INFORME FINAL INVENTARIO DIGITAL Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO CD Y DVD DE ESTUDIOS GEOGRÁFICOS

1 GENERALIDADES

Dentro de los procesos de manejo de información que realiza el Grupo Interno de Trabajo de Estudios Geográficos es importante adelantar actividades de gestión de la información que permitan su almacenamiento, disposición, acceso y eliminación en el caso que se requiera, en medios de almacenamiento de CD y DVD.

La realización de backup en medios magnéticos como CD y DVD es la manera más fácil de tener un soporte de los proyectos finalizados, la información importante y aquella usada como soporte en cada una de las investigaciones, además de ser el respaldo de los productos entregados por los profesionales. Hasta aquí el proceso de gestión de la información nos garantiza el almacenamiento, pero a la vez y debido a la gran cantidad de información se comienzan a presentar problemas de disposición y acceso. Esto genera inconvenientes a los profesionales del área que en algún momento requieran consultar información allí almacenada, al no tener claridad de donde puede estar lo que se necesita.

Bajo este contexto, y pensando en un sistema de gestión de la información que permita el control, almacenamiento y posterior consulta de la información producida, recibida o retenida por cada una de las áreas y profesionales del GIT, surge la necesidad de realizar un inventario de la información almacenada en CD y DVD. A la vez definir la metodología a seguir para continuar con este proceso en el tiempo y garantizar a futuro la disposición, acceso y consulta de la información.

Como resultado de este trabajo se obtiene un inventarío físico de los CD y DVD, una metodología que indica cómo se realizó el proceso y cómo seguirlo, y a la vez se definen los lineamientos que buscan mejorar el proceso de almacenamiento y consulta de la información para los nuevos elementos a inventariar.

2 METODOLOGÍA

Los lineamientos para el inventario de la información están dados a partir de las diferentes temáticas que maneja el GIT Estudios Geográficos, así como de la codificación ya establecida en la Tabla de Retención Documental del área.

A partir de las temáticas y proyectos establecidos por el GIT Estudios Geográficos, se clasificó y organizó la información. Para esto se elaboró un archivo en Excel denominado INVENTARIO

DIGITAL ESTUDIOS GEOGRÁFICOS.xls, con ocho columnas que describen la información y la organizan. A continuación se describen cada uno de los campos:

CÓDIGO: Hace referencia a una numeración que se estableció teniendo en cuenta unas temáticas definidas. Dicha numeración inicia con el 100 hasta el 80000. Los rangos establecidos son los siguientes:

Del 100 hasta el 999: Se incluye toda la información existente sobre Censos: de población, de vivienda, de producción agropecuaria, entre otros.

Del 1000 hasta el 1999: Se incluye todo lo relacionado con Fotos: de parques naturales, de las diferentes comisiones, de mapas turísticos, de las geografías departamentales, entre otras.

Del 2000 hasta el 2499: Se incluye todo lo relacionado con Imágenes: Satelitales, Fotografías aéreas, Imágenes en 3D.

Del 2500 hasta el 2999: Se incluye todo lo relacionado con Mapas: de Colombia, Departamentales, de ciudades, de fronteras marítimas y terrestres entre otros.

Del 3000 hasta el 3999: Se incluye todo lo relacionado con Videos: Videos Geográficos, Documentales, Guías interactivas entre otros.

Del 4000 hasta el 4999: Se incluye todo lo relacionado con Mapas turísticos.

Del 5000 hasta el 5999: Se incluye todo lo relacionado con Rutas turísticas.

Del 6000 hasta el 6999: Se incluye todo lo relacionado con Planes de Ordenamiento Territorial Departamentales y municipales, Esquemas de Ordenamiento, Planes de Desarrollo.

Del 7000 hasta el 7999: Se incluye todo lo relacionado con Backup.

Del 8000 hasta el 8999: Se incluye todo lo relacionado con Geodatabase.

Del 9000 hasta el 9999: Quedó abierto para incluir posteriormente alguna temática que aparezca.

Del 10000 hasta el 41000: Se incluyen las Geografías Departamentales e información relacionada con los departamentos, éstos organizados por orden alfabético así:

Del 10000 hasta el 10999: Amazonas

Del 11000 hasta el 11999: AntioquiaDel 12000 hasta el 12999: AraucaDel 13000 hasta el 13999: AtlánticoDel 14000 hasta el 14999: BolívarDel 15000 hasta el 15999: BoyacáDel 16000 hasta el 16999: CaldasDel 17000 hasta el 17999: CaquetáDel 18000 hasta el 18999: CasanareDel 19000 hasta el 19999: CaucaDel 20000 hasta el 20999: CesarDel 21000 hasta el 21999: ChocóDel 22000 hasta el 22999: CórdobaDel 23000 hasta el 23499: CundinamarcaDel 23500 hasta el 23999: BogotáDel 24000 hasta el 24999: GuainíaDel 25000 hasta el 25999: La GuajiraDel 26000 hasta el 26999: GuaviareDel 27000 hasta el 27999: HuilaDel 28000 hasta el 28999: MagdalenaDel 29000 hasta el 29999: MetaDel 30000 hasta el 30999: NariñoDel 31000 hasta el 31999: Norte de SantanderDel 32000 hasta el 32999: PutumayoDel 33000 hasta el 33999: QuindíoDel 34000 hasta el 34999: RisaraldaDel 35000 hasta el 35999: San Andrés y ProvidenciaDel 36000 hasta el 36999: Santander Del 37000 hasta el 37999: SucreDel 38000 hasta el 38999: TolimaDel 39000 hasta el 39999: Valle del CaucaDel 40000 hasta el 40999: VaupésDel 41000 hasta el 41999: Vichada

Del 50000 hasta el 50999: Se le denominó Colombia a información relacionada con Proyectos realizados en diferentes regiones y zonas de Colombia, al igual que convenios establecidos entre el IGAC y entidades de orden nacional. De igual forma se incluyó información de diferentes Proyectos pero que está contenida y mezclada en un solo CD.

Del 51000 hasta el 51999: Hace referencia a los distintos Atlas que se han elaborado, discriminados de la siguiente forma:

Del 51000 hasta el 51099: Atlas de Colombia

Del 51100 hasta el 51199: Atlas Básico de ColombiaDel 51200 hasta el 51299: Atlas de la SaludDel 51300 hasta el 51399: Atlas de la Propiedad Rural en ColombiaDel 51400 hasta el 51499: Atlas Car 50 años Del 51500 hasta el 51599: Atlas de CundinamarcaDel 51600 hasta el 51699: Atlas de mortalidad por Cáncer en ColombiaDel 51700 hasta el 51799: Atlas Electoral de ColombiaDel 51800 hasta el 51819: Atlas MarinoDel 51820 hasta el 51849: Atlas Páramos de ColombiaDel 51850 hasta el 51899: Atlas Visual de Colombia

Del 52000 hasta el 52999: Colombia en Imágenes.

Del 53000 hasta el 53999: Se incluye toda la información sobre los Diccionarios: Diccionario Geográfico de Colombia, Diccionario de Gentilicios de Colombia y Nombres Geográficos de Colombia, discriminados así:Del 53000 hasta el 53399: Diccionario Geográfico de ColombiaDel 53400 hasta el 53499: Diccionario de Gentilicios de Colombia Del 53500 hasta el 53599: Nombres Geográficos de Colombia.

Del 54000 hasta el 58000: Se incluye la información relacionada con: Geografía de Colombia, Geografía de la población, Geografía del turismo, Geografía para niños y los ingenieros y la Geografía, así:

Del 54000 hasta el 54999: Geografía de ColombiaDel 55000 hasta el 55999: Geografía de la poblaciónDel 56000 hasta el 56999: Geografía del turismoDel 57000 hasta el 57999: Geografía para niños Del 58000 hasta el 58999: Los ingenieros y la Geografía

Del 59000 hasta el 79999: Quedó abierto para incluir posteriormente otros proyectos que se planteen.

Del 80000 hasta el 80999: Se denominó como Otros a información variada y que no corresponde a una temática o proyecto como tal.

En algunos casos aparece el código seguido por una coma y un número, por ejemplo 4004,1 lo que hace referencia a una Copia que existe del CD 4004, y en las observaciones se especifica que es una copia, como se muestra a continuación:

CÓDIGO TABLA RETENCION DOCUMENTAL: Hace referencia a un código establecido para el Grupo Interno de Trabajo de Estudios Geográficos, el cual es 3060.34 y dependiendo del estudio o la temática en particular lleva otro número, por ejemplo en el caso de los Atlas el código es 3060.34-19, los Diccionarios 3060.34-88.

NOMBRE: Hace referencia al nombre de la temática establecida para cada código como Censos, Fotos, Mapas turísticos, Imágenes, Geografías Departamentales, entre otros.

ESTADO: Se definió este ítem para precisar si el CD está disponible en el momento o si aparece en calidad de préstamo.

FECHA: Hace relación al día, mes y año en que se grabó la información.

CONTENIDO: Especifica la información que contiene cada CD.

TIPO DE ARCHIVO: Se especifica en algunos casos el tipo de archivo como: Archivos .EOO, Archivos RAR, PDF.TIFF, Archivos EPS, CDR.

OBSERVACIONES: En algunos casos es necesario precisar situaciones puntuales de la información digital, como por ejemplo si existen copias de la información que contiene un CD en particular, o las partes en que se divide una información: Parte 1,2,3 - CD 1/4, 2/4, 3/4, 4/4.

3 IMPLEMENTACIÓN

La implementación del proceso de catalogación de los CD y DVD inicio desde el mes de Junio, donde inicialmente se definieron los niveles de información necesarios para la descripción de cada elemento. Finalmente se clasificaron aproximadamente setecientos noventa (790) CD y DVD, de los cuales ocho (8) resultaron dañados.

Cada uno de los CD y DVD fue examinado de forma detallada con el fin de garantizar su catalogación y su descripción en el archivo de Excel denominado INVENTARIO DIGITAL ESTUDIOS GEOGRÁFICOS.xls. Además se cuenta con dos carpetas que almacenan el soporte en Word del proceso de catalogación. La primera carpeta se llama INFORMACIÓN ORGANIZADA POR TEMÁTICAS y contiene 14 archivos en Word organizados por temáticas en las que se observa un pantallazo del contenido de cada CD o DVD con su respectivo código. La segunda carpeta llamada DISEÑO DE PORTADAS presenta 14 archivos en Word donde está el diseño de las portadas de cada CD o DVD, de acuerdo a la clasificación definida por el GIT.

A continuación se presenta un ejemplo de la forma en que se clasificó y organizó el inventario, de acuerdo a las temáticas establecidas:

La información sobre Censos se le asignó el código 100 y el color marrón (Figura 1A). En la siguiente imagen (Figura 1B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 1A. Inventario Temático Censos

Figura 1B. Diseño Portada Censos

A las fotos se les asignó el código 1000 y el color azul claro (Figura 2A). En la siguiente imagen (Figura 2B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 2A. Inventario Temático Fotos

Figura 2B. Diseño Portada Fotos

A las imágenes se les asignó el código 2000 y el color gris oscuro (Figura 3A). En la siguiente imagen (Figura 3B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 3A. Inventario Temático Imágenes

Figura 3B. Diseño Portada Imágenes

A los mapas se les asignó el código 2500 y el color café oscuro (Figura 4A). En la siguiente imagen (Figura 4B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 4A. Inventario Temático Mapas

Figura 4B. Diseño Portada Mapas

A los videos se les asignó el código 3000 y el color fucsia (Figura 5A). En la siguiente imagen (Figura 5B) se tiene el diseño de la portada de los CD. Figura 5A. Inventario Temático Videos

Figura 5B. Diseño Portada Videos

A los mapas turísticos se les asignó el código 4000 y el color naranja (Figura 6A). En la siguiente imagen (Figura 6B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 6A. Inventario Temático Mapas Turísticos

Figura 6B. Diseño Portada Mapas Turísticos

A las rutas turísticas se les asignó el código 5000 y el color café claro (Figura 7A). En la siguiente imagen (Figura 7B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 7A. Inventario Temático Rutas Turísticas

Figura 7B. Diseño Portada Rutas Turísticas

A los Planes de Ordenamiento Territorial se les asignó el código 6000 y el color gris claro (Figura 8A). En la siguiente imagen (Figura 8B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 8A. Inventario Temático POT

Figura 8B. Diseño Portada POT

A los Backup se les asignó el código 7000 y el color lila (Figura 9A). En la siguiente imagen (Figura 9B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 9A. Inventario Temático Backup

Figura 9B. Diseño Portada Backup

A las Geodatabase se les asignó el código 8000 y el color amarillo claro (Figura 10A). En la siguiente imagen (Figura 10B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 10A. Inventario Temático Geodatabase

Figura 10B. Diseño Portada Geodatabase

A las Geografías Departamentales e información relacionada con los departamentos se les asignaron los códigos 10000 hasta 41000 y el color verde claro (Figura 11A). En la siguiente imagen (Figura 11B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 11A. Inventario Temático Geografías Departamentales

Figura 11B. Diseño Portada Geografías Departamentales

La información relacionada con Colombia se le asignó el código 50000 y el color verde oscuro (Figura 12A). En la siguiente imagen (Figura 12B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 12A. Inventario Temático Colombia

Figura 12B. Diseño Portada Colombia

A los Atlas se les asignó el código 51000 y el color rojo (Figura 13A). En la siguiente imagen (Figura 13B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 13A. Inventario Temático Atlas

Figura 13B. Diseño Portada Atlas

A los Diccionarios se les asignó el código 53000 y el color amarillo (Figura 14A). En la siguiente imagen (Figura 14B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 14A. Inventario Temático Diccionarios

Figura 14B. Diseño Portada Diccionarios

A la Geografía de Colombia, Geografía de la población, Geografía del turismo, Geografía para niños y los ingenieros y la Geografía se les asignaron los códigos 54000 al 58000 respectivamente y el color azul oscuro (Figura 15A). En la siguiente imagen (Figura 15B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 15A. Inventario Temático Proyectos Geografías

Figura 15B. Diseño Portada Proyectos Geografías

Y por último se denominó como Otros a información variada y que no corresponde a una temática o proyecto como tal, se les asignó el código 80000 y el color rosado (Figura 16A). En la siguiente imagen (Figura 16B) se tiene el diseño de la portada de los CD.

Figura 16A. Inventario Temático Otros

Figura 16B. Diseño Portada Otros

4 RECOMENDACIONES

Para garantizar la continuidad y el orden del proceso de catalogación, disposición y acceso a la información de los CD y DVD se requiere asignar un recurso de personal para estas labores, quien se debe encargar de continuar y divulgar las pautas a los demás integrantes de los grupos de trabajo del GIT de cómo realizar los backup y la identificación de CD y DVD, actualizar el inventario por lo menos una vez al año, llevar el control y seguimiento de los préstamos de la información digital, así como responder por la disposición organizada de cada uno de los elementos en el lugar que se indique por la Dirección del GIT.

Con el fin de mejorar y agilizar el proceso de almacenamiento y revisión de la información se sugiere que cada CD o DVD contenga un archivo en formato Word que contenga una descripción general del contenido del mismo. Para esto se pude hacer una breve reseña del contenido de la carpeta principal y las secundarias que existan. Además se recomienda que cada CD y DVD responda a una temática o proyecto en particular para no generar confusiones en el momento de la clasificación para el inventario.

Teniendo en cuenta que dentro del proceso de gestión de la información es necesario garantizar el acceso a ésta, se recomienda disponer del inventario en Intranet, para permitir que cada profesional del área pueda consultarlo y posteriormente disponer de la información para su trabajo.