trabajo redaccion de informes equipo 3
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Fermín Toro.
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Relaciones Industriales.
SAIA B
Cátedra: Redacción de Informes Técnicos
Tema: Las cartas como medio de comunicación escrita. Las cartas: estilos,
tipos, redacción, ortografía y archivo.
Alumnos: T.S.U. Raiza Sansonetti
T.S.U. Mercedes Barrios 18.955.731
T.S.U. Dexi Terán
T.S.U. Andrea Granada 20.327.194
T.S.U. Jhoanathan Rivero 13.033.391
Profesor SAIA: Lcda. Marbella Marcano Ramírez.
Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui, 07 de Enero de 2015.
INTRODUCCIÓN
La comunicación escrita es hoy día, el más monstruoso tipo de
comunicación. La sustitución de las reuniones de amigos y las llamadas
telefónicas por los chats de mensajería instantánea y correos electrónicos,
han tenido gran influencia en este campo. Así mismo, en el ámbito
organizacional, en cuanto a las órdenes, servicios, y comunicaciones, son
emitidas generalmente de forma escrita, debido a que esta, dota de
formalidad y de seguridad a todos los procesos que se llevan a cabo en las
empresas, al darles respaldo y permanecer a lo largo del tiempo. Es muy
importante resaltar esto, porque el principal medio de comunicación escrita,
además de las modernas redes sociales, son las cartas.
Las cartas, como los correos electrónicos (su versión electrónica y
evolucionada), son los principales medios de comunicación escrita. Están
presentes en nuestro día a día como tal, tanto laboral como cotidianamente.
Sin embargo, las cartas difieren según su objetivo y redacción. Otro aspecto
muy importante a tomar en cuenta es la ortografía, que permite la verificación
y rápida captación del mensaje.
En el ámbito organizacional, las cartas, representan según lo dicho
anteriormente, el respaldo de los procesos ejecutados y la información
desarrollada. Es por eso, que deben ser organizadas, clasificadas, y
almacenadas según asunto, relevancia, prioridad y antigüedad.
En el presente taller, observaremos los principales aspectos de las
cartas como medio de comunicación escrita, así como sus tipos,
componentes estructurales y mecanismos, elementos e instrumentos de
resguardo, como lo son los archivos.
LA CARTA
Las cartas son medios de comunicación escritos por un emisor, y
enviados a un receptor o destinatario. La carta presenta textos diferentes
para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. Es por ello que
sólo en parte puede considerarse texto netamente expositivo.
Entonces, una carta es un tipo de comunicación escrita, generalmente,
entre dos personas (un emisor o remitente, y un receptor o destinatario), que
ha presentado significativas variaciones a lo largo del tiempo. Sin embargo,
la estructura de su escritura no ha variado de manera notable, aunque sí lo
han hecho sus soportes y modos de envío. Las normas para redactar cartas
regularmente son aplicables a la redacción de correos electrónicos, dado que
representan una versión más moderna de las mismas debido a los avances
tecnológicos.
Importancia de la Carta
Su importancia radica en que el mensaje contenido en ella es perdurable en
el tiempo. Otra relevancia, es que permite establecer comunicación entre dos
personas independientemente de la distancia geográfica. Además posibilita
transmitir cualquier tipo de información, bien sea de tipo personal, de
negocios, comercial, entre otros.
Partes y Estructura de una Carta
La estructura de una carta, se compone de tres partes
esenciales: presentación o introducción, cuerpo o desarrollo, y final o
despedida. En la presentación debe constar fecha, lugar desde donde se
escribe, el nombre y cargo o función del destinatario y el primer párrafo del
cuerpo del texto estará destinado a que el remitente se presente, anunciando
su nombre, función social o actividad que desempeña (lo que él crea que lo
caracteriza de manera más clara) y el objetivo breve de por qué le escribe al
destinatario.
En el cuerpo, se explayará sobre diferentes aspectos de su
comunicación. Este, deberá presentar cuáles son los objetivos de su
proyecto, actividades que realizarán, el por qué es necesario contar con
ayuda estatal, cifras o montos que necesitarán y para qué se utilizarán. Para
esto puede valerse de estadísticas, porcentajes o resultados de estudios que
hayan realizado previamente.
Por último, se despedirá del destinatario, colocando al final su nombre
y su número de cédula de identidad (en general, también se firman o sellan).
Esta estructura, puede variar si la relación entre remitente/destinatario
es menos formal, como las cartas que pueden escribirse dos hermanos que
viven en países diferentes o amigos que se encuentran separados
ocasionalmente por una estancia de estudio o viaje turístico.
Características y cualidades de las Cartas
Tomando como referencia al autor Gastón Fernández de la Torriente
“la comunicación por carta constituye uno de los géneros literarios más
antiguos, cuyos elementos esenciales no han variado apenas a través de la
historia.” (1990). Esta continuidad se desarrolla por la necesidad de suplir la
comunicación oral mediante una fórmula simple que permita mantener la
relación con personas físicamente alejadas a quien escribe. La carta es el
medio más idóneo para comunicar un mensaje a quien no puede escuchar
nuestra voz.
Cuando por razones de tiempo, distancia o preferencia no podemos
compartir la vida de nuestros familiares o visitar a nuestros amigos, es usual
recurrir a la carta como medio de comunicación. Las cartas nos ayudan a dar
a conocer lo que pensamos, sentimos o estamos haciendo; y a ofrecer o
solicitar atenciones y favores, creando así nuevos vínculos amistosos o
fortaleciendo los ya existentes.
Como características esenciales de una carta, podemos anotar las
siguientes:
Es un medio rápido, económico y directo
Es un mensaje eminentemente personal
Es una respuesta concreta a una situación
Es un sustituto del diálogo
Emplea frases cortas.
Utiliza un vocabulario claro y cortés.
Usa oraciones ordenas cronológica y ordenadamente.
Estilos y Tono de las Cartas
El estilo de la carta en general es el coloquial, capaz de reproducir los
efectos de una conversación normal y en cierto modo de sustituirla. Como
una carta es una respuesta personal a una situación, y las situaciones son
muy variadas porque cada persona tiene una particular manera de ser y de
relacionarse, cada emisor tiene también una particular manera de
expresarse. Cuando escribimos no podemos ayudarnos con gestos, con la
inflexión de la voz y con las diversas expresiones del rostro y de la persona
que dan más vigor a nuestras palabras; por eso la carta debe de ser clara,
expresiva y resumida.
Es muy importante el tono que en cada caso se debe adoptar. En esto
juega un papel importante la imaginación del que escribe. Cuanto mejor se
imagine el conjunto de la situación, el tipo de relación que la carta establece
o mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y temores,
etc., mejor corresponderá el tono a la situación concreta con la que uno se
enfrenta. En último término, el tono está en función del destinatario, de la
circunstancia concreta en que dicho destinatario se encuentra y del carácter
de la relación que hasta el momento se ha mantenido con él. No es lo mismo
escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual nos
vincula un simple lazo profesional.
Elementos formales
La práctica ha ido estableciendo varios elementos externo-formales
básicos en el género epistolar, como los siguientes:
Lugar y fecha
Nombre y dirección del destinatario
Salutación
Introducción
Desarrollo del tema
Despedida
Firma
Estilos de Redacción
Según la RAE (Real Academia Española) se entiende por estilo de
redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o
de un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de
cada persona que lo escribe.
Por otra parte, es impreciso determinar una clasificación entre los
estilos de redacción. Este dependerá de entre quienes se lleve a cabo el
proceso comunicativo, cuál es el fin del escrito, y por supuesto, los
elementos característicos que cada emisor o escritor considere pertinente
añadir a su instrumento comunicativo. En función de esto, entonces, se
hablan de tres aspectos fundamentales que determinan el estilo de
redacción:
Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.
De su experiencia.
De su visión del mundo.
Las normas de ortografía o sintaxis vienen impuestas, mientras que
el estilo es propio de la persona que redacta el documento. Hay que decir
que el estilo también puede hacer referencia a la forma en que se
estructuran los documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.
Tipos de Cartas
Aunque cabría señalar tantas clases de cartas como situaciones las
requiera o la naturaleza de la comunicación que se pretenda lo exija,
podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales. Las
comerciales a su vez, admiten una variada subdivisión.
a) La carta personal
Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el
epistolar se convierte en el más libre de los géneros y resulta
extraordinariamente difícil señalar normas concretas de etilo. Sin embargo, si
se pretende una comunicación eficaz es necesario redactar el texto de
acuerdo con los factores que se han enunciado anteriormente.
Características
La carta personal es la que más se parece a la conversación, y esto
se consigue con un lenguaje sencillo y natural.
El lenguaje debe además ser sincero y afectivo, conforme sea el grado
de amistad y de relación que exista con el destinatario.
Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en
uno mismo período de diversas ideas.
b) La carta comercial
Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente
contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las
relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo
constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es
también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio
hace llegar hasta los lugares más remotos.
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “Su modo de
decir”. El carácter predominante de esta personalidad es el mismo que
caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su
estilo, no sólo par conseguir una perfecta comunicación, sino también para
obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.
Ventajas
Borra distancias, permitiendo la comunicación con lugares alejados.
Tiende una especie de puente entre personas que a veces ni siquiera
se conocen.
A través de ella, se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las
operaciones comerciales, las relaciones administrativas y las
actividades profesionales.
Lo escrito tiene de ordinario más valor comercial que lo expresado
oralmente por constituir un registro visible o prueba concreta que se
puede consultar en cualquier momento.
Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar,
planear y organizar ideas; consultar diccionarios y fuentes; corregir,
resumir y concretar los diferentes puntos de vista
La carta comercial es para una empresa o agencia, un representante
o una embajadora con el propósito de crear buena impresión.
Objetivos
Establecer comunicación con las personas o entidades que interesen
a una empresa o agencia
Mantener vivos e incrementar constantemente los negocios y el
prestigio de una empresa o agencia.
Fortalecer las relaciones administrativas y las actividades
profesionales.
Pretender sólo ser eficaz, aunque sin olvidar que un estilo limpio
contribuye también a la eficacia.
Lograr en el destinatario una reacción favorable dentro del ámbito
mercantil.
Clases de cartas comerciales
Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son
también infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o
agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la
correspondencia. Su enumeración por tanto es imposible. Con esta salvedad
intentamos clasificarlas de la manera siguiente:
1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen
también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios,
instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos,
entrevistas, cooperación, etc.
2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar
cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines,
muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión
de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par
que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle.
3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes
se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su
redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del
cliente.
4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o
protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en
las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y
administrativas, aunque traten de evitarse.
5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a
comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las
que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los
clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y
alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de
abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.
6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen
carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones
entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy
importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el
recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia
en la comunidad. Las más comunes son las de felicitación, pésame,
invitación y agradecimiento.
Características de la Carta Comercial
1. Claridad: Una carta comercial es clara cuando es de fácil
comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la
mente del destinatario.
2. Concisión: Cada frase que escriba debe contener ideas claras y
precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no
deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser
reemplazadas por una.
3. Precisión: Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su
sentido exacto.
4. Tono: El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo
del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca
en una carta comercial.
5. Corrección: Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier
error que pueda producir una impresión desfavorable en la mente del
destinatario.
LA ORTOGRAFÍA
La ortografía es el conjunto de normas que regulan la escritura. Forma
parte de la gramática normativa ya que establece las reglas para el uso
correcto de las letras y los signos de puntuación. Esta, nace a partir de una
convención aceptada por una comunidad lingüística para conservar la unidad
de la lengua escrita. La institución encargada de regular estas normas suele
conocerse como Academia de la Lengua.
Las reglas ortográficas, en general, no tienen una relación directa con
la comprensión del texto en cuestión. Por ejemplo: si una persona que
domina la lengua castellana lee una oración que afirma “Crese la expectatiba
de bida en todo el mundo”, no tendrá problemas para entender el enunciado.
Su escritura correcta, sin embargo, es “Crece la expectativa de vida en todo
el mundo” y de seguro transmite el mensaje de forma más limpia y directa,
dado que evita al lector el proceso de corrección.
Importancia de la Ortografía
La importancia de la ortografía reside en sí misma para la correcta
transmisión del lenguaje, puesto que permite que se cumplan cabalmente los
distintos niveles de verificación, teniendo por un lado tres criterios principales:
Semántico, Pragmático y por último un criterio Sintáctico, que nos permite
analizar propiamente al mensaje emitido, a saberse:
Semántico: Relativo puramente al significado del mensaje, siendo
generalmente relacionado a la correcta utilización del lenguaje.
Pragmático: La respuesta que tiene el receptor del mensaje al recibir
el mismo, teniendo en cuenta la correcta utilización del Lenguaje,
su interpretación y el contexto del mismo.
Sintáctico: La utilización ordenada de las palabras dentro de un
mensaje, analizando la estructura del mismo y el modo en que se
combinan no solo las palabras, sino también los Signos de
Puntuación, para poder dar un sentido unívoco y no se libre a varias
interpretaciones.
En este último criterio es que encontramos enmarcado el concepto de
Ortografía, ya que es justamente las Convenciones y Reglamentos que se
han fijado arbitrariamente para un sistema de escritura perteneciente a un
lenguaje determinado, por lo que es comúnmente conocidas estas reglas
como Normas Ortográficas.
REDACCIÓN
La palabra redacción proviene del término latino redactĭo y hace
referencia a la acción y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido,
acordado o pensado con anterioridad).
La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el
orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del
autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que
desea trasladar al papel o a la computadora.
Al momento de escribir existen una gran diversidad de estilos, formas, y
lenguajes. Cada tipo de redacción, simplemente, debe ir acorde lo que el
escritor desea expresar. Actualmente, existen cinco grandes tipos de
redacción para escoger y redactar lo que se desea comunicar. Ellos son la
redacción académica, literaria, periodística, administrativa y técnica.
Tipos de Redacción
1. Redacción académica
La redacción académica es aquella cuyos textos se caracterizan por
describir una información en forma sistemática y lógica. Es propia del
ambiente científico y universitario.
Ejemplos frecuentes de redacciones académicas son las monografías,
las tesis, entre otros.
Los temas que pueden tratar una redacción de este estilo es tan
amplio como la variedad de las ciencias existentes.
Es decir, pueden escribirse trabajos académicos que caigan bajo el
ámbito de la sociología, la psicología, trabajos que investiguen algún
fenómeno o producto tecnológico, etc.
En este tipo de redacción es muy importante el uso de determinadas
reglas de escritura. Un ejemplo sería cuando deseamos escribir una
monografía sobre un tema específico.
En primer lugar, nos toca investigar sobre dicho tema y al momento de
redactar debemos tener un cuenta la clásica estructura de introducción,
desarrollo del contenido, la bibliografía utilizada para la elaboración del
trabajo y finalmente, la conclusión.
Todo ello con el objetivo de que la monografía refleje un trabajo de
investigación con la información desarrollada en forma ordenada y
coherente.
2. Redacción literaria
La redacción literaria es la que tiene por finalidad la expresión artística
a través del lenguaje escrito. Una obra literaria, como por ejemplo, una
poema, puede expresar un sinnúmero de sentimientos, emociones o ideas
del escritor.
Ejemplos de textos literarios lo encontramos en ciertos tipos de
ensayos, en los cuentos, en las novelas, poemas, etc. También pertenecen a
la redacción literaria los escritos de no ficción como las memorias, la
autobiografía, entre otros.
La redacción literaria se caracteriza por dar el escritor una completa
libertad al momento de escribir.
Dependerá del autor de una determinada obra literaria qué es lo que
desea transmitir. Habrá ocasiones en que dicho escritor desee simplemente
manifestar su pensamiento acerca de un tema determinado.
En ese caso, lo más probable es que quiera expresar sus ideas a través de
un ensayo ya que se trata de un genero literario muy utilizado por los
escritores para expresar sus ideas de una forma libre y personal.
3. Redacción periodística
La redacción periodística, (llamado también genero periodístico) es la
utilizada en los medios de comunicación escritos. Los textos periodísticos se
caracterizan fundamentalmente por relatar noticias o sucesos actuales o bien
por manifestar una opinión tales hechos.
Ejemplos comunes de este tipo de redacción lo encontramos en
las crónicas periodísticas, en los artículos puramente informativos de un
periódico, en los artículos de opinión de un columnista, etc. Cabe destacar
que los textos periodísticos han cobrado hoy una gran importancia y difusión
gracias a Internet. Esto ha posibilitado, entre otras cosas, el enriquecimiento
de la redacción junto a su masiva difusión a través de las redes.
Gracias a las herramientas informáticas, el periodista hoy día tiene la
posibilidad, por dar un ejemplo, de introducir enlaces útiles en su artículo.
Un caso común sería un articulo que informe acerca de un determinado
evento artístico puede contener en un enlace a un vídeo de dicho evento.
4. Redacción formal o administrativa
La redacción formal o administrativa es aquella empleada en los
documentos, notas de diversa índole, currículos, y otros escritos de uso
frecuente en los lugares de trabajo y otros ámbitos similares.
Los escritos administrativos suelen poseer un formato de redacción
determinado debido a su carácter formal. En ellos el redactor debe
abstenerse de expresarse en un lenguaje personal.
El otro aspecto importante es la estructura. Si deseamos redactar, por
ejemplo, un memorando, es importante conocer la forma y la ubicación
correcta de los datos del destinatario, el saludo correspondiente, el lenguaje
a utilizar en el documento, el tema del cual se hablará, etc.
Ejemplos de comunes de redacción administrativa son: el memorando, las
circulares, una nota de agradecimiento, notas de renuncia, una carta de
invitación, etc.
5. Redacción técnica
La redacción técnica hace referencia a los escritos propios de una
determinada ciencia o disciplina.
Los textos de este tipo de redacción se caracterizan por poseer un
lenguaje y una estructura de redacción exclusiva del ámbito científico al cual
pertenecen.
En la mayoría de los casos, es difícil que una persona que no tiene un
mínimo de experiencia o conocimiento alguno de la ciencia o ámbito a que
pertenece el documento redacto con el lenguaje técnico, pueda llegar a
comprender en forma integra lo escrito en dicho documento.
Por ejemplo, un escrito jurídico redactado por un juez o por un abogado
estará redactado en un lenguaje relacionado al ámbito del derecho.
Es por ello que los textos redacción en este lenguaje técnico solo
pueden ser comprendidos cabalmente por aquellas personas que tienen un
conocimiento acerca de dichas disciplinas o ciencias.
Otros ejemplos de redacción técnica son: los informes de balances
contables de una empresa, memorias administrativas, entre otros.
SANGRÍA
En tipografía, sangría es la introducción de varios caracteres (espacios)
en blanco al comienzo de una línea. Se emplea en textos alineados a la
izquierda («con bandera a la derecha», según la jerga tipográfica), que es lo
general para escritos en prosa. La sangría se manifiesta como una
«hendidura»: desde la segunda línea del texto se comienza a la izquierda a
la misma altura, de forma alineada. La que incorpora sangría lo hace de una
a dos plicas o tres a cinco pitos (por lo general) más a la derecha en español.
Hay dos tipos importantes de sangría:
Normal
Se «sangra» la primera línea. En este caso, dos cuadratines:
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed
eiusmod tempor incidunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad
minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquid
ex ea commodi consequat. Quis aute iure reprehenderit in voluptate
velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint obcaecat
cupiditat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id
est laborum. »
Contrariamente al uso en inglés, en español se suele no aplicarla en el
primer párrafo de capítulo o de subcapítulo.
Colgante o francesa
Poco usual. Prácticamente es sangría inversa, pues la primera
línea permanece completa y el resto del texto se «cuelga» de ella. En
este ejemplo, así mismo un centímetro:
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed eiusmod tempor
incidunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam,
quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquid ex ea commodi
consequat. Quis aute iure reprehenderit in voluptate velit esse cillum
dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint obcaecat cupiditat non
proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. »
PÁRRAFOS
Se trata de los diferentes fragmentos de un texto, que pueden reconocerse
por su mayúscula al comenzar y por el punto y aparte que marca su final.
Un párrafo puede estar formado por una o más oraciones. Cada una de ellas
se encuentra separada la otra a través de un punto y seguido. Las oraciones,
a su vez, son conjuntos de palabras que componen una unidad de sentido. Si
seguimos desmenuzando los elementos, también podemos afirmar que las
palabras se crean a partir de la combinación de letras.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer
en los escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el
significado adecuado.
El punto
Se usa principalmente para indicar el final de un enunciado, de
un párrafo o de un texto que no sea exclamativo ni interrogativo. Se usa
también después de las abreviaturas.
Uso como Indicador de final de oraciones
El punto recibe distintos nombres, según qué función de cierre
desempeña:
El punto y seguido, separa enunciados dentro de un párrafo. Debido
a esto, la primera palabra escrita después del punto seguido,
empezará con mayúscula. Por ejemplo:
El punto y aparte (o punto aparte), separa dos párrafos dentro del
texto. A continuación hay que comenzar a escribir en línea distinta.
Para seguir las normas se debe sangrar la primera línea de texto del
nuevo párrafo y se debe escribir con mayúscula la primera palabra
después del punto.
El punto final, el que se coloca al final de un capítulo, apartado o
sección para indicar el final de los mismos.
Uso para Abreviaturas
El punto también se usa en las abreviaturas, colocándose detrás de
ellas (Sr. por señor, Dr. por doctor) o justo antes de las letras voladas si
las hubiera (1. º por primero, n.º por número). Una excepción es cuando
se usa una barra (/) como sustituto del punto (c/, calle); si la abreviatura
se compone de dos letras, el segundo elemento tampoco lleva punto (s/n,
sin número). Tampoco se usa punto en las abreviaturas que se escriben
entre paréntesis: (a) por alias. A diferencia de los puntos de indicación de
final de oración, los puntos de las abreviaturas no exigen que la siguiente
palabra comience con mayúscula.
Uso para siglas
Las siglas no llevan puntos entre las letras que la componen, excepto
si el enunciado del que forma parte está compuesto completamente por
mayúsculas, en cuyo caso se permite su uso para facilitar la
comprensión. Por ejemplo:
BOLETÍN DE LA O.E.A. (Organización de los Estados Americanos).
Relación con otros signos
En múltiples ocasiones se suele utilizar el punto junto a otros signos
que también son considerados de cierre; en caso de que coincidan uno tras
otro se debe proceder de acuerdo con algunas normas:
El punto se escribirá siempre detrás de las comillas,
los paréntesis y las rayas de cierre.
En caso que un signo de exclamación o un signo de
interrogación coincida con el fin del enunciado se debe omitir el
punto, que se asume implícito. Sólo puede escribirse un punto si
después del signo de exclamación o interrogación hay una
comilla, paréntesis o raya de cierre
El punto de abreviatura actúa como punto final de una oración
(seguido, aparte o final) en caso que ambos coincidan, de forma
que sólo se debe escribir un punto y no dos. Los otros signos de
puntuación (coma, puntos suspensivos, signo de interrogación,
etc.) sí deben escribirse tras el punto de la abreviatura; por lo
tanto, si tras una abreviatura hay puntos suspensivos, se escriben
cuatro puntos.
No se debe escribir otro punto después de los puntos suspensivos
cuando estos cierran un enunciado.
Composición de otros signos de puntuación
Existen varios signos de puntuación que incluyen el punto en su
grafía:
Punto y coma (;), separa una pausa no breve que indica el cambio
a otro tema hablado, leído o tratado.
Ejemplo: ...haciendo uso de esto; ahora nos vamos con...
Dos puntos (:), implica que en lo hablado o leído se enunciará una
lista de cosas, etc.
Puntos suspensivos (…), sirven para expresar una frase con el
motivo de saber que se aproximará un final destacado o una
reflexión, etc.
Ejemplo: ¡¡¡Tendré que decirles una frase!!!: “Se ríe de las
cicatrices (…) el que nunca ha sido lastimado”.
Signos de exclamación, se usan para indicar una expresión o para
enfatizar algo. El signo con que se inicia la exclamación es «¡» y el
signo con que se la termina es «!»…
Signos de interrogación (¿ ?), indican que la oración que les sigue
o precede es una pregunta.
La Coma
La coma (,) es un signo de puntuación que señala una breve pausa
que se produce dentro de la oración o para separar distintas oraciones y
frases que se refieran al mismo tema, pero que engloben diferentes ideas o
conceptos. Tiene la forma de un pequeño gancho (,) y se escribe pegada a la
palabra o signo que le precede y debe estar separada por un espacio de la
palabra o signo que le sigue. La coma es uno de los signos ortográficos más
utilizados en oraciones.
El punto y coma
El punto y coma (;) es un signo de puntuación que consta de
una coma en la parte inferior con un punto en la parte superior.
Ortográficamente se usa para:
Separar ideas generales
Para separar los elementos de una enumeración cuando se
trata de expresiones que incluyen comas:
Delante de las conjunciones o locuciones
como pero, mas, aunque, sin embargo, por tanto, por
consiguiente, cuando los periodos tienen cierta longitud.
Para unir dos preposiciones:
Se puede utilizar también cuando se unen oraciones que dentro
de ellas ya llevan coma. En oraciones largas, antes de las
conjunciones aunque, más, pero, entre otras. Cuando dos
oraciones se unen sin una conjunción.
En general, entre dos oraciones ligadas, cuando el significado o
la oportunidad de la segunda depende de la primera.
Puntos suspensivos
Se utilizan al final de una frase en lugar del punto, y con el mismo
significado gramatical que éste, si bien indican al lector que
la frase precedente podría continuar. Ejemplo: lunes, martes, miércoles,
jueves, viernes, sábado, domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,
sábado, domingo…
Paréntesis
Los paréntesis (en singular, paréntesis) son signos de puntuación que se
usan a pares y que encierran información.
En lengua se usan los paréntesis para separar o intercambiar un texto
dentro de otro. En el lenguaje, habitualmente tiene los siguientes usos:
1. En las cláusulas o frases intercaladas con sentido explicativo
independiente. Por ejemplo: Con este último pedido (espero que
comprenda la tardanza) concluimos la operación.
2. Para agregar fechas. Por ejemplo: El descubrimiento de América
(1492) significó un hecho trascendental.
3. Para aclaraciones correspondientes a abreviaturas y siglas. Por
ejemplo: La OMS (Organización Mundial de la Salud) es un
organismo internacional.
4. Para encerrar traducciones. Por ejemplo: Amicus est tamquam alter
idem (un amigo es un segundo yo).
5. Para encerrar las acotaciones en las obras teatrales y en los guiones
de radio, televisión o cine. Por ejemplo: Karen. (Sonrojándose). No
quise decir que tú... ¡Olvídalo!
6. Para encerrar datos aclaratorios como lugares. Por ejemplo: Yo vivo
en Oslo (Noruega).
Signos de interrogación
El signo de interrogación es un signo de puntuación que indica que la
oración que le sigue o precede es una pregunta. En las lenguas que usan el
alfabeto latino este signo se escribe en forma abierta (¿) y cerrada (?)
aunque en griego se usa punto y coma (;) para señalar la interrogación.
Signos de exclamación
Los signos de exclamación (¡ !) o signos de admiración,1 se usan para
indicar una expresión y para enfatizar algo. El signo con que se inicia la
exclamación es «¡» y el signo con que se la termina es «!».
Este signo tiene la función de representar en la escritura la entonación
exclamativa de un enunciado. En la pronunciación, los enunciados que van
entre signos de exclamación tienen un tono final descendente, pero con un
momento previo de ascenso brusco, en palabras
como qué, cuánto, quién, cuándo...
EL ARCHIVO
Un archivo se define como un conjunto ordenado de documentos.
También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No
obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o
recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus
actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo.
Tipos de Archivo
Archivo centralizado: la documentación se concentra en un solo
lugar, desde aquí se atiende a los distintos departamentos. de la
empresa. Cuando una sección o departamentos. necesita disponer de
cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central.
Ventajas:
o El archivo lo atiende profesionales especialistas.
o Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación
o Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
o También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.
Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas
secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.
Ventajas:
o Mayor proximidad y accesibilidad.
o Evita los trámites de petición.
Inconvenientes:
o Se repiten tareas de archivo.
o Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal
relacionados con los diferentes archivos.
Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se
centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la
de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:
Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y
maneja cada persona en su propio trabajo.
Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la
documentación que maneja cada uno.
Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada
uno de los departamentos.
Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con
frecuencia
Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que
dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.
Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun
habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor
histórico o documental para la empresa.
¿Cuál es la función de un registro?
El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.
Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos.
¿Por qué se dice que un Archivo no puede crear confusión?
Según la expresión antes dada, se dice que el archivo es un conjunto
organizado y clasificado de documentos que por reglamentación toda
empresa o institución debe tener. El archivo es un elemento de registro de
documentación, establece las bases de los procedimientos y es fundamental
para el correcto ejercicio y tramitación de procesos en una organización.
La expresión de que “el archivo no puede crear confusión” se refiere,
básicamente, a que el archivo por ser estrictamente organizado según
parámetros de fecha, asunto, o departamento, no puede crear confusión por
ser en si mismo, valga la redundancia, un elemento de organización. Si el
archivo está correctamente organizado, es imposible que una persona al
acceder a él se confunda.
MODELO DE CARTA COMERCIAL
Caracas, 07 de enero de 2015
Estimado cliente:
Desde hace 15 años nuestra empresa se ha caracterizado por
brindarle apoyo de marketing y publicidad a las principales marcas. Elevando
el estatus de cada una de ellas por más de una década en Venezuela y 5
países de Latinoamérica.
Es un privilegio para nosotros informarles que a partir del próximo mes
de febrero entrarán en vigencia nuevas políticas de cobranza (ver documento
anexo). Corroborando así nuestra dirección de correo electrónico para la
notificación de pagos [email protected] asimismo los
números de contacto: (0212) 484.85.56/85.94 – fax (0212) 483.56.93.
Si desea más información al respecto, no dude en contactarnos le
atenderemos gustosamente.
Agradeciendo la confianza depositada en nuestra empresa,
Martín Robles. Director de Finanzas.
Anexo 1
Estimado cliente, las nuevas políticas para la cobranza son las siguientes:
1. A partir del 01 de febrero todas las facturas que emitiremos a nuestros
clientes tendrán un crédito de quince (15) días. En caso de cancelar la
factura en una fecha posterior, se cobrará un interés de 3% por
concepto de intereses moratorios.
2. Las tarifas se mantendrán para efectos de servicios publicitarios y
marketing empresarial; el costo de servicios extras como: community
manager tendrá un recargo de 2% a partir de la fecha antes
mencionada.
3. Hemos modificado la modalidad de pago en cheque por lo que se ha
tomado en cuenta para su comodidad el pago vía transferencia
bancaria. Asimismo el envío de retenciones debe realizarse a través
del correo [email protected].
4. Las transferencias deberán realizarse a los siguientes números de
cuenta:
Leah Yohe oducciones C.A – J-40180766-6, Av. La Salle Edf. La Roca piso 3 oficina L-05 Municipio Libertador-
Caracas Venezuela. Teléfonos: (0212) 484.85.56/ Fax (0212) 483.56.93.
Leah Yohe Producciones C.A
J-40180766-6 Nro. de Cuenta
Banco Banesco Corriente 0134-0020-01-3000547823
Banco Provincial Corriente 0108-0020-02-3000547859
Banco del Tesoro Ahorro 0161-0020-01-3006256684
A nombre de: Leah Yohe Producciones C.A
CONCLUSIÓN
Como se ha resaltado durante toda la información desarrollada, las
cartas son el medio de comunicación escrita por excelencia, las más
importantes, representativas y usadas. Las cartas se caracterizan por no
regirse a dimensiones de espacio tiempo, sino que permite una
comunicación no presencial, en la cual, la cordialidad y la claridad siempre
están presentes. Ellas, permiten una mejor concentración del mensaje en
beneficio del objetivo que se desea obtener, permiten una mejor coordinación
de aspectos y de ideas para la consecución de respuestas oportunas.
En el ámbito laboral, representan el método más formal y efectivo de
comunicación, puesto que da respaldo a la palabra y conforma seguridad a lo
expresado o solicitado. Se considera que todo lo que se da por escrito es
recepto, indicado, acordado y por sentado. Es por ello que las
comunicaciones escritas, son siempre selladas, firmadas y posteriormente
archivadas.
Este punto es muy importante, dado que el archivo es una de las
partes fundamentales de toda organización. El archivo es el lugar físico
donde se almacenan todos los documentos de la organización: libros
contables, dosieres, cartas, expedientes de contratos, de personal, entre
otros. El archivo resume la historia de la empresa, y en él encontramos todos
los documentos y comunicaciones que han hecho vida a través de los
procesos de la organización. Los archivos por lo general se organizan
alfabéticamente según asunto, fecha, prioridad, departamento y objeto. El
archivo no debe crear confusiones porque justamente es un elemento
organizativo al establecerse.
REFERENCIAS
Bibliográficas:
Vásquez M., Carrera L. Editorial Panapo (2007) La redacción y el arte
de la escritura.
Electrónicas:
http://www.importancia.org/ortografia.php#ixzz3O5RSFwxP
http://definicion.de/ortografia/#ixzz3O5RIa89I
http://liduvina-carrera.blogspot.com/2011/02/cartas-caracteristicas-y-
clasificacion.html
http://reglasespanol.about.com/od/tiposderedaccion/tp/5-Grandes-
Tipos-De-Redaccion.htm
http://definicion.de/parrafo/#ixzz3O5ejY0zd
es.wikipedia.org/wiki/Sangría_(tipografía)
www.vicentellop.com/ortografia/puntort.htm
es.wikipedia.org/wiki/Punto_(puntuación)
es.wikipedia.org/wiki/Coma_(puntuación)
es.wikipedia.org/wiki/Punto_y_coma
es.wikipedia.org/wiki/dos_puntos
es.wikipedia.org/wiki/Paréntesis
es.wikipedia.org/wiki/signo_de_interrogación
es.wikipedia.org/wiki/archivo
html.rincondelvago.com/archivo-y-fichero.html
ANEXOS
ANEXO I
Las cartas como medio más antiguo de comunicación escrita.
ANEXO II
Las cartas enviadas por medio de empresas postales
ANEXO III
Modelo de Carta Personal
ANEXO IV
Archivo: Lugar físico donde se encuentra el respaldo de toda
comunicación escrita que respalda los procesos organizativos.
ANEXO V
La importancia de la Ortografía para la comprensión de los mensajes a
través de la comunicación escrita.