Documento Electrónico

Objetivos

• Comprender las características especiales de los documentos electrónicos.

• Profundizar en las diferencias entre los formatos abiertos y los formatos propietarios.

• Introducir el concepto de copia electrónica.

• Desglosar la problemática del archivado y la preservación electrónica a largo plazo.

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Definición

Definición técnica: “Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido”

Diferencia esencial con el documento en papel: disociación entre contenido y representación.

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Características esenciales

Accesibilidad– Soporte físico

• ¿Disco duro o DVD?

– Sistema operativo• ¿Windows, Mac o Linux?

– Aplicación• ¿Microsoft Word o OpenOffice?

– Formato• ¿Abiertos o propietarios?

Seguridad– Firma electrónica

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Formatos

Codificación de información definida a través de un documento de especificación.

Abiertos– Especificación pública y libre de restricciones legales

de uso.

– Cualquier aplicación puede utilizarlos (propietarias o libres).

Propietarios– Controlados y definidos por intereses privados.

– Sólo la aplicación propietaria puede utilizarlos.

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Formatos abiertos

Open Document– OASIS– Soportado por OpenOffice (extensión .odt)

Portable Document Format– Adobe– Soportado por Adobe Acrobat Reader (extensión .pdf)

Joint Photographic Experts Group– Compresión de imágenes– Extensión .jpg o .jpeg

Open Office XML– Reciente y controvertido estándar de Microsoft– Soportado por Microsoft Office 2007 (extensión .docx)

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Formatos abiertos

XML– W3C– Documentos de marcas (extensión .xml).– Cualquier procesador de textos es capaz de

interpretarlos (texto plano).– Carecen por sí mismos de representación visual.– Transformaciones mediante lenguajes XSLT o XSL-FO

(hojas de estilo)• Generan formatos HTML, PDF, …

– Estándar de facto para la interoperabilidad entre sistemas de información.

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Formatos propietarios

• DOC

– Formato nativo y cerrado de Microsoft Word.

– Opción de almacenamiento por defectohasta la versión Word XP(extensión .doc)

• Tagged Image File Format

– Adobe (extensión .tif)

• MPEG-1 Audio Layer 3

– MPEG (extensión .mp3)

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Copias auténticas

Documento electrónico Impresión Documento en papelTecnología utilizada.– Transformaciones documentales.

• El ciudadano firma un documento XML y recibe una copia PDF imprimible del mismo.

– Códigos de identificación unívocos.• Alfanuméricos, códigos de barras, nubes de puntos.

Materialización documental

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Copias auténticas

• Documento papel Digitalización Documento electrónico

Desmaterialización documental

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Archivo electrónico

• Documentos objeto de archivo– Los documentos que forman parte de los

expedientes.

– Los libros o recibos de registros para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

– La correspondencia o comunicaciones electrónicas.

– Boletines oficiales, publicaciones. folletos comerciales, fotocopias de legislación.

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Archivo electrónico

• Fases del ciclo de vida de un documento– Documentación activa: es la etapa en la que los documentos son

producidos o recibidos, su valor administrativoestá vigente. Su consulta suele ser muy frecuente.

– Documentación semi-activa: es la etapa en la que el trámite administrativo ha finalizado pero su valor administrativotodavía continúa vigente. Su consulta es esporádica.

– Documentación inactiva: es la etapa en la que su valor administrativoha desaparecido, pero a su vez el documento ha adquirido un valor secundario, que puede ser fuente de investigación histórica.

• Problemática preservación a largo plazo.• Los soporten se deterioran o quedan obsoletos.• Los formatos documentales dejan de ser legibles.• Las firmas electrónicas dejan de ser fiables.

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Preservación a largo plazo

• Preservación física

– Copias de seguridad

• Modelos: completa, incremental, diferencial.

• Medios: cinta magnética, disco duro, disco óptico, llaves USB, servicios remotos.

– Barreras físicas

• Cajas fuertes, control de accesos, sensorización electrónica.

– Planes de seguridad y prevención

Preservación física

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Preservación a largo plazo

• Accesibilidad se debe evitar la obsolescencia de los contenidos digitales.– Uso de estándares abiertos

• Aseguran la legibilidad futura del documento.

– Migración• Conversión o transferencia de datos a nuevos entornos.

Siempre existe el riesgo de pérdida de información en el proceso.

– Virtualización o emulación• Replicación en el sistema actual de una funcionalidad ya

obsoleta.

Accesibilidad

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Preservación a largo plazo

Elementos de seguridad– Desaparición o ausencia del prestador formato de firma

avanzado o extendido• Archivado de las evidencias de validación

– Certificados

– Sellos de tiempo

– Respuestas de validación

– Compromiso de los algoritmos de hash o firma (debilidad tecnológica)• Hash o resumen digital proporciona integridad

• Firma digital proporciona autenticidad y no repudio

• Re-sellado de los documentos cada ciertos periodos de tiempo– Archivado de estos nuevos sellos de tiempo

Elementos de seguridad

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Escenario global

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Daniel Sánchez Martínez (danielsm@um.es)

Proyecto Administración Electrónica

Área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Aplicadas

Universidad de Murcia