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INTRODUCCION

SATENA inicio de inmediato el proceso de la revisión de las Tabla de Retención Documental Atendiendo los requerimientos y recomendaciones por el Archivo General de la Nación revisando cada uno de los temas , anexos, series, subseries , codificación el organigrama el tiempo de conservación para la valoración de los documentos se aplicaron criterios con cada jefe de las oficinas, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, para tal efecto se tuvo en cuenta el uso administrativo la frecuencia de consulta, la importancia de sus contenidos desde el punto de vista histórico técnico., contable legal y fiscal . los criterios que se tuvieron en cuenta para determinar la documentación a eliminar fueron igualmente analizados por las respectivas dependencias teniendo presente todos los aspectos de carácter jurídicos, Legal y verificando que no tuviesen valores segundarios, aplicando lo dispuesto en la normatividad vigente.

El presente documento permite conocer los principales conceptos sobre la implementación de la Tabla de Retención Documental, organización de los documentos de acuerdo a la ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación, que tienen las entidades públicas y privadas, en elaborar TRD. independiente del soporte en que produzca la información para el cumplimiento del objetivo para lo que fueron creadas, por intermedio de la resolución 157 de 2010 se aprobó la actualización e implementación de las TRD. en SATENA. A través de las TRD los funcionarios obtienen la información que les permite conocer cómo se deben clasificar los documentos misionales (Series o Subseries) y documentos de apoyo los que no figuran en la TRD. de cada oficina.

Facilitan el manejo de la información documental garantizando un servicio eficaz y

eficiente.

AMPARO PERDOMO LIDER DE GESTION DOCUMENTAL

PRESENTACION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE

SATENA

CÓDIGO: SAT-F118

A PARTIR DE: 26 FEB 2016

VERSIÓN: 06

'•._/

REPÚBLICA DE COLOMBIA

SATE/\lA IS(.Ol0MlfM

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES "SAT EN A"

RESOLUCION No. · 1 S l DE 20� O

( ,3 G O\C >20i0\ Por la cual se actualizan e implementan las Tablas de Retención Documental de

SATENA

EL PR:::SIDENTE ( E ) DEL SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES, SATENA, en ejercicio de sus facultades, y

C O N S I D E R A N D O:

Que la Ley 80 de 1989 creó el Archivo General de la Nación y mediante Decreto 1777 de 1990 se adoptaron sus estatutos.

Que el Acuerdo No.007 de 1994, emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, adopta y expide el Reglamento General de archivos.

Que el artículo 19 del Acuerdo No.007 de 1994, modificado por el Acuerdo No.012 de 1995, dispone que cada entidad establecerá un Comité de archivo legalizado mediante acto administrativo, como un grupo asesor de la alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que con Resolución Nº 130 de 1997, SATENA creó el Comité de Archivo de la Entidad.

Que la Ley 594 de julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley Generalde Archivos y se dictan otras disposiciones" señala las reglas y 13rincipios generales que regulan la función archivística del Estad

Que la citada normatividad, establece la obligatoriedad para las entidades públicas, de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental, en aras de garantizar la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo de cada entidad.

Que el Acuerdo 039 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, regula el procedimientCJ para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Que las Tablas de Retención Documental de SATENA, fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante ACUERDO No. 062 del 4 de septiembre de 2000.

Que para garantizar la producción, conservación y uso adecuado del patrimonio documental de SATENA, las Tablas de Retención Documental fueron actualizadas en el año 2004 (versión 2) y en el año 2008 (versión 3) con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, las cuales se organizaron de acuerdo al mapa de procesos.

Que dentro de las políticas y objetivos estratégicos de SATENA propuesto para las vigencia 2010-2014, está la de desarrollar un modelo de gestión administrativo ycomercial moderno, al servicio de las funciones misionales; dentro de éste se enmarcala adopción de las Tablas de Retención Documental, como un mecanismo para

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DOCUMENTO WEB

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

VERSIÓN: 06PÁG: 1/1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA

CÓDIGO PRESIDENCIA

SERIES, SUBSERIES

y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S

10000-1 LIBROS

10000-1 Actas Comité Junta directiva 50 50 x x Documentos Históricos tiempo de retención total se conservan en la Oficinade la Presidencia

Actas Comité Accionistas

10000Las demás series se encuentran ubicadas en la TRD de DesarrolloOrganizacional en medio magnético o en fisico según procedimiento

APROBÓ

MG. PEDRO IGNACIO LOZANO QUINCHE

Presidencia

PROCEDIMIENTOS

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

01 DE JUNIO DE 2018 FONDO

PRESIDENCIA SECCIÓN

10000 SUBSECCIÓN

CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL

Área Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ

AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO OFICINA CONTROL INTERNO

SERIES, SUBSERIES


10100 ACTAS

10100-1.1 ACTAS DE COMITÉ CONTROL INTERNO 1 10 X XDocumentos con valor administrativos, jurídico. Legal, fiscal y contable seeliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo central según TRD.

lista de AsistenciaSeguimiento a las tareasAnexos

10100-2 AUDITORIAS 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Informe Auditoria MECINotificación EvaluaciónReunión de apertura y cierrePrograma de Auditoria MECI -Informe AuditoriaEvaluación del AuditorPlan de Mejoramiento Auditoría

Seguimiento a la eficacia de acciones implementadasPlan de Auditorias internasListas de VerificaciónSeguimiento al Plan de MejoramientoDocumentos Soportes

10100-3 ASESORIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Informes

10100-4 ARQUEOS 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

Informes

10100-5 ACCIONES DE FOMENTO CONTROL INTERNO 2 5 x XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

Banner boletines y medios audiovisuales


PROCEDIMIENTOS


OFICINA CONTROL INTERNO SECCIÓN

10100 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10100 SUBSECCIÓN


10100-6 INFORMES

10100-6-1 INFORMES DE GESTION 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

Informe Seguimiento PQRSAnálisis CYG. Cartera Anticipos Presupuestal

Informe de Gestión Contractual -Aplicativo SIRECIInforme de las No conformidadesInforme Acciones CorrectivasInforme Austeridad en el GastoInforme Evaluación del RiesgoInforme Seguimiento procesos judicialesInforme Ejecutivo Anual del SCI

Informe Control Interno Contable (Aplicativo Chip)Informe Audiencia PúblicaInforme Rendición de la Cuenta FiscalInforme Transparencia ProveedoresOtros Informes

10100-7 PLAN

10100-7.1 PLAN DE ACCION 4 0 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de retención en el archivo de Gestión

Informe de Avance10100-8 PLANES DE MEJORAMIENTO

10100-8.1 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de conservación en el archivo central se elimina.

Informe NotificaciónCGRSolicitudes RespuestasPlan FormuladoAvancesCertificaciónSIRECI

10100-8.2

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO-

MDN 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de conservación en el archivo central se elimina.

Avances

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10100 SUBSECCIÓN


10100-8.3 PLAN DE MEJORAMIENTO REVISORÍA FISCAL 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de conservación en el archivo central se elimina.

Informe Notificación R.F.Solicitudes RespuestasPlan FormuladoAvances

10100-8.4 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina

Informe Notificación Oficina ControlSolicitudes RespuestasPlan FormuladoAvances

10100-9 REPORTE

10100.9.1 DERECHOS DE AUTOR 4 0Documentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina

Seguimiento Denuncias Aymsoft

APROBÓ

ANA JUDITH IZQUIERDO DIAZ

Jefe Oficina Control InternoÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO OFICINA ASESORA JURIDICA

SERIES, SUBSERIES


10200-1 CONCEPTOS

10200-1.1 CONCEPTOS JURÍDICOS 1 19 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Solicitud RequerimientosAnexosRespuesta

10200-2 CONTRATOS

10200-2.1 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO INMUEBLES 2 28 X X

Se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.

AeropuertoContratosOtros

10200-2.2 CONTRATOS DE AGENCIAS COMERCIALES 2 28 X X

Se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.

ContratoAntecedentes

10200-2.3

CONTRATOS AGENCIAS DE TURISMO CON

GARANTÍA 2 28 X X

se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.

ContratosGarantíasDocumentos de Representación LegalOtros

10200-2.4

CONTRATOS DE TURISMO TARJETAS DE

CRÉDITO 2 28 X X



PROCEDIMIENTOS


OFICINA ASESORA JURIDICA SECCIÓN

10200 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10200 SUBSECCIÓN


ContratoDocumentos de Representación legalOtrosInformes

10200-2.5 CONTRATOS DE TURISMO PAGO ANTICIPADO 2 28 X X


ContratoDocumentos de Representación LegalOtrosInformes

10200-2.6 CONTRATOS PRECOMPRA 2 28 X X


ContratoDocumentos de Representación LegalAntecedentesOtros

10200-2.7

CONTRATOS VENTA SILLAS - PAQUETE

TURÍSTICO 2 28 X X


ContratoAntecedentesOtros

10200-2.8 CONTRATOS CHARTER 2 28 X X


ContratosAntecedentesOtros DOCUMENTO W

EB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10200 SUBSECCIÓN


10200-2.9 CONTRATOS COMODATO 2 28 X X


ContratosAntecedentesOtros

10200-2.10

CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS A

CRÉDITO 2 28 X X


ContratoAntecedentesOtros

10200-2.11 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 2 28 X X


ContratoRPAntecedentes

10200-3 DERECHOS DE PETICIÓN 3 7 X XUna vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se elimina alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central según TRD.

