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INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCIÓN Y BIENESTAR ANIMAL
IDPYBA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CLARA LUCIA SANDOVAL
DIRECTORA GENERAL - IDPYBA
EDGAR ARTURO PINTOR
SUBDIRECTOR DE GESTION CORPORATIVA – IDPYBA
ANDREY MAURICIO LÓPEZ
RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL - IDPYBA
Bogotá D.C 2018
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
2.1. Creación
2.2. Misión
2.3. Visión
2.4. Objetivos Estratégicos
2.5. Funciones de IDPYBA
2.6. Mapa de Procesos
2.7. Organigrama IDPYBA
2.8. Funciones de las Áreas
3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.1. Metodología de elaboración
3.2. Proceso de Valoración Documental
3.3. Proceso de Codificación de Series y Subseries
3.4. Implementación y seguimiento Tabla de Retención Documental
4. DESCRICIÓN DE LOS FORMATOS
4.1. Formato de Tabla de Retención Documental – IDPYBA
4.2. Formato de Cuadro de caracterización documental de IDPYBA
4.3. Formato Ficha de Valoración Documental – IDPYBA
4.4. Formato Cuadro de Clasificación Documental - IDPYBA
5. DIAGNOSTICO DE LAS TRD CORRESPONDIENTES A LAS SUBDIRECCIONES
DE IDPYBA
5.1. Subdirección Atención a la Fauna
5.2. Subdirección Cultura Ciudadana y Gestión del Conocimiento
5.3. Subdirección Gestión Corporativa
6. CONTROL DE CAMBIOS
7. GLOSARIO DE TERMINOS
7.1. Glosario Gestión Documental
7.2. Glosario IDPYBA
8. BIBLIOGRAFIA
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ANEXOS.
• ANEXO 1 – “Mapa de Procesos del Instituto Distrital de Protección y Bienestar
Animal – IDPYBA”
• ANEXO 2 – Manual de procesos y procedimientos del Instituto Distrital de
Protección y Bienestar Animal – IDPYBA
• ANEXO 3 – Tablas de Retención Documental del Instituto Distrital de Protección y
Bienestar Animal – IDPYBA
• ANEXO 4- Cuadros de Caracterización Documental del Instituto Distrital de
Protección y Bienestar Animal – IDPYBA
• ANEXO 5 - Cuadros de Clasificación Documental del Instituto Distrital de Protección
y Bienestar Animal – IDPYBA
• ANEXO 6 - Fichas de Valoración Documental del Instituto Distrital de Protección y
Bienestar Animal – IDPYBA
• ANEXO 7- Acta de Comité Interno de Gestión Documental de Aprobación de la TRD
del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal – IDPYBA
• ANEXO 8- Programa de Gestión Documental - PGD del Instituto Distrital de
Protección y Bienestar Animal – IDPYBA
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1. INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015, la Circular 01 de 2013, el Acuerdo 005 de 2013 en lo referente a la
elaboración e implementación de los diferentes instrumentos archivísticos, se llevó a cabo
la elaboración de la Tabla de Retención Documental–TRD– del Instituto Distrital De
Protección y Bienestar Animal, con el objetivo de facilitar el manejo, el control y el acceso
a la información producida, determinado para ello los tiempos de retención de los
documentos en las diferentes fases del Archivo (Gestión, Central e Histórico), en el ejercicio
de sus funciones y el cumplimiento de su misión institucional.
El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal – IDPYBA, es un establecimiento
público del orden distrital, se crea mediante el Decreto 546 del 07 de diciembre de 2016, en
el Articulo 1, describe que: “Crease el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal –
IDPYBA, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y presupuestal, y
patrimonio propio adscrito al Sector Ambiente”.
El IDPYBA, hace parte del Sector Ambiente de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., junto con
El Jardín Botánico “José Celestino Mutis” y el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y
Cambios Climáticos “IDIGER”, y estará vinculado con la Secretaria Distrital de Salud, de
Ambiente, de Gobierno y de Educación para coordinar y promover actividades relacionadas
con el bienestar y la protección animal. El objeto social es “Vigilar, evaluar y efectuar el
seguimiento a la Protección y Bienestar Animal, y así generar espacios de participación
ciudadana y emitir conceptos técnicos que las autoridades requieran para estos efectos”.
Para el IDPYBA es de vital importancia el desarrollo de su gestión institucional la aplicación
de este instrumento Archivístico, lo que permite el manejo integral de la información, la
racionalización de la producción y el tramite documental, el fácil acceso a los documentos,
garantiza la selección y conservación de los documentos de carácter permanente, regula
las transferencias documentales, la organización de los archivos de Gestión, Central e
Histórico y la identificación de las funciones institucionales a través de los documentos.
Para la valoración de los documentos se aplicaron criterios de tipo técnico, teniendo como
base el concepto del ciclo vital de los documentos, el funcionamiento de la entidad, el valor
informativo y el misional. Para tal efecto, se tuvo en cuenta el uso administrativo, la
frecuencia de consulta, la importancia de sus contenidos desde el punto de vista histórico,
técnico, contable, legal y fiscal, además del marco reglamentario que regula la producción
documental.
Los criterios que se tuvieron en cuenta para determinar la no eliminación de los documentos
una vez analizados con las respectivas dependencias fueron los aspectos de carácter
jurídico, legal, técnico y los valores secundarios, que pudieran ser de importancia, para la
ciencia, la cultura o la sociedad en general.
Por lo anterior, el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal procede a presentar a
la Dirección Archivo de Bogotá, las Tabla de Retención Documental–TRD, para que sean
evaluadas y convalidadas, las cuales se elaboraron de acuerdo con los lineamientos y guías
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emitidas por Archivo de Bogotá, en cuanto a la administración de los documentos
generados en procesos transversales o misionales del sector, y la verificación de
procedimientos, controlados por el Sistema Integrado de Gestión.
2. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
En esta primera fase, se recopiló información del Instituto soportada en actos
administrativos que hacen referencia al derecho de la participación ciudadana y el
fortalecimiento de las organizaciones sociales, se analizó la estructura orgánica del
Instituto, la creación de dependencias, los manuales de funciones, de procesos y
procedimientos, al listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión y al
organigrama vigente de la Entidad.
2.1. Creación
Según el Artículo 113 del Acuerdo 645 del 9 de junio del 2016, expedido por el Honorable
Consejo de Bogotá, le concedió las facultades extraordinarias al Alcalde Mayor de Bogotá
D.C. por el termino de seis meses contados a partir de la entrada en vigor del Acuerdo en
referencia para la creación del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal como un
establecimiento público adscrito al Sector Ambiente, con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal.
2.2. Misión
Es la entidad rectora de la protección y bienestar de la fauna doméstica y silvestre a través
de la atención integral, la promoción de una cultura ciudadana basada en un solo bienestar
humano-animal y la participación ciudadana en la construcción de una sociedad
corresponsable y sensible con la vida y el trato digno a los animales.
2.3. Visión
Para el año 2020, será una entidad reconocida en Colombia y América Latina, al ser modelo
de gestión pública en protección y bienestar de la fauna, fortaleciendo la relación humano-
animal basada en el respeto y la protección de la vida.
2.4. Objeticos Estratégicos
El IDPYBA adopta los siguientes objetivos:
Proteger la vida y trato hacia los animales, a través de acciones de protección y control
poblacional digno.
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Generar procesos ciudadanos de transformación cultural, comunicando y promoviendo
prácticas de relacionamiento humano – animal.
Desarrollar herramientas técnicas, pertinentes, dinámicas y confiables, a través del manejo
y gestión de conocimiento, que apoye una toma de decisiones y una rendición cuentas
transparente.
Integrar las herramientas de planeación, gestión y control, mediante un enfoque basado en
el modelo integrado de planeación y gestión MIPG.
Diseñar una estructura organizacional productiva y generadora de felicidad, a través del
desarrollo de capacidades del talento humano y un ambiente cordial y articulado, orientado
al buen trato y el crecimiento de las capacidades personales y organizacionales.
Asegurar la gestión de recursos, a través de una estructura sostenible de recursos públicos
y de cooperación, que facilite el soporte financiero para el cumplimiento de los objetivos y
metas de la entidad.
Desarrollar procesos de difusión y acercamiento ciudadano a la entidad, a través de la
participación y acceso transparente a la gestión institucional.
2.5. Funciones
1. Implementar, desarrollar, coordinar, vigilar, evaluar y efectuar el seguimiento a la Política
de Protección y Bienestar Animal. Realizar la coordinación intersectorial e interinstitucional.
Generar los espacios de participación ciudadana y emitir los conceptos técnicos que las
autoridades requieran para estos efectos.
2. Administrar técnica y operativamente todos los equipamientos públicos creados y
destinados a la protección y el bienestar animal en la ciudad, que garanticen su adecuado
funcionamiento.
3. Coordinar y promover con las Secretarías Distritales de Salud, Ambiente, Gobierno y
Educación la realización de actividades relacionadas con el bienestar y la protección animal,
en asocio con las organizaciones sin ánimo de lucro protectoras de animales, facultades de
medicina veterinaria y Zootecnia, instituciones educativas oficiales y privadas, y demás
instituciones interesadas, para la celebración de la Semana Distrital de la Protección y
Bienestar Animal.
4. Crear, fomentar, coordinar e implementar programas de capacitación y educación con
entidades distritales, asociaciones defensoras de animales legalmente constituidas, la
comunidad y demás entidades relacionadas con este proceso, con el ánimo de generar una
cultura ciudadana, basada en la compasión, protección y cuidado hacía los animales.
5. Diseñar estrategias de articulación para el desarrollo de proyectos de interés común con
las diferentes instancias y organizaciones de los gobiernos nacionales y distrital, con el fin
de promover una sana convivencia entre la fauna y la comunidad.
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6. Proponer y promover proyectos de investigación que contribuyan a generar conocimiento
y hábitos de respeto de los ciudadanos hacia los animales.
7. Diseñar e implementar protocolos y procedimientos de atención para la captura, rescate,
decomiso, conducción, recepción y confinamiento de animales, así como para su tenencia,
incluyendo el protocolo de paseador de perros y promover su capacitación en concordancia
con lo establecido en la Policía de Protección y Bienestar Animal y demás normativas
vigentes.
8. Realizar juntamente con las entidades competentes, los operativos requeridos para la
captura, el decomiso o el rescate de animales de que trata el presente Decreto.
9. Hacer parte del Consejo Distrital de Protección Animal y asumir la Secretaría Técnica.
10. Dar los lineamientos para la implementación del servicio de urgencias veterinarias en el
Distrito Capital en coordinación con los demás sectores públicos con corresponsabilidades
en el tema.
11. Diseñar herramientas y procesos de innovación y tecnología que mejoren las
condiciones de vida de los animales.
12. Las demás que le sean asignadas y correspondan a su objeto.
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2.6. Mapa de Procesos
Figura No.1 Mapa de Procesos – IDPYBA
Dichos procesos ubicados a su vez en cuatro (4) macroprocesos, (procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y evaluación), permiten reflejar la interacción de estos por medio de
sus caracterizaciones, las cuales definen las entradas y salidas de sus productos y/o
servicios, afines con el ciclo PHVA (Planear. Hacer, Verificar y Actuar) identificando además
sus proveedores y partes interesadas tanto internas como externas.
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2.7. ORGANIGRAMA IDPYBA
Teniendo en cuenta la Resolución 002 “Por medio del cual se adopta el Manual Especifico
de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la Planta Global del Instituto
Distrital de Protección y Bienestar Animal – IDPYBA”.
En el ejercicio de sus atribuciones, en especial las previstas en el numeral 10° del artículo
9° del Decreto 546 del 7 de diciembre de 2016 y Estatutos.
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2.8. Función de las Áreas
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3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental–TRD, constituyen un instrumento archivístico que
permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico-funcional,
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e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental
por cada una de las agrupaciones documentales. AGN (2014)
3.1. Metodología de elaboración
En cumplimiento del Plan Distrital de desarrollo 2016-2020 “Bogotá Mejor para todos”, con
el objetivo de aumentar en 10 puntos el índice de Gobierno Abierto para el Distrito Capital
y fortalecer los procesos de transparencia de la gestión pública y la cultura archivística
Distrital, la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la secretaría General, ha diseñado
la estrategia “Bogotá 2019: IGA + 10 Componente Gestión Documental”. Esta estrategia
tiene como objetivo la elaboración y/o actualización de los instrumentos archivísticos de las
entidades distritales.
En virtud de lo anterior, la Secretaría General expidió la Directiva 01 de marzo 2 de 2018,
la cual define las acciones que deben ser adoptadas por las entidades destinatarias para la
exitosa implementación de la estratégica.
Por medio de la estrategia se adelantarán actividades de asistencia técnica intensiva,
directa y especializada in situ a las entidades destinatarias con el fin de facilitar que estas
optimicen y modernicen su gestión documental.
Para el caso del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, se han adelantado
mesas de trabajo con el grupo interdisciplinario del Archivo De Bogotá y la firma Skaphe,
como delegada en el proceso; con el propósito de realizar la revisión y ajustes
correspondientes a las Tablas de retención documental, para ser presentadas y
convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos.
El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal forma parte de las 11 entidades
definidas en el marco de la implementación de la estrategia Bogotá 2019: IGA + 10,
correspondiente al componente de gestión documental Fase I, Línea 1 tablas de retención
documental y componente 2 Línea 2 programa de gestión documental, mediante el cual se
estructuro el equipo interdisciplinario conformado por profesionales del IDPYBA, de la firma
Skaphe y profesionales de la Dirección Archivo de Bogotá, quienes desarrollaron las
respectivas mesas de trabajo para adoptar la respectiva metodología en la elaboración de
la tabla de retención documental del Instituto.
El equipo de trabajo deberá participar y apoyar en forma permanente la implementación de
la Estrategia con el fin de garantizar su desarrollo exitoso.
Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental se conformó un grupo
interdisciplinario conformado por:
Nombre Tipo de Participación ROL
Juan Pablo Olmos Coautor Historiador – IDPYBA
Jenny Pulido Coautor Abogada – IDPYBA
Ximena Andrea
Castro
Coautor Ingeniera Industrial – IDPYBA
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Andrey Mauricio
López
Coautor Tecnólogo Profesional
Archivista - IDPYBA
Henry Velandia Asesor Profesional en Ciencia de la
información y Bibliotecología –
Skaphe
Angela Santos Asesor Historiadora - Skaphe
Kellys Patricia
Hernández Arroyo
Asesor Abogada – Skaphe
Katherine Sanabria Asesor Historiadora – Dirección
Archivo de Bogotá
Andrea Valbuena Asesor Profesional en Ciencia de la
información y Bibliotecología –
Dirección Archivo de Bogotá
Empresa Analítica Coautor Contratista (Proveedor
Servicios Gestión Documental)
En este sentido, se tuvo en cuenta la metodología establecida en el documento “Guía para:
Elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento de las tablas de retención
documental para las Entidades Distritales”, por lo tanto, se procedió con las siguientes
actividades:
a. La recolección y análisis de la información relacionada con las funciones asignadas
a las diferentes dependencias.
b. Análisis de la información relacionada con los procesos y procedimientos del
Sistema Integrado de Gestión del Instituto, con el fin de caracterizar y clasificar la
documentación generada en los mismos.
c. Definir las Series y las Subseries documentales.
d. Apoyar el proceso de valoración primaria y secundaria de los documentos.
e. Elaborar el formato técnico de la Tabla de Retención Documental.
Lo anterior es complementado con mesas de trabajo con los productores documental donde
se valida la información recolectada.
La materialización de todo este trabajo de análisis de identificación documental se presenta
en los tres instrumentos y soportes técnicos que integran las TRD:
- Los Cuadros de Caracterización Documental,
- El Cuadro de Clasificación Documental y,
- Las Fichas de Valoración Documental y Disposición Final (valoración primaria
y secundaria)
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3.2. Proceso de Valoración Documental
De acuerdo con lo establecido en la Circular 003 de 2015, numeral 5, Criterios de
Valoración, se deberán conservar permanentemente, en su formato original, las series
documentales de carácter misional (correspondientes a la razón de ser de la entidad); con
la excepción de agrupaciones documentales que, por la calidad de la información que
registra y por el volumen de producción, se sugiere seleccionar. Frente a estas
series/subseries se establecieron criterios de selección cualitativa, teniendo en cuenta que
los documentos tienen valores secundarios importantes; pero no todos los documentos son
necesarios en la reconstrucción procesos históricos, científicos y culturales. Por ello, fue
preciso establecer criterios de selección, priorizando los documentos que reunieran una
imagen completa y rica de la misionalidad de la entidad; un ejemplo de ello son los
Programas de esterilización.
• Actas de comités decisorios y consultivos.
• Actos administrativos de carácter dispositivo (decretos, acuerdos, resoluciones,
etc.).
• Documentos relativos a procesos de reorganización administrativa.
• Documentos que describan los planes, programas y proyectos de la entidad.
• Manuales de funciones y procedimientos.
• Estudios técnicos (incluyendo aquellos elaborados como productos de
contratos, asesorías y consultorías).
• Contratos y convenios internacionales.
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• Informes (de gestión, técnicos, científicos entre otros tipos) presentados a
autoridades administrativas, organismos de control, cuerpos colegiados
(conjuntos y juntas directivas).
• Conceptos técnicos, peritajes y dictámenes.
• Series documentales que den cuenta de procesos intelectuales o de
investigación (tales como estudios, estadísticas, análisis y proyecciones,
informes de investigaciones, análisis de encuestas entre otros).
• Series que permitan explicar fenómenos de tipo social, político, legal,
económico, histórico entre otros análisis.
• Tratados, contratos y convenios con organismos internacionales.
• Documentos de marcas y patentes.
3.3. Proceso de Codificación de Series y subseries
La codificación de las series y subseries documentales en la Tabla de Retención
Documental cuenta con tres códigos correspondientes: Código de la Serie, Código de la
Subserie y Código de la Dependencia.
• Codificación de la serie: Para la codificación de las series documentales,
primero se ordenaron alfabéticamente, y luego se les asignó un código numérico
ascendente para cada una de ellas a partir de uno (1).
SERIES DOCUMENTALES
2 ACTAS
4 CIRCULARES
10 INFORMES
17 PLANES
22 RESOLUCIONES
• Codificación de la Subserie: para las subseries documentales, se les asignó
un código numérico ascendente, iniciando en uno punto uno (1.1) y el cual
cambia de acuerdo con la numeración principal de la serie documental, como
se observa en la siguiente tabla
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SUBSERIES DOCUMENTALES
10 Actas de Comité Directivo
1 Circulares informativas
2 Circulares normativas
1 Informes a entidades de control y vigilancia
2 Informes a otros organismos
• Codificación de dependencias: El Código para cada una de las Dependencias
corresponde a los códigos asignados internamente por el Instituto de acuerdo
con la estructura organizacional.
CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS
CÓDIGO ÁREA
100 Dirección General
110 Oficina Asesora de Planeación
120 Oficina Asesora Jurídica
200 Subdirección de Atención a la Fauna
300 Subdirección de Cultura Ciudadana y Gestión del Conocimiento
400 Subdirección de Gestión Corporativa
En conclusión, se estructuró la codificación tanto de las Dependencias como de la
documentación, acogiendo los lineamientos establecidos por el Archivo de Bogotá en la
“Guía para elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento y actualización
de la Tabla de Retención Documental”. Esta información se migró al Formato de Tabla de
Retención Documental, reflejando la producción documental de forma integral del Instituto.
3.4. Implementación y seguimiento de la Tabla de Retención Documental
La implementación y/o aplicación de la tabla de tabla de retención documental consiste en
desarrollar las actividades técnicas y operativas encaminadas a la organización de los
archivos de gestión del instituto de acuerdo con la tabla de retención documental y de
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conformidad con la Ley General de Archivo, articulo 24, Acuerdo 42 de 2012 y Acuerdo 04
de 2013 una vez se haya cumplido las etapas de aprobación y convalidación requeridas por
la normatividad.
La Subdirección de Gestión Corporativa, establecerá un cronograma de capacitación,
sensibilización y seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en cada una de las dependencias del Instituto, teniendo en cuenta los pasos
establecidos en este documento.
Las modificaciones o actualizaciones de la tabla de retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Subdirección
en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 03 de 2014. A continuación, se presentan
las actividades a realizar en la implementación la cual toma como referencia la “Guía para
la implementación de la tabla de retención documental para las entidades distritales”
Igualmente se relacionan las actividades de organización de los archivos de gestión se
describen en los siguientes pasos metodológicos los cuales incluyen solo labores
operativas sobre los documentos físicos.
Primer paso Clasificación Documental: Se debe tener la tabla de retención de cada
oficina para clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto. (Por
ejemplo: Actas, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios,
etcétera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que
corresponda.
Segundo paso Identificación de “Documentos de Apoyo”: Los documentos que no
fueron clasificados en cada serie documental (Anexos, soportes) y son generados por otras
dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir al archivo
central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo
jefe de dependencia.
Tercer paso Ordenación Documental: La Ordenación de los expedientes debe realizarse
por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer
documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente,
de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
Cuarto paso Depuración Documental y Retiro de material metálico. Consiste en retirar
de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como, por ejemplo:
documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o felicitación, entre
otros.
La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora,
clips, entre otros.
Quinto paso Foliación: La foliación se realizará en el momento en que se prepare la
documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de
los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya
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numeración se aplica solamente a esta y debe efectuarse en el extremo superior derecho
de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin
enmendaduras.
Sexto paso Elaboración de la hoja de control: En cumplimiento al Acuerdo 002 de 2014,
Artículo 12, Parágrafo “Obligatoriedad de la elaboración de la hoja de control, para la
documentación que se encuentra en gestión.
Séptimo paso diligenciamiento de inventario documental: Cada funcionario y/o
contratista realizará el Inventario Documental de los archivos de gestión, diligenciando los
campos contenidos en el formato de inventario documental.
Octavo paso transferencias Documentales: Es el traslado ordenado y clasificado de los
documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo
diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de
transferencias previamente programado.
Noveno paso Plan de seguimiento: Para garantizar la realización de las actividades
anteriormente descritas, se elaborará un plan con su respectivo cronograma de seguimiento
a dichas actividades por cada dependencia, las cuales gradualmente deberán ser
organizadas y revisadas para cada serie documental relacionada en la TRD.
Transferencias Documentales
Las transferencias primarias se realizarán cada año de acuerdo con el cronograma
establecido y teniendo en cuenta los tiempos registrados en la TRD. Para las transferencias
secundarias se procederá de manera similar acatando los lineamientos dados por el Archivo
de Bogotá.
4. DESCRIPCIÓN DE LOS FORMATOS
4.1. Formato de Tabla de Retención Documental – IDPYBA: El formato para
la elaboración de las TRD del IDPYBA fue adoptado de la Guía para Elaboración,
Presentación, Aprobación, Aplicación y Seguimiento de Tablas de Retención
Documental del Archivo de Bogotá, los cuales en la parte superior tienen el logo
institucional
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Entidad Productora: Este campo se encuentra el nombre de la entidad o razón social
que produce los documentos.
Unidad Administrativa: Este campo se encuentra el nombre de la oficina o
Subdirección de la entidad encargada del proceso.
Oficina Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada
Tabla de Retención Documental.
Código Dependencia Productora. Es un código único e irrepetible asignado a cada
dependencia del IDPYBA.
Código de Serie: Los códigos para las Series de cada Tabla de Retención Documental
se fijaron: ordenando alfabéticamente cada una de las series y asignando un número
ascendente a cada una, iniciando desde el número 1. Para la codificación de las
subseries se conservó el orden en quedaron cuando se ordenaron alfabéticamente
dentro de cada serie documental y de la misma manera se les asigna un numero
ascendente desde el número 1.
