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Introducción a las Tablas de Retención Documental – TRD de propiedad del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República. (Versión 2)


Presidencia de la República

BOGOTÁ D.C AGOSTO DE 2019



Tabla de contenido

INTRODUCCION ................................................................................................................................... 2

1. MARCO JURÍDICO ....................................................................................................................... 4

1.1. NORMATIVIDAD INTERNA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE

LA REPUBLICA ................................................................................................................................. 4

1.2. ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

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1.3. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA APLICABLE ......................................................................... 7

2. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL AJUSTE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA .................................... 10

2.1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. ............................................................................... 10

2.2. ELABORACION DEL CUADRO COMPARATIVO DE FUNCIONES Y ESTRUCTURAS. ............. 11

2.3. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE CAMPO A TRAVÉS DE LA ENCUESTA DOCUMENTAL.

12

2.4. CICLO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN. ........................................................................ 12

2.5. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA ............................... 13

2.6. DENOMINACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUB SERIES DOCUMENTALES. ........... 13

2.7. ELABORACION DE PROPUESTA PARA ACTUALIZAR LA TRD ............................................. 13

2.8. CONCERTACIÓN COLECTIVA DE INFORMACIÓN ............................................................... 14

2.9. VALORACION DOCUMENTAL .............................................................................................. 14

2.10. CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................... 15

2.11. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............. 22

2.12. EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .......................... 22

3. ELABORACIÓN PROPUESTA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ............................... 26

3.1. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL ........ 27

4. CONNOTACION ESPECIAL A DEPENDENCIAS ........................................................................... 31

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INTRODUCCION

Teniendo en cuenta que las Tablas de Retención del Departamento Administrativo de la Republica -DAPRE fueron convalidas por el Archivo General de la Nación, mediante Certificado generado por esta entidad de fecha 11 de septiembre de 2014 y por otra parte al observar que en el Departamento Administrativo de Presidencia de la República se han generado cambios en su estructura orgánica, en virtud de la atención que se brinda a las distintas necesidades de la Nación, razón por la que atendiendo las normas vigentes en materia de Gestión Documental, se procede a realizar los ajustes a las Tablas de Retención Documental, con el objetivo de plasmar en este Instrumento Archivístico la realidad de la Entidad en lo concerniente a su producción documental y estableciendo de esta manera los verdaderos valores documentales de su acervo. Por consiguiente y seguros que dentro de las modificaciones de la estructura orgánico funcional, en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se encuentran cambios en nombres de las dependencias, oficinas nuevas y otras que se suprimen, el DAPRE toma la determinación de realizar la actualización de las Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta los cambios presentados en la estructura orgánica de la entidad, a través de los Decretos 1649 de 2014, 2145 de 2015, Decreto 125 de 2016 y Decreto 724 de 2016. Posteriormente el 26 de abril de 2017 se expide el Decreto 672 con el cual se presenta una nueva actualización en la estructura de la Entidad, así mismo el 28 de julio de 2017 se expide el Decreto 1270 que modifica esta estructura, situación que acentúa la necesidad absoluta de realizar los ajustes pertinentes la TRD, dada la creación, supresión, cambio de códigos de dependencias y nuevas funciones asignadas En este sentido y en concordancia con normatividad archivística y específicamente con la Circular Externa 003 del 27 de febrero de 2015 del Archivo General de la Nación, la cual brinda las directrices para la Elaboración de Tablas de Retención Documental, se procede a realizar los correspondientes ajustes a las TRD, atendiendo los lineamientos para el desarrollo de cada una de las actividades que con lleva el proceso. INFORMACION INSTITUCIONAL

El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a. de 1898 y reestructurado mediante el Decreto 3443 de 2010, Decreto 3444 de 2010, el Decreto 3445 de 2010, el Decreto 4679 de 2010, el Decreto 123 de 2011, el Decreto 1649 del 2 de septiembre de 2014, el Decreto 2594 de 16 de diciembre 2014, el Decreto 2145 de 04 de noviembre 2015, el Decreto 125 del 26 de enero de 2016, el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, Decreto 672 del 26 de abril de 2017 y el Decreto 1270 del 28 de julio de 2017. La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por lo que cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma. Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.

http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1786276

http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1782453















http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1608580

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MISIÓN.

Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin. VISIÓN

La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio. Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para

el desarrollo del país.

Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial.

Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y postconflicto a nivel nacional

y regional.

Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la

eficiencia y la transparencia administrativa.

Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de

la República.

Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos.

Funciones de la Presidencia de la República

La Presidencia de la Republica, según lo estipulado en la Constitución Nacional y las Leyes que la rigen, tiene como funciones: o Asistir al Presidente de la República, en su condición de Jefe del Estado, en su labor de velar porque

los diferentes órganos del Estado se colaboren armónicamente para la realización de sus fines. o Organizar, dirigir, coordinar y realizar directamente, si fuere el caso, las actividades necesarias que

demande el Presidente de la República, para el ejercicio de las facultades constitucionales que le corresponde ejercer, en relación con los órganos del Estado que integran las ramas del poder público y los demás órganos estatales, autónomos e independientes.

o Colaborarle al Presidente de la República en su deber de garantizar los derechos y las libertades de todos los colombianos.

o Organizar, asistir y coordinar las actividades necesarias que demande el Presidente de la República, para el ejercicio de las facultades constitucionales que le corresponde ejercer como Jefe del Estado y suprema autoridad administrativa, y disponer lo necesario, según sus instrucciones, para la eficiente y

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armónica acción del Gobierno, representándolo, cuando así lo demande, en la orientación y coordinación de la administración pública y de sus inmediatos colaboradores en la acción de Gobierno.

o Asistir al Presidente de la República en el cumplimiento de sus deberes constitucionales y legales. o Coordinar las relaciones entre el Presidente de la República con los entes territoriales, el sector privado

y las organizaciones sociales. o Hacer las veces de Secretario Ejecutivo en los Consejos, Comités o demás organismos de consulta,

asesoría, coordinación o apoyo que dependan directamente del Despacho del Presidente de la República.

o Divulgar los actos del Gobierno Nacional y coordinar lo referente a una adecuada difusión de la gestión gubernamental.

o Apoyar al Presidente de la República en los diagnósticos, estudios, análisis y demás actividades que contribuyan a la formación de criterios, conceptos o formulaciones que éste desee definir.

o Propender por la evaluación del impacto de las políticas de Gobierno frente a los objetivos estratégicos de cada área y sugerir los arreglos institucionales que correspondan, verticales o transversales, encaminados a fortalecer la capacidad de las entidades del Gobierno Nacional para formular y ejecutar las políticas públicas de sectores estratégicos.

o Asesorar al Presidente de la República en el estudio de la constitucionalidad, legalidad y conveniencia de los distintos proyectos de ley, decretos y actos administrativos de competencia del primer mandatario.

o Prestar el apoyo logístico y administrativo que se demande, para el ejercicio de las facultades y funciones presidenciales.

1. MARCO JURÍDICO

A continuación, se presentan, las diferentes disposiciones de la legislación Archivística referente la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental del DAPRE.

1.1. NORMATIVIDAD INTERNA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

El análisis respectivo de la estructura orgánico-funcional se realiza a partir de la interpretación conjunta de los siguientes actos administrativos:

Identificación del Acto Administrativo Objeto del Acto Administrativo

DECRETO 672 DEL 26 DE ABRIL DE 2017 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

DECRETO 1270 DEL 28 DE JULIO DE 2017 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

RESOLUCION 0970 DEL 12 12 2016 MODIFICACION GRUPOS DE TRABAJO

Por la cual se modifican los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones"

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RESOLUCIÓN 0982 DE 2017 COMITÉ INSTITUCIONAL DAPRE

Por la cual se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

RESOLUCIÓN 0493 de 2017 ORGANOS CONTROL INERNO DAPRE

Por la cual se conforman los órganos de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica.

DECRETO NÚMERO 1081 DE 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República

LEY 63 DE 1923 OCTUBRE 17 DE 1923 Por la cual se organiza el consejo de ministros

DECRETO 4875 DE 2011 Secretaría técnica de la Comisión Intersectorial para la Atención Integral de la Primera Infancia.

LEY 434 DE 1998 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Paz

DECRETO 4632 DE 2011

Secretaría Técnica de la Comisión Nacional para la Moralización.

DECRETO 4632 DE 2011

Secretaría Técnica de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha Contra la Corrupción

LEY 1622 DE 2013 Secretaría técnica de la Comisión de Concertación y Decisión Nacional del Sistema Nacional de Juventudes

DECRETO 4100 DE 2011 Secretaría Técnica de la Comisión Intersectorial de Derechos Humanos y de Derecho Internacional Humanitario:

DECRETO 0552 DE 2012 Secretaría Técnica de la Comisión Intersectorial para la Prevención del Reclutamiento:

DECRETO 2214 DE 2013 Secretaría Técnica de las Comisiones Intersectoriales del Océano:

DECRETO 1995 DE 2016 secretaría técnica de la Comisión de Seguimiento, Impulso y Verificación a la Implementación del Acuerdo Final –CSIVI:

LEY 434 DE 1998 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Paz:

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Introducción a las Tablas de Retención Documental – TRD de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia

de la República.

1.2. ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

D-DE-07 Organigrama V 28

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Presidencia de la República.

1.3. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA APLICABLE

Ley 594 De 2000 (julio 14) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los servidores

públicos:

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función

conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el

ocultamiento o utilización indebidos."

Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a

su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización."

Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o

la prestación del servicio a que están obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los

particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda

cuando sea de otra oficina."

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a

su poder por razón de sus funciones."

Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el

número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el

particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier

entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de

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sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica,

incurrirá..."¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue

inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los

documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento

de los requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de

reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un

funcionario de superior jerarquía."

Decreto 2609 de 2012 (Diciembre 14) Por la cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente

los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental

para todas las entidades del Estado.

Decreto 2578 de 2012 (Diciembre 13) Por la cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece

la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la

administración de los Archivos del Estado.

Decreto 1747 de 2000 (Septiembre 11) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo

relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la

transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General

de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo No. 004 (Marzo 15 de 2013) Por la cual se reglamenta los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica

el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de

Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

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Acuerdo No. 005 (Marzo 15 de 2013) Por el cual se establece los criterios básicos para la clasificación,

ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas

y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización

de fondos acumulados”

Acuerdo No.041 (Octubre 31 de 2002) Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las

entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de

2000

Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002) Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación

de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

Acuerdo No.037 (Septiembre 20 de 2002) Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación

de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000.

Acuerdo No. 038 (Septiembre 20 de 2002): Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los

servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su

cargo debidamente inventariados

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) Por el cual se establecen pautas para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

Acuerdo No.056 (05 de julio de 2000) Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta “del

capítulo V, “acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.

Circular Nº 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de

las Historias Laborales)

Circular No.004 de 2003 Organización de las Historias Laborales.

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CAPITULO I

2. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL AJUSTE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Sabiendo que la Tabla de Retención Documental es una herramienta archivística que consiste en un “listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”, la administración del Departamento Administrativo dela Presidencia de la Republica - DAPRE, podrá racionalizar la producción documental y disponer de una información técnicamente organizada, como producto de la gestión institucional, el control ciudadano y la preservación del patrimonio documental. Para la actualización de la Tabla de Retención Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE, se procedió en materia de análisis documental a establecer metodológicamente: Investigación Preliminar

Revisión de los actos administrativos de Funciones y de Procesos y Procedimientos

Revisión y análisis de actos administrativos

Recolección de información de campo a través de la encuesta documental

Metodología de validación de Información.

Análisis e interpretación de la información Recolectada

Metodología en la denominación y conformación de series y sub series documentales.

2.1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Teniendo en cuenta la misión, visión y funciones que tiene el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA en el ámbito Nacional, se realizó la recopilación de documentos e información requerida para la actualización de la TRD, partiendo de los principios establecidos por la política externa (creación y desarrollo) e interna de la entidad, tomando como referencia los procesos, procedimientos y lineamientos de gestión de calidad entre otros. Las fuentes de información consultadas fueron los documentos publicados en la Intranet del DAPRE; así mismo las leyes, decretos, normas y procesos que direccionan el funcionamiento de la entidad. La investigación preliminar objeto de la propuesta de ajustes de TRD del DAPRE, contempla el estudio de aspectos relativos a la producción, trámite y disposición final de los documentos, con el propósito final de vincular la documentación producida en las diferentes dependencias con su respectiva TRD.

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Lo anterior implicó, realizar el levantamiento de información sobre:

Tablas de Retención Documental de periodos anteriores.

Disposiciones legales vigentes, actos administrativos y demás normas que dan cuenta de la actual

estructura orgánico- funcional del DAPRE.

Recopilación de la información del Sistema de Gestión de la Presidencia (SIGEPRE): procesos,

procedimientos, lineamientos, políticas, guías, manuales, instructivos, listado maestro de documentos

y registros.

Análisis de la producción y trámite documental a través de la conformación de mesas de trabajo con

las diferentes Dependencias del Departamento Administrativo de La Presidencia, con el fin de

identificar y definir:

Unidades documentales objeto de estudio.

Establecimiento la producción documental de acuerdo con las funciones de las

Dependencias.

Conformación de las series y subseries documentales de acuerdo a sus funciones.

Identificación de los valores primarios y secundarios de la documentación, con el fin de

llevar a cabo procesos de selección y conservación documental a que haya lugar.

2.2. ELABORACION DEL CUADRO COMPARATIVO DE FUNCIONES Y ESTRUCTURAS.

Para un análisis y confrontación de estructura orgánica y la Tabla de Retención Documental V-2014 y V-2016, fue necesario en virtud del Mini/Manual No. 4 realizar una compilación de la información institucional, para efectos de identificar y/o diseñar la estructura orgánica administrativa formalmente constituida, basada está en:

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios

estructurales del DAPRE.

Estructura interna vigente del DAPRE, actos administrativos de funciones.

Procesos y procedimientos del SIGEPRE.

Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación o supresión de grupos y

asignación de funciones.

Por consiguiente y teniendo en cuenta que no es posible confrontar las TRD con la estructura orgánica sin antes determinar si dicha estructura está bien concebida y acorde con los actos administrativos que crean, adicionan

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y/o suprimen unidades administrativas, conocidas también como dependencias u oficinas productoras, se elaboró para cada una de sus dependencias, de manera específica cada una de sus funciones, las cuales fueron objeto de estudio a través de Cuadro Comparativo de Estructuras y Análisis de Funciones. Este instrumento resulta absolutamente necesario, teniendo en cuenta que el objeto es el de actualización de las Tablas de Retención Documental y Ello obliga a la comparación de la versión de TRD a ajustar con relación a los nuevos actos y situaciones administrativas y al análisis de la nueva estructura y funciones.

2.3. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE CAMPO A TRAVÉS DE LA ENCUESTA DOCUMENTAL.

Posteriormente a la elaboración de los Cuadros Comparativos de Estructuras, se procede a realizar la correspondiente entrevistas a los productores de documentos, aplicando para tal propósito la encuesta Estudio Unidad Documental en mesas de trabajo para la construcción colectiva de series y subseries documentales , lo cual permitió identificar y conocer los documentos que producen cada una de las dependencias del departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, así como sus procedimientos y controles respecto a producción, trámite y conservación, según las funciones que desarrollan estas. Previo a las visitas para la realización de Estudio Unidad Documental se revisaron los actos administrativos que determinan las funciones y sus correspondientes actividades con el fin de determinar la producción documental en cada uno de ellos. Adicional a ello se llevó a cabo el respectivo análisis de procesos y procedimientos accediendo a la información proporcionada por parte del Grupo de Gestión Documental del DAPRE. De igual manera se realizó el estudio y análisis profundo de los actos administrativos referentes a la creación de Oficinas, Áreas y sus grupos de trabajo. La encuesta Estudio Unidad Documental, se aplicó directamente a todas las oficinas, áreas o grupos de trabajo, involucrando a todos los funcionarios productores de información en las que participaron tanto servidores públicos como contratistas responsables, teniendo en cuenta el formato señalado por el Archivo General de la Nación, el cual consta estructuralmente de dos partes: la primera identifica las características generales para cada Oficina Productora y la segunda determina los aspectos archivísticos para cada unidad Documental. Dicha encuesta fue necesario complementarlas (para dar cumplimiento a las exigencias técnicas y archivísticas del Archivo General de la Nación en Decreto 1080 de 2015, Acuerdo 04 de 2013 y Circular Externa 03 de 2015) con campos y preguntas que permitieran para la elaboración de anexos complementarios a la propuesta de TRD, identificar tanto el soporte de tipos documentales, como las series o subseries (Formato físico o electrónicos).

2.4. CICLO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN.

Se hizo necesario adelantar un ciclo de validación de información, el cual tenía el propósito de ser incluyente con los altos directivos del DAPRE mediante la asistencia y firma del formato de listado de asistencia y registro de reuniones por parte de estos, permitiendo de esta manera la correspondiente validación de la información recolectada en el proceso de encuestas documentales. Este proceso y metodología busca que los altos directivos avalen con su firma, la información recolectada y la propuesta de series y subseries documentales; más aún cuando por sus múltiples ocupaciones no les es fácil participar de las mesas de trabajo del ciclo de recolección de información, no obstante el mismo fue exitoso,

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debido a que hubo conciencia, sensibilización y decidida participación en el proceso, de la mayoría de ellos desde la fase inicial y generaron los espacios de trabajo demandados. El proceso de validación confirma la veracidad y coherencia de la propuesta definitiva de series y subseries documentales y su relación con las funciones del área; recolectada en las encuestas. De manera complementaria se valida además los datos sugeridos en la Circular Externa 03 de 2015 del Archivo General de la Nación para la identificación expedientes físicos, electrónicos y/o híbridos y la identificación de extensiones en tipos documentales electrónicos.

2.5. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Una vez recopilada la información necesaria para identificar las diferentes agrupaciones documentales con los criterios suficientes y de acuerdo con las funciones propias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE, se inicia la respectiva actualización del Cuadro de Clasificación Documental entendidos como una herramienta práctica para la sistematización de los archivos de la entidad.

2.6. DENOMINACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUB SERIES DOCUMENTALES.

Mediante la aplicación de la encuesta estudio unidad documental, se identificó para cada oficina productora, las unidades documentales que en ella se tramitan y que son el resultado del ejercicio de las funciones asignadas; luego mediante un análisis técnico (de lo general a lo particular) se hizo agrupación de estas unidades simples o complejas teniendo en cuenta su estructura y contenido y a cada una de estas agrupaciones se le asignó la denominación de series y sub series documentales, guardando estricta relación con la función que genera la serie respectiva. Conforme al paso anterior se procede a proponer la denominación para las agrupaciones en series y sub series documentales de tal manera que este corresponda a las funciones desarrolladas por la oficina productora. La encuesta estudio unidad documental es un primer momento en el que se inicia esta labor, no obstante no es el único, porque la metodología prevé otros momentos para la revisión de la propuesta, en cuanto a las denominaciones de series y sub series entre otros aspectos y existe un momento definitivo en el proceso técnico de identificación; que es la validación de la información en el que la oficina productora mediante el estudio y firma de un acta de validación de TRD confirma las denominaciones definitivas. La denominación de las series para asuntos comunes se hace teniendo en cuenta las denominaciones tradicionales o comúnmente conocidas, sin embargo, en situaciones específicas la oficina productora determina la denominación teniendo en cuenta sobre todo la manera de consultar la información y en todo caso que el nombre asignado corresponda con la naturaleza de la función que genera las unidades documentales que conforman las series y sub series.

2.7. ELABORACION DE PROPUESTA PARA ACTUALIZAR LA TRD

Una vez realizado el análisis de la recopilación de la información institucional, haber elaborado el cuadro comparativo de estructuras y funciones, y definir un Cuadro de Clasificación Documental, sé elaboró la propuesta de Tabla de Retención Documental actualizada para cada una de las dependencias del DAPRE. Esta propuesta se validó en primera instancia con cada una de las dependencias del DAPRE, mediante reuniones colaborativas para determinar conjuntamente qué modificaciones se debían realizar, finalizando esta etapa se presentaba la propuesta final a cada unidad administrativa para su aprobación.

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El formato adoptado en la TRD se estableció por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA a través del Grupo de Gestión Documental, para lo cual la se diligenció conforme a la información recopilada. En este formato se tuvo presente la siguiente información:

Codificación y nombre de la Sección y Sub sección del DAPRE.

Codificación de la serie, sub serie.

Nombre del soporte en que se encuentra el documento. Aquí se identificó la

pertinencia o análisis a realizar si los documentos están en un soporte diferente al

papel.

Nivel de acceso de acuerdo a las “políticas de seguridad pare el acceso de la

información” establecidas por el Estado Colombiano.

Tiempo de retención en años para los documentos en las fases de gestión y central.

Disposición final de los documentos señalando con una “X” la propuesta presentada.

Observaciones a la disposición final establecida.

2.8. CONCERTACIÓN COLECTIVA DE INFORMACIÓN

Este correspondió a la interacción que se realizó en mesas de trabajo con los servidores públicos de las dependencias en las cuales se está llevando a cabo el proceso de actualización de la Tabla de Retención Documental. En el desarrollo de esta actividad se presentó el cuadro comparativo de estructuras y funciones con el fin de ilustrarlos e informarlos sobre el motivo de los posibles cambios que se generaron en la clasificación documental y designación de nombres para las series y subseries documentales. Esto dio lugar a la construcción colectiva de la Tabla de Retención Documental definitiva, pudiendo identificar las nuevas series o subseries documentales y sus correspondientes tipos de documentos producidos o recibidos a partir de las funciones establecidas para cada dependencia.

2.9. VALORACION DOCUMENTAL

Es importante resaltar que la valoración asignada a Series, Subseries y Tipos Documentales en el proceso de Actualización de las tablas de Retención Documental del Departamento Administrativo de la república DAPRE, se establece partiendo del ejercicio de identificación de cualidades, a partir del estudio y la reflexión sobre los diversos usos que puede llegar a tener la información consignada en los documentos; además de su utilización actual y la correspondiente proyección de uso futuro, ya que de esta manera se puede reafirmar tanto los procesos como fuentes primarias de investigación Así bien es importante resaltar que los valores primarios hacen referencia a los usos e importancia que para el DAPRE tienen los documentos, en conexión directa con el desempeño de sus funciones. En este sentido, el primer análisis se realizó al interior de la dependencia u oficina productora, por intermedio de las encuestas de unidades documentales, sin desconocer el contexto externo en la que esta se desenvuelve. Por lo tanto durante el proceso, se logró establecer un análisis objetivo, permitiendo aplicar una metodología para valoración documental con base en criterios previamente definidos por la producción documental, y

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estructurados por los lineamientos generales, ya que en la valoración primaria se analizaron e identificaron los valores administrativos, legales, jurídicos y/o financieros de los documentos que son de interés y uso para el DAPRE y finalmente luego de la perdida de la vigencia administrativa y/o el cierre del asunto o expediente, se estableció para los documentos que por su función o contenido posee valores necesarios para ser conservados.

2.10. CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Luego del análisis que permite identificar y asignar los valores primarios y secundarios tanto a series como subseries documentales, se procedió a establecer los criterios que se tuvieron en cuenta en proceso de valoración para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, así: Criterio Legal En concordancia con la legislación vigente, por lo que fue necesario tomar la estructura normativa establecida tanto en la Constitución Política de Colombia, como en las Leyes, Decretos, Acuerdos, Resoluciones y Actos Administrativos que dan cuenta de derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la Administración, frente al contenido de los documentos de Archivo en el DAPRE. Así mismo, se realizó la correspondiente consulta de aquellas normas que regulan la prescripción de las acciones administrativas, legales, contables, fiscales y jurídicas como se evidencia en la Ley 734 de 2002 Código único Disciplinario, que en su Artículo 30, señala los “Términos de prescripción de la acción disciplinaria. La acción disciplinaria prescribe en cinco (5) años, contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último acto”. Por otra parte, se establece para ciertas series documentales específicamente la vigencia para la documentación contable, de acuerdo con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, es de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Finalmente, de acuerdo a la metodología establecida se contempló entre otras la Ley 610 de 2000, que establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías o la Ley 270 de 1996 Ley Estatutaria de la Administración de Justicia. La Frecuencia de Consulta Durante el proceso de análisis se logra establecer este criterio puesto que hace referencia particular a los niveles de consulta que puede tener los documentos, como testimonio o prueba de un hecho administrativo o misional. Por otra parte, este está muy ligado al valor del documento en cuanto a su capacidad probatoria, la cual hace referencia al valor legal del documento. En el momento de evaluar este criterio, se precisó el término de la vigencia, que, en pocos casos, especialmente en la documentación producida por las áreas jurídicas, establece un tiempo adicional de conservación denominado prescripción en el cual los documentos pueden ser objeto de consulta por parte del productor o de un organismo de control. Así bien para la evaluación de series y subseries documentales se consideró algunos aspectos fundamentales relacionados a la frecuencia de consulta de los documentos:

Las normas que definen los periodos de vigencia de los documentos y aquellas leyes que las derogan

o modifican.

16



Plazo Precaucional o Precautelativo: el cual determina el tiempo adicional que se deben conservar los

documentos, debido a posibles reclamaciones o supervisión por parte de un ente de control y

vigilancia. Con el propósito evitar la discusión sobre el momento en el cual termina la vigencia e inicia

el plazo precaucionar, se tomó como valor máximo de este último establecido por la instancia

institucional correspondiente, como el periodo de vida útil del documento para fines administrativos,

legales, contables, fiscales y jurídicos.

Para el caso de la documentación contable, la Ley 962 de 2005 en su artículo 28, establece su retención por diez años contados a partir del último asiento, sin embargo, a juicio del productor se conservará esta información por el tiempo que la costumbre y la prudencia lo determinen.

Condiciones políticas y sociales de la época Se determinó metodológicamente que este criterio, ya que reviste importancia para la información generada por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, en lo referente al análisis de las condiciones de la época a nivel nacional, las cuales influyen directa o indirectamente en los valores que puedan desarrollar los documentos, por su importancia como registro de acontecimientos políticos, históricos y sociales que puedan marcar el adelanto del país. Por tal razón, para el caso de la Presidencia de la Republica vale la pena resaltar en este sentido la Ley 975 de 2005, por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la Ley que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios. En este sentido, la producción de la documentación relacionada con el conflicto armado, a partir del proceso de desmovilización y reinserción adquiere valores históricos. Volumen de Producción Documental Finalmente se observó la necesidad de incluir en el proceso de valoración documental para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica el criterio de producción documental ya que teniendo en cuenta el volumen de producción documental que genera las diferentes dependencias u oficinas del DAPRE, permite establecer los tamaños de las muestras, por lo que si el nivel de producción documental es alto se optó por tomar una muestra representativa como parte de la disposición final, pero si es bajo, se conservará el total de la producción documental como muestra de la series y/o subseries documentales. CRITERIOS PARA LA CONSERVACIÓN TOTAL, ELIMINACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL CRITERIOS

Conservación Total

Series y/o subseries documentales que reflejen información sobre políticas, planes, programas y proyectos sobre:

Coordinación con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país.

Fortalecimiento de los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial.

Fortalecimiento de la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y postconflicto a nivel nacional y regional.

17



Promoción del desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.

Las series y/o subseries documentales que lleven implícita una

orden, una determinación, una regulación de un proceso o

actividad, resultado de la gestión administrativa, como es el caso

de los DECRETOS, RESOLUCIONES, ACUERDOS,

CIRCULARES REGLAMENTARIAS.

Aquellas series y/o subseries documentales que consoliden

información sobre el cumplimiento de las funciones

administrativas de planeación, ejecución y control, como por

ejemplo INFORMES ANUALES DE GESTIÓN, entre otros.

Eliminación El Departamento Administrativo de la Presidencia DAPRE,

para las series documentales que tiene en su disposición final

eliminar, no tendrá en cuenta el criterio de que este o no

contenida o consolidada en otra, de acuerdo con sus políticas

establecidas para la eliminación de documentos en la entidad

Se tendrá en cuenta que la Información que se considera de la

gestión administrativa de las Dependencias por ejemplo

INVENTARIOS DOCUMENTALES

La prescripción legal, que, a la luz de la interpretación de la

normatividad colombiana, establece la posibilidad, en tiempos

determinados de eliminar documentos.

De acuerdo con la normatividad específica o relacionada que

aplica al cumplimiento de las funciones propias de cada área

administrativa, una vez cumplida su vigencia, esto es el tiempo

total de conservación en el Archivo de Gestión o Central, los

documentos no desarrollan valores secundarios o históricos.

En concordancia con el Decreto Ley 3354 de 1954 “Podrán

microfilmarse los documentos y expedientes que han sido

sometidos al trámite normal y los que, encontrándose en

trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la

conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus

originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la

prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo

con su naturaleza¨.

La eliminación también se aplica como resultado del proceso

de selección documental, para aquellas series y subseries que

son repetitivas en el tiempo y su volumen es alto y que, a partir

de un muestreo, tan sólo se deja una parte como testimonio

documental de la actividad.

Selección

Para las series con disposición final selección el DAPRE utilizara como

método de muestreo selectivo o cualitativo, sistemático, dependiendo

18



de las características mismas del contenido de la información que

conservan los documentos

Para las series y/o subseries, que sean bastante voluminosas en su

producción documental, como suele suceder con los documentos de

carácter contable.

Aquellas series y/o subseries, sobre las cuales se quiere dejar una

muestra representativa como testimonio del quehacer administrativo

del DAPRE, tal como se puede evidenciar con las HISTORIAS

LABORALES, CONTRATOS, CONVENIOS, PROGRAMAS, por citar

algunos casos.

Teniendo en cuenta que el Muestreo Aleatorio. consiste en tomar una

muestra al azar, sin necesidad de contar con criterios o pautas

previamente establecidas, sino con la seguridad que cualquier unidad

documental tiene la posibilidad de representar la totalidad de una serie

o agrupación documental, razón por la que en series homogéneas

como Procesos y específicamente la subserie PROCESOS

DISCIPLINARIOS, se hace necesario seleccionar una muestra ya que

estos aportan al conocimiento de un aspecto central de la función

administrativa, tal como es el control disciplinario sobre los funcionarios

públicos, razón por la que esta es una serie documental que evidencia

en qué tipo de faltas disciplinarias tienden a incurrir los funcionarios de

la administración y cómo estos hacen referencia a tales faltas.

Por lo tanto, en este caso se debe aplicar anualmente la fórmula de

muestreo aleatorio simple aplicado a volúmenes finitos de expedientes.

Dicha fórmula, en la medida en que los expedientes lo identifiquen,

debe tener en cuenta los niveles administrativos de los funcionarios

implicados en investigaciones y el tipo de falta cometida, con el fin de

que la muestra refleje las diferencias en el tipo de investigaciones

según los niveles de los cargos administrativos, por lo tanto, la cantidad

de la muestra de acuerdo con los parámetros cuantitativos de las series

de gran volumen para el DAPRE, será del 10%.del volumen anual.

En relación con la series documentales tales como CONTRATOS o

CONVENIOS, y concordancia con las políticas y lineamientos del

DAPRE en materia de contratación pública, se optó por reflejar sus

diferentes subseries de acuerdo con la modalidad de selección, ya que

ésta marca diferencias en la conformación tipológica de cada subserie,

adicionalmente permitiendo la posibilidad de realizar valoraciones

iguales para cada subserie estableciendo también homogeneidad en la

disposición final, en este orden ideas y teniendo en cuenta que como

parámetro en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

Republica, se establece para este tipo de series voluminosas en su

producción, realizar un proceso de selección utilizar el muestreo

sistemático o cuantitativo, estableciendo como criterios preconcebidos

numéricos, seleccionar una muestra porcentual del 10% del volumen

anual que involucre los procesos de gran importancia para la entidad

por su objeto contractual o su cuantía., sin dejar de lado las

19



características intrínsecas de la información. Es importante señalar que

este método aplica para series homogéneas, como la descrita

anteriormente

Por otra parte, en subseries documentales como LINEAMIENTOS

ESTRATÉGICOS PARA TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN y teniendo en cuenta que los documentos de la serie

poseen valor técnico especifico, que evidencian la gestión interna sobre

la estrategia de la lucha contra la corrupción que adelanta la entidad. Y

por otra parte teniendo en cuenta el bajo volumen de producción, se

realizará una selección anual de carácter cualitativo del 20% sobre los

comunicados o piezas que hayan sido de impacto para la entidad, dado

el valor jurídico y legal que pueden adquirir. La información ofrece

valores para la investigación histórica, toda vez que son evidencia de

las diferentes acciones tomadas a fin de socializar políticas, directrices,

lineamientos y demás, relacionados con la misión institucional

Producción de

Documentos

Electrónicos y Migración

a Medio Técnico

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica,

produce un volumen representativo de documentos electrónicos, los

cuales se encuentran normalizados en concordancia tanto por el

Programa de Documentos Electrónicos, el Manual de Gestión

Documental y el Manual de Políticas de Seguridad de la Información

del DAPRE.

En lo referente a la Gestión de Documentos Electrónicos, el DAPRE

para la ejecución de este proceso aplicará la norma expresa que se

establece en la Circular 005 del 11 Septiembre de 2012

“Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y

comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero

papeles”.

Para la migración a medio técnico, los procesos inherentes a esta se

realizarán atendiendo la normatividad de la referencia en concordancia

con la Guía No. 5 Cero Papel en la Administración Pública.

Digitalización certificada de documentos. Emitida por Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de

Gobierno en línea. Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia

Administrativa. Departamento Administrativo de la Función Pública.

Archivo General de la Nación, se puede definir:

“La “digitalización” se encuentra definida en el Acuerdo 27 de 2006 y

en el protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios:

“Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que

se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video,

casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse

o interpretarse por computador”. “Digitalización: es el procedimiento

tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel)

o electrónico, en una imagen digital”.

20



“Digitalización con fines de control y tramite: Es la que se realiza

generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que

reciben altos volúmenes de documentos, que requieren control y

trámite inmediato...”

“Digitalización con fines Archivísticos: Es un proceso que requiere el

uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de normas

archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y

adoptadas por el Comité de Archivo de la entidad; esta digitalización

debe partir de documentos agrupados en conjuntos series (expedientes

y series documentales); también es posible llevarla a cabo desde que

un documento ingresa o es producido a través del Sistema de Gestión

de Documentos Electrónicos de Archivos de la Entidad, en cuyo caso

se debe asociar la imagen digitalizada de cada documento a las series

y expedientes al cual pertenecen, de acuerdo al Cuadro de

Clasificación Documental y a la Tabla de Retención Documental, de tal

forma que los documentos de un mismo trámite se mantengan

vinculados al momento de ser archivados, sin olvidar los requisitos que

establece la Ley 527 de 1999 y demás normas complementarias. En

igual sentido, este proceso puede llevarse a cabo para generar copias

de seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor histórico-

científico o cultural, para ser usados como sustitutos de los originales

en caso de que se presenten accidentes que afecten a los archivos o

documentos de conservación permanente”.

“Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio: Este

proceso es realizado para asegurar que la información siempre esté

disponible en caso de catástrofes, de forma que se garantice la

continuidad de los procesos y operaciones llevadas a cabo por la

entidad una vez se supere la emergencia. Su propósito no es otro que

el de tener disponibles y accesibles los documentos e información para

restablecer las operaciones de la entidad. Sin embargo, en estos casos

se deben tener en cuenta igualmente los requisitos establecidos en la

Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias.”

CRITERIOS DE SELECCION DOCUMENTAL

METODO DESCRIPCION PARAMETRO TAMAÑO MUESTRA

APLICACION

Sistemático Determinados por la toma de muestras de unidades documentales bajo un parámetro relacionado con las cantidades de información.

Porcentaje

10%

Series de producción documental voluminosa (Contratos, Procesos Disciplinarios, Historias Laborales).

20%

Series de bajo volumen en su producción documental (Programas Institucionales, Lineamientos Estratégicos, Planes de acción,)

21



Cualitativos Determinados por la toma de muestras de unidades documentales a partir de parámetros de calidades de la información

Temático Cronológico

20%

Series de bajo volumen en su producción documental (Programas gubernamentales, Proyectos de Gobierno)

CRITERIOS DE VALORACION PRIMARIA

VALOR PRIMARIO

CRITERIO DE VALOR

TIEMPO DE RETENCION

(PRESCRIPCION DE ACCIONES

JUDICIALES)

NORMA DE SOPORTE

DOCUMENTOS A LOS QUE SE APLICA

Administrativo Administrativo Disciplinario (cumplimiento de funciones)

5 años. Precaución adicional 5 años.

Ley 734 de 2002 Todos los que soporten el testimonio de una función en responsabilidad de una dependencia productora.

Fiscal Responsabilidades Fiscales 5 años Precaución adicional 5 años.

Estatuto Fiscal Los relacionados con tributación y manejo de bienes por parte de servidores públicos.

Contable Registro de asientos contables

20 años. Si se implementa microfilm, se reduce a 10 años.

Ley 962 2005 Contables de registro original que compendie otros soportes contables.

Legal

Civil, sobre reclamaciones por actuaciones en relación con propiedad física e intelectual.

10 años Código Civil

Los relacionados con negocios de compraventa, propiedades muebles e inmuebles. Propiedad patrimonial de derechos de autor.

Penal, sobre acciones delictuosas, contra la Administración Pública o terceros.

20 años. En caso de documentos sobre los que se puedan demostrar acciones de genocidio se aumenta a 30 años.

Código Penal Los relacionados con riesgos de fraude o atentado contra la vida y la integridad de las personas.

Laboral Sobre derechos de tipo laboral y de propiedad de derechos de autor de tipo intelectual.

80 años

(2019) Interpretación sobre derechos al propio usuario o sus sustitutos

Historias Laborales. Nóminas de Personal.

CRITERIOS DE VALORACION SECUNDARIA

VALOR SECUNDARIO

CRITERIO DE VALOR DISPOSICIÓN

FINAL DOCUMENTOS A LOS QUE SE APLICA

Dispositivo Registro de actuaciones y decisiones oficiales.

CT Todas las series originales de documentos mediante los que la Administración toma decisiones y emite políticas.

Misionales De producción reducida (no masiva) CT Todas las series de carácter misional de las dependencias igualmente misionales dentro de la entidad.

22



De producción masiva S

Todas las series misionales en dependencias misionales. Igualmente, Administrativos de reporte consolidado. Su producción es masiva, diaria y repetitiva en cuanto a su proceso.

Científico

Investigaciones hechas por profesionales de ciencias exactas, sociales, humanas, agropecuarias o sobre recursos naturales, así como espaciales.

CT Se entiende por investigación, los proyectos iniciados y terminados. Sobre solo propuestas aplica valor primario civil.

Cultural

Investigaciones, registros, programas y acciones culturales, de representación para la región o la institución desde el punto de vista de su misión.

CT Expresiones de tipo cultural como acciones ejecutadas alrededor de ferias, fiestas, iniciativas de la población. Completamente ejecutadas.

Administrativos

Apoyo. Acciones administrativas que se registran a través de otros documentos de mayor tiempo de conservación o de conservación total. Igualmente, sobre los que aplica microfilmación

E Documentos duplicados en cuanto a su información

Consolidado. Registro de información consolidada de tipo administrativo.

S / CT

Documentos de tipo administrativo que registran acciones consolidadas. Se realizará selección de aquellos que integren datos de una vigencia completa., o conservación total de aquellos que sean únicos e integren información de otras series.

2.11. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Cumplida las etapas preliminares descritas anteriormente, se presenta el documento definitivo de Tabla de Retención Documental actualizada con sus correspondientes anexos de la totalidad de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia De La Republica conforme a lo dispuesto en el Contrato de Prestación de Servicios 044-18.

2.12. EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

El modelo Tabla de Retención Documental fue establecido por el Grupo de Gestión Documental del DAPRE, el cual consta de los siguientes ítems:

Entidad Productora: se registra el nombre de la Presidencia de la Republica

Dependencia Productora: Se registra el nombre del Área, Oficina o Dependencia que produce los

documentos.

Código de la Dependencia Productora: Numeración que identifica la dependencia de acuerdo con la

estructura orgánico-funcional del DAPRE

1

2

3

3

1

23



Proceso: Identifica el proceso asociado a SIGEPRE al cual pertenece la dependencia.

Código (Dependencia, Serie y Subserie). Sistema convencional que identifica numéricamente las

dependencias con sus series y subseries documentales.

Descripción (Series, subseries y tipos documentales). Debe anotarse el nombre asignado al conjunto

de Unidades Documentales producidos de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas, por pertinencia se listan las subseries correspondientes con los tipos

documentales propios de estas.

Calificación: Registra la calificación de la información que es manejada por la dependencia de acuerdo con

sus niveles de acceso.

Relativo a (DH, DIH): Hace referencia al contenido de los documentos y si estos tienen función o incidencia

en materia de Derechos Humanos o Derecho Internacional Humanitario.

Retención. Tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo

Central. Esta permanencia está determinada por la Valoración derivada del estudio de la documentación

producida en las dependencias.

Archivo de Gestión. En esta columna se registra el tiempo en años, en que deben conservarse las

series y/o subseries en el Archivo de la Dependencia, haciendo claridad que el mencionado tiempo se

debe contar a partir de que ha finalizado el trámite del expediente.

Archivo Central. En esta columna se establece el tiempo en años, en que deben conservarse las series

y/o subseries en el Archivo Central de la Dependencia, observando que el tiempo referido este dado

hasta el cumplimiento de las vigencias o prescripciones de la documentación, de conformidad con lo

señalado en la legislación colombiana correspondiente.

Soporte: Describe el tipo de soporte en el que se encuentran los documentos.

4

1

10

6

1

5

1

7

1

8

1

9

1

24



Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital de la documentación. En esta columna

se registra con una (X), si las series y/o subseries que son objeto de conservación permanente, de

eliminación o de selección, de acuerdo con las siguientes consideraciones particulares:

Conservación Total (CT), En la gestión administrativa del DAPRE se produce cierta cantidad de

documentos que agrupados de acuerdo a determinadas características particulares permiten

considerarse como patrimonio documental del DAPRE, lo cual permite identificar tres tipos de

documentos que cumplen estas características1:

a) Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita una orden,

una determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o actividades; estos

documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas de cada

entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las

Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre otros.

b) Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones

administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios,

Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios

Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y

por lo tanto requieran seleccionarse.

c) Misionales: Documentos generados en labores misionales tales como Planes, Programas o

Proyectos Especiales de carácter Gubernamental, Conceptos, Información Técnica.

Eliminación (E). Se registra esta opción, cuando las series y/o subseries han perdido su valor

administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor Histórico y carecen de relevancia para la investigación,

la ciencia y la tecnología.

Selección (S), Esta opción se registra cuando se considera importante conservar una parte de las series

y/o subseries, utilizando para ello un método de muestreo que a futuro permita caracterizar y evidenciar,

desde el punto de vista histórico, la actual producción documental.

1 CASILIMAS ROJAS, Clara Inés, RAMIREZ MORENO, Juan Carlos. Fondos Acumulados Manual de

Contratación. Bogotá, Archivo General de la Nación (2004). PP 33.

11

25



Medio Técnico. Esta columna permite determinar si las series y/o subseries deben microfilmarse o

digitalizarse, una vez cumpla su tiempo de retención en el Archivo Central. Esta opción se selecciona

con el propósito de garantizar la preservación de los documentos físicos que han sido considerados de

carácter dispositivo, de actividades y misional de acuerdo a su valor histórico, cultural y científico.

Procedimientos. En esta columna se deben justificar los procesos y procedimientos de valoración

documental para cada serie y/o subseries documentales, así como la sustentación administrativa, legal,

jurídica, contable y/o técnica.

Convenciones: Registra la explicación de las convenciones utilizadas en el columnario de la TRD.

Notas: Aporta la claridad necesaria para el diligenciamiento de los campos establecidos en la TRD.

Firmas Responsables: Aprobación de la TRD por parte del Secretario General y Coordinador de Gestión

Documental

Fecha de Aprobación: Describe día, mes y año en el que se aprueba la TRD

Fecha de Convalidación: Describe día, mes y año en el que se aprueba la TRD por el Comité Evaluador

de Documentos del AGN.

12

13

14

15

16

17

26



CAPITULO II

INTRODUCCION DEL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

3. ELABORACIÓN PROPUESTA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo a los resultados obtenidos y de conformidad con la Tabla de Retención Documental (TRD) versión 2014 aprobada por el Archivo General de la Nación y como referente para el seguimiento y actualización de las TRD periodo 2018 del DAPRE, se conformó un Cuadro de Clasificación Documental de acuerdo con la nueva estructura orgánico-funcional del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica y las

1

2 3 4

5 6 7 8 9 10

1

1

1

3

1

2

1

4

1

5

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6 1

7 1

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8

9

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15

16 17

27



disposiciones legales vigentes, actos administrativos, procesos, procedimientos, guías e instructivos y la información suministrada en las mesas de trabajo, registrando dependencias, series y subseries documentales con la nueva codificación asignada. Del mismo modo se adelantó el proceso de Pre valoración para cada una de las series y subseries documentales contempladas en el Cuadro de Clasificación, teniendo presente para ello, la culminación de los trámites y las prescripciones que para cada caso reglamenta la legislación colombiana.

3.1. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

Conocida la producción documental de cada oficina productora se conformó una matriz universal de series y sub series documentales (en una tabla de dos (2) columnas en estricto orden alfabético; asignando a cada serie un código de 1 a n representada en dos dígitos y luego a cada sub serie en la misma forma representada en tres dígitos.


DAPRE

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

MATRIZ UNIVERSAL DE SERIES DOCUMENTALES

CODIGO S.D. SERIE DOCUMENTAL

.001 ACCIONES CONSTITUCIONALES

.002 ACREDITACIONES DE TRÁNSITO A LA LEGALIDAD DE EXCOMBATIENTES

.003 ACTAS


DAPRE

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

MATRIZ UNIVERSAL DE SUBSERIES DOCUMENTALES

CODIGO S.S.D. SERIE DOCUMENTAL

.001 Acciones de Cumplimiento

.002 Acciones de Grupo

.003 Acciones de Tutela

28



Posteriormente y concordancia con la Resolución 0045 del 25 de enero de 2017 mediante la cual se delegó en el Jefe de la Oficina de Planeación, la función de fijar, asignar y actualizar la codificación de la organización interna del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conforme a los procedimientos que estén aprobados y publicados en el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, se logra evidenciar y determinar la estructura administrativa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, por consiguiente se procede a realizar el listado de oficinas productoras de acuerdo con el acto administrativo en mención. Este listado quedó conformado por setenta (70) dependencias productoras, constituidas en cumplimiento de los niveles de estructura de la entidad y codificadas para la TRD de la siguiente Manera:

CÓDIGO DEPENDENCIA

100000 DESPACHO DEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

100100 DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

100160 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS

100170 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD

100140 DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LOS ACUERDOS DE PAZ

100150 DIRECCIÓN DE POLÍTICA INTEGRAL PARA LA LUCHA CONTRA DROGAS ILÍCITAS

100110 DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES

110000 DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

110001 Grupo para la Inclusión de las Personas con Discapacidad

111200 ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL SECTOR PRIVADO Y COMPETITIVIDAD

111220 DIRECCIÓN PARA EL SECTOR PRIVADO

111230 DIRECCIÓN DE COMPETITIVIDAD E INNOVACIÓN

111700 ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFLICTO

111740 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

111720 DIRECCIÓN PARA LA ACCIÓN INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONAL - DESCONTAMINA COLOMBIA

111760 DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS

111770 DIRECCIÓN INVERSIÓN PRIVADA PARA EL POSCONFLICTO

111800 ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES

111900 ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES

113000 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA

110400 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER

112000 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

112010 DIRECCIÓN TEMÁTICA

112011 DIRECCIÓN DE PEDAGOGÍA Y PROMOCIÓN DE LA PAZ

110100 SECRETARÍA PRIVADA

110120 CASA MILITAR

110130 DIRECCIÓN DE EVENTOS

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CÓDIGO DEPENDENCIA

110140 DIRECCIÓN DE DISCURSOS

110200 SECRETARÍA JURÍDICA

110300 SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA

110301 Grupo Revisión y Análisis de Peticiones, Denuncias y Reclamos de Corrupción (GRAP)

110302 Grupo de Política de Transparencia, Acceso a la Información y Lucha contra la Corrupción (GTALCC)

110303 Grupo Laboratorio de Innovación en Lucha contra la Corrupción

114000 SECRETARÍA DE PRENSA

111600 DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y ÁREAS ESTRATÉGICAS

110500 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS

115000 DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE JUVENTUD "COLOMBIA JOVEN"

111500 DIRECCIÓN DE GESTIÓN GENERAL

111510 OFICINA DE PLANEACIÓN

111520 OFICINA DE CONTROL INTERNO

111100 DIRECCIÓN DE OPERACIONES

111102 Grupo de Atención a la Ciudadanía

111130 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

111140 ÁREA ADMINISTRATIVA

111141 Grupo Gestión Documental

111142 Grupo de Recursos Físicos

111144 Grupo de Transportes

111148 Grupo de Infraestructura de Bienes Muebles e Inmuebles

111149 Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales

111181 Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas

111182 Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios

111183 Grupo de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

111150 ÁREA FINANCIERA

111151 Grupo de Central de Cuentas

111152 Grupo de Contabilidad

111153 Grupo de Pagaduría

111154 Grupo de Presupuesto

111160 ÁREA DE CONTRATOS

111170 ÁREA DE TALENTO HUMANO

111171 Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

111172 Grupo de Vinculaciones

111173 Grupo de Nómina

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CÓDIGO DEPENDENCIA

111174 Grupo de Comisiones y Viáticos

111175 Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

111190 ÁREA DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

111191 Grupo de Telecomunicaciones

111192 Grupo de Redes

111193 Grupo de Soporte de TI y Mesa de Ayuda

111194 Grupo de Plataforma de TI

111300 FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Con los elementos anteriormente descritos se construye el cuadro de clasificación documental bajo la siguiente estructura:

100000Despacho del Presidente de

la República100100

Despacho del Vicepresidente

de la República100110

Dirección de Proyectos

Especiales.002 ACTAS .011

Actas de la Comisión Intersectorial

Colombiana del Océano


la República100100

Despacho del Vicepresidente

de la República100140

Dirección de Seguimiento y

Evaluación a los Acuerdos de

Paz

.002 ACTAS .007

Actas de Interlocución para la

implementación del acuerdo de

paz con las FARC-EP


la República110000

Despacho del Director del

Departamento110100 Secretaría Privada 110120 Casa Militar .036 INFORMES .112 Informes de Novedades


la República110000

Despacho del Director del

Departamento111100

Dirección de Operaciones111140 Área Administrativa 111148

Grupo de Infraestructura de

Bienes Muebles e Inmuebles.036 INFORMES .106

Informes de Gestión

Fondo de Programas

Especiales para la

Paz

.017 CONTRATOS .068 Contratos de Interventoría111300

Código Serie

DocumentalSERIE DOCUMENTAL

Código Sub

Serie

Documental

SUB SERIE DOCUMENTALCÓDIGO

SUBSECCIÓN 2SUBSECCIÓN 2

CÓDIGO

SUBSECCIÓN

3

SUBSECCIÓN 3CÓDIGO


CÓDIGO

SUBFONDOSUBFONDO

CÓDIGO

SECCIÓNSECCIÓN

CÓDIGO


FONDO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

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CAPITULO III

NOTAS EXPLICATIVAS A LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

4. CONNOTACION ESPECIAL A DEPENDENCIAS

Teniendo en cuenta que la estructura orgánica de la Presidencia de la Republica se establece de acuerdo con el Decreto 672 del 26 de abril de 2017: “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Este acto administrativo establece aspectos relevantes además de estructura y funciones entre los que se destaca: Artículo 5. Estructura. La estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República será la siguiente: Despacho del Presidente de la República Despacho del Vicepresidente de la República 2.1 Consejería Presidencial para los Derechos Humanos 2.2 Consejería Presidencial de Seguridad Para el apoyo de las funciones asignadas al Vicepresidente de la República contará con las siguientes direcciones: 2.3 Dirección de Seguimiento y Evaluación a los Acuerdos de Paz. 2.4 Dirección de Política Integral para la Lucha contra las Drogas Ilícitas. 2.5 Dirección de Proyectos Especiales. 3. Despacho del Director del Departamento 3.1. Alta Consejería Presidencial para el Sector Privado y Competitividad. 3.1.1. Dirección para el Sector Privado 3.1.2. Dirección de Competitividad e Innovación 3.2. Alta Consejería Presidencial para el Posconflicto 3.2.1. Dirección para el Posconflicto. 3.2.2. Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal -Descontamina Colombia 3.2.3. Dirección para la Sustitución de Cultivos Ilícitos 3.2.4. Dirección Inversión Privada para el Posconflicto 3.3. Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones 3.4. Alta Consejería Presidencial para las Regiones 3.5. Consejería Presidencial para la Primera Infancia 3.6. Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer 3.7. Oficina del Alto Comisionado para la Paz 3.7.1. Dirección Temática 3.8. Secretaria Privada 3.8.1. Casa Militar

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3.8.2. Dirección de Eventos 3.8.3. Dirección de Discursos 3.9. Secretaría Jurídica 3.10. Secretaría de Transparencia 3.11. Secretaría de Prensa 3.12. Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas. 3.13. Dirección para Asuntos Políticos. 3.14. Dirección del Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven". 3.15. Dirección de Gestión General 3.15.1. Oficina de Planeación 3.15.2. Oficina de Control Interno 3.16. Dirección de Operaciones. 3.16.1 Oficina de Control Interno Disciplinario. 3.16.2 Área Administrativa. 3.16.3 Área Financiera. 3.16.4 Área de Contratos. 3.16.5 Área de Talento Humano. 3.16.6 Área de Tecnologías y Sistemas de Información. 3.17. Órganos de Asesoría y Coordinación. 3.17.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 3.17.2 Comisión de Personal. Artículo 54. Derogatorias y vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación, deroga los Decretos 1649 de 2014,2594 de 2014, 470 de 2015, 2145 de 2015, 125 de 2016 y 724 de 2016, y las demás normas que le sean contrarias”. Y por otra parte teniendo el conocimiento posterior al análisis de información institucional que la Presidencia de la Republica, según lo estipulado en la Constitución Nacional y las Leyes que la rigen, tiene como funciones:

Asistir al Presidente de la República, en su condición de Jefe del Estado, en su labor de velar porque los diferentes órganos del Estado se colaboren armónicamente para la realización de sus fines.

Organizar, dirigir, coordinar y realizar directamente, si fuere el caso, las actividades necesarias que demande el Presidente de la República, para el ejercicio de las facultades constitucionales que le corresponde ejercer, en relación con los órganos del Estado que integran las ramas del poder público y los demás órganos estatales, autónomos e independientes.

Colaborarle al Presidente de la República en su deber de garantizar los derechos y las libertades de todos los colombianos.

Organizar, asistir y coordinar las actividades necesarias que demande el Presidente de la República, para el ejercicio de las facultades constitucionales que le corresponde ejercer como Jefe del Estado y suprema autoridad administrativa, y disponer lo necesario, según sus instrucciones, para la eficiente y armónica acción del Gobierno, representándolo, cuando así lo demande, en la orientación y coordinación de la administración pública y de sus inmediatos colaboradores en la acción de Gobierno.

Asistir al Presidente de la República en el cumplimiento de sus deberes constitucionales y legales.

Coordinar las relaciones entre el Presidente de la República con los entes territoriales, el sector privado y las organizaciones sociales.

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Hacer las veces de Secretario Ejecutivo en los Consejos, Comités o demás organismos de consulta, asesoría, coordinación o apoyo que dependan directamente del Despacho del Presidente de la República.

Divulgar los actos del Gobierno Nacional y coordinar lo referente a una adecuada difusión de la gestión gubernamental.

Apoyar al Presidente de la República en los diagnósticos, estudios, análisis y demás actividades que contribuyan a la formación de criterios, conceptos o formulaciones que éste desee definir.

Propender por la evaluación del impacto de las políticas de Gobierno frente a los objetivos estratégicos de cada área y sugerir los arreglos institucionales que correspondan, verticales o transversales, encaminados a fortalecer la capacidad de las entidades del Gobierno Nacional para formular y ejecutar las políticas públicas de sectores estratégicos.

Asesorar al Presidente de la República en el estudio de la constitucionalidad, legalidad y conveniencia de los distintos proyectos de ley, decretos y actos administrativos de competencia del primer mandatario.

Prestar el apoyo logístico y administrativo que se demande, para el ejercicio de las facultades y funciones presidenciales.

Por lo que es importante dejar claridad al respecto de la producción documental del Despacho del Señor Presidente de la Republica, puesto que por la connotación especial de este despacho toda la información tanto recibida como tramitada es de entera responsabilidad funcional de la Secretaria Privada de la Presidencia, en concordancia con las funciones de esta que se reflejan en el Decreto 672 del 26 de abril de 2017 de la siguiente manera: Artículo 23. Secretaria Privada. Son funciones de la Secretaría Privada, las siguientes: 1. Coordinar con el Director del Departamento y los Altos Consejeros Presidenciales los mecanismos de planeación y coordinación requeridos para mantener una visión estratégica de la agenda del Presidente de la República. 2. Programar la agenda presidencial según los lineamientos acordados con el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, los Altos Consejeros Presidenciales y los requerimientos del Presidente de la República. 3. Coordinar, cuando se requiera, con otras dependencias de la Presidencia de la República, el Gobierno Nacional y otras instancias gubernamentales, la agenda del Presidente de la República. 4. Coordinar la logística de los eventos, viajes y desplazamientos que realice el Presidente de la República. 5. Presentar al Director del Departamento y los Altos Consejeros Presidenciales la relación de invitaciones al Presidente de la República. 6. Elaborar los documentos que le encargue el Presidente de la República. 7. Velar por la compilación de la información necesaria para las alocuciones e intervenciones del Presidente de la República para su adecuada preparación. 8. Gestionar los documentos emanados del despacho del Presidente de la República. 9. Llevar el registro de lo acontecido en las audiencias otorgadas por el Presidente de la República y comunicar las decisiones presidenciales que allí se adopten a la dependencia gubernamental correspondiente. 10. Atender las audiencias que le encargue el Presidente de la República. 11. Atender la correspondencia dirigida al Presidente de la República, que sea de su competencia, y coordinar las respuestas.

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12. Las demás que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por el Presidente de la República y el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Dejando de esta manera evidencia absoluta que el despacho del Señor Presidente tramita toda su información a través de la Secretaria Privada, razón por la que no es posible establecer una Tabla de Retención específica para el despacho Presidencial.

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