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Florencia, octubre de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION……………………………………………………………………………………………………. 2 1. MARCO CONCEPTUAL………………………………………………………………………………………...4
1.1 Historia……………………………………………………………………………………………………….4
1.2 Reseña Histórica…………………………………………………………………………………………....4
1.3 Naturaleza Jurídica…………………………………………………………………………………………7
1.4 Misión………………………………………………………………………………………………………...7
1.5 Visión…………………………………………………………………………………………………………7
1.6 Junta Directiva…………………………………………………………………………………………........7
1.7 Presidencia Ejecutiva……………………………………………………………………………………….7
1.8 Jurisdicción…………………………………………………………………………………………………..7
1.9 Estructura Orgánica………………………………………………………………………………………...8
2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD……………………………………………………………9
2.1 Sistema de Gestión de Calidad………………………………………………………………………………...9
2.2 Modelo de Sistema Cameral de Control Interno……………………………………………………………...9
2.3 Mapa de Procesos……………………………………………………………………………………………...10
3. FUNCIONES DE LAS CAMARAS DE COMERCIO ……………………………………………………….10
4. COMPENDIO NORMATIVO…………………………………………………………………………….........12
5. INTRODUCCION A LA TRD…………………………………………………………………………………..14
6. ETAPAS Y DESARROLLO DE LA TRD INSTITUCIONAL………………………………………………..14
6.1 Organigrama Codificado……………………………………………………………………………………....16
6.2 Codificación de dependencias………………………………………………………………………………..17
6.3 Codificación de series y subseries…………………………………………………………………………...17
6.4 Explicación formato de Tabla de Retención…………………………………………………………………19
7. Aclaración de la Construcción de la TRD……………………………………………………………….......21
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INTRODUCCION La información (física y electrónica) se ha tornado de gran importancia para las organizaciones, a tal punto que el estado colombiano ha legislado para que esta información se organice de manera técnica y eficiente con el propósito de sea alcanzable a los ciudadanos. La Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá ha emprendido este Proyecto de organización de su información elaborando instrumentos que permitan la transparencia en sus actuaciones y el acceso a la información que administra (registros delegados por el estado). Este documento contiene la Propuesta de TRD con los anexos correspondientes que se presentan ante la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO para obtener la revisión y evaluación respectiva y en un futuro inmediato poder contar con una herramienta que nos represente documentalmente.
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1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 Historia
Las Cámaras de Comercio surgieron como parte del movimiento europeo de organización corporativa burguesa. La primera de ellas se estableció en la ciudad de Marsella, en Francia, en el año de 1599. Ante su éxito para solucionar los problemas del comercio, Luis XIV, en 1700, ordenó que cada centro francés estableciera una cámara de comercio. Posteriormente, preocupado por el poder y preponderancia que estaban consiguiendo estas instituciones, Luis XVI ordenó suprimirlas. Mientras esto pasaba, ciudades de Inglaterra e Irlanda habían establecido ya sus propias cámaras de comercio. En América, las primeras, surgieron en 1768 en Nueva York y Nueva Jersey; ya en 1870 funcionaban más de cuarenta en las principales ciudades de Estados Unidos. En Colombia, la Asamblea de Cundinamarca, mediante la Ley 27 de 1877, a iniciativa de los comerciantes capitalinos, creó la primera cámara de comercio. Desde ese momento, estas instituciones eran consideradas órganos consultivos del gobierno. Durante esta primera etapa, las Cámaras de Comercio se caracterizaron por ser instituciones gremiales de afiliación voluntaria, llamadas a vincular la clase social de los comerciantes con el propósito de aunar sus esfuerzos en procura del desarrollo regional y su bienestar particular. A principios de la década de los años treinta, a través de la Ley 28 de 1931, el Gobierno Nacional delegó a las Cámaras de Comercio la función de administrar el Registro Público Mercantil. A partir de entonces la naturaleza jurídica de las cámaras de comercio ha sufrido un profundo proceso de transformación, pues estas instituciones pasaron de ser simples asociaciones gremiales a tener la responsabilidad de administrar y gestionar la función pública registral, amén del cumplimiento de otras importantes funciones de interés general. Antes de 1931 también existía el Registro Mercantil pero éste era administrado por los juzgados de comercio. Ellos traspasaron sus registros a cada una de las cámaras de comercio colombianas, es por esto que hoy estas instituciones son depositarias del registro de toda la actividad económica nacional.
