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INFORME AVANCE IMPLEMENTACION

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2012-2013

Bogotá D.C., Enero de 2014

INFORME

AVANCE IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI

VIGENCIA 2012-2013

Elaboró Oficina de Planeación Página 2

INDICE

Pág.

1. Aspectos Generales 3 1.1 Objetivo 3 1.2 Alcance 3 2. Resultados

2.1 Avance Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI Vigencia 2012-2013 3

2.1.1 Subsistema de Control Estratégico 3 2.1.2 Subsistema de Control de Gestión 11 2.1.3 Subsistema de Control de Evaluación 21 2.2 Estado general del Sistema de Control Interno 25 2.3 Conclusiones 27

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1. Aspectos Generales El Modelo Estándar de Control Interno- MECI 1000:2005, fue adoptado en la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, mediante la Resolución No. 2758 del 21 de abril de 2006.

1.1 Objetivo Dar a conocer el estado de avance en la implementación y seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno- MECI. 1.2 Alcance El presente informe corresponde al resultado de las actividades programadas y realizadas en relación a la implementación y seguimiento del Modelo Estándar de Control Interno- MECI de la Entidad durante la vigencia del año 2012 y 2013, en cumplimiento Decreto 1599 de 2005. 2. Resultados 2.1 Avance Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI Vigencia 2012-2013 2.1.1 Subsistema de Control Estratégico

Desarrollo del Talento Humano

• En el primer semestre de 2013, la Gerencia del Talento Humano actualizó la

Cartilla de Inducción- Conoce tu Entidad y El Plan Institucional de Formación y Capacitación – PIFC-2013, el cual busca lograr una mayor participación de los funcionarios de la Organización Electoral, en los diferentes procesos de capacitación permitiendo el desarrollo de habilidades y destrezas del recurso humano, en actividades que fortalezcan los conocimientos, los valores, se fomente el sentido de pertenencia, y se eleve la calidad de vida de las personas. Durante la vigencia del 2012 la Gerencia del Talento Humano realizó 100 eventos en los cuales participaron 2603 funcionarios.

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• En primer semestre del 2013, mediante la Circular 047 de 2013 la Gerencia del Talento Humano implementó el Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo cuyo objetivo es diseñar, planear, organizar, implementar y evaluar el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dando cumplimiento a la legislación vigente, y así establecer un diagnóstico y aplicar los controles preventivos y mecanismos de protección frente al riesgo profesional. Durante el 2013, se elaboraron y socializaron los siguientes documentos: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Política de Seguridad y Salud en el trabajo y el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

• Obedeciendo a las indicaciones de la ARL establecidas en el año 2012, se

continuó en el año 2013 con el desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológica y se vinculó a las Delegaciones Departamentales con la creación del Plan Básico para establecer las necesidades de cada delegación, que involucró el desarrollo de 11 actividades específicas (análisis de vulnerabilidad, elaboración del Plan de Emergencia, Matriz de Riesgos y Peligros, entre otras.).

• Se realizaron capacitaciones en cada una de las Delegaciones

Departamentales sobre el Comité Paritario de Salud Ocupacional- COPASO, de la misma manera se capacitó a los funcionarios que lideran el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre el reporte e investigación de accidentes de trabajo.

• Durante el 2013, la Gerencia del Talento Humano encaminó parte de sus

acciones a la implementación del Plan Básico del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en todas las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital y Oficinas Centrales. Es así, que junto con la ARL Positiva se trabajó en la búsqueda de asesoría en Seguridad Industrial, Riesgo Biológico, y en la conformación y actualización de la Brigada de Emergencias, simulacros, elaboración de cartillas personalizadas para brigadistas, asistencia técnica.

• Durante el 2012 y 2013, se adelantó una serie de campañas institucionales

lúdicas formativas sobre Medicina Preventiva en el Trabajo como: Autoexamen de seno, Cáncer de Próstata, La Osteoporosis, el Cuidado de las manos, entre otros.

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• Respecto al Programa de Bienestar Social durante la vigencia del 2013, la Gerencia del Talento Humano se trazó el propósito de implementar este programa a nivel nacional en busca de ampliar el número de beneficiados fomentando la calidad de vida de los funcionarios y las familias, y promoviendo ambientes de trabajo agradables, misión que se está realizando con el apoyo de Cajas de Compensación a nivel nacional.

Teniendo en cuenta lo anterior, durante el primer semestre de 2013, se llevó a

cabo la celebración del día de la mujer, día del hombre, día de la secretaria y día del niño; y durante el segundo semestre el día del conductor, la realización de las Olimpiadas Nacionales, el día de la familia, el Halloween, el seminario de pre-pensionados, la conmemoración del día de la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, el reconocimiento a funcionarios de los años de servicio a la entidad, la celebración navideña para los hijos de los funcionarios y la fiesta de fin de año para los funcionarios de la entidad.

• Durante el año 2012, y dando cumplimiento a las leyes 1350 de 2009 y 1450 de

2011, se inició el proceso de implementación de la Carrera Administrativa Especial, con la conformación de las Comisiones de Personal Central y Seccionales y el Consejo Superior de la Carrera. Así mismo, se creó el Grupo de la Carrera Administrativa Especial, conformados los órganos de administración de la carrera.

• Con el propósito de afianzar de forma pedagógica y lúdica, el conocimiento

sobre el Modelo Estándar de Control Interno- MECI, la oficina de Planeación lideró la capacitación de los funcionarios de la RNEC mediante cursos virtuales. Durante el 2012 se realizaron un total de tres (3) cursos virtuales a un total de 448 funcionarios, y para el 2013 cuatro (4) cursos a 502 funcionarios.

• En el primer semestre de 2013, producto de las reuniones efectuadas con la

ESAP, y con fundamento en el convenio interadministrativo vigente, se coordinó realizar capacitaciones a todos los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, por parte de la ESAP, sobre el Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno - MECI. Se llevaron a cabo 42 capacitaciones con intensidad horaria de 8 horas en las instalaciones de la ESAP y RNEC. De la misma manera, se desarrollaron capacitaciones presenciales en las Delegaciones Departamentales de Boyacá, Risaralda, Caldas, Quindío, Meta, Córdoba, Sucre, Antioquia, Cauca, Nariño, Valle, Huila, Tolima, Santander, Norte de Santander, Choco, y Medellín.

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Direccionamiento Estratégico

• Con fundamento en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para todos” y el Decreto 019 de 2012 “Ley Anti trámites” fue estructurado el Plan Estratégico de la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC “La Democracia es Nuestra Huella” 2012-2015, que marcó el inicio de una serie de actividades de orden estratégico que permiten el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos y la mejora continua de los procesos, en cabeza de la Oficina de Planeación.

• Durante el primer semestre de 2012, se estructuró el Plan Estratégico de la

Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC para dar cumplimiento a 5 Objetivos Estratégicos. Se elaboró el informe de seguimiento al Plan Estratégico 2012-2015 “La Democracia es nuestra huella” con corte a 30 de junio de 2012.

• En el segundo semestre de 2012, en pro del fortalecimiento institucional, la

Oficina de Planeación diseño unos afiches alusivos al Plan Estratégico “la democracia es nuestra huella”, con los cinco (5) Objetivos Estratégicos, Política y Objetivos de Calidad, los cuales se distribuyeron a nivel nacional

• Durante el primer trimestre de 2013, se socializaron los resultados que se

obtuvieron en cumplimiento a los Objetivos Estratégicos establecidos en la Planeación Estratégica 2012-2015 de la RNEC y del Fondo Rotatorio de la Registraduría durante la vigencia 2012. De acuerdo con el resultado que se obtuvo frente al cumplimiento de los objetivos inductores de resultados, los cuales permitieron dar cumplimiento a los cinco Objetivos Estratégicos, se concluye que el Plan Estratégico la Democracia es Nuestra Huella, 2012-2015, alcanzó el 67% de cumplimiento durante la vigencia 2012.

• Al finalizar la vigencia 2012, la Alta Dirección de la Registraduria Nacional del

Estado Civil, identificó la necesidad de analizar y actualizar los objetivos estratégicos para las vigencias 2013-2015, para lo cual se convocó a una mesa de trabajo, el 17 de mayo de 2013, en la que participo el señor Registrador Nacional Doctor Carlos Ariel Sanchez Torres y su Equipo Directivo, donde se trató el avance y cumplimiento alcanzado de los objetivos estratégicos 2012-2015, y se analizó el Plan Estratégico la Democracia es Nuestra Huella de la Registraduría Nacional del Estado Civil para las vigencias 2013-2015, quedando los siguientes 3 objetivos estratégicos.

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1. “Optimizar los procesos de las áreas misionales para asegurar una prestación eficaz del servicio a entidades públicas, particulares que ejerzan funciones públicas, población vulnerable y ciudadanía en general, reduciendo los tiempos de respuesta, acorde con las nuevas tecnologías de la RNEC”. 2. “Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo”. 3. “Implementar el sistema de carrera administrativa especial en la Registraduria Nacional del Estado Civil”. (Ver Informe Planeación Estratégica vigencia 2012 y 2013) http://www.registraduria.gov.co/-Planeacion-Estrategica-2012-.html • Se elaboró el documento soporte del ejercicio de la Planeación estratégica,

realizado el 17 de mayo de 2013, sobre el cumplimiento y los resultados obtenidos de los Objetivos Estratégicos formulados en cumplimiento a la Misión Institucional.

• En el último trimestre de 2013, se elaboró y se publicó en la página Web el

informe de seguimiento al Plan Estratégico La Democracia es Nuestra Huella que da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos durante la vigencia 2013.

En cumplimiento del plan estratégico se realizaron las siguientes actividades:

• Se reglamentaron las condiciones de acceso a las bases de datos de la Entidad de los servicios de validación biométrica para sectores públicos y privados, de acuerdo con lo previsto en la Resolución 188 de 2012, que establece las tarifas para el acceso a las bases de datos del ANI de los particulares.

• Se efectuó una primera revisión de los procesos, procedimientos de las áreas

misionales de la entidad de cara a las nuevas funciones asignadas por el Decreto 0019 de 2012. Con base en esta revisión se determinaron los servicios y productos a ofertar a entidades públicas.

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• La Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 019, diseñó un aplicativo para que las Notarías y demás funcionarios que ejercen la actividad de Registro Civil de Defunción puedan ingresar los Registros Civiles con el soporte del documento físico, lo que permite actualizar automáticamente las bases de datos de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, como es tener actualizado el Censo Electoral y el estado de la cédula a disposición de las entidades públicas y privadas prestadoras de servicios de salud, o pensión entre otras.

• Se realizó el lanzamiento de la tarjeta de identidad azul para los niños y niñas a

partir de los siete años, con el propósito de unificar los formatos vigentes y garantizar que los niños y niñas puedan acceder a los beneficios de la tarjeta de identidad azul biométrica

• Mediante la Circular 010 del 2 de febrero de 2012, se dio a conocer los

lineamientos para la formulación y seguimiento del Plan de Acción Institucional de Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, Fondo Rotatorio - FRR y Fondo Social de Vivienda - FSV, para la vigencia 2012.

