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1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 13.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES

DE OFICINA Y DIRECTORES TERRITORIALES. 1

3.2. DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA Y DEL PROFESIONAL CON FUNCIONES DE 2

4. GLOSARIO – DEFINICIONES 2

5. NORMAS 12

5.1. LEGALES 12

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 6

5.3. DE PROCEDIMIENTO 6

6. FORMATOS - REGISTROS 12

7. RECURSOS 12

7.1.TALENTO HUMANO 12

7.2.EQUIPOS 12

7.3. INSUMOS 12

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD 12

9. PROCEDIMIENTO – PASO A PASO 13

3.1.Licitación Publica 133.2.Concurso de Meritos con Precalificación 15

3.3.Selección Abreviada Menor Cuantía y Subasta Inversa 17

3.4.Mínima Cuantía 18

3.5.Contratación Directa 18

10. CONTROLES 21

11. ANEXOS 2112. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

21

1. OBJETIVO

El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. La gestión contractual del Inst ituto Geográfico Agustín Codazzi se rige a los postulados y principios del precitado artículo 209, y a los específicos del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Igualmente, el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece que en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento en concordancia con el artículo 160 del Decreto 160 del Decreto 1510 de 2013 “deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del citado Decreto”.En este manual de contratación se señalan las funciones internas en esta materia, fijando parámetros de actuación que a su interior permitan identificar las responsabilidades que competen a cada uno de los participantes de la gestión contractual y que como resultado se reflejen en procesos de selección transparentes y eficientes, Determinando así los trámites y documentos necesarios para iniciar los procesos de contratación de egreso en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC, de manera que se garantice en su desarrollo el cumplimiento de lo previsto en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decretos reglamentarios que las adicionen o modifiquen.

2. ALCANCE

El manual aplica a todos los funcionarios de la Sede Central y de las Direcciones Territoriales involucrados en los procesos de contratación. Inicia con las necesidades de cada dependencia de la entidad y finaliza con la liquidación y posterior archivo de la documentación contenida de los procesos de contratación.

Este es una herramienta que permite a los operadores contractuales ejercer sus funciones conforme la normatividad vigente, c o n e l f i n de evitar errores de cualquier naturaleza que le generen acciones disciplinarias, penales o administrativas.

3. RESPONSABILIDADES

Además de las consignadas en los instructivos, manuales y en general documentos que hacen parte integral del Sistema de Gestión Integrado del Instituto.

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES TERRITORIALES

Realización, elaboración y expedición de las actividades y documentos que les corresponda adelantar según sus competencias y delegaciones, para el proceso de contratación.

Proyectar y Entregar antes del 30 de Noviembre de cada año al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos Egreso de la Sede Central, el plan de adquisiciones, servicios y obra pública, indicando las fechas en que se requieren las obras, la prestación de servicios o la adquisición de bienes para el año fiscal siguiente. Cada dependencia elabora esta programación teniendo en cuenta las necesidades, el comportamiento de los planes anteriores y las existencias de bienes en el almacén.

Asegurarse de que las obras, las prestaciones de servicios o las adquisiciones programadas correspondan al objeto del gasto del proyecto o rubro presupuestal, cumpliendo con las normas de austeridad y restricción en el mismo.

3.2.DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Señalar mediante circular, las cuantías para efectos contractuales con base en el presupuesto de la Entidad, que le debe informar al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Financiera.

Las anteriores responsabilidades sin perjuicio de lo establecido en el Artículo 44 de la Ley 1474 de 2011

4. GLOSARIO - DEFINICIONES

Conforme lo establece el Artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, los términos no definidos en el citado decreto y utilizados frecuentemente deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados.

Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo Marco de Precios: Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

Acta de Inicio: Es el documento suscrito por el contratista en la cual se estipula la fecha de iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si así se pactó en el contrato.

Acta de Suspensión: Es el documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo1.

Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega a la entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones.

Acto Administrativo de Adjudicación: Es por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la selección abreviada mediante la modalidad de subasta inversa o menor cuantía, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo Motivado que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el menor precio. Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública.

