GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

YESENA ORTEGA GONZÁLEZ

DIANA MARCELA ALVEAR

VILMARY MANCILLA CASTILLO

LILIANA BASABE SIERRA

G2

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

FEBRERO

2014

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

YESENA ORTEGA GONZÁLEZ

DIANA MARCELA ALVEAR

VILMARY MANCILLA CASTILLO

LILIANA BASABE SIERRA

G2

EJE TEMATICO N° 1

DOCENTE

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

FEBRERO2014

INTRODUCCION

Con la aparición de los documentos electrónicos durante las últimas décadas, los

archivos han sufrido una gran revolución lo cual obliga a los archivistas a

modificar sus métodos para hacer frente a este fenómeno de producción de

documentos en los nuevos soportes.

Los cambios tecnológicos en el último siglo, especialmente en el campo

electrónico y digital, trajo consigo un gran cambio en la forma de comunicación,

de transmisión de la información, de trabajo y en general, estos cambios han

afectado en  las actividades cotidianas de la sociedad actual; para la cual   deben

adaptarse a los cambios, por lo tanto es necesario que exista un  marco jurídico

necesario para hacer relevante el uso de estas nuevas tecnologías; teniendo en

cuenta que es un elemento básico de este movimiento a nivel global.

OBJETIVO GENERAL

1. Conocer la forma en que se estructura la gestión automatizada en las organizaciones; entendiendo cada uno de sus componentes, tanto el analítico por parte de los gestores de información (archivístico), como el informático que posibilita el encuentro dinámico entre todas las partes de la administración.  

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Conocer las ventajas y desventajas de la documentación electrónica como soporte de información.

2. Explicar los procedimientos llevados a cabo en la gestión automatizada de información.

3. Asumir las diferencias en el tratamiento de la información electrónica.  

EL Documento Electrónico

El ciclo vital de la información sus 3 fases

El dato individual a la información electrónica estructurada

Qué es información Qué es un dato Porqué es diferente la información electrónica

Creación de datos electrónicos

Modos de estructura los datos Documentos Bases de datos

Adquisición de equipos y aplicación para la información electrónica

El Documento Electrónico

El Archivo General de la Nación define Documento electrónico como  “Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización”.

Un documento electrónico de archivo, son aquellos producidos o recibidos en una entidad en razón de sus actividades o funciones, el documento electrónico de archivo tiene los mismos rasgos del documento de archivo físico como es su originalidad y valor probatorio, su única diferencia es que varía el medio de creación o recepción, trámite y recuperación, ya que se utilizan herramientas informáticas o electrónicas.

CICLO VITAL

Fase de diseño

Como sucede con la información en formato papel, la de índole electrónica obedece a una necesidad en la gestión organizacional. La primera fase requiere entonces establecer la planeación, es decir, la forma como se va a desarrollar la tarea de administrar los archivos electrónicos.

Tareas propias de esta fase

Definición de oficinas y encargados de la administración documental (perfiles de acuerdo a nivel de conocimiento en materia archivística, o en su defecto responsables de cada área)

Implementación de un software como de un repositorio con la tecnología adecuada, que me permita albergar y recuperar sin riesgo alguno, la información contenida en los servidores.

Manejo de niveles de acceso (de acuerdo al perfil del solicitante)

Fase de Creación

Es el momento en el que la información se convierte en formato digital, legible por medio de ordenadores; se debe tener en cuenta que la responsabilidad del proceso implica a los creadores de la información (oficinas de gestión) y a los archivistas (velan por el orden lógico y formal de los documentos)

Por lo tanto se realizan las siguientes tareas…

Puntos de creación de información digital (Escaneo: centralizado o también descentralizado).

Valoración y análisis de la información para la creación de expedientes organizados siguiendo el criterio de serie documental (La implementación de software acelera la tarea de recopilación de información).

La revisión constante del documento físico, generados en la oficinas, para la digitalización acorde de las series documentales (en el caso de  que la digitalización sea asumida directamente por las áreas).

Revisión y organización para las demás transferencias, teniendo en cuenta los criterios archivísticos, y su debida digitalización e implementación electrónica.

Descripción de la documentación para su efectiva recuperación

Manejo adecuado de bases de datos (catalogación)

Fase de Mantenimiento

Obedece a las políticas que implementan las organizaciones, para asegurar la consulta sin intermitencias de la información digital producida o recibida.

Se lleva  cabo las siguientes tareas:

Copias de seguridad.

Según el caso, migración a otros soportes más modernos, asegurando la totalidad de registros.

soporte constante por parte de la empresa informática (asegura el correcto accionar del producto de gestión documental automatizada)

El dato individual a la Información Electrónica Estructurada

Qué es información : En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

En tal sentido la información es un conjunto organizado de datos capaz de cambiar el estado de conocimiento en el sentido de las órdenes transmitidas. Los datos sensoriales una vez percibidos y procesados constituyen una información que cambia el estado de conocimiento, eso permite a los individuos o sistemas que poseen dicho estado nuevo de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes a dicho conocimiento.

Qué es un dato

Es una unidad elemental de información,  representado simbólicamente (numérica, alfabética, algorítmica, imágenes o sonidos) el dato no tiene valor semántico (Sentido) en sí mismo, pero recibe un tratamiento apropiado, su utilidad consiste en la realización de cálculos o en la toma de decisiones, con el único fin de comunicar en cualquiera que sea su soporte y finalidad.

En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y transmitidos mediante documentos en soporte papel (o a veces, para los más antiguos, en otros soportes, como la piedra tallada).

PORQUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La información electrónica en los últimos tiempos ha sido una herramienta eficaz para la toma de decisiones en tiempos nunca antes imaginados, y también novedosa a la hora de hacer frente organizativo y responder a las necesidades tanto de clientes externos como a los internos, en esta era post-industrial denominada también como sociedad de la información, en la que todo gira en torno al conocimiento.

Entonces la información digital o electrónica tiene una gran diferencia con respecto a la tradicional, esto es: la forma en la que se lee o transmite el mensaje, el canal o el medio informativo, en este caso el computador es imprescindible.

Teniendo esto en mente, es preciso identificar cuáles son los puntos a favor y también en contra al establecer una gestión automatizada de información.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Obedece a aspectos informáticos como también a los propios de la gestión documental organizada por la que debe velar el profesional de la información.

Como primera medida está el proceso de la adquisición de software y hardware; estas son herramientas que me permiten hablar como tal de medios automatizados. En segundo lugar y condicionado por lo anterior, aparece el concepto de repositorio, entendiéndose este como el “archivo” o lugar en el que se almacenan datos electrónicos.

El proceso de creación de datos es de carácter totalitario, es decir, interesa desde la alta dirección de las organizaciones, hasta el último de sus miembros de perfil inferior. Se utiliza primordialmente la digitalización de documentos para pasar de la parte física y convertir en archivos legibles por ordenadores; en el proceso está implicado el orden lógico secuencial y natural que lleva la información al soportar procesos, es por eso que se requiere el análisis minucioso y constante de los archivistas para la delimitación de series y subseries, principalmente si el proceso de automatización es descentralizado (manejado por outsorcing o bien por las mismas áreas). También es preciso aclarar que no toda la información tiene que ser digitalizada, pues diferentes áreas de la empresa manejan software específico para sus procesos (por ejemplo el área financiera o contable) por lo que el exportar aquellos archivos es de utilidad enorme.

El uso de la tecnología permite a través de sus diferentes formulaciones y algoritmos agrupar cantidad enorme de información en tiempos record, por lo que es efectivo frente a la gran explosión documental generada en los últimos tiempos. Pero la parte de análisis es la que me asegura la calidad del proceso para eliminar todas aquellas cosas que no tienen valor documental y lo que me hace es generar desviaciones: duplicidad de información, documentos incompletos, etc.

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos elementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental es la mínima información que se tiene en un sistema; una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y un conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos los cuales son:

DOCUMENTOS

Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos principales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:

El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos Textuales, Numéricos  Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.

La estructura lógica del documento, puede estar incluida en el documento o base de datos,  en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos.

El contexto descrito en un documento asociado puede incluir informaciones como:

  Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las relaciones con otros documentos.

   La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito en la documentación puede volverse complejo cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de red.

BASES DE DATOS : Es una colección de datos referentes a una organización estructurada según un modelo de datos de forma que refleja las relaciones y restricciones existentes entre los objetos del mundo real, y consigue independencia, integridad y seguridad de los datos. a continuación se exponen algunos requisitos que debe cumplir un buen sistema de datos:

Acceso Múltiple: los usuarios pueden acceder a la base de datos sin que se produzca conflictos ni visiones coherentes.

Flexibilidad: Se podrá usar distintos métodos de acceso, con tiempos de respuesta razonablemente pequeños

Confidencialidad y Seguridad: Se controla el acceso a los datos impidiéndole así a los usuarios no autorizados.

Protección contra Fallos: Deben existir mecanismos concretos de recuperación en caso de fallo del equipo.

Independencia Lógica: Capacidad para modificar los datos contenidos en la base e incluir nuevos datos, sin afectar a los programas que lo estén usando.

Interfaz de alto nivel : contar con un lenguaje de programación de alto nivel para que facilite la tarea a realizar.

Los sistemas de gestión de bases de datos relacionales se caracterizan porque almacenan los datos en "tablas" o "relaciones" y por las operaciones de tipo algebraico que se realizan sobre dichas tablas. Esta información se puede representar de forma adecuada en un lenguaje lógico (Prolog). Hay tres grandes modelos de bases de datos según el contenido de sus registros:

Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy concretas y actuales, generalmente de carácter numérico: tales como datos estadísticos, series históricas, resultados de encuestas, convocatorias de becas o subvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo.

Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en una actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de investigadores, de centros de investigación, de bibliotecas, de revistas científicas, de empresas, de editoriales.

Bases de datos documentales: En este último grupo, cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de un documento de archivo, un documento electrónico.

DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y BASE DE DATOS

Su conservación plantea diferentes requerimientos.

Un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo documento).

Una base de datos puede ser regularmente puesta al día.

Existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea nuevos problemas.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto muy importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy por hoy existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías; también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas.

Los reglamentos para la adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres falencias enumeradas muy comunes donde el mercado tecnológico no ofrece productos que cumplan con la reglamentación oficial; algunos pocos productos que sí cumplen con la norma, se consiguen a precios muy elevados, la misma evolución tecnológica puede hacer que las normas caduquen a pesar de las dificultades es ético realizar compras tanto privadas como públicas dentro del marco de la normatividad establecida. Sin embargo, debe admitirse que no es siempre práctico o realista el conservar la totalidad de equipos, aplicaciones y documentación durante un largo período. Es evidente que la compra de productos basados en normas estables y abiertas es uno de los principales criterios de evaluación de los productos.

CONCLUSIONES

A los documentos electrónicos se les debe dar tratamiento  similar al documento físico, aunque su estructura y sus elementos de fondo varíen. Encontramos ventajas de los documentos electrónicos, como la organización casi inmediata a través de aplicativos diseñados para tal fin y la toma de decisiones oportunas, pero también debido a que muchas veces los procesos no son centralizados al momento de producción (digitalización) es necesario aplicar conocimientos archivísticos de análisis en manera constante para que las series y las subseries sean conformadas de forma correcta, y no estar completamente entregados a la funcionalidad del software.

Tanto para la creación de un documento electrónico y de un sistema de información se debe tener siempre presente el diseño de la estructura de estos dos elementos que se complementan, donde influye los datos como ingreso y la información como salida, donde el ciclo vital nos da la posibilidad de realizar la trazabilidad a cada uno de estos. El desarrollo de este taller, está lo suficientemente orientado en lo que se debe hacer y es por esto que motiva al aprendiz  a ejecutar la actividad, toda vez que es un tema de suma importancia en la gestión de documentos electrónicos y el conocimiento y destrezas que se desarrollen al ejecutarla.

BIBLIOGRAFÍA

http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-para-la-informacion-electronica/#.UgWiedLZbXo

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf