redaccion informes

7/27/2019 redaccion informes

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RREEDDAACCCCIINNYYPPRREESSEENNTTAACCIINNDDEE

IINNFFOORRMMEESS

Acc ion es real izadas en el marc o del Co nveni o su scr ito entre CEIM y la Cons ejera de Edu cacin y Em pleo. Co mun idad de Madri d


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Avda Llano Castellano, 13 - 1 Pl.28034 MadridTelf. 91 395 97 99Fax. 91 395 97 96

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www.hedima.esEdicin 2012


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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES

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REDACCIN YPRESENTACIN DE INFORMES

MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS

1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIN .........................11

2. OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN. RESOLUCIN DEPROBLEMAS COMUNICATIVOS.........................................................14

3. TCNICAS TILES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL:PIRMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P...........................16

4. HBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIN. LENGUAJE NOVERBAL ................................................................................................19

5. MODELOS DE DOCUMENTACIN ESCRITA: TEXTOSCOMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIN INTERNA,TEXTOS PROTOCOLARIOS................................................................24

MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME

1. FIJACIN DE OBJETIVOS ...................................................................41

2. LA REDACCIN....................................................................................42

3. ESTRUCTURA DEL ESCRITO .............................................................51

4. TIPOS DE INFORMES..........................................................................53

4.1. Interno.............................................................................................53

4.2. Formal. El informe tcnico ..............................................................54

NDICE


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MDULO 3: EL PODER DEL LENGUAJE

1. CULTIVAR UN ESTILO.........................................................................61

2. EL USO DEL LENGUAJE......................................................................62

3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO ...................64

4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD,DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERA................................66

5. ESTILO. CMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO,DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO................................................68

6. EL PROCESO DE COMUNICACIN INTERPERSONAL.....................70

7. ESCUCHA ACTIVA ...............................................................................71

8. EMPATA Y ASERTIVIDAD...................................................................74

MDULO 4: SER PERSUASIVO

1. TCNICAS DE PERSUASIN..............................................................83

2. ELECCIN DEL FORMATO .................................................................85

3. LA PRESENTACIN DE PROPUESTAS..............................................87

MDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIN

1. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIN..............................................95

2. EL ASPECTO DE LAS PGINAS .........................................................98

3. LOS GRFICOS .................................................................................100

4. PRESENTACIN GLOBAL.................................................................101

5. TCNICAS DE REVISIN ..................................................................104

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OBJETIVO GENERAL:

diferentes informes ad

auditorio transmitiendo

crear una impresin favorable de ace

Adquirir confianza y seguridad en la redaccin y la presentacin de

aptndose al contexto y caractersticas del

con eficacia las ideas y argumentos para

ptacin por parte del pblico.


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MMDDUULLOO11::

LLAASSCCLLAAVVEESSDDEEUUNNAABBUUEENNAAEESSCCRRIITTUURRAA

DDEENNEEGGOOCCIIOOSS


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LAS CLAVES DE UNA BUENA

ESCRITURA DE NEGOCIOS

1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIN ........................11

2. OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN. RESOLUCIN DE

PROBLEMAS COMUNICATIVOS ........................................................14

3. TCNICAS TILES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL:

PIRMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P.........................16

4. HBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIN. LENGUAJE NO

VERBAL ................................................................................................19

5. MODELOS DE DOCUMENTACIN ESCRITA: TEXTOS

COMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIN INTERNA,

TEXTOS PROTOCOLARIOS................................................................24

CONTENIDOS


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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 11

1.NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIN

Actualmente, numerosos ejecutivos se enfrentan a la necesidad de exponer sus ideas

o programas en pblico, pero muchos no estn preparados para ello y se encuentran

con dificultades a la hora de realizar este cometido. Equivocarnos, puede daar

nuestra imagen. Ante estas consideraciones, parece lgico plantearse

estructuralmente las posibilidades de mejorar en la comunicacin.

La comunicacin es muy importante en todos los niveles de nuestra vida. Las

personas somos, evidentemente, seres sociales. La comunicacin, el lenguaje, forma

parte de la esencia de lo que entendemos por ser humano. El proceso de

comunicacin humana es complejsimo. En este proceso interviene un emisor, que

cifra un mensaje segn un cdigo comn para los dos hablantes. Este cdigo recibe elnombre de lengua. El proceso se cierra cuando el receptor obtiene el mensaje del

emisor. El mensaje ha viajado a travs de un canal de comunicacin. Existe un

proceso de retroalimentacin o feedback, que permite al emisor comprobar que, en

efecto, el mensaje ha llegado al receptor.

Un buen comunicador, tiene que controlar las tcnicas y tener en cuenta algunos

aspectos que le van a facilitar atrapar al receptor causando una buena imagen y con

una transmisin perfecta del mensaje. Siempre se ha dicho que el buen comunicador

Es usted de los que piensa que

una imagen vale ms que mil

alabras?p

Entonces dgame: cuntas imgenes

necesitara para expresar la palabra

amor?


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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS12

es aquel que sabe llegar al receptor, aunque en ocasiones nos encontramos con

barreras en ese proceso de comunicacin, que provocan que dicha comunicacin no

sea lo suficientemente efectiva.

A continuacin, vamos a sealar los elementos que permiten mejorar nuestra

comunicacin:

Tener un gran conocimiento del tema que vamos a tratar, porque esto

reforzar y favorecer la confianza en el receptor causando una buena

imagen. Suponga que usted acude a un concesionario a comprar un coche

y el comercial ante las diferentes preguntas que usted le plantea con

respecto al vehculo que se quiere comprar, no le sabe responder, duda o

directamente cambia de tema, comprara usted el coche? Lo ms seguro

es que no, porque la confianza es un factor muy importante y disminuye

cuando lo que decimos no viene respaldado con una buena exposicin.

Uso de documentos que avalan y refuerzan lo que nos transmite el emisor,

como pueden ser estadsticas, grficos, etc.

Transmitir las ideas de forma estructurada, para ello, debemos realizar un

esquema donde tenemos que indicar las partes fundamentales del

mensaje: la presentacin, el

cuerpo o asunto sobre el que

vamos a hablar y el cierre.

Con un buen esquema es

ms difcil que perdamos el

hilo del mensaje que

queremos transmitir a

nuestra audiencia.

El feedback, es un elemento

fundamental en todo proceso

de comunicacin. Tenemos que facilitar el intercambio de informacin entre

el emisor y el receptor a travs de preguntas, respuestas, etc. De este


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modo sabremos que la informacin que estamos transmitiendo ha sido

asimilada por el receptor.

En el caso de que la comunicacin sea verbal, debemos controlar el tiempo

para no eternizarnos y aburrir a la audiencia.

El tono, juega tambin un papel importante en los procesos de

comunicacin, debemos adecuarlo a aquello que estemos comunicando en

cada momento. Segn el tomo empleado, el mensaje podr ser interpretado

de manera favorable o no.

El ritmo y la velocidad con la que nos comuniquemos no debern ser

constantes ya que es sntoma de inexpresividad y podr provocar

aburrimiento.

Tambin debemos observar a nuestro receptor, porque a travs de sus

gestos y seales nos puede aportar informacin sobre cmo transcurre el

proceso de comunicacin, si se est aburriendo, si est entretenido e

interesado, etc.

Debemos pronunciar de manera correcta las palabras.



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El comunicador tiene que disponer de un amplio vocabulario ya que permite

expresar mejor una determinada idea al tener ms cantidad de recursos.

Es fundamental tener empata, de este modo adaptaremos el mensaje al

receptor.

Al expresarse tenemos que ser claros y coherentes con el mensaje que

tratamos de comunicar; no hay que irse por las ramas, si no que debemos

ser claros y concisos.

Comunicar es convencer, para ello adems de todo lo dicho anteriormente

debemos de controlar y manejar con soltura el lenguaje no verbal, como los

gestos, la mirada, etc.

Es fundamental saber escuchar y no interrumpir a los interlocutores.

Tenemos que evitar, en la medida de lo posible, cualquier perturbacin que

impida una correcta comunicacin como: ruidos, sonidos incmodos, calor

excesivo, etc.

Un buen mtodo para comunicarse consiste en actuar y hablar de manera

natural, esto facilitar la interrelacin con nuestro interlocutor.

2. OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN. RESOLUCIN DE

PROBLEMAS COMUNICATIVOS

Nos encontramos con diferentes elementos que afectan a la comunicacin

perturbndola u obstaculizndola, estos pueden tener distintos orgenes: en el emisor,

en el receptor, en el mensaje, en el canal, etc. A continuacin, se muestra un resumen

de esas perturbaciones comunicativas que habitualmente solemos encontrar en el da

a da:



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Falta de retroalimentacin: en todo proceso de comunicacin debe darse la

retroalimentacin. Para ello, habr que dar a entender al receptor que

queremos ayudarlo, tambin tenemos que adaptarnos a su nivel cultural,seleccionar el mejor momento para establecer la comunicacin, no emitir

juicios de valor, saber preguntar, etc.

Que el emisor no se crea su propio mensaje: es necesario que el emisor

crea aquello que intenta comunicar a la audiencia, de no ser as se notar e

implicar que el mensaje pierda credibilidad.

Escasa fluidez verbal: el emisor debe tener un amplio conocimiento del

lenguaje, del vocabulario, de sus construcciones lingsticas, etc. Esto se

puede mejorar, entre otras cosas, mediante algo tan sencillo y barato como

la lectura.

Falta de concrecin: el mensaje que se quiera dar a conocer no deber

estar basado en ideas abstractas, sino en ideas concretas fundamentadas

en hechos reales y acompaadas con datos que lo avalen.

Nerviosismo: es bastante habitual que cuando una persona intenta

transmitir un mensaje ante varios receptores, los nervios aparezcan y lleven

al traste la comunicacin. Por eso es muy importante controlarlos, se puede

lograr mediante tcnicas de relajacin y con un riguroso ensayo de lo que

se quiere decir.

Falta de memoria: las personas que tienen una buena memoria tienenmejor capacidad para comunicarse, ya que adems de retener datos sobre

el tema que van a tratar, tambin almacenan la informacin que les llega de

su interlocutor, lo que evita que pierdan el hilo de la conversacin.

Falta de atencin: siempre debemos evitar cualquier tipo de obstculo en la

comunicacin que nos haga perder la atencin y que nos aleje de la

conversacin.



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Falta de empata: tenemos que ponernos en el lugar de nuestro receptor,

aunque esto no quiere decir que haya que estar de acuerdo con todo lo que

dice, sino entender su postura y hacrselo saber.

No se domina el tema a exponer: Previo a toda comunicacin, deberamos

estudiar el tema sobre el que vamos a hablar, documentndonos y

estudiando las posibles preguntas que la audiencia podra realizar sobre

ese tema, para no caer en imprevistos. Desgraciadamente, este aspecto

suele saltrselo ms de un ponente.

Falta de escucha activa: tenemos que observar a nuestros interlocutores

para captar su comunicacin no verbal y de este modo poder dirigir

nuestros mensajes, segn las necesidades que vayamos observando en la

audiencia.

3. TCNICAS TILES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL:

PIRMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P

Existen varias tcnicas tiles para poder desarrollar de modo eficaz la comunicacin

empresarial, entre ellas destacan:

La pirmide invertida: se trata de una

construccin que cautiva la atencin del

receptor. La tcnica se basa en dar

cabida al punto ms importante de la

noticia en la primera lnea, siempre que

se pueda y luego se va agregando

gradualmente lo menos importante. Es

una tcnica muy utilizada en el mbito

periodstico. Es en el lead o entradilla,

donde se debe dar cabida a las 6 w: qu (what), quin (who), cundo

(when), dnde (where), por qu (why), cmo (how). Esta forma de

TITULAR

LEAD

Qu?, quin?,cundo?, dnde?,cmo?, por qu?

CUERPO DE LANOTICIA

Desarrollo condetalles, etc.


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estructurar un relato trata de mantener la atencin del receptor de la

informacin dosificando los puntos de inters.

El bocadillo: esta tcnica se puede utilizar a la hora de realizar informes y

presentar proyectos y en procesos de negociacin. Consiste en presentar

un elemento desagradable o negativo entre dos elementos positivos.

Por ejemplo, en el caso de las negociaciones, una vez que el vendedor ya

ha argumentado sobre los beneficios que su producto va a proporcionar al

cliente y ste haya aceptado algunos, el vendedor presenta el precio, pero

debe hacerlo sin brusquedad, con toda naturalidad; al exponer el precio no

debe bajarse el tono de la voz o decirlo con timidez, ni mirar a otro lado,

etc.

En este caso, conviene presentar el precio entre dos beneficios, segn la

tcnica del bocadillo o del sndwich de la forma siguiente:

Las 4 P

o Presentar uno o varios beneficiosdel producto.

o Dar el precio sin vacilacin.

o Presentar la utilidad que esosbeneficios tienen para el cliente.

: los elementos que conforman las 4 P en los procesos de

comunicacin son: claridad, concisin, concrecin y correccin.

o Claridad:

- Comprender totalmente para comunicar con claridad.

- Sencillez del lxico: debemos adaptarnos al nivel cultural delinterlocutor. Evitar terminologa innecesaria que resulte pedante.


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- Hacer comprensibles las cantidades.

- Naturalidad.

- Evitar los eufemismos.

o Concisin: ser prolijo a veces puede distorsionar el mensaje y el

entendimiento entre emisor y receptor. Algunas recomendaciones:

- Estructurar el tiempo teniendo en cuenta las partes del discurso.

- Una A4, a doble espacio, contiene unos dos minutos de disertacin.

- Seleccionar ideas y palabras; esto requiere un tiempo de

preparacin. Es ms fcil enrollarse que ser breve.

o Concrecin:

- La brevedad es una cualidad de la concisin que afecta sobre todo

a las palabras, y la concrecin, tambin cualidad de la concisin,

afecta a los conceptos.

- Debemos eliminar el exceso de equipaje. Ser escuetos en las frases

y sin demasiados adornos.

- Alternar estas cuatro frmulas para hacer entender a la audiencia

una misma cosa:

Definicin negativa: se utilizan para aclarar los posibles

errores que el pblico puede haberse formado en torno a

una palabra.

Definicin positiva: es la aclaracin de un concepto diciendo

cuales son las caractersticas de esa palabra, ya sea un

objeto o una idea.



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Reafirmacin: repeticin de una idea mediante diferentes

formas de enlazar palabras.

Comparacin: consiste en dar un punto de referencia;

relacionando una idea con algo concreto.

- Carcter especfico: constituir la informacin mediante detalles.

- Usar tiempos psicolgicamente cercanos al presente.

- Es preferible el estilo verbal al nominal.

o Correccin: algunas recomendaciones para evitar los errores ms

frecuentes en la expresin son:

- Construir con el orden gramatical lgico.

- Emplear frases cortas: no abusar de la subordinacin.

- Repetir, reiterar, reanudar.

- Traducir jergas, tecnicismos y siglas.

- Crear imgenes grficas: por medio de comparaciones, refranes,

irona...

4. HBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIN. LENGUAJE NO

VERBAL

El impacto de lo visual en una sociedad como la nuestra es algo muy importante. Es

lgico que lo que el comunicador proyecta visualmente tenga gran impacto. El

comunicador y el mensaje tienen que ser un producto global.



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El comunicador es el factor ms importante de cualquier comunicacin. La

comunicacin empieza y acaba en el emisor, en el comunicador y es ste el mejor o

peor recurso audiovisual.

Debemos aportar coherencia a lo que

decimos, con lo que la gente ve.

Coherencia con el mensaje, la voz y

nuestro aspecto, porque nuestro

comportamiento no verbal, va a

determinar la impresin que causamos a

los dems y esa comunicacin no verbal,

va a revelar sentimientos y actitudes

reales, que a veces pueden entrar en

contradiccin con nuestros mensajes

verbales.

La primera impresin es siempre visual,

que es la ms fuerte y permanente. Hay

que cuidar mucho esa primera impresin

visual: mensajes visuales, apariencia,

vestimenta, etc. Hay que procurar

transmitir mucha confianza y entusiasmo.

La eficacia se conseguir si:

Nos adecuamos al entorno.

Se es un apoyo al mensaje, ya que lo que transmitamos va a servir de

ayuda al contenido con mayor expresin y un nfasis en la comunicacin.

Se despierta el inters de la audiencia durante toda la charla, evitando la

monotona y manteniendo la atencin.

Nos expresamos con moderacin, cualquier cosa llevada al extremo es

motivo de distraccin.


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Los elementos de la comunicacin no verbal son:

El contacto visual: el elemento ms expresivo son lo ojos, la mirada esmuy delatora. Todo lo que hagamos se va a reflejar en la mirada, la prdida

de contacto visual muestra nerviosismo. Hay que procurar mirar a toda la

audiencia durante toda la charla para que todos se sientan implicados, y no

centrar la mirada en una persona ms de 10 minutos (adems de la

incomodidad que podemos hacer sentir a esa persona). Cuanto mejor nos

preparemos la charla, menos habr que mirar los papeles y mayor contacto

visual se podr tener.

El gesto: transmitimos una gran cantidad de cosas con los gestos, por

ejemplo, los mimos. Los gestos son casi todos inconscientes, son hbitos

adquiridos, manas. El gesto le da mayor significado al mensaje.

Enriquecemos el mensaje con los gestos. Le dan mayor nfasis al mensaje

y nos ayudan a mantener la atencin y a minimizar las barreras, se tiende a

que sean los mnimos. Pueden ser:

o Abiertos: por lo general de cintura para arriba y comienzan en los

hombros.

o Duracin: duran tambin ms que en una conversacin normal, son

ms lentos.

o Variedad y moderacin: no debemos abusar y hacerlos con variedad.

Los gestos no deben ser bruscos y se deben realizar con un carcter

relajado.

o nfasis: esos gestos son fundamentales cuando queremos poner

acento en algo.

Elementos con los que podemos realizar los gestos:

o Manos: no hay que moverlas en exceso, siempre con moderacin.

Debemos evitar permanecer con las manos detrs del cuerpo, en los



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bolsillos, en jarra, tampoco cruzarlos y tampoco debemos llevar las

manos a la cara.

o Cabeza: con ella afirmamos, negamos, Si la inclinamos implica

incertidumbre, por lo que la cabeza tiene que estar erguida.

o Las expresiones faciales: ratifican o niegan el significado de lo que se

quiere comunicar.

o La sonrisa: siempre hay que sonrer. La sonrisa en contagiosa, afecta al

comunicador y a su nimo y se proyecta en el resto de la audiencia.

La postura y el movimiento: normalmente o se habla de pie o inclinado.

o Nunca hay que pegarse ni a la mesa ni al respaldo, dejando un espacio

delante y otro detrs. Este espacio nos permitir: cuando queremos

enfatizar algo, irnos hacia delante, por ejemplo, o si nos echamos hacia

atrs, parecer que quisiramos abarcar al pblico.

o Debemos evitar cruzar y descruzar las piernas y el balanceo de los

pies.


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o No debemos frotar las manos, ni jugar con las cosas que hay encima de

la mesa, se puede hacer una vez pero no de continuo.

o Si estamos de pie, debemos estar relajados y naturales, erguidos.

o Al andar con decisin y firmeza, hay que mirar con sencillez.

o Dominar el miedo escnico.

o Nunca debemos tener los pies juntos totalmente ya que no se mantiene

el equilibrio; tenemos que separar levemente las piernas, para estar

ms seguros, hacer cambios con mayor facilidad y ayudarnos a

mantener el equilibrio.

o Si queremos enfatizar podemos dar un paso adelante. Cuanto ms

cercano nos sienta la audiencia ms fuerza tendr en mensaje y mejor

nos entender.

La presencia: es lo que el ponente proyecta, a travs de la indumentaria y

su propia persona, y que ejerce una gran influencia en la audiencia. Es ms

decisivo lo que se ve, que lo que se escucha. La indumentaria es el rango

ms concreto y ms visible y el que aporta ms impresiones, puede

incrementar o disminuir la credibilidad del emisor. Llevar ropa muy cmoda

y que estemos a gusto es importante. La forma de vestir debe estar de

acuerdo con el contexto y con el pblico, no

debemos distraer al pblico con lo que

llevamos, ya que el centro de atencin no

somos nosotros sino nuestro discurso. Por lo

que debemos evitar uas excesivamente largas

o llamativas, cuidado con el pelo, las joyas,

anillos, etc. La presencia es el porte, el saber

estar, es la posicin correcta del cuerpo y cmo

nos desenvolvemos evitando la tensin, la

rigidez, el nerviosismo y la excesiva formalidad.


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5. MODELOS DE DOCUMENTACIN ESCRITA: TEXTOS

COMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIN INTERNA,TEXTOS PROTOCOLARIOS

Textos comerciales

Nunca leer el texto, porque perdemos el contacto visual.

Nunca memorizar el texto, quita expresividad a la charla.

Mantener el porte sereno y relajado.

Mantener el contacto visual.

Gestos moderados acompaando a la exposicin, nfasis.

Sonrer.

Romper las barreras, entre el emisor y la audiencia,

acercndonos.

Sorprender, no ser repetitivo y montono.

Mirar a la audiencia como amigos.

:

Poco a poco, la carta va cediendo su protagonismo a otros medios de comunicacin,

como el correo electrnico, la intranet, etc.; pero, a pesar de esto, la carta se sigue

utilizando en la mayora de las empresas para mantener sus relaciones comerciales

con su entorno.

Una carta es un documento que escribe una persona o

empresa para mantener relaciones con el entorno externo

de la misma. La carta representa la imagen de la empresa o

de la persona que la firma, pero adems, suministra

informacin de la empresa a los destinatarios ya que se aaden elementos como el

logotipo, la direccin, el nmero de telfono, el fax, etc. Tambin nos permite informar

o comunicar algo sobre algn hecho a travs del texto que se desarrolla en la misma.


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Para escribir una carta de forma correcta, tendremos que seguir algunas de las

siguientes normas:

Una carta de mbito empresarial nunca deber ir escrita a mano ya queesta caracterstica slo ser aplicada en el caso de las cartas personales.

Especial atencin a su presentacin, tiene que ser perfecta, ya que

representa la imagen de la empresa para la persona que la vaya a recibir.

Tendremos que utilizar un papel de calidad, sin arrugas ni manchas,

usando de manera correcta los mrgenes, el interlineado, la separacin

entre prrafos, el tipo de letra, una correcta redaccin y uso del lenguaje,

claridad a la hora de exponer los conceptos, y una correcta aplicacin de la

ortografa.

Es preferible utilizar papel blanco de buena calidad y a poder ser de tamao

DIN A4, ya que es el tamao estndar. Algunas empresas disponen de

papel personalizado con sus logotipos.

Se debe usar un tipo de letra correcta y a ser posible no utilizar ms de

una. Los tipos ms utilizados son: Times New Roman o Arial Helvtica.

Tenemos que evitar el uso de letras muy decorativas o informales. El

tamao de la letra no deber ser superior a 12 puntos.

En cuanto a los sobres, el ms utilizado es el sobre americano. Nos

encontramos con dos modalidades, con ventanilla lo que nos obliga a poner

la direccin del destinatario en la parte superior derecha de la carta para

que se vea por la misma, o sin ventanilla, en este caso debemos deimprimir la direccin en el sobre o bien aadir una etiqueta con dicha

direccin.

Las partes en las que se debe dividir una carta son las siguientes:

ENCABEZADO: es la parte que forma el comienzo del escrito, ste a su vez se divide

en:

Membrete: es el lugar que alberga los datos correspondientes al remitente(persona o entidad que enva la carta). Deber de aparecer el nombre o la



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empresa a la que se enva la carta, la direccin completa, el nmero de

telfono, fax, correo electrnico, pgina Web, etc. Suele ir acompaado por el

logotipo.

Destinatario: se indicarn los datos y la direccin de la persona fsica o jurdica

a quien se dirige la carta.

Fecha: se deber sealar el lugar y la fecha en la que se escribi la carta. El

da se indicar en nmero, el mes en letra y el ao completo en nmeros sin

colocar el punto de separacin de los millares, tampoco deber poner el punto

final. Por ejemplo:

- Madrid, 14 de abril de 2010.

- Madrid a 14 de abril de 2010.

Referencias: nos permite identificar la carta por medio de abreviaturas

compuestas de letras y nmeros, de modo que podemos indicar el asunto

sobre el que trata la carta, el nmero de expediente o la respuesta a una carta

determinada. Por ejemplo:

- S/Ref. (Sus referencias): permite al destinatario localizar el expediente

correspondiente a la carta.

- N/Ref. (Nuestras referencias): Identifica la carta o el expediente.

Asunto u objeto: expresa de modo breve el contenido de la carta.

Lnea de atencin: si queremos que la carta vaya dirigida a una persona

concreta, podemos usar una lnea de atencin como por ejemplo: A laatencin de, seguido del nombre de la persona a la que dirigimos el escrito.

- A la atencin del Sr. Ricardo Garca Mesa

- A la atencin del Director de Exportaciones.

Saludo: nos permite iniciar la carta de manera corts. Las palabras usadas

tienen que ser breves y dependern del grado de confianza que tengamos con

la persona a la que estamos escribiendo.



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Cuando se conoce a la persona podemos utilizar la siguiente frmula: Estimado

Sr. Garca; si se desconoce a la persona bastar con Estimado Sr.: Otras

frmulas pueden ser: Querido amigo: o Apreciado cliente:

CUERPO: en esta parte es donde se expondr el motivo de la carta. La exposicin

tiene que ser clara, sencilla y concisa. Es necesario tener la idea clara de lo que se

quiere comunicar, usar un leguaje sencillo, evitando expresiones formales o muy

redundantes.

El cuerpo de la carta se divide en:

Introduccin: es la parte inicial cuyo objetivo es captar la atencin del

destinatario.

Exposicin: parte central donde se detalla el motivo de la carta.

Conclusin: parte ltima de la carta donde se finaliza la misma.

Consejos generales a la hora de desarrollar el cuerpo de una carta:

Si la carta trata varios temas, estos debern ir tratados en diferentes prrafos

para no mezclarlos.

Se marcar un formato, con unos mrgenes entre 2,5 y 3 centmetros a ambos

lados; aunque la tendencia es alinear el texto a la izquierda con un sangrado

de entre 1 y 1,25 centmetros de la primera lnea de prrafo, debemos justificar

el texto, es decir, que el prrafo quede al principio y al final alineado sobre su

eje vertical.

Se recomienda utilizar un doble espacio entre los prrafos para facilitar lalectura de los mismos.

Si la carta contiene poco texto y queda en la parte superior e inferior de la

misma mucho espacio, se recomienda aumentar el interlineado hasta el 1,5.

Letra Times New Roman, con tamao 12, aunque la referencia podr ir con

tamao 10.

Si queremos destacar algo utilizaremos la negrita.



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Se deber evitar el uso de abreviaturas.

CIERRE: es la parte final de la carta, esta compuesto de:

Despedida: la frmula ms usada en esta parte de la carta deber ir en

consonancia con el encabezado. Por ejemplo:

- Atentamente o Cordialmente.

- Le envo un cordial saludo.

- Reciba un cordial saludo, o reciba un atento saludo.

- Estamos a su disposicin.

- Se despide atentamente.

- Un saludo.

- En espera de sus noticias.

Firma: la firma da autenticidad al escrito y lo valida jurdicamente. Deber estar

situada unas cuatro lneas por debajo de la frmula de la despedida. Tendr

que ir acompaada del nombre y la firma manuscrita (a veces va impresa),

situada por encima del nombre firmante. Si existen varias firmas el que tiene

mayor posicin jerrquica ir a la izquierda.

Anexos: indica los documentos que acompaan a la carta (facturas, pedidos,

etc.). Se deber indicar el nmero de pginas para que en caso de extravo

podamos cotejar los datos.

Postdata: recuerda un hecho importante, sta deber ser breve.

La persona firmante de la carta puede

delegar o autorizar la firma de la misma

a otra persona en su nombre, en ese

caso, se indicar tal circunstancia por

medio de abreviaturas: P.O. (por orden)o P.P. (por poder).


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El esquema de una carta comercial puede ser el siguiente:

LOGOTIPO DELA EMPRESA

MEMBRETE

REFERENCIASALUDOFECHA

DATOS DELDESTINATARIO

LNEA DE ATENCINSALUDO

CUERPO DE LA CARTA

DESPEDIDA

ANEXO

FIRMA

POSTDATA


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Textos de comunicacin interna:

Dentro de la empresa es habitual realizar determinados comunicados para informar a

los empleados y los departamentos sobre algn tema o asunto. Por eso surge lanecesidad de establecer guas de comunicacin escrita que nos permitan realizar

dicho trabajo de manera correcta.

A continuacin, vamos a desarrollar el uso de algunos de los documentos ms

habituales de comunicacin interna que se suelen utilizar:

El acta: es un documento cuyo fin es dejar constancia de aquello que ha

sucedido, de los puntos que se han tratado y de los acuerdos a los que se

han llegado en reuniones o juntas.

Para lograr la mayor eficiencia posible en una reunin, es necesario que se

refleje en el acta los temas tratados y medidas tomadas en el caso de que

las haya. El acta refleja los resultados de la reunin.

Normalmente siempre

surge la duda de quin

es la persona que debe

levantar el acta. En las

reuniones del consejo de

administracin, no hay

dudas posibles, ya que

est establecido por la

Ley de Sociedades y los

estatutos de las

compaas.

En el caso de las reuniones informales, al carecer de estructura, lo normal

es que no exista acta.

Un tipo habitual de actas son aquellas en las que se reflejan los temas

hablados en la reunin, adems de la fecha, lugar y asistentes. En el casode reuniones formales, lo normal es que uno de los participantes acte


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como secretario, realizando el acta. Posteriormente, ser el auxiliar de ste

quien redacte el acta a partir de las notas de su jefe. El acta tiene que

enviarse a todos los asistentes a la reunin, en un plazo lo ms breveposible.

Este tipo de actas, no son tan importantes como las actas de un consejo,

pero no por ello tienen que ser poco representativas. A la hora de redactar

las actas, resulta muy importante la capacidad de sntesis, ya que si los

documentos son excesivamente largos y muy detallados, se corre el peligro

de que no resulte til.

Se muestra a continuacin un posible modelo de acta:

La ltima pgina del acta termina con la fecha del da de emisin del

documento y el nombre y firma del emisor del mismo, cumplimentados en la

parte inferior derecha.

ACTA No. ______En ______________ a las _______ del ___________________________ sereunieron en ___________________________________________ los seores_____________________________________________________________________ de ___________________________________ a fin de efectuar una______________________________________ con carcter de___________________________________ a fin de tratar y realizar la siguienteagenda: I) Lectura del acta anterior; II) Resultados de la ltima reunin; III)Seguimiento de acuerdos; IV) Varios; V) Sumario; VI) Agenda propuesta de laprxima reunin.

El consenso en relacin con los puntos anteriores son los siguientes:i)

No habiendo ms que tratar, se cierra la sesin a las ________________ horas delda _______ en el lugar __________________.

NOMBRE

FIRMA


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La circular: el contenido de una carta circular de carcter interno es la de

comunicar cualquier noticia, informacin o evento de inters a un conjunto

de personas o departamentos de la empresa. La diferencia principal entreuna carta circular y un memorando est en que, por lo general, se imprime

una circular por destinatario, mientras que el memorando solo se imprime

uno para todos los destinatarios ya que por lo general se colocan en el

tabln de anuncios. Por lo general, el memorando comunica noticias

puntuales en el tiempo, mientras que la circular comunica noticias

permanentes en el tiempo.

Las caractersticas que debe reunir una circular son:

o Tiene que estar escrito en un lenguaje

sencillo sin usar trminos demasiado

tcnicos que dificulten su lectura y

comprensin.

o El texto ser breve, no extendindose

demasiado.

o Las ideas se expresarn de forma

clara y concisa.

El memorando: tambin conocido por memorndum (trmino latino que

significa algo que deber guardarse en la memoria). Este tipo de

documentos se caracterizan por su brevedad, precisin y claridad de

aquello que se pretende comunicar; no contiene saludo ni despedida y su

uso est destinado a comunicar determinados mensajes dentro de la

empresa: transmitir rdenes, comentar temas, hacer recomendaciones,

solicitar algo, etc.

Las partes en las que se divide un memorando son:

o Cabecera: refleja los datos del remitente (persona, departamento,

etc.), los datos del destinatario (a quien va dirigido), el asunto del


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memorando y la fecha. El memorando no lleva saludo como en el

caso de la carta.

o Cuerpo: en el que se expone el motivo del documento.

o Pie: se indican posibles anexos de documentos al memorando o

cualquier otro elemento de inters.

El informe: este punto se tratar con mayor detenimiento en el mdulo 2:

Crear un buen informe.

Textos protocolarios:

Un texto protocolario u oficial, es aquel cuya emisin es realizada por cualquier

rgano de la Administracin Pblica, pero tambin aquel documento que un

ciudadano o entidad enva a la administracin cuando existe un expediente

administrativo.

Instancias: este tipo de documentos nos ayudan a realizar una solicitud

ante un organismo pblico o ante una persona fsica que sea representativa

de este ltimo. Las partes en la que se divide son:

o Encabezamiento: en l deben figurar los datos de la persona que

firmar el documento, estos son: nombre, apellidos, DNI o NIF,

tambin hay que indicar el expediente administrativo al que se hace

referencia en el documento.

o Cuerpo del documento: es el texto principal en el que se exponen

los hechos por los cuales se realiza la correspondiente solicitud.

Tiene que ser breve y explicativo.

o Pie: se especificar una frase de cortesa, la fecha de expedicin del

documento, la firma y el pie de firma.

Tiene que usarse papel blanco, sin membrete, la exposicin de los hechosse iniciar con las palabras expone que, mientras que la peticin se inicia



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con las palabras solicita, esta ltima se inicia en maysculas, y, de forma

clara y concisa, se indicar aquello que se desea solicitar. Para finalizar el

documento, en la parte inferior debemos indicar el tratamiento y cargo de lapersona a la que se dirige la instancia usando para ello las letras

maysculas. Veamos a continuacin un ejemplo:

El oficio: es un documento utilizado de manera habitual por parte de los

organismos oficiales y las administraciones pblicas con el objetivo de

comunicar algo a los ciudadanos, empresas u otros organismos, aunque

tambin se suelen usar para comunicar de manera solemne una

determinada informacin entre los propios departamentos de laAdministracin.

INSTANCIA

Marta Garca Romn, con domicilio en Segovia, calle Jos Zorrilla, n 12, piso 2y NIF 44567289-P

EXPONE:

QUE con fecha 10 de enero de 2010, present el proyecto de fin de carrera Lasenergas renovables y su impacto en la sociedad moderna, segn la normativade proyecto de la EUIT de Valladolid.

QUE a fecha de hoy, no se le ha notificado la fecha, lugar y hora en la cualdeber exponer su proyecto ante el tribunal examinador.

SOLICITA:

La notificacin de la fecha, lugar y hora exacta.

A la espera de sus noticias,

Segovia, 10 de febrero de 2010

Marta Garca Romn


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Las partes en las que se divide son:

o Encabezamiento: si usa el membrete, ste tiene que contener elnombre del organismo que emite el documento, la localidad donde

se sita y las referencias necesarias que permitan identificarlo,

como por ejemplo, las iniciales de la persona que dicta y escribe el

documento, el departamento, la seccin, el asunto del que se trata,

el nmero de expediente, la fecha o cualquier referencia necesaria.

o Cuerpo: se expone de forma clara, breve y concisa todo cuanto se

desea transmitir.

o Despedida: se suele usar la frmula lo que lo comunico para

esta parte del documento; seguidamente deber constar la localidad

y la fecha de expedicin del documento y la firma de la persona

remitente.

o Pie: debern consignarse los datos de la persona fsica, empresa o

entidad a quien se dirige el documento.