Acto Administrativo de Apertura del Proceso: Acto de carácter general y motivado que ordena la apertura del proceso de selección bajo la modalidad de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos.

Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa: Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa de conformidad al artículo 73 del Decreto 1510 de 2013. la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá: 1. La causal que invoca para contratar directamente; 2. El objeto del contrato.; 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.: 4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de contratación de empréstitos; contratos

1 De acuerdo con la sentencia del 28 de abril de 2010, expediente 16431, del Consejo de Estado, Sección Tercera, MP. Enrique Gil Botero, el máximo Tribunal de lo Contencioso Administrativo , respecto de la suspensión de los contratos consideró:

“En efecto, la finalidad de la suspensión del contrato estatal, como medida excepcional, está encaminada a reconocer la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición. Por lo tanto, la suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad, sujeta a un término o condición, período este durante el que las obligaciones contenidas en el contrato no se ejecutan, pero sin que se impute ese tiempo al plazo pactado inicialmente por las partes”

interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República, y los contratos a los que se refiere el numeral 17 del artículo 65 y el artículo 78 del decreto 1510 de 2013.

Adendas: Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

Adición: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato previo concepto del supervisor o interventor con el visto bueno del respectivo ordenador del gasto.

Adjudicar: Es por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la selección abreviada mediante la modalidad de subasta inversa o menor cuantía, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo motivado que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el menor precio. Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública.

Audiencia Pública: Reunión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos y adjudicación de un proceso licitatorio.

Aviso de Convocatoria Pública: Anuncio que se difunde de manera generalizada y mediante el cual se cita o llama a las personas interesadas en un proceso de contratación para que concurran al mismo, el cual se publicará de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.

Bienes Nacionales: Son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

Buena Fe: Principio conforme al artículo 83 de la Constitución Política que establece que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, se ceñirán a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas.

Calidad: Los funcionarios del IGAC que intervienen en su gestión contractual, controlarán la calidad de los procesos de selección y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.

Capacidad Residual o K de Contratación: Es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.

Carta de Intención: Es un acto unilateral de la entidad estatal, que tiene como único objeto, el cumplimiento de un requisito previo para que la Bolsa pueda publicar el aviso de convocatoria y llevar a cabo la rueda de selección de la sociedad comisionista que actuará por cuenta de la entidad estatal, para la celebración de las operaciones requeridas por la misma.

Catálogo para Acuerdos Marco de Precios: Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.

Celeridad: Principio de la contratación Estatal que dispone que las autoridades administrativas deben evitar costosos, lentos o complicados pasos administrativos que obstaculicen el desarrollo del trámite de los procedimientos contractuales, el cual debe generar una racionalidad en el empleo del tiempo, de los medios y la configuración de las formas.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el Grupo Interno de Trabajo Gestión Financiera o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal

disponible y libre de afectación para asumir compromisos con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un proceso determinado, y cuya función o propósito es el d e reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.

Cesión del Contrato: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita del ordenador del gasto y el supervisor.

Cláusula: Estipulación contractual que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado.

Clasificador de Bienes y Servicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Colombia Compra Eficiente: Es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011.

Comité Evaluador: La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión. Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales. La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

Comprobante de Negociación: Documento idóneo mediante el cual se deja constancia de las operaciones realizadas a través de la Bolsa, suscrito por las SCB que lo celebren y por un representante de la Bolsa, debidamente facultado para ello.

Concurso de Méritos: Modalidad de selección para la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura de conformidad al artículo 66 Decreto 1510/13.

Contrato: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.

Contrato Estatal: Acto jurídico bilateral generador de obligaciones, que celebran las entidades mencionadas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad (Artículo 32 Ley 80/93). Se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se elevan a escrito y se tiene certificado de registro presupuestal.

Contrato de Comisión: es aquel, mediante el cual una persona en nombre propio se encarga de ejecutar uno a varios negocios, pero encomendado por otra persona.

Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad mediante compraventa.

Contrato de Compraventa con Instalación: Es aquel en el cual la necesidad de la Entidad es adquirir mediante compraventa un bien determinado, pero con la condición de que dicho bien debe ser instalado por el contratista que lo suministre.

Contrato de Consultoría: Los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para

programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de Prestación de Servicios: Los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Contrato de Obra: Los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de Suministro: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea.

Contratista: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya oferta fue escogida por cumplir son los requerimientos y ser la más favorable para los fines que busca la Entidad.

Contratación Directa: Modalidad de selección aplicable solamente en los casos previstos en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y título I capítulo IV del Decreto 1510 de 2013.

Contratación de Egreso: Aquella donde se prevea o establezca salida de recursos en dinero del presupuesto del Instituto.

Cronograma: Es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.

Debido Proceso: Principio de la Contratación Estatal consagrado en el artículo 29 de la Constitución Político cuando establece que el debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

En la gestión contractual del IGAC todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como el presente Manual. En tal sentido, EL IGAC en los términos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal.

Declaración Desierta de un proceso de Selección: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

Diligencia de Cierre: Acto público fijado dentro del cronograma del proceso de selección por las modalidades de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada y mínima cuantía, mediante el cual se fijo un límite para la presentación de propuestas. Del mismo, se levanta acta de las ofertas encontradas o recibidas por el funcionario encargado de la entidad en el caso de la mínima cuantía que no exige urna sellada, donde debe constar la fecha y hora de su realización, la apertura de urna y la extracción de la propuestas encontradas, las cuales se relacionan para iniciar su proceso de evaluación, debidamente suscrito por todos los presentes.

Diligencia de Disponibilidad de Urna: Acto público mediante la cual se dispone la urna en la que se recibirán las propuestas en los casos de selección por las modalidades de licitación pública, concurso de méritos o selección abreviada, en donde se elabora un acta y se suscribe por los presentes. En dicho documento debe constar el objeto del proceso, el número de urna, la fecha y hora de la diligencia de su apertura y posteriormente, con el mismo se sella la urna, situación que da lugar a la idoneidad y seguridad de la misma.

Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

Economía: Principio de la Contratación Estatal contenido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993. En los procesos de selección de contratistas se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para seleccionar la propuesta más favorable. Así, se señalarán términos preclusivos y perentorios en las distintas etapas del proceso de selección y el competente contractual impulsará de oficio las actuaciones. El funcionario competente, no ordenará la apertura del proceso de selección, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos, e igualmente sin que existan las respectivas disponibilidades presupuestales.

Eficacia: Principio de la Contratación Estatal referido a la rapidez, la celeridad y la sencillez con que se cumplan los procedimientos de la gestión contractual.

Eficiencia: Principio de la Contratación Estatal el cual persigue el cumplimiento del procedimiento de la manera más económica posible, siendo el principio de economía su versión más positiva.

Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad: Estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, invitación pública o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación.

Etapas del Contrato: Son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Ficha Técnica de Producto o Servicio: Es un documento que contiene la descripción y características del servicio o producto a adquirir y debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos.

Ficha Técnica de Negociación: Documento que contiene el objeto, presupuesto, tipo de puja, requisitos de carácter técnico, jurídico y financiero y demás condiciones de la negociación a través de la Bolsa Mercantil de Colombia.

Garantías: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.

Garantía de Seriedad de los Ofrecimientos: Tiene por objeto cubrir al Instituto de los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento en los eventos previstos en el artículo 115 del Decreto 1510 de 2013.

Garantía Única: Tiene por objeto respaldar el cumplimiento de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las entidades públicas, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de contratos estatales. Por tanto, con sujeción a los términos del respectivo contrato deberá cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista en los términos de la respectiva garantía. (Artículo 7 Ley 1150 de 2007 y del artículo 56 y 121 del Decreto 1510 de 2013).

Grandes Superficies: Son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Igualdad: Principio de la Contratación Estatal contenido en el artículo 13 de la Constitución Política que establece que todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. Tal principio conlleva que el Estado promueva las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adopte medidas en favor de grupos discriminados o marginados.

Imparcialidad: Principio de la Contratación Estatal en desarrollo de la función pública los servidores públicos están en el deber de cumplir a cabalidad las funciones asignadas, soportados en los principios de la función administrativa como lo dispone el artículo 209 de la Constitución. El artículo 30 del Código Contencioso Administrativo, consagra como un principio orientador de las actuaciones administrativas el de imparcialidad, mediante el cual se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en los procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden de su actuación.

Informe de Evaluación: Documento suscrito por los integrantes del comité asesor evaluador en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la entidad.

Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta al ordenador del gasto sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Los informes sirven de medios de prueba para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante.

Interventor o Supervisor: Se entiende como el agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

Interventoría o Supervisión: Gestión técnico – administrativa que cumple una persona natural o jurídica designada por autoridad competente consistente en controlar, revisar y verificar la ejecución y cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades de los contratistas con base en la oferta, en las normas, cláusulas del contrato, pliego de condiciones, planos y demás documentos que sirvieron de base para la celebración del contrato

Lance: Es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

Licitación Pública: Modalidad de selección mediante la cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Este proceso se efectuará siempre, salvo que se presente alguno de los casos previstos en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y título I capítulo I del decreto 1510 de 2013.

Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. Teniendo en cuenta el Decreto 019 de 2012 los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión solo se liquidaran si las circunstancias del contrato lo ameritan y si el Ordenador del Gasto así lo requiere.

Lista Corta (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad, de los interesados en participar en un concurso de méritos, el número no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Simplificada. La vigencia de la lista corta no podrá exceder de seis (6) meses contados a partir de la firmeza del acto administrativo por el cual queda conformada.

Lista Multiusos (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de Propuestas Técnicas Simplificadas. Su vigencia no podrá exceder de seis (6) meses y contendrá un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

Margen Mínimo: Es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

Mipyme: Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

Moralidad: Principio de la Contratación Estatal, el cual acorde con lo estipulado en el Decreto 3622 de 2005, artículo 7 Políticas de Desarrollo Administrativo, literal d; la moralización y transparencia en la

Administración Pública se orienta a la formación de valores de responsabilidad y vocación de servicio que garantice el interés general en la administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos.

Multa: Se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enérgico llamado de atención, con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado.

Oferta o Propuesta: Conjunto de información y datos suministrados por el proponente dentro de un proceso de selección, mediante la cual promete dar, cumplir, hacer o ejecutar algo, teniendo en cuenta el pliego de condiciones.

Oficio de Subsanación: Es el documento (ya sea físico o mediante correo electrónico) mediante el cual la Entidad le solicita al proponente aclaración sobre el contenido de su propuesta o sobre los requisitos habilitantes, con el fin de realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de las propuestas. La existencia de esta solicitud no admite de manera alguna, la posibilidad de que el proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

Período Contractual: Es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del decreto 1510 de 2013.

Planeación: Principio de la Contratación Estatal contenido en el artículo 339 de la Constitución Política donde señala que habrá un Plan Nacional de Desarrollo conformado por una parte general y un plan de inversiones de las entidades públicas del orden nacional. En la parte general se señalarán los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno. El plan de inversiones públicas contendrá los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos financieros requeridos para su ejecución. A su vez, en los artículos 30 de la ley 80 de 1993 y Artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por el Artículo 87 de la Ley 1474 de 2011 que establece: “Artículo  87. Maduración de proyectos. El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así:

“12. Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda.”

Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.

Plazo de ejecución: Es el tiempo específico en el que se han de realizar las actividades previstas en el contrato, fuera del cual ello ya no será posible; en todo caso, el plazo de ejecución empezará a contarse desde la fecha en que el ordenador del gasto da la orden de inicio, p a r a e l efecto, el contrato correspondiente señalará la condición para iniciar la ejecución contractual.

