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BIENVENIDOSSeminario-TallerTablas de Retencin Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogot

Pgina Web www.archivogeneral.gov.co

E mail: [email protected]

Telfono: 3373111

Fax: 3372019

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINFunciones.Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica archivstica en el pas.

Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos pblicos del pas, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental

Repblica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINElaboracin de la TRD y organizacin de los archivosImportanciaPara laAdministracin:Gestin y ControlPara los ciudadanosPara la cienciala investigaciny la cultura.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINMARCOJURDICO

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINCONSTITUCIN POLTICA

Pilares de la normatividad aplicada a los documentos y fundamento de la poltica archivstica en el pas. Artculos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINNORMAS GENERALESLey 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario Unico

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINLey 80 de 1989Decreto 1382 de 1995

Ley 594 de 2000

Ley General de Archivos

Art: 24 Obligatoriedad de las T. R.D.

Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINCIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGN

Calendario para la presentacinde las Tablas de Retencin Documental

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDECRETO 2441 DEL 10 12 - 2004Instancias del Sistema Nacional de Archivos

Consejo Directivo y Comits TcnicosArchivo General de la NacinConsejo Departamental de ArchivosArchivo General del DepartamentoConsejo Distrital de ArchivosArchivo General del distritoConsejo Municipal de ArchivosArchivo General del Municipio

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINORGANIZACIN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL

SECTOR CENTRAL:Concejo municipalAlcalda y SecretarasContralora municipalPersonera municipal

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINORGANIZACIN ADMINISTRATIVA MUNICIPALPOR SERVICIOSSECTOR DESCENTRALIZADO:Establecimientos PblicosSociedades de econ. mixtaEmpresas ind. y comerc. Entidades descentralizadas indirectasUnidades administrativas especiales

PERSONERIAMUNICIPALORGANIGRAMA MODELODESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDADDE SALUDCONCEJOMUNICIPALSECRETERIABIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINTABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINQu es una Tabla de Retencin Documental?Listado de con sus correspondientes , a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del de los documentos.SERIESTIPOS DOCUMENTALESCICLO VITAL

Entidad Productora:...........Hoja.....de.....Oficina productora:.............................CONVENCIONES:CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:............................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:...............................................Formato de Tabla de Retencin Documental

Hoja1

CODIGOSerie y Tipos DocumentalesRETENCINDisposicin FinalPROCEDIENTOS

A.GA.CC.TMSE

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Hoja3

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPALFormato de Tabla de Retencin100.01ACUERDOS220 X100.02ACTAS100.02.01ACTAS DE COMISIONES220 X

Hoja1


A.GA.CC.TMSE

Hoja2

Hoja3

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINIMPORTANCIA DE LAS TRDPara la administracin:Facilitan el manejo de la informacin.Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a travs delos tiempos de retencin en ella estipulados.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINGarantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.Para la administracin:

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

IMPORTANCIA DE LAS TRDImportancia desde el punto de vista archivstico:

Permiten el manejo integral de los documentos.Facilitan la organizacin de los documentos a partir delconcepto de archivo total.Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINIdentifican y reflejan las funciones institucionales.Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestinImportancia desde el punto de vista archivstico:

PERSONERIAMUNICIPALESTRUCTURA DE FONDOSDESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDAD DE SALUDCONCEJOMUNICIPALSECRETARIABIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TRD

PASOS METODLOGICOSPARA LA ELABORACIN DE LAS TRD

1o. Compilacin de informacin institucional2o.Entrevista con los productores de los documentos3o.Anlisis e interpretacin de la informacin Normas sobre creacin y cambios estructurales.Manuales de procedimientos.Funciones de las dependenciasOrganigrama actualizado Aplicacin de Encuesta Estudio Unidad DocumentalIdentificacin y conformacin de seriesValoracin documental

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN1 compilacin de informacin institucionalNormas relativas a la creacin y cambios estructurales del municipio (Decretos, Acuerdos,..)

Manuales de procedimientos

Actos administrativos que fijan la estructura vigente y funciones de las dependencias.

Organigrama vigente

Todos los actos administrativos que hablen sobre la produccin, utilizacin y conservacin de los documentos que produce la entidad. Acto Administrativo de creacin del Comit de ArchivoReglamento de Archivo

PERSONERIAMUNICIPALORGANIGRAMA MODELODESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDAD DE SALUDCONCEJOMUNICIPALSECRETARIABIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN2 entrevista con productores de los documentosAnlisis de la produccin y trmite documental Identificacin y definicin de unidades documentales

Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Doc.OficinaUnidad documentalUbicacinFuncionesTrmiteConsultaVolumen de ProduccinFrecuencia de Produccin

Transferencias

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINEncuesta Estudio Unidad Doctal. OficinaUbicacin en la estructura orgnica Fecha de ltima asignacin de funciones Acto administrativoFuncionesUnidades documentales que tramita1. Nombre de la oficina

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINOficina Realizan seleccin y descarte documental Sistema de organizacin de los archivos de gestin Qu volumen documental se produce anualmente, en promedio?

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINUnidad documentalEncuesta Estudio Unidad Doctal.1. Oficina productora2. Nombre de la unidad documental3. Funcin de la oficina que la genera o tramita4. Caracteres externos4.1. Soporte4.2. Formato4.3. Ordenacin4.4. Estado de conservacin

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Unidad documental5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin6. Trmite7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?8. Qu documentos conforman esta unidad documental?9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINUnidad documental

10. Con qu periodicidad se produce?11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece?12. Quienes consultan en el archivo de gestin?13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos?

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad documental?15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de esta unidad documental?16. Observaciones

Funcionarios entrevistados

Unidad documental

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN3 Anlisis e interpretacin de la informacin

Identificacin de series documentales en relacin con la dependencia y las funcionesIdentificacin de tipos documentales que conforman las series y subseries.Elaboracin del cuadro de clasificacinValoracin documental

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINQu es una serie documental?Es el conjunto de de estructura y contenido homogneos, producidos por una en cumplimiento de sus funcionesUnidad AdministrativaUnidades Documentales

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINUNIDAD DOCUMENTALUnidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINUNIDAD ADMINISTRATIVAUnidad tcnico-operativa de una institucin

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINTIPO DOCUMENTAL Unidad documental simple. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINQu nombre darle a las series documentales?El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relacin con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relacin con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comit de Archivo, Etc.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINLo que no se debe hacer....Por ningn motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad, Etc.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINIdentificacin de Tipos documentalesConsiste en identificar y determinar los tipos documetales que conforman las respectivas series

hOficina de PersonalHistoria Laboral

Formato nico de hoja de vidaHoja de vida con anexosDecreto o Resolucin de nombramientoActa de posesinAntecedentes DisciplinariosFotocopia de pasado judicialCertificado de antecedentes fiscalesDeclaracin de bienes y rentasActuaciones administrativas(vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluacin)Acto administrativo de aceptacin de renuncia

Cuadro de ClasificacinFondo Alcalda Municipal

SECCIONSUB-SECCIONSERIESDespacho del AlcaldeDecretosOrdenanzasResolucionesCorrespondenciaActas Asociacin de AlcaldesSecretara General y de GobiernoActas de Consejo de GobiernoInformes Defensora del PuebloInspecciones de PoliciaDemandasCitacionesDenuncia Perdida de DocumentosComisara de FamiliaSecretara de HaciendaTesoreria

UMATASecretara de Bienestar SocialUnidad de EducacinCasa de la CulturaUnidad de SaludSecretara de Planeacin y Obras Pblicas

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINAspectos a tener en cuenta para la valoracin documentalII. Unidad documental

5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin

6. Trmite

7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra.

8. Qu documentos conforman esta unidad documental?

9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite


II. Unidad documental10. Con qu periodicidad se produce?

11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece?

12. La consultan en el archivo de gestin?

13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos?

14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad documental?

PERSONERIAMUNICIPALEJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIESDESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDAD DE SALUDCONCEJOMUNICIPALSECRETARIABIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS

PERSONERIAMUNICIPALEJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIESDESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDAD DE SALUDCONCEJOMUNICIPALSECRETARIABIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRAS PBLICAS

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN4. Elaboracin de la TRD

Diligenciamiento del formato TRDPresentacin TRD a Comit de ArchivoAprobacin de TRD por instancia SNA

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINEl preticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisin de concepto tcnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecucin de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicie el tramite nuevamente.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINCRITERIOS DE VALORACINDOCUMENTALNORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES YMUNICIPALES SOBRE PLAN DE ORDENAMIENTOTERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES YNORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIOPUBLICO

CulturalHistricoCientficoARCHIVO DEGESTINARCHIVO CENTRALARCHIVO HISTRICOADMINISTRATIVOLegalFiscalContableTcnicoValores PrimariosValores secundariosCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Repblica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDILIGENCIAMIENTO DELFORMATO TABLA DERETENCIN DOCUMENTAL

CODIFICACIONRepblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

PERSONERIA MUNICIPALORGANIGRAMA MODELODESPACHO ALCALDASECRETARAGENERAL YDE GOBIERNOSECRETARAHACIENDAUMATAINSPECCINDE POLICACOMISARADE FAMILAUNIDAD DE SALUDCONCEJO MUNICIPALSECRETARIA BIENESTARSOCIALTESORERAUNIDAD DEEDUCACINCASA DELA CULTURA OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS

Repblica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

PERSONERIAMUNICIPAL3CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHOALCALDIA2CONCEJO MUNICIPAL1

PERSONERIAMUNICIPAL3CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHO ALCALDA2SECRETARAGENERAL YDE GOBIERNO21SECRETARAHACIENDA22UMATA23INSPECCINDE POLICA211COMISARADE FAMILIA212UNIDAD DE SALUD243CONCEJO MUNICIPAL1SECRETARIADE BIENESTARSOCIAL24TESORERA221UNIDAD DEEDUCACIN241CASA DELA CULTURA242 OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS25

Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCODIFICACION

FONDOSECCINSUBSECCIN2 -25-AlcaldaMunicipalSecretaraDe Obras Pblicas

Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCODIFICACIN DOCUMENTAL

CODIGOSERIECODIGO SUBSERIE25-1LICENCIAS25-11Licencias de Construccin25-12Licencias Uso Espacio Publico25-13Licencias funcionamiento locales


Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

Formato de Tabla de Retencin25-1LICENCIAS25-11Licencias de ConstruccinSolicitudProyecto y PlanosEscrituraConstancia y certificacionesConceptos tcnicosRecibos de PagoLicencia (resolucin)225X25-12Licencia Uso Espacio PblicoSolicitudProyecto y Planos1X

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DIRECCION GENERALSECRETARAGENERALSUBDIRECCINREGISTROSSANITARIOSSUB. MEDICAMENTOSY PRODUCTOSBIOLGICOSOficina AsesoraJurdicaOficina de ControlInterno Sub. ALIMENTOS YBEBIDASALCOHOLICASInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y AlimentosComisin de PersonalComit Coordinador delSistema de ControlInternoOficina de ControlInterno Disciplinario

DIRECCION GENERALSECRETARAGENERALSUBDIRECCINREGISTROSSANITARIOSSUB. MEDICAMENTOSY PRODUCTOSBIOLGICOSOficina AsesoraJurdicaOficina de ControlInterno Sub. ALIMENTOS YBEBIDASALCOHOLICASInstituto Nacional de Vigilanciade Medicamentos y AlimentosComisin de PersonalComit Coordinador delSistema de ControlInterno100103110120130140Oficina de ControlInterno Disciplinario 102101

Identificacin, conformaciny denominacin de series

PROCESOS DISCIPLINARIOSOFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - _______________ folios_____________OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE: Eustacio Rodrgues 2004-04-28 - _______________CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL

CODIFICACION DE SERIES101Oficina de ControlInterno Disciplinario PROCESOSDISCIPLINARIOS

FONDOSECCINSerie100 -101 - 01

CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: INVIMAOficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario

101.01PROCESOS DISCIPLINARIOS-DenunciaCitacinDeclaracin librePruebas documentalesAuto de aperturaPruebas documentales y testimoniosFallo

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Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINIDENTIFICACION DE LA ENTIDADY DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVACONCEJOMUNICIPAL100

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINFUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPALAdoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo econmico y social y de obras pblicas.Dictar las normas orgnicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos.Dictar las normas necesarias para el control, la preservacin y defensa del Patrimonio ecolgico y cultural del municipio. C.P. 313


Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

Formato de Tabla de Retencin100.01ACUERDOS220X

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINFUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPALDe las sesiones de los Concejos y sus comisionespermanentes, se levantarn actas que contendrn una relacin sucinta de los temas debatidos, de las personas que hayan intervenido, de los mensajes ledos, las proposiciones presentadas, las comisiones designadas y las decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51


Oficina productora: CONCEJO MUNICIPALFormato de Tabla de Retencin100.01ACUERDOS220 X100.02ACTAS100.02.01ACTAS DE COMISIONES220 X

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POREL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDADReglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

REQUISITOS PRESENTACIN DE TRD


APLICACIN DE LAS TRD


MODELOS DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHO ALCALDA200SECRETARAGENERAL YDE GOBIERNO210SECRETARAHACIENDA220UMATA230INSPECCINDE POLICA211COMISARADE FAMILIA212UNIDAD DE SALUD243SECRETARIABIENESTARSOCIAL240TESORERA221UNIDAD DEEDUCACIN241CASA DELA CULTURA242 OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS250

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINFunciones Despacho Alcalda

Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la Ley, losDecretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del ConcejoConservar el orden pblico en el municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y rdenes que reciba del Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDirigir la accin administrativa del municipio; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos pblicos y las empresas industriales o comerciales de carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINColaborar con el Concejo para el buen desempeo de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administracin y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se ocupar de los temas y materias para los cuales fue citado.Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversin y de presupuesto.

Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurdico.


Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Despacho Alcalda

200.01DECRETOS 320X200.02RESOLUCIONES320X200.03CIRCULARES200.03.01Circulares Externas15200.03.02Circulares Internas1

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Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Despacho Alcalda

200.04INFORMES200.03.01Informes al Concejo320 X* Oficio remisorio* Informe* Anexos

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CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHO ALCALDA200SECRETARAGENERAL YDE GOBIERNO210SECRETARAHACIENDA220UMATA230INSPECCINDE POLICA211COMISARADE FAMILIA212UNIDAD DE SALUD243SECRETARA BIENESTAR SOCIAL240TESORERA221UNIDAD DEEDUCACIN241CASA DELA CULTURA242 OFICINA DE PLANEACINY OBRASPBLICAS250

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINFunciones de la Secretara Generaly de Gobierno

Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno.Asesorar jurdicamente al Alcalde y dems dependencias en el trmite y procedimientos de asuntos jurdicos relacionados con la administracin.Mantener el orden pblico interno, con el apoyo de las autoridades de polica y los dems estamentos con competencia y facultades.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDirigir, controlar y apoyar la gestin que desarrollan las Inspecciones de PolicaReglamentar el funcionamiento de establecimientos pblicos en el municipio.Adelantar el proceso de contratacin administrativa en coordinacin con el Despacho del Alcalde y las diversas dependencias de la administracin central.

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDirigir, coordinar y asesorar el manejo de la informacin y archivo general de la administracin.Disear los procedimientos para recibir, organizar y distribuir la correspondenciaFijar las polticas y mecanismos para el aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles del municipio.


Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretara General y de Gobierno210.01ACTAS2 20X210.01.01Actas de CONCEJO de Gobierno210.02PROGRAMAS210.02.01Programas para el mantenimiento delorden publico210 X

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINConocer en primera instancia de las contravenciones especiales a que se refiere el D.L. 522 de 1971 y las contravenciones especiales definidas en el art. 1 de la L.23 de 1991.

Conocer en nica instancia de las contravenciones comunes ordinarias de que trata el D.L. 1355 de 1970, a excepcin de las que compete a la Polica Nacional.FUNCIONES DE LA INSPECCIN DE POLICIA

Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINEfectuar visitas e investigaciones en lo relacionado con fraude en pesas, medidas y procedencia de artculos de primera necesidad y casos de especulacin y acaparamiento.

Conocer de las contravenciones contempladas en el D. 1136 de 1970 sobre proteccin social relacionada con la mendicidad, la vagancia, los enfermos mentales, y personas toxicmanas y alcoholizadas.FUNCIONES DE LA INSPECCIN DE POLICIA

Formato Tabla de Retencin Documental

Entidad productora: MunicipioOficina productora: Inspeccin de Polica211.02CONTRAVENCIONES211.02.01Contravenciones Ordinarias* Denuncia* Citacin* Declaraciones* Resoluciones* Traslados220

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINFunciones de Secretara de HaciendaPreparar el proyecto anual de presupuesto de rentas, ingresos y gastos del municipio.Llevar y controlar la ejecucin presupuestal y presentar los informes correspondientes.Formular y proponer programas de recuperacin de cartera, incentivos y beneficios impositivos.

CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretara de Hacienda

220.01BALANCES120220.01.01Balance Anual220.02INFORMES220.02.01Informes de Ejecucin Presupuestal420

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CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretara de Hacienda

220.02

PROYECTO ANUALDE PRESUPUESTO

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINAdministrar y controlar los recaudos a favor del tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacin.Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y ordenes de pago presentadas a cobro al municipio.Presentar los informes sobre disponibilidad de fondos y exigibilidades a cargo de la tesorera.Funciones de la Tesorera Municipal


Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Tesorera Municipal

220.01INFORMES220.01.01Informes a orga_nismos de control220220.02LIBROS DE TESORERIA220X

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Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Tesorera Municipal

221.03ORDENES DE PAGO* Solicitud del bien* Cotizacin* CDP* comprobante deegreso220

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINCoordinar y ejecutar programas de capacitacin de desarrollo agropecuario.Realizar campaas de prevencin, control y tratamiento de enfermedades del sector pecuario y agrcolaFunciones de la UMATA

Tabla de Retencin Documental

Entidad productora: MunicipioOficina productora: UMATA230.01PROGRAMAS230.01.01PAM230.01.02Programas de capacita_cin agrcola* Programa* Memorias del curso* Inscritos* Certificados

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDisear, coordinar y ejecutar planes, programas y proyectos tendientes a mejorar las condiciones y calidad de vida de la poblacin en las reas de educacin, salud, vivienda, recreacin y cultura.Disear, promover y coordinar planes, proyectos y programas de capacitacin y asesora a la comunidadFunciones de Secretara de Bienestar Social

.CONVENCIONESCT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Secretara de Bienestar Social 240.01PROGRAMAS240.01.01Programas de bienestar social

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINLlevar y mantener actualizado el registro de los planteles educativos del municipioElaborar y presentar informes de resultados de gestin y los programas desarrolladosFunciones de la Unidad de Educacin


Entidad Productora: MunicipioOficina productora: Unidad de Educacin

241.01REGISTRO PLAN_TELES EDUCATIVOS210241.02INFORMES241.02.01Informes de Gestin241.02.02Informes Estadsticos

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Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACINDesarrollar programas y actividades que permitan fomentar la prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica de la poblacin del municipio... ( Estatutos del Instituto)FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA RECREACIN Y EL DEPORTE


Entidad Municipio:Oficina productora: Instituto para la Recreacin y el Deporte100.01PROGRAMAS100.01.01Programacin de Recreacin y Deporte* Programacin* Invitaciones* Lista de Inscritos* Informe

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Entidad Municipio: Universidad de.............Oficina productora: Programa de Ciencias de Informacin100.01PROGRAMAS100.01.01Programacin de Recreacin y Deporte* Programacin* Invitaciones* Lista de Inscritos* Informe

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Evaluacin de TRDVerificacin de anexosConfrontacin de cantidad de TRD presentadas con Oficinas reflejadas en el Organigrama y actos de creacin enviadosRevisin de concordancia entre las funciones de la dependencia con las series identificadasVerificacin de la correcta denominacin de seriesVerificacin de la conformacin de series Revisin de tiempos de retencin asigandos para Archivo de Gestin y Archivo Central Revisin de la disposicion final y lo consignado en el procedimiento

GRACIAS

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