tabla de retencion documental area de servicios
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430 1 ACTAS
430 1 10 ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 2 8 X X
Acta de eliminacion documental
Inventario documental
430 3 ADMINISTRACION DE BIENES E INVENTARIOS
430 3 1 BIENES RECIBIDOS EN DACION DE PAGO 2 8 X X
Comunicaciones
Comunicaciones de no viabilidad
Informe bienes recibidos
Informe de avalúo
Informe propuesta cliente
Registro contable
430 3 2ENTRADA DE BIENES (DE CONSUMO Y ACTIVOS) AL
ALMACÉN2 8 X X
Comprobante Contable
Comprobante de ingreso de elementos
Reporte de inclusión de bienes
430 3 3SOLICITUD Y ENTREGA DE BIENES DE CONSUMO Y
ACTIVOS 2 8 X X
Comprobante de egreso de elementos de consumo
Entrega de bienes de consumo y activos
Solicitud de bienes de consumo y activos
430 3 4 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS 2 8 X X
Acta final de cruce de inventarios
Comprobante contable
Comunicación con elementos faltantes
Informe de cruce de inventarios
Informe elementos faltantes y sobrantes
Listado de bienes por colaborador
430 3 5REINTEGRO DE BIENES (DE CONSUMO Y ACTIVOS) AL
ALMACEN 2 8 X X
Listado de bienes por colaborador
Reintegro del bien de consumo y activos en el aplicativo de
inventarios
Se dispone a conservar totalmente para dejar como evidencia de la administración
y procesos realizados en su momento desde la Ley 734 de 2002, Código
Disciplinario Único, Manejo de Inventarios
Se dispone a conservar totalmente para dejar como evidencia de la administración
y procesos realizados en su momento desde la Ley 716 de 2001, por la cual se
expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector
público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.
Cumplidos los tiempos de retención se procede a eliminar, no poseen valores
secundarios.
Se dispone a conservar totalmente para dejar como evidencia de la administración
y procesos realizados en su momento desde la Ley 734 de 2002, Código
Disciplinario Único, Manejo de Inventarios
PROCEDIMIENTO
Cumplidos los tiempos de retención, se debe transferir al archivo histórico ya que
son la evidencia del manejo documental de la Entidad.
Se dispone a conservar totalmente para dejar como evidencia de la administración
y procesos realizados en su momento desde la Ley 716 de 2001, por la cual se
expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector
público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.
Circular externa 045 de octubre del 2001por la cual se establece el procedimiento
de realización de avalúos, reconoce como métodos técnicos el precio de mercado,
valor presente, costos de reposición y técnica residual.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
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TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
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FINAL
430 3 6 BAJA DE BIENES (ELEMENTOS DE CONSUMO Y ACTIVOS) 2 8 X X
Acta de destrucción de bienes
Acta de entrega de bienes en donación
Avaluó de perito de bienes de consumo y activos
Comprobante contable
Comprobante de egreso de bienes de consumo y activos
Comprobante de ingreso de venta de bienes de consumo y
activos
Comunicación a Contabilidad y Presupuesto para determinar
vida útil (de bienes de consumo y activos)
Comunicación al corredor de seguros
Comunicación al corredor de seguros (de perdida o hurto de
bienes de consumo y activos)
Comunicación de Contabilidad y Presupuesto determinado vida
útil (de bienes de consumo y activos)
Comunicación de Gerencia General solicitando autorización para
dar de baja (de bienes de consumo y activos)
Comunicación a Gerencia General para la aprobación de
donación bienes de consumo y activos
Comunicaciones colaboradores (de perdida o hurto de bienes de
consumo y activos)
Comunicaciones de ofrecimiento
Comunicaciones de respuesta de ente beneficiado
Comunicaciones Tecnología de la Información (lista de bienes de
consumo y activos obsoletos)
Informe de (de bienes de consumo y activos) dar de baja
Informe de remate o venta de bienes de consumo y activos
Resolución de baja de bienes de consumo y activos
Se dispone a hacer una seleción de un 10% de la documentación por la
importancia de los procesos en su momento y dejar evidencia de los mismos
segun la circular número 25 de 2000, por la cual se fijan Pautas mínimas para la
implementación del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º
de enero del 2001.
