aplicaciÓn de las tablas de retencion documental · 2012-11-15 · tabla de retencion documental...

APLICACIÓN DE LASTABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DERETENCION DOCUMENTAL

Código: I-GAF- ARFD – 005Fecha de emisión: 05/03/2009Fecha: 24/07/2012Versión: 01Página 2 de 27

Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera

GENERALIDADES

Teniendo en cuenta que la ley 594 de 2002 establece las reglas y principiosgenerales que regulan la función archivística del Estado y el acuerdo 042 expedidopor el Archivo General de la Nación, establece los criterios para la organización delos archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas; la RNEC, considera necesario desarrollar un instructivo para elmanejo, custodia, conservación y sistematización de los archivos de gestión y laelaboración de las tablas de retención documental.

OBJETIVO

Suministrar los aspectos constitutivos y metodológicos sobre la tabla de retencióndocumental de tal forma que le permita al funcionario de la Registraduría, sucomprensión como herramienta para la organización de los archivos de gestión.

Definición

Listado de Series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidospor una Unidad Administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a los cuales seasigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivos."

Importancia de la Tabla de Retención Documental

La tabla de retención documental, como instrumento básico para la normalización dela gestión documental dentro de cualquier entidad o institución, presenta lassiguientes ventajas:

Facilita la integración de la información dentro del concepto moderno delarchivo total.

Contribuye la racionalización de la producción documental u a laorganización de la documentación de acuerdo con los principios y procesosbásicos que aplican a la función archivistita.

Garantiza la selección y conservación de los documentos que son útilespara la administración y que conforman el patrimonio histórico institucional.




Proporciona elementos de juicio a la administración para la racionalizaciónde los procesos administrativos.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL No.

FECHA DEEMISION

FECHA ULTIMOCAMBIO CODIGO

D - GAF - GD 001

ENTIDAD PRODUCTORAOFICINA PRODUCTORA

Hoja ___ de ___RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES Archivo de

GestiónArchivo Central CT S M E

PROCEDIMIENTOS

Convenciones:

CT = Conservación TotalE = EliminaciónM = MicrofilmaciónS = Selección

Para encontrar la tabla de una oficina de gestión determinada, se les ha dado unnúmero según la siguiente relación:




DEPENDENCIATABLA

NUMERO

Despacho del Registrador Nacional del Estado Civil 1Secretaria Privada 2Oficina de Comunicaciones y Prensa 3Oficina de Control Interno 4Oficina de Control Disciplinario 5Secretaria General 6Oficina de Planeación 7Oficina Jurídica 8Registraduría Delegada en lo Electoral 9Dirección Censo Electoral 10Dirección de Gestión Electoral 11Registradurías para el Registro Civil y la Identificación 12Dirección Nacional de Registro Civil 13Grupo de Jurídica 14Grupo Soporte Técnico de Informática para Registro Civil 15Dirección Nacional de Identificación 16Grupo Recepción 17Grupo de Archivos de Identificación 18Grupo de Producción y Envío 19Grupo de Novedades 20Soporte Técnico de Informática para la identificación 21Grupo de Servicio de Información Ciudadana 22Grupo de Cedulación en el Exterior 23Gerencia de Informática 24Grupo de Integración y Gestión 25Grupo de Operaciones y Comunicaciones 26Grupo de Desarrollo y Programación 27Gerencia Administrativa y Financiera 28Dirección Administrativa 29Grupo Almacén e Inventarios 30Grupo Archivo y Correspondencia 31Grupo Mantenimiento y Construcciones 32Grupo Transporte 33Grupo Compras 34Dirección Financiera 35Grupo Gestión Financiera 36




Grupo Pagaduría 37Grupo Contabilidad 38Grupo Presupuesto 39Gerencia del Talento Humano 40Grupo Desarrollo Integral del Talento Humano 41Grupo Registro y Control 42Grupo Salarios y Prestaciones Sociales 43Fondo Social de Vivienda 44Registraduría del Distrito Capital – Despacho Registradores Distritales 45Registraduría del Distrito Capital – Oficina Control Interno 46Registraduría del Distrito Capital – Oficina Control Disciplinario 47Registraduría del Distrito Capital - Oficina Planeación 48Registraduría del Distrito Capital - Oficina Jurídica 49Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Jefatura) 50Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (TalentoHumano) 50 - 01

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Archivo yCorrespondencia). 50 -02

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (ServiciosGenerales). 50 - 03

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Almacén eInventarios). 50 – 04

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Bodega). 50 - 05Registraduría del Distrito Capital – Soporte Técnico 51Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación 52Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Centro deAcopio). 52 - 01

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (ArchivoAlfabético) 52 – 02

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Recaudos) 52 - 03Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (RegistroCivil). 52 - 04

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Electoral 53Delegación Departamental 54Delegación Departamental – Registradurías Especiales , Auxiliares yMunicipales 55

Registraduría Distrital - Registradurías Auxiliares 56Dirección Nacional de Registro Civil – Grupo Servicio Nacional deInscripción 57




Dirección Nacional de Registro Civil – Grupo Tarjeta de Identidad 58Dirección Nacional e Identificación – Grupo Validación eIndividualización 59

Oficina Jurídica - Contratos 60Oficina Jurídica – Cobros Coactivos 61Dirección Financiera – Grupo Recaudos 62Dirección Administrativa – Gestión de Recursos Físicos 63Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación –Unidad de Atención a Población Vulnerable – UDAV. 64

Dirección Nacional e Identificación – Grupo Jurídico 65Secretaría General – Peticiones –Quejas y Reclamos - PQR 66

Estructura e Interpretación de la Tabla de Retención Documental

La tabla de retención documental, de acuerdo con lo estandarizado por el ArchivoGeneral de la Nación, consta de los siguientes elementos:

Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependenciaseguido de su correspondiente código.

Ejemplo:

Oficina Productora: Secretaría General – OFICINA DE PLANEACION.

Hoja_____ de ____: Hace referencia al número individual y total de hojasutilizadas para la presentación de la Tabla de Retención Documental de cadaoficina.

Ejemplo: Hoja 1 de 2Hoja 2 de 2

De acuerdo con la información suministrada en el ejemplo, se interpreta que latabla de retención documental, correspondiente a la Oficina de Planeaciónconsta de dos hojas.




Código: Esta conformado por el código de la dependencia, el cual resulta delnúmero asignado de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad y elcódigo asignado a la respectiva serie o subserie documental identificado comoaparece a continuación:

Ejemplo:CODIGO0310- 18

Para el caso del ejemplo que se cita, el número 0200, corresponde al códigoasignado a la Oficina de Planeación, de acuerdo con la estructura orgánica dela Registradurías Nacional del Estado Civil.

El número 18, corresponde al código asignado a la serie documental, denominadaBANCO DE PROYECTOS.

A continuación se relacionan los números asignados a cada una de lasdependencias de la Entidad:

CODIGO DE DEPENDENCIAS

DEPENDENCIACODIGOOFICINA

Despacho del Registrador Nacional del Estado Civil 0200Secretaria Privada 0210Oficina de Comunicaciones y Prensa 0220Oficina de Control Interno 0230Oficina de Control Disciplinario 0240Secretaria General 0300Peticiones – Queja y Reclamos 0301Oficina de Planeación 0310Oficina Jurídica 0320Grupo Contratos 0330Grupo Cobros Coactivos 0340Registraduría Delegada en lo Electoral 0400Dirección Censo Electoral 0410Dirección de Gestión Electoral 0420Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación 0500




Dirección Nacional de Registro Civil 0510Grupo de Jurídica 0511Grupo Tarjeta de Identidad 0513Servicio Nacional de Inscripción 0514Dirección Nacional de Identificación 0520Grupo Recepción 0521Grupo de Validación e Individualización 0522Grupo de Producción y Envío 0523Grupo de Novedades 0524Grupo de Servicio de Información Ciudadana 0526Grupo de Cedulación en el Exterior 0527Grupo archivos de Identificación 0528Unidad de Atención a Población Vulnerable - UDAV 0529Grupo Jurídico 0530Gerencia Administrativa y Financiera 0600Dirección Administrativa 0610Grupo Almacén e Inventarios 0611Grupo Archivo y Correspondencia 0612Grupo Mantenimiento y Construcciones 0613Grupo Transporte 0614Grupo Compras 0615Grupo Gestión de Recursos Físicos 0616Dirección Financiera 0620Grupo Gestión Financiera 0621Grupo Pagaduría 0622Grupo Contabilidad 0623Grupo Presupuesto 0624Grupo Recaudos 0625Gerencia del Talento Humano 0700Grupo Desarrollo Integral del Talento Humano 0710Grupo Registro y Control 0720Grupo Salarios y Prestaciones Sociales 0730Gerencia de Informática 0800Grupo de Integración y Gestión 0810Grupo de Operaciones y Comunicaciones 0820Grupo de Desarrollo y Programación 0830Grupo Soporte Técnico de Informática para Registro Civil 0840Grupo Soporte Técnico de Informática para Identificación 0850Registraduría del Distrito Capital Despacho Registradores Distritales 0900




Registraduría del Distrito Capital - Control Interno 0900Registraduría del Distrito Capital - Control Disciplinario 0900Registraduría del Distrito Capital - Planeación 0900Registraduría del Distrito Capital - Jurídica 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Jefatura) 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Talento Humano) 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Archivo yCorrespondencia). 0900

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (ServiciosGenerales). 0900

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Almacén eInventarios). 0900

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Administrativo (Bodega). 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Técnico 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Centro deAcopio). 0900

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (ArchivoAlfabético) 0900

Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (Recaudos) 0900Registraduría del Distrito Capital – Soporte Identificación (RegistroCivil). 0900

Registraduría del Distrito Capital – Área Soporte Electoral 0900Delegación Departamental 0910Delegación Departamental – Registradurías Especiales, Auxiliares yMunicipales

0910

Fondo Social de Vivienda 1000

Series: En esta columna aparece el nombre de las series y subseriesdocumentales, escritas en mayúscula sostenida y negrilla. Cuando la serie osubserie posee tipos documentales, estos se hallan identificados con un (*) enminúscula.

A continuación se relacionan los números asignados a la serie y el subseriesdocumentales:

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES




NºSERIE NOMBRE DE LA SERIE SUBSERIE

10 ACCIONES10--01 De Cumplimiento10--02 De Tutela10--03 Populares

11 INSCRIPCION DE CANDIDATURAS*Formulario E6, Inscripción candidaturas -Original*Formulario E7, Modificación de listas decandidatos Original

*Formulario E8, información de listas definitivasde candidatos originalModificación de listas de candidatos Original

*Aceptación de Candidaturas

12 ACTAS12--01 De Comité de Conciliación12--02 De Comité de Personal Seccional12--03 De Entrega de equipos de Informática12--04 De Junta Directiva Fondo Rotatorio12--05 De Comité de Archivo12--06 De Comisión de Personal Central12--07 De Comité Paritario12--08 De Comité Prima Técnica12--09 De Junta Directiva y Convocatoria Anual F.S.V12--10 De Destrucción Tarjeta Alfabética12--11 De Eliminación de Documentos12--12 De Comité de Control Interno12--13 De Comité de Gestión Ambiental PIGA

12--14De Comité y Subcomité Técnico deSostenibilidad del Sistema Contable

12--15 De Junta de Licitaciones12--16 De Comité Directivo

12--17De Comité de seguimiento Liquidación deContratos (Megaeducación Infotic)




12--18 De Comité de Tarifas12--19 De Declaración de Elecciones E-26

12--20De Destrucción sobrantes insumos fábrica deDocumentos de Identidad

12--21

De Destrucción formas continuas deterioradas y/oanuladas de preparación de Documentos deIdentidad

12--22 De Comité de Peritaje y baja de bienes12--23 De Cancelación de Reserva12--24 De Seguimiento a Coordinadores12--25 De Comisión de Carrera12--26 De Comité de Acoso Laboral

12--27 De Entrega de otros equipos y de Insumos deCampaña

12--28 De Visitas a Registradurías Municipales12--29 De Entrega de Registradurías Municipales12--30 De Capacitación y Asesorías12--31 De Control de Ejecución Presupuestal12--31 De Firmas Contratistas de Software12--32 De Comité MECI12--33 De Subcomité de Archivo12--34 De Comité técnico de Cooperación12--35 De campaña12--36 De asistencia a capacitación Electoral

12--37 Comité de Coordinación del sistema de controlinterno

12--38 Internas de Trabajo12--39 De Subcomité control interno

12--40 De Subcomité técnico de Sostenibilidad delsistema contable

12--41De entrega de documentos de Identificación.

12--42 De destrucción de documentos de identidad noreclamados por los ciudadanos

13 ALTAS DE BIENES13--01 De Registraduría Nivel Central y Desconcentrado13--02 De Alcaldías




13--03 De Gobernaciones

14 ANTECEDENTES DE REGISTRO CIVIL

15 ANTEPROYECTOS15--01 De presupuesto de Funcionamiento Registraduría15--02 De presupuesto de Funcionamiento F.R.R15--03 De Presupuesto de Inversión Registraduría15--04 De Presupuesto de Inversión F.R.R

16 AUTORIZACION VOTO E-12

17 BACKUPS17--01 Registros de Nacimiento17--02 Registros de Defunción17--03 Registros de Matrimonio17--04 Sistema de Identificación Dactilar - AFIS17--05 Sistema Archivo Nacional de Identificación - ANI17--06 Directorio Activo17--07 Base de Datos17--08 Financieros17--09 Fondo de Campañas17--10 Formularios Electorales17--11 Procesos Administrativos17--12 Prometeo17--13 Caktus17--14 Software de Programación17--15 Registro base de datos Censo Electoral

17--16Boletines de Prensa

18 PROYECTOS18--01 De Registraduría Nivel Central y Desconcentrado18--02 De Fondo Rotatorio Registraduría18--03 Atención al ciudadano18--04 Especiales de Investigación

19 BOLETINES

19--01Diarios de Tesorería Fondo RotatorioRegistraduría

19--02 Deudores Morosos




19--03 De Prensa

20 CARTAS CIRCULAR

21 NOVEDAD DE CEDULAS21--01 Alta de Cédulas21--02 Baja de Cédulas21--03 Cancelación de Cédulas

22 CIRCULARES22--01 Del Nivel Central22--02 Del Nivel Desconcentrado

23 COMPROBANTES

23--01De Causación Registraduría Nacional del EstadoCivil

23--02 De Causación Fondo Rotatorio Registraduría

23--03Contables Registraduría Nacional del EstadoCivil

23--04 Contables Fondo Rotatorio Registraduría23--05 De Salida Almacén Registraduría Nacional23--06 De Salida Almacén Fondo Rotatorio Registraduría23--07 De Entrada Alancen Registraduría Nacional

23--08 De Entrada Almacén Fondo RotatorioRegistraduría

23--09 De Egreso Pagaduría Registraduría Nacional

23--10 DE Egreso Pagaduría Fondo RotatorioRegistraduría

23--11 De Ingreso Pagaduría Registraduría Nacional

23--12De Ingreso Pagaduría Fondo RotatorioRegistraduría

23-13 De Pago de Certificaciones24 CONCEPTOS Y CONSULTAS

24--01 Jurídicos24--02 Sobre asuntos Electorales24--03 Sobre Asuntos Administrativos

25COMPROMISO PRESUPUESTAL,DELEGACIONES PARA CONTRATOSSIN FORMALIDADES

26 CONSECUTIVO COMUNICACIONESOFICIALES




27 COMISION DESERVICIOS27-- 01 Funcionarios de planta y Provisionales27-- 02 Contratistas

28CONTRATOS DE REGISTRADURIANACIONAL Y DE FONDO ROTATORIOREGISTRADURIA

28--01 Arrendamiento Registraduría Nacional - F.R.R28--02 De Obra Registraduría Nacional - F.R.R28--03 De Compra Venta Registraduría Nacional - F.R.R

28--04Prestación de Servicios Registraduría- FondoRotatorio.

28--05 Interadministrativo

28--06Carta de Aceptación MCRN Registraduría –Fondo R.

29 CUENTA DE ALMACEN29--01 Entradas Almacén Registraduría

29--02Entradas Almacén Fondo Rotatorio de laRegistraduría Nacional

29--03Salidas Almacén Registraduría Nacional delEstado Civil

29--04Salidas Almacén Fondo Rotatorio de laRegistraduría Nacional.

30 DERECHOS DE PETICION31 DOCUMENTOS ELECTORALES

32 ELECCIONES ATIPICAS *Elecciones Atípicas

*Consulta de los Partidos

*Jueces de Paz

*Consejos Municipales de Juventudes

*iniciativa Legislativa

*Revocatorias del Mandato

*Referendos

*Otras

33 ENVIO DE DOCUMENTOS DEIDENTIDAD RC, TI, C.C.

33-01 Al Exterior33-02 a Delegaciones y/o Registraduría33-03 Entrega personalizada




34 ESTADOS FINANCIEROS34--01 Fondo Social de Vivienda34--02 Registraduría Nacional34--03 Fondo Rotatorio Registraduría Nacional

35 ESTUDIOS35--01 De Reestructuración Orgánica35-02 De Comportamiento de Costos Electorales

35-03 De Evaluación de funciones, competencias ycargas laborales

35--04 De Riesgo Psicosocial

35--05 Otros Estudios* De comportamientos costoselectorales

36 EXPEDIENTES36--01 Disciplinarios del Nivel Central y Desconcentrado36--02 Penales36--03 Adjudicación Préstamo para Vivienda36--04 Procesos Ejecutivos36 - 05 Disciplinarios con fallo de destitución en firme36 - 06 De Acoso Laboral36 - 07 De Siniestros36 -08 De sanción a jurados36 - 09 De Conciliaciones

37 FORMULARIO DE INSCRIPCION ENEL EXTERIOR

38 HISTORIAS38--01 De Vehículos Registraduría Nacional - F.R.R38--02 Laboral38--03 Clínicas

39 INDICE ALFABETICO

40 INFORMES40--01 Mensual de Procesos Disciplinarios40--02 De Gestión

40--03Auditorias Especiales de seguimiento ydelegaciones

40-04 Mensual de procesos Ejecutivos




40--05 De Evaluación del Sistema de Control Interno40--06 Al Congreso de la República40--07 De Rendición de Cuentas a la Contraloría40--08 Cámara de Representantes40--09 A Contaduría General de la Nación40-10 A la Contraloría General de la Nación40--11 A la DIAN40--12 A la Procuraduría General de la Nación40--13 A Tesorería Distrital

40--14 Mensual de Denuncias Penales de Fiscalías yJuzgados

40--15 De Producción40--16 De Procesos Disciplinarios

40--17 Al Departamento Administrativo de la FunciónPública

40--18 A Transparencia por Colombia40--19 De Procesos Administrativos40--20 De Procesos Penales40-21 De Vehículos en Comodato40--22 Al Ministerio de Hacienda

40--23 Al Sistema Integrado de Información Financiera(SIIF)

40-24 Del Sistema LEADER40-25 Del Sistema SODEF40-26 A Planeación Nacional40-27 Narrativos Proyectos de Cooperación

40-28 Mensual de Jurisdicción ContenciosaAdministrativa

40-29 Mensual de Tutelas40-30 De Autoevaluación a la Gestión y al Control.40-31 De Recaudos

40-32 De Entrega de Funciones y Actividades (Circ.04/2010)

40-33 De Administración Booking40-34 De Control de Ejecución presupuestal40- 35 De Estadísticas de producción




40-36 Dirección de Impuestos Distritales41 INSTRUCTIVOS

41-01 Electorales41-02 De Administración de Personal41-03 De Identificación41-04 De Seguros

42 INVENTARIOS

42-01 General de Bienes Muebles RegistraduríaNacional

42-02 General de Bienes Muebles Fondo RotatorioRegistraduría

42-03 General de Bienes Inmuebles RegistraduríaNacional

42-04 Baja de Inventarios Registraduría Nacional

42-05 Baja de Inventarios Fondo Rotatorio de laRegistraduría

42-06 Traslados de Inventarios RNEC42-07 Traslados de Inventarios F.R.R42-08 General Gobernación42-09 Booking42-10 General de Bienes Inmuebles F.R.R

43 LIBROS43-01 División Política Administrativa de Colombia

43-02 Bancarios Registraduría Nacional del EstadoCivil

43-03 Oficiales de Contabilidad Registraduría - F.R.R43-04 PAC Registraduría Nacional- PAC - F.R.R43-05 Presupuesto Registraduría Nacional43-06 Presupuesto F.R.R43-07 De Inscripción de Candidaturas43-08 Estadísticas Electorales

43-09Bancarios Fondo Rotatorio de la RegistraduríaNacional

43-10 Radiador de credenciales para cargos de elección

44 LISTADOS

44-01 Certificados de Disponibilidad Presupuestal(CDP)




44-02 De Registros Presupuestales

45 MANUALES45-01 De Procesos y Procedimientos45-02 De Funciones y Requisitos de Cargo45-03 De Sistemas

46 REQUERIMIENTOS DE IDENTIFICACION ANIVEL DESCONCENTRADO.

47 NOMINA47-01 Funcionarios47-02 Arrendamientos

48 NOVEDADES DE DOCUMENTOS DEIDENTIDAD

48-01 De Registro Civil48-02 De Tarjeta de Identidad48-03 De Cedula de Ciudadanía

49 CONTROL DE PRODUCCION DEDOCUMENTOS DE IDENTIDAD

49-01 De tarjetas de identidad49-02 De Cedula de Ciudadanía

50PANORAMA DE RIESGOS DEPROGRAMA DE SALUDOCUPACIONAL

51 PLAN51-01 De Compras51-02 De Acción Anual51-03 Indicativo de Gestión51-04 Sectorial51-05 De Mejoramiento51-06 Estratégico Institucional51-07 De Capacitación51-08 De Bienestar51-09 De Manejo de Riesgos

52 PLANILLAS

52-01 De recibo, entrega y control de documentos deIdentidad

52-02De recibo, entrega y control de comunicacionesoficiales de la oficina de Archivo yCorrespondencia




52-03 De recibo, entrega y control de comunicacionesoficiales de las oficinas de Gestión

52-04 Control de asistencia laboral

53 POLIZAS POR SINIESTROS

54 PRESUPUESTO54-01 Registraduría Nacional del Estado Civil54-02 Fondo Rotatorio Registraduría Nacional

55 PROCESOS55-01 De Jurisdicción Coactiva55-02 Contencioso Administrativo55-03 Penales55-04 De Selección55-05 De Elección Representante Comisión de Personal55-06 De Elección Comité Paritario55-07 Hipotecarios

55-08De Agotamiento vía gubernativa Jurados devotación

55-09 Disciplinarios

56 PROYECTOS56-01 Registraduría Nacional del Estado Civil56-02 Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional56-03 Especiales de Investigación56-04 De Inversión

57 POLITICAS ADMINISTRATIVASINSTITUCIONALES

58 REGISTRO CIVIL58-01 De Nacimiento58-02 De Matrimonio58-03 De Defunción

59 REPORTES OMITIDOS

60 REQUERIMIENTOS ORGANISMOSINVESTIGATIVOS Y DE CONTROL

60-01 Judiciales60-02 Reseñas60-03 Disciplinarios60-04 Plena Identidad




60-05 Del Sistema de Seguridad Social

61 RESOLUCIONES61-01 Del Nivel Central61-02 Del Nivel Desconcentrado61-03 Del Fondo Rotatorio Registraduría

62 RESULTADOS DEFINITIVOS DEELECCIONES

63 ORDENES DE PAGO63--01 Comprobantes de ingreso - egreso R.N.E.C63--02 Comprobantes de ingreso - egreso F.R.R.

64 CESANTIAS64-01 De Personal de carrera64-02 De Personal Provisional64-03 De personal Supernumerario

65 TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL

66 TARJETAS66-01 Alfabéticas66-02 Decadactilares primera vez66-03 Electoral66-04 Decadactilares Rectificación66-05 Decadactilares Duplicado66-06 Decadactilares Renovación