• La oficina de Planeación proyectó la Circular DRN-150 del 14 de noviembre de

2012, por medio de la cual se dan a conocer los parámetros a tener en cuenta para la formulación del Plan de Acción Institucional para la vigencia 2013.

• Durante el segundo semestre de 2012, producto del análisis del Plan de Acción

Institucional y la consolidación de los diez (10) Macro procesos y la concertación de metas con las Delegaciones Departamentales y Registraduría, a tercer trimestre se presentó un avance del plan del 78%. Dentro de las actividades que más se destacaron se encuentran; la elaboración de los censos electorales para las elecciones atípicas en: Valle (Gobernación), Florida - Valle (Alcalde) y San Pedro - Valle (Alcalde) y para las Consultas de los Partidos y Movimientos Políticos que se llevó a cabo el 30 de septiembre de 2012.

• En el último trimestre de 2013, producto del análisis y revisión que efectuó la

Oficina de Planeación en cumplimiento a las directrices impartidas en la Circular 150 de 2012, a primer semestre de 2013, se concluye que el Plan de Acción Institucional presentó un avance del 52%, respecto al 100% establecido para la presente vigencia.

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Modelo de Operación Por Procesos • Teniendo en cuenta que la existencia de un modelo de operación por procesos,

ha facilitado la planeación, ejecución, evaluación y comunicación entre los diferentes niveles de la Entidad, durante el segundo semestre de 2013, la Oficina de Planeación, actualizó la Red de Procesos de la RNEC, mediante la resolución 10320 del 08 de Octubre de 2013- “Por la cual se adopta la Red de Macro Procesos y Procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil."- derogando en su totalidad las Resoluciones 8182 del 05 de diciembre de 2008, 5318 del 12 de agosto de 2009 y 2797 del 11 de abril de 2011, y todas aquellas que le sean contrarias.

• La Oficina de Planeación con el apoyo y asesoría brindada al Consejo Nacional

Electoral- CNE, elaboró la Red de Procesos del Consejo Nacional Electoral- CNE, donde se determinaron 10 procesos así: 2 estratégicos, 3 misionales, 4 de apoyo y 1 de evaluación y Control. De la misma manera, asesoró en la definición del Manual de Funciones por áreas administrativas y en la identificación de la información correspondiente al componente ambiente de Control, elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos; Desarrollo del Talento Humano y Estilo de Dirección.

• El último trimestre de 2013, se diseñó la Red de Procesos del Fondo de

Vivienda, que será adoptada mediante acto administrativo por la Junta Directiva de dicho fondo.

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Actualización y/o creación de Caracterizaciones 2012- 2013:

§ Se actualizó en sexta versión la caracterización del proceso Permanencia del Talento Humano.

§ Se realizó la actualización a la caracterización del nuevo proceso Administración de recursos físicos y documentales como resultado de la fusión de dos (2) procesos - Administración de Recursos Físicos y Gestión Documental.

Administración de Riesgos • En Enero de 2013, la oficina de Planeación elaboró el procedimiento, formato y

la Guía – Administración y Manejo de los Riesgos- cuyo objetivo principal es implementar los parámetros y metodología para la adecuada administración y manejo de los riesgos, a partir del contexto estratégico, identificación, análisis, valoración y establecimiento de políticas; garantizando así, la estandarización y unidad de criterio para el adecuado manejo de los riesgos que surjan en cada Macro proceso.

• En marzo de 2013, se socializó el procedimiento y la guía de administración del

Riesgo Institucional. De la misma manera, se efectuaron reuniones con los responsables de los Macro procesos de Identificación y Electoral y de los Macro procesos de Gestión Administrativa y Financiera, Gestión del Talento Humano y Gestión Tecnológica y de la Información, para dar a conocer la nueva metodología a ser aplicada de acuerdo a los lineamientos emitidos por el DAFP, para la administración de los riesgos y el procedimiento para efectuar seguimiento y control.

• En cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Planeación

en coordinación con los responsables de los Macro procesos de Identificación, Electoral, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión Tecnológica de la Información, Gestión del Talento Humano y Gestión Jurídica; consolidó el Mapa de Riesgos de Corrupción, el cual se encuentra publicado en la página web de la Entidad.

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2.1.2 Subsistema de Control de Gestión

Indicadores: Durante la vigencia 2012, se actualizó el Manual de Indicadores de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que define los parámetros para medir la gestión de los procesos a través de los indicadores de eficiencia, eficacia, efectividad y económicos. Actualización y/o creación de Indicadores 2012- 2013: § Satisfacción del programa de Bienestar Social correspondiente al Macro

proceso de Gestión del Talento Humano. § Se actualizaron los indicadores del proceso Administración de Recursos Físicos

y Documentales de la Gerencia Administrativa y Financiera. § Se incluyeron los indicadores financieros de la RNEC (Ejecución presupuestal,

Estados financieros, Razón corriente y Conciliaciones bancarias). § Se incluyeron los indicadores financieros del FRR (Ejecución presupuestal,

Estados financieros, Recaudos, Liquidez, y Conciliaciones bancarias). § Se crearon cuatro (4) indicadores para el Macro proceso de Gestión

Administrativa y Financiera (contratos de arrendamientos celebrados, impuestos cancelados y ejecución del plan de cupos y arrendamientos cancelados). Se actualizó la hoja de vida del indicador denominada Porcentaje de Avance sobre actividades del Macro proceso de la Gestión tecnológica de la información.

Procedimientos: • De acuerdo al procedimiento establecido para realizar mejoras al Sistema de

Gestión de Calidad- SGC y Modelo Estándar de Control Interno- MECI, los responsables de procesos de la Gerencia de Talento Humano, Informática e Identificación, presentaron requerimientos y solicitudes que permitieron mejorar los procedimientos inherentes a sus procesos. Para la vigencia 2012-2013, se atendieron solicitudes como actualizaciones a las caracterizaciones de los procesos, codificaciones a los procesos, creación de formatos, actualizaciones de indicadores y procedimientos.

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• A mediados de Junio de 2012, la oficina de Planeación presentó al Comité de Coordinación de Control Interno, el Procedimiento de Auditoria Interna de Calidad, que comprende la aplicación de la metodología para programar, planificar, ejecutar, realizar seguimiento e informar los resultados de la Auditoría

Interna de Calidad, con el fin de asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad de la Registraduria Nacional del Estado Civil y los Fondos adscritos, el cual fue aprobado mediante acta 03.

• La Oficina de Planeación revisó y proyectó la modificación a la Resolución No.

7584 del 24 de noviembre de 2008 que “adopta el procedimiento para formular Políticas y Directrices en la Registraduria Nacional del Estado Civil”. De la misma manera, efectúo el ajuste al procedimiento para formular Políticas y Directrices en la Registraduría Nacional y de los Fondos adscritos a la entidad, mediante la Resolución No. 7629 del 18 de septiembre de 2012.

• La Oficina de Planeación, en pro de la mejora continua, se encuentra revisando

para su respectiva actualización los procedimientos obligatorios del SGC: Plan de mejoramiento por Procesos - Acciones Preventivas y Correctivas, Control de Registros, Producto No conforme. Igualmente, ajustó la Guía, la Resolución y el procedimiento para la Administración de Riesgos, procedimientos de informática e identificación. De la misma manera, se realizó la actualización del Manual de Indicadores de la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC y de los fondos Adscritos, el cual fue comunicado a los responsables de procesos, Delegados departamentales, y Registradores de Distrito, para que efectuara la respectiva socialización a los funcionarios de su circunscripción.

• El en tercer trimestre de 2012, la oficina de Planeación elaboró el estudio de

necesidad y conveniencia para contratar la prestación de servicios profesionales, bajo la modalidad de Invitación Pública., con el propósito de que se llevara a cabo la revisión Integral de los procesos y procedimientos de los Macro procesos misionales de Identificación y Electoral, lo cual debe involucrar tiempos de respuesta en atención al servicio y cargas laborales.

• La Oficina de Planeación dio a conocer el procedimiento de control de

documentos, mediante memorando SG-OP116 del 15 de marzo de 2013.

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• Durante el año de 2013, la Oficina de Planeación actualizó el procedimiento de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias-PQRSD’s, el cual se encuentra ajustado a la normativa vigente y se proyectó la Resolución que se encuentra en revisión para realizar su adopción.

Así mismo, el Grupo de PQRSDs, paso hacer parte de la oficina de Planeación y se le crearon nuevas funciones mediante la Resolución “ Por la cual se modifica el artículo 2° de la Resolución 11519 de 2010, funciones del Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos”, en la Registraduría Nacional Del Estado Civil.

• Con fundamento en el procedimiento de Control de Documentos, la Oficina de

Planeación asesoró en el levantamiento y revisión de procedimientos, instructivos y formatos de los diferentes Macro procesos, efectuando el control documental de los siguientes documentos remitidos por el Macro proceso de Electoral y Planeación y Direccionamiento Estratégico. Los siguientes formatos fueron codificados y revisados: 1. Formulario para recolección de apoyos para inscripción de candidatos a consulta presidencia de la república. 2. Formulario para el registro del comité promotor de grupos significativos de ciudadanos a consulta presidencia de la república. 3. Formato Informe de Rendición de Cuentas. 4. Formato Inquietudes Rendición de cuentas. 5. Formulario para recolección de firmas de apoyo para inscripción del comité promotor del voto en blanco presidencia de la república.

• Acogiendo la Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012 "Eficiencia

Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública", el Decreto 019 de 2012 "Ley Anti trámites" y la Ley 1437 de 2011, se estableció mediante la Circular 133 del 4 de octubre de 2012, la Política de Cero Papel en la Registraduria Nacional del Estado Civil y las fases de implementación.

Actualización y/o creación de Procedimientos 2012- 2013:

§ Se elaboró y codificó el procedimiento de auditoria de calidad del Macro

proceso de Planeación Y Direccionamiento Estratégico. § Se realizó la actualización de veintiún (21) procedimientos del proceso

Administración de Recursos Físicos y Documentales- ARFD.

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§ Se realizó la codificación del procedimiento Elaboración de carnet institucional del Macro proceso Gestión del Talento Humano.

§ Se actualizó el procedimiento para el ingreso y control del inventario de los bienes intangibles del Macro proceso de Gestión Administrativa y Financiera.

§ Se actualizó el procedimiento trámite de una iniciativa legislativa o normativa y solicitud de referendo constitucional del Macro proceso de Electoral.