1.2 Reseña Histórica
El rio histórico del proceso de colonización y poblamiento contemporáneo del Caquetá fluye desde hace aproximadamente una centuria, y allí los comerciantes, con su organización la Cámara de comercio, han sido protagonistas de primer orden en la construcción de sociedad y cultura, dejando una huella indeleble en este territorio de la Amazonia Colombiana. En este contexto los archivos y protagonistas de la Cámara de Comercio son documentos y actores privilegiados para la reconstrucción de la memoria colectiva de Florencia y los pueblos del gran Caquetá; de aquí la importancia de la organización y sistematización de sus archivos y el rescate de las historias de vida y vicisitudes de sus protagonistas, elementos indispensables para la reconstrucción conceptual y viva de nuestra historia local y regional.
En el Caquetá, durante las primeras décadas del siglo XX se inició el proceso colonizador pero fue a partir de los años cuarenta del mismo siglo cuando, pasado el conflicto con el Perú (1932-1933), se operó una mayor vinculación efectiva de este territorio con el centro del país: entonces, la producción ganadera experimentaba un mayor desarrollo y el aumento en el comercio comenzó a ser una constante. En ese
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tiempo, en este ámbito de crecimiento económico, después que se abrió la carretera Florencia-Guadalupe (1932) y años más tarde, en agosto de 1937, el comerciante Luis Helí Tobar Gutiérrez organizó una farmacia en Florencia y luego gracias a su espíritu empresarial, a lomo de mula y en cajas de madera, ofreció a los caqueteños Gaseosas Águila, hoy gaseosas Florenciana. Sea de anotar que en ese momento Florencia no contaba con servicio de acueducto, ni mucho menos con energía eléctrica para su bienestar y actividades empresariales.
Posteriormente, después de los años cuarenta del siglo XX, inmigrantes alemanes como Juan Estraub y Rodolfo Karch crearon la Ferretería Caquetá y el Almacén Colombia; por estas mismas calendas, tenían negocios Julio Valencia quien vendía telas y era el distribuidor exclusivo de zapatos Corona; también existía el almacén de Pachito Guillermo, quien era un vendedor de telas y confecciones. A mediados de la mitad del siglo XX, después de la muerte de Gaitán (1948) cuando se agudizó la violencia liberal-conservadora, el Caquetá fue desbordado por nuevas olas colonizadoras y aparecen nuevos comerciantes y empresas, entre ellas, por ejemplo, la empresa de licores del Caquetá (1956) y otras cuyo historial, hasta el presente, debe ser construido para tener una visión holística del movimiento comercial en el territorio del Caquetá. Por otra parte, es de tener en cuenta que en 1963 Norman Yépez Cardona, uno de los pioneros de supermercados en varias ciudades del país llegó a Florencia para abrir las puertas del Almacén Yep y quien años más tarde contribuyó en la organización de los comerciantes de Florencia. En este contexto es pertinente resaltar que en los años setenta del siglo xx se da un movimiento comercial que va a tomar fuerza y llevará a los comerciantes a gestar su propia organización gremial. Inicialmente, el sector empresarial se constituyó en gremio bajo la sigla (ACICA), Asociación de Comerciantes e Industriales del Caquetá; el 9 de febrero del año de 1971 se conformó la Junta Pro-Cámara y los comerciantes: Norman Yépez, Isaías Beltrán, Genaro Díaz, Augusto Vargas y Libardo Aguilar, realizaron los estudios respectivos para la fundación de la Cámara de Comercio.
El 28 de agosto del año de 1972, el gobierno nacional mediante Decreto 1520, creó la Cámara de Comercio de Florencia. El 24 de noviembre del mismo año, se realizó la primera asamblea general de comerciantes e industriales del Caquetá. Don Genero Díaz fue nombrado presidente provisional. Un mes después se eligió como presidente en propiedad al señor Norman Yépez Cardona (1973-1974), acompañado en la junta directiva por Genaro Díaz Vargas, Jorge Olaya Lucena, Humberto Paz Paredes, Augusto Vargas Cardona, Jesús Alí Polanía, Jairo Ortiz Peña y Guillermo Reyes Cruz; el 3 de diciembre de 1972 se nombró al señor Gustavo Ossa Suarez, primer secretario ejecutivo. Desde entonces hasta hoy esta entidad gremial, privada y sin ánimo de lucro, promotora del desarrollo socioeconómico del Caquetá, ha pensado el desarrollo regional y sigue proyectándose hacia el siglo XXI.
La Cámara de Comercio, es hoy una de las instituciones más reconocidas de la ciudad, la cual ha cumplido una eficiente labor organizando al gremio de comerciante e industriales, estimulando y promoviendo acciones sociales a favor del conglomerado social. En este ámbito, por ejemplo, participó con otros sectores sociales en la organización del paro cívico pro-electrificación de Florencia, en el mes de julio del año de 1977. Además han liderado campañas cívicas de diverso orden y sobretodo han impulsado y presionado, durante, las tres últimas décadas, la construcción de la nueva vía Florencia-Suaza-Altamira.
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Mediante Decreto No. 2860 de 2.005 emanado del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Acta de Junta Directiva No. 526 del 28 de abril de 2005, se aprueba el cambio de nombre de la CAMARA DE COMERCIO DE FLORENCIA por el de CAMARA DE COMERCIO DE FLORENCIA PARA EL CAQUETA, considerando que su jurisdicción comprende todo el departamento del Caquetá En síntesis, podría afirmarse que la Cámara de Comercio ha defendido los intereses de los comerciantes pero más que ello ha contribuido al desarrollo económico social siendo a la vez una institución que hace parte del patrimonio sociocultural del Caquetá y es a la vez una fuente documental y viva de la memoria económica, social y cultural de la región del gran Caquetá.
Se crea una Cámara de Comercio mediante el siguiente acto administrativo.
DECRETO NÚMERO 1520 DE 1972
(Agosto 28)
Por el cual se crea la Cámara de Comercio de Florencia en la Intendencia Nacional del Caquetá
El Presidente de la Republica de Colombia en uso de sus facultades legales y
CONSIDERANDO
Que los comerciantes de la Intendencia Nacional del Caquetá han solicitado la creación de una Cámara de Comercio con sede en la ciudad de
Florencia y jurisdicción en el Territorio Intendencia; Que examinados los documentos anexos a la solicitud se ha comprobado el cumplimiento de los
requisitos que para la creación de una Cámara de Comercio exige el Decreto 695 de 1972; Que el desarrollo comercial de la Intendencia Nacional del
Caquetá responde a esa necesidad y justifica la creación solicitada.
D E C R E TA
Artículo 1º.- Crease una Cámara de Comercio con sede en la ciudad de Florencia y jurisdicción en la Intendencia Nacional del Caquetá.
Artículo 2º.- Para los efectos del Artículo 10º.- del Decreto 695 de 1972, la primera elección de los miembros de la Junta Directiva de la Cámara de
Comercio que por este Decreto se crea, la harán los comerciantes inscritos en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Neiva que integraran
la nueva Cámara y que desarrollen sus actividades comerciales en la Intendencia Nacional del Caquetá.
Parágrafo: La Cámara de Comercio de Neiva, para los efectos del Artículo 20 del Decreto 695 de 1972 enviara al Alcalde Municipal de Florencia, la
lista de los comerciantes de los Municipios que van a segregarse de su jurisdicción para integrar la nueva cámara.
Artículo 3º.- La Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Florencia se compondrá de (6) miembros principales y seis (6) suplentes personales, de
los cuales (4) serán elegidos por los comerciantes legalmente inscritos en la respectiva cámara, y dos (2), con sus respectivos suplentes personales,
designados por el Gobierno Nacional, de acuerdo con el Artículo 8º.- del Decreto 695 de 1972.
Artículo 4º.- Elegida la respectiva Junta Directiva, la Cámara de Comercio de Neiva le enviara todos los documentos referentes a las actividades
comerciales de la nueva cámara para su archivo.
Comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá D.E. a 28 de agosto de 1972
MISAEL PASTRANA BORRERO
El Ministro de Desarrollo Económico, Hernando Agudelo Villa
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1.3 Naturaleza Jurídica Las Cámaras de Comercio son las delegatarias legales de funciones públicas que se constituyen en un modelo de colaboración público-privado. Son personas jurídicas sin ánimo de lucro, de carácter corporativo y gremial, sujetas en la ejecución de todos sus actos de administración, gestión y contratación al derecho privado, las cuales tienen como fines defender y estimular los intereses generales del empresariado en Colombia, y llevar los registros delegados legalmente (Decreto Ley Anti tramites No. 019 de 2.012). La Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá, es una institución de orden legal, creada por el Gobierno Nacional mediante decreto 1520 del 28 de agosto de 1972, integrada por los Comerciantes inscritos en su Registro Mercantil y las empresas afiliadas; reconocida como persona jurídica Autónoma de Derecho Privado y sin ánimo de lucro, constituida a iniciativa de los comerciantes de Florencia, se rige por las normas consagradas en el Código de Comercio y demás disposiciones legales que lo reglamenten, adicionen o reformen. Tiene jurisdicción en los 16 municipios que conforman el departamento del Caquetá. 1.4 Misión La Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá es una persona jurídica de derecho privado que cumple por delegación legal la función de llevar los Registros Públicos; e impulsa el emprendimiento, la innovación, la formalización y la competitividad para el desarrollo del sector empresarial en nuestra región. 1.5 Visión
Para el 2.020 la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá mantendrá el liderazgo gremial en la región y será pionera en impulsar el desarrollo y competitividad aprovechando responsablemente las potencialidades que ofrece la biodiversidad amazónica. Así mismo será reconocida por alcanzar niveles de excelencia en tecnología e innovación y ser fuente de información confiable y oportuna. 1.6 Junta Directiva