Ser tambin necesario que

el oficio disponga del sello de

la entidad emisora ya que

con l se garantiza el

carcter oficial del

documento.

El certificado: es un documento expedido por un organismo pblico en el

que se constata un determinado hecho o circunstancia dndose fe de ello.

Las partes en las que se divide son:

o Encabezado: en l se har constar el nombre de la entidad y

logotipo, que emite el certificado. Cuando se trate de una personafsica ir precedido del tratamiento y cargo que ostenta.


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o Cuerpo: en el cuerpo se expone el hecho que motiva o del que se

da fe en la expedicin del documento. El cuerpo se suele iniciar con

la palabra CERTIFICA y en el prrafo final se empieza con lafrmula Y PARA QUE AS CONSTE o Y PARA QUE CONSTE A

LOS EFECTOS OPORTUNOS, sealando el objetivo del

certificado a peticin de quien expide el mismo.

o Localidad y fecha con letra.

o Antefirma de la persona o entidad que figura en el encabezado, as

como el Visto Bueno (V. B.) de un cargo superior (en el caso de

que fuera necesario).


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MMDDUULLOO22::

CCRREEAARRUUNNBBUUEENN

IINNFFOORRMMEE


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CREAR UN BUEN INFORME

1. FIJACIN DE OBJETIVOS ..................................................................41

2. LA REDACCIN........................................................................................... 42

3. ESTRUCTURA DEL ESCRITO .............................................................51

4. TIPOS DE INFORMES ..........................................................................53

4.1. INTERNO........................................................................................53

4.2. FORMAL. EL INFORME TCNICO................................................54

CONTENIDOS


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1. FIJACIN DE OBJETIVOS

Para poder realizar un buen informe el primer paso es fijar el objetivo que se quiere

conseguir. Para ello, habr que pararse a pensar en las siguientes preguntas:

Por qu se necesita el objetivo?

Esta pregunta parece innecesaria para enfrentarnos a algunos tipos de informes como

puedan ser aquellos que obligatoria y peridicamente nos solicita un superior, informes

de produccin, de ventas, de gastos. etc.; pero al formularnos esta pregunta

podremos: Saber qu informacin hay que incluir y cul desechar: decidir qu

informacin hay que desechar o incluir, tambin evita que se pierda tiempo

en buscar informacin que despus resulte innecesaria para elaborar el

informe.

Adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de a quin vaya

destinado el informe y hacia quin nos dirijamos, sabremos qu informacin

necesitamos incluir y cul no.

Redactar el informe con mayor facilidad: es mucho ms sencillo estructurar

un informe si sabemos claramente qu se pretende con l. Si slo se tiene

una idea del objetivo, al ir avanzando en la elaboracin pueden darse

pasos intiles y tener que retroceder.

Cmo fi jar el objetivo?

Para fijar el objetivo antes hay que tener clara la idea general del informe. Como el

informe se realiza para que lo lean otras personas, habr que tener en cuenta la

destinatario, para ello es fundamental contestar a una serie de preguntas. Estas

preguntas son:

Quin es el destinatario del informe?

Para qu lo quiere?

Qu aspectos quiere conocer?

Qu sabe de este tema?

MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME 41


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Una vez aclaradas estas cuestiones, se estar preparado para explicar de una forma

clara y concisa cul es nuestro objetivo.

Cmo especificar el objetivo?

Los requisitos dependern de las respuestas a las cuestiones establecidas

anteriormente. Adems, para que el objetivo quede bien definido, habr que aadir

otros conceptos que consideremos necesarios y que concreten con mayor precisin el

objetivo.

Cmo acordar el objetivo?

Para asegurarse de que el objetivo que hemos concretado es correcto, lo ms

recomendable es presentrselo a quien haya solicitado el informe y cerciorarnos de

que se est de acuerdo en el objetivo. De esta forma se ahorra tiempo, ya que

evitamos una bsqueda de informacin que pudiese resultar innecesaria, adems del

tiempo empelado en la realizacin del informe.

2. LA REDACCIN

Tras habernos marcado el objetivo, tenemos que buscar informacin y organizarla.

Para ello, debemos desarrollar estas cinco etapas.

1. Precisar la informacin que queremos:

Para desarrollar este punto, lo ms sencillo es preguntar a la persona que ha solicitado

el informe: qu quiere? Aunque el objetivo marcado y elaborado anteriormente nos

debera servir para solucionar este primer apartado.

Aspectos que podemos incluir:

Descripcin de productos.

Comparacin con los productos de la competencia.

Ventajas ms destacadas para los clientes.

Apoyo a las ventas.

Informacin o folletos escritos. Informacin complementaria.

MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME42


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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMESREDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES

Estos aspectos debemos contrastarlos con el objetivo para saber si son o no

necesarios. Una vez hecho esto podemos empezar a desglosar los aspectos de cada

cuestin por ejemplo como descripcin de productos: caractersticas del producto,componentes, mtodo de elaboracin, etc.

Estas listas pueden hacerse al gusto de cada persona son anotaciones propias y para

ello no hay reglas.

2. Reunir el material


Estos aspectos debemos contrastarlos con el objetivo para saber si son o no

necesarios. Una vez hecho esto podemos empezar a desglosar los aspectos de cada

cuestin por ejemplo como descripcin de productos: caractersticas del producto,componentes, mtodo de elaboracin, etc.

Estas listas pueden hacerse al gusto de cada persona son anotaciones propias y para

ello no hay reglas.

2. Reunir el material:

Es el momento de decidir dnde buscar la informacin de cada uno de los apartados:

podemos buscar en copias de informes de otros departamentos, minutas de

reuniones, informacin de la competencia.

Tenemos tres posibles fuentes de informacin:

Material interno de la empresa: la

informacin la encontramos en nuestra

propia empresa, y podemos analizar:

o Publicidad.

o Boletines internos.

o Revistas internas.

o Informes habituales.

o Actas de reuniones.

o Informes y propuestas de otros

departamentos.

Material externo a la empresa: para recopilar este tipo de material,

podemos buscar en:

o Libros y manuales.

o Guas profesionales del sector.

o Estudios de mercado.

o Diarios, revistas y prensa especializada.

o Investigaciones tanto pblicas como privadas sobre el sector.

o

Folletos, catlogos, informes anuales y publicidad de lacompetencia.



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Relaciones con el entorno del sector: podemos encontrar informacin

tambin en:

o Clientes.o Expertos de la empresa o externos.

o Proveedores.

o Lderes de opinin.

o Internet.

o Blogs.

o Redes sociales.

3. Revisar y elegir la informacin:

Debemos juntar toda la informacin recopilada y leerla, de este modo sabremos todos

los datos que poseemos y de qu material disponemos.

4. Clasificar la informacin por grupos:

El siguiente paso es clasificar por grupos toda la informacin escogida. Podemos

organizar la informacin en los grupos de los apartados generales de la lista original

que realizamos cuando queramos saber qu informacin queramos reunir. En esta

etapa se ordena una serie de informaciones en grupos de cuestiones comunes.

5. Estructurar el informe:

Existen dos tipos de informes: informes de investigacin e informes que slo presentan

datos.

El informe de investigacin es en el que tenemos que examinar algn tema

especfico y comunicarlo en el informe.

En los informes que slo presentan datos podemos incluir: los memorandos,

los informes presupuestarios reguladores o actualizados, los informes de

gestin, etc.

Para escribir un informe de manera correcta, debemos utilizar un lenguaje apropiado,

no usar expresiones coloquiales ni trminos excesivamente complicados o tcnicos.

Es decir, debemos emplear una redaccin clara por lo que necesitamos poseer un

estilo general utilizando para el desarrollo del mismo, frases y palabras adecuadas.



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ESTILO GENERAL:

Teniendo siempre presente el informe no lo vamos a leer nosotros sino el destinatario,

procuraremos explicar muy bien todos los conceptos y con el lenguaje preciso.

Evitar expresiones rimbombantes:

Algunas personas suelen usar una serie de expresiones y oraciones al elaborar

un escrito que normalmente nunca usaran, como por ejemplo:

A pesar de que en un informe el lenguaje empleado no debe ser tan coloquial

como en la expresin oral habitual, no hace falta recurrir a expresiones ypalabras pomposas cuyo uso adems pueda ser incorrecto.

Utilizar correctamente el yo y el usted:

Si en el lenguaje oral nos referirnos a nosotros mismos como yo; y nos

referirnos a otra persona como usted, esto mismo debemos hacerlo en

nuestro informe ya que es ms fcil de comprender y resulta mucho ms

amable.

o A tal f in , con objeto de en vez de para.

o

En referencia a, en vez de sobre.o En los momentos presentes, en vez de

ahora.

o En la eventualidad de, en vez de si .

o Cerciorarse, en vez de confirmar.

o Chequear, visaren vez de comprobar.

o Consecuentemente, en vez de as que.


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Evitar el lenguaje sexista:

El uso de ciertos trminos cargados con

connotaciones negativas puede pasarinadvertido ya que son de uso comn y no nos

percatamos de su verdadero significado. Sin

embargo es necesario evitarlos para que

vayan cayendo en desuso. Para evitar este

tipo de lenguaje, se puede:

o Usar trminos genricos, siempre que existan, ya que incluyen a ambos

gneros, como persona en lugar de hombre o mujer, docente en

lugar de profesor/a, etc.

o Usar formas impersonales para evitar decir l o ella.

o Alternar los ejemplos masculinos y femeninos, en la medida de lo

posible.

Usar ejemplos y analogas:

Cuando redactamos un informe tenemos que explicar todos los aspectos,

ya que quien lo vaya a leer no puede preguntarnos por lo que no entienda.

Debido a esta peculiaridad, en algunas ocasiones podemos cometer el error

de omitir ciertos datos o ejemplos que para nosotros resultan obvios, pero

no para el otro. Para reforzar el significado preciso de lo que queremos

decir, es til emplear ejemplos y analogas. Las analogas ayudan a explicar

ideas complicadas estableciendo una comparacin. Por ejemplo: es

como..., se asemeja a

FRASES

:

Debemos de utilizar frases y prrafos cortos. Uno de los problemas semnticos ms

frecuentes de cualquier texto es la extensin que pueda llegar a tener una oracin o

un prrafo, cuando se concatenan varias subordinadas:

Frases: cuanto ms extensas, son ms difciles de leer. Tampoco se tratade escribir todas las frases muy cortas, estilo telegrama, porque transmiten



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monotona. En general, las oraciones estn formadas por unas veinte

palabras y no deben sobrepasar las treinta y cinco.

Prrafos: los prrafos ayudan a estructurar el texto, hacindolo menos

denso. Cada idea debera comenzar en un prrafo distinto. El prrafo

tambin debe tener una extensin limitada. Algunos autores emplean un

pequeo truco, teniendo como referencia el ancho de un folio DIN A4,

escriben prrafos que sean ms anchos que largos.

No debemos utilizarjergas : las jergas son los lenguajes que se utilizan

para campos especficos. Su uso debe quedar reducido a los informes

tcnicos. Las jergas no tiene porqu ser conocidas por los destinatarios del

escrito, por lo que hay que evitarlas. nicamente deberan emplearse si se

est seguro de que la persona que va a leer el informe conoce esos

trminos.

No usarclichs: son expresiones que estn tan usadas que ya no se les

presta atencin. Como por ejemplo:

o Responder a las necesidades de los clientes.

o Una amplia gama de productos y servicios.

o Productos de alta calidad.

Palabras: algunas indicaciones generales para el uso de las palabras son:

o Debe de conocerse el significado de todas las palabras que

incluimos en el informe.

o Usar preferentemente verbos en voz activa, mejor que en pasiva:

para que se identifique mejor el sujeto que realiza la accin, no que

la accin afecte al sujeto.

o Usar nombres concretos antes que los abstractos: los nombres

concretos proporcionan una representacin mental que facilita la

comprensin. Se recomienda sustituir unos por otros siempre que

se pueda.



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o No usar palabras altisonantes o terminologa jurdica: en ocasiones

usamos palabras que se encuentran fuera de lugar y de las que

podemos prescindir, como pueden ser; antao, incoar, otros...

o No utilizar las palabras neutras o de significado ambiguo: debemos

evitar por ejemplo, algunos verbos que puedan tener un significado

ms concreto sobre lo que queremos expresar; como cambiar por

mejorar o empeorar.

o Evitar las aliteraciones: es una figura retrica que consiste en la

repeticin de los mismos sonidos (fonemas), en una misma frase o

verso para producir un efecto de musicalidad y sonoridad. No tiene

cabida en un texto formal.

o Evitar las redundancias: palabras innecesarias ya que duplican el

significado de otro trmino, por ejemplo: ambos dos, periodo de

tiempo, etc.

VOCABULARIO: hay una regla muy sencilla para asegurarnos de que la palabra que

vamos a utilizar es la correcta: consultar el diccionario o un manual de estilo. Nos

sorprendera comprobar la cantidad de trminos de uso cotidiano que son mal

empleados, especialmente en los medios de comunicacin.

ORTOGRAFA: los errores ortogrficos causan muy mala impresin, por lo que

debemos consultar el diccionario en aquellas palabras en las que tengamos dudas de

cmo se escriben. No debemos confiar ciegamente en los correctores ortogrficos del

ordenador, ya que algunas faltas de ortografa se corrigen automticamente

cambiando el significado de lo que queramos decir, y otras faltas ni siquiera las

reconozca.

Escribir con un estilo claro se fundamenta en un lenguaje correcto, esto significa:

tener un perfecto conocimiento del vocabulario, la ortografa, la puntuacin, las

abreviaturas y las reglas gramaticales del castellano, en este caso.


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PUNTUACIN: generalmente, no utilizamos bien los signos de puntuacin o

desconocemos el uso de algunos. A continuacin presentamos un pequeo repaso:

Los dos puntos (:) indican una pausa similar a la del punto. Se escribe

minscula detrs de los dos puntos (excepto en citas textuales, ejemplos,

etc.) Sus usos ms frecuentes son:

Cerrar o anunciar una enumeracin:

o Tiene en casa todo tipo de animales: perros, gatos, canarios, tortugas,

etc.

o El 3, el 35, el 23 y el 17: son los autobuses que pasan por aqu.

Antes de citas textuales:

o Fernando me dijo muy claramente: Deja las cajas a la izquierda.

Unir oraciones con una relacin causa-efecto, una explicacin o conclusin.

o Viene en transporte pblico: llegar tarde.

Despus de frmulas de saludo en cartas.

o Estimados vecinos:

Con motivo de las fiestas patronales

Antes de exponer un ejemplo, para separarlo del resto de oracin.

o Las esdrjulas siempre llevan tilde. Por ejemplo: rpido, sbado,

rboles.

(,) indica una pausa breve y entonacin ascendente o suspendida. Se

Para separar los miembros de una enumeracin, ya sean palabras u

oraciones.

o Pedro, Juan, Esther y Marcos no vienen a la inauguracin.

o Recibe clases de piano, chino, ingls y yoga.

Para separar el nombre de una persona, ser o cosa personificada a quien se

invoca.o Marta, no te olvides de comprar el peridico.

La comautiliza:


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o Por qu tengo un novio tan tonto, Dios mo!

Para separar el nombre propio del apodo:o Ayer me encontr con Antonio, el Orejas.

Para separar decimales:

o Cuesta 3,65 euros.

En los incisos: aclaraciones o aposiciones, oraciones intercaladas, adverbios y

locuciones adverbiales o conjuntivas, el autor de una obra o cita, etc.

o El IPC subi en Junio, segn el ministro de Economa, un 0,3%

o El prximo jueves, da de la Constitucin, no hay clase.

o Patricia, animada por sus compaeros, se present como voluntaria.

o Generalmente, el aparcamiento es escaso en el centro de la ciudad.

En el encabezamiento de cartas o escritos:

o Fuente del Berro, 14 de abril de 1997.

Por elisin del verbo (al ser el mismo):

o Sara traer la bebida; Flix, los postres.

El punto y coma (;) es un signo intermedio, ya que indica una pausa mayor

que la coma y menor que el punto. Su entonacin es descendente. Los usos

principales son:

Separar elementos en oraciones en los que ya hay comas:

o

Manuel, el amigo de Violeta; Sal, el de Antonio; Ana, mi prima, y yocompartiremos mesa en la boda.

En oraciones yuxtapuestas.

Delante de conectores como: no obstante, sin embargo, por lo tanto, aunque

o Est lloviendo; por lo tanto, se suspende la excursin.


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se usan para poner entre ellos la explicacin de dos palabras, como

los parntesis. Si no estamos seguros de si lo podemos usar o no, es mejor no

hacerlo ya que su utilizacin a veces resulta confusa.

Los signos de entonacin, exclamacin (!) e interrogacin (?), son dobles

y, en castellano, deben colocarse obligatoriamente al comienzo y al final del

enunciado correspondiente.

Letras maysculas: las letras maysculas dificultan la lectura, por lo que

solamente hay que utilizar este tipo de letras cuando sea obligatorio. (Como

por ejemplo en los nombres propios o en el comienzo de las oraciones, etc.)

ABREVIATURAS: no debe abusarse de las abreviaturas, puede dar la impresin de

que lo hemos hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera. Otro problema es queel destinatario no conozca el significado de la abreviatura. Para asegurarnos que quien

lea el informe va a saber a qu nos referimos, debemos escribir la expresin entera

una vez seguido de su abreviatura o siglas entre parntesis. Posteriormente, ya puede

usarse nicamente la abreviatura.

Es aceptable el uso de abreviaturas para palabras oficiales ya que se hacen ms

fciles a la hora de leer.

3.LA ESTRUCTURA DEL ESCRITO

Las partes en las que se divide un informe son:

Portada

Guiones:

Ojo: el signo de apertura, () y (), no debe suprimirse por imitacin de

otras lenguas, como en ingls, en las que nicamente se coloca cierre

el signo de cierre, (!) y (?).

: deber contener el ttulo del informe o designacin con la que se

indica el contenido del mismo, su fecha de elaboracin, el departamento,

empresa o autor que se ha encargado de elaborar el mismo, la empresa o



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departamento que solicita el informe, su fecha de emisin y la de elaboracin

del mismo.

Introduccin: en ella se indica el objeto o motivo del informe, tambin se

debern indicar las fuentes consultadas para la localizacin de la informacin

(en el caso de que as sea).

ndice: organiza el contenido del informe indicando los nmeros que ocupan

los distintos apartados y subapartados en los que se divide el mismo,

permitiendo realizar una bsqueda rpida del contenido.

Cuerpo: es la parte ms importante de un informe ya que contiene la redaccin

del mismo en sus distintos apartados que son sealados en el ndice. En l se

exponen los hechos del informe de manera ordenada, detallando el tema o

asunto tratado y aportando datos y hechos que avalen el contenido del informe.

Conclusiones o recomendaciones: debemos repasar los datos expuestos en

el cuerpo del documento, de este modo podremos extraer una serie de

conclusiones o recomendaciones que debern anotarse.

Apreciaciones: se indicar dependiendo el destinatario del informe. En l se

podrn realizar distintas valoraciones acerca del mismo, as como futuras

proyecciones.

Anexos: se pueden incorporar datos, documentos, grficos, planos, etc., a los

que se hagan mencin en el informe, stos permiten apoyar las tesis o datosque se exponen en el mismo.

Contraportada: es la ltima pgina con la que se finaliza un informe.



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4. TIPOS DE INFORMES

4.1. Interno

Los informes internos se caracterizan por estar destinados exclusivamente a circular

en el interior de la empresa que los realiza en cuanto que pueden contener resultados

positivos o negativos o datos confidenciales, por lo cual no pueden darse a conocer al

exterior. Entran en esta categora los informes con caractersticas jurdicas,

institucionales, sindicales, etc., o documentos de trabajo.

Se caracterizan por ser desarrollados porque un miembro jerrquico superior nos los

ha demandado. Es solicitado, por lo general, a una persona o departamento con

conocimientos sobre el tema que se

le pide, para que la persona que

demanda el informe disponga de

una informacin til y a ser posible

en un breve espacio de tiempo. Se

establece, por tanto, una primera

caracterstica como es el hecho deque los informes internos estn

presentes en toda entidad de

carcter pblico o privado.

Los informes internos la mayora de

las veces son documentos

generados con gran rapidez, con

una circulacin limitada y con nuladocumentacin paralela que recoja

la peticin y trmites de creacin.

Es decir, se trata de un tipo concreto de documentos que no suelen trascender no ya

slo al mbito externo sino que en muchas ocasiones, ni siquiera oficinas de la misma

entidad o institucin tienen constancia de su existencia.

En definitiva, el informe interno es con mucha frecuencia un vehculo de comunicacin

en un canal restringido y limitado entre el que solicita el documento y el emisor delmismo. Lo ms habitual es que no se deje constancia de su existencia ni de su


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elaboracin, puesto que en la mayora de los casos su utilidad es nicamente la de

poner al corriente de un hecho al responsable que solicita el informe.

Todo lo anterior no es excusa alguna para descuidar la redaccin de este tipo de

documentos. La ortografa, expresin, estilo, etc. deben ser correctos.

4.2. Formal. El informe tcnico

Los informes tcnicos se suelen elaborar para conocer y especificar las caractersticas

tcnicas de un determinado producto o servicio.

Muestran determinados productos explicando los aspectos tcnicos que afectan a los

mismos, por ejemplo, un informe tcnico de una determinada mquina o de un

determinado proceso de fabricacin.

El informe tcnico puede definirse como la exposicin por escrito de las circunstancias

observadas en el reconocimiento de precios, edificaciones, documentos, etc., o el

examen de la cuestin que se considera, con explicaciones tcnicas y econmicas. Es

una exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, sobre una cuestin o asunto

sobre lo que conviene hacer del mismo. La temtica es muy variada.

Por la naturaleza del informe tcnico es fundamental que la estructura del texto se

expositiva, sencilla y lgica. Tratar el tema sobre el que verse con la mayor concisin y

claridad. Como en el caso de cualquier otro informe, al elaborarlo se tendr en cuenta

al destinatario (otro tcnico, un juzgado, personas sin conocimientos tcnicos,), para

hacerlo comprensible fcilmente.

Podemos encontrar distintos tipos de informes tcnicos en funcin de sus objetivos

pueden ser:

Dictmenes y peritaciones: son valoraciones, consideraciones, juicios, ideas,

circunstancias y conclusiones del tcnico utilizando y aplicando sus

conocimientos. Suelen elaborarse al solicitar un tribunal de justicia las

opiniones y juicios de expertos en determinada materia para facilitar la toma

de decisiones en el mbito judicial.



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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMESREDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES


Inspecciones o reconocimientos: el tcnico habr de describir las

circunstancias apreciadas en el objeto de la inspeccin o reconocimiento.

Arbitrajes: se trata de la emisin de una opinin debidamente razonada sobre

una cuestin en la que no existe acuerdo, siendo este texto de gran utilidad

para toma una decisin final.

Expedientes: se generan en el mbito administrativo para obtener algn

permiso, autorizacin o ayuda econmica.

Ensayos y anlisis: realizados para el anlisis de suelos, geolgicos, de

materiales, etc.

Por ltimo, un informe tcnico incluye estos documentos:

Memoria y anexos a la memoria.

Planos y esquemas.

Estudio econmico.

Un informe tcnico debe dar respuesta los siguientes

aspectos:

Identificacin del problema.

Causas de dicho problema. Propuesta de soluciones.

Recomendacin de actuaciones.

Valoracin econmica de las actuaciones.



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EL PODER DEL LENGUAJE

1. CULTIVAR UN ESTILO ........................................................................61

2. EL USO DEL LENGUAJE.....................................................................62

3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO ..................64

4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD,

DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERA ...............................66

5. ESTILO. CMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO,

DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO ................................................68

6. EL PROCESO DE COMUNICACIN INTERPERSONAL ....................70

7. ESCUCHA ACTIVA ...............................................................................71

8. EMPATA Y ASERTIVIDAD ..................................................................74

CONTENIDOS


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MDULO 3: EL PODER DEL LENGUAJE 61

1. CULTIVAR UN ESTILO

El estilo es el conjunto de caractersticas o cualidad que diferencian y distinguen una

forma de escribir de otra. Mientras que la redaccin y la gramtica son instrumentos

que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo

personal que cada uno tiene de hacerlo.

El estilo, por otra parte, exige la delimitacin previa del tema a desarrollar. As, el

responsable de redactar los informes debe responder previamente a cada una de

estas preguntas:

Las respuestas nos llevarn a la delimitacin de dos situaciones: el canal mediante el

cual se transmitir la informacin y el destinatario al cual se transmite esa informacin:

si es individual o colectivo, qu nivel cultural posee, intelectual o poco instruido,

alfabetizado o semi-alfabetizado, etc.

El estilo personal puede depender de muchos factores:

Segn el carcter del autor: tiene mucho que ver con el estado de nimo, el

contexto y las situaciones que rodean al autor.

Qu se quiere

expresar?

Cmo se

expresa?

Para qu se

expresa?

A quin se

expresa?


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Segn la visin del mundo que tiene el autor: esto hace que existan textos

sumamente imaginativos, serios, cientficos, cmicos, etc. Este estilo nos

transmite de primera mano cmo el autor ve la realidad.

Segn la forma de expresin: el tipo de lenguaje que emplee denota entre

otras cosas el estado de nimo tiene el autor, qu situaciones ha vivido e

incluso hasta cmo es su personalidad.

Cada persona tiene un estilo propio. Para dar forma al estilo existen los denominados

manuales de estilo, cuya utilizacin es fundamental en el mbito periodstico, editorial,

empresarial y publicitario. Con la ayuda de estos manuales y en la medida en que se

practica la escritura siguiendo las reglas gramaticales y ortogrficas, el estilo va

perfilndose y mejorando.

2. EL USO DEL LENGUAJE

El resultado de cualquier un acto comunicativo ser ms eficaz si se hace un buen usodel lenguaje. Los mtodos para aumentar las posibilidades de que el mensaje se

comprenda son muy diversos.

Como ya se ha indicado con anterioridad, el lenguaje empleado en la emisin de un

mensaje debe ser fcil de comprender, ms aun en la expresin oral en la que no

existe la posibilidad de releer un texto si algo no se ha entendido. El lenguaje tambin

debe ser interesante y atractivo, debe "encajar" con el orador y adaptarse a las

necesidades de la situacin y el estilo requeridos por el tema que se quiere comunicar.

En la comunicacin oral, las expresiones empleadas deben poderse comprender

inmediatamente ya que los oyentes no siempre tienen la oportunidad de preguntar las

palabras o expresiones que desconozcan. La comunicacin oral tiene una apariencia

menos estricta y definitiva que la escrita, por lo que comnmente el lenguaje hablado

se toma de forma ms informal que el escrito y se permiten pequeos errores e

inexactitudes impensables en el caso de los mensajes escritos. A pesar de esta

relativa libertad, el lenguaje hablado tambin debe cumplir las normas lingsticas.

MDULO 3: EL PODER DEL LENGUAJE62


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Debe utilizarse un lenguaje claro, fcil de comprender, interpretar y traducir. Para

mejorar la claridad pueden seguirse algunas indicaciones:

Utilizar frases cortas y precisas.

Utilizar conectores: porque, por lo tanto, si, cuando

No empezar con una frase subordinada.

Darnos tiempo para pensar las respuestas.

Evite utilizar expresiones abstractas.

Evite el uso de frases compuestas.

Utilizar expresiones menos formales que en el lenguaje escrito.

Como ocurre con el lenguaje escrito, el lenguaje hablado debe cumplir con ciertos

requisitos estilsticos.

En situaciones oficiales y presentaciones, el orador debe utilizar un lenguaje an ms

cuidado. Una presentacin en pblico requiere un lenguaje formal y un estilo correcto,

ya que el uso de un lenguaje excesivamente informal puede molestar al auditorio.

El lenguaje de una presentacin debe ser

educado y respetar al oyente. El uso

tradicional corts de un idioma ocupa un

lugar relevante en las situacione

internacionales. El lenguaje corts ayuda a

crear respeto, proximidad, compaerismo y

afecto. A pesar de que la formalidad en la

expresin oral suele percibirse como algodistante, y el estilo relajado y de igual a igual

como algo positivo; esa formalidad en el

lenguaje es obligatoria. Jams debemos

olvidar las expresiones de cortesa, dar las

gracias, disculparse y todo tipo de

consideraciones sociales cuando sean

necesarias.

s


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3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO

Resulta imposible saber cuando empez el ser humano a comunicarse mediante el

lenguaje oral. Datar los orgenes del lenguaje escrito parece ms sencillo. Los

primeros sistemas de escritura de los que se tiene constancia se encontraron en

Medio Oriente, y son aproximadamente de hace cinco mil aos.

El lenguaje en su forma oral y escrita ha sido el medio que nos ha permitido compartir

informacin y conocimientos de una generacin a otra, y a los individuos y grupos

entre s.

A travs de las palabras podemos formular y comunicar ideas complejas; entender y

representar el mundo. Es a travs del lenguaje que construimos diversos tipos de

relaciones y nos hacemos conscientes sobre la mente y los pensamientos mismos.

Segn el medio o canal que utilicemos para comunicarnos, existirn dos variedades de

mensaje: oral y escrito. Lo que comunicamos por escrito perdura mientras que el oral

es fugaz. Estas dos formas de lenguaje, oral y escrito, son paralelas entre s. Ambas

son capaces de lograr la comunicacin y tienen la misma gramtica subyacente.

Lo que diferenciar el lenguaje oral del escrito sern las circunstancias de uso.

Utilizamos la lengua oral sobre todo para la comunicacin inmediata cara a cara, y la

lengua escrita para comunicarnos a travs del tiempo y del espacio.

La lengua oral y la escrita estn ntimamente relacionadas; por ejemplo, las

habilidades propias de la escritura son transmitidas y adquiridas oralmente, a losescolares se les ensea a leer y escribir mediante el habla.

Algunas diferencias entre el lenguaje oral y el escrito seran:

El canal: la lengua escrita comunica a travs de la vista y la oral a travs del

odo.

La comunicacin oral es, por lo general, espontnea e inmediata. El emisor

elabora y emite su mensaje de manera casi simultnea a la recepcin; la



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comunicacin escrita, por el contrario, permite al emisor revisar, corregir o

replantear su mensaje antes de que llegue al receptor.

La comunicacin oral es efmera, no slo por las peculiaridades del sonido,

sino porque la memoria es incapaz de recordar todo lo hablado. La

comunicacin escrita perdura al permanecer en soportes que trascienden el

tiempo.

Adecuacin: la lengua oral evidencia la procedencia geogrfica, social y

generacional. Al escribir se tiende a eliminar las variantes lingsticas

regionales y a utilizar el registro estndar de la lengua.

Coherencia:en el discurso oral hay una seleccin menos rigurosa de temas, se

producen digresiones, cambios de tema, repeticiones, etctera. Las estructuras

que jerarquizan la informacin oral carecen de formatos estrictos, son abiertas.

El discurso escrito necesita de la seleccin y organizacin de la informacin,

utilizando slo aquella que se considera relevante, se evitan las digresiones y

redundancias.

Cohesin: en los textos

orales, gran parte de los

elementos que dan sentido al

discurso pertenecen a

cdigos no verbales como la

entonacin, velocidad del

habla, pausas, gestos,etctera. En los textos

escritos son los elementos

lingsticos y grficos los que

construyen el significado y

dan sentido al discurso.

Lxico: el lenguaje oral permite el uso de palabras con funcin de comodn:

muletillas, onomatopeyas, frases hechas, refranes y repeticiones. El lenguajeescrito exige mayor precisin lxica y conceptual y se caracteriza por eliminar


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los elementos lingsticos sin contenido semntico especfico como las

muletillas, repeticiones mediante el uso de sinnimos y utilizar vocablos en su

acepcin semntica ms formal y precisa, entre otras cosas.

4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD,

DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERA

El xito de los informes depende de la habilidad para comunicar las ideas claramente

a travs de la escritura. Utilizando un enfoque organizado y tomando el tiemponecesario para crear un informe claro y coherente, se ahorrar tiempo a los lectores,

se asegurar de que su contenido sea entendido y se lograr el propsito perseguido

con el documento.

Un informe constituye un texto expositivo ya que su objetivo es informar y aportar

conocimientos sobre un tema. Es decir, su intencin es didctica: hacer entender una

idea o un concepto, o ampliar los conocimientos del receptor. Para ello el texto debe

tener una forma ordenada, clara y objetiva, en el que domine la funcin referencial.

El emisor debe tener un conocimiento determinado sobre el tema, una idea global de

lo que quiere explicar y transmitir al receptor.

Los elementos del texto se relacionan siguiendo un razonamiento ordenado segn el

tema. La seleccin de la informacin que hace el emisor debe partir de unconocimiento global del tema y tener en cuenta los conocimientos que se presupone

Recuerda: en la funcin referencial el acto de comunicacin se centra

en el contexto, es decir, en el tema o asunto del que se est haciendo

referencia. Se utilizan oraciones declarativas o enunciativas. Por

ejemplo:

El pulpo es un molusco cefalpodo de ocho brazos.

En esa acera no se puede aparcar. Ayer llovi en lava.


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que tiene el receptor. La exposicin tiene que ser clara y ordenada para as hacer que

el desarrollo del tema est equilibrado con la informacin que se ha dado y la que se

va aadiendo.

La estructura bsica de una exposicin sigue estas tres partes:

Por ltimo, cuando tengamos que realizar un informe, escribir textos comerciales,

cartas etc. debemos de huir en todo caso de la charlatanera. Aunque una de las

acepciones de charlatanera es la locuacidad, algo que en s mismo resultara positivo;

este trmino tiene otras connotaciones negativas.

Introduccin: en la que se plantea el tema, se puede entrar

directamente en l o nicamente definirlo. En textos que sean

largos pueden incluirse tiempo y espacio, la bibliografa y los

objetivos de la exposicin.

Desarrollo: se aborda el tema incorporando poco a poco los subtemas y los

ejemplos. Estos ltimos son muy importantes en la exposicin, porque adems de

apoyar la explicacin y ayudan a la comprensin.

Conclusin: se cierra el texto llegando a la tesis que se ha expresado

al principio, valorando la informacin que se ha expuesto.

Como define la RAE, un charlatn es:1. Que habla mucho y sin sustancia.

2. Hablador indiscreto.

3. Embaucador.

4. Persona que se dedica a la venta ambulante

y anuncia a voces su mercanca.


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Como puede observarse, las tres primeras acepciones son contrarias al efecto que

queremos conseguir con nuestro informe. Pues no se pretende que el receptor de

mensaje piense que hablamos sin conocer el tema o que tratamos de engaarle paraconseguir algo que no queda claro.

5. ESTILO. CMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO,

DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO

El estilo es lo que diferencia el habla de una persona y, como ya hemos dicho, esteestilo puede pulirse. La estilstica es la ciencia que realiza una investigacin crtica y

analtica de las principales cualidades que ha de reunir el buen estilo y el anlisis

cientfico de los principales defectos que han de evitarse o vicios del mal estilo.

Las cualidades primordiales del buen estilo son claridad, concisin y sencillez:

Para conseguir un estilo claro, preciso, etc. se procurar escribir naturalmente, pero

sin caer en la imprecisin y desorden del lenguaje hablado. Quien habla ha de contar

Claridad. Un estilo es

claro cuando la idea que

recoge el mensaje escrito

penetra sin esfuerzo en

la mente del lector.

Concisin. Brevedad y economaen el modo de expresar un

concepto con exactitud. Cada

palabra o expresin que utilicemos

deben estar cargadas de sentido.

Sencillez y naturalidad. Sencillez y naturalidad es huir de

lo enrevesado, de lo artificioso, de lo complicado, de lobarroco. Sencillez se traduce en el uso de c

redaccion informes

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