trabajo tablas de retención documental

7/24/2019 Trabajo Tablas de Retencin Documental

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Tablas de Retencin Documental

TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

EDITH CICELA ALARCN PIEROSCLARA INS CORTS FORERO

CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

ARMENIA

20!


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TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

EDITH CICELA ALARCN PIEROSCLARA INS CORTS FORERO

D"#$%&$MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ

E'($#)*+)'&* $% S)'&$*' -$ I%."/*#)% 1 G$/$%#)* -$ D"#$%&"'

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

ARMENIA

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INTRODUCCIN


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OBJETIVOS

Objetivo GeneralObjetivo eseci!co


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ENTIDAD GOBERNACIN DEL ARCHIPILAGO DE SAN ANDRS, PROVIDENCIA SANTACATALINA

"ISIN INSTITUCION#$%

$a &obe'nacin del Dea'tamento #'c(ii)la*o de San #nd')s+ ,'ovidencia - SantaCatalina como una o'*ani.acin /blica c'eada o' la Constitucin - la $e-+ conautonom0a a'a *ene'a'+ e'cibi' - administ'a' 'ecu'sos bajo los 'inciios dei*ualdad+ mo'alidad+ e!cacia+ e!ciencia+ econom0a+ cele'idad+ ima'cialidad+ublicidad - t'ansa'encia+ al se'vicio de los (abitantes del te''ito'io+ 'oende o'mejo'a' su calidad de vida+ imulsa' el desa''ollo a'mnico - sostenible+ *a'anti.a'los de'ec(os de los ciudadanos - 'omove' el cumlimiento de sus debe'es1

VISIN INSTITUCION#$

$a &obe'nacin del Dea'tamento #'c(ii)la*o de San #nd')s+ ,'ovidencia - SantaCatalina+ en el a2o 3453+ se'6 el moto' de desa''ollo a'mnico - sostenible de lasIslas+ con una cultu'a autctona+ a'ticiativa e inclu-ente31

OBJETIVO SOCI#$ DE $# ENTID#D

$o*'a' la satis7accin de la comunidad 8'ai.al+ 'esidente - visitante9 a t'av)sde la e!ciente+ e!ca. - oo'tuna 'estacin de se'vicios1

"ejo'a' la cometencia de nuest'os se'vido'es /blicos a'a :ue nuest'otalento (umano ueda atende' con e!ciencia - e!cacia a todos nuest'osusua'ios

;o'talece' las ol0ticas imlementadas a'a 7omenta' el desa''ollo sostenibledel Dea'tamento como Rese'va de Bios7e'a1

,'oende' o' el desa''ollo econmico de la Islas a t'av)s de est'ate*iasconst'uidas con la a'ticiacin de todos los secto'es1

% (tt>>1sanand'es1*ov1co=inde?1(@otionAcomcontentvie>Aa'ticleidA%34ItemidA

3 (tt>>1sanand'es1*ov1co=inde?1(@otionAcomcontentvie>Aa'ticleidA%3%ItemidAF


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;omenta' la cultu'a de la calidad al inte'io' de la *obe'nacin a t'av)s deest'ate*ias de motivacin+ bienesta' e incentivos :ue lleven a los se'vido'es/blicos a imlementa' - mantene' el mejo'amiento continuo1

ESTRUCTUR# OR&GNIC# DE $# ENTID#D

(tt>>1sanand'es1*ov1co=inde?1(@otionAcomcontentvie>Aa'ticleidA%35ItemidAH
http://www.sanandres.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=123&Itemid=89http://www.sanandres.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=123&Itemid=89http://www.sanandres.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=123&Itemid=89http://www.sanandres.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=123&Itemid=89


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T#$$ER

!" CICLO PHVA" Pre#entar $o%o &e#&e la %eto&olo'(a o $i$lo PHVA )#te&e# van areali*ar e#te trabajo, tenien&o en $)enta $a&a )no &e la# +a#e#"

" ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO. En el -ortal .eb &e la Goberna$i/n &el Ar$0i-i1la'o &eSan An&r1#, Provi&en$ia 2 Santa Catalina $on#)lta&a el 3 &e #e-tie%bre &e 4!3 en$ontrar5nin+or%a$i/n 6)e #ervir5 &e ba#e -ara el trabajo &e a-li$a$i/n7 0tt-788..."#anan&re#"'ov"$o" Sea$lara 6)e e#ta e# )na a$tivi&a& neta%ente a$a&1%i$a 6)e no -one en rie#'o el b)en no%bre&e e#ta enti&a&"