Series, Subserie y Tipología Documental: En esta columna aparecen los nombres de
las series documentales que por función de cada dependencia se producen; dentro de
estas aparecen las Subseries que son el conjunto de documentos agrupados que varían
de acuerdo con su uso interno o externo, estos documentos son los tipos documentales
que componen cada trámite para cumplir con su finalidad.
Sistema de Gestión de la Calidad – SIG: Esta columna se divide en dos columnas
menores: Proceso y Procedimiento, en cada uno de estos campos se reflejara si alguna
de las Series o Subseries se está generando en razón a algún Proceso o procedimiento
en específico; en estos espacios debe anotarse el código asignado al proceso por el
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Sistema de Gestión de la Calidad- SIG del cual se genera cada serie o subserie y las
que no provengan de un proceso se reflejara N/A.
Retención: Esta columna se divide en dos columnas menores: Archivo de Gestión (AG)
y Archivo Central (AC). En estas aparece un número para cada Serie y/o Subserie
Documental, que corresponde al tiempo (años), que los documentos deben permanecer
en cada etapa del archivo.
Disposición final: La disposición final se refiere a la disposición que debe darse a cada
serie documental, una vez cumplidos los períodos de retención establecidos; La
disposición final, se subdivide en cuatro columnas que son:
CT: Conservación Total: Cuando en el campo de Conservación Total aparezca una X,
quiere decir que una vez los documentos hayan cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión (AG) y en el archivo central (AC), no deben eliminarse y por lo
contrario debe ser conservada permanentemente en el Archivo histórico de la
institución, ya que son documentos con valor científico, histórico o cultural.
E: Eliminación: Cuando en el campo de Eliminación aparezca una X, quiere decir que
una vez los documentos hayan cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión
(AG) y en el archivo central (AC) se pueden eliminar ya que han perdido sus valores
primarios y secundarios, para esto se debe seguir el Procedimiento de Eliminación
Documental Institucional.
MT: Medio Tecnológico: Cuando en el campo Medio Tecnológico aparezca una X,
quiere decir que los documentos de esta serie y/o subserie Documental, que se
encuentran en formato análogo (papel, microfilm, casete, etc.) se deben digitalizar para
que esta información pueda ser interpretada y consultada desde un computador.
S: Selección: Cuando en Selección aparezca una X, se debe dejar una muestra
representativa de la documentación que hace parte de estas series y/o Subseries
documentales, para conservarlas totalmente, en virtud de criterios de tipo, legal, de
índices de consulta o trazabilidad histórica de los procesos.
Procedimiento: En esta columna se consigna una breve descripción del proceso al que
se someterá la serie documental una vez haya finalizado el tiempo de retención en el
Archivo Central (AC).
Convenciones: Descripción de las abreviaturas utilizadas en el formato de Tabla de
Retención Documental.
Firmas: Registros que respaldan la validez de cada una de las Tablas de Retención
Documental.
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4.2. Formato de Cuadro de caracterización documental - IDPYBA: Teniendo
en cuenta el mapa de procesos del IDPYBA, y una vez identificados los procesos
misionales se procedió a la elaboración del respectivo cuadro de caracterización
documental por dependencia, con el fin realizar la descripción de los tipos
documentales su objetivo, alcance; teniendo en cuenta los siguientes componentes:
• Código del procedimiento
• Código del formato
• Nombre del registro o documento de archivo
• Definición.
• Tipo de soporte (análogo, digital, electrónico)
• Descripción del soporte, el origen del registro
• Localización del registro
• Clasificación documental
• Denominación de la serie y subserie,
• Unidad administrativa o dependencia
• Responsable de la producción y trámite.
Descripción de formato de Cuadro de Caracterización Documental:
• Proceso: Se registra el nombre del proceso perteneciente, establecido dentro del mapa
de procesos de la Entidad.
• Procedimiento: se registra el nombre del procedimiento perteneciente, establecido
dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.
• Código de Formato: registrar el código asignado al formato dentro del SIG, del cual se
genera el documento de archivo o registro. En caso de que el formato se encuentre en
proceso de adopción o sea un documento externo, registrar el nombre de este. Sí no se
cuenta con un formato preestablecido para la generación del documento de archivo
(registro), en este campo se incluye “No Aplica (N. A.)”.
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• Tipo Documental: identificar los documentos de archivo (registros) que se generan de
la ejecución de las diferentes actividades. Para tal fin, revisar el nombre del documento
de archivo (registro) teniendo en cuenta la razón de ser del mismo.
o Nombre del registro o documento de archivo: registrar la denominación
asignada al documento de archivo o registro. Es necesario resaltar que este
nombre es diferente al nombre asignado al formato.
o Definición: realizar la descripción general del documento, especificando la
información que contiene.
• Tipo de soporte: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
o Análogo: marcar con una “X” si el documento se encuentra elaborado en
soporte papel y cinta (video, casete, película, microfilm, entre otros).
o Digital: marcar con una “X” en caso de que el documento (registro) haya sido
digitalizado o haya sufrido un proceso de conversión de una señal o soporte
analógico a una representación digital (Archivo General de la Nación. Acuerdo
027 de 2006).
o Electrónico: marcar con una “X” si el registro de la información generada,
recibida, almacenada y comunicada se encuentra en medios electrónicos, y
permanece en estos medios durante su ciclo vital (Archivo General de la Nación.
Acuerdo 027 de 2006).
o Descripción del soporte: indicar el soporte específico: papel, cintas, películas
y casetes (cine, video, audio, microfilm, etc.); discos duros, discos ópticos (CD,
DVD, Blu Ray, etc.), entre otros.
• Tipo de origen: identificar dónde se genera la información contenida en el documento
de archivo (registro), con base en los siguientes criterios.
o Interno: cuando la información es generada por la entidad u organismo distrital.
o Externo: cuando la información es generada por una persona natural o jurídica
diferente a la entidad u organismo distrital y hace parte de las actividades de
esta.
• Localización del Original: indicar el archivo de gestión o el lugar donde reposa el
original del documento. En caso de que el documento sea digital o electrónico, indicar
la ruta exacta de ubicación.
• Clasificación documental: en este apartado el líder del SIGA o archivista asignado
registrará las agrupaciones documentales bajo las cuales se hará la organización de la
documentación producida por la entidad u organismo distrital.
o Cuenta con clasificación SÍ/NO: diligenciar (SÍ/NO) si el documento de archivo
o registro hace parte de una agrupación documental. En caso afirmativo,
diligenciar los campos serie y subserie
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o Serie y subserie: registrar el nombre asignado en la tabla de retención
documental para la serie y subserie. En caso de no contar con una clasificación
documental, en este campo se registra la expresión “sin establecer” y se procede
a revisar el cuadro de clasificación documental ya sea para la actualización o
para la elaboración de la TRD, según corresponda.
• Unidad administrativa responsable (Dependencia): Es el nombre de la dependencia
responsable de la producción del documento de archivo (registro) en virtud del
cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos.
Además, está constituida por los competentes del trámite, administración, consulta y
conservación durante su etapa de gestión
4.3. Formato Ficha de Valoración Documental – IDPYBA: En el proceso de
valoración documental, se diligenció el formato Ficha de Valoración Documental y
Disposición Final establecida en la metodología del Archivo de Bogotá, a fin de
plasmar los criterios que fundamentaron los valores primarios o inmediatos, la
normatividad que regula la producción, trámite y gestión de los documentos, la
prescripción y caducidad de las acciones legales, para sustentar finalmente los
tiempos de retención en el archivo de gestión y el archivo central de las series y
subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental.
Sobre los tiempos de retención en los archivos de gestión y central se debe aclarar que
estuvieron determinados fundamentalmente por su valor administrativo y por la experiencia
en la gestión de cada serie/subserie. La valoración jurídica, en muchos casos, se determinó
por lo contenido en el Código único Disciplinario, relacionado con el desarrollo de
procedimientos administrativos que comporta actividades que pueden ser objeto de
investigaciones y sanciones disciplinarias, de conformidad con los alcances de la Ley 734
de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, así como la Ley 1474 de 2011,
artículo 132, sobre la prescripción de la acción disciplinaria a los 5 años, “contados para las
faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o
continuado desde la realización del último acto” a acción disciplinaria prescribe en cinco
años, contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de
carácter permanente o continuado desde la realización del último.
Así mismo, esta Ficha de Valoración y Disposición Final contiene un componente de
valoración secundaria para sustentar los valores que se derivan de las series y subseries,
reconociendo que los documentos revisten de cualidades que son importantes para
estudios interdisciplinarios en Veterinaria, Zootecnia, historia, antropología, sociología,
administración pública, derecho, entre tantos. De ahí que se proporciona un contexto de la
producción documental a nivel institucional, administrativo y social, con el propósito de
reconocer la importancia de la información, portadora de un discurso que forma parte de la
memoria colectiva.
El diligenciamiento de esta ficha provee los criterios para sustentar los tiempos de
permanencia y disposición final a las series y subseries documentales.
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El Formato Ficha de Valoración Documental y Disposición Final, comprende los
componentes definidos en la Circular 001 de 2013 del Archivo de Bogotá, el cual se
presenta a continuación:
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Sobre el valor cultural se debe aclarar que solo algunas series/subseries tienen este valor,
con la que se pueden hacer investigaciones veterinarias y/o Zootecnia, con el objetivo de
determinar las estructuras culturales que configuran este fenómeno.
4.4. Formato Cuadro de Clasificación Documental – IDPYBA: El Cuadro de
Clasificación Documental es la estructuración de las series y subseries
documentales, con sus correspondientes dependencias u oficinas productoras, y la
normatividad que les aplica. Se elaboró el respectivo Cuadro de Clasificación,
herramienta que permite al instituto identificar la forma en que están organizados
los documentos de la Entidad, en cada una de sus dependencias. A continuación,
se observa su estructura y los componentes de este:
Código de Serie: Los códigos para las Series en el Cuadro de Clasificación Documental
se fijaron: ordenando alfabéticamente cada una de las series y asignando un número
ascendente a cada una, iniciando desde el número 1.
Código de Subserie: para las subseries documentales, se les asignó un código numérico
ascendente, iniciando en uno punto uno (1.1) y el cual cambia de acuerdo con la
numeración principal de la serie documental.
Nombre de las Series y Subseries: En esta columna aparecen los nombres de las series
documentales que por función de cada dependencia se producen, dentro de estas aparecen
las Subseries que son el conjunto de documentos agrupados que varían de acuerdo con su
uso interno o externo.
Código de la dependencia: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia
del IDPYBA.
Nombre de la dependencia: Obedece al área o a la dependencia para la cual se ha
elaborado cada Tabla de Retención Documental.
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Legislación: Conjunto de Leyes y Normas internas y externas adoptadas por el IDPYBA
por las cuales se regulan las actividades desarrolladas en cada una de las áreas del
Instituto.
5. DIAGNOSTICO DE LAS TRD CORRESPONDIENTES A LAS SUBDIRECCIONES
DE IDPYBA
5.1. Subdirección Atención a la Fauna
Durante la elaboración de la TRD de la Subdirección Atención a la Fauna, se evidenció la
producción de varios Programas, como lo son: Programas de adopciones, Programas de
Animales de Granja, Programas Atención de los casos de maltrato y/o crueldad animal,
Programas Brigadas Médicas, Programas Custodia de caninos y felinos unidad de cuidado
animal, Programas Integrales de Esterilización canina y felina del Distrito capital, Programas
Fauna Silvestre, Programas Hogares de Paso, Programas Hospitalización de caninos y
felinos, Programas Registro e identificación de caninos y felinos, Programas Sinantrópicos,
Programas Urgencias Veterinarias,
Estos programas comprometen con el bienestar y la conservación de la biodiversidad del
país. El grupo se conforma por médicos veterinarios especializados como biólogos y
zootecnistas, y también por técnicos y cuidadores, quienes diariamente atienden los
animales que han sido víctimas del tráfico o la tenencia ilegal en la ciudad. Adicional a esto
se realiza el acompañamiento a los operativos de control que son liderados por las
autoridades ambientales y policivas, evaluando las condiciones de bienestar de los
especímenes sujetos de aprehensión o decomiso, impulsando el proceso sancionatorio al
que haya lugar a partir de la Ley 1774 de 2016 por situaciones de maltrato animal.
Estos programas se establecieron porque el Proyecto de inversión 7520 – Gestión integral
de la fauna silvestre en él D.C. documenta la producción de estos programas. En la tipología
documental que conforma estas subseries no se observa el tipo documental Programa, pero
sí un Protocolo, el cual alude al contenido de un programa, es decir que dice qué se debe
hacer, cómo, cuándo, quienes, objetivos, etc. También se debe aclarar que dentro de las
tipologías que conforman algunos de estos programas se encuentra una Historia Clínica;
sin embargo, esa historia clínica es solo un formato que varía de acuerdo al programa en
el que se inscribe y no corresponde al tipo documental más importante de la agrupación
documental. Por ello, la entidad decidió que el nombre de las agrupaciones documentales
obedeciera a lo documentado en el Proyecto de inversión y en las funciones misionales:
Programa.
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5.2. Subdirección Cultura Ciudadana y Gestión del Conocimiento
El desarrollo para la construcción de las series y de las Subseries documentales de esta
subdirección se tuvo en cuenta el diseño e implementación de las estrategias para
minimizar factores de riesgo de la fauna doméstica y silvestre, el Instituto promueve
mecanismos de protección y bienestar animal con los diferentes grupos poblacionales del
Distrito Capital. Los escenarios e instancias de participación ciudadana son fundamentales
para poder llevar a territorio la política distrital de protección y bienestar animal. Las series
y subseries que conforman esta Subdirección son: Actas de Consejo Distrital de PYBA,
Planes de Sensibilización, educación y capacitación, Planes Institucional de Participación
Ciudadana IDPYBA, Programas de Copropiedad y Convivencia, Programas de Instancias
de Participación, Programas de Red de Aliados, Programas de Voluntariado, Programas
eventos de difusión de conocimiento específico, Programas Red grupos de investigación,
Programas Semilleros de Investigación, Proyectos de Investigación, Proyectos
Observatorio PYBA, Proyectos de Diseño, desarrollo e implementación de soluciones
informáticas.
Para el procedimiento de los programas de la Subdirección Cultura Ciudadana y Gestión
del Conocimiento, el Instituto manifestó varias estrategias para desarrollar gestión y
transferencia de conocimiento, a partir de un mecanismo de trabajo inter y transdisciplinar,
orientando recursos, intereses y esfuerzos hacia el desarrollo de dos líneas de investigación
(Vínculo Animal-Humano y Ciencia Animal).
Luego de realizar contactos con Instituciones de Educación Superior, a través del desarrollo
de investigación en un trabajo colectivo que permitiera la colaboración de grupos de
investigación y la vinculación de estudiantes en semilleros de investigación, para crear un
espacio de encuentro interinstitucional que permita el diseño de proyectos de investigación
comunes en función del bienestar animal.
5.3. Subdirección Gestión Corporativa
Se evidencio que el Instituto cuenta con la elaboración, ejecución, implementación,
coordinación, vigilancia, evaluación y seguimiento, en cuento a la estructura de los
diferentes comités que conforman IDPYBA.
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CONTROL DE CAMBIOS
Luego de atender el concepto técnico emitido por el Consejo Distrital de Archivos, se
tuvieron en cuenta las recomendaciones y observaciones presentadas, ante lo cual se
procedió a efectuar los ajustes y modificaciones respectivas, siendo estos los siguientes:
SUBDIRECCION DE ATENCION A LA FAUNA
1. La Subserie Actas consejo Distrital de PYBA se traslada de la subdirección de
Gestión del Conocimiento a la Subdirección de Atención a la fauna debido a la revisión de
las funciones de la subdirección.
2. Se Adiciona la Serie HISTORIAS CLINICAS VETERINARIAS con todas las
tipologías, se modifica cuadro de clasificación, cuadros de caracterización y se desarrolla
la ficha de valoración.
