gestion documental 2.0 seminario1

Técnicas de archivo y gestión documental 2.0Cómo llevar una adecuada gestión de la documentación a través de herramientas 2.0

Ponente: Mónica Mediavilla

TÉCNICAS DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL 2.0

…y llegó la Web 2.0

http://www.youtube.com/watch?v=XNkrTYfPzyI

Todo está cambiando…



http://www.youtube.com/watch?v=XNkrTYfPzyI

El 60% de la información en Internet ha sido colgada por los usuarios.



El 25% del tráfico de Internet pasa por las redes sociales.

Se publican 1’5 millones de posts en blogs cada día.

Barack Obama tiene 3.821.514 millones de seguidores en Twitter.

YouTube supera los 1.000 millones de vídeos vistos por día.

En 2009 la Wikipedia en inglés superó los tres millones de artículos.

Facebook tiene ya cuatrocientos millones de usuarios.

En Flickr existen 2,7 millones elementos geoetiquetados.

“La promesa de una visión realizada: la Red (…) convertida en un espacio social, con cabida para todos los agentes sociales, capaz de dar soporte a y formar parte de una verdadera sociedad de la información, la comunicación y/o el conocimiento. (…) nace de la propia acción social en interacción con un contexto tecnológico nuevo”. Antonio Fumero en Web 2.0. Fundación Orange, 2007

¿Qué es la Web 2.0?


http://antoniofumero.blogspot.com/

http://antoniofumero.blogspot.com/

http://www.fundacionorange.es/areas/25_publicaciones/publi_253_11.asp

“Segunda generación de Web basada en comunidades de usuarios y una gama especial de servicios, como las redes sociales, los blogs, los wikis o las folcsonomías, que fomentan la colaboración y el intercambio ágil de información entre los usuarios”. Wikipedia


¿Qué es la Web 2.0?

http://es.wikipedia.org/wiki/Web_2.0

Mapa de tendencias de la Web 2.0


Social Networking: describe todas aquellas herramientas diseñadas para la creación de espacios que promuevan o faciliten la conformación de comunidades e instancias de intercambio social.Contenidos: hace referencia a aquellas herramientas que favorecen la lectura y la escritura en línea, así como su distribución e intercambio.Organización Social e Inteligente de la Información: herramientas y recursos para etiquetar, sindicar e indexar, que facilitan el orden y almacenamiento de la información, así como de otros recursos disponibles en la Red.Aplicaciones y servicios (mashup): dentro de esta clasificación se incluye un sin número de herramientas, software, plataformas en línea y un híbrido de recursos creados para ofrecer servicios de valor añadido al usuario final.

Clasificación de herramientas Web 2.0Basándonos en la estructura propuesta por Cobo y Pardo en el libro Planeta Web 2.0 diferenciamos cuatro líneas fundamentales:


Social Networking

Social NetworkingLas redes sociales virtuales son personas que establecen relaciones usando ordenadores u otros dispositivos. Todo gira en torno a nuestro perfil (privado o público), en el que configuramos nuestra identidad digital (datos personales, datos profesionales, ...), el material que generamos y con quién lo compartimos.


http://www.youtube.com/watch?v=klln71HuAFQ



Social Networking: Redes sociales verticalesLas redes sociales verticales giran alrededor de una temática o contenido en común a todos sus usuarios.

Fotografía

Música

Vídeo


Social Networking: Redes sociales horizontalesLas redes sociales horizontales dirigidas a todo tipo de usuarios y sin una temática definida.

Redes de contactos

Redes profesionales

Microblogging


Contenidos generados por los usuarios

Contenidos generados por los usuariosCuando hablamos de contenidos generados por los usuarios nos referimos a toda aquella información producida por cualquier internauta en un espacio virtual sin necesidad de tener conocimientos tecnológicos avanzados.El cambio en el papel de los usuarios de Internet de consumidores pasivos a creadores activos está haciendo posible la exploración de nuevas formas de organizar y compartir la información, que al mismo tiempo se convierten en una oportunidad para generar e intercambiar conocimiento.


BlogsUn blog, o en español también una bitácora, es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente (Wikipedia).

Herramientas de creación de blogs

Herramientas para mejorar el uso de los blogs

Agregador de noticias basado en web para leer weblogs y otras fuentes de noticias.

Herramienta diseñada exclusivamente para indexar, ordenar y ofrecer todo el contenido de los blogs.


Sistemas de gestión de contenidos (CMS)Simplifican las tareas de creación, distribución, presentación y mantenimiento de contenidos en la Red, permiten modificar la información rápidamente desde cualquier ordenador conectado a Internet.

CMS


WikisUn wiki, o una wiki, es un sitio web cuyas páginas web pueden ser editadas por múltiples voluntarios a través del navegador web. Los usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparten (Wikipedia).Permite tanto escribir, texto como publicar fotografías o videos, archivos o links, sin necesidad de tener conocimientos técnicos.

Herramientas de creación de wikis


Procesadores de textos on-lineEstas aplicaciones on-line permite acceder, editar, reformatear y compartir documentos a través de un ordenador conectado a Internet, posibilitandola creación de contenidos de manera colectiva y colaborativa.

Herramientas on-line


Hojas de cálculo on-linePermiten realizar on-line tareas similares a las que ofrece el programa Excel de Microsoft Office.



Presentaciones on-lineEstas herramientas simplifican la elaboración, publicación y distribuciónde las presentaciones estilo PowerPoint.



CalendariosHerramientas que permiten organizar la agenda de actividades, tanto individualmente como colectivamente.



Organización social e inteligente de la información

Organización social e inteligente de la informaciónEl continuo crecimiento del volumen de información que se produceen la Red hace necesario utilizar herramientas que ayuden a organizar y optimizar el proceso de búsqueda e identificación de contenidos útiles en Internet.El término “infoxicación” acuñado por el experto Alfons Cornellá en 2002 hace referencia a a la sobresaturación de información a la que nos vemos expuestos.Para hacer frente a la “infoxicación”, como proponen Cobo y Pardo en el libro Planeta Web 2.0 , por una parte debemos apoyarnos en métodos y herramientas taxonómicas que hagan posible clasificar, etiquetar, jerarquizar y ordenar, y por otra, debemos incorporar nuevas metodologías orientadas a organizar de manera colectiva aquella información relevante.Inscritas dentro de la Web 2.0 se han desarrollado una enorme cantidad de herramientas que ofrecen la posibilidad de integrar los principios de taxonomía con los de folcsonomía, construyéndose nuevas maneras de organizar y clasificar los datos distribuidos en Internet.


Lectores RSSSon aplicaciones para sindicar los contenidos de diferentes sitios Web que cuenten con este sistema de sindicación en forma de “feeds”. Estos lectores avisan al usuario cada vez que se producen novedades de información en alguno de los espacios digitales sindicados.



Marcadores socialesHerramientas de administración de favoritos creados para almacenar, etiquetar, organizar y compartir –colectivamente– los links más relevantes deInternet.

Social Bookmark


Aplicaciones y servicios (mashup)

Aplicaciones y servicios (mashup)Una particularidad que comparte un gran número de aplicaciones Web 2.0 es que favorecen la interoperabilidad y los servicios híbridos. Un mashup es una aplicación web que utiliza recursos de mas de una fuente para crear un servicio completo.La aplicación que más mashups tiene es Google Maps. Por ejemplo:


Google Maps + Base de datos de terremotos

http://earthquakes.tafoni.net/

http://earthquakes.tafoni.net/

Organizadores de proyectosLos servicios on-line de organización de proyectos integran una amplia gama de instrumentos de organización y gestión. Ofrecer herramientas para eltrabajo, facilitan la organización de equipos que trabajan de manera distribuida,apoyados en el uso de Internet.

Organizadores


Webtop/Escritorios virtualesEstas herramientas ofrecen las mismas funcionalidades que un escritorio, pero de manera virtual. Integran además otros como lectores de feeds, calendarios, agenda de direcciones, herramientas para escribir en los blogs.

Webtop


Almacenamiento webEstas plataformas ofrecen la posibilidad de almacenar documentos protegidos bajo diversos mecanismos de seguridad. Este tipo de servicios resultan especialmente útiles para facilitar la distribución de archivos y para crear un portafolio virtual que permita su acceso desde cualquier lugar. También facilitan el compartir documentos con otras personas.

Almacenamiento


Clasificación de la información en la Red

JerarquíaLa información clasificada según una estructura jerárquica normalmente está asociada a categorías y subcategorías relacionadas con diversos ámbitos.


Ventajas

• Es un sistema cómodo en el acceso; con tres o cuatro clics nos podemos situar en la zona deseada. • Es el más intuitivo para los usuarios finales.

Inconvenientes

• Requiere un importante nivel de esfuerzo para los editores.• El universo de elementos a clasificar no puede se r demasiado extenso.• El recurso a añadir puede pertenecer a diversas categorías o subcategorías.

FacetasClasificación de la información según la determinación de varios campos o aspectos relevantes.


Inconvenientes

• Requiere un importante nivel de esfuerzo para los editores.• No tiene en cuenta las variaciones en el lenguaje de unos lugares a otros.

FolcsonomíaCuando en Internet gestionamos un recurso (imagen, enlace, etc.), lo hacemos asignándole varias palabras claves, siempre bajo nuestro criterio personal. La Wikipedia define la folcsonomía o folksonomía como una indexación social, es decir, la clasificación colaborativa por medio de etiquetas simples en un espacio de nombres llano, sin jerarquías ni relaciones de parentesco predeterminadas. Se trata de una práctica que se produce en entornos de software social cuyos mejores exponentes son los sitios compartidos como del.icio.us (enlaces favoritos), Flickr (fotos), Tagzania (lugares), flof (lugares) o 43 Things (deseos).Como también se indica en la Wikipedia, las folcsonomías surgen cuando varios usuarios colaboran en la descripción de un mismo material informativo. Por ejemplo, en del.icio.us muchas personas han guardado Wikipedia marcándola con diferentes etiquetas, pero coincidiendo la mayoría en reference, wiki y encyclopedia.


Razones para utilizar folcsonomías1. El acceso a recursos concretos sobre temáticas muy específicas es inmediato.


Ejemplo

Si creamos una cuenta en del.icio.us y enlazamos una serie de direcciones de recursos de interés, al clasificarlas estableceremos tags que nos resulten significativos, por lo que nos resultará muy sencillo localizarlos en un futuro.

2. El uso de tags permite una categorización de la información, con lo que no perdemos el potencial del sistema jerárquico y de facetas.

Ejemplo

Al clasificarlas las direcciones de interés en del.icio.us utilizaremos un sistema jerárquico .

Razones para utilizar folcsonomías3. Los recursos se multiplican por miles.


Ejemplo

Si realizamos una misma búsqueda de una imagen en un banco gestionado por editores y después lo hacemos en Flickr, comprobaremos que en Flickr existen muchos más recursos.

4. Permiten incorporar tags muy personalizados representando facetas, que no cuadrarían en ningún sistema establecido.

Ejemplo

Por ejemplo tags que incluyan valoraciones cualitativas: "indispensable" ,"no te lo pierdas“, "basura" o relacionadas con necesidades de la organización “hobetuz" ,“lanbide", etc.

gestion documental 2.0 seminario1

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