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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 1 de 27

Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN CALIDAD

(MECI-CALIDAD)

II SEMESTRE 2013

FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA BOGOTÁ D.C.,

FEBRERO 2014




Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por

cualquier medio, sin previa autorización.

TABLA DE CONTENIDO

1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS .................................................................................................... 3

1.1. CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS .................................................. 3

1.2. RESULTADOS AUDITORIAS INTERNAS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. ................................................................................................................................... 4

1.3. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES INSTITUCIONALES .................................... 5

1.4. DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS .............. 6

1.5. RESULTADOS AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIAL IISEMESTRE DE 2013 ........................ 6

1.6. DIFICULTADES PRESENTADAS ................................................................................................ 6

1.7. RESULTADO AUDITORÍAS MÉDICAS II SEMESTRE DE 2013 ................................................. 7

2. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO ........................................................................................ 9

3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS ............................................................................................. 10

3.1. Cumplimiento de los objetivos de Calidad ................................................................................. 10

3.2. Resultado Medición De Los Indicadores Por Proceso ............................................................... 15

3.3. Resultado de los indicadores operativos del plan de acción ...................................................... 16

4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................... 17

4.1. Estado de las acciones correctivas ............................................................................................ 18

4.2. Estado de las Acciones preventivas o Plan de Manejo de Riesgos ........................................... 19

5. CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ..................................................................... 20

6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN ........................... 21

7. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD ........................................................................................ 21

8. NECESIDADES DE RECURSOS .................................................................................................. 21

9. OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO ............................................................... 21

10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA .............................................................................. 22

11. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN ........................................................................................................................................... 27






El presente informe ejecutivo contiene los diferentes elementos del Sistema Integral de Gestión que requieren ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5.6 de la norma y NTCGP 1000:2009. Esta Revisión por la Dirección, busca ante todo darle una mirada muy global y gerencial al resultado de la auditoria del SIG, evaluar el desempeño del sistema y tomar decisiones en los aspectos que hay que mejorar, en cumplimiento del procedimiento Revisión por la Dirección ESDESDIGPT02.

Los ítems que hacen parte de este informe son los requeridos de acuerdo al requisito 5.6.2

Información de entrada para la Revisión por la Dirección de la NTCGP 1000:2009 y del capítulo 3

Subsistema de Control de Evaluación del MECI 1000:2005.

Es importante destacar que el sistema está bien estructurado, los procesos bien identificados y de resaltar el compromiso y esfuerzo que está haciendo la entidad para el fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión; igualmente se ha evidenciado la disposición y participación por todos los funcionarios en la aplicación de los documentos de los procesos.

1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS

Se presenta el análisis y resultados consolidados relacionados con las Auditorías Internas del Sistema Integral de Gestión, Seguimiento y Evaluación Independiente, Auditorías Médicas y de Educación Especial correspondientes al segundo semestre del año 2013, cuyo objetivo es evaluar y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, reportados en las auditorias de Calidad y seguimiento y evaluación independiente y trazadas en los quince procesos del FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES a fin de asegurar la mejora continua.

1.1. CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS

Tabla 1 Ejecución plan de auditorias

TIPO No. AUDITORIAS PROGRAMADAS

No. AUDITORIAS EJECUTADAS

CUMPLIMIENTO

CALIDAD 15 15 100%

SEI 53 53 100%

SEGUIMIENTO 11 11 100%

Fuente: plan operativo SEI 2.013.






Durante el II semestre de 2.013 se realizaron: 15 auditorías de Calidad, 53 auditorías de Evaluación Independiente, 10 auditorías de seguimiento a los planes institucionales las cuales estaban programadas y fueron ejecutadas al 100% en términos de oportunidad.

1.2. RESULTADOS AUDITORIAS INTERNAS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

Tabla 2 Consolidado de hallazgos resultado de las auditorias II semestre de 2013

No PROCESO

NO CONFORMIDADES REALES

(PMI)

%

NO CONFORMIDADES

POTENCIALES (PMR)

% TOTAL NO

CONFORMIDADES %

1 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 6 17.6 7 17.9 13 17.8

2 ATENCION AL CIUDADANO 3 8.8 4 10.3 7 9.6

3 GESTIÓN DOCUMENTAL 3 8.8 4 10.3 7 9.6

4 GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

4 11.8 3 7.7 7 9.6

5 GESTIÓN DE BIENES TRANSFERIDOS 5 14.7 1 2.6 6 8.2

6 PRESTACIONES ECONOMICAS 3 8.8 3 7.7 6 8.2

7 ASISTENCIA JURÍDICA 2 5.9 2 5.1 4 5.5

8 MEDICIÓN Y MEJORA 1 2.9 3 7.7 4 5.5

9 GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN

2 5.9 2 5.1 4 5.5

10 GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 1 2.9 2 5.1 3 4.1

11 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

1 2.9 2 5.1 3 4.1

12 GESTIÓN DE COBRO 1 2.9 2 5.1 3 4.1

13 GESTIÓN DE TICS 0 0 2 5.1 2 2.7

14 GESTIÓN TALENTO HUMANO 1 2.9 1 2.6 2 2.7

15 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1 2.9 1 2.6 2 2.7

TOTAL 34 100 39 100 73 100

Fuente: SEI, auditorias de Evaluación independiente.

La tabla No. 2, se presenta un consolidado de los hallazgos como resultado de las auditorías de Calidad y de Seguimiento y de Evaluación Independiente practicadas al funcionamiento del Sistema Integral de Gestión del FPS, acorde con los Programas Anuales de Auditorias aprobado para la presente vigencia; arrojando los siguientes resultados en el segundo semestre de 2013.

En total, se han practicado auditorías de Calidad y Evaluación Independiente a los quince (15) procesos que conformaban el mapa de procesos del FPS, ahora catorce (14), para una cobertura del 100%; sin embargo en la tabla No. 2 se presentan las No conformidades reales, No conformidades potenciales detectadas en las respectivas auditorías.

En total se identificaron y comunicaron un total de 73 No Conformidades durante el segundo semestre así: Treinta y cuatro (34) hallazgos equivalentes al 34% correspondientes a No






conformidades reales así: 17 identificados por Auditorias de Calidad y 17 identificados en Auditorias de SEI.

Treinta y nueve (39) hallazgos equivalentes al 53% correspondiente a No conformidades Potenciales así: 34 identificados por Auditorias de Calidad y 5 identificados en Auditorias de SEI.

1.3. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES INSTITUCIONALES

Durante el II semestre de 2.013 se realizaron un total de 11 seguimientos a planes institucionales en los cuales se pudo evidenciar la falta de compromiso en la ejecución de las acciones establecidas para cumplimiento.

Tabla 3 Auditorías de seguimiento a planes institucionales

SEGUIMIENTO A PLANES % DE CUMPLIMIENTO

AUDITORÍA SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (CGR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO)

48%

AUDITORÍA SEGUIMIENTO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 58%

MEDICIÓN A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS A TRAVÉS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE DE 2013

82%

AUDITORÍA SEGUIMIENTO MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES ESTRATÉGICOS

90%

AUDITORÍA SEGUIMIENTO MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR PROCESOS.

93%

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG 47%

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

82%

TRAMITES GENERALES 48%

TRAMITES DE LA ENTIDAD 88%






1.4. DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS

Falta de coherencia en los informes de auditorías Vs. Lista de verificación y Relación de No Conformidades.

Desconocimiento de parte de algunos auditores en la metodología para la ejecución del ciclo de auditorías.

Disponibilidad de tiempo de parte de algunos auditores en la preparación y ejecución de la auditoria así como de parte de los auditados para atender al auditor.

Falta de oportunidad en la documentación de las acciones para las No Conformidades detectadas en las auditorias de Calidad y de Evaluación Independiente.

Incumplimiento en las acciones de mejora establecidas para cumplimiento en cada uno de los planes institucionales.

1.5. RESULTADOS AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIAL IISEMESTRE DE 2013

Durante el II semestre de 2013, se ejecutaron 10 auditorías para los meses de Noviembre y Diciembre a las instituciones en las ciudades de Cartagena, Barranquilla, Santa Marta y Bogotá, con el fin de constatar que los servicios prestados fueran los contratados y se cumplieran con eficiencia, efectividad eficacia y oportunidad a la población con discapacidad y concretar con los prestadores de los servicios médicos los parámetros de evaluación y el procedimiento para la realización de las evaluaciones de los beneficiarios del programa de educación especial para verificar su continuidad, ingreso o retiro para el año 2014. Estas Auditorías equivalen al 100% de las programadas para el semestre.

Teniendo en cuenta lo anterior, se procedió a verificar los requisitos esenciales de los institutos de acuerdo con el formato No. MIGPEGPEF001 FORMATO DE VERIFICACION DE REQUISITOS ESENCIALES - INSTITUTOS DE EDUCACION ESPECIAL.

Tabla 4 Auditorías de seguimiento a planes institucionales

VISITAS DE AUDITORIAS

PROGRAMADAS

VISITAS DE AUDITORIAS EJECUTADAS

% DE CUMPLIMIENTO

10 10 100%

1.6. DIFICULTADES PRESENTADAS

Santa Marta: En el centro de educación formal bet Shalom manifiestan los padres que rotan mucho los terapeutas , fonoaudiólogo y psicólogo específicamente y los resultados no son los esperados.






Centro educativo oportunidad los espacios de las aulas de clase están reducidas debido a la nueva población que ha ingresado por parte de otras Entidades.

Barranquilla: Asociación de padres y amigos de niños excepcionales del atlántico APANEXDA Revisión para requisitos mínimos de habilitación en salud para prestar las terapias de rehabilitación. Ya que la tienen es de más de 4 años.

1.7. RESULTADO AUDITORÍAS MÉDICAS II SEMESTRE DE 2013

Durante el II semestre de 2013, se adelantaron 961 visitas de auditoría a las IPS incluidas en la red de prestadores a nivel nacional, a efectos de revisar los diferentes procesos de atención y determinar el cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos en el Plan de Beneficios y Condiciones. Estas Auditorías equivalen al 100% de las programadas para el semestre.

Adicionalmente se realizaron 48 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número realizado en algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de atención de servicios de salud en forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a dificultades en la prestación de los mismos

Tabla 5 Auditorías Médicas

VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS

VISITAS DE AUDITORIA

REALIZADAS

VISITAS DE AUDITORIA

PROGRAMADAS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

961 961 100%

RESULTADO EVALUACIÓN INDICADORES

TRIMESTRE No.

MUNICIPIOS AUDITADOS

RESULTADO EVALUACIÓN

No. INDICADORES EVALUADOS

No. INDICADORES CALIFICACIÓN

ADECUADA

No. INDICADORES CALIFICACIÓN INADECUADA

% INDICADORES CALIFICACIÓN INADECUADA

III 51 841 675 166 19.74%

IV 39 676 549 127 18.79%

No se incluye información de la Regional Santander del IV trimestre de 2013, por incumplimiento en envío de información por parte del Médico Especialista, Dr. Benjamín Herrera Vesga.






Tabla 6 Indicadores no cumplidos por ciudad

DATOS INDICADORES NO CUMPLIDOS POR CIUDAD

TRIMESTRE CIUDAD No. INDICADORES

CALIFICACION INADECUADA

% INDICADORES CALIFICACION INADECUADA

III TRIMESTRE

BARRANQUILLA

BUENAVENTURA 21 72,41%

ARMENIA 9 56,25%

CALI 15 62,50%

CARTAGO 8 47,06%

DAGUA 1 11,11%

BUGA 7 46,67%

MANIZALES 4 26,67%

PALMIRA 6 33,33%

PASTO 1 20,00%

PEREIRA 6 42,86%

POPAYAN 3 23,08%

TULUA 4 26,67%

YUMBO 2 25,00%

ZARZAL 6 40,00%

CARTAGENA 2 6,90%

MEDELLIN 2 7,41%

BELLO 2 13,33%

TUMACO 3 12,50%

BUCARAMANGA 16 55,17%

BARRANCABERMEJA 12 50,00%

SABANA DE TORRES 7 70,00%

PTO WILCHES 2 25,00%

SAN GIL 10 62,50%

GAMARRA 3 30,00%

AGUACHICA 7 29,17%

PAILITAS 2 20,00%

PELAYA 2 22,22%

TAMALAMEQUE 2 20,00%

IV TRIMESTRE

CARTAGENA 1 3,45%

MEDELLIN 2 7,14%

CARACOLI 1 11,11%

GIRARDOTA 1 9,09%

BUENAVENTURA 23 79,31%

BARRANQUILLA 2 6,90%

TUMACO 3 12,50%

ARMENIA 8 53,33%

CALI 13 54,17%

CARTAGO 9 52,94%

DAGUA 1 11,11%

BUGA 12 75,00%

MANIZALEZ 11 73,33%

PALMIRA 11 68,75%

PASTO 1 20,00%

PEREIRA 6 42,86%

POPAYAN 10 71,43%

TULUA 3 21,43%

YUMBO 2 22,22%

ZARZAL 7 50,00%






Tabla 7 planes de mejoramiento

PLANES DE MEJORAMIENTO

III TRIMESTRE

CIUDAD FECHA %

CUMPLIMIENTO OBERVACIONES

CALI NOVIEMBRE 18 DE 2013 5% OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI

BUENAVENTURA OCTUBRE 18 DE 2013 7% OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI Y TRASLADO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL IV TRIMESTRE

TUMACO OCTUBRE 18 DE 2013 0% OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI

BARRANQUILLA OCTUBRE 16 DE 2013 100%

CARTAGENA OCTUBRE 23 DE 2013 100%

MEDELLIN NO ENVIO ACTA PLAN DE

MEJORAMIENTO 0%

BUCARAMANGA ENVIO ACTA FIRMADA

SOLAMENTE POR EL MEDICO DEL FPS FCN

0%

Los planes de mejoramiento correspondientes al IV trimestre de 2013 están siendo definidos en la actualidad.

2. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO

En este ítem se presenta información relacionada con la percepción y retroalimentación del Usuario, para lo cual se adjunta el Anexo 1. Informe de Percepción de Usuarios elaborado por el Profesional VIII del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, en el cual se consideran los siguientes aspectos:

A. Informe consolidado de quejas y reclamos recepcionadas y tramitadas en la Entidad, durante el segundo semestre del año 2013, presentando estadísticas de quejas y reclamos recepcionadas, resueltas y en trámite, así como los servicios con mayor número de quejas y reclamos recibidas por las Divisiones.

B. Informe de Satisfacción al Ciudadano, que incluye el consolidado de encuestas de satisfacción al usuario correspondiente al primer semestre del año 2013.






Teniendo en cuenta el informe descrito en el anexo 1; sobre los puntos A y B se establece lo siguiente:

Durante el periodo informado, la Entidad recepcionó un total de Mil setecientas veintinueve (1729) QRS, de las cuales fueron resueltas dentro del mismo semestre mil cuatrocientas cincuenta y nueve (1459) y doscientas setenta (270) que quedaron sin resolver las cuales se encuentran distribuidas de la siguiente manera :

1077 QRS Directamente recibidas por la entidad 652 por medio del aplicativo de Sistema de Gestión QRS SUPERSALUD 894 Resueltas (FPS FNC) 565 Resueltas (SUPERSALUD) 183 Pendientes (FPS FNC) 87 pendientes (SUPER SALUD)

Durante el II Semestre se evidencia que aún persisten quejas y reclamos pendientes en todas las divisiones obteniendo un porcentaje del 16% del total de quejas y reclamos radicadas.

3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

3.1. Cumplimiento de los objetivos de Calidad

En este ítem se presentan los resultados del desempeño del Sistema Integral de Gestión MECI - Calidad, con base en el resultado de los indicadores estratégicos correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2013. En la siguiente gráfica se describe el porcentaje de cumplimiento de cada uno de los seis (6) objetivos de calidad definidos para la entidad y u n a breve descripción del resultado de los mismos.






Tabla 8 Cumplimiento Objetivos de Calidad

OBJETIVO DE

CALIDAD

INDICADORES

ASOCIADOSRESULTADO

RANGO

CAL%OBSERVACIONES

Cumplimiento

proceso de

compensación

100%

Cumplimiento

programa de

auditorías medicas

100%

Eficiencia en el trámite

de prestaciones

económicas –

Ferrocarriles

95%

Aplicación de

novedades de

nómina Ferrocarriles

100%

Oportunidad en la

atención de trámites96%

100%

La tendencia del indicador es estable con

respecto al resultado registrado en los últimos

periodos evaluados. Se mantiene en un 100%

de cumplimiento y un rango de calificación

satisfactorio. Durante el periodo se

programaron y se presentaron 26 procesos de

compensación y se realizaron 961 auditorías

médicas.

1. Garantizar y

optimizar la

prestación del servicio

de salud a todos los

usuarios a través de la

efectiva administración

de los mismos.

El indicador se ubicó en un rango de calificación

satisfactorio. El indicador relacionado con el

trámite de prestaciones económicas se reporto

con un cumplimiento del 95% y la aplicación de

novedades de nómina con un cumplimiento del

100% . Se destaca la oportunidad en el trámite

de 3571 Prestaciones Económicas y la

aplicación de 5714 novedades de nómina. De

otra parte, el indicador de “oportunidad en la

atención de trámites “se mantuvo en un 96% .

97%

2. Garantizar de forma

oportuna el

reconocimiento y

pago de prestaciones

económicas de

acuerdo al marco

legal






OBJETIVO DE

CALIDAD

INDICADORES

ASOCIADOSRESULTADO

RANGO

CAL%OBSERVACIONES

Revisión del Sistema

Integral de Gestión100%

Indicie de satisfacción

del usuario post –

trámite

100%

Índice de satisfacción

atención presencial93%

Oportunidad en la

atención de trámites,

quejas y reclamos

100%

Atención de

solicitudes de

mejoramiento de

ambiente de Trabajo

62%

Liquidación de

contratos100%

Cumplimiento plan de

capacitación100%

Planeación, ejecución

y evaluación del plan

de Bienestar Social

100%

Planeación, ejecución

y evaluación del plan

de Salud Ocupacional

100%

Porcentaje de cartera

vencida100%

Gestión de cobro

persuasivo100%

Seguimiento acciones

judiciales100%

Eficacia de las

acciones correctivas90%

Eficacia de las

acciones preventivas88%

Porcentaje de

cumplimiento del plan

de mejoramiento

50%

Nivel de cumplimiento

del plan de manejo de

riesgos

68%

Desempeño del

Sistema Integral de

Gestión

90%

Durante el segundo semestre de la vigencia

2013, la calificación de este objetivo de calidad

mostró un aumento pasando del 75% -durante

el primer semestre de 2013, al 91% para el

segundo semestre de 2013.

3. Ser modelo de

gestión pública en el

sector social.

91%






OBJETIVO DE

CALIDAD

INDICADORES

ASOCIADOSRESULTADO

RANGO

CAL%OBSERVACIONES

Seguimiento a la

administración de

archivos de gestión

100%

Porcentaje archivo

digitalizado0%

Oportunidad en la

transferencia primaria

de documentos

94%

Suministro de soporte

técnico100%

Comercialización de

Bienes Transferidos0%

Mantenimiento

preventivo100%

Protección de bienes

muebles100%

Modificaciones al plan

de compras100%

Ejecución

Presupuestal de

Gastos de

Funcionamiento

98%

Ejecución

Presupuesto de

Ingreso

94%

Gestión de

cotizaciones96%

Transparencia en la

contratación100%

Eficiencia en el

reporte de Informes

Institucionales

100%

6. Fortalecer los

mecanismos de

comunicación

organizacional e

informativa para

proyectar los

resultados de la

gestión de la entidad

100%

El cumplimiento de este objetivo se situó en un

100% manteniéndose con respecto al 100%

registrado durante el primer semestre 2013.

5. Fortalecimiento a la

adecuada

administración de los

bienes de la Entidad

y la óptima gestión

de los recursos.

El porcentaje de cumplimiento, con

respecto al primer semestre de 2013, pasando

del 94% al 84% . Este resultado se explica

porque no se ah tenido avance en la

comercialización de bienes ya que este

indicador aplica para el reporte del segundo

semestre de la vigencia 2013.

84%

74%

El objetivo alcanzó una calificación del 74% ,

mostrando una tendencia un poco favorable al

pasar del 68% en el segundo semestre de

2012, al 74% en el primer semestre de 2013.

4. Mantener un

sistema de

información en línea

confiable para todos

los usuarios del FPS.

Que permita una

retroalimentación

constante con

nuestros usuarios.

Fuente: Matriz agregada de indicadores estratégicos –Segundo semestre de 2013

En general los indicadores estratégicos alcanzaron un nivel de cumplimiento del 91% situándose en un






rango aceptable.

A continuación se presenta la representación gráfica del cumplimiento de los objetivos de calidad o estratégicos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD):

Gráfica 1 Cumplimiento Objetivos de Calidad

Fuente: Matriz agregada de indicadores estratégicos OPS – segundo semestre de 2013

CONCLUSIONES

1. Promediando los 37 indicadores e s t r a t é g i c o s reportados p a r a el periodo evaluado, se obtuvo un desempeño del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD), del 91%. Comparando este resultado con el obtenido durante el primer semestre de 2013 (90%), se observa que el sistema viene registrando un comportamiento ascendente, aunque no muy significativo lo anterior demuestra, que algunos responsables de proceso han asumido su compromiso con la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad y que debemos tener más compromiso para que el mejoramiento se evidencie de manera más significativa. 2. Un aspecto importante para destacar es que los indicadores asociados a los procesos misionales continúan registrando una calificación satisfactoria, como son el cumplimiento del proceso de compensación con el 100% del cumplimiento y Eficiencia en el trámite de prestaciones económicas al 95%, evidencia el cumplimiento de la misión de la entidad.






3.2. Resultado Medición De Los Indicadores Por Proceso

Los indicadores por proceso evalúan el grado de cumplimiento del objetivo del proceso y su capacidad para alcanzar los resultados de gestión planificados para el periodo. A continuación se presenta un análisis de los resultados obtenidos por cada uno de los 15 procesos, durante el segundo semestre de la vigencia 2013.

Gráfica 2 Desempeño de los procesos

Fuente: Matriz agregada de indicadores por proceso – segundo semestre de 2013

Conclusiones:

Durante el segundo semestre de 2013, el balance de la gestión, mostró una tendencia favorable para los siguientes procesos: Direccionamiento Estratégico, Atención al Ciudadano, Gestión Documental, Gestión de TIC’S, Medición y Mejora, Gestión Compras y Contratación, Talento Humano, Gestión Recursos Financieros, Gestión de Cobro, Gestión Servicios de Salud, Prestaciones Económicas, Asistencia Jurídica y Seguimiento y Evaluación Independiente quienes mostraron un grado de cumplimiento entre el 75 y el 100% alcanzando un rango aceptable y satisfactorio y representando el 87% de los procesos de la entidad que en su mayoría aumentaron su grado de cumplimiento.

Por otra parte los procesos que evidencian poco cumplimiento de sus objetivos son los procesos de Gestión Bienes Transferidos y Servicios Administrativos los cuales se encuentran en un porcentaje de 0% y el 60% alcanzando un rango insatisfactorio y mínimo respectivamente.

En cuanto a la confiabilidad de la información reportada por los responsables de proceso, se siguen presentando inconsistencias relacionadas con la veracidad de la información reportada. En algunos casos se observó que al momento de realizar la verificación los datos reportados no coinciden con los evidenciados. De otra parte se evidenció que los encargados de realizar el reporte no interpretan adecuadamente las variables del indicador y se registra información equivocada.






Como aspecto positivo se ha mejorado la oportunidad en el reporte de los indicadores, de conformidad con los fechas establecidas por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

3.3. Resultado de los indicadores operativos del plan de acción

El Plan de Acción de la Entidad, para el II semestre del 2013 mostró un cumplimiento del 84%, ubicándose dentro de un rango de calificación “Aceptable”; correspondiente a la ejecución de 180 productos programados; el desempeño de la mayoría de los Procesos obtuvo una calificación entre 72% y 100%.

Gráfica 3 Desempeño de los procesos

Sin embargo, se exceptúan los siguientes procesos:

1. Gestión Bienes Transferidos: obtuvo un porcentaje del 52%, para un rango de calificación mínimo, debido al incumplimiento de las siguientes actividades:

Realizar la evaluación del desempeño laboral de los servidores de carrera administrativa, del nivel asesor y directivo, en periodos de prueba según metodología y plazos establecidos en las normas internas y externas. Se evidenció la presentación extemporánea de la EDL. Nivel de Cumplimiento Insatisfactorio 0%.

Actualizar la documentación del sistema integral de gestión generada por el al proceso, susceptible de modificaciones (procedimientos, guías, instructivos, formatos). El procedimiento Arrendamiento de Inmuebles, Negociación y Legalizaciones, se encuentra en la oficina de Planeación y Sistemas en etapa de revisión técnica. En cuanto al procedimiento Seguimiento a

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%72% 90%81%

100%93%75%

90% 96%75%

92% 82% 80%91% 88%

52%

PLAN DE ACCIÓN II SEMESTRE 2013

Insatisfactorio<50 Mínimo >=50 ; <70 Aceptable >=70 ; <95 Satisfactorio >=95 ; <=100






Contratos de Arrendamiento, éste se incluyó dentro del manual de interventoría que aún no ha sido aprobado. Nivel de cumplimiento de 0%, Insatisfactorio.

Gráfica 4 Desempeño de los procesos II semestre 2012

El plan de acción del año 2013, con respecto al II semestre de 2012, se mantiene constante ubicándose en un rango de calificación aceptable, con la inclusión de la actividad de “Realizar la evaluación del desempeño laboral de los servidores de carrera administrativa, del nivel asesor y directivo, en periodos de prueba según metodología y plazos establecidos en las normas internas y externas” se ve reflejado en el resultado el impacto de ésta actividad, en razón de que algunos procesos no cumplieron con la oportunidad.

4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

La información presentada a continuación muestra el estado de las acciones correctivas y preventivas del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD, con corte a Diciembre 31 de 2013. Para la administración de las acciones correctivas se cuenta con el plan de mejoramiento institucional, como herramienta de control, que consolida las no conformidades (reales) identificadas a los 15 procesos; Por su parte, el plan de manejo de riesgos consolida las acciones de tipo preventivo implementadas para subsanar las no conformidades potenciales identificadas al sistema.






4.1. Estado de las acciones correctivas

Como resumen del seguimiento efectuado al plan de mejoramiento institucional con corte a diciembre 31 de 2013, se presenta el siguiente cuadro:

Tabla 9 Estado de las acciones correctivas

ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

PROCESO NO

CONFORMIDADES R

ACCIONES C

METAS A P SI T C %

CUMPLIMIENTO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

7 10 10 6 3 3 4 4 66%

ATENCION AL CIUDADANO 17 21 23 10 5 5 13 13 70%

GESTION SERVICIOS DE SALUD

4 3 3 3 1 2 0 0 29%

GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

8 10 9 5 5 0 4 4 76%

GESTION BIENES TRANSFERIDOS

15 21 27 23 2 21 4 4 28%

GESTION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

12 20 21 17 8 9 4 4 39%

TALENTO HUMANO 4 3 3 0 0 0 4 C 100%

COMPRAS Y CONTRATACION

6 11 14 10 4 6 4 4 56%

GESTION RECURSOS FINANIEROS

20 33 37 26 12 14 10 10 42%

GESTION DE COBRO 6 8 8 0 0 0 8 8 100%

ASISTENCIA JURIDICA 2 3 3 1 1 0 2 2 93%

GESTION DOCUMENTAL 13 19 22 7 2 5 15 15 82%

GESTION TICS 4 5 5 2 2 0 3 3 84%

MEDICION Y MEJORA 3 3 3 1 0 1 2 2 67%

SEGUIMIENTO Y EVALUACION I

5 7 11 5 0 5 6 5 55%

TOTAL 126 177 199 116 45 71 83 78 66% Fuente: Plan de mejoramiento institucional - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

El plan de mejoramiento institucional es una herramienta de gestión que permite cuantificar el número de “No conformidades reales” identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditorías internas de calidad, las auditorias de evaluación independiente, las auditorias integrales de la CGR y las auditorias de tercera parte (ente certificador).

De acuerdo a la tabla anterior el estado del plan de Mejoramiento Institucional con corte a Diciembre 31 de 2013, cuenta con 126 no conformidades identificadas y documentadas, de las cuales 21 no conformidades reales fueron identificadas y documentadas durante el segundo semestre del 2013 de un total de 34 no conformidades identificadas durante las auditorias programadas para el segundo






semestre del 2013 de las cuales quedaron sin documentar 13, y las 92 No conformidades reales restantes venían de auditorías anteriores y que aún no han sido cerradas.

Para las 126 no conformidades identificadas y documentadas en el plan de Mejoramiento Institucional con corte a 31 de diciembre del 2013 se planearon alcanzar 199 metas, de las cuales se lograron alcanzar 83 siendo un 45% del total y mostrando una eficacia 78 de ellas y 5 fueron redefinidas para ejecutarlas en el próximo semestre, las 116 restantes a corte 31 de diciembre quedaron abiertas debido a que algunas no inician y otras aún están en proceso siendo el 55% del total de las metas planeadas.

En resumen el Plan de Mejoramiento Institucional mostro un grado de cumplimiento frente a lo planeado del 66%.

4.2. Estado de las Acciones preventivas o Plan de Manejo de Riesgos

A continuación se presenta el plan de manejo de riesgos del FPS para el segundo semestre de 2013 como producto de la implementación de las acciones preventivas, el seguimiento o autoevaluación adelantada por cada proceso y la verificación o monitoreo por parte del proceso de Seguimiento y Evaluación Independiente.

Tabla 10 Estado de las acciones preventivas

PROCESO No de Riesgo en el Plan de

Manejo

Acciones Preventivas

Abiertas (SI, P)

Cerradas (100%)

Acciones Preventivas

vencidas

Cumplimiento Total del Plan

Direccionamiento Estratégico 9 10 4 5 8 77%

Gestión de Tic's 8 8 6 2 6 55%

Medición y Mejora 14 14 10 4 11 51%

Seguimiento y Evaluación Independiente 2 2 1 1 0 100%

Gestión de Talento Humano 3 3 1 2 1 100%

Gestión Documental 6 7 4 1 4 60%

Atención al Ciudadano 11 11 3 8 8 100%

Gestión Servicios de Salud 7 7 2 5 7 71%

Gestión de Cobro 12 12 3 9 10 90%

Gestión de Recursos Financieros

11 11 5 6 9 83%

Asistencia Jurídica 4 4 0 4 3 100%

Gestión de Servicios Administrativos 10 10 10 0 10 26%

Gestión de Bienes Transferidos

1 1 1 0 0 0%

Gestión Prestaciones Económicas

6 6 4 2 5 69%

Gestión de Compras y Contratación

4 4 1 3 3 100%

TOTAL 108 110 55 52 85 72,13%






El plan de manejo de riesgos es una herramienta de gestión que permite cuantificar el número de “No conformidades potenciales” identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditorías internas de calidad, las auditorias de evaluación independiente, las auditorias integrales de la CGR y las auditorias de tercera parte (ente certificador).

De acuerdo al estado del plan de manejo de riesgos con corte a diciembre 31 de 2013, se identificaron un total 39 No conformidades potenciales. Los hallazgos identificados durante el periodo provienen de Auditorías de control interno y Auditorías Internas de Calidad

De las 110 acciones preventivas existentes en el plan de manejo de riesgos, 52 se cerraron durante el periodo y 55 continúan abiertas. El cumplimiento del p lan de manejo de riesgos para el periodo en evaluación se sitúo en 72.13%

Producto del seguimiento realizado durante el segundo semestre del 2013 se evidencia lo siguiente:

1. Se identificaron 39 nuevos hallazgos.

2. Se dejaron sin documentar 15 hallazgos.

5. CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

En cumplimiento del procedimiento PEMYMOPSPT08 “Control de servicio no conforme”, a continuación se presentan los resultados de la identificación y control de los servicios no conformes identificados durante el segundo semestre de la vigencia 2013.

Tabla 11 Producto no conforme

PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO OCURRENCIA

GESTIÓN DOCUMENTAL

La Dirección registrada en el programa de correspondencia

“Orfeo” no coincide con la indicada por el usuario

Se realizó corrección de la dirección en el programa de correspondencia Orfeo.

16

Los datos del municipio y/o departamento registrado en el

programa Orfeo no coinciden con los informados por el usuario en la

solicitud

Se realizó corrección de los datos del municipio o departamento en el

programa de correspondencia Orfeo.

6

TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS 22

Los anteriores servicios no conformes fueron reportados por el proceso Gestión de Prestaciones Económicas. El responsable de realizar el manejo y tratamiento al producto y/o servicio no conforme es Gestión Documental.






El producto o servicio no conforme que más se está presentando es el de error en las direcciones, municipios y departamentos, éste se presenta en el proceso de gestión documental; lo cual se está presentado por la desactualización de la base de datos del programa de gestión documental ORFEO y la no verificación de los documentos radicados.

6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

Teniendo en cuenta posibles cambios de orden jurídico, social, económico, político o administrativo que pueda afectar la integridad del SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD, se identifican los siguientes:

Incumplimiento a los diferentes planes de la Entidad, así como la desactualización de los procedimientos generando aumento en el número de no conformidades reales de la Entidad.

La entrada en vigencia de los Decretos 2842 y 2796 de 2013 por los cuales se realiza la asunción de la función pensional de la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero y del Instituto de la Reforma Agraria Incora por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP).

7. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

Realizada la revisión de la Política y los Objetivos de Calidad, por parte de los integrantes del Comité de

Dirección se toma la decisión de realizar una revisión de los elementos del direccionamiento estratégico

durante el primer semestre de 2014 para realizar los ajustes pertinentes.

8. NECESIDADES DE RECURSOS

Se requieren recursos para realizar actividades encaminadas a estimular y fomentar la aplicación de los conceptos del Sistema de Gestión de la Calidad para cada uno de los funcionarios del FPS.

9. OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO

Se realizó la capacitación de Auditores de Calidad a un grupo de 20 funcionarios, del 27 de septiembre al 10 de octubre de 2013, fueron certificados 14 por la firma SGS Certification; los cuales serán apoyo al sistema de Gestión de Calidad en la ejecución de los ciclos de auditorías de Calidad.






10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Como parte del análisis del desempeño de los procesos, se establecen acciones de mejora para todos los indicadores (plan de acción, estratégicos y por proceso) que no cumplieron con el nivel satisfactorio, las cuales se indican a continuación:

Tabla 12 Recomendaciones para la mejora

No. PROCESO RECOMENDACIÓN

1 Direccionamiento Estratégico

Realizar nuevamente los estudios previos para hacer la publicación de contratación del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA).

Indagar sobre el tratamiento que le daban al procedimiento AUTORREGULACIÓN Y GESTION ETICA EN EL FPS ESDESDIGPT03, y darle cumplimiento.

Revisar de manera oportuna los documentos del proceso, para seguir con los trámites pertinentes.

Actualizar oportunamente la documentación requerida del proceso.

Aprobar ante el comité GEL y el comité equipo operativo MECI – CALIDAD, los productos (Resolución para la adopción de buenas prácticas, Política de Cero Papel, Plan de Eficiencia Administrativa ) para la Implementación De Eficiencia Administrativa Y La Política Cero Papel.

Realizar el acta de Revisión por la Dirección de forma oportuna, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en el procedimiento REVISION POR LA DIRECCION (ESDESDIGPT02).

Dejar constancia de los documentos que son aprobados por comité, y recoger las firmas de forma oportuna.

Realizar el seguimiento a los Planes eficazmente, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los procedimientos correspondientes de cada Plan.

2 Gestión de Tic's

Actualizar el Procedimiento de APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET), en donde se establezcan los tiempos de publicación.

Elaborar un cronograma de entrega de los equipos nuevos y las rotaciones.

Actualizar los documentos de apoyo del proceso en términos de oportunidad.

3 Medición y

Mejora

Solicitar reunión del equipo operativo Mecí – Calidad para definir el contenido y la realización del informe del Análisis del Mapa de Riesgos.

Retomar los procedimientos que se empezaron a modificar la vigencia pasada para actualizarlos, aprobarlos mediante comité, socializarlos y darles pleno cumplimiento.

Realizar la revisión, ajustes y redefinición de los indicadores de gestión y levantar sus respectivas hojas de vidas mediante la metodología de la Guía para la formulación y administración de indicadores PEMYMOPSGS01 con el fin de medir de manera eficiente la gestión de la entidad y poder tomar decisiones.

Llevar a aprobación la matriz DOFA mediante el comité operativo MECI –CALIDA con el fin de tener identificadas las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la entidad y poder planear estrategias para la mejora.







4 Seguimiento y

Evaluación Independiente

Presentar durante el primer trimestre de 2013 los procedimientos PESEIGCIPT05 INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO, PESEIGCIPT06 PARA LA REALIZACIÓN DE LOS INFORMES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, PESEIGCIPT29 ELABORACIÓN INFORME EJECUTIVO ANUAL DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO para su respectiva aprobación y adopción al Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD.

Redefinir los Indicadores del proceso Seguimiento y Evaluación Independiente.

5 Talento Humano

Una vez la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas adopte la nueva metodología para la Formulación de Indicadores, revisar con la asesoría de ellos, los Indicadores por Proceso y Estratégicos de nuestro proceso y solicitar su actualización a que haya lugar.

Controlar la aplicación del procedimiento de Copias de Seguridad por parte de los funcionarios y trabajadores del Proceso Gestión de Talento Humano, a fin de evitar desgaste administrativo y sobrecargas de trabajo.

Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que las actividades relacionadas con fijación y evaluación de los compromisos laborales de los funcionarios de planta y de los Directivos de la entidad a través de Acuerdos de Gestión, sean incluidos en los planes de acción de los procesos que lideran los funcionarios y/o trabajadores directamente responsables.

6 Gestión

Documental

Asignación de equipos de cómputo y escaneo para digitalizarlas unidades documentales del archivo central con el fin de crear espacio para archivar nuevos documentos que se reciben en gestión documental por parte de todos los procesos y divisiones del Fondo Pasivo Social.

Generar una cultura del buen uso del programa ORFEO, con el objetivo de aprovechar al máximo las herramientas que este nos ofrece para que sean aplicadas al buen manejo de la información institucional.

Actualizar toda la documentación que permita mantener actualizado el sistema de calidad de la Entidad y que el proceso mejore su eficacia

Realizar el acta de socialización del procedimiento APGDOSGEPT08 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA, APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, con el fin de dar a conocer a todos los funcionarios de Secretaría General los cambios y actualizaciones de este procedimiento

7 Atención al Ciudadano

Realizar los ajuste del procedimiento MIAAUGUDPT05 Administración de los mecanismos de participación Ciudadana y Guía de Participación Ciudadana para estos sean aprobados mediante acto administrativo.

Socializar la Guía de Orientación y Formación al ciudadano para continuar con las actividades con el plan GEL.







8 Servicios de

Salud

Para el caso de la actividad REALIZAR REVISION DE LOS PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES SOCIALES, se estableció como acción de mejora que se procederá a dar cumplimiento a la misma en el I semestre de 2014

Para el hallazgo correspondiente a REVISAR Y ACTUALIZAR LOS INDICADORES DEL PROCESO no se documentó el hallazgo por dificultades de tiempo de los funcionarios a cargo en el proceso y posteriormente por incapacidad del funcionario encargado de Planeación y Sistemas. La documentación del hallazgo se realizó en el mes de febrero de 2014.

ACTUALIZAR PROCEDIMIENTO TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD que se encuentra en el antiguo SIP: La Subdirección de Prestaciones Sociales debe realizar los trámites para aprobación del procedimiento TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD

9 Gestión de

Cobro

Como resultado de la autoevaluación semestral las oportunidades de mejora para el proceso fueron aplicadas, resultando un nivel de cumplimiento del: Plan de Acción, Indicadores por Proceso, Indicadores Estratégico, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento, Plan de Fortalecimiento del SIG, superior al 95%.

10 Recursos

Financieros

Establecer plan de contingencias para armonizar los procedimientos faltantes a la implementación y normatividad del sistema de información financiera, estableciendo nuevamente responsables y definiendo dentro de los compromisos laborales de cada funcionario este componente susceptible de calificación.

Cada responsable de actualizar un procedimiento debe tener especial cuidado en establecer las listas de chequeo si son necesarias, así mismo el compromiso de que los procedimientos aprobados y adoptados sean socializados oportunamente.

Designar en cada Grupo de Trabajo el responsable para el cumplimiento en la documentación de las Acciones Preventivas y/o Correctivas.

Corregir el incumplimiento remitiendo a Talento Humano la calificación y concertación de objetivos del Funcionario Sergio Martínez.

Para la ejecución de ingresos que reporta un grado de avance del 94% con corte al 30 de noviembre de 2013, el cierre de la vigencia fiscal 2013 el Ministerio de Hacienda otorga tiempo límite de reporte hasta el 20 de enero del año siguiente, por consiguiente no se alcanzó a reportar la ejecución del mes de diciembre dentro del indicador debido a la fecha la Oficina de Planeación y Sistemas estableció para el reporte, por tanto como acción de mejora se debe redefinir la fecha de corte para el reporte de este indicador y revisar todos los indicadores del proceso y estratégicos con el fin de establecer de manera eficaz indicadores que revelen la gestión del proceso

Establecer acta de compromiso con los responsables de realizar conciliación contable con los distintos procesos, estableciendo cronograma y seguimiento al mismo, para lograr tanto la conciliación entre proceso y como consecuencia obtener la depuración contable.

Presentar las diferentes partidas que se encuentran registradas en las cuentas contables y que deben ser objeto de saneamiento contable para que sean estudiadas por el Subdirector Financiero para luego ser remitida al comité de sostenibilidad.

Intensificar las reuniones del Comité de Sostenibilidad Financiera, presentándole periódicamente registros contables debidamente documentados, que requieran ser revisados y analizados por el Comité, con el fin de logar la depuración al 100% de la totalidad de los saldos contables.

Mantener actualizada de manera adecuada la Matriz Primaria y Secundaria de Gestión Recursos Financieros, de acuerdo con el procedimiento.

Para el incumplimiento a las acciones trazadas para la conciliación de saldos con entidades liquidadas para la comercialización de bienes muebles e inmuebles (CUENTA FERROVÍAS), el Coordinador del GIT de Contabilidad, convocará a los procesos que interactúan con esta cuenta ( Secretaría General – Oficina Asesora Jurídica - Servicios Administrativos ) y revisar nuevamente las acciones a seguir.







11 Asistencia Jurídica

Identificar los procesos que esta por fuera de la página del Sistema Único de Información Litigiosa del Estado Colombiano y solicitar mediante oficio a los apoderados externos, las dificultades presentadas que impidieron el registro del 100% de los procesos judiciales en el LITIGOB.

Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y secundaria para presentar los informes.

12 Servicios

Administrativos

Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas)

Actualizar la documentación del sistema integral de gestión

Vender los elementos inservibles y destruir bienes o incinerados.

Avaluar los bienes para dar de baja y a si se puede determinar cuáles bienes son para la venta o para destruirlos o incinerarlos

Actualizar el procedimiento APGBTGADPT03 "

Solicitar capacitación para la elaboración de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación

Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central

Socializar los procedimientos una vez sea aprobado.

Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central

Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.

Realizar en su totalidad los planes de mejoramiento individual.

13 Bienes

Transferidos

Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas).

Actualizar la documentación del sistema integral de gestión

Socializar los procedimientos una vez sean aprobados

Reunirse semanalmente con el Ministerio de Transporte

Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.

Comercializar bienes inmuebles y muebles

Realizar visitas físicas de los bienes inmuebles para determinar los ocupantes

Iniciar acciones de recuperación los bienes inmuebles







14 Prestaciones Económicas

Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones correctivas y acciones preventivas)

Actualizar los procedimientos que aún se encuentran en el antiguo SIP

Igualmente, se establecerá cronograma que permita realizar la actualización de los procedimientos existentes en el SIP, para efectos de dar cumplimiento a las diferentes peticiones bajo la nueva normatividad del Código de Procedimiento Administrativo

Realizar ejercicio de socialización de los procedimientos actualizados y aprobados mediante acto administrativo, una vez quede aprobado este último procedimiento

Organizar, clasificar y conservar oportunamente las unidades documentales del archivo de gestión teniendo en cuenta las fechas establecidas

15 Compras y Contratación

Cumplir con lo ordenado en el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013. Con la finalización del Manual de contratación, Manuel de interventoría y todos los procedimientos del proceso. Aprobados mediante acto administrativo por parte del comité de Coordinación del Sistema del Control Interno de calidad.

Realizar los ajustes a la matriz primaria y secundaria para dar cumplimiento al plan de mejoramiento.

Proyectar circular a los supervisores designados, en evaluar los contratos celebrados durante el 2013, para dar cumplimiento al numeral 7.4.1 de la Norma NTCGP 100:2009.

Fuente: Informes de desempeño de todos los procesos FPS






11. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN

Revisados los compromisos del acta 015 de la Revisión Gerencial del Sistema Integral de Gestión, bajo los lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005, se observó que fueron debidamente documentados por los procesos dentro del plan de fortalecimiento del SIG quedando los siguientes resultados a 31 de diciembre de 2013.

El proceso de Atención al Ciudadano cumplió al 100% 4 de las actividades documentadas y tiene pendiente realizar la actualización del formato de petición, quejas, reclamos y sugerencias código MIAAUOAUFO12, esta actividad quedó con un avance el 0% al corte.

El proceso de Medición y mejora dio cumplimiento en un 60% a la actividad, ya que realizó la actividad de capacitar a los procesos que intervienen en producto no conforme y se encuentra pendiente la aprobación del procedimiento.

Consolidó: Aída Isabel Salazar Tinoco Revisó: Mauricio Alejandro Villaneda Jiménez

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