Presentado por

Clara Inés Muñoz Sánchez

Yenny Alexandra Carrillo

Viviana Alarcón

Edith Gicela Alarcón

Augusto López Beltrán

IntroducciónEl tratamiento de los documentos electrónicos hoy se ha convertido en un tema de suprema importancia, debemos

tomar consciencia de nuestro compromiso con la sociedad y con el entorno, en la aplicación de las nuevas normas que surjan para minimizar los impactos sociales y del medio

ambiente que nos atañen a todos.

El concepto de expediente electrónico lleva a suponer que existirán unos cambios significativos en el quehacer de la

gestión documental, teniendo en cuenta que se debe visionar el diseño de una PGD que integre el concepto para que se

pueda adoptar con un componente técnico.

Debido a ello deberá existir una estrecha relación entre el archivista y el profesional de la información electrónica.

.

ObjetivosOrganizar los documentos electrónicos para permitir a la entidadtener una fuente de consulta a la hora de tomar de decisiones.

Garantizar por la recepción y distribución oportuna deldocumento.

Velar por la organización, el almacenamiento y la correctaconservación de los documentos.

Garantizar para consulta la disponibilidad del documento.

Garantizar la disposición final de los documentos.

Implementar metodologías en la recepción y distribución de lainformación.

Accesibilidad de acuerdo a las políticas de la entidad.

Promulgar por el buen uso de los documentos.

Evitar su reproducción total o parcial.

Garantizar su autenticidad.

ResponsablesLa responsabilidad en el tratamiento de losdocumentos electrónicos recae sobre todosnosotros, las organizaciones e incluso lacomunidad misma, desde cualquiera de susámbitos.

Órgano público: Dispone la normativa deorganización específica y, de no existir previsiónnormativa, la responsabilidad recae en elencargado de su tramitación.

Los entes deben garantizar el crear yalmacenar evidencia; y/o recibir y almacenardatos para garantizar su integridad, y paramantener la accesibilidad de los datos y de laevidencia de los mismos.

ResponsablesResponsabilidad de auditoría: Legalmente se refiere a la presunción deauditoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensajeelectrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada sepresumirá, salvo prueba en contrario, de la auditoría y responsabilidad deltitular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de suemisión.

Responsabilidad de mantener archivos de Correos electrónicos:

El remitente: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correoelectrónico: correo interno.

El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar elcorreo electrónico: debe guardarse archivo del correo externo recibido,especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial deoperaciones; para ello se sugiere:

En el correo electrónico, conservemos el texto original y todas lasrespuestas recibidas.

. En intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinarque archivar..

Expediente electrónico

Compuesto por los siguientes elementos::

Leyes, jurisprudencia y normativa que regula el entorno

organizativo en general y que afecta a cada sector en particular

relacionadas con; Documentos de archivo, los archivos, el

acceso, la privacidad, las pruebas, el comercio electrónico, la

protección de datos y la información.

Normas de obligatorio cumplimiento

Códigos de buenas prácticas.

Códigos de ética y de conducta

Algunas normativas como:

Ley 527 de 1999 (art.6, art. 10)

Ley 1437 de 2011

Decreto 2609 de 2012 (Artículos 5, 18, 22, 23, 33 y 34).

Directiva presidencial 04 y 05

Entorno o Marco Normativo

Expediente electrónico

Conjunto de documentos electrónicos

correspondientes a un procedimiento,

cualquiera que sea el tipo de información

que contengan.

Componentes

Definición

Expediente Electrónico Ciclo de Vida

El ciclo vital del expediente electrónico está formado por las

distintas fases por las que atraviesa un expediente desde su

creación hasta su disposición final..

PlaneaciónGestión ytrámite

Disposiciónfinal

SGDE SGDE

Expediente Electrónico Ciclo de Vida

PlaneaciónGestión ytrámite

Disposiciónfinal

En esta fase se define el

expediente de acuerdo al

desarrollo de las funciones

propias de cada entidad o

unidad administrativa

pública; dicha planeación

se realiza en asocio con el

área de calidad y la oficina

que produce el expediente.

Abarca el inicio, la

vinculación a un trámite, la

distribución, la descripción,

la disponibilidad,

recuperación y acceso del

expediente hasta que

cumple la función inicial

por la que fue

creado.

La disposición final debe estar

asociada a los tiempos donde

sea necesario tener el

expediente a mano y de

acuerdo con sus valores

administrativos, legales, e

históricos, entre otros,

plasmados en herramientas

como las TRD y las TVD.

Expediente Mixto o Híbrido Es un conjunto de documentos dearchivo, electrónicos y tradicionalesque se relacionan entre sí, y queconforman una sola unidaddocumental. Este tipo de expedientees conservado de un lado en soporteelectrónico y del otro en soporte físicoo tradicional .

Su aplicación consiste en producir,almacenar y mantener documentosen soportes análogos y soporteselectrónicos entre ellos el microfilm,para garantizar así la conservaciónde los documentos y mantener portanto la integridad de estos.

Proceso de gestión documental Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo (Electronic Records Management System

ERMS) es básicamente una aplicación para la gestión

de documentos electrónicos, aunque también se puede

utilizar para la gestión de documentos físicos.

Proceso de gestión documental

Un sistema de gestión de documentos

electrónicos es, pues, un sistema

computarizado, un conjunto de programas,

utilizado para rastrear y almacenar

documentos electrónicos y/o imágenes

digitales de documentos originalmente

soportados en papel.

. El término puede ser relacionado con

conceptos como sistemas de administración

de contenido (CMS) y es comúnmente visto

como un sistema de administración de

contenido corporativo y relacionado con el

término Digital Asset Management.

Proceso de gestión documental

Herramientas para la gestión documental

Bases de DatosLa aplicación de la informática en todos los niveles de lasorganizaciones comprende un fenómeno que tiene susimplicaciones en la gestión documental: la proliferación de basesde datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estánsustituyendo a los documentos como soporte de informaciónvaliosa para la organización.

HardwareEscáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentosoriginales, una vez preparados, son transformados en documentosdigitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Losusuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder adicha información, para su modificación o revisión.

SoftwareGestores documentales:

Programas de apoyo al proceso de gestión de la

documentación que se maneja en la empresa. Existen

soluciones informáticas para: la gestión documental,

administración de archivos digitales y para administración de

bibliotecas de diversa índole.

Redes

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la

información que se encuentra en los servidores. Las redes

pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la

información por Internet.

Herramientas para la gestión documental

Organización del espacio de trabajo

1 Mesa de trabajo

1 Silla ergonómica, base giratoria, altura de asiento y respaldo

ajustables, respaldo en malla, asiento tapizado en tela negra.

1 Armario empotrado en mampara (5 m lineales de balda), puerta

corredera en cristal blanco para ser usada como pizarra

Organización del espacio de trabajo

•Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin

divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación,

comunicación y adaptabilidad al cambio.

•Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las

necesidades propias del trabajo.

•Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase

sobre el hombro izquierdo de cada persona.

•Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de

trabajo deben tener una altura uniforme.

• Pad mouse para evitar las enfermedades en las muñecas.

Organización de los documentos

electrónicosLos archivos electrónicos deben estar

organizados de acuerdo a la Tabla de

Retención Documental con sus respectivas

Series, subseries y tipos documentales.

Términos de referenciaArchivo Electrónico: Conjunto de

documentos electrónicos, producidos y

tratados archivísticamente, siguiendo la

estructura orgánico-funcional del productor,

acumulados en un proceso natural por una

persona o institución pública o privada, en el

transcurso de su gestión.

Organización de los documentos

electrónicos

Carpeta o Expediente electrónico: Es el

expediente que se utiliza para organizar los

archivos por categorías, Series y subseries.

Documento Electrónico de Archivo: Registro de

información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que

permanece en estos medios durante su ciclo vital y

debe ser tratada conforme a los principios y

procesos archivísticos.

Mensaje de datos: Información generada, enviada,

recibida, almacenada o comunicada por medios

electrónicos, ópticos o similares.

Conclusiones

Hoy en día empresas, centros de documentación y todo tipode instituciones están conviviendo permanentemente condocumentos electrónicos ya que este recurso se ha convirtióen una necesidad primordial, pues pone al alcance de todosla información de una forma rápida, fácil y segura, por ello esimportante entender y conocer el tratamiento estos.

El correcto tratamiento de los documentos electrónicospermite una variedad de ventajas como el rápido acceso a lainformación, mejora el tiempo de búsqueda y consulta dedocumentos, salvaguarda la información en todo tipo deformato electrónico, elimina el extravío de documentos,controla el acceso a la información por niveles de seguridad,protege la información, agiliza el servicio al cliente, ordena ydistribuye de manera lógica los expedientes, incrementa laproductividad y finalmente se puede acceder a losdocumentos desde cualquier lugar.

Cibergrafía /BibliografíaCruz Mundet, José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística.

http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

Cardona Ceballos, Sandra. Expediente electrónico

http://prezi.com/aza8oitchymk/expediente-electronico/

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - CARTILLA

González Flórez, Jhon Alexander. Cartilla Gestión electrónica de Documentos

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www.monografias.com › Administración y Finanzas

http://www.croem.es/prevergo/formativo/5.pdf

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf