versiÓn: 00 tablas de retencion documental

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPUMELGAR ESP

30UNIDAD PRODUCTORA:

CÓD.

SERIECÓD.

SUBSERIESERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES

TIEMPO DE

RETENCION

GESTIO

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MAC

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TO

TAL

PROCEDIMIENTO

1 ACCIONES CONSTITUCIONALES X X

1 1 Accion Constitucional "Accion de cumplimiento" 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo

inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación

mediante método de picado.

* Solicitud

* Demanda

* Contestación

* Pruebas

* Aportes a la Demanda

* Conceptos de Acuerdos

* Fallo

* Sentencia

* Oficios

* Memorandos

* Correos electrónicos

1 2 Accion Constitucional "Accion de grupo" 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Solicitud

* Notificación

* Contestación

* Fallo

* Pruebas

* Auto de apertura

* Decisión

* Acta de comité

* Acta de conciliación

* Escrito de impugnación

* Oficios

* Memorandos


1 3 Accion Constitucional "Accion de Tutela 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Derechos de petición

* Acción de tutela

* Respuesta

OFICINA ASESORA JURIDICA

RETENCION ARCHIVO

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

1 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Fallo

* Impugnación

* Requerimiento

* Incidente de desacato

* Fallo del incidente

* Sentencia

* Sanción

* Consulta a tribunal

* Respuesta del Tribunal

* Radicados

* Revocatoria

* Radicados

* Revocatoria

* Oficios

* Memorandos


1 4 Accion Constitucional "Acción popular" 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Solicitud

* Derecho de Petición

* Demanda

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

* Oficios

* Memorandos


2 ACCIONES CONTENCIOSAS ADMINISTRATIVAS X X

2 1 Acciones de Nulidad y Restablecimiento del Derecho 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Solicitud

* Demanda

2 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

SERIECÓD.


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RETENCION

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

* Oficios

* Memorandos


2 2 Acciones de Nulidad 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Solicitud

* Demanda

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

* Oficios

* Memorandos


2 3 Acciones de Reparación Directa 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Solicitud

* Demanda

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

* Oficios

* Memorandos


3 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

3 ACCIONES LABORALES

10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X*

S* - Criterio Cualitativo Intrínseco: Cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que

incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valor secundario

para la Entidad como fuente histórica de consulta.

* Demanda

* Otorgamiento poder

* Contestación de la Demanda y excepciones

* Audiencia

* Alegatos de Conclusión

* Sentencia

* Sustentación Recurso de Apelación, Reposicion

* Oficios

* Memorandos


4 ACCIONES PENALES






* Demanda



* Audiencia


* Sentencia


* Oficios

* Memorandos


5 ACCIONES CIVILES






* Demanda



4 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Audiencia


* Sentencia


* Oficios

* Memorandos


6 ACTAS X X X X X

6 17 Actas de Reunion 10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X*





* Convocatoria a reunión

* Acta

* Oficios

* Circulares

* Memorandos


6 18 Actas de Conciliaciones CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X XCT. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al archivo Central.


* Acta

* Oficios

* Memorandos


6 21 Actas Informe de Gestión CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X XCT. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el



* Acta

* Oficios

* Memorandos


6 22 Actas Junta Directiva CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X

D - CT. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza

el respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.

5 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:


* Acta

* Oficios

* Memorandos


20 CONTRATOS ESTATALES X X X X

FASE PRECONTRACTUAL

MODALIDAD: Licitación PublicaConcurso de MéritosSubasta InversaSelección Abreviada De Menor Cuantía

Certificado de Viabilidad del Banco de Proyectos

Plan Anual de Adquisiciones

Estudios del Sector

Estudios Previos

Certificado de disponibilidad presupuestal

Proyecto de pliego de condiciones

Anexos

Constancia de publicación

Oficio remitido a contratación

Observaciones al proyecto de pliego

Respuesta observaciones

Resolución de apertura del proceso

Pliego de condiciones definitivo

Audiencia de sorteo de consolidación oferente

Audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles

Adendas

Audiencia cierre y Acta apertura propuestas

Resolución modificando cronograma

Propuesta ganadora

-Carta de Presentación de la Propuesta

-Certificado de Existencia y Representación legal

-Fotocopia de la C.C. del Rpte legal y/o del proponente

-Registro Único de Proponentes RUP - Original

-Documento Consorcial o Unidos Temporal

-Fotocopia de la C.C. de los consorciados o unidos

6 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

-RUP-original de los Consorciados o Unidos

-Acta de junta de socios

-Pago de Aportes al S.S.S.I.

-Garantía de Seriedad de la propuesta

-Certificado de Antecedentes de la Procuraduría

-Certificado de Antecedentes de la Contraloría

-RUT

-Certificado Bancario

Testigo referencia cruzada de propuestas perdedoras (fisicos y CD)

Resolución designación Comité Técnico Asesor y Evaluador

Evaluación o verificación de requisitos habilitantes

Observaciones evaluación

Audiencia de apertura sobre económico

Audiencia de adjudicación

Resolución de adjudicación

Minuta de Contrato

Registro Presupuestal

Garantias (polizas)

Acto de Aprobación de la Garantía

Pago estampillas

Pago publicación

Control de publicaciones SECOP

Designacion de supervisor y/o interventor

MODALIDAD - Selección Abreviada De Mínima Cuantía



Estudios del Sector

Estudios Previos


Invitación a Presentar Propuesta

Anexos Invitación




Propuesta ganadora

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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:













-RUT


Testigo referencia cruzada de propestas perdedoras

Acta apertura propuestas

Evaluación

Observaciones evalución


Comunicación de aceptacion de la oferta

Minuta de Contrato

Resolucion declaratoria desierta

Recusros de reposicion acto administrativo que declara desierto

Respuesta de la Administración


Garantias (polizas)


Pago estampillas

Control de publicaciones


MODALIDAD -Contratación Directa



Estudios del Sector

Estudios Previos


8 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Estudios Previos

Acto de Justificación Contratación Directa

Propuesta












-RUT


Minuta de Contrato

Garantias (polizas)


Pago estampillas

Pago publicación



FASE CONTRACTUAL:

20 1 Ordenes de Servicios y Suministros 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




Acta de Inicio

Lista de Entregables

Actas de reunion

Acta parcial de entrega

Facturas - Cuentas de Cobros

Pagos de aportes y parafiscales

Informe de interventoría

Informe de supervisión

Acta Parcial de Pagos

Oficios

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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Memorandos

Correos electronicos

Acta de suspensión

Acta de reinicio

Solicitud de modificación del contrato

Modificación o adición

Acta recibo a satisfacción

Acta de ingreso activos al almacen

20 2 Contrato de Comodato 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X

D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco: Conservar estos documentos en soporte

electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque generan valor secundario. Cumplido el tiempo de retención

en el archivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos

documentos que incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan

valor secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta , el resto de

expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la aprobación del

Comité Interno de Archivos mediante método de picado.

Acta de Inicio

Acta de Recibo/Entrega del bien (mueble o inmueble - inventario

Actas de reunion

Oficios

Memorandos




Acta de suspensión

Acta de reinicio



20 3 Contrato de Prestación de Servicios 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Certificado de Viabilidad Del Banco De Proyectos (Si El Gasto Es De Inversión)


10 de 34

CODIGO:

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Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Certificación Talento Humano

Estudios del Sector

Estudios Previos SIIAF

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Condiciones para Contratar

Carta de Presentación Propuesta y Propuesta Técnico -Económica

Cronograma Contractual

Hoja De Vida Función Pública - SIGEP

Fotocopia del Documento de Identidad del Contratista o del Representante Legal

Rut

Soportes Estudios

Fotocopia de La Tarjeta Profesional

Fotocopia Certificación Ciudadanía Digital

Soportes Experiencia

Fotocopia De Certificado De Antecedentes Profesionales

Certificado de Existencia y Representación Legal.(Para Personas Jurídicas)

