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INSTRUCTIVO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

Código: SERVAP-IT-005-JOLA- VO1 Ri e a artir de: 12/12/2014

TABLA DE CONTENIDO

Pá . 1 dé 20i~/

Pá .1. OBJETIVO2. ALCANCE3. GLOSARIO4. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES5 REGISTROS6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA7. NORMATIVIDAD

ELABORADO POR: REVISADO POR:AS08 GEIDY BIVIANA S3 JOHANA ALMEIDA POVEDAARROYO REYESCARGO:AUXILIAR DE ARCHIVOFECHA: 12/12/20 4FIRMA:

2225

202020

APROBADO POR:CN REYNALDO ANTONIO ESPINOSAHEIDMANNCARGO:AYUDANTE GENERAL CARMAFECHA: 12/12/2014FIRMA:

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Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

Código: SERVAP- Pág. 2 de 20IT-005-JOLA-V01 RiQe a oartir de: 12/12/2014

1. OBJETIVO

Realizar la organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposiciónfinal de la tabla de retención documental o tabla de valoración documental, de los archivos deGestión al Archivo Central y de éste al archivo Hist<>rico, o a las instancias competentes deacuerdo a lo establecido dentro del Cronograma de Transferencias Documéntales establecidopara la Armada Nacional, previa aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativoen concordancia con las normas de archivo vigentes.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica al listado general de Series y Subseries, identificadas previamente en lasTablas de Retención Documental para cada una de las dependencias reflejando losprocedimientos y funciones que sean propios de cad~ oficina.

3. GLOSARIO

>- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados r~spetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, ocomo fuentes de la historia.

>- Archivo central: Unidad administrativa que, coordina y controla el funcionamiento de losarchivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vezfinalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

>- Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación entrámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

>- Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual seidentifican y establecen agrupaciones dOcumentales de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad productorq (fondo, sección, series y/o asuntos).

~ Conservación de Archivos: Conjunto ,de medidas adoptadas para garantizar laintegridad física de los documentos que ~Iberga un archivo.

>- Custodia de documentos: Guarda o ,tenencia de documentos por parte de unainstitución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración yconservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

>- Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consisteen el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado sonlos instrumentos de descripción y de consulta.


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Código: SERVAP-IT- .. Págin 3 d 20005-JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014 a e

~ Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablasde retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido susvalores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

~ Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentosgenerados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de unmismo asunto.

~ Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de unexpediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados comoantecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

~ Foliar: Acción de numerar hojas.

~ Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecersecuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

~ Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuyafinalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicoso funcionales.

~ Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación yla descripción de los documentos de una institución.

~ Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística porel cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuenciade los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidadesdocumentales.

~ Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística porel cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependenciasno deben mezclarse con los de otras.

~ Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas einformes, entre otros.

~ Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadasde forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

~ Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vitalde los documentos.

~ Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, condiagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,describirla y asignarle categoría diplomática.


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Código: SERVAP-IT- R' rt' d '12/12/2014 Página 4 de 20005-JOLA-V01 Ige a pa Ir e:

)- Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, yde éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documentalvigentes.

)- Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma quegarantice su preservación e identificación.Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y loslibros o tomos. '

)- Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterizacióndocumental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, ocompleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.


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4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

./ Para poder realizar las Transferencias Documentales, es necesario contar con un Cronograma, elcual será elaborado por el Archivo Central del Comando de la Armada, esta se ara, teniendo en cuentala Estructura Organizacional y las Tablas de Retención Documental de cada una de las Dependencias .

./ Una vez aprobado el Cronograma de Transferencias Documentales por la Ayudantia General delComando de la Armada, se elabora una comunicación interna, con el fin de colocarles en conocimientode acuerdo al cronograma, el dia que le corresponde realizar las Transferencias Documentales alArchivo Central.

./ Cunado las Dependencias no den, cumplimiento al Cronograma de Transferencias, deberán informarpor escrito a la Ayudantia el o los motivos por los cuales no se transfieren los documentos al ArchivoCentral.

./ Las Dependencias, solicitaran con anterioridad al Archivo Central, el apoyo de un funcionario con elfin de cotejar la información previa a su transferencia. Dicha información debe contar con los siguientesrequisitos.

• La documentación, debe estar organizada cronológicamente,• Foliada,• Inventariada; Individual por carpeta y General por caja, cada inventario debe estar firmado,

por el funcionario que realizo dicha labor,• Las carpetas y las cajas, deben estar rotuladas, esto permite una consulta más ágil y

oportuna.• Misma forma, se recuerda que el funcionario debe llevar un Backup de todos los inventarios

de la información que va ser transferida. .• Cuando no se cumpla, con la fecha estipulada, la Dependencia debe solicitar, una prórroga

para poder dar cumplimiento al cronograma de Transferencias.• Una vez cotejada la información, la Dependencia transferente deberá gestionar y coordinar el

transporte para el traslado de las cajas al Archivo Central.• Cuando ya se haya coordinado la logística, la oficina transferente, podrá llamar via telefónica

al Archivo Central para confirmar, la hora de la entrega.• El funcionario responsable, de recepcionar la Transferencia en el Archivo Central, corroborara

el total de cajas y recibirá el Acta de la Transferencia y el Backup de la información .

./ De igual forma se coloca en conocimiento al funcionario, que si los documentos transferidospresentan novedades se les llamara, con el fin que envíen un funcionario para que en las instalacionesdel Archivo Central sean corregidas .

./ En caso tal, que las novedades no se subsanen y se presente alguna demora por parte de laDependencia transferente, las cajas podrán ser devueltas inmediatamente por el Jefe del ArchivoCentral del Comando Armada.

./ Una vez cotejada toda la información y en caso de no presentar novedades, se firma el Acta y se da,por aceptada la transferencia documental al Archivo Central, quien pasa a ser automáticamente elcustodio de dicha información (Ver Modelo Acta Transferencia Documental)



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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Las transferencias documentales obedecen al adecuado y organizado traslado de la documentación.No es otra que la remisión de documentos del archivo de todas las dependencias (estructuraorganizacional) al archivo central. Se realizan teniendo en cuenta su permanencia en cada etapa delciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) con la periodicidadque establezca la Tabla de Retención Documental de la oficina y/o dependencia.

Transferencias Primarias Archivo de Gestión (Oficina)

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central (primaria), una vez cumplan los tiemposde retención, estipulados en la tabla de retención documental.

Transferencias Secundarias Archivo Central (Intermedio)

Remisión de los documentos del archivo central al archivo histórico (secundaria), de conformidad conlas Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

Beneficios de las transferencias documentales

Las transferencias documentales permiten:

• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las

dependencias e instituciones productoras. .• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el

conocimiento del desarrollo histórico institucional.• Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de

conservación.

TIPOS DE TRASNFERENCIAS

Transferencia Primaria: Son los traslados de documentos del archivo de gestión (o de oficina) alcentral (o intermedio), sin alteración de sus propiedades, para su conservación precaucional y cuyafrecuencia de uso ha disminuido o culminado en el uso de algún trámite.



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Fuente: Archivo General de la Nación

Transferencia Secundaria: Son los documentos que se envían del Archivo Central al ArchivoHistórico a este archivo solo se envían los documentos que tienen un valor histórico, cultural ycientífico.

Fuente: Archivo General de la Nación


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PREPARACiÓN FíSICA DE LOS DOCUMENTOS

Toda oficina transferente deberá arreglar la documentación teniendo en cuenta los siguientesaspectos:

Limpieza de la documentación

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación ehigiene. Para dicha labor se recomienda hacerlo en seco, utilizando aspiradora no es recomendableel utilizar trapos húmedos. '

El personal dedicado a este trabajo debe disponer:

• De elementos de trabajo que sean adecuados y apropiados para el desarrollo de dichafunción, como overol, gorra, mascarilla y guantes.

• Contar con personal idóneo, conocedor en la materia con el fin de evitar pérdidas odestrucción a los documentos.

Eliminación de material metálico

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente, se efectúa una vez elaborado elinventario documental. Esto con el propósito de evitar la mezcla indiscriminada de documentos quepuedan afectar la foliación y descripción correspondiente.

Identificación del material afectado por biodeteriolioi

Cuando se detecte material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/oinsectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con unamarquilla de color rojo en un lugar visible.

Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado defuentes de alta humedad y temperatura.

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Foliación



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Entiéndase como una acción o actividad que se realiza dentro del proceso de organización, tiene dosfinalidades, la primera controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo,etc.) y la segunda controlar la cantidad, entendida esta última como respeto al principio de ordenoriginal y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

La documentación que va ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada, el numero 1 (uno)corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a lafecha más antigua.

Para dicho procedimiento se recomienda tener en cuenta:

• Utilizar lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.• Numerar de manera consecutiva, es decir sin omitir ni repetir números.• Si existe información por las dos caras, se debe foliar así: 1RN (R= Recto V=Vuelto)• Cuando existe información por una sola cara, se debe foliar así: 1 (solo el número)• La foliación debe hacerse en el ángulo superior derecho en la parte recta y fuera de

cualquier información del documento.• Si existen otras foliaciones, éstas deberán borrarse o en su defecto anularse

mediante una línea oblicua, evitando tachones.• Cuando la orientación del documento es horizontal, deberá foliarse en el ángulo

superior derecho con respecto a la dirección de la información que contiene.• Cuando existan errores en la foliación, esta se debe borrar o tachar como se indica, y

se inicia nuevamente.

Ejemplo:

• En el caso de las series simples la foliación se debe hacer de forma independientepor carpeta es decir de 1(uno) a 200 (doscientos) folios. Para el caso de las seriescomplejas (Contratos, historias, investigaciones disciplinarias, procesosjurídicos) etc., la foliación será de forma continua; de manera tal que si lainformación se encuentra en más de una unidad de conservación (carpeta) laprimera carpeta iría de 1 a 200 (doscientos) folios, y la siguiente iniciaría en 201.

• El documento debe foliarse de acuerdo a la orientación de la información.




Ejemplo:



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RECOMENDACiÓN PARA LA UTILlZACION DE MATERIALES

• Para la foliación de la documentación, se recomienda utilizar lápices negros de mina degrafito, de acuerdo con los procesos archivísticos establecidos.

• Como una alternativa para la foliación se sugiere el uso de bolígrafos que cumplan con lasespecificaciones dadas en el numeral "4.6 Tintas de Escritura". Norma técnica ColombianaNTC 5397.

Nota: Cabe anotar que el uso de bolígrafo NO es garantía d~ control y se dificulta corregir una foliación maléiec!ltad~. para ~l Cl:l~Pde los doc~rne!llo~que~ ~n$$rvan~(lQ,~ Archivos Hi~Jóti~S;;'¡ªfoli~cióqSQlo\Pu~de:'.ef~\t~rfe,~~lile¡Z~~'0c • ...•• '~0'q<'. . ", 'M,. • ....,:;..".,. .••... '\. '.

Revisión de la documentación que se vaya a transferir

Con el fin de evitar pérdida de tiempo y embalaje a la hora de transferir, se recomienda que una vezmás el funcionario que el Gestor Documental de la dependencia coteje la información; teniendo encuenta los siguientes aspectos:

• Comprobar que el trámite del documento haya finalizado.• Corroborar con el Jefe del Archivo Central que la transferencia se encuentre regulada por el

cronograma.• Verificar que las carpetas y/o expedientes estén debidamente organizados al interior de las

mismas.• Comprobar que cada expediente este completo y que no falte ninguna carpeta y/o

documentos, en cuyo caso debió quedar relacionado en el formato único de inventariodocumental de la carpeta.

