
510 31 6 LIBROS DIARIOS DE FEDEPALMA 1 9 X X
- Libro
510 31 7 LIBROS DIARIOS DEL FONDO DEL FEP 1 9 X X
- Libro
510 31 8 LIBROS CONTABLES LIBROS DIARIOS DEL FFP 1 9 X X
- Libro
510 33 REGISTROS CONTABLES
510 33 1 ANTICIPOS DE CENIPALMA 1 9 X X X
- Anticipo
- Solicitud de anticipo
510 33 2 ANTICIPOS DE FEDEPALMA 1 9 X X X
- Anticipo
- Solicitud de anticipo
510 33 3 ANTICIPOS DEL FEP 1 9 X X X
- Anticipo
- Solicitud de anticipo
510 33 4 ANTICIPOS DEL FFP 1 9 X X X
- Anticipo
- Solicitud de anticipo
510 33 5 COMPRAS DE RÉGIMEN COMÚN CENIPALMA 1 9 X X X
- Compra de régimen común
- Factura
- Soporte
510 33 6 COMPRAS DE RÉGIMEN COMÚN FEDEPALMA 1 9 X X X
- Compra de régimen común
- Factura
- Soporte
510 33 7 COMPRAS DE RÉGIMEN COMÚN DEL FEP 1 9 X X X
- Compra de régimen común
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión contable de la
Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Factura
- Soporte
510 33 8 COMPRAS DE RÉGIMEN COMÚN DEL FFP 1 9 X X X
- Compra de régimen común
- Factura
- Soporte
510 33 9 COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO CENIPALMA 1 9 X X X
- Compra de régimen simplificado
- Factura
- Soporte
510 33 10 COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO FEDEPALMA 1 9 X X X
- Compra de régimen simplificado
- Factura
- Soporte
510 33 11 COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO FEP 1 9 X X X
- Compra de régimen simplificado
- Factura
- Soporte
510 33 12 COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO FFP 1 9 X X X
- Compra de régimen simplificado
- Factura
- Soporte
510 33 21 NOTAS CONTABLES DE CENIPALMA 1 9 X X X
- Soporte
- Notas contables
510 33 22 NOTAS CONTABLES DE FEDEPALMA 1 9 X X X
- Soporte
- Notas contables
510 33 23 NOTAS CONTABLES DEL FEP 1 9 X X X
- Soporte
- Notas contables
510 33 24 NOTAS CONTABLES DEL FFP 1 9 X X X
- Soporte
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Notas contables
510 33 25 NOTAS DE CONTRAPRESTACIÓN CENIPALMA 1 9 X X X
- Copia cartas de aprobación
- Copia consignación
- Nota de contraprestación
510 33 26 NOTAS DE CONTRAPRESTACIÓN FEDEPALMA 1 9 X X X
- Copia cartas de aprobación
- Copia consignación
- Nota de contraprestación
510 33 27 NOTAS DE CONTRAPRESTACIÓN FEP 1 9 X X X
- Copia cartas de aprobación
- Copia consignación
- Nota de contraprestación
510 33 29 NOTAS BANCARIAS DE CENIPALMA 1 9 X X X
- Factura
- Nota bancaria
510 33 30 NOTAS BANCARIAS DE FEDEPALMA 1 9 X X X
- Factura
- Nota bancaria
510 33 31 NOTAS BANCARIAS DEL FEP 1 9 X X X
- Factura
- Nota bancaria
510 33 32 NOTAS BANCARIAS DEL FFP 1 9 X X X
- Factura
- Nota bancaria
510 33 33 COMPROBANTES DE EGRESO DE CENIPALMA 1 9 X X X
- Comprobante de egreso
- Factura
- Reporte transacción financiera
- Soporte
510 33 34 COMPROBANTES DE EGRESO DE FEDEPALMA 1 9 X X X
- Comprobante de egreso
- Factura
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Reporte transacción financiera
- Soporte
510 33 35 COMPROBANTES DE EGRESO DEL FEP 1 9 X X X
- Comprobante de egreso
- Factura
- Reporte transacción financiera
- Soporte
510 33 36 COMPROBANTES DE EGRESO DEL FFP 1 9 X X X
- Comprobante de egreso
- Factura
- Reporte transacción financiera
- Soporte
510 33 38 COMPRAS DE RÉGIMEN SIMPLIFICADO PROPALMA 2 8 X X X
- Compra de régimen simplificado
- Factura
- Soporte
510 36 OTORGAMIENTO DE FINIQUITO
510 36 1 OTORGAMIENTO DE FINIQUITO 2 18 X X X
- Certificación
- Certificado de identidad
- Copia de factura
- Declaración de exportación
- Documentos de compromiso de destino
- Otorgamiento de finiquito
- Seguimiento de cumplimiento del compromiso de destino
510 37 PLANES
510 37 3 PLANES DE MEJORAMIENTO FEP 1 19 X X X
- Anexo
- Comunicaciones
- Informe
- Plan
510 37 4 PLANES DE MEJORAMIENTO FFP 1 19 X X X
- Anexo
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Seleccionar una muestra representativa
anual del 10% por cuanto contiene los
documentos que registran la
demostración del compromiso del
comprador ante la entidad
administradora del fondo de
estabilización de precios a que el aceite
de palma crudo o el aceite de palmiste
crudo
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Comunicaciones
- Informe
- Plan
510 40 PROYECTO DE PRESUPUESTO
510 40 1 PROYECTO DE PRESUPUESTO 1 9 X X
- Acuerdo de presupuesto
- Proyecto de presupuesto
510 42 RECIBOS DE CAJA
510 42 1 RECIBOS DE CAJA 1 9 X X X
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
- Copia consignación
- Recibos de caja
510 47 REQUERIMIENTOS
510 47 5 REQUERIMIENTOS ENTIDADES EXTERNAS 2 18 X X X
- Requerimiento
- Respuesta
Seleccionar una muestra representativa
aleatoria anual del 10% como prueba de
la gestión frente a entidades externas.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión presupuestal
de la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 47 1 REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FEP 1 19 X X X
- Anexo
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
510 47 2 REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL FFP 1 19 X X X
- Anexo
- Requerimiento
- Respuesta información
510 47 3 REQUERIMIENTOS F.E.P. 2 18 X X X
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
510 47 4 REQUERIMIENTOS F.F.P. 2 18 X X
- Requerimiento
- Respuesta de requerimiento
510 54 COMUNICACIONES
510 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
510 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
510 56 SOLICITUDES
510 56 5 SOLICITUDES CONFORMIDAD DIAN 2 8 X X
- Solicitud conformidad dian
510 65 1 GESTIÓN BANCOS 2 8 X X
- Comunicaciones
- Autorización
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación como administradores de los
fondos parafiscales palmeros.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación como administradores de los
fondos parafiscales palmeros.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 69 CIRCULARES
510 69 2 CIRCULARES DEL FEP 2 18 X X
- Circulares
510 69 4 CIRCULARES DEL FFP 2 18 X X X
- Circulares
510 73 CONTRIBUYENTE
510 73 2 CONTRIBUYENTE F.E.P. 2 18 X X X
- Contribuyente
510 73 3 CONTRIBUYENTE F.F.P. 2 18 X X X
- Contribuyente
510 74 PAGOS
510 74 1 PAGOS TARJETAS DE CRÉDITO 2 8 X X X
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
- Extractos bancarios
- Factura
510 74 2 PAGOS ARRENDAMIENTO VEHÍCULOS 2 18 X X X
- Extractos bancarios
- Factura
510 77 CONSIGNACIONES FONDOS PARAFISCALES
510 77 1 CONSIGNACIONES F.F.P. 2 8 X X X
- Planilla
- Consignación
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear las decisiones tomadas
por la Federación como administradores
de los fondos parafiscales palmeros.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear las decisiones tomadas
por la Federación como administradores
de los fondos parafiscales palmeros.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear las decisiones tomadas
por la Federación como administradores
de los fondos parafiscales palmeros.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear las decisiones tomadas
por la Federación como administradores
de los fondos parafiscales palmeros.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 77 2 CONSIGNACIONES F.E.P. 2 8 X X X
- Planilla
- Consignación
510 79REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE COMPOSICIÓN DE
PRODUCTOS
510 79 1 REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE PRODUCTOS 2 18 X X
- Formulario de registro
- Análisis de calidad de los productos
- Cromatografías
510 81 CAJAS MENORES
510 81 1 CAJAS MENORES FEDEPALMA 2 0 X X X
- Factura
- Recibos de caja
- Caja menor
510 81 2 CAJAS MENORES CENIPALMA 2 0 X X X
- Factura
- Recibos de caja
- Caja menor
510 82 COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL
510 82 1 COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL 2 3 X X
- Comercializadora
510 90 CUENTAS DE COBRO
510 90 1 CUENTAS DE COBRO CENIPALMA 1 9 X X X
- Comunicaciones
- Cuenta de cobro
510 90 2 CUENTAS DE COBRO FEDEPALMA 1 9 X X X
- Comunicaciones
- Cuenta de cobro
510 94 ACUERDOS DE PAGO
510 94 1 ACUERDOS DE PAGO FEP 2 20 X X X
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por contener
valores secundarios para la Federación
relacionada con la calidad de los
productos.
Conservar totalmente por contener
valores secundarios para la Federación
relacionada con la comercialización
internacional.
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación como administradores de los
fondos parafiscales palmeros.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
- Acuerdo
- Comunicaciones
- Pagaré
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación como administradores de los
fondos parafiscales palmeros.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 510. OFICINA DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
510 94 2 ACUERDOS DE PAGO FFP 2 20 X X X
- Acuerdo
- Comunicaciones
- Pagaré
510 107 REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL - RUES
510 107 1 REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL - CENIPALMA 1 9 X X
- Certificado de existencia y representación legal
- Registro Único empresarial y social
510 107 2 REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL - FEDEPALMA 1 9 X X
- Certificado de existencia y representación legal
- Registro Único empresarial y social
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por cuanto
permite recrear la gestión de la
Federación como administradores de los
fondos parafiscales palmeros.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
S = Serie Documental;
CONVENCIONES:
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
520 2 ACTAS
520 2 1 ACTAS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 2 18 X X X
- Acta
- Informe
520 5 APORTES SEGURIDAD SOCIAL
520 5 1 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 1 99 X X X
- Planilla Única
520 7 AUXILIOS EDUCATIVOS
520 7 1 AUXILIOS EDUCATIVOS 1 9 X X
- Cuadros de seguimiento de inversión a la capacitación
- Orden de matrícula
- Pagaré
- Solicitud
520 10 CERTIFICADOS
520 10 10 CERTIFICADOS DE DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS 1 19 X X X
- Contrato
520 14 CONTRATOS
520 14 1 CONTRATOS DE CENIPALMA 1 19 X X X
- Contrato
- Factura
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación.
Seleccionar anualmente una muestra
de los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra
de los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación como empleador.
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
520 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Contrato
- Factura
520 28 HISTORIAS LABORALES
520 28 1 HISTORIAS LABORALES 1 99 X X X
- Afiliación a afp
- Afiliación a arp
- Afiliación a caja de compensación
- Afiliación a eps
- Aprobación de vacaciones
- Ausencia laboral
- Autorización a fedepalma - cenipalma para consultar las bases de
datos del sistema financiero
- Autorización retiro de cesantías
- Carta de informe de contratación
- Certificación de antecedentes disciplinarios
- Certificación del fondo de pensiones, si se encuentra afiliado
- Certificacion laboral
- Certificado de afiliación al seguro de vida para empleados a
término indefinido y contratos a término fijo superiores a 90 días
- Certificado de ingresos y retenciones
- Certificados de estudios consignados en la hoja de vida
- Circular interna software
- Comprobantes de pago
- Comunicaciones
- Contrato de trabajo
- Copia del pasado judicial
- Declaración extrajuicio de convivencia y de dependencia
económica
Conservar totalmente por contener
información relevante del personal de la
Federación. Igualmente, tener en
cuenta la Ley 1581 de 2012 - PDP.
Seleccionar anualmente una muestra
de los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Certificado médico
- Fotocopias del documento de identificación
- Hoja de vida
- Informe central de información financiera - cifin
- Informe de pruebas psicotécnicas
- Informe estudio de seguridad
- Informe proceso de selección gh-f12
- Informe sistema nacional de información de educación superior –
snies
- Listado de documentos de ingreso
- Proceso de inducción general
- Requisición de empleados y estudiantes
- Solicitud de cesantías
- Solicitud de vacaciones
520 29 INFORMES
520 29 14 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X
- Informe
520 34 NOMINAS
520 34 1 NOMINAS CENIPALMA 1 99 X X X
- Comprobante pago vacaciones
- Consolidación de intereses y cesantías
- Pre nómina
- Relación de bancos y efectivo
520 34 2 NOMINAS FEDEPALMA 1 99 X X X
- Comprobante pago vacaciones
- Consolidación de intereses y cesantías
- Pre nómina
- Relación de bancos y efectivo
520 37 PLANES
520 37 2 PLANES ANUALES DE CAPACITACIÓN 1 19 X X X
- Evaluación de efectividad de capacitación
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación. Los
informes de gestión se consolidan en la
Dirección de Planeación Sectorial y
Desarrollo Sostenible.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación como empleador.
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Listado de asistencia
- Memorando necesidades de capacitación
- Plan
- Retroalimentación de capacitación
520 54 COMUNICACIONES
520 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
520 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
520 66 AUXILIOS DE TRASLADO
520 66 1 AUXILIOS DE TRASLADO 2 89 X X
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
- Comunicación de notificación
520 71 COMISIONES DE ESTUDIOS
520 71 1 COMISIONES DE ESTUDIOS 2 8 X X
- Memorando
520 84 DERECHOS DE PETICIÓN
520 84 1 DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X X
- Solicitud
- Respuesta solicitud
520 89 DEUDAS PRESUNTAS
520 89 1 DEUDAS PRESUNTAS EPS 1 99 X X X
- Comunicaciones
- Notificación
- Respuesta
- Paz y salvo
Seleccionar una muestra
representativa aleatoria del 10%
anual como evidencia de las
solicitudes y respuesta dadas.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión de
la Federación como empleador.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Seleccionar una muestra
representativa aleatoria del 10%
anual como evidencia de las
comisiones de estudio otorgadas.
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
520 89 2 DEUDAS PRESUNTAS FONDO DE PENSIONES 1 99 X X X
- Comunicaciones
- Notificación
- Respuesta
- Paz y salvo
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
520 91 EMPRESAS PRESTADORAS DE SALUD EPS
520 91 1 EPS CENIPALMA 1 9 X X X
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
- Comunicaciones
520 91 2 EPS FEDEPALMA 1 9 X X X
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
- Comunicaciones
520 92 ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES AFP
520 92 1 AFP CENIPALMA 1 9 X X X
- Comunicaciones
520 92 2 AFP FEDEPALMA 1 9 X X X
- Comunicaciones
520 95 ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES ARP
520 95 1 ARP FEDEPALMA 1 18 X X X
- Comunicaciones
520 95 1 ARP CENIPALMA 1 18 X X X
- Comunicaciones
520 99 GESTIÓN AMBIENTAL
2 VERTIMIENTOS
- Comunicaciones
- Solicitud
Seleccionar una muestra
representativa que evidencie la
gestión ambiental de la Federación.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
Conservar totalmente por contener
información testimonial de la gestión
de la Federación como empleador.
A B C D E F G H I J K L M
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 520. OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
520 99 3 USO DE SUELOS 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Solicitud
520 99 4 AGUAS
- Comunicaciones
- Solicitud
520 99 5 ÁIRE
- Comunicaciones
- Solicitud
520 99 7 SANEAMIENTO AMBIENTAL
- Comunicaciones
- Solicitud
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Seleccionar una muestra
representativa que evidencie la
gestión ambiental de la Federación.
Seleccionar una muestra
representativa que evidencie la
gestión ambiental de la Federación.
S = Serie Documental;
Seleccionar una muestra
representativa que evidencie la
gestión ambiental de la Federación.
Seleccionar una muestra
representativa que evidencie la
gestión ambiental de la Federación.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
D S Sb AG AC CT E I S EL P
530 2 ACTAS
530 2 6 ACTAS DE COMITÉ DE COMPRAS 1 19 X X X
Conservar totalmente por contener valor
testimonial de las decisiones tomadas
en el Comité.
- Acta
530 14 CONTRATOS
530 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Factura
- Factura anulada
530 24 GESTIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD
530 24 1 GESTIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD 1 19 X X
- Instructivo copias de seguridad
- Planilla de entrega de copias de seguridad en custodia
530 30 INVENTARIOS
530 30 2 INVENTARIOS EQUIPOS DE CÓMPUTO 1 9 X X
- Inventarios de aplicaciones informáticas
- Inventarios de bases de datos
- Inventarios de equipos de cómputo
530 32 LICENCIAS DE SOFTWARE
530 32 1 LICENCIAS DE SOFTWARE 1 9 X X
- Licencias de software
- Manual de usuario
530 41 PROYECTOS
530 41 2 PROYECTOS INFORMÁTICOS 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Informe
- Proyecto
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 530. OFICINA DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Conservar totalmente por contener
datos de respaldo permanente de los
Sistemas de Información de la
Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por contener
informanción relevante para el
funcionamiento permanente de los
Sistemas de Información de la
Federación.