67 PROGRAMAS67-01 Modelo Estándar de Control Interno MECI67-02 Sistema de Gestión de la Calidad67-03 Sistema Integrado de Gestión67-04 Implementación del Gobierno en Línea67-05 Institucionales

68 SISTEMA OUTSOURCINGSUMINISTROS

69 MACROPROCESOS - CONSULTASDOCUMENTALES

69-01 Planeación y Direccionamiento Estratégico69-02 Comunicación Pública




69-03 Identificación69-04 Electoral69-05 Gestión Talento Humano69-06 Gestión Tecnológica de la Información69-07 Gestión Jurídica69-08 Gestión Administrativa y Financiera69-09 Gestión de Control Disciplinario69-10 Gestión de Sistemas de Control Interno69-11 Fondo Rotatorio Registraduría Nacional69-12 Fondo Social de Vivienda

70 INSTRUMENTOS70-01 De Control

71 REQUERIMIENTOS JUDICIALES

72 REQUERIMIENTOS DE RESEÑA

72 --01 Plena Identidad

73GRUPÒ INTERNO ANTITRAMITE YATENCION EFECTIVA ALCIUDADANO- GIAA

74 ACTOS DE FISCALIZACION74-01 De documentos de Identidad para destrucción74-02 De bienes inmuebles de la REGISTRADURIA

75 QUEJAS RECLAMOS Y DENUNCIAS

76 CAPACITACIONES76-01 Misionales Nivel Central y Desconcentrado76-02 Otras Capacitaciones

77 COMUNICADOS77-01 Audioteca77-02 Videoteca

78 COMPROMISOS PRESUPUESTALESDEL NIVEL DESCONCENTRADO

79 CONCILIACIONES79-01 De Parte79-02 De Oficio79-03 De Pago de Impuestos




80 CONTROL DE GESTION PMT II

81CONTROL DE FORMAS CONTINUASDOCUMENTOS DE IDENTIDAD

81-01 Tarjetas Decadactilares81-02 Tarjetas de Identidad

81-03Contraseñas - comprobantes documento entrámite

82 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEDOCUMENTOS DE IDENTIDAD

83 CONTROL DE PERMISOS83-01 Nivel Central83-02 Nivel Desconcentrado83-03 Del Sector de Economía Solidaria

84 CONTROL DE LIBRANZAS

85 CONCURSOS

86 CONVENIOS86-01 Interinstitucionales

87 ELECCION COMISIONADO DETELEVISION

88 HORAS EXTRAS88-01 Del Nivel Central88-02 Del Nivel Desconcentrado

89 IMPUESTOS89-01 Predial89-02 Valorización89-03 Vehículos

90 MEMORANDOS

91 PODERES

91-01 Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional delEstado Civil

91-02 Registraduría Nacional del Estado Civil

92 PROTOCOLOS92-01 de campañas de Identificación

93PROPUESTAS DE PROCESOS DELICITACION




94 SALIDAS DE SEGURIDAD DEEQUIPÒS DE COMPUTO

95 SOLICITUDES95-01 De agilización de Documentos de identidad95-02 De Duplicados de Registro Civil.

96 REQUERIMIENTOS Y CONSULTASSOBRE TEMAS DE IDENTIFICACION

97 SUPERVISION DE CONTRATOS

98 CERTIFICACION DE CONTRATOS

99 SOPORTES PROBATORIOS

100 MANEJOP DE BIENES INMUEBLESRNEC y FRR

100- 01 Bienes Propios100- 02 Bienes en Comodato100- 03 Bienes en Arrendamiento

101 EDICION PUBLICACIONINSTITUCIONAL

102 ENTRADAS DE SEGURIDAD DEEQUIPÒS DE COMPUTO

103 PROGRAMA "REGISTRA TV"

104 RELACION DE REEMBOLSO DEDINERO A CIUDADANOS

105RELACION ENVIO ADESIVOS PARAREGISTRO CIVIL

106 GESTION DE COBRO106-01 Convenios cruce de datos106-02 Arrendamiento de inmuebles

107 CAJA MENOR107-01 Bienes y servicios Fondo Rotatorio Registraduría107-02 Servicios públicos Delegaciones Departamentales107-03 Gastos judiciales Registraduría Nacional107-04 Gastos judiciales Fondo Social de Vivienda107-05 Viáticos y gastos de viaje