"! NORMOGRAMA. Inve#ti'ar 6)e e# )n nor%o'ra%a 2 e#tr)$t)rarlo &e a$)er&o $on el-rin$i-io &e jerar6)(a nor%ativa 9Pir5%i&e &e :el#en; -ara la Goberna$i/n &el Ar$0i-i1la'oDebe in$l)irLa nor%ativi&a& a#o$ia&a a la enti&a&La nor%ativi&a& ar$0iv(#ti$a 6)e a-li$a al -ro$e#o &e TRD"

;o'mato :ue deben utili.a' &e a'o#to &e 4!, #e a&o-ta lae#tr)$t)ra or'5ni$a &e la Goberna$i/n &e e#te &e-arta%ento objeto &e e#t)&io"

$as deendencias - 7unciones seleccionadas o' la Docente a'a identi!ca' lasse'ies - subse'ies documentales son las :ue a continuacin se indican, !, !SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL" Art"

Literale# &e la# +)n$ione# e#$o'i&a# -ara i&enti+i$ar la# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale#7 !, ,, >, !4, !!,!SECRETARIA DE DEPORTE RECREACIN"

Literale# &e la# +)n$ione# e#$o'i&a# -ara i&enti+i$ar la# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale#7 !, ,=, !, !,

na ve* i&enti+i$a&a# la# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale# 2 a#i'na&a #) &eno%ina$i/n, &eben&ili'en$iar la %atri* -ara la i&enti+i$a$i/n &e #erie#, #)b#erie# 2 o+i$ina -ro&)$tora orde!adasa%a&'tica"e!te ( co! a respecti)a codi%icaci*! de serie ( s+&series doc+"e!taes.

NOT#1 En la columna denominada ;UNCIN #SOCI#D#+ deben 'e*ist'a' la 7uncin:ue o'i*in la se'ie la cual la encont'a'6n en cada uno de los lite'ales de losa't0culos esco*idos a'a esta alicacin1 ,o' lo tanto debe'6n t'ansc'ibi' las
http://www.soraca-boyaca.gov.co/apc-aa-files/36343164653332303435363861633833/tabla-de-retencion-documental-alcaldia-documental.pdfhttp://www.soraca-boyaca.gov.co/apc-aa-files/36343164653332303435363861633833/tabla-de-retencion-documental-alcaldia-documental.pdfhttp://quindio.gov.co/home/docs/items/item_102/INSTRUCTIVO_TRD__GOBERNACION_.pdfhttp://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/I-GAF-ARFD-005_-_INSTRUCTIVO_TABLAS_DE_RETENCION_DOCUMENTAL.pdfhttp://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/I-GAF-ARFD-005_-_INSTRUCTIVO_TABLAS_DE_RETENCION_DOCUMENTAL.pdfhttp://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/2015/TABLAS%20DE%20RETENCION%20DOCUMENTAL.pdfhttp://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/2015/TABLAS%20DE%20RETENCION%20DOCUMENTAL.pdfhttp://www.plazamayor.com.co/sites/default/files/documentos/tablas_de_retencion_documental.pdfhttp://www.plazamayor.com.co/sites/default/files/documentos/tablas_de_retencion_documental.pdfhttp://www.soraca-boyaca.gov.co/apc-aa-files/36343164653332303435363861633833/tabla-de-retencion-documental-alcaldia-documental.pdfhttp://www.soraca-boyaca.gov.co/apc-aa-files/36343164653332303435363861633833/tabla-de-retencion-documental-alcaldia-documental.pdfhttp://quindio.gov.co/home/docs/items/item_102/INSTRUCTIVO_TRD__GOBERNACION_.pdfhttp://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/I-GAF-ARFD-005_-_INSTRUCTIVO_TABLAS_DE_RETENCION_DOCUMENTAL.pdfhttp://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/I-GAF-ARFD-005_-_INSTRUCTIVO_TABLAS_DE_RETENCION_DOCUMENTAL.pdfhttp://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/2015/TABLAS%20DE%20RETENCION%20DOCUMENTAL.pdfhttp://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/2015/TABLAS%20DE%20RETENCION%20DOCUMENTAL.pdfhttp://www.plazamayor.com.co/sites/default/files/documentos/tablas_de_retencion_documental.pdfhttp://www.plazamayor.com.co/sites/default/files/documentos/tablas_de_retencion_documental.pdf


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7unciones asociadas a cada uno de los lite'ales antes mencionados1 Es un 'e:uisitoobli*ato'io1

#C$#R#CIN< ,a'a este eje'cicio acad)mico - o' el tiemo establecido a'adesa''olla' la 'esente asi*natu'a solo debe'6n levanta' las TRD de las siete 8F9deendencias a''iba indicadas e'o dejo cla'idad que las Tablas de RetencinDocumental (TRD) deben refejar la totalidad e integralidad de la

produccin documental de una entidad1

Identi!ca'6n se'ies comuestas a las cuales solo a'a este eje'cicio acad)micodeben indica' o dete'mina' :u) tios documentales (acen a'te la ca'eta1

E! a pr,ctica estas se de&er,! ide!ti%icar e! a e!c+esta doc+"e!ta ( e! as pri"eras)aidacio!es"

" CUADRO DE CLASI#ICACI$ DOCUMENTAL" 9CCD;, -revio an5li#i# &e la in+or%a$i/n &ela# +)n$ione# 2 #) or'ani*a$i/n -or #e$$ione# 2 en or&en al+ab1ti$o, &eben levantar el CCD

"3 TABLAS DE RETENCI$N DOCUMENTAL" Pre#entar &e %anera in&e-en&iente, la# TRDelabora&a# -ara $a&a )na &e la# #iete o+i$ina# -ro&)$tora# #oli$ita&a# -or la Do$ente"Para &e#arrollar e#te -)nto &eben tener %)2 $laro7

)e &ato# &eben e#tar re'i#tra&o# en $a&a )no &e lo# $a%-o# &el +or%ato o+i$iale#table$i&o -or el AGN -ara -re#entar la# Tabla# &e Reten$i/n Do$)%ental"


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En cada uno de los campos se debe registrar la siguiente informacin, segn instructivo del

formato de TRD, MINI/MANA! No " TA#!A$ DE RETEN%I&N ' TRAN$(EREN%IA$D&%MENTA!E$, Arc)ivo *eneral de la Nacin +-

Entidad Productora:Debe colocarse el nombre completo o Ra.n social

Oficina Productora:Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa 0ue conserva la

documentacin tramitada en e1ercicio de sus funciones

Hoja: En el primer espacio debe consignarse el nmero 0ue identifica cada )o1a, siguiendo un

consecutivo 0ue determinar2 el total de las )o1as utili.adas para la elaboracin de las tablas deretencin de la entidad El segundo corresponde al nmero total de )o1as diligenciadas para laentidad

Cdigo:$istema convencional 0ue identifica tanto las unidades productoras de documentos

como sus series respectivas Este debe responder al sistema de clasificacin documentalestablecido en la entidad

Serie:Debe anotarse el nombre asignado al con1unto de unidades documentales, emanadas de

un mismo rgano o su1eto productor como consecuencia del e1ercicio de sus funcionesespec3ficas De ser pertinente, tambi4n se listar2n la subseries correspondientes

Retencin:5la.o en t4rminos de tiempo en 0ue los documentos deben permanecer en el

arc)ivo de gestin o en el arc)ivo central Esta permanencia est2 determinada por la valoracinderivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas

Archivo de Gestin:Es a0uel donde se rene la documentacin en tr2mite en busca de

solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utili.acin 6 consulta administrativa porlas mismas oficinas u otras 0ue la soliciten Es el arc)ivo de las oficinas productoras

Archivo Central: nidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos arc)ivos de gestin de la entidad respectiva, una ve. finali.ado sutr2mite, 0ue siguen siendo vigentes 6 ob1eto de consulta por las propias oficinas 6 los

particulares en general

Disposicin final:7ace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin

con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por muestreo 6/o microfilmacin

Conservacin total:$e aplica a a0uellos documentos 0ue tienen valor permanente, es decir,

los 0ue lo tienen por disposicin legal o los 0ue por su contenido informan sobre el origen,desarrollo, estructura, procedimientos 6 pol3ticas de la entidad productora, convirti4ndose en

5 (tts>>1mina*'icultu'a1*ov1co=laneacioncont'ol*estion=&estinK34DocumentalK34-K34Biblioteca=%1K34In7o'meK34#ctuali.aciKC5KB5nK34deK34TRDK34-K34#ne?os=#ne?oK34%1K34Justi!caciKC5KB5nK34no'mativaK34e?edidaK34o'K34elK34#'c(ivoK34&ene'alK34deK34laK34NaciKC5KB5n=%%1K34"INI"#NU#$K34No1K34L1d7


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testimonio de su actividad 6 trascendencia Asimismo, son 5atrimonio documental de lasociedad 0ue los produce, utili.a 6 conserva para la investigacin, la ciencia 6 la cultura

Eliinacin:5roceso mediante el cual se destru6en los documentos 0ue )an perdido su valor

administrativo, legal o fiscal 6 0ue no tienen valor )istrico 6 carecen de relevancia para lainvestigacin, la ciencia 6 la tecnolog3a

Seleccin:5roceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin

por medio de muestreo, entendi4ndose este como la operacin por la cual se conservan ciertosdocumentos de car2cter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfab4ticos,num4ricos, cronolgicos, topogr2ficos, tem2ticos, entre otros

!icrofilacin:T4cnica 0ue permite, fotografiar documentos 6 obtener pe0ue8as im2genes en

pel3cula En esta columna tambi4n se indican otros soportes electrnicos o magn4ticos

Procediientos"En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad

de muestreo, microfilmacin 6 eliminacin

C)5le# +)eron lo# $riterio# &e valora$i/n 2 #ele$$i/n &o$)%ental -ara la# #erie# 2 #)b#erie#&o$)%entale# re#)ltante# &el an5li#i# &e la# +)n$ione# &e la# #iete &e-en&en$ia# &e e#taGoberna$i/n" P)e&en &e$ir &e %anera 'eneral"

Lo# $riterio# &e valora$i/n 2 #ele$$i/n 6)e #e a-li$aron -ara &eter%inar la# #erie# 2 #)b#erie#&o$)%entale# +)eron7

)e la# #erie# 2 #)b#eriere# &o$)%entale# $orre#-on&ieran al $ar5$ter %i#ional, e# &e$ir 6)e

$orre#-on&an a la ra*/n &e #er &e la Goberna$i/n &e San An&r1#, Provi&en$ia 2 Santa

Catalina"

Para la i&enti+i$a$i/n &e la# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale#, e#ta# #e &eben #ele$$ionar

-artien&o &e la e#tr)$t)ra or'5ni$a 2 %an)al &e +)n$ione# o -ro$e&i%iento# &e la#

&e-en&en$ia# o )ni&a&e# -ro&)$tora#"

La# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale#, #e &eben i&enti+i$ar 2 #ele$$ionar &entro &e la# +)n$ione#

2 a$tivi&a&e# &e#arrolla&a# -or la# &e-en&en$ia#, -or %e&io &e )n verbo, )na a$$i/n o -alabra

$lave"

La# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale# -)e&en #er #i%-le# o $o%-)e#ta#"

I&enti+i$ar el valor -ri%ario o #e$)n&ario 6)e tiene la #erie 2 #)b#erie &o$)%ental"

Dentro &e )na +)n$i/n o -ro$e&i%iento #e -)e&en i&enti+i$ar %5# &e )na #erie $on #)

re#-e$tiva #)b#erie &o$)%ental"

Lo# no%bre# a#i'na&o# a la# #erie# 2 #)b#erie# &o$)%entale# &eben $orre#-on&er a la +)n$i/n

2 tener rela$i/n $on lo# -ro$e#o# a&%ini#trativo# &e la &e-en&en$ia"


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Para la #ele$$i/n &e lo# no%bre# &e la# #erie# 2 #)b#erie#, e#to# no &eben $ontener no%bre#

-ro-io# &e enti&a&e#, -er#ona#, l)'are#, $ate'or(a# o valore# n)%1ri$o#"

En la $ol)%na &e Pro$e&i%iento# &eben in&i$ar la Nor%ativi&a&, +)n$i/n o -ro$e&i%ientoa#o$ia&a a $a&a #erie o #)b#erie &o$)%ental 2 la e-li$a$i/n &e la valora$i/n &o$)%ental -ara$a&a #erie"


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aco'de al nivel acad)mico en :ue se encuent'an a unto de !nali.a' su ,RE M&R#DO+ utili.ando t)cnicas de comunicacin - uso de (e''amientas o!m6ticas1

No e# enviar teto #obre teto 2 %)$0o %eno# $o-iar 2 -e'ar &o$)%ento# 6)e #e $on#i')en-or %ontone# en internet, lo# -)e&en to%ar $o%o re+eren$ia, -ero 'eneran&o valor a're'a&o,M&eje #) 0)ella

Co!te!ido de i!str+cti)o/OBETIVO

ALCANCENOR@ATIVIDADPOLITICA DE GESTION DOC@ENTAL 9#i la tiene la enti&a&, de o co!trario de%i!a! +stedes aPo0tica1De#$ribir &e +or%a il)#trativa el +or%ato &e TRD e-li$an&o $a&a )no &e #)# $a%-o#"

C/%o #e &eben %ar$ar la# $el)')(a#Q To%e $o%o eje%-lo no%bre# &e #erie# 2 #)b#erie# &ela# TRD a-roba&a# -ara e#te ejer$i$io a$a&1%i$o" E#6)e%a il)#trativo

No e# $o-iar 2 -e'ar i%5'ene# 6)e #e $ono$en 2 #e bajan &e internet o &e $)r#o# &i$ta&o# -or

el AGN $o%o -or ej" Al$al&(a#, Contralor(a#, E%-re#a# &e Ener'(a"""Di#eKen" Se &ebe &i#eKarlo# #e-ara&ore# $on la in+or%a$i/n re#)ltante &el trabajo" A-li$a -ara to&o# lo# (te%"C/%o &eben e#tar or&ena&a# al interior &e la# 'aveta# la# $ar-eta# $ol'ante# &on&e #e$on#ervan lo# e-e&iente#Q To%e $o%o eje%-lo no%bre# &e #erie# 2 #)b#erie# &e la# TRDa-roba&a# -ara e#te ejer$i$io a$a&1%i$o" E#6)e%a il)#trativo

Pre#entar )na -orta&a e#t5n&ar -ara la i&enti+i$a$i/n &e #erie# 28o e-e&iente# &e la enti&a&objeto &e e#te ejer$i$io a$a&1%i$o tenien&o en $)enta lo# $a%-o# o &ato# obli'atorio#"

C/%o &ebe a-li$ar#e la +olia$i/n al interior &e la# $ar-eta# o e-e&iente#Q Re'la#, $oni%5'ene# il)#trativa#"

C/%o #e &eben i&enti+i$ar lo# ar$0iva&ore# en #) -arte +rontalQ To%e $o%o eje%-lo no%bre#&e #erie# 2 #)b#erie# &e la# TRD a-roba&a# -ara e#te ejer$i$io a$a&1%i$o" E#6)e%a il)#trativo

C/%o #e &eben i&enti+i$ar en lo# $o%-)ta&ore# la e#tr)$t)ra &o$)%ental &e #erie#, #)b#erie#2 e-e&iente#Q I%a'en il)#trativaRECOMENDACI$N. El in#tr)$tivo lo -)e&en e%-e*ar a e#tr)$t)rar $on to&o el $ono$i%iento6)e 0an a&6)iri&o a lo lar'o &e e#ta $arrera"

" CONCLUSIONES ( APORTES +rente al &e#arrollo &el trabajo, 6)e le# &ej/ e#te ejer$i$ioa$a&1%i$o -ara #) vi&a -er#onal 2 -ro+e#ional"


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DES#RRO$$O

1. CICL !"#$1


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2. ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO. En el -ortal .eb &e la Goberna$i/n &el Ar$0i-i1la'o&e San An&r1#, Provi&en$ia 2 Santa Catalina $on#)lta&a el 3 &e #e-tie%bre &e 4!3en$ontrar5n in+or%a$i/n 6)e #ervir5 &e ba#e -ara el trabajo &e a-li$a$i/n70tt-788..."#anan&re#"'ov"$o" Se a$lara 6)e e#ta e# )na a$tivi&a& neta%ente a$a&1%i$a

6)e no -one en rie#'o el b)en no%bre &e e#ta enti&a&"

"! NORMOGRAMA. Inve#ti'ar 6)e e# )n nor%o'ra%a 2 e#tr)$t)rarlo &e a$)er&o $onel -rin$i-io &e jerar6)(a nor%ativa 9Pir5%i&e &e :el#en; -ara la Goberna$i/n &el

Ar$0i-i1la'o"

N"/"3/**4 D$ *#$/-" #"% 5)6)($-)* 720!8 % %"/"3/** $' % )%'&/$%&" 9$ #"%&)$%$+*' %"/*' -$ #*/:#&$/ $;&$/%" #"" +*' +$1$', -$#/$&"', *#$/-"', #)/#+*/$', /$'"+#)"%$' 1 +*'%"/*' -$ #*/:#&$/ )%&$/%" #"" /$3+*$%&"', $'&*&&"', *%*+$' 1 *#&"' *-)%)'&/*&)1a'c(ivo*ene'al1*ov1co=dec'etos
http://d/Informacion%20De%20Usuario/Downloads/programa_de_gestion_documental%20(11).pdfhttp://d/Informacion%20De%20Usuario/Downloads/programa_de_gestion_documental%20(11).pdfhttp://d/Informacion%20De%20Usuario/Downloads/programa_de_gestion_documental%20(11).pdfhttp://d/Informacion%20De%20Usuario/Downloads/programa_de_gestion_documental%20(11).pdf

trabajo tablas de retención documental

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