seguimiento a la implementación del meci imder tuluá mayo de 2015

INTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACION, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE, EDUCACION EXTRAESCOLAR Y EDUCACION FISICA DE TULUA. IMDER

Carrera 26 No. 28- Tulua

INFORME PORMENORIZADO Y SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE DESARROLLO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE “IMDER”. A MAYO DE 2015 PERIODO ENERO – ABRIL DE 2015.

ASPECTOS GENERALES.

ENTIDAD INSTITUTO MINUCIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACION, APROVECHAMIENTO DELTIEMPO LIBRE “IMDER TULUA”

OBJETIVO Realizar el Diagnostico e informe pormenorizado del Estado de control interno MECI, y proponer acciones y actividades a desarrollar parar la implementación o mejoramiento del nivel de todos los elementos del sistema de C.I del instituto Municipal para la recreación y el deporte de Tuluà.

ALCANCE Verificar que todos los componentes y elementos de control interno establecido en el MECI se encuentren implementados o en su defecto desarrollar todas las acciones de mejoramiento tendientes a corregir las debilidades encontradas para elevar y lograr un adecuado nivel.

RESPONSABLE IMDER Y EL QUIPO MECI.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN VALORACIÓN.

E = Encuesta. T = Taller D= Revisión documental.

Entre 0,0 y 2,0 = Inadecuado. Entre 3.1 y 4.0 = Satisfactorio Entre 2.1 y 3.0 = Deficiente Entre 4.1 y 5.0 = Adecuado

ACTIVIDAD DE CONTROL INSTRU

M EVALU

VALORACIÓ

N

OBSERVACIÓNES Y ACCIÓNES A SEGUIR

SEGUIMIENTO.

Adopción del MECI 1000:2005 D 4

Por Resolución Motivada No.018 de 2008 se establecen los métodos y procedimientos de control interno, y por resolución No. 019 de 2008 Se adopta el MECI para el Imder y por resolución No.056 de septiembre 26 de 2014 se actualiza o adopta el nuevo mecí según Dec.943 e mayo 21 de 2014

Se verifica y evidencia la existencia física de dichos actos administrativo, y la entidad muestra avances significativos en el tema, y se encuentra en etapa de socialización y desarrollo, de este nuevo mecí para crear cultura del modelo.

Compromiso de la alta dirección. D 4

Por acta No.001 de septiembre 12 de 2014, la alta dirección del instituto se comprometen con la implementación del nuevo Municipal del Deporte Imder.

Se evidencia la existencia de dicho acto administrativo, y se evidencian del grupo de trabajo relacionado con el tema del plan de mejoramiento que incluye temas relacionados con el sistema de control interno, presenta avances en este elemento.

Designación del equipo MECI, del grupo directivo y del representante de la dirección.

D 4

Por Resolución No.056 de septiembre 26 de 2014 se integra el grupo operativo denominado equipo mecí, y por resolución No.055 de septiembre 19 de 2014 se constituye el comité de coordinación del sistema de control interno y la designación del represente de la Dirección.

Se evidencian la existencia de dichos administrativos, pero aún no se evidencia la operacionalización de estos grupos. No se evidencias actividades de este grupo.

Sensibilización de todos los servidores públicos previa al proceso de implementación y capacitación al Equipo

D 4

Existe socialización del acto administrativo de constitución de este grupo operativo mecí, y se percibe cierto interés de algunos de sus integrantes en conocer sobre el tema, pero aun se evidencia que se debe impulsar la operacionalizacion

Se ejecutan acciones de sensibilización y capacitación a todos los servidores del Instituto, para fomentar la cultura y compromiso con el sistema del control interno y de la importancia de su implementación.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

MECI en la estructura, funcionalidad y beneficios de aplicar el Modelo.

de este grupo. -No se evidencia operacionalización de este grupo.

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos.

D 4

Constituyen este elemento: -Documento con los principios y valores de la entidad. -Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad. -Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad.

Se evidencia que por acuerdo 004 de 2008, de la junta directiva, se adoptó el código de ética de la entidad. Existe evidencia del acto administrativo de constitución y adopción u operación del comité de ética. El Código de Ética Se elaboró de manera consensuada con los servidores públicos, y en ese entonces año 2008 se socializo a todo el personal del instituto, verificación hecha a través de los empleados, Y se evidencian nuevas acciones tendientes a interiorizar y recordar los principios y valores del mismo, y por resolución No.080 de noviembre 28 de 2014 se conformó el comité de ética, el cual debe comenzar a operar en este año 2015. No se evidencia operacionalización de este comit

1.1.2 Desarrollo del talento humano. D 4

Elemento constituido por:

-Manual de Funciones y competencias laborales.

- Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual).

- Programa de Inducción y reinducción

- Programa de Bienestar (Anual)

-Se evidencia Por resolución No.010 de abril 24 de 2013 la adopción del manual especifico de funciones y competencias laborales. - Por resolución No.057 de septiembre 26 de 2014, se ajusta y actualiza el plan institucional anual de capacitación para los trabajadores y servidores del



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

- Plan de Incentivos (Anual)

- Sistema de evaluación del desempeño.

imder Tuluá, el cual se viene ejecutando. - Por resolución No. 066 de octubre 21 de 2014 se adopta para el Imder de Tuluá, el plan de Inducción y reinducción que deberá ser implementado y desarrollado en este 2015. - Por resolución No.02 de Enero 17 de 2014, se ajusto el plan anual de bienestar social, estímulos e incentivos para los servidores del Imder. -No se evidencia un documento que adopte o contenga un sistema de evaluación del desempeño para el instituto. - No se evidencian nuevos avances en este elemento.

1.2 ELEMENTOS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION.

1.2.1 Planes y programas y proyectos. D 4

- Planes de la entidad alineados con las Políticas de Desarrollo

Administrativo. (Ejes y objetivos estratégicos para el periodo de

Gobierno, Objetivos específicos o Sectoriales (Estrategias).

Programas (Metas de Resultado). Subprogramas (Metas de

Producto).

- La misión y visión institucionales adoptadas y divulgadas.

- Objetivos institucionales.

- Planes de acción anuales que definen las metas a cumplir

con respeto al Plan de desarrollo.

- Planes Anuales mensualizados de caja (PAC), que permiten

conocer las metas planificadas por año para cumplir con los

ingresos y gastos de la entidad.

-Se evidencia la existencia de un plan anual de bienestar social adoptado por resolución No.02 de Enero 17 de 2014 que se ejecutó durante dicho año. -Se evidencia la adopción de un plan estratégico para el periodo 2013-2023 por medio de resolución No.021 de octubre 29 de 2014. -Se adoptó por resolución No.23 de noviembre 4 de 2013 el plan indicativo y de acción que se ejecutó en el año 2014 y para el presente periodo 2015 se están haciendo los ajustes y elaboración de dicho plan que deberá ser publicado antes del 31 de enero de este año 2015.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

- Acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades

y metas frecuentes por parte de los gerentes públicos.

- Cronogramas de los diferentes comités de trabajo.

Este plan se viene ejecutando directamente relacionado con la disponibilidad de los recursos. -Por resolución No.057 e septiembre 26 de 2014 se adopta y ajusta el plan institucional anual de capacitación. - Por resolución No.058 de septiembre 26 de 2014 se adopta el manual de políticas de comunicación. - Por resolución No.065 de octubre 21 de 2014 se adopta el manual de sistema de gestión de la calidad. -Por resolución No. 066 de octubre 21 de 2014 se adopta por el instituto municipal del Deporte y la Recreación el plan de inducción y reinducción y el plan de salud ocupacional. -Se evidencian el seguimiento por parte del área de tesorería y contabilidad al plan anual de paja PAC, que permitan verificar el cumplimiento de las metas ingresos y egresos presupuestados. - En el acuerdo 02 de enero de 1996, de creación del imder contiene la misión y los objetivos de la entidad, y que son conocidos por todos los empleados del instituto. -No se evidencian cronogramas ni actividades de los diferentes comité.

1.2.2 Modelo de operación por procesos. D 3,0 Elemento integrado por: -Se evidencia la existencia de la resolución No. 073



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

-Mapa de Procesos. (La entidad debe establecer un mapa de procesos donde se evidencia la interrelación de estos, articulados entre estratégicos, misionales, de apoyo, y de evaluación y seguimiento). - Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión del Mapa de procesos y los procedimientos de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la Entidad, Concursos, Actividades entre otros. - La entidad debe establecer procedimientos que le permitan evaluar permanentemente la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos en la organización, y el seguimiento respectivo.

de noviembre 10 de 2014 por medio de la cual se adopta el mapa de procesos para el instituto, el cual debe ser actualizado y adaptado a la realidad actual de la entidad, y de los procesos existentes, cuya labor se tiene programado desarrollar durante el presente periodo fiscal 2015 dentro del plan de mejoramiento y efectuar la debida difusión e interiorización dentro de la estructura de personal existente.

-Se deben establecer procedimientos que permitan evaluar permanentemente la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos por la Entidad.

- No se evidencian avances en este elemento.

1.2.3 Estructura Organizacional (Elemento adicional)

D 3

-La entidad debe tener una estructura flexible que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de responsabilidad y autoridad. - Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

- En la Entidad no se evidencia una estructura flexible, para laborar por procesos, en que se identifiques los niveles de responsabilidad y autoridad.

- Se evidencia la existencia de la resolución No.010 de abril 24 de 2013 por la cual se modifica y adopta el manual especifico de funciones y competencias, pero se debe verificar la socialización y conocimiento por



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

parte de cada de los empleados de la entidad.

No se evidencian avances en este elemento.

1.2.4 Indicadores de gestión (Elemento adicional)

D 3.0

-Dentro de los planes, programas y proyectos de la entidad, se debe construir indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan tomar decisiones para evitar desviaciones. -Debe haber indicadores por procesos que aportan a la medición de la gestión. -Deben existir fichas de los indicadores que permitan consultarlos de manera fácil. - Los responsables y sus equipos de trabajo, deberán hacer seguimiento a los indicadores según la periodicidad definida en la política de operación de cada entidad, la cual no podrá ser superior a seis (6) meses. - Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores (Se debe revisar la batería de indicadores con el fin de establecer que los indicadores cumplan con su propósito.

-Se evidencia que el plan indicativo así como el plan de acción adoptado por el Imder, posee indicadores de gestión, por medio de los cuales, se le efectúa el seguimiento del cumplimiento o desviación de dichos planes, pero considero que se debe llevar o efectuar un seguimiento más exigente.

No se evidencia responsables de efectuar dicho seguimiento al cumplimiento de los programas y proyectos de la Entidad, durante el desarrollo de los programas y proyectos institucionales ni con la periodicidad exigida.

-Se deben realizar una revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores a fin de determinar que los mismos cumplan con el propósito y correspondan a lo que efectivamente se necesitan en el instituto.

Elemento que no evidencia avances.

1.2.5 Políticas de Operación. (Elemento adicional).

D 3.0

-Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de las Políticas de Operación de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la

- se evidencia la adopción del Plan indicativo y de acción por medio de la resolución No.023 de noviembre 4 de 2013.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

entidad, Concursos, Actividades entre otros.). - Acto administrativo a través del cual se adopta el Manual de Operaciones de la entidad (Manual de procedimientos.- Manual de Calidad) como documento de consulta.

-No se evidencia acto administrativo de la adopción de un manual de operaciones, ni procedimientos.

- Se evidencia la resolución No. 065 de octubre 21 de 2014, por la cual se adopta el manual de adopción del sistema de gestión de la calidad, al cual deberá ser ajustado y actualizado a la realidad de la entidad.

-No se evidencian nuevos avances en el elemento.

1.3.1 Políticas de administración del riesgo. (nuevo elemento o adicional).

D 3.

Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el

manejo de los riesgos atraves de Acto administrativo o

documento a través del cual se definen y adoptan las Políticas

de Administración del Riesgo.

- Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

(Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás

actividades que demuestren la socialización y difusión de los

Mapas de Riesgos de la entidad.)- (Cartillas, Correos

electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades

entre otros.)

Existe un mapa de riesgos pero se debe actualizar identificar contando con la participación y apoyo de todos los cargos y áreas, a fin de ajustarlo a la realidad y necesidades de la entidad o instituto municipal de deportes y determinar así un plan de manejo de riesgos acorde la realidad de la entidad.

Que permita efectuarle el seguimiento, para garantizar el cumplimiento de metas y objetivos y corregir las desviaciones.

. No se evidencia seguimiento al plan de manejo de riesgos.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

1.3.2 Identificación del riesgo. D 3.0

1.3.2.1 Contexto estratégico. (Identificación de condiciones

o factores internas o externas que puedan generar eventos

de riesgo para la entidad).

Son las condiciones internas y del entorno, que pueden

generar eventos que originan oportunidades o afectan

negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de

una institución. Las situaciones del entorno o externas

pueden ser de carácter social, cultural, económico,

tecnológico, político, ambiental y legal, bien sea

internacional, nacional o regional según sea el caso de

análisis. Las situaciones internas están relacionadas con la

estructura, cultura organizacional, el modelo de operación,

el cumplimiento de los Planes, Programas y Proyectos, los

sistemas de información, los procesos y procedimientos y

los recursos humanos y económicos con los que cuenta

una entidad, entre otros

Se evidencia la existencia de un mapa de riesgos de la Entidad, que requiere ser ajustado actualizado con la participación de todas las áreas y cargos de la Entidad y efectuarse el debido seguimiento dentro de un plan debidamente elaborado. No se evidencian avances significativos en este elemento.

1.3.2.2 Identificación del riesgo. Identificación de

condiciones internas o externas que puedan generar

eventos de riesgo para la entidad.

La identificación implica hacer un inventario de los riesgos,

definiendo en primera instancia sus causas con base en los

factores de riesgo internos y externos (contexto

estratégico), presentando una descripción de cada uno de

estos y finalmente definiendo los posibles efectos

Elemento que presenta deficiencias en este aspecto, ya que los procesos no están debidamente determinados, establecidos, identificados y documentados, aunque esto no quiere decir que no existen procesos, ya que estos existen pero se deben determinar y documentar.

- No se evidencias avances en este elemento.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

(consecuencias).

Es importante centrarse en los riesgos más significativos

para la entidad relacionados con los objetivos de los

procesos, programas y/o proyectos, y los objetivos

institucionales. Entender la importancia del manejo del

riesgo implica conocer con más detalle los siguientes

conceptos:

Proceso: Nombre del proceso.

Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se

ha definido para el proceso al cual se le están identificando

los riesgos.

Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un

evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las

funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.

Causas (factores internos o externos): Son los medios, las

circunstancias y agentes generadores de riesgo,

entendidos todos los sujetos u objetos que tienen la

capacidad de originar un riesgo. Descripción: Se refiere a

las características generales o las formas en que se

observa o manifiesta el riesgo identificado.

Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia

del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente

se dan sobre las personas o los bienes materiales o

inmateriales con incidencias importantes tales como: daños

físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de

confianza, interrupción del servicio y daño ambiental, entre

otros.

1.3.3 Análisis y Valoración del riesgo. D 2.5

1.3.3.1 Análisis del riesgo. Se han establecido dos aspectos a

tener en cuenta en el análisis de los riesgos identificados:

Probabilidad e Impacto.

Por Probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del

riesgo; esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si

se ha materializado (por ejemplo: número de veces en un

tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la

presencia de factores internos y externos que pueden propiciar

el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

Por Impacto se entienden las consecuencias que puede

ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los

siguientes aspectos: Calificación del riesgo y Evaluación del

riesgo:

Calificación del riesgo: se logra a través de la estimación de la

probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la

materialización del riesgo. Evaluación del Riesgo: permite

comparar los resultados de la calificación del riesgo, con los

criterios definidos para establecer el grado de

Exposición de la entidad al mismo; de esta forma es posible

distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados,

importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las

Se evidencia la existencia de un mapa de riesgos, institucional, pero no por áreas,, ni por procesos, en donde se determinan algunos riesgos y se califican, pero este debe ser actualizado, ajustado, y efectuársele el debido seguimiento. No se evidencian nuevos avances en el elemento. No se evidencia un Documento dónde se evalúe si los controles para valorar los riesgos son adecuados o no.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

acciones requeridas para su tratamiento. Se evidencia en La entidad la construcción o existencia de un Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se elevan algunos de los Riesgos que pueden afectar a la entidad en su conjunto incluye los Riesgos de Corrupción de los que trata la Ley 1474 de 2011. Elemento que no evidencias nuevos avances.

1.3.3.2 Valoración del riesgo. La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones. El procedimiento para la valoración del riesgo parte de la evaluación de los controles existentes, lo cual implica: a. Describirlos (estableciendo si son preventivos o correctivos). b. Revisarlos para determinar si los controles están documentados, si se están aplicando en la actualidad y si han sido efectivos para minimizar el riesgo. c. Es importante que la valoración de los controles incluya un análisis de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuántas posiciones dentro de la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos es posible desplazarse, a fin de bajar el nivel de riesgo al que está expuesto el proceso analizado.

2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

2.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL.

2.1.1 Auto Evaluación del control y gestión. (Adicionado). NUEVO MECI.

D 3.0

-Actividades de sensibilización a los servidores sobre la

cultura de la autoevaluación.

- Herramientas de autoevaluación.

- No se evidencian actividades, Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás que demuestren la sensibilización sobre la importancia de la autoevaluación en la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros. - Se evidencia la adopción del Aplicativo MECI (Informe Ejecutivo Anual de Control Interno), hacen parte de estos sistemas de autoevaluación en la Entidad. -Se cumplió con el informe ejecutivo anual de control interno.

2.1.2 Procedimientos. ELEMENTO SUSTITUTIDO NUEVO MECI

D

2.1.3 Controles. ELEMENTO SUSTITUIDO. NUVO MECI

D

2.1.4 Indicadores. ELEMENTO SUSTITUIDO NUEVO MECI

D

2.1.5 Manual de Procedimientos. ELEMENTO SUSTITUIDO NUEVO MECI.

D



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

2.2 ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA

2.2.1 Auditoria Interna. D 4

La propuesta metodológica para ejecutar el proceso de auditoría interna, se establece partiendo de la planeación general, para posteriormente realizar la programación de la Auditoria sobre la base del análisis de riesgos relevantes, la ejecución y la comunicación de resultados y seguimiento a las acciones de mejora.

1. Programación general de auditorías 2. Planeación de la auditoria, 3. Ejecución de la Auditoria. 4. Comunicación de resultados de la auditoria 5. Seguimiento a planes de mejoramiento.

Dentro de la programación del ejercicio de auditoría interna, es importante partir del conocimiento de la entidad y su entorno, lo cual implica comprender las características de la operación que realiza para tener claridad sobre la formulación estratégica, las fuentes de ingresos y recursos, los riesgos que la afectan, los costos de sus actividades, los sistemas de información, entre otros aspectos.

Para ello, los aspectos que se deben entrar a conocer por parte del auditor interno como insumo para planear sus

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.

1.Lineamientos Éticos: se evidencia la existencia del código de ética.

2.Se evidencia la existencia de una misión clara y legalmente establecido en los estatutos de creación del Imder.

3. No se evidencia una visión de la Entidad debidamente adoptada.

4. Objetivos Estratégicos. Se evidencian el establecimientos de unos objetivos en el mismo acto administrativo de constitución o creación del imder.

5. Plan Estratégico. Se evidencia la adopción de un plan estratégico para la Entidad.

6. Existe plenamente constituida una estructura financiera y presupuestal para el normal



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

auditorías (programa de auditoría) son los siguientes: funcionamiento de la entidad.

7. Partes Interesadas. Se tiene plenamente identificados las partes interesadas en la gestión del instituto, y que lo constituye la comunidad de deportistas y comunidad en general.

-Estructura organizacional: Se evidencia la

existencia de un organigrama, de un manual de funciones y competencias, de una planta física, nomograma, y la creación de comités de trabajo, como el de control interno, el mecí, de ética etc. y una planta de cargos determinada.

-Modelo de procesos: Se evidencia la existencia de

procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control. Pero sin documentar y delimitar plenamente.

-Sistemas de gestión y control: Se evidencia la

adopción del meci. Y de un sistema de gestión de la calidad, sin ajustar e inadecuado.

- No se dispone del sistema de gobierno en línea, existe un mapa de riegos de corrupción,

- existe un sistema de control interno contable adecuado a las necesidades del instituto.

-No se tiene adoptado un sistema de gestión



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

documental, ni anti tramites.

-No se dispone de un sistema de gestión ambiental.

-Se tiene debidamente adoptadas unas políticas de seguridad informática.. a través de acto administrativo.

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA.

-Se disponen de sistemas operativos denominado Windows 7,

Se dispone de una base de datos contable denominado ascii.

-Harward: Se dispone de 8 computadores o de equipos de computo.

Sistemas de información: se dispone del ascii

-No se dispone de aplicaciones.

- información: contable y administrativa.

-ADMINISTRCION DE RIESGOS:

-Políticas de administración de riesgos: No se evidencian políticas de administración de riesgos.

-Mapas de riesgos: se evidencia la existencia de un



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

mapa de riesgos sin actualizar.

-Elemento que evidencia un avance dentro del proceso de tramite y pago de cuentas, que pasa por revisión de la oficina de control interno una vez agotados todos los tramites administrativos.

2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO.

2.3.1 Plan de mejoramiento. D 4.0

-Debe existir un proceso, procedimiento o

mecanismo a través del cual se trabajen

recomendaciones y análisis generados en el

desarrollo del Componente de Auditoría Interna y las

observaciones del Órgano de Control Fiscal. Debe

ser un Proceso, procedimiento o mecanismo

documentado que permite realizar seguimiento a las

acciones emprendidas por los responsables y la

verificación de estas.

- Se debe establecer un mecanismo para el seguimiento y

evaluación de las acciones establecidas en los planes de

mejoramiento

Existen esquemas o cuadros debidamente establecidos por el ente de control que permiten presentar o proponer acciones de mejora dentro del plan de mejoramiento y efectuarle el debido seguimiento al avance de dicho plan.

-Elemento en el que hemos venido avanzando

con motivo de la auditoria y al plan de

mejora presentado a la contraloría municipal

y que se ha venido ejecutando.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

3. Eje transversal información y comunicación.

Información y comunicación interna y externa.

D. 4,0

- Identificación de las fuentes de información externa:

(Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o

Denuncias, Buzón de sugerencias, Encuestas de

satisfacción, entre otras).

- Fuentes internas de información (manuales, informes,

actas, -actos administrativos) sistematizada y de fácil

acceso:

- existir un documento (electrónico, físico o como

determine la entidad) que permita consultar toda la

documentación y/o archivos de importancia para el

funcionamiento y gestión de la entidad.

- Rendición anual de cuentas con la intervención de

los distintos grupos de interés, veedurías y

ciudadanía.

La entidad debe tener establecido un mecanismo

donde se comunique información sobre programas,

proyectos, obras, contratos y administración de los

recursos.

- Tablas de retención documental de acuerdo con lo

previsto en la normatividad.

- Política de Comunicación

Se tiene establecido por acto administrativo el

procedimiento de atención de PQRS, y se le

hace un seguimiento a la respuesta fechas de

vencimiento de las mismas.

Se evidencian manuales de funciones, de

políticas de seguridad informática, manual del

sistema de gestión de la calidad, el plan anual de

bienestar social, estímulos e incentivos. Plan

institucional de capacitación, el plan estratégico

2013-2025, el plan indicativo y de acción, el

manual de política de comunicación. Plan de

inducción reinducción.

-En este elemento se ha mostrado avances, con

la comunicación e información a través de las

redes sociales, de todos los eventos y

actividades que se vienen desarrollando por el

instituto.



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

Sistema de información y comunicación.

E 4.0

- Manejo organizado o sistematizado de la

correspondencia. (La entidad debe establecer directrices

claras para el manejo documental de tal manera que no

haya contratiempos entre la correspondencia recibida y la

respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés).

- Manejo organizado o sistematizado de los recursos

físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

- Mecanismos de consulta con distintos grupos de

interés parar obtener información sobre necesidades

y prioridades en la prestación del servicio.

- Medios de acceso a la información con que cuenta la

entidad. como página Web, carteleras comunitarias,

periódico oficial, buzón de sugerencias, entre otros

que crea conveniente.

-Se creo por resolución No.004 de junio 7 de

2013 la oficina de atención de peticiones,

quejas reclamos y solicitudes.

-Se dispone de un buzón de sugerencias.

- Se posee una cartelera para informar a la

comunidad

- a través de las redes sociales también se

informa a la comunidad sobre las actividades

del instituto.

- se rinden informes de gestión a la junta

directiva, al concejo municipal, y al municipio.

- Se están adelantando los procedimientos

para la creación de la pagina web del imder.

Elemento que evidencia una mejora con las

actividades de comunicación a través de las

redes sociales, de las actividades ejecutadas

por el instituto.

2.2.2 Información Secundaria E ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI.

2.2.3 Sistemas de Información E ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO NECI

2.3 ELEMENTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

2.3.1 Comunicación Organizacional E



ASPECTOS GENERALES.









M EVALU

VALORACIÓ

N


SEGUIMIENTO.

ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO NECI

2.3.2 Comunicación Informativa E

ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO NECI

2.3.3 Medios de Comunicación E ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO NECI

3.1 ELEMENTOS DEL COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

3.1.1 Autoevaluación de control. E ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

3.1.2 Autoevaluación de gestión. D ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

3.2 ELEMENTOS DEL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno

D ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

3.2.2 Auditoría Interna. D ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

3.3 ELEMENTOS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional. D ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos.

D ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual. D ELEMENTO SUSTITUIDO EN EL NUEVO MECI

HERNAN GERARDO RIOS SUAREZ JEFE DE CONTROL INTERNO IMDER TULUA - CC.16.357.747 DE TULUA VALLE.-

seguimiento a la implementación del meci imder tuluá mayo de 2015

Sports