Esta dirigida por una Junta Directiva que es la encargada de señalar las políticas generales de la Entidad; entre sus funciones principales se encuentran la de establecer los objetivos y metas que la Entidad debe alcanzar y las respectivas estrategias para lograrlo. La Ley 1727 del 11 de julio de 2014 fortalece los poderes de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad electoral, sobre las elecciones de las Cámaras de Comercio cuyo objetivo es cambiar la forma de elección de los miembros de juntas directivas. 1.7 Presidencia Ejecutiva Representa legalmente a la institución, dirige, supervisa, coordina y evalúa la ejecución de los programas y proyectos aprobados por la Junta Directiva. 1.8 Jurisdicción
Nuestra Jurisdicción comprende los siguientes Municipios: San Vicente del Caguán, Puerto Rico, El Doncello, El Paujíl, La Montañita, Florencia, Morelia, Belén de los Andaquíes, Albania, San José del
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Fragua, Valparaíso, Curillo, Solita, Solano, Cartagena del Chairá, Milán. Con un esfuerzo conjunto entre Asociaciones de Comerciantes la Cámara de Comercio hace presencia en todos los Municipios del Departamento.
1.9 Estructura Orgánica Funcional
2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD 2.1 Sistema Gestión de Calidad – S.G.C. La Cámara de Comercio de Florencia, cumplió el octavo año de implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), por lo tanto en el 2013 se recibió del ICONTEC la auditoria de seguimiento, en la cual el auditor líder verificó que la gestión desarrollada por la Cámara de Comercio daba respuesta a la NTC ISO 9001 Versión 2008.
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Así mismo, a partir del año 2012 se viene manejando el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), a través del Software ITS-GESTION en calidad de arrendamiento, cuya administración y manejo está a cargo del Jefe del Sistema Cameral de Control Interno y Calidad. Dicho Software ha permitido aprovechar las herramientas tecnológicas que ofrecen hoy en día, permitiendo que lo que antes se manejaba de manera manual como la administración de los documentos y la realización de las auditorías internas sea ahora más oportuna y permita hacer seguimiento constante para la toma de decisiones y la mejora continua. En este proceso se ha venido buscando que se involucre todo el personal al tema de calidad, este nos ha permitido mantener un orden y ser en la región de las pocas empresas certificadas. 2.2 Modelo del Sistema Cameral de Control Interno
La Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá ha implementado el modelo: SISTEMA CAMERAL DE CONTROL INTERNO, con actividades como la modificación de todos los manuales de funciones, el cual fue estructurado acorde a la nueva estructura orgánica funcional y manual de procedimientos documentados para las actividades desarrollados en las unidades funcionales de la Cámara de Comercio. De igual forma se adelantan auditorías internas a cada uno de los procesos por parte del Jefe de Control Interno y Calidad, seguimiento a las acciones planteadas por la administración a los hallazgos de la auditoria de la Contraloría General de la Republica (CGR) , específicamente en la revisión de los contratos celebrados con la entidad. Así mismo, se verifica el cumplimiento de las acciones propuestas a las recomendaciones efectuadas en la Evaluación SEC (Sistema de Evaluación de Cámaras de Comercio).
MODELO DE SISTEMA CAMERAL DE CONTROL INTERNO
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2.3 Mapa de Procesos
3. FUNCIONES DE LAS CAMARAS DE COMERCIO El Código del Comercio en su Artículo 86 establece las siguientes funciones que ejercerán las Cámaras de Comercio:
1) Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el gobierno y los comerciantes mismos.
2) Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos.
3) Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este código.
4) Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones.
5) Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas.
6) Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten.
7) Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta.
8) Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores.
9) Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos.
10) Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio.
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11) Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos.
12) Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.
El Decreto 2042 de 2014 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, establece en su Artículo 4º. Que las Cámaras de Comercio ejercerán las funciones señaladas en el Art. 86 del Código de Comercio, y además las que se señalan a continuación:
1) Servir de órgano consultivo del Gobierno nacional y en consecuencia, estudiar los asuntos que este someta a su consideración y rendir los informes que le soliciten sobre la industria, el comercio y demás ramas relacionadas con sus actividades.
2) Adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan.
3) Llevar los Registros Públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos.
4) Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada por cada Cámara de Comercio dentro de su propia jurisdicción. La investigación tendrá por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública, uniforme, reiterada y general, siempre que no se opongan a normas legales vigentes.
5) Crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos, de acuerdo con las disposiciones legales.
6) Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción de la respectiva Cámara de Comercio.
7) Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen.
8) Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones.
9) Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad y participar en programas nacionales de esta índole.
10) Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos señalados en la ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión de las cámaras de comercio y el acceso a los servicios y programas especiales.
11) Prestar servicios de información empresarial originada exclusivamente en los registros públicos, para lo cual podrán cobrar solo los costos de producción de la misma.
12) Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore datos de otras fuentes.
13) Desempeñar y promover actividades de veeduría cívica en temas de interés general de su correspondiente jurisdicción.
14) Promover programas, y actividades en favor de los sectores productivos de las regiones en que les corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el turismo.
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15) Participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial, siempre y cuando se pueda demostrar que el proyecto representa un avance tecnológico o suple necesidades o implica el desarrollo para la región.
16) Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados. 17) Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de
sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios. 18) Publicar la noticia mercantil de que trata el numeral 4 del artículo 86 del Código de Comercio, que
podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las cámaras de comercio, a través de Internet o por cualquier medio electrónico que lo permita.
19) Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo económico, social y cultural en el que la nación o los entes territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus recursos.
20) Participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el desarrollo económico, cultural o social en Colombia.
21) Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus actividades.
22) Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la Ley 527 de 1999, de manera directa o mediante la asociación con otras personas naturales o jurídicas.
23) Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de personas, bienes, o servicios que se deriven de funciones atribuidas a entidades públicas con el fin de conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales registros se desarrollen en virtud de autorización legal y de vínculos contractuales de tipo habilitante que celebren con dichas entidades.
4. COMPENDIO NORMATIVO DE LAS CAMARAS DE COMERCIO
NOMBRE DE LA NORMA
NORMA
ARTICULOS
ACTUALIZACION
CODIGO DE COMERCIO DECRETO 410 DE 1971 26,43,86 MAYO 03 DE 2015
LEY DE COMERCIO ELECTRONICO LEY 527 DE 1999 ARTICULOS 1 A 25
LEY GENERAL DE ARCHIVOS LEY 594 DE 2000 TODO
LEY DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES LEY 1581 DE 2012 TODO
LEY DE TRANSPARENCIA LEY 1712 DE 2014 TODO
MICROFILMACION DECRETO 2527 DE 1959 TODO
MICROFILMACION DECRETO 3354 DE 1954 TODO
REGLAMENTA SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DECRETO 2578 DE 2012 TODO
REGLAMENTA GESTION DOCUMENTAL DECRETO 2609 DE 2012 TODO
REGLAMENTA BIENES DE INTERES CULTURAL DECRETO 1100 DE 2014 TODO
REGLAMENTA LEY 1712 DE 2014 DECRETO 103 DE 2015 TODO
REGLAMENTA LEY 594 DE 2000, INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL DECRETO 106 DE 2015 TODO
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS ACUERDO 007 DE 1994 TODO
CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN Y GESTION DE DOCUMENTOS ACUERDO 011 DE 1996 TODO
ACCESO A DOCUMENTO DE ARCHIVO ACUERDO 047 DE 2000 TODO
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ARCHIVOS ACUERDO 049 DE 2000 TODO
PREVENCION DE DETERIORO DE RIESGOS DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO ACUERDO 050 DE 2000 TODO
ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO ACUERDO 056 DE 2000 TODO
ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES ACUERDO 060 DE 2001 TODO
POLITICA ARCHIVISTICA DE LAS CAMARAS DE COMERCIO ACUERDO 016 DE 2002 TODO
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION ACUERDO 042 DE 2002 TODO
GLOSARIO ARCHIVISTICO ACUERDO 027 DE 2006 TODO
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ACUERDO 003 DE 2013 TODO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ACUERDO 004 DE 2013 TODO
DESCRIPCION DOCUMENTAL ACUERDO 005 DE 2013 TODO
EXPEDIENTE DE ARCHIVO ACUERDO 002 DE 2014 TODO
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION ACUERDO 006 DE 2014 TODO
RECOSTRUCCION DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO ACUERDO 007 DE 2014 TODO
CONTRATACION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS ACUERDO 008 DE 2014 TODO
GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ACUERDO 003 DE 2015 TODO
REGISTRO MERCANTIL TITULO VIII. CAMARAS DE COMERCIO. CAPITULO I
CIRCULAR UNICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
TITULO VIII. CAPITULO I.
A OTRO TIPO DE UNIDADES DE INFORMACION CIRCULAR 005 DE 2011 TODO
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS CIRCULAR 002 DE 2012 TODO
RECOMENDACIONES PARA LLEVAR A CABO PROCESOS DE DIGITALIZACION CIRCULAR 005 DE 2012 TODO
CUMPLIMIENTO LEY 594 DE 2000 Y DEMAS NORMATIVIDAD EXPEDIDA PARA SU DESARROLLO CIRCULAR 001 DE 2014 TODO
ALCANCE EXPRESION “CUALQUIER MEDIO TECNICO QUE GARANTICE LA REPRODUCCION EXACTA” CIRCULAR 001DE 2015 TODO
DIRECTRICES ELABORACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL CIRCULAR 003 DE 2015 TODO
CREACION CAMARA DE COMERCIO DE FLORENCIA DECRETO 1520 DE 1972 TODO
NORMAS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA GUBERNABILIDAD Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAMARAS DE COMERCIO
LEY 1727 DE 2014 TODO
VIGILANCIA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DECRETO 2153 DE 1992 TODO
CREACION CAMARAS DE COMERCIO DECRETO 898 DE 2000 TODO
LEY ANTITRAMITES DECRETO LEY 019 DE 2012 TODO
ESTABLECE DIRECTRICES EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL RESOLUCION 8934 DE 2014 SIC TODO
MODIFICA EL ART 12 DE LA RESOLUCION 8934 DE 2014 RESOLUCION 723 DE 2014 TODO
CREACION COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE FLORENCIA PARA EL CAQUETA
RESOLUCION 005 DE 2014 TODO
SE MODIFICA LA RESOLUCION 017 DE 2013 REFERENTE A LA CREACION DE LA VENTANILLA UNICA DE LA CAMARA DE COEMRCIO DE FLORENCIA
RESOLUCION 005 DE 2014 TODO
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5. INTRODUCCION A LA TRD
En cumplimiento de la ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reglamentación de la ley consignada en gran parte en el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura – Decreto 1080 de 2015, acuerdo 004 de 2013 por medio del cual se modifica la elaboración, presentación, evaluación y aprobación e implementación de las Tablas de Retención y valoración Documental, la Circular Externa 003 de 2015 del AGN; la Circular Externa 001 de 2014 – Cumplimiento de la ley 594 de 2000 y demás legislación archivística y la resoluciones 8934/2014 y 734/2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio. La CAMARA DE COMERCIO DEL FLORENCIA PARA EL CAQUETA, elabora la Tabla de Retención Documental en beneficio de la Gestión Documental de la entidad. Desde el concepto mismo, se entiende que la Tabla de Retención Documental – TRD es un instrumento archivístico que contiene el listado de series y subseries, con los respectivos tipos documentales, a las que se les asigna los tiempos de permanencia en la fase de archivo de Gestión y Archivo Central, definiéndoseles la disposición final de los documentos en concordancia con los valoración documental y la normatividad que aplica en cada caso. Beneficios:
Racionaliza la producción documental Facilita el control y acceso a los documentos Identifica los tiempos de retención documental en los Archivo de Gestión y Central. Describe la disposición final de los documentos señalando a las unidades productoras que
proceso final debe aplicarse. Regula el proceso de transferencia documental de los archivos de oficina al Archivo Central. Facilita la recuperación de la información Facilita la racionalización y manejo integral de los documentos generados en desarrollo de los
procesos administrativos y misionales.
6. ETAPAS Y DESARROLLO DE LA TRD INSTITUCIONAL
El instrumento de Tablas de Retención Documental – TRD con los anexos tuvo presentación, evaluación y aprobación por parte del Comité Interno de Archivo de la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá mediante acta No 006 del 22 de octubre de 2015. La construcción de la Tabla de Retención Documental de la entidad, tiene una primera fase durante el año 2014, donde se realizó un trabajo tomando en cuenta el Mini Manual, Acuerdo No. 004 del 2013, Circular Externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación, para la elaboración de las Tablas de Retención. De esta Manera, se abordó las tres primeras etapas:
• Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales • Análisis e interpretación de la información recolectada • Elaboración y presentación de la Tabla de Retención de la Tabla de Retención Documental
Consecuentemente, en la primera etapa se compila información institucional relativa a las Cámaras de Comercio, los cambios de estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y actos
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administrativos de creación de grupos de trabajo, Manual de Funciones y Competencias Laborales, Manual de Procedimientos. Considerando que la Cámara de Comercio desde su creación operaba con una estructura basada en cargos y no funciones, se hizo necesario replantear sus manuales de funciones y su estructura Orgánico Funcional, para determinar las Unidades Administrativas operativas acordes con su misión y visión, se recopilaron el Decreto de creación de la Entidad, actos administrativos de aprobación de la estructura Orgánico funcional, Manual de Funciones y la normatividad que rige para el funcionamiento de la Cámara de Comercio , a saber: Leyes, Decretos, circulares y conceptos, que por su naturaleza jurídica sin ánimo de lucro con funciones delegadas por el Estado está obligada a cumplir. Para el conocimiento de las fuentes documentales se procedió a entrevistar a los productores de los documentos, según lo establecido en la Encuesta Estudio de Unidad Documental definida por el Archivo General de la Nación, para identificar las tipologías documentales de cada unidad administrativa. Posterior a ello, y en desarrollo de la etapa de análisis de información recolectada sobreviene el análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones de cada una de las dependencias, identificación de los valores primarios, que va permitir realizar la identificación de series y subseries documentales que se consolidan en la construcción del Cuadro de Clasificación, como insumo que antecede y proyectará la TRD. El cuadro de Clasificación documental hace parte de los entregables de esta tabla; véase en los anexos de la TRD. Seguidamente se elabora la Tabla de Retención Documental, estableciendo los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la entidad, desde su producción hasta su destino final. Por tanto, se ahonda en el proceso de valoración documental y se fundamente este asunto sobre el análisis de la literatura encontrada. El Archivo General de la Nación considera la valoración documental como el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas y a partir de los resultados de dicho análisis se establece la utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignándosele tiempo y espacio de conservación o eliminación. En archivística hablamos de la valoración primaria y la valoración secundaria; entendida la primera como el análisis de los documentos para determinar su valor primario en etapa activa; siendo estos valores administrativo, legal, jurídico, contable y fiscal y determinar los plazos y uso de los documentos. La valoración secundaria, entendida como la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos los campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente. Por lo cual sobrevienen los valores culturales, históricos, científicos. Una vez elaborada la TRD de la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá durante el17 de diciembre 2014 y aprobada por el Comité de Archivo de la Entidad, como consta en acta No 007 2014., fue presentada al Consejo Departamental de Archivo de Caquetá para su correspondiente evaluación con fines de convalidación. En el transcurso de dicho proceso la entidad decide participar en el proyecto liderado por COMFECAMARAS para trabajar aunados y coordinadamente hacia el cumplimiento de la presentación de instrumentos archivísticos como la Tabla de Retención Documental y Programa de Gestión Documental exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. Es así como la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá participa en dicho proyecto y retoma el trabajo de la TRD en junio de 2015, tomando en cuenta direccionamiento, sugerencias e insumos entregados por el proyecto de COMFECAMAS y además el resultado de evaluación con solicitud de ajustes reportado por el CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVOS del Caquetá; y proyecta nuevamente la Tabla de Retención que se
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presenta como parte este documento, donde se ha podido realizar una nueva retroalimentación de análisis de documentación institucional, y un estudio conjunto con los productores de la documentación para traducir documentalmente las funciones. Cabe la pena resaltar el trabajo articulado desde la COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL y el acompañamiento desde el SISTEMA CAMERAL Y DE CONTROL INTERNO, con quienes se pudo hacer precisiones del encargo de funciones en cada una de las áreas que pudiesen traducir las responsabilidades documentales de las dependencias; la entidad no ha escatimado en esfuerzos en la consecución de estas herramientas, por lo cual se instó desde la PRESIDENCIA EJECUTIVA al logro y compromiso de todos para atender la elaboración de TRD; se involucró a una profesional Archivística para consolidar y encaminar técnicamente los instrumentos entregables a la Superintendencia de Industria y Comercio. Devenido de la estructura orgánica y de la codificación de la misma realizada, se levanta el código de dependencias, como se observa ilustra a continuación. 6.1 Organigrama Codificado
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6.2 Código de dependencias
6.3 Codificación de Series y Subseries El Código para una serie documental, y subseries documentales está definido por la ordenación alfabética en primera lugar de las series, llegando a realizar un codificación numérica de 1 a N. Como se observa en la imagen. Igual proceso surte para la codificación de subseries documentales, las cuales se ordenan alfabéticamente y luego una codificación ordenada de 1 a N. Como se observa en la imagen.
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES 2 ACCIONES PUBLICAS 3 ACTAS 4 ACTIVOS FIJOS 5 AFILIADOS 6 AUDIENCIAS
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CODIGO SUBSERIE DOCUMENTAL
1 Acciones Administrativas 2 Acciones de Cumplimiento 3 Acciones de Tutela 4 Acciones Judiciales 5 Acciones Populares 6 Actas Comité de Bienestar Socia
Es decir, la codificación de las series y las subseries documentales constan del dígito(s), que tenga la serie y el digito(s) de la subserie, ejemplo:
Cód. Serie
Nombre Serie Cód. Subserie
Subserie Codificación
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES 2 Acciones de Cumplimiento 1.2 3 Acciones de Tutela 1.3 5 Acciones Populares 1.5
2 ACCIONES PUBLICAS 1 Acciones Administrativas 2.1 4 Acciones Judiciales 2.4
3 ACTAS 20 Actas del Comité Interno de Archivo 3.20
Al final en la tabla se consignará, la identificación del código de dependencia unido a la codificación de las series y subseries documentales, lo que proyecta un código único o código general. Obsérvese la siguiente imagen de la unidad productora PRESIDENCA EJECUTIVA.
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6.4 Explicación Formato Tabla de Retención Documental El formato de tabla de retención documental, tuvo en cuenta los parámetros establecidos por el AGN y por las recomendaciones del proyecto COMFECAMARAS; en el cual se incluyó la unidad productora; código de dependencia, serie, subseries; nombres de series, subseries; retención en el Archivo de Gestión y Central; Disposición Final y procedimientos. En el formato de tabla se incorpora los campos de tabla y las convenciones para que el usuario interno identifique cada parte del formato de tabla.
CAMPOS DE LA TABLA
CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SOPORTE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
En los campos de CÓDIGOS se incluye, la codificación numérica de la dependencia, de la serie y subserie documental.
En el campo de SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales de cada unidad productora.
El campo de SOPORTE, se describe si el soporte es físico – electrónico.
En el campo de RETENCIÓN se identifica los tiempos en años en el Archivo de Gestión y Central.
En el campo de DISPOSICIÓN FINAL, se define que pasara con la documentación una vez termine su retención: Conservación Total, Eliminación, Digitalización, Selección. Puede suceder que algunas de estas se combinen como producto de la decisión de disposición. En el campo de PROCEDIMIENTO, se incluye la sustentación de la disposición, al igual que la normatividad interna o externa que lo soporta.
CONVENCIONES
CD Código de Dependencia
S Código de Serie
SB Código de Subserie
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Serie Documental
Subserie Documental
● Tipo Documental
CT Conservación Total
E Eliminación
D Digitalización
S Selección
A continuación se ilustra el formato de tabla usado.
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7. ACLARACIONES DE CONSTRUCCIÓN DE LA TRD Dentro de las series consignadas en la TRD de la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá, se proyectó en la unidad productora SISTEMA CAMERAL Y DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD la serie documental CERTIFICADOS, subserie “Certificados de Calidad”; por lo cual se aclara que aunque la entidad y la unidad respectiva no producen “Certificados de Calidad”, corresponde a una documentación que obtiene la Cámara de Comercio y la cual conserva esta unidad productora por ser la encargada de velar por los asuntos relacionados. De igual forma sucede con la subserie “Actas de Revisión del Sistema de Gestión y Calidad por la Dirección”, las cuales se producen en la PRESIDENCIA EJECUTIVA de la entidad, pero se reflejan en la TRD de SISTEMA CAMERAL Y DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD, para concentrar los temas de competencia de la calidad. La TRD proyecta la inclusión de la serie documental TABLAS DE VALORACIÖN, por ser un instrumento que estará en construcción a corto plazo en la entidad, con la intención de que la TRD proyectada no sufra modificaciones innecesarias en poco tiempo, y poder contar este instrumento vigente hasta tanto se generen cambios sustanciales en la estructura orgánica o funciones que obliguen a una modificación de TRD. La tabla refleja dentro de la serie INFORMES, la subserie “Informes a Organismos de Control” y “Informes a Otras Entidades” en diferentes unidades productoras, devenido de las funciones. Entiéndase los Informes a “Organismos de Control”, como aquellos documentos producciones a entidades del estado que tienen la facultad de ejercer el control del estado; la Contraloría General, Procuraduría General, Ministerio Público, Defensoría del Pueblo; diferente a los “Informes a Otras Entidades” que realizan una actuación reglamentaria, normativa y vigilancia; como es el caso de la Superintendencia de Industria y Comercio, ICONTEC, DIAN. De ahí que en la TRD de la Cámara de Comercio se proyecta Informes a Organismos de Control en la dependencia “Sistema Camaral de Control Interno y Calidad”, “Coordinación Financiera”, “Dirección Jurídica y de Registros Públicos”, en la primera se ofrece informe de seguimiento a los planes de mejoramiento a la Contraloría General de la Nación, Información de los estados financieros, Informe de los Registro Públicos a las entidades de Control. En conclusión se presenta este trabajo, el cual contiene la Tabla de Retención Documental de la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá con los correspondientes anexos, con el objetivo de tener a corto plazo un instrumento archivístico que coadyuve de manera transversal a la Gestión Documental de la entidad para que sobrevenga los beneficios documentales que esta ofrece y poder ir en consonancia con la Transparencia y el Acceso a la Información – Ley 1712 de 2014.