Pliego de Condiciones: Es el documento que contiene la información y los elementos relacionados en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 22 y 96 del Decreto 1510 de 2013, de tal forma que se detallen los requerimientos para la presentación de la propuesta, los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, nulas de pleno derecho (estipulaciones que hagan renunciar a futuras reclamaciones).

Principios en la Contratación Estatal: La gestión contractual del IGAC conforme el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 de la ley 80 de 1993, modificada parcialmente por

la ley 1150 de 2007, se rige entre otros por los siguientes principios Planeación, Debido Proceso, Moralidad, Publicidad, Selección Objetiva, Transparencia, Responsabilidad, Economía.

Proyecto de Pliego de Condiciones: Borrador del documento en el cual se consigna la información detallada sobre los requerimientos para la presentación de la propuesta y demás elementos relacionados en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

Proponente: Es toda persona natural o jurídica que aspira celebrar contratos o cualquier acuerdo de voluntades con la Entidad y presenta de manera formal una propuesta a la Entidad.

Prórroga: Documento mediante el cual se amplía el plazo de ejecución de un contrato previo concepto del supervisor o interventor con el visto bueno del respectivo ordenador del gasto.

Publicidad: Principio de la contratación Estatal que establece que por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los procesos se publicarán en el Portal Único de Contratación, conforme el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y se garantiza a todos los interesados el libre acceso a la información generada en los procesos de selección.

Registro Presupuestal: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del contrato.

Resolución de Apertura: Acto Administrativo que profiere el ordenador del gasto. En los considerandos, se incluirán las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.

Responsabilidad. Principio de la Contratación Estatal contenido en el artículo 6 de la Constitución Política y se formula en el sentido de considerar que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

Riesgo: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

Selección Abreviada: Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Son causales de selección abreviada entre otras, las siguientes: Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Conlleva la realización de Subasta Inversa (electrónica o presencial), menor cuantía y bolsa de productos.

Servicios Nacionales: Son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

Selección Objetiva: Principio contenido en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 el cual dispone que “Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva (…)”, a su vez la precitada norma establece que los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de la contratación de consultores. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio. 2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o, b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo- beneficio para la entidad. 3. En los pliegos de condiciones para las

contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, la Entidad incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.Corresponde pues a los comités asesores del IGAC efectuar las comparaciones del caso mediante el cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Las condiciones de los proponentes no serán objeto de evaluación sino de verificación, conforme el artículo 5 de la ley 1150 de 2007.

Sistema General de Riesgos Laborales: El artículo 1º de la Ley 1562 de 2012, el “Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (…)”. De igual forma establece el artículo 13 ibídem, que en forma obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.

SMMLV: Es el salario mínimo mensual legal vigente.

Subsanabilidad: Principio que señala que en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, conforme lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5 de la ley 1150 de 2007. Tales requisitos o documentos podrán requerirse por la Entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta antes de la adjudicación o del evento de la subasta, sin que tal previsión haga nugatorio el principio de subsanabilidad2. Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

Transparencia: Principio de la Contratación Estatal contenido en el artículo 24 de la ley 80 de 1993 subrogado por el artículo 2 de la ley 1150 de 2007. En virtud de este principio, la escogencia del contratista se hará con arreglo a las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa; los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones y finalmente, las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución Política. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que deben guardar los Comités Asesores durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente, así como sobre aquellos asuntos o documentos que la ley, le impone el carácter de reservados.

Usuario Interno: Es quien requiere la contratación de bienes, servicio y obra pública.

Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas conforme la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación.

2 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique José Arboleda Perdomo.

Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo.

1. NORMAS

1.1.LEGALES

A título enunciativo se citan las siguientes normas jurídicas regulatorias de la gestión contractual del IGAC, sin perjuicio de la aplicación de otras que sobre el particular se expidan con posterioridad a este Manual, caso en el cual se entenderán incluidas.

Constitución Política de Colombia Ley 80 de 1993 por la cual se expidió el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno Ley 90 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración

Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción Decreto Ley 111 de 1996 “Estatuto Orgánico del Presupuesto” Ley 361 de 1997, por la cual se establecen mecanismos de integración social de la personas con

limitación y se dictan otras disposiciones. Ley 819 de 2003 que adiciona el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,

del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establece las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002 por el cual se expide el Código Único Disciplinario. Ley 816 de 2003, Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación

pública. Ley 1089 de 2006 de Certificación Producción Nacional. Formato único de solicitud de certificación. Ley 905 de 2004, Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo

de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones. Ley 996 de 2005, Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República,

de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

Ley Anual de Presupuesto. Ley 1437 de 2001 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo. Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de

prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto Ley 53 de 2012 por el cual se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012 “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

Ley 1562 de 2012 por el cual se modifican el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Ley 1450 de 2011, Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.

Decretos:

Decreto reglamentario 660/2007. Trámite certificación productor nacional ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones

Decreto 836 del 13 de marzo de 2009 por el cual se modifica el decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008.

Decreto 1520 del 30 de abril de 2009 por el cual se modifica el decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008

Decreto 2247 del 16 de junio de 2009 por el cual se modifica parcialmente el decreto 4881 de 2008 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2680 del 17 de julio de 2009 por el cual se definen los criterios para el registro de productores de bienes nacionales.

Decreto 3083 del 18 de agosto de 2009 por el cual se modifica el régimen de transición para la inscripción en el registro único de proponentes.

Decreto 1397 de 2012 Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012.

Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Decreto 791 de 2014 Por el cual se reglamenta el artículo 72 de la ley 1682 de 2013 y se modifica el

artículo 18 del decreto 1510 de 2013.

Resoluciones.

Resolución de delegación en materia de contratación pública para el IGAC.

1.2.TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

Norma Técnica de ca l idad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 “Adquisición de bienes y servicios”

Norma NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad.

5.2.DE PROCEDIMIENTO

5.3.1 Circulares.

Circular Externa No. 8 del 10 de Diciembre de 2013, de Colombia Compra Eficiente, en el cual se presenta el Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación.

Circular Externa No. 9 del 17 de Enero de 2014 de Colombia Compra Eficiente, que señala los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación.

Circular Externa No. 10 del 31 de Marzo de 2014 de Colombia Compra Eficiente, Sobre la expedición de manual de la modalidad de selección de mínima cuantía; manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes y Guía para .la elaboración de Estudios del Sector.

Circular Externa No. 11 del 25 de Abril de 2014 de Colombia Compra Eficiente, Guía para determinar y verificar la Capacidad Residual del proponente en los procesos de Contratación de obra pública (Versión 1)

Circular externa No. 12 del 05 de Mayo de 2014, de Colombia Compra Eficiente, fija las directrices sobre el uso del Clasificador de Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes

5.3.2 Del procedimiento en la Etapa preparatoria

ETAPA PREPARATORIA

Paso 1: El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central, consolida y conforma el Plan de Adquisiciones de bienes servicios y obra pública a nivel nacional y lo somete a la aprobación del Director General antes del 26 de diciembre del respectivo año.

Paso 2: De acuerdo con el Plan Anual de adquisiciones el ordenador del gasto para iniciar el proceso contractual realizara mediante memorando de tramitación la solicitud y dirigirlo al Coordinador del Grupo Interno de Contratos de Egreso en la Sede Central o al profesional especializado con funciones de abogado en las Direcciones TerritorialesEn caso de que por hechos sobrevinientes la contratación no esté contemplada dentro del Plan Anual de adquisiciones, el ordenador del gasto debe solicitar por escrito justificativo al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central la modificación al mismo, dentro de los cinco primero días de cada mes, si se está fuera de este término se justificara las causas sobrevinientes adicionales para realizarlo fuera del término.

Paso 3: A la solicitud de contratación se deberá adjuntar la siguiente documentación:

Documento de Condiciones Técnicas para la elaboración del Estudio de Conveniencia y Oportunidad: Es el documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los estudios previos de conveniencia y oportunidad del proceso de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le asigne el trámite del proceso.

Análisis del Sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

En la contratación directa, el análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del Proceso de Contratación, particularmente las condiciones del contrato, como los plazos y formas de entrega y de pago. El análisis del sector debe permitir a la Entidad Estatal sustentar su decisión de hacer una contratación directa, la elección del proveedor y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.

La Entidad Estatal debe consignar en los Documentos del Proceso, bien sea en los estudios previos o en la información de soporte de los mismos, los aspectos de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013. En un contrato de prestación de servicios profesionales, el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar dicho objeto.

En los Procesos de Contratación de mínima cuantía el alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.

En estos casos, es necesario revisar las condiciones particulares de otros procesos de Contratación similares, acopiar información suficiente de precios, calidad, condiciones y plazos de entrega con otros clientes del proveedor públicos o privados, solicitar información a los proveedores, verificar la idoneidad de los mismos y plasmar tal información en los Documentos del Proceso, siempre con el propósito de que la decisión de negocio sea adecuada y garantice la satisfacción de la necesidad de la Entidad Estatal, cumpliendo los objetivos de eficiencia, eficacia y economía y buscando promover la competencia.

En los procesos de papelería, Tintas y Tóner, Dotación, el analisis del Sector serà realizado por el Abogado designado por la Oficina de Contrataciòn.

Estudio de Mercado: Está compuesto por soportes con los cuales se estableció el

presupuesto oficial. Se debe adjuntar con la solicitud de contratación los soportes de las Invitaciones a Cotizar que la dependencia solicitante haya enviado para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. Las Invitaciones a Cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y precisa. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el promedio que arrojen las cotizaciones; se debe remitir la invitación al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para garantizar un óptimo estudio de mercado. En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener cotizaciones suficientes que permitan establecer las condiciones de mercado, en razón a que los invitados no remitieron cotización, se deberán adjuntar las constancias con las cuales se evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa por parte del invitado a cotizar. Las Invitaciones a Cotizar podrán ser remitidas vía fax, correo electrónico, o entregar las directamente en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar evidencia del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invitación. Adicional a los parámetros antes

establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo con información correspondiente a valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Gran Almacén.

Descripción y justificación de la necesidad: Definición y descripción de la necesidad que el IGAC pretende satisfacer con la contratación, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. En el mismo numeral deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición técnica de la forma en que el IGAC puede satisfacer su necesidad, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos actualizados y con su soporte respectivo.

Objeto y especificaciones técnicas detalladas: Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.

Identificar el tipo de contrato: igualmente identificar los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.

Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.

El perfil del contratista, cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión. Igualmente deben anexar la evaluación realizada a la hoja de vida.

Presupuesto oficial: indicando los rubros presupuestales que deberá afectarse para la contratación: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto.

Garantías: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, o la manifestación sobre la necesidad de exigir o no garantía única cuando el contrato sea inferior al 10% de la menor cuantía.

La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies.

De conformidad con lo dispuesto por el Capítulo I del Título III, “Garantías” del Decreto 1510 de

2013, y teniendo en cuenta la naturaleza de los objetos que contrata el IGAC, a continuación se señalan a título de ejemplo, las garantías más representativas que se establecen en los contratos celebrados:

BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPODEFINICIÓN VALOR ASEGURABLE

DEL AMPAROVIGENCIA DEL

AMPARO

El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridoscon ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de losdineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de

El valor de esta garantía deberá ser equivalente alCiento por ciento (100%)del monto que el contratista reciba a títulode anticipo, en dinero o enespecie, para la ejecución del contrato

Su vigencia se extenderá hasta laLiquidación del contrato.

CUMPLIMIENTO

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPAROVALOR ASEGURABLEDEL AMPARO

Garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusulapenal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. Elamparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado.

El contratista deberá otorgarla con una vigenciaigual al plazo del contratoGarantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel.

El valor de esta garantía serácomo mínimoequivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