§ Se actualizaron los siguientes procedimientos del Macro proceso de Gestión Administrativa y Financiera: recepción, distribución y trámite de comunicaciones oficiales enviadas, elaboración y registro del plan anual de adquisiciones, licitación pública, selección abreviada - menor cuantía, selección abreviada - subasta inversa, concurso de méritos, contratación directa, contratación de mínima cuantía, elaboración perfeccionamiento, traslado de bienes devolutivos, ingreso de bienes y legalización del contrato.

§ Se crearon los siguientes procedimientos del Macro proceso de Gestión Administrativa y Financiera: requerimiento y estudios previos, contratación directa por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, contratación directa, contratos interadministrativos y cuando no exista pluralidad de oferentes, eliminación de documentos de archivo y enajenación de bienes muebles e inmuebles a título oneroso.

Información

• Durante el segundo semestre de 2012, se implementó el aplicativo DARUMA,

el cual permite la administración del Sistema Integrado de Gestión de la Registraduria Nacional del Estado Civil. Durante la puesta en marcha de este software, se realizaron capacitaciones sobre el manejo de los trece (13) módulos (documentos, auditorías, encuestas, planes de acción, riesgos, satisfacción al cliente, no conformes, procesos, actas, auditorías complementarias, indicadores e informes) del aplicativo DARUMA, con una intensidad horaria de 3.5 días, y conformando seis (6) grupos con funcionarios de oficinas centrales, Distrito y Cundinamarca y dos (2) grupos para las Delegaciones Departamentales; en total participaron y se capacitaron un total de noventa y un (91) funcionarios.

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• En la vigencia 2013 se contó con el servicio de Datacenter alterno para el respaldo de algunos sistemas sensibles con que dispone la Registraduria Nacional del Estado Civil en la ciudad de Medellín, a través del contrato 007 de 2013 suscrito con el presupuesto del Fondo Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil.

• la Gerencia de Informática con el propósito de sociabilizar las Políticas

Informáticas, remitió vía correo electrónico Tips informáticos periódicos a los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con referencia a la concientización, educación y entrenamiento de Seguridad de la Información, formalizadas mediante la Resolución No. 9025 del 30 de octubre de 2012.

• Con relación al desarrollo de las Tecnologías Informáticas y de Comunicación

durante el 2013, se realizaron las siguientes actividades: - Mantenimiento y mejoramiento de los servicios de expedición de certificaciones

de vigencia vía WEB y en donde estoy registrado, que se encuentran disponibles para ser utilizados por la ciudadanía ingresando por la página institucional.

- Desarrollo e implementación de los servicios que permiten que tanto las

Delegaciones como las oficinas centrales, puedan publicar los actos administrativos, notificaciones por aviso y notificaciones por mandamiento de pago, con acceso vía web.

- Se desarrolló e implementó una aplicación para las elecciones de los

representantes de los trabajadores, convocadas por la Gerencia del Talento Humano, que fue utilizada para los procesos requeridos, con total funcionalidad.

- Se desarrolló e implemento un aplicativo para las elecciones atípicas del

Caquetá y consultas de los partidos en Putumayo, con la inclusión de los procesos de pre conteo y escrutinios, en ambiente web.

- Servicios de agendamiento de citas vía web para la ciudad de Cúcuta, el cual

ya fue puesto al servicio por la Registraduría Especial.

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- Se actualiza y mantienen los procesos correspondientes para la prestación del servicio de la base de datos del SISBEN y la exoneración de pagos correspondientes.

- Se mantiene y actualiza el aplicativo de registros civiles de defunción que está

disponible para la utilización de los Notarios y entidades como hospitales, funerarias y cementerios que reportan las defunciones en cumplimiento del decreto 019 de 2012.

- Desarrollo de una solución de sala virtual para la presidencia del Consejo

Nacional Electoral, que permite el seguimiento de forma conjunta de las ponencias y la participación de los Señores Magistrados.

- Ajustes a la solución informática desarrollada para el Fondo Social de Vivienda,

la cual se encuentra en fase de pruebas por los funcionarios de esa oficina. - Se continúa con los procesos de actualización y mejoramiento de los servicios

de expedición de certificaciones de vigencia vía WEB y Consulta de la oficina en donde se encuentra su Registro Civil, estos aplicativos están disponibles para ser utilizados por la ciudadanía ingresando por la página institucional www.registraduria.gov.co.

• Se formalizaron los contratos 010 de 2013 y 034 de 2013 con el Fondo

Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil, en la cual se adquirieron la siguiente cantidad de elementos:

ELEMENTOS CANTIDAD

2013 Computador de escritorio 977 Computador portátil 124 Escáner gama alta 83 Impresoras matriz de punto 70 Impresoras láser monocromática 350 Impresoras multifuncionales 500 Impresoras a color 75 Discos duros externo 100 Monitores LED 120

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VIGENCIA 2012-2013


UPS de 6 KVA 20 Switch administrable 48 puertos 5 Switch administrable 24 puertos 5 LICENCIAS OFFICE STD 2013 OLP 1103 WIN PRO SA OLP 1102 Escáner de producción de documentos 2

Impresoras matriz de punto angosto para UDAPV 23

Servidor producción de documentos 1 Comunicación Pública

• Durante el primer semestre de 2013, se socializaron a todos los funcionarios las

“Directrices para el manejo de Comunicaciones Oficiales y Correspondencia” conforme a las leyes vigentes.

• En desarrollo de las acciones de mejora y con base en los hallazgos de la Pre auditoria se incluyó en el aplicativo Sistema de Información de Correspondencia (Módulo de Recepción) el campo fecha de entrada. Con la implementación del campo y su correcto diligenciamiento se permitieron establecer controles, generar indicadores y tomar decisiones respecto de la eficiencia de las áreas, relacionadas con el trámite realizado a los documentos recibidos en la entidad.