3. Se cambia la denominación de la Subserie Programas Hospitalización de caninos y
felinos por Informes Hospitalización de caninos y felinos debido al contenido de la Subserie,
se adiciona en la tipología documental el Informe de Hospitalización de Caninos y felinos,
Recetas médicas, Remisión de pacientes y el Protocolo de esterilizaciones felinas y
caninas. Se retira Historia clínica hospitalización caninos y felinos, Protocolo de ingreso de
hospital, Protocolo de eutanasia Humanitaria, Autorización de Eutanasia, Protocolo de
valoración médica, Orden terapéutica, Libro de cirugías de pequeños animales, Alta de
pacientes debido a el contenido de los documentos es general del informe y no propio de
la subserie.
4. En La Subserie de Programas de Animales de granja se evidencia revisando
procedimiento (aunque no está aprobado en este momento, solo falta la firma del
Subdirector del Área), que los formatos de adopción son los mismos que se desarrollan en
el Programa de Adopciones por tal motivo se retiran de esta Subserie Solicitud de adopción,
Evaluación de la solicitud, Acta de adopción, se modifica la tipología de acuerdo con el
procedimiento, se modifica TRD, cuadro de caracterización y ficha de valoración. Aunque
no existe el Documento del programa se da origen a este programa la función No 1. De la
Subdirección en la que se determina el diseño e implementación de protocolos y
procedimientos de atención para la captura, rescate, decomiso, conducción, recepción y
confinamiento de animales, así como para su tenencia incluyendo a animales de granja que
viven en el distrito capital.
5. En la Subserie de Programas Atención de los casos de maltrato y/o crueldad animal
se retira la tipología Guía de revisión de documentos ya que es un documento en donde se
valida las actividades que realiza el área, debido a esto se modifica ficha de valoración y
cuadro de caracterización.
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6. Se adiciona el “de” en la Subserie Programas Adopciones, y el 1% de selección
cualitativa en Tabla de retención y ficha de valoración, se adiciona como tipología
documental Carné de vacunas animal de compañía.
7. En la Subserie documental Programa Sinantropicos, se hace necesario cambiar la
denominación por Programas de Manejo Humanitario de animales Sinantrópicos y aunque
no tenga un procedimiento aprobado se justifica su gestión en el cumplimiento de la meta
No. 4 implementar programas piloto para el manejo de animales sinantrópicos estipuladas
por el Instituto. Se elimina el registro del procedimiento ya que no describe como tal el
programa sino algunas de sus actividades, se elimina de la tipología documental Historia
Clínica Sinantrópicos, Protocoló de manejo, Protocolo de Transporte, Protocolo de
Eutanasia.
8. En la Subserie de programa de esterilización se retira Anexo técnico de programa
de esterilizaciones, se adicionan tipologías documentales Registro de programación de cita
de retiro de puntos, Registro de retiro de puntos y evaluación Informe mensual de
patologías, se retiran Historia Clínica de esterilizaciones Caninas y felinas, Anexo técnico
de programa de esterilizaciones, Programación de cita de retiro de puntos, se modifica TRD
y ficha de valoración.
9. La Subserie de Programas Brigadas Médicas se modifica a Proyectos debido a la
documentación que se encontró en el procedimiento, se completa la tipología de Solicitud
de Brigada médica, se adiciona en la tipología documental Control de inventario elementos
de brigadas, se modifica el nombre de Matriz de brigadas médicas, se modifica fichas de
valoración y cuadro de caracterización
10. La Subserie documental Programa de identificación de caninos y felinos modifica su
denominación por Registros de identificación de caninos y felinos, debido a la lectura del
procedimiento, de la tipología documental se retira el Registro de caninos y felinos, se
modifica la TRD, y ficha de valoración.
11. En la Subserie Programas Custodia de caninos y felinos unidad de cuidado animal
se modifica a Serie Registros Custodia de caninos y felinos, se retiran las tipologías
Instructivo de monitoreo diario de animales, Instructivo de limpieza y desinfección de zonas
y caniles, Instructivo de suministro de comida y agua, se adiciona la palabra registro en las
tipologías que inician con control, por tanto se modifica fichas de valoración y cuadro de
caracterización.
12. En la Subserie Programa de Urgencias veterinarias se denomina Registros de
Urgencias veterinarias, se modifica la denominación de algunos formatos como: Solicitud
de atención de canino o felino sin propietario en estado de urgencia médica, Planilla ruta
de urgencias, Matriz de seguimiento de ingreso al programa de Urgencias veterinarias,
Informe de urgencias veterinarias y se retira Historia Clínica Urgencias Caninos y Felinos
debido a la consulta del procedimiento respectivo.
13. La Subserie documental Hogares de Paso es reclasificada con serie Registros
Hogares de paso debido a su conformación y evaluación de la tipología documental.
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14. La Subserie Programas Fauna Silvestre es reclasificada con serie Registros para la
recepción, valoración y manejo técnico de fauna silvestre, debido a su conformación y
evaluación de la tipología documental en cuanto a la tipología se modifica Formato de
Anestesia por Registro suministro de Anestesia, y se retiran Protocolo de eutanasia,
Instructivo de Cuarentena, Instructivo de actividades post-Cuarentena.
SUBDIRECCION GESTION DEL CONOCIMIENTO Y CULTURA CIUDADANA
1. En la subserie Planes de Sensibilización, educación y capacitación se modifica la
denominación de la tipología Plan de sensibilización, educación y capacitación, Evaluación
Problemáticas propiedad horizontal, Informe de actividades programadas, Evaluación de
satisfacción a los organizadores del evento; y se retira Estrategia de Sensibilización,
educación, capacitación en escenario recreo deportivo, Guía ficha metodológica ámbito
educativo, Guía Ficha metodológica ámbito comunitario, Guía ficha metodológica ámbito
institucional, Guía ficha metodológica escenario recreo deportivo debido a la lectura del
procedimiento relacionado.
2. En la Subserie Planes Institucionales de Participación Ciudadana IDPYBA se
adicionan a la tipología los siguientes documentos: Listado de asistencia, Caracterización
de organizaciones de protección y bienestar animal.
3. En la Subserie Programas de Voluntariado se retira la tipología documental
Reglamento interno del programa distrital de voluntariado social en el IDPYBA una vez que
se hace lectura del procedimiento.
4. Se retiran las Subseries Programas eventos de difusión de conocimiento especifico,
Programas Red grupos de investigación, Programas Semilleros de Investigación debido a
la lectura del procedimiento que da origen a la Subserie Proyectos de Investigación ya que
estos esta inmersos en esta Subserie.
5. La Subserie Proyectos de investigación tiene modificación en la tipología
documental ya que se adiciona Resultado Proyecto de Investigación de PYBA (Articulo,
libro, tesis, Documento Working paper), resultado de la lectura del procedimiento y se retiran
Proyecto de acompañamiento, Guía metodológica de investigación.
6. La Subserie Proyectos de Observatorio IDPYBA se modifica a Serie debido a la
conformación de esta y se retira de la tipología documental Proyecto.
SUBDIRECCION DE GESTION CORPORATIVA
1. Se revisa la Serie Libros auxiliares de caja menor y la tipología correspondiente a la
cual se le hace el ajuste correspondiente con respecto a la Guía transversal utilizada.
2. En la serie LIBROS CONTRABLES se revisa la Subseries y se ajustan teniendo en
cuenta la guía de series transversales Libros Auxiliares, Libros de Diario, Libros Mayores.
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RECOMENDACIONES
1. En el programa de adopciones para el cierre del expediente generar un resumen de
la historia clínica del animal de compañía.
2. Revisar lineamiento 11 y 13 para el trabajo engranado entre gestión documental y
gestión de calidad para no desagregar la documentación (Norma en donde se hace
referencia en donde debe estar el líder de Gestión documental en actualización, creación y
demás de documentos en la institución)
3. Para cada programa debe estar fundamentado en un documento técnico oficial
4. Para procesos de adopciones no dejar especifico a animales de compañía cuando
también se manejan los de granja
5. Proponer unificación de hojas de vida de fauna silvestre en una sola palabra
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6. GLOSARIO DE TERMINOS
6.1. GESTIÓN DOCUMENTAL
TERMINO DEFINICION
ACCESIBILIDAD
De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito.
