tabla de valoración documental alcaldía municipal de san luis antioquia

PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

2013

PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL APROBADO EN ACTA NÚMERO COMITÉ DE ARCHIVO FECHA:

CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL 2013

MUNICIPIO DE SAN LUIS, ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL

SAN LUIS EMPRENDEDOR Y PARTICIPATIVO

Cr 18 # 17-08 PBX: 8348720-102-104, Línea gratuita: 01 8000 400105, Fax: 8348319, Celular: 3148325965 Correo: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]: www.sanluis-antioquia.gov.co.

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 6 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 7 RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................................... 8 PLATAFORMA ESTRATÉGICA ............................................................................................. 14 MISIÓN .................................................................................................................................... 14 VISIÓN .................................................................................................................................... 14 VALORES CORPORATIVOS ................................................................................................. 14 OBJETIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ............................................ 16 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL ....................................................................... 17 ORGANIGRAMA ACTUAL ...................................................................................................... 19 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ............. 20 MARCO JURÍDICO ................................................................................................................. 22 METODOLOGÍA APLICADA EN LA ELABORACIÓN ............................................................ 23 ESQUEMAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ................................................................... 33 CICLO VITAL DE DOCUMENTOS PARA DEFINIR SU VALORACIÓN ................................ 34 CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL ......................................................... 35 EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE LA TABLA ..................................................................... 36 CRITERIOS DE VALORACIÓN PARA LA RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 38 APLICACIÓN DE LA TVD ....................................................................................................... 39 GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS CON EL PROCESO ARCHIVÍSTICOS ............. 42 INVENTARIO DOCUMENTAL FONDO ACUMULADO .......................................................... 49 ESTUDIO DE LAS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS ............................................................... 49 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.................................................................... 49 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 49 ANEXOS ................................................................................................................................. 49




INTRODUCCIÓN Desde el año 2009 hasta la fecha el Municipio de San Luis Antioquia se ha propuesto desarrollar un programa de gestión documental al interior de la entidad tendiente a la optimización de los recursos, las prontas respuestas a las solicitudes de la ciudadanía y la transparencia administrativa. Prueba de ello es la Administración actual del Centro de Administración de Documentos de la Alcaldía donde se puede identificar un programa bien encaminado con unas normas claras sobre el manejo de los documentos, la aplicación de las Tablas de Retención Documental en la organización de los archivos de gestión, el programa de transferencias documentales, el tramite adecuado que se le da a las Comunicaciones Oficiales desde el momento de su recepción hasta la respuesta al usuario final. En aras de continuar con el desarrollo del programa de gestión documental de la Alcaldía Municipal, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y en virtud de proteger el patrimonio documental de la Alcaldía, la Administración Municipal se trazo como meta para el presente año la elaboración de las Tablas de Valoración Documental; de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación en sus Acuerdos reglamentarios, fruto de este esfuerzo conjunto de la Secretaria de Gobierno y el Centro de Administración de Documentos presentamos el siguiente proyecto por medio del cual se elaboran las Tablas de Valoración Documental para la entidad. El lector encontrara en este proyecto los siguientes componentes: Documento Introductorio donde se da a conocer información general acerca del Municipio de San Luis Antioquia, la metodología empleada para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental, con una explicación detallada de las actividades que se realizaron en cada paso de la elaboración; encontrara además un glosario de términos relacionados con la archivística. El segundo componente del proyecto corresponde al Inventario Documental realizado al fondo acumulado, instrumento que permite identificar el volumen de los documentos, las fechas extremas y las unidades de conservación. En tercer lugar el lector encontrara un estudio sobre las Estructuras Orgánicas en el cual se identifican los cambios estructurales que ha tenido la Alcaldía Municipal de San Luis a lo largo de su historia y que permiten identificar para cuales etapas de su historia se realizaron cada una de las TVD.




Como resultado final del análisis se entregan las Tablas de Valoración Documental, de Alcaldía Municipal de Luis Antioquia elaboradas con base en el organigrama elaborado para tal fin y que en esencia es una síntesis de todo los cambio estructurales que ha tenido la Administración Municipal a lo largo de su historia; además se tiene en cuenta para la realización de las TVD el cuadro de clasificación documental como instrumento indispensable para dicho propósito Finalmente entregamos un documento donde se encuentran contenidos todos los anexos (acuerdos, resoluciones, manuales de procesos y procedimientos, decretos, actas) suministrados por la Entidad y toda la normatividad externa requerida para conceptuar los tiempos de retención. Esperamos que el Proyecto de Tablas de Valoración Documental contribuya al desarrollo constante de la Entidad




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JUSTIFICACIÓN Con la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989 y la expedición de los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Gobierno Nacional inicia la reglamentación sobre las transferencias de la documentación histórica de las entidades de orden nacional del sector central de la rama ejecutiva y ordena su traslado al Archivo General de la Nación. Con la implementación de estas normas se empieza a conocer la magnitud de los problemas de hacinamiento de los archivos; las Unidades Técnicas realizan diagnósticos preliminares in situ a los depósitos de archivo de las diferentes entidades con el fin de identificar y evaluar su situación real, el resultado permitió establecer que el fenómeno más frecuente encontrado en los Archivos Centrales de las entidades son los altos niveles de desorganización de los archivos, así como las deficientes condiciones medioambientales de los depósitos que contribuyen al deterioro físico de la documentación. Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación, creando los denominados Fondos Acumulados.

El Municipio de San Luis no fue ajeno a esta problemática ya que no existía una política archivística coherente por parte del Estado para dar solución a los problemas estructurales en los archivos, sumado a lo anterior el archivo de este Municipio fue totalmente devastado durante la toma guerrillera ocurrida en el mes de diciembre de 1999.

