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PROGRAMA DE GESTIÓN

MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288

antioquia.gov.co, [email protected] contactenos@sanluis

antioquia.gov.co, [email protected], Web: www.sanluis


(PGD)


ARCHIVO MUNICIPAL 2012

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Código : 010-030-000

Fecha: 25/09/2012

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RESOLUCIÓN NÚMERO

FECHA: 25 de septiembre de 20


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RESOLUCIÓN NÚMERO Nº 010-02-02.03-158

de septiembre de 20 12

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Programa de Gestion Documental

MISIÓN: Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones con las diferentes dependencias deoportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde

OBJETIVO: Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las dependencias y hacer más eficiente su implantación en la

COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCANCES DEL PGD:

Permitir tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y servicios de la institución

Garantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna

Normalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final (eliminación o conservación) FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Organización de los Archivos de Gestión• Organización del Archivo General del Municipio• Transferencias Documentales

FILOSOFIA DEL PROGRAMAPreservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad local

Apelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de los anhelos y esperanzas

La guía de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido deResponsabilidad histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futuras

VALORES:

1. Compromiso 2. Rigurosidad 3. Calidez 4. Ética


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Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones con dependencias de la Administración y la comunidad que contribuyan a la calidad y

oportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a cias y hacer más eficiente su implantación en la Alcaldía Municipal


exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y servicios

el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna

todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final (eliminación o conservación)

FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Organización de los Archivos de Gestión Organización del Archivo General del Municipio

s Documentales al Archivo Central

FILOSOFIA DEL PROGRAMA

Preservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad local

Apelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de los

de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido dehistórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futuras

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Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones con y la comunidad que contribuyan a la calidad y

oportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde.

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a Municipal


exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y servicios

el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna

todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final

Preservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad local

Apelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de los

de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido de la histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futuras

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1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMDOCUMENTAL 1.1 ANTECEDENTES “Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese pmediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de use empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situacióidiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. En Colombia, el Reglamento General de Archivos Archivo General de la Nactema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para laimplementación de un programa de gestión documental.


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ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAM

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización

para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)”1.

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de use empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración

sferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para laimplementación de un programa de gestión documental.

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ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización

para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”2 y aís, mediante legislación, a

mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de

hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos

n comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los

Acuerdo 07 de 1994 expedido por el ión, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el

tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración

sferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la

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Con la Ley 594 de 2000 –consignado en el Título V, públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarronormativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental. La administración municipal de San Luisconsejo Municipal de Archivos iniciógeneral de archivos y sus avances han sido graduales; hoy poimplementadas con sus respectivos procedimientosadecuada junto con los equipospuede concluir que el municipio de San Luis Archivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un ProgrDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos

1.2 JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que: el artículo 2° General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala h) “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos ar


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– Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículo3os 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de

ención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.

En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental.

municipal de San Luis Antioquia con su decreto 040 de 2009 la rchivos inició su gestión en la implementación

general de archivos y sus avances han sido graduales; hoy por con sus respectivos procedimientos, y el archivo central con la infraestructura

adecuada junto con los equipos, herramientas y materiales necesarios. En este sentido se puede concluir que el municipio de San Luis Antioquia cuenta con Archivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un ProgrDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos

1.2 JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la

ormidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala

l Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

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Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda os 21 al 26, en los que se establece que las entidades

públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de

ención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la

Ley General de Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la

llo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y

con su decreto 040 de 2009 la creación del y cumplimiento de la ley

hoy se tienen las TRD el archivo central con la infraestructura

herramientas y materiales necesarios. En este sentido se cuenta con un Sistema General de

Archivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un Programa de Gestion Documental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos archivísticos.

de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la

ormidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal

l Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya

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No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de los Procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de artlos procesos archivísticos con el marco normativo.Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. Es así como la Administraciónnormatividad vigente con la herramienta para avanzar en los procesos

1.3 OBJETIVOS 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

� Definir el Programa de Gestión Documental ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

� Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desar

� Poner al servicio dearchivísticos de la Administración Central.


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No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de los

y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de artlos procesos archivísticos con el marco normativo. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que

nes públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,

s, equipos y tecnologías en los archivos.

Administración Municipal quiere dar ese paso para con la implementación de un Programa de Gestion Documental como

herramienta para avanzar en los procesos.

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y

Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Alcaldía. Poner al servicio de la Comunidad y de los Servidores Públicos los recursos

la Administración Central.

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No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de los

y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de

Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que

nes públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,

cipal quiere dar ese paso para el cumplimiento a la de un Programa de Gestion Documental como

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las

(PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y

Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que

y de los Servidores Públicos los recursos

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2. CONCEPTUALIZACIÓN

DOCUMENTAL 2.1 MARCO LEGAL Para que el Programa de Gestión necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia. Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales yNaturales de la Nación”. Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son ininterceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y controjudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere estgravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.


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2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN

Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A

señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión

Constitución Política de Colombia. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y

personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que

Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,

puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y controjudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

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DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A

señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión

“Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y

personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

violables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que

Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,

puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.

e artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en

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Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechosfundamentales”. Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del de la identidad nacional”. Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho acasos que establezca la ley”.Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siinherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona obligada a cumplir la Constitución y las leyes.Son deberes de la persona y del ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;2. Obrar conforme al pr

humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para

mantener la independencia y la4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;7. Colaborar para el buen funcionamiento 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un

ambiente sano;


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oda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

“El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y

Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del

“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.

patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

“La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siinherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.

“La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y ibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano:

Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; Propender al logro y mantenimiento de la paz; Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un

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oda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

“El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y


”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación

“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.

patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en

acceder a los documentos públicos salvo los

“La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo

“La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y ibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está

incipio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para

Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;

de la administración de la justicia; Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un

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9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”.

Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garacceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplitergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales...” Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la lelos órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran arm Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamenta Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 31de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de dRepública. Ley 44 de 1993. Por la cual Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.


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Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”.

“Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales...”

“Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”.

Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.

Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la

Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Factura electrónica.

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción

Faltas y delitos en archivos.

Estatutaria de la administración de justicia.

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Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos

“Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.

antizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso

ca en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios

gislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones

ónicamente para la realización de sus fines”.

Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,

da Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema

ocumentos del Banco de la

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción

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Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su sosiempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamentacomercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se didisposiciones. Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único Artículo 34 1. DEBERES. Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES.o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a no autorizadas. Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión” Ley 962 de 2005 Ley antitrámites


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Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se di

Código Disciplinario Único DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la

Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de

corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a

Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras

la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

Ley antitrámites

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Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,

porte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos

el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y

trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga

destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su

público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de

corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas

Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras

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Decreto 624 de 1989. administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.Artículo 633. Información endeba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. Decreto 663 de 1993. Por medio del cual sFinanciero y se modifica su titulación y numeración. Artículo 93. Red de oficinas. Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Artículo 47. Archivos laborales informáticos. Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Circular AGN No. 1 de 1997.archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de 1997.tecnologías en los archivos públicos. Decreto 040 de 2009 08 de abril de 2009de archivos del municipio de Resolución 001 de abril de 2009. Archivo de la Administración Municipal Resolución 002 de mayo de 2009Archivo General del Municipio de San Luis Antioquia Resolución 222 diciembre 11 de 2010. generales para el manejo de las comunicaciones a correspondencia en el municipio de


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Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.

Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.

Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración.

Red de oficinas.

Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.

Archivos laborales informáticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la fa

Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.

Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

08 de abril de 2009 . Por el cual se crea y organiza el consejo municipal de archivos del municipio de San Luis, Antioquia.

esolución 001 de abril de 2009. Por la cual se modifica el Comité de GArchivo de la Administración Municipal

002 de mayo de 2009 . Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del Archivo General del Municipio de San Luis Antioquia

diciembre 11 de 2010. Por medio de la cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones a través de la ventanilla única de correspondencia en el municipio de San Luis.

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Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos

medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales

e actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema

Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y

1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.

Sobre uso de la factura electrónica.

Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan

Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre

Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas

Por el cual se crea y organiza el consejo municipal

Por la cual se modifica el Comité de Gestión Documental y

Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del

medio de la cual se establecen las normas de la ventanilla única de

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Acuerdo 001 de 2011 Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioq Decreto 095 de 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del 2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilit Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

� Resaltar la importancia de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

� Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos

� Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

� Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

� Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

� Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información

� Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.


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Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioq

Por el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis Antioquia

2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la

y garantía de los derechos individuales y colectivos.Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y

de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,

onsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

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municipio de San Luis Antioquia

2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al

como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la

y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la

para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de

Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,

y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

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� Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principi 2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de invest igación preliminar soinstitución y análisis e interpretación de la infor mación recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las t ablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordadoproceso.


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Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

CONSIDERACIONES BÁSICAS

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes

Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la

Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN

El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la

de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a

rto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de invest igación preliminar soinstitución y análisis e interpretación de la infor mación recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las t ablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado

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Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes

Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de la simplificación de trámites y la eficiencia de la

Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 son: El concepto de archivo total,

o de orden original.

El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la

de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a

rto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de invest igación preliminar so bre la institución y análisis e interpretación de la infor mación recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las t ablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho

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Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental (No adoptadas. Proyectado para 2013)normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se

� Centralizado la recepción y envío de los documentos.

� Definido los procedimientos de distribución de documentos internos y externos.

� Aprobadas por el Cons

� Contamos con el Comité de Archivo respectivo el creglamento y funciones.

� Disponer de un manualde Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los dode los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de c

Requisitos administrativos:documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

� La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

� Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado).

� Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.


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Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración

No adoptadas. Proyectado para 2013) , adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se cumplen con las siguientes condiciones:

la recepción y envío de los documentos.

procedimientos de distribución de documentos internos y externos.

el Consejo Municipal de Archivos, las Tablas de

con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener reglamento y funciones.

manual de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, entre otros.

Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los

, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado).

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

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Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración

, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de

las siguientes condiciones:

procedimientos de distribución de documentos internos y externos.

ablas de Retención Documental.

deberá tener definido su

de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la

cumentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos,

función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de

alidad, y comités de informática, entre otros.

Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los

, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga

La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la

Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado).

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la

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� El archivo debe contar c

archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

� La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientosdocumental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.

� Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo dede la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación

2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e hisaprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldíimplementar un Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: 2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digita Código Penal


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El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas, aprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldía, y por lo tanto debemos de elaborar e

Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:

2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales

Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

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on el talento humano debidamente asignado a funciones de

La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los en aspectos de la gestión

documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General

de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los

tórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas, a, y por lo tanto debemos de elaborar e

Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

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Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento PenalArtículo 261. Sobre el valor Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operacionesArtículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Comercio Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Acuerdo AGN 060 de 2001Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones púb Circular Interna AGN No.13 de 1999húmeda. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 “Papel para documentos de archiv


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Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos

Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal Sobre el valor probatorio de documento público.

Sobre valor probatorio de documento privado.

Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones

Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Soportes contables

Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras d

Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001 . Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999 , No se deben utilizar micro puntas

“Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

“Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

Elaboración documentos comerciales.

“Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

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Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos

Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -

Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.


Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de

Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las

micro puntas o esferos de tinta

“Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

o: requisitos para la permanencia y durabilidad”

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ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En el Anexo 1, Producción Documentaladministración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus fuespecíficas.

� Creación y diseño de documentos.� Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y

procesadores de texto).� Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD

discos ópticos, disquetes,� Determinación de � Instructivos para el diligenciamiento de formularios.� Determinación de uso y finalidad de los documentos.� Diplomática en términos de formalidad, imag

características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.� Adecuado uso de la reprografía.

Anexo 2. Normalización de la producción documental

� Identificación de dependencias productoras.� Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados

en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la� Directrices relacionadas con el número de copias.� Control de la producción de nuevos documentos.� Determinación de la periodicidad de la producción documental.� Aplicación de la polí

las impresiones y copias


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La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Anexo 1, Producción Documental , se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus fu

Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CDdiscos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental

Identificación de dependencias productoras. de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados

en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en laDirectrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental.

de la política interna de Cero Papel (utilización las impresiones y copias)

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La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones

Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y

Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM,

calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

en corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en las TRD.

Determinación de la periodicidad de la producción documental. del papel reciclado para

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1. RECOMENDACIONES GENERALES

CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO Papelería _ La correspondencia que produce la constancias y certificados se elaboran en la. _ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, original y una copia en papel bond, color recuadro y logotipo contra el margen alcaldía en el pie de páginala Entidad) _ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, Presentación _ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,puntuación. _ La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados. _ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se12). _ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la _ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con lase utilice. Para impresora láser el _ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el pr _ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños _ La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envíoúnico respaldo de valor probatorio.


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1. RECOMENDACIONES GENERALES

CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO

_ La correspondencia que produce la Alcaldía como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia

_ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Actasoriginal y una copia en papel bond, color blanco, tamaño carta impreso por ambas caras,recuadro y logotipo contra el margen superior izquierdo. Y derecho, y con la

página (El formato se encuentra en la barra inicio de

_ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta.

_ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,

La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.

_ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se

_ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la

_ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de que se utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs.).

_ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.

_ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en computador.

La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envíoúnico respaldo de valor probatorio.

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CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO

memorandos, circulares, papelería establecida en original y copia

Decretos y Actas) se elaboran en carta impreso por ambas caras, con

, y con la información de la en la barra inicio de cada computador de

tamaño carta.

_ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de

recomienda arial, tamaño

_ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.

tecnología de impresión de que gramaje de las copias es igual al del original (75grs.).

microfilmación.

hechos en computador.

La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original,

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_ Para garantizar la permanencia de la información contenida en papelfotocopiar. _ El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan laconservación del documento, por lo tanto, nunca debeprocedimiento. Se debe optar por _ El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran elforma de evitar el contacto directo serágancho. _ Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO Uso de mayúsculas y minúsculas

� Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen.� Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida,

requieran. � Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe� En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y

año, excepto después de punto y al comienzo del� Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas,

nombres de cargos y dependencias.� Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo:

NOMBRE PROPIOBanco de la RepúblicaGerente General Departamento de Compras

Escritura de números

• Los números de cuatro cifras que representan apunto. Ejemplo: año 1996

• Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en

año. Ejemplo: la reunión se celebrará el 14


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garantizar la permanencia de la información contenida en papel

_ El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan laonservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos

procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos.

_ El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel ent

_ Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO

Uso de mayúsculas y minúsculas

Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida,

Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debeñol, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y

año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo. Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas,nombres de cargos y dependencias. Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo:

NOMBRE PROPIO NOMBRE PROPIOBanco de la República Gracias a su banco hemos

Habrá reunión de gerentes…Departamento de Compras Departamento de Compras

Los números de cuatro cifras que representan años no se separan conpunto. Ejemplo: año 1996

o en un texto se escribe la fecha completa, se representa enlo: la reunión se celebrará el 14 de septiembre de 2012

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garantizar la permanencia de la información contenida en papel térmico se debe

_ El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y afectarse los documentos con este

emplear el formato de trámite de documentos.

deterioro del documento. Una emplear una tirilla de papel entre el documento y el

Entidad en tamaño carta

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO

Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo

Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe exagerar su uso. ñol, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del

Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas,

Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo:

NOMBRE PROPIO Gracias a su banco hemos ... Habrá reunión de gerentes… Departamento de Compras

separan con espacio ni con

o en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y 2012.