• A mediados de Julio de 2012, la oficina de Comunicaciones y Prensa de la

Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC actualizó el Plan de Comunicación Institucional 2012-2015, cuyo objetivo es ofrecerle a la Entidad y sus funcionarios un enfoque y una metodología para que los procesos comunicativos en la organización no solamente se propongan establecer unas buenas relaciones con los medios de comunicación y garantizar la difusión de sus actuaciones, sino que contribuyan a la consolidación de una cultura organizacional fundada en los principios de la función pública y encaminada a movilizar internamente a los servidores públicos en sintonía con los objetivos estratégicos propios de cada entidad y con el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

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VIGENCIA 2012-2013


• El 10 de diciembre de 2013, se Rindió Cuentas, informando a la ciudadanía sobre la gestión adelantada por la Registraduría Nacional durante la vigencia 2013, obteniendo un balance positivo. Los responsables de Macro procesos y procesos de la entidad, informaron sobre los avances de su gestión a través de un video de media hora. Se divulgaron cifras en cuanto a cobertura en servicio y logros alcanzados en el campo electoral y de registro civil e identificación.

• La Oficina de Comunicaciones y Prensa en el 2012 elaboró y publicó un total de

53 periódicos murales con noticias misionales de la Registraduría, entre las que se destacan los temas tratados en las 12 sesiones de la Comisión Asesora para la Implementación del Voto Electrónico en Colombia, toda la información sobre la aplicación del Decreto 019 o Ley Antitrámites, tecnología biométrica y documentos de identidad pendientes por reclamar, y balance de producción de cédulas y tarjetas de identidad biométricas. Así mismo, se publicaron noticias sobre elecciones atípicas y la aplicación de biometría en su totalidad, entre las que se encuentra la del gobernador de Valle el 1 de julio de 2012, donde se realizó el despliegue más grande de biometría.

• Desde el 1 enero hasta el 31 de diciembre se elaboraron y transmitieron 243 boletines, dirigidos a los funcionarios de la Entidad en todo el país como material de apoyo para que conozcan la percepción de la opinión pública sobre la gestión de la Registraduría, para la toma de decisiones y evaluar los riesgos que eventualmente pueden afectar la imagen y reputación de la Entidad. Así miso, se elaboró 52 Boletines Semanales Nuestra Huella Digital en los que se destacaron los procesos y procedimientos de las áreas misionales.

• Durante el año 2012 se realizaron 3.865 registros fotográficos y actualizaciones

del archivo gráfico de la Entidad. Dentro de los eventos registrados fotográficamente tenemos: grados de los funcionarios, campañas especiales de identificación, lanzamiento de la tarjeta de identidad, para niños de 7 años en adelante, consultas de partidos, días especiales (Día de la Virgen del Carmen, Día de la Mujer, Fiesta de los niños, Novenas navideñas, celebración Día de la Registraduría, etc.), lavado de la fachada del edificio, adecuaciones en oficinas, arreglos locativos de la Entidad e inauguración de nuevas sedes, entre otros.

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• La página Web de la Registraduría como principal medio de comunicación, tuvo en promedio 1.661 actualizaciones durante los días hábiles de la vigencia 2012 y 8.180.227 visitas por parte de los ciudadanos.

• De enero a diciembre de 2012, se realizaron 49 emisiones del programa

institucional “Registra TV” los sábados a las 10:00 pm. El programa fue visto por un total de 4.623.000 personas, conforme al rating nacional Ibope, para un promedio de 385.250 televidentes al mes y 94.346 televidentes por cada emisión, cumpliendo la meta presupuestada para este año.

• Durante el año 2012 se produjeron alrededor de 462 mil piezas publicitarias, en

los que se dio a conocer información de tipo misional y de apoyo; entre los que se encuentran: Afiches informativos del Plan Estratégico 2012-2015, afiches y volantes con información de los trámites gratuitos para la población vulnerable, afiches y volantes con información sobre el derecho a la identidad, afiches y volantes con información sobre el trámite de la tarjeta de identidad para los niños y niñas desde los siete años, afiches y volantes con información sobre la

Ley anti trámites, afiches y volantes con las tarifas de los servicios que presta la Registraduría Nacional, afiches informativos sobre las Consultas de partidos y movimientos políticos, afiches con información relevante sobre recaudos, volantes con las direcciones de las registradurías auxiliares de Bogotá, volantes con información acerca de la entrega de documentos en la ciudad de Armenia; que se entregaron con el recibo de servicio domiciliario.

• La Revista Nuestra Huella se distribuyó a las Delegaciones del país, a las

Registradurías municipales y especiales, periodistas, bibliotecas principales, al Congreso de la República, Magistrados de las Altas Cortes, al interior de oficinas centrales, Registraduría Distrital; todos por medio de correo físico personalizado, revistero de oficinas centrales. Se distribuyeron 7.000 ejemplares mensuales, para un total de 84 mil ejemplares en todo el año. En conclusión el cumplimiento de este indicador fue del 100%, alcanzando la meta programada.

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2.1.3 Subsistema de Control de Evaluación

Durante la vigencia 2012 y 2013, se realizaron las correspondientes autoevaluaciones a la Gestión y al Control, las cuales permite medir la efectividad de los controles en los procesos y la gestión adelantada, para la implementación de medidas preventivas y correctivas, y que las observaciones fueran registradas en el Plan de Mejoramiento por Procesos de cada Macro proceso y de las Delegaciones Departamentales. Autoevaluación a la gestión Durante el primer semestre de 2012, con base en el análisis efectuado a la gestión de los procesos del segundo semestre de la vigencia 2011, por parte de los Responsables de Procesos y Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, la oficina de Planeación elaboró el informe consolidado de la Autoevaluación a la Gestión del segundo semestre de 2011, el cual fue presentado al comité de coordinación de control interno, para su conocimiento e implementación de acciones de mejora.

De la misma manera, durante el segundo semestre de 2013 la oficina de Planeación presentó el informe consolidado de la Autoevaluación a la Gestión del primer semestre de 2013, e informó a cada responsable de Proceso, Delegado Departamental y Registrador Distrital las observaciones generales a tener en cuenta para mejorar el proceso de Autoevaluación. Con el propósito de mejorar la calidad de la información reportada por parte de los responsables de Macro proceso, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, la Oficina de Planeación actualizó el Instructivo y los formatos que contienen los aspectos que se deben tener en cuenta para realizar un análisis objetivo y eficaz a la gestión adelantada efectuando una autoevaluación objetiva a la gestión de los procesos, teniendo en cuenta, las actividades, metas programadas e indicadores establecidos, logrando que la información recibida se pueda a consolidar de una forma dinámica con el propósito de estructurar el informe que se debe presentar al comité de coordinación de control interno.

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Autoevaluación al control

Durante el segundo semestre de 2012, la oficina de Planeación elaboró el informe consolidado producto de las encuestas aplicadas a 1152 funcionarios de todos los niveles, sobre el grado de conocimiento y aplicabilidad de los elementos de control y requisitos de la norma de calidad, de acuerdo a su percepción. Los tres subsistemas del MECI obtuvieron un cumplimiento Medio, tanto en Nivel Central como Descentralizado, sin embargo se hace necesario seguir fortaleciendo las actividades y en Niveles Asistencial y Técnico. Durante el primer trimestre de 2013, la oficina de Planeación lideró nuevamente la Autoevaluación al control Vigencia 2012, en esta oportunidad, se realizó la encuesta a 994 funcionarios, se elaboró el informe consolidado de resultados, y posteriormente se informó a los responsables de Macro procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales la importancia de implementar acciones que permitan a los funcionarios de todos los niveles fortalecer el conocimiento en relación al sistema de control interno para el desarrollo de las funciones que desempeñan. Se observó que el estado general de la implementación y conocimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), decreció en el nivel central y aumentó a en el nivel desconcentrado con excepción de algunos Componentes y Elementos que mostraron pocos avances en la implementación. Sin embrago, a pesar de haber obtenido una calificación de cumplimiento medio, se evidencia que aún se presentan deficiencias en la socialización para que se dé una adecuada aplicación de los Elementos de Control y Requisitos de los sistemas. Evaluación Independiente

Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, se programaron en el Plan Anual de Auditoría Interna Integral- PAI, cuarenta y tres (43) auditorías que fueron aprobadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, mediante Acta No1 de enero 20 de 2012.

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En la vigencia 2012 fueron programadas y realizadas 43 auditorías, razón por la cual la ejecución anual acumulada corresponde al 100%. Se realizó una auditoria especial (proyectos de inversión) adicional a las programadas. Así mismo, durante el 2012, se realizaron cinco (5) auditorias especiales; dos (2) en la Delegación Departamental de Cundinamarca a los municipios de Cogua y Tena, una a la Registraduría Distrital, otra a la Delegación de Norte de Santander y una última a Proyectos de Inversión, la Oficina de Control Interno realiza asesoría y acompañamiento a las Delegaciones, en especial a los seguimientos de los Planes de Mejoramiento Institucional: RNEC, FRRNEC y FSV. La Oficina de Control interno a través del cumplimiento del Plan Anual de auditoría Interna Integral – PAI de la vigencia 2012, evaluó la gestión adelantada por Registraduría Nacional del Estado Civil, Fondo Rotatorio de la RNEC y Fondo Social de Vivienda, con el propósito de verificar la eficiencia, eficacia y oportunidad de los controles y resultados, que dan cumplimiento a los objetivos misionales, y ha emitido juicios fundados en evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y proyectos, de igual manera, sobre irregularidades o errores presentados en la operación de la entidad. La OCI ha sido un canal de comunicación con el Ente de Control y ha apoyado a las áreas en el direccionamiento de las acciones necesarias para corregir las desviaciones, con el propósito de subsanar las causas que dieron origen a dicha situación.

Se actualizó el Plan Anual de Auditoría Interna Integral para la RNEC, FSV y FRR - Vigencia 2013, cuyo objetivo es establecer los Macro procesos, procesos o dependencias y los Proyectos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que serán objeto de auditoría y seguimiento, estableciendo el cronograma de ejecución y la asignación de auditores. Finalmente, durante la vigencia del 2013, se programaron en el Plan Anual de Auditoría Interna Integral – PAI, cincuenta y seis (56) auditorías y trece (13) seguimientos a ser ejecutadas por el nivel central para un total de sesenta (69) actividades. Sin embargo, la ejecución real del PAI para esta vigencia fue de noventa y un (91) auditorías ya ejecutadas y diecinueve (19) en proceso de consolidación y rendición de los informes por los cierres de la vigencia; veinte (20) seguimientos consolidados y enviados a través de los diferentes aplicativos (de los

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entes de control e internos) y dos (2) auditorías adicionales realizadas en el Consejo Nacional Electoral– CNE. De otra parte se programaron ciento y treinta (130) auditorías efectuadas en las diferentes Delegaciones y cinco (5) especiales a solicitud del Despacho del Registrador Nacional con una ejecución del 103,85% en la vigencia de 2013. Planes de Mejoramiento

Durante el 2012 y 2013, se estructuraron los Planes de Mejoramiento Institucionales, tanto por Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC y Fondo Rotatorio de la RNEC.

De acuerdo a la información reportada en el Plan de Mejoramiento por Procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC, al corte del 30 de septiembre de 2013, las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital tenían 351 observaciones y 462 metas, y los Macro procesos 51 observaciones y 54 metas. A su vez, se registró en las Delegaciones Departamentales un 49% de avance general en lo referente a las observaciones y 46% en las metas propuestas y en los Macro procesos un 32% y un 30.5 % respectivamente.

En cuanto a las observaciones reportadas en el Plan de Mejoramiento por Procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC se evidencia lo siguiente:

§ A nivel de delegaciones la mayoría de observaciones se presentan en los

procesos de Registro y Actualización del Sistema (12), Administración de Recursos Físicos y Documentales (95) y Administración de Recursos Financieros (28).

§ A nivel de Macro procesos las observaciones se presentan en los procesos de Permanencia de Talento Humano (18) y Administración de Recursos Físicos y Documentales (6).

§ A nivel de Fondo Social de Vivienda la mayoría de observaciones se presentan en el proceso de Permanencia de Talento Humano (3).

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• Respecto al Plan de Mejoramiento Institucional de la Registraduria Nacional del Estado Civil- RNEC, se observó un porcentaje de avance de 62.10% y 100% de cumplimiento, pasando de tener doscientos cuarenta y dos (242) hallazgos con corte a 31 de diciembre de 2012 a cuarenta y nueve (49) hallazgos a 31 de diciembre de 2013. Mientras que el Plan de Mejoramiento Institucional por FRR pasó de tener cuarenta (40) hallazgos con corte a 31 de diciembre de 2012 a veintiséis (26) hallazgos a 31 de diciembre de 2013, con un porcentaje de avance de 59.92% y 100% de cumplimiento para el segundo semestre de 2013. Los bajos porcentajes de avance de los Planes de Mejoramiento Institucional se deben a dos factores: 1) El retiro de metas y hallazgos cumplidos, lo que disminuye el porcentaje de avance general; durante este período se retiraron 25 metas del PMI – RNEC y 10 metas del PMI – FRRNEC, 2) El replanteamiento de metas y hallazgos incumplidos o no efectivos, que en total fueron 18 metas del PMI – RNEC y 9 metas del PMI – FRRNEC; concretamente en los hallazgos relacionados con Cobros Coactivos, se replantearon las metas de 3 hallazgos del PMI – FRRNEC y 2 del PMI – RNEC, con el fin de ser subsanados definitivamente.

2.2 Estado General del Sistema de Control Interno El Modelo Estándar de Control Interno - MECI, se ha venido fortaleciendo permanentemente, es así que durante los años 2012 y 2013, se alcanzó un porcentaje de cumplimiento sobresaliente, especialmente en los siguientes componentes y elementos:

- Desarrollo del Talento Humano - Planes y Programas - Modelo de Operación por Procesos- Red de Macro procesos - Procesos - Procedimientos - Indicadores - Planes y Programas - Contexto Estrategico - Políticas de Operación - Autoevaluación - Información - Comunicación Publica - Planes de Mejoramiento

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Así mismo, los responsables de Macro procesos, Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, realizaron seguimiento al cumplimiento de los planes, programas y proyectos, y a la gestión en general establecida para las vigencias 2012 y 2013.

En relación al impacto del Modelo Estándar de Control Interno- MECI, se concluye que éste ha sido destacable, por cuanto se tienen mecanismos y elementos de control que permiten de manera integral el logro de objetivos y metas institucionales.

2.3 Conclusiones

• El Modelo Estándar de Control Interno- MECI, se seguirá fortaleciendo, para así

garantizar el sostenimiento del sistema a largo plazo, mediante la ejecución de actividades de seguimiento y monitoreo permanente a los procesos, planes de mejoramiento resultantes de las auditorías de Control Interno, Auto evaluaciones y de los diferentes organismos de control.

• El compromiso y participación activa de la Alta Dirección de la Entidad, ha

permitido que la gestión de los procesos y el sistema de control interno se fortalezcan continuamente.

• El programa de inducción y re-inducción permite a los funcionarios, mejorar el

conocimiento general de la Entidad y fortalecer sus competencias y desempeño en la organización.

• La revisión periódica de los procedimientos permite la mejora continua de los

procesos del sistema de gestión de calidad para que cumplan con su propósito. • Las jornadas de sensibilización y motivación de los funcionarios para el

cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, permiten hacer énfasis sobre el rol individual que cada uno tiene en la Entidad, y la importancia de su aporte al cumplimiento de la misión y los planes estratégicos institucionales.

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• La cultura del autocontrol, autoevaluación, autogestión y mejoramiento continuo con responsables de Macro procesos, Procesos, Delegados Departamentales, Registradores Distritales y en general con todos los funcionarios, permiten fomentar una cultura organizacional de trabajo en equipo.

Original firmado MARTHA VIANEY DIAZ MOLINA Jefe Oficina de Planeación Elaboró: Angelica Kondo

informe avance meci 2012-2013 -rnec avance implementaciÓn modelo estandar de control interno- meci...

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