Conservar totalmente por contener
información relevante de los proyectos
informáticos de la Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 530. OFICINA DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
530 43 REGISTRO DE ADMINISTRACIÓN DE PARÁMETROS
530 43 1 REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PARAMETROS 1 19 X X
- Formato de administración de parámetros
530 54 COMUNICACIONES
530 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
530 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Conservar totalmente por contener
información relevante del registro de
administración de parámetros de la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
540 29 INFORMES
540 29 14 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X X
- Informe
540 35 ORDENES
540 35 1 ORDENES DE COMPRA 1 9 X X X
- Cotizaciones
- Evaluación de cotizaciones
- Orden de compra
- Solicitud de compra
540 35 2 ORDENES DE SERVICIO 1 9 X X X
- Cotizaciones
- Evaluación de cotizaciones
- Orden de servicio
- Solicitud de servicio
540 54 COMUNICACIONES
540 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
540 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
540 56 SOLICITUDES
540 56 1 SOLICITUDES DE ADQUISICIÓN 2 8 X X
- Acta
- Factura
- Solicitud
- Cotización
- Cuadro comparativo
- Remisión
- Constancia de servicio prestado
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
OFICINA PRODUCTORA: 540. OFICINA DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación. Los
informes de gestión se consolidan en la
Dirección de Planeación Sectorial y
Desarrollo Sostenible.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Ley
962 de 2005)
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Seleccionar una muestra representativa
anual del 10% aleatorio como prueba de
las adquisiciones realizadas por la
Federación.
D S Sb AG AC CT E I S EL P
PROCEDIMIENTOCÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GI-F08/2
Página 1 de 1
OFICINA PRODUCTORA: 540. OFICINA DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
- Cuenta de cobro
- Factura anulada
- Cuenta de cobro anulada
540 56 2 SOLICITUDES DE VIAJE 2 8 X X
- Factura
- Solicitud
RESERVAS DE HOTELES
540 64 1 RESERVAS DE HOTELES NACIONALES 2 8 X
- Solicitud
- Respuesta solicitud
540 64 2 RESERVA DE HOTELES INTERNACIONALES 2 8 X
- Solicitud
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Seleccionar una muestra representativa
anual del 10% aleatorio como prueba de
las solicitudes de viajes realizadas por la
Federación.
Se elimina por no poseer valor
secundario apara la Federación.
Se elimina por no poseer valor
secundario apara la Federación.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 550. OFICINA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
550 2 ACTAS
550 2 4 ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO 1 19 X X X
- Acta
- Informe
551 4 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
551 4 1 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 1 9 X X X
- Acta de destrucción de activos
- Acta de retiro o baja de activos
- Acta de traslado de activos
- Comunicaciones
- Factura
- Formato de remisión de activos
550 14 CONTRATOS
550 14 1 CONTRATOS DE CENIPALMA 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
550 14 2 CONTRATOS DE FEDEPALMA 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Contrato
550 14 8 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE VEHICULO FEDEPALMA 2 18 X X X
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
- Contrato
550 16 CONVENIOS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
Conservar totalmente por contener valor
testimonial de las decisiones tomadas
en el Comité.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación (Artículo
28 - Ley 962 de 2005)
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
Seleccionar anualmente una muestra de
los contratos más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 550. OFICINA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
550 16 13 CONVENIOS DE MANTENIMIENTO 2 18 X X X
Seleccionar anualmente una muestra de
los convenios más relevantes para la
Federación por su contenido informativo
por su impacto económico, social o
administrativo en la gestión palmicultura
colombiana.
- Comunicaciones
- Convenio
550 26 HISTORIAL DE VEHICULOS
550 26 1 HISTORIAL DE VEHICULOS 1 10 X X X
- Comunicaciones
- Factura de compra
- Manifiesto de importación
- Pagos de impuesto de rodamiento
- Póliza de seguro
- Registro de mantenimiento
- Tarjeta de propiedad
- Formulario declaración impuesto sobre vehículos
- Certificado individual de seguro de automóviles
- Licencia de conducción
- Revisión técnica vehículos
550 26 2 CANON DE ARRENDAMIENTOS 1 9 X X
- Comunicaciones
- Memorando
550 39 PROGRAMAS
542 39 1 PROGRAMACIÓN DE EVENTOS 1 19 X X X
- Acta de seguimiento
- Evaluación de eventos
- Formato de evaluación y seguimiento
- Informe final de evento
Conservar totalmente por contener toda
la gestión de los eventos realizados por
la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 550. OFICINA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
- Lista de asisentes
- Plan de trabajo
- Programa de evento
550 39 4 PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 19 X X X
- Acta de eliminación de documentos
- Cuadro de clasificación documental
- Formato de prestamos
- Informe
- Inventario documental
- Tabla de retención documental
- Tabla de valoración documental
551 39 5 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO 1 19 X X
- Control de mantenimiento de equipos de seguimiento y medición
- Formato de mantenimiento de infraestructura
- Solicitud de servicio
550 39 7 PROGRAMAS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 1 19 X X
- Acta de eliminación de documentos
- Acta de transferencia de archivos
- Cronograma de transferencias
- Inventario documental
551 49 SEGUROS
551 49 1 SEGUROS 1 19 X X
- Actualización de pólizas de seguro
- Comunicaciones
- Póliza de seguro
- Solicitud
550 54 COMUNICACIONES
550 54 1 COMUNICACIONES ENTIDADES EXTERNAS 2 8 X X X
- Comunicaciones
550 54 2 COMUNICACIONES INTERNAS 2 8 X X
- Memorando
551 68 REPORTES DE SERVICIO
Conservar totalmente por contener
información relevante de los programas
de mantenimiento realizados por la
Federación.
Conservar totalmente por contener
información importante para la
administración del acervo documental
de la Federación.
Conservar totalmente por contener toda
la gestión de los eventos realizados por
la Federación.
Conservar totalmente por contener
información importante para la
administración del acervo documental
de la Federación.
Conservar totalmente por poseer
información relevante con entidades
externas.
Conservar totalmente por contener
información importante en la gestión de
la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 550. OFICINA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
551 68 1 REPORTES DE SERVICIO 2 8 X X
- Reporte de servicio
- Acta de inspección
550 69 CIRCULARES
550 69 3 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X XEliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
- Circulares
551 84 DERECHOS DE PETICIÓN
551 84 1 DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X
- Solicitud de información
- Respuesta solicitud
550 87 INMUEBLES
550 87 1 INMUEBLES 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Informe
- Memorando
- Certificado de tradición y libertad
- Escritura
- Matricula inmobiliaria
- Plano
- Estatutos
- Formulario impuesto predial unificado
550 103 SINIESTROS
550 103 1 SINIESTROS CENIPALMA 1 19 X X X
- Comunicaciones
- Informe
542 105 GESTIÓN DE EVENTOS
542 105 1 GESTIÓN DE EVENTOS 1 9 X X
- Informe final de evento
- Plan de trabajo
- Encuesta
- Acta de reunión
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Conservar totalmente por contener
información relevante de los bienes
inmuebles administrados por la
Federación.
Seleccionar anualmente los derechos de
petición que impacten directamente la
misión de la Federación.
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.
Seleccionar una muestra representativa
anual del 10% de los eventos más
representativos de la Federación.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 500. DIRECCIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS
OFICINA PRODUCTORA: 550. OFICINA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
D S Sb AG AC CT E I S EL P
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GI-F08/2
Página 1 de 1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL SOPORTE
PROCEDIMIENTO
554 113 REGISTRO DE CLIENTES
554 113 1 REGISTRO DE CLIENTES 2 0 X X
- Registro de clientes
CODIGO: RETENCIÓN EN AÑOS: SERIES DOCUMENTALES SOPORTE: DISPOSICIÓN FINAL:
D = Dependencia; AG = Archivo de Gestión SUBSERIES DOCUMENTALES EL = Electrónico CT = Conservación Total; I = Imagen
AC = Archivo Central • Tipo Documental P = Papel S = Selección; E = Eliminación
Sb = Subserie Documental
TRD aprobadas mediante Comité de Archivo No. 1 de 2016, el día 30 de abril de 2016.
CONVENCIONES:
S = Serie Documental;
Eliminar por no contener valores
secundarios para la Federación.