Documento que Acredite que El Representante Legal está Facultado Para Contratar (Persona Jurídica,

Certificado De Antecedentes Disciplinarios -Procuraduría- Vigente

Certificado De Antecedentes Fiscales -Contraloría - Vigente (Persona Natural O Persona Jurídica Y Representante Legal)

Certificación Cumplimiento De Aportes Al Sistema Seguridad Social Integral

Certificación Bancaria

Certificado de Idoneidad (Expedido Por El Ordenador Del Gasto)

Evaluación de La Propuesta

Oficio Remitido a Contratación

Minuta de Contrato

Acta de Inicio



Lista de personal que interviene en el contrato (hojas de vida)

Copia afiliaciones del personal a Salud - ARL - Pension - Caja de Compensacion

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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Actas de reunion

Informes de Avances - contratista




Pagos de Nomina




Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio



Acta final de entrega

20 4 Contrato de Obra 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Acta de Inicio


Presupuesto de obra




Actas de reunion


Vitacoras




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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Pagos de Nomina




Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio



Acta recibo de obra a satisfaccion


20 5 Contrato de Arrendamiento* 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X X

D – E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del


secundario. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los

documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación

del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante método de picado.

Acta de Inicio

Acta de Recibo/Entrega del bien inmueble - inventario

Actas de reunion

Oficios





Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio



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PROCEDIMIENTO


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FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

20 6 Contrato de Consultoria e Interventoria 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Acta de Inicio





Actas de reunion





Pagos de Nomina




Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio




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PROCEDIMIENTO


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DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

20 7 Contrato de Concesión 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Acta de Inicio

Acta de Recibo/Entrega del bien (mueble o inmueble - inventario

Actas de reunion

Oficios





Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio



20 8 Contrato de Corretaje y Seguros* 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Acta de Inicio





Actas de reunion


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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:




Pagos de Nomina




Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio




20 9 Contrato de Encargos Fiduciarios y Fiducia Publica* 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Acta de Inicio


Actas de reunion







Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio


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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:



20 10 Contrato Interadministrativo 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X











Estudios del Sector

Estudios Previos SIIAF

Estudios Previos

Acto administrativo que justifica la modalidad de contratación

Certificado de Disponibilidad Presupuestal




Fotocpia del documento de identidad del Representante Legal

Documento que Acredite la Existencia y Representante Legal

Documento que Acredite que El Representante Legal está Facultado Para Contratar

Decreto de nombramiento y acta de posesión

Rut

Documento que acredite la habilitación para prestar servicios

Certificación Cumplimiento De Aportes Al Sistema Seguridad Social Integral

Verificacion de los requisitos exigidos


Minuta de Contrato


Garantias (polizas)

Pago estampillas



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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Ingreso a la base de datos

Acta de Inicio


Actas de reunion







Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio




FASE POSCONTRACTUAL

Acta de Liquidación

Certificacion rendimientos financieros

Comprobantes de consignación

Paz y salvo de contrato

Certificados de Cumplimiento y Calidad

Evaluacion del Proveedor

21 CONVENIOS DE COOPERACION X X X

FASE PRECONTRACTUAL



Estudios del Sector

Estudios Previos

Acto administrativo que justifica la modalidad de contratación





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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

SERIECÓD.


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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

Certificación Aportes Discriminados Y/O Disponibilidad Presupuestal (Si Es En Bienes Y Servicios Se Debe Indicar La Clase De Bien o Servicio y Su Valor)

Fotocopia del Documento de Identidad del Representante Legal

Documento que Acredite La Existencia y Representación Legal del Cooperante

Documento que Acredite que El Representante Legal esta Facultado para Contratar

Documento que Acredite que El Representante Legal esta Facultado para Contratar

Certificado De Antecedentes Disciplinarios -Procuraduría- Vigente

Certificado De Antecedentes Fiscales -Contraloría- (Representante Legal Y De La Persona Jurídica) - Vigente

Certificación Cumplimiento de Aportes Al Sistema Seguridad Social Integral

Verificación de Los Requisitos Exigidos

Certificado de Idoneidad (Expedido Por El Ordenador Del Gasto Donde Evidencie Idoneidad)


Convenio


Garantías ( Pólizas )


Pago estampillas

Pago publicación



FASE CONTRACTUAL:

21 1 Convenios Interinstitucionales 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X* X









Acta de Inicio


Actas de reunion


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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:






Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio


Modidifaciones o adiciones




21 2 Convenios Interadministrativos 20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X*





Acta de Inicio


Actas de reunion







Oficios

Memorandos


Acta de suspensión

Acta de reinicio


Modidifaciones o adiciones




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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



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MAC

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ION

TO

TAL

PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

FASE POSCONTRACTUAL

Acta de Liquidación

Paz y salvo de contrato

Certificados de Cumplimiento y Calidad

Evaluacion del Proveedor

22 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES X X

22 1 Constancias de calidad y cumplimiento 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Solicitud

* Constancia

* Oficios

* Memorandos


22 5 Constancia de Paz y Salvo 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Solicitud

* Constancia

* Oficios

* Memorandos


23 CIRCULARES X X X X X

23 1 Circulares Informativas 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Circular

24 COBRO ADMINISTRATIVO COACTIVO

20 AÑOS 2 AÑOS 18 AÑOS X X




* Cobro administrativo coactivo

* Oficios

* Memorandos


26 CONCEPTOS X X X X

26 1 Conceptos técnicos CT 2 AÑOS 8 AÑOS X XCT. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


21 de 34

CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

SERIECÓD.


TIEMPO DE

RETENCION

GESTIO

N

CEN

TRAL

DIS

PO

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IVO

S-I

MPERATIV

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TO

TAL

PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Solicitud

* Concepto

* Oficios

* Memorandos


26 3 Conceptos Juridicos CT 2 AÑOS 8 AÑOS X XCT. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


* Solicitud

* Concepto

* Oficios

* Memorandos


31 DERECHOS DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS

10 AÑOS 1 AÑO 9 AÑOS X X




* Requerimientos escritos o verbales

* Conceptos técnico - juridicos

* Oficio Ampliación de Terminos

* Oficio Respuesta

* Oficio Recursos

* Oficio Respuesta Recursos

* Memorandos


34 ESTADISTICAS X X

* Informe estadistico

* Oficios

* Memorandos


36 EVALUACIONES X X

36 2 Evaluaciones de Desempeño 10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X




* Consolidado evaluación

* Oficios

* Memorandos


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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

SERIECÓD.


TIEMPO DE

RETENCION

GESTIO

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TAL

PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

49 INDICADORES DE GESTION


S - Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en

el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se

elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos mediante método de

picado

* Indicadores de desempeño

* Indicadores de impacto

* Indicadores de Producto y resultado

* Informe indicador

* Oficios

50 INFORMES INSTITUCIONALES X X X X X X

50 12 Informes a Entidades Gubernamentales y organismos de control y vigilancia10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X





picado

* Informe

* Oficios

* Memorandos


50 17 Informes de Ejecución de Contratos 10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X





picado

* Informe

* Oficios

* Memorandos


50 18 Informes de Ejecución de Plan de Compras 10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X





picado

* Informe

* Oficios

* Memorandos


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CODIGO:

VERSIÓN: 00

Vigente desde:



CÓD.

SERIECÓD.


TIEMPO DE

RETENCION

GESTIO

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MPERATIV

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

50 22 Informes de Gestion y Resultados (Dependencia) CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X X

M -D - CT. Microfilmar y Conservar estos documentos en soporte electrónico como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque

generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria

al archivo Central.

* Informe

* Oficios

* Memorandos


52 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTROS X X X X X

52 2 Registro de Comunicaciones Oficiales 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Formatos control correspondencia

* Oficios

* Memorandos


52 4 Registro de Reparto de casos 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Registro

* Oficios

* Memorandos


52 10 Registro de Procesos Jurisdiccionales 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Registro

* Oficios

* Memorandos


52 14 Tablas de Retencion Documental - TRD CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Tablas de Retencion Documental -TRD

* Oficios

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CODIGO:

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Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Memorandos


52 17 Registro de Contratos 10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X




* Registro

* Oficios

* Memorandos


53 INVENTARIOS X X X X

53 7 Inventarios Elementos Devolutivos de la Dependencia - Cargo 5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X




* Inventarios

* Oficios

* Memorandos


53 8 Inventario Documental de la Dependencia CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Inventarios

* Oficios

* Memorandos


53 9 Inventario Transferencia Primaria CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Inventarios

* Oficios

* Memorandos


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CODIGO:

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Vigente desde:



CÓD.

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CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

58 MANUALES INSITUCIONALES

CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Manual del Sistema Integrado de Gestión

* Manual de Indicadores de Gestión

* Manual de Administración del riesgo

* Contexto Estratégico

* Manual de Procedimientos (Dependencia)

* Manual de Funciones (Dependencia)

* Manual de inducción y reinducción

* Manual de Contratación

* Manual de Identidad Coorporativa

* Manual de Emergencia

* Manual de Comunicaciones Oficiales

* Manual de Gestión Documental

62 PLANES INSTITUCIONALES X X X X

62 2 Planes Anuales de ADQUISICIONES CT 2 AÑOS 8 AÑOS X XCT. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


* Plan

* Informe de seguimeinto

* Oficios

* Memorandos


62 4 Planes Anuales de Inversión CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Plan


* Oficios

* Memorandos


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Vigente desde:



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DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

62 5 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Plan


* Oficios

* Memorandos


62 6 Planes de Acción CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X X

M -D - CT. Microfilmar y Conservar estos documentos en soporte electrónico como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque

generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria

al archivo Central.

* Plan


* Oficios

* Memorandos


62 15 Plan Operativo Anual CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Plan


* Oficios

* Memorandos


62 16 Planes de Mejoramiento Institucional CT 2 AÑOS 8 AÑOS X XCT. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


* Plan Mejoramiento Depedencia* Plan Mejoramiento Cargo

* Oportunidades de mejora e incosistencias detectadas

* Seguimiento al plan de mejoramiento institucional


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PROCEDIMIENTO


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DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Oficios

* Memorandos


69 PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS - REVOCADOS Y NO ADJUDICADOS

5 AÑOS 1 AÑO 4 AÑOS X X






Estudios del Sector

Estudios Previos


Proyecto de pliego de condiciones

Anexos



Observaciones al proyecto de pliego


Resolución de apertura del proceso

Pliego de condiciones definitivo

Audiencia de sorteo de consolidación oferente

Audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles

Adendas

Audiencia cierre y Acta apertura propuestas

Resolución modificando cronograma

Propuestas no adjudicas












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Vigente desde:



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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:


-RUT


Testigo referencia cruzada de propuestas perdedoras


Evaluación o verificación de requisitos habilitantes

Observaciones evaluación

Audiencia de apertura sobre económico

Audiencia de declaratoria desierta

Resolución declaratoria desierta

75 REGLAMENTOS

CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





Reglamento Interno de Trabajo

Reglamento de Higiene y Seguridad Indistrial

Reglamento Interno Correspondencia y Archivo

Reglamento Interno de Recaudo de Cartera

80 SOLICITUDES X X

80 3 Solicitud de conciliacion prejudicial 10 AÑOS 2 AÑOS 8 AÑOS X X




* Solicitud

* Ficha técnica (abogado)

* Acta comité de conciliacion

* Certificado de conciliacion o no conciliacion

* Memorandos


81 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - SIG X X X

81 1 SIG - Modelo Integrado de Planeación y Gestión CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





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CODIGO:

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Vigente desde:



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DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Estratégia antitrámites

* Estratégia de rendición de cuentas

* Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

* Plan de mejoramiento a las politicas administrativas

* Mapa de riesgo de corrupción

* Control de asistencia

* Actas

* Informe de seguimiento

* Oficios

* Memorandos


81 2 SIG -Sistema Integrado de Gestión CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Informe de gestión del SIG

* Informe de la relación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

* Actas de reunión

* Control de asistencia a reuniones

* Control de asistencia a capacitaciones

* Manual de SIG

* Mapa de procesos del SIG

* Mapa de riesgo

* Indicadores por proceso

* Politicas y objetivos del SIG

* Documentos obsoletos

* Listado maestro de documentos internos

* Listado maestro de documentos externos

* Listado maestro de registros

* Oficios

* Memorandos


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DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

81 3 Trámites Internos y Externos CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Trámites

* Oficios

* Memorandos


81 4 Producto o servicio no conforme CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Producto o servicio no conforme

* Oficios

* Memorandos


81 5 Acciones correctiva, preventivas y de mejora CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Acciones correctivas, preventivas y mejora

* Oficios

* Memorandos


81 6 Sistema de Gestión Ambiental - SGA CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Informes del diagnostico ambiental

*Objetivos y metas ambientales

* Listas de verificacion del diagnostico ambiental

* Actas de planificación del SGA

* Informe de medición de indicadores

* Conceptos ambientales para compra de bienes y servicios

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CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Matriz de identificación y evaluacion de requisitos legales



* Informe programa ambiental ahorro y uso eficiente del agua

* Informe programa ambiental ahorro y uso eficiente de la energia

* Informe programa ambiental de gestion integral de residuos

* Informe programa ambiental de implementación de prácticas sostenibles

* Informe de simulacros en emergencias ambientales

* Informe de seguimiento a los controles operacionales de la Entidad

* Informes de auditorias internas del SGA

* Tratamiento acciones correctivas, preventivas y mejora

* Inspecciones ambientales sobre actividades criticas

* Informe de gestion buenas practivas y tecnologia verdes iniciativa cero papel

* Oficios

* Memorandos


81 8 Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

* Sistema de vigilancia y epidemológico

* Politicas - Objetivos y metas


* Pausas Activas

* Oficios

* Memorandos


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DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

81 9 Sistema de Gestion Seguridad de la Informacion - SGSI CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Informes del diagnostico de seguridad de la información


* Listas de verificacion del diagnostico de seguridad de la información

* Actas de planificación del SGSI


* Matriz de identificación y evaluacion de requisitos legales



* Informes de auditorias internas del SGSI


* Oficios

* Memorandos


81 10 Sistema de Gestion del Riesgo - SGR CT 2 AÑOS 8 AÑOS X X X





* Sistema de Gestion del Riesgo - SGR* Sistema de Administracion de Riesgo Operativo -

SARO

* Sistema de Administracion del Riesgo de Liquidez -

SARL

* Sistema Inegral para la prevencion y Control del

lavado de activos - SIPLAFT



* Oficios

* Memorandos


82 SUPERVISION DE CONTRATOS - CONVENIOS





* Informe de supervisión

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CODIGO:

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Vigente desde:



CÓD.

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PROCEDIMIENTO


RETENCION ARCHIVO


DISPOSICIÓN

FINAL

CRITERIO

VALORACION

CODIGO:

* Balance final

* Acta de recibo y liquidacion

* Oficios

* Memorandos


FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

FIRMA SECRETARIO TECNICO COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

CARGO DEL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA FECHA DE APROBACION

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versiÓn: 00 tablas de retencion documental

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