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• Cuando se escribe en forma numérica abreviada, saño. Ejemplo: 14-09

• Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con

decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofeEl signo de pesos va Ejemplo: $5´678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones monedam/cte., ni moneda legal, m/l.

• Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras,

estas últimas se representan con ceros y no con laigual (=). Ejemplo: $435.342´872.960,50 405.720,00

• La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la

Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: plegables con un total de nueve hojas cada uno.

• Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, seEjemplo:

La población que se va a evaluar

• Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque seanEjemplo:

8°, 5%, escala 1:1000

• Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene endieciséis al veintinueve se escribe una solatres palabras. Ejemplo:

Diecisiete, treinta y dos

• Para documentos legales, los números se escriben en cifras y enpuede expresar en primer elegida a través de todo el

$1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos) Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)


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Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en09-2012.

Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino condecimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.

$5´678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones monedam/cte., ni moneda legal, m/l.

Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras,estas últimas se representan con ceros y no con la letra “o” minúscula, ni con el signo

$435.342´872.960,50 405.720,00

La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de laal nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo:

plegables con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se

La población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y los 12

Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean

8°, 5%, escala 1:1000

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene endieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, de las treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplo:

, treinta y dos

Para documentos legales, los números se escriben en cifras y enpuede expresar en primer término en letra o en números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento. Ejemplo:

$1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos) Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)

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e representa en orden de día, mes y

Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los para las unidades de millón.

palabra pesos sigue a la expresión en letras. $5´678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente,

Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de letra “o” minúscula, ni con el signo

La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos enviado dos

Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras.

comprende niños entre los 8 y los 12 años.

Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el treinta y uno en adelante en

Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras. La cifra se números, pero conservando la opción

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• Los números telefónicos se sep

paréntesis. Ejemplo: Teléfono (091) 2 43 20 28

• Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas

población no es una capital, se añade el nombreEjemplo:

C.C. 32.397.536 de Medellín Cédula 19.717.215 de Honda (Tolima)

• Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacionalEjemplo:

Reunión de las 14:00 a las 16:00 horas Trascripción textual de documentos Para destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatroy cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio ypárrafos de una trascripciónno es necesario incluir. Denominaciones femeninas y profesionales Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en sucomo lo establece la Real Academia de la

CARGO Alcaldesa Asistenta Decana Gobernadora Jueza Presidenta Tesorera


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Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios; el

Teléfono (091) 2 43 20 28

Los números de cédula se representan en cifras de miles separadaspoblación no es una capital, se añade el nombre del departamento

de Medellín 5 de Honda (Tolima)

Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional

Reunión de las 14:00 a las 16:00 horas

de documentos

Para destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatroy cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una trascripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que

Denominaciones femeninas y profesionales

Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua.

CARGO TITULO Abogada Administradora de NegociosArquitecta Bióloga Marina Contadora Pública Física Nuclear Contadora Pública

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aran por grupos y con espacios; el indicativo entre

Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la del departamento entre paréntesis ( ).

Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

Para destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatro espacios a la izquierda finalización, así como continuidad en los

os suspensivos indican existencia de texto que

respectiva forma femenina,

TITULO

Administradora de Negocios

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Nota: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula propio o término genérico. Ejemplos: Alicia Vargas, Ingeniera Vendrá la ingeniera Alicia Vargas Uso de abreviaturas

� En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso decolocarse las palabras completas (doctor, usted,

� Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social delas tienen registradas.

� En los tratamientos en las líneas de encabezado y de

Cía. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda. Copia: Dr. Humberto López Meza


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Nota: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre

Vendrá la ingeniera Alicia Vargas

En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso decolocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y otros).

Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social delas tienen registradas.

En los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia. Ejemplos:

Cía. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda. Copia: Dr. Humberto López Meza

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según se trate de nombre

En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben señor, señora, factura, cuenta y otros).

Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social de una empresa si así

Ejemplos:

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ESQUEMA ELABORACION CARTA


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ESQUEMA ELABORACION CARTA

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2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES 2.1 CARTA CONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las y personas naturales; igualmente, entre las MODELOS MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2remitente y la 3 se deja libre para sello de MODELO 2: Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 REQUISITOS _ MÁRGENES •Superior entre 3 y 4 cm •Inferior entre 2 y 3 cm •Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm•Lateral derecho entre 2 y 3 cm•Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm _ ZONAS ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT. ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello anexa)


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ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.

: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo).

: Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3

•Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm 2 y 3 cm

•Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.

: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de

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comerciales entre empresas empresas y sus empleados.

: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del

: Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre)

de registro (Ver ilustración

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ZONAS CARTA ESQUEMA DE CARTA COMERCIAL ESTILO


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ESQUEMA DE CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO

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ASUNTO: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4(Vencimiento póliza 45890). PARTES DE LA CARTA NÚMERO: Consecutivo, va margen superior FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,y año; sin separarlo con punto. (San DATOS DEL DESTINATARIO

� Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario

� De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocuparsobrepasar la mitad del escrito y a

TRATAMIENTO : o título académico, se escribe con mayúscula inicialIngeniero, etc...) NOMBRE DEL DESTINATARIOapellidos. NO se utiliza negrilla. ( CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargosrepartirse en dos renglones sin efectuar división silábica. EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razónacrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.) DIRECCIÓN O APARTADOregistra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina ola calle y el de la puerta. Opcionalcalle, carrera, avenida, etc... número. (Apartado 50943). NOMBRE DE LA CIUDADlocal. (San Luis, Medellín).


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: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890).

va después del código de la dependencia. De

: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,y año; sin separarlo con punto. (San Luis Antioquia, 20 de septiembre de

DATOS DEL DESTINATARIO

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.

De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocuparsobrepasar la mitad del escrito y a interlineación Sencilla

: o título académico, se escribe con mayúscula inicial

NOMBRE DEL DESTINATARIO : En mayúscula sostenida o mayúsculaapellidos. NO se utiliza negrilla. (Fernando Luis Gómez)

: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargosrepartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razónónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)

DIRECCIÓN O APARTADO : Se utiliza una de las dos. Se escribe la mismaregistra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de

puerta. Opcional, la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras etc... (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un

número. (Apartado 50943).

NOMBRE DE LA CIUDAD : Se identifica por su nombre aún tratándose de

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palabras, mayúscula inicial.

código de la dependencia. De 3 a 4 interlíneas del

: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes de 2012)

específico.

De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin

: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor,

: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos

: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden

: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o

: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se cuatro en computador entre el número de

la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras 85). En caso de apartado se anota en un solo

dose de correspondencia

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PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en laciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de ASUNTO: Constituye la síntesis de la ca(Vencimiento póliza 45890). SALUDO O ASUNTO : Para las damas el nombre y para los caballeros el - Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (ApreciadoApreciada doctora Martha:) - Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemossaludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…) TEXTO: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta: •Tratar un solo tema por carta•Omitir temas personales en cartas comerciales•Hablar de usted •Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de•Sin borrones ni repisados •Comienza a 3 interlíneas del asunto PÁGINAS SUBSIGUIENTES: • Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.• La calidad, color y tamaño del papel deben ser los mismos.• El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja eninterlíneas del logo, con mayúscula•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario,el margen izquierdo y la página al margen derecho. Ingeniero Luis Castañeda Londoño • El primer párrafo de las líneas subsiguien• En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo 2la nueva página. • La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la


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: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en laciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

: Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890).

: Para las damas el nombre y para los caballeros el

Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (ApreciadoApreciada doctora Martha:)

Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemossaludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…)

: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

solo tema por carta •Omitir temas personales en cartas comerciales

•Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación

•Comienza a 3 interlíneas del asunto

PÁGINAS SUBSIGUIENTES:

• Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo. • La calidad, color y tamaño del papel deben ser los mismos. • El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja eninterlíneas del logo, con mayúscula inicial. •La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario,el margen izquierdo y la página al margen derecho. Ejemplo:

Ingeniero Luis Castañeda Londoño

• El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas• En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo 2 renglones y se pasan 2 a

• La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la

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: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la

palabras, mayúscula inicial. Ejemplo:

: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.

Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero:

Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de

: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

puntuación

• El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a 2

•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra

2

tes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. renglones y se pasan 2 a

• La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

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DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto.Para nosotros es un gusto servirle.) REMITENTE: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, eno inicial en concordancia con el nomayúscula inicial sin centrar. LÍNEAS ESPECIALES: ANEXO o ANEXOS : se detallan en el texto. Después delpuntos, a 2 espacios se enuncia laanexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas) COPIA: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra elabreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios seasí: tratamiento, nombre, cargo; siGómez, Gerente Cornare).seguida. Las copias para el archivo y IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTORse anota el nombre con mayúscula inicial e inicial delquien lo proyecta, de quien emplear letra más pequeña. (Díaz). PLEGADO DE LA CARTA Convencional o rectangularefectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajosegundo doblez. Sobre con ventanilla : se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla. 2.2 MEMORANDOS Comunicación escrita de carácter interno de una emprorientaciones o pautas a las dependencias locales.


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: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto.Para nosotros es un gusto servirle.)

: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, eno inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

: se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad y se hace claridad en número de hojas o tipo deanexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas) Anexo: dos (1 Cd).

: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra elabreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr.

). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en líneaLas copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR : A dos interlíneas del firmante o delse anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable quien lo proyecta, de quien transcribir el documento y de quien lo revisaemplear letra más pequeña. (Proyectado Mario Pérez, Elaborado Diana Gomez,

PLEGADO DE LA CARTA

Convencional o rectangular : Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arribaefectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm se efectúa

: se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla.

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza paraorientaciones o pautas a las dependencias locales.

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: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. (Cordialmente, -

: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida destinatario. El cargo en la línea siguiente con

firmante a 2 interlíneas seguida de 2 claridad en número de hojas o tipo de

: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin destinatarios de las copias,

(Sr. Carlos Mario Zuluaga Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea

: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito apellido de la persona responsable de y de quien lo revisa. Se recomienda

Diana Gomez, Revisado María

4 cm arriba de la mitad se dejando pestaña de 1 cm se efectúa

: se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla.

esa, se utiliza para transmitir información,

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_ REQUISITOS MÁRGENES (Igual a la carta)ZONAS (Igual a la carta) Denominación del documentopalabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y Número : Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia,interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha : Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 Encabezamiento: • A 3 interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica lade dos puntos, al frente se anotan los datos del •A 2 interlíneas de la palabra PARA se ubica laseguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con •A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO,frente la síntesis del documento con Los datos del destinatario y remitente se escribirán así: Destinatario : Tratamiento, nombre y cargo Remitente : Cargo En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombrecon mayúscula sostenida, se escribe de izquierda a derecha. _ REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR: Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en formaaclaración escribiendo entre paréntesis y condespués del cargo.


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MÁRGENES (Igual a la carta)

Denominación del documento : A partir del margen superior de 2 a 3palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia,interlíneas de la palabra MEMORANDO.

: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3

• A 3 interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.

•A 2 interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúsculaseguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.

•A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Los datos del destinatario y remitente se escribirán así:

: Tratamiento, nombre y cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, ida, se escribe de izquierda a derecha.

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en formaaclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E seguida de

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: A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la

: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3

: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número

preposición PARA seguida destinatario con mayúscula inicial.

preposición DE en mayúscula sostenida, mayúscula inicial.

seguida de dos puntos. Al

mecanografiado al final del texto,

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace la mayúscula la letra E seguida de punto (E.),

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Asunto : Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con Texto : •Se inicia a 3 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.•Se redacta en primera persona del singular o del plural según •Se usa tratamiento de usted.•No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de•Presentación impecable, sin borrones ni repisados. _ PÁGINAS SUBSIGUIENTES •Se puede utilizar hojas en blanco o con logo, de igual •El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 delinicial. •La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre delcontra el margen izquierdo y el Doctor Fabio Tobón Londoño •El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas Despedida : Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,izquierdo. Expresión breve o frase terminada en punto. Remitente: El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de lamayúscula inicial, en estilo bloque del centro del escrito hacia Líneas especiales : Anexos, copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la


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: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial.

3 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. •Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso.•Se usa tratamiento de usted. •No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.•Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Se puede utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y tamaño•El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del

•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre delcontra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha.

Doctor Fabio Tobón Londoño 2

•El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas

: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,izquierdo. Expresión breve o frase terminada en punto.

El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de lamayúscula inicial, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.

copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la

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mayúscula inicial.

el caso.

puntuación.

tamaño •El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logo con mayúscula

•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe

•El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen

El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con la derecha.

copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la carta.

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2.3 CIRCULARES Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con eldirigida a varios destinatarios _ CLASIFICACIÓN De acuerdo con el destinatario: •EXTERNA O CARTA CIRCULAR•INTERNA O GENERAL Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde lasciudad y fecha, asunto y remitente se ubican en el _ REQUISITOS MÁRGENES: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm_ CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo paradestinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de _ CIRCULAR INTERNA O GENERAL DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica lamayúscula sostenida, centrada y destacada. NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puedede la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la


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Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con eldirigida a varios destinatarios

acuerdo con el destinatario:

•EXTERNA O CARTA CIRCULAR

Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para

Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde las, asunto y remitente se ubican en el centro del escrito

Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo paradestinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica lamayúscula sostenida, centrada y destacada.

: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puedede la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

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Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido

Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta.

Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde las líneas de número,

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes cartas.

: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en

: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código palabra circular.

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FECHA: Ciudad y fecha de 2 DESTINATARIO : A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, ensostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS) ASUNTO: Síntesis en máximo cuatro palabrasseguida de dos puntos. TEXTO: De 3 interlíneas del asunto. en tercera persona del singular o en primera delLa Gerencia se complace en…) PÁGINAS SUBSIGUIENTE •Utilizar hojas con logo •Igual calidad, color y tamaño •Encabezado de 2 cm del borde superior del logo •La línea de identificación puede contener grupo destinatario, la •El primer párrafo se inicia de 2 a 4 •Demás recomendaciones de la carta comercial DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra elfrase terminada en punto. REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sinderecha. Preferiblemente firma Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la


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: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, ensostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

Síntesis en máximo cuatro palabras, a 3 interlíneas, de con mayúscula inicial y

: De 3 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal….,

en…)

PÁGINAS SUBSIGUIENTE S

•Igual calidad, color y tamaño

•Encabezado de 2 cm del borde superior del logo

•La línea de identificación puede contener grupo destinatario, la fecha y el

•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

•Demás recomendaciones de la carta comercial

: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el

: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. Se escribe del centro hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la

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: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula

de con mayúscula inicial y

entre párrafos. Se redacta plural. (Con agrado informamos al personal….,

y el número a la derecha.

: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve

mayúscula sostenida. El cargo a centrar. Se escribe del centro hacia la

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

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ESQUEMA CIRCULAR INTERNA


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ESQUEMA CIRCULAR INTERNA

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2.4 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío. _ PARTES Tercio izquierdo : Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, Tercio central para ubicar datos del destinatario.Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. _ ASPECTOS GENERALES SOBRES •El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de •En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el •El tamaño debe ser el adecuado según anexos. •Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir losdestinatario en mayúscula •La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manilasentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la •Cuando se utilicen servicios especiaantes de la ciudad. •Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre ytamaño apropiado. •Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se ad


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2.4 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.

para ubicar datos del destinatario. para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.

•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el

•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.

•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir losdestinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio

•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manilasentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.

•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir

•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y

•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al

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: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE centradas en la parte inferior.

•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.

•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del

•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en solapa al lado derecho.

les de correo se recomienda incluir número telefónico

•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un

hiera al documento.

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DISTRIBUCIÓN ZONAS EN SOBRE OFICIO


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2.5 ELABORACIÓN DE ACTAS Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. _ REQUISITOS MÁRGENES: Igual a la carta TÍTULO: Nombre del grupo que se PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempogerundio. No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni deborrones ni repisados. _ PÁGINAS SUBSIGUIENTES •Papel del mismo color, calidad y tamaño•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Senombre de la reunión y el número separado con guión, al•Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado. _ REQUISITOS ESPECÍFICOS RAZÓN SOCIAL : Margen superior de la primera página. TÍTULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúsculadel logo (Puede ir en negrilla). DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMEROACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el FECHA: Al margen izquierdo, se escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dospuntos. Un interlineado para


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2.5 ELABORACIÓN DE ACTAS

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

: Igual a la carta

: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter

: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Papel del mismo color, calidad y tamaño •Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Senombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe•Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

: Margen superior de la primera página.

Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúsculae ir en negrilla).

DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título seACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.

: Al margen izquierdo, se escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dosUn interlineado para escribir la fecha.

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Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario.

: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin

•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el margen derecho se escribe el número.

Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas

: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra

: Al margen izquierdo, se escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos

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HORA: siguiendo el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la hora de inicio y de la finalización de la LUGAR : siguiendo el esquema presentado en el anexo se diligencian los cuadros con la hora de inicio y de la finalización ASISTENTES: siguiendo el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la hora de inicio y de la finalizaciónAbajo se escribe la relación de nombres conseparando cargo con coma. Cuando los asistentes pasan de 5se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunt INVITADOS: Se mencionan en caso AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación. ORDEN DEL DÍA : siguiendodispuesto para ello. DESARROLLO : Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúsculase inicia el primer tema (con negrilla si se desea).el desarrollo del texto a interlineación sencilla. CONVOCATORIA : Si se programa una nueva reunión. Contra el margeninterlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión. FIRMAS DE LOS ASISTENTES: inicial. ANEXOS: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTORanexos, si los hay.


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el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la hora de de la reunión ejemplo: Hora: 915 a las 10:30 horas

el esquema presentado en el anexo se diligencian los cuadros con la hora finalización de la reunión ejemplo: Auditorio Alcaldía

el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la finalización de la reunión mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.

se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, parando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente)

Cuando los asistentes pasan de 5 se elabora lista aparte que se incluyese especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (18 personas).

: Se mencionan en caso de existir.

: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

siguiendo el esquema presentado cada punto se coloca en cada espacio

: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se inicia

interlineación sencilla.

: Si se programa una nueva reunión. Contra el margeninterlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo

: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de

RANSCRIPTOR: Igual que en la carta, se escribe a 2

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el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la hora de ejemplo: Hora: 915 a las 10:30 horas

el esquema presentado en el anexo se diligencian los cuadros con la hora

el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la y seguida de dos puntos.

mayúscula inicial a interlineación sencilla, (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente)

se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y

el esquema presentado cada punto se coloca en cada espacio

sostenida. A 2 interlíneas A dos interlíneas del título del tema se inicia

: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3

En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula

: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de quienes firman.

: Igual que en la carta, se escribe a 2 interlíneas de los

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MODELO ACTA ADMINISTRATIVA

Acta de Reunión

Acta N.

LUGAR: FECHA ( D/M/A): PROPÓSITO: . ORDEN DEL DÍA:

DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

ACTIVIDAD:


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MODELO ACTA ADMINISTRATIVA

Acta de Reunión

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Página:

HORA DE INICIO:

HORA DE TERMINACIÓN:

DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

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COMPROMISOS

PRÓXIMA REUNIÓN: Fecha: FIRMA:_______________________ CARGO:_________________________ FIRMA:_______________________ CARGO:__________________________


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COMPROMISOS RESPONSABLES

Hora: Lugar:

FIRMA:_______________________ FIRMA:____________________

CARGO:_________________________ CARGO:_______________________

A:_______________________ FIRMA:_____________________

CARGO:__________________________ CARGO:________________________

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RESPONSABLES

Lugar:

____________________

CARGO:_______________________

FIRMA:_____________________

CARGO:________________________

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2.6 ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado quey la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA : Documento de carácter probatorio en el que se circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIÓN : De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden Certificados para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento sobre calificaciones, diploma obtenido, do Constancias para presentaciónetc. _ ESTILO BLOQUE : Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el _ REQUISITOS MÁRGENES: Igual a los demás documentos. _ PARTES NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior TRD y se escribe del centro hacia la derecha. FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha. CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIAcentrado precedido por EL-


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2.6 ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

: Documento de carácter probatorio, público o privado quey la legalidad de un hecho o acto solemne. Que se emite a petición del interesado.

: Documento de carácter probatorio en el que se circunstancias que no requieren solemnidad. Que se emite a petición del interesado

: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden

para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, sobre calificaciones, diploma obtenido, documento identidad, paz y salvos.

presentación a justificación por jornada laboral, comportamient

: Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el

: Igual a los demás documentos.

: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior despuéscentro hacia la derecha.

: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha.

CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA : De 3 a 4 interlíneas,-LA.

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: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad del interesado.

: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o del interesado

: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:

para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, cumento identidad, paz y salvos.

por jornada laboral, comportamiento, estudio

: Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el margen derecho.

después de la codificación de la

: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha.

: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y

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IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTARde 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con laque siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en •Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre •Se redacta en tercera persona. •En el último párrafo se especifica preferencia se incluye el destinatario. FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe derecha. . TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROSdos cargos responsables (Secretario).


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: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla).

: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con laque siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).

•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre

•Se redacta en tercera persona.

•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide lapreferencia se incluye el destinatario.

: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe

: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: dos cargos responsables (Secretario).

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seguidas de dos puntos, sostenida. (Puede utilizarse negrilla).

: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la mayúscula sostenida e identificación).

párrafos.

el motivo por el cual se expide la certificación y de

: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe de izquierda hacia la

EDUCATIVOS: Escribir los

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DISTRIBUCIÓN CERTIFICADO O CONSTANCIA ESTILO BLOQUE


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DISTRIBUCIÓN CERTIFICADO O CONSTANCIA ESTILO BLOQUE

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2.7 ELABORACIÓN DE 2.7.1 Definiciones

� INFORME ADMINISTRATIVO Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad,carácter administrativo.

� PRELIMINARES

Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe Cubierta : Tapa o pasta que protege el documento.Portada : Primera página del informe, contiene los datos requeridos para ladocumento. Contenido : Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a lasmismo orden de paginación del informe.Glosario : Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,utilizadas en el informe.

� CUERPO DEL INFORME

Texto del documento, constituido por: Introducción : Planteamiento breve que expone los alcances del informeObjetivo : Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.Núcleo del informe : Capítulos, temas y subtemas que constituyen laCapítulo : División básica mayor del informe que desarrolla un temasu lectura. Subdivisión : Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde aTítulo : Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.Figuras (Ilustraciones); gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas,Tablas : cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que seCita : pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autorapoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.Nota de pie de página : aclaración del autor del informe para ampliar oexpresada en el texto. Conclusiones : resultados obtenidos y deducciones hechas después detrabajo descrito en el informe.


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2.7 ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS

INFORME ADMINISTRATIVO

Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad,

Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:

: Tapa o pasta que protege el documento. : Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la

: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones mismo orden de paginación del informe.

: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,

CUERPO DEL INFORME

Texto del documento, constituido por:

Planteamiento breve que expone los alcances del informe: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.

: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientar

: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.

gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se

: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autorapoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.

: aclaración del autor del informe para ampliar o

: resultados obtenidos y deducciones hechas después detrabajo descrito en el informe.

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Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de

: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la identificación del

divisiones principales, en el

: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y siglas

Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso. : Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.

esencia del informe. completo y permite orientar

: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas.

diagramas o esquemas. : cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en columnas.

: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para

: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea

: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el

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Recomendaciones : formulaciones concisas de las acciones que secomo resultado de las conclusiones alcanzadas.Material complementarioutilización, constituido por anexos, bibliografía, índice. 2.7.2 Clasificación. Los informes administrativos se clasifican así: _ De acuerdo con los requerimientos de la entidad En periódicos y esporádicos _ De acuerdo con el número de En cortos, hasta de 10 hojas y extensos de más de 11 hojas 2.7.3 Requisitos _ Márgenes Para informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 y 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cmEncabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm 2.7.4 Material preliminar informe extenso Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.Consta de: cubierta, contenido y glosario. Cubierta (opcional) Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contenerpara que el lector sepa con exactitud a qué informe seser reemplazada por la portada. Incluye los datos de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.


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: formulaciones concisas de las acciones que secomo resultado de las conclusiones alcanzadas. Material complementario : partes que siguen al cuerpo del informe parautilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.

Los informes administrativos se clasifican así:

_ De acuerdo con los requerimientos de la entidad

En periódicos y esporádicos

_ De acuerdo con el número de hojas

En cortos, hasta de 10 hojas y extensos de más de 11 hojas

Para informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:

Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm echo entre 2 y 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

2.7.4 Material preliminar informe extenso

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.Consta de: cubierta, contenido y glosario.

Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contenerpara que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada.

de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.

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: formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias,

: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.

Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes, refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede

de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.

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Portada De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúsculadibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuenteprimera página del informe. Adicional a los elementos de la cubierta contiene información de lacomité, sucursal, comisión, entre otros; nombre deinforme; ciudad de origen del Contenido Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos desubdivisiones principales del cuerpo del informe, materialnúmero de página. El título se escribe en mayúscula sostenida, centrse inicia de dos a cuatro interlíneas del título. Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituyedespués del título, y la relación comienza a dos interlíneas. Los numerales se ubican contra el margen izquierdo. Los títulos de cada capítulo y subdivisiones se escriben: títulos de numeralessegundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión deinicial. Se determina una tabulación a dosaparece en la tabla de contenido. La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuandomás de un renglón, el segundo y los subsiguientes sedebajo de la primera letra del anterior. El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema ocorresponde. Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, lista separada después de la tabla de contenido. El títulosostenida, de dos a cuatro renglones de lade dos a cuatro renglones


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De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúsculadibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituyeprimera página del informe.

Adicional a los elementos de la cubierta contiene información de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o personas que elaboraron el informe; ciudad de origen del informe.

Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos desubdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo

El título se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del bordese inicia de dos a cuatro interlíneas del título.

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituyedespués del título, y la relación comienza a dos interlíneas.

os numerales se ubican contra el margen izquierdo.

Los títulos de cada capítulo y subdivisiones se escriben: títulos de numeralessegundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión de tercer nivel con mayúscula

una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que contenido.

La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuandomás de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.

El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o

Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, lista separada después de la tabla de contenido. El título se coloca centrado en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones de la última línea. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial,

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De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no, principal de información y constituye la

dependencia, área, grupo, la persona o personas que elaboraron el

Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de capítulos, complementario y su respectivo

ado y a 5 cm del borde superior. La relación

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea

Los títulos de cada capítulo y subdivisiones se escriben: títulos de numerales de primero y tercer nivel con mayúscula

espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que

La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe scriben a una interlínea y comienzan

El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le

Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, se deben enunciar en se coloca centrado en mayúscula

última línea. La primera línea de escritura se inicia margen izquierdo y con mayúscula inicial,

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relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. Elnúmero de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen Glosario Si el informe requiere una explicinterpretación, se elabora un glosario en orden alfabético. El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm della hoja. De dos a cuatro interlíneas se ubiizquierdo, seguido de dos puntos (:) y despuésmayúscula inicial; si ésta ocupaa una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas. 2.7.5 Informe Extenso (CUERPO DEL INFORME) Constituye la parte central del documento y está conformado porinforme, conclusiones y recomendaciones INTRODUCCIÓN El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance,trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del textotítulo. La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con maysuperior. La primera línea de escritura se inicia de dos asubsiguientes a interlineación de uno y medio. NÚCLEO DEL INFORME El núcleo del informe se puede dividir y éstos a su tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo _ El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) ycontra el margen izquierdo.


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las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. Elnúmero de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen

Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, parainterpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.

El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del

De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben

erlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.

2.7.5 Informe Extenso (CUERPO DEL INFORME)

Constituye la parte central del documento y está conformado por informe, conclusiones y recomendaciones (opcional).

El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance,trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino

La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con mayúscula sostenida, centrada asuperior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno y medio.

El núcleo del informe se puede dividir y éstos a su vez, en subdivisiones quetema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:

_ El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) ycontra el margen izquierdo.

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las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El izquierdo.

ación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su

El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde superior de

sostenida contra el margen de dos espacios se digita la definición con

más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben erlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.

introducción, núcleo del

El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del principal, no tiene numeración sino

úscula sostenida, centrada a 5 cm del borde cuatro renglones del título; las

vez, en subdivisiones que correspondan a un

_ El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) y los párrafos comienzan

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_ La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatrolas demás se hacen a interlínea y media y entre _ Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, elmayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del bordecorrespondiente. El título no lleva_ Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben enel margen izquierdo; el textde tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto sedoble interlineación. _ Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los haizquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se _ Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica derenglones de la última línea del capítudel título. _ Para la paginación del informe administrativo se utiliza la página uno corresponde a la portada. No se _ Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, colorprimera hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea denúmero de página, que se ubican entre 2 y 3 cm del Margen izquierdo Informe Propuesta de Salarios _ La escritura del texto se inicia a cuatro interlíneas del encabezado. _ Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se empleanprocurando no sobrepasar el cuarto nivel. Se colocadígitos que designan subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a partir delsegundo nivel. _ Se pueden utilizar los literales, gui _ Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después dede ser posible, en la misma página.


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de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatrolas demás se hacen a interlínea y media y entre párrafos se deja el doble.

_ Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, elmayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto final. _ Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia a doble de interlineación. Los títulos de las subdivisiones

escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se

_ Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escribenizquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón.

_ Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica derenglones de la última línea del capítulo que antecede, y el texto comienza a cuatro interlíneas

_ Para la paginación del informe administrativo se utiliza la numeraciónpágina uno corresponde a la portada. No se deben adicionar páginas tales como

_ Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, colorprimera hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea denúmero de página, que se ubican entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja, así:

Informe Propuesta de Salarios

_ La escritura del texto se inicia a cuatro interlíneas del encabezado.

Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se empleanprocurando no sobrepasar el cuarto nivel. Se coloca punto después del primer nivel y entre los

subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a partir del

_ Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado.

_ Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después dede ser posible, en la misma página.

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de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título, párrafos se deja el doble.

_ Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe en superior, precedido por el numeral

mayúscula sostenida, contra doble de interlineación. Los títulos de las subdivisiones

escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia a

y) se escriben contra el margen continúa el texto, en el mismo renglón.

_ Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica de cuatro a seis texto comienza a cuatro interlíneas

numeración arábiga consecutiva. La deben adicionar páginas tales como 3 bis, 8 A.

_ Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el

r de la hoja, así:

Margen derecho

2

Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números arábigos, punto después del primer nivel y entre los

subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a partir del

_ Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser mencionadas y,

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_ En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales,tienen en cuenta: _ La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en latexto. _ Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como unadeja una sangría de cuatro espacios a ambosa una interlínea sin comillas. Se separa por dos interlíneas._ Las citas se identifican en el texto con un número arábigo entre _ La referencia de la cita se escribe al pie de la página sepaaproximadamente 12 rayas continuas, trazada desdeúltimo renglón del texto. Lainmediatamente después del número _ Cuando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y loscontra el margen izquierdo, a interlineacióninterlíneas. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado delresultados del estudio, de manera directa, clara, concisa yrecomendaciones es proporcionar consejos para que Las conclusiones son necesarias. Las recomendaciones no siempre seautor las considera convenientes se pueden incluir. SiPara la presentación se tiene en El título CONCLUSIONES, se escrisuperior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente: El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se esccentrado a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.


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_ En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales,

_ La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la

_ Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe

comillas. Se separa por dos interlíneas. _ Las citas se identifican en el texto con un número arábigo entre paréntesis.

La referencia de la cita se escribe al pie de la página separada por unaaproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo a dos interlíneas del último renglón del texto. La escritura se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla,

después del número.

ando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y loscontra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una referencia y otra se dejan dos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado delresultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción.

nes son necesarias. Las recomendaciones no siempre seautor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas. Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:

El título CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:

El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe encentrado a 5 cm del borde superior.

La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

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_ En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y otros, se

_ La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del

inserción en el texto y se lados, que se conserva hasta el final y se escribe

paréntesis.

rada por una línea horizontal de el margen izquierdo a dos interlíneas del

escritura se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla,

ando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician sencilla. Entre una referencia y otra se dejan dos

conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de los lógica; el objetivo de las

se decida un curso de acción.

nes son necesarias. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el es más de una, se sugiere numerarlas.

be en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde renglones del título.

ribe en mayúscula sostenida,

La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

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Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismopárrafos independientes. Así mismo, presentarse en FIRMA El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores enterminan las conclusiones, o en donde finalizan las De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre encargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de losla otra o por parejas. En el segundo caso, si el RÚBRICA De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocarcada una de las hojas del informe, en la parte infe TRANSCRIPTOR Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación sedel firmante. Se anota el nombre con mayúsculamás pequeña. 2.7.6 Informe extenso (material complementario Es opcional, está conformado por anexos, bibliografía e índice. ANEXOS Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide lalógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas


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Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismos. Así mismo, presentarse en páginas separadas con su respectivo título.

El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores enterminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones si las hay.

De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre encargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de losla otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas es impar la última se centra.

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocarcada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación sedel firmante. Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido. Se emplea letra

extenso (material complementario )

Es opcional, está conformado por anexos, bibliografía e índice.

Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenadalógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros.

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Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo párrafo, o tratarse en páginas separadas con su respectivo título.

El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en la página donde recomendaciones si las hay.

De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida. El

NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores una debajo de número de firmas es impar la última se centra.

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rúbrica en

Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas inicial e inicial del apellido. Se emplea letra

presentación ordenada y ustraciones, fotografías, planos, entre otros.

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BIBLIOGRAFÍA Cuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del bordemayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de Ejemplo: CARDONA ZAPATA Jairo 2.7.7 Informe Corto Consta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizardel informe extenso que estime conveniente). ENCABEZAMIENTO El informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye demanera: Razón Social . Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margenmayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene Dependencia . A interlineación doble, bajo la razón social se escribe eldependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra Título . A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe,mayúscula sostenida. Fecha . A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe laen mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Alcompleta, con mayúscula inicial. Autoría del informe . A interlineación de uno y medio debajo de la fecha,izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de lasdos puntos: ELABORADO POR,los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoríatabulan a dos espacios de la expresión más larga.cuenta que si hay autor y coautor,se relacionan por orden alfabético de apellido.


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Cuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del bordemayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

ZAPATA Jairo. Secretario de Gobierno. San Luis.

Consta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizardel informe extenso que estime conveniente).

informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye de

. Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margenmayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.

. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe eldependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.

. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe,

. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe laen mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

. A interlineación de uno y medio debajo de la fecha,izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones seguida de dos puntos: ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan e

correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoríatabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría

por orden alfabético de apellido.

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Cuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del borde superior, en dos a cuatro renglones del título.

.

Consta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizar cualquier elemento

informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente

. Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en

. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la el margen izquierdo.

. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en

. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe la palabra FECHA, frente se anotan la ciudad y la fecha

. A interlineación de uno y medio debajo de la fecha, contra el margen siguientes expresiones seguida de

PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se

En caso de varios autores, se tiene en igual condición de autoría

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OBJETIVO El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósitopresenta, así: De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se dos puntos (: ), en mayúscula sostenida y contra elenunciado, se expresa la finalidadde un renglón, el segundo y l ESCRITURA DEL TEXTO Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerirse escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a CONCLUSIONES (opcional) En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN Omayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, dedel texto. La primera línea de FIRMA El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en lafinaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota enrenglones del último párrafo. El cargo, NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de losla otra o por parejas; en el segundo caso, si el número RÚBRICA De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar suuna de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda. TRANSCRIPTOR Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación del firmante. Se anota el nombre (con mayúsculamás pequeña.


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El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito

De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabrados puntos (: ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más

segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerirse escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a 4 interlíneas del objetivo.

CONCLUSIONES (opcional)

En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN Omayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en lafinaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis

afo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.

NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de losla otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se ce

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar suuna de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación sedel firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra

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El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se

escribe la palabra OBJETIVO, seguida de margen izquierdo. A dos espacios de este

del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más os subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerir numerales, todos 4 interlíneas del objetivo.

En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN O CONCLUSIONES en dos a cuatro interlíneas del último renglón

de dos a cuatro renglones del título.

El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página en que mayúscula sostenida, de cuatro a seis

a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.

NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una debajo de de firmas es impar, la última se centra.

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rúbrica en cada

se escribe a dos interlíneas inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra

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ASPECTOS GENERALES _ Documento remisorio. documento remisorio; carta si es envío externo y _ Papel . Se emplea papel en blanco. _ Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominacionesprofesionales, y abreviaturas se debe tener en cuenta lascarta. ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE CUBIERTA


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ASPECTOS GENERALES

Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes misorio; carta si es envío externo y memorando si es interno.

. Se emplea papel en blanco.

_ Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominacionesprofesionales, y abreviaturas se debe tener en cuenta las recomendaciones enun

ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE CUBIERTA

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administrativos con un memorando si es interno.

_ Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones femeninas y recomendaciones enunciadas para la

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ESQUEMA ELABORACIÓN INFORMES


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ESQUEMA ELABORACIÓN INFORMES

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3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y 3.1 DOCUMENTOS NORMATIVOS 3.1.1 Resoluciones Definición . Las Resoluciones son disposiciones que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos pordefinen asuntos de carácterpor el señor Alcalde Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamañoidentificación de la Alcaldíapapelería impresa). Partes de la Resolución: Denominación del documentopalabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida yresaltar. Número . La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia ycalendario. Para registrar el número se deberá dejar elteniendo en cuenta la codificación

Fecha: A un interlineado del número de la con números el mes en letras Ejemplo:

Conservación . Los originales de las Resoluciones se conservan en laAlcaldía donde se conforma un consecutivo numérico y elabora un índice temático.


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3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES

3.1 DOCUMENTOS NORMATIVOS

. Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas yfacilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Honorable Concejo Municipal,definen asuntos de carácter administrativo relativos con la marcha de la entidad; son

en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamañoAlcaldía. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con

Denominación del documento . A partir del margen superior, de dos interlíneas se ubica la palabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada, debe

La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia yPara registrar el número se deberá dejar el espacio necesario

codificación de las TRD

Ejemplo: RESOLUCIÓN 010-02-02.03-001

interlineado del número de la resolución, la fecha se identifica el mes en letras

RESOLUCIÓN 010-02-02.03-001

25 de septiembre de 2012

. Los originales de las Resoluciones se conservan en ladonde se conforma un consecutivo numérico y cronológico. Para

elabora un índice temático.

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CONTRACTUALES

establecen normas y procedimientos que el Honorable Concejo Municipal,

administrativo relativos con la marcha de la entidad; son expedidas

en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño carta con logotipo, la computador, si no se cuenta con

A partir del margen superior, de dos interlíneas se ubica la centrada, debe emplearse negrilla para

La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año espacio necesario, y va centrado

identifica en día, mes y año

. Los originales de las Resoluciones se conservan en la Secretaría General de la cronológico. Para facilitar la consulta se

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Notificación de Resolucionesse deben elaborar dos originales préstamo firmada por un funcionario de la dependencia que launo de los originales, los trámites de notificación. Surtido este procedimiento, el original debe ser devuelto a la garantizar la conservación de la totalidad de los originales para sumicrofilmación. Cuando el original de una Resolución se requiera para un trámite fuera de lareemplazar por una fotocopia. 3.2 DOCUMENTOS CONTRACTUALES 3.2.1 Convenios Definición . Los convenios son acuerdos entre la los cuales se establecen obligacionescomprometen recursos de las partes para el desarrollo . Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamañodependiendo de la entidad que con la identificación de la cuenta con papelería impresa). Partes del convenio: Denominación del documentopalabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida yresaltar. Número . La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia ycalendario. Para registrar el número se deberá dejar elteniendo en cuenta la codificación Ejemplo:


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Notificación de Resoluciones . Cuando una Resolución requiere ser n elaborar dos originales en la Secretaría General, se encarga de llevar

réstamo firmada por un funcionario de la dependencia que la solicita, mientras se efectúa con , los trámites de notificación.

Surtido este procedimiento, el original debe ser devuelto a la Secretaría Generalla conservación de la totalidad de los originales para su

Cuando el original de una Resolución se requiera para un trámite fuera de lareemplazar por una fotocopia.

3.2 DOCUMENTOS CONTRACTUALES

. Los convenios son acuerdos entre la Alcaldía y otra institución o empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recíprocas y se

de las partes para el desarrollo de proyectos específicos

Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamañodependiendo de la entidad que elabora el convenio y a sus políticas archivística

identificación de la Entidad. (Este formato se puede diseñar encuenta con papelería impresa).

Denominación del documento . A partir del margen superior, de dos interlíneas se ubica la palabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada, debe

. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia ycalendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacio necesario

codificación de las TRD

CONVENIO 010-10-10.01-001

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notificada en su original, se encarga de llevar la ficha de solicita, mientras se efectúa con

Secretaría General con el fin de la conservación de la totalidad de los originales para su consulta y posterior

Cuando el original de una Resolución se requiera para un trámite fuera de la entidad, se debe

institución o empresa, mediante mutuas, se determinan prestaciones recíprocas y se

de proyectos específicos

Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio o carta archivística, con logotipo

ormato se puede diseñar en computador, si no se

. A partir del margen superior, de dos interlíneas se ubica la centrada, debe emplearse negrilla para

. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año espacio necesario, y va centrado

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Fecha: A un interlineado del número denúmeros el mes en letras Ejemplo:

Conservación . Los originales de Alcaldía donde se conforma un consecutivo numérico y cronológico. Paraelabora un índice temático. Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, mismos, se deben guardar en el expediente de cada conveniocual se van produciendo. Por lo anterior, las dependencias encargadas de su tramitación tienen lala Secretaría General tanto el original como los anexosconservación. 3.2.2 Contratos Definición . Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en dondeobligaciones recíprocas. Se elabora en original y tamaño carta con logotipo, con laen computador, si no se cuenta con papelería impresa). Partes del contrato Denominación del documentopalabra CONTRATO en mayúscula sostenida y Número . La numeración dePara registrar el número se deberácuenta la codificación de las TRD


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interlineado del número del convenio, la fecha se identifica

CONVENIO 010-10-10.01-001


. Los originales de los convenios se conservan en la donde se conforma un consecutivo numérico y cronológico. Para

elabora un índice temático.

Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen, suspendan omismos, se deben guardar en el expediente de cada convenio respetando el orden original en el

Por lo anterior, las dependencias encargadas de su tramitación tienen latanto el original como los anexos correspondientes para su archivo y

. Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en dondeSe elabora en original y una copia, en papel bond, color blanco,

con logotipo, con la identificación de la Entidad. (Este formato se puede diseñar computador, si no se cuenta con papelería impresa).

Denominación del documento . A partir del margen superior, dos interlíneas se ubica la palabra CONTRATO en mayúscula sostenida y centrada. Emplearse negrilla para resaltar.

. La numeración del contrato es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacio necesario, va centrado

de las TRD

Ejemplo: CONTRATO 010-08-08.09-001

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identifica en día, mes y año con

Secretaría General de la donde se conforma un consecutivo numérico y cronológico. Para facilitar la consulta se

modifiquen, suspendan o terminen los respetando el orden original en el

Por lo anterior, las dependencias encargadas de su tramitación tienen la obligación de enviar a correspondientes para su archivo y

. Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen una copia, en papel bond, color blanco,

. (Este formato se puede diseñar

rgen superior, dos interlíneas se ubica la mplearse negrilla para resaltar.

cierra cada año calendario. va centrado y se debe tener en

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Fecha: A un interlineado del número denúmeros el mes en letras Ejemplo

Archivo de contratos . Los originales de los contratos se conservan en ladonde se conforma un expediente por cada contrato. Para facilitaríndice numérico y temático. Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen o suspendan omismos se deben guardar en el expediente de cada contrato,cual se van produciendo. Por lo anterior, las dependencias encargadas de su tramitación tienen lala Secretaría General, tanto el original como los anexosconservación. Los anexos y actos relacionados con los contratos pueden ser los - Cotizaciones u ofertas en original - Hoja de vida (Persona natural) - Actas de inspección, modificación, aclaración, liquidación o entrega - Adiciones y aclaraciones − Certificados de Cámara de Comercio - Número Identificación Tributaria − Paz y salvos − Pólizas − Resoluciones de adjudicación − Apropiación presupuestal - Otras


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interlineado del número del contrato, la fecha se identifica

: CONTRATO 010-08-08.09-001


. Los originales de los contratos se conservan en ladonde se conforma un expediente por cada contrato. Para facilitar la consulta se elabora un índice numérico y temático.

Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen o suspendan omismos se deben guardar en el expediente de cada contrato, respetando el orden original en el

dependencias encargadas de su tramitación tienen la, tanto el original como los anexos correspondientes para su archivo y

Los anexos y actos relacionados con los contratos pueden ser los siguientes:

Cotizaciones u ofertas en original

Hoja de vida (Persona natural)

Actas de inspección, modificación, aclaración, liquidación o entrega

Certificados de Cámara de Comercio

Tributaria

Resoluciones de adjudicación

Apropiación presupuestal

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Código : 010-030-000

Fecha: 25/09/2012

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, Fax: 8348319, Celular: 3122973288

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identifica en día, mes y año con

. Los originales de los contratos se conservan en la Secretaría General la consulta se elabora un

Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen o suspendan o terminen los respetando el orden original en el

dependencias encargadas de su tramitación tienen la obligación de enviar a correspondientes para su archivo y

siguientes:

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ESQUEMA ELABORACIÓN RESOLUCIONES


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ESQUEMA ELABORACIÓN RESOLUCIONES

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ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Procedimiento mediante el en cumplimiento de sus funciones. Para el caso de la Alcaldíacorrespondencia para la institución deben ser atendidos (con la creación de la Ventanilla Única de Correspondenciamisma corresponda efectivamente para latraiga los anexos si es el caso;para tenerlo en cuenta al momento de darle tramite o respuestacorrespondencia en otra dependencia Una vez se revisan los sobres, separar lo que corresponda a cartas que se radicarán,requieren radicación. La correspondencia se radica le da el número de radicadooficina, municipio y fecha, espacio para el Se procede a dar el número respectivo de acuerdo con numeracióndando con el numerador automático, se leedependencia le compete el tramite (deben leer detenidamente para que asignen documental en que se guardarádependencias, de acuerdo con sus funciones y la estructuradependencia de la Alcaldíacorrespondencia, ejemplo


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ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera oen cumplimiento de sus funciones.

Alcaldía, se recepciona en el archivo central y todas las personas quecorrespondencia para la institución deben ser atendidos por quien desempeñe dichas funciones

de la Ventanilla Única de Correspondencia); allí se procede a revisar que la misma corresponda efectivamente para la entidad, que la correspondencia venga firmada y que

el caso; si falta alguno de estos aspectos se hace la referencia del caso para tenerlo en cuenta al momento de darle tramite o respuesta. Queda prohibido elcorrespondencia en otra dependencia o personal no autorizado.

Una vez se revisan los sobres, paquetes y demás documentos que lleguen,separar lo que corresponda a cartas que se radicarán, paquetes y otros envíos que no

La correspondencia se radica con el sello de la taquilla única de correspondencia y el sello le da el número de radicado (radicador), el cual consta de los siguientes datos:

, espacio para el número de radicación,

Se procede a dar el número respectivo de acuerdo con numeracióndo con el numerador automático, se lee detenidamente el documento para determinar

dependencia le compete el tramite (deben leer detenidamente para que asignen guardará el documento los diferentes asuntos que

dependencias, de acuerdo con sus funciones y la estructura orgánica), Para ello cada Alcaldía tiene asignado un código que la identifica para efectos de

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ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

cual un organismo o sujeto productor, genera o recibe documentos

y todas las personas que traen por quien desempeñe dichas funciones

allí se procede a revisar que la entidad, que la correspondencia venga firmada y que

hace la referencia del caso Queda prohibido el recibo de

paquetes y demás documentos que lleguen, se procede a paquetes y otros envíos que no

de correspondencia y el sello que consta de los siguientes datos: Nombre de la

Se procede a dar el número respectivo de acuerdo con numeración consecutiva que se va detenidamente el documento para determinar a qué

dependencia le compete el tramite (deben leer detenidamente para que asignen la serie los diferentes asuntos que manejan las

orgánica), Para ello cada código que la identifica para efectos de

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DEPENDENCIA ALCALDIA SECRETARIA DE GOBIERNOCOMISARIA INSPECCIÓN DE POLICÍA Y TRANSITOALMACEN ARCHIVO MUNICIPAL DIRECCION LOCAL DE SALUDSECRETARIA DE HACIENDA SECRETARIA DE PLANEACION EXTENSOPM CULTURALBIBLIOTECA ESCUELA DE MUSICA Y las demás pertenecen a cada secretarí Antes de enviar la documentación a la dependencia respectiva se procede ainformación en una base de datosentregarla a cada dependencia, términos es el correo electrónicodiariamente, este procedimiento se hace todos lostarde. Para la correspondencia enviada por las dependencias se reciben en el archivo central de 8:00 AM hasta las 5:00 PM como lo estipula la medio del cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones a través de la Ventanilla Única TRÁMITE Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Una vez cada dependencia ha recibido la correspola mayoría de comunicaciones generan una respuesta, laque le está dando trámite siguiendo laselaboración, en original y dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivoacuerdo con Resolución requerir el envío de una comunicación al medio externo, la generan colocando el código de sudependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para


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CODIGO 010

GOBIERNO 100 110

INSPECCIÓN DE POLICÍA Y TRANSITO 120 130 140

DIRECCION LOCAL DE SALUD 200 SECRETARIA DE HACIENDA 300 SECRETARIA DE PLANEACION 400 EXTENSOPM CULTURAL 500

510 520

pertenecen a cada secretaría con su código correspondiente

Antes de enviar la documentación a la dependencia respectiva se procede ainformación en una base de datos.. Una vez digitada o registrada la información

cada dependencia, la constancia de que fue entregada la correspondencia en sus electrónico, ya que cada funcionario debe de revisar su correo

, este procedimiento se hace todos los días a las 08:00 horas.

Para la correspondencia enviada por las dependencias se reciben en el archivo central de 8:00 AM hasta las 5:00 PM como lo estipula la RESOLUCIÓN N° 222 de dmedio del cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones a

nica de Correspondencia.

TRÁMITE Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Una vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar ella mayoría de comunicaciones generan una respuesta, la cual es elaborada por la dependencia que le está dando trámite siguiendo las normas ICONTEC ya descritas en este manual para su

dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivoacuerdo con Resolución 222 sólo pueden firmar los funcionarios autorizados para ello.

comunicación al medio externo, la generan colocando el código de sudencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para

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correspondiente

Antes de enviar la documentación a la dependencia respectiva se procede a digitar la . Una vez digitada o registrada la información se procede a

la constancia de que fue entregada la correspondencia en sus , ya que cada funcionario debe de revisar su correo

horas. y a las 5:00 de la

Para la correspondencia enviada por las dependencias se reciben en el archivo central de 8:00 RESOLUCIÓN N° 222 de d iciembre 11 de 2010 por

medio del cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones a

ndencia procede a dar el trámite respectivo, cual es elaborada por la dependencia

normas ICONTEC ya descritas en este manual para su dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo (de

los funcionarios autorizados para ello. al comunicación al medio externo, la generan colocando el código de su

dencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para firmar.

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El juego del original y las dos copias deben hacerse llegar respectiva, NOTA: Queda prohibido el uso de la papelería institucional no cumpla estos lineamientos; la papelería es sólo para Una vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas,radicarla (colocar el número consecutivo de despachanexos si los hay y se despachason entregados directamente por el mensajero. La primera copia se guarda en elde correspondencia despachada qucopia se devolverá a la oficina productora para el archivo correspondiente en la serie documental respectiva. Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe serdependencia que le dio trámite de acuerdo con la serie CONSULTA Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia,consultar la información contenida en loscopia de los mismos. Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cadade requerir consultas de documentación de otrafuncionario, éste deberá solicitar Se debe tener en cuenta la normatividad sobre reserva de algunosla Alcaldía las historias laboralessegura custodia. RETENCIÓN Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecergestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizadoArchivo Central, tal como se consigna en la


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El juego del original y las dos copias deben hacerse llegar al archivo central

: Queda prohibido el uso de la papelería institucional para producirno cumpla estos lineamientos; la papelería es sólo para trámites institucionales

Una vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas,radicarla (colocar el número consecutivo de despacho), luego se empaqueta el original con anexos si los hay y se despacha por el correo o mensajería; casos excepcionales y de urgencia

directamente por el mensajero. La primera copia se guarda en elde correspondencia despachada que se guardará en la Unidad de Información y la segunda copia se devolverá a la oficina productora para el archivo correspondiente en la serie

Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe serdependencia que le dio trámite de acuerdo con la serie documental.

Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia,consultar la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario

Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cada dependencia, para el caso de requerir consultas de documentación de otra dependencia a la que corresponda el funcionario, éste deberá solicitar autorización al jefe respectivo.

Se debe tener en cuenta la normatividad sobre reserva de algunos documentos, para el caso de las historias laborales y planos deben ser de absoluta reserva y requieren una

términos de tiempo en que los documentos deben permanecergestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizado su trámite administrativo o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental.

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al archivo central para la radicación

para producir correspondencia que trámites institucionales

Una vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas, se procede a o), luego se empaqueta el original con

; casos excepcionales y de urgencia directamente por el mensajero. La primera copia se guarda en el consecutivo

de Información y la segunda copia se devolverá a la oficina productora para el archivo correspondiente en la serie

Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe ser archivada en la

Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia, persona natural, etc.) a documentos de archivo y de ser necesario a obtener

dependencia, para el caso dependencia a la que corresponda el

documentos, para el caso de deben ser de absoluta reserva y requieren una

términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de su trámite administrativo o en el

Tabla de Retención Documental.

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El tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central estánecesidad de utilización de la información, la cual estáy a las leyes, Normas existentes que regulen el trámite y/o la disposició Para el caso de la alcaldíaTabla de Retención Documental. ALMACENAMIENTO Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadascajas) que se identifican con la correspondientesubserie, nombre del expediente, fechas extremas y número de folios. La disposición física de los documentos ha de realizarse en los elementos,apropiados a la frecuencia del uso en atención a lasen todos los casos su conservación física, con el fin de mantenerlos íntegros tanto en su estructura física como en su contenido.RECUPERACIÓN Consiste en localizar el documento con miras a obtener la informaciónmanera eficiente y eficaz. La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad deconsulta y descripción. Los archivos implementaranelaborar guías, inventarios,naturaleza de estos y de acuerdo a las prioridades del servicio.respectivos registros de transferencpréstamo de documentos, PROTECCIÓN La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar parafísica de los documentos, lo mismo que del manejo Para el primer caso, se requiere implementar programas de conservacióndocumentos. Para la protección de la información hay que partir del hecho que todaacceder a los documentos públicos en los términosConstitución Política. Los archivos


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de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central estánecesidad de utilización de la información, la cual está determinada por la propia administración

existentes que regulen el trámite y/o la disposició

alcaldía, los tiempos de retención y la disposición finalTabla de Retención Documental.

Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadasse identifican con la correspondiente signatura topográfica, nombre de la serie y/o

expediente, fechas extremas y número de folios.

La disposición física de los documentos ha de realizarse en los elementos,ados a la frecuencia del uso en atención a las diferentes fases del ciclo vital, procurando

conservación física, con el fin de mantenerlos íntegros tanto en su física como en su contenido.

r el documento con miras a obtener la información

La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad deconsulta y descripción. Los archivos implementaran programas de descripción archivista a fin de elaborar guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo a la

de estos y de acuerdo a las prioridades del servicio. Así mismo, se llevaran los respectivos registros de transferencia, relaciones de entrega, libros de registro, libros de

radicadores, tabla de retención, entre otros.

La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar paradocumentos, lo mismo que del manejo de la información.

Para el primer caso, se requiere implementar programas de conservación

Para la protección de la información hay que partir del hecho que toda der a los documentos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la

Constitución Política. Los archivos garantizaran el derecho a la intimidad personal y familiar,

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de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central está condicionado a la determinada por la propia administración

existentes que regulen el trámite y/o la disposición final.

los tiempos de retención y la disposición final se definirán en la

Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadas (legajos, carpetas, signatura topográfica, nombre de la serie y/o

La disposición física de los documentos ha de realizarse en los elementos, muebles y depósitos diferentes fases del ciclo vital, procurando

conservación física, con el fin de mantenerlos íntegros tanto en su

r el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de

La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de control, de descripción archivista a fin de

catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo a la Así mismo, se llevaran los

de entrega, libros de registro, libros de

La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la integridad

Para el primer caso, se requiere implementar programas de conservación preventiva de

persona tiene derecho a consagrados por el artículo 74 de la

garantizaran el derecho a la intimidad personal y familiar,

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honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la ConstiLey. Igualmente, se podrá establecer restricción especial para el acceso ade conservación presente notable deterioro, encontenida en estos medianteautenticidad cuando fuere el caso de conformidad con el dispuesto en el artículo 20 de laConstitución Nacional. Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar losArchivo de Gestión o en el Central, después detomar la decisión para su disposición final. DISPOSICION FINAL Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental paraadministrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y siEntidad. Si dichos documentosinvestigación, la ciencia, la cultura o la historia integrarán el archivo histórico de l ELIMINACION Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayanadministrativos, legal, fiscal, técnico, contable y quela investigación retrospectiva ocultura. El proceso de eliminación se ajustará a la valoración documental que estaráTabla de Retención de la entidad, adoptada por eleliminación se hará por picado. CONSERVACION PERMANENTE Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos queorígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, losrealizaciones del órgano productor yarchivo es quien evalúa losen forma permanente en el Archivo Histórico.


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nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Consti

Igualmente, se podrá establecer restricción especial para el acceso a de conservación presente notable deterioro, en este caso se suministrarácontenida en estos mediante cualquier sistema de reproducción (Fotocopia), certificando su

cuando fuere el caso de conformidad con el dispuesto en el artículo 20 de la

Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos ya sea en el ón o en el Central, después de perdida su vigencia administrativa para luego

disposición final.

Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental paralegal, contable, o técnico y si previo estudio del Comité de Archivo de la

Entidad. Si dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir que interesen para la la ciencia, la cultura o la historia integrarán el archivo histórico de l

Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayanadministrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que además no represente ningún interés para la investigación retrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o la

El proceso de eliminación se ajustará a la valoración documental que estaráTabla de Retención de la entidad, adoptada por el correspondiente Comité de Archivo. La

ión se hará por picado.

CONSERVACION PERMANENTE

Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos queorígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las

del órgano productor y que tiene valor testimonial. En la los valores de los documentos para definir cuáles deben conservarse

permanente en el Archivo Histórico.

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nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la

documentos cuyo estado este caso se suministrará la información

ción (Fotocopia), certificando su cuando fuere el caso de conformidad con el dispuesto en el artículo 20 de la

documentos ya sea en el perdida su vigencia administrativa para luego

Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar los valores previo estudio del Comité de Archivo de la

adquieren valores secundarios, es decir que interesen para la la ciencia, la cultura o la historia integrarán el archivo histórico de la Alcaldía

Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayan perdido sus valores además no represente ningún interés para

carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o la

El proceso de eliminación se ajustará a la valoración documental que estará expresada en la correspondiente Comité de Archivo. La

Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los procedimientos, las operaciones y las

En la Alcaldía, el comité de valores de los documentos para definir cuáles deben conservarse

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6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Son un listado de series, recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimientoasignan el tiempo de permanencia en cada

BENEFICIOS CON LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION

Para la Administración:

• Facilitan el manejo de la información.• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.• Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

ellas estipulados. • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

permanente. • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental sonporque:

� Permiten el manejo integral de los documentos.� Facilitan la organización� Controlan la producción y trámite documental.� Identifican y reflejan las funciones institucionales.� Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los

En volumen adicional se presenta la TABLA DE RETENCIÓNMunicipal, documento estructurado con base en la estructura orgánica y lasdependencia. 7. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Los archivos de gestión se Documental y teniendo en cuenta los principios de procedencia ylos documentos y la normatividad archivística.


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6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Son un listado de series, subseries sus correspondientes tipos documentalesrecibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

CON LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION

Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases deSirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental son

Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto deControlan la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los

n adicional se presenta la TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL de la documento estructurado con base en la estructura orgánica y las

7. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Los archivos de gestión se organizarán de conformidad con las Tablas deDocumental y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

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sus correspondientes tipos documentales (producidos o de sus funciones) a las cuales se

CON LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales

de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

DOCUMENTAL de la Alcaldía documento estructurado con base en la estructura orgánica y las funciones de cada

organizarán de conformidad con las Tablas de Retención orden original, el ciclo vital de

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Los Jefes de todas las dependencias de la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de Criterios para la organización de archivos de gesti ón 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la TablaDocumental debidamente estructurada y aprobada por el 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series ycorrespondientes a cada dependencia. 3. La ubicación física de los tipos documentales se ordenarán de taltrámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primerse encontrará al abrir la carpeta y la fecha más 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales deestarán debidamente foliados con el fin de 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,forma que permita su ubicación y recuperación,serie, subserie, número de expediente, número de folios y 6. Las Transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad conTabla de Retención Documental, de acuerdo con elrecomendaciones que paraadministración de los documentos), diligenciando el formato único deregulado por el Archivo General de la Nación.7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:cuando se trate de transferencias primarias,respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda,consecutivo de caja, número del expedientes y fec Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla dedependencias y por lo tanto podrán serdejando constancia en Acta suscrita por el respectivo Consulta de documentos. otras dependencias o de losdocumentos cualquiera que sea su soporte. Si el intefotocopias, éstas serán a su costa y


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Los Jefes de todas las dependencias de la Alcaldía serán responsablesorganización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia.

Criterios para la organización de archivos de gesti ón

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la TablaDocumental debidamente estructurada y aprobada por el Consejo Municipal de Archivos

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series ycorrespondientes a cada dependencia.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformacióntipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los

documento con la fecha más antigua de producción será el primerará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales deestarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: dependencia,

de expediente, número de folios y fechas extremas.

6. Las Transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad conTabla de Retención Documental, de acuerdo con el Plan de Transferencias y la metodología y recomendaciones que para tal fin establezca la Unidad de Información (o el responsable de laadministración de los documentos), diligenciando el formato único deregulado por el Archivo General de la Nación. 7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código cuando se trate de transferencias primarias, dependencia, legajos identificados con su número

cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda,consecutivo de caja, número del expedientes y fechas extremas de los mismos.

Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto podrán ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,

en Acta suscrita por el respectivo jefe de la dependencia.

Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a losdocumentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas serán a su costa y deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva

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serán responsables de velar por la gestión de su dependencia.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Consejo Municipal de Archivos.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

documentos responderá a la conformación de los expedientes, los manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los

documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, facilitar su ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal dicha información general será: dependencia,

fechas extremas.

6. Las Transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Plan de Transferencias y la metodología y

Información (o el responsable de la administración de los documentos), diligenciando el formato único de inventario documental,

código de la dependencia dependencia, legajos identificados con su número

cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número extremas de los mismos.

Retención Documental de las eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,

jefe de la dependencia.

archivos de gestión, por parte de ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los

que se le expidan copias o deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva

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dependencia o por el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo secuando la información no tenga car Préstamo de documentos para trámites internos. expediente a otra dependencia en calidadllevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa delexpediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira elperentorio para su devolución. Vencido el plazo,deberá hacer exigible su devolución inmediata. Inventario documental. Para asegurar el control de los documentostodas las dependencias de la universidadproduzcan en ejercicio de por el Archivo General de la Nación. 8. UNIDAD DE INFORMACIÓN Con el fin de administrar el patrimonio documental de la central, esta oficina controlará la gestión documental y será la encargadaArchivos Central e Histórico una vez se organicen. Debe estar ubicada en un espacio de fácil acceso al público, de talmensajeros y quienes traigan o se acerquen a Estará a cargo de un responsable, un auxiliarlos puestos de trabajo de los funcionarios que estarían en la ubicar de manera óptima los puestos para: una recepción de documentos, despachodocumentos, correspondencia, unorganización física de los archivos central e histórico. La organización de los archivos de gestión,asesoría del líder del archivo central. 2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentremitidos por una persona natural o jurídica.


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el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo secuando la información no tenga carácter de reservado conforme la Constitución o a las Leyes.

Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá

que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa delexpediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira elperentorio para su devolución. Vencido el plazo, el funcionario responsable por la dependenc

su devolución inmediata.

Para asegurar el control de los documentostodas las dependencias de la universidad elaborarán los inventarios de los documentos que

sus funciones en el formato único de inventariopor el Archivo General de la Nación.

8. UNIDAD DE INFORMACIÓN

Con el fin de administrar el patrimonio documental de la alcaldía se tiene controlará la gestión documental y será la encargada

Archivos Central e Histórico una vez se organicen.

ubicada en un espacio de fácil acceso al público, de talmensajeros y quienes traigan o se acerquen a recoger correspondencia ubica

Estará a cargo de un responsable, un auxiliar. Se requiere acondicionar un espacio amplio para los funcionarios que estarían en la oficina; de tal forma que se puedan

óptima los puestos para: una recepción de documentos, despachoocumentos, correspondencia, un archivador y un espacio con estantería abierta para

organización física de los archivos central e histórico.

La organización de los archivos de gestión, central e histórico requieren de laasesoría del líder del archivo central.

2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentremitidos por una persona natural o jurídica.

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el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá conforme la Constitución o a las Leyes.

que se requiera trasladar un de préstamo, la dependencia productora deberá

que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término

el funcionario responsable por la dependencia

Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases elaborarán los inventarios de los documentos que

sus funciones en el formato único de inventario documental regulado

tiene organizado el archivo controlará la gestión documental y será la encargada de custodiar los

ubicada en un espacio de fácil acceso al público, de tal manera que todos los correspondencia ubican fácilmente.

Se requiere acondicionar un espacio amplio para ; de tal forma que se puedan

óptima los puestos para: una recepción de documentos, despacho de archivador y un espacio con estantería abierta para la

central e histórico requieren de la coordinación y

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas con las formalidades que establezca la ley. Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12.las comunicaciones recibidas y enviadas. ACTIVIDADES Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regen los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

• Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

• Recibo de documentos oficia• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.• Constancia de recibo (sello, radicador).

1. Radicación de documentos

• Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN la fecha y hora de recibo o de envío.

• Impresión de rótulo de la radicación.• Registro impreso de planillas de radicación y control.


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Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003

Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,

cuerdo AGN 060 de 2001 . Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regen los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo (sello, radicador).

1. Radicación de documentos

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control.

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Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son mediante orden judicial, en los casos y

Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 .

Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,

Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el

y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos 060 de 2001, dejando constancia de

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2. Registro de documentos

• Recibo de documentos oficiales.• Verificación y confrontación • Constancia de recibo.• Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales

como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

• Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995 , sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001 . Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. ACTIVIDADES La distribución se relaciona con el flujo de Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos

• Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. • Clasificación de las comunicaciones.• Organización de documentos en buzones o casilleros.


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2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.


sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Utilización del correo para el envío de información.

Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen

. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros.

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de folios, copias, anexos, firmas.

Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o

Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

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• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.• Reasignación de documentos mal direccionados.• Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

• Identificación de dependencias.• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.• Registro de control de

3. Distribución de documentos enviados

• Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

• Control del cumplimiento de requisito• Métodos de empaque y embalaje.• Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.• Control de devoluciones.• Organización mensajería externa.• Registro de control de envío de documentos.

2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autpor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982 . Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995 .


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Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.

2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de


Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autpor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

Reglamentación trámite peticiones.

Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

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Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

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Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitucorreo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaadministrativos. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite

• Confrontación y dilige• Identificación del trámite.• Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.• Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

• Trámites a que haya lugar con asunto.

DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 4 de 1913 . Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al


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Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001 . Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud o trámite

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del

DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos


Sobre régimen político y municipal. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por

inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al

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Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la des y sus respectivas respuestas por medio de

ciones, numeración de actos

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

nciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

la producción de documentos hasta la culminación del

DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al

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efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen,cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglarchivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Ley 80 de 1993 . Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones aprescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Código de Comercio. Artículo 60 . Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lasiempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional.Artículo 36. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de 1994Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija Acuerdo AGN 09 de 1995 Acuerdo AGN 12 de 1995de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”


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efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen,cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.

El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglarchivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20)

. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la

ia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará

cumplimiento de las formalidades anteriores.

Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.

Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional.

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994 . A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de

Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones

Acuerdo AGN 09 de 1995 . Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995 . “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

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efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.

El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley

prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20)

. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,

pso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la

ia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará

Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.

Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan

A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de las funciones.

e modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

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Acuerdo AGN 09 de 1997 Acuerdo AGN 16 de 2002 Acuerdo AGN 037 de 2002contratación de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002.aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 041 de 2002liquiden, fusionen, supriman o privat Acuerdo AGN 042 de 2002.archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan General de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación Acuerdo AGN 02 de 2004acumulados. Circular AGN 07 de 2002.Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Circular AGN- DAFP No. 004 de 2003. Circular AGN 012 AGN- DAFP de 2004. Circular AGN 01 de 2004. Resolución AGN 147 de 1997.Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución AGN 081 de 2001.actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.


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Acuerdo AGN 09 de 1997 . Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002 . Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002 . Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General

Acuerdo AGN 041 de 2002 . Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003 . Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación

Acuerdo AGN 02 de 2004 . Establece los lineamientos para la organización de fondos

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.

DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la ción de la Tabla de Retención Documental del AGN.

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Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Establece especificaciones técnicas y requisitos para la

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General

Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Establece los lineamientos para la organización de fondos

Organización y Conservación de los documentos de archivo de las

Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Organización de historias laborales.

Organización de historias laborales.

Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la

Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la

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Resolución AGN 183 de 2004.Archivo del Archivo General de la Nación. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico Actividades:

• Identificación de unidades administrativas y funcionales. • Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.• Conformación de series y subseries documentales.• Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo va

documentos de apoyo.• Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades:

• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.• Conformación y apertura de expedientes.• Determinación de los sistemas de ordenación.• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.• Foliación.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación


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Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

Norma General para la Descripción Archivística.

a sobre Medición de Archivos.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad” (GRGA).

Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo vadocumentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la

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Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los

Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la

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Actividades:

• Análisis de información y extracción de • Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Índices. • Actualización permanente de instrumentos.

Para el caso de la descripción archivística, la ISAD(G), Norma Internacional General de la Descripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina lformulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7.control de la descripción. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en lamateria documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental” La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Actividades:

• Elaboración de inventarios • Organización y entrega de transferencias documentales.• Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.


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Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Actualización permanente de instrumentos.

Para el caso de la descripción archivística, la ISAD(G), Norma Internacional General de la trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin

tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina lformulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción.

de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7.

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos.

Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental”

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar s funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación

fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o

Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

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Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Para el caso de la descripción archivística, la ISAD(G), Norma Internacional General de la trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin

tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la

de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7. Área de

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de

s entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas

Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar s funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación

fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o

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POR MEDIO DEL CUAL SE ESTABLECEN LAS NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES A TRAVÉS DE LA CORRESPONDENCIA EN EL MUNICIPIO DE SAN L

Artículo 2°. Objetivo. Por la presente resolución determina las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones en el Municipio y se establecen los criterios deRecepción, radicación y distribución de la correspondencia, su organización física, al las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la entidad. Artículo 3°. Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Artículo 4°. Definiciones. Para los efectos de la presente Resolución deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos: a) Comunicaciones Oficialesfunciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado y autorizado por la Ley; b) Comunicaciones no oficialesentidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones; c) Correspondencia . Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales; d) Documento Original : Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad; e) Documento Público : Es el producido o tramitado por el funcionario público, en ejercicio de su cargo o con su intervención; f) Radicación de comunicaciones oficialesentidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,


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RESOLUCIÓN 222 DE 2010.

CUAL SE ESTABLECEN LAS NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES A TRAVÉS DE LA VENTANILLA ÚNICA DE

ESPONDENCIA EN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS

CAPÍTULO I

CONCEPTOS GENERALES

Por la presente resolución determina las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones en el Municipio y se establecen los criterios deRecepción, radicación y distribución de la correspondencia, su organización física, al las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la entidad.

. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios que rigen la administración pública de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

. Para los efectos de la presente Resolución deben tenerse en cuenta

Comunicaciones Oficiales : Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado y

Comunicaciones no oficiales . Son todas las de carácter privado, que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las

. Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales;

: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;

: Es el producido o tramitado por el funcionario público, en ejercicio de tervención;

Radicación de comunicaciones oficiales : Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,

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CUAL SE ESTABLECEN LAS NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO NICA DE

Por la presente resolución determina las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones en el Municipio y se establecen los criterios de Recepción, radicación y distribución de la correspondencia, su organización física, al igual que las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las

. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se en los principios que rigen la administración pública de igualdad,

moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

. Para los efectos de la presente Resolución deben tenerse en cuenta

: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado y

Son todas las de carácter privado, que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las

. Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales;

: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

: Es el producido o tramitado por el funcionario público, en ejercicio de

: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,

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dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el procumplir su trámite dentro de los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas,del área de correspondencia, por lo tanto ningún funcionario de la Administración, puede recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias. 1. Comunicaciones Oficiales Recibidas: área de correspondencia, dirigida al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales, a través del correo o entregada en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios, informes, telegramas, fax, etLas comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y Mensaje de datos, bajo los siguientes conceptos: a) Comunicación Reservada o Confidencial: del área de correspondencia, dicalidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial o reservado; b) Mensaje de Datos: Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico serán administradas por el área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite, como se explica más adelante en la presente Resolución. 2. Comunicación Oficia l Enviada (S): dependencia del Municipio dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas y se tramitará a través del área de correspondencia. 3. Comunicaciones Internas (I): de distintas dependencias del Municipio por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los memorandos y las circulares Las comunicaciones externassistema de radicación de la Entidad. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración partiendo de 0001. Dicho número será independiente al número de para unir los trámites en la Entidad.


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dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el procumplir su trámite dentro de los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del área de correspondencia, por lo tanto ningún funcionario de la Administración, puede recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias.

Comunicaciones Oficiales Recibidas: Son las comunicaciones que ingresan a través del área de correspondencia, dirigida al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales, a través del correo o entregada en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios, informes, telegramas, fax, etc. Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y Mensaje de datos, bajo los siguientes conceptos:

Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a través del área de correspondencia, dirigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita

de confidencial o reservado;

Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios

e sean recibidas a través de correo electrónico serán administradas por el área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite, como se explica más adelante en la presente Resolución.

l Enviada (S): Es la comunicación que se produce en cualquier dependencia del Municipio dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas y se tramitará a través del área de correspondencia.

Comunicaciones Internas (I): Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios de distintas dependencias del Municipio por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los memorandos y las circulares internas.

Las comunicaciones externas (S) e internas (I) generan su propio consecutivo y registro en el sistema de radicación de la Entidad. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración partiendo de 0001. Dicho número será independiente al número de para unir los trámites en la Entidad.

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dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar y cumplir su trámite dentro de los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

enviadas y radicadas a través del área de correspondencia, por lo tanto ningún funcionario de la Administración, puede recibir

caciones que ingresan a través del área de correspondencia, dirigida al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales, a través del correo o entregada en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios,

Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y Mensaje de

Son las comunicaciones que ingresan a través rigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en

calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita

Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios

e sean recibidas a través de correo electrónico serán administradas por el área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su

Es la comunicación que se produce en cualquier dependencia del Municipio dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales

Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios de distintas dependencias del Municipio por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los

generan su propio consecutivo y registro en el sistema de radicación de la Entidad. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración partiendo de 0001. Dicho número será independiente al número de radicación que se utiliza

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4. Correspondencia Personal: título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el Parágrafo 1°. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, el área de correspondencia recibirá por un periodo 30 días calendario su correspondencia personal, esto con el fin de permitirle actualizar su nueva dirección. Cumplido este pecorrespondencia en la Entidad.

DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Artículo 5°. Funciones del área de Correspondencia (Archivo)las comunicaciones oficiales incumplimiento de sus actividades administrativas y misionales. Artículo 6°. Ventanilla Únicatravés de la ventanilla única ubicada e Artículo 7°. Horario de Atención y recepción: de días, martes, miércoles, jueves y viernes; el día sábado de 8 AM hasta las Parágrafo 1°. Entrega dcomunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán llevadas al archivo central en el mismo horario y frecuencia establecida debidamente diligenciado. Artículo 8°. Radicación: Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administración deben ser radicadas en la ventanilla única de Correspondencia, área que identificará y asignará tanto el trámite como la dependencia responsable dirigirlas correctamente y se cumplirá el siguiente procedimiento: a) Medidas de seguridad: Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas espaquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas: ▪ Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.▪ Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.


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Correspondencia Personal: Son aquellas comunicaciones que se reciben en la Entidad a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo

nirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el

Parágrafo 1°. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, el área de correspondencia recibirá por un periodo 30 días calendario su correspondencia personal, esto con el fin de permitirle actualizar su nueva dirección. Cumplido este período no será recibida dicha correspondencia en la Entidad.

CAPITULO II

DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Funciones del área de Correspondencia (Archivo). Recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la Entidad en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.

Ventanilla Única: La recepción de las comunicaciones oficiales se hará siempre a través de la ventanilla única ubicada en el primer piso del Palacio municipal oficina N° 110

Horario de Atención y recepción: de 8:00 AM a 12 M y de 2 PM a las 5,00 PM los jueves y viernes; el día sábado de 8 AM hasta las

Entrega de las comunicaciones por parte de las dependencias: comunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán llevadas al archivo central en el

horario y frecuencia establecida debidamente diligenciado.

: Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administración deben ser radicadas en la ventanilla única de Correspondencia, área que identificará y asignará

dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso con el fin de dirigirlas correctamente y se cumplirá el siguiente procedimiento:

Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas espaquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:

Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.

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Son aquellas comunicaciones que se reciben en la Entidad a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo

nirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el Municipio.

Parágrafo 1°. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, el área de correspondencia recibirá por un periodo 30 días calendario su correspondencia personal, esto con el fin de

ríodo no será recibida dicha

DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

. Recibir, radicar y distribuir todas ternas y externas que se generen por parte de la Entidad en

: La recepción de las comunicaciones oficiales se hará siempre a n el primer piso del Palacio municipal oficina N° 110

8:00 AM a 12 M y de 2 PM a las 5,00 PM los jueves y viernes; el día sábado de 8 AM hasta las 3 PM

e las comunicaciones por parte de las dependencias: Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán llevadas al archivo central en el

: Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administración deben ser radicadas en la ventanilla única de Correspondencia, área que identificará y asignará

de iniciar y orientar el proceso con el fin de

Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas especiales con aquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:

Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.

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▪ Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.▪ Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre; b) Abrir la comunicación; c) Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario; d) Revisar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si corresponda la información con el original; cuando fuere el caso; e) Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación; f) Asignar un número de consecutivo (NUR) númercon constancia de fecha y hora de recibo. Parágrafo 1°. La correspondencia personal invitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el(libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámite por parte del Municipio. Parágrafo 2°. Cuando una comunicación no esté firma da ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en el sistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir. Parágrafo 3°. Está prohibido realizar la reserva de números de radicación, así mismo cudetecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados se anularán, realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con la respectiva justificación y firma del jefe del archivo, asegurando dprincipio de transparencia en la actuación administrativa. Parágrafo 4°. Todos los funcionarios que proyecten un documento serán responsables y encargados de asignar los códigos del trámite y de la actividad de que trate elacuerdo con las Tablas de Retención Documental.


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sin datos del remitente o para devolución de correo.Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre;

Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario;

ar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si corresponda la información con el original; cuando fuere el caso;

Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación;

Asignar un número de consecutivo (NUR) número Único de Radicación a cada comunicación, con constancia de fecha y hora de recibo.

Parágrafo 1°. La correspondencia personal -extractos bancarios, notificaciones judiciales, invitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el(libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámite

Parágrafo 2°. Cuando una comunicación no esté firma da ni presente el nombre del responsable e su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en el

sistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.

Parágrafo 3°. Está prohibido realizar la reserva de números de radicación, así mismo cudetecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados se anularán, realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con la respectiva justificación y firma del jefe del archivo, asegurando de esta forma, la aplicación del principio de transparencia en la actuación administrativa.

Parágrafo 4°. Todos los funcionarios que proyecten un documento serán responsables y encargados de asignar los códigos del trámite y de la actividad de que trate elacuerdo con las Tablas de Retención Documental.

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sin datos del remitente o para devolución de correo. Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre;

Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario;

ar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si corresponda la

o Único de Radicación a cada comunicación,

extractos bancarios, notificaciones judiciales, invitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el material bibliográfico (libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámite

Parágrafo 2°. Cuando una comunicación no esté firma da ni presente el nombre del responsable e su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en el

sistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.

Parágrafo 3°. Está prohibido realizar la reserva de números de radicación, así mismo cuando se detecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados se anularán, realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con la

e esta forma, la aplicación del

Parágrafo 4°. Todos los funcionarios que proyecten un documento serán responsables y encargados de asignar los códigos del trámite y de la actividad de que trate el mismo, de

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De la Dirección, Registro y Entrega de las Comunica ciones Recibidas

Artículo 9°. Dirección de las Comunicacionesreciban en la ventanilla única de correspondencia serán dirigidas a la dependencia correspondiente para realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las funciones establecidas. Artículo 10. Registro de las Comunicaciones: deben ser registradas en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos: a) Nombre de la persona o entidad remitente;b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s) para su trámite;c) Fecha de emisión del documento;d) Número de anexos; e) Número de radicación en el origen;f) Asunto de que trata el documento; Parágrafo 1°. Registro de Comunicaciones Reservadas o Confidenciales: comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de o confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase de comunicaciones. Artículo 11. Entrega de las Comunicaciones: de radicación, se imprimirán planillasdiferentes comunicaciones y se utilizarán carpetas, identificadas con el código de las oficinas. Parágrafo 1°. Recepción y Entrega de las Comunicaci ones por la oficina de Correspondencia. Con el fin de garantizar la entrega de la documentación por parte del funcionario encargado de la misma, la dependencia destinataria deberá firmar una planilla de constancia de recepción de la respectiva correspondencia. Parágrafo 2°. Distribución y Archivo de las Planillas de Registro de Comunicaciones. originales de las planillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de Correspondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por edependencia según lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Entidad.


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CAPITULO III


Dirección de las Comunicaciones: Las comunicaciones de carácter oficial que se ventanilla única de correspondencia serán dirigidas a la dependencia

correspondiente para realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las funciones

Registro de las Comunicaciones: Todas las comunicaciones oficiales recibideben ser registradas en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos:

a) Nombre de la persona o entidad remitente; b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s) para su trámite; c) Fecha de emisión del documento;

) Número de radicación en el origen; f) Asunto de que trata el documento;

Registro de Comunicaciones Reservadas o Confidenciales: comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de o confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase de

Entrega de las Comunicaciones: Una vez registrada la comunicación en el sistema de radicación, se imprimirán planillas de control para las dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones y se utilizarán carpetas, identificadas con el código de las oficinas.

Parágrafo 1°. Recepción y Entrega de las Comunicaci ones por la oficina de Correspondencia. e garantizar la entrega de la documentación por parte del funcionario encargado de

la misma, la dependencia destinataria deberá firmar una planilla de constancia de recepción de la respectiva correspondencia.

Distribución y Archivo de las Planillas de Registro de Comunicaciones. originales de las planillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de Correspondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por edependencia según lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Entidad.

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: Las comunicaciones de carácter oficial que se ventanilla única de correspondencia serán dirigidas a la dependencia

correspondiente para realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las funciones

Todas las comunicaciones oficiales recibidas deben ser registradas en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos:

Registro de Comunicaciones Reservadas o Confidenciales: De este tipo de comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de reservada o confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase de

Una vez registrada la comunicación en el sistema de control para las dependencias destinatarias de las

diferentes comunicaciones y se utilizarán carpetas, identificadas con el código de las oficinas.

Parágrafo 1°. Recepción y Entrega de las Comunicaci ones por la oficina de Correspondencia. e garantizar la entrega de la documentación por parte del funcionario encargado de

la misma, la dependencia destinataria deberá firmar una planilla de constancia de recepción de

Distribución y Archivo de las Planillas de Registro de Comunicaciones. Los originales de las planillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de Correspondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por esta dependencia según lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Entidad.

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De la Radicación y Registro de las Comunicaciones E nviadas Artículo 12. Radicación de las Comunicaciones Oficiales Enviadas. oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la Administración deberán ser radicadas en el área de Correspondencia (archivo) para luego ser remitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenidcorrespondencia deberán: a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s): nombre, cargo, entidad, dirección, piso, ciudad, departamento y país, apartado aéreo, fax o correo electrónico; b) Confrontar el número de anexos; c) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general de correspondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante; d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copi e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada, f) El área de correspondencia asignará un número comunicación, con constancia de fecha y hora; Artículo 13 . Trámite para la radicación de comunicaciones envdependencias: a) Ninguna comunicación debe ser numerada por la dependencia que la produce. El número de radicación será asignado en el área de correspondencia. Nota. No se debe colocar consecutivos diferentes al de la radicación causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones; b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos indicado;


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CAPITULO IV

De la Radicación y Registro de las Comunicaciones E nviadas

Radicación de las Comunicaciones Oficiales Enviadas. Todas las comunicaciones ficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la

Administración deberán ser radicadas en el área de Correspondencia (archivo) para luego ser remitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenid

a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s): nombre, cargo, entidad, dirección, piso, ciudad, departamento y país, apartado aéreo, fax o

ntar el número de anexos;

c) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general de correspondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante;

d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias;

e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada,

f) El área de correspondencia asignará un número consecutivo de radicado comunicación, con constancia de fecha y hora;

Trámite para la radicación de comunicaciones env

a) Ninguna comunicación debe ser numerada por la dependencia que la produce. El número de radicación será asignado en el área de correspondencia.

Nota. No se debe colocar consecutivos diferentes al de la radicación causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las

b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al área de Correspondencia, en el número

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De la Radicación y Registro de las Comunicaciones E nviadas

Todas las comunicaciones ficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la

Administración deberán ser radicadas en el área de Correspondencia (archivo) para luego ser remitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenido y el área de

a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s): nombre, cargo, entidad, dirección, piso, ciudad, departamento y país, apartado aéreo, fax o

c) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general de correspondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante;

consecutivo de radicado a cada

Trámite para la radicación de comunicaciones enviadas por parte de las

a) Ninguna comunicación debe ser numerada por la dependencia que la produce. El número de

Nota. No se debe colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las

b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad lleguen al área de Correspondencia, en el número

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c) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos correspondientes; d) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos,cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, el nombre de quien las proyectó, el nombre de quien las elaboró y la fecha de su elaboración. e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitudse debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma; f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos; g) Toda comunicación debe de estar debidamente firmada por el funcionario autorizado; h) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, a la dependencia correspondiente por parte del área de Correspondencia; Artículo 14. Registro de las comunicaciones Oficiales Enviadas: oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Correspondencia en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos: a) Nombre de la persona o entidab) Nombre de la dependencia de origenc) Nombre del funcionario que firma el documentod) Asunto del que trata el documentoe) Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.)f) Número de anexos g) Número de radicación del antecedente (si existe);

Artículo 15. La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará el Municipio a través de un operador de correo ordinario o certificado cuando su destino sea una ciudad del territorio nacional o el resto del mundo; y con mensajeros urbanos cuando el desticiudad de Medellín. Las dependencias deben indicar al área de correspondencia el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:


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c) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos

d) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos,cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, el nombre de quien las proyectó, el nombre de quien las elaboró y la fecha de su elaboración.

e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitudse debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma;

f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos;

omunicación debe de estar debidamente firmada por el funcionario autorizado;

h) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, a la dependencia correspondiente por parte del área de Correspondencia;

tro de las comunicaciones Oficiales Enviadas: Todas las comunicaciones oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Correspondencia en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos:

a) Nombre de la persona o entidad destinataria b) Nombre de la dependencia de origen c) Nombre del funcionario que firma el documento d) Asunto del que trata el documento e) Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.)

radicación del antecedente (si existe);

CAPITULO V

De la Gestión de Correo

La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará el Municipio a través de un operador de correo ordinario o certificado cuando su destino sea una ciudad del territorio nacional o el resto del mundo; y con mensajeros urbanos cuando el desti

Las dependencias deben indicar al área de correspondencia el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:

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c) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos

d) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos, cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, el nombre de quien las proyectó, el nombre de quien las elaboró y la fecha de su elaboración.

e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma;

f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos,

omunicación debe de estar debidamente firmada por el funcionario autorizado;

h) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, a la

Todas las comunicaciones oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Correspondencia en el

e) Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.)

La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará el Municipio a través de un operador de correo ordinario o certificado cuando su destino sea una ciudad del territorio nacional o el resto del mundo; y con mensajeros urbanos cuando el destino sea la

Las dependencias deben indicar al área de correspondencia el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:

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- Correo Normal: Consiste en el envíonacional con planilla de prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas. - Correo Especializado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional y con recibo como prueba de entrega ; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las prciudades intermedias. - Correo Certificado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectcomunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales. El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciud - Correo Internacional: Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países, está sujeto a convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante dependiendo del país a enviar. Relación de envíos y prueba de entrega: de Entrega de Comunicaciones urbanas y la prueba de entrega la constituye la nota de recibido dada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la Artículo 16. Devolución de Comunicaciones: emitida por la Administración sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente que determinará si solicitadevolución en la copia del consecutivo general de correspondencia.

Artículo 17. Los mensajes de datos recibidos y enviados por los correos electrónicos del Municipio, solo son comunicaciones oficiales, cuando se realice el respectivo trámite por la ventanilla única de correspondencia.


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Correo Normal: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional con planilla de prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades

oblaciones apartadas.

Correo Especializado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional y con recibo como prueba de entrega ; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 4 días hábiles a algunas

Correo Certificado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectcomunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos

El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas.

Correo Internacional: Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países, está sujeto a convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante

enviar.

Relación de envíos y prueba de entrega: Los envíos se relacionarán en la planilla de Control de Entrega de Comunicaciones urbanas y la prueba de entrega la constituye la nota de recibido dada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la persona natural según sea el caso.

Devolución de Comunicaciones: Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por la Administración sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente que determinará si solicita su reenvío o se archiva. Se dejará constancia de la devolución en la copia del consecutivo general de correspondencia.

CAPITULO VI

Mensaje de Datos

Los mensajes de datos recibidos y enviados por los correos electrónicos del Municipio, solo son comunicaciones oficiales, cuando se realice el respectivo trámite por la ventanilla única de correspondencia.

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de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional con planilla de prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades

Correo Especializado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional y con recibo como prueba de entrega ; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a

incipales ciudades y de 3 a 4 días hábiles a algunas

Correo Certificado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos

El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a las ades intermedias y poblaciones apartadas.

Correo Internacional: Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países, está sujeto a convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante

Los envíos se relacionarán en la planilla de Control de Entrega de Comunicaciones urbanas y la prueba de entrega la constituye la nota de recibido

persona natural según sea el caso.

Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por la Administración sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia

su reenvío o se archiva. Se dejará constancia de la

Los mensajes de datos recibidos y enviados por los correos electrónicos del Municipio, solo son comunicaciones oficiales, cuando se realice el respectivo trámite por la

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Artículo 18. Cuando una dependencia reciba un msolicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución por el correo electrónico institucional, está en la obligación de reenviarlo al área de correspondencia, para que ésta proceda a suParágrafo 1°. Cuando un funcionario de una dependen cia del municipio reciba una comunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, fax, etc., deberá, además de lo citado en el presente artículo, remitir copia mediante el correo electrónico interno al funcionario competente para su información, mientras se procede a radicar en correspondencia. Parágrafo 2°. El manejo de las comunicaciones relac ionadas con derechos de petición, independiente de su medio de recepción, se regirán por las normas y procedimientos aprobados y vigentes para tal fin al interior de la Entidad. Artículo 19. En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales será obligatorio verificar referencia, asunto y contenido; esto con el fin de garantizar que corresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de la Administración.

Artículo 20. La administración municipal General de gobierno, las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias. Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales de la cumplimiento de las normas aquí establecidas. Artículo 21. Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas o plantillas adoptadas se realizará mediante acto administrativo, previa nuevo documento, labor que coordinará el área de Correspondencia.


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Cuando una dependencia reciba un mensaje de datos que corresponda a una solicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución por el correo electrónico institucional, está en la obligación de reenviarlo al área de correspondencia, para que ésta proceda a su recepción, registro, radicación y trámite correspondiente.Parágrafo 1°. Cuando un funcionario de una dependen cia del municipio reciba una comunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, fax, etc., deberá, además de lo

te artículo, remitir copia mediante el correo electrónico interno al funcionario competente para su información, mientras se procede a radicar en correspondencia.

Parágrafo 2°. El manejo de las comunicaciones relac ionadas con derechos de petición, diente de su medio de recepción, se regirán por las normas y procedimientos aprobados

y vigentes para tal fin al interior de la Entidad.

En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales será ar referencia, asunto y contenido; esto con el fin de garantizar que

corresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de la

CAPITULO VII

Imagen Corporativa

La administración municipal adoptará, mediante Circular Interna de la Secretaría General de gobierno, las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias. Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales de la Entidad son los responsables de la aplicación y estricto cumplimiento de las normas aquí establecidas.

Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas o plantillas adoptadas se realizará mediante acto administrativo, previa divulgación y oficialización del nuevo documento, labor que coordinará el área de Correspondencia.

CAPITULO VIII

Firmas Responsables

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ensaje de datos que corresponda a una solicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución por el correo electrónico institucional, está en la obligación de reenviarlo al área de correspondencia,

recepción, registro, radicación y trámite correspondiente. Parágrafo 1°. Cuando un funcionario de una dependen cia del municipio reciba una comunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, fax, etc., deberá, además de lo

te artículo, remitir copia mediante el correo electrónico interno al funcionario competente para su información, mientras se procede a radicar en correspondencia.

Parágrafo 2°. El manejo de las comunicaciones relac ionadas con derechos de petición, diente de su medio de recepción, se regirán por las normas y procedimientos aprobados

En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales será ar referencia, asunto y contenido; esto con el fin de garantizar que

corresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de la

adoptará, mediante Circular Interna de la Secretaría General de gobierno, las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias. Los funcionarios autorizados para firmar las

Entidad son los responsables de la aplicación y estricto

Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas o plantillas divulgación y oficialización del

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Artículo 22. Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos sólo podrán ser firmadas por los funcionarios jefes de dependencia que por autorización o por funciones específicas de su cargo lo requieran. Artículo 23. El área de Correspondeoficiales firmadas por los funcionarios autorizados como jefes de dependencia. Parágrafo. Los entes descentralizados como lo son el concejo y personería serán responsables del manejo y envío de la co 2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. MARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitución Política . Artículo 20. Se garantiza a toda persona ladifundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cderecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales... Ley 4 de 1913 . Sobre régimen polcorporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesadcertificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no teque el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dla ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.


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Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos sólo podrán ser firmadas por los funcionarios jefes de dependencia que por autorización o por funciones específicas de su cargo lo requieran.

El área de Correspondencia radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios autorizados como jefes de dependencia.

Parágrafo. Los entes descentralizados como lo son el concejo y personería serán responsables del manejo y envío de la correspondencia;

2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS:

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Artículo 20. Se garantiza a toda persona la

difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer

ca frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales...

Sobre régimen político y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede

los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesadcertificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

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Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos sólo podrán ser firmadas por los funcionarios jefes de dependencia que por autorización o por

ncia radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios autorizados como jefes de dependencia.

Parágrafo. Los entes descentralizados como lo son el concejo y personería serán responsables

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de

átedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer

ca frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de

ítico y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede

los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los

ngan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los

ar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del

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Ley 57 de 1985 . Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a l Decreto 01 de 1984 . Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acuerdo AGN 56 de 2000 ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archide ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán sel jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del árefuncionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante lactualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta

• Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.• Determinación de competencia• Condiciones de acceso.


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Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de

Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archide ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán sel jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del árefuncionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante lactualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de la consulta

Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso.

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os documentos públicos.

Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

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• Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

• Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda

• Disponibilidad de expedientes.• Disponibilidad de fuentes de información.• Establecimiento de herramientas de consulta.• Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta

• Atención y servicio al usuario.• Infraestructura de servicios de archivo.• Sistemas de registro y control de préstamo.• Uso de testigos y formatos para el • Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política . Artículo 8. Proteger los recursos cultuun ambiente sano. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechoslibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Código Procedimiento CivilArtículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, diradiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.


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Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por

Reglamento de consulta.

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido


Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de

La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechoslibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Código Procedimiento Civil .

“Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,

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Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

rales y naturales del país y velar por la conservación de

La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

“Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, scos, grabaciones magnetofónicas,

radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,

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Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificableAdministrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedcorrespondiente valor probatorio". Ley 80 de 1993 . Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de PatrimonArtículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento. Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe


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Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia

Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para a pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público

nacional y se dictan otras disposiciones. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La

reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedcorrespondiente valor probatorio".

Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar

Ley General de Cultura. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en

Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y

Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe

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microfilmación.

Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia

Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para a pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público

Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La s, efectuadas por la Unidad

Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su

Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar

Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en

Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y

comerciantes en sus archivos.

Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe

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copiar o retirar documentos de los archivos dsistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento deemisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Acuerdo AGN 11 de 1996.Acuerdo AGN 047 de 2000.conservación. Acuerdo AGN 048 de 2000. Acuerdo AGN 049 de 2000. Acuerdo AGN 050 de 2000.situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de 2000. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reparchivo. ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

• Diagnóstico integral.• Sensibilización y toma de conciencia.• Prevención y atención de desastres.


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copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de

retención documental a partir de su valoración. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán

lementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento deemisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el

acenamiento de información en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

Diagnóstico integral. Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres.

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e las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

“Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de

“Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán lementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos

establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la

Criterios de conservación y organización de documentos. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de

Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los rografía y conservación de documentos de

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el

acenamiento de información en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado

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• Inspección y mantenimiento de instalaciones.• Monitoreo y control de condiciones ambientales.• Limpieza de áreas y documentos.• Control de plagas. • Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.• Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación

espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).

• Apoyo a la reproducción• Intervenciones de primeros auxilios para documentos. • Aseguramiento de la información

2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política de 1991Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusiónde la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959 . Por la cual se dictan mhistórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Ley 39 de 1981 .


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y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos.

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes

2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

ATIVO DEL PROCESO

Constitución Política de 1991 Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos

étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión

La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Protección del patrimonio documental y artístico.


Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

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Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de

en diferentes medios y soportes

DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas


CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales

La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.


edidas sobre defensa y conservación del patrimonio

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Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de 1993 . Artículo 39. Segundo Párrla preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de 1950 . Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954 . Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la micrdocumento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidadprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artículo 134. Conservación y destrucción de libros. Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentArtículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.


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Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y ncede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la micrdocumento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Defensa y conservación patrimonio.

Estatuto Notarial.

Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.


Conservación y destrucción de libros.

Transferencias documentales secundarias.

Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la

función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los document“Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de

retención documental a partir de su valoración.

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Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya obligadas a conservar por su

cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera

afo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y ncede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras

Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

“Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de

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Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdidhistórico. Acuerdo AGN 08 de 1995. Circular AGN 03 de 2001. Circular AGN 01 de 2004. NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación. ACUERDO 001 DE 2011 Por el cual DECRETO 095 DE 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicacióprincipios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Para definir la disposición final se


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“Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.

Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, licación y localización. Clasificación de Microfilmes.

Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

microfilmación de series: Procedimientos de operación.

Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioquia

Por el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis Antioquia

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública olombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o

subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicacióprincipios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras

Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:

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“Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los o su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor

Transferencias documentales secundarias.

Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales

Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado,

Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

microfilmación de series: Procedimientos de operación.

se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioquia

municipio de San Luis Antioquia

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública olombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o

subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras

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Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripci Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. ACTIVIDADES: 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad protestimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Minimanual tabla de retención y trasferencias

• Recepción de transferencias secundarias.• Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.• Conservación y preservación de los documentos.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informaci

• Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.• Valoración avalada por el Comité de Archivo. • Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación


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Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades

producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Minimanual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)

Recepción de transferencias secundarias. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.Conservación y preservación de los documentos.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informaci

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente

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Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información,

sobre originales pueda facilitar su deterioro.

La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades

producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no

ón aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,

ductora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Mini-

documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)

Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra

permanente

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• Aplicación de método elegido.

• Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

• Determinación de metodología y plan de trabajo.

• Fines en la utilización de la técnica.

• Control de calidad durante todo el proceso. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

• Determinación de la metodología y pl

• Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

• Control de calidad durante todo el proceso. 2.2.5.9 ELABORACIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Es un listado de la central e histórico. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACUERDO 042 DE 2002 ACTIVIDADES INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INVENTARIO DOCUMENTAL


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Aplicación de método elegido.

Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en

metodología y plan de trabajo.

Fines en la utilización de la técnica.

Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

Determinación de la metodología y plan de trabajo.

Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

Control de calidad durante todo el proceso.

ELABORACIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Es un listado de la documentación que se encuentra en los archivos de


INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o

Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

que se encuentra en los archivos de gestión,

FORMATO ÚNICO DE

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Entidad remitente: Debe colocarse el na transferir.

Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.

Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dmayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

Hoja ___ de ___: Se numerade hojas del inventario.

Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígtransferencia (año, mes, día). En

Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cadauna de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inveindividuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de laFechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga

Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el núme

No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos(CD, DK, DVD), etc.


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Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va

Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___:

Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.

Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cadauna de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor

onsecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inveindividuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará

Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos

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ombre de la entidad responsable de la documentación que se va

Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o

ependencia o unidad administrativa de

Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la

Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o

De___: Se registrará el total

Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe itos correspondientes a la fecha de la entrada de la

se anotará el número de la transferencia.

Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los

Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que

Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta.

Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de

Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos

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Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles yoficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltorepetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fohable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutil(oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entreg

Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como


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Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo

echa, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el ario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el

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Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice registros de préstamo y consulta de la

oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el

Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos,

s por error en la numeración y/o

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, tografías o cualquier objeto del cual se

hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando

aciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el ario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el

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INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

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Archivo General de la Nación: guía Programa de Gestión Documental

LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla: Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.

DOYLE. Murielle y FRENIER

administraciones públicas. París: UNESCO, 1991. p. 54 LLANSO SANJUÁN, Joaquim. Gestión de documentos: definición y análisis de modelos. Bergara: Irargi,

1991. p. 234 FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE. Manual de Gestión Documental. 2007.


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BIBLIOGRAFÍA

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DOYLE. Murielle y FRENIERE, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas. París: UNESCO, 1991. p. 54

LLANSO SANJUÁN, Joaquim. Gestión de documentos: definición y análisis de modelos. Bergara: Irargi,

STUDIOS SUPERIORES COMFANORTE. Manual de Gestión Documental. 2007.

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la Nación: guía Programa de Gestión Documental

LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla: Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.

E, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las

LLANSO SANJUÁN, Joaquim. Gestión de documentos: definición y análisis de modelos. Bergara: Irargi,

STUDIOS SUPERIORES COMFANORTE. Manual de Gestión Documental. 2007.

programa gestion documental san luis antioquia

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