SolicitudAnexosRespuesta o fallo

10200-4 PROCESOS EJECUTIVOS 3 7 X XUna vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se elimina alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central según TRD.

DemandaFalloAnexos DOCUMENTO W

EB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10200 SUBSECCIÓN


10200-5 HIPOTECAS 2 10 X X

Un a vez se culmine el proceso y la responsabilidad contable legal alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.

Fotocopia Escritura Pública de Tradición del InmuebleAvalúo comercialAntecedentesFotocopia Cédula de ciudadanía del PropietarioFotocopia Escritura de Constitución de Hipoteca

Certificado de tradición y Libertad con el RegistroCancelación

10200-6 INFORMES

10200-6.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X

Se elimina cuando pierda sus valores primarios. Administrativo. legal.fiscal. contable y técnico al cumplir el tiempo de conservación en el ArchivoCentral según TRD.

Informe10200-7 INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

10200-7.1

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

ORDINARIAS INTERNAS 2 8 X X

Se elimina cuando pierda sus valores primarios. Administrativo. legal.fiscal. contable y técnico al cumplir el tiempo de conservación en el ArchivoCentral según TRD. y repose en la Historia Laboral

PruebasInforme NovedadApertura DiligenciaFalloOtros

10200-7.2

INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS -

FISCALES 2 8 X X

Se elimina cuando pierda sus valores primarios. Administrativo. legal.fiscal. contable y técnico al cumplir el tiempo de conservación en el ArchivoCentral según TRD. y repose en la Historia Laboral

Informe NovedadAuto AperturaInvestigaciónPruebasOtros

10200-7.3

INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

SANCIONATORIA 2 8 X X

Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10200 SUBSECCIÓN


Aeronáutica

Superintendencia de Industria y ComercioOtros

10200-8 PETICIONES

10200-8.1 PETICIONES A ENTES DE CONTROL 2 3 X XUna vez evidencie toma de decisiones se elimina al cumplir el tiempo deretención en el archivo central

Comunicaciones

10200-8.2 PETICIONES EXTERNAS 2 3 X XUna vez evidencie toma de decisiones se elimina al cumplir el tiempo deretención en el archivo central

Comunicaciones10200-9 PROCESOS

10200-9.1 PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS 3 12 X X

Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico

DemandaContestaciónFallo

10200-9.2 PROCESOS JUDICIALES CIVILES 3 7 X X

Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios ( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico)


10200-9.3 PROCESOS JUDICIALES LABORALES 3 7 X X

Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios ( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico) se conservaen la Historia Laboral


10200-9.4 PROCESOS JUDICIALES PENALES 3 10 X X

Todos los documentos que genera un proceso Penal una vez evidencie latoma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valores primarios( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico)


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10200 SUBSECCIÓN


10200-9.5 ACCIONES POPULARES 3 7 X X

Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios ( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico)

DemandaContestación de la DemandaFallo

10200-10 SEGUROS

10200-10.1 SEGUROS DE AVIACIÓN 2 8 X X

Se elimina según TRD por no poseer valores primarios (Administrativo.Legal. Fiscal. Contable y Técnico) al cumplir el tiempo de conservación enel Archivo Central.

PólizasTrámitesOtros

10200-10.2 RECLAMACIÓN / MOVIMIENTO DE AVIONES 2 18 X X

Se elimina según TRD por no poseer valores primarios (Administrativo.Legal. Fiscal. Contable y Técnico) al cumplir el tiempo de conservación enel Archivo Central según TRD.

AntecedentesAnexos

10200-10.3 SEGUROS GENERALES 2 8 X X

Se elimina según TRD por no poseer valores primarios (Administrativo.Legal. Fiscal. Contable y Técnico) al cumplir el tiempo de conservación enel Archivo Central según TRD.

PólizasAntecedentesOtros

10200-11 ORDEN PRESIDENCIAL

Decisión Presidencial 1 19 X x

Se elimina una vez cumpla tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD. se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se realiza backup permanente

10200-12 PLAN

10200-12.1 PLAN DE ACCIÓN 2 3 X x

Estos documentos son digitales , se encuentran en la Intranet en el ListadoMaestro de documentos se debe realizar backup permanentementeoriginales reposan en el Área de Desarrollo Original

AvanceAcción PreventivaAcción Correctivas

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10200 SUBSECCIÓN


10200-13 CONVENIOS COMERCIALES

Convenios Varios 2 18 X X


OficiosOtros

10200-14 ACUERDOS COMERCIALES 2 18 x X

Se conserva por ser documentos esenciales Se incluye también lastipologías documentales. una vez cumplido su tiempo de conservación seeliminan según TRD siguiendo lo establecido en el manual de GestiónDocumental

Acuerdos variosOficiosOtros

10200-15 CONTRATOS COMERCIALES 2 18 X X

Se conserva por ser documentos esenciales Se incluye también lastipologías documentales. una vez cumplido su tiempo de conservación seeliminan según TRD siguiendo lo establecido en el manual de GestiónDocumental

ContratosOficiosOtros

10200-16 COMITÉ DE CONCILIACIÓN 2 18 X X

Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal contable unavez cumplido el tiempo de conservación en el Archivo Central se eliminasegún TRD.

Fichas TécnicasAntecedentesAnexos

10200-17 INFORMES JUNTA DIRECTIVA

Antecedentes Actas 5 95 X X Se conservan por ser documentos testimoniales.ConvocatoriaOtros

APROBÓ

SYLVIA JOHANNA VERA LOPEZ

Jefe Oficina Asesora JurídicaÁrea Gestión Documental Director Administrativo

ELABORÓ REVISÓ

AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREADOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES


10200.2-1 ACTAS

10200.2-1.1 ACTAS DE LA JUNTA DE CONTRATACIÓN 5 0 X X

Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión se eliminasegún TRD.

10200.2-1.2 ACTAS DE REUNIÓN CONTRATOS 5 0 X X


ActasAnexos

10200.2-1.3 ACTAS SUPERVISIÓN TÉCNICA 5 0 X X


ActaAnexos

10200.2-2 CONTRATOS 2 20 X X

Se incluye la tipologías documentales de la serie de acuerdo a la clase decontrato, organización de según lista de chequeo SAT-F52 se elimina alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central

10200.2-2.1 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 2 20 X X

Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.

ContratoInformesPólizasActas de RecibidoAccesoriosCertificado de DisponibilidadInformes Supervisor del contratoActa de liquidación del contrato


PROCEDIMIENTOS


CONTRATOS SECCIÓN

10200.2 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS


CONTRATOS SECCIÓN

10200.2 SUBSECCIÓN


10200.2-2.2 CONTRATOS DE COMPRAVENTA 2 20 X X


ContratoAccesoriosInformesPólizasResolución aceptación pólizaRegistro Cámara de ComercioInformes supervisor del contratoActa de liquidación del contrato

10200.2-2.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 2 20 X X


ContratoInformesCertificado de DisponibilidadDocumentos de RepresentaciónActa de RecibidoInformes Supervisor del contratoActa de liquidación del contrato

10200.2-2.4 CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 20 X X


ContratoInformesInformes supervisor del contratoActa de liquidación del contrato

10200.2-2.5 CONTRATO SUMINISTROS 2 20 X X


ContratoInforme supervisor del contratoActa de liquidación del contrato

10200.2-3 INFORMES

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS


CONTRATOS SECCIÓN

10200.2 SUBSECCIÓN


10200.2-3.1 INFORMES DE GESTIÓN 5 0 X X

Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión se eliminasegún TRD.

Comunicaciones Oficiales

10200.2-4 LEASING 2 20 X X


Etapa PrecontractualContratoInformesCertificado de DisponibilidadDocumento de RepresentaciónActa de RecibidoInformes supervisión del contratoActa de liquidación del contrato

APROBÓ

SYLVIA JOHANNA VERA LOPEZ

Jefe Oficina Asesora JurídicaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO OFICINA ASESORA DE PLANEACION

SERIES, SUBSERIES


10300-1 ANALISIS OPERACIONAL Y PROYECTOS

Informes 5 15 X X

Estos documentos son digitales, de carácter permanente y se realizabackup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas. Se eliminancuando cumpla pierda sus valores primarios

Análisis EstadísticosEstudios de rutas Modelos OperacionalesProyectosOtros

10300-2 REVENUE

Soporte a las Agencias Comerciales y Puntos de Ventas 5 15 X X


Condiciones TarifariasOtros

10300-3 ITINERARIOS

Actas 5 10 X X


Programación BasesPlanes contingencias

10300-4 CONTROL CENTRAL DE RESERVAS - CCR

Actas del Centro Control de Reservas 5 10 X X

Estos documentos son digitales y físico de carácter permanente y serealiza backup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas. Seeliminan cuando cumpla pierda sus valores primarios

ComunicacionesActas de acompañamiento del CCRInformesBases de datosCircularesOtrosDESARROLLO ORGANIZACIONAL


PROCEDIMIENTOS


OFICINA ASESORA DE PLANEACION SECCIÓN

10300 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10300 SUBSECCIÓN


10300-5 ACTAS 5 0 X XSe elimina cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal al cumplir eltiempo de retención en el Archivo de Gestión según T.R.D.

Anexos

10300-5.1 ACTAS DE PRODUCTO NO CONFORME 5 0 XSe elimina cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal al cumplir eltiempo de retención en el Archivo de Gestión según T.R.D.

ActaAnexosInforme de SeguimientoComunicaciones Oficiales

10300-6 INFORMES DE GESTIÓN 4 0 XSe elimina cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal al cumplir eltiempo de retención en el Archivo de Gestión según T.R.D.

Informe de avance de planesInforme de seguimiento y medición de procesos

10300-7 PLAN ESTRATÉGICO 4 0 X X

Una vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión . El planestratégico formula y se procede a elaborar los planes de acción quemanejan las mismas variables del plan estratégico. El primero esformulado por la Alta Dirección y el segundo por los procesos de laEmpresa. y se elimina al cumplir el tiempo de conservación en el Archivode gestión según TRD.

PlanesHoja de Vida IndicadoresEvaluaciónActasComunicaciones Oficiales

10300-8

SEGUIMIENTO DE ANÁLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA DE CALIDAD 4 0 X X

Una vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión . Seelimina al cumplir el tiempo de retención según TRD.

Seguimiento de procesos Comunicaciones Oficiales DOCUMENTO W

EB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10300 SUBSECCIÓN


10300-9 SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS 4 0 X X

Una vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión y seelimina al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestiónsegún TRD.

Seguimiento de ProcesosComunicaciones Oficiales

10300-10 ACCIÓN CORRECTIVA 4 0 X XUna vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión seelimina al cumplir el tiempo de retención

Registro de acciones correctivasSolicitud de acción correctiva

10300-11 AUDITORÍAS EXTERNA DE CALIDAD 4 0 X XUna vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión y seelimina al cumplir el tiempo de conservación

CertificadosInforme de auditoría externaPlan de Mejoramiento

APROBÓ

TC RICARDO DIAZ FUENTES

Jefe De PlaneaciónÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

SERIES, SUBSERIES


10400.1-1 ACTAS

10400.1-1.1 ACTAS REUNION DEL COMITÉ DE SEGURIDAD 4 0 X X

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente, se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión

Comité SMSComité de Mercancías PeligrosasReunión Interna DESOP Departamento de Seguridad OperacionalAnexos

10400.1-2 AUDITORIAS

10400.1-2.1

AUDITORIAS DE SEGURIDAD OPERACIONAL

INTERNAS 2 5 X X

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente, se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de conservación en el Archivo Central

Auditorias de Seguridad Operacional InternasAuditorias de Seguridad Operacional ExternasEncuestasReportes FOQA

10400.1-3 GESTION DEL RIESGO 10 0 X XEstos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente

ReportesInvestigación EVESOSInformes

10400.1-4

PROMOCIÓN Y COMUNICACIÓN DE SEGURIDAD

OPERACIONAL 10 0 X XEstos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.

Premios e incentivos

Capacitaciones de Seguridad Operacional y SMSBoletinesAlertasOtros

10400.1-5 PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS 4 0 X XEstos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente

Acta simulacrosCoordinaciones InternasCoordinaciones externas


PROCEDIMIENTOS


AREA DE SEGURIDAD OPERACIONAL SECCIÓN

10400 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS


AREA DE SEGURIDAD OPERACIONAL SECCIÓN

10400 SUBSECCIÓN


10400.1-6 PLATAFORMA ESTRATEGICA 4 0 X XSe eliminan en el Archivo de Gestión por perder su valor administrativo. Deacuerdo a lo estandarizado para toda la empresa

CronogramasNombramientosOtros

10400.1-7 COMUNICACIONES OFICIALES 3 0 X

Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestiónsegún TRD.

ComunicacionesInternas y ExternasOtros

10400.1-8 INFORMES 12 0 XEstos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario responsable

Informes de Psicología10400.1-9 REGISTRO PSICOLOGICO 20 80 x X Documentación conservación total uso exclusivo del psicólogo

Informes de psicología Pruebas PsicológicasOtros

APROBÓ

TC JEEKSON MARTIN ROMERO TORO

Área De Seguridad OperacionalÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES


10400.2-1 BASE DE DATOS SEGURIDAD 3 10 X XSe debe realizar un backup periódicamente. Vigentes mientras no secambie la versión.

Documentos Escaneados

10400.2-2 SECCION CANINA 1 5 X XVigencia mientras el Canino este activo o se entregue en adopción con lospapeles

ReentrenamientosCertificación de especialidadControl MedicoConsumo de alimentación

10400.2-3

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

AEOROPORTUARIA 1 3 X X

Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestiónsegún TRD.

Expedición y control permiso vehicular y personalEmpleo de caninos en la inspección de narcóticos y explosivosRevisión material aeronáuticoHallazgo de sustancias narcóticas y explosivasutilización detector de metalesTransporte de ArmasVuelos Chárter

10400.2-4 CARNETIZACION AEROPUERTOS 2 5 X X

Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Radicación documentación personalLegalización carnetizacionRadicación documentación vehicular

10400.2-5 PROGRAMAS DE INSTRUCCIÓN 2 4 X X

Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

CapacitacionesVisitas a basesPlanillas control asistencia

10400.2-6 INFORMES DE GESTION 1 5 x x

Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsablerealizando backup permanente al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central se elimina el fisico

Aeronáutica CivilConcesionarios

APROBÓ

CT. DENNY EMERSON CHAMORRO CHAMORRO

Área De Seguridad AeroportuariaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ



PROCEDIMIENTOS


AREA DE SEGURIDAD AEROPORTUARIA SECCIÓN

10400 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

SERIES, SUBSERIES


10500 ACTAS

10500-1 ACTAS DEPARTAMENTO TI 2 0 X X

Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario.se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión

Comunicaciones OficialesAnexos

10500-1.2

ACTAS COMITÉ SEGURIDAD DE LA

INFORMACION 2 5 X X

Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central

10500-2 COPIAS DE SEGURIDAD 2 3 X X

Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central

Informe copias de seguridad

10500-3 GOBIERNO EN LINEA 3 7 X X

Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de retención en el archivo Central

ActasSeguimientoDirectivasAnexos

10500-4 PLAN 2 8 x x


DEPARTAMENTO T.Iindicadores


PROCEDIMIENTOS


DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION SECCIÓN

10500 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10500 SUBSECCIÓN


10500-5 PROYECTOS TECNOLOGICOS 2 3 X X


Estudios previos electrónicosEstudios de Mercado Electrónicos Acta del Proyecto

10500-6 DOCUMENTACION SGC -DEPARTAMENTO DE T.I. 3 7 X X

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central

soportes: Indicadores, planes de acción, planes de mejoramiento, no conformidades, riesgos, oportunidades de mejora, caracterización, matriz de correlación, funciones entre otros anexos

10500-7 REGISTRO DE INCIDENCIAS INFORMATICAS 2 3 X X

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico al terminar el tiempo de retención en el Archivo Central

Informes Electrónico o Actas de InformesAREA DE GESTION DE TELECOMUNICACIONES

10500-8 ACTAS GESTIÓN DE COMUNICACIONES 2 0 X XSe eliminan cuando pierdan su valor administrativo, lega, fiscal, técnico alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión l según TRD.

Actas externas

10500-8 ACTAS GESTIÓN DE COMUNICACIONES

10500-8.1 ACTAS DE REUNION 2 0 X XSe eliminan cuando pierdan su valor administrativo, lega, fiscal, técnico alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión l según TRD.


10500-9 CUENTA CORPORATIVA 3 0 X X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, lega, fiscal, técnico alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión .Autorizadaspor la Vicepresidencia

SolicitudesReposiciones Autorizado por el Área de Gestión TelecomunicacionesInclusiones Autorización por la VicepresidenciaCancelaciones

Línea Nuevas Autorización por la VicepresidenciaSoportes

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



10500 SUBSECCIÓN


10500-10 CONTROL DE EQUIPOS 3 5 X X

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico al terminar el tiempo de retención en el Archivo Central

Hojas de vida Equipos SAT-F187 (Radios)Otros

10500-11 INFORMES

10500-11.1 INFORMES EQUIPOS MOVILES 3 0 X X

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente , Novedades delusuario directamente al Área Gestión de Comunicaciones

Historial del equipo Responsabilidad del Usuario

10500-11.2 ENTREGA EQUIPOS TELECOMUNICACIONES 3 0 x x

Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente , Novedades delusuario directamente al Área Gestión de Comunicaciones se elimina elfisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Formato SAT-F05celulares. Avantel ,modem, radios, otros

APROBÓ

WILLIAM TORRES ACERO

Departamento De Tecnologías De La InformaciónÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE


OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA

CÓDIGO VICEPRESIDENCIA

SERIES, SUBSERIES


20000-1 ACTAS

20000-1.1 ACTAS DEL COMITÉ ADMINISTRATIVO 5 95 X XDocumentos originales reposan en el Área de Desarrollo Organizacional yen las Áreas que están a cargo. Se conserva por ser documentostestimoniales. Reproducir en medio magnético

Junta DirectivaAsamblea General de Accionistas Convenios Interadministrativos Contratos CerrejónSeguimiento Contratación Dirección Técnica Comité CombustiblesComité AgenciasHoras Extras Antitrámites y GEL Análisis Estratégico Producto no conforme Otros

20000-2 AUDIENCIAS PUBLICAS 5 95 X XDocumentos originales reposan en el Área de Desarrollo Organizacional yen las Áreas que están a cargo. Se conserva por ser documentostestimoniales. Reproducir en medio magnético

Informe Rendición de Cuentas InvitaciónInforme Control Interno Comunicaciones Oficiales Lista de ChequeoEncuesta Para la Evaluación Audiencia PúblicaOtros

2000-3 BOLETINES INFORMATIVOS

Internos 10 0 x xInformación que se conserva en el computador del responsable de laoficina de Comunicaciones Publicas y Organizacional realizando backuppermanente.