• Verificar por que las carpetas cuenten con SIllS respectivos inventarios: Individual por carpetay General por caja, estos debidamente firmados por el Gestor Documental.

• Constatar que se hayan retirado todos aqu~lIos elementos que se consideren perjudicialespara la buena conservación de los documentos: Clips, gomas elásticas, grapas, fundas deplásticos, pos-it etc.



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• Probar que al interior de las carpetas no se encuentren documentos impresos en papel fax,de ser así se debe tomar fotocopia del documento y eliminar el papel electroquímico

• Los expedientes se colocaran dentro de carpetas que estén normalizadas por el Archivo y seenumeraran correlativamente.

• Cotejar que las carpetas y las cajas estén debidamente identificadas con sus rótulosrespectivos.

Ordenación de los expedientes en cajas

• La ordenación se hará cronológicamente, la fecha más antigua será la que se observe al abrirla carpeta y la última será la más reciente.

• La ordenación de las carpetas al interior de las cajas se hará de acuerdo a Tabla deRetención Documental, Serie y Subserie y de menor a mayor de acuerdo al códigotransferente.

Ejemplo:

1. ACCIONES CONSTITUCIONALES1.9 Requerimientos de Justicia2 ACTAS2.21 Actas de Entrega29 INFORMES29.21 Informe de Inspección

• Procurar porque un expediente no quede dividido en dos cajas. En el caso que estoocurriese, se debe señalizar en el inventario documental.

• La numeración de las cajas será correlativa y se hará conforme al rotulo que esté aprobadodentro del Programa de Gestión Documental para dicho diligenciamiento por parte delMinisterio de Defensa Nacional.

• Se debe evitar hacer cualquier otro tipo de anotación en las cajas.

Fundamento Legal para realizar las transferencias documentales

• La oficina transferente debe contar con Tabla de Retención Documental, la cual debe estaraprobada por el Comité de Archivo de la Armada Nacional, evidenciado las Series, Subseriesy Tipos Documentales; acuerdo a manuales de procedimientos y funciones propias de laoficina.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

• Tablas de Retención Documental: Es requisito fundamental para cada una de las oficinasque requiera transferir sus documentos tener las Tablas de Retención Documental yaprobadas, esto con el fin de verificar si la documentación ya cumplió su permanencia en elArchivo de Gestión.



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Autoridad: AYGAR

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• Inventarios Documentales: Todas los documentos que se encuentren listos para sertransferidos al Archivo Central, deben tener su respectivo inventario documental, dichoinstrumento se convierte en un requisito fundamental para dar por aceptada la transferencia.

UNIDADES DE CONSERVACION y REALMACENAMIENTO:

.:. Carpetas

.:. Cajas

.:. Amarre

.:. Embalaje

v' CARPETAS

FUNCION

Dentro de las unidades de conservación que están en contacto más directo y permanente con ladocumentación son las carpetas, estas se utilizan para almacenar desde folios sueltos hastadocumentos de gran formato como mapas, dibujos, etc. Como unidades de conservación que seencuentran en los archivos están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, y Carpetas.

Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para latransferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos sonlas cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones:

TIPOS O CLASES DE CARPETAS

Carpeta con Solapas Laterales

Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Lacapacidad máxima de almacenamiento es de 200 a 210 folios aproximadamente.

Carpeta plegada por la mitad (Celuguia)

Su finalidad es garantizar protección a los documentos, con el único fin de prolongar de maneraconsiderable la conservación de los mismos. Las unidades de conservación deben ser elaboradas encartón neutro y si no se dispone de este material, se ~plicará al cartón un recubrimiento que impida la


ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT- ., Página 13 de 20

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acidificación por contacto. La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de lasunidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación aconservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

DISEÑO

Las carpetas deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de los documentos. Sepueden utilizar carpetas plegadas por la mitad o con los bordes laterales cerrados con solapas, estasúltimas garantizan una mayor protección a la documentación. Estas carpetas no requieren el uso deadhesivos.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentación de gran formato sepueden unir varias piezas de cartón o cartulina, usando cintas o telas como bisagras. Eladhesivo de las cintas o telas (con alto contenido de algodón o lino), debe cumplir con lasespecificaciones señaladas en el numeral 4.9.1 de la Norma Técnica Colombiana- NTC5397 del 22 de Diciembre de 2005.

• Se debe consignar la identificación del contenido de la carpeta en un lugar visible. (VerAnexo Rotulo Carpeta Celuguia)

• No se deben utilizar A-Z o carpetas que requieran la perforación de los documentos. Salvo aaquellos documentos que por su gran volumen ameriten la perforación para garantizar suconservación. Además, la alta capacidad de almacenamiento que caracteriza este tipo deunidades, dificulta el manejo de los documentos y crea deformaciones en ellos.

• En cuanto a unidades de conservación se recomienda el uso de "Carpetas con solapaslaterales" y de "Carpetas plegadas por la mitad".

ROTULO PARA CARPETAS

Su función es suministrar la información que reposa en las carpetas de una forma más detallada.



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Proceso: SERVICIOS DE APOYOI


I

Autoridad: AYGAR

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Ejemplo:I

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Caja No. __COMANDO GENERALARMADA NACIONAL ,AYUDANTíA GENERAL COMANDO ARMADA

MDN-CGFM-CARMA-A YGAR

SERIE: 38 ÓRDENESSubserie: 38.3 Ordenes Administrativas de Personal

ICarpeta No. de__

Cantidad de Folios: al _

Fechas Extremas: al __ ~_

Medidas: 7 cm de largo x 11 cm de ancho

./ CAJAS

FUNCION

Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, o libros. Protegen la documentacíón del polvo, lacontaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y facilitan su manipulación yorganización. .

DISEÑO

Las cajas han de ser funcionales, termoestables y de~en permitir el intercambio y circulación del aire.Es preciso seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos. Las cajas se deben armarpreferiblemente mediante pliegues y ensambles, a Ipartir de lengüetas que encajen por presión(similar al sistema de caja y espigo), para evitar el uso de cintas y adhesivos y ganchos metálicos .

REFX200Gestión y Central

...---------...-..

REF X 300" Central e Histórico






Autoridad: AYGAR

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ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• Las cajas no deben tener perforaciones preferiblemente, esto con el fin de evitar la circulacióny/o entrada de polvo e insectos, y el acabado de la superficie interior debe ser liso y suave.

• Para facilitar su ubicación, se requiere identificar las cajas en lugar visible, y para ellos sepuede imprimir sobre una de sus tapas externas un rotulo que contenga los datos básicos dela identificación. (Ver Rotulo Caja) .

Las cajas como unidades de conservación se recomiendan no solo para la transferencia sino tambiénpara almacenar la documentación en archivos centrales o históricos. Las cuales deben cumplir conlas siguientes especificaciones:

Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base deparafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismocartón.

Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son:

• Dimensiones Internas: Ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.• Dimensiones Externas: Ancho: 21 cm. x Alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.• Referencia X-200

Capacidad: Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden nimuy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles decartón.

Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales con los siguientes datosgenerales.

ROTULOS PARA CAJAS

Su función, es suministrar la información de las carpetas que reposa en la (s) caja (s) de una formamás detallada, con el fin de facilitar la búsqueda para temas de consulta en los Archivos de Gesti<;m yArchivos Centrales. .

INSTRUCTIVO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESI



Ejemplo:

Proceso: SERVICIOS DE APOYO,


MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MlliJTARESARMADA NACIONALAYUDAN TIA GENERAL COMANDO ARMADA

Autoridad: AYGAR

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Linea de Mando: MDN-CGFM-CARMA-AYGARSección: Ayudantía General Comando Arm¡¡paSubseceió": Control Plazos .

Códigode Serie123853

Código de Subseríe y Nombre!

1.9 RequerirniL"fltos de Justicia221 '!\(,tas de Entrega38. 1 O frR"'11Intf~roa53.3 Planillas de Corres¡londenGt"l o (Libro de Control}

No. de Carpetas: _

No. de Cooseeutivo f~;'[:ii':;!()

No. de Caja: _

Fechas Extremas: ºQ.:..t;it,l-¡V~~al

Medidas: 20 cm de largo x 15 cm de ancho

./ AMARRE

FUNCION

Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir ya la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya ohiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unida~ en sentido vertical y horizontal, a modo depaquete, anudado hacia la parte superior .

./ EMBALAJE

FUNCION

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá alembalaje o empaque, así: I

» Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo.

I



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Autoridad: AYGAR

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~ La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberáser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumenha de tenerse en cuenta sino también su peso.

~ Los tomos deben disponerse verticalmente unos seguidos de otros. Los de gran formatodeberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos conbolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

~ Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

~ Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente.

~ Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:

La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y asisucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehiculosea la N° 1.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación <::onmiras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará entubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO PARA ARCHIVOS

Con el fin de salvaguardar la información de cada una de las unidades, se hace necesaria plantearestrategias y/o políticas que permitan apoyar la labor de procesos como son, los operacionales; ydemás documentos administrativos que representen algún grado de vulnerabilidad ante la fuga operdida de la información que sea sensible a la política de seguridad.

Una de las estrategias que se plantea es la centralización de la información en cada una de lasfuerzas, esta se hará con base a su jurisdicción y a los lineamientos impartidos por la AyudantíaGeneral del Comando de la Armada Nacional, como dueño líder del proceso. Dichas políticas tendránque ser aplicadas a través de las Ayudantías en cada una de las Fuerzas o quien haga sus veces conel fin de cumplir y satisfacer las necesidades en los servicios de consulta, seguridad y organización,para custodia y conservación de los mismos; basándose en una estrategia de almacenamientocentralizado de los archivos.

Pero esto implica por lógica almacenar (Archivos Centrales) organizadamente los archivos para quesea fácil localizarlos por parte de los usuarios y adicionalmente implantar métodos de seguridad paracontrolar el acceso a los mismos.


ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT- .. Página 18 de 20

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Cuando se habla de organización nos referimos a las políticas impartidas por el Archivo General dela Nación, como ente rector de la política archivística y el Ministerio de Defensa Nacional tales como:

./ garantizar la conservación y el uso adecuado! del patrimonio documental, en este caso elacervo documental que conforma la Armada Nacional.

./ Proteger el patrimonio documental y velar por Su acceso,

./ Adoptar criterios y procedimientos técnicos de valoración y selección muy precisos, quepermitan determinar en las distintas etapas de la gestión documental los documentos quedeben ser conservados como parte del patrimonio documental, con el propósito de mejorar lacalidad y servicios de los archivos dentro de la gestión institucional;

./ Garantizar la eficacia de la gestión;

De otro lado, la organización de los archivos de gestión; debe ser coherente con la Tabla deRetención Documental de la oficina. Por ello es de vital importancia que las Unidades cuenten conTablas de Retención Documental debidamente actualizadas y conforme a Manuales deprocedimientos y funciones propias de la oficina. El proceso de organización incluye tres grandessubprocesos o procedimientos estos son: Clasificación, Ordenación y Descripción.

Nota: Atendiendo el Acuerdo NO.041 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivosde las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el Articulo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

Las u.n....i.da..dElS..q~.e....por a...1.gUn....\i~..t..i,VO....s,.ean ".d.e..s..s..li..iv....a.d.~s..'....o...p..o.rn ..•.•e.t..El.s.id~ges delservic;io ~Ela.n..de.....s..ti~.,S.d..a~ •.a....otra. ~Oidad,eberantransfenrsus ~chivoS.8 un don!iled~ll~Ia, ya quetó$ dectO$E:'lote$deP$ntro1o"

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Las unidades mayores operativas o sus equivalentes. para las fuerzas deben contar con personalespecializado en el tema, que contribuyan con la' difusión y aplicación de las técnicas yprocedimientos archivísticos, dentro de las muchas funciones relacionadas a su cargo pueden estarlas siguientes:

• Capacitar al personal bajo su cargo, (Jefes de Archivo) sobre organización de los documentosen los Archivos de Gestión.

• Difundir las políticas y/o directrices internas emanadas por el Ministerio de Defensa Nacionaly la Ayudantía General del Comando de la Armada Nacional con el fin de dar cumplimiento ala Política Archivística.

• Programar revistas internas acuerdo a su jurisdicción con el fin de corroborar por parte de losfuncionarios la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental

• Coordinar con los Jefes de Archivo (Gestión) de las Unidades, acuerdo su jurisdicción eltraslado de la documentación, haciendo énfasis en la seguridad para dicho almacenamiento.

• Apoyar con la difusión para la aplicación de los formatos, en temas de consulta y préstamode documentos.

• Exponer ante el alto mando los requerimientos"que se consideren necesarios para una buenaadecuación y funcionamiento del archivo en ternas de estructura y condiciones ambientales.

Para definir las características de un depósito adecuado para archivo donde los fondos documentalesde la Armada Nacional (Fuerzas) que por su valor histórico, jurídico, administrativo o cultural se hande conservar en condiciones óptimas, se deben emprender acciones que propicien unas condicionesideales como son: .


-1ARMADA NACIONAL

REPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-

005-JOLA-V01



Autoridad: AYGAR

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./ Establecer programas de necesidades que incluyan la descripción de los espacios a futuroteniendo como punto de partida el volumen documental de cada una de las unidades acuerdoa su jurisdicción .

./ Tener en cuenta el grado de protección y restricciones que se debe tener con aquellosdocumentos de tipo operacional, que por su contenido no podrán ser de libre acceso a losfuncionarios .

./ Definir las características geotécnicas del terreno: capacidad, profundidad de nivel freático,variaciones climáticas, etc .

./ Determinar los recursos económicos, técnicos y humanos que nos permitan garantizar lacontinuidad del servicio como custodio del acervo documental.

./ Realizar un inventario físico preciso de los documentos a conservar. Esto debe incluircantidad, estado y tipo de soporte, así como la proyección a futuro de las TransferenciasDocumentales.

Así mismo, se hace necesario pensar en el crecimiento de la documentación que sin duda algunaserá un efecto multiplicador en el volumen de información centralizada, y que por tal motivo afectarade una forma directa la adecuación y diseño del área que se asigne para tal fin.



005-JOLA-V01

5. REGISTROS



Autoridad: AYGAR

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./ GEDOC-FT-025-AYGAR (ACTA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL)

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

./ PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTIONGENERAL, COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlCIA NACIONAL.

./ CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

7. NORMATIVIDAD

./ CONSTITUCION POLlTICA

ARTICULOS 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,112,313,212 .

./ LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otrasdisposiciones" .

./ DECRETO 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000,parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones enmateria de Gestión Documental para todas las entidades del Estado" .

./ RESOLUCION No: 8614 "Por la cual se adopta el programa de Gestión Documental PGD. "Hacia un Sistema de Gestión de Documento E¡'ectrónico de Archivo" - SGDEA, para el SectorDefensa .

./ ACUERDO No. 042 "Por el cual se establecen los criterios para la organización de losarchivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 Y 26 de laLey General de Archivos 594 de 2000"

./ ACUERDO No. 038 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos594 de 2000"

./ NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA "ISAD(G)"¡

./ NORMA TECNICA PARA LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA "NTC 4095",

./ NORMA TECNICA COLOMBIANA "NTC 53917" Materiales para documentos de archivo conI

soporte en papel.

tabla de contenido pá . 2 4. transferencias … · final de la tabla de retención documental...

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