Ejemplo

CODIGO SERIES/SUBSERIETipos Documentales

0230-40

0230- 40-03

INFORMES

AUDITORIAS Antecedentes Hoja de Trabajo Soportes Evaluación Recomendaciones

De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, los INFORMES esuna serie documental, AUDITORIAS es una Sub-serie que por función lecorresponde conservar a la Oficina de Control Interno y está conformada porlos tipos documentales denominados Antecedentes, Hoja de trabajo,Soportes, Evaluación, y Recomendaciones.

Retenciones: En esta columna se establece el tiempo que se debeconserva la serie o subserie documental en el Archivo de Gestión, unavez cumplido su trámite y en el Archivo Central, hasta agotar suvigencia.

Ejemplo:

RETENCIONESCODIGO SERIES/SUNSERIESArchivoGestión

ArchivoCentral

0230-12 ACTAS0230-12 -12 DE COMITÉ DE

CONTROL INTERNO 5 25

De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, se establece que la Seriedocumental denominada ACTAS DE COMITÉ DE CONTROL INTERNO, que porfunción




es de responsabilidad de la Oficina de la Oficina de Control Interno, debeconservarse por cinco (5) años en el Archivo de Gestión y por veinticinco (25) añosen el Archivo Central de la entidad.

Disposición Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a sufrirla serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en elArchivo de Gestión y en el Archivo Central.

Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la disposición final:

CT: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la serie o subseriedocumental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico.

E: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la serie o subseriedocumental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retenciónen el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, según el caso.

S: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la serie o subseriedocumental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método demuestreo contemplado para conservar parte de la información.

CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones, se debe interpretar que la serie osubserie documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histórico yse sugiere efectuar Microfilmación, con el objeto de preservar el documento ensoporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.

S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse unamuestra de la serie o subserie en soporte físico y además microfilmación.

Ejemplo:

RETENCIONES DISPOSICIONFINAL




CODIGO SERIES/SUBSERIETipo Documental

ArchivoGestión

ArchivoCentral CT S M E

0230-12-12 ACTAS Comité deControl Interno 5 25 X

De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, se establece que la seriedocumental denominada ACTAS DE COMITÉ DE CONTROL INTERNO, cumplido sutiempo de retención tanto en el archivo de gestión como en el archivo central, sedebe conservar totalmente (CT), ya que desarrolla valores históricos.

PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DE ARCHIVISTICA

Objetivo

Proporcionar los fundamentos teóricos necesarios para la conceptualización de laactividad archivística por parte de los funcionarios de la Registraduria.

Conceptos Básicos

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada enrazón de sus actividades o funciones (Ley 594 del 2000, Artículo 3°).

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a losciudadanos, o como fuentes de la historia (Ley 594 del 200, artículo 3°).

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO




Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción orecepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación ointegración a un archivo permanente (artículo 67° Reglamento General de Archivos).

Las fases de formación del Archivo son: Archivo de Gestión, Archivo Central yArchivo Histórico (artículo 4° del Reglamento General de Archivos).

ARCHIVO DE GESTION

Aquél en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a losasuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por lasmimas oficinas u otras que los soliciten (artículo 67° Reglamento General deArchivos).

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados porlos distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado sutrámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta administrativa pro lasmismas oficinas u otras que los soliciten (Artículo 67° Reglamento General deArchivos).

ARCHIVO HISTORICO

Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo deGestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarsepermanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y lacultura (Artículo 67° Reglamento General de Archivos).

Archivo deGestión

ArchivoCentral

ArchivoHistórico

aplicaciÓn de las tablas de retencion documental · 2012-11-15 · tabla de retencion documental...

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