Municipio.

El propósito principal de este proyecto es construir la Tabla de Valoración Documental como un instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias., contribuyendo de esta forma a salvaguardar el poco patrimonio documental con que cuenta el municipio. Hoy en día son muchos los hechos cotidianos importantes que quedaron en el anonimato y pasaron al olvido en este Municipio sin que existan documentos que puedan probar o ratificar hechos históricos. El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.




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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Elaborar las Tablas de Valoración Documental de la Alcaldía Municipal de San Luis Antioquia como un instrumento que permita la organización del Archivo Histórico de la Entidad, en aras de salvaguardar el patrimonio documental

Elaborar un diagnostico que permita cuantificar y cualificar las situación actual del fondo acumulado de la Entidad. Realizar el inventario documental del fondo acumulado. Construir las estructuras orgánico-funcionales de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN LUIS ANTIOQUÍA basados en los respectivos Actos Administrativos que han cambiado la historia de la Alcaldía, con el fin de elaborar una herramienta que permita diseñar la Tabla de Valoración Documental para cada uno de los periodos en los cuales hubo cambios estructurales en la Alcaldía.




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RESEÑA HISTÓRICA

San Luis es un municipio de Colombia, localizado en la subregión Oriente del departamento de Antioquia. Limita por el norte con los municipios de San Carlos y Puerto Nare, por el este con el municipio de Puerto Triunfo, por el sur con el municipio de San Francisco y por el oeste con los municipios de Cocorná y Granada. Su temperatura media es de 24 grados centígrados. Su cabecera municipal está a 124 kilómetros de la ciudad de Medellín, capital del Departamento de Antioquia, y el municipio posee una extensión de 453 km² . Históricamente, San Luis es un testimonio vivo del afamado talante colonizador de la Región paisa de Colombia. La historia de San Luis no es pues muy larga pues allí no ocurrieron precisamente aspavientos históricos, sino más bien el devenir casi puro del talante antioqueño pacífico y emprendedor. Desde los pueblos establecidos de Antioquia y muy particularmente los del oriente de este Departamento, por los años medios del siglo XIX se produjo un flujo migratorio colonizador de los paisas hacia las

http://es.wikipedia.org/wiki/Municipios_de_Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/Oriente_Antioque%C3%B1o

http://es.wikipedia.org/wiki/Antioquia

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Carlos_(Antioquia)

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Carlos_(Antioquia)

http://es.wikipedia.org/wiki/Puerto_Nare

http://es.wikipedia.org/wiki/Puerto_Triunfo

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Francisco_(Antioquia)

http://es.wikipedia.org/wiki/Cocorn%C3%A1

http://es.wikipedia.org/wiki/Granada_(Antioquia)

http://es.wikipedia.org/wiki/Kil%C3%B3metro

http://es.wikipedia.org/wiki/Medell%C3%ADn_(Colombia)


http://es.wikipedia.org/wiki/Km%C2%B2

http://es.wikipedia.org/wiki/Regi%C3%B3n_paisa

http://es.wikipedia.org/wiki/Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/Antioque%C3%B1o


http://es.wikipedia.org/wiki/Siglo_XIX

http://es.wikipedia.org/wiki/Paisa




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tierras del sur, buscando feracidad por el alto río Cauca, el Tolima, el departamento de Caldas y el Valle del Cauca en su zona norte. Cuentan las crónicas que dentro de esta particular situación, un virtuoso prelado de nombre Clemente Giraldo, reverendo sacerdote, animó a algunos de sus vecinos para que emprendieran otra exploración colonizadora. El reverendo era a la sazón, hace aproximadamente 120 años, párroco de la localidad ya establecida de Vahos, hoy día denominado municipio de Granada. El cura, de gran visión, trató con estos ánimos de desviar a sus parroquianos en la nueva expedición de la ruta clásica de los colonizadores, y de tal manera propuso a un grupo de ellos estudiar posibilidades para desarrollar cultivos fértiles en las vertientes del río Magdalena, principalmente en las hoyas del río Samaná y otros afluentes del Magdalena. La idea fundamental acá, como sucedió con toda la Colonización Antioqueña, consistía en abrir rutas nuevas por inmensísimas regiones prácticamente vacías todavía. Así fue como alzaron rumbo con sus mulas y familias algunos colonizadores entre quienes se recuerda a Samuel y José María Gómez, Silverio Hernández, Serafín Yepes, Nepomuceno Castaño, Cayetano Rivas, José María y Emigdio Suárez, Ramón Giraldo, Antinógenes García, Sergio Marín y Antonio González. La crónica continúa diciendo que este comando, una vez se vio muy alejado de sus orígenes, decidió escoger un sitio para establecer un asentamiento o cuartel general desde el cual continuar con su exploración. Corría 1875, y en agosto de tal año se detuvieron para tal objetivo en el preciso lugar que hoy San Luis ocupa. Los colonos, muy católicos como toda Antioquia, llamaron San Luis a este paraje debido a que el día de esta fecha corresponde a tal santo en la clasificación católica. No mucho después, en 1878 el caserío inicial había hecho mérito para ser elegido por el gobierno del departamento en la categoría de fracción, quedando inicialmente bajo jurisdicción del municipio de San Carlos , pero su empuje lo condujo ese mismísimo año a separarse como comunidad independiente, y cobró entonces San Luis vida autónoma, conservando oficialmente el nombre original que habían designado sus fundadores y mediante mandato de Ley 136 del primero de mayo de ese año.

http://es.wikipedia.org/wiki/R%C3%ADo_Cauca

http://es.wikipedia.org/wiki/Tolima

http://es.wikipedia.org/wiki/Departamento_de_Caldas

http://es.wikipedia.org/wiki/Valle_del_Cauca

http://es.wikipedia.org/wiki/Granada_(Antioquia)

http://es.wikipedia.org/wiki/R%C3%ADo_Magdalena

http://es.wikipedia.org/wiki/Colonizaci%C3%B3n_Antioque%C3%B1a

http://es.wikipedia.org/wiki/1875






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GENERALIDADES Fundación: 1876 Erección: 1882 Fundador: Clérigo Clemente Giraldo. Recibió su nombre en honor a San Luis Gonzaga, Santo y Patrono actual del municipio. Cuenta hoy día con el corregimiento de El Prodigio el centro poblado de Buenos Aires y con 43 veredas, entre ellas La Tebaida, Altavista, Las Confusas, Monteloro, Sopetrán, Las Margaritas y Santa Bárbara. El municipio está comunicado por carretera con San Carlos, Puerto Nare, San Francisco y Jerusalén que es un corregimiento de Sonsón. Se lo conoce con los apelativos de "Fortín Maderero" y "Perla Verde de Oriente". Demografía Población Total: 10.987 hab. (2009)[1] Población Urbana: 4.882 Población Rural: 6.105 Alfabetismo: 85.4% (2005)[2] Zona urbana: 88.7% Zona rural: 82.9% Etnografía Según las cifras presentadas por el DANE del censo 2005, la composición etnográfica[2] del municipio es: Mestizos & blancos (99,6%) Afrocolombianos (0,4%) Economía Está esta economía basada en la ganadería. Igualmente, en la explotación de madera y la agricultura, en especial el cultivo del maíz. Fiestas Fiestas de la Madera Fiesta de los Niños Día del Campesino Fiestas de la casa de la cultura Día de la Juventud Fiestas de San Luis Gonzaga El Paseo Comunitario. Fiestas del retorno (enero, puente de reyes)



http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=An_Carlos_(Antioquia)&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Puerto_Nare

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Francisco_(Antioquia)

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Luis_(Antioquia)#cite_note-0

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Luis_(Antioquia)#cite_note-repetida_2-1

http://es.wikipedia.org/wiki/DANE


http://es.wikipedia.org/wiki/Etnogr%C3%A1fica

http://es.wikipedia.org/wiki/Etnogr%C3%A1fica

http://es.wikipedia.org/wiki/Mestizos

http://es.wikipedia.org/wiki/Blancos

http://es.wikipedia.org/wiki/Afrocolombianos

http://es.wikipedia.org/wiki/Econom%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Ganader%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Madera

http://es.wikipedia.org/wiki/Agricultura

http://es.wikipedia.org/wiki/Ma%C3%ADz

http://es.wikipedia.org/wiki/Fiesta

http://es.wikipedia.org/wiki/Madera

http://es.wikipedia.org/wiki/Ni%C3%B1o

http://es.wikipedia.org/wiki/D%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Campesino

http://es.wikipedia.org/wiki/Cultura

http://es.wikipedia.org/wiki/Juventud

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Luis_Gonzaga




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PATRIMONIO HISTÓRICO ARTÍSTICO Y DESTINOS ECOLÓGICOS

Sendero Ecológico El Balseadero. Camino de piedra bordeado de vegetación nativa. Este lugar ofrece al visitante gran cantidad de piscinas naturales formadas por rocas en las que se puede nadar, disfrutar y descansar. Cuenta con una caseta de guadua. Cascada la Cuba, ubicada en la entrada del municipio después de dejar la autopista Medellín-Bogotá a 1 ó 2 km aproximadamente, por la carretera que del cruce conduce hasta el casco urbano del municipio. Se levanta imponente con una caída de más de 100m dándole la bienvenida a propios y extraños que la observan abrumados por tanta belleza. Cascada La Planta. El camino para llegar es por un sendero de escalas de piedra y cemento, cómodo y bien señalizado. Cuando se llega al sector de la Planta se abre una imagen alucinante: una cascada de 30 m de altura que en medio de rocas cae a un charco de 15 m de ancho por 10 de largo. Cañón del río Claro - Sendero Ecológico El Refugio. El Dormilón. Camino bien señalizado en medio de un hermoso bosque. Posee una caseta y miradores. Altavista Reserva Forestal, con más de 30 especies de árboles maderables, refugios de águilas y una variada fauna y flora. Este lugar es el santuario natural del municipio de San Luis. Parque de las Heliconias. En este sitio experimental se han logrado 30 variedades de heliconias y se ha apoyado con semillas a los campesinos que han decidido cultivarlas con fines comerciales. Las Piedras, lugar donde se dicen vivieron indígenas, allí se avistan piedras talladas por ellos, lisaderos naturales (piedras), una piscina natural que se dice fue hecha por ellos y que allí se bañaban, un río totalmente hermoso, una famosa "olleta"(minicascada en la cual los visitantes se lisan y caen a un hoyo que los absorbe pero inmediatamente los saca a la superficie, y se llega a un "charco"), piscinas naturales formadas por piedras y rodeado de montañas asombrosas. Iglesia de San Luis Gonzaga. Se construyó en 1884. Iglesia de La Sagrada Eucaristía, en el corregimiento "El Prodigio". Fundación El Faisán y Protección Ecológica. Sitio destinado por su propietario a la cría de boas en cautiverio y a la investigación de algunas especies animales, tales como ranas venenosas

http://es.wikipedia.org/wiki/Piedra

http://es.wikipedia.org/wiki/Vegetaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Guadua

http://es.wikipedia.org/wiki/Km

http://es.wikipedia.org/wiki/Cascada

http://es.wikipedia.org/wiki/Camino_rural

http://es.wikipedia.org/wiki/Ecolog%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Bosque

http://es.wikipedia.org/wiki/%C3%81guila

http://es.wikipedia.org/wiki/Parque

http://es.wikipedia.org/wiki/Heliconia

http://es.wikipedia.org/wiki/Semilla

http://es.wikipedia.org/wiki/Campesino

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Luis_Gonzaga


http://es.wikipedia.org/wiki/Eucarist%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Fais%C3%A1n

http://es.wikipedia.org/wiki/Ecolog%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Boa

http://es.wikipedia.org/wiki/Rana




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LÍMITES Oriente: Puerto Nare, Puerto Triunfo Occidente: Granada, Cocorná Norte: San Carlos y Puerto Nare Sur: San Francisco Fundación: Agosto 25 de 1876 (día San Luis Rey de Francia) Erección: 1 de Mayo de 1882 Fundador: Clérigo Clemente Giraldo Altura sobre el nivel del mar (en mt): 1050 Temperatura promedio (en °C): 24 Distancia de Medellín (en Km.): 124 Gentilicio: Sanluiseños Extensión (en Km2): 453 Km2 PRINCIPALES ATRACTIVOS TURÍSTICOS

Ríos: Samaná norte, Claro y Dormilón, Quebrada la cuba que forma una cascada Gigante, Baños naturales en La Quebrada La Cristalina, Paraje Naranjales de la Vereda Monteloro, vereda Las Confusas y el salto de la Planta FERIAS Y FIESTAS

Ultimo puente de Junio: Fiesta de la madera Enero festivo de Reyes: Fiestas del Retorno Mes de Mayo: Reinado del Borojo en la vereda Altavista VEREDAS DE NUESTRO MUNICIPIO Tomando como base el Esquema de Ordenamiento Territorial, acuerdo 009 de Noviembre de 2001 el territorio Municipal cuenta con cuarenta y siete (47). Las veredas son: Salambrina, La Palmera, El Pescado, Montenegro, Santa Rosa, El Jordán, La Mesa, La Habana - Palestina, La Linda, El Olivo, La Tebaida, El Silencio, San Pablo, Santa Bárbara, El Popal, San Francisco, Cuba, El Cruce, El Trique, La Arabia, Santa Rita, La Gaviota, El Socorro, Sopetran, Los Planes, San Antonio, La Aurora, La Estrella, Manizales, Minarrica, El Porvenir, Buenos Aires, Villanueva, La Merced, El Palacio, La Garrucha, Las Confusas, Altavista - Rioclaro, La Arauca, La Josefina,




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Monteloro, La Cumbre, La Independencia, Los Medios, Las Margaritas, La Cristalina, La Palma. CORREGIMIENTO: El Prodigio.




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PLATAFORMA ESTRATÉGICA

MISIÓN Somos un municipio que promueve la prosperidad de todos los habitantes con formulación y ejecución de programas y proyectos de interés social. Impulsando el desarrollo integral de las personas y de las instituciones. Teniendo como base la educación, el trabajo y el compromiso ciudadano, demostrando que San Luis es Emprendedor y Participativo.

VISIÓN Ser un municipio que ayude a las personas en su prosperidad social y personal, impulsando los medios productivos, para que San Luis sea reconocido como uno de los municipios más educados y líderes en la generación de oportunidades de trabajo, cultura y desarrollo de todos sus habitantes.

VALORES CORPORATIVOS COMPROMISO TRANSPARENCIA HONESTIDAD PROSPERIDAD SOCIAL Y RESPETO POR LAS PERSONAS




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MAPA DE PROCESOS




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OBJETIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL La Administración Municipal será una Entidad cumplidora de sus deberes constitucionales y legales, fomentando los principios éticos y de responsabilidad social, minimizando las desigualdades al igual que los riesgos sociales y económicos, educada con calidad y pertinencia, con conocimiento integral del territorio, planeada desde una cultura ciudadana participativa, capacitada para un desarrollo empresarial con productividad, competitiva y conectada al mundo, defensora de la conservación y protección de los recursos naturales y del medio ambiente y, lo más importante, con un desarrollo social equitativo que asegura la calidad de vida de sus pobladores, convirtiendo así el Municipio en un territorio integrador en lo físico y social de la subregión del Oriente Antioqueño.




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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL La Administración Municipal dispone de carta organizacional de carácter funcional, encabezada por el Alcalde y los Secretarios de Despacho. PLANTA DE PERSONAL: según la naturaleza de sus funciones, la índole de sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de la Administración Municipal de San Luis se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial. Grupo Directivo: Alcalde, Secretario de Gobierno, Secretario de Planeación, Secretario de Hacienda. Grupo Asesor: La Entidad dispone de un grupo asesor integrado por profesionales capacitados, experimentados, eficientes, competentes e idóneos, así: Asesor Jurídico Asesor Administrativo (Presupuesto y Contratación Pública) Asesor Contable (Contador) Grupo Profesional: El nivel o grupo profesional está conformado por los siguientes funcionarios: Comisario de Familia, Director Local de Salud, Personero Grupo Evaluador: Encargado de Control Interno con el acompañamiento del Comité Coordinador de Control Interno. En la actualidad el Municipio cuenta con una planta de 23 personas Grupo Técnico: comprenden los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. Secretario Ejecutivo Técnico Administrativo Director Administrativo Director Operativo Técnico Operativo Grupo Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de




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los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución Auxiliar Administrativo y operario




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ORGANIGRAMA ACTUAL




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DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Valoración documental son el resultado del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. El Archivo General de la Nación en su acuerdo 002 de enero 23 de 2004 define: TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. BENEFICIOS ARCHIVÍSTICOS: PARA LA ADMINISTRACIÓN: Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase. Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos. Sirven de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente. Garantiza el derecho a la información. Favorece una adecuada selección documental. Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico, y racionaliza recursos y espacios. PARA EL DESARROLLO DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA: Contribuyen a la organización de los fondos acumulados. Disminuyen el volumen documental. Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital del documento.




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Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar. Registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental. Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe conservarse totalmente, y promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.




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MARCO JURÍDICO Como marco jurídico se parte de la obligatoriedad para elaborar y adoptar las Tablas de Retención y Valoración documental según la ley 594 de julio 14 de 2000 “en su artículo 24. Donde se establece: “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. Se fundamenta esta labor en todos los acuerdos y circulares emitidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros. De igual forma se tienen en cuenta las normas internas de la Alcaldía Municipal de San Luis Antioquia . Para este estudio se analizaron todos los acuerdos, resoluciones y demás documentos que permitiera identificar los diferentes cambios estructurales de la Alcaldía Municipal a través de su historia y las funciones establecidas para cada unidad administrativa, con este análisis se elaboraron las Tablas de Valoración para dos periodos diferentes, la primera tabla es para el periodo comprendido entre el 26 de febrero de 1883 hasta 1990. La segunda tabla comprende el periodo de 1991 hasta el año 2005 fecha en la cual se encuentran organizados todos los documentos en el archivo central y que no forman parte del Fondo Acumulado y donde se generaron la mayor parte de los Actos Administrativos concernientes a la creación de Dependencias o Unidades Administrativas tal como lo ilustran los anexos.




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METODOLOGÍA APLICADA EN LA ELABORACIÓN La elaboración de la TVD se realizó en tres etapas fundamentales según lo establece el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN en el Acuerdo 002 de Enero 23 de 2004. Ver anexo numero 1 Cronograma PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación. Se consultaron todos los acuerdos, resoluciones, escrituras, manuales de funciones y demás documentos existentes (ver anexos del 5 al 43) que permitieron de alguna manera conocer la historia de la Alcaldía, luego se realizo el inventario documental del fondo acumulado el cual permitió establecer las series documentales o documentos que entrarían a conformar la Tabla de Valoración Documental (Ver Anexo Numero Tres Inventario Documental Fondo Acumulado) con el desarrollo del inventario documental, se identificaron aquellas agrupaciones documentales que ya habían cumplido su tiempo de retención documental; aquellos documentos que no poseían valores documentales secundarios (Valores Documentales para la Ciencia la Investigación y la Cultura) y se procedió a elaborar una propuesta de documentos a eliminar para ser puesta a consideración del Comité de Archivo de la Entidad (Ver Anexo Numero Cuatro Inventario Documental para posible Eliminación). La lectura de los Manuales de Procesos y Procedimientos, los actos administrativos y las entrevistas realizadas a algunos de los empleados de la Administración Municipal permitió identificar las funciones asignadas a cada uno de ellos en las diferentes épocas históricas de la Alcaldía. Con el análisis de esta información se elaboraron las estructuras orgánicas para cada época, estas estructuras se codificaron, luego se elaboro el cuadro de clasificación para cada una de las estructuras. (Ver anexo numero dos Investigación de las estructuras orgánicas y actos administrativos de la Alcaldía Municipal para el desarrollo de las tablas de valoración documental). Es importante señalar que muchos documentos de la Alcaldía Municipal se perdieron debido a la toma guerrillera sucedida en este Municipio. A




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continuación presentamos algunos fragmentos del informe sobre la toma guerrillera, realizado por el Comandante de Policía de la época: “Los hechos ocurrieron siendo las 12:30 horas hasta las 05:00 horas del 12 de diciembre de 1999. Actividades Realizadas: Las labores de búsqueda del personal desaparecido se iniciaron a las 06:15 AM, en el lugar de los hechos se empezaron a presentar los voluntarios del cuerpo de bomberos de San Luis, encabezados por el subcomandante Carlos Martínez, el comandante Leonel Álzate y la participación total de diez voluntarios. Una vez que el comandante de la Policía Nacional que había llegado al Municipio realizo la revisión de los escombros en busca de posibles artefactos explosivos y permitió el acceso para buscar posibles víctimas en la Alcaldía y el comando de la policía. Se procedió a la búsqueda del Personero Municipal Mauricio Tello y la Jefe de la Unidad de Gestión Ambiental Irma Gutiérrez, mientras tanto los agentes de la policía sacaban los cuerpos sin vida de sus compañeros. Siendo las 08:30 horas se logro rescatar el cuerpo sin vida del Personero Municipal y se traslado a la morgue del hospital y luego se rescato el cuerpo sin vida de la de la señora Irma Gutiérrez. Durante el resto del día los voluntarios realizaron labores de remoción de escombros en busca de algunos policías que se encontraban desaparecidos. Las labores de rescate se llevaron a cabo hasta las 18:00 horas, cuando por cuestiones de seguridad se suspendieron para continuar con la luz del día. El día 13 de diciembre, se reiniciaron las labores de remoción de escombros a las 07:00 horas, encontrándose en el lugar gran cantidad de saqueadores, que intentaban llevarse elementos de las ruinas, por lo cual fue necesaria la colaboración de la Fuerza Pública y solamente se permitió el trabajo de personas institucionales de la Alcaldía Municipal y personal acreditado del Cuerpo de Bomberos Voluntarios. Durante esta actividad se logro la recuperación del cuerpo sin vida de un uniformado de la Policía Nacional que se encontraba dentro de los escombros del comando de policía. Durante el transcurso de la mañana




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apareció con vida otro de los uniformados que se encontraba en los solares aledaños y fue transportado al hospital por sus compañeros. Se continúo durante el día con el trabajo de la remoción de escombros y recuperación de documentos, caja de la tesorería y de Edatel, encontrándose estos sin permitir la violación o robo por personas ajenas. Una vez llegada una retroexcavadora de Obras Publicas, se agilizo el retiro de los escombros, el cual se realizo hasta las 18:00 horas. El martes 14 de diciembre, se continúo con los trabajos de remoción de escombros y recuperación de documentos de la Alcaldía Municipal, Registraduria Nacional y Comando de Policía.” Ver Anexo Numero 34 Informe de la Toma Guerrillera. SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO

El fondo acumulado se encuentra ubicado en el archivo central de la Alcaldía, es importante señalar que los documentos pertenecientes al fondo acumulado se hallan en muy buen estado, están empacados en cajas de archivo, y con una nomenclatura que permite identificar los documentos que hay en el interior de cada caja El 95% de los documentos se encuentran en soporte papel, encontramos además cinco cajas con fotografías pertenecientes a la dependencia UGAM – UMATA además de 25 rollos microfilmados de nomina, cuadros de jornales y prestaciones sociales además de tres cajas con documentos audiovisuales pertenecientes a planeación. En el siguiente cuadro se relacionan las agrupaciones documentales, los metros lineales de aquellas que logramos cuantificar, la unidad de conservación y las fechas extremas que conforman el fondo acumulado de la Alcaldía Municipal de San Luis.




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DEPENDENCIA ASUNTO METROS

LINEALES UNIDAD DE

CONSERVACIÓN FECHAS

DESPACHO DEL ALCALDE

Actas de Posesión 0.30 carpetas 1945 a 2004

Actas de Cesión de un Bien Inmueble carpetas 2000

Acta de Recibo de la Comisión de Titulación de Baldío

carpetas 1993

Acuerdos Carpetas

1986 a 1992

Contratos de Prestación de Servicios

120 Carpetas 1983 a 2005

Contratos de Empréstito

Carpetas 1992 a 1998

Contrato Interadministrativo

Carpetas 1996 a

Contrato de obra Carpeta

1998 a 2003

Contrato de Suministro

Carpeta

Decretos 0.60 Carpetas

1974 a 2004

Resoluciones 0.60 Carpetas

1966 a 2004

SECRETARIA DE GOBIERNO

Actas de Comités Carpetas

2001 a 2006

Actas de Reuniones Carpetas

Acuerdos Carpetas

Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas

210 Carpetas 1993 a 2004

Derechos de Petición

Carpetas

Informes 0.60 Carpetas

1998 a 2005

Planes Carpetas

1998 a 2007

Procesos Carpetas

1997 a 2004

Proyectos Carpetas

1999 a 2004

SECRETARIA DE EDUCACIÓN

Decretos Carpeta

1975 a 1983

Manuscritos 0.30 Carpetas

1910 a 1940




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Libro de Reglamento Escolar para las Escuelas Primarias

1940

INSPECCIÓN MUNICIPAL

Actas de Levantamiento de Cadáver

0.30 Carpeta 1983 a 2001

Comunicaciones Oficiales

0.60 Carpeta 1982 a 2004

Contravenciones de Policía y transito

120 Carpeta 1982 a 2002

Contravenciones de Transito

0.60 Carpeta 2003 a 2004

Declaraciones 0.30 Carpeta

2000 a 2006

Denuncias 0.60 Carpeta

1965 a 2001

Expediente Cotrasal 0.30 Carpeta

1996 a 2004

Licencias de Inhumación

0.30 Carpeta 1949 a 2001

Procesos 0.30 Carpeta

1959 a 2004

Querellas 0.30 Carpeta

1942 a 2004

Resoluciones 0.30 Carpeta 1997 a 2003

UGAM- UMATA

Actas 0.30 Carpeta

1995 a 2007

Acuerdos 0.30 Carpeta

1998 a 1998

Certificados 0.30 Carpeta

2000 a 2004

Convenios 0.30 Carpeta

1190 a 1998

Correspondencia 0.60 Carpeta

1995 a 2004

Informes 0.60 Carpeta

1995 a 2004

Inventarios 0.30 Carpetas

1997 a 1997

Licencias de Movilización

0.30 Carpetas 2000 a 2004

Planes 0.30 Carpetas

1998 a 2000

Proyectos 1 Carpetas

1991 a 2004

Resoluciones 1 Carpetas

1997 a 2005

Fotos 3 Fotos 2003 a




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2004

Videos 0.60 Videos 2003

DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD

Actas 0.30 Carpetas

2000 a 2002



Contratos Carpetas

1998 a 2006

Informes Carpetas

1999 a 2004

Planes Carpetas

2000 a 2004

Resoluciones Carpetas

2001 a 2003

SERVICIOS PÚBLICOS



Comprobantes de Ingreso

Tomos 1999 a 2005

Informes a Entres de Control

Carpetas 2004

Informes Contables Carpetas

2000 a 2002

Informes Técnicos Carpetas

2000 a 2004

Libros Oficiales Carpetas

1999 a 2004

Registros Carpetas

2003 a 2005


2002 a 2003

UCAT

Actas de Desplazados

Carpetas

Censos de Desplazados

Carpetas

Listados de Desplazados

Carpetas

HACIENDA

Declaración Industria y Comercio

Tomo

Declaración Mensual Rete fuente

Tomo

Declaración sobre Taza Municipal

Tomo

Deudas Publicas Tomo

Libros Auxiliares Tomo

Libro Diario Tomo

Libro Mayor y Balance

Tomo

Nomina Tomo

Nomina cuotas partes jubilatorias

Tomo




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seguro social

Nomina cuotas partes jubilatorias

Tomo

Cuadro de jornales Tomo

Pagos aportes personal vinculados

Tomo

Pagos aportes de los trabajadores vinculados

Tomo

Gerencia nacional de historia laboral y nomina y pensionados

Tomo

Recaudos Impuesto Predial

Tomo

Regalías Tomo

PLANEACIÓN

Actas Carpetas

1993 a 2000

Certificados Carpetas

1994 a 2001



Contratos 0.60 Carpetas

1962 a 2005

Decretos Carpetas

1996 a 1996

Estudios Carpetas

1997 a 1997

Informes Carpetas

1986 a 2007

Licencias Carpetas 2000

Planes Carpetas

1992 a 2003

Procesos Carpetas

1998 a 2000

Programas Carpetas

2001 a 2003

Proyectos Carpetas

1993 a 2005

Registros Carpetas

1993 a 1999


1995 a 2003

En el Inventario Documental Anexo Numero Tres se complementa en forma detallada esta Información. Este fondo acumulado está compuesto por 12 estanterías, 50 entrepaños, 150 cajas de archivo, para un total aproximado de 50 metros lineales de




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archivo, a continuación se ilustra el esquema del Archivo Central de la Alcaldía Municipal de San Luis

ESQUEMA ARCHIVO CENTRAL

En esta área se encuentra ubicado el Fondo Acumulado de la Alcaldía




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TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente. Para tal fin se realizo un cronograma de actividades (ver anexo número Uno cronograma de actividades) CUARTA ETAPA VALORACIÓN

Consideramos importante ampliar un poco el concepto de Valoración Documental para que el lector tenga una visión más amplia de la importancia de este proceso: VALORACIÓN DOCUMENTAL Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una vez agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen. El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición. El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante. Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.




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Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor. Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento. Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad. En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios. El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal. El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia. El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados. El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley. El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad. Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación. Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,




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valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad. Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales. Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país. (Publicado por José Luis Vargas Forero lunes, 16 de noviembre de 2009) Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Alcaldía Municipal de San Luis, se procedió a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dio como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

ESQUEMAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

PRIMARIOS SECUNDARIOS

Administrativo Histórico

Legal Científico

Jurídico Cultural

Fiscal

Contable




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CICLO VITAL DE DOCUMENTOS PARA DEFINIR SU VALORACIÓN

CICLO VITAL

CICLO VITAL




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CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL




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EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE LA TABLA




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La Tabla de valoración documental refleja cada una de las estructuras orgánicas de la Alcaldía Municipal, por lo cual en la parte superior se identifica la dependencia productora de acuerdo con el organigrama. Cuenta además con las siguientes columnas: CÓDIGO: En la primera columna (D) se colocan cuatro (4) dígitos que indican el código de la dependencia de acuerdo con el cuadro de clasificación de las dependencias. En la segunda columna (S) aparece el código de la serie o asuntos documental de acuerdo al cuadro de clasificación documental. ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en el inventario. RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación en la fase de archivo correspondiente DISPOSICIÓN FINAL: Se señala con una equis (X) la disposición final en la columna CT si es conservación total, S si es selección, M si es Microfilmación u otra tecnología aceptada y E si es eliminación. PROCEDIMIENTO: Se indica el procedimiento para las transferencias primarias y secundarias, la selección y el muestreo. Además observaciones especiales que deben ser tenidas en cuenta en la aplicación de la tabla. CONVENCIONES: CT: Conservación Total S: Selección M: Microfilmación u otra tecnología aceptada E: Eliminación La tabla de retención documental está paginada para cada dependencia y además aparece la firma del jefe de archivo.




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CRITERIOS DE VALORACIÓN PARA LA RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN

FINAL DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SUSTENTACIÓN DE LA ELIMINACIÓN: La eliminación como disposición final se aplica para aquellos documentos que son copia o cuya información está contenida en otros, que de acuerdo con su ciclo vital han cumplido su valor administrativo y no poseen ningún otro valor. En los demás casos se define la retención documental según normatividad enunciada en el (Anexo número 44 Sustentación de la Eliminación Documental), previa selección de la muestra para conservar en el archivo histórico.




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APLICACIÓN DE LA TVD

La aplicación de la TVD desarrolla específicamente los procedimientos de organización y disposición final de documentos y permite la eficiencia en la prestación de los servicios archivísticos. Una vez aprobadas las Tablas de Valoración Documental por el Consejo Municipal de Archivos, el Alcalde mediante resolución adoptará y ordenará su aplicación. El Auxiliar de Oficina responsable de la Gestión Documental, hará la difusión de la TVD, así mismo, se elaborarán los instructivos que normalicen la organización de los documentos y el archivo histórico TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS Las transferencias documentales permiten: Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación. Las transferencias documentales secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de valoración Documental, siguiendo los procedimientos e instructivos y de acuerdo con el cronograma establecido por Gestión documental. Los documentos a eliminar se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el responsable de la Gestión Documental y el de la Dependencia respectiva. Se recomienda la digitalización como una opción de almacenamiento, siempre y cuando se pueda garantizar la reproducción exacta del documento




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durante el término de retención establecido en la TRD. La disposición final de los documentos de carácter histórico es conservación total y no podrán ser eliminados aunque hayan sido digitalizados. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final, los procedimientos de selección previstos en la TVD y en los Acuerdos del Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta el tratamiento especial que deben recibir estos documentos, por su valor histórico, dicho tratamiento contempla las siguientes actividades:

Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.

