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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código: TRD-GD-07-01

Versión: 1

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL –TRD-

Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó

Fanny Yanet Cuesta Olivos Profesional Especializada 222-03

Carlos Andrés Prieto Olarte Subdirector Administrativo,

Financiero y de Control Disciplinario

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Control de Cambios Fecha Descripción

07/04/2016 Creación TRD para organización de los Archivos de Gestión del IDEP

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Código: MN-GD-07-02 Versión: 1 Fecha de Aprobación: 07/04/2016

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4 GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS .................................................................. 5 GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SECTOR EDUCACIÓN ............................................... 18 1. MARCO NORMATIVO .......................................................................................... 34 2. MARCO INSTITUCIONAL ..................................................................................... 37 2.1 Naturaleza ............................................................................................................. 37 2.2 Reseña Histórica IDEP .......................................................................................... 37 2.3 Misión.................................................................................................................... 40 2.4 Visión .................................................................................................................... 40 2.5 Objetivos Estratégicos ........................................................................................... 40 2.6 Sistema Integrado de Gestión ............................................................................... 40 2.6.1 Política del Sistema Integrado de Gestión ......................................................... 40 2.6.2 Política de Calidad ............................................................................................. 41 2.6.3 Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión ................................................. 41 2.6.4 Mapa de Procesos ............................................................................................. 42 2.7 Estructura Orgánica .............................................................................................. 42 3. MARCO REFERENCIAL Y METODOLOGÍA ........................................................ 43 3.1 Definición de TRD ................................................................................................. 43 3.2 Antecedentes Históricos de la TRD en el IDEP ..................................................... 44 3.3 Metodología Utilizada ............................................................................................ 46 3.3.1 Grupo Interdisciplinario de Trabajo .................................................................... 46 3.3.2 Fases para la construcción de la TRD del IDEP ................................................ 47 3.3.3 Información Transversal .................................................................................... 48 3.3.4 Información Misional .......................................................................................... 48

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3.3.5 Clasificación Documental ................................................................................... 49 3.3.6 Codificación ....................................................................................................... 49 3.3.7 Valoración de la TRD ......................................................................................... 51 3.3.8 Formato de la Tabla de Retención Documental y su Análisis ............................. 52 3.3.9 Aprobación Tabla de Retención Documental ..................................................... 55 4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ................................................... 56 5. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL IDEP ............................................ 64 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 148 ANEXOS ........................................................................................................................ 159

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INTRODUCCIÓN El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP, es una “entidad del sector educación encargada de producir y divulgar conocimiento educativo y pedagógico, mediante la investigación, la innovación, el desarrollo pedagógico y el seguimiento a la política pública educativa para hacer de la educación un derecho de las personas y contribuir con el mejoramiento de su calidad”. (IDEP, 2015) La trayectoria institucional supera las dos décadas y durante este periodo “ha contribuido al redimensionamiento de la educación como derecho y de la pedagogía como el saber propio de los maestros y maestras, elementos centrales de las políticas públicas desarrollas en los tres últimos planes de gobierno. Para lograr este propósito el Instituto promueve estudios que aportan a la comprensión crítica de la escuela y su potencial; explora nuevas alternativas de cualificación y formación continua de docentes; plantea reflexiones sobre las políticas y su incidencia en lo local, regional e internacional; y fortalece diversas maneras de socializar y divulgar la producción institucional”. (IDEP, 2015). En memoria de lo anterior, el IDEP genera documentos que dan cuenta de su gestión administrativa y académica en cumplimiento de su misión del IDEP.

Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la Ley. (Reglamento General de Archivos. AGN, 1994)

El IDEP genera continuamente un cumulo de documentos que requieren ser valorados y organizados bajo series y subseries documentales, es decir, a través de la Tabla de Retención Documental, la cual facilita el manejo de información al interior de la institución, contribuye a la racionalización de la producción documental, permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilita el control y acceso a documentos, regula las transferencias documentales en las diferentes fases del archivo, permite el trabajo integral de los documentos, identifica y refleja las funciones institucionales y permite identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa. (AGN, 2001) El presente documento es la actualización del instrumento de la Tabla de Retención Documental aprobada en el 2010 por el IDEP y el Archivo de Bogotá para la organización de los archivos institucionales. Para ello, se aplicó la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación mencionada en el MiniManual No.4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales y Circular No.3 de Febrero de 2015, además se llevaron a cabo varias jornadas de trabajo con todas las áreas del Instituto para el levantamiento de las mismas.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

Las siguientes definiciones son tomadas del Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” del Archivo General de la Nación”.

A Acceso a documentos de Archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo del orden Departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

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Archivo del orden Distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden Municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden Nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia. Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

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C

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: • El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas. • La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental • La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental. Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

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Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

D

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

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Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones

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y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

E

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”. Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

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Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

F

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

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G

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

I

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas. Índice temático: Listado de temas o descriptores. Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Investigación: Proceso orientado a la observación de la realidad para generar nuevo conocimiento a través de una metodología específica definida para resolver un problema.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

M

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

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Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

N

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

O

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

P

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

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Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. Programa: Guía que permite enfocar las bases para llevar a cabo algún proceso de formación. Proyecto: Conjunto de actividades interconectadas definidas para alcanzar los logros propuestos con el presupuesto asignado y con la calidad esperada en un tiempo definido.

R

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

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Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

S

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

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Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

U

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

V

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

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Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SECTOR EDUCACIÓN

Las siguientes definiciones son tomadas del Glosario de la Secretaria de Educación de Bogotá publicado en la siguiente dirección web: http://www.educacionbogota.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=2563:glosario&catid=24:nuestra-entidad&Itemid=356

A

Acceso con calidad a la educación superior: Busca financiar la demanda en educación superior de estudiantes de bajos recursos, para el acceso de programas de calidad que permita mejorar la competitividad del país. Acción correctiva – Calidad: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. Nota 2 La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. Acción preventiva – Calidad: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Nota 1 puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. Nota 2 la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. Adecuación – Calidad: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. Alumno que aprueba: El estudiante que haya alcanzado los logros de las áreas obligatorias y fundamentales del grado respectivo será promovido al grado siguiente. Alumno que reprueba: El alumno que reprueba un grado es aquel que no alcanzó los logros de las áreas obligatorias y fundamentales y se encuentra en una de las siguientes situaciones: 1. Educandos con valoración final de insuficiente o deficiente en tres o más áreas. 2. Educandos que hayan obtenido valoración final insuficiente o deficiente en matemáticas y lenguaje durante dos o más grados consecutivos de la educación básica. 3. educandos que hayan dejado de asistir injustificadamente a más del 25% de las actividades académicas durante el año escolar. Es responsabilidad de la comisión de evaluación y promoción estudiar el caso de cada uno de los educandos considerados para la repetición de un grado y decidir acerca de ésta, pero en ningún caso excediendo el límite del 5% del número de educandos que finalicen el año en la institución educativa. los demás educandos serán promovidos al siguiente grado, pero sus evaluaciones finales no se podrán modificar.

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Acreditación: Proceso mediante el cual una institución o programa educativo obtiene un reconocimiento de alta calidad. Atención al ciudadano: Es el conjunto de servicios que se presta a las personas que requieran en un momento dado de la colaboración y amabilidad para que se les guíe, asesore y oriente hasta obtener una respuesta satisfactoria. Auditoría interna – Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del sistema de gestión de la calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Autoevaluación institucional: es un proceso, de reflexión, análisis y toma de decisiones, que lleva a cabo el rector y el equipo directivo, con la comunidad educativa de manera autónoma y colectiva, con el objeto de examinar y valorar de qué manera la institución educativa va progresando hacia las metas fijadas por ella misma en el cumplimiento de los objetivos propuestos en el pei; y de qué forma puede capitalizar las fortalezas encontradas o enfrentar las debilidades para cumplir con la misión acordada por la comunidad educativa.

B Banco de oferentes: Es un procedimiento administrativo, previo e independiente del proceso de contratación. Como herramienta administrativa, transparente y eficiente permite evaluar y calificar la experiencia e idoneidad de las entidades para prestar el servicio educativo, así como establecer su capacidad para poder suscribir contratos de prestación del servicio educativo con una secretaría de educación.

C

Calendario académico: El sistema de distribución racional del tiempo destinado a la planeación, organización, ejecución y evaluación de actividades curriculares en los establecimientos educativos de educación preescolar, básica y media. el calendario académico debe determinar las fechas precisas de iniciación finalización de las siguientes actividades. 1. Para docentes y directivos docentes: 1.1. Cuarenta (40) semanas de trabajo académico con estudiantes, distribuido en dos períodos semestrales 1.2. Cinco (5) semanas de actividades de desarrollo institucional 1.3. Siete semanas de vacaciones 2. para estudiantes: 2.1. Cuarenta (40) semanas de trabajo académico, distribuido en dos períodos semestrales

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2.2. Doce (12) semanas de receso estudiantil. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Nota 1 el término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. Nota 2 "inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente. Capacitación: Conjunto de acciones y procesos educativos, graduados, que se ofrecen permanentemente a los docentes en servicio oficial para elevar su nivel académico. (Art. 56 decreto 2277 /79). Carrera docente: para los docentes y directivos docentes vinculados antes de la vigencia de la ley 715 de diciembre 21 de 2001, la carrera docente es el régimen legal que ampara el ejercicio de la profesión docente en el sector oficial, garantiza la estabilidad de dichos educadores en el empleo, les otorga el derecho a la profesionalización, actualización y capacitación permanentes, establece el número de grados en el escalafón docente y regula las condiciones de inscripción, ascenso y permanencia dentro del mismo, así como la promoción a los cargos directivos de carácter docente. (Art. 26 decreto 2277/79). Para los docentes vinculados después de la vigencia de la ley 715: La carrera docente es el régimen legal que ampara el ejercicio de la profesión docente en el sector estatal. Se basa en el carácter profesional de los educadores; depende de la idoneidad en el desempeño de su gestión y de las competencias demostradas; garantiza la igualdad en las posibilidades de acceso a la función para todos los ciudadanos aptos para el efecto; y considera el mérito como fundamento principal para el ingreso, la permanencia, la promoción en el servicio y el ascenso en el escalafón. (Artículo 16 decreto 1278) Cátedra de estudios afrocolombianos: La cátedra comprende un conjunto de temas y actividades pedagógicas relativos a la cultura propia de las comunidades afrocolombianas, afroamericanas y africanas y se desarrolla como parte integral de los procesos curriculares del segundo grupo de áreas obligatorias y fundamentales, correspondientes a ciencias sociales, historia, geografía, constitución política y democracia. Entre los objetivos fundamentales de la cátedra están: conocer y exaltar los aportes histórico-culturales, ancestrales y actuales de las comunidades afrocolombianas a la construcción de la nación colombiana y aportar al debate pedagógico nacional nuevos enfoques sobre las posibilidades conceptuales y metodológicas de asumir la multiculturalidad e interculturalidad desde el quehacer educativo.

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Fue creada por la ley 70 de 1993 y tiene su concreción con el decreto 1122 de 1998, que establece su carácter obligatorio en el área de ciencias sociales para todos los establecimientos educativos estatales y privados, que ofrezcan los niveles de preescolar, básica y media. Ciclo: El ciclo es el conjunto de grados que en la educación básica satisfacen los objetivos específicos definidos en el artículo 21 de la ley general de educación para el denominado ciclo de primaria o en el artículo 22 de la misma ley, para el denominado ciclo de secundaria. Cliente – Calidad: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Nota para efectos de esta norma, y de conformidad con la ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Competencia – Calidad: Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Concesión – Calidad: Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. Nota una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados. Cobertura bruta: Cantidad o porcentaje de la totalidad de estudiantes matriculados en el sistema educativo. Cobertura Neta: Cantidad o porcentaje de estudiantes matriculados en el sistema educativo; sin contar los que están en extra-edad (por encima de la edad correspondiente para cada grado). Competencia: Conjunto de conocimientos, actitudes, disposiciones y habilidades (cognitivas, socio-afectivas y comunicativas), relacionadas entre sí para facilitar el desempeño flexible y con sentido de una actividad en contextos relativamente nuevos y retadores. Por lo tanto, la competencia implica conocer, ser y saber hacer. Competencias ciudadanas: Son el conjunto de conocimientos, habilidades cognitivas, emocionales y comunicativas que articuladas entre sí, hacen posible que el ciudadano actúe de manera constructiva en la sociedad democrática. Competencias laborales: Son el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que aplicadas o demostradas en situaciones del ámbito productivo, tanto en un empleo como en una unidad para la generación de empleo por cuenta propia, se traducen en resultados

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efectivos que contribuyen al logro de los objetivos de la organización o negocio. las competencias laborales pueden ser generales o específicas. Competencias laborales específicas: Son las que están orientadas a habilitar a un individuo para desarrollar funciones productivas propias de una ocupación o funciones comunes a un conjunto de ocupaciones. en el sector educativo, estas competencias han sido ofrecidas tradicionalmente por las instituciones de educación media técnica. Competencias laborales generales: Son las requeridas para desempeñarse en cualquier entorno social y productivo, sin importar el sector económico, el nivel del cargo o el tipo de actividad, pues tienen el carácter de ser transferibles y genéricas. Además, pueden ser desarrolladas desde la educación básica primaria y secundaria, y por su carácter, pueden coayudar en el proceso de formación de la educación superior y, una vez terminado este ciclo, a una vida profesional exitosa. Comunidad educativa: Es aquella conformada por estudiantes, educadores, padres de familia, egresados, directivos docentes y administradores escolares. Todos ellos, según su competencia, deben participar en el diseño, ejecución y evaluación del proyecto educativo institucional y en la buena marcha del respectivo establecimiento educativo. Control de calidad – Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Currículo: Currículo es el conjunto de criterios, planes de estudio, programas, metodologías, y procesos que contribuyen a la formación integral y a la construcción de la identidad cultural nacional, regional y local, incluyendo también los recursos humanos, académicos y físicos para poner en práctica las políticas y llevar a cabo el proyecto educativo institucional.

D

Deserción escolar: Puede entenderse como el abandono del sistema escolar por parte de los estudiantes, provocado por la combinación de factores que se generan tanto al interior del sistema como en contextos de tipo social, familiar, individual y del entorno. La tasa de deserción intra-anual solo tiene en cuenta a los alumnos que abandonan la escuela durante el año escolar, ésta se complementa con la tasa de deserción interanual que calcula aquellos que desertan al terminar el año escolar. Directivos docentes: Quienes desempeñan las actividades de dirección, planeación, coordinación, administración, orientación y programación en las instituciones educativas se denominan directivos docentes, y son responsables del funcionamiento de la organización escolar.

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Los cargos de directivos docentes estatales serán: director rural de preescolar y básica primaria; rector de institución educativa en educación preescolar y básica completa y/o educación media; y coordinador. El rector y el director rural tienen la responsabilidad de dirigir técnica, pedagógica y administrativamente la labor de un establecimiento educativo. es una función de carácter profesional que, sobre la base de una formación y experiencia específica, se ocupa de lo concerniente a la planeación, dirección, orientación, programación, administración y supervisión de la educación dentro de una institución, de sus relaciones con el entorno y los padres de familia, y que conlleva responsabilidad directa sobre el personal docente, directivo docente a su cargo, administrativo y respecto de los alumnos. El coordinador auxilia y colabora con el rector en las labores propias de su cargo y en las funciones de disciplina de los alumnos o en funciones académicas o curriculares no lectivas (art. 6 decreto 1278 de 2002). Docentes: Las personas que desarrollan labores académicas directa y personalmente con los alumnos de los establecimientos educativos en su proceso enseñanza aprendizaje se denominan docentes. estos también son responsables de las actividades curriculares no lectivas complementarias de la función docente de aula, entendidas como administración del proceso educativo, preparación de su tarea académica, investigación de asuntos pedagógicos, evaluación, calificación, planeación, disciplina y formación de los alumnos, reuniones de profesores, dirección de grupo, actividades formativas, culturales y deportivas, atención a los padres de familia y acudientes, servicio de orientación estudiantil y actividades vinculadas con organismos o instituciones del sector que incidan directa o indirectamente en la educación.(art.5 decreto 1278 de 2002). Documento – Calidad: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. Nota 1 el medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Nota 2 con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". Nota 3 algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

E Educación básica primaria: Corresponde al ciclo de los cinco (5) primeros grados de la educación básica. (Ley 115. art. 21).

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Educación básica secundaría: Corresponde al ciclo de los cuatro (4) grados subsiguientes de la educación básica. (Ley 115. art. 22). Educación inicial: Periodo de inicio de la acción educativa en función de los niños y se refiere a los procesos educativos oportunos y pertinentes que se generan a partir de las necesidades, intereses y características de los mismos, a fin de favorecer aprendizajes significativos que aporten al desarrollo de todas sus capacidades físicas, (biológico) psicológicas (afectivo y cognitivo), y sociales (ambiental). Educación media: Constituye la culminación, consolidación y avance en el logro de los niveles anteriores y comprende dos grados, el décimo y el undécimo. tiene como fin la comprensión de ideas y los valores universales y la preparación para el ingreso del educando a la educación superior y al trabajo. (Ley 115. art. 27). Educación media académica: La educación media académica permitirá al estudiante, según sus intereses y capacidades, profundizar en un campo específico de las ciencias, las artes o las humanidades y acceder a la educación superior. (Ley 115. art. 29). Educación media técnica: La educación media técnica prepara a los estudiantes para el desempeño laboral en uno de los sectores de la producción y de los servicios, y para a continuación en la educación superior. Esta dirigida a la formación calificada en especialidades tales como: agropecuaria, comercio, finanzas, administración, ecología, medio ambiente, industria, informática, minería, salud, recreación, turismo, deporte y las demás que requiera el sector productivo y de servicios. Debe incorporar, en su formación teórica y práctica, lo más avanzado de la ciencia y de la técnica, para que el estudiante esté en capacidad de adaptarse a las nuevas tecnologías y al avance de la ciencia. (Ley 115. art. 32). Educación preescolar: Corresponde a la ofrecida al niño menor de seis (6) años, para su desarrollo integral en los aspectos biológico, cognoscitivo, sicomotriz, socio-afectivo y espiritual, a través de experiencias de socialización pedagógicas y recreativas. (Ley 115. art. 15). Este nivel comprende mínimo un grado obligatorio llamado de transición. Los dos grados anteriores se denominan respectivamente prejardín y jardín. Educación superior: Es un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una manera integral, se realiza con posterioridad a la educación media o secundaria y tiene por objeto el pleno desarrollo de los alumnos y su formación académica o profesional. Efectividad – calidad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

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Nota la medición de la efectividad se denomina en la ley 872 de 2003 como una medición del impacto. Eficacia – Calidad: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Nota la medición de la eficacia se denomina en la ley 872 de 2003 como una medición de resultado. Eficiencia – Calidad: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en procesos – Calidad: Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Escalafón docente: Sistema de clasificación de los docentes y directivos docentes de acuerdo con su formación académica, experiencia, responsabilidad, desempeño y superación de competencias, constituyendo los distintos grados y niveles que pueden ir alcanzando durante su vida laboral y que garantizan la permanencia en la carrera docente con base en la idoneidad demostrada en su labor y permitiendo asignar el correspondiente salario profesional. (artículo 19 del decreto 1278 de 2002). Establecimiento bilingüe: El establecimiento educativo bilingüe es el que está autorizado por la secretaría de educación respectiva, para prestar el servicio público educativo en los términos fijados por la ley general de educación y además de la lengua castellana ofrece a los educandos un segundo idioma en todos los niveles y grados de la educación formal. Estándares educativos: Son criterios claros y públicos que permiten conocer lo que deben aprender los niños, niñas y jóvenes, y establecen el punto de referencia de lo que están en capacidad de saber y saber hacer, en cada una de las áreas y niveles. son guía referencial para que todas las instituciones escolares, urbanas o rurales, privadas o públicas de todo el país, ofrezcan la misma calidad de educación a los estudiantes de Colombia. Evaluación: Pruebas censales aplicadas a los estudiantes, con las cuales se detecta el estado de desarrollo de sus competencias y aprendizajes, y es posible identificar qué son capaces de hacer con lo que saben.

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Flexibilización curricular: Un currículo flexible es aquel que mantiene los mismos objetivos generales para todos los estudiantes, pero da diferentes oportunidades de acceder a ellos: es decir, organiza su enseñanza desde la diversidad social, cultural de

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estilos de aprendizaje de sus alumnos, tratando de dar a todos la oportunidad de aprender. Formación y capacitación docente: La formación, capacitación, actualización y perfeccionamiento de los educadores en servicio debe contribuir de manera sustancial al mejoramiento de la calidad de la educación y a su desarrollo y crecimiento profesional, y estará dirigida especialmente a su profesionalización y especialización para lograr un mejor desempeño, mediante la actualización de conocimientos relacionados con su formación profesional, así como la adquisición de nuevas técnicas y medios que signifiquen un mejor cumplimiento de sus funciones.(art. 38 decreto 1278 de 2002). Función docente: La función docente es aquella de carácter profesional que implica la realización directa de los procesos sistemáticos de enseñanza - aprendizaje, lo cual incluye el diagnóstico, la planificación, la ejecución y la evaluación de los mismos procesos y sus resultados, y de otras actividades educativas dentro del marco del proyecto educativo institucional de los establecimientos educativos. La función docente, además de la asignación académica, comprende también las actividades curriculares no lectivas, el servicio de orientación estudiantil, la atención a la comunidad, en especial de los padres de familia de los educandos; las actividades de actualización y perfeccionamiento pedagógico; las actividades de planeación y evaluación institucional; otras actividades formativas, culturales y deportivas, contempladas en el proyecto educativo institucional; y las actividades de dirección, planeación, coordinación, evaluación, administración y programación relacionadas directamente con el proceso educativo. Las personas que ejercen la función docente se denominan genéricamente educadores, y son docentes y directivos docentes.( art. 4 decreto 1278 de 2002).

G

Grado: El grado corresponde a la ejecución ordenada del plan de estudios durante un año lectivo, con el fin de lograr los objetivos propuestos en dicho plan. Grupo / curso: Grupo es una congregación de estudiantes que reciben enseñanza en una misma aula; pueden pertenecer al mismo o distinto grado y son diferenciables a otros que cursan el mismo grado. indique la cantidad de grupos por grado, en esa jornada, en el año escolar actual. por ejemplo: si el grado primero cuenta con primero a y b, tiene dos grupos. es indispensable reportar un registro por cada grado que imparta la jornada, aunque el número de repitentes sea igual a cero. Indicadores: Son señales que nos permiten confrontar si los procesos que se están adelantando son efectivos y viables.

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Institución educativa: Es un conjunto de personas y bienes promovida por las autoridades públicas o por particulares, cuya finalidad será prestar un año de educación preescolar y nueve grados de educación básica como mínimo y la media

J

Jornada completa: De acuerdo con el decreto 1850 de 2002, art. 1º. la jornada escolar completa o única "es el tiempo diario que dedica el establecimiento educativo a sus estudiantes en la prestación directa del servicio público educativo, de conformidad con las normas vigentes". Por consiguiente, la jornada para los estudiantes de acuerdo con el nivel educativo según el decreto mencionado (art. 2º.) será: • Para el nivel de preescolar será de 20 horas semanales de sesenta minutos como mínimo. • Para el nivel de básica primaria será de 25 horas semanales de sesenta minutos. • Para el nivel de básica secundaria y media será de 30 horas semanales de sesenta minutos. • Debido a que no hay una normatividad especial para el sector privado, estos tiempos se deben aplicar también a este sector, puesto que los estudiantes no deberán estar en inferiores condiciones y deberán cumplir con el número de horas anuales que ordena la ley 115 de 1994.

L Licencia de funcionamiento: La licencia de funcionamiento o el reconocimiento de carácter oficial, es el acto administrativo expedido por la secretaría de educación respectiva a una institución o centro educativo, autorizándole ofrecer el servicio público educativo formal en los niveles, ciclos y grados. Lineamientos curriculares: Son las orientaciones epistemológicas, pedagógicas y curriculares que define el men con el apoyo de la comunidad académica educativa para apoyar el proceso de fundamentación y planeación de las áreas obligatorias y fundamentales definidas por la ley general de educación en su artículo 23. En el proceso de elaboración de los proyectos educativos institucionales y sus correspondientes planes de estudio por ciclos, niveles y áreas, los lineamientos curriculares se constituyen en referentes que apoyan y orientan esta labor conjuntamente con los aportes que han adquirido las instituciones y sus docentes a través de su experiencia, formación e investigación. Lineamientos pedagógicos: Son los que buscan fomentar el estudio de la fundamentación pedagógica de las disciplinas, el intercambio de experiencias en el

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contexto de los proyectos educativos institucionales. los mejores lineamientos pedagógicos serán aquellos que propicien la creatividad, el trabajo solidario en grupos de estudio, el incremento de la autonomía y fomenten en la escuela la investigación, la innovación y la mejor formación de los colombianos. Logros: Son los alcances que se consideran deseables, valiosos y necesarios, fundamentales para la formación integral de los estudiantes.

M

Matrícula: La matrícula es el acto que formaliza la vinculación del educando al servicio educativo. Se realizará por una sola vez, al ingresar el alumno a un establecimiento educativo, pudiéndose establecer renovaciones para cada período académico. Manual de la calidad – Calidad: Documento que describe y especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad. Nota los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular. Mejora continua – Calidad: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Meta: Es el punto a donde se desea llegar a través de planes, proyectos y actividades. Debe ser medible y verificable. Toda meta tiene tres elementos básicos en su expresión: el qué se quiere lograr, en cuánto se quiere mejorar, y para cuándo se espera alcanzar. Modalidad: Experiencias educativas y/o de atención según el contexto en donde viven los niños. Modalidad escolarizada, formal o convencional: Programas que se desarrollan en una institución educativa y están a cargo de docentes y otros profesionales. se desarrolla en una institución especialmente creada para potenciar al máximo la institucionalidad educativa, lo que implica un rol directo y permanente del educador, y la construcción de un currículo específico para esa comunidad educativa. No excluyen la participación de las familias ni de otras instituciones comunitarias, pero si revelan el rol permanente del educador como planificador, aplicador y evaluador de todo el proceso que se lleva a cabo. Modalidad no escolarizada, no formal, no convencional o alternativa: Tienen lugar en contextos alternativos o ambientes comunitarios distintos de las instituciones educativas y son llevados a cabo por agentes comunitarios. Propende por: • Realiza actividades organizadas fuera del ambiente escolar. • Propicia estrategias de organización familiar y comunitaria. • Participan promotores voluntarios.

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• Programas flexibles, integrados, organizados y adecuados a las necesidades. • Cobertura.

N

Niveles: Los niveles son etapas del proceso de formación en la educación formal, con los fines y objetivos definidos por la ley. La educación formal a que se refiere la ley 115 de 1994, se organizará en tres (3) niveles: 1. El preescolar que comprende mínimo un grado obligatorio 2. La educación básica con una duración de nueve (9) grados que se desarrollará en dos ciclos: la educación básica primaria de cinco (5) grados y la educación básica secundaria de cuatro (4) grados. 3. La educación media con una duración de dos (2) grados. Niveles de ejecución: Son los diferentes ámbitos de toma de decisiones y de ejecución que soportan la estructura organizacional de los proyectos transversales: nivel nacional, nivel territorial (departamentos y municipios certificados) y nivel institucional o escolar (instituciones educativas). No conformidad – Calidad: Incumplimiento de un requisito

O Objetivo: Es el punto de referencia hacia donde apuntan las acciones de mejoramiento. Debe corresponderse con la meta general, la necesidad planteada y ser medible. Objetivo de la calidad –calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. Nota 1 los objetivos de la calidad se basan en la política de la calidad definida por la entidad.

P

Pedagogía: Es el saber propio de las maestras y los maestros, ese saber que les permite orientar los procesos de formación de los y las estudiantes. ese saber que se nutre de la historia que nos da a conocer propuestas que los pedagogos han desarrollado a lo largo de los siglos, pero que también se construye diariamente en la relación personal o colegiada sobre lo que acontece diariamente en el trabajo con alumnos, alumnas y colegas, sobre los logros propuestos y obtenidos, sobre las metodologías más apropiadas para conseguir desarrollo humano y la construcción de la nueva Colombia a medida que se desarrollan los proyectos pedagógicos y las demás actividades de la vida escolar. El saber pedagógico se produce permanentemente cuando la comunidad educativa investiga el sentido de lo que hace, las características de aquellos y aquellas a quienes

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enseña, la pertinencia y la trascendencia de lo que enseña. la pedagogía lleva al maestro a percibir los procesos que suceden a su alrededor y a buscar los mejores procedimientos para intervenir critica e innovativamente en ellos. Persona con discapacidad: Persona con deficiencias o alteraciones en las funciones y /o estructuras corporales, limitaciones en las actividades que puede realizar una persona de su edad y contexto, así como restricciones en la participación en los espacios de la vida cotidiana. Las discapacidades se clasifican así: discapacidad auditiva, discapacidad visual, discapacidad motora, discapacidad cognitiva, autismo y discapacidad múltiple. Población con necesidades educativas especiales: Se refiere a la población con discapacidad o limitaciones y con capacidades o talentos excepcionales. Política pública de primera infancia: Acuerdos fundamentales entre la sociedad civil y el estado acerca de los principios, objetivos, metas y estrategias para la educación y protección integral de los niños. Son relevantes aquí los acuerdos, declaraciones o convenciones suscritos por el país de carácter internacional. Los más relevantes son: la cumbre mundial por los derechos de los niños (1991) y ratificados en la sesión especial de mayo de 2002; cumbre Dakar ( ) "educación para todos" ratificados en el acuerdo de kingston y en la cumbre de ministros en santo domingo; conferencia mundial sobre educación para todos (Jomtien, Tailandia, marzo de 1990) y la declaración suscrita afirmó "que el aprendizaje comienza con el nacimiento". Planificación de la calidad – Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. Nota el establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificación de la calidad. Política de la calidad de una entidad – Calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. Primera infancia: Es la primera etapa del ciclo de vida que comprende el desarrollo de niños y niñas desde su gestación hasta los cinco años de vida, etapa crítica para el desarrollo pleno del ser humano en sus aspectos biológico, psicológico y social. Proceso – Calidad: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Nota 1 los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos.

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Nota 2los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. Nota 3 un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". Nota 4 cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Producto y/o servicio – Calidad: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Nota en esta norma, el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) El producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) Cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio. Proceso de matricula: Es el conjunto de actividades y procedimientos que apoyan la política de cobertura organizando y facilitando la continuidad de los estudiantes antiguos y el ingreso de los nuevos en el sistema educativo del país. Procedimiento – Calidad: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Nota es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo

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Quejas: Cuando los reclamos no son atendidos, se acude a ellas para hacer respetar los derechos. Estas deben dirigirse a la entidad correspondiente.

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R

Radio educativa: Es educativa en la medida en que sus contenidos tengan componentes pedagógicos y desarrollen competencias comunicativas. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Nota 1 los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. Nota 2 en general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Repitencia: La repitencia se da cuando el estudiante, que no es promovido al grado siguiente, hace nuevamente el grado que estaba cursando o cuando ha dejado de estudiar durante un tiempo y regresa a la institución educativa con el fin de ponerse al día y repasar áreas que no recuerda u obtuvieron una evaluación muy baja, y voluntariamente decide hacer nuevamente el último grado cursado. Reclamo: Es la manera de exigirle a una entidad que corrija la situación que impide o atropella el ejercicio de los derechos. Riesgo – Calidad: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

S

Satisfacción del cliente – Calidad: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Nota 1 las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente. Nota 2 incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte. Servicios complementarios: Son los que no se constituyen como elementos indispensables de la prestación del servicio educativo, pero se originan como consecuencia del mismo y deben estar establecidos de manera expresa en el manual de convivencia de la respectiva institución. estos cobros incluyen las salidas pedagógicas, las cuales guardan concordancia con el proyecto educativo institucional. Se cobran una vez al año por los siguientes conceptos entre otros: certificados y constancias de estudio, carné estudiantil, agenda y manual de convivencia, material didáctico, mantenimiento de equipos y talleres, seguro estudiantil o de accidente para aquellos estudiantes que no cuenten con el mismo, derechos de grado.

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Servidor público: Es la persona natural que presta un servicio dependiente a los organismos y entidades del estado. Sistema – Calidad: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. Sistema de gestión de la calidad para entidades – Calidad: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

V

Validación – Calidad: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. Nota 1 el término "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente. Nota 2 las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas. Verificación – Calidad: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. Nota 1 el término “verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. Nota 2 la confirmación puede comprender acciones tales como: - La elaboración de cálculos alternativos; - La comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de

un diseño similar probado; - La realización de ensayos / pruebas y demostraciones; y - La revisión de los documentos antes de su emisión.

Z

Zona rural: Si el establecimiento se ubica en la zona rural, como puede ser: "vereda", la cual se asimila con inspección, caserío, corregimiento. Zona urbana: Si la institución o centro educativo se ubica en la zona urbana de acuerdo a los límites determinados por el departamento administrativo de planeación o la entidad responsable en la respectiva secretaría departamental, distrital o municipal.

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1. MARCO NORMATIVO

A continuación se relacionan y presentan las normas y el marco constitucional vigentes relacionadas con los archivos. Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 1989 por la cual se asigna al Archivo General de la Nación la función de fijar políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia. Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

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Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1581 de 2012. Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1712 de 2014. Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 1755 de 2015. Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 2578 de 2012, proferido por el Ministerio de Cultura, “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado" Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación". Acuerdo AGN 048 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". Acuerdo AGN 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "Acceso A Los Documentos De Archivo", Del Reglamento General De Archivos. Acuerdo AGN 002 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

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Acuerdo AGN 042 de 2012. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD. Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Circular Externa No.003 de 2015. Por la cual se dan las directrices para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Resolución 158 de 2011 por la cual se crea el Sistema Interno de Gestión Documental (SIGA) del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP. Resolución 52 de 2013 por la cual se da cumplimiento al Decreto Número 2578 de 2012 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 dicta otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado, reestructurando el Comité de Gestión Documental en el Comité Interno de Archivo del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP.

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2. MARCO INSTITUCIONAL

2.1 Naturaleza El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, fue creado mediante Acuerdo 26 de 1994, expedido por el Concejo de Bogotá (Anexo 1). De conformidad con el artículo 1 y 6 de la norma de creación, el IDEP es un Establecimiento Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, cuya dirección y administración corresponde al Consejo Directivo y al Director Ejecutivo, quien será su representante legal. Igualmente el literal d) del artículo 8 del Acuerdo 26 de 1994 es función del Consejo Directivo determinar la estructura administrativa del Instituto y la planta de personal.

2.2 Reseña Histórica IDEP El Consejo de Bogotá en cabeza de su presidenta Aida Abella aprueba el Acuerdo No. 26 del 10 de diciembre de 1994 “por la cual se crea el Instituto para la Investigación Educativa y Desarrollo Pedagógico”1. Los antecedentes de la creación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, se remiten a la existencia de la antigua Dirección de la Investigación para la Educación Centro Experimental Piloto - DIE - CEP, cuyas funciones enfatizaban en lo investigativo más que en la capacitación, pero que dada su doble vinculación, a lo nacional y a lo Distrital, no permitía un marco de unidad, ni administrativa ni programática, por lo cual se buscó adecuar esa estructura a un establecimiento público del sector descentralizado del Distrito Capital, adscrito a la Secretaria de Educación con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, ampliando así el campo de acción y proyección del trabajo de la DIE - CEP. De acuerdo al artículo 26 de 1995 (art.3) las funciones asignadas al IDEP fueron:

1. Dirigir, coordinar y ejecutar los programas de investigación en educación y pedagogía en las modalidades: básica y aplicada.

2. Difundir los resultados de las investigaciones y proyectos apoyados. 3. Promover, coordinar y ejecutar los programas de evaluación del sistema educativo

y perfeccionamiento profesional de los docentes y directivos docentes a fin de proponer líneas de política para su cualificación.

4. Promover las experiencias de frontera e innovaciones educativas y articularlas con los proyectos institucionales o locales, con los procesos investigativos y de

1 Los antecedentes históricos fueron construidos a partir del documento producto de la investigación realizada por los Profesores Jorge Orlando Castro Villarraga y Alejandro Álvarez Gallego, del 2012

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formación de docentes como alternativas para la transformación educativa y pedagógica.

5. Diseñar, producir, promocionar y evaluar textos, documentos, periódicos, material audiovisual y ayudas educativas didácticas.

6. Proponer a los entes de regulación, secretaría de educación, entre otros, lineamientos de política educativa.

De esta forma, el IDEP inicia actividades en las instalaciones del DIE – CEP a cargo de la Directora Magdalena Morales y mediante la resolución 005 de 1995 se crea la primera estructura orgánica. En diciembre de 1996, se reestructura la composición orgánica del IDEP a partir de un estudio realizado por el Consejo Directivo (creado y determinado por el Decreto 344 de 1995) y con el propósito de responder a la misión institucional y al estatuto Orgánico de la Ciudad.

Fuente: Historia del IDEP. Investigadores Jorge Orlando Castro

Villarraga y Alejandro Álvarez Gallego En este contexto, el IDEP emprendió diversos proyectos encaminados a facilitar la comprensión de la problemática educativa de la ciudad y a aportar alternativas de solución a lo que se conoció en los 90 como la "crisis de la calidad de la educación". Un proyecto fue el diseño y puesta en marcha de una política de formación docente que estableció los PFPD - Programas de Formación Permanente de Docentes- trascendiendo el concepto de capacitación desarrollada a partir de cursos cortos para dar lugar a una estructura formativa anualizada basada en la actualización, la innovación y la investigación.

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El IDEP ha apoyado, fomentado y realizado numerosas investigaciones sobre la educación en Bogotá y ha materializado otras políticas que han orientado su accionar como la consolidación de una comunidad académica facilitando el acercamiento entre la escuela y la universidad. Esto ha conllevado un esfuerzo que va desde la implementación de diversas estrategias asociadas a convocatorias de investigación e innovación en aula hasta la realización de encuentros como las socializaciones, seminarios, ferias pedagógicas y congresos. Otro propósito central en las actividades del Instituto ha sido la configuración del maestro de la educación básica como profesional e intelectual de la pedagogía que compromete varias intenciones. Una de ellas es la de promover la formación docente implícita en el ejercicio investigativo desde principios que conjugan el saber y el saber - hacer y otra; la del mejoramiento de sus prácticas pedagógicas como resultado de una acción reflexionada estimulada por el IDEP desde las convocatorias para investigación en el aula, innovación pedagógica y sistematización de experiencias realizadas por los mismos maestros y maestras. La vinculación de la escuela con los medios de comunicación y las nuevas tecnologías de la información ha permitido producir material educativo audiovisual que aporta elementos para la reflexión sobre valores y convivencia, sobre la identidad del maestro y sobre procesos didácticos propios del aula de clase. Un ejemplo de ello es la serie televisiva Francisco el Matemático, el material didáctico Aula Viva, Aula por dentro y los documentales Vida Maestra, Vida Maestra de Maestro y Banderas en Marte. La revista Educación y Ciudad se concibió desde el principio de una escuela sin fronteras y de una ciudad para aprender de ella, en ella y con ella. El Magazín Aula Urbana, con un tiraje de 30.000 ejemplares por año ha llegado a cada uno de los maestros oficiales de la ciudad por catorce años, socializando el pensamiento de maestros y maestras y de otros intelectuales de la educación a lo que también ha contribuido su programa radial Aula Urbana Dial. Finalmente hoy la página WEB y la Biblioteca Virtual permiten acceder a más de 500 títulos de investigaciones e innovaciones pedagógicas. El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP, fue creado mediante Acuerdo 26 de 1994, expedido por el Concejo de Bogotá. De conformidad con el artículo 1 y 6 de la norma de creación, el IDEP es un establecimiento público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, cuya dirección y administración corresponde al Consejo Directivo y al Director Ejecutivo, quien será su representante legal. Igualmente el literal d) del artículo 8 del Acuerdo 26 de 1994 es función del Consejo Directivo determinar la estructura administrativa del Instituto y la planta de personal. La Resolución 04 de 2007, definió la estructura organizacional del IDEP (Anexo 2).

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2.3 Misión Producir y divulgar conocimiento educativo y pedagógico, mediante la investigación, la innovación, el desarrollo pedagógico y el seguimiento a la política pública educativa para avanzar en el propósito de ciudad de hacer de la educación un derecho de las personas y contribuir en la construcción de saberes. 2.4 Visión En el 2024, el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP, logrará reconocimiento Distrital, Nacional e Internacional y avanzará en el posicionamiento como centro de investigación, en educación y desarrollo pedagógico a partir de la producción y capacidad de transferencia de conocimientos educativo y pedagógico. 2.5 Objetivos Estratégicos Producir conocimientos estratégicos en el campo de la educación para la formulación

y ejecución de la política en Bogotá D.C. Producir conocimiento pedagógico y material educativo para lograr el aprendizaje

pertinente en niños, niñas y jóvenes en las instituciones educativas. Promover la cualificación de docentes, directivos y directivas para mejorar sus

capacidades en el ejercicio de la profesión. Generar y socializar conocimientos sobre la vida escolar y la educación ciudadana, a

partir del reconocimiento de los actores educativos como sujetos del desarrollo humano en sus dimensiones individuales y colectivas y en relación con los contextos en los que interactúan.

Desarrollar acciones que garantice la sostenibilidad y consolidación de una gestión eficaz y transparente.

2.6 Sistema Integrado de Gestión 2.6.1 Política del Sistema Integrado de Gestión El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP dedicado a Producir y divulgar conocimiento educativo y pedagógico, mediante la investigación, la innovación, el desarrollo pedagógico y el seguimiento a la política pública educativa para avanzar en el propósito de ciudad de hacer de la educación un derecho de las personas y contribuir en la construcción de saberes, busca la satisfacción de sus usuarios y partes

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interesadas, cumpliendo los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integrado de Gestión. Por esto se compromete a: Prevenir la contaminación, mitigación y/o compensación de los impactos ambientales. Identificar y prevenir las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y

seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado. Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de

información. Administrar y conservar los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su

gestión y preservar la memoria institucional. Contribuir al mejoramiento continuo, la eficacia, eficiencia, efectividad, de su Sistema

de Gestión de Calidad. Para lograr lo anterior promovemos un ambiente de responsabilidad social a la vez que fortalecemos el desarrollo de nuestro personal, la participación de los usuarios y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para consolidar nuestra cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión. 2.6.2 Política de Calidad “El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, se compromete con el mejoramiento continuo de la calidad de la educación en el Distrito Capital mediante la generación, el fomento y la socialización de conocimiento educativo e innovación pedagógica, trabajando por su apropiación y aplicación por parte de la comunidad educativa de la ciudad y la comunidad en general”. La política ha sido construida de manera colectiva y con la participación de todos los directivos del Instituto y es acorde a los propósitos establecidos en el direccionamiento estratégico de la entidad, el marco legal que la rige y regula la prestación de sus servicios, así como las necesidades y expectativas de sus usuarios. 2.6.3 Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión

Subsistema de Gestión de Calidad Subsistema de Control Interno Subsistema de Salud y Seguridad Ocupacional Subsistema de Gestión Ambiental Subsistema de Seguridad de la Información Subsistema de Responsabilidad Social Subsistema de Gestión Documental

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2.6.4 Mapa de Procesos

Anexo 3: Manual de Procesos y Procedimientos

2.7 Estructura Orgánica De conformidad con el artículo 1 de la Resolución 04 de 2007 (Anexo 2), expedida por el

Consejo Directivo del IDEP, la estructura organizacional del Instituto es la siguiente:

Anexo 4: Manual de Funciones

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3. MARCO REFERENCIAL Y METODOLOGÍA

3.1 Definición de TRD La gestión documental contempla el ciclo vital de los documentos, entendido como el tratamiento secuencial de los documentos desde su producción o recepción hasta el momento en que son conservados o eliminados en el marco de su función. En este marco se cuentan con diferentes herramientas que facilitan y contribuyen a la administración documental de una institución, como es el caso de la Tabla de Retención Documental (TRD), la cual es considerada el instrumento archivístico que cumple la función de dar línea para la organización, clasificación, descripción y valoración de los documentos que gestiona una organización en cumplimiento de su misión.

La Tabla de Retención Documental, es un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular. (AGN, 2014)

El valor normativo bajo el cual se fundamenta la TRD permite resaltar el comportamiento ético en el manejo de la información y los datos de archivo, lo cual resulta esencial para garantizar los derechos fundamentales de la organización y por ende del individuo como parte de ella. Se debe tener en cuenta que esta herramienta archivística “no es un inventario, es una directriz con base en la cual se organizan los archivos en forma permanente, de manera que con periodicidad se debe revisar la funcionalidad de las TRD y en consecuencia, surtir los procesos del caso, abrir las carpetas correspondientes y manejar las series documentales” En el Acuerdo 004 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de Retención documental y las Tablas de Valoración Documental, en su artículo 6° se proporcionan los criterios a tener en cuenta para la elaboración de las Tablas de Retención documental, los cuales son: a) Idoneidad: las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado; b) Análisis contextual: El proceso de evaluación de documentos debe considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro;

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c) Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artículo primero del presente acuerdo, deberán conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Para el IDEP, la TRD es importante porque : 1. Favorece el proceso de racionalización de la producción documental. 2. Provee información clave para el control y acceso a los documentos a través de los

tiempos de retención. 3. Facilita la selección y conservación de los documentos. 4. Controla las transferencias primarias y secundarias de los documentos. 5. Faculta y soporta el manejo integral de los documentos. 6. Permite prestar servicios de documentación de manera eficaz y eficiente. 7. Sirve para la racionalización de los procesos Administrativos. 8. Refleja la estructura y funciones institucionales.

3.2 Antecedentes Históricos de la TRD en el IDEP La Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, precisa la importancia de los documentos desde su creación o recepción hasta definir su conservación permanente o eliminación. Así mismo, establece que las entidades públicas deben organizar sus archivos de manera integral, en concordancia con las Tablas de Retención Documental, TRD, aprobadas por el ente competente. Las TRD constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. (AGN) En este sentido, el IDEP mediante la Resolución 298 de 2000 crea y reglamenta el Comité de Archivo como el órgano interno encargado de definir políticas, programas de trabajo y tomar las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos; donde una de sus funciones principales es “Estudiar y aprobar la Tabla de Retención Documental para el Instituto y mantener sus actualizaciones de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto establezca el Archivo general de la Nación”. En el mes de mayo de 2002 el Instituto inicia el trabajo de elaboración de las TRD, bajo la Ley 594 de 2000 y a los requerimientos instituidos por el Archivo General de la Nación, así como, del Proyecto de Desarrollo e Implementación del Sistema único de Administración de Archivos de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

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En mayo de 2004 se reúne el Comité de Archivo del Instituto para revisar las TRD elaboradas bajo los conceptos técnicos emitidos por los Archivistas del Proyecto “Sistema Único Distrital de Administración de Archivos”. De esta forma el Comité aprueba las TRD, las cuales son enviadas a la Dirección Archivo de Bogotá el día 03 de junio de 2004 para su revisión y aprobación. Mediante el oficio No.2-2004-60881 con fecha 12 de diciembre de 2004, emitido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, el Doctor Germán Rodrigo Mejía Pavony, Director Archivo de Bogotá, da el acuso de recibido de las Tablas de Retención Documental (TRD) con sus respectivos anexos enviadas por el IDEP, en donde manifiesta, que una vez constatados los ajustes efectuados por la entidad con base en el concepto emitido por el Archivo de Bogotá el día 30 de agosto de 2004, se concluye que el Comité de Archivo del IDEP puede proceder a la aprobación y aplicación de las TRD, la aplicación de esta herramienta archivística se programo según Comité de Archivo para inicios de la vigencia 2005. (Anexo 5). En el año 2009 se firma el convenio interadministrativo No 2215100561-2009 suscrito entre el Archivo de Bogotá y el Instituto para la Investigación Educativa y Desarrollo Pedagógico IDEP, con el objeto de Aunar esfuerzos […], para que la Secretaria asesore en la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivo, SIGA, eliminación de los Fondos Documentales Acumulados y transferencia de aquellos fondos documentales que por su valor histórico y cultural, permitan la constitución del patrimonio documental del Distrito Capital. En el año 2010 el Comité de Archivo del IDEP, denota la importancia de actualizar las TRD de acuerdo al enfoque solicitado por la Dirección Archivo de Bogotá, y se comienza a trabajar en su elaboración utilizando como medio de orientación las guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos transversales emitidas por esta misma Dirección y su asesoría técnica. En el mes de diciembre de 2010 mediante comunicación oficial externa del IDEP se hace la entrega oficial de las TRD por procesos a la Dirección Archivo de Bogotá, acatando todas las orientaciones técnicas establecidas, para la realización de este instrumento, como también de las solicitudes de ajustes a esta herramienta y la asistencia a reuniones o mesas de trabajo brindadas por el equipo de profesionales de esta Subdirección. La TRD se aprobó en el 2011 por el Archivo de Bogotá según comunicación 2-2011-23729 del 16 de junio de 2011 (Anexo 6). En el año 2013, el IDEP da comienzo al proceso de actualización de las TRD para proceder a su validación ante el Consejo Distrital de Archivos. En este marco, y gracias a las jornadas de trabajo con los profesionales del Archivo de Bogotá, se presentó en el 2013 la primera versión de la TRD al Consejo Distrital de Archivos, las cuales fueron devueltas para realizar ajustes. Posteriormente el 12 de noviembre de 2014 se entregaron por segunda vez las TRD ajustadas, sin embargo, éstas nuevamente fueron

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devueltas para complementar la información faltante. En este marco y teniendo en cuenta que los procesos y procedimientos del IDEP fueron actualizados, el grupo de Gestión Documental del IDEP en el 2015 da inicio a un proceso de actualización de las TRD conforme al actual Sistema Integrado de Gestión. 3.3 Metodología Utilizada Se aplicó la metodología entregada por el Archivo General de la Nación a través de la Circular 003 del 27 de febrero de 2015, en la cual se identifican siete pasos: Identificación y descripción de series y subseries documentales, Definición de series y subseries, Estructura de las Tablas de Retención Documental, Reporte de las TRD al registro único las series documentales (RUSD), Criterios de valoración, Tiempos de retención y disposición final, y Aprobación y firma de la TRD. Adicionalmente, la metodología también se soporto en el Mini-Manual sobre Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales del Archivo General de la Nación y en las guías facilitadas por el Archivo de Bogotá. Para la definición de cada una de las series, sub-series y tipos documentales que conformaran la Tabla de Retención Documental del IDEP, fue necesario revisar los procesos y procedimientos aprobados del Sistema Integrado de Gestión del IDEP vigentes, el manual de funciones y el organigrama institucional vigente.

3.3.1 Grupo Interdisciplinario de Trabajo El grupo de trabajo para la elaboración de las TRD se conformó buscando estar acorde con lo dispuesto en el acuerdo 004 de 2013, articulo 3 y la Guía para: elaboración, aprobación, aplicación, seguimiento de las Tablas de Retención Documental para las entidades distritales (Capitulo 2).

Nombre Perfil Cargo Carlos Andrés Prieto Olarte Administrador de Empresas Subdirector Administrativo, Financiero y

de Control Disciplinario Irma Carmenza Chamorro T. Abogada Jefe Oficina Asesora Jurídica Luz Mery Portela David Administradora de Empresas Jefe Oficina Asesora de Planeación Diana Karina Ruiz Perilla Jefe Oficina de Control Interno Jorge Orlando Castro Villarraga Historiador del IDEP Asesor de Dirección

Fanny Yanet Cuesta Olivos Profesional en Ciencias de la Información

Profesional Especializado

Cindy Rocío López Villanueva Administradora de Empresas Profesional Sistema Integrado de Gestión

Luis Giovanni Torres Alvarado Estudiante de Sistemas de Información.

Secretario Ejecutivo Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario

Así mismo se contó con la colaboración y apoyo de los profesionales de todas las áreas del IDEP, quienes facilitaron la información e insumos que indicarían o ayudarían a

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identificar la producción de documentos en el Instituto; manuales de funciones de la entidad, organigrama, procesos y procedimientos, mapa de procesos, listado maestro de registro y documentos, entre otros. 3.3.2 Fases para la construcción de la TRD del IDEP FASE I Reconocimiento del Marco Institucional

- Plataforma estratégica del Instituto - Recolección de las disposiciones legales, actos administrativos y

normas del Instituto

FASE II Realización de Reuniones y Jornadas de Trabajo con las Áreas - Definición de las unidades documentales y análisis de la producción y

trámite de los documentos - Identificación de procedimientos de cada área - Análisis de la información recolectada

FASE III Identificación y descripción de series documentales

- Banco de series documentales del Archivo General de la Nación

FASE IV Definición de Series y Subseries Documentales - Diligenciamiento de las fichas de valoración en el formato entregado

por el Archivo de Bogotá

FASE V Construcción de la estructura de la TRD - TRD construida bajo el principio de procedencia orgánico y basada en

procesos. - Formato base del AGN y aprobado por el Sistema Integrado de

Gestión

FASE VI Aprobación y Validación de la TRD - Presentación y aprobación de la TRD al Comité Interno de Archivos - Presentación y convalidación del Consejo Distrital de Archivos

FASE VII Aplicación de la TRD

- Presentación y capacitación a los y las funcionarias del IDEP - Aplicación de la TRD por los y las funcionarias del IDEP

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3.3.3 Información Transversal La estructura orgánica del IDEP según lo establecido en el artículo 1 de la Resolución 04 de 2007 expedida por el Consejo Directivo del IDEP, modificado por el artículo 1 de la Resolución 14 del 2007 de este mismo órgano directivo, presenta seis (6) unidades productoras (Anexo 2). Aunque era claro para el grupo de trabajo del IDEP, que para realizar de manera efectiva la identificación de la producción documental se debía aplicar la encuesta estudio de unidad documental (metodología AGN - Encuesta Estudio de Unidad Documental), esta no se aplicó. El desarrollo de esta actividad se efectuó mediante la revisión de las funciones asignadas a cada oficina productora y inicialmente junto con los jefes de las áreas funcionales y/o transversales del IDEP, se compararon, evaluaron y validaron las funciones asignadas por manuales, actos administrativos, procesos y procedimientos, frente a las guías para la gestión normalizada de los documentos emitidas por la Dirección Archivo de Bogotá, dando correlación de sus competencias en cuanto a: función, proceso, procedimiento, actividades y tipos documentales. Como producto de este ejercicio se empezaron a establecer los Esquemas de Clasificación Documental y a su vez las agrupaciones, series/subseries documentales, que conformarían el banco de series para las unidades documentales transversales del Instituto. 3.3.4 Información Misional Dando continuidad con el trabajo de identificación de la producción documental y levantamiento de información pero ahora en la parte misional, se establece en este proceso a diferencia de lo transversal, implementar nuevas actividades en la metodología para la formulación de la TRD respectiva, entre estas actividades se realizo:

Identificación de las unidades administrativa, sus funciones y procesos asociados Identificación de la producción documental a partir de los procesos de calidad y

revisados en reuniones de trabajo con los productores documentales Levantamiento de Cuadros de Caracterización Documental Análisis y Clasificación de los documentos Cuadro de Clasificación Documental Elaboración de fichas de valoración Elaboración de la propuesta de Tabla de Retención Documental

Guía Estándar – Función – Unidad Administrativa

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Realizada la identificación de las unidades administrativas misionales, sus funciones, sus procesos y procedimientos, revisados el listado maestro de documentos y el control de registros (formatos y documentos desde su producción de documental, desglosando a su vez la cadena de producción documental Institucional: competencia, función, procesos, procedimientos, actividades, tipo documental), resultan un total de doscientos noventa y cinco (295) tipologías documentales, establecidas en el Cuadro de Caracterización Documental o Control de Registros. Dicho formato recopila la información o características esenciales de cada uno de los tipos documentales: origen, tramite del documento, tradición documental, existencia y localización del documento original, localización de las copias, clase de documento (textual, grafico, sonoro etc.,), tipo de soporte, técnica de registro. 3.3.5 Clasificación Documental Una vez realizada la caracterización o identificación documental del IDEP, se procedió a realizar el ejercicio de clasificación documental, esta clasificación fue realizada basada en la estructura orgánica funcional de la entidad y la producción documental de cada oficina, además en esta actividad se empezó a unificar la información recolectada en los dos procesos aplicados para recolección de la información “Transversal y Misional del IDEP”, producto de la aplicación de las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos en el caso de los procesos de apoyo y los Cuadros de Caracterización Documental para las series y subseries Misionales de la entidad. El resultado de la recolección de esta información permite establecer el esquema de clasificación documental, construyendo a su vez las agrupaciones series y subseries documentales para la conformación del banco de series y los Cuadros de Clasificación Documental para el Instituto. En total se establecieron 55 Series documentales y 132 Subseries documentales entre uso común/apoyo y misional, de las cuales, se definieron 14 Series y 25 subseries de carácter misional para la entidad. 3.3.6 Codificación Para la codificación de las unidades productoras de las TRD para el IDEP, se respetaron los niveles jerárquicos de acuerdo con la estructura orgánica funcional. Inicia en el numero 100 y ascienden de diez (10) en diez (10) según el número de oficinas que componen la sección.

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Código Dependencia 100 Dirección General 110 Oficina Asesora Jurídica 120 Oficina Asesora de Planeación 130 Oficina de Control Interno 200 Subdirección General Académica 300 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario

Una vez conformado el banco de series documentales, estas se organizaron alfabéticamente y se utilizo un código numérico ascendente con intervalos de uno (1), en uno (1), entre serie y serie.

Realizados los procesos que muestra la secuencia, se procede a realizar el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) para el IDEP, elaborado mediante el análisis de información y los insumos suministrados en los esquemas de la Clasificación Documental y los Cuadros de Caracterización Documental.

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3.3.7 Valoración de la TRD En este proceso se pudo determinar el tipo de valor documental que posee cada una de las series documentales de acuerdo al tipo de serie documental, en este caso dividido entre las series misionales y transversales generadas por el IDEP. La valoración de las series transversales se estableció con base en la normatividad vigente para el manejo documental y adicional a ello se utilizaron las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos, emitidas por la Alcaldía de Bogotá, Secretaría General, Dirección Archivo, las cuales facilitaron la asignación del tiempo de retención y disposición final de los documentos, a su vez las solicitudes técnicas realizadas en su momento por algunos de los jefes de área sustentadas con base en la normatividad emitida por AGN y los valores primarios y secundarios de cada una de las series.

Fuente: Instructivo de Valoración Documental / Archivo de Bogotá

La valoración documental de las series misionales se llevo a cabo a través de los Cuadros de Caracterización Documental y las fichas de Valoración Documental, (valor histórico, valor científico, valor cultural), desarrollados mediante la directriz y revisión del grupo misional de trabajo compuesto por el Hsitoriador y el Subdirector Académico (Anexo 7. Fichas de Valoración Documental – Series Misionales) Resultado de estas labores se creó la propuesta de TRD, registrando las series, subseries y tipologías, definidas en el CCD, junto con codificación, tiempos de retención, procedimientos, entre otras características. El grupo de trabajo del IDEP, baso su sustento de retención para las diferentes fases de archivo, en los tiempos que plasman las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos, emitidas por la Alcaldía de Bogotá, Secretaría General, Dirección Archivo, a su vez en la normatividad vigente para cada una de series tanto misionales como transversales de la entidad.

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En la casilla de la disposición final y determinado el proceso de valoración primaria y secundaria y tal como también lo muestran las muestran las Guías, el grupo de trabajo de IDEP determino la disposición final de los documentos. 3.3.8 Formato de la Tabla de Retención Documental y su Análisis Las Tablas de Retención Documental, terminados los anteriores procesos fueron presentadas y socializadas ante los diferentes jefes de las área del Instituto y sus respectivos grupos de trabajo, el objetivo de las visitas realizadas a cada una de sus dependencias, se baso esencialmente en mostrar el resultado de todo el ejercicio realizado en conjunto y los resultado del mismo. Formato de Tabla de Retención Documental aprobado y controlado por el Sistema Integrado de Gestión del IDEP.

La elaboración del Formato para las TRD, del IDEP fue adoptado socializado y entregado a los diferentes funcionarios en una de las mesas de trabajo realizadas durante el proceso de elaboración de la herramienta, por intermedio del grupo de profesionales de la Dirección Archivo de Bogotá y presentado también para todas las entidades a través de la “Guía para la Elaboración, Aprobación, Aplicación y Seguimiento de las Tablas de Retención Documental para las Entidades Distritales”. Como lo muestra la imagen anterior el formato está compuesto por diferentes campos o celdas las cuales serán explicadas a continuación:

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Entidad Productora Para la primera celda se encuentra registrada la entidad productora de los documentos – Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, creado mediante Acuerdo 26 de 1994, expedido por el Concejo de Bogotá. De conformidad con el artículo 1 y 6 de la norma de creación. Oficina Productora Para la segunda celda se encuentra registrada la oficina o unidad administrativa que produce los documentos y que a su vez conserva la información tramitada en el ejercicio de sus funciones de conformidad con el artículo 1 de la Resolución 04 de 2007, expedida por el Consejo Directivo del IDEP, modificado por el artículo 1 de la Resolución 14 de este mismo órgano directivo. Numero de Hoja Para la tercera celda que se encuentra registrada dentro del formato de TRD, se ubico el consecutivo de hojas que correspondan a cualquiera de los once casos de propuesta de TRD para el IDEP, realizadas para cada una de sus áreas. Código En la celda número cuatro como lo muestra el formato está dividido en tres subceldas, que se identifican mediante tres (3) siglas que se explicaran a continuación:

D: Dependencia, S: Serie, Sb: Subserie. Series, Subseries y Tipos Documentales En esta quinta celda se encuentra plasmadas tres tipos de información, series, subseries y tipologías documentales asignadas a cada unidad productora de documentos del Instituto, según el Cuadro de Clasificación Documental. Como característica esencial de la información contenida en estas subceldas se encuentra lo siguiente:

Series Documentales: La información contenida es presentada en mayúscula sostenida con negrilla. Subseries Documentales: La información contenida es presentada en mayúscula al iniciar cada palabra con negrilla. Tipologías Documentales: La información contenida es presentada con mayúscula al iniciar cada palabra sin negrilla.

Sistema de Gestión de la Calidad:

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En la celda número seis del formato, se muestra todo lo relacionado con la codificación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad implementado por el IDEP a la fecha de revisión de los procesos y procedimientos.

Proceso: En esta subcelda se consigna, según el subsistema de gestión de calidad, el proceso del cual se genera la serie o subserie documental, aquellas series/subseries documentales que no hacen parte de un proceso específico se asigno la anotación. (N.A.) No Aplica. Procedimiento: En esta subcelda se consigna, según el subsistema de gestión de calidad, el proceso del cual se genera la serie o subserie documental, aquellas series/subseries documentales que no hacen parte de un proceso específico se asignó la anotación. (N.A.) No Aplica.

Retención (en Años). En la celda número siete, se plasma el plazo en años que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión y central, de acuerdo al resultado del proceso de valoración documental y a lo establecido por las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos.

Archivo de Gestión (A.G.): En esta subcelda se evidencian la sigla (AG) la cual muestra a su vez los periodos en años que deben permanecer los documentos en el archivo de gestión. Archivo Central (A.C.): En esta subcelda se evidencian la sigla (A.C.) la cual muestra a su vez los periodos en años que deben permanecer los documentos en el archivo de gestión.

Nota: El cuadro de las nomenclaturas de las celdas de “Retención” se encuentra discriminado para comodidad de los usuarios de la TRD en la celda número diez, tal cual lo muestra la imagen anterior. Soporte Teniendo en cuenta que existen documentos en el IDEP que son creados, guardados y conservados en formato digital (nunca se imprimen), se hace necesario realizar esta aclaración en la TRD. Ejemplo los boletines de prensa, manuales, etc. En este sentido, se crea en la las siguientes opciones para diligenciar este campo.

P: Papel O: Otro Soporte para indicar sí el documento es

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EL: Electrónico DI: Digital BD: Base de Datos

Disposición Final: La celda número ocho hace referencia a la tercera etapa del ciclo de los documentos, resultado del proceso de valoración documental y a lo indicado por las Guías para la Gestión Normalizada de los Documentos y su contenido evidencia el destino final de los mismos, se indica dependiendo la determinación con una “X” mayúscula sostenida y las subceldas están representadas mediante las siguientes siglas:

Eliminación (E) Selección (S) Conservación Total (CT) Medio Tecnológico (MT)

Nota: El cuadro de las nomenclaturas de las celda de “Disposición final” se encuentra discriminado para comodidad de los usuarios de la TRD, en la celda número diez, tal cual lo muestra la imagen anterior. Procedimiento: La celda número nueve a diferencia de las demás contiene el sustento a los diferentes procesos, los cuales serán aplicados a los documentos una vez estos mismos cumplan sus tiempos de retención en cada fase del archivo, de acuerdo a su disposición final. Responsables: La celda número once, muestra los campos para registrar Nombres, Apellidos y firmas de cada uno de los responsables que participaron en el proceso de elaboración de la TRD, dicha firma además de la entrega de la información, estará sustentando de manera efectiva que la información consignada en el formato se reviso y socialización ante los funcionarios competentes del área a que se está entregando la Tabla de retención Documental, además del sustento ante los entes competentes encargados de su revisión, convalidación y aprobación 3.3.9 Aprobación Tabla de Retención Documental Se reúne el Comité Interno del Archivos el día 7 de abril de 2016 a las 3:00pm con el propósito de revisar las nuevas Tablas de Retención Documental del Instituto

TABLA DE RETENCIÓN

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trabajadas durante el año 2015 y 2016. (Anexo 8) Una vez aprobadas se procede a enviarlas el día 8 de abril de 2016 al Consejo Distrital de Archivos para su revisión, concepto técnico y convalidación.

4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE

01 Acciones de Cumplimiento

02 Acciones de Tutela

02 ACCIONES CONSTENCIOSO ADMINISTRATIVAS

03 Actas de la Comisión de Personal 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, Ley 909 de 2004, Decreto 1228 de 2005, Dcto

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD)

SECCIÓN O SUBSECCIÓNSERIE SUBSERIELEGISLACION

ACCIONES CONSTITUCIONALES01Constitución Política de Colombia110 OFICINA ASESORA JURÍDICA

03 Actas de la Comisión de Personal 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Ley 909 de 2004, Decreto 1228 de 2005, Dcto Distrital 515 de 2006

04 Actas de Gestión Oficina Asesora de Planeación 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Resolución 04 de 2007. Resolución 222 de 2015

05 Actas de Reunión de Componente Académico Resolución 04 de 2007. Resolución 222 de 2016

06 Actas del Comité Asesor Académico Resolución 75 de 2010

07 Actas del Comité de Bienestar e IncentivosLey 909 de 2004, Decreto 1227 de 2005. Directiva 001 del 6 de febrero de 2015 Servicio Civil Distrital. Resolución 192 de 2015.

08 Actas del Comité de Brigada de Emergencias Resolución 219 de 2011

09 Actas del Comité de Conciliación Decreto Nacional 1716 de 2009

10 Actas del Comité de Contratación Resolución 99 de 2008

Resolución 652 de 2012 - Mintrabajo

SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

OFICINA ASESORA JURÍDICA

200

110

SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO300

11 Actas del Comité de Convivencia Laboral Resolución 652 de 2012 - MintrabajoResolución 121 de 2012

12 Actas del Comité de Inventarios Resolución 019 de 2016

13 Actas del Comité de Normalización de Cartera Resolución 182 de 2010

14 Actas del Comité de Publicaciones 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

15 Actas del Comité de Seguimiento a la Ejecución presupuestal Resolución 138 de 2010

16 Actas del Comité de Seguimiento Y Control Financiero Resolución 181 de 2010

17 Actas del Comité del Sistema Intergrado de Gestión y de Control Interno 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN NTD 001:2011Resolución 69 de 2011

18 Actas del Comité Directivo 100 DIRECCIÓN GENERAL Resolución 168 de 2009

19 Actas del Comité Directivo de Sistemas, Informática y de Seguridad de la información 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Resolución 159 de 2009

ACTAS03

SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO


300

19 información 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Resolución 159 de 2009

20 Actas del Comité Interno de Gestión Documental y Archivo Decreto 514 de 2006, Decreto 2578 de 2012 Resolución 052 de 2013

21 Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASSTDecreto 1295 de 1994. Decreto 614 de 1984. Resolución 196 de 2013 Mintrabajo. Ley 1562 de 2012

22 Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Resolución DDC 001 de 2010Resolución 157 de 2010

23 Actas del Consejo Directivo Acuerdo 26 de 1994 del Concejo de Bogotá

24 Circulares Acuerdo 26 de 1994 del Concejo de Bogotá

25 Resoluciones de la Dirección General Acuerdo 26 de 1994 del Concejo de Bogotá

26 Resoluciones del Consejo Directivo 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO Acuerdo 26 de 1994 del Concejo de Bogotá


ACTOS ADMINISTRATIVOS04DIRECCIÓN GENERAL

300

100




05 ALTAS DE ALMACÉN Decreto 330 de 2009. Decreto 616 de 2007. Decreto 545 de 2006

06 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Decreto 620 de 1998

27 Auditorias Externas Ley 87 de 1993. Decreto 1599 de 2005. Ley 489 de 1998. 1474 de 2011

28 Auditorias Internas Ley 87 de 1993. Decreto 1599 de 2005. Ley 489 AUDITORIAS07 OFICINA DE CONTROL INTERNO130


28 Auditorias Internas Ley 87 de 1993. Decreto 1599 de 2005. Ley 489 de 1998. 1474 de 2011

08 BAJA DE BIENES

29 Boletines de Almacén Acuerdo 26 de 1994 CBLey 1712 de 2014

30 Boletines Externos Acuerdo 26 de 1994 CBLey 1712 de 2014

31 Boletines de Prensa Acuerdo 26 de 1994 CBLey 1712 de 2014

32 Boletines Internos Acuerdo 26 de 1994 CBLey 1712 de 2014

10 CAJA MENOR 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Decreto 2649 de 1993. Resolución DDC 001 de 2009. Ley 962 de 2005

11 CANJE DE PUBLICACIONES 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Acuerdo 26 de 1994 del Concejo de Bogotá. Divulgar el conocimiento

33 Certificados de Disponibilidad Presupuestal 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Decreto 352 de 2002. Estatuto Tributario Distrital. Ley 819 de 2003. Decreto 545 de 2006

BOLETINES09SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA


200

33 Certificados de Disponibilidad Presupuestal 300 FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO Ley 819 de 2003. Decreto 545 de 2006

34 Certificados de Ingresos y Retenciones

35 Certificados de Registros Presupuestales Decreto 352 de 2002. Estatuto Tributario Distrital. Ley 819 de 2003. Decreto 545 de 2006

13 CIERRE PRESUPUESTAL Decreto 352 de 2002. Estatuto Tributario Distrital. Ley 819 de 2003. Decreto 545 de 2006

36 Comprobantes Contables Decreto 2649 de 1993. Ley 962 de 2005

37 Comprobantes de Egreso Decreto 2649 de 1993. Ley 962 de 2005

38 Conceptos Académicos 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

39 Conceptos Jurídicos 110 OFICINA ASESORA JURÍDICA

40 Conciliaciones Bancarias

12

COMPROBANTES14

CERTIFICADOS

15 CONCEPTOS


41 Conciliaciones Contables

42 Conciliaciones Extrajudiciales 110 OFICINA ASESORA JURÍDICA

43 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas Acuerdo AGN 060 de 2011Decreto 514 de 2006

44 Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas Acuerdo AGN 060 de 2011Decreto 514 de 2006

45 Consecutivo de comunicaciones oficiales internas Acuerdo AGN 060 de 2011Decreto 514 de 2006

18 CONTRATOS Ley 1510 de 2013Ley 1150 de 2007

19 CONVENIOS Ley 1474 de 2011Ley 1150 de 2007

20 COPIAS DE SEGURIDAD - BACK UP 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A. Art. 14 de la Ley 890 de 2004.

OFICINA ASESORA JURÍDICA110

16 CONCILIACIONES

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES17

FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO300




21 CUENTAS BANCARIAS 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

22 DECLARACIONES TRIBUTARIAS Decreto 1421 de 1905. Decreto 807 de 1993.Decreto 352 de 2002

23 EMBARGOS Decreto 1421 de 1905

24 EGRESOS DE ALMACEN Decreto 330 de 2009300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

24 EGRESOS DE ALMACEN Decreto 330 de 2009Decreto 545 de 2006

25 ESTADOS CONTABLES Decreto 545 de 2006Decreto 616 de 2007

46 Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Decreto 2641 de 2012

47 Estrategia de Comunicaciones

27 EVENTOS INSTITUCIONALES

28 GUIA DE CRITERIOS AMBIENTALES PARA LAS COMPRAS Y LA GESTIÓN CONTRACTUAL 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Resolución 242 de 2014 - Secretaria de Ambiente

29 HISTORIALES DE VEHÍCULOS Decreto 130 de 1978

30 HISTORIAS LABORALES Código Sustantivo del Trabajo

31 HOJAS DE VIDA DE EQUIPOS 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Decreto 545 DE 2006

FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

ESTRATEGIAS26


SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA200

31 HOJAS DE VIDA DE EQUIPOS 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Decreto 545 DE 2006

Informes a Entidades de Control y Vigilancia 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO Decreto 342 de 2007Decreto 284 de 2004

Informes a Entidades de Control y Vigilancia 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Decreto 342 de 2007Decreto 284 de 2004

Informes a Otras Entidades 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Ley 1755 de 2015

Informes a Otras Entidades 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO Ley 1755 de 2015

Informes a Otras Entidades 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Ley 1755 de 2015

Informes a Otras Entidades Ley 1755 de 2015

50 Informes del Defensor al Ciudadano Resolución 011 de 2016

51 Informe de Clima Organizacional y Ambiente LaboralINFORMES32

48

49


52 Informe de Atención a Requerimientos de Usuarios Internos en TIC 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

53 Informes de Atención al Ciudadano y Participación Ciudadana 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Ley 1474 de 2011Ley 1712 de 2014

54 Informes de Ejecución Presupuestal 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

55 Informes de Gestión 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Ley 1712 de 2014

56 Informes de Inventarios 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

57 Informe de Revisión por la Dirección General 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

58 Informes de Seguimiento Plan de Mejoramiento (Contraloría Distrital)

59 Informes de Seguimiento Plan de Mejoramiento por Proceso

INFORMES32

130 OFICINA DE CONTROL INTERNO




60 Informes de Seguimiento a la Gestión por Procesos 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO

61 Informes Finales Académicos 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Ley 1712 de 2014Ley 23 de 1982. Ley 44 de 1993

62 Informes Judiciales 110 OFICINA ASESORA JURÍDICA

33 INGRESOS DE TESORERÍA 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA,

INFORMES32

33 INGRESOS DE TESORERÍA 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

63 Cuadros de Caracterización Documental Decreto 1537 de 2001. NTD SIG, Decreto 652 de 2011

64 Listado Maestro de Documentos Decreto 1537 de 2001. NTD SIG, Decreto 652 de 2011

65 Gestión del RiesgoLey 87 de 1993. Decreto 1537 de 2001. Decreto 1599 de 2005. Ley 489 de 1998. Ley 1474 de 2011.

66 Indicadores de Gestión Decreto 1537 de 2001. NTD SIG, Decreto 652 de 2011

67 Subsistema de Gestión Ambiental Decreto 651 de 2011Decreto 652 de 2011 NTD - SIG 001:2011

68 Subsistema de Gestión de Calidad Decreto 651 de 2011Decreto 652 de 2011 NTD - SIG 001:2011

69 Subsistema de Gestión Documental Y Archivo (SIGA) 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Ley 594 de 2000. Decreto 2609 de 2012Resolución 158 de 2011. Decreto 651 de 2011Decreto 651 de 2011

120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

INSTRUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN34

70 Subsistema de Responsabilidad Social Decreto 651 de 2011Decreto 652 de 2011 NTD - SIG 001:2011

71 Subsistema de Salud y Seguridad Ocupacional Decreto 651 de 2011Decreto 652 de 2011 NTD - SIG 001:2011

72 Subsistema de Seguridad de la Información Decreto 651 de 2011Decreto 652 de 2011 NTD - SIG 001:2011

73 Inventario de Eliminación Documental Decreto 514 de 2006

Inventario Documental de la Dependencia Decreto 514 de 2006

Inventario Documental de la Dependencia 100 DIRECCIÓN GENERAL Decreto 514 de 2006

Inventario Documental de la Dependencia 110 OFICINA ASESORA JURÍDICA Decreto 514 de 2006

Inventario Documental de la Dependencia 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Decreto 514 de 2006

Inventario Documental de la Dependencia 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO Decreto 514 de 2006

120

300

INVENTARIOS35

74

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


Inventario Documental de la Dependencia 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO Decreto 514 de 2006

Inventario Documental de la Dependencia 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Decreto 514 de 2006

75 Inventario General de Bienes de Consumo Resolución 001 de 2001 Contaduría General de Bogotá, Artículo 48.

76 Inventario General de Bienes Muebles Resolución 001 de 2001 Contaduría General de Bogotá, Artículo 48.

77 Inventario General de Documentos del Archivo Central Decreto 514 de 2006

36 LIBROS CONTABLES Decreto 2649 de 1993.Ley 962 de 2005

37 LICENCIAS DE SOFTWARE 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Art. 30 de la Ley 734 de 2002. Ley 791 de 2002

78 Manual de Archivo y Correspondencia

79 Manual de ContrataciónMANUALES38 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA,

FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO




80 Manual de Funciones y Competencias Laborales

81 Manual de Inducción y Reinducción

82 Manual de Políticas y Prácticas Contables

83 Manual de Procesos Técnicos 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICAMANUALES38


83 Manual de Procesos Técnicos 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

84 Manual de Servicio al Ciudadano

85 Manual Sistema Propio Evaluación de Desempeño IDEP

86 Manual del Sistema Integrado de Gestión Decreto 1537 de 2001. NTD SIG, Decreto 652 de 2011

39 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE IMPACTO (MEI) 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

87 Reducciones Presupuestales Decreto Distrital 714 de 1996

88 Suspensiones o Aplazamientos Presupuestales Decreto Distrital 714 de 1996

89 Traslados Prespuestales que Afectan los Agregados Decreto Distrital 714 de 1996

90 Traslados Prespuestales que No Afectan los Agregados Decreto Distrital 714 de 1996

MANUALES38



MODIFICACIONES PRESUPUESTALES40

30090 Traslados Prespuestales que No Afectan los Agregados Decreto Distrital 714 de 1996

41 NÓMINA Decreto 1042 de 1978

91 Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST Decreto 1072 de 2015. Resolución 1089 de 2013 - Min. Protección Social y del Trabajo.

92 Plan Anual Institucional de Bienestar e Incentivos Circular No.002 de 2013 DASCD. Decreto 1227 de 2005

93 Plan de Acción

94 Plan de Acción Interno para el Aprovechamiento de los Residuos Sólidos Ley 1252 de 2008Decreto 4147 de 2005

95 Planes Anuales de Adquisición Decreto 1510 de 2013

96 Plan de Contingencia TIC

97 Plan de Mejoramiento Institucional120

42 PLANESOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


98 Plan Estrategico de Desarrollo Institucional - PEDI Ley 152 de 1994

99 Plan Estrategico de Tecnologías de la información y las comunicaciones - PETIC Resolución 305 de 2008

100 Plan Gerencial del SIG

101 Plan Institucional de Capacitación 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO Ley 909 de 2004. Decreto 1227 de 2005

102 Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA Decreto 456 de 2008.Resolución 242 de 2014.

103 Plan Operativo Anual - POA Ley 152 de 1994

43 POLITICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Acuerdo 26 de 1994 Concejo de Bogotá

44 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Constitución Política. Art. 23. Ley 190 de 1995Ley 1755 de 2015

120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN




45 PROCESOS DISCIPLINARIOS 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO Ley 734 de 2002. Ley 1474 de 2011.

104 Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento Decreto 2279 de 1989

105 Procesos Civiles

106 Procesos Laborales OFICINA ASESORA JURÍDICAPROCESOS JUDICIALES46 110106 Procesos Laborales

107 Procesos Ordinarios

108 Procesos Penales

109 Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC 300 SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO

Dcto Distrital 620 de 1998. Acuerdo 24 de 1995 del Concejo de Bogotá. Decreto 714 de 1996.

110 Programa de Formación de Usuarios y/o Usurias 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

111 Fichas de Proyectos de Inversión 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

112 Proyectos Académicos Acuerdo 26 de 1994 Concejo de Bogotá

113 Proyectos de Inversión Resolución 146 de 2010 Secretaria General

114 Entrega de Publicaciones a Autores

47 PROGRAMAS

48

OFICINA ASESORA JURÍDICAPROCESOS JUDICIALES46

PROYECTOS

110

114 Entrega de Publicaciones a Autores

115 Entrega de Publicaciones a Instituciones Académicas

116 Entrega de Publicaciones en Depósito Legal Ley 98 de 1993. Ley 1379 de 2010Decreto 173 de 2004

117 Entrega de Publicaciones en el Centro de Documentación

118 Entrega de Publicaciones en Eventos Académicos

119 Impresión de Publicaciones Institucionales

120 Indexación de publicaciones

121 ISBN e ISSN de Publicaciones Institucionales Ley 98 de 1993Decreto 4141 de 2011

122 Registro control entrega de carnés y tarjeta de proximidad SAFYCD - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO300

SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA200

PUBLICACIONES INSTITUCIONALES49

123 Registro control entrega de llaves de los bienes a funcionarios

Registro de asignación de correspondencia 100 DIRECCIÓN GENERAL Decreto 514 de 2006

Registro de asignación de correspondencia 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA Decreto 514 de 2006

Registro de asignación de correspondencia Decreto 514 de 2006

125 Registro de entrega de correspondencia externa Decreto 514 de 2006

126 Registro de préstamo de documentos del Archivo Central

127 Registro de generación de residuos peligrosos 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015

128 Resgistro de usuarios y usuarias del Centro de Documentación 200 SUBDIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA



REGISTRO Y CONTROL50

124




51 REINTEGROS DE ALMACEN

53 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Ley 594 de 2001. Decreto 2609 de 2012Acuerdo 04 de 2011

54 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD) Ley 594 de 2001. Decreto 2609 de 2012Acuerdo 04 de 2012

129 Transferencias Documentales Primarias Ley 594 de 2001. Decreto 2609 de 2012


129 Transferencias Documentales Primarias Ley 594 de 2001. Decreto 2609 de 2012Acuerdo 04 de 2013

130 Transferencias Documentales Secundarias Ley 594 de 2001. Decreto 2609 de 2012Acuerdo 04 de 2014

55 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL


Página: de 159

64

5. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL IDEP

Código: FT-GD-07-02

Versión: 3TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Dirección General Código Dependencia: 100

Fecha Aprobación:24/01/2016

Página 1 de 2

RETENCIÓN DISPOSICIÓN


SISTEMA DE GESTIÓN DE

D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT100 03 ACTAS

18 N.A. N.A. 2 8 X X X* ActasActas del Comité Directivo Finalizado el tiempo de retención se transfiere la

información a un medio tecnológico, se conserva

RETENCIÓN(EN AÑOS)

DISPOSICIÓN FINALSOPORTE PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

* Actas* Anexos

información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.

100 0424 2 3 X X X

* Circulares

ACTOS ADMINISTRATIVOSCirculares* Solicitudes de Circulares

Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo

PRO-GJ-09-02 Elaboración de

Actos

GESTIÓN JURÍDICA

* Circulares

25 2 18 X X XResoluciones de la Dirección La subserie documental es de carácter GESTIÓN PRO-GJ-09-02

contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.

Actos Administrativos

25 2 18 X X X

* Resoluciones

Resoluciones de la Dirección General

La subserie documental es de carácter dispositivo por lo cual se transfiere la información a un medio técnológico y se establece su conservación total, debido a que es parte del patrimonio histótico, cultural e investigativo del Distrito.

* Solicitudes de Resoluciones

GESTIÓN JURÍDICA

PRO-GJ-09-02 Elaboración de

Actos Administrativos

Nancy Martínez ÁlvarezDIRECTORA GENERAL FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

CONVENCIONES

Carlos Andrés Prieto OlarteSubdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario

DIRECTORA GENERAL

RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FIRMA

FIRMA O: Otro Soporte (EL: Electrónico; DI: Digital; BD: Base de Datos)

MT: Medio Tecnológico P: Papel

CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección

AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central



Versión: 3

OFICINA PRODUCTORA : Dirección General Código Dependencia: 100

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALVersión: 3


Página 2 de 2

SISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN

D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT100 35 INVENTARIOS

74 N.A. 2 0 DI

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOSDOCUMENTALES


RETENCIÓN(EN AÑOS) SOPORTE DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Inventario Documental de la Dependencia

GESTIÓN DOCUMENT

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo Dependencia DOCUMENT

ALtodas las Series y Subseries bajo responsabilidad directae incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependenciapor lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

* Inventario Documental de la Dependencia

100 50 REGISTRO Y CONTROL124 2 0 X XRegistro de asignación de Las planilla de asignación de correspondencia GESTIÓN PRO-GD-07-03 124 2 0 X XRegistro de asignación de

correspondenciaLas planilla de asignación de correspondencia una vez pierde su valor administrativo se procede a su eliminación.

DOCUMENTAL

Recepción y distribución de

correspondencia

Nancy Martínez ÁlvarezCONVENCIONES

DIRECTORA GENERAL FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL FIRMA O: Otro Soporte (EL: Electrónico; DI: Digital; BD: Base de Datos)

DIRECTORA GENERAL FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

Carlos Andrés Prieto OlarteSubdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario



Código Dependencia: 110

D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT110 01

01 2 13 X X* Auto Admisorio de la Demanda* Demanda* Notificación de la Demanda* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes


FINAL



Versión: 3


Página 1 de 14 OFICINA PRODUCTORA : Oficina Asesora Jurídica

PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOSDOCUMENTALES


ACCIONES CONSTITUCIONALESAcciones de Cumplimiento GESTIÓN

JURÍDICAPRO-GJ-09-03

Defensa JudicialLa subserie documental contiene información sobre diferentes demandas ciudadanas, es relevante para la ciudad, por lo cual se establece su conservación total, debido a que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo del Distrito.

* Antecedentes* Audiencia de conciliación* Oficio Allegando las Pruebas* Pruebas* Alegatos de Conclusión* Fallo de Primera Instancia* Notificación* Recurso de Apelación* Fallo de Segunda Instancia* Oficio de Traslado de Fallo* Resolución de Cumplimiento* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento

CONVENCIONES

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA FIRMAIrma Carmenza Chamorro Toquica




Carlos Andrés Prieto Olarte Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

OFICINA PRODUCTORA : Oficina Asesora Jurídica Código Dependencia: 110

D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT110 01 02 2 5 X X

* Auto Admisorio de la Demanda* Tutela* Notificación de la Tutela* Oficio de Traslado* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Contestación de la Tutela* Oficio Allegando las Pruebas

Acciones de Tutela

CÓDIGO


Página 2 de 14

SERIES, SUBSERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

SISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN



Versión: 3

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN JURÍDICA

PRO-GJ-09-03 Defensa Judicial

La subserie documental contiene información sobre diferentes demandas ciudadanas, es relevante para la ciudad, por lo cual se establece su conservación total, debido a que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo del Distrito.

* Pruebas* Fallo de Primera Instancia* Notificación* Recurso de Apelación* Fallo de Segunda Instancia* Oficio de Traslado de Fallo* Resolución de Cumplimiento* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento

Irma Carmenza Chamorro ToquicaCONVENCIONES









2 13 X X* Notificación de la Demanda* Demanda* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Contestación de la Demanda* Pruebas* Alegatos de Conclusión

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN JURÍDICA




ACCIONES CONTENCIOSO ADMINISTRATIVAS La subserie documental contiene información

sobre diferentes demandas ciudadanas, es relevante para la ciudad, por lo cual se establece su conservación total, debido a que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo del Distrito.



Versión: 3


Página 3 de 14

* Alegatos de Conclusión* Fallo de Primera Instancia* Notificación* Recurso de Apelación* Fallo de Segunda Instancia* Resolución de Cumplimiento* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento

110 0309 2 3 X X X

* Acta* Anexos



ACTASActas del Comité de Conciliación GESTIÓN

JURÍDICAPRO-GJ-09-03

Defensa Judicial Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT110 03 10 N.A. 2 3 X X X

* Acta* Anexos

110 15 CONCEPTOS39 Conceptos Jurídicos GESTIÓN PRO-GJ-09-01 2 10 X X X Se conservan por 10 años en el Archivo

Actas del Comité de Contratación GESTIÓN JURÍDICA Finalizado el tiempo de retención se transfiere

la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.





Versión: 3


Página 4 de 14

PROCEDIMIENTO

39 Conceptos Jurídicos PRO-GJ-09-01 2 10 X X X* Solicitud de concepto* Respuesta con el concepto* Formatos de Asesorías Verbales

110 1642 N.A. 2 13 X X X

* Solicitud de Conciliación* Citación del Convocado* Comunicación Remisión a Procurador* Notificación* Poder* Acta Conciliación* Constancia de no Conciliación* Notificación a las Partes

CONCILIACIONESConciliaciones Extrajudiciales GESTIÓN

JURÍDICA

Se conservan por 10 años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona por cada año teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales de la Entidad y el resto de la documentación se elimina.











* Memorando solicitud de contratación 5 15 X X* Solicitud de certificación de existencia de personal disponible o bienes* Certificación de inexistencia o insuficiencia de personal o existencia de bienes* Certificación existencia de bienes* Estudios y documentos previos* Solicitud de cotizaciones* Cotizaciones

CONTRATOSGESTIÓN

CONTRACTUAL

PRO-GC-08-09 Selección por contratación

directa

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SISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN PROCEDIMIENTO



Versión: 3


Esta serie no cuenta con subseries, dado que la Oficina Asesora Jurídica maneja un solo consecutivo de contratos.

Se conservan por quince (15) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona teniendo los proyectos queimpacten la misión y visión de la entidad, los cuales harán parte de la Memoria Institucional

* Consideración jurídica a los estudios previos y de conveniencia PN

PRO-GC-08-18 Selección por Concurso de

Solicitud de Viabilidad de inversión* Viabilidad de inversión* Solicitud de contratación* Certificado de Disponibilidad Presupuestal* Aviso de Convocatoria Pública* Aviso de convocatoria MYPES y MIPYMES* Proyecto de pliego* Formulario de preguntas y respuestas* Manifestación de interés* Evaluación de MYPES y MIPYMES

* Formulario de preguntas y respuestas

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

* Acto administrativo de apertura del procesoPliegos o invitación


JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

cuales harán parte de la Memoria Institucional de la Entidad, el resto de la documentación se elimina.

previos y de conveniencia PN

* Acta de la audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones y revisión de riesgos

Concurso de Méritos

PRO-GC-08-19Selección Abreviada

PRO-GC-08-20Selección por

Mínima Cuantía






D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Acta de cierre* Oficios asignando evaluadores* Evaluación jurídica, técnica y financiera* Observaciones a la evaluación* Respuesta a las observaciones presentadas

* Resolución de adjudicación

* Acta audiencia de subasta (Para Selección Abreviada Subasta inversa)





Versión: 3


Página 6 de 14

PRO-GC-08-01Supervisión e Interventoría

* Certificación de idoneidad, experiencia y capacidad* Oferta de servicios* Hoja de vida de la función pública y soportes

* Antecedentes judiciales Policía Nacional

* Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la Nación

* Antecedentes disciplinarios Personería de Bogotá

* Certificación pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscales


JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA FIRMA

experiencia y capacidad

* Certificado de Existencia y Representación Legal* Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal/contratista

* Antecedentes disciplinarios Procuraduría General de la Nación

* Autorización al representante legal para suscribir contratos








D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* RUT* RIT* Certificación Bancaria

* Balance General* Acto administrativo de Justificación* Minuta del contrato* Certificado de Registro Presupuestal* Memorando solicitud de cesión



Versión: 3




Página 7 de 14

* Formulario único declaración juramentada de Bienes y Rentas

* Memorando delegación supervisión* Acta de inicio* Factura o cuenta de cobro* Informe de actividades* Memorando autorizando el pago* Acta de ejecución* Certificado de supervisión o Interventoría* Concepto del supervisor

* Modificaciones al contrato* Póliza por modificaciones al contrato* Certificación de terminación del contrato* Acta de liquidación


* Registro del contrato en la Oficina de Derechos de Autor

* Certificación de cierre del expediente contractual

* Liquidación salud, pensión y fondo de solidaridad

AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central FIRMAJEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central FIRMA








* Memorando de contratación 5 15 X X* Estudios previos* Solicitud de Viabilidad* Viabiblidad* Solicitud de contratación* Certificado de Disponibilidad Presupuestal* Propuesta* Hoja de vida* Copia de la fotocopia de la cédula

CONVENIOSGESTIÓN

CONTRACTUAL

PRO-GC-08-09 Selección por contratación

directa





Versión: 3


Página 8 de 14

PROCEDIMIENTO

GC-08-01Supervisión eInterventoría

Esta serie no cuenta con subseries, dado que la Oficina Asesora Jurídica maneja un solo consecutivo para los convenios.

Se conservan por quince (15) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona teniendo los proyectos queimpacten la misión y visión de la entidad, los cuales harán parte de la Memoria Institucional * Copia de la fotocopia de la cédula

* Certificación de no Inhabilidad

* Autorización para Celebrar Contratos

* Certificado de Antecedentes Judiciales* Certificación de Aportes Parafiscales* RUT* RIT* Certificación Bancaria* Balance General Persona Jurídica* Declaración de Bienes y Rentas* Acto administrativo de Justificación



* Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría

* Certificado de Existencia y Representación Legal

cuales harán parte de la Memoria Institucional de la Entidad, el resto de la documentación se elimina.

* Certificación Boletín de Responsabilidad Fiscal

* Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Personería







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Convenio* Registro Presupuestal* Delegación de Supervisión* Acta de Inicio* Informes de Avance* Solicitud de Pago* Acta de ejecución* Certificado de supervisión* Concepto del supervisor* Modificaciones





Versión: 3


Página 9 de 14

* Modificaciones * Acta de Liquidación

110 3262 N.A. 2 8 X EL X X

110 3574 N.A. 2 0 DI

La subserie documental permanece en el Archivo Central por ocho (8) años. Se seleccionan los proyectos queimpacten la misión y visión de la entidad, el resto de la documentación se elimina.

Informes Judiciales* Solicitud* Informe



INFORMES


GESTIÓN DOCUMEN

TAL

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.


INVENTARIOS

GESTIÓN CONTRACT

UAL







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT110 38 MANUALES

79 N.A. 2 4 X X X* Manual

110 46104 2 18 X X


Página 10 de 14



PROCESOS JUDICIALES



Versión: 3

Manual de Contratación GESTIÓN CONTRACT

UAL

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cuatro (4) años. Se conserva por su valor histórico que representa para la Entidad y se pasa a un medio tecnológico para su consulta.

Procesos ante el Tribunal de Se conservan por dieciocho (18) años en el PRO-GJ-09-03 GESTIÓN

* Auto Admisorio de la Demanda* Demanda* Notificación de la Demanda* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Oficio Allegando las Pruebas* Pruebas* Alegatos de Conclusión* Fallo de Primera Instancia* Documento de Notificación* Concepto* Recurso de Anulación* Pruebas* Alegatos de Conclusión* Fallo de Segunda Instancia



Procesos ante el Tribunal de Arbitramento Archivo Central y posteriormente se

selecciona teniendo los proyectos queimpacten la misión y visión de la entidad, los cuales harán parte de la Memoria Institucional de la Entidad, el resto de la documentación se elimina.

Defensa JudicialJURÍDICA

FIRMA O: Otro Soporte (EL: Electrónico; DI: Digital; BD: Base de Datos)RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL






D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Resolución de Cumplimiento Fallo* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento

110 46 105 Procesos Civiles 2 18 X X* Auto Admisorio de la Demanda* Demanda* Notificación de la Demanda

Se conservan por dieciocho (18) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona teniendo los proyectos queimpacten la misión y visión de la entidad, los


GESTIÓN JURÍDICA





Versión: 3


Página 11 de 14

* Notificación de la Demanda* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Oficio Allegando las Pruebas* Pruebas* Alegatos de Conclusión* Fallo de Primera Instancia* Documento de Notificación* Concepto* Recurso de Apelación* Pruebas* Fallo de Segunda Instancia* Oficio de Traslado de Falloal Competente* Resolución de Cumplimiento Fallo* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central Irma Carmenza Chamorro Toquica

CONVENCIONES

impacten la misión y visión de la entidad, los cuales harán parte de la Memoria Institucional de la Entidad, el resto de la documentación se elimina.









* Auto Admisorio de la Demanda* Demanda* Notificación de la Demanda* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Oficio Allegando las Pruebas* Pruebas* Alegatos de Conclusión



Versión: 3


Página 12 de 14



Procesos Laborales GESTIÓN JURÍDICA


Se conservan por dieciocho (18) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona teniendo los proyectos queimpacten la misión y visión de la entidad, los cuales harán parte de la Memoria Institucional de la Entidad, el resto de la documentación se elimina.

* Alegatos de Conclusión* Fallo de Primera Instancia* Documento de Notificación* Concepto* Recurso de Apelación* Pruebas* Fallo de Segunda Instancia* Oficio de Traslado de Falloal Competente* Resolución de Cumplimiento Fallo* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento









* Auto Admisono de la Demanda* Demanda* Notificación de la Demanda* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Oficio Allegando las Pruebas* Pruebas* Alegatos de Conclusión

PROCEDIMIENTO



Versión: 3


Página 13 de 14

Procesos Ordinarios GESTIÓN JURÍDICA





* Fallo de Primera Instancia

* Recurso de Apelación* Pruebas* Fallo de Segunda Instancia* Oficio de Traslado de Falloal Competente* Resolución de Cumplimiento Fallo* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento

* Concepto



* Documento de Notificación








* Denuncia* Notificación de la Denuncia* Poder* Solicitud de Antecedentes* Antecedentes* Oficio Allegando las Pruebas* Pruebas* Alegatos de Conclusión* Fallo de Primera Instancia



Versión: 3


Página 14 de 14

PROCEDIMIENTO

Procesos Penales GESTIÓN JURÍDICA





* Documento de Notificación* Concepto* Recurso de Apelación* Pruebas* Fallo de Segunda Instancia* Oficio de Traslado de Falloal Competente* Resolución de Cumplimiento Fallo* Comunicación al Demandante* Comunicación de Cumplimiento










04 N.A. 2 8 X X

* Actas* Anexos

120 03 17 N.A. 2 3 X X X

* Acta* Anexos

120 03 19 N.A. 2 8 X X

* Actas* Anexos

RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL FIRMA

Actas de Gestión Oficina Asesora de Planeación

Finalizado el tiempo de retención se elimina, dado que pierde su valor administrativo y en el informe de gestión reposan las actividades realizadas por la Oficina Asesora de Planeación

Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.

Dirección y Planeación

Actas del Comité del Sistema Intergrado de Gestión y de Control Interno

Mejoramiento Integral y

Continuo

Gestión Tecnológic

a

Actas del Comité Directivo de Sistemas, Informática y de Seguridad de la información

Finalizado el tiempo de retención se elimina, dado que pierde su valor administrativo y en el informe de gestión reposan las actividades realizadas por la Oficina Asesora de Planeación




Versión: 3


Página 1 de 12 OFICINA PRODUCTORA : Oficina Asesora de Planeación




SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Carlos Andrés Prieto OlarteCONVENCIONES



JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN € FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

O: Otro Soporte (EL: Electrónico; DI: Digital; BD: Base de Datos)


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 20 2 18 X X

* Solicitud de Requerimientos* Bitacora de Copias de Respaldo* Discos duros con los back up

120 26 ESTRATEGIAS46 N.A. N.A. 2 10 DI X

120 28 2 3 DI X

* Guía

COPIAS DE SEGURIDAD - BACK UP


a

PRO-GT-12-01 Administración de

servidores

La serie no posee valores para la investigación, ya que contienen información de registro de las copias de seguridad realizadas a los sistemas de información del IDEP y los discos duros son reutilizables. Por lo cual, una vez la documentación pierda sus valores primarios se procede a su eliminación. Regulación Ley 890 de 2004.

Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internas y externas a lo largo del tiempo.

GUIA DE CRITERIOS AMBIENTALES PARA LAS COMPRAS Y LA GESTIÓN CONTRACTUAL


Continuo

PRO-MIC-03-05 Procedimiento

Gestión Ambiental

La subserie documental permanece en el Archivo Central por tres (3) años. Se conserva por su valor histórico que representa para la Entidad.


JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (E) FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central







Versión: 3






SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

* Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT130 31 HOJAS DE VIDA DE EQUIPOS 3 0 X X

* Registros de mantenimiento

120 32 INFORMES49 Informes a Otras Entidades N.A. N.A. 2 4 X EL X

* Solicitudes de informes* Informes

120 32 52 2 4 DI X

* Informe* Soportes


a

PRO-GT-12-05 Mantenimientos

preventivos y correctivos de

tecnología

Se conservan permanentemente en LA Oficina Asesora de Planeación como soporte técnico y trazabilidad del uso del equipo. Una vez el equipo es dado de baja se entrega informe técnido a almacén y los documentos de ésta serie documental pierden su valor administrativo por tanto se procede a eliminación.

* Hojas de vida con el seguimiento a los equipos

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cuatro (4) años. Se conserva por su valor histórico en un medio tecnológico para su consulta.

Informe de Atención a Requerimientos de Usuarios Internos en TIC


a

PRO-GT-12-05 Mantenimientos

preventivos y correctivos de

tecnología

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cuatro (4) años. Se elimina dato que la información es recopilada en el informe de gestión.








CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



SOPORTE


Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 32 55 Informes de Gestión N.A. 2 18 X EL X

* Informes

* Anexos

120 32 57 N.A. 2 8 X EL X

* Informe* Anexos

120 34

63 N.A. 2 3 X EL X X

* Documentos obsoletos

CONVENCIONES

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



SOPORTE


Carlos Andrés Prieto OlarteJEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (E) FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central





Versión: 3



Informe de Revisión por la Dirección General


Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de los procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía.

INSTRUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNCuadros de Caracterización Documental


Cumplido los tres (3) años, posteriormente se pasa e medio tecnológico para consulta y se elimina el formato papel por perder su valor administrativo.

* Hojas de aprobación de los documentos vigentes



La subserie documental permanece en el Archivo Central por dieciocho (18) años. Se conserva por su valor histórico en un medio tecnológico para su consulta.


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 34 64 Listado Maestro de Documentos N.A. 2 3 X EL X X

* Listado Maestro de Documentos

120 34 65 Gestión del Riesgo N.A. 2 8 DI X* Mapa de riesgos* Seguimiento

120 34 66 Indicadores de Gestión N.A. 2 5 DI XDirección y Planeación

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años, posteriormente se elimina. Esta información se incluye en el informe de gestión.









SOPORTE

* Hojas de vida de los incadores de gestión


Cumplido los tres (3) años, posteriormente se pasa e medio tecnológico para consulta y se elimina el formato papel por perder su valor administrativo.


Cumplidos ocho (8) años en el archivo central se elimina posteriormente porque la información pierde Nota: La documentación del SIG se encuentra publicado en la página web. Es de libre acceso y consulta.

OFICINA PRODUCTORA : Oficina Asesora de Planeación

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO


JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (E) FIRMA


Página 5 de 12


Versión: 3



D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 34 67 Subsistema de Gestión Ambiental N.A. 2 8 DI X

*Comunicaciones * Informes

120 34 68 Subsistema de Gestión de Calidad N.A. 2 8 DI X*Comunicaciones * Informes

120 34 70 N.A. 2 8 DI X


Subsistema de Responsabilidad Social


















Versión: 3


Página 6 de 12




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 34 72 N.A. 2 8 DI X


120 35 INVENTARIOS74 N.A. 2 0 DI

120 37 LICENCIAS DE SOFTWARE N.A. 2 3 X EL X* Licencias* Paquetes de software


a

La serie no posee valores para la investigación, debido al rapido cambio de las tecnologías y programas que hacen que éstos no sean reutilizados en el tiempo. Por lo cual, una vez la documentación pierda sus valores primarios se procede a si eliminación. Regulación Ley 890 de 2004.





Subsistema de Seguridad de la Información

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directae incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependenciapor lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.






Versión: 3







CONVENCIONES

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (E) FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central Carlos Andrés Prieto Olarte


GESTIÓN DOCUMEN

TAL



86 N.A. 2 8 DI X

* Manual

120 39 2 8 X EL X

* Manual de la metodología

* Estudios* Informe

120 42 PLANES93 Plan de Acción 2 8 X EL X

* Plan de Acción* Informe de Seguimiento Plan de Acción


PRO-DIP-02-04 Formulación del plan de acción

La subserie documental permanece en el Archivo Central por ocho (8) años. Se conserva por su valor investigativo e histórico en un medio tecnológico para su consulta.


Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina posteriormente porque la información se en conserva en los planes de acción y planes estratégicos de la entidad.Nota: La documentación del SIG se encuentra publicado en la página web con todos sus documentos. Es de libre acceso y consulta.

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE IMPACTO (MEI)


Continuo

PRO-MIC-03-06 Aplicación de la Metodología de Evaluación de

Impacto


Manual del Sistema Integrado de Gestión





Versión: 3






SOPORTE







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 42 94 2 3 DI X

* Plan* Seguimiento* Evidencias

120 42 95 Planes Anuales de Adquisición 2 6 X EL X* Plan de Adquisiciones

120 42 96 Plan de Contingencia TIC N.A. 2 3 DI X* Plan* Seguimiento

Plan de Acción Interno para el Aprovechamiento de los Residuos Sólidos


Continuo


Gestión Ambiental

La subserie documental permanece en el Archivo Central por tres (3) años. Se elimina por perder su valor administrativo y teniendo en cuenta que en el informe de gestión se dejan registrados las acciones realizadas para el aprovechamiento de los residuos sólidos.

* Solicitudes Modificación Plan de Adquisiciones

Gestión Tecnológi

ca

La subserie documental permanece en el Archivo Central por tres (3) años. Se elimina por perder su valor administrativo.

CONVENCIONES

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (E)



Versión: 3








SOPORTE



Carlos Andrés Prieto Olarte





PRO-DIP-02-07 Elaboración,

actualización y seguimiento al

plan de adquisiciones

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de seis (6) años y posteriormente se conserva por su valor histórico.


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 42 97 Plan de Mejoramiento Institucional 2 8 X EL X

* Plan* Seguimiento

120 42 98 2 8 X EL X

* Plan* Seguimiento

120 42 99 2 5 DI X

* Plan* Seguimiento

Gestión Tecnológi

ca

PRO-GT-12-08 Formulación y seguimiento

PETIC

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cinco (5) años. Se conserva por su valor investigativo e histórico en medio tecnológico para su consulta.


Continuo

PRO-MIC-03-03 Planes de

Mejoramiento, Acciones

Correctivas, Preventivas y de

Mejora


CONVENCIONES


Plan Estrategico de Desarrollo Institucional - PEDI


PRO-DIP-02-01 Formulación del Plan Estratégico

de Desarrollo


Plan Estrategico de Tecnologías de la Información y las comunicaciones PETIC











Versión: 3


Fecha Aprobación:25/02/2016TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Carlos Andrés Prieto Olarte


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 42 100 Plan Gerencial del SIG N.A. 2 5 DI X

* Plan* Seguimiento

120 42 102 2 5 DI X

* Actas* Plan* Seguimiento

120 42 103 Plan Operativo Anual - POA 2 3 DI X* Plan* Seguimiento


PRO-DIP-02-05 Formulación del Plan Operativo

Anual

La Subserie se elimina puesto que no ofrece valores para la investigación, ya que esta información reposa en otros medios como en los Informes de Gestión y Actas del Comité de Calidad. Una vez la documentación pierda sus valores primarios se puede proceder a su eliminación.


Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA

La Subserie se elimina puesto que no ofrece valores para la investigación, ya que esta información reposa en otros medios como en los Informes de Gestión y Actas del Comité de Calidad. Una vez la documentación pierda sus valores primarios se puede proceder a su eliminación.












Versión: 3




Continuo


Gestión Ambiental

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cinco (5) años. Se conserva por su valor investigativo e histórico en medio tecnológico para su consulta.




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT120 48 PROYECTOS

111 Fichas de Proyectos de Inversión Dirección y Planeación

PRO-DIP-02-06 Elaboración de

2 3 X EL X* Comunicaciones

* Fichas de los proyectos de inversión

120 48 113 Proyectos de Inversión 2 3 X EL X* Proyectos de Inversión* Ficha EBI

300 50127 N.A. 2 5 X X







Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ochoaños, posteriormente se pasa a medio tecnológicopara la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad.

La subserie documental permanece en el Archivo Central por ocho (8) años. Esta serie se conserva totalmente, por que es testimonio misional del Instituto.

REGISTRO Y CONTROLRegistro de generación de residuos peligrosos

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

Una vez perdido su valor administrativo se procede a su eliminación.

* Formato Registro de Generación de residuos peligrosos



Versión: 3


Página 12 de 12






PRO-DIP-02-02 Identificación y formulación de proyectos de

inversión




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT130 07 AUDITORIAS

27 Auditorias Externas N.A. 2 8 X X* Actas

* Informe de la auditoria

130 07 28 Auditorias Internas 2 8 X X* Programa de Auditoria por Proceso* Acta de Apertura de la Auditoria* Plan de Auditoria por Proceso* Documentos de trabajo* Informe Preliminar

* Informe Final







Versión: 3


Página 1 de 3 OFICINA PRODUCTORA : Oficina de Control Interno

Una vez cumplidos los tiempos de retención de la Subserie se debe realizar la selección del informe final de auditoría externa por vigencia, ya que en este documento se compila la información más relevante del ejercicio de auditoría realizada para el Instituto.

* Comunicación oficial anunciando la visita de auditoria

* Solicitudes de expedientes y/o documentos

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

PRO-ESE-16-01 Auditorias Internas

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

* Comunicación de solicitud de objervaciones o aceptación al informe preliminar

Una vez cumplidos los tiempos de retención de la Subserie se debe realizar la selección del informe final de auditoría interna por vigencia, ya que en este documento se compila la información más relevante del ejercicio realizado por los auditores internos del Instituto.

William Valderrama GutierrezCONVENCIONES

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO (E) FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central






D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT130 32 INFORMES

48 2 8 X X X

* Cronograma anual de informes* Comunicación solicitando informe* Informe * Documentos soportes del informe

130 32 49 Informes a Otras Entidades 2 8 X X* Comunicaciones* Informes* Documentos soportes del informe

130 32 58 2 5 X EL X X

* Informes* Documentos soportes del informe


EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO




SOPORTE



Versión: 3




PRO-ESE-16-03 Informes a entes

de control

N.A. Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se transfiere al Archivo Central para su conservación total y se pasa a metio tecnológico para consulta.

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

N.A. Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se transfiere al Archivo Central para su conservación total y se pasa a metio tecnológico para consulta.






Informes Seguimiento Plan de Mejoramiento (Contraloría Distrital)

Informes a Entidades de Control y Vigilancia

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se transfiere al Archivo Central para su conservación total y se pasa a metio tecnológico para consulta.


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT130 32 59 N.A. 2 5 X EL X


130 32 60 N.A. 2 5 X EL X





Versión: 3




DOCUMENTALES



SOPORTE

Informes de Seguimiento Plan de Mejoramiento por Proceso

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se transfiere al Archivo Central para su conservación por cinco (5) años y posteriormente se elimina por perder su valor administrativo.

Informes de Seguimiento a la Gestión por Procesos

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se transfiere al Archivo Central para su conservación por cinco (5) años y posteriormente se elimina por perder su valor administrativo.



GESTIÓN DOCUMEN

TAL

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.









05 ESTUDIOS 2 8 X X XDISEÑOS

* Actas* Anexos

200 03 06 Actas del Comité Asesor Académico ESTUDIOS 2 8 X X X* Actas DISEÑOS

* Anexos

200 03 14 Actas del Comité de Publicaciones 2 8 X X X* Actas* Anexos



Versión: 3


Página 1 de 10 OFICINA PRODUCTORA : Subdirección General Académica

SUBDIRECTOR ACADÉMICO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central





Paulo Alberto Molina BolívarCONVENCIONES

Actas de Reunión de Componente Académico



ESTRATEGÍAS

PRO-EST-04-01 Planeación de los

Estudios

PRO-DIC-01-09 Gestión de

Publicaciones

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN





PRO-EST-04-01 Planeación de los

EstudiosESTRATE

GÍAS PRO-ETT-06-01 Identificación de las acciones de las Estrategias



D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 09 BOLETINES

30 Boletines Externos 2 3 DI X

200 09 31 Boletines de Prensa 2 3 DI X

200 09 32 Boletines Internos 2 3 DI X



Versión: 3



Paulo Alberto Molina BolívarSUBDIRECTOR ACADÉMICO

* Boletines Externos enviados a los usuarios y usuarias del IDEP

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

PRO-DIC-01-11 Comunicación Institucional

Interna y Externa

La Serie no se destruye porque su contenido se considera de valor histórico, ya que permite la realización de investigaciones y fuente de datos para evidenciar el desarrollo de la ciudad en aspectos sociales, políticos y económicos. (Artículo 19, Ley General de Archivos).

* Boletines enviados a los medios de comunicación del país

La Serie no se destruye porque su contenido se considera de valor histórico, ya que permite la realización de investigaciones y fuente de datos para evidenciar el desarrollo de la ciudad en aspectos sociales, políticos y económicos. (Artículo 19, Ley General de Archivos).


CONVENCIONES


DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Interna y Externa




SOPORTE





DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Interna y Externa


* Boletines enviados a los servidores y servidoras del IDEP


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 11 CANJE DE PUBLICACIONES 2 3 X X

* Cartas acuerdos de canje

200 15 CONCEPTOS38 Conceptos Académicos ESTUDIOS N.A. 2 10 X X X

* Conceptos académicos DISEÑOS

200 26 ESTRATEGIAS47 Estrategia de Comunicaciones 2 10 DI X

* Estrategia de comunicaciones* Informes de la estrategía* Análisis de comunicación interna



Versión: 3




DOCUMENTALES




* Documentos de registro evidencias del cumplimiento de la estrategia

SOPORTE

PRO-DIC-01-10 Canales de

Comunicación y Web


DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

* Comunicaciones de entrega al IDEP de publicaciones

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

PRO-DIC-01-12 Procesamiento

Técnico y Físico de las

Publicaciones del Centro de

Documentación

Se conserva en el Archivo Central por tres (3) años. Una vez pierde su valor administrativo se elimina, teniendo en cuenta que en el informe de gestión se registran los acuerdos de canje logrados en el año.


ESTRATEGÍAS








D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 27 EVENTOS INSTITUCIONALES N.A. 2 8 X X X

* Comunicaciones de invitación* Actas* Material publicitario

200 32 INFORMES49 Informes a otras entidades N.A. N.A. 2 8 X EL X

* Comunicaciones* Informes* Documentos Anexos a los Informes

200 32 53 2 8 DI X

* Tabulación de Encuestas* Informes* Anexos del Informe


DOCUMENTALES



SOPORTE



Versión: 3




Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se transfiere al Archivo Central para su conservación total y se pasa a medio tecnológico para consulta.

Informes de Atención al Ciudadano y Participación Ciudadana

ATENCIÓN AL

USUARIO







PRO-AU-10-01 Identificación de necesidades y expectativas

PRO-AU-10-02 Seguimiento y medición de satisfacción

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

Se digitaliza la totalidad de la serie y se elimina el soporte papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una verificación visual de sus características físicas y de contenido con el fin de establecer si poseen valores secundarios almomento de su eliminación.

* Listas de Asistencia a Eventos Académicos Institucionales


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 32 61 Informes Finales Académicos 2 100 X EL X X

* Fichas de entrega de informes finales

* Informe Final


200 38 MANUALES83 Manual de Procesos Técnicos 2 0 DI X

* Manual de Procesos Técnicos* Guía de Digitalización de Documentos

CONVENCIONES


DOCUMENTALES



SOPORTE



Versión: 3



DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN




Documentación

Se realiza una selección de los informes finales, los cuales se conservan totalmente en el Centro de Documentación para consulta. Los demás documentos se conservan en el Archivo Central por 100 años de acuerdo a la Ley de Derechos de Autor.

* Autorización publicación de los informes finales


GESTIÓN DOCUMEN

TAL




Esta subserie es una herramienta para el ingreso de documentos a la Base de Datos del Centro de Documentación por tanto se conserva dos (2) años en el Archivo de gestión por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN




Documentación





Paulo Alberto Molina Bolívar


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 43 2 10 DI X

200 47 PROGRAMAS110 2 8 X X X

* Programa * Informes de Actividades Realizadas * Listas de Asistencia

200 48 PROYECTOS112 Proyectos Académicos ESTUDIOS N.A. 2 10 DI X

* Proyectos DISEÑOS

* Actas

* Informes

Programa de Formación de Usuarios y/o Usuarias




SOPORTE



Versión: 3



ESTRATEGÍAS








DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

PRO-DIC-01-13 Servicios de

atención al usuario a través del Centro de

Documentación

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y posteriormente se selecciona los programas, los cuales se transfieren al Archivo Central para su conservación por ocho (8) años. Se convervan totalmente los programas y se eliminan las listas de asistencia.

POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones


* Política de Comunicación Institucional



D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 49 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES

114 Entrega de Publicaciones a Autores 2 10 X X* Comunicaciones* Planillas de entrega

200 49 115 2 10 X X

* Comunicaciones enviando la publicación* Acuses de Recibido

200 49 116 2 10 X X

* Certificados de Depósito Legal



Versión: 3




Entrega de Publicaciones en Depósito Legal

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones


* Comunicación de remisión de publicaciones


DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones


* Autorización entrega de publicaciones a terceras personas


SUBDIRECTOR ACADÉMICO




SOPORTE

Entrega de Publicaciones a Instituciones Académicas

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones








200 49 118 2 10 X X

200 49 119 2 10 X X

* Comunicaciones de la Imprenta Distrital


DOCUMENTALES



SOPORTE


Publicaciones


* Planillas de entrega de publicaciones a visitantes

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

Impresión de Publicaciones Institucionales

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN

Entrega de Publicaciones en el Centro de Documentación


Entrega de Publicaciones en Eventos Académicos

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones


* Planillas de entrega de publicaciones a visitantes

* Comunicaciones de entrega de publicaciones



SUBDIRECTOR ACADÉMICO FIRMA


Publicaciones


* Comunicaciones solicitud de impresión con la Imprenta Distrital






Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 49 120 Indexación de Publicaciones 2 10 X X

* Respuesta de comunicaciones* Soportes de indexación

200 49 121 2 3 X X

* Registros de ISBN * Registros de ISSN

200 50 REGISTRO Y CONTROL124 2 0 X X




SOPORTE

* Comunicaciones Biblioteca Nacional de Colombia para ISSN




DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones


* Comunicaciones postulación a índices académicos



Versión: 3

Registro de asignación de correspondencia* Planilla de asignación de correspondencia

Las planilla de asignación de correspondencia una vez pierde su valor administrativo se procede a su eliminación.

PRO-GD-07-03 Recepción y

distribución de correspondencia







GESTIÓN DOCUMEN

TAL

ISBN e ISSN de Publicaciones Institucionales

DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN


Publicaciones

La subserie se conserva en el Archivo Central por cinco (5) años. Una vez pierde su valor administrativo se elimina.* Comunicaciones Cámara Colombiana

del Libro para ISBN


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT200 50 128 2 5 DI X







PRO-DIC-01-13 Servicios de

atención al usuario a través del Centro de

Documentación

Registro de usuarios y usuarias del Centro de Documentación

Esta subserie una vez pierde su valor administrativo se procede a su eliminación, dado que los datos consolidados quedan registrados en el informe de gestión.

* Registro de los visitantes del Centro de documentación






DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN



Versión: 3




23 Actas del Consejo Directivo N.A. N.A. 2 8 X X X* Citación Consejo Directivo* Acta

* Informes* Anexos

300 04 ACTOS ADMINISTRATIVOS26 N.A. N.A. 2 8 X X X

* Resoluciones del Consejo Directivo

300 32 INFORMES49 Informes a otras entidades N.A. N.A. 2 4 X EL X

* Solicitudes de informes* Informes




Versión: 3


Página 1 de 52OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario






SOPORTE


Resoluciones del Consejo Directivo

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario




PROCEDIMIENTODISPOSICIÓN

FINAL


CÓDIGO


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 32 50 Informes del Defensor al Ciudadano N.A. N.A. 2 4 DI X

* Informes semestrales


300 38 MANUALES84 Manual de Servicio al Ciudadano N.A. 2 4 X DI X

* Manual



PROCESO DE

ATENCIÓN AL

CIUDADANO








GESTIÓN DOCUMEN

TAL



Versión: 3




Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central







* Requerimientos* Respuesta a los requerimientos

300 45 2 19 X X* Queja* Informe de Hechos Constitutivos o Faltas Disciplinarias* Acta de Reparto* Auto de Apertura de Investigación* Comunicación Apertura de Indagación Preliminar* Oficio Comunicando Indagación Preliminar* Auto de Indagación Preliminar Implicado* Notificación Personal



Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

ATENCIÓN AL

USUARIO


PRO-AU-10-03 Atención DE

PQRS

Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se selecciona el 10% de las solicitudes del total, teniendo que su temática trate de equidad, educación y pedagogía. Esta documentación hará parte de la memoria institucional de la entidad. La demás documentación se elimina

PROCESOS DISCIPLINARIOS






DOCUMENTALES



SOPORTE

CONTROL INTERNO DISCIPLIN

ARIO

PRO-CID-15-01 Control Interno

Disciplinario Ordinario

Cumplido su período de conservación en el Archivo Central los "Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso de Selección, eligiendo conservar en forma permanente los de interés nacional. Artículo 8 Función 8 del Decreto 2126 de 2012.



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Notificación Edicto* Auto de Indagación Preliminar Averiguación* Auto Inhibitorio * Comunicación Auto Inhibitorio * Comunicación Edicto Auto Inhibitorio * Citación Testigo* Comunicación Decreto Oficioso de Pruebas* Solicitud de Documentos* Acta de Visita Administrativa* Ratificación y Ampliación de la Queja* Testimonio* Auto Decreta Pruebas Indagación/Investig.* Versión Libre* Auto de Archivo* Comunicación Auto Archivo Implicado* Comunicación Auto Archivo Quejoso* Constancia de Ejecutoria* Recurso de Apelación del Quejoso* Auto Concediendo Recurso de Apelación* Auto Rechazando Recurso de Apelación Improcedente* Auto Rechazando Recurso de Apelación Improcedente








DOCUMENTALES



SOPORTE



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Auto Apertura Investigación* Comunicación Apertura Investigación a la Personería* Comunicación Apertura Investigación a la Procuraduría* Comunicación Apertura Investigación al Implicado* Ratificación y Ampliación de la Queja * Citación Quejoso Ratificación y Ampliación* Auto Decreta Pruebas Indaga/Investigaci.* Pliego de Cargos* Comunicación Decreto Oficioso de Pruebas* Auto Prórroga Término Investigación* Comunicación Prórroga Apertura Investiga. Implicado* Citación Quejoso Ratificación y Ampliación* Auto Decreta Pruebas de Indagación o de Investigación* Ratificación y Ampliación de la Queja* Comunicación Decreto Oficioso de Pruebas* Comunicación Pliego de Cargos* Auto Declaratoria Ausencia











SOPORTE



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Auto Nombramiento Defensor* Auto Corriendo Traslado para Alegar de Conclusión* Escrito de Descargos* Auto Decreta Pruebas Descargos* Comunicación Decreto Pruebas Sujeto Procesal* Auto Niega Pruebas* Recurso de Reposición Subsidio Apelación* Auto rechazando Recurso de Reposición Improcedente* Auto Declarando Desierto Recurso* Auto Resolviendo Recurso Reposición* Auto Rechazando Recurso Reposición* Auto Rechazando Recurso de Apelación Improcedente* Comunicación Auto Concede Apelación* Comunicación Auto Niega Apelación* Comunicación Remisión Expediente Segunda Instancia* Comunicación Implicado no Apelante* Auto Declarando Prelucido Recurso Queja











SOPORTE



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Auto Declarando Desierto Recurso Queja* Auto Rechazando el Recurso Queja Extemporáneo* Auto Concediendo Recurso de Queja* Comunicación Remisión Expediente Segunda Instancia* Auto Rechazando el Recurso Queja Extemporáneo* Auto Concediendo Recurso de Queja* Comunicación Remisión Expediente Segunda Instancia* Comunicación Trámite Recurso Queja* Auto Desatando la Apelación* Comunicación Implicado Segunda Instancia* Auto Obedézcase y Cúmplase* Auto Variación Pliego de Cargos* Ratificación y Ampliación de la Queja* Auto Corriendo Traslado para Alegar Conclusión* Escrito Alegatos de Conclusión* Comunicación Traslado Alegatos Conclusión* Fallo Primera Instancia











SOPORTE



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Comunicación Fallo Absolutorio Quejoso* Comunicación Fallo Primera Instancia del Implicado* Notificación a Otros Sujetos Procesales* Auto Concediendo Recurso de Apelación* Auto Declarando Desierto Recurso* Auto Rechazando Recurso de Apelación Extemporáneo* Comunicación Implicado no Apelante* Comunicación Auto Concede Apelación* Comunicación Remisión Expediente* Comunicación Remisión Expediente Segunda Instancia* Comunicación Auto Niega Recurso Apelaci.* Auto Declarando Desierto Recurso Queja* Auto Concediendo Recurso de Queja* Auto Rechazando el Recurso Queja Extemporáneo* Auto Declarando Precluído Recurso Queja* Comunicación Trámite Recurso Queja* Comunicación Remisión Exp. Seg. Instancia* Fallo de Segunda Instancia











SOPORTE



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Comunicación Fallo de Segunda Instancia* Comunicación Fallo Absolutorio Quejoso* Comunicación Registro Sanción Personería* Comunicación Registro Sanción Procuraduría* Constancia de Ejecutoria* Comunicación al Nominador para Ejecución* Comunicación otras Autoridades* Comunicación a Organismos de Control sobre Fallo Absolutorio* Acto Administrativo que Ordena la Ejecución de la Sanción* Comunicación Fallo Absolutorio Quejoso* Auto que Rechaza Revocatoria Directa* Auto que Inhadmite Revocatoria Directa* Auto de Acumulación* Auto de Nulidad* Auto de Remisión por Competencia a otro Operador Interno* Auto de Remisión por Competencia Poder Preferente* Auto de Incorporación











SOPORTE



Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Auto Remisión por Competencia por Operador Interno* Acto Administrativo que Ordena la Ejecución de la Sanción* Solicitud de Revocatoria Directa* Auto que Rechaza Revocatoria Directa* Auto de Remisión por Competencia Poder Preferente* Comunicación Otras Autoridades* Comunicación al Nominador para Ejecución* Comunicación Registro Sanción Procuradur.* Comunicación Registro Sanción Personería* Auto de Acumulación* Comunicación Fallo Absolutorio Quejoso* Constancia de Ejecutoria* Auto de Nulidad











SOPORTE



Versión: 3





22 2 3 X X X

* Actas* Anexos




FINAL



Versión: 3



Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

GESTIÓN FINANCIER

A

Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.

300 10 2 8 DI X* Resolución Caja Menor* Libros Auxiliar de Caja Menor* Reembolso de Caja Menor* Cierre Caja Menor

300 1436 2 8 X X

* Depreciación

* Contabilidad

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD

Comprobantes Contables GESTIÓN FINANCIER

A

Una vez pasado su tiempo de retención, la subserie se elimina, toda vez que estos documentos constituyen el registro desagregado de las operaciones contables que se onsolidan en los libros contables y Balance.

* Provisión Nómina

CAJA MENOR

Oswaldo Gómez LozanoCONVENCIONES

FIRMA

GESTIÓN FINANCIER

A

Esta serie no aporta valores para la investigación, por lo tanto su disposición final después de cumplido su tiempo de retención es la eliminación.

COMPROBANTES









41 2 10 X X* Conciliaciones Bancarias* Conciliaciones por Áreas* Conciliación Cuenta Distrital "CUD"




FINAL

Una vez pasado su tiempo de retención en el Archivo Central por diez (10) años, la subserie pierde su valor primario, por tanto se procede a su eliminación.

CONCILIACIONESConciliaciones Contables GESTIÓN

FINANCIERA

* Informe de conciliación * Documentos soportes de ajustes



Versión: 3



300 22 2 10 X X X* Retención en la Fuente

* Información Exógena* Declaración Anual de Ingresos y Patrimonio* Cambio de responsabilidad tributaria

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDADOswaldo Gómez Lozano

CONVENCIONES


DECLARACIONES TRIBUTARIAS GESTIÓN FINANCIER

A

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a digitalizar y posteriormente se elimina el soportepapel. Estatuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.

* Declaración de Retención de Industria y Comercio* Declaración de Retención de impuesto de estampilla








D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 25 ESTADOS CONTABLES 2 10 X X

* Notas Estados Contables

Una vez cumplidos los periodos de retención, se sugiere hacer una selección de los Estados Básicos e Informes complementarios a 31 de diciembre de cada vigencia, también llamado balance a 31 de diciembre como patrimonio documental del Instituto.

* Balance General a Nivel de Grupo y Cuenta

* Estado de la Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental anual de grupo y de cuenta

* Información sobre saldo de operaciones

GESTIÓN FINANCIER

A



Versión: 3






FINAL PROCEDIMIENTO

* Reporte de saldos y movimientos* Informe de los Estados Contables

300 36 LIBROS CONTABLES 2 10 X X* Libro Auxiliar* Libro Mayor y Balances * Balance de Prueba* Libro Diario

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

* Información sobre saldo de operaciones reciprocas

Oswaldo Gómez LozanoCONVENCIONES

GESTIÓN FINANCIER

A

PRO-GF-14-11 MANEJO DE

CICLO CONTABLE

Una vez pasado su tiempo de retención en el Archivo Central por diez (10) años, la subserie pierde su valor primario, por tanto se procede a su eliminación.









82 2 4 DI X

* Manual

GESTIÓN FINANCIER

A

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cuatro (4) años. Se conserva por su valor histórico que representa para la Entidad, se mantiene en formato digital su consulta.

PRO-GF-14-11 Manejo del ciclo

contable

Manual de Políticas y Prácticas Contables




FINAL



Versión: 3



PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDADOswaldo Gómez Lozano

CONVENCIONES

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD FIRMA









20 2 8 X X X

* Acta* Anexos

300 17

43 2 3 BD X

* Comunicaciones

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALESConsecutivo de comunicaciones oficiales enviadas

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

PRO-GD-07-04 Envío de

correspondencia

Se debe conservar por (2) años en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de2000. Se transferira por tres (5) años al Archivo Central, se conserva en soporte electrónico.


distribución de correspondencia* Consecutivo de comunicaciones

oficiales enviadas



PROFESIONAL ESPECIALIZADO GESTIÓN DOCUMENAL FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central






Versión: 3



PROCEDIMIENTO

Actas del Comité Interno de Gestión Documental y Archivo

GESTIÓN DOCUMEN

TAL


Fanny Yanet Cuesta OlivosCONVENCIONES

PRO-GD-07-01 Formulación y

actualización del Programa de

Gestión Documental

PRO-GD-07-02 Actualización de

las Tablas de Retención

Documental





D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 17 44 2 3 BD X

* Comunicaciones

300 17 45 2 3 BD X

* Comunicaciones

300 34

69 N.A. 2 8 X EL X

*Comunicaciones Archivo de Bogotá* Plan de Conservación Documental




Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas

GESTIÓN DOCUMEN

TAL


distribución de correspondencia* Consecutivo de comunicaciones

oficiales recibidas






* Consecutivo de comunicaciones oficiales internas

Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina posteriormente porque la información se en conserva en los planes de acción y planes estratégicos del Subsistema.

Subsistema de Gestión Documental Y Archivo (SIGA)

INSTRUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

PROCEDIMIENTO

Consecutivo de comunicaciones oficiales internas

GESTIÓN DOCUMEN

TAL









Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Plan Institucional de Archivos* Programa de Gestión Documental* Informes de Gestión Documental

300 3573 1 5 X X X

* Informe de documentos a eliminar

300 35 77 1 10 DI X






PRO-GD-07-06 Consulta y préstamo

documental de los archivos de

gestión o central

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.




Versión: 3


Página 17 de 52

PROCEDIMIENTO

Inventario General de Documentos del Archivo Central

GESTIÓN DOCUMEN

TAL* Inventario General de Documentos del Archivo Central

OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario





INVENTARIOSInventario de Eliminación Documental

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

PG-GD-07-01 Programa de

Gestión Documental

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento anual de la eliminación documental. Se conservaran cinco (5) años en el Archivo Central, se pasará a medio tecnológico para su conservación.

* Acta de aprobación eliminación documental

* Comunicación oficial de eliminación



78 2 4 X DI X

* Manual* Anexos

300 50 REGISTRO Y CONTROL124 2 0 X X

300 50 125 2 0 DI X

Manual de Archivo y Correspondencia

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

MN-GD-07-01 Manual de Archivo y Correspondencia


PROCEDIMIENTO

Registro de entrega de correspondencia externa

GESTIÓN DOCUMEN

TAL



Las planilla de asignación de correspondencia una vez pierde su valor administrativo se procede a su eliminación.* Planilla de entrega de correspondencia

externa



Versión: 3













Registro de asignación de correspondencia



GESTIÓN DOCUMEN

TAL* Planilla de asignación de correspondencia

Las planilla de asignación de correspondencia una vez pierde su valor administrativo se procede a su eliminación.



300 53 2 8 X EL X

* Cuadro de Clasificación Documental* Comunicaciones* Tabla de Retención Documental

300 54 N.A. 2 8 X EL X

* Cuadro de Clasificación Documental* Comunicaciones* Tabla de Valoración Documental

PRO-GD-07-02 Actualización de

las Tablas de Retención

Documental

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Son documentos de conservación total misionales sobre los temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013



Versión: 3








Registro de Préstamo de Documentos del Archivo Central

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

PRO-GD-07-06 Consulta y préstamo

documental de los archivos de

gestión o central

Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

* Planilla de entrega de préstamo y consulta de documentos






GESTIÓN DOCUMEN

TAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

La Serie se considera de valor secundario, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitaliza para consulta (Artículo 19, Ley General de Archivos).


D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 55 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

129 2 8 X X

* Comunicación oficial* Inventario - FUID

300 55 130 N.A. 2 8 X X

* Comunicación oficial* Inventario - FUID

* Fichas de transferencia documental* Acta

Versión: 3








Transferencias Documentales Secundarias

GESTIÓN DOCUMEN

TAL

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de ocho (8) años, posteriormente se elimina, dado que esta información la contiene el inventario documental del Archivo Central.

Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza para la conservacion permanente en ambos soportes porque son el testimonio de la entrega de documentos al Archivo Distrital.

PRO-GD-07-05 Transferencias

documentales al archivo central

Transferencias Documentales Primarias

GESTIÓN DOCUMEN

TAL









D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 03 15 2 3 X X X

* Acta* Anexos



Versión: 3



GESTIÓN FINANCIER

A




FINAL

Actas del Comité de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal


PRO-GF-14-01 Ejecución

Presupuestal

300 06 ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO N.A. 2 3 X X

* Lineamiento de Política Presupuestal Emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá

* Circular Programación Presupuestal* Memorando Informando a las Áreas * Oficio Remisorio del Formulario de Planta de Personal con Costos

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central Paulo Alcides Leguizamon Vargas

CONVENCIONES

GESTIÓN FINANCIER

A


* Acta Reunión Presentando Lineamientos para la Programación Presupuestal

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central






D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT

* Memorandos Enviando la Proyección de los Ingresos y/o Gastos por Centro de Costos* Cuadro Preliminar del Anteproyecto Ingresos y/o Gastos.* Programación Ingresos Propios (Establecimiento Públicos, Empresas Comerciales o Industriales)



Versión: 3






FINAL

Comerciales o Industriales)

* Correo electrónico Remisorio Programación y Justificación de Ingresos* Formulario Relación de Pasivos Exigibles Funcionamiento* Fuente de Financiación de Pasivos Exigibles* Oficio Remisorio de los Pasivos Exigibles* Plan Financiero* Plan Financiero Plurianual

* Oficio Remisorio del Plan Financiero y/o Plan Financiero Plurianual

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO

* Informe Justificación de Ingresos Proyectados

* Variables o Supuestos Utilizados y Cambios en las Tendencias

Paulo Alcides Leguizamon VargasCONVENCIONES

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central







* Comunicación Remisoria del Formulario de Planta de Personal con Costos.* Oficio Asignando la Cuota Global de Gastos* Anteproyecto de Presupuesto* Proyecto de Presupuesto* Acuerdo de Expedición del Presupuesto* Acuerdo Junta Directiva dando Concepto



Versión: 3






FINAL

* Acuerdo Junta Directiva dando Concepto* Resolución del Proyecto de Presupuesto

300 12 CERTIFICADOS33 2 8 X X

* Solicitud de contratación o adición* Solicitud de dispopibilidad presupuestal* Certificado de Disponibilidad Presupuestal

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTOPaulo Alcides Leguizamon Vargas

CONVENCIONES

FIRMA

GESTIÓN FINANCIER

A

* Solicitud de Anulación de Certificado de Disponibilidad Presupuestal* Acta de Anulación de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Certificados de Disponibilidad Presupuestal



Presupuestal








300 12 35 2 8 X X

* Copia del acto administrativo



Versión: 3






FINAL

Certificados de Registros Presupuestales

GESTIÓN FINANCIER

A


* Certificado de Registro Presupuestal


Presupuestal

300 13 2 10 X X X

* Registro en el Aplicativo PREDIS

* Actas de Fenecimiento* Saldos de Registros Presupuestales* Informe de Reservas Presupuestales* Acta de liquidación de Reservas* Informe del Estado de la Tesorería* Actas de Liquidaciones de Contratos


CONVENCIONES

FIRMA

CIERRE PRESUPUESTAL GESTIÓN FINANCIER

A* Circular Cierre Presupuestal

* Informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

La serie permite realizar estudios económicos sobre inversión y gastos dentro de la administración distrital. Una vez la documentación pierda sus valores primarios, se procede a su conservación en medio tecnológico y a su posterior eliminación en formato papel.

PRO-GF-14-03 Cierre

presupuestal








54 Informes de Ejecución Presupuestal 2 10 DI X* Informe de Ejecución Activa (Ingresos)* Informe Ejecución Pasiva (Gastos)* Informe de Gestión a SHD



Versión: 3



PROCEDIMIENTO

INFORMESLa subserie permite realizar estudios económicos sobre inversión y gastos dentro de la administración distrital. Una vez la documentación pierda sus valores primarios, se procede a su conservación y consulta.




FINAL

* Informe de Reservas Presupuestales de Gastos* Informe de Reservas Presupuestales de

GESTIÓN FINANCIER

A


Presupuestal

300 40 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES87 Reducciones Presupuestales 2 10 X X

* Oficio Emitido Secretaria Distrital de Hacienda Informando Reducción del Presupuesto Dentro de la Entidad* Secretaria Distrital de Hacienda Decreto de Reducción Presupuestal* Certificados Disponibilidad Presupuestal de Rubros a lo Cuales se Reduce Presupuesto* Resolución Reducción Presupuestal Emitida por la Entidad.


CONVENCIONES

FIRMA

* Informe de Reservas Presupuestales de Ingresos

GESTIÓN FINANCIER

A

La subserie Reducciones Presupuestales se debe eliminar pues la misma no ofrece valores para la investigación, en primer lugar porque los actos administrativos que resultan de este procedimiento (resoluciones, actas) son copia y los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos en el Instituto.

PRO-GF-14-02 Modificación presupuestal







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Justificación Legal, Económica y Financiera de Reducción Presupuestal Solicitada

* Memorando Reducción Presupuestal* Acto Administrati. Reducción Presupuestal que Afecte Agregados.

* Comunicación Oficial Remisoria de Secret. de Hacienda, Acto Administrativo de Reducción Presupuestal



Versión: 3






FINAL

Reducción Presupuestal

* Decreto Modificación Presupuestal * Exposición de Motivos* Acuerdo de Modificación Presupuestal* Decreto de Liquidación (Alcalde Mayor)* Resolución Reducción Presupuestal Entidad* Extracto Acta de la Junta Directiva Aprobando la Reducción Presupuestal

* Comunicación Oficial Solicitando a Secre. de Hacienda, Secretaria de Planeación la

Aprobación de la Reducción Presupuestal* Resolución CONFIS Aprobando la Reducción Presupuestal* Comunicación Oficial Emitida por CONFIS Remitiendo la Resolución de Aprobación de la Reducción Presupuestal


CONVENCIONES

FIRMAPROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central







* Memorando Solicitando Suspensión/Aplaza

miento Presupuestal no Afecte Agregados* Acto Administrativo Suspensión, Aplazamiento Presupuestal* Comunicación Oficial Solicitando Concepto

de Suspensión o Aplazamiento Presupues.



Versión: 3



Suspensiones o Aplazamientos Presupuestales

GESTIÓN FINANCIER

A

La subserie Reducciones Presupuestales se debe eliminar pues la misma no ofrece valores para la investigación, en primer lugar porque los actos administrativos que resultan de este procedimiento (resoluciones, actas) son copia y los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos en el Instituto.




FINAL PROCEDIMIENTO


de Suspensión o Aplazamiento Presupues.* Concepto Sobre Aplazamiento/Reducción

Presupuestal por parte de la Secretaria de Hacienda Distrital.* Resolución de Suspensión o Aplazamiento

Presupuestal Emitida por la Entidad.

300 40 89 2 10 X X

* Solicitud Traslados Presupuestales

* Justificación Legal, Economica, Financiera Traslado Presupuestal Interno


Internos


FIRMA

Traslados Prespuestales que Afectan los Agregados

GESTIÓN FINANCIER

A

La subserie se elimina dado que no ofrece valores para la investigación. Son actos administrativos que resultan de este procedimiento y son copia, los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos en el Instituto.









D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Informe de Justificación Legal, Economica, Financiera de Traslado Presupuestal * Solicitud Concepto Sobre Modificaciones Presupuestales de Inversiones que Afectan* Comunicación Oficial Remisoria a la Secretaria Distrital de Planeación de Solicitud Concepto Sobre la Modificación* Concepto Vialbilidad Efectuar el Traslado




FINAL PROCEDIMIENTO



Versión: 3



* Concepto Vialbilidad Efectuar el Traslado* Oficio Remisorio Acto Administrativo Traslalado Presupuestal Secretaría Hacien.* Justificación Legal, Económica y Financiera* Acto Administrativo de Aprobación Traslado Traslado Presupuestal

300 40 90 2 10 X X

* Solicitud de Traslado Presupuestal* Justificación Legal, Económica y Financiera Traslado Presupuestal


Traslados Prespuestales que No Afectan los Agregados

GESTIÓN FINANCIER

A

La subserie se elimina dado que no ofrece valores para la investigación. Son actos administrativos que resultan de este procedimiento y son copia, los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos en el Instituto.* Proyecto de Resolución Traslado

Presupuestal que no afecta los agregados


FIRMA









D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Concepto Sobre Traslado Presupuestal

Interno Emitido por Secret. de Hacienda* Estudio de Necesidades* Comunicación Oficial Remisoria a Secretar.

Distrital de Planeación de la Solicitud de Concepto sobre la Modificación* Concepto Sobre Vialbilidad Efectura Tras- lado Presupuestal Interno por Inversión




FINAL PROCEDIMIENTO



Versión: 3



lado Presupuestal Interno por Inversión

* Resolución Traslado Presupuestal Interno

que no Afecta los Agregados

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO FIRMA

* Cuadro comparativo del presupuesto

* Relación de Pagos de Vacaciones en dinero









12 Actas del Comité de Inventarios 2 3 X X X* Acta* Anexos


CÓDIGO


Versión: 3



PROCEDIMIENTO

ACTASN.A. Finalizado el tiempo de retención se transfiere

la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.




FINAL

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

300 05 ALTAS DE ALMACÉN 2 5 X X* Solicitud Ingreso de Bienes a Almacén

300 08 BAJA DE BIENES* Concepto Técnico de los Bienes 2 3 X X* Relación Tipificada Bienes a Dar Baja* Denuncio del hurto del bien* Documento de baja del bien por hurto* Autorización baja del bien (acta)* Resolución de Baja

PROFESIONAL DE SERVICIOS GENERALES FIRMALilia Amparo Correa Moreno

CONVENCIONES

La subserie se debe conservar 2 años en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central, cumplidos estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.

La serie documental permanece en el Archivo Central por ocho (3) años. Una vez la documentación pierde sus valores primarios y secundarios, se procede a su eliminación.

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

* Anexos- Documentos que Soportan Ingreso

PRO-GRF-11-02 Ingresos

PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas

de bienes

PROFESIONAL DE SERVICIOS GENERALES FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central






D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 09 BOLETINES

29 Boletines de Almacén 2 5 DI X* Boletínes

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

PROCEDIMIENTO





FINAL



Versión: 3


Página 31 de 52


de bienes

La subserie documental permanece en el Archivo Central por cinco (5) años. Una vez la documentación pierde sus valores primarios y secundarios, se procede a su eliminación.

300 24 2 3 X X* Solicitud de Préstamo Bienes

* Oficio de Respuesta a Solicitud

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS


* Solicitud Traslado o Salida Bienes Almacén a Servicio

Lilia Amparo Correa MorenoCONVENCIONES

* Memorando Informando Traslado de Bienes

* Solicitud pedido que justifica salida del elemento de consumo a servicio

* Comprobante de Traslado o Salida Bienes de Almacén al Servicio


de bienes

EGRESOS DE ALMACÉN La Subserie no aporta posibilidades para la investigación, y se encuentra contenida en otras fuentes documentales de la entidad como inventarios, por lo cual, una vez la documentación pierda todos sus valores se puede proceder a su eliminación.








* Tarjeta de Propiedad* Pólizas de Seguro

* Ingreso a Inventarios

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS




FINAL



Versión: 3


Página 32 de 52

PROCEDIMIENTO

Una vez el Vehículo deje de hacer parte de una administración, bien sea por baja o enajenación del mismo, la Serie se debe conservar 2 años en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Central, cumplidos estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.

* Documentos de Adquisición* Certificado de Matricula

* Impuesto Vehículos (Derechos de semaforización)

PRO-GRF-11-04 Mantenimientos

correctivos y preventivos

HISTORIALES DE VEHÍCULOS


* Ingreso a Inventarios* Informes de accidentes * Documentos Judiciales* Reporte de Mantenimiento

300 32 INFORMES56 Informes de Inventarios 2 8 X X X

* Plan de Inventarios

* Anexos

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS




* Informe final de la toma física de inventarios en Bodega y Bienes Devolutivos en Servicio

PRO-GRF-11-03 Inventario







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 35 INVENTARIOS

75 2 8 X X

* Inventario General de Activos Fijos* Inventario Anual por Funcionario

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

DISPOSICIÓN FINAL



Versión: 3





PROCEDIMIENTO

Inventario General de Bienes de Consumo



RETENCIÓN(EN AÑOS) SOPORTE

300 35 76 2 8 X X

* Inventario General de Activos Fijos* Inventario Anual por Funcionario

300 50 REGISTRO Y CONTROL122 N.A. 2 0 X X

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

* Devolución de carnés y/o tarjetas de proximidad

Inventario General de Bienes Muebles

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS



PROFESIONAL DE SERVICIOS GENERALES

Registro y Control entrega de carnés y tarjeta de proximidad* Planilla de entrega de carnés y/o tarjetas de proximidad



La subserie es un registro de control de entrega de carnés y de tarjetas de proximidad. Una vez perdido su valor administrativo se procede a su eliminación.

PROFESIONAL DE SERVICIOS GENERALES







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 50 123 N.A. 2 0 X X

300 51 2 3 X X

Control entrega de llaves de los bienes a funcionarios

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

La subserie es un registro de control de entrega de carnés y de tarjetas de proximidad. Una vez perdido su valor administrativo se procede a su eliminación.

* Memorando entrega de llaves

La serie se debe conservar dos (2) años en el REINTEGROS DE ALMACÉN


Versión: 3






FINAL


300 51 2 3 X X* Solicitud Reintegro de Bienes * Comprobante de Reintegro Bienes al Almacén

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS



PRO-GRF-11-02 Ingresos

La serie se debe conservar dos (2) años en el Archivo de Gestión y tres (3) en el Archivo Central, cumplidos estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.

REINTEGROS DE ALMACÉN








03 PRO-GTH-13-06 2 3 X X X* Acta PRO-GTH-13-09

* Informes a la Comisión de Personal PRO-GTH-13-16* Anexos



Versión: 3



PROCEDIMIENTO


Actas de la Comisión de Personal GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO




FINAL

300 03 07 2 3 X X X

* Acta* Anexos

PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANONelba Faride Beltrán Beltrán

CONVENCIONES


Actas del Comité de Bienestar e Incentivos

PRO-GTH-13-09 Gestión de

Bienestar Laboral e Incentivos


GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO








08 N.A. 2 3 X X X

* Acta* Anexos

ACTASActas del Comité de Brigada de Emergencias

N.A. Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información a un medio tecnológico, se conserva en forma permanente el soporte papel, por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.




FINAL PROCEDIMIENTO



Versión: 3



CÓDIGO

300 03 11 2 3 X X X

* Acta

* Anexos


CONVENCIONES


GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO


Actas del Comité de Convivencia Laboral

* Informes al Comité de Convivencia Laboral

N.A.









* Acta* Informe del Comité* Anexos

Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO


PRO-GTH-13-18 Identificación de

peligros y valoración de

riesgos en Seguridad y Salud

en el Trabajo




FINAL



Versión: 3



300 30 2 78 X X X* Resolución de Nombramiento en Periodo de Prueba o Ascenso* Anexos Resolución de Nombramiento* Hoja de Vida* Certificados de Experiencia Laboral* Comunicación Oficial Notificando el Nombramiento* Resolución de Nombramiento Ordinario* Comunicación Oficial Autorizando Nombramientos Provisionales* Resolución Nombramiento por Encargo


CONVENCIONES


HISTORIAS LABORALES GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de setenta y ocho (78) años, para un tiempo total de ochenta (80) años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido dicho tiempo en el Archivo central.

PRO-GTH-13-08 Vinculación de

Servidores









* Resolución de Nombramiento Provisional* Comunicación Oficial Solicitando Prórroga del Término de Duración del Nombramiento Provisional* Justificación de la Necesidad de Servicio sobre Creación empleo Temporal o Supernumerario

PRO-GTH-13-11 Desvinculación de

Servidores



Versión: 3


Página 38 de 52

PROCEDIMIENTO





FINAL

Supernumerario

* Resolución de Nombramiento a Término Fijo* Comunicación Oficial de Notificación de la Resolución de Nombramiento

* Formato Único de Hoja de Vida* Certificados de Formación Académica* Certificados de Experiencia Laboral* Declaración Juramentada de Bienes Raíces* Fotocopia del Documento de Identidad* Fotocopia de la Libreta Militar (para hombres)

* Fotocopia de la Libreta Militar (para hombres)


* Concepto sobre la Creación Empleo Temporal

PRO-GTH-13-16 Evaluación del

Desempeño

* Comunicación Oficial Aceptación Nombramiento

AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central Nelba Faride Beltrán Beltrán

CONVENCIONES

FIRMAPROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central






FIRMA



* Fotocopia del Pasado Judicial* Certificado Antecedentes Disciplinarios de la Personería de Bogotá* Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la Nación* Fotocopia de la Tarjeta Profesional * Registro civil






RETENCIÓN(EN AÑOS) SOPORTE PROCEDIMIENTO

Versión: 3


Página 39 de 52

DISPOSICIÓN FINAL

* Registro civil* Certificación Médica* Acta de Posesión* Comunicación Solicitando Reconocimiento y Ajuste de la Prima Técnica* Registro de Afiliación a Salud* Registro de Afiliación a Fondo de Cesantías* Registro de Afiliación a Fondo de Pensiones* Registro de Afiliación a ARP* Registro de Afiliación Caja de Compensación* Registro civil de Nacimiento de Hijos* Registro de Matrimonio* Declaración Extrajuicio de Convivencia* Evaluación del Desempeño Laboral* Resolución de Retiro del Funcionario no aprobación del Periodo de Prueba

PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central Nelba Faride Beltrán Beltrán

CONVENCIONES

PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO FIRMA


RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL FIRMAMT: Medio Tecnológico P: Papel





D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Recurso de Reposición* Recurso de Apelación* Comunicación Oficial de Notificación de la Notificación Resuelve Recurso Apelación* Resolución Resolviendo Recursos Reposición* Comunicación Oficial de Notificación de la Resolución Resuelve el Recurso Apelación* Comunicación Oficial Informando Decisión



PROCEDIMIENTO

Versión: 3






FINAL

* Comunicación Oficial Informando Decisión* Solicitud de Inscripción y Actualización en el Registro Público de Administrativa* Copia Resol, Nombramiento Periodo Prueba* Copia de Acta de Posesión Periodo Prueba* Tarjeta de Identidad (para menores de edad)* Certificado de Encontrarse a Paz y Salvo con el Tesoro Nacional, Dirección Nal Impuestos.

* Comunicación Oficial Informando la Fecha de de la Evaluación de Desempeño* Formato Evaluación, Calificación Desempeño* Resolución Resolviendo Recurso Reposición* Comunicación Oficial de Notificación de la Resolución Resolviendo Recurso Reposición


CONVENCIONES


* Acuerdo de Gestión, Seguimiento y Evaluación

PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central







* Recurso de Apelación* Resolución que Resuelve Recurso Apelación* Comunicación oficial de Notificación Resolución Resolviendo Recurso Apelación* Comunicación Oficial Informando la Decisión Tomada sobre el Servicio del Funcionario* Resolución Insubsistencia del Nombramiento



Versión: 3


Página 41 de 52

PROCEDIMIENTO





FINAL

* Resolución Insubsistencia del Nombramiento de un Funcionario* Comunicación Oficial de Notificación Resolución Insubsistencia del Nombramiento de un Funcionario* Incapacidad por Maternidad * Solicitud Licencia no Remunerada (ordinaria)* Resolución Autorizando o Negando la Licencia Ordinaria* Acto Administrativo Autorizando la Licencia por Paternidad o Adopción* Comunicación Oficial Notificación Resolución de Licencia* Comunicación Oficial Solicitando Permiso* Comunicación Oficial Autorizando el Permiso o Calamidad Domestica


CONVENCIONES

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central







* Resolución de Suspensión de Vacaciones* Comunicación Oficial de Notificación de la Resolución de Suspensión* Comunicación oficial envió de la Resolución Entes de Control* Comunicación Oficial Solicitud para Comisión Interna o Externa de Servicios



Versión: 3






FINAL

Comisión Interna o Externa de Servicios* Decreto Autorizando Comisión de Servicios* Resolución Autorizando o Negando Comisión* Resolución Prorrogando Plazo Comisión* Comunicación Oficial Comunicando la Autorización de la Comisión Servicios

* Comunicación Oficial Solicitud Comisión de Estudios* Decreto Comisión por Estudios en el Exterior* Resolución Autorizando o Negando la Comisión Estudios * Comunicación Oficial de Notificación de la Resolución o Decreto Comisión de Estudios


* Comunicación Oficial de Notificación Resolución o Decreto para Comisión de Servicios

Nelba Faride Beltrán BeltránCONVENCIONES







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Comunicación Oficial Solicitando Comisión para Desempeñar Empleo Libre Nombramiento y Remoción* Resolución Autorizando o Negando Comisión para Desempeñar Cargo Libre Nombramiento * Comunicación Oficial Informando Autorización a Funcionario para Desempeñar Cargo Libre Nombramiento y Remoción* Comunicación Oficial Informa Prorroga o



Versión: 3






FINAL PROCEDIMIENTO

* Comunicación Oficial Informa Prorroga o Suspensión de Comisión para Desempeñar un Cargo de Libre Nombramiento y Remoción* Certificación de Pre pensionados* Comunicación Oficial Informando a la Comisión Nacional del Servicio Civil la Prórroga o Suspensión de la Comisión* Acto Administrativo Autorizando o Suspendíendo Comisión para Desempeñar* Comunicación Oficial Solicitud Autorización para Comisión en Exterior con Gastos Pagos* Decreto Autorizando Comisión Fuera del País* Resolución Autorizando Gasto para Comisión* Comunicación Oficial Notificación Resolución* Informe de la Comisión* Comunicación Solicitud Encargo


CONVENCIONES







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT* Resolución Encargo de un Empleo* Comunicación Envío Resolución* Programación de Vacaciones* Comunicación Programación Vacaciones* Comunicación Solicitud de Vacaciones* Resolución Autorizando las Vacaciones* Comunicación Oficial Notificación Resolución* Resolución Suspendiendo las Vacaciones


Versión: 3




Fecha Aprobación:25/02/2016TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTORETENCIÓN

(EN AÑOS) SOPORTE DISPOSICIÓN FINALCÓDIGO

* Resolución Suspendiendo las Vacaciones* Resolución Aplazando las Vacaciones* Comunicación Oficial Notificación de la Resolución de Suspensión o Aplazamiento

300 32 INFORMES51 2 3 X X X

* Comunicación de remisión de informe* Acta de revisión del informe por la dirección


GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Informe de Clima Organizacional y Ambiente Laboral

* Informe de Clima Organizacional y Ambiente Laboral

PRO-GTH-13-13 Diagnóstico de

clima organizacional y ambiente laboral



* Encuesta de evaluación de clima organizacional y ambiente laboral

La subserie permite realizar estudios sobre el manejo del clima organizacional en la administración distrital. Una vez la documentación pierda sus valores primarios, se procede a seleccionar los informes para su conservación en medio tecnológico y a su posterior eliminación en formato papel.









71 N.A. 2 8 DI X




Versión: 3



INSTRUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSubsistema de Salud y Seguridad Ocupacional






FINAL PROCEDIMIENTO

300 38 MANUALES80 2 8 X X X

* Estudio de funciones

* Manual

300 38 81 Manual de Inducción y Reinducción 2 5 X X* Manual


Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archio Central para un tiempo de retención de cinco (5) años,posteriormente se elimina por perder su valor administrativo



Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archio Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,posteriormente se pasa a un medio tecnológico y se conserva totalmente ambos soportes.

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

* Comunicaciones Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

Manual de Funciones Competencias Laborales

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

PRO-GTH-13-08 Vinculación de

Servidores

PRO-GTH-13-12 Inducción y Reinducción








* Manual

Manual Sistema Propio Evaluación de Desempeño IDEP

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

PRO-GTH-13-16 Evaluación del

Desempeño

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archio Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,posteriormente se pasa a un medio tecnológico y se conserva totalmente ambos soportes.




Versión: 3






300 41 NÓMINA GESTIÓN DEL

PRO-GTH-13-01 Liquidación y pago

5 75 X X X* Nómina* Resumen de Nómina por Concepto* Devengados y Deducidos por Concepto* Aportes Parafiscales* Comprobantes de Nómina* Novedades de Nómina* Desprendible de Pago


CONVENCIONES


Se conserva en el Archivo de gestión por cinco (5) años despues del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de setenta y cinco (75) años, para un tiempo total de ochenta (80) años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido dicho tiempo en el Archivo central.







D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 42 PLANES

91 2 3 X

* Estudio de necesidades* Plan de Acción* Acta Aprobando el Plan* Resolución de Adopción del Plan* Informes del COPASST

Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

PRO-GTH-13-18 Identificación de

peligros y valoración de

riesgos en Seguridad y Salud

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de tres (3) años, posteriormente se elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)PRO-GTH-13-07

Gestión SYSO

RETENCIÓN(EN AÑOS) SOPORTE




Versión: 3





* Informes del COPASST* Listas de Asistencia

300 42 92 2 8 X

* Propuesta del Plan

* Plan Anual de Bienestar e Incentivos* Resolución de Adopción del Plan* Informe Anual de Ejecución* Listas de beneficiarios* Evaluaciones de las capacitaciones


Gestión SYSO (SST)



Plan Anual Institucional de Bienestar e Incentivos

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

* Diagnóstico de necesidades de bienestar


Bienestar Laboral e Incentivos








D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 42 101 Plan Institucional de Capacitación

* Actas

* Plan Anual de Capacitación* Resolución de Adopción del Plan* Informes de capacitación* Listas de Asistencia a capacitaciones



Versión: 3






FINAL PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO


Capacitaciones

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

* Propuesta de proyectos de aprendizaje por equipos

* Listas de Asistencia a capacitaciones* Evaluaciones de capacitaciones


CONVENCIONES

FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central PROFESIONAL ESPECIALIZADO TALENTO HUMANO








13 N.A. 2 3 X X X

* Acta* Anexos

300 03 16 N.A. 2 3 X X X

* Acta* Anexos

300 12 CERTIFICADOS34 Certificados de Ingresos y Retenciones N.A. 2 8 DI X X

* Certificado Ingresos y Retenciones Funcionarios* Certificado Ingresos y Retenciones Proveedores y Contratistas

TESORERO


Actas del Comité de Normalización de Cartera

GESTIÓN FINANCIE

RA


Actas del Comité de Seguimiento Y Control Financiero

GESTIÓN FINANCIE

RA


Juan Francisco Eduardo Salcedo ReyesCONVENCIONES





GESTIÓN FINANCIE

RA

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se pasa a un medio tecnológico y posteriormente se elimina el soportepapel. El Estatuto Tributario. Art.574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.







Versión: 3




D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 14 COMPROBANTES

37 2 10 X X X* Orden de Pago* Autorización Supervisor* Acta Ejecución* Certificados de Supervisión o Interventoria* Concepto de Informe Contratista* Pago Parafiscales* Cuenta de Cobro o Factura* Certificaciones Tributarias

300 16 CONCILIACIONES40 2 8 X X X

* Extractos Bancarios* Formato de Conciliación* Libro Auxiliar de Bancos

* Libro Auxiliar de Caja


Carlos Andrés Prieto Olarte Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario MT: Medio Tecnológico P: Papel



Comprobantes de Egreso

* Declaraciones Tributarias

Conciliaciones Bancarias

GESTIÓN FINANCIE

RA

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se pasa a un medio tecnológico y posteriormente se elimina el soportepapel. El Estatuto Tributario. Art.574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.

GESTIÓN FINANCIE

RA

Juan Francisco Eduardo Salcedo ReyesTESORERO FIRMA

CONVENCIONES


La subserie tiene valor Administrativo, Contable y Legal. Se sugiere su conservación en otro medio, sin embargo el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio que garantice su reproducción exacta.


Presupuestal

PRO-GF-14-06 Conciliaciones

bancarias

PROCEDIMIENTO



Versión: 3








D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 21 CUENTAS BANCARIAS N.A. 1 1 X X

* Comunicación Autorización Apertura Cuenta* Comunicación a la Entidad Financiera solicitando la Apertura de la Cuenta* Comunicación Enviando la Documentación de la Apertura de la Cuenta

* Tarjeta de Registro de Firmas* Comunicación con la Justificación de la Cancelación de la Cuenta Bancaria* Comunicación Solicitando el Certificado de Saldo de la Cuenta Bancaria

300 23 N.A. 2 3 X X* Recibo de Consignación de Pago de Embargo* Oficio de Embargo* Oficio de Desembargo* Planillas de Deposito Judicial


Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra consolidada en los balances financieros, contables y presupuestales que se realizan donde se detalla cada uno de los embargos o desembargos realizados así como su valor.


CÓDIGO

GESTIÓN FINANCIE

RA

Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra consolidada en los movimientos financieros y los reportes entregados a las áreas contables y de presupuesto.

Versión: 3








GESTIÓN FINANCIE

RA* Comunicación Solicitud Apertura de Cuenta

EMBARGOS

TESORERO FIRMA AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central

CONVENCIONESJuan Francisco Eduardo Salcedo Reyes

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALFecha Aprobación:25/02/2016



D S Sb PROCESO PROCEDIMIENTO A.G. A.C. P O E S CT MT300 32 INFORMES

48 2 8 X X

* Informe Mensual a la Contraloría Distrital* Informe Mensual a la Tesorería Distrital* Informe Semestral de estampilla a Impuestos Distritales

300 33 2 8 X X* Recibos de pago* Notas Crédito* Consignaciones Bancarias* Traslados Bancarios

300 47 PROGRAMAS109 2 8 X X


Informes a Entidades de Control y Vigilancia

GESTIÓN FINANCIE

RA

Juan Francisco Eduardo Salcedo ReyesTESORERO FIRMA

INGRESOS DE TESORERÍA PRO-GF-14-14 Causación de

ordenes de pago

Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC

GESTIÓN FINANCIE

RA

PRO-GF-14-14 Causación de

ordenes de pago

Se elimina porque pierde su vigencia administrativa.

La subserie permite realizar estudios económicos sobre inversión y gastos dentro de la administración distrital. Una vez la documentación pierda sus valores primarios, se procede a su conservación total.

Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra consolidada en los balances financieros, contables y presupuestales que se realizan donde se detalla cada uno de los embargos o desembargos realizados así como su valor.

GESTIÓN FINANCIE

RA




Versión: 3



PRO-GF-14-15 Programación

mensualizada de caja PAC


CONVENCIONES


CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección Carlos Andrés Prieto Olarte Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario




TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL


Página: de 159

159

ANEXOS Se reúnen los anexos en CD con los siguientes documentos:

Anexo 1: Acuerdo No.26 de 1994 por el cual se crea el IDEP Anexo 2: Resolución 04 de 2007 y Resolución 14 de 2007 Anexo 3: Manual de Procesos y Procedimientos Anexo 4: Manual de Funciones Anexo 5: Comunicación del Archivo de Bogotá del 2004 para aplicación de la TRD Anexo 6: Comunicación del Archivo de Bogotá del 2011 para aplicación de la TRD Anexo 7: Fichas de Valoración Documental Series Misionales TRD 2016 Anexo 8: Acta del Comité Interno de Gestión Aprobando la TRD 2016

tabla de retenciÓn documental –trd- - … tabla de retención... · archivo general de la...

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