Ley 769 del 2002, se define Accesibilidad como: condición
esencial de los servicios públicos que permite en cualquier
espacio o ambiente exterior o interior el fácil disfrute de dicho
servicio por parte de toda la población.
ACERVO
DOCUMENTAL
La variedad, la riqueza y la accesibilidad de las colecciones son
las cualidades principales de la Biblioteca Pedro Mir de la
UASD, incluye, además de libros, diversos tipos de materiales
audiovisuales, digitales, sonoros y multimedios, así
como acceso a Internet y a Bases de Datos especializadas y
colecciones virtuales, propias de nuestra era digital y biblioteca
virtual, debidamente procesadas y tratadas para su consulta.
ACTIVIDAD
ECONOMICA
Permiten la generación de riqueza dentro de una comunidad
(ciudad, región, país) mediante la extracción, transformación y
distribución de los recursos naturales o bien de algún servicio;
teniendo como fin la satisfacción de las necesidades humanas.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Son los conjuntos de documentos generados por una unidad
administrativa en ejercicios de sus funciones.
ANEXOS
Número de folios, expedientes, legajos, libros, revistas, objetos
u otros, que acompañan a la comunicación oficial y que por lo
mismo se deben citar en la comunicación.
ARCHIVISTICA Técnicas aplicadas o que traten de los archivos, de las
colecciones y documentos que se ahí conservan.
ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL
Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque
han concluido su trámite, pero siguen teniendo vigencia.
Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
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ARCHIVO DE
GESTION
Los Archivos de Gestión son aquellos en los que se reúne la
documentación, que se encuentra en trámite, en busca de
solución a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u
otras que lo soliciten.
ARCHIVO
ELECTRONICO
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-
funcional del productor, acumulados en un proceso natural por
una persona o institución pública o privada, en el transcurso de
su gestión.
ARCHIVO HISTORICO Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
ARCHIVO PUBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio
público por entidades privadas.
ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN
El centro de documentación es una unidad de información que
reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del
conocimiento determinado o la producida por un organismo o
institución a la que se circunscribe.
CICLO VITAL
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
CLASIFICACION
DOCUMENTAL
Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la unidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
COLECCIÓN
DOCUMENTAL
Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y
que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a
los principios de respeto a la procedencia y al orden original.
COMITÉ DE ARCHIVO
Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas
de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto
a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMUNICACIONES
OFICIALES
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
CONSERVACION
DOCUMENTAL
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
CONSULTA
DOCUMENTAL Acción y efecto de consultar documentos.
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CORRESPONDENCIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
CUADRO DE
CLASIFICACION
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
CUSTODIAR
Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución
o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que
sea su titularidad.
DIGITALIZACIÓN
Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel,
video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que
sólo puede leerse o interpretarse por computador.
DISPOSICION FINAL
DE DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.
DOCUMENTO Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
DOCUMENTO DE
APOYO
Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,
manuales, etc.) que por la información que contiene, incide en
el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
académica y administrativa. Este documento puede generarse
en la Universidad o proceder de otra institución, y no forma
parte de las series documentales de las oficinas.
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada debido a sus actividades o funciones.
DOCUMENTO
ORIGINAL
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
DOCUMENTO
PUBLICO
Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de
su cargo o con su intervención.
ELIMINACION
DOCUMENTAL
Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes. Se entiende por eliminación la destrucción de los
documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o
fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
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EXPEDIENTE
Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
FOLIACION
Acto de enumerar las hojas: Numeración no interrumpida de
una serie o documentos que constan de más de un cuaderno,
tomo o volumen.
FOLIO Hoja.
FONDO ACUMULADO Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
FONDO
DOCUMENTAL
Conjunto de actividades técnicas e intelectuales destinadas a
la organización, servicio, protección, preservación,
conservación y divulgación del patrimonio documental de la
universidad como un bien tangible, que forma parte de su
identidad. Estas actividades están destinadas a asegurar la
aplicación de los principios, políticas, reglamentos y demás
lineamientos que en materia de archivo se establezcan.
GESTION
DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
GUIA
Se utiliza en aquellos archivos no centralizados, en archivos
históricos o en archivos con varios fondos documentales, la
guía cumple la función de registrar el patrimonio documental
de los archivos.
INFORMACION Conjunto de datos relacionados.
MEDIO AMBIENTE
Entorno del sitio en que opera una organización, incluyendo el
aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna,
los seres humanos y su interrelación.
NUMERO DE SERIE
De acuerdo con el artículo 2° del Código Nacional de Tránsito
Ley 769 del 2002 se define como: Número de identificación que
cada fabricante le asigna a un vehículo.
ORDENACION
DOCUMENTAL
Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación.
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación
y la descripción de los documentos de una institución.
PAGINA Cada lado escrito de una hoja.
PAGINACION Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
PPRESTAMO
DOCUMENTAL
Salida temporal de documentos para consulta de oficinas en la
universidad o de entes externos facultados para solicitar los
expedientes.
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PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y
unidades documentales.
PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA
Conservación de los documentos dentro del fondo documental
a que naturalmente pertenece; este principio establece que los
documentos producidos por una institución, organismo,
dependencia u oficina no deben mezclarse con los de otros.
PRODUCCION
DOCUMENTAL
Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
RECEPCION DE
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos
que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
REGISTROS Documentos que presentan resultados obtenidos o
proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.
REPROGRAFIA
Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente consignados en papel.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
SOPORTE
DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
SOPORTE
ELECTRONICO
Información registrada en un medio que requiere utilizar un
dispositivo electrónico para su interpretación.
SUBSERIE
DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del
conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de
acuerdo con el trámite de cada asunto.
TABLA DE
RETENCION
DOCUMENTAL
Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE
VALORACION
DOCUMENTAL
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así
como una disposición final.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
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TRAMITE
DOCUMENTAL
Recorrido que surte un documento desde Su producción hasta
su disposición final, En cumplimiento de una función Específica
y para lograr un propósito Común.
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
Es la remisión técnica, legal y físicamente verificada de los
archivos de gestión a l archivo central y de este al archivo
histórico de la Universidad. Esta transferencia debe realizarse
conforme a las tablas de retención documental y con base a un
plan de transferencias.
UNIDAD DE
CONSERVACION
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservación e identificación. Pueden ser
unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas y los libros o tomos.
UNIDAD
DOCUMENTAL
Es la pieza mínima que reúne todas las características
necesarias para ser considerada como documento, por
ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental
puede ser simple cuando está constituida por un sólo
documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando
un expediente.
VALOR
ADMINISTRATIVO
Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE
Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto
de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
VALOR JURIDICO
Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio
ante la ley.
VALOR LEGAL
Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio
ante la ley.
VALOR PRIMARIO
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a
los involucrados en el asunto.
VALOR SECUNDARIO
Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente
VALORACION
DOCUMENTAL
proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos, a fin de establecer su
permanencia en sus diferentes fases de archivo (gestión,
central e histórico
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6.2. IDPYBA
TERMINO DEFINICION
ANIMAL DE
COMPAÑÍA
Es un animal doméstico que acompaña a su tenedor.
ANIMAL DE GRANJA Es un animal que ha sido domesticado por el ser humano para
ayudarse de su fuerza de trabajo, como el caballo, el asno o el
buey, o alimentarse de su carne, leche o huevos como la vaca,
el cerdo, la gallina, el pato o la oveja.
ANIMALES SIN
TENEDOR:
Ausencia de una persona que se haga responsable de un
animal doméstico y su manutención.
APPNIMAL Es una aplicación que permite conocer los perros y gatos en
adopción, además de intercambiar información de animales
perdidos y encontrados.
APREHENCIÓN Hace referencia a la acción y efecto de aprehender, coger o
prender a un animal, después de que haya cometido un delito.
ASA American Society of Anesthesiologists Sistema de clasificación
que se utiliza para estimar el riesgo que plantea la anestesia
para los distintos estados del paciente. Clase II Paciente con
enfermedad sistémica leve, controlada y no incapacitante.