Foliación y retiro del material abrasivo.

Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas.

En todo caso, el archivo histórico de la Alcaldía deberá cumplir con las condiciones de conservación necesarias. Si la Alcaldía decide transferir dicho archivo para custodia en el ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL, se deberá solicitar a través del Consejo Municipal de Archivos y acordar dicha transferencia con la Administración Municipal. Previa capacitación a los funcionarios y de acuerdo con el calendario, se realizarán transferencias primarias (de archivos de gestión al archivo central) y transferencias secundarias del archivo central al histórico de acuerdo con los tiempos de retención definidos en la TRD. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central mediante inventario Único de transferencias documentales (en papel y archivo electrónico) aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente, de acuerdo con el procedimiento establecido para ello. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. La disposición final de los documentos de carácter histórico es conservación total, con plazos de retención de 10 años en Archivo Central con el fin de descongestionar este y darle el tratamiento adecuado a los documentos históricos.




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SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE LA TVD

Las tablas de valoración documental serán revisadas y actualizadas por el Jefe de Archivo o quien haga sus veces en la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN LUIS ANTIOQUIA como mínimo cada cinco años, previa solicitud escrita de la dependencia o funcionario interesado. Dicha actualización será aprobada mediante acta de comité de archivo. Para su aplicación se deberán divulgar los cambios. Cabe anotar, que cuando se realicen cambios que afecten la disposición final de los documentos, siempre deberá ser evaluado jurídicamente y sustentarse con la norma que justifique dicho cambio. El seguimiento y actualización de la TVD comprende las siguientes actividades: 1. Cronograma de Seguimiento: Programación de visitas a los diferentes archivos (Gestión, Central, Histórico) de la ALCALDÍA para garantizar el cumplimiento de las normas y realizar un acompañamiento a los usuarios. 2. Revisión de los Instrumentos de Control: Se hará seguimiento y revisión periódica a los inventarios, registros de préstamo, calendario de transferencias y demás instrumentos de control para garantizar la calidad de los servicios de archivo. 3. Medición de la gestión: Establecer indicadores de gestión que permitan medir cualitativa y cuantitativamente la gestión documental (encuestas de satisfacción, volumen de descartes, oportunidad en las transferencias, tiempo de atención de consultas, cantidad de consultas atendidas). Así mismo, evidenciar debilidades y oportunidades de mejoramiento. 4. Aprobación de la TVD actualizada: Gestión Documental llevará la propuesta de modificación de la TRD al comité de archivo y sustentará los cambios para la aprobación por parte del comité.




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GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS

CON EL PROCESO ARCHIVÍSTICOS

Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,

tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente

funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos. Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación

apropiadas.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad

pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando

aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o

institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos

transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su

consulta es constante.

Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta

administrativa.

Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente

Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo

también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,

depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia,

la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como

tal por el legislador.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por

entidades privadas.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.




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Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y

declarado como tal por el legislador.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por

entidades privadas.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental,

en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo

con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,

series y/o asuntos).

Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y

que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la

entidad.

Comité de archivo. Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir

y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de

documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos

administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del Archivo General de

la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,

encargado de conceptuar sobre.

• El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y

de las privadas que cumplen funciones públicas.

• La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar

valoración documental

• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración

documental.




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Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas

en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.

Cuadro de clasificación. Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las

secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos,

por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,

para su posterior eliminación.

Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las

tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su

conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.

Documento activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo. Documento generado por la misma oficina o por

otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales

pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial. Documento necesario para el funcionamiento de un

organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el

conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su

desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia

institucional.

Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que

permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una

persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a

los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitátivo. Documento producido en cumplimiento de

funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la




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dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones

internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se

convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir

sus valores primarios.

Documento misional. Documento producido o recibido por una institución

en razón de s u objeto social.

Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo. Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final

señalada en las tablas de retención o de valoración documental para

aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,

sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia

productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo acumulado. Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio

de organización archivística.

Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final

con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo

documental.

Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos

como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Muestreo. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con

criterios cuantitativos y cualitativos.




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Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una

institución. En archivística se usa para identificar las dependencias

productoras de los documentos.

Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la

teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los

documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es

prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una

institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de

retención documental.

Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención

o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de

escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su

conservación permanente. Se Usan también "depuración" y "expurgo".

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor

como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:

historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus

características específicas.

Tabla de retención documental. Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales

a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así

como una disposición final.

Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven

como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría

diplomática.




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Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo

de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de

retención y de valoración documental vigentes.

Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservación e identificación.

Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,

las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por

un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando

un expediente.

Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un

documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información

relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los

movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,

valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,

religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento

de su identidad.

Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o

Hacienda Pública.

Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,

útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la

ley.




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Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos

documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben

conservarse en un archivo.

Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde

que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,

fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer

su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Extractado del acuerdo 027 del 31 de Octubre de 2006 del Archivo General de la Nación.




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INVENTARIO DOCUMENTAL FONDO ACUMULADO

ESTUDIO DE LAS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ANEXOS

tabla de valoración documental alcaldía municipal de san luis antioquia

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