INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZITERRITORIAL NARIÑO

GESTIÒN DOCUMENTAL

SOCIALIZACION DE LA CIRCULAR No 333 DE 24 DE 2015,E INFORME SOBRE AVANCE DE LAS TRD EN DEPENDENCIAS

Se realizo visita a cada una de las dependencias (Pagaduría, Sistemas, Conservación, Centro de Información,) para dar a conocer el manual de Procedimientos Manejo de Archivos de Gestión y Central, actualización de los formatos de acuerdo a la Circular No 333 del 24 de julio del 2015, y avance de acuerdo a la aplicación de las TRD.

Los funcionarios que me a tendieron a la socialización manifestaron lo siguiente:

AREA DE PAGADURIA

CODIGO DE OFICINA: 6015.19

RESPONSABLE: JOSE LUIS ANDRADE RODRIGUEZ

FUNCIONARIO-(A) CECILIA DEL CARMEN AGUILAR ZAMBRANO

FECHA: 27-Agosto-2015

HORA: 3:30 pm

AVANCE: Están debidamente organizadas de acuerdo a las TRD se ha realizado foliación y archivar carpetas en cajas.

OBSERVACIONES: La funcionaria Cecilia del Carmen Aguilar informo que a medida que llega documentación el espacio queda muy pequeño. Y también afecta el cambio de personal en el Proceso de Gestión documental y no se ha llevado inventario, hay bastante documentación que no se ha revisado.

FOTOGRAFIAS

CARPETAS EN SUS RESPECTIVAS CAJAS

SOCIALIZACIÒN DE LA CIRCULAR 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015

Los formatos son importantes para una buena revisión hay algunos que no aplicamos ya que desde años anteriores hay documentación almacenada que falta por revisar.

FORMATOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANEJO DE ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL

AREA DE AVALUOS

CODIGO DE OFICINA: 6015.8-23

RESPONSABLE: RAUL SANTACRUZ LOPEZ

FUNCIONARIO-(A): CARMEN AMELIA MARTINEZ FECHA: 27 Agosto del 2015

HORA: 9: 00 am

AVANCE: Por su trabajo no ha realizado rotulación de inmobiliarios, falta foliación.

OBSERVACIONES: Necesita un apoyo para que le colabore con la organización de la documentación.

FOTOGRAFIAS

FALTA ROTULACION

SOCIALIZACION DE LA CIRCULAR 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015

Nos actualizamos para una correcta aplicación de algunos formatos.

AREA DE CONSERVACION

CODIGO DE OFICINA: 6015.22

RESPONSABLE: GUSTAVO PARADA

FUNCIONARIO-(A) SARA ELIZABETH MIRANDA

FECHA: 27 de Agosto del 2015

HORA: 11:00 am

AVANCE: Me informo que debido a su trabajo no ha realizado rotulación ni foliación.

OBSERVACIONES: Por el momento cuenta con un apoyo para que le colabore con la organización de la documentación en legajar en cada carpeta, pero no es constante ya que pertenece a una área diferente.

SOCILIAZACION DE LA CIRCULAS 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015

Nos actualizamos para una correcta aplicación de algunos formatos.

AREA DE CENTRO DE INFORMACION

FUNCIONARIO-(A) ANA MERCEDES CALVACHI

FECHA: 31 de Agosto del 2015

HORA: 9:00 am

AVANCE: Realizo rotulación, foliación y legajar en carpetas para su correspondiente organización.

OBSERVACIONES: Respecto a la rotulación hay que hacer una corrección, necesita un apoyo para que le colabore con la organización de la documentación y inmobiliarios para continuar archivando.

FOTOGRAFIAS

SOCILIAZACION DE LA CIRCULAS 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015

Nos actualizamos para una correcta aplicación de algunos formatos.

GRACIAS