Puede o no relacionarse con la causa de la intervención.
AZ-DIGITAL Es un Sistema de Gestión Documental (ECM) que permite
administrar de manera eficiente toda la información no
estructurada (contenido) de una organización a través de una
interfaz web.
BRIGADA MEDICA Son acciones integrales para los animales de compañía en la
ciudad mediante jornadas organizadas en coordinación con las
demás dependencias del IDPYBA
CANIL: Lugar donde se deja al animal en custodia de la Unidad de
cuidado animal.
CD Consejo Distrital.
CDPYBA: Consejo Distrital de Protección y Bienestar Animal.
CIUDADANO DE
CUATRO PATAS:
Plataforma de identificación de caninos y felinos.
CLPYBA Consejo Local de Protección y Bienestar Animal.
COMUNICADO DE
PRENSA
Comunicación escrita dirigida a los miembros de los medios de
comunicación con el propósito de anunciar algún tema
periodístico.
CRUELDAD ANIMAL hacer sufrir o se complace en los padecimientos de cualquier
ser vivo, para el caso a nuestras mascotas, a los animales
silvestres o de granja. Un animal que es molestado
constantemente, un perro encadenado y con collar apretado, o
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que no tiene agua ni comida es una forma de abuso, y su dueño
está siendo cruel.
CUIDADOR Son las personas que se hacen cargo de los animales con
algún nivel de dependencia.
DESPARACITACION: Procedimiento que busca expulsar del animal los
microorganismos que le causan afecciones de salud.
DESPARASITACIÓN Consiste en la administración (o en algunos casos, la
aplicación) de medicamentos para tratar y controlar las
infecciones con parásitos gastrointestinales.
DEVOLUCIÓN Acción de devolver un animal a su propietario.
DISPOSICIÓN Ordenación de algo de la forma conveniente para lograr un fin.
ESAL: Entidad sin ánimo de lucro
ESCUADRON En un equipo de veterinarios que atiende las denuncias
ciudadanas sobre maltrato animal. Este grupo está adscrito al
Instituto de Protección y Bienestar Animal de Bogotá.
ESTANDARES: Lineamientos básicos para desarrollar y cumplir
adecuadamente una actividad.
ESTERILIZACIÓN Proceso en el cual se detiene totalmente la reproducción de
una especie.
EUTANASIA Acto de provocar intencionadamente la muerte de un animal
que padece una enfermedad incurable para evitar que sufra.
EXPENSAS Gastos producidos por un proceso judicial en este caso por
animales.
FAUNA SILVESTRE son las especies animales no domesticadas que viven
libremente en su hábitat natural
HABITABILIDAD DE
CALLE:
Termino que traduce “animal que vive en la calle.
HOGAR DE PASO Es el lugar donde no se tendrá que pagar por gastos
veterinarios para el animal temporalmente, porque expertos del
Instituto ayudarán a que el animal esté en las mejores
condiciones.
IDPYBA: Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal.
INCAUTACIÓN Toma o posesión de una autoridad competente sobre un
animal
MALTRATO ANIMAL Es un comportamiento irracional de una persona hacia un
animal con el objetivo de causarle sufrimiento, estrés o,
incluso, puede llevarlo a la muerte.
MANUTENCIÓN Es el apadrinamiento del animal con la finalidad de que ayude
a su alimentación y a sus cuidados veterinarios básicos.
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MICROCHIPS Capsula de circuitos que contienen un patrón de números que
sirven para identificar un animal.
MIPG Modelo Integrado de Planeación y gestión.
NECROPSIA Es aquel estudio realizado a un cadáver con la finalidad de
investigar y determinar las causas de su muerte.
OAJ Oficina Asesora Jurídica.
OAP Oficina Asesora De Planeación
PACA: Plan de Acción Cuatrienal Ambienta.
PAL: Planes ambientales locales.
PIEZAS GRAFICAS Composición de varias imágenes que transmiten una
información.
POSTADOPCIÓN Es el seguimiento que se realiza posteriormente se haya
adoptado un animal en el Instituto.
PQRSD Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, Demandas.
PYBA Protección y Bienestar Animal.
RETENCIÓN
PREVENTIVA
Es una medida cautelar de carácter personal que afecta el
derecho de libertad, en este caso de un animal durante un
periodo de tiempo.
S&SO Subsistema de Seguridad y Salud ocupacional.
SAF subdirección atención a la fauna.
SCCGC Cultura Ciudadana y Cuestión Del Conocimiento.
SCI: Subsistema de Control Interno.
SDQS Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.
SGA Subsistema de Gestión Ambiental.
SGC Subdirección De Gestión Corporativa.
SGSI: Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información.
SIAC Sistema Ambiental del Distrito Capital
SIGA Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo.
SIGD Sistema Integrado de gestión distrital.
SINANTROPICOS Capacidad de animales no domésticos de adaptarse al
ambiente modificado y habitado por humanos.
SRS Subsistema de Responsabilidad Social.
TAXONOMÍA Ciencia que trata de los principios, métodos y fines de la
clasificación, generalmente científica; se aplica, en especial,
dentro de la biología para la ordenación jerarquizada y
sistemática de los grupos de animales
TENERDOR Personas que tienen la obligación de brindarles el bienestar y
los cuidados necesarios a su animal de compañía para su
correcto desarrollo, con el fin de mantener una adecuada
relación entre el animal y el ser humano.
UCA: Unidad de Cuidado Animal.
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UNIDAD MOVIL
QUIRURGICA
La unidad móvil es el servicio que se ofrece para realizar
procesos de esterilización, desparasitación y vacunación
antirrábica para perros y gatos
URGENCIA
VETERINARIA
Es la atención se debe dar al animal cuando así lo requiera,
este tipo de ayuda es especializada cuando la enfermedad no
permite esperar.
WORKING PAPER es un documento de trabajo o documento de trabajo puede
referirse a: Un documento preliminar científico o técnico. A
menudo, los autores publicarán documentos de trabajo para
compartir ideas sobre un tema o para obtener comentarios
antes de enviarlos a una conferencia o revista académica
revisada por pares
Z-BOX es un sistema de información que integra todos los procesos
para el funcionamiento de empresas privadas o estatales,
asociados con las operaciones administrativas, comerciales,
financieras y de recurso humano.
ZOOTECNIA Es una ciencia que estudia diversos parámetros para el mejor
aprovechamiento de los animales domésticos y silvestres.
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7. BIBLIOGRAFIA.
• Ley 594 de 2000 (ley general de Archivos) – Congreso de la Republica de Colombia.
http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colombia_ley_594_04_
07_2000_spa_orof.pdf
• Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos –
Se establece la Red Nacional de Archivos. se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de archivos del estado –
Congreso de la Republica de Colombia
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECR
ETO_2578_DE_2012.pdf
• Circular 001 de 2012 – Archivo Distrital de Bogotá
• Guía para la elaboración, presentación y aplicación de las Tablas de Retención
Documental par al Entidades Distritales. – Archivo Distrital de Bogotá 2012.
http://portel.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/Tablas_de_Retencin_Documental_P.
• Guía para la Clasificación Documental - Archivo Distrital de Bogotá 2015.
http://issuu.com/archivodebogota1/docs/gu__a_de_clasificaci__n_documental_
• Instructivo de valoración Documental – Archivo Distrital de Bogotá 2015.
http://issuu.com/archivodebogota1/docs/ins_valoracion_web
• Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración para las series
Documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del
Distrito – Archivo Distrital de Bogotá 2016.
• Tomado de: Instructivo de Valoración Documental – Archivo de Bogotá
http://www.archivobogota.gov.co/sites/default/files/Ins_valoracion_web.pdf
• Tomado de: Guía Para la Clasificación Documental – Archivo de Bogotá
https://issuu.com/archivodebogota1/docs/gu__a_de_clasificaci__n_documental_
• Tomado de: Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación,
seguimiento. – Archivo de Bogotá
https://issuu.com/archivodebogota/docs/tablas_de_retencin_documental_p
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• Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Cultura”
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515