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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

GP 1000:2009MECI 2005

ISO 9001:2008ISO 17025:2005ISO 14001: 2004

QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ?

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNGIT Desarrollo Organizacional

Conjunto de elementos que interactúan, con el fin de dirigir y controlar la

entidad con respecto a la calidad.

USUARIOS

CLARIDAD Y CONTROL EN LA GESTIÓN

MEJORAMIENTO INTERNO

EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

LOGRO DE OBJETIVOS COMUNES

BENEFICIOS DEL SISTEMA

DE GESTIÓN INTEGRADO

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

COORDINACIÓN, COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN: Trabajo en equipo en la entidad y entre las

entidades, para beneficio del cliente

TRANSPARENCIA: Gestión basada en Actuaciones y decisiones claras, Facilitando el control social

RELACIONES DE MUTUO BENEFICIO: Con los proveedores para aumentar los beneficios

ENFOQUE BASADO EN HECHOS: Toma de decisiones basada en el análisis de datos

ENFOQUE DEL SISTEMA: Identificar, mantener y mejorar los

procesos. Contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad

MEJORA CONTINUA: Implementar métodos más prácticos, actuales y

ajustados

PARTICIPACIÓN ACTIVA: Compromiso en el logro de

los objetivos del IGAC

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Articulación entre

proceso para la generación de valor de forma eficiente.

LIDERAZGO: Generar conciencia hacia el

cumplimiento de los objetivos

ENFOQUE AL CLIENTE: Atender susrequerimientos con respeto, imparcialidad ydiligencia


DIRECTRICES ESTRATÉGICAS DEL SGI

Producir, proveer y divulgar información yconocimiento, en materia de cartografía,agrología, catastro, geografía y tecnologíasgeoespaciales y regular su gestión, enapoyo a los procesos de planificación ydesarrollo integral del país.

MISIÓN

Ser la entidad líder en la producción y difusión deinformación, productos, servicios y conocimientosen cartografía, agrología, catastro, geografía ytecnologías geoespaciales en el ámbitonacional y latinoamericano.

VISIÓN 2014


POLITICA DEL SGI

En el Instituto Geográfico Agustín Codazzi nos comprometemos a producir,

proveer y divulgar información y conocimiento confiable y oportuno, en

geografía, cartografía, agrología, catastro y tecnologías geoespaciales, que

cumplan con las disposiciones legales, ambientales, técnicas y otros

requisitos, así como con los compromisos adquiridos para la satisfacción de

los clientes, con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y

efectividad del Sistema de Gestión Integrado, con la prevención de la

contaminación, disminución y/o eliminación de los impactos ambientales

negativos generados en el desempeño de nuestras actividades, productos o

servicios a través de la implementación de herramientas de gestión y la

aplicación de buenas prácticas profesionales con el fin de contribuir al logro

integral de los objetivos institucionales.


Circular 189 del 13-05-2014

OBJETIVOS DE CALIDAD

2. Garantizar la oportuna y permanente disponibilidad de los productos y servicios y su

acceso por parte de los clientes

1. Garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por el IGAC, mediante la

implementación de estándares de información geográfica en el marco del Comité 028

de ICONTEC

3. Lograr la satisfacción de nuestros clientes por medio del cumplimiento de las

especificaciones técnicas y los compromisos adquiridos.

4. Fortalecer la investigación, el desarrollo y la innovación de productos, servicios y

tecnologías de información geográfica, mediante el diseño e implementación de

herramientas que permitan su articulación y puesta en marcha.



OBJETIVOS DE CALIDAD

5. Garantizar el funcionamiento permanente y adecuado de la plataforma tecnológica

requerida para la producción y prestación de los servicios, mediante la ejecución de un

Plan de gestión de tecnologías de la información y las Telecomunicaciones y el

cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea.

6. Facilitar y optimizar el desempeño de los servidores públicos de la Entidad,

mediante la elaboración y ejecución de un Código de Ética y Buen Gobierno, un Plan

anual de capacitación y un Plan anual de bienestar y salud ocupacional.

7. Desarrollar actividades que permitan la generación de productos y servicios

ambientalmente amigables.

8. Evaluar periódicamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos que

conforman el Sistema de Gestión Integrado.


SISTEMA AMBIENTAL

PROGRAMA OBJETIVO

AHORRO Y USO EFICIENTE

DE ENERGIA

Optimizar el consumo de energía en la sede central,

direcciones territoriales y unidades operativas de catastro del

Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a través del monitoreo,

control, mantenimiento del recurso energético, dando

cumplimiento de la normatividad actual vigente.

AHORRO Y USO EFECIENTE

DEL AGUA

Optimizar el consumo de agua en la sede central, direcciones

territoriales y unidades operativas de catastro del Instituto

Geográfico Agustín Codazzi, a través del monitoreo, control,

mantenimiento del recurso agua, dando cumplimiento de la

normatividad actual vigente.

MANEJO INTEGRAL DE

RESIDUOS

Prevenir la generación de residuos (gaseosos, sólidos y

líquidos) y promover la gestión integral de estos en la sede

central, direcciones territoriales y unidades operativas de

catastro del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a través de

la implementación de tecnologías, infraestructura y prácticas

ambientales adecuadas, que permitan monitorear, controlar,

mantener y dar cumplimiento de la normatividad actual vigente.


SISTEMA AMBIENTAL

PROGRAMA OBJETIVO

PROGRAMA DE CONDICIONES

AMBIENTALES INTERNAS

Mejorar las condiciones ambientales internas en el

la Sede Central, Direcciones Territoriales y

Unidades Operativas de Catastro.

PROGRAMA DE CRITERIOS

AMBIENTALES EN LA

CONTRATACION

Promover la inclusión de cláusulas ambientales en

la contratación pública que se realiza en el IGAC

PROGRAMA DE EXTENSION DE

BUENAS PRACTICAS

AMBIENTALES

Promover hábitos ambientales en la comunidad

IGAC que trasciendan a los contratistas,

empleados, y comunidad en general, para

contribuir con el uso y manejo de los recursos

naturales.


Procesos, su interacción y sus métodos – SGI (4.1)


Procesos, su interacción y sus métodos – SGI

Actividades PHVA


Procesos, su interacción y sus métodos – SGI


DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA DEL SGI (4.2)

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

MANUAL

DEL

SGI

Deber hacer?

Como hacer?

Saber hacer?

SISTEMA

PROCESOS

ACTIVIDADES

EVIDENCIA


DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA DEL SGI (4.2)

GENERALIDADES

OBLIGATORIAS DE LA NORMA:

Política de calidad

Objetivos de calidad

Manual de SGI

Procedimientos y registros para el

cumplimiento de la misión

PROCEDIMIENTOS A

DOCUMENTAR POR NORMA:

1. Manual de Elaboración, actualización y

control de documentos y formatos

establecidos en el SGI (Mejora

Continua)

2. Manual de Acciones Correctivas,

Preventivas y de Mejoramiento -ACPM

(Mejora Continua)

3. Manual Control del producto y/o

servicio no conforme (Mejora Continua)

4. Manual Auditorías internas al sistema

de gestión integrado (Evaluación y

control de la Gestión Interna)

* Instructivo Manejo de archivos de

Gestión y Central (Servicios

Administrativos)


Aprobación

Revisión yactualización

Identificaciónde cambios

Disponibilidad en puntos de uso

Documentos legibles y de fácil identificación.

Identificación de

documentos de origen

externo

Control de documentos

obsoletos.

CONTROL DE DOCUMENTOS (4.2.3)


CONTROL DE LOS REGISTROS (4.2.4)

El procedimiento para garantizar el control y

seguridad de los registros, debe definir:

1. Identificación

6. Disposición 2. Almacenamiento

4. Recuperación

5. Tiempo de retención 3. Protección


El tiempo de retención previsto

para los registros debe estar

acorde con las necesidades

administrativas y las

disposiciones legales, tal como se

encuentra definido en las tablas

de retención documental (TRD)

del IGAC.


HALLAZGOS DE LAS AUDITORÍAS PRESENTACIÓN CORRECTA DEL REGISTRO

Diligenciados a lápiz Se deben diligenciar en esfero

Sin las firmas necesarias Todas las firmas deben quedar registradas

Con letra ilegible La letra debe ser clara

Con enmendaduras Se debe trazar una línea sobre el dato que

quedó mal y escribir el dato correcto

Sin la anulación de espacios en blanco Se debe trazar una línea diagonal en los

espacios que no se usan

Uso de versiones obsoletas Se debe bajar de IGACNET la versión vigente.

Facilitativos cuyo uso se ha vuelto permanente Se debe evaluar su necesidad y solicitar su

oficialización. Se debe hacer su inventario

Dificultad en la recuperación de los registros Se deben archivar de acuerdo con las TRD




Comunicación con los clientes (7.2.3)

CENTRO DE INFORMACIÓN GEOGRAFICA

• Atención al cliente

• Asesorías

• Orientación e información del producto y servicio

• Sugerencias

SECRETARIA GENERAL

• Recibe y tramita las PQR

• Efectúa el seguimiento a la solución dada por la dependencia responsable NIVEL CENTRAL

DIRECTOR TERRITORIAL

• Recibe y tramita las PQR

• Efectúa el seguimiento a la solución dada por la dependencia responsable

* PLAN DE COMUNICACIONES

• Hace referencia al cliente interno y externo


Control de los equipos de seguimiento y medición (7.6)

CERTEZA EN LA MEDICIÓN:

*Calibrando

* Ajustando o reajustando

* Identificando el estado de calibración

* Protegiendo contra daños y deterioro

Los diferentes instrumentos para capturar, producir y generar información, deben

estar ajustados para contar con datos apropiados y utilizables, conforme a los

requisitos del producto y/o prestación servicio.

El IGAC tiene la calibración para los equipos LNS

(control analítico de laboratorio de suelos) y

verificación de cintas métricas en las direcciones

territoriales


Por medio de los puntos de control establecidos en la documentación de

los procesos, la aplicación del SISGES, los tableros de control y el

análisis de información que estos generan, demuestra la conformidad de:

Los productos, la prestación de servicios, el SGI y la mejora continua.

Encuesta de satisfacción

del clienteAuditoria interna

SISGES

Tableros de control

Eficacia

Eficiencia Efectividad Acciones CPM

.

.

.

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA (8).


SERVICIO AL CLIENTE

La satisfacción del usuario o cliente también depende del trato que recibe de

nosotros, por lo tanto no olvidemos que algunos de nuestros deberes como

servidores públicos* son:

Cumplir con diligencia, eficacia e imparcialidad

el servicio que se nos ha encomendado.

Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con las que se

tenga relación con ocasión del servicio.

Ejercer nuestras funciones teniendo siempre presente que los servicios que

prestamos constituyen el reconocimiento de un derecho y buscan la

satisfacción de necesidades generales de todos los ciudadanos.

Fuente Código Único Disciplinario Título IV, Capítulo 2 Art.34

*

Corrección : Concesión : Descartar:

Tomando acciones

para eliminar la no

conformidad

detectada

Autorizando su uso por una

Autoridad pertinente y, cuando

sea aplicable, por el cliente

Tomando acciones

para impedir su uso o

aplicación prevista

originalmente

TRATAMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO

NO CONFORME (8.3)

Reproceso

Realizar una nueva

verificación para demostrar su

conformidad con los requisitos.

Se deben mantener registros de la

naturaleza de las no conformidades y de

cualquier acción tomada posteriormente,

incluyendo las concesiones que se hayan

obtenido.

El IGAC debe asegurarse que el producto que no sea

conforme con los requisitos, se identifica y controla para

prevenir su uso o entrega no intencional.


MEJORA CONTINUA (8.5.1)

La esencia del SGI esta en el desarrollo de la capacidad para mejorar

continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad y establecer acciones que

permitan eliminar la causa de no conformidades presentes o potenciales y prevenir

su ocurrencia.

Acciones Correctivas,

Preventivas y de Mejora:

Mapa de Riesgos

Aplicativo ACPM

Información y conocimiento en

temas geográficos:

Mapa de procesos

Documentación aplicada

Auditoria Interna

Seguimiento y medición

de los procesos:

Controles de calidad,

Indicadores SISGES y

Tablero de Control

Direccionamiento

estratégico:

Manual de Sistema de

Gestión Integrado

PLANEAR¿Qué hacer?

¿Cómo hacer?

HACEREjecutar lo planeado

VERIFICARRealizar seguimiento

y medición

ACTUARImplementar acciones

para mejorar

PHVA

MEJORA CONTINUA (8.5.2 y 8.5.3)

ACCIONES CORRECTIVAS

Acciones para eliminar la

causa de la no conformidad.

ACCIONES PREVENTIVAS

Acciones para eliminar las causas

de las no conformidades

potenciales y de los riesgos.

ACCIONES DE MEJORA

Acciones registradas para

evidenciar las mejoras a los

procesos.

Auditorías internas y externas, análisis indicadores

Análisis de riesgos y análisis de indicadores

Comités de mejoramiento

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS

5 Porqués.

Análisis causa efecto.

Diagrama de Pareto.


•Asistir al responsable del proceso en el

desarrollo de los comités de mejoramiento

•Sensibilizar en temas de calidad

•Llevar el registro de las capacitaciones,

socializaciones y sensibilizaciones realizadas

en temas relacionados con calidad

•Asegurar la aplicación de las TRD en los

registros de calidad

•Preparar y acompañar a los responsables de

los procesos en las auditorías de calidad

•Mantener permanente comunicación con los

facilitadores del SGI de la Oficina Asesora de

Planeación – GIT Desarrollo Organizacional

FACILITADORES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

•Identificar mejoras a los procesos y guiar su

definición como acción CPM

•Dirigir el análisis de las causas para la

definición de acciones CPM

•Cargar las acciones CPM en el aplicativo y

registrar su seguimiento y evidencias.

•Guiar la utilización de las herramientas de

mejora.

•Asesorar y apoyar el mantenimiento del SGI


GRACIAS

sistema de gestiÓn integrado gp 1000:2009 meci 2005 iso...

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