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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD) Y SU APLICACIN

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Objetivos:Qu son las TRD?Cmo se elaboran?Aplicacin de las TRDOrganizacin Permanente del Archivo de GestinRegulacin de las Trasferencias Documentales anuales.

MARCO JURDICO*

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales del orden central.

Decreto 1382 de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.*

Ley 594 de 2000Obligatoriedad de las Tablas de Retencin Documental. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin Documental. (Artculo 24)*

Circular 001 de 2000 del AGN. Calendario para la presentacin de las TRD.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD.

Circular Externa 002 de 2009 del AGN. El AGN informa que no se ha cambiado la metodologa para la elaboracin, evaluacin y aprobacin de las TRD.

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Circular 035 de 2009 de la Procuradura General de la Nacin.

Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes de Entidades Descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para cumplir en el menor tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin*

Invocando las convenciones de las Naciones Unidas e Interamericanas de lucha contra la corrupcin, la unificacin de procesos y procedimientos administrativos de las diferentes entidades estatales, especialmente en temas relacionados con el control, conservacin, organizacin y proteccin de los documentos pblicos, por considerarlos memoria de la conducta oficial, en razn de que en las instituciones juega un papel de gran importancia, la correcta administracin y organizacin de sus archivos como base del patrimonio histrico y cultural de los pueblos.

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En virtud de lo anterior, la Procuradura da plazo a las entidades pblicas hasta el mes de diciembre de 2009 para implementar y desarrollar los procedimientos necesarios para dar cumplimiento a las disposiciones antes sealadas.

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Conceptos BsicosTabla de Retencin documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.

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*CICLO VITAL DEL DOCUMENTOArchivo de GestinArchivo CentralArchivo HistricoTransferencias Primarias Transferencias secundariasArchivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.

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Serie:Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie:Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. Ejemplo: Informes,

Tipos documentales: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

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Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD.

ETAPAS.Investigacin preliminar sobre la institucin y las fuentes documentales.Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.Elaboracin y presentacin de la TRD para su aprobacin.Aplicacin.Seguimiento y actualizacin de las TRD.

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Etapa: Investigacin preliminar sobre la institucin

1. Compilacin de la informacin institucional

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y asignacin de funciones.

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2. Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. (Ver Formatos de entrevistas)

Identificacin y definicin de unidades documentales.

Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificacin de valores primarios de la documentacin.*

Etapa:Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada

-Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del anlisis de los manuales de procedimientos.

- Valoracin y Seleccin Documental, basndose en la Encuesta Estudio Unidad Documental.

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Valoracin Documental.El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.*

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En la primera etapa del proceso de valoracin -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentacin como los archivistas, apoyados por expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participacin de productores, archivistas e historiadores.*

Etapa: Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental

- Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompaadas de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin.

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*REQUISITOS PRESENTACIN DE TRD

Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta del Comit de Archivo de la Entidad.

Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trmite, acompaadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboracin.

Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su aprobacin.

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Etapas: Aplicacin, Seguimiento y actualizacin de las TRDUna vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicacin

- Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la TRD de cada oficina.

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Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte, ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000.

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CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................Formato de Tabla de Retencin

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIMIENTOS

A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

*PERSONERIAMUNICIPALORGANIGRAMA MODELODESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDADDE SALUDCONCEJOMUNICIPALSECRETERIABIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS

*PERSONERIAMUNICIPAL3CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHO ALCALDA2SECRETARAGENERAL YDE GOBIERNO21SECRETARAHACIENDA22UMATA23INSPECCINDE POLICA211COMISARADE FAMILIA212UNIDAD DE SALUD243CONCEJO MUNICIPAL1SECRETARIADE BIENESTARSOCIAL24TESORERA221UNIDAD DEEDUCACIN241CASA DELA CULTURA242 OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS25

*CODIFICACION DE SECCIONES Signacin convencional para representar la organizacin de los archivos.

FONDO: Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarRegional Choc

CODIGOS SECCION10000DIRECCION10001PLANEACION Y SISTEMAS20000GRUPO JURIDICO30000ASISTENCIA TECNICA40000GRUPO ADMINISTRATIVO50000GRUPO FINANCIERO

Identificacin, conformaciny denominacin de series

Identificacin, conformaciny denominacin de seriesResolucin No. 0374 - 21 FEB. 2006Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos para las Regionales Versin 2,0.

Recibir de las dependencias interesadas en la celebracin de un contrato, la consulta al CISE, la justificacin, solicitud, estudio econmico, pre trminos y trminos de referencia, la certificacin de no personal en planta (para consultora o prestacin de servicios) y el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y asignar por reparto cuando aplique al Servidor Pblico que se encargar del tema.

JustificacinSolicitudEstudio EconmicoPre- trminos de referenciaCertificado de disponibilidad presupuestalTrminos de referencia

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CdigoDependenciaCdigo serieSerieTiposdocumentales2000020000.30CONTRATOS ESTATALES

Tipos documentales del ContratoJustificacinEstudio EconmicoCertificado de disponibilidad presupuestalCertificado de existencia de personaInvitacinPretrminos de referenciaListado de inscritosTrminos de referencia*

*MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN

FASE DE DISPOSICIN FINAL

CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................Tabla de Retencin del ICBF- Regional Choc

Entidad Productora: ICBF- Regional Choc

Oficina productora: Grupo Jurdico 20000.30CONTRATOS ESTATALES 119XSe selecciona una muestra representativa del 10% por cada cinco aos de produccin documental, se recomienda conservar en medio tcnico diferente al fsico.X

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIMIENTOS

A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

El peticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisin de concepto tcnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecucin de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicia el tramite nuevamente.

*CODIFICACION

FONDOSECCINSUBSECCIN2 -25-AlcaldaMunicipalSecretaraDe Obras Pblicas

*CODIFICACIN DOCUMENTAL

CODIGOSERIECODIGO SUBSERIE25-1LICENCIAS25-11Licencias de Construccin25-12Licencias Uso Espacio Publico25-13Licencias funcionamiento locales

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

Formato de Tabla de Retencin25-1LICENCIAS25-11Licencias de ConstruccinSolicitudProyecto y PlanosEscrituraConstancia y certificacionesConceptos tcnicosRecibos de PagoLicencia (resolucin)225X25-12Licencia Uso Espacio PblicoSolicitudProyecto y Planos1X

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIENTOS

A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

Formato Tabla de Retencin Documental

Entidad productora: ICBF Regional ChocOficina productora: Grupo administrativo40000.48HISTORIAS LABORALES199Comunicacin de nombramientoAceptacin de nombramientoResolucin de nombramientoAfiliacin EPSAfiliacin fondo de pensionesFotocopia Cdula de CiudadanaCumplido el tiempo de retencin en el archivo central se selecciona y conserva en medio tcnico diferente al fsico, una muestra representativa de la Serie con especial importancia para la entidad o que hayan efectuado aportes especiales para la sociedad en general (Ley 190 de 1995). XX

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIMIENTOS

A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

*hGrupo AdministrativoTalento HumanoHISTORIAS LABORALES

TIPOS DOCUMENTALES-Comunicacin de nombramiento-Aceptacin de nombramiento-Resolucin de nombramiento-Afiliacin EPS-Afiliacin fondo de pensiones-Cdula de ciudadana-Certificaciones de estudio-Certificados laborales-Certificacin de antecedentes disciplinarios-Certificado de antecedentes judiciales-Declaraciones de bienes y rentas-Formato nico de hoja de vida-Certificado de procuradura-Certificado de contralora-Incapacidades-Notificaciones-Resoluciones-Evaluacin de desempeo-Certificacin inscripcin en carrera Administrativa-Permisos

CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: ICBF Regional ChocOficina productora: Grupo de Asistencia Tcnica

30000.76PROCESOS DE ADOPCION120XXPara el caso de los expedientes de adopcin, el tiempo de retencin en el archivo central es de reserva, segn cdigo del menor. Una vez transcurrido el tiempo en archivo central se recomienda conservar en soporte papel y en cualquier medio tcnico aprobado. Informes

Solicitudes de Asignacin en comit de adopcin institucin autorizada

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIMIENTOS

A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

Qu nombre darle a las series documentales?El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relacin con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relacin con un asunto.

Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comit de Archivo, Etc.

Lo que no se debe hacer....Por ningn motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad, Etc.

Aplicacin de las TRD*

Paso 1.

Asegrese de tener en sus manos la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia. Las TRD es el instrumento necesario para la organizacin de los archivos de gestin.*

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPALFormato de Tabla de Retencin100.01ACUERDOS220 X100.02ACTAS100.02.01ACTAS DE COMISIONES220 X

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIENTOS

A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

Paso 2.

Proceda a conformar fsicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.*

* APERTURA DE EXPEDIENTES 20000.30 # 2Contratos Subseries SERIE: CONTRATOS ESTATALES: 30

Paso 3.

Ordene la documentacin de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

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*Enero 22 1Febrero 15 2Junio 02 3Octubre 25 4Grupo Jurdico # 120000.30 CONTRATOS ESTATALES

Fechas: ________ a ___________ Inicial FinalFolios: __________Bogot, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atentamente Con el finPadarjjjhaf0Noviembre 18 5ORDENACIN DE EXPEDIENTES

Paso 4.

Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. Identifquelos.

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*02Contrato 004 2008Contrato 005 de 200801Contrato 001 de 2008Contrato 002 de 2008Contrato 003 de 2008 ContratosEstatales Contratos EstatalesEnumerar las secuenciasSealar los contenidosMantener las secuencias

Paso 5.

Realice al final del ao las Transferencias al archivo central. Guese por el Instructivo de Transferencias Documentales.*

*T.R.D.TransferenciaTransferencia de archivos de gestin al archivo central al final del ao.El Jefe de archivo recibe junto con los inventarios.En el archivo central se custodian los documentos.No se permitir el ingreso de documentacin que no est organizada conforme a las TRD.

Recuerde.

Se deber identificar la documentacin con la Serie Documental concerniente a cada oficina.

Los expedientes debern ser ingresados en cajas de archivo, las cuales solo podrn contener expedientes u otros documentos de la misma dependencia. Es decir, no se podrn mezclar expedientes de diferentes oficinas.

No se recibirn expedientes que no estn organizados (Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).

No se debe admitir documentacin fragmentada ni suelta, ni tampoco documentacin depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plsticas o costales).

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No se recibirn carpetas con documentos como: Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.

Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirn cronolgicamente, por meses y aos consecutivos.

Se deber diligenciar un formato de transferencia (Formato nico de Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En ningn caso se utilizara el mismo formulario para ms de un ao. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.

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*INSTALACIN: Ubicacin de las unidades de conservacin en las reas de depsito. Archivo Centralizado.Mtodo 1:Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subseccionesORGANIZACIN DE ARCHIVOS CENTRALESMtodo 2: Sistema de numeracin continua

*DESCRIPCIN: Proceso de anlisis de los documentos de archivo, para facilitar su localizacin y consulta

*FASE DE CONSULTAFuncionarios y ciudadanos particulares Existen series con reserva.

*MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN

FASE DE DISPOSICIN FINAL

*PLAN DE SEGUIMIENTOEste plan deber contener unos objetivos que identifiquen una metodologa archivstica para la implantacin y mejoramiento delPrograma de Gestin Documental

*SERVICIOS DE ARCHIVOInventariodocumentalCatlogosServicios para la bsqueda de documentos.Rpida disposicin de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRDPara la administracin:Facilitan el manejo de la informacin.Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a travs delos tiempos de retencin en ella estipulados.

Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.Para la administracin:

IMPORTANCIA DE LAS TRDImportancia desde el punto de vista archivstico:

Permiten el manejo integral de los documentos.Facilitan la organizacin de los documentos a partir delconcepto de archivo total.Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestinImportancia desde el punto de vista archivstico:

ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POREL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDADReglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

Muchas gracias por su atencin!!!*Presentacin preparada por:Sergio Andrs Utrera SantanderHistoriador - UIS

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