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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

REGISTRO, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Cód. P20900-02/15.V6

Fecha Dic. de 2015

COPIA NO CONTROLADAL

TABLA DE CONTENIDO No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) DE GESTIÓN GESTION DOCUMENTAL 1

3.2. ENCARGADO DEL PROCESO DE CORRESPONDENCIA EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO 1

3.3. SECRETARIA O RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA EN LAS DEPENDENCIAS DE LA SEDE CENTRAL, DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO 1

3.4. GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 1

3.5. TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL IGAC 2

3.6. GIT DE GESTION CONTRACTUAL Y OFICINA ASESORA JURÍDICA 2

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 3

5.1. LEGALES 3

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 3

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACION 3

5.3.1. Generales 3

5.3.2. De las firmas 4

5.3.3. De la anulación de números de radicación 4

5.3.4. De la correspondencia recibida 5

5.3.5. De la correspondencia enviada 5

5.3.6. De la correspondencia interna 6

5.3.7. De la correspondencia electrónica 6

5.3.8. De la circular 6

5.3.9. De la Unidad Operativa de Catastro 7

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 7

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 8

7.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA A NIVEL NACIONAL 8

7.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL 10

7.3. CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL 11

7.4. CIRCULARES INTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL 13

7.5. CIRCULARES EXTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL 16

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 18

9. ANEXOS 19




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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir en el registro, radicación y distribución de la correspondencia recibida y enviada, interna y externa, a nivel nacional e internacional del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

2. ALCANCE

El Manual aplica a todos los funcionarios de las dependencias productoras y receptoras de correspondencia de la Sede Central, Direcciones Territoriales - DT y Unidades Operativas de Catastro - UOC del IGAC.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) DE GESTIÓN GESTION DOCUMENTAL

Clasificar la correspondencia para cada una de las dependencias por medio de la planilla de distribución interna , garantizando la entrega oportuna y el cumplimiento de los trámites establecidos

Realizar el envío de la correspondencia externa de acuerdo a los tiempos establecidos

Enviar mediante correo electrónico a todas las dependencias, la información de las condiciones (peso, volumen, tamaño, horario, servicios) del contrato suscrito con la empresa de correos.

Actualizar mediante correo electrónico a las secretarias y/o funcionarios encargados de tramitar correspondencia de los desarrollos realizados al Sistema de Correspondencia.

3.2. ENCARGADO DEL PROCESO DE CORRESPONDENCIA EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

Clasificar la correspondencia para cada una de las dependencias por medio de la planilla de distribución interna, garantizando la entrega oportuna y el cumplimiento de los trámites establecidos

Realizar el envío de la correspondencia externa de acuerdo a los tiempos establecidos

Efectuar seguimiento y control en la elaboración de documentos, para que estén acorde con la Guía vigente de Elaboración de documentación administrativa.

3.3. SECRETARIA O RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA EN LAS DEPENDENCIAS DE LA SEDE CENTRAL, DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

Elaborar, registrar y radicar la correspondencia interna enviada, externa enviada y circulares de su dependencia, cumpliendo las pautas establecidas en la Guía vigente Elaboración de documentación administrativa.

Recoger la correspondencia dirigida hacia su dependencia (de acuerdo a las distribuciones internas establecidas) acercándose al área de correspondencia y/o quien haga sus veces.

Distribuir la correspondencia interna y externa generada por el área a su destinatario (vía correo electrónico, fax, entrega personal) o al responsable de correspondencia para su posterior envío.

Recibir tanto en físico como en el sistema de radicación vigente, la correspondencia interna y externa recibida que haya sido radicada hacia el área.

Verificar en el acto administrativo vigente si el firmante está oficialmente delegado para hacerlo.

Hacer seguimiento de los documentos en trámite en el Sistema de Correspondencia.

3.4. GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Informar oportunamente al GIT de Gestión Documental los cambios o movimientos en la planta de personal con el objeto de conocer los funcionarios habilitados para firmar en el Sistema de Correspondencia y la dependencia correspondiente.

Elaborar y mantener actualizado el directorio de funcionarios (nombres, teléfono y dirección de oficina).




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3.5. TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL IGAC

Elaborar la correspondencia de acuerdo con la Guía vigente Elaboración de documentación administrativa.

Seguir los conductos regulares de tramitación de correspondencia, sin que se afecte la eficacia y eficiencia en las comunicaciones.

Informar a la secretaria y/o responsable sobre los trámites dados a los documentos recibidos con el fin de actualizar el Sistema de Correspondencia.

3.6. GIT DE GESTION CONTRACTUAL Y OFICINA ASESORA JURÍDICA

Informar al GIT de Gestión Documental la designación de interventorías y el tiempo de duración de cada una de ellas con el fin de mantener actualizados los permisos para firmar correspondencia externa.

4. GLOSARIO

Archivo Central Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad. Una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los particulares en general.

Archivo de gestión Primera etapa del ciclo vital del documento y corresponde al archivo de las dependencias productoras. Comprende toda la documentación que se encuentra vigente o en trámite, su consulta es permanente, custodiada y organizada por la dependencia productora de acuerdo con las TRD.

Comunicación oficial La recibida o producida en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

Dependencia destinataria

Área dentro de la estructura orgánica del IGAC que recibe la comunicación.

Descargar Proceso de entrega de la correspondencia al área de correspondencia o persona encargada para su respectivo trámite o envío.

Distribución externa Proceso mediante el cual se tramita la documentación radicada para entidades y usuarios externos.

Distribución interna Proceso mediante el cual se clasifica y distribuye la documentación radicada entre las diferentes dependencias del IGAC a nivel nacional.

Documento original Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Embalar

Envolver objetos o mercancías dentro de cajas apropiadas o en envolturas seguras que los protejan durante su transporte.

Imposición Acto de entrega del correo a la empresa de correos.

Radicación Número consecutivo asignado a la comunicación recibida o enviada, indicando fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar un trámite o cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley. Estos términos se cuentan a partir del día siguiente hábil de radicado el documento.

Remitente Quien produce la comunicación.

Segundo y tercer trámite

Decisión del destinatario de continuar el trámite interno del documento, información que se carga en el Sistema de Correspondencia.

Sunchar Sujetar y asegurar un paquete, objeto o pieza con abrazaderas para mayor seguridad en el transporte.

TRD Tablas de retención documental




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5. NORMAS

5.1. LEGALES

Ley 1474 del 12 de julio de 2011 Estatuto anticorrupción, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

Decretos 208 de 2004 y 1551 de 2009, por los cuales se modifica la estructura del IGAC y se dictan otras disposiciones.

Ley 1755 de junio de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

Ley 734 de febrero de 2002. Código Disciplinario Único, artículo 34. “Deberes de todo servidor público.”

Ley 594 de julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo.

LEY 1437 DE 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Acuerdos vigentes del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Circular vigente por la cual se informa sobre el contrato con la empresa de correos y sus condiciones.

Circular vigente por la cual se establecen las firmas responsables de los trámites de correspondencia.

Circular vigente sobre recepción y envío de correspondencia.

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

Compendio de normas técnicas colombianas sobre documentación comercial, Bogotá D.C, julio de 1999.

Guía vigente Elaboración de Documentación Administrativa.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.3.1. Generales

Sólo se tramita correspondencia de carácter oficial, por consiguiente no se recibe, ni se responde por la correspondencia personal.

El presente manual de procedimientos está sujeto a la Guía vigente de Elaboración de Documentación Administrativa

Se debe recibir la correspondencia dirigida al IGAC en cualquier DT o UOC, sin importar la sede de destino y enviarla a la dependencia encargada del asunto, la cual continuará con el trámite correspondiente.

Se asignarán claves a funcionarios de planta previa solicitud realizada mediante correo electrónico al GIT de Gestión Documental, los cuales serán responsables de la documentación generada bajo su uso y manejo.

El número de radicación para correspondencia recibida y enviada se inicia cada año con el número 1.

El rótulo de los memorandos, oficios y circulares debe ubicarse en la posición número dos (2) del Sistema de Correspondencia (esquina superior derecha) e imprimirse de inmediato.

No se pueden reservar números de radicación, ni pueden haber repetidos, enmendados, corregidos o tachados. No se aceptan fotocopias en los consecutivos que reposan en el GIT de Gestión Documental en la Sede Central y DT.

Los datos del radicado deben coincidir en su totalidad con el contenido del documento, así:

- Número de anexos y folios enunciados

- Datos de origen o remitente, (persona quien firma el documento)




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- Datos del destinatario

- Asunto: idea global del contenido del documento

Todo paquete o documento que por error llegue al IGAC debe ser devuelto inmediatamente (sin abrir) a la empresa de correo o a la persona que esté haciendo el trámite.

Todo documento debe ser enviado exclusivamente por un sólo medio ya sea correo electrónico, entrega personal o correo físico.

Toda correspondencia dirigida al Director General del IGAC debe radicarse con destino a él, sin importar la competencia del tema.

Está prohibido hacer tachones o cualquier enmendadura a la correspondencia enviada.

Para toda correspondencia (memorando, oficio, circular) devuelta a la dependencia por inconsistencias en el envío (falta dirección, no reside en la dirección, dirección incompleta o confusa, dirección no corresponde, destinatario desconocido, rehusado, no existe el número, entre otras), debe elaborarse un nuevo documento para ser reenviado.

Para las devoluciones se debe diligenciar el formato F20900-12 Certificación devolución de correspondencia, el cual debe ir acompañado del paquete completo que se envió, excluyendo el consecutivo de archivo. De igual forma se debe registrar en el formato F20900-16 Relación de envíos devueltos por la empresa de correos, con el fin de llevar un contrato de estas.

En caso de que el motivo de la devolución tenga que ver con la dirección y se corrobore que es correcta se podrá devolver al GIT de Gestión Documental o a quien haga sus veces en la DT y UOC sin necesidad de hacer un nuevo radicado para ser reenviado.

Todo recibo y envío interno o externo de facturas de servicios públicos, sobres, paquetes, tubos y cajas se hace a través del GIT de Gestión Documental en la Sede Central o quien haga sus veces en la DT y UOC, encargadas de recibir, abrir y radicar la correspondencia externa y despachar los documentos, a excepción de las facturas por otros conceptos y cuentas de cobro cuya recepción se hace en el GIT Gestión Financiera en la Sede Central o Pagaduría en las DT.

5.3.2. De las firmas

Para radicar un documento debe estar previamente firmado por el funcionario remitente y antes de la firma se debe verificar que cumpla con lo establecido en la Guía vigente. Elaboración de documentación administrativa.

Cuando una comunicación externa recibida, no esté firmada ni registre el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considera anónima y debe ser entregada sin radicar a la dependencia de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

Las personas que desempeñen el cargo de Director General, Secretario(a) General, Subdirectores y Directores Territoriales, están autorizadas para firmar en cualquier dependencia que pertenezcan a su jurisdicción.

En la pestaña Origen de las radicaciones se debe registrar siempre la dependencia a la cual pertenece la clave que se está utilizando para radicar el documento

5.3.3. De la anulación de números de radicación

Toda correspondencia que no cumpla con la Guía vigente Elaboración de documentación administrativa, será devuelta por el GIT de Gestión Documental bajo la responsabilidad de la dependencia generadora del documento (Sede Central, DT y UOC).

Cuando existan errores en la radicación o no cumpla con el formato establecido se debe solicitar la anulación del número de radicación, enviando un memorando al Coordinador del GIT de Gestión Documental, solicitando la anulación con la respectiva justificación y firma del funcionario remitente del documento, con el original y copias correspondientes del documento a anular.

Se debe tramitar un memorando por cada número a anular. Si se trata de inconsistencias en el contenido se debe dar alcance con otro memorando u oficio. Para anular un radicado se requiere que el número no haya sido recibido en el Sistema de Correspondencia y que el documento no responda a otro, es decir que el documento no presente ningún enlace.




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5.3.4. De la correspondencia recibida

El GIT Gestión Documental o el Responsable de correspondencia en la DT y UOC, están autorizados para abrir todo paquete o sobre que llegue al IGAC, excepto si es dirigida al Director General o Director Territorial e indica específicamente que es “confidencial”. En este caso se debe respetar la indicación entregando el sobre sellado y se debe relacionar en el formato vigente F20900-14 Planilla recepción y entrega de correspondencia, este formato se usa para relacionar las comunicaciones que por algún motivo no pueden ser radicadas.

Ningún funcionario está autorizado para recibir correspondencia externa de carácter oficial en las dependencias.

Únicamente se anexan los sobres al oficio de correspondencia recibida cuando el documento no tenga datos del remitente.

Para el proceso de entrega de correspondencia, los documentos serán organizados por dependencia y ubicados dentro de los casilleros respectivos o lugar destinado para ello, en los horarios de 8:30 a.m., 12:30 p.m. y 3:00 p.m. momento en el cual estarán disponibles para que la persona encargada de su recolección, se desplace hasta el área de correspondencia o quien haga sus veces para la recogida de los mismos.

5.3.5. De la correspondencia enviada

La documentación para enviar debe entregarse abierta al GIT de Gestión Documental o al responsable en la DT y UOC.

Las dependencias deben entregar al GIT de Gestión Documental o al responsable de la DT y UOC los sobres rotulados cuando sea dirigido a entidades externas y UOC. Este rotulo se puede encontrar en la ruta Igacnet > Material de apoyo > Plantillas. La correspondencia interna enviada por la Sede Central y las DT es preparada por la dependencia distribuidora para su correspondiente envío.

Las dependencias deben entregar los paquetes rotulados para entidades externas, Direcciones Territoriales y UOC al GIT de Gestión Documental o al responsable de la DT y UOC, mediante el formato F20900-13 Envío de paquetes, el cual debe ser firmado por el Jefe de la dependencia o el funcionario autorizado antes de ser fijado en el paquete, con el número consecutivo de correspondencia más la identificación del orden del paquete con relación al número total, ejemplo; 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3.

Toda correspondencia (hacia DT, UOC, la de distribución urbana, nacional e internacional), debe ser entregada al GIT de Gestión Documental o al responsable de la correspondencia en las DT y UOC, antes de las 12:00 m. a fin de ser entregada el mismo día a la empresa de correos contratada para la distribución de correspondencia; la entregada posteriormente, se tramita el siguiente día hábil destinado para ello.

No se reciben paquetes (cajas) para envío después de las 12 m.

Cuando por necesidad del servicio se deba enviar correspondencia externa para que sea entregada el mismo día, la dependencia remitente debe solicitar el servicio antes de las 9:00 a.m. y debe diligenciar el formato F20900-15 Control de entregas de envíos urgentes

Cuando la dependencia requiera enviar más de diez (10) cajas debe descargarlas e informar al GIT de Gestión Documental o al responsable de la correspondencia en las DT y UOC, antes de las 10:00 a.m., a fin de solicitar su recolección por parte de la empresa de correos.

Cuando por necesidad del servicio se deba entregar directamente correspondencia externa enviada, la dependencia remitente debe llevar al GIT de Gestión Documental o al responsable de la DT y UOC, la primera copia del documento debidamente firmada por el destinatario (incluyendo nombre y fecha clara) como acuse de recibido para el consecutivo del Archivo Central de la Sede Central y DT.

Todo paquete, sobre, rollo u objeto y/o envío de correspondencia debe ir acompañado de un oficio, circular o memorando, radicado y rotulado en el Sistema de Correspondencia, dirigido al destinatario. El mismo debe relacionar los artículos que se están enviando.

Los paquetes se entregan en el GIT de Gestión Documental de la Sede Central o al responsable de la DT y UOC, debidamente embalados o sunchados, en las condiciones necesarias que garanticen la




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conservación y custodia del bien dentro de la movilización.

El responsable de correspondencia de la DT y UOC debe preparar y embalar la correspondencia interna dirigida a la Sede Central, de acuerdo con el proceso sugerido por la empresa de correos que preste el servicio.

Es potestad del GIT de Gestión Documental, del Director Territorial y responsable de la UOC, definir el servicio de envío, teniendo en cuenta la prioridad y conveniencia para el IGAC.

Cuando por accidente, o por descuido de la empresa de correos se extravíen bienes o información en la DT y UOC, se debe hacer la reclamación por correo electrónico con copia al interventor del contrato para iniciar el seguimiento correspondiente.

5.3.6. De la correspondencia interna

La correspondencia entre la Sede Central, la DT y la UOC y de éstas a la Sede Central, es decir los trámites surgidos entre cualquier dependencia del IGAC tiene tratamiento de correspondencia interna.

El trámite de la correspondencia interna entre Sede Central, DT y UOC se hará en los días determinados por el GIT de Gestión Documental.

Las comunicaciones dentro de una misma dependencia no necesitan radicarse, salvo la designación de Interventor que requieren copia para el GIT de Gestión Contractual, la Oficina Asesora Jurídica y la dependencia Secretario - Abogado en las DT y aquellos memorados que a criterio del jefe de la dependencia, por su importancia y repercusión jurídica deban quedar registrados en el sistema.

Toda correspondencia radicada en la Sede Central debe archivarse con el consecutivo en el GIT de Gestión Documental y la radicada en las DT y UOC debe archivarse con el consecutivo del Archivo Central de las DT.

5.3.7. De la correspondencia electrónica

Todo funcionario debe consultar diariamente su correo electrónico a fin de comprobar el recibo de correspondencia.

La correspondencia por correo electrónico a cualquier dirección electrónica del IGAC, diferente a la enviada por un funcionario o dependencia del IGAC, se debe tramitar como correspondencia externa recibida. Se debe imprimir el mensaje, radicar e incluir en el recorrido.

La correspondencia radicada y enviada por correo electrónico se debe hacer en forma de archivo adjunto y elaborado de acuerdo con la Guía vigente Elaboración de documentación administrativa.

Para comunicaciones generales, que no impliquen ser radicadas se debe hacer uso del correo electrónico. Ejemplo: citas, reuniones, invitaciones a eventos, etc.

La correspondencia entre funcionarios, propia de sus labores, se tramita con acuse de recibo el cual es archivado como constancia de envío.

5.3.8. De la circular

Las circulares tanto internas como externas en la Sede Central solo deben ser firmadas por el Director General o la Secretaria General y en las Direcciones Territoriales por el Director Territorial. La secretaria de la dependencia o quien haga sus veces debe reenviar a todos los funcionarios anunciados o dar a conocer individualmente la circular, solicitando acuse de recibo o enterado.

Para el caso de las circulares que sean enviadas por correo electrónico, el responsable de correspondencia en cada dependencia debe tener una carpeta digital con el nombre de CIRCULARES, donde realice el compendio de todas las recibidas, para efectos de consulta.

Para enviar una circular externa se debe adjuntar el listado de destinatarios en físico y digital (correo electrónico).

Los acuses de recibo de las circulares y las comunicaciones enviadas por correo electrónico, deben compilarse en un sólo archivo e imprimirlos al respaldo de la copia de la circular enviada. Ejemplo:




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5.3.9. De la Unidad Operativa de Catastro

La UOC realiza el mismo procedimiento de la DT, debe imprimir original y dos copias del documento administrativo a radicar, el original para el destinatario, primera copia para el Archivo de Gestión de la UOC, la segunda copia para la DT a la cual pertenece para el consecutivo del Archivo Central de la misma.

Una vez la UOC tenga su propia codificación deberá asumir el manejo independiente y cumplir los mismos lineamientos de las DT.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F20900-12 Certificación devolución de correspondencia

F20900-13 Envío de paquetes

F20900-14 Planilla recepción y entrega de correspondencia

F20900-15 Control de entregas de envíos urgentes

F20900-16 Relación de envíos devueltos por la empresa de correos

Reportes:

La aplicación de Correspondencia, genera reportes con información necesaria para medir la gestión de cada dependencia y aplicar mejoras. Tales reportes son:

Documentos recibidos

Documentos entregados

Documentos no recibidos

Documentos no entregados

Documentos radicados

Documentos sin asignar

Documentos sin finalizar

Consulta de documentos

Trámites asignados

Histórico del documento

Seguimiento de trámites

Selección de actividades




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7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA A NIVEL NACIONAL

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

GIT de Gestión Documental / Responsable de

correspondencia en la DT y UOC

1. Recibe del mensajero externo, usuario o empresa de correo la correspondencia y verifica que este dirigido al IGAC.

2. De no ser así devuelve inmediatamente.

3. Si la correspondencia indica que es “confidencial” y va dirigida al Director General, se abstiene de abrirla, la relaciona en la Planilla vigente Recepción y entrega de correspondencia y la ubica en el casillero o lugar destinado para tal fin, para continuar el trámite de distribución.

Comprobar y registrar el número de anexos enunciados y recibidos.

Los datos del radicado deben coincidir en su totalidad con el contenido del documento.

4. Abre el sobre, revisa, verifica anexos y captura los datos requeridos en el sistema, imprime el rótulo en la copia o documento del mensajero o usuario y devuelve.

5. Imprime el rótulo en el documento original y lo ubica en la bandeja de entrada para continuar el trámite de distribución.

6. Recoge de la bandeja de entrada o sitio destinado para tal fin, los documentos y los clasifica por dependencia.

7. Genera reporte del sistema Planilla de distribución interna, revisa y agrupa los documentos por dependencia.

En la DT genera el reporte del sistema Planilla de Distribución interna y entrega al Director Territorial, quien asigna el responsable e indica el trámite, tarea y tiempos de respuesta y devuelve a la secretaria.

La secretaria o quien haga sus veces, previa recepción del documento en el sistema, realiza el trámite y entrega el documento a la secretaria del Área responsable.

Toda correspondencia externa recibida en la DT debe radicarse y entregarse al Director Territorial.

La posición del rótulo depende del espacio que tenga el documento y la define el funcionario o contratista, sin tapar ninguno de los datos del documento

8. En la Sede Central, ubica los reportes del sistema Planilla de distribución interna y los documentos respectivos en el casillero correspondiente de cada dependencia.

Relaciona en las planillas de distribución interna la correspondencia recibida de las DT y UOC y las ubica en el casillero correspondiente o lugar destinado para tal fin.

En DT relaciona en la Planilla de Distribución interna la correspondencia recibida de la Sede Central, otras DT y UOC y la entrega al destinatario.

Realizar tres distribuciones internas diarias.

Secretaria / Responsable Dependencia destinataria

9. Previo desplazamiento al Área de Correspondencia o quien haga sus veces en la DT, verifica los documentos recibidos contra los reportes del sistema Planilla de distribución interna, registra su nombre y apellido completos, la cual debe dejar inmediatamente como constancia de recibido.

Una vez retirada la información del Área de correspondencia, se asume que la persona verificó el contenido (folios y anexos) y pasa a ser responsabilidad de la dependencia destinataria.




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7.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA A NIVEL NACIONAL


RELEVANTES

Secretaria / Responsable Dependencia destinataria

10. Recibe en el Sistema de Correspondencia y entrega la documentación al jefe correspondiente, quien asigna los responsables e indica el trámite o tarea y tiempos de respuesta.

11. Registra en el sistema los trámites asignados a los documentos y realiza la distribución.

Si los documentos son de segundo o tercer trámite o para traslado a otra dependencia, da el siguiente trámite en el sistema y lo entrega al funcionario encargado de la dependencia responsable.

Recibir inmediatamente los documentos en el sistema.

12. Luego de realizar el proceso correspondiente, debe finalizar el documento en el sistema de correspondencia mediante el uso del documento de repuesta para los casos a los que haya lugar

13. Debe archivar según la TRD todos los antecedentes y documentos de respuesta


correspondencia en la DT y UOC

14. Revisa que en la planilla de distribución interna aparezca el recibido.

15. Clasifica los reportes del sistema Planillas de distribución interna con la prueba de entrega por día y archiva de acuerdo con las TRD.

Administrador del Sistema de Correspondencia GIT de

Gestión Documental

16. Comprueba en el Sistema de Correspondencia, que la correspondencia externa recibida haya sido descargada por las dependencias destinatarias.

17. Informa trimestralmente, mediante correo electrónico, a los jefes destinatarios sobre la correspondencia que aparezca pendiente de algún trámite en el sistema.




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7.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL


RELEVANTES

Secretaria de la dependencia remitente

1. Elabora, organiza los documentos y verifica que contengan los anexos anunciados.

En las DT toda correspondencia externa la firma únicamente el Director Territorial.

Todos los documentos deben estar firmados antes de radicarse.

Confirmar los anexos que se anuncian en el documento.

Toda correspondencia a enviar debe estar correctamente embalada.

Si es un sobre debe estar debidamente marcado y con el número de radicación visible, según lo establecido en el Formato de marcación de sobres vigente en la Igacnet

Si es una caja o un paquete debe ir sunchado, debe tener el formato vigente Envío de paquetes correctamente diligenciado.

Diligenciar el formato vigente Control de entregas de envíos urgentes, para tramitar correspondencia que se debe enviar el mismo día, previa solicitud oportuna de la dependencia remitente.

2. Solicita la firma del remitente.

3. Captura en el Sistema de Correspondencia los datos requeridos de los oficios, imprime rótulo en el original y dos copias:

En la Sede Central y DT la distribución se realiza así:

Original para el destinatario, para continuar el proceso de envío o entrega personal en los casos a que haya lugar

Primera copia para el consecutivo del Archivo Central

Segunda copia para el Archivo de Gestión de la dependencia remitente con sus antecedentes

En la UOC la distribución se realiza así

Original para el destinatario, por medio del responsable, para continuar el proceso de envío o entrega personal en los casos a que haya lugar

Primera copia para el consecutivo del Archivo Central, que deberá ser enviada a la DT correspondiente


4. Si el oficio se envía vía correo electrónico, genera original y copia, captura los datos requeridos en el sistema e imprime rótulo, escanea el documento y lo envía por correo electrónico como archivo adjunto.

Archiva el original en el Archivo de Gestión y copia con el reporte de envío para el consecutivo del Archivo Central.

GIT de Gestión Documental / Responsable Dirección

Territorial y UOC

5. Recibe documentos y verifica:

Aplicación de la Guía vigente Elaboración de documentación administrativa

La plantilla actual

El radicado correcto

Firma del funcionario autorizado

Los anexos adjuntos

Formato de marcación de sobres vigente en la Igacnet

Formato vigente de marcación de paquetes




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7.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL


RELEVANTES

GIT de Gestión Documental / Responsable Dirección

Territorial y UOC

6. Elabora por cada sobre o paquete la guía y/o planilla a enviar a nivel local, nacional e internacional registrando los datos del destinatario, remitente, número de oficios, memorandos o circulares que se remiten.

De acuerdo con los servicios del contratista de correo.

7. Adhiere la guía a cada sobre e imprime planillas.

Depende del tipo de servicio del contratista de correo

8. Previa aprobación de la coordinación entrega correspondencia, planilla y guías para envío diario a los responsables de la empresa de correo, quienes reciben y sellan copia de la planilla.

Verificar número de paquetes y anexar planilla y guía de envío.

9. Descarga en el sistema el número de guía o envío que le correspondió a cada documento y archiva la copia de la planilla en la serie o sub-serie respectiva.

10. Si recibe un sobre o paquete devuelto por la empresa de correo, diligencia los formatos vigentes Relación de envíos devueltos por la empresa de correos y Certificación Devolución de Correspondencia, indicando el motivo de la devolución, lo pasa al Responsable para su firma, realiza la devolución en el sistema y devuelve al remitente.

Para reenviar la correspondencia devuelta se debe analizar las causas y realizar una nueva comunicación.

11. Recibe los externos enviados y consecutivos en el sistema de correspondencia.

Administrador del Sistema de Correspondencia Sede

Central

12. Comprueba en el sistema que los consecutivos hayan sido entregados en el GIT de Gestión Documental.

13. Mediante correo electrónico, informa a las dependencias que más incurren en la deficiente elaboración de documentos administrativos, de acuerdo con la consolidación del formato vigente Devolución de consecutivos.

7.3. CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Secretaria de la dependencia remitente

1. Elabora y organiza los documentos.

2. Revisa y verifica que los documentos estén acordes con las normas y tengan los anexos anunciados.

3. Solicita la firma del remitente.

4. Captura en el Sistema de Correspondencia los datos requeridos de los memorandos, imprime rótulo en el original y dos copias.

Los datos del radicado deben coincidir en su totalidad con el contenido del documento




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Fecha Dic. de 2015




Secretaria de la Dependencia remitente

5. Realiza la distribución en la Sede Central y DT así:

Original para el destinatario, para continuar el proceso de envío o entrega personal en los casos a que haya lugar

Primera copia para el consecutivo del Archivo Central


En la UOC la distribución se realiza así

Original para el destinatario, por medio del responsable, para continuar el proceso de envío o entrega personal en los casos a que haya lugar:

Primera copia para el consecutivo del Archivo Central, que deberá ser enviada a la DT correspondiente


6. Si el memorando se envía vía correo electrónico, genera original y copia, captura los datos requeridos en el sistema e imprime el rótulo.

7. Envía el memorando al destinatario por correo electrónico, imprime reporte, archiva el original en el Archivo de Gestión y envía copia junto con el reporte del envío para el consecutivo del Archivo Central.

8. En caso de la entrega personal, entrega el original a la dependencia destinataria haciendo firmar las copias, una de las cuales entrega para el consecutivo del Archivo Central y la otra para el Archivo de Gestión serie y sub-serie correspondiente.

9. Si la correspondencia interna es para una dependencia del IGAC de otra ciudad entrega original y copia al responsable del proceso de correspondencia para su respectivo envío.


correspondencia en la Dirección Territorial y UOC

10. Recibe original y copia, revisa que cumpla la Guía.

Verificar que tenga los anexos

11. Ubica en la gaveta o lugar asignado para tal fin.

12. El día destinado para el envío, prepara documentos en la tula, diligencia planilla y guías y entrega a la empresa de correos.

13. Descarga del sistema la copia del consecutivo de la ventana Control de consecutivos.




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Secretaria Dependencia destinataria / encargado

14. Recibe, firma dos copias cuando es entrega personal y da el recibido en el sistema.

15. Da a la correspondencia el curso respectivo de tramitación interna, pasándola al jefe correspondiente (Director, Secretario General, Subdirector, Jefe de Oficina o Coordinador de GIT) quien asigna los responsables e indica el trámite, la tarea y los tiempos de respuesta.

16. Luego de realizar el proceso correspondiente, debe finalizar el documento en el sistema de correspondencia mediante el uso del documento de repuesta para los casos a los que haya lugar

17. Debe archivar según la TRD todos los antecedentes y documentos de respuesta

Administrador del Sistema de Correspondencia Sede

Central

18. Comprueba que la correspondencia interna generada por las dependencias haya sido recibida en el sistema por las dependencias destinatarias.

19. Mediante correo electrónico trimestral, informa a los jefes destinatarios sobre la correspondencia que no aparezca recibida en el sistema.

20. Mediante correo electrónico, informa a las dependencias que más incurren en la deficiente elaboración de documentos administrativos, de acuerdo con la consolidación del formato vigente Devolución de consecutivos.

7.4. CIRCULARES INTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL


RELEVANTES


1. Prepara la circular de acuerdo con las directrices de la Guía vigente Elaboración de Documentación Administrativa.

2. Solicita firma del Director o Secretaria General en la Sede Central o Director Territorial en la DT.

3. Revisa y verifica que esté acorde con las normas y que contenga los anexos enunciados.


4. Captura los datos requeridos en el sistema, módulo Correspondencia Interna Circulares.

La UOC no está autorizada para emitir Circulares




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Fecha Dic. de 2015




RELEVANTES


5. Imprime rótulo en los originales y copias necesarios de acuerdo con la cantidad de destinatarios, así:

Original para el consecutivo del GIT de Gestión Documental. En las D.T. para el Archivo Central

Si la entrega es personal o correo electrónico debe ir con acuses de recibido.

Original para la dependencia remitente con sus antecedentes para el Archivo de Gestión

Copia para cada destinatario de la circular con su rótulo respectivo para continuar con el proceso de envío

Constatar que el consecutivo impreso es el que corresponde al documento original.

6. Para enviar la circular por correo electrónico, imprime sólo dos originales para el consecutivo del Archivo Central y de Gestión. Escanea la circular Redacta correo indicando en el asunto el número del consecutivo y la fecha dada por el Sistema de Correspondencia. Adjunta imagen de la circular a los destinatarios, solicita acuse de recibo y la envía mediante correo electrónico.

7. Cuando la circular tiene anexos que por su condición y volumen deben ser enviados físicamente, se debe hacer personal o correo físico.

8. Si la circular es para una dependencia del IGAC en otra ciudad, entrega al responsable del proceso de Correspondencia para su envío.


correspondencia en la Dirección Territorial y UOC

9. Recibe original y copias (en los casos que se requiera) y revisa:

Aplicación de la Guía vigente Elaboración de documentación Administrativa

Plantilla actual

Radicado correcto

Firma del funcionario autorizado

Anexos adjuntos

Los recibidos en los casos a que haya lugar

Rotulo de marcación de sobres que se encuentra en la Igacnet o formato F20900-13 Envío de paquetes

10. Elabora Guías y/o Plantillas para envío a nivel local y nacional, registrando los datos del destinatario, remitente y número de circular (depende del servicio de correo).

11. Previa aprobación del responsable del Proceso de Correspondencia, entrega correspondencia, guías y planillas a la empresa de correo para envío diario, quienes reciben y sellan copia de la planilla y guía.




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RELEVANTES

12. Descarga en el Sistema de Correspondencia el número de la guía o envío que le corresponde a cada documento y archiva en la serie o sub-serie respectiva.

13. Descarga del Sistema de Correspondencia la copia del consecutivo.

Secretaria Dependencia destinataria / encargado

14. Revisa mínimo dos veces al día el correo electrónico para recibir la correspondencia por este medio.

15. Abre el documento y envía acuse de recibo e ingresa a la base de datos Sistema de Correspondencia y da el recibido.

Enviar acuse de recibo, inmediatamente se abre el documento

16. Graba circular como archivo en la carpeta digital “Circulares”, realiza el correspondiente reparto.

17. Si recibe correspondencia de entrega personal, recibe, firma y da el recibido en el Sistema de Correspondencia.

18. Entrega la correspondencia al Jefe o Coordinador.


19. Recibe acuses de recibo del correo electrónico, los compila en un sólo archivo, imprime y anexa a la copia de la circular enviada.

Imprimir una vez compilado todos los acuses de recibo.

20. Entrega el original de la circular con impreso de la compilación de acuses de recibo al GIT de Gestión Documental posteriormente para el Archivo Central.

En la DT entrega el original de la circular con impreso de la compilación de acuses de recibo al responsable de correspondencia y para el Archivo Central.

Administrador del Sistema

21. Informa a los remitentes, por correo electrónico trimestralmente, sobre la correspondencia que no aparezca recibida en el Sistema de Correspondencia.

22. Retroalimenta a las dependencias que más incurren en la deficiente elaboración de documentos administrativos, mediante correo electrónico, de acuerdo con la consolidación del formato vigente Devolución de consecutivos.




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7.5. CIRCULARES EXTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL


RELEVANTES

Secretaria Dependencia remitente/ funcionario

designado/ secretaria de la Dirección Territorial

1. Prepara la circular de acuerdo con las directrices de la Guía vigente Elaboración de Documentación Administrativa.

Elaborar un listado de destinatarios en original y copia.

2. Con base en el listado de destinatarios elabora una circular por cada uno así:

Crea una base de datos en hoja de cálculo con los mismos datos del encabezado de la circular base, la combina con el archivo de la circular e imprime y elabora sobres.

3. Revisa y verifica que esté acorde con las normas y que contenga los anexos anunciados.

Las únicas personas autorizadas para firmar circulares externas son el Director General o Secretaría General en Sede Central o Director Territorial en las DT. La UOC no está autorizada para emitir Circulares.

4. Posterior a las firma de los responsables, captura los datos requeridos en el Sistema, módulo correspondencia externa - circulares.

Comprobar que las direcciones son las correctas.

5. Imprime rótulo en las circulares originales y copias de acuerdo con la cantidad de destinatarios así:

Original de la circular base para el consecutivo del GIT de Gestión Documental.

En las DT el original de la circular base con el listado de los destinatarios para el Archivo Central. Si la entrega es personal o correo electrónico, debe ir con los acuses de recibo.

Original para la dependencia remitente con sus antecedentes para el Archivo de Gestión.

Copia de la Circular base personalizada por cada destinatario con su rótulo respectivo para continuar el proceso de envío.


6. Si la circular la envía por correo electrónico, imprime sólo dos originales para el consecutivo del Archivo Central y el Archivo de Gestión.

Escanea la circular.

Redacta correo indicando en el asunto el número del consecutivo y la fecha dada por el Sistema de Correspondencia.

Adjunta imagen de la circular a los destinatarios, solicita acuse de recibo y la envía mediante correo electrónico.

7. Cuando la circular tiene anexos que por su condición y volumen deben ser enviados físicamente, se debe hacer personal o correo físico.




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7.5. CIRCULARES EXTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL


RELEVANTES

Secretaria Dependencia remitente/ funcionario

designado/ secretaria de la Dirección Territorial

8. Entrega al responsable del proceso de Correspondencia el original y copias para su respectivo envío si es enviada por correspondencia.

Entregar al responsable del proceso de Correspondencia un listado anexo en análogo y digital (por correo electrónico) con la siguiente información de los destinatarios:

Nombre de la entidad

Nombre del destinatario

Dirección

Ciudad

Departamento

El sobre debe estar debidamente marcado de acuerdo al formato vigente

9. Entrega los sobres marcados para el envío al GIT de Gestión Documental en la Sede Central o al responsable del proceso en la DT.

10. Si la entrega es personal o vía correo electrónico, entrega al GIT de Gestión Documental el listado anexo a la carta circular con los recibidos de los destinatarios.

GIT de Gestión Documental / Responsable del proceso/ Secretaria de la Dirección

Territorial

11. Recibe y verifica los envíos.

12. Elabora guías y/o planillas para envió a nivel local, nacional e internacional registrando los datos del destinatario, remitente y número de circular que se remite.

Verificar que todos los sobres estén incluidos en el listado de destinatarios para envío.

13. Adhiere la guía a cada sobre e imprime planillas.

(depende del servicio de correo)

14. Previa aprobación de la coordinación del proceso entrega correspondencia, planilla y guías para envío diario a los responsables de la empresa de envíos, quienes reciben y sellan copia de la planilla

15. Descarga en el sistema el número de guía o envío que le correspondió a cada documento y archiva la copia en la serie o sub-serie respectiva

16. Descarga del Sistema de Correspondencia la copia del consecutivo.

17. Recibe en el sistema de correspondencia la circular




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8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

5

Encabezado

Se rediseñó de acuerdo con el Manual de Identidad gráfica institucional. Se cambió de código (P233- 01/2008.V4) de acuerdo con la nueva estructura del IGAC. Se actualizó el documento conforme a lo establecido en la Guía para la presentación de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos vigente. Se incluye el código de la serie/sub-serie y nombre en la portada del documento.

Nov. de 2011

2 Se amplía el alcance a las Unidades Operativas de Catastro.

3 Se reagrupan y actualizan de acuerdo con la estructura del IGAC

4 Se actualiza el glosario, eliminando algunos conceptos e incluyendo otros.

5.1. Se actualiza el decreto por la cual se modifica la estructura del IGAC

5.3.

Se actualizan, se crean y reagrupan las normas de procedimientos en: Generales, de las firmas, de la anulación de números de radicación, de la correspondencia recibida, de la correspondencia enviada, de la correspondencia interna, de la correspondencia electrónica, de la correspondencia tramitada vía fax, de la circular, de la Unidad Operativa de Catastro UOC.

6 Se incluyen cinco formatos actualizados en el año 2010 y dos diseñados en el año 2011.

9

Se agrupan los subprocesos así: correspondencia externa recibida a nivel nacional, correspondencia externa enviada a nivel nacional e internacional, correspondencia interna enviada a nivel nacional, circulares internas enviadas a nivel nacional, circulares externas enviadas a nivel nacional e internacional.

10 Se actualizan los controles.

12 Se actualiza la tabla de identificación de cambios

6

General

Se ajusta el documento a la última versión de la Guía de presentación de documentos y formatos establecidos para el SGI y del Manual de Procedimientos Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el SGI. Adicionalmente, se cambia de dependencia de acuerdo con el nuevo mapa de procesos de la entidad. El documento pasa del GIT de Servicios Administrativos al GIT de Gestión Documental. Se elimina el capítulo de recursos; las medidas de seguridad y controles relevantes se incluyen en la columna Controles y Aspectos Relevantes del Paso a Paso.

Dic. de 2015

3

Se actualizan los nombres de las dependencias de acuerdo a la nueva estructura del Instituto. Se ajustaron las responsabilidades del GIT de Gestión Documental, del encargado del proceso de Correspondencia en las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro y de la Secretaria o responsable de correspondencia en las dependencias de la Sede Central, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro en cuanto a la recolección de la correspondencia

5

Se incluye normatividad aplicable: Ley 1755 de 2015 y Ley 1437 de 2011. Dentro de las normas de procedimiento, lineamientos o políticas de operación se adiciona la autorización de claves para ingreso al sistema de correspondencia por medio de correo electrónico; lineamiento para la devolución de correspondencia, los reportes generados por el aplicativo, lineamientos para las firmas, sobre la correspondencia enviada. Se elimina la correspondencia tramitada vía fax. Se incluye la política de que el Director General, Secretaria General, subdirectores y Directores Territoriales pueden firmar en cualquier dependencia que pertenezca a su jurisdicción. Se estipula el uso de otros medios para comunicaciones que no deben ser radicadas (citas, reuniones, etc.) Se incluye política de que las circulares solo serán firmadas por el Director General, Secretario General y Directores Territoriales. Se elimina la necesidad de enviar copia de toda circular a Control Interno o al Director Territorial. Se realizo un cambio en el capitulo 5.3.4. De la correspondencia recibida, donde se establecen los horarios de recolección de correspondencia.

6 Se actualizan los formatos vigentes para el proceso. Se elimina el formato F20601-07 Devolución de consecutivos.

7

En todos los capítulos del paso a paso se limita el alcance de las UOC en cuanto a la emisión de circulares según la Guía de elaboración de Documentación Administrativa y se elimina la copia que va a la Oficina de Control Interno




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Fecha Dic. de 2015


9. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma del procedimiento Correspondencia Externa Recibida a Nivel Nacional

Anexo 2. Flujograma del procedimiento Correspondencia Externa Enviada a Nivel Nacional e Internacional

Anexo 3. Flujograma del procedimiento Correspondencia Interna Enviada a Nivel Nacional

Anexo 4. Flujograma del procedimiento Circulares Internas Enviadas a Nivel Nacional

Anexo 5. Flujograma del procedimiento Circulares Externas Enviadas a Nivel Nacional e Internacional

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Adriana Carolina Campo Fuentes Adolfo Aldemar Pulido Barreto

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Natalia Elizabeth Plata Peñafort

VERIFICÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Alberto Mario Cuan

VALIDÓ Y APROBÓ SECRETARIA GENERAL

Diana Patricia Ríos García

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernandez

ANEXO 1

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA A NIVEL NACIONAL


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Fecha Dic. de 2015

Gestión Documental Gestión Documental Todos los procesos Gestión Documental Gestión Documental

GIT de Gestión Documental /

Responsable de correspondencia en

la DT y UOC


Responsable de correspondencia en la

DT y UOC

Secretaria / Responsable Dependencia

destinataria



DT y UOC

Administrador del Sistema de

Correspondencia GIT de Gestión

Documental

Recibir del mensajero externo, usuario o empresa de correo la

correspondencia

1

Devolver la correspondencia que se recibió

2

Relacionar en el formato, no abrir y ubicar en el casillero o lugar destinado

para continuar el trámite de distribución

3

Abrir el sobre, revisar, verificar anexos y capturar los datos requeridos en el

sistema, imprimir el rótulo en la copia o documento del mensajero o usuario

y devolver.

4

Imprimir el rótulo en el documento original y ubicar en la bandeja de

entrada para continuar el trámite de distribución.

5

Generar reporte del sistema Planilla de distribución interna, revisar y

agrupar los documentos por dependencia.

7

Ubicar los reportes del sistema Planilla de distribución interna y los

documentos respectivos en el casillero correspondiente de cada

dependencia.

8

Verifica los documentos recibidos contra los reportes del sistema Planilla

de distribución interna, registrar nombre y apellido completos, como

constancia de recibido.

9

Recoger de la bandeja de entrada o sitio destinado para los documentos y

clasificar por dependencia.

6

Inicio

Fin

¿Lacorrespondencia

va dirigida al

IGAC?

SI

NO

¿Lacorrespondencia es

confidencial y es para el Director ?

SI

NO

6

Fin

F20601-08 Planilla recepción y entrega de correspondencia

Recibir en el Sistema de Correspondencia y entregar la

documentación al jefe correspondiente, quien asigna los responsables e indica el trámite o

tarea y tiempos de respuesta.

10

Registrar en el sistema los trámites asignados a los documentos y realizar

la distribución.

11

Finalizar el documento en el sistema de correspondencia mediante el uso

del documento de repuesta para los casos a los que haya lugar.

12

Archivar según la TRD todos los antecedentes y documentos de

respuesta

13

Clasificar los reportes del sistema Planillas de distribución interna con la

prueba de entrega por día y archivar de acuerdo con las TRD.

15

Revisar que en la planilla de distribución interna aparezca el

recibido.

14

Comprobar en el Sistema de Correspondencia, que la

correspondencia externa recibida haya sido descargada por las dependencias destinatarias.

16

Informar trimestralmente, mediante correo electrónico, a los jefes

destinatarios sobre la correspondencia que aparezca pendiente de algún

trámite en el sistema

17

ANEXO 2

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL


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Fecha Dic. de 2015

Todos los procesos Gestión Documental Gestión Documental Gestión Documental

Secretaria de la dependencia

remitente


Responsable Dirección Territorial y

UOC


Responsable Dirección Territorial y

UOC


Correspondencia Sede Central

Elaborar, organizar los documentos y verificar que contengan los anexos

anunciados.

1

Solicitar la firma del remitente

2

Capturar en el Sistema de Correspondencia los datos requeridos

de los oficios, imprimir rótulo en eloriginal y dos copias

3

Al envíar vía correo electrónico, generar original y copia, capturar los

datos requeridos en el sistema e imprime rótulo, escanear el

documento y enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

4

Recibir documentos y verificar el contenido

5

Adherir la guía a cada sobre e imprimir planillas.

7

Elaborar por cada sobre o paquete la guía y/o planilla a enviar a nivel local,

nacional e internacional

6

Inicio

Fin

Entrega correspondencia, planilla y guías para envío diario a los

responsables de la empresa de correo

8

¿El sobre o paquete es

devuelto?

SI

NO

Descargar del sistema el número de guía o envío que le correspondió a

cada documento y archivar la copia de la planilla

9

Diligenciar los formatos, pasar al Responsable para su firma, realizar la

devolución en el sistema y devolver al remitente

10

Recibir los externos enviados y consecutivos en el sistema de

correspondencia

11

Comprobaren el sistema que los consecutivos hayan sido entregados

en el GIT de Gestión Documental.

12

Informa a las dependencias que más incurren en la deficiente elaboración

de documentos administrativosmediante correo electrónico

13F20601-13 Relación de envíos

devueltos por la empresa de correos

F20601-03 Certificación Devolución de Correspondencia

11

ANEXO 3

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA A NIVEL NACIONAL


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Fecha Dic. de 2015


remitente


remitente



Dirección Territorial y UOC

Secretaria Dependencia destinataria /

encargado


Correspondencia Sede Central

Todos los procesos Todos los procesos Gestión Documental Todos los procesos Gestión Documental

Elaborar y organizar los documentos

1

Solicitar la firma del remitente

3

Capturar en el Sistema de Correspondencia los datos requeridos

de los memorandos, imprimir rótulo en el original y dos copias

4

Realizar la distribución dependiendo de la Sede Central, DT o UOC

5

Enviar al destinatario por correo electrónico, imprimir reporte, archivar

el original en el Archivo de Gestión y enviar copia junto con el reporte del envio para el consecutivo del Archivo

Central.

7

Generar original y copia, capturar los datos requeridos en el sistema e

imprimir el rótulo.

6

Inicio

¿El memorando se envia por

correo electronico?

8

NO

SI

Revisa y verificar que los documentos estén acordes con las normas y

tengan los anexos anunciados

2

En caso de la entrega personal, entregar el original a la dependencia

destinataria haciendo firmar las copias, una de las cuales entrega para el consecutivo del Archivo Central y la

otra para el Archivo de Gestión.

8

Entregar original y copia al responsable del proceso de

correspondencia para su respectivo envío en caso de que la

correspondencia interna es para una dependencia del IGAC de otra ciudad

9

Recibir original y copia, revisar que cumpla la Guía.

10

Ubicar en la gaveta o lugar asignado para tal fin.

11

Preparar documentos en la tula, diligenciar planilla y guías y entregar a

la empresa de correos.

12

Descargar del sistema la copia del consecutivo de la ventana Control de

consecutivos.

13

Recibir, firmar dos copias cuando es entrega personal y dar el recibido en

el sistema

14

Dar a la correspondencia el curso respectivo de tramitación interna,

pasándola al jefe correspondiente quien asigna los responsables y los

tiempos de respuesta.

15

Finalizar el documento en el sistema de correspondencia mediante el uso

del documento de repuesta para los casos a los que haya lugar

16

Archivar según la TRD todos los antecedentes y documentos de

respuesta

17

Comprobarque la correspondencia interna generada por las

dependencias haya sido recibida en el sistema por las dependencias

destinatarias

18

Informar a los jefes destinatarios sobre la correspondencia que no

aparezca recibida en el sistema, mediante correo electrónico trimestral.

19

Informa a las dependencias que más incurren en la deficiente elaboración

de documentos administrativos, mediante correo electrónico.

20

Fin

ANEXO 4

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CIRCULARES INTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL


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Fecha Dic. de 2015

Todos los procesos

Administrador del SistemaSecretaria de la Dependencia

remitente

Secretaria de la Dependencia

remitente



Dirección Territorial y UOC

Secretaria Dependencia destinataria /

encargado

Secretaria de la Dependencia

remitente

Todos los procesos Todos los procesos Gestión Documental Todos los procesos Todos los procesos

Preparar la circular de acuerdo con las directrices de la Guía vigente

Elaboración de Documentación Administrativa.

1

Solicitar firma del Director o Secretaria General en la Sede Central o Director

Territorial en la DT.

2

Revisar y verificar que esté acorde con las normas y que contenga los

anexos enunciados.

3

Capturar los datos requeridos en el sistema, módulo Correspondencia

Interna Circulares.

4

Imprimir rótulo en los originales y copias necesarios de acuerdo con la

cantidad de destinatarios

5

Enviar personalmente o por correo fisico cuando la circular tiene anexos

que por su condición y volumen lo ameriten

7

Entregar al responsable del proceso de Correspondencia para su envío, si

la circular es para una dependencia del IGAC en otra ciudad

8

Recibir original y copias en los casos que se requiera y revisar la aplicación

de la Guía.

9

Imprimir dos originales para el consecutivo del Archivo Central y de

Gestión, escanear la circular,redactar correo y adjuntar imagen de la

circular, solicitando acuse de recibo.

6

Inicio

G20900-01 Elaboración de Documentación Administrativa.

Elabora Guías y/o Plantillas para envío a nivel local y nacional,

registrando los datos del destinatario, remitente y número de circular

10

¿El memorando se envia por

correo electronico?

7

NO

SI

Entregar correspondencia, guías y planillas a la empresa de correo para

envío diario

11

Descargar en el Sistema de Correspondencia el número de la guía

o envío que le corresponde a cada documento y archiva en la serie o

subserie respectiva

12

Descargar del Sistema de Correspondencia la copia del

consecutivo.

13

Revisar mínimo dos veces al día el correo electrónico para recibir la

correspondencia por este medio

14

Abrir el documento y enviar acuse de recibo e ingresa a la base de datos

Sistema de Correspondencia y dar el recibido

15

Grabar circular como archivo en la carpeta digital “Circulares”, realizar el

correspondiente reparto

16

Recibir, firmar y dar el recibido en el Sistema de Correspondencia

17

Entregar la correspondencia al Jefe o Coordinador.

18

Recibir acuses de recibo del correo electrónico, compilar en un sólo

archivo, imprimir y anexar a la copia de la circular enviada

19

Entregar el original de la circular con impreso de la compilación de acuses

de recibo al GIT de Gestión Documental posteriormente para el

Archivo Central.

20

Fin

Informar a los remitentes sobre la correspondencia que no aparezca

recibida en el Sistema de Correspondencia.

21

Retroalimentar a las dependencias que más incurren en la deficiente

elaboración de documentos administrativos

22

ANEXO 5

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CIRCULARES EXTERNAS ENVIADAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL


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Fecha Dic. de 2015

Secretaria Dependencia remitente/

funcionario designado/ secretaria de

la Dirección Territorial

Secretaria Dependencia remitente/

funcionario designado/ secretaria de la

Dirección Territorial


Responsable del proceso/ Secretaria

de la Dirección Territorial

Todos los procesos Todos los procesos Gestión Documental

Preparar la circular de acuerdo con las directrices de la Guía vigente

Elaboración de Documentación Administrativa.

1

Crear una base de datos en hoja de cálculo con los mismos datos del

encabezado de la circular base, combinar con el archivo de la circular

e imprimir y elaborar sobres.

2

Revisar y verificar que esté acorde con las normas y que contenga los

anexos anunciados.

3

Capturar los datos requeridos en el Sistema, módulo correspondencia

externa - circulares.

4

Enviar fisicamente cuando la circular tiene anexos que por su condición y

volumen.

7

Entregar al responsable del proceso de Correspondencia el original y

copias para su respectivo envío si es enviada por correspondencia.

8

Imprimir sólo dos originales para el consecutivo del Archivo Central y el

Archivo de Gestión, escanear la circulary adjunta imagen de la

circular.

6

Inicio

Fin

Imprimir rótulo en las circulares originales y copias de acuerdo con la

cantidad de destinatarios

5

G20900-01 Elaboración de Documentación Administrativa.

¿Se envia por correo

electronico?7

NO

SI

Entregar los sobres marcados para el envío al GIT de Gestión Documental

en la Sede Central o al responsable del proceso en la DT

9

Entregr al GIT de Gestión Documental el listado anexo a la carta circular con

los recibidos de los destinatarios.

10

Recibir y verificar los envíos

11

Elaborar guías y/o planillas para envió a nivel local, nacional e internacional

registrando los datos del destinatario, remitente y número de circular que se

remite

12

Adherir la guía a cada sobre e imprime planillas.

(depende del servicio de correo)

13

Entregar correspondencia, planilla y guías para envío diario a los

responsables de la empresa de envíos

14

Descargar en el sistema el número de guía o envío que le correspondió a

cada documento y archivar la copia en la serie o subserie respectiva

15

Descargar del Sistema de Correspondencia la copia del

consecutivo.

16

Recibir en el sistema de correspondencia la circular

17

manual de procedimiento -...

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