Ley 716 de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la
información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia
tributaria y otras disposiciones.
Circular externa 045 de octubre del 2001por la cual se establece el procedimiento
de realización de avalúos, reconoce como métodos técnicos el precio de mercado,
valor presente, costos de reposición y técnica residual.
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430 5 ADMINISTRACION DE RECURSOS TECNOLOGICOS
430 5 3GRABACIÓN, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO DE
AUDIENCIAS2 18 X X
Comunicaciones
Medios Magnéticos
430 9 CAJA MENOR 2 1 X X
Acto administrativo (Resolución)
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Certificado de disponibilidad presupuestal Fondo Gerencia de
Proyectos (si aplica)
Comprobante de pago caja menor
Comunicaciones
Factura o documento equivalente
Formato de relación para la legalización y/o reintegro de gastos
Orden de desembolso
Recibo provisional de caja (si aplica)
Solicitud de constitución de caja menor
430 18 CONTRATOS
430 18 1CONTRATOS SUBASTA INVERSA DE 10% DE LA MÍNIMA
CUANTIA (LEY 80 DE 1993)4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Estos documentos se conservan totalmente por contener valores precauciónales y
administrativos en la entidad.
Se eliminan los documentos en soporte papel y quedan las garbaciones y registros
en medios magneticos y se conserva el tiempo que se determine en las políticas
de conservación de documentos electrónicos de Fonade
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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(AÑOS)
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FINAL
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación.
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 2 CONTRATOS DE LICITACION PUBLICA (LEY 80 DE 1993) 4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)Planos
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación.
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 3CONTRATOS DE CONCURSO DE MERITOS (LEY 80 DE
1993)4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación.
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 4 CONTRATOS DE SUBASTA INVERSA (LEY 80 DE 1993) 4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación (si aplica)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 5CONTRATOS DE CONTRATACION DIRECTA (LEY 80 DE
1993)4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Planos
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación (si aplica)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 6 CONTRATOS DE MENOR CUANTIA (LEY 80 DE 1993) 4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación (si aplica)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 7CONTRATOS DE BANCA MULTILATERAL PARA SERVICIOS
DE CONSULTORÍA - FIRMAS4 20 X X
Aclaraciones expresiones de interés
Aclaraciones propuestas técnicas
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual Ley 80 de 1993.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Acta de apertura de propuestas de precio y negociación
Acta de apertura de propuestas técnicas
Acta de audiencia de aclaraciones
Acta de comité operativo expresiones de interes
Acta de comité operativo propuestas tecnicas
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actas de seguimiento al contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Adendas expresiones de interes
Adendas propuestas tecnicas
Certificado de disponibilidad presupuestal Fondo Gerencia de
Proyectos
Comunicación de adjudicación
Comunicación de invitación
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Comunicación de solicitud de aclaraciones expresiones de interés
Comunicación de solicitud de aclaraciones propuestas técnicas
Comunicación de solicitud de expresiones de interés
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación de solicitud de proceso de selección
Comunicación de solicitud de propuestas
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Contrato
Costeo
Designación comité para la conformación de la lista corta
Designación comité para la evaluar propuestas técnicas
Documentos para la contratación
Evaluación de proveedores (si aplica)
Expresiones de interés
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Informe de conformación de lista corta
Informe de evaluación de propuestas técnicas
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
No objeción
No objeción contrato negociado
No objeción informe de evaluación de propuestas técnicas
Notificación a los consultores cuyas propuestas no obtuvieron la
calificación mínima o fueron inadmisibles
Notificación a los consultores que presentaron manifestación de
interés la conformación de la lista corta
Notificación a los consultores que presentaron propuestas del
puntaje obtenido en su propuesta técnica
Notificación de la adjudicación a todos los consultores que hayan
presentado propuestas
Notificación de la invitación a la apertura de la propuesta de
precio y negociación
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Preguntas y respuestas
Propuestas
Publicación de la adjudicación del contrato en el sitio de internet
del united nations development business (undb)
Registro de entrega de expresiones de interés
Registro de envío de solicitud de propuestas
Registro presupuestal
Requerimiento de contratación por parte del cliente
Soporte de pago de la prima (si aplica)
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación (si aplica)
Soporte publicación (united nations development business (undb
online), periódico circulación nacional, web de Fonade)
Soporte publicación portal único de contratación SECOP
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 8
CONTRATOS DE BANCA MULTILATERAL PARA
ADQUISICIÓN DE BIENES - FIRMAS (documentos de
licitación)
4 20 X X
Aclaraciones ofertas
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Acta de apertura de ofertas
Acta de audiencia de aclaraciones
Acta de comité operativo
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Adendas
Certificado de disponibilidad presupuestal Fondo Gerencia de
Proyectos
Comunicación de adjudicación
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Comunicación de solicitud de aclaraciones ofertas
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación de solicitud de proceso de selección por parte del
gerente del convenio
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Contrato
Designación comité para la evaluar ofertas
Documentos de licitación
Documentos para la contracción
Estudio de precios de mercado
Evaluación de proveedores (si aplica)
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Informe de evaluación de ofertas
Informe de pos calificación del oferente
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Llamado a licitación
No objeción informe de evaluación de ofertas
No objeción llamado a licitación y documentos de licitación
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Ofertas
Planos
Preguntas y respuestas
Registro presupuestal
Requerimiento de contratación por parte del cliente
Soporte de pago de la prima (si aplica)
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación (si aplica)
Soporte publicación (united nations development business (undb
online), periódico circulación nacional, web de Fonade)
Soporte publicación llamado a licitación y documentos de
licitación portal único de contratación SECOP
Soporte publicación resultados de la licitación (united nations
development business (undb online), periódico circulación
nacional, web de Fonade)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 9CONTRATOS DE BANCA MULTILATERAL PARA
CONSULTORES INDIVIDUALES (documentos de licitación)4 20 X X
Aclaraciones hojas de vida
Acta de comité operativo
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Adendas
Certificado de disponibilidad presupuestal Fondo Gerencia de
Proyectos
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 1% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Comunicación de solicitud de aclaraciones hojas de vida
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación de solicitud de proceso de selección
Comunicaciones de adjudicación
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Contrato
Costeo (si aplica)
Documentos para la contratación
Evaluación de proveedores (si aplica)
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Hojas de vida
Informe de evaluación de hojas de vida
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
No objeción informe de evaluación de hojas de vida
No objeción términos de referencia
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Preguntas y respuestas
Registro de entrega de hojas de vida
Registro presupuestal
Requerimiento de contratación por parte del cliente
Soporte de pago de la prima (si aplica)
Soporte de publicación en el SECOP de la liquidación (si aplica)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
Términos de referencia
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 1% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
430 18 10OFERTA PUBLICA DE CONTRATO (MANUAL DE
CONTRATACION DERECHOS PRIVADO)4 20 X X
Acta de cierre y Registro de recepción de ofertas
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actas de seguimiento al contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Adendas (si aplique)
Análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación
Aviso de convocatoria
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Comunicación de citación a audiencia. (si aplica)
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Comunicación de respuesta de estudio de precios de mercado y
soportes
Comunicación de solicitud a estudios previos
Comunicación de solicitud de aclaraciones a los oferentes (si
aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación de solicitud, complementación, ajuste o aclaración
(si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Contrato
Documento de respuesta a observaciones al informe de
evaluación (si aplica)
Documento soportes (Lances) (Si aplica)
Documentos de respuesta a observaciones del Reglas de
Participación (si aplica)
Estudios, documentos previos Anexo y formatos (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Informe de evaluación
Informe de recomendación de aceptación de la oferta o
declaratoria de fallido (si aplica)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informe Final de Evaluación (Si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Lista de chequeo
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Observaciones al informe de evaluación (si aplica)
Ofertas
Planos
Registro de consultas a los documentos del proceso (si aplica)
Registro de verificación de la lista de lavado de activos y
financiación del terrorismo
Registro presupuestal
Respuesta de requerimientos a oferentes (si aplica)
Soporte de pago de la prima (si aplica)
Soporte de publicación en la pagina Web de Fonade de los
documentos (Aviso de convocatoria para la contratación, Reglas
de Participación y demás documentos propios del proceso)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
430 18 11OFERTA CERRADA DE CONTRATO (MANUAL DE
CONTRATACION DERECHOS PRIVADO)4 20 X X
Acta de cierre y Registro de recepción de ofertas
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Adendas (si aplique)
Análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación
Aviso de convocatoria
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Comunicación de citación a audiencia. (si aplica)
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Comunicación de respuesta de estudio de precios de mercado y
soportes
Comunicación de solicitud a Estudios Previos
Comunicación de solicitud de aclaraciones a los oferentes (si
aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación de solicitud, complementación, ajuste o aclaración
(si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Comunicados (si aplica)
Contrato
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
Versión
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Documento de respuesta a observaciones al informe de
evaluación (si aplica)
Documentos de respuesta a observaciones del Reglas de
Participación (si aplica)
Estudios, documentos previos Anexo y formatos (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Informe de evaluación
Informe de recomendación de aceptación de la oferta o
declaratoria de fallido (si aplica)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informe Final de Evaluación (Si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Lista de chequeo
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Observaciones a las Reglas de Participación (si aplica)
Observaciones al informe de evaluación (si aplica)
Ofertas
Planos
Registro de consultas a los documentos del proceso (si aplica)
Registro de verificación de la lista de lavado de activos y
financiación del terrorismo
Registro presupuestal
Reglas de Participación
Reporte de verificación del Plan de Compras
Respuesta de requerimientos a oferentes (si aplica)
Soporte de pago de la prima (si aplica)
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22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Soporte de publicación en la pagina Web de Fonade de los
documentos (Aviso de convocatoria para la contratación, Reglas
de Participación y demás documentos propios del proceso)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 12CONTRATOS DE CONTRATACION DIRECTA (MANUAL DE
CONTRATACION DERECHOS PRIVADO)4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Acto administrativo justificación de Contratación excepto
prestación de servicios profesionales, apoyo a la gestión y por
urgencia manifiesta
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Certificado de disponibilidad presupuestal Fondo Gerencia de
Proyectos (si aplica)
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Comunicación de respuesta del estudio de precios de mercado
del área de estudios previos (si aplica)
Comunicación de solicitud de contratistas (Contratos prestación
de servicios y apoyo a la gestión de FONADE)
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
Versión
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación Interna. (Contratos prestación de servicios y apoyo
a la gestión de FONADE)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Contrato
Evaluación de proveedores (si aplica)
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Formato de verificación de perfiles de contratistas (Contratos
prestación de servicios y apoyo a la gestión de FONADE)
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Hoja de vida con sus respectivos soportes. (Contratos prestación
de servicios y apoyo a la gestión de FONADE)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Registro de verificación de la lista de lavado de activos y
financiación del terrorismo
Registro presupuestal
Soporte de pago de la prima (si aplica)
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22 de Noviembre de 2013
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SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 18 13CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA (MANUAL DE
CONTRATACION DERECHOS PRIVADO)4 20 X X
Acta de cierre y Registro de recepción de ofertas
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del contrato (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al contrato (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de contrato (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Adendas (si aplique)
Análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación
Aviso de convocatoria
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Comunicación de citación a audiencia. (si aplica)
Comunicación de notificación al contratista de aprobación de
garantías (si aplica)
Comunicación de respuesta de estudio de precios de mercado y
soportes
Comunicación de solicitud a Estudios Previos
Comunicación de solicitud de aclaraciones a los oferentes (si
aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicación de solicitud, complementación, ajuste o aclaración
(si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados; se asigna el control previo
administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se autoriza a las
autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores públicos, de
cualquier orden, sobre su gestión contractual
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen en defensa
del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que haya lugar.
Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la conservación
permanente con el fin de apoyar la memoria institucional y la historia del estado.
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22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Comunicaciones internas (si aplica)
Comunicados (si aplica)
Contrato
Documento de respuesta a observaciones al informe de
evaluación (si aplica)
Documentos de respuesta a observaciones del Reglas de
Participación (si aplica)
Estudios, documentos previos Anexo y formatos (si aplica)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados (si aplica)
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Informe de evaluación
Informe de recomendación de aceptación de la oferta o
declaratoria de fallido (si aplica)
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del contrato (si aplica)
Informe Final de Evaluación (Si aplica)
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Lista de chequeo
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Observaciones a las Reglas de Participación (si aplica)
Observaciones al informe de evaluación (si aplica)
Ofertas
Planos
Registro de consultas a los documentos del proceso (si aplica)
Registro de verificación de la lista de lavado de activos y
financiación del terrorismo
Registro presupuestal
Versión
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Reglas de Participación
Reporte de verificación del Plan de Compras
Respuesta de requerimientos a oferentes (si aplica)
Soporte de pago de la prima (si aplica)
Soporte de publicación en la pagina Web de Fonade de los
documentos (Aviso de convocatoria para la contratación, Reglas
de Participación y demás documentos propios del proceso)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
360 19 CONVENIOS 4 20 X X
360 19 1 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 4 20 X X
Aceptaciones (si aplica)
Acta de comité de activos y Anexo (si aplica)
Acta de Comité Negocios
Acta de comité operativo y Anexo
Acta de entrega de bienes y servicios al cliente y sus respectivos
soportes
Acta de Inicio (si aplica)
Acta de liquidación del convenio
Acta de liquidación unilateral del convenio (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta y/o soportes de reuniones y seguimiento (si aplica)
Carta Remisoria de proyecto de acta de liquidación de convenio y
soportes
Comunicación con solicitud del cliente sobre nuevo negocio (si
aplica)
Comunicación de delegación al comité operativo y la supervisión
de convenio
Comunicación de no suscripción del convenio al cliente (si aplica)
Comunicación de remisión del informes gestión al cliente y de
informes de ejecución financiera.
Una vez liquidados o terminados los convenios según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia,
la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. Se asigna el
control previo administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se
autoriza a las autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores
públicos, de cualquier orden, sobre su gestión contractual.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
de la Corte, son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen
en defensa del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que
haya lugar. Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la
conservación permanente con el fin de apoyar la memoria institucional como la del
estado.
Versión
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PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Comunicación de requerimiento al cliente para elaboración del
plan operativo (si aplica)
Comunicación de solicitud de ajuste o aclaración a la propuesta
(si aplica)
Comunicación de solicitud de apertura de cuenta bancaria
Comunicación de solicitud de garantía (si aplica)
Comunicaciones con terceros (si aplica)
Comunicaciones entre Fonade y el cliente (si aplica)
Convenio
Documento como contratos de empréstito, créditos
internacionales, documentos conpes, cartas de créditos, fuentes
de recursos externos (si aplica)
Documento de ajuste al alcance de la propuesta (si aplica)
Documentos mínimos soporte para la elaboración y suscripción
de la minuta aportados por el cliente (CDP, CC, acta de posesión,
autorizaciones, representación legal)
Ficha del nuevo negocio
Ficha para la liquidación de convenios
Garantías (si aplica)
Gestión de Activos y Pasivos (GAP)
Información tributaria de clientes
Informe de término del convenio y soportes
Informe estado contable del convenio (conciliación)
Informes de gestión al cliente
Lista de chequeo (Soporte documentos externos por convenio (si
aplica))
Manual operativo (si aplica)
Novedades al convenio y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Plan operativo (fichas EBI - Conpes entre otros (si aplica)
Versión
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PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Planos
Propuesta
Registro presupuestal (si aplica)
Reglamento del comité operativo (si aplica)
Relación de documentos externos por convenio (los soportes
reposan en el convenio)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
360 19 2 CONVENIO DE APOYO FINANCIERO 4 20 X X
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual (si aplica)
Acta de inició del convenio (si aplica)
Acta de liquidación del contrato (si aplica)
Acta de liquidación unilateral del convenio (si aplica)
Acta de reinicio (si aplica)
Acta de seguimiento al convenio (si aplica)
Acta de suspensión (si aplica)
Acta de terminación de convenio (si aplica)
Actos administrativos y soportes de sanciones (si aplica)
Antecedentes - diseños
Certificado de incorporación de recursos sin situación de fondos
(si aplica)
Certificado de disponibilidad presupuestal (Fonade)
Certificado de disponibilidad presupuestal (municipio y/o
departamento)
Comunicación de solicitud de apertura de cuenta bancaria
Comunicación de solicitud de garantía (si aplica)
Comunicación de Solicitud de novedades al contrato y soportes
(prorrogas, suspensiones, adiciones, etc.) (Si aplica)
Comunicaciones de remisión del proyecto de acta de liquidación
de contrato y soportes
Una vez liquidados o terminados los convenios según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia,
la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. Se asigna el
control previo administrativo de los contratos a las oficinas de control interno, y se
autoriza a las autoridades de control fiscal para exigir informes a los servidores
públicos, de cualquier orden, sobre su gestión contractual.
La acción disciplinaria prescribe en 10 años y la penal en 20. Periodos que, a juicio
de la Corte, son suficientes para que los órganos de control competentes, actúen
en defensa del patrimonio del Estado e impongan o soliciten los correctivos a que
haya lugar. Se debe realizar selección del 10% de los contratos para la
conservación permanente con el fin de apoyar la memoria institucional como la del
estado.
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PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Comunicaciones entre FONADE y terceros (si aplica)
Comunicaciones entre FONADE, interventoría, supervisión y el
contratista
Comunicaciones internas (si aplica)
Convenio
Copias de contratos de obra, suministro, de fortalecimiento, otros,
(aviso de prensa, pliegos de condiciones y/o solicitud de
propuesta, acta de cierre, informe de evaluación, propuesta
favorecida, certificación ley 80, cuando aplique)
Documentos que acreditan la existencia del representante legal (
c.c , acta nombramiento, acta de posesión, acuerdo (facultad
para contratar)
Evaluación de proveedores (si aplica)
Evidencia de cumplimiento de condiciones de financiamiento (
anexo 3)
Extracto único de publicación y soporte de pago de la publicación
(si aplica)
Ficha de viabilizarían del proyecto MAVDT y Anexo 1,2,3-
Ficha y solicitud de liquidación de contratos derivados
Formato de vinculación y Anexo
Garantías (si aplica)
Gestión de Activos y Pasivos (GAP)
Hojas de vida con sus respectivos soportes, contratos prestación
de servicios para fortalecimiento institucional
Informe de ejecución financiera
Informe de visita de campo de FONADE (si aplica)
Informe final de ejecución del convenio (si aplica)
Informe final de interventoria
Informes presentados por el contratista y Anexo (Si aplica)
Informes presentados por la interventoría o supervisión y Anexo
(Si aplica)
Liquidación de contratos (obra, suministro, de fortalecimiento.,
otros.-) (si aplica)
Lista de chequeo
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Modificaciones de contrato de obra, suministro, fortalecimiento,
otros (si aplica)
Novedades al contrato y soportes (prorrogas, suspensiones,
adiciones, etc.) (Si aplica)
Planos
Reformulación o modificación del plan financiero del proyecto (si
aplica)
Registro presupuestal (si aplica)
Soportes de cumplimiento consignados en el acta de liquidación
(Si aplica)
430 28 INFORMES
430 28 9 INFORME DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 X X
Comunicado al emisor de la queja o reclamo
Informe de peticiones, quejas y reclamos
Peticiones, quejas y reclamos
430 38 PLANES
430 38 5 PLAN DE GESTION MEDIO AMBIENTAL 2 3 X X
Plan de gestión medio ambiental
Soportes ejecución plan
430 39 POLIZAS
430 39 1 POLIZAS DE AMPARO DE BIENES DE LA ENTIDAD 2 18 X X
Póliza
430 45 CORRESPONDENCIA
430 45 1 CORRESPONDENCIA INTERNA 1 4 X X
Comunicación
Cumplidos los tiempos de retención en archivo de gestión y central, se digitalizan y
eliminan, dado a que no poseen valores secundarios.
Culminados los tiempos de retención en el archivo central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Se procede a eliminar ya que cumplieron con el tiempo legal según Ley 716 de
2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información
contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras
disposiciones.
Cumplidos los tiempos de retención se procede a eliminar, los originales serán
custodiados por el área Jurídica.
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PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
430 45 2 CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA 1 4 X X
Comunicación
430 45 3 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA 1 4 X X
Comunicación
430 45 4 CORRESPONDENCIA POR CORREO ELECTRÓNICO 1 4 X X
Correo electrónico
430 49 REGISTRO DE MANTENIMIENTO DE BIENES
430 49 1 VEHICULOS 2 18 X X
Cronograma de mantenimiento (si aplica)
Registro de entrega del vehículo
Seguro obligatorio (Si aplica)
Tarjeta de propiedad (si aplica)
430 49 2 INMUEBLES 2 18 X X
Acta de entrega
Cronograma de mantenimiento (si aplica)
Pólizas (Si aplica)
430 49 3 OTROS BIENES MUEBLES 2 18 X X
Acta de entrega
Cronograma de mantenimiento (si aplica)
Pólizas (Si aplica)
430 54SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO OPERATIVO -
SARO
430 54 3 IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO 2 3 X X
Comunicaciones del SARO
Plan de tratamiento de riesgo
Registro de eventos de riesgo operativo
Soportes y Anexo de implementación
430 66 SOPORTES DE REUNION INTERNA 2 1 X X
Anexos
Culminados los tiempos de retención en el archivo central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Culminados los tiempos de retención en el archivo central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Culminados los tiempos de retención en el Archivo Central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, se procede a eliminar ya
que el consolidado de los modelos de la entidad estarán bajo la custodia del área
de Planeación y Gestión de Riesgos .
Culminados los tiempos de retención en el Archivo Central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Culminados los tiempos de retención en el Archivo Central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Culminados los tiempos de retención en el archivo central se procede a eliminar
ya que no posee valores secundarios.
Estos soportes constituyen procesos internos dentro de las áreas no poseen
valores secundarios una vez culminado el tiempo de retención en el archivo central
se procede a eliminar.
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Gestión
Archivo
CentralCT E S M/D
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - 430
Vigencia a partir de:
22 de Noviembre de 2013
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo Documental
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)
DISPOSICION
FINAL
Control de Asistencia
Estos soportes constituyen procesos internos dentro de las áreas no poseen
valores secundarios una vez culminado el tiempo de retención en el archivo central
se procede a eliminar.