tabla de retencion documental - trd

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD Actualización TRD - 2019 CODIGO: FECHA VIGENCIA: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION: PAGINA 1 de 1 ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO EMSER E.S.P OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO (Dependencia, Serie y Subserie) DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE DOCUMENTAL (SD) SUBSERIE DOCUMENTAL (SD) TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Gestión Archivo Central P E E S CT M/D 100 1 ACCIONES 1 Acciones de Cumplimiento Demanda Notificación Contestación Fallo Escrito de impugnación Fallo definitivo igual al anterior 1 4 X X X Nivel de acceso PÚBLICA. Serie de carácter MISIONAL. Esta SUBSERIE Plan de Acción evidencia la programación y control de la ejecución anual de proyectos y actividades por dependencia y con esta información la Dirección de Planeación se encarga de realizar el Plan de Acción Institucional y realizar su seguimiento. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 en el central, se procederá a realizar una selección cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual, con el fin de conservarlos siguiendo las políticas establecidas por el archivo de EMSER E.S.P . Soporte normativo: Acuerdo 07 de 1994, artículos 24, Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9°, Literal f). Acuerdo 06 de 2008 artículo 7 del AGN 2 Acciones de Tutela Demanda Notificación Contestación Fallo Escrito de impugnación 1 4 X X X

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

Actualización TRD - 2019

CODIGO:

FECHA VIGENCIA:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION:

PAGINA 1 de 1

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100

1

ACCIONES

1

Acciones de

Cumplimiento

Demanda Notificación Contestación Fallo Escrito de impugnación Fallo definitivo igual al anterior

1 4 X X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Serie de carácter

MISIONAL. Esta SUBSERIE Plan de Acción evidencia

la programación y control de la ejecución anual de

proyectos y actividades por dependencia y con esta

información la Dirección de Planeación se encarga de

realizar el Plan de Acción Institucional y realizar su

seguimiento. Una vez cumpla su tiempo de retención

de 2 años en el archivo de gestión y 8 en el central, se

procederá a realizar una selección cualitativa del 10%

de los documentos sobre la producción anual, con el

fin de conservarlos siguiendo las políticas establecidas

por el archivo de EMSER E.S.P . Soporte normativo:

Acuerdo 07 de 1994, artículos 24,

Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9°, Literal f). Acuerdo 06 de 2008 artículo 7 del AGN

2

Acciones de

Tutela

Demanda Notificación Contestación Fallo Escrito de impugnación

1 4 X X X

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

Actualización TRD - 2019

CODIGO:

FECHA VIGENCIA:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION:

PAGINA 1 de 1

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 2

1 ACTAS

Actas de Junta Directiva

Convocatoria Registro de asistencia

2 8 X X

X

X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003

de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT). Nivel de acceso PÚBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Esta subserie Inicia con la identificación de los activos sujetos a la baja, continúa con la baja y destinación (ofrecimiento o destrucción de los bienes) y termina con el retiro de los bienes del almacén y el registro contable. Soporte Normativo: Constitución Política de Colombia Art. 209. Ley 489 de 1998, Ley 80 de 1993, la Ley 610 de 2000, el art. 238 de la Ley 1450 de 2011, la ley 1474 de 2011

100 3 1 ACUERDOS

Acuerdos de junta

directiva

Convocatoria Registro de asistencia

2 8 X X

X

X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT). Nivel de acceso PÚBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá

conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.

100

4

CIRCULARES

Circulares Normativas Circulares Informativas

2

3

X

X

SUBSERIE de carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse y eliminarse en el Archivo de Gestión.

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CODIGO:

FECHA VIGENCIA:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION:

PAGINA 1 de 1

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 5

1

CONTRATOS Contrato de

Oferta Única

FASE PRECONTRACTUAL Certificado de Viabilidad Análisis de Conveniencia Estudios del Sector Estudio de necesidad Certificado de Disponibilidad presupuestal Proyecto de Pliegos de Condiciones Constancia de PÚBLICAción página www.emseresp.com Oficio remitido a Gerencia

2 8 X X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Serie

de carácter MISIONAL. Esta

SUBSERIE Plan de Acción evidencia

la programación y control de la

ejecución anual de proyectos y

actividades por dependencia y con

esta información la Dirección de

Planeación se encarga de realizar el

Plan de Acción Institucional y realizar

su seguimiento. Una vez cumpla su

tiempo de retención de 2 años en el

archivo de gestión y 8 en el central,

se procederá a realizar una selección

cualitativa del 10% de los

documentos sobre la producción

anual, con el fin de conservarlos

siguiendo las políticas establecidas

por el archivo de EMSER E.S.P .

Soporte normativo: Acuerdo 07

de 1994, artículos 24, Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9°, Literal f). Acuerdo 06 de 2008 artículo 7.

100 5

2

Contrato de

Invitación

Privada

Observaciones al proyecto de pliego Respuesta observaciones Resolución de apertura del proceso Pliego de condiciones definitivo Audiencia de sorteo de consolidación oferente Audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles Adendas Audiencia cierre y Acta de apertura propuestas Resolución modificando cronograma Propuesta ganadora Carta de presentación de la Propuesta Comunicación oferente favorecido Certificado de Existencia y Representación Legal Fotocopia de la CC del Rpte. Legal y/o del proponente Registro Único de Proponentes RUP - Original Pago de aportes al SSSI Garantía de Seriedad de la Oferta Certificado de Antecedentes de la Procuraduría Certificado de Antecedentes de la Contraloría General RUT Certificado Bancario Resolución y/o Memorando designación Comité Técnico Asesor y Evaluador Evaluación o verificación de requisitos habilitantes Observaciones evaluación Audiencia de apertura sobre económico Audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación Minuta de Contrato Registro Presupuestal Garantías (pólizas) Acto de Aprobación de la Garantía

2 8 X X

X

100 5

3

Contrato

Invitación

PÚBLICA de

Menor Cuantía 2 8 X X X

100 5

4

Contrato

Invitación

PÚBLICA de

Mayor Cuantía 2 8 X X X

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FECHA VIGENCIA:

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ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 5

5

CONTRATOS Contrato de

Emergencia

Certificado de Viabilidad Plan Anual de Adquisiciones Estudios del Sector Estudios Previos Certificado de disponibilidad presupuestal Invitaciones a ofertar Anexos Invitación Constancia de PÚBLICAción pág. www.emser.gov.co Resolución designación Comité Técnico Asesor y Evaluador Oficio remitido a contratación Propuesta ganadora Carta de presentación de la Propuesta Certificado de Existencia y Representación legal Fotocopia de la C.C. del Rpte. legal y/o del proponente

2 8 X X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Serie

de carácter MISIONAL. Esta

SUBSERIE Plan de Acción evidencia

la programación y control de la

ejecución anual de proyectos y

actividades por dependencia y con

esta información la Dirección de

Planeación se encarga de realizar el

Plan de Acción Institucional y realizar

su seguimiento. Una vez cumpla su

tiempo de retención de 2 años en el

archivo de gestión y 8 en el central,

se procederá a realizar una selección

cualitativa del 10% de los

documentos sobre la producción

anual, con el fin de conservarlos

siguiendo las políticas establecidas

por el archivo de EMSER E.S.P .

Soporte normativo: Acuerdo 07

de 1994, artículos 24, Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9°, Literal f). Acuerdo 06 de 2008 artículo 7.

100 5

6

CONTRATOS Contrato de

Venta de Bienes

Muebles e

Inmuebles

Registro Único de Proponentes RUP - Original Acta de Junta de Socios Pago de aportes al SSSI Garantía de Seriedad de la Oferta Certificado de Antecedentes de la Procuraduría Certificado de Antecedentes de la Contraloría General Registro Único Tributario RUT Designación de supervisor Acta de iniciación Cronograma de ejecución de obra Acta parcial de obra Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta final de obra Acta final de entrega y recibo a satisfacción Certificado Bancario Resolución y/o Memorando designación Comité Técnico Asesor y Evaluador Evaluación o verificación de requisitos habilitantes Observaciones evaluación Análisis de precios de mercado Audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación Minuta de Contrato Registro Presupuestal Garantías (pólizas)

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ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 5

CONTRATOS

Acto de Aprobación de la Garantía Control de Publicaciones SECOP Designación de supervisor y/o interventor

MODALIDAD -Contratación Directa Certificado de Viabilidad Plan Anual de Adquisiciones Estudios del Sector Estudios Previos Certificado de disponibilidad presupuestal Acto de Justificación Contratación Directa Propuesta Carta de presentación de la Propuesta Certificado de Existencia y Representación legal Fotocopia de la C.C. del Rpte legal y/o del proponente Registro Único de Proponentes RUP - Original Documento Consorcial o Unidos Temporal Fotocopia de la C.C. de los consorciados o Unidos RUP-Original de los consorciados o Unidos Acta de junta de socios Pago de Aportes al S.S.S.I. Certificado de Antecedentes de la Procuraduría Certificado de Antecedentes de la Contraloría RUT Certificado Bancario Minuta de Contrato

2 8 X X X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Serie de carácter MISIONAL. Esta SUBSERIE Plan de Acción evidencia la programación y control de la ejecución anual de proyectos y actividades por dependencia y con esta información la Dirección de Planeación se encarga de realizar el Plan de Acción Institucional y realizar su seguimiento. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 en el central, se procederá a realizar una selección cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual, con el fin de conservarlos siguiendo las políticas establecidas por el archivo de EMSER E.S.P . Soporte normativo: Acuerdo 07 de 1994, artículos 24, Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9°, Literal f). Acuerdo 06 de 2008 artículo 7.

100 5

7

CONTRATOS

Procesos de Contratación declarados desiertos

Estudios Previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal Proyecto de Pliego de Condiciones - Prepliegos Formulario de Preguntas y Respuestas Comentarios a los Pliegos Pliego de Condiciones Definitivos Acta o Resolución de adjudicación o declaratoria desierta Preguntas y Respuestas Adendas Acta de cierre y apertura de propuestas Ofertas Informe de evaluación Informe de evaluación

5

0

X

Nivel de acceso PÚBLICA CLASIFICADA. Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los cinco (5) años. Un (1) año precaucional.

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FECHA VIGENCIA:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION:

PAGINA 1 de 1

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 6 CONVENIOS

FASE PRECONTRACTUAL Certificado de Viabilidad del Banco de Proyectos Plan Anual de Adquisiciones Estudios del Sector Estudios Previos Acto administrativo que justifica la modalidad de contratación

Certificado de disponibilidad presupuestal Invitación a Presentar Propuesta Condiciones para Contratar Carta de Presentación Propuesta y Propuesta Técnico -Económica Certificación Aportes Discriminados Y/O Disponibilidad Presupuestal (Si es en Bienes y Servicios se debe indicar la clase be Bien o Servicio y su valor) Fotocopia del Documento de Identidad del Representante Legal Documento que acredite la Existencia y Representación Legal del Cooperante

Documento que acredite que el Representante Legal está facultado para contratar Documento que Acredite que el Representante Legal está Facultado para Contratar Certificado de Antecedentes Disciplinarios -Procuraduría- Vigente

Certificado de Antecedentes Fiscales-Contraloría- (Representante Legal y de la Persona Jurídica) - Vigente Certificación Cumplimiento de Aportes Al Sistema Seguridad Social Integral Verificación de Los Requisitos Exigidos Certificado de Idoneidad (Expedido por El Ordenador del Gasto donde evidencie idoneidad) Oficio Remitido a Contratación Convenio Registro Presupuestal Garantías ( Pólizas ) Acto de Aprobación de la Garantía

2

20

X

X

X

Nivel de acceso PÚBLICA. Serie de carácter

MISIONAL. Esta SUBSERIE Plan de Acción

evidencia la programación y control de la ejecución

anual de proyectos y actividades por dependencia y

con esta información la Dirección de Planeación se

encarga de realizar el Plan de Acción Institucional y

realizar su seguimiento. Una vez cumpla su tiempo

de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8

en el central, se procederá a realizar una selección

cualitativa del 10% de los documentos sobre la

producción anual, con el fin de conservarlos

siguiendo las políticas establecidas por el archivo de

EMSER E.S.P . Soporte normativo: Acuerdo 07

de 1994, artículos 24, Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9°, Literal f). Acuerdo 06 de 2008 artículo 7.

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OFICINA PRODUCTORA:

GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE

DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 6

1

CONVENIOS

Convenios de Cooperación

Pago estampillas Pago Publicación Control de Publicaciones SECOP Designación de supervisor y/o interventor

FASE CONTRACTUAL (Persona Jurídica) – Vigente

2

18

X

X

X

Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PÚBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos CONVENIOS que por su objeto o similitud con la actividad misional de la EMSER E.S.P OFICIAL generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico como Soporte papel, con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante método de picado para el soporte papel. Soporte Normativo: Ley 80 de1993 "Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007" Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de 2012" Reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"- Acuerdo Junta Directiva

100 7 DERECHOS DE PETICION

Requerimientos escritos o verbales Conceptos técnico - jurídicos Oficio Ampliación de Términos Oficio Respuesta Oficio Recursos Oficio Respuesta Recursos

1

9

X

X

X

Nivel de acceso PÚBLICA. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho fundamental de Petición - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacción del Clientes tratamiento de las quejas.

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CODIGO:

FECHA VIGENCIA:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION:

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ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 8 ESTATUTOS Estatutos

5

5

X

X

X

X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT). Nivel de acceso PÚBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Esta subserie Inicia con la identificación de los activos sujetos a la baja, continúa con la baja y destinación (ofrecimiento o destrucción de los bienes) y termina con el retiro de los bienes del almacén y el registro contable. Soporte Normativo: Constitución Política de Colombia Art. 209. Ley 489 de 1998, Ley 80 de 1993, la Ley 610 de 2000, el art. 238 de la Ley 1450 de 2011, la ley 1474 de 2011

100 9 1

INFORMES

Informes de

Gestión

Informe

3

2

X

X

X

X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT). Nivel de acceso PÚBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Esta subserie Inicia con la identificación de los activos sujetos a la baja, continúa con la baja y destinación (ofrecimiento o destrucción de los bienes) y termina con el retiro de los bienes del almacén y el registro contable. Soporte Normativo: Constitución Política

de Colombia Art. 209. Ley 489 de 1998, Ley 80 de 1993, la Ley 610 de 2000, el art. 238 de la Ley 1450 de 2011, la ley 1474 de 2011

100 9 2

Informes a Organismos de Vigilancia y Control

Informe

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CODIGO:

FECHA VIGENCIA:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION:

PAGINA 1 de 1

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL LÍBANO – EMSER E.S.P

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO (Dependencia,

Serie y Subserie)

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RETENCION

SOPORTE

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

S

UB

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL (SD) SUBSERIE

DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestión

Archivo

Central

P

E

E

S

CT

M/D

100 10

1 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Inventarios Documentales Archivo de Gestión

Inventario documental Archivo de

Gestión - FUID

Comunicaciones Oficiales

1

0

X

X

SUBSERIE de carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de

control y recuperación que describe de manera exacta y precisa las

series o asuntos de un el archivo de gestión de las dependencias. El

inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por

cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe

actualizarse y eliminarse en el Archivo de Gestión. Soporte

Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 -

Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 PÚBLICAción

Inventarios - Decreto 1080 de 2015

100 11

RESOLUCIONES

5

5

X

X

X

X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de

2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación

Total (CT). Nivel de acceso PÚBLICA CLASIFICADA. El

responsable del archivo de gestión deberá conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de

su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo

inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la

transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos

soportes. Esta subserie Inicia con la identificación de los activos

sujetos a la baja, continúa con la baja y destinación (ofrecimiento o

destrucción de los bienes) y termina con el retiro de los bienes del

almacén y el registro contable. Soporte Normativo: Constitución

Política de Colombia Art. 209. Ley 489 de 1998, Ley 80 de 1993, la

Ley 610 de 2000, el art. 238 de la Ley 1450 de 2011, la ley 1474 de

2011

SERIES CONVENCIONES: SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES

Firma Aprobación Fecha 08-10-2019

RETENCIÓN: (Años) AG=Archivo de Gestión AC=Archivo Central DISPOSICION FINAL: CT= Conservación Total E= Eliminación

M/D=Microfilmación/Digitalización S= Selección