aplicaciÓn de las tablas de retencion documental
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APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
APLICACIÓN:
Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención Documental debe hacerse su DIFUSION indicando:
La fecha a partir de la cual serán de obligatorio cumplimiento
Instructivos para la aplicación de las TRD.
Normas para que los archivos de gestión se organicen en concordancia con las TRD de cada oficina.
ADOPCIÓN DE LAS TALAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
Se adoptaran por la entidad mediante Acto Administrativo y serán
de obligatorio cumplimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALEntidad Productora: Cámara de Comercio del Magdalena Medio y del Nordeste Antioqueño
Unidad Administrativa: Asistencia de Presidencia Hoja 12 de 20
A.G. A.C. CT E M S
13010Informe a entes de Control
Informe a la Contraloría, Superintendencia de Industria y Comercio, COMFECAMARAS y DIANComunicación remisoria, informe y anexos(según requerimientos).
13011
Registros
Control de prestamos (Biblioteca y Auditorio) y Registro de Control de Caja Menor libro auxiliar
13021
1302101 Resoluciones de Gerencia 2 5 X Archívese dos años en gestión, una vez aplique depuración, traslade para sucustodia al archivo central por 5años,al cabo de los cuales se transfierepara su conservación en el ArchivoHistórico, por tratarse de undocumento dispositivo.CONVENCIONES: Firma Responsable ____________________________________________
CT-Conservación Total Jefe de ArchivoM- Microfilmación E- Eliminación Fecha: ______________________S- Selección
RESOLUCIONES
INFORMES
Cumplido el tiempo en archivo degestión, pasar al archivo central por 8años, pasado este tiempo eliminar.
REGISTROS DE CONTROL
Consérvese dos años en archivo degestión, depure copias y borradores,traslade para su custodia al archivocentral por 8 años, al cabo de loscualesseEliminaportratarsedecopiade los informes administrativos y de
8 X
1301101 2
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
8 X
SERIES CÓDIGO
2
PROCEDIMIENTOS
1301001
Paso 1CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Seleccionar y clasificar los documentos
en:
•DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2
•DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series; estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo (normas, instructivos, manuales, circulares de las entidades reguladoras, cotizaciones, portafolios de servicios no solicitados); por lo tanto, no se transfieren al archivo central, el Jefe de oficina los destruye. Acuerdo 042 de 2002
SEGUNDO PASO: Elaboración de Separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación:
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIE SERIECÓDIGO
SUBSERIESUBSERIE ORDENACIÓN
UNIDAD DOCUMENTAL
TIPOLOGÍA
01 ACTAS 01 Actas de Comités
Numérico, Consecutivo
Acta de Comité de Archivo
Acta, Citación, anexos.
02 Actas de Conciliación
Numérico, Consecutivo
Solicitud, Invitación, y Acta de la Reunión registrando la decisión (conciliar o no conciliar, conciliación parcial)
03 Actas de Juntas Numérico, Consecutivo
Acta de Junta Directiva
Acta, Citación, Anexos, Comunicaciones de excusas.
02 ACUERDOS 01 Acuerdos de la Junta Directiva
Acuerdo Acuerdos
03 CERTIFICADOS
01 Certificados Numérico, consecutivo
Certificados de Costumbre Mercantil
Solicitud y certificado.
04 COMUNICACIONES
CORPORATIVAS
01 Circulares Numérico, consecutivo
Circulares Informativas y Reglamentarias
03 Devolución Documentos Registro
Numérico cronológico
Comunicación de devolución de Documentos de Registro.
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Carpeta No.__________SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios: 155
Bogotá, enero22 de 20
DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0
Noviembre 18 5
Separador de Series
130.01.
DEPENDENCIA: Asistencia De Presidencia
SERIE: ACTAS
Separador de Subseries
DEPENDENCIA:Asistencia de Presidencia
SERIE:Actas
SUBSERIE:Actas de Juntas
130.01.03
Tercer Paso: Clasificación Documental
• Identifique y agrupe en unidades documentales todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencias teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental.
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Póliza
Acta de
inicio
ActaFinal Minuta
de contrato
Otrosí
Informe del
Contratista
ReservaPtal.
InformeInterventor Aviso
Prensa
Pago Seguridad
SocialContratos prestación de servicios
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
RemisiónRecibo
dePago
FormatoNo
Conformidadanexos
Requerimientos
Certificación
CertificadoCorreo
INFORMESEntidades de Control
CUARTO PASO: PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
• Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (carpetas) los diferentes tipos documentales el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite.
Acta 1 Enero 20 de 2007
Acta 2 Marzo 15 de 2007
Acta 3 Mayo 15 de 2007
Acta 4 Abril 21 de 2007
Acta 5 Junio 25 de 2007
Acta 6 Agosto 8 de 2007
Actas del Comité de Archivo
Quinto Paso Identificación• Se debe identificar cada una de las unidades
documentales así:
• Código de la Oficina
• Código de la Serie
• Código de la Subserie
• Nombre del Expediente• Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar
máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificandola con la información señalada, anexandole el número de orden de la carpeta.
MARCACION DE LEGAJOS
100.06.04 -2007Asertar Archivos
Número de Orden
Asunto específico
Código de Serie
Aplicando los conceptos: ejemplo:
Serie SubserieHISTORIAS Historias
Laborales
Historial del Empleado
Unidad Documental
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, Oficios de notificación y aceptación del nombramiento o contrato de trabajo, Documentos de identificación, Hoja de Vida (Formato Único Función Pública), Soportes documentales de estudios y experiencia según requisitos del cargo, Acta de posesión, Certificados de Antecedentes: Penales (pasado judicial), Fiscales, Disciplinarios, Declaración de Bienes y Rentas, Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso), Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño, Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad.
Tipologías
Función: Administrar la relación laboral
Sexto Paso Ordenación• Ordene cada uno de las unidades
documentales (expediente ó carpetas), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
Informes de GestiónHistorias Laborales
38.495.783
41.694.90649.695.123
49.698.323
51.111.41252.894.456
1999
2000
2001
2002
2003
2004
Septimo paso: Foliación• Adelante la foliación de cada uno de las
unidades que conforman las diversas series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras, empezando por el documentos más antiguo y así sucesivamente.
Séptimo Paso REVISIÓN Y FOLIACIÓN
• ENUMERAR CONSECUTIVA Y CRONOLÓGICAMENTE SEGÚN LAS
SIGUIENTES RECOMENDACIONES:
•UTILIZAR LÁPIZ MINA NEGRA Y BLANDA (HB.B), SE ENUMERA DESE UNO (1), EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA DE LA HOJA, SIN ENMENDADURAS.
•LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO DEBE CORREGIRSE, DE ENCONTRARSE UN ERROR, DEBE ENUMERARSE NUEVAMENTE, TACHANDO LA ANTERIOR.
•LOS PLANOS O DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO DEBEN DOBLARSE, SE ENUMERAN CON UN SOLO FOLIO
Informes de GestiónAnual 2003
Historias Laboral45.639.123
1
2
3
4
56
1
23
4
56
Enero 20 de 2000
Enero 23 de 2000
Febrero 24 de 2000
Marzo 12 de 2000
Octubre 2 de 2000
Enero 20 de 2001
Enero 20 de 2000
Febrero 20 de 2000
Marzo 20 de 2000
Abril 20 de 2000
Mayo 20 de 2000
Junio 20 de 2000
Octavo paso: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta el sistema de ordenación seleccionado.
ULTIMO PASO A SEGUIR LUEGO DE APROBACION. Archivos organizados
110.10 INFORMES110.01.03 Informes Financieros
Enero
FebreroMarzo
110.01.03 Informes ContablesBoletín de Enero
Boletín de FebreroConciliación Bancaria Enero
Conciliación Bancaria Febrero
Separador de Subserie
Separador de Subserie
Unidades
Unidades
A1 G1Separador de Serie
Noveno paso: Identificación de Archivadores• Identifique
alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes
A1G1
A1G2
A1G3
A
R
C
H
I
V
A
D
O
R
G
A
V
E
T
A
Decimo paso: Inventario Documental • Realice el inventario documental
diligenciando para tal fin el Formato Unico de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación.
Undécimo paso:
Tiempos de Retención• Finalmente se debe observar el cumplimiento de
los tiempos de retención que están dados para el
Archivo de Gestión de la dependencia, en la
respectiva tabla de retención documental,
precisando que dicho lapso de tiempo se empieza
a contar desde el momento en que la unidad
documental ha cumplido su vigencia en la oficina.
CAMARA DE COMERCIO DEL MAGDALENA MEDIO
Y NORDESTE ANTIOQUEÑO
Director de Promoción y Desarrollo
Asistente de Presidencia
Coordinador deSistemas
Director JurídicoY de Registro
Contador
Presidencia Ejecutiva
PresidenciaJunta Directiva
Junta Directiva
Asamblea General
Aprendiz
Auxiliar OficinaReceptoras 5
Auxiliares deRegistro 3
ServiciosGenerales
Auxiliar de Archivo General
Auxiliar deCaja
Aprendiz Aprendiz
Revisor Fiscal
RECOMENDACIONES GENERALES
Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.
RECOMENDACIONES GENERALES
Evite realizar los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.
RECOMENDACIONES GENERALES
Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 folios.
LOCALIZACIÓN Y CONTROL
Para el control interno de documentos de archivo, actualice constantemente el formato “Inventario para Transferencia Documental”, Consignando los siguientes datos:
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran
información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato
¨FICHA DE AFUERA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESPRIMARIAS
Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión.