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Sistema Integrado de Gestión de Calidad en la Alcaldía de Armenia QuindíoTRANSCRIPT
SISTEMA DE GESTION
INTEGRADO
CALIDAD-MECI
-Sistema de Desarrollo Administrativo.
-Sistema de Control Interno.
-Sistema de Gestión de la Calidad.
-NTCGP 1000-2009.
-Mapa de Procesos.
-Plataforma Estratégica.
-Procedimientos Obligatorios de la Norma.
-Administración del Riesgo.
-Manejo Aplicativo Beesoft.
CONTENIDO DE LA CAPACITACION
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
Sistema de Desarrollo Administrativo
Establecido en la Ley 489 de 1998, está orientado al conjunto de
políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de
carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo
de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y
financieros de las entidades de la administración pública, orientado
a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño
institucional de conformidad con la reglamentación pertinente
Sistema de Control Interno MECI
(Modelo Estándar de Control Interno)
El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el
sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación.
El Modelo Estándar de Control Interno surge a partir de la estructura establecida por la Ley 87 de 1993 para el Sistema de Control Interno, el cual
se compone por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. En la Figura presentada a continuación, se representan los
vínculos existentes en el modelo, bajo el enfoque sistémico que establece la citada Ley
Sistema de Gestión de la Calidad
Un Sistema de Gestión de la Calidad es una serie de actividades
coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos
(Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y
Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se
ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos
elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente
y en el logro de los resultados deseados por la organización.
Para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, una
organización debe de tomar en cuenta la siguiente estructura:
- Estrategias.
- Procesos.
- Recursos.
- Estructura Organizacional.
- Documentos.
NTCGP 1000-2009
NTCGP 1000-2009
Sistema de Gestión Integrado
Es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos para mejorar la
gestión y el manejo de los recursos de manera que se fortalezca la capacidad administrativa y
el desempeño de la Alcaldía Municipal de Armenia.
Esta conformado por el Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno,
sistemas implementados desde el ano 2008 en la Alcaldía de Armenia.
En la actualidad la Alcaldía de Armenia tiene certificado su Sistema de Gestión Integrado por
el Instituto de Normas Técnicas Colombianas ICONTEC bajo la norma ISO-9001-2008 y
NTCGP 1000:2009.
Principios de Gestión de la Calidad
para la Rama Ejecutiva
• Enfoque hacia el cliente
• Liderazgo
• Participación activa de los participantes y/o particulares
• Enfoque basados en procesos
• Enfoque del sistema para la gestión
• Mejora continua
• Enfoque basado en hechos y datos de toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de
bienes o servicios
• Coordinación, cooperación y articulación
• Transparencia
Procedimientos Obligatorios de la Norma
Son entendidos como la forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso, refiriendo además que el termino “procedimiento
documentado”, supone la obligatoriedad de establecer, documentar,
implementar y mantener un procedimiento especifico que soporte la
implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
Es así como se crean 6 procedimientos obligatorios de la norma, que
hacen referencia al control de los documentos y registros, la no
conformidad de servicios o productos, auditorías internas, acciones
correctivas y preventivas, con dos propósitos básicos, el primero soportar
la planificación general del sistema de gestión, y el segundo, apoyar la
gestión de las actividades que impactan sobre el resultado del Sistema
de Gestión de Calidad y los requisitos establecidos por este.
Procedimientos Obligatorios de la Norma
Procedimiento Control de Documentos
Procedimiento Control de Registros
Procedimiento Acción Correctiva
Procedimiento Acción Preventiva
Procedimiento Control de Servicio o Producto No Conforme
Procedimiento de Auditoria
Procedimiento Control de Documentos
(M-DP-PDE-SGC-033)
Establece que los documentos generados en la gestión del sistema de calidad en una
Organización deben controlarse, por esto la norma exige contar con un procedimiento
documentado para el adecuado control de los mismos, de tal forma que se asegure el control
suficiente para:
Aprobar el documento antes de su emisión;
Identificar los cambios, revisar y actualizar los documentos
Disponer de las versiones pertinentes en los puntos de uso y asegurarse de que estas
permanecen legibles y fácilmente identificables;
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos aplicándoles una
identificación adecuada si es que se mantienen por alguna razón.
Procedimiento Control de Registros
(M-DP-PDE-SGC-034)
Los registros del Sistema son las evidencias de la tareas realizadas en el Sistema de
Gestión de la Calidad. Además, los registros son la base en la que encuentran los datos
para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del Sistema de
Gestión de Calidad.
Desde el punto de vista documental es importante diferenciar entre:
- Formato o impreso: Documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados
con la realización de cualquier tarea del Sistema.
- Registro: Formato o impreso complementado como resultado de la realización de una
tarea del Sistema.
Procedimiento Control de Registros
(M-DP-PDE-SGC-034)
Información
Procedimiento Acción Correctiva
(M-DP-PDE-SGC-037)
Acción Correctiva:
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
Procedimiento Acción Preventiva
(M-DP-PDE-SGC-038)
Acción Preventiva:
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencial no deseable.
Procedimiento Control de Servicio o Producto
No Conforme
(M-DP-PDE-SGC-039)
Producto no conforme:
Son los productos resultados de todos los procesos que incumplan los
requisitos establecidos, implícitos u obligatorios, determinados
necesariamente para el cumplimiento de la satisfacción del cliente e
incluso determinados por los mismos.
Procedimiento de Auditoria Interna
(M-DP-PDE-SGC-036)
Auditoría Interna:
Proceso Sistemático, documentado y de verificación objetiva para
obtener la evidencia de la Auditoría y determinar que actividades
especificas cumplen con los criterios de la norma que se adopta.
Mapa de Procesos
Misión Institucional
La Administración Municipal de Armenia, Quindío trabaja en la
dinamización y soporte del cumplimiento de su Plan de Desarrollo y los
cometidos estatales, con un sistema de Gestión Integrado de alta
efectividad basado en la profesionalización de sus servidores públicos,
en procura de los mas altos estándares de desempeño individual e
institucional.
Visión Institucional
La Administración Municipal, bajo los criterios de ética, la moral y las
buenas costumbres, aplicando los principios constitucionales y
legales de la Función Administrativa, se esta posicionando, como la
mejor entidad de alta gerencia publica de la región, promoviendo mas
y mejores oportunidades de desarrollo sostenible, a través de cada
uno de sus componentes y en procura de mejores condiciones de
vida para sus ciudadanos.
Política de Calidad
La Administración municipal de Armenia, con fundamento en su
direccionamiento estratégico, cumple sus funciones constitucionales y
legales con los mas altos estándares de calidad enfocados a los
requisitos del cliente, mediante el mejoramiento continuo en todos sus
procesos, con un talento humano competente y comprometido con la
gestión institucional.
Objetivos de Calidad
1. Cumplir con el Plan de Desarrollo orientando la administración
municipal hacia el logro de sus metas.
2. Prestar servicios ágiles, eficientes y de calidad.
3. Enmarcar el actuar de la administración bajo los parámetros
constitucionales y legales.
4. Fortalecer las competencias y compromisos de los servidores
públicos.
5. Mejorar continuamente la satisfacción del cliente con el
cumplimiento de sus requisitos.
Aplicativo Beesoft
Es un software diseñado para el Sistema de Gestión de Calidad y
Modelo Estándar de Control Interno en la Alcaldía de Armenia,
actualmente tiene habilitados los Módulos:
1.GESTIÓN DE CALIDAD: (Publicación de Documentos, formatos,
encuestas, y registro de acciones correctivas y preventivas, Gestión del
Riesgo con los Mapas de Riesgos y Controles, Objetivos Estratégicos
por procesos.
2.GESTIÓN DOCUMENTAL: (Bee-documental, donde se registra la
correspondencia externa recibida y su reparto a las diferentes
dependencias.
3.PQR’S: (Registro y trazabilidad de las Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias radicadas en la Alcaldía).
Ingreso
Aplicativo Beesoft
Ingreso
Aplicativo Beesoft
Gracias
por la atención
prestada