redaccion de informes una
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ÍNDICE
PRESENTACIÓN
ESTRUCTURA DEL CURSO
ACTIVIDADES GENERALES DEL PARTICIPANTE
COMO SE EVALÚA ESTE CURSO
Primera Unidad :
Objetivos y contenidos de la Unidad I :La ComunicaciónActividades Específicas del Participante
1. La Comunicación. Definición
2. Componentes de ia Comunicación
3. El Proceso de la Comunicación
4. Canales de la Comunicación
5. Barreras que dificultan el Proceso Comunicacionalen una Organización
6. Principios de la Comunicación Efectiva en lasOrganizaciones
7. Los Niveles Organizacionales
8. Principales Formas de Comunicación Administrativa
9. El Control de las Comunicaciones en las OrganizacionesClave dé CorreciónAutoevfffuación
Respuestas a la AutoevaluaciónReferencias Bibliográficas
Segunda Unidad:
Objetivos y contenidos de la Unidad ll:La RedacciónActividades Específicas del Participante
1. La Redacción. DefiniciónInterferencias en la Redacción
2. El Párrafo
2.1. Composición del Párrafo
2.2. Enlace de Párrafos
3. Estilos de Redacción
4. Orientación para la redacción de informes. 4.1. Vocabulario
.^
[UNA/ E.U. :SERIE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO QERENCIAL
4.2. Longitud de las Frases
4.3. El Lenguaje det Informe
4.4. Titulación de las Secciones
4.5. Uso de Notas Marginales o Llamadas
4.6. Uso de las Letras Mayúsculas
4.7. Uso de los Números
Clave de Correción: Ejercicios 3, 4, 5, 6
Autoevaluaclón
Respuestas a la Autoevaluación
Referencias Bibliográficas
Tercera Unidad
Objetivos y contenidos de la Unidad III: Planificación yElaboración del InformeActividades Especificas del Participante
1. El Informe. Definición '
2. Propósito general del Informe
3. Importancia y ventajas del Informe
4. Clasificación del los Informes
4.1. Por su contenido
4.2. Por la relación existente entre el emisor y el receptor
4.3. Por su grado de formalidad \
4.4. Por su extensión
5. Niveles de la Organización
5.1. Nivel Operativo
5.2. Nivel Superior-Departamental
5.3. Nivel Administrativo-Ejecutivo
6. Proceso de Elaboración del Informe
6.1. Planificación del Informe
6.2. Plan o Bosquejo del Informe
6.3. Construcción del Informe
C/ave oe Corrección: Ejercicios 7, 8, 9
Referencias Bibliográficas
Autoevaluación
ANEXOS:
Anexo No 1Partes de! Informe según su extensión y distribución
Anexo ?2
Partes det Informe según su Propósito y Contenido
GLOSARIO DE TÉRMINOS
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
LECTURAS COMPLEMENTARIAS
I^EQACÜÓN De INrOiiMfcS1-
PRESENTACIÓN DEL CURSO
El presente curso está dirigido a las personas interesadas en adquirirconocimientos y destrezas básicas respecto a la elaboración de informes,dominando lastécnicas de escribir y redactar correctamente.
El objetivo general del cursóse centra en e! desarrollo decapacidades para elaborar eficazmente informes relacionados en su áreaprofesional. Para el logro de este objetivo se proponen tres unidades deestudio, la primera se refiere al proceso de la comunicación y su utilidaden la redacción de informes.
La segunda unidad se refiere al desarrollo de un estilo de redacciónpropio de acuerdo a la información a procesar, considerando una seriede orientaciones prácticas.
Finalmente, en la tercera unidad se ofrecen lincamientos prácticospara la redacción de informes.
Esperamos que e! curso sirva de herramienta en la práctica para eldesarrollo y redacción de informes.
REDA^CiON De .;•.-"C-S ;.:=::•
Estructura del Curso
Actividades Generales del Participante
Se espera que el participante pueda asimilar, el curso en todos susaspectos, conjugándolo siempre con su experiencia concreta en lo posiblevinculada a su campo de trabajo. Por ello se ofrecen las siguientesactividades:
1. Antes de iniciar el curso, revise el material complementarioreferido a,LA FRASE, el cual contiene un conjunto de normas y reglaspara |a construcción de frases u oraciones.
2. Revise con detenimiento el contenido del curso.
3. Realice una lectura compresiva de la presentación del curso.
4. Estudie la estructura de! curso para conocer los objetivosterminales y específicos de cada unidad de aprendizaje.
5.Lea silenciosamente el contenido del curso, subraya las ideasprincipales y toma notas, en fichas preferiblemente, de aquellos conceptosy elementos que considere importante.
6. Resuelva los ejercicios y autoevaluaciones incluidas, así mismoconsulté las respuestas correspondientes al final de cada unidad comoforma de valorar los progresos y fallas en el estudio de las unidades.
7. Lleve una relación de tas dudas que pueda encontrar en eltranscurso de la lectura, para que las aclare en los grupos de estudio, ocon el facilitador.
8. Consulte el glosario de términos.
9. Consulte la bibliografía general y específica del curso por unidad.
10. Se recomienda la lectura del material complementario.
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REDA^CiON De .;•.-"C-S ;.:=::•
Estructura del Curso
Actividades Generales del Participante
Se espera que el participante pueda asimilar, el curso en todos susaspectos, conjugándolo siempre con su experiencia concreta en lo posiblevinculada a su campo de trabajo. Por ello se ofrecen las siguientesactividades:
1. Antes de iniciar el curso, revise el material complementarioreferido a,LA FRASE, el cual contiene un conjunto de normas y reglaspara |a construcción de frases u oraciones.
2. Revise con detenimiento el contenido del curso.
3. Realice una lectura compresiva de la presentación del curso.
4. Estudie la estructura de! curso para conocer los objetivosterminales y específicos de cada unidad de aprendizaje.
5.Lea silenciosamente el contenido del curso, subraya las ideasprincipales y toma notas, en fichas preferiblemente, de aquellos conceptosy elementos que considere importante.
6. Resuelva los ejercicios y autoevaluaciones incluidas, así mismoconsulté las respuestas correspondientes al final de cada unidad como
forma de valorar los progresos y fallas en el estudio de las unidades.
7. Lleve una relación de tas dudas que pueda encontrar en eltranscurso de la lectura, para que las aclare en los grupos de estudio, ocon el facilitador.
8. Consulte el glosario de términos.
9. Consulte la bibliografía general y específica del curso por unidad.
10. Se recomienda la lectura del material complementario.
Cómo se evalúa este curso
La evaluación del curso, está referida al logro de los objetilo cual debes reaiizar_.cada una de las actividades que se prop<
En consecuencia, la evaluación se hace en cada una de lasy durante todo el proceso instruccional. Este curso incluye porsiguientes aspectos de evaluación:
.' /
. •
- Ejercicios: Se encuentran intercalados en las unidade;
como propósito ayudarte a comprender las nociones tfacilitarte el manejo de las situaciones propuestas. 1ejercicios se acompañan de respuestas, de modo qu'utilizarlas para cotejar las tuyas con éstas.
- Autoevaluación de Unidad: Consiste en un conjunto devinculados.a los objetivos específicos y terminales de caeTe permiten verificar el alcance de tres logros en el domiobjetivos. Estos se acompañan de las respuestasrespectivas.
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Unidad /; La ComunicaciónObjetivo Terminal
Valorar la importancia del proceso de comunicación y su utilidad eiRedacción de Informes.
Objetivos Específicos
1. Definir el concepto de comunicación.
2. Identificar los componentes del proceso de comunicación.
3. Identificar los principios de la comunicación efectiva en laaorganizaciones. ,
4. Identificar Ías principales formas de comunicación administratiContemdo: 1
1; Definir el concepto de comunicación, i ;
2. Componentes de la comunicación-
3. Proceso de la comunicación.
4. Canales de comunicación en la organización.
5. Barreras que dificultan e! proceso comunicadonal en unaorganización.
6. Principios de la comunicación efectiva en las organizaciorwJ, 7. Los niveles organizacionales. ^ - ,
8. Principales formas de comunicación administrativa.
9. El control de las comunicaciones en las organizaciones
REDACCIÓN DE INFORMES
Actividades Específicas del Participante.Unidad ¡.
Lea detenidamente la Unidad t referida a La Comunicación.
Resuelva los ejercicios No. 1 y 2 que se presentan en las páginas16 y 24, respectivamente.
Coteje las alternativas por usted selecionadas para los ejerciciosNo. 1 y 2, con sus claves de corrección indicadas en la página 27.
Concluida la lectura y el análisis de la Unidad I. realice laautoevaluación que se indica en las páginas 28 y 29.
Coteje su autoevaluación con laclave de respuestas indicadas enla página 30.
^
REDACCIÓN D£ INPQÑMi
1. La Comunicación. Definición.
El término comunicación deriva del latin communis que sigrcomún. En efecto, el acto de comunicarse es el de hacer común aalgo que nosotros sabemos o pensamos.
Existen muchas definiciones que pretenden explicar el significadode la comunicación. A continuación haremos referencias a las siguientes
- "Comunicación es el proceso por medio del cual se transísignificados de una persona a otra"..- Este proceso es a la ve:
damental y vital para los seres humanos dice Charles P. Wrig
• que está fundado en "la capacidad que tiene el hombre de transus intenciones, deseos, sentimientos, saber y experiencia d<sona a persona y en la posibilidad de comunicación con losaumenta las oportunidades de individuales de sobrevivir" (1).
- "El acto comunicativo es la relación comunitaria humana consi;
en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en ede total reciprocidad, siendo por ello un factor esenciconveniencia y un elemento determinante de las formas que;
la sociabilidad del hombre" (2).-
Otras definiciones frecuentes del acto comunicativo (3):
- La comunicación consiste en la transferencia de una informsla comprensión de la misma por otras personas. Es un puenthacer llegarlas ¡deas propias, jos sentimientos y valores delos demás.
- La comunicación humana es una función continua de loshumanos ya que permanentemente estamos enviando mecomunicativos y recibiendo a su vez comunicacionnes de rentorno.
- Proceso mediante el cual dos o más personas interésconocimientos. . .
- Mutuo intercambio de ideas.
REDACCIÓN DE INFORMES
2. Componentes de la Comunicación
Aunque no es la intención explicar ni confrontar los distintos modelosexistentes, si necesitamos ofrecer un modelo sencillo y general que ¡lustreel proceso comunicacionai, partiendo de la premisa de que lacomunicación transmite significados o comprensión de un individuo aotro.
El modelo "tipo" al que haremos referencia es aquel que define quiénes el comunicador, qué dice, a través de qué canal, a quién y con quéefecto. En tal sentido, es conveniente mencionar algunos conceptos.
Comunicante o comunicador Es la fuente o transmisor del mensaje.es decir, alguna persona con ¡deas. conceptos, información y unpropósito para su comunicación.
Mensaje: E,s un conjunto de ideas que se transmiten o son recibidaspor el publico. Puede ser verbal -al hablar y al escribir -y no verbal-en una pintura, una señal de tránsito, un gesto, etc.
Canal: Es el medio utilizado para la transmisión de un mensaje alpúblico- Este enlaza la fuente con él receptor y se entiende desdela voz, el teléfono, la radio, el periódico, a muchos otros.
Público: Es el receptor o destinatario del mensaje, aquel que captael mensaje, lo entiende y lo comprende. Es posible que en el procesocomunicacionai el receptor se convierta en mensaje, es decir, puedeocurrir una respuesta del receptor cuando existe un dispositivo deretroalimentación o feedback.
A continuación se presentan los. elementos o componentes delmodelo anteriormente descrito:
Quién habla Qué dice En que canal A quiénComunicante D^ ^ Mensaje ü^ Canales l ^r PúblicoA quién En qué canal Qué dice Quién hablaPúbfic o ^° Canales c®1 Mensaje %a Comunicante
Gráfico No. 1. -Modelo de Comunicación
El mensaje o información que se desea transmitir debe cumplir lossiguientes requisitos:
• - Credibilidad: La comunicación debe ser veraz y real de modo qu<el receptor descubra fácilmente el objetivo que ésta persigue.
- Utilidad: La comunicación debe ser transmitida con sencillez ynitidez, para que el receptor entienda el contenido del mensaje.
- Consistencia: La comunicación debe estar sustentada ceargumentación sólida y convincente para vencer las posiblíresistencias del receptor.
- Adecuación a( medio: La comunicación debe adaptarse a l<canales establecidos oficialmente en la organización,
Ejercicio No. 1
Seleccione y encierre en un círculo la alternativa correcta paraítems 1,2, 3.
1. La comunicación consiste en:
A. Una acción para la toma de decisiones.B. La transferencia de una información y la comprensión de dos
o más, personas.C. Emitir un mensaje.
2. Los componentes de la comunicación son los siguientes:
A; Emisor, mensaje, receptor.
B. Emisor, mensaje, público.
C. Comunicante, mensaje, canal, público.
3. Los requisitos que se deben cumplir en una información <mensaje son:
A. Credibilidad, utilidad, consistencia, adecuación al medio.
B. Sencillez, nitidez, flexibilidad.
C. Solidez, veracidad, objetividad.
REDACCIÓN DE INFORMES
3 El Proceso de la Comunicación
En el contexto social, económico, político y cultural de ur^páis, lacomunicación está presente en tos seres humanos, hecho que revela suimportancia en estos tiempos modernos, la cual ha sido afectada por elaceleramiento de la información y los avances tecnológicos.
NOS comunicamos para obtener y suministrar información, la cualdebe llegar en el menor tiempo posible, sin confusiones, utilizando mediosefectivos qué proporcionen la ayuda necesaria para que las ideas opensamientos a transmitir sean captados. En otras palabras, lascaracterísticas más importantes de todo tipo de comunicación son:
simplicidad y precisión.
En el proceso gerencia) las comunicaciones constituyen unaherramienta fundamental, cuyo fin primordial conduce a la comprensión,para lograr resultados, por ello las comunicaciones son importantes enuna organización y de gran utilidad en la planificación, organización,coordinación, dirección, toma de decisiones y control de las acciones.
Muchas veces ei gerente piensa que al enviar sus boletines, susoficios, sus mensajes, logra la comunicación. La transmisión del mensajees sólo el comienzo. La comunicación contenida no está completa hastaque el mensaje se reciba, se lea o se escuché, se comprenda.
La redacción es de vital importancia en las comunicaciones y juegaun papel significativo en todas las actividades de la vida y muydeterminante en el trabajo diario. Una comunicación idónea es el mejorinstrumento para vender nuestras ideas, informar de nuestro trabajo,convencer a los demás, etc. en la organización a la cual pertenecemos.
En síntesis, los beneficios que se pueden lograr con una buenaredacción, y por ende, con una buena comunicación, son de gran valor.La redacción idónea de una carta, informe, es una de las accionesprevisibles para alcanzar un merecido reconocimiento profesional.
KÉÚACCIÜN De )N(-üriMb;3
Gráfico No. 2 El Proceso de Comunicación
4. Canales de la Comunicación en la Organización.
El canal es el vehículo o medio que transporta ios mensajes. En e!ámbito organizacional, los canales de comunicación se identifican conlíneas de autoridad y responsabilidad y pueden ser
Informales: Surgen espontáneamente, no son planeados y siguenla corriente de simpatía y acercamiento de los miembros de laorganización. Este tipo de canal es el que se utiliza para rumores,chismes, etc.
Formales: Deben planearse y estructurarse adecuadamente. Estoscanales deben estar acoplados al tipo de estructura organizaciónen la cual van a fungir como tales. Ambos tipos de canales son ,utilizados en una organización para diversas funciones: j
- Transmitir y recibir mensajes, retener información. 1
- Obtener conclusiones acertadas sobre ta fase de informaciones!verídicas. |
- Reconstruir el pasado y prever ciertos eventos. |
- Influir y dirigir a otras personas. |
- Orientar ciertos eventos externos e internos.
- Obtener información válida para la toma de decisiones.
5. Barreras que dificultan el Proceso Comunicacional en unaOrganización.
Es natural que en el proceso de comunicación dentro de unaorganización surjan barreras u obstáculos que dificulten la transmisión de la información, bien sea de la organización hacia su público interno.o de ésta hacia sus públicos extemos.
Para facilitar la comprensión se explicarán estas barrerasagrupándolas en cinco clases a saber: Semánticas, físicas, fisiológicas,psicológicas y administrativas, cada una de las cuales puede obstruir, ylo hace, la efectividad de las comunicaciones, a menos que dichasbarreras se solventen a tiempo (4).
Barreras semánticas: Se derivan del problema en que lossímbolos transmitidos trasnporten precisamente el significadodeseado. E! hecho de que cada palabra tenga varias acepciones -unas oficialmente reconocidas y otras sancionadas- es un obstáculopara lograr una comunicación efectiva. También puede deberse ala interpretación que le da el receptor, de acuerdo a las, características étnicas y psicológicas de éste.
Barreras físicas: Se refieren a las diferencias de ios medios físicosempleados en la transmisión y recepción de mensajes, ya que estospueden ser de naturaleza mecánica, eléctrica, acústica, óptica, etc.
Barreras fisiológicas: Son aquellas que tienen que ver con lascondiciones fisiológicas de! receptor al momento de captar elmensaje: por ejemplo, cansancio, fatiga, defectos de pronunciación,defectos de oído, etc.
Barreras psicológicas: Son tas constituidas por las diferentesexperiencias que conforman el-carácter de los individuos, lo cualda una manera personal de percibir los mensajes comunicadonales.Así, la interpretación de lo que se ve o de lo que se oye se veráafectada por lo que se quiere aceptar, de acuerdo a valores,prejuicios o estados de ánimo del receptor.
Barreras administrativas: Son aquellas que se derivan de lacomunicación a diferentes niveles organizacionales. En ocasiones,cuando la comunicación se plantea en un mismo nivel se puede darla competencia desleal. En otros casos, el deseo de agradar o eltemor al castigo hace que se oculte o se deforme información.Asimismo, podemos encontrar problemas dé rango/donde el super-visor tiende a aislarse de sus subordinados levantando una barrera.
6. Principios de la Comunicación Efectiva en las Organizaciones.
Los principios que a continuación presentamos son guías útilespara establecer buenas comunicaciones y de gran importancia por cuantodirigen la atención hacia cuatro zonas críticas:
1. Claridad del mensaje
2. Condiciones de recepción
3. Mantenimiento de la integridad, del esfuerzo organizado, 4. Aprovechamiento de la organización informal
- Claridad del mensaje:
Este principio es esencial para la comprensión del mensaje. Unacomunicación posee claridad cuando el lenguaje en que está expresaday la manera como está transmitida es comprendida por la persona a qurenva dirigida. Parece sencillo, pero muchos administradores quedaríansorprendidos al enterarse de la manera tan deficiente como soncomprendidas por el destinatario algunas de sus comunicaciones porfalta de claridad en el mensaje.
- Condiciones de recepción:
Cabe destacar que aunque se observe el principio de claridad nohay comunicación-completa si no se comprende el mensaje, lo cual exigeatención por parte del receptor, i^quien debe concentrarse. Insistir en lanecesidad de que hay que dedicar atención, ayudará a vencergradualmente barreras en la comunicación, falta de interés, pérdida enla transmisión y retención deficiente y así se mejorará la calidad de lalectura y las habilidades para escuchar.
- Mantenimiento de la integridad del esfuerzo organizado:
De acuerdo a este principio el propósito de las comunicaciones eni
el marco de las organizaciones es servir de base a los individuos para ellogro y mantenimiento de la cooperación necesaria en la consecución de los objetivos de la empresa.
- Aprovechamiento de la organización informal.
El principio del uso estratégico de la organización informal indicaque la comunicación más efectiva se obtiene cuando los administradores utilizan la organización informal para suplir o reforzar los canales decomunicación de la organización formal. La organización informal surgede la necesidad de transmisión de información que no es adecuada parala transmisión formal. Por existir fuera de la estructura formal, debe ser movilizada para transmitir y recibir información adicional a la suministrada por la organización formal en la coordinación del esfuerzo de la empresa.
7. Los Niveles Organizacionales
Las organizaciones presentan distintos niveles jerárquicos en suestructura, identificándose los siguientes;
Nivel Operativo.
Está constituido por las personas cuya responsabilidad o funciónestá vinculada con la realización de diferentes trabajos de tipo terminal ocircunscritos a un área casi siempre especializada. En este nivel, laspersonas por lo general cumplen tareas. La comunicación predominantedesde el punto de vista funcional-empresarial es la vertical descendente,la cual se pone de manifiesto en forma de órdenes, circulares, boletines,instructivos, etc.
•\Nivel Supervisorio.
Es el llamado por algunos autores DEPARTAMENTAL y por otrosGERENCIA MEDIA. En él se ubican tas personas cuya función principales, la coordinación y supervisión del trabajo de los grupos de empleados.
En este nivel se cumplen objetivos y hay primacía de lacomunicación vertical ascendente, con abundancia y variedad deinformes de diferentes tipos (técnicos, breves, medianos, extensos)reportes, recomendaciones, actas, etc.
Nivel Ejecutivo
Las funciones de las personas aquí ubicadas son múltiples y de lamayor responsabilidad, siendo lo más importante la misión que comoconductores de grupo deben desarrollar. ,
De acuerdo con lo señalado respecto a los niveles en lasorganizaciones, la dirección que sigue el mensaje pueden ser lassiguientes:
a) Vertical descendente: Basada en la autoridad de los superioressobre lo que deben hacer los empleados.
c) Horizontal o de coordinación'- Basada en la necesidad detransmitir e intercambiar, dentro de un mismo nivel jerárquico,informaciones que interesan fundamentalmente al propio nivel.
8. Principales Formas de Comunicación Administrativa-,
Son muchos los teóricos y tratadistas que han estudiado el procesocomunicacional, debido a ello existen diferentes clasificaciones. En estecaso se hará énfasis en la comuniccación interna, que es esencial enuna organización. Esta se produce para cumplir propósitos que van desdeel reclutamiento (persuadir a los empleados potenciales de las ventajasde trabajar para la empresa) hasta la jubilación del personal, pasandopor finalidades tan importantes como:
- Orientación: Suministrar al empleado cierto sentido de familiaridady seguridad en su empleo.
- Información sobre operaciones: Proveer al empleado de los datonecesarios para que actúe inteligentemente y pueda juzgar Iimportancia del tiempo y los factores de calidad.
- Apreciación ¡ndividuaf: Comunicar a los subordinados la evaluadode la contribución de estos a la actividad de la empresa. .
- Seguridad personal: Suministrar la información sobre la seguriddel empleado en el trabajo.
- Disciplina: Familiarizar a los empleados con las reglamentacíorde la empresa de tal manera que puedan ajustarse a ellas.
- Toma de ctecfsfones; Contribuir al mayor acierto y precisión eifunción gerencial.
Otra clasificación de las comunicaciones en la organización eque se divide en formales (planeadas y estructuradas adecuadamele informales (surgidas de manera espontánea) Esquema No. 1: DifereFormas de la Comunicación.
Ejercicio No. 2
Seleccione y encierre en un circulo la alternativa correcta para 1<1.2,3.
1. Los principios de la comunicación efectiva en las organizacior
A. Reducen la incertidumbre en la información.
B. Son guias útiles para establecer buenas comunicaciones.
C. Facilitan la comprensión entre los individuos.
2. La claridad del mensaje se establece cuando:
A. Se emite el mensaje.
B. El destinatario se concentra-
C. Se comprende el mensaje, mediante ei lenguaje utilizado.
3. Las principales formas de comunicación administrativa se dirhacia: ^
A. La comunicación interna.
B. La comunicación externa.
C. La comunicación interpersonal.
9. El Control de la Comunicación en las Organizaciones
"El control de la información es de sumo interés para la fueprogresión de la empresa. Es necesario aclarar que empleamos la pe"control" en la acepción que la identifica con evaluación o valoracicimpacto causado por los mensajes emitidos y.como retroalimentacfeedback de los mismos.
Un procedimiento muy usual y recomendable es el que estabi'conveniencia de suministrar una información mensual, no reprocpor los canales establecidos, por parte de los supervisores de prlínea hacia los administradores subordinados, acerca de los problemas que consideren importantes. Pasado cierto tiempo, los supervisores yadministradores se reúnen con el propósito de analizar y diáortir losproblemas. Algunos de elfos se solucionan, otros desaparecen,"aí¿unosse posponen y otros se decide someterlos a la consideración del nivelinmediatamente superior. Este proceso se recomienda, en consecuenciaa todos los niveles de la organización, hasta llegar a la oficina delpresidente.
Son muchas las ventajas de esta técnica, especialmente porqueobliga a todo administrador a pensar en sus problemas presentes ypotenciales, exige la selección y priorización de los problemas que debentratarse en cada caso, favorece la participación de los subordinados y
jefes en las discusiones y tomas de decisión, prepara a las personas,tanto administradores como subordinados, para las reuniones. Con estatécnica también se puede lograr funcionabilidad en las reuniones de staff, conferir importancia a los problemas que de otro modo tal vez no se conozcan, disminuir el número de reuniones y, por consiguiente, disminuir los costos y aprovechar eficientemente el recurso tiempo.
Observe en e! gráfico No. 3 una forma del control de la comunicaciónen las Organizaciones
Observe y compare los siguientes ejemplos:
Ejemplo No. 1
Memorando
Para: Todo el personal de D1M C.A.
De'. Gerencia de Relaciones Públicas
Asunto: Convocatoria
Fecha; 14 de mayo de 1996
Se convoca a todo el personal a una conferencia sobre "Manejo de Stress", lacual será dictada el día 16 de mayo por el Dr- Richard Surthie, en la sala de conferenciadel edificio Administrativo a las 4:00 pm.
Agradeciendo ta atención al presente-
Atentamente,
María Antonieta CastroGerente de Relaciones Públicas
Ejemplo No. 2
Memorando
Para: El personal Gerencia!, Técnico y AdministrativoDe: María Antoniela Castro
Gerencia de Relaciones PúblicasAsunto: InvitaciónFecha: 14 de mayo de 1996
La Gerencia de Relaciones Públicas de DIM, C.A. tiene el placer de invitar al personal gerencial, técnico y administrativo de la empresa a una conferencia sobre Manejo del Stress a nivel organizacional, la cual sera dictada el día 26 de mayo a las 4:00 pm, por el Dr. Richard Surthie -Catedrático de la Universidad de Harvard, especial!;
en Desarrollo Organizacional, en la sede de conferencias ubicada en el piso 4 del edificio Administrativo de esta empresa.
En la cartelera informativa de esta gerencia se publica el contenido del prograi a seguir por el Dr. Surthie.
Agradeciendo de antemano la asistencia al evento mencionado,
Atentamente,María Antonieta Castro
la participación en la conferencia señalada; la diferencia está en darlemayor o menor énfasis al propósito de la comunicación y por ende a latransmisión del mensaje.
Clave de Corrección
Coteje las alternativas por usted seleccionadas con las claves decorrección para el ejercicio No. 1 y 2 respectivamente:
Ejercicio No. 1
1. B
2. C
3. A
Ejercicio No. 2
1. B
2. C
3. A
Cuál fue su resultado?
... Incremente sus conocimientos con la autoevaluaciónde la Unidad 1.
Siga adelante!
AUTOEVALUACION i
Ya concluyó usted de leer y analizar el material de esta unidad e |igualmente realizó los ejercicios. 1
Veamos ahora, cuál es el nivel de aprendizaje logrado, para ello leofrecemos un cuestionario de autoevaluación. Le sugerimos: ¡
- Responder todas las preguntas.
- Comparar sus respuestas con las que ofrecemos al final,delcuestionario (clave de respuestas)
1. Defina el concepto de comunicación. •
2. Mencione los componentes de la comunicación
3. Elabore un esquema donde identifique los componentes de lacomunicación.
4. Lea los siguientes conceptos básicos de componentes de lacomunicación (señalados en tetras) y las definiciones (numeradas)que se relacionan con cada uno de aquellos. Escriba en et paréntesisde la derecha el número correspondiente al término definido.
Conceptos:
A. Comunicante o comunicador ( )B. Mensaje ( )C. Canal ( )D. Público ( )
Definiciones:
1. Es un conjunto de ideas que se transmiten o son recibidas pore! público.
2. Es e! medio utilizado para la transmisión de un mensaje alpúblico
3. Es la fuente o transmisor del mensaje, es decir, alguna personacon ideas, conceptos, información y un propósito para sucomunicación.
4. Es el receptor o destinatario del mensaje, aquel que capta etmensaje, lo entiende y lo comprende.
5. Explique la importancia del proceso de comunicación y su utilidaden la Redacción de Informes.
6. Elabore sobre la base de los ejemplos referidos en este texto al
memorando, un nuevo ejemplo.
Clave de Respuestas a la Autoevaluación de la Unidad I
1. Su respuesta deberá contener básicamente to siguiente:
i / ' "A. La comunicación consiste en la transferencia de una información.
B. La comprensión de-dos o más personas.
C. Es un puente para hacer (legar las ideas propias, los sentimientos yvalores de uno a los demás.
Comunicante o comunicador
2.
Mensaje
Canal
Público
5. Su respuesta debe contener los siguientes aspectos:
A. En el proceso gerencia) las comunicacicones constituyen una
herramienta auxiliar del gerente para lograr resultados.B. Las comunicaciones son importantes en una organización y de gran
utilidad en la planificación, organización, coordinación, dirección,
toma de decisiones y control de las acciones.C. El gerente envía sus boletines, sus oficios,, mensajes y espera que
sean recibidos.D. La redacción es de vital importancia en fas comunicaciones en la
organización. Una comunicación idónea informa de nuestro trabajo,
es el mejor instrumento para vender nuestras ideas.
6. Cotejar el memorando elaborado con los memorandos expuestos.
Citas Bibliográficas *
(1) PÉREZ CALDERÓN, Miguel. La Información Audiovisual. Edicionesde la Escuela Oficial de Radiodifusión y Televisión, Madrid, 1970,pág.120.
(2) PASQUALI, Antonio. Comprender la Comunicación. Monte AvilaEditores. Caracas, Venezuela. 1970 (2da. Reimpresión 1985), pág.50.
(3) WILMONT Y WENBURG, citado por Goldhaber Geraid enComunicación Organizacional. Editorial Continental, México. 1984,pág.114.
(4) LOGRO DE LA EXCELENCIA EN LA ATENCIÓN AL CLIENTE. Ma-terial de Apoyo producido por la Gerencia de Recursos Humanosde CORPOVEN para dictar el taller. Caracas, 1993. pág. 15.
* Referencias Bibliográficas de apoyo a la Unidad I.
Unidad II La Redacción.Objetivo Terminal
Desarrollar un estilo de redacción que le permita expresarse en formaclara y precisa, de acuerdo al tipo de información a procesar.
Objetivos Específicos
' 1. Detectar las interferencias o fallas en la redacción,composición y enlace de párrafos.
2. Identificar los diferentes estilos de redacción.
3. Considerar las orientaciones sugeridas para la redacción deinformes.
Contenido
1.La Redacción. Definición. ; ,Interferencias en la redacción,
2. El Párrafo.
2.1. Composición del Párrafo
2.2..Enlace de los párrafos.
3. Estilos de Redacción.' 4. Orientaciones.
4.1. Vocabulario
4.2. Longitud de las frases
4.3. El lenguaje del informe
4.4. Titulaciones de las secciones
4.5. Uso de notas marginales o llamadas4.6 Uso de las letras mayúsculas4,7. Uso de tos números
Actividades Específicas del Participante.Unidad II.
Lee detenidamente la Unidad 11 referida a La Redacción.
- Resuelva los ejercidos No. 3, 4, 5 y 6 que se presentan en laspáginas 38, 42, 43,44 y 52 respectivamente.
- Coteje las alternativas por usted seleccionadas para los ejercicios
-No. 3, 4, 5 y 6 con las claves de corrección indicadas en laspáginas 53 y 54 y 55 inclusives.
- Concluida la lectura y el análisis de la Unidad N, realice laautoevaluadón que se indica, en las paginas 56,57 y 58.
- Coteje su autoevaiuación con la clave de respuestas indicadasen las páginas 59 y 60.
- Presente a su facilitador las dudas de fa Unidad 11.
1. La Redacción.
Definición:
La Redacción es la actividad de poner el mensaje en el código oidioma escrito, colocando en orden las ¡deas con un vocabulario apropiado,es expresar el pensamiento por escrito.
El lenguaje escrito no tiene los recursos de la entonación ni de losgestos, por lo tanto debe ser más eficiente en el empleo de las palabras.
Interferencias en la Redacción
Las interferencias o fallas más frecuentes en la redacción son lassiguientes:
1 - No tener claro el mensaje:
Sucede que muchas veces las personas comienzan aescribir sin antes haber pensado lo suficiente acerca del asunto quevan a exponer. Tienen una ¡dea vaga de lo que desean comunicar,pero no han analizado y aclarado el tema lo suficiente, así comotampoco han tomado en consideración la finalidad del escrito, la, extensión que tendrá, el tipo de escrito más conveniente, el nivel deprofundidad o nivel técnico apropiado para el lector o lectores, elenfoque o posición personal sobre el problema, los aspectos o partesprincipales del tema.
2. No tener suficiente información:
Es frecuente que el redactor comience a escribir sobre un temaimportante o complicado, basándose en lo que él conoce y esperarecordar, siendo esto muy arriesgado y poco confiable. Antes deiniciarse a escribir debería documentarse haciendo consultas yentrevistas, recopilar información en libros, revistas, catálogos, etc.,así como también es recomendable ¡r anotando todo lo querecordemos o investiguemos, mientras buscamos en forma ordenadainformación en todas las fuentes posibles; de esta forma obtendremosuna lista de datos, anécdotas, testimonios, fechas, cifras que nosayudarán a enriquecer y sustentar el tema por escrito.
1. La Redacción.
Definición:
La Redacción es la actividad de poner el mensaje en el código oidioma escrito, colocando en orden las ideas con un vocabulario apropiado,es expresar el pensamiento por escrito.
El lenguaje escrito no tiene los recursos de la entonación ni de losgestos, por lo tanto debe ser más eficiente en el empleo de las palabras.
Interferencias en la Redacción
Las interferencias o faltas más frecuentes en la redacción son lassiguientes: .
1. No tener claro el mensaje:
Sucede que muchas veces las personas comienzan aescribir sin antes haber pensado lo suficiente acerca del asunto quevan a exponer. Tienen una idea vaga de lo que desean comunicar,pero no han analizado y aclarado el tema lo suficiente; así comotampoco han tomado en consideración la finalidad del escrito, la, extensión que tendrá, el tipo de escrito más conveniente, el nivel deprofundidad o nivel técnico apropiado para el lector o lectores, elenfoque o posición personal sobre el problema, los aspectos o partesprincipales del tema.
2. No tener suficiente información:
Es frecuente que el redactor comience a escribir sobre un temaimportante o complicado, basándose en lo que él conoce y esperarecordar, siendo esto muy arriesgado y poco confiable. Antes deiniciarse a escribir debería documentarse haciendo consultas yentrevistas, recopilar información en libros, revistas, catálogos, etc.,así como también es recomendable ir anotando tocio lo querecordemos o investiguemos, mientras buscamos en forma ordenadainformación en todas las fuentes posibles; de esta forma obtendremosuna lista de datos, anécdotas, testimonios, fechas, cifras que nosayudarán a enriquecer y sustentar el tema por escrito.
3. Escribir oraciones demasiado extensas:
Pocas personas entienden con facilidad o captan claramentelas ¡deas que se expresen en oraciones de más de 25 palabras.Esto ha sido demostrado muchas veces por psicólogos y lingüistas.Por ello es recomendable usar el punto seguido antes de llegar a 25palabras. Por otra parte, debemos evitar el uso de palabrasrebuscadas.
4. Ortografía defectuosa:
La ortografía es un defecto que debemos de cuidar al escribir.Se hace incómodo para ¡os lectores leer un texto con faltas deortografía, perdiéndose credibilidad en lo que se expresa.
5. Puntuación ilógica:
La puntuación es un sistema lógico de señales que tiene lafinalidad de hacer resaltar las ideas importantes y separar loselementos secundarios. En consecuencia, la puntuación defectuosa
puede dificultar la lectura y algunas veces confunde al lector. Ha detenerse en cuenta que io que se escribe no es normalmente leídoen voz alta sino visualmente y en silencio. Por tanto, es falso quelos signos de puntuación sirvan para permitir descansos respiratoriosa! lector. Los signos de puntuación sirven para destacar las ¡deasimportantes. -
Podríamos resumir la redacción eficiente de la siguiente forma:
• Pensar claro antes de comenzar a escribir, documentarse biensobre el tema y escribir en forma sencilla.
• La buena ortografía es el resultado de muchas lecturas atentasy de la consulta frecuente al diccionario.
• El proceso de redactar implica planificación, revisión ycorrección.
• Para aprender a escribir debemos redactar mucho; tachar ycorregir; volver a empezar un texto hasta ver claridad en elmensaje que se desea enviar.
• El buen uso del lenguaje se aprende con la lectura de buenasobras; sea persistente, redacte cartas personales, oficiales,comerciales, etc.
Desarrolle su propio estilo: claro, elegante, armonioso ypreciso.
Para evitar repeticiones en la redacción debemos tomar en cuentalas siguientes reglas:
1. Ponga en orden las ¡deas antes de escribir.
2. Evite los detalles insignificantes.
3. Suprima vocablos.
4. Lea detenidamente haciendo pausas.
5. Reemplace una palabra por un sinónimo, sin darle otro giro a lafrase.
6. Coloque bien ¡a puntuación.
/.Separe párrafos sin perder la ilación del escrito.
Ejercicio No. 3
Seleccione y encierre en un círculo la alternativa correcta para cadaítem.
1. La Redacción es la actividad de:
• A. Expresar ¡deas o pensamientos por escrito en forma lógica y
ordenada.
B. Informar sobre un tema determinado.C. Captar mensajes.
2. Mencione las interferencias o fallas mas frecuentes en la redacción.
3. Escriba por lo menos tres (3) de las reglas para evitar repeticionesen la redacción.
A.______________________________„_______.
B._________________________________________
C. __________________________________________
2. El Párrafo
El párrafo es la división pequeña de un trozo de prosa, de un capítulo,que acaba en punto y aparte. '
Los párrafos deben cumplir una finalidad concreta, específica ydeterminada. Si un párrafo no enriquece o refuerza al escrito, si no ayudaa la claridad o a la mejor comprensión del tema, es innecesario.
La finalidad más frecuente de los párrafos es presentar o desarrollarun concepto nuevo. Los párrafos también pueden cumplir las siguientesfunciones:
1. Servir de introducción al escrito, capítulo o sección.2- Definir un término importante.
3. Presentar una anécdota, un ejemplo o un caso ilustrativo.. 4. Resumir o unificar lo expresado en párrafos anteriores.
5. Subdividir un tema. .
6. Servir de conclusión o resumen a un escrito o a un capítulo.
7. Presentar recomendaciones.
2.1. Composición del párrafo.
Cada párrafo debe tratar sobre un tema específico, es decir,debe desarrollar sólo un asunto. Para lograrlo, cada párrafo debecontener una oración centra! (idea principal del párrafo) y una omás oraciones secundarias que aclaren, apoyen o refuercen a laoración principal. Las ideas secundarias deben tener relación claray directa con la idea de la oración central. Esto da unidad al párrafo.
La oración central debería estar preferiblemente cerca delcomienzo del párrafo. Luego, de acuerdo con la complejidad de laidea central, las oraciones secundarias se usarán para alguno delos siguientes fines:
1. Replantear (repetir) la idea central.
2. Reforzar o dramatizar la idea central.
3. Aclarar la oración inmediatamente anterior.
4. Ampliar la información, exponer detalles; presentar un caso oejemplo.
5. Presentar una idea opuesta; contrastar.
6. Presentar cifras, datos o citas que demuestren lo dicho.
7. Exponer una conclusión o efecto resultante de las ideas expuestas en el párrafo.
8. Subdividir un tema en varios aspectos o partes de los cualesse tratarán en los siguientes párrafos o en el mismo:
Naturalmente no sugerimos que todos los párrafos precisenincluir oraciones de todos estos tipos.
No es conveniente que los párrafos sean muy extensos. S¡ eltema es muy amplio o precisa muchas explicaciones, es mejorsubdividirlo en dos o más partes y tratarlas en los siguientes párrafos.
2.2. Enlace de los párrafos.
Normalmente el primero o tos dos párrafos iniciales de un textosirven como introducción de! tema. Plantear ¡os antecedentes, datoshistóricos, referencias anteriores; sirven como marco de referenciaal escrito. Luego se pasa a la exposición o desarrollo detallado deltema. Es frecuente que el tema o asunto que se expone a lo largodel todo el informe, artículo, monografía, etc., conste de varias partes,secciones o aspectos. Cada una de estas partes o secciones equivalea los capítulos de un libro.
Cada parte o sección forma un conjunto y equivale a unadivisión del escrito. Generalmente, se le dedican, dos, tres, o máspárrafos. Los mismos pertenecientes a una misma sección deberíanestar enlazados en alguna forma, el lector debería poder notar queel nuevo párrafo tiene relación con el anterior, que se continúahablando sobre el mismo aspecto del tema.
Para, lograr este enlace dentro de la sección es convenienteiniciar el nuevo párrafo usando algunas palabras importantes delanterior, especialmente palabras de la oración central o de la oraciónfinal.
Este enlace ayuda al lector a recordar lo que acaba de leer yrefuerza lo expresado en el párrafo recién leído. Además, impideque el lector salte un párrafo, pues a! referirnos a un concepto tratadoen el párrafo anterior, el lector tendrá que leerlo para poder seguirmejor el hilo de la exposición. También ayuda al enlace el iniciar elnuevo párrafo con una expresión transicional o de enlace: además,por otra parte, sin embargo, como consecuencia, por tanto, porconsiguiente.
Si no existe un enlace entre el nuevo párrafo y el anterior, ellector tendrá la sensación de que el lector ha pasado a tratar un aspecto totalmente nuevo y hasta que no descubra que se trata delmismo aspecto o sección del tema, estará como perdido. El escritortíene la obligación de orientar en todo momento al lector.
Cuando se ha concluido una sección ó aspecto de lo escrito yse pasa a tratar otro aspecto, asunto o sección, se debería iniciarel párrafo avisando este cambio. Se puede comenzar el párrafo de
la nueva sección con una frase que asi lo indique:
"Otro aspecto importante de esteproblema...Otro país latinoamericano queenfrenta problemas...Se analizarán ahora laincidencia que tienen los—Conviene dedicar unaslíneas a analizar la posición de..."
También se puede anunciar el pase a una nueva secciónmediante subtítulos. El uso de estos hace más atractivo y agradableel texto a la vista de los lectores y les ayuda a encontrar con facilidadlas secciones que más les interesan.
Desarrollados todos los aspectos necesarios acerca del temay antes de poner punto final, se deben dedicar una o dos líneas arefrescar la memoria del lector, destacando io más importante de loexpuesto en el texto. Se debe escribir un resumen impactante y brevede las ¡deas principales desarrolladas y sustentadas. Esta síntesisayudará al lector a recordar plenamente lo principal de lo que acabade leer. Muchas veces esta parte final incluye las conclusiones queel lector desea establecer y dejar en claro 'como su contribuciónpersonal con relación al tema expuesto. En otras ocasiones, la partefinal o cierre del escrito incluye recomendaciones del autor Encualquier caso, la última oración debe ser redactada con sumocuidado.
Ejercicio No. 4
Relea las páginas relativas al párrafo y realice las actividades que se le indican a continuación:
1. ¿Cuál es la finalidad más frecuente de los párrafos?
2. Mencione por lo menos tres (3) de las funciones que pueden cumplir los párrafos.
A._______________________________________
B._______________________________________
C._______________________________________
3. ¿Cómo se logra la unidad en el párrafo?
4. ¿Dónde debería estar preferiblemente la idea principal?
5. ¿Cuáles son las principales aplicaciones de las oraciones secundarias en un párrafo?
6. Mencione las principales formas de enlazar los párrafos.
3. Estilos de Redacción.
Se pueden distinguir diversos estilos de redacción entre ellos:
- el comercial o industrial
- el periodístico
- el literario
-el novelístico
- el oficial/diplomático
El estifo comercial:
Busca un beneficio inmediato; comunicar cierta información en formaclara y breve (con la mayor exactitud). A este estilo también se le conoce como instrumenta! y es' propio de las cartas comerciales, memoranda, catálogos, informes, manuales, monografías, libros científicos o tecnológicos. Muchos profesionales de diversas especialidades tienenque redactar frecuentemente escritos de este tipo. Se debe usar unvocabulario formal o técnico
El estilo periodístico:
Es ágil, ameno, entretenido y en algunas ocasiones es capaz de
provocar una acción. Es un arte difícil: es la función de informar a través de los medios de comunicación.
El estilo literario:
- Tiene como intención principal captar y transmitir la belleza. El mejorejemplo de este estilo es la poesía.
El estilo novelístico:
Tiene características parecidas al periodístico y en algunos casosse asemeja al literario.
El estilo oficial/diplomático:
Ha de ser convincente; es el que se escribe a un superior jerárquico; trata asuntos relacionados con organismos públicos.
Ejercicio No. 51. Mencione tos diferentes tipos de redacción.2. Lea los diferentes estilos de redacción (señalados con. letras) y las definiciones (numeradas) que se relacionan con cada uno de aquellos.Escriba en el paréntesis de la derecha la letra correspondiente al estilo
definido.
Estilos
A. Comercial ( )
B. Periodístico ( )
C. Literario ( ) .
D¡ Novelístico ( )
E. Oficial/Diplomático ( } ,
Definiciones:
1 -Tiene características parecidas al periodístico y en algunoscasos se asemeja al literario,
2. Tiene como intención principal captar y transmitir la belleza.
3. Es ágil, ameno, entretenido y en algunas ocasiones es capaz, de provocar una acción. Es una arte difícil: es la función deinformar a través de los medios de comunicación.
4. Ha de ser convincente, es el que se escribe a un superiorjerárquico; trata asuntos relacionados con organizaciones *públicas.
5. Busca un beneficio inmediato: comunicar cierta información en
forma clara y breve.
4. Orientaciones que ayudarán a ¡a Redacción de Informes
4.1. Vocabulario. - ,
Debe tenerse cuidado en la elección de las palabras a utilizar.procurando usar vocablos que transmitan exactamente lo que se quieredecir, para que la redacción Sea precisa y sencilla.
4.2. Longitud de las frases.-
Debe preferirse la frase corta, es decir, la que oscila entre 10 y15 palabras, siendo un máximo 20. La lectura se dificulta con frasesque exceden este límite.
4.3. E/ lenguaje del informe.
Se sugiere ajustarse a las siguientes características del lenguaje:
a) Claridad
Expresarías ideas de una forma que evite interpretacionesambiguas.
b) Propiedad
Usar las palabras que justamente expresan lo que se quieredecir. Exije desechar las aproximaciones y preferir los términosexactos.
c) Corrección
Es la exigencia de respetar las normas del idioma.
d) Armonía
Se logra mediante la elección de las palabras para evitarsonidos desagradables,
e) Variedad
, Se manifiesta por la variedad del vocabulario; se debe evitarla repetición de palabras en textos ^cortos, lo que hace que elescrito sea fluido y agradable.
f) Uso de la forma impersonal o pasiva reflejada.
Para aludir a Sentencias muy categóricas. Por ejemplo, revisarán se sustituye por se procederá a la revisión.
g) Precisión
La precisión se logra mediante una buena documentación.
análisis profundo, documentación, objetivo y selección de laspalabras adecuadas. Sé recomienda no usar frases como lassiguientes:
"Hay que adoptar las medidas pertinentes""Se prevé un gasto considerable""Hay un problema en la planta"
h) Simplicidad •
Se logra evitando e! abuso de superlativos, acumulación deadjetivos o el uso de palabras rebuscadas. .
i) Uso de la primera persona
Procure eliminar el pronombre personal en primera persona.No obstante, cuando se requiere identificar al autor con elanálisis del tema, puede usar la forma personal, pero sin pronombre. Por ejemplo:
he realizado sustituye yo he realizado.
4.4. Titulación de las secciones.
El principal propósito de los títulos de las secciones es indicarcuando se ha terminado el estudio de un tema y se va a iniciar eltratamiento de otro. su ubicación en la primera página muestrarápidamente la relación entre una sección que le precede y otra quele sigue. Los títulos de las secciones aceleran la lectura cuando unapersona revisa el informe en busca de información general. Los títuloscon una lista de contenido facilitan encontrar una parte específica deltexto. Se recomienda emplear suficientes títulos.
Existen muchos métodos para la organización y arreglo de títulossegún el estilo de redacción, pero una vez elegido uno, ha demantenerse en todo el texto. Como ejemplo indicaremos el siguiente;
a. Los títulos principales se numeran con romanos, y se escribenen mayúsculas.
b. Los títulos de segundo orden se identifican con letrasmayúsculas, se sangran cinco espacios del anterior, seescriben en minúsculas y se subrayan.
c. Los títulos de tercer orden se numeran con arábigos, sesangran a cinco espacios del anterior, se escriben enminúsulas y se subrayan.
.d. Los títulos de cuarto orden, se identifican con letrasminúsculas, se sangran a cinco espacios del anterior, seescriben en minúsculas y no se subrayan.
Esquemáticamente, este sistema de titulación se representaría
asi:
I. TITULO DE PRIMER ORDENA. Título de segundo orden^ Título de tercer ordena.Título de cuarto orden
4.5. uso cte nofas marginales o llamadas.
Las notas, marginales son explicaciones, advertencias,.comentarios, informaciones que se colocan fuera del texto de unimpreso, generalmente^! margen. Su uso persigue descargarlo de lono esencial para la mayoría de los lectores. Las notas marginales ollamadas cumplen los siguientes propósitos:
a) Para presentar la validez de lo que se escribe; citando elorigen de la información suministrada se ofrece al lector laoportunidad de comprobarla o ampliarla.
b) Para reconocer a quién se está obligado. Cuando se usancitas directas, o al parafrasearse a otro autor, deben indicarsetodos los datos del caso.
c) Para ampliar la discusión fuera del texto. Pueden usarse paracomentar las opiniones expuestas, y asi no desviar la atencióndel lector, o recargar el texto.
Su uso debe ajustarse a las siguientes recomendaciones:
a) En el texto se identifican con números arábigos, exceptocuando se refieren a tablas, en cuyo caso se usan símbolos oletras.
b) El número de identificación debe aparecer inmediatamentedespués de que se termine de exponer la idea a la que serefiere la llamada, preferiblemente medio espacio sobre lalínea del texto y dentro del signo de puntuación.
c) Las notas se pueden agrupar al final del informe, al final decada capítulo o al pie de cada página, y esto está relacionadocon la secuencia de las numeraciones que se use.Generalmente se prefiere la agrupación al pie de cada página.
d) Cuando la cita es bibliográfica debe contener tanta informacióncomo la de una referencia. Proporciónese únicamente lainformación que no se haya dado en el texto. Así, s¡ semenciona el nombre del autor en el texto, no debe repetirseen la nota.
e) En las notas, pueden usarse abreviaturas para que no hayanecesidad de repartir la información: Estas son:
en el mismo lugar.
en el íugar citado.en la obra citada.,el mismo autor.
Se usan de la siguiente forma:
Ibid: En el caso que el autor y el título se encuentren ya citados en lanota anterior, se suprimirán sustituyéndolos por Ibjd. ,
Ejemplo:
1. Figueroa, Diógenes. Administración de Recursos Humanos, 1990.pág. 75. ... ,,2, Ibid. pag. 76. - .
Loe cit: En el caso de que el volumen y número de página donde seencuentra la cita ya se han mencionado en otra nota anterior, se suprimiránpor Loe cit.
Ejemplo: ^
1. Figueroa, Diógenes., Administración de Recursos Hunignos^l 990.pág. 76.
2. Loe cit.
Op. cit: Cuando después de varias citas de autores diferentes se repite auno de ellos con la misma obra citada anteriormente, se. suprimirán tosdatos de la obra citada por Op. cit. :
Ejemplo:
1. Figueroa, Diógenes, Op cit, pág. 78.
ídem: Cuando el autor ha sido citado con otra obra en la notainmediatamente anterior se sustituirá su nombre por ídem.
Ejemplo:
ídem, Administración de Recursos Humanos, 1990. pág. 75, ,.,.
4.6. Uso de letras mayúsculas
Para el uso de mayúsculas dentro del texto, además de hacerloen los lugares acostumbrados, como-antes de párrafos y después de punto y seguido, es conveniente conocer algunas normas, a objeto deno-incurrir en errores. Se deben observar las siguientes reglas:
a) Nombres propios:
S« escriben con mayúsculas todos los nombres propios. Serecomienda escribir con mayúsculas:
1. Los conceptos únicos y relativamente permanentes.
2. El nombre para la identificación de una pieza principal de unequipo.
El uso generalizado de escribir con mayúsculas, deberá evitarse,a menos que identifiquen cuidadosamente los nombres propios.
b)Regsones geográficas:
Los nombres que identifican localidades o regionesgeográficas se escriben con mayúsculas.
Ejemplo:
el Lejano Oriente el Polo Norte Caracas MéxicoLa Península /bórica
No se escriben con mayúsculas los nombres usados paradescribir una dirección o posición (no son nombres propios).Ejemplo:
el extremo norte del campoMéxico central
c) Títulos Oficiales:
Se usan mayúsculas en los títulos oficiales que siguen unnombre.
Ejemplo:
Luis López. VicepresidenteLuis López, Director Técnico
d) Organizaciones P 鷅 licas o Privadas
Se escriben con may 鷖 culas los nombres de organizacionesp 鷅 licas o privadas, bien se use el nombre completo o la formaabreviada,
Ejemplo:
Congreso /Vacional
Oficina de Presupuesto
/Ministerio de educaci 髇
el Senado
Corporaci 髇 1/enezofana de Guayana
Sidor
4.7. Uso de /os n 鷐 eros
En los informes debe seguirse un solo estilo en e) uso de losn 鷐 eros.
El problema estriba en cuando usar (os n 鷐 eros y cuandoescribirlos como palabras.,
A continuaci 髇 observemos los diferentes usos:
a) N 鷐 eros aislados de un d 韌 ito
Escriba con letras los n 鷐 eros d 韌 itos del uno al nueve.
Ejemplo:
, La casa tiene tres habitaciones.Existen dos soluciones posibles.
b) N 鷐 eros aislados de dos o m 醩 d 韌 itos
Use números para fas cantidades de 10 en adelante.
Ejemplo:
el informe tiene 20 palabras.asistieron al Seminario más de 50 participantes.
c) La primera palabra de una frase
No se debe empezar una frase con un número. No obstante, si es indispensable, escríbalo con letras.
Ejemplo:
Sesenta invitados asistieron a! acto..
d) Tiempo
Use números para expresar las horas o el tiempo.
Ejemplo:
15 semanas 30 horas 20 años
e) Porcentajes
Los porcentajes deben expresarse con números.
Ejemplo:
20 porciento o 20%150 por ciento o 150%3.75 por ciento o 3.75%
f) Proporciones
Use números para expresar las proporciones.
Ejemplo:
o a 2 ó 6:22a1 ó2:1
g) Fracciones
Cuando las fracciones están aisladas se escriben con letras. ,
Ef terreno tiene media hectárea.
La introducción tiene la tercera parte de! informe.
h) Números ordinales
En el texto, se recomienda escribir los números ordinales conletras. . ,
Ejemplo:
Décimo quinto pisoCuarto premio
I) Cantidades grandesPara la escritura de cantidades grandes en el texto, se recomienda
Clave de Corrección
Coteje las respuestas de los ejercicios 3, 4, 5, 6 con lascorrespondientes claves de corrección.
Ejercicio No. 3
1. A
2. No tener claro el mensajeNo tener suficiente informaciónEscribir oraciones demasiado extensasOrtografía defectuosaPuntuaciones ilógicas
3. Su respuesta puede contener los siguientes aspectos:
Ponga en orden las ideas antes de escribir.
Evite los detalles insignificantes.'
Suprima vocablos.
Lea detenedidamente haciendo pausas.
Reemplace una palabra por un sinónimo, sin darle otro giro a la frase.
Coloque bien la puntuación.
Separe párrafos sin perder la ilación del escrito.
. Ejercicio No. 4
1. Presentar o desarrollar un concepto nuevo
2. - Servir de introducción al escrito, capitulo o sección.
- Define un término importante.
- Presentar una anécdota, ejemplo o caso ilustrativo.
- Resumir o unificar lo expresado en párrafos anteriores.
- Subdividir un tema
- Servir de conclusión o resumen a un escrito o capítulo.
- Presentar recomendaciones.
3. Las ideas secundarias deben tener relación clara y directa con la ¡deade la oración central.
4. Cerca del comienzo del párrafo.
5. - Replantear (repetir) la ¡dea central.
- Reforzar o dramatizar la ¡dea central.
- Aclarar la oración inmediatamente anterior-
- Ampliar la información; exponer detalles; presentar un caso o ejemplo.
-. Presentar una idea opuesta; contrastar.
- Presentar cifras, datos, citas que demuestren lo dicho.
- Exponer una conclusión o efecto resaltante de las ideas expuestasen el texto.
- Subdividir un tema en varios aspectos, los cuales se tratarán en. lossiguientes párrafos o en los mismos.
6. - El nuevo párrafo tiene relación con el anterior, en el cua! se continuahablando sobre el mismo aspecto del tema.
-Iniciar el nuevo párrafo usando algunas palabras importantes del an-terior, especialmente palabras dé la oración central o de la oración' final.
- Iniciar el nuevo párrafo, con una expresión transicional o de enlace:
además, por otra parte, sin embargo, como consecuencia, por tanto.por consiguiente.
Ejercicio No. 5
1. - el comercial
- e! periodístico
- el literario
- el novelístico
- el oficial/diplomático
2. A-5B-3C-2D-1E-4
Ejercicio No. 6
1. Columna IIA-2
B-5C-6
D-7E-1F-3G-4
Es importante que revise los aciertos y errores en lasrespuestas dadas.
Usted ya concluyó la Unidad II
Continúe...
AUTOEVALUACIÓN
i ' ' • . .
Hemos finalizado la Unidad II de este curso. Si usted ha leído elmaterial con detenimiento, ha seguido todas las instrucciones y realizadolos ejercicios, podrá comprobar si ha logrado los objetivos que nospropusimos.
Con el propósito de que compruebe su nivel de aprendizajealcanzado, le presentamos a continuación un cuestionario deautoevaluadón. Le recomendamos:
- Responder todo el cuestionario
- Comparar sus respuestas con las que le ofrecemos a! final delcuestionario.
Responda lo siguente:
1. ¿En que consiste la redacción?
2. ¿Cuáles son las principales interferencias en la redacción?
3. Escriba por lo menos tres (3) de las reglas que se utilizan para evitarrepeticiones en la redacción.
1.______________________________________
2.________________________________________
3.___________________________________________
4. ¿Que es el párrafo?
5. ¿Cuáles son las principales funciones que puede cumplir un párrafo?
6. Marque con una (x) en la casilla correspondiente (V o F) según seconsidere ef enunciado Verdadero o Falso.
6.1. No tener claro el mensaje es una interferencia en laredacción
6.2 Los signos de puntuación sirven para destacar lasideas importantes.
6.3. La buena ortografía es el resultado de muchaslecturas y de la consulta frecuente al diccionario.
6.4. La idea central debería estar al final del párrafo.
: 6.5. El estilo periodístico es ágil, ameno, entretenido y en
algunas ocasiones es capaz de provocar una acción.
6.6. En referencia a la longitud de las frases se debe
preferir la frase corta, que oscile entre 10 y 15 palabras,máximo 20. , ,
6.7. Los títulos principales sé numeran con arábigos.
6.8. La abreviatura IBID se usa en el caso que el autor yel título se encuentren ya citados en la nota anterior.
6.9. La abreviatura LOC CIT se usa cuando el autor hasido citado con otra obra en la cita inmediatamenteanterior.
7. A continuación se fe presenta un párrafo en formadesordenada, tomado originalmente de un texto. Ordénelo,
escribiendo su orden lógico, tomando en consideracióntodas las recomendaciones para construir y redactar un
párrafo:
Y de los grupos sociales
y espiritual de las personas
empobrecimiento moral
veces a un
conduce muchas
de empobrecimiento material
el proceso
Clave de Respuestas a la Aütoevaluapión de la Unidad II
1. La'redacción es la actividad de poner el mensaje en el código o idiomaescrito, colocando en orden las ideas con un vocabulario apropiado,es expresar el pensamiento por escrito.
2. Las interferencias principales en la redacción son:
No tener claro el mensaje,
No tener suficiente información.
Escribir oraciones demasiado extensas.
Ortografía defectuosa.
Puntuación ilógica.
3. Su respuesta debe estar incluida en:
1. Ponga en orden las ideas antes de escribir.2- Evite los detalles insignificantes.
3. Suprima vocablos
4. Lea detenidamente haciendo pausas.
5. Reemplace una palabra por un sinónimo, sin darle otro giro a lafrase. .
6. Coloque bien la puntuación.
7. Separe párrafos sin perder la ilación del escrito.
4- Un párrafo es la división pequeña de un trozo de prosa, de un capítulo,que acaba en punto y aparte.
5. Su respuesta debe incluir lo siguiente;
1. Servir de introducción al escrito, capítulo o sección. .
2. Definir un término importante.
3. Presentar una anécdota, un ejemplo, un caso ilustrativo.
4. Resumir o unificar lo expresado en párrafos anteriores-
5. Subdividir un tema.
6. Servir de conclusión o resumen a un escrito o a un capítulo,
7. Presentar recomendaciones. 6. 6.1. V6.2. V6.3 V
6.4. F
6.5. V
6.6. V
6.7. F
6.8. V6.9- F
7. Orden lico.
"El proceso de empobrecimiento material conduce muchas veces a unempobrecimiento moral y espiritual de tas personas y de tos grupossociales".
Juan Pablo II.
Febrero 1996
Unidad III. Planificación y Elaboración del Informe.Objetivo Terminal
Redactar informes de acuerdo a los pasos establecidos para suelaboración.
Objetivos Específicos
1 -Desarrollar capacidades para la elaboración de informes deacuerdo a un plan establecido.
2. Identificar los aspectos que contiene la planificación.delinforme.
Contenido
1. El informe. Definición.,
2. Propósito general del informe. ,
3. Importancia y ventajas del informe. ' ,
4. Clasificación de los informes. -
4.1. Por su contenido.
4.2. Por la relación existente entre el emisor y el receptor.
4.3. Por su grado de formalidad.
4.4. Por su extensión.
5. Niveles de la Organización.
5.1. Nivel operativo
5.2. Nivel superior-departamental.
5.3. Nivel administrativo-operativo.
6. Proceso de elaboración del informe.
6.1. Planificación del informe.
6.2. Plan o bosquejo del informe.
6.3. Construcción del informe.
1. El Informe. Definición.
El informe es un tipo de comunicación de carácter técnico, destinadoa presentar de manera clara y detallada, el resumen de hechos o.actividades pasadas'o presentes y en algunos casos hechos previsibles,partiendo de datos ya comprobados; elaborado conforme a un plan, para
ayudar a comprender una situación y decidir sobre ella.
"El informe es en cualquier caso un escrito sobrio y objetivo.Debiera ser como una fotografía de lo que ocurre o ha ocurridoy a través de él no debiera descubrirse, por exigencias de unaobjetividad que es básica !a opinión o el sentir personal delque lo ha redactado." (1)
La sobriedad es un requisito tan importante en e! informe que, comoalguien ha escrito, el estilo del informe consistirá casi en carecer de estilo.No debería entrar en ningún elemento afectivo. Datos, ideas concreías,soluciones o sugerencias precisas.
Aunque no existe un guión-tipo que sea válido para todos los casos,a título...indicativo se sugiere el esquema siguiente:
Elementos del informe:
a) Presentación del asunto. Esta presentación...a modo de introduccióndebe ser muy breve. En rigor, se trata de una ampliación del título.
b) Razones que sustentan el informe. Este paso corresponde a lapresentación de hechos concretos: datos, estadísticas, etc.
c) Sugerencias. Es decir la conclusión(es) o recomendaciones.
Ejercicio No. 7
1. Haga un informe sobre su trabajo actual.
2. Haga un informe sobre las relaciones humanas en uno desus grupos de convivencia (familia, amigos habituales).
Para ambos informes tome como referencia el esquema sugeridoanteriormente. Presente a su facilitador los informes por usted realizados.
2. Propósito general del informe.
El informe es un instrumento básico, que por razones de contenidoderivado de la observación o de la investigación es posible corregir errores,trazar planes, definir políticas, modificar directrices y tomar decisiones. Asu vez permite aclarar el alcance de ciertos hechos y conceptos.
3. Importancia y ventajas del informe.
En toda organización pública o privada, et informe es un instrumentobásico, ya que permite el mejor uso de la comunicación escrita. Acontinuación se mencionan las ventajas que se derivan con la utilizaciónde informes:
- Son muestras del trabajo que se ha efectuado.
- Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo.
- Son-una fuente permanente de información para e! personal quese incorpora a ia organización.
- Proporcionan a quienes se han de aprovechar de tos mismos paratomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuandomás cómodo les resulte y en el momento que lo deseen.
- Pueden leerlos más personas y al mismo tiempo.
- Son recursos que posibilitan la participación efectiva de losmiembros de la empresa.
- Permiten priorizar o Jerarquizar las posibles acciones frentea una situación determinada.
4. Clasificación de los informes.
Hay distintas clasificaciones de los informes, dependiendo delelemento que se tome como punto de referencia para establecer dichaclasificación.
Pueden clasificarse por su contenido, por la relación entre elemisor y el receptor de los informes y por el grado de formalidad.
4.1. Por su contenido se distinguen tres clases de informes: expositivo,interpretativo y demostrativo.
Informe expositivo.
Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sinque en su elaboración intervenga ningún proceso analítico ointerpretativo, ni en modo alguno se presentan conclusiones o se hacenrecomendaciones. Un ejemplo típico de este informe es aquel en elque se narra un proceso de fabricación, cuyo valor descansaráúnicamente sobre los datos que se brinden, sin perjuicio de que estospuedan servir en un proceso posterior para que la gerencia de unaempresa o los ejecutivos de una agencia, sienten conclusiones y tomendecisiones que estimen pertinentes.
Informe interpretativo
Es aquel que sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertoshechos y conceptos. Un ejemplo de este puede ser cuando se evalúaa un empleado, toda vez que de los datos que ofrecen las hojas deasistencia, los reportes de asiduidad y las estadísticas de surendimiento, el redactor del informe hace el examen pertinente y aúnlas conclusiones y recomendaciones que se deriven de dicho análisispara que en definitiva la empresa o agencia adopte la decisión queproceda.
Informe demostrativo
Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entrelos hechos y su comentario, y el mismo debe escribirse de tal maneraque el lector no tenga que estar averiguando si se trata de una aserciónen firme o de una simple opinión. Es muy importante que se presentencon toda claridad todos los pasos que hayan permitido al informantellegar a sus principales proposiciones.
4.2. Por !a relación existente entre el emisor y el receptor los informespueden ser: internos y extemos.
Informes internos
Son aquellos que se producen en el seno de la organización ycirculan dentro de ella. Estos a su vez pueden ser:
- Verticales: Circulan en dirección vertical y en sentido tanto ascendente (dirigido por empleados no ejecutivos hasta la alta gerencia), comodescendente (desde un ejecutivo hasta los trabajadores de niveles inferiores).
- Horizontales: Dirigidas de un departamento a otro departamento deempresa o producidos entre los empleados de la misma estructuradepartamental-
El informe técnico o administrativo es de carácterinterno.
Los informes administrativos
Son todos preparados para e! funcionamiento interno dela organización, sin importar su magnitud o forma y se clasificanen: ,
- Notas de trámites
- Informes periódicos
- Oficios a la gerencia
- Informes de contabilidad
- Encuestas de mercado
- Informes examinadores
- Informes publicitarios
- Boletines para empleados
- Informes de justificación
- Análisis estadísticos
- Estudios de productos
- Informes de investigación
- Informes analíticos
- Informes de recomendación
\
Informes externos
Son aquellos que transmiten información preparada para lectoresno pertenecientes a la organizaciones y pueden ser:
- Informes sobre crédito
- Noticiarios para el público
- Artículos de revistas especializadas
- Informes de progreso
- Informes anuales
- Informes sobre personal
- Informes de relaciones públicas
- Informes comunicativos
- Folletos
4.3. Por su grado de Formalidad.
Desde este punto de vista los informes pueden ser formales ono formales.
Informes Forma/es. .
Tienen toda la autoridad de la organización que los expide. Sirvende vehículo para las recomendaciones, opiniones, y resultados oficiales.La información que contienen sirve como base para la acción de quieneslo reciben. Se espera que los datos que contengan estén en uso durantecierto período de años.
informes No Forma/es.
Generalmente no (levan la autoridad oficial de la organizaciónque los expide. Son principalmente de la responsabilidad de cada autorindividual. Debe incluir una declaración que indique hasta qué puntose puede utilizar su contenido como base para una acción. En la mayoría
de los casos, contienen información preliminar y se envían a un númerolimitado de lectores como agregados a cartas. Estos informes sirvencomo un excelente vehículo para transmitir información rápidamente.
4.4. De acuerdo a su extensión.
- Informes breves (de 1 a-5 páginas)~ fn formes medianos (de 6 a 20 páginas)
- Informes- extensos (mas de 20 páginas)
A continuación se presentan algunos detalles de los informesfuncionales breves,
Los informes funcionales breves cumplen el mismo propósito delos extensos, sin embargo, el estilo es más informal, el formato distinto,el contenido es menos profundo y menos minucioso y la informaciónque ofrecen es de carácter menos permanente. Los informes funcionalesbreves generalmente se resuelven mediante memorandos o cartas ytoman los nombres de "memorándum informe" y "carta informe".
5. Niveles de la Organización.
En cualquier organización, suele haber tres niveles de actividadesque requieren informes funcionales.
5.1. Nivel Operativo
En este primer nivel están los gerentes cuya responsabilidadse refiere a los problemas-planteados en relación con las actividadesde los distintos trabajos desarrollados por los empleados.
5.2. Nivel superior departamental
Los gerentes de este nivel (gerencia media) se ocupan de lasupervisión y coordinación de los empleados.
53. Nivel administrativo o ejecutivo
En este nivel los problemas son de gerencia de grupo.
Considere el asunto específico del nivel solicitante (operario, superior, administrativo) para planear la elaboración del informe. Acuda a otros empleados si es necesario para obtener información.
Ejercicio No. 8
Escriba en el espacio correspondiente, por lo menos cuatro ventajasque se derivan de la-utilización de informes:
a.
b;
ad"
2. A continuación se le presentan diferentes proposiciones, determine suverdad o falsedad; coloque en el espacio de la izquierda una V si laproposición es verdadera o una F si es falsa.
V F
1. El informe expositivo se limita a exponer o narrar unasituación íal como ella es, sin que en su elaboración intervenga |ningún proceso analítico o interpretativo. [-
2. El informe interpretativo precisa que se fije una distinciónneta entre los hechos y su comentario, y el mismo debe ,escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar [averiguando si se trata de una aserción o de una simple opinión.
3. Por la relación existente entre el emisor y el receptor los ,informes pueden ser expositivos, interpretativos y !demostrativos. , '
4. Los informes internos son aquellos que se producen en el ¡seno de la organización y circulan dentro de ella. '
5. Los informes externos se refieren a informes sobre crédito,noticiarios para el público, artículos de revistas especializadase informes de progreso, informes anuales, informescomunitarios.
6. En cualquier organización suele haber tres niveles deactividades: operativo, superior departamental y administrativoo ejecutivo.
6. Proceso de elaboración del informe.
6.1. Planificación deMnforme.
Esta etapa consiste en la ideación del informe, es decir, en laprevisión y organización de datos, ideas y afirmaciones queposteriormente serán utilizados en la construcción de esta importanteherramienta de comunicación. Durante la planificación del informe esnecesario tomar en cuenta los siguientes factores:
- los propósitos y objetivos
- los posibles lectores
- los usos posibles
- el material a ser incluido.
Los mencionados factores afectan'considerablemente todo lorelacionado en el informe a:
- El orden en el cuat se presenta el materia!.
- El vocabulario que se emplee.
- La longitud de frases y de los párrafos.
- Número y grado de comptejidad de tablas.
- El tipo y detalle de ilustraciones.
- La información que se suministre en los apéndices.
- E! papel en el cual se imprima y la forma en que se encuaderne.
- Propósitos y objetivos.
La primera consideración que debe tener en cuenta el redactorde informes es sobre qué va a escribir. Para ello es necesario que:
a. Determine exactamente la tarea que se le ha encomendado, en otraspalabras, no puede dejar nada al azar. Antes bien debe procurarinstrucciones precisas.
b. Se forme una idea perfectamente clara del tema y conozca el alcancey propósito del informe que va a preparar.
Semanalmente el objetivo del informe será una combinación detodos o algunos de los puntos siguientes:
- Transmitir una información de manera general o detallada,
- exponer ideas,
- justificar procedimientos o acciones,
- evaluar resultados,
- presentar conclusiones.
- Hacer recomendaciones o sugerencias, etc.
- Posibles lectores
En esté aspecto conviene plantearse las siguientes interrogantes;
a. ¿Quién va a leer el informe?
b. ¿Qué desea saber?
c. ¿Qué es lo que ya conoce?
d. ¿Cómo puede enriquecer sus conocimientos actuales?
e. ¿Qué tipo de terminología tendré que emplear para que
me comprenda?
f. ¿Qué actitud adoptaré: ejecutiva, administrativa, técnicao práctica?
Es importante fijar la atención en los puntos mencionados, puesde ello dependerá que el redactor pueda no satisfacer (as exigenciasde un lector o lectores específicos.
Óolegas técnicos: Trabajan en una misma actividad; conocendetalladamente su campo y buscan toda información adicional que seles pueda proporcionar. Conocen los antecedentes y hablan elmismo vocabulario.
Especialistas en actividades técnicas relacionadas: Tienen soloun conocimiento general de las actividades a que se dedica el redac-tor del informe.
Gerentes de línea: Trabajan en la misma organización y estáncolocados en un nivel inmediatamente superior en la cadena de mando.Están estrechamente relacionados con el tema del informe y tienenmayores posibilidades de enfrentarlo criticamente, ya que son losencargados de aprobarlo antes que pase a otros lectores.
Administradores: Tienen necesidad inmediata de información. Puedenasimilar rápidamente (as ideas por medio de tas lecturas pero tienenmuy poco tiempo para dedicarlo a cualquier tema. Poseen antecedentesgenerales sobre el tópico y lo que buscan es un "cuadro general".Quieren hechos y un buen consejo.
- Usos posibles.
Los usos pueden serbos siguientes:
Para uso inmediato: Son aquellos informes referidos a aspectoscientíficos o técnicos cuyo dinamismo permita utilizar todos los datosexperimentales y resultados obtenidos, tan pronto sean impresos,: Estosson, por lo general, informes funcionales breves.
Para emprender una acción: Son los que aportan la informaciónnecesaria para tomar decisiones administrativas, tales óomo:
adquisición de materiales y equipos, revisión de procedimientos,programación del trabajo, etc.
Para priorizar descubrimientos: Son los informes que dejan establecidoque se hecho algún descubrimiento, mediante la publicación de losdetalles de la investigación realizada. Son especialmente útiles cuando
la competencia es crítica. ,
Para estimular el interés: Son informes cuyo propósito es atraer laatención general sobre la obra que se ejecuta, enfatizando la utilidad yposibles aplicaciones de la misma. ' :
Para uso futuro: Son aquellos que, debidamente registrados yconservados, pueden ser utilizados en e! futuro para proporcionarinformación pertinente, para reinidar el trabajo que en etios se de-scribe o para trabajos relacionados; seguir la historia de un proyecto Ode una organización, etc. . ., —,"•
- Materia! a ser incluido:
La determinación de! material a ser incluido en el.infprme, asícomo las posibles fuentes de información y las formas de obtenerlason factores que también deben tenerse en cuenta en la etapa deplanificación. La observación, la lectura, el intercambio en otras perso-nas y la investigación, son recursos válidos. ' -
Para atender durante la planificación a los factores antesmencionados, se recomienda: .
- Recurrir a hechos e ideas sobre el asunto. Conviene observar, leer,probar, mantener conversaciones, y-consultar, si et caso lo requiere,fichas bibliográficas que lleven al análisis de lo escrito sobre el temao asunto particular. ,
-Obtener información de la propia experiencia, de lecturas oconversaciones que se mantengan con otras personas, deobservaciones y de la investigación documental. Conviene tomar notas
.completas y claras,-señalando con todo detalle las fuentes deinformación.
- Es muy importante establecer un acuerdo entre el redactor del informey quien esté en posición de aceptarlo o rechazarlo. Es necesariopues, que el autor del informe y su respectiva gerencia de línea esténde acuerdo en cuanto a propósito, posibles lectores, material a inctuir
y usos que se le intente dar- Eilo ayudará a evitar dificultades.
Existen otros factores que aunque teóricamente no deben influiren la preparación del informe, en la práctica sí afectan directamenteel plan. Estos factores son:
Presupuesto: La disponibilidad, de dinero que se tenga para la"preparación de informes será un factor importante en el plan a seguir;
ello puede afectar la calidad que se obtenga. Si el presupuesto eslimitado habrá que conformarse con el material y recursos de que sedisponga.
Tiempo: El preparar un informe implica determinado tiempo. Se hace
necesario hacer una programación, la cual ayudará a cumplir con eltiempo estipulado. A menor tiempo, el informe deberá ser más sencido.
Medios de elaboración: Los medios de que disponga el redactadorde informes pueden variar desde cero hasta todo un grupo editorial,todo depende de la política de la organización.
6.2. Plan o bosquejo del informe.
Este contiene aspectos tales como:
- Titulo preliminar: En el proceso de planificación y a medida que seempieza a avanzar en el esbozo de un informe, resulta útil ponerle untítulo provisional. El título deberá estar relacionado con el propósito,por ello el título provisional será útil para ayudar a mantener en menteeste propósito en tanto se escribe el primer borrador del original.
- Esbozo preliminar: La cantidad de detalles depende de la extensióndel texto. Si el informe es corto, solo requiere del esbozo de lassecciones principales; si por el contrario el informe es extenso requiereun esbozo escrito independientemente de la experiencia que se tenga en la redacci 髇 de informes- Para el esbozo preliminar de un informese recomienda;
- Determinar tas partes que incluir?el informe.
- Seleccionar los t 韙 ulos principales, los de segundo orden, y as?, sucesivamente, hasta los que sean necesarios para presentar todala informaci 髇.
- Esbozo final: Una vez concluido el esbozo preliminar, se puedeproceder a determinar el orden y valor de los distintos temas que sepresentar 醤. En el esbozo final se debe indicar la forma en que sepiensa utilizar aspectos como textos, tablas e ilustraciones.
- El borradorEl primer borrador
' Una vez concluido e! esbozo fina!, se est?en capacidad de iniciarla redacci 髇 de las diferentes partes, lo cual conduce a la obtenci 髇del primer borrador.
Normalmente nos enfrentamos concierta resistencia, quiz 醩debido al desarrollo del primer p 醨 rafo. A! tratar de escribir las oracionesiniciales, no encontramos palabras precisas, las frases parecen vagas,de momento estamos pensando en otra.
Esta situaci 髇, lo suficientemente desconsoladora, es propia detinicio y desaparecer?cuando el autor se persuada de que, por elmomento, no est?escribiendo para otros. Debe asegurarse elconvencimiento de que s 髄 o est?redactando el primer borrador y por
lo tanto, su trabajo es estrictamente personal.
- Como iniciar la redacci 髇
- Una de las formas mas existosas para iniciar la redacci 髇 escomenzar a escribir como s.i se estuviese exponiendo un temaoralmente.
- Despreoc 鷓 ese de las expresiones demasiado formales, de loserrores gramaticales. Cuando un profesor dicta una clase, se veforzado a seguir hablando, sin importarle cuantas veces puedatitubear. Esto mismo puede seguirse en la redacci 髇. El que escribeaventaja al que hace una presentaci 髇 oral, antes que su escritollegue a! lector puede revisarlo muchas veces y corregirle susimperfecciones. .
Algunas recomendaciones para escribir:
- Escribir con tanta rapidez como sea posible, evitando demoras parabuscar y seleccionar una palabfa específica que no llega a la mente.
- No interrumpir el texto hasta tanto no haber redactado varias cuartillas,según el esbozo final.
- Si se tiene dificultades cuando se comience a redactar para obtenerel primer borrador, se recomienda disertar oralmente y grabarsimultáneamente.
- Escribir sin angustia y con estilo espontáneo.
- Si hace referencia a otros trabajos, colocar la seña! de reconocimiento,para proceder a los arreglos posteriores.
- Si después de cumplir con las sugerencias anteriores no se logra' redactar la sección primera, tratar de elaborar la sección segunda o
cualquier otra, no importa la secuencia, ya que et esbozo final permitirá
su ordenación final.
- Una vez listo et primer borrador, tratar en lo posible de tomar un
descanso. .
- El borrador final
Al terminar ef primer borrador, se debe realizar una revisión muycompleta del mismo, con et fin de ajusfar la precisión del contenido,evaluar la secuencia lógica del párrafo, cuestionar el vocabulario,analizar el propósito de cada parte, etc.
Sugerencias:
- Analizar el propósito de cada parte o sección.
- Cada etapa del argumento deberá vincularse a las anteriores,es decir los antecedentes deben corresponder con losconsecuentes.
- Evitar la sucesión rápida de párrafos cortos.
- En nuevos párrafos seleccionar las palabras adecuadas deapertura para indicar !a transición.
- Revisar los párrafos, para cerciorarse si expresan claramentelas transiciones de un asunto a otro.
6.3. Construcción del informe.
Esta etapa se corresponde con la elaboración del informepropiamente dicho. Jnctuye aspectos como:
- La ordenación, la presentación y redacción del material.Ordenación del material.
Este aspecto facilita y garantiza al autor una redacción concisa,lógica y ordenada de! informe.
La ordenación del material se hace a partir de! esbozo final.Algunas sugerencias para ordenar el material:
- Escribir una frase breve y directa que exprese el propósito que se hafijado.
- Analizar todos los hechos e ¡deas recogidas, así como las subdivisiónprevia del tema.
- Ordenarel material integrante de cada sección o capítulo para que ellector pueda seguirlo fácilmente.
- Asegurarse de que las conclusiones y recomendaciones a ¡nciuir seajustan a los hechos.
- Revisar la adecuación de las ilustraciones y tablas seleccionadas atmaterial o texto del informe. Un gráfico bien presentado es, a menudo,más eficaz que toda una página escrita
Las fotografías constituyen un buen demento de refuerzo y prueba.
Los diagramas ¡lustran, ciara y rápidamente, ¡deas o mecanismoscomplicados.
Las tablas de cifras, de palabras o de una combinación de ambas se
emplean para presentar datos estadísticos
Las leyendas, títulos y toda expresión similar que acompañen a estasrepresentaciones deben ser breves.
- Considerar si es conveniente colocar notas al pie de la página.
Presentación del material.
Esta se refiere al esquema o estructura del informe. Algunos autoressugieren el siguiente esquema básico: , -
- Cubierta o carátula
* Título del informe. Debe comprender una página relacionada
con el trabajo que se trate y el nombre del autor.^Presentación del informe: Aquí se debeexponer sucintamentesus objetivos, método empleado, fuentes de información y losaspectos más relevantes del mismo.
*!ndice del contenido. -
* »lnforme propiamente dicho, que comprende:
- Introducción
- Texto (subdividido en epígrafes s¡ es muy extenso) ,
- Conclusiones
- Sugerencias o recomendaciones.
*Apéndice
* Bibliografía
* índice general o contenido de la materia, :
Para mayor claridad de la información anterior, se describen acontinuación las partes del informe:
* Cubierta o forro: Debe contener la suficiente información.Normalmente contiene los siguientes datos: , .
*títuto
*título de (a parte, revisión o suplemento
*nombre de la empresa
*númerode serie
*número de ejemplar (Si está clasificado)
*clasificación (si es el caso)
Es necesario evitar el exceso de datos y títulos largos en la cubierta.Se debe seleccionar e! tipo. de letras que han de resaltar el título. Lascubiertas de informes deben ser conservadoras.
- Portada o Carátula: Es la hoja que, dividida en tres niveles,suministra la siguiente información:
* TÍtufo del informe en letras mayúsculas centrado y en forma depirámide. '
* Nombre y cargo del autor.
- Lugar y fecha de elaboración.
' Carta de autorización: Es el documento que emite la empresa opersona autorizada, por el cual se "oficializa" o se ordena la elaboracióndel informe.
- Carta de envió o presentación; Es elaborada por el autor del informe.Se dirige al lector potencial e incluye una breve descripción delproyecto sobre el cual se está informando. Ocasionalmente sustituyeal prólogo.
. - Prólogo: Se considera un material preliminar y debe ir separado delinforme propiamente dicho. El prólogo debe incluir informacionestales como: financiamento del proyecto, fechas durante las cualeséste se ejecutó, nombre de los revisores del informe, relación entreéste y otros informes emitidos por la misma organización, comentariossobre el proyecto del cual se informa y sobre el autor.
Lo ideal es que el prólogo lo prepare una persona distinta al autor,por ejemplo el supervisor de línea.
- Prefacio: Constituye otro material preliminar y a diferencia delprólogo, es redactadso por el autor del informe para ofrecerun comentario de introducción sobre éste y acerca del proyectosobre el cual se informa.
- índice de contenido: Es la relación ordenada del-contenido delinforme. Es Importante ubicar por páginas los títulos o subtítulosdef contenido. Éste se prepara anotando los encabezados de fassecciones exactamente en la forma en que aparecen en el informe.El Índice debe prepararse una vez concluido el informe.Modelo de Informe
IND»CE GENERAL
PrólogoIntroducción
CAPITULO ITítulodel Capítulo,,,A............................
1..........................
a}.....,..........
b)...................
2........................
a)..........,........
b)...............
c) ....................
B............................
1...:..,.....;.............
2..........................
C...........................
CAPITULO IITítulo del Capítulo..
Conclusiones.........
Sugerencias...........
Apéndice...............
Bibliografía...,......,.,
índice general........
Listas de tablas o gráficos: Son especie de índices, que indican lastablas, gráficos, ilustraciones, etc- Deben señalar los números de laspáginas en que estos se encuentran: -
Sinopsis, resumen o extracto: Se usa cuando e! informe es largo. Sehace para presentar los principales puntos del informe, de tal formaque al leerlo el usuario, decida si leerlo todo o sólo las secciones quele interese. Probablemente el extracto combinado con la informaciónde la portada y del índice de contenido, sea lo que proporcione allector un esquema completó del informe. Con frecuencia el extractose separa del informe para utilizarlo en revistas especializadas,bibliografías, fichas, etc.
Introducción: En esta parte el autor debe aclarar exactamente sobrequé tema escribe, por qué debe leerse el informe y lo que puede
esperar en las páginas que siguen y debe considerar los siguientesaspectos:
- Propósitos del informe.
- Autorización para el trabajo.
- Antecedentes históricos.
- Especificaciones.
- Limitaciones y alcance del informe.
- Métodos, procedimientos, etc.
Cuerpo o desarrofío: Esta parte medular del informe, en la que deacuerdo con el índice, el autor va exponiendo en forma ordenada lospasos de su investigación para llegar a las conclusiones yrecomendaciones- ,
• Conclusiones: Son las premisas a las cuales se arriba después delanálisis de los datos e informaciones manejados durante el desarrollodel informe.
• Recomendaciones: Se basan en las conclusiones y están referidas alas sugerencias que el autor ofrece a la organización con respecto altema o aspecto desarrollado en el informe.
• Apéndice: Es una parte adicional que complementa el informepropiamente dicho. Contiene anexos útiles al cuerpo principal deldocumento.
• Glosario: Es un diccionario parcial en el cual se anotan en ordenalfabético los términos especiales, definiéndolos o explicándolos.
• Bibliografía: Es una lista de publicaciones que están relacionadascon los temas que se cubren en el informe y que pueden o no habersido citadas en el texto.
Redacción del material.
El informe es una exposición descriptiva o analítica de hechosque incluye conclusiones y recomendaciones.
La redacción de un informe suele ser impersonal y para que éstesea eficaz, ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atención,objetividad y prioridad profesional. La redacción debe ser sobria,objetiva, directa, documentada y ordenada,
El redactor de un informe debe procurar un estilo grato para el olos lectores.
A continuación, se ofrecen algunas sugerencias prácticas a tomaren, cuenta en la redacción de un informe:
*Ser objetivo, limitarse a los hechos, por medio de una documentaciónsólida, sin colocar matices de ningún tipo.
* Evitar las emociones, imaginación desbordada, indagaciones.
* El autor no debe prestarse a servir a intereses determinados, debeser fie! a la empresa u organización que le encomendó el trabajo.
* Huir de la verborrea.
* Escribir en tercera persona y con estilo impersonal.
* Evitar, en lo posible, el uso de abreviaturas, siglas y centración depalabras,'
* Atender alas normas ortográficas y de puntuación.
* Poner atención en los tiempos verbales. Conviene usar con mayorfrecuencia el presente indicativo.
* Buscar sinónimos de las palabras que se repiten constantemente.
* Expresar !as ideas en la forma más correcta posible, aportando cifrasy datos específicos. Los números, términos, porcentajes o cifras, sonfactores de máxima importancia.
* Dar fuerza al texto con afirmaciones concretas.
* Al terminar cada sección, hacerse las siguientes preguntas:
a. ¿Existe coherencia entre las oraciones consecutivas?
b, ¿Es lógica la sucesión de oraciones?
c. ¿Se relacionan las oraciones entre sí de manera que pueda
entender fácilmente el lector?
d. ¿Expresa en realidad cada frase lo se propone dar a
entender?e. ¿Se da una aplicación adecuada para que e! lector
comprenda fácilmente cada idea?
* Al culminar el trabajo evaluar el equilibrio rítmico que se logra cuandose han combinado sentencias breves, largas, de extensión regular,con frases simples, compuestas y complejas.
En la redacción del informe es necesario evitar:
* La exageración, falseamiento y mala interpretación de los
hechos.
* La deformación de hechos por exclusión de algún pormenor.
* La equivocación de datos, términos o citas.
* Las demostraciones matemáticas no convenientes.
* Laconfesión de los hechos con las opiniones,
* Las contradicciones, discrepancias e incoherencias-
* El desarrollo incompleto de algún punto.
* La disposición de acciones o párrafos en forma desordenada.
Igualmente una vez concluido ef informe, el autor puede preverciertos mecanismos para controlar el impacto de su mensaje. Algunosde ellos son los siguentes: .
* Acompañar la entrega del informe con una solicitud deretroalimentación sobre,el mismo, que puede ser un instrumento conpreguntras concretas relativas a los distintos aspectos del informe(contenido, tratamiento del tema, factibilidad, validez, redacción,presentación, etc.)
* Solicitar una reunión o junta para la presentación de! informe. Deesta forma, ef autor puede escuchar directamente, fuego de suexposición, los comentarios, argumentos de los asistentes. Tambiénse podrán observar sus reacciones y mensajes verbales.
I - Hacer un seguimiento de la utilidad del informe en la toma de• decisiones, mediante las recomendaciones realizadas en torno alproblema o situación tratada en el informe. .
- Comprobar si el informe, es objeto de frecuentes consultas o si setoma como punto de partida para otras investigaciones o proyectosde la empresa.
En el esquema ?3 que se presenta en la página 88 puede servir de guía para la elaboración de tú informe.
Ejercicip No. 9
1. Identifique las dos (2) partes que cpmprende el proceso deelaboración dé informes.
2. Escriba los cuatro (4) factores que intervienen en la planificaciónde un informe.
a. _____________________________________
b. ___________________:_________________
c _____________________________________
d.
3. Defina los aspectos que contiene el plan o bosquejo del informe:
a. Título preliminar: '
b. Esbozo preliminar:
c. Esbozo final:
4. ¿Qué importancia tiene el borrador final?
5. Nombre los aspectos que componen la construcción deun informe, i
a.______________\__________________
b._________________________________
c. ________________________________
Di? INFORMES
6. Elabore en un esquema, la estructura para la presentaciónde un informe, de acuerdo al modelo presentado.
7. En referencia a la redacción del material, realice losiguiente:
a. Describa las principales características en la redacción delinforme.
b. Nombre por lo menos cinco (5) sugerencias prácticas en la redacciónde informes.
Clave de Corrección
Ejercicio No. 7
1 y 2 ; Informe de acuerdo al esquema
a) Presentación del informe
b) Razones que sustentan el informe "
c) Sugerencias
Ejercicio No. 8
1. Su respuesta debe contener algunas o todas las siguientes ventajas:
- Son muestras de! trabajo que se ha presentado.
- Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo.
- Son una fuente permanente de información para el personal que seincorpora a la organización.
- Proporcionan a quienes se han de aprovechar de los mismos paratomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuandomás cómodo les resulte y en el momento que !o deseen.
- Pueden leerlos más personas y al mismo tiempo.Son recursos que posibilitan la participación de los miembros de laempresa.
- Permiten priorizar o jerarquizar las posibles acciones frente a una,situación determinada.
2. V 1
-E 2
-E 3
-Y 4
-Y 5V 6
Ejercicio No. 9
1. El proceso de elaboración del informe comprende;
a. Planificación del informeb. Construcción del informe
2. Su respuesta debe contener los siguientes:
a. los propósitos y objetivosb. los posibles lectoresc. los usos posiblesd.'el material a ser incluido.
3. Su respuesta debe contener las siguientes definiciones:
a. Título preliminar: A medida que avanza el esbozo del informe resulta
útil ponerle un título provisional, el cual debe estar relacionado con
el propositó.b. Esbozo preliminar: Depende de fa extensión del texto. Si es corto.
sólo requiere del esbozo de las secciones principales; si es extenso
requiere de un esbozo por escrito.c. Esbozo final: Es aquel donde se debe indicar la forma en qué se
piensa utilizar tos aspectos como textos, tablas e ilustraciones..
4. Su respuesta debe contener lo siguiente:
El borrador fina! es importante porque en él se ajusta la precisión delcontenido, se evalúa ia secuencia lógica del párrafo, se Cuestiona elvocabulario, se analiza el propósito de cada parte.
5. a. Ordenación del materialb. Presentación del materialc. Redacción del material
6 Modelo de Informe
ÍNDICE GENERAL
Páginas
PrólogoIntroducción
Título del CapituloA .,...,,...;..,..,.,......
CAPITULO' I
1.......
a)
b)
2. ......
b)
c)
B,.... :.,..1, .....
2 ...
C....... ...
CAPITULO II
Titulo del Capitulo
Conclusiones .Sugerencias .,.Apéndice .......
Bibliografía .....
índice general
7. a. Su respuesta debe contener algunas o todas la'scaracterísticas;
- Suele ser-impersonal.
- Esfuerzo de atención, objetividad y prioridad profesional.
-Debe ser sobria, objetiva, directa, documentada y ordenada-
b. Su respuesta debe contener algunas o todas las sugerenciasprácticas:
- Su objetivo, limitarse a los hechos, por medio de una documentaciónsólida.
- Evitar las emociones, imaginación desbordada, indagaciones.
- E) autor no debe prestarse a servir intereses determinados, debeSer fíe' a la empresa u organización que, fe encomendó el trabajo;
- Huir de la verborrea.
- Escribir en tercera persona y con estilo impersonal.
- Evitar, en lo'posibte, el uso de abreviaturas, siglas y contracción depalabras. . •
- Poner atención a los tiempos verbales. Conviene usar con mayorfrecuencia el presente indicativo,
- Buscar sinónimos de palabras que se repitan constantemente.
- Expresar las ideas en la forma más correcta posible, aportando cifrasy datos específicos. Los números, términos, porcentajes o cifras,son factores de máxima importancia.
- Dar fuerza al texto con afirmaciones concretas.
- Al terminar cada sección, hacerse las siguientes preguntas:
a. Existe coherencia entre las oraciones consecutivas?b.Es lógica la sucesión de oraciones?c. Se relacionan las oraciones entre sí de manera que pueda entender
fácilmente al lector?
d. Expresa en realidad cada frase lo que se propone dar a entender?e. Se da una explicación adecuada para que el lector comprenda
fácilmente cada idea?
- Al culminar el trabajo, evaluar el equilibrio, ritmo que se logra cuandose han combinado sentencias breves, largas, de extensión regular,con frases simples, compuestas y complejas.
c, Su respuesta debe contener algunos de los siguentes aspectos aevitar:
" La exageración, falseamiento y mala interpretación de los hechos.
- La equivocación de datos, términos o citas.
- Las demostraciones matemáticas no convenientes.
- La confusión de los hechos con las opiniones.
- Las contradicciones, discrepancias e incoherencias.
- El desarrollo incompleto de algún punto.
- La disposición de secciones o párrafos en forma desordenada.
AÜTOEVALUACION
Realice un informe de acuerdo a las pautas establecidas en estecurso para la elaboración de informes, cumpliendo con las siguientesinstrucciones:
A. Planifique su informe.
- Tome en cuenta los factores necesarios:
a. Propósito u objetivos.
b. Lectores (características y condiciones)
c. Usos
d. Material a incluir (fuentes de documentación).
e. Dinero, tiempo, medios de elaboración.
Elabore el bosquejo del informe.
a. Escriba el título preliminar.b. Elabore el esbozo preliminar.c. Elabore el esbozo final.
B. Construya su informe.
- Ordene el material.
- Esquematice su estructura.
- Redacte el informe. ;
C. Prevea mecanismos para la evaluación del informe.
- En cuanto a revisión.
- En cuanto a control del impacto.
Usted ha finalizado e! Curso de Redacción deInformes, ya su informe debe estar listo. Presentea su facilitador dicho informe.
-Gracias!