ExternosAPROBÓ

CR. RAFAEL FERNANDO CERON ROJAS

VicepresidenciaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


PROCEDIMIENTOS



VICEPRESIDENCIA SECCIÓN

20000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA

SERIES, SUBSERIES


21000-1 AUDITORIAS

21000-1.1

AUDITORIAS INTERNAS ASEGURAMIENTO

TECNICO 2 5 X X

Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central

TalleresBases Auxiliares Áreas Internas

21000-1.2

AUDITORIAS EXTERNAS ASEGURAMIENTO

TECNICO 2 5 X X


Talleres TARProveedores de turbo combustibles Proveedores de servicios Aéreos Otros ProveedoresCentros de InstrucciónServicio de Asistencia en Tierra

21000-1.3

AUDITORIAS AERONAVEGALIDAD CONTROL

CALIDAD 2 20 X XDocumentos con valor administrativo. Jurídico, legal, fiscal, contable seelimina una vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central

Auditorias aeronaves UAEACAseguramiento

21000-2 AUTORIZACIONES CONTROL DE CALIDAD 1 5 X X


Autorizaciones Especiales Técnicos Extensiones MEL Autorizaciones Especiales Inspectores

21000-3 AERONAUTICA CIVIL 2 5 X X


Tramites 21000-4 BASES DE DATOS

21000-4.1 BASES DE DATOS ASEGURAMIENTO TECNICO 1 4 X XEstos documentos son digitales se guardan en el computador de cadafuncionario se realiza backup permanente

Quality Assurance


PROCEDIMIENTOS


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA SECCIÓN

21000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



21000 SUBSECCIÓN


21000-4.2

BASES DE DATOS ESCUELA DE

ENTREANAMIENTO 20 0 X X

Estos Documentos se conservan en medio magnético en el computador decada funcionario se realiza backup permanente se incluye en la base dedatos

Bases de datos de Entrenamiento Técnico Calificación InstructoresManuales de Entrenamiento Evidencias Cursos Quality ASSURANCE

21000-5 CERTIFICACIONES DE PASANTIAS 1 10 X X


Solicitud a la UAEACAprobaciónCertificación de Pasantías

21000-6 CONTINUIDAD DE LA INSPECCION 2 0 X X

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.

21000-7 CONTROL DE ELEMENTOS EN CUARENTENA 3 0 X X


21000-8 CONTROL DE FIRMAS 20 30 X X

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminasegún T.R.D.

Personal de InspectoresPersonal de Mantenimiento

21000-9 CONTROL DE LA FORMA SAT-MAN-008 2 10 X X


21000-10

CONTROL DE TALLERES EXTERNOS CONTROL

CALIDAD 1 20 X X


HOJAS DE Talleres Externos21000-11 EVALUACIONES ENTRENAMIENTO TECNICO

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



21000 SUBSECCIÓN


21000-11.1

EVALUACIONES CURSOS FORMALES Y

ESPECIALES 2 3 X X

Una vez cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central debe ser partede las Historias Laborales instrucción retirados esta serie es deconservación total.

Especiales Formales

21000-11.2

EVALUACIONES DESEMPEÑO INSTRUCTORES Y

CURSOS 2 0 X X

Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético que seincluye en la base de datos en el computador de cada funcionario se realizabackup permanente se elimina una vez prescriba la retención en el archivode gestión y central

21000-12 HISTORIAS LABORALES

21000-12.1 HISTORIAS LABORALES INSTRUCCIÓN ACTIVOS 20 80 X X X

Las historias laborales del personal técnico activo. se deben organizar deacuerdo al manual de instrucciones y entrenamiento técnico que seencuentra en la intranet. su conservación es total

Datos Personales Experiencia Laboral Información Técnico Profesional Copias de los Documentos e identificación de las Licencias Relación de los cursos técnicos realizaos, con fecha, número de horas y entidad

Cuadro Control Vencimiento de cursos , Cuadro Evidencias , entrega de carne, vencimiento de cursos comunicacionesDocumentos Instructores autorizados (cuadro instrucción autorizada, evaluación, habilidades y competencias y instructor, control horas practicas Instructor

21000-12.2

HISTORIAS LABORALES INSTRUCCIÓN

RETIRADOS 20 80 X X

Documentos en fisico y medio magnético en el computador de losfuncionarios de entrenamiento técnico y se realiza backuppermanentemente, estos documentos pasan a ser parte de HISTORIASLABORALES ( INTRUCCION ACTIVOS) de esta misma TRD. paraconservación total

Datos Personales Experiencia Laboral Información Técnico Profesional Copias de los Documentos e identificación de las Licencias Relación de curos técnicos realizados, con fecha, número y hora de la entidad.

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



21000 SUBSECCIÓN


Cuadro Control Vencimiento de Cursos , Cuadro Evidencias , entrega de carne, vencimiento de cursos EvaluacionesComunicacionesDocumentos instructores autorizados (cuadro instrucción autorizada, evaluación, habilidades y competencias instructor, control horas practicas Instrucción

21000-13 MANUALES

21000-13.1 MANUAL ANALISIS Y VIGILANCIA CONTINUA 20 80 X X

Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total

21000-13.2 MANUAL GENERAL DE MANTENIMIENTO 20 80 X X


21000-13.3 MANUAL MEL AERONAVES 20 80 X X


21000-13.4

MANUAL DE INSTRUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

TECNICO 20 80 X x

Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Su conservaciónes total

21000-13.5

MANUALES PARA INSTRUCCION DEL

PERSONAL TECNICO 20 80 X x


21000-14 PROCESOS

21000-14.1

PROCESO DE DEVOLUCION DE AERONAVES

SATENA 20 80 X X


21000-14.2 PROCESO DE CETIFICACION DE AERONAVES 20 80 X X


21000-14.3 PROCESOS DE CAPABILITY 20 80 X X


21000-15 PROGRAMAS

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



21000 SUBSECCIÓN


21000-15.1 PROGRAMAS DE ENTRENAMIENTO 2 3 X X

Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Se eliminacuando cumpla el tiempo de conservación en el archivo Central

ProgramaPresupuesto asignado al año fiscal Relación de Instructores listado de personal Actas ( Reuniones de Entrenamiento Técnico, Reuniones con Escuelas) Cronograma y seguimiento

21000-15.2

PROGRAMAS DE AUDITORIAS DE

ASEGURAMIENTO TECNICO 2 3 X X

Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Se eliminacuando cumpla el tiempo de conservación en el archivo Central

ProgramaCronogramaAnexos

21000-16 REGISTROS DE ENTRENAMIENTO 20 80 X X


Correo CitaciónComunicaciones AeronáuticasFormato aprobación de Programas de Entrenamiento Recurrente y especial Informe General de Instrucción Notas Parciales Control de TemasControl de Asistencia

APROBÓ

JAIME NAVARRO

Departamento Administrativo De La Calidad TécnicaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION DE OPERACIONES

SERIES, SUBSERIES


22000-1 ACTAS OPERACIONES 2 8 X X

Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.

Actas reunion de Operaciones Actas de Entrega

22000-2 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X


Informe AERONAUTICAInforme FACInformes InternosInformes Concesiones Aeroportuarias

22000-3 FACTURACION 5 8 X X


Planillas Especiales de Pago Facturacion Concesiones Aeroportuarias

22000-4 AUDITORIAS 5 8 X X


Seguimiento Plan de Accion

22000-5 PROGRAMACION DE VUELO 6 0 X X


Formatos Mensuales por Equipo

22000-6 CIRCULARES 2 8 X X


InofrmativasOperativasProcedimentales

22000-7 REGISTROS DE COMBUSTIBLE 3 8 X X


22000-8 INFORMES INGENIERIA DE OPERACIONES 2 8 X X


Informes Externos


PROCEDIMIENTOS


DIRECCION DE OPERACIONES SECCIÓN

22000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



22000 SUBSECCIÓN


22000-9 INFORMES EFB 3 8 X X


22000-10 ESTADISTICAS HORAS DE VUELO 5 15 X XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminapor carecer de valores primarios

Registros de VueloConsolidado Records IndividualesOtros

22000-11 ORDENES DE VUELO 3 5 X XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminapor carecer de valores primarios

Ordenes de vuelo proyectosordenes de vuelo cumplidas

22000-12

ACTAS DE REUNION O COMITÉ ESCUELA DE

OPERACIONES 4 0 X XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios

Actas

22000-13

CARPETA DE VUELO PERSONAL PILOTOS

MILITAR Y CIVIL ACTIVOS 20 80 x XCarpeta que se unifica a la Historia Laboral que reposa en la Dirección delTalento Humano una vez se retire el Piloto Civil . Su conservación es total

Fotocopia de: cedula. licencia. certificado medico. visa y pasaporteCertificados de Cursos especialesSimuladores (Inicial. recurrente y pro eficiencia)Escuela de tierraNovedades y control de vacacionesDocumentos adicionales (diplomas. informes. exámenes)Autonomías (personal Militar)

22000-14

CARPETA DE VUELO PERSONAL TRIPULANTES

DE CABINA DE PASAJEROS 20 80 x XCarpeta que se unifica a la Historia Laboral que reposa en la Dirección delTalento Humano una vez se retire el Piloto Civil . Su conservación es total

Fotocopia de: cedula. licencia. certificado medico. visa y pasaporteCertificados de Cursos especialesEscuela de tierraNovedades y control de vacacionesDocumentos adicionales (diplomas. informes. exámenes)

22000-15 HOJAS DE VIDA DESPACHADORES 20 80 X X

Se organizan de acuerdo a la normatividad de la Aeronáutica. una vez sedesvincule se debe enviar al archivo de Gestión Humana o al archivocentral según sea el caso. Conservación total

Fotocopia de: cedula. licencia. certificado medico. visa y pasaporteCursos recurrentes (equipos)Curso Mercancías PeligrosasHoras de observador (equipos)

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



22000 SUBSECCIÓN


22000-16 ENTRENAMIENTO CURSOS ESPECIALES 4 0 XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios

22000-17 ENTRENAMIENTO CURSOS DE TIERRA 4 0 XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios

Entrenamiento Pilotos

Entrenamieto Tripulantes de Cabina de PasajerosEntrenamiento Despachadores

22000-18 DOCUMENTOS HABILITACION 5 0 XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios

Chequeador de Rutas Pilotos Chequeador Examinador de Simulador Instructores

22000-19

DOCUMENTOS HISTORICOS CARPETAS DE

VUELO 20 80 X XCarpeta que se unifica en la Historia Laboral que reposa en la Direccion deTalento Humano una vez se retire el piloto civil. Su conservación es total

22000-20 INFORMES ESCUELA DE OPERACIONES 2 8 X X


22000- 21 ACTAS DIARIAS CCO 5 0 X


Anexos

22000-22 ACTAS DE AREA CCO 5 0 X


ActasAnexos

22000-23 CCO 3 5 x x

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminasegún T.R.D.

Control de Operaciones DiariaSolicitud Extensiones NOTAMProgramación Turnos

22000-24 ESTADISTICAS CCO 3 5 X x

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal contableal cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina segúnT.R.D.

Control de FacturaciónCertificaciones

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



22000 SUBSECCIÓN


22000-25 INFORMES DE GESTIÓN CCO 2 0 X X

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable AL cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.

Informes Internos y Externos

22000-26

INFORMES DE GESTION NORMAS ESTANDARES

Y PROCEDIMIENTOS

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable AL cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminasegún T.R.D.

22000-27 INFORMES DE GESTION CABIN OPERATION 2 0 X X


Infomres Internos y Externos

22000-28 INFORMES DE GESTION BASE MEDELLIN 2 0 X X


Informes Internos y Externos

APROBÓ

CR CARLOS ALBERTO GUTIERREZ

Director Operaciones AéreasÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION TECNICA

SERIES, SUBSERIES


23000-1 ACTAS DE COMITÉ TECNICO 5 10 X X


Ordenes del día

23000-2 CIRCULARES DIRECCION TECNICA 5 0 x xSe eliminan cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal Y cumplael tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.

DIRECCIONAMIENTO TECNICA

23000-4 AUDITORIAS DIRECCIONAMIENTO TECNICO 5 5 x X

Se elimina el fisico cuando pierdan sus valores primarios. Los documentosse encuentran digitalizados en el computador del funcionario responsablese realiza backup permanente

Entes InternosEntes Externos

23000-5 SEGURIDAD EN MANTENIMIENTO 5 5 x xSe eliminan cuando pierdan sus valores primarios. Los documentos seencuentran en medios magnéticos.

ActasGestión SeguridadInvestigacionesINGENIERIA Y PLANEACION

23000-6 PUBLICACIONES BIBLIOTECA TECNICA 20 80 X X XSoftware Y Aplicativos de las casas fabricantes para Manuales Se conservan mientras este vigente las Aeronaves en SATENAFormatos

23000-7

REGISTRO Y CONTROL HISTORICO DE

AERONAVES 20 80 X X Se conservan Totalmente, son documentos históricos de SATENAServiciosInspeccionesContratosProgramas de MantenimientoTareas de Mantenimiento

Programación Trabajos de Mantenimiento SAT-F295Alertas de IngenieríaNon Routine ÍtemPeso y BalanceOrdenes de IngenieríaSolicitudesAML (Aircraft Mantease Log)Directivas de Aeronavegabilidad - BoletinesTrazabilidadesRegistro de Llantas

PROCEDIMIENTOS



DIRECCION TECNICA SECCIÓN

23000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES

y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D SPROCEDIMIENTOS




23000 SUBSECCIÓN


23000-8 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO AERONAVES 20 80 X X Se conservan Totalmente, son documentos históricos de SATENANormasProcedimientosDocumentos técnico CartaTareas de MantenimientoMaster Ordenes de IngenieríaBiweekly AD

23000-9 LOG BOOKS- PLANEACION Y PROGRAMACION

23000-9.1

PLANEACION Y PROGRAMACION DEL

MANTENIMIENTO DE AERONAVES 20 80 X X X Se conservan Totalmente, son documentos históricos de SATENAEstadística técnicaRequerimiento de Presupuestal AnualSeguimiento, Control y Cierre de Paralización Aeronave a partir de tres días

23000-9.2 LOG BOOK Y HELICE 20 80 x x Su conservación es total por ser documento histórico de SATENALog Book MotoresLog Book Hélices

23000-9.3 LOG BOOK AERONAVE 20 80 x x Su conservación es total por ser documento histórico de SATENAAeronavesPROCESOS LOGISTICOS

23000-9.4 PLANEACION MANTENIMIENTO MAYOR 5 10

Se conserva totalmente por ser documentos históricos en medio magnéticoen el computador del funcionario responsable y el fisico se elimina alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

Planes y Servicios Mayores -ActasPlanes de Motores-Helices- Trenes

23000-9.5 PLANEACION MANTENIMIENTO MENOR 5 10 X X


Planes de Componentes contralados SAT-ING 079Planes Documentales Técnicos SAT-ING 081 Y Tareas fuera de Fase SAT-ING 080Entrega Componentes con Tiempos y Conceptos SAT-ING 082

23000-9.6 PROGRAMACION 5 10 X X


Programación a 60 días de seguimientoOrdenes de Ingenieria Master

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES





23000 SUBSECCIÓN


23000-10 LEGALIZACIONES DE ANTICIPOS 2 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal y fiscal al cumplir eltiempo de conservación en el Archivo Central se elimina

OficiosFacturasCarta de aceptaciónRecibo a satisfacción

23000-11 ACTAS

23000-11.1 ACTAS POCESOS LOGISTICOS 5 0 X X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.


23000-11.2 ACTAS ALMACÉN AERONÁUTICO 5 0 X X



23000-11.3 ACTAS DE BAJA 5 0 X X


DestrucciónAnexos

23000-11.4 ACTAS DE VENTA 5 0 X X



23000-11.5 ACTAS DE CAPACITACIÓN 5 0 X X



23000-12 ACTAS DE CIERRE DE INVENTARIO 5 0 X X



23000-13 AERONAVES 5 10 X x

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.

ImportaciónNacionalizaciónProveedores

InternacionalesReparaciones en el Exterior

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES





23000 SUBSECCIÓN


23000-14 AUTORIZACIONES 3 8 X x


Certificado de autorizaciónOrden de AltaFacturaCopia Carta de AceptaciónOtros

23000-15 CARTAS DE ACEPTACIÓN 3 8 X x


Otros

23000-16 CONSUMO DE COMBUSTIBLE 2 10 X X


Formato de Solicitud de Prueba de CombustibleComprobante de Entrega de Combustible

23000-17 FACTURAS DE COMBUSTIBLE 3 8 X X


Otros23000-18 IMPORTACIONES

23000-18.1 AVIONES 20 80 X xSe deben conservar totalmente. por la importancia de la documentaciónpara SATENA.

Declaración de ImportaciónGuía AéreaFactura ComercialLicencia ImportaciónCertificación del Seguro

23000-18.2 REPUESTOS IMPORTACION 20 80 X XSe deben conservar totalmente. por la importancia de la documentaciónpara SATENA.

Declaración de ImportaciónAutorización de EmbarqueGuía AéreaFactura ComercialLicencia ImportaciónCertificación del Seguro

23000-19 EXPORTACIONES

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES





23000 SUBSECCIÓN


23000-19.1 AVIONES 20 80 X x X

El tiempo de retención es total por la importancia de la documentación paraSATENA. Conservar digitalizado en el computador del funcionarioresponsable realizar backup permanente.

Declaración de ExportaciónAutorización de EmbarqueFactura ComercialGuía AéreaSelectividadPermanencia en el EXTERIORDeclaración de Impuesto Soporte

23000-19.2 REPUESTOS EXPORTACION 20 80 X X X

El tiempo de retención es total por la importancia de la documentación paraSATENA. Conservar digitalizado en el computador del funcionarioresponsable realizar backup permanente.

Declaración de ExportaciónAutorización de EmbarqueFactura ComercialGuía AéreaSelectividadPermanencia en el exteriorDeclaración del Impuesto Soporte

23000-20 MOVIMIENTO DE ALMACÉN

23000-20.1 ÓRDENES DE ALTA 4 8 X X


Sin Costo – Transición

Otros

23000-20.2 VALES DE EGRESO 4 8 X X


AeronáuticaReparaciónTransiciónRolls Royce

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES





23000 SUBSECCIÓN


23000-21 INVENTARIOS 4 8 X X


ReparablesAeronáutica

23000-22 SOPORTE LOGÍSTICO 5 10 X X


AlmacenamientoMantenimientoRepuestosHerramientas

23000-23 TRAZABILIDAD 20 80 X XDocumentos que cuando se instala el repuesto pasan a formar parte delcomponente y se entregan al área de Ingeniería.

ComponentesRepuestosAREA DE MANTENIMIENTO

23000-24 TALLERES DE APOYO AERONAUTICO 5 10 X X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina.23000-25 VALES DE PEDIDOS SIN DOCUMENTACION 5 10 X X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina.23000-26 EXTENSION MEL 5 10 X X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina.

23000-27 ACTAS MENSUALES CONFIABILIDAD 2 3 X X

Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsable serealiza backup permanente se elimina el fisico al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central

ActaAnexos

23000-28 COPIAS DE AML 2 3 X X

Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsable serealiza backup permanente se elimina el fisico al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central

APROBÓ

TC HECTOR GERMAN DIAZ

Director TecnicaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ

AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREADOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION COMERCIAL

SERIES, SUBSERIES


24000-1 ACTAS 2 5 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscaly contable y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central segúnTRD.

24000-2 CIRCULARES 5 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal .contable y cumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

InformativasProcedimentales

24000-3 SATENA TOURS 5 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminancuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal . contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.

Contratos InteradministrativosInformesComunicaciones

24000-4 INFORMES DE GESTION COMERCIAL

24100-4.1 INFORMES DE GESTION 2 3 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscaly contable y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central segúnTRD.

InformesPresentacionesPlan de AcciónCapacitacionesComunicaciones

24000-5 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2 2 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscaly contable y cumpla e tiempo de retención en el archivo Central segúnTRD.

Manual del Proceso ComercialProcedimientosFormatos del Proceso ComercialAuditoriasMapa de RiesgosAcciones CorrectivasAcciones PreventivasListado Maestro de Registros y DocumentosMERCADEO Y PIBLICIDAD


PROCEDIMIENTOS


DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN

24000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



24000 SUBSECCIÓN


24000-6 DISEÑOS PUBLICITARIOS 10 X

Informes

Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del área. Sedebe realizar un backup permanentemente. Se eliminan al cumplir pierdasus valores primarios.

Comunicaciones

24000-7 CANJES Y EVENTOS 2 18 X X

Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del área. Sedebe realizar un backup permanentemente. Se eliminan al cumplir pierdasus valores primarios

24000-8 Canjes publicitarios 5


24200-9 Eventos 5


Informes y Comunicaciones24000-10 INFORMES DE MERCADEO Y PUBLICIDAD 2 3 X X

24000-10.1

INFORMES DE GESTIÓN MERCADEO Y PUBLICIDAD

Se guardan en el computador del área. Se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan al cumplir pierda sus valores primarios.

InformesComunicaciones

24000-11 REGISTRO FOTOGRÁFICO HISTORICO 2 98 X La conservación es total por ser documentos históricos de SATEANA.Publicidad Son documentos históricos por tal razón se deben conservar.Registro de FotosRegistro de Eventos

24000-12 BASES DE DATOS VENTAS PRESENCIALES 8 5 X X

Se realiza backup Estos documentos son físicos y digitales. se guardan enel computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal , contable y cumple el tiempo de retención en elArchivo Central según TRD.

24000-13 REPORTE ESTADISTICO DE VENTAS 8 5 X X


24000-14 CANALES DE DISTRIBUCION 8 5 X X


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



24000 SUBSECCIÓN


24000-15 CLIENTES CARGA 5 0 X X

Se debe realizar un backup Estos documentos son físicos y digitales. seguardan en el computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal y contable y cumple el tiempo de conservación en elArchivo Central según TRD.

PropuestasAcuerdosInformesComunicaciones

24000-16 GUÍAS CARGA

24000-16.1 Guías Entregadas 3 0 X X

Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan una vez prescriba el tiempo de retención en el archivode Gestión y se liquide el contrato de transporte.

24000-16.2 Guías Recibidas 3 0 X X


24000-16.3 Pre guías 2 X X


24000-17 INFORMES VENTAS PRESENCIALES

24000-17.1 Informes de Gestión 2 3 X X

Se debe realizar un backup Estos documentos son físicos y digitales. seguardan en el computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal y contable y cumple el tiempo de conservación en elArchivo Central según TRD.


24000-18 MANIFIESTOS DE CARGA

24000-18.1 MANIFIESTO DE CARGA DEVUELTO 2 x

Documentos físicos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el Archivo deGestión según TRD.

FormatoAnexos

24000-18.2 MANIFIESTO DE CARGA ENVIADOS 2 XDocumentos físicos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan al cumplir el tiempo de retención

FormatoAnexos

24000-18.3 MANIFIESTO DE CARGA CORREO INTERNO 2Documentos físicos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan al cumplir el tiempo de retención

Formato XAnexos

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



24000 SUBSECCIÓN


24000-19 NEGOCIOS ESPECIALES 5 X X

Estos documentos son digitales se realiza backup permanente seconservan en el computador de cada oficina, Se elimina el archivo en fisicocuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal , contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Vuelos ChárterCerrejónOxy

Vuelos Especiales (AirCaribe-Helicol-Searca-Otros)

24000-20 SEGUIMIENTO A CONTRATACIONES 5 X X

Estos documentos son digitales se realiza backup permanente seconservan en el computador de cada oficina, Se elimina el archivo en fisicocuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal , contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Contrataciones Agencias ComercialesContrataciones Agencias de ViajesInformes y Comunicaciones

24000-21 PROGRAMAS Y BENEFICIOS COMERCIALES 2 18 X X

Estos documentos son digitales se realiza backup permanente seconservan en el computador de cada oficina, Se elimina el archivo en fisicocuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal , contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Convenios CorporativosAlianza Corporativa

24000-22 PASAJEROS FRECUENTES 3

Estos documentos son solo digitales y se guardan en el computador delárea. se debe realizar backup periódicamente. Se elimina al cumplir eltiempo de retención , en el Archivo de Gestión según TRD.

Tarjeta JovenComunicaciones

24000-23 SEGUIMIENTOS 5 X

Estos documentos son solo digitales y se guardan en el computador delárea. se debe realizar backup periódicamente. Se elimina al cumplir eltiempo de retención , según TRD.DOCUMENTO W

EB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



24000 SUBSECCIÓN


Seguimiento Agencias ComercialesSeguimiento Agencias de Viajes y TurismoInformes y ComunicacionesVENTAS ESPECIALES Y NO PRESENCIALES

24000-24

BASES DE DATOS VENTAS ESPECIALES Y NO PRESENCIALES 2 8 X X

Estos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.

Call Center

24000-25

INFORMES VENTAS ESPECIALES Y NO PRESENCIALES

24000-25.1 INFORMES DE GESTION 2 3 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. se eliminancuando pierdan sus valores primarios.

InformesComunicaciones Reporte de Ventas Call center página Web Ventas Grupales

24000-26

PROCESOS DE CONTRATACION DE VENTAS NO PRESENCIALES

Los documentos originales se deben entregar a la oficina Jurídica o al Áreade Contratos.

Propuestas 2 3 X XInformesComunicacionesSERVICIO AL CLIENTE

24000-27 ENCUESTAS DEL SERVICIO 2 2 X X Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo centralFormatoInformeComunicacionesanexos

24000-28 INFORMES SERVICIOAL CLIENTE24000-28.1 INFORMES DE GESTION 5 0 X Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo central


24000-29 PQRS 2 3 XLas PQRS que se reciben en físico se registran en el aplicativo. losinformes quedan en el correo de la oficina.

Formato de PQRSinvestigaciónnotificaciónrespuesta

24000-30 PROCESOS DECONTRATACION 2 3 XLos documentos originales se deben entregar a la Oficina Jurídica o al Área de Contratos

PropuestasInformesComunicaciones

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



24000 SUBSECCIÓN


24000-31 RESARCIMIENTOS 1 3 X X Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo centralCuentas de cobroFacturasSoportesautorización de pagocomunicaciones

APROBÓ

JUAN CARLOS GUTIERREZ

Director ComercialÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION ADMINISTRATIVA

SERIES, SUBSERIES


25000-1 ACTAS

25000-1.1 ACTAS ADMINISTRATIVAS 5 0 X X

Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo deGestión según TRD.

Anexos

25000-2 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 1 0 XSe elimina al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestiónsegún TRD.

Formatos SAT-F140

25000-3 BASES DE DATOS ADMINISTRATIVA 10 0 XEstos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. .

Aplicativo Sistema IntegradoCaracterizaciónIndicadoresListado Maestro de Registros

25000-4 INFORMES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2 8 X X


Informes variosAnexos

25000-5 PROYECTO 5 0 X X


Infraestructura

25000-6 PLAN DE ACCION 5 0 X X

Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Originalesreposan en el Grupo de Desarrollo Organizacional.

AvanceAcción PreventivaAcción CorrectivaAnexosAPOYO LOGISTICO (ALMACEN GENERAL)


PROCEDIMIENTOS


DIRECCION ADMINISTRATIVA SECCIÓN

25000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



25000 SUBSECCIÓN


25000-7 HISTORIAS DE VEHÍCULOS 2 18 X X

Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.

Acta de Entrega de VehículoCertificado de MatrículaLicencia de TránsitoPóliza de SeguroRecibo de Pago de ImpuestosSeguro Obligatorio Contra AccidentesTarjeta de Propiedad

25000-8 MOVIMIENTO DE ACTIVOS 2 18 X X


Entradas y Salidas de Almacen Traslados de ElementosFacturasSolicitud de Activos (SAT-F 131)Solicitud de Pedido SAT-F76

25000-9 ENTRADA DE ALMACÉN ELEMENTOS CONSUMO 2 18 X X


Ordenes de AltaFacturas

25000-10 SALIDA DE ALMACÉN ELEMENTOS CONSUMO 2 18 X X


Solicitud de Elementos de Consumo (SAT-F 131)Solicitud de Pedido SAT-F76Elementos de Protección

25000-11 BAJAS ALMACEN 2 18 X


Acta de Baja

25000-12 INVENTARIOS DE CIERRE 2 18


Formato SAT-F202GESTION DOCUMENTAL

DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



25000 SUBSECCIÓN


25000-13

BASE DE DATOS INVENTARIO GESTION DOCUMENTAL 30 0

Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario responsable se realiza bakup permanente

SAT-F121SAT-F366

25000-14

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL GESTION DOCUMENTAL 5 0 X X

Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo de Gestión

Informes de Avanceanexos

25000-15 INFORMES GESTION DOCUMENTAL 5 0 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo de Gestion

Capacitaciones SAT-F42Asesorías SAT-F245Consultas Archivo de Gestión- Archivo Central Actas Transferencias Documentales SAT-F238Eliminación Documentos SAT-F237Formato Modificación de Tabla de Retención

25000-16 PLANILLAS CONTROL DE CORRESPONDENCIA 5 0 x x

Estos documentos son digitales se guardan en el computador delfuncionario responsable se realiza backup permanente se elimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Forma5to SAT-F124

25000-17 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 2 18 x X

Una vez se actualice o se derogué se conservan en la Oficina de Desarrollo Organizacional son digitales se elimina el fisico al cumplir el tiempo deretención en el Archivo Central conservando la trazabilidad.

APROBÓ

TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA

Director AdministrativoÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA

SERIES, SUBSERIES


26000-1.1 ACTAS

26000-1.2 ACTAS DEL COMITÉ 2 8 XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

ActasComunicacionesAnexo

26000-2 INFORMES

26000-2.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

Informe26000-3 GIROS AL EXTERIOR

Declaración de cambio enumerada y mensaje swift 2 8 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

Solicitud del GiroFormulario declaración de CambioDeclaración de Importación y Facturas

26000-4 PLAN

26000-4.1 PLAN DE ACCION 2 3 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

AvanceAcción PreventivaAcción CorrectivaAnexos

APROBÓ

MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA

Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ



PROCEDIMIENTOS


DIRECCION FINANCIERA SECCIÓN

26000-1 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES


26000.1-1 BASES DE DATOS FINANCIERA 15 0 x xDocumentos digitalizados en el computador del funcionario responsable seencuentran en el sistema de gestión calidad de Satena.

Aplicativo Sistema IntegradoCaracterizaciónFormatos Proceso FinancieroManuales Proceso FinancieroProcedimientosPlan de AcciónListado Maestro de Registros y DocumentosComunicaciones e Informes

APROBÓ



ELABORÓ REVISÓ



PROCEDIMIENTOS


AREA GESTION FINANCIERA SECCIÓN

26000.1 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES


26000.2-1

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 2 18 X X

Estos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. Se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elfisico al cumplir el tiempo de retención en el archivo Central .

Solicitud CDPRegistro PresupuestalContratoSolicitud Registro Presupuestal RPCédulaDIANCertificación BancariaDocumentos DigitalesOtros

26000.2-2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2 18 X X

Estos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. Se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elfisico al cumplir el tiempo de retención en el archivo Central .

Informes de Ejecución Mensual del Presupuesto de GastosIngresosEgresosReservas PresupuestalesInformes PWCSoportes

26000.2-3 INFORMES 2 8 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

26000.2-3.1 INFORMES DE GESTIÓNInforme

26000.2-4 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 2 18 X X

Estos documentos son digitales se guardan en el computador delfuncionarios. se debe realizar un backup permanentemente. Losdocumentos físicos se conservan en el Área de Presupuesto.

Incremento Disponibilidad PresupuestalDecremento Disponibilidad PresupuestalIncremento Registro PresupuestalDecremento Registro PresupuestalTraslado PresupuestalFormato SolicitudSolicitud de Autorización


PROCEDIMIENTOS


PRESUPUESTO SECCIÓN

26000.2 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS


PRESUPUESTO SECCIÓN

26000.2 SUBSECCIÓN


26000.2-5 PLAN

26000.2-5.1 PLAN OPERATIVO 1 4 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

Plan

26000.2-6 PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO 2 18 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

Informe Consolidado AnualOtros

APROBÓ



ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES


26000.3-1 ACTAS

26000.3-1.1

ACTAS DE COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE SATENA 2 18 X X

Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central

ActasAnexos

26000.3-2 BASES DE DATOS

26000.3-2.1

BASE DE DATOS SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA 2 18 X

Se elimina por perder su valor administrativo. Los datos del sistema seencuentran bajo custodia de la Oficina de Sistemas.

26000.3-3 REGISTROS MOVIMIENTO CONTABLES

Comprobante de Egreso 2 18 X X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.

Causación de Proveedores Nacionales y ExtranjerosComprobante de AjusteNotas de ContabilidadNóminaCausación de NóminaTraslado de FondosRecibos de CajaIngresos FacturaciónComprobantes de ContabilidadCaja MenorNotas DébitoNotas CréditoGestión Depuración Contable

26000.3-4 CONCILIACIONES

26000.3-4.1 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 8 X X

Los Documentos de esta serie se eliminan una vez cumplido el tiempo deretención en el Archivo Central. teniendo cuenta que ya se han detalladotodas las partidas bancarias pendientes de identificación

AnexosLibros Auxiliares BancosCopia ExtractoCuadro auxiliarFormato de Conciliación


PROCEDIMIENTOS


AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN

26000.3 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



26000.3 SUBSECCIÓN


26000.3-4.2 CONCILIACIONES MODULOS 2 8 X X


ConciliaciónAnexosRecaudo vs. PresupuestoPresupuesto vs. ContabilidadCuentas por PagarNominaViáticosActivos Fijos E InventariosOtros.

26000.3-5 ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS CONTABLES DE SATENA 2 18 X X


Balance de prueba con movimientoBalance GeneralEstados de cambios en el patrimonioEstados de Flujo y Efectivo

26000.3-6 DECLARACIONES TIBUTARIAS

26000.3-6.1 IMPUESTOS NACIONALES 2 8


Declaración de RentaRetención en la FuenteIVA- Patrimonio

26000.3-6.2 IMPUESTOS DISTRITALES 2 8 X X


Impuesto de Industria y ComercioRetención de ICA DOCUMENTO W

EB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



26000.3 SUBSECCIÓN


26000.3-6.3 IMPUESTOS MUNICIPALES 2 8 X X


Impuesto de Industria y ComercioAnexos

26000.3-7 LIBROS CONTABLES

Libro Diario 2 18 X X


Libro Mayor y Balances

APROBÓ



ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES


26000.4-1 BOLETIN DIARIO DE CAJA Y BANCOS 2 2 X XEstos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.

Recibo de CajaConsignaciones

Notas DebitoReproducir imagen en medio técnico para consulta. Documentos originalesse encuentran en la Price.

Notas CréditoPlanillas de IngresoPlanillas de GiroComprobantes de EgresoOtros

26000.4-2 CUENTAS CORRIENTES 2 5 X XEstos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.

OficiosAperturaChequerasExtractos

26000.4-3 FACTURACION 2 18 X X Estos documentos son digitales. se guardan en el

Facturas Outsourcing Financiero Computador del funcionario. se debe realizar un backup permanentemente.SoporteRelación Documentos originales se encuentran en la Price.

26000.4-4 RECAUDOS 1 5 X XEstos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup Permanentemente.

AutorizacionesDescarguesConsignaciones

APROBÓ



ELABORÓ REVISÓ



PROCEDIMIENTOS


AREA DE TESORERIA SECCIÓN

26000.4 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE


OFICINA PRODUCTORA VICEVICEPRESIDENCIA


SERIES, SUBSERIES


26000.5-1 ENDOSOS 2 3 X XSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo central

FacturaSoportesOtros

26000.5-2 REEMBOLSOS 1 9 X xSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo central

Planilla de liquidación de reembolsosFormato de TercerosOtros

26000.5-3 REPORTES DE VENTAS DE CARGA Y PASAJES 1 9 X xSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo central

ReportesConsignacionesBoucherGuías de CargaSoportesOtros

26000.5-4 REPORTES DE VUELOS Y PASABORDOS 10 1 X X

Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario responsable se debe realizar backup permanentemente seelimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Planillas Reportes de VueloPasabordosOtros

26000.5-5 TASAS AEROPORTUARIAS E INFRASAS 2 0 X xSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el Archivo de Gestión

FacturaAutorización de pagosReporte de infrasasOtros

APROBÓ



ELABORÓ REVISÓ



PROCEDIMIENTOS


AREA DE CREDITO Y REAUDO SECCIÓN

26000.5 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES

SERIES, SUBSERIES


27000-1 ACTAS 1 X

Documentos con valor administrativo, legal, jurídico y contable seescanean antes de ser entregadas al archivo de gestión, al prescribir eltiempo de retención en el archivo de gestión son eliminados

Acta se seguridadActas de reunionesActas de Briefing

27000-2 CIRCULARES 1 X xReproducir imagen en medio magnético para consulta. al cumplir el tiempode retención en Archivo gestión se eliminan.

Oficios

27000-3 BASES DE DATOS 1 10 X XReproducir imagen en medio magnético para consulta. En el computadordel funcionario responsable realizar backup permanente

Backup

27000-4 CONTROL OPERACION DESPACHO 2 0 X X

Se debe realizar Backup Periódicamente y conservar en el servidor deSATENA, eliminar el fisico al prescribir el tiempo de retención en el archivode gestión.

Control de Operación despacho

Datos de despacho centralizadoSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central

27000-5 MANIFIESTO DE PESO Y BALANCE 2 0 Xal cumplir el tiempo de retención en el Archivo de gestión de Gestión seelimina por perder sus valores primarios

Formato de AvionesBriefing TripulaciónReporte MeteorológicoRoute AnálisisNotoc

27000-6 INFORMES 2 0 XDocumentos con valor administrativo. Se eliminan en el archivo de gestióncuando pierden su valor administrativo. legal y fiscal.

Informe Evaluación del RiesgoMapa de ProcesosAnálisis y Valoración de riesgos


PROCEDIMIENTOS


DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES SECCIÓN

27000 SUBSECCIÓN


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES

SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS


DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES SECCIÓN

27000 SUBSECCIÓN


27000-7 INFORMES DE GESTION 2 0Se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo de gestión porperder los valores primarios

Control de resarcimiento a pasajerosrelación bonos de resarcimiento

traslado especial de pasajeros adelanto y retrasolista de esperastransporte de pasajeros jurídicosexoneración estado de equipajesmovimiento de abordaje vuelostransferencia de equipajesinterrupción de vuelossolicitud alojamiento de pasajeros

APROBÓ

TC. NESTOR VICENTE CORTES

Director Aeropuertos NacionalesÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ


DOCUMENTO WEB

CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE



CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO

SERIES, SUBSERIES


28000-1 ACTAS

28000-1.1 ORDENES GENERALES 1 19 X x

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.Se escanea en el computador de cada funcionario responsable.

NombramientosFelicitacionesSalidas de Guarnición (Militares)Excusas del servicio(Militares)Permiso con cargo a vacacionesotros

28000-1.2 ACTAS DE REUNION 2 3 XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

ActaAnexos

28000-2 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL

28000-2.1 APORTES A SALUD 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago

28000-2.2 APORTES A PENSIÓN 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago

28000-2.3 APORTES ARL 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago

28000-2.4 APORTES A CESANTIAS 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago


PROCEDIMIENTOS


DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN

28000 SUBSECCIÓN


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PROCEDIMIENTOS



28000 SUBSECCIÓN


28000-3 CONVOCATORIA DE PERSONAL 2 3 X X

Se elimina por perder su valor administrativo. El tiempo de retención cuentaa partir del momento en que se ocupa la vacante. terminado este tiempo seelimina por perder valores administrativos. aplica a candidatos noseleccionados.

ConvocatoriaHoja de vida AspirantesResultados Pruebas y Entrevistas

28000-4 PASANTES 2 20 X xSe elimina cuando pierda su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el Archivo Central

28000-5 INFORMES

28000-5.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seconserva de manera digital en el computador de cada funcionario se realizabackup permanente

28000-6 HISTORIAS LABORALES

28000-6.1 HISTORIAS LABORALES ACTIVOS 20 80 x XSe incluye también las tipologías documentales de la Serie Plenaorganización según formato SAT-F234 su conservación es total

Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida

28000-6.2 HISTORIAS LABORALES PENSIONADOS 20 80 x XSe incluye también las tipologías documentales de la Serie Plenaorganización según formato SAT-F234 su conservación es total


28000-6.3 HISTORIAS LABORALES RETIRADOS 20 80 X XSe incluye también las tipologías documentales de la Serie Plenaorganización según formato SAT-F234 su conservación es total


28000-7 NÓMINAS

28000-7.1 NÓMINAS DE FUNCIONARIOS 20 80 X XSe realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcingfinanciero su conservación es total

Deducciones LegalesNovedades de NóminasRecibos Comprobantes de Pago (Digital)Solicitud formato de Terceros

28000-7.2 NÓMINAS MILITARES 20 80 X XSe realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcingfinanciero su conservación es total

VacacionesNovedades de NóminasOtros

28000-8 VIATICOS 20 80 X xSe realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcingfinanciero su conservación es total

Planilla SoportesSolicitud formato de tercerosOficios de Requerimientos

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FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



28000 SUBSECCIÓN


28000-9 PLAN DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR 2 8 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

ComunicacionesActasControl de AsistenciaPlan de MejoramientoSolicitud Tiquetes VacacionesInforme de resultados

28000-10 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2 0Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Evaluación a la PolíticaFunciones y Responsabilidades

28000-11 MEDICINA PREVENTIVA 2 18 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

Informe IPS condiciones de saludConstancias de Vacunación

28000-12 HISTORIAS OCUPACIONALES 5 95 X X Su conservación es totalIncapacidadesRecomendaciones medicasInvestigación de accidenteExámenes periódicos-Ingreso -EgresoCertificados de cursosFormato de responsabilidades en SST

28000-13 CAPACITACION 2 18 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Registros de asistencia a inducción, reinducción y capacitacionesEvaluaciones

28000-14 ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL 2 18 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

Formato de entrega de EPP individualFormato de entrega EPP general

28000-15

COMITÉ PARITARIO Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST) 2 5 X X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central

ActasConvocatoriaRegistros de votaciones

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SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



28000 SUBSECCIÓN


28000-16 BRIGADAS DE EMERGENCIAS 2 0 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Actas se simulacrosRegistros de capacitación de brigadistas

28000-17 SEGURIDAD INDUSTRIAL 2 18 xDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Registros de inspecciónInformes de inspecciónCertificaciones de equipos de alturasEstudios estructurales del Hangar

28000-18 HIGIENE INDUSTRIAL 2 18 xDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.

Informes de mediciones higiénicas

28000-19 PRUEBAS ALCOHOL Y DROGAS 2 0 xDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión

Formato realización pruebasFormato de consentimiento informadoFormato cadena de custodia

28000-20 CONTRATISTAS 1 20 x x

Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario serealiza backup permanentemente, se eliminan una vez pierda sus valoresprimarios en el Archivo Central

Investigación Accidentes de TrabajoExámenes médico ocupacionales ( Alturas )Entrega de EPPCertificados de cursos

28000-21 EVIDENCIAS DEL SST -GA 2 18

Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario serealiza backup permanentemente, se eliminan una vez pierda sus valoresprimarios en el Archivo Central

Informes de AuditoriasPlanes de mejora (Acciones Correctivas y Preventivas)Actividades de promoción y prevenciónReportes de actos y condiciones

28000-22 GESTION AMBIENTAL

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CÓDIGO: SAT-F118



FECHA DE




SERIES, SUBSERIES



PROCEDIMIENTOS



28000 SUBSECCIÓN


28000-22.1 GESTION DE RESIDUOS APROVECHABLES 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Planillas de recolecciónEvidencias

28000-22.2 GESTION DE RESIDUOS PELIGROSOS 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Limpieza trampas de grasaRecolección de residuos peligrososRecolección aceites usadosRegistros ambientales IDEAM

28000-22.3 SANEAMIENTO BASICO INDUSTRIAL 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Fumigación y desratización

28000-22.4 SILVICULTURA 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Solicitudes de tala

28000-23 ENTES EXTERNOS 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Actas de visitas

28000-24 PUBLICIDAD EXTERIOR Y VISUAL 5se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Solicitudes

28000-25 VERTIMENTOS 5se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.

Estudios de agua vertidaestudios de agua potable

28000-26 BASES DE DATOS 10 0Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario serealiza backup permanentemente.

Caracterización del procesoListado Maestro de DocumentosPlan de acción

APROBÓ

ANGELA LILIANA RONDON GUTIERREZ

Directora Talento HumanoÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

ELABORÓ REVISÓ

AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREADOCUMENTO W

EB

amparo perdomo lider de gestion documental · banner boletines y medios audiovisuales tablas de...

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