versiÓn: tabla de retenciÓn documental pÁgina
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 1 de 37
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Administrativa y Financieros 2
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros 3 OFICINA PRODUCTORA: Sección Almacén 17
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación 19
OFICINA PRODUCTORA: División de Bienestar Universitario 27 OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico 29
OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico (Campus Lorica) 30 OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico (Campus Berastegui) 31
OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano 33
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 2 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Administrativa y Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-1 INFORME GENERAL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA 2 10 X Se conservan por ser documentos históricos.
500-2 PRESUPUESTO ANUAL DE LA VIGENCIA 3 5 X Se conservan por ser documentos históricos
500-4 DISEÑOS
500-4-1 AFICHES 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de cada transferencia
500-4-2 LOGOTIPOS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de
cada transferencia
500-4-3 FORMATOS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de
cada transferencia
500-4-4 CARNETS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de cada transferencia
500-4-5 CERTIFICADOS 3 10 X Se selecciona el10% del total de la serie de
cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
30/08/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 3 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-10-1 INFORMES
500-10-1-1 INFORMES FINANCIEROS MINISTERIO DE HACIENDA Y
CREDITO
5 5 X Los informes se conservan por
ser documentos históricos
500-10-1-2 INFORMES FINANCIEROS CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA
5 5 X Los informes se conservan por
ser documentos históricos
500-10-1-3 INFORMES FINANCIEROS CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
5 5 X Los informes se conservan por ser documentos históricos
500-10-1-4 INFORMES INTERNOS 5 5 X Los informes se conservan por
ser documentos históricos
500-10-2 ORDENES DE PAGO
ORDENES DE SERVICIOS (SIAC)
Solicitud de servicios
Recibido a satisfacción Solicitud adquisición de bienes y servicios
CDP RUT
Cotización elegida Factura o cuenta de cobro (original y copia, la copia será
utilizada por la oficina de contabilidad, no se archivara)
6 30 X Se selecciona una muestra representativa
del 10 % del total de cada transferencia.
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
30/08/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 4 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Seguridad social Orden de pedido
Solicitud Cotización elegida
CDP
RUT Cámara de Comercio
Recibido a satisfacción Entrada a almacén
Factura, (original y copia, la copia será utilizada por la oficina
de contabilidad, no se archivara) Seguridad social
VIÁTICOS(PRYTES)
Solicitud Invitación o plegables
Cotización de tiquetes aéreos o terrestres Factura
Cumplido o legalización respectiva
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
30/08/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 5 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Póliza Aprobación de garantías
RUT Copia contrato
Cámara de Comercio si haya lugar
Timbre Publicación
Cuenta de cobro Pago seguridad social (falto la copia del contrato)
CONTRATOS DE OBRA PUBLICA (ACTAS
PARCIALES DE OBRA )
Acta parcial de recibo de obra Factura (original y copia, la copia será utilizada para la oficina
de contabilidad, no se archivara) RUT
CDP Cámara de Comercio si haya lugar
Copia contrato
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
30/08/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 6 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Seguridad social actualizada CONTRATOS DE OBRA (ACTA FINAL)
Cámara de Comercio si haya lugar
RUT Factura
Acta final de liquidación del contrato
Póliza de estabilidad Aprobación póliza de estabilidad
Seguridad social actualizada CONTRATOS DE COMPRA O SUMINISTRO
Póliza
Aprobación de garantías
RUT Cámara de Comercio
Timbre Publicación
Factura (original y copia, la copia la utilizara la oficina de contabilidad, no se archivara)
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
30/08/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 7 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Entrada a almacén Seguridad social actualizada
CDP Contrato
Recibido a satisfacción del interventor
PAGOS PERIODICOS DE CONTRATOS DE
COMPRA O SUMINISTRO Factura (original y copia, la copia será utilizada para la
oficina de contabilidad, no se archivara) Entrada a almacén
RUT
Seguridad social actualizada Recibido a satisfacción del interventor (similar al acta parcial)
CDP Cámara De comercio
Copia contrato
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 8 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
CONTRATOS U ORDENES CONTRACTUALES DE
COMPRA Aprobación de garantías
Póliza Publicación
Factura (original y copia)
Entrada a almacén Seguridad social actualizada
Recibido a satisfacción del interventor RUT
Cámara De comercio
Contrato CDP
ORDENES DE COMPRA (SIAC)
Orden de pedido Solicitud
Cotización elegida CDP
RUT
Cámara de Comercio
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 9 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Recibido a satisfacción Entrada a almacén
Factura, (original y copia, la copia será utilizada por la oficina de contabilidad, no se archivara)
Seguridad social
VIÁTICOS (PRYTES)
Solicitud Invitación o plegables
Cotización de tiquetes aéreos o terrestres Factura
Cumplido o legalización respectiva
CONTRATOS DE OBRA PUBLICA (ANTICIPO)
Póliza Aprobación de garantías
RUT Copia contrato
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 10 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
ORDENES CONTRACTUALES DE
INTERVENTORIA Póliza
Aprobación de garantías Publicación
Factura (original y copia, la copia será utilizada para la
oficina de contabilidad, no se archivara) Acta de interventoría
Orden contractual CDP
RUT
Copia orden contractual Seguridad social actualizada
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
(PREVENTIVO Y CORRECTIVO ) Póliza
Timbre Aprobación de garantías
Publicación
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 11 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Factura (original y copia) Actas de mantenimiento
Contrato Seguridad social
Oficio para descarga de rubros y saldos
CDP Recibido a satisfacción
PAGOS PARCIALES DE CONTRATOS DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Factura
Acta de mantenimiento Oficio de saldos
Informe de los rubros por donde se van a pagar CDP
Recibido a satisfacción Seguridad social actualizada
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 12 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
CUENTAS DE FORMACIÓN AVANZADA (HORAS
CATEDRAS) RUT
CDP Solicitud de servicio
Recibo a satisfacción
Cuentas de cobro Seguridad social actualizada
CDP NOMINAS (CONVENIOS)
CDP
Nomina Completa (incluyendo cuadro seguridad social)
Certificaciones Contratos o convenios
NOMINAS BECARIOS
Nomina Certificaciones
Contratos o convenios CDP
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 13 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
NOMINAS DE HONORARIOS
Nomina CDP
Certificaciones Resolución
SERVICIOS PUBLICOS
CDP
Solicitud de bienes o servicios Facturas
FONDO DE SALUD
Factura Liquidación firmada
SEGUROS
Solicitud de bienes o servicios Factura o póliza original (el original lo custodia la Oficina de
Planeación)
Cotización Póliza CDP
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 14 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
CESANTIAS PARCIALES
Resolución Oficio
CDP Liquidación
Certificado de tradición y libertad
Promesa de compraventa o presupuesto obra Solicitud
AUXILIOS FUNERARIOS
Resolución CDP
Solicitud
Factura de la funeraria Certificado de defunción
Cédula del finado PAGOS DE APORTES EN SALUD, PENSION Y
ARP (EMPLEADOS , MONITORES, BECARIOS)
Machote
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 15 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
CDP Autoliquidación
CAJA MENOR (CONSTITUCIÓN)
Solicitud de bienes y servicios CDP
Resolución
CAJA MENOR (LEGALIZACIÓN)
Solicitud de bienes y servicios Resolución
CDP Comprobantes de caja menor
Facturas
Libro PAGOS AL ICBF
Solicitud
Obligación CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS
Factura o cuenta de cobro
Recibido a satisfacción Contrato
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 16 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Asuntos Financieros CÓDIGO DE OFICINA: 500-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
NOMINA DE CONSEJEROS
Solicitud de Bienes o servicios Nomina
CDP COMISIONES DE ESTUDIOS
Contrato
Póliza
Aprobación Cotización
Factura Acuerdo
Resolución
500-10-3 COPIA DE SEGURIDAD DEL SISTEMA
FINANCIERO
1 5 X Se conservan por ser documentos históricos
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 17 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: Sección Almacén CÓDIGO: 500-10-40
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-10-40-1 INVENTARIO GENERAL INSTITUCIONAL 2 5 X
500-10-40-1-1 INVENTARIO DE BIENES ANUAL Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-1-2 INVENTARIO ANUAL DE EQUIPOAS DE OFICINA 5 10 X Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-1-3 INVENTARIO DE EQUIPOS DE LABORATORIO 5 10 X Se conservan por ser documentos históricos
500-10-40-1-4 INVENTARIO DE LIBROS DE BIBLIOTECA 5 10 X Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-1-5 INVENTARIO DE ARMAMENTOS 5 10 X Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-1-6 INVENTARIO EQUIPOS DEVOLUTIVOS FONDO DE SALUD
5 10 X Se conservan por ser documentos históricos
500-10-40-2 COMPROBANTES
500-10-40-2-1 COMPROBANTES DE INGRESO DE ALMACEN 2 5 X Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-2-2 COMPROBANTES DE EGRESO DE ALMACEN 2 5 X Se conservan por ser documentos históricos
500-10-40-3-1 ACTAS DE INVENTARIO
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 18 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: Sección Almacén CÓDIGO: 500-10-40
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-10-40-3-2 ACTA DE ENTREGA DE INVENTARIO 3 5 X Se conservan por ser documentos históricos
500-10-40-3-3 ACTA BAJA DE BIENES 2 5 X Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-3-4 ACTA COMITÉ DE COMPRAS 2 5 X Se conservan por ser documentos
históricos
500-10-40-3 INFORME MENSUAL DE ASEGURAMIENTO 2 5 X Se conservan por ser documentos históricos
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización de la TRD
1/11/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 19 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-20-1 CONTRATOS
500-20-1-1 CONTRATO DE OBRA PÚBLICA
Análisis de necesidad y oportunidad Solicitud de bienes y servicios
Términos de referencia Invitaciones a cotizar
Acta Apertura de Propuestas
Acta Cierre de Propuestas Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V..
Registro en el CISE del contratista Precio indicativo - CISE
Recibo de Consignación BDME RUB
RUT
Certificado de Existencia-Cámara de Ccio Identificación Tributaria DIAN
Fotocopia Identificación Representante Legal Declaración Juramentada – Deudor Moroso
Acta Calificación
Acta de Junta de Contratación Contrato
Pólizas
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del
10% del total de la serie de cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 20 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Timbre Publicación en el Diario Oficial
Aprobación de Pólizas Acta Final o recibido a satisfacción
Seguridad Social Integral
Aportes Parafiscales Contrato
Informe de interventoría
500-20-1-2 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES-PERSONA JURÍDICA
Hoja de Vida Solicitud de bienes y servicios
Fotocopia de la C.C. Análisis de necesidad y oportunidad Términos de referencia
Invitaciones a cotizar
Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.. Acta de Junta de Contratación
Solicitud para elaboración de contrato CISE (precio indicativo)
Contaduría General de la Nación
Contrato
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la serie de cada
transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 21 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Legalización : Pólizas Aprobación de Pólizas
Timbre Publicación en el Diario Oficial
Aprobación de Pólizas
Acta Final o recibido a satisfacción Seguridad Social Integral
Aportes Parafiscales Contrato
Informe de interventoría
500-20-1-3 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES-PERSONA NATURAL
Análisis de necesidad y oportunidad Solicitud de bienes y servicios
Términos de referencia
Invitaciones a cotizar Propuestas (mín 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.
Acta de Junta de Contratación Solicitud para elaboración de contrato
CISE (precio indicativo)
Contaduría General de la Nación Contrato
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la serie de cada
transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 22 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Legalización : Pólizas Aprobación de Pólizas
Timbre Publicación en el Diario Oficial
Aprobación de Pólizas
Acta Final o recibido a satisfacción Seguridad Social Integral
Aportes Parafiscales Contrato
Informe de interventoría
500-20-1-4 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Hoja de Vida
Solicitud de bienes y servicios Fotocopia de la C.C.
Certificado de tradición y libertad
Inventario del inmueble Contrato
Legalización firmas Informe de interventoría
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la serie de cada
transferencia
500-20-1-5
CONTRATOS DE COMPRAVENTA
Análisis de necesidad y oportunidad Solicitud de bienes y servicios
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del
10% del total de la serie de cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 23 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Términos de referencia Invitaciones a cotizar
Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V. Acta de Junta de Contratación
Solicitud para elaboración de contrato
CISE (precio indicativo) Contaduría General de la Nación
Contrato Legalización : Pólizas
Aprobación de Pólizas
Timbre Publicación en el Diario Oficial
Pagos : Factura Pólizas
Aprobación de Pólizas Acta Final o recibido a satisfacción
Informe de interventoría
Aportes Parafiscales Contrato
Seguridad Social Integral
500-20-1-6
CONTRATOS DE SUMINISTRO Análisis de necesidad y oportunidad
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 24 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Solicitud de bienes y servicios Términos de referencia
Invitaciones a cotizar Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.
Acta de Junta de Contratación
Solicitud para elaboración de contrato CISE (precio indicativo)
Contaduría General de la Nación Orden elaboración del contrato
Contrato
Legalización : Pólizas Aprobación de Pólizas
Orden de Pago Timbre
Publicación en el Diario Oficial Pagos : Factura
Ingreso de elementos al Almacén
Aprobación de Pólizas Acta Final o recibido a satisfacción
Seguridad Social Integral Aportes Parafiscales
Contrato
Acta de liquidación
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 25 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Informe de interventoría
500-20-1-7
CONTRATOS DE INTERVENTORIAS
Análisis de necesidad y oportunidad Solicitud de bienes y servicios
Términos de referencia Invitaciones a cotizar
Propuestas (mín. 3) si superan los 2.5 S.M.L.V.
Acta de Junta de Contratación Solicitud para elaboración de contrato
CISE (precio indicativo) Contaduría General de la Nación
Contrato Legalización : Pólizas
Aprobación de Pólizas
Timbre Publicación en el Diario Oficial
Pagos : Factura Pólizas
Aprobación de Pólizas
Acta Final o recibido a satisfacción Seguridad Social Integral
Aportes Parafiscales
3 20 X Se selecciona una muestra representativa del
10% del total de la serie de cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 26 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Contratación CÓDIGO: 500-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Contrato Informe de interventoría
500-20-1-8 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 3 20 X Se selecciona una muestra representativa del
10% del total de la serie de cada transferencia
500-20-1-9
CONTRATOS UNIDAD DE SALUD 3 20 X Se selecciona una muestra representativa del
10% del total de la serie de cada transferencia
500-20-1-10 PLAN DE COMPRAS 3 20 X Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la serie de cada
transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 27 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Bienestar Universitario CÓDIGO DE OFICINA: 500-30
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-30-1 AREA DE LA SALUD
500-30-1-1 PROGRAMA DE ATENCIÓN EN SALUD
Original de orden de atención servicios internamente Convenios prestación de servicios
Registro de usuarios del servicio (Software) Registro entrega de medicamentos
5
5
X
Pasa al Archivo Central los convenios UAES y
la original de la orden de atención, se conservan por ser poseer valor legal y
administrativo. Los demás documentos se eliminan después de haber expirado su
vigencia según la Ley
500-30-1-2 HISTORIAS CLINICAS Exámenes médicos de ingreso
Exámenes de odontología Historia clínica
RIPS de atención médica y odontológica
5
5
X
500-30-1-3 PROGRAMA DE PROMOCIÒN DE LA SALUD Y PREVENCIÒN DE LA ENFERMEDAD
Registro de asistencia a eventos
Consentimiento de las pruebas de las pruebas de VIH
500-30-2 AREA DE DESARROLLO HUMANO
Registro mensual de atención
6
5
x
Se conserva porque contiene información
valiosa para la institución
500-30-3
PROGRAMA DE APOYO A LA EXPRESIÓN ARTÍSTICO-CULTURAL Y DEPORTIVA
Hoja de vida de los integrantes de grupos culturales y deportivos
Formato de asistencia a práctica
6
10 x
Se selecciona una muestra del total de la
transferencia
500-30-4 INFORMES DE GESTIÓN POR ÁREAS
500-30-4-1 INFORME DE GESTIÒN DESARROLLO HUMANO
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
20/12/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 28 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Bienestar Universitario CÓDIGO DE OFICINA: 500-30
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Evidencias (fotos, medios digitales, registro beneficiarios, plegables y otros)
6
10
X
Todos los informes se conservan por ser documentos históricos
500-30-4-2 INFORME DE GESTIÒN PROMOCIÒN SOCIAL
Evidencias (fotos, medios digitales, registro
6
10
X
Todos los informes se conservan por ser
documentos históricos
Beneficiarios, plegables y otros)
Informe de interventoría servicio de cafetería
6
10
X
Todos los informes se conservan por ser
documentos históricos
500-30-4-3 INFORME DE GESTIÒN DE SALUD Evidencias (fotos, medios digitales, registro
beneficiarios, plegables y otros)
6
10
X
Todos los informes se conservan por ser documentos históricos
500-30-4-4 INFORME DE GESTIÒN DEPORTES Evidencias (fotos, medios digitales, registro
beneficiarios, plegables y otros)
6
10
X
Todos los informes se conservan por ser documentos históricos
500-30-4-5 INFORME DE GESTIÓN DE CULTURA Evidencias (fotos, medios digitales, registro
beneficiarios, plegables y otros)
6
10
X
Todos los informes se conservan por ser documentos históricos
500-30-5 ACTAS
500-30-5-1 ACTA COMITÉ DE BIENESTAR 5 10 X Todas las actas se conservan por ser documentos históricos
500-30-5-2 ACTA SELECCIÓN OPORTUNIDADES LABORALES
5
10
X
Todas las actas se conservan por ser
documentos históricos
500-30-5-3 ACTA OTORGAMIENTO CASAS UNIVERSITARIAS
5
10
X
Todas las actas se conservan por ser
documentos históricos
500-30-5-4 ACTA EXONERACIÓN DEPORTIVO Y ARTÍSTICO CULTURAL
5
10
X
Todas las actas se conservan por ser documentos históricos
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
30/08/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 29 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico CÓDIGO DE OFICINA: 500-40
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-40-1 HOJA DE VIDA DE VEHICULOS Documentos legales
Acta de entrega de vehículos Historia de mantenimiento
2 8 X Se conservan por ser documentos históricos (tarjeta de propiedad y factura de compra).
Los demás documentos se eliminan en el A.G.
500-40-2 INFORMES DE MANTENIMIENTO DE PLANTA
FISICA Formato de reporte de novedades y mantenimiento
Aires Acondicionados
Carpintería Plomería
Electricidad
2 3 x Se eliminan por que pierden validez
administrativa, su información se consolida en el plan de mejoramiento
500-40-3 INFORME DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE
REFRIGERACION
Reporte de novedades y mantenimiento
2 3 X Se eliminan por que se pierden validez
administrativa, su información se consolida
en el plan de mejoramiento
500-40-4 INFORMES DE MANTENIMIENTO DE PLANTA
FISICA
Formato de reporte de novedades y mantenimiento
2 3 X Se eliminan por que pierden validez
administrativa, su información se consolida
en el plan de mejoramiento
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización de la TRD
22/02/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 30 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico Campus Lorica CÓDIGO DE OFICINA: 500-40-10
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-40-10-1 ACTAS Comunicaciones
Soportes
2 3 X Las actas conservan por ser documentos históricos
500-40-10-2 INFORMES Comunicaciones
Soportes
2 3 x Los informes e conservan por ser documentos históricos
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
22/02/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 31 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico Campus Berastegui CÓDIGO DE OFICINA: 500-40-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-40-20-1 PLAN DE ACCIÓN 1 1 x Se eliminan porque carece de valor administrativo
500-40-20-2 INFORMES DE GESTION 1 1 x Se eliminan porque carece de valor
administrativo
500-40-20-3 ACTAS x Todas las actas Se conservan por ser
documentos históricos
500-40-20-3-1 ACTA DE BAJA SEMOVIENTES 2 2
500-40-20-3-2 ACTA DE PRECIO 2 1
500-40-20-3-3 ACTA DE VENTA 2 1
500-40-20-4 INVENTARIOS
500-40-20-4-1 INVENTARIO DE SEMOVIENTES 1 1 x Se conservan por ser documentos históricos
500-40-20-4-2 INVENTARIO DE BIENES 1 1 x Se eliminan porque se consolidan en almacén
500-40-20-5 PRODUCCIÓN
500-40-20-5-1 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE AVICULTURA
Comunicaciones Informes
2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de
la serie de cada transferencia
500-40-20-5-2 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE PORCICULTURA
Comunicaciones Informes
2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de
la serie de cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
25/10/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 32 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Apoyo Logístico Campus Berastegui CÓDIGO DE OFICINA: 500-40-20
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-40-20-5-3 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE BOBINOS Comunicaciones
Informes
2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia
500-40-20-5-4 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE CUNICULTURA Comunicaciones
Informes
2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia
500-40-20-5-5 PRODUCCIÓN PROGRAMA DE OVI-CAPRINOS Comunicaciones
Informes
2 1 x Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización de la TRD
25/10/2011
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 33 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano CÓDIGO DE OFICINA: 500-50
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-50-1 HISTORIAS LABORALES DE SERVIDORES PUBLICOS
Lista de chequeo para posesión y organización de historia laboral
Formato único de hoja de vida y declaración
juramentada de bienes y renta ( anexo a la hoja de vida , foto anexa)
Documento de identificación Fotocopia de libreta militar
Pasado judicial
Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales
R.U.T. (registro único tributario) Fotocopia de tarjeta profesional
Fotocopia de registro civil del posesionado Registro de matrimonio y fotocopia de cedula del
conyugue
Registro civil y documento de identidad de los hijos de beneficiarios de subsidio familiar
Certificados de estudio ( actas de grado y diplomas)
4 80 X Se selecciona el 10% del total de cada transferencia
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización de la TRD
14/06/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 34 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano CÓDIGO DE OFICINA: 500-50
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Certificados laborales Verificación de datos de estudios y experiencias
Resultado de concurso merito Acreditación de categorías
Acto administrativo de nombramiento (resolución) o
contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento o contrato de
trabajo Oficio de aceptación del nombramiento de cargo o
contrato de trabajo
Carta donde especifique a que fondo se le van a realizar sus aportes de seguridad social
Carta con número de cuenta bancaria Certificado de amplitud laboral (examen médico de
ingreso ) Información básica de contrato
Actos administrativos que señalen las situaciones
administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,
inscripción en
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
1/11/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 35 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano CÓDIGO DE OFICINA: 500-50
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
Carrera administrativa, suspensión de contrato, pago de prestaciones, conceptos jurídicos, liquidaciones por
retiros u otros conceptos. Evaluación del desempeño
Evaluación periodo de prueba
Constancia de inducción laboral Hoja de control de historias laborales
500-50-2 NOMINAS
500-50-2-1 NOMINAS DE PERSONAL ACTIVO
Soportes novedad de nomina Pago de seguridad social
4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-2-2 NOMINA PERSONAL PENSIONADO 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-2-3 NOMINA DOCENTES OCACIONALES 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-2-4 NOMINA DOCENTES CATEDRATICOS 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-2-5 NOMINA APRENDIZ UNIVESITARIO 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-2-6 NOMINA APRENDIZ SENA 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
1/11/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 36 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano CÓDIGO DE OFICINA: 500-50
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-50-2-7 NOMINAS PERSONAL BECARIO O MONITORES 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-2-8 NOMINAS CONVENIOS 4 80 Se conservan por ser documentos históricos
500-50-3 PROGRAMAS
500-50-3-1 DPROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 3 20 X Se eliminan por carecer de valor administrativo
500-50-3-2 HISTORIA OCUPACIONAL ( ingreso, periódicas, y retiro)
500-50-3-3 REGLAMENTO DE HIGIENE 5 2 X Se eliminan por carecer de valor
administrativo
500-50-3-4 PANORAMA DE RIESGO 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos
500-50-4 ACTAS
500-50-4-1 ACTAS DE CONFORMACION DE COMITÉ PARITARIO 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos
500-50-4-2 ACTAS DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos
500-50-4-3 ACTAS DE REUNION DEL COMITÉ PARITARIO 2 20 X Se conservan por ser documentos históricos
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización
de la TRD
1/11/2012
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDO-003
VERSIÓN: 02
EMISIÓN: 10/10/2011
PÁGINA 37 de 37 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente
OFICINA PRODUCTORA: División de Talento Humano CÓDIGO DE OFICINA: 500-50
Código Dependencia
No. Serie
Series y sus correspondientes tipos documental
Retención Documental
Disposición Final PROCEDIMIENTO
A.G. A.C. C S E
500-50-5 ASUNTOS SINDICALES Permisos sindicales
Acuerdos , actas ,negociaciones sindicales y convenciones colectivas
3 80 X Se conservan por ser documentos históricos
500-50-6 PLANTA UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 5 50 X Se conservan por ser documentos históricos
500-50-7 PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL Convocatoria , términos de referencia
Actas Resoluciones
Informe técnico Resultado de pruebas
ABREVIATURAS
C: Conservación E: Eliminación S: Selección
A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central
Fecha de Actualización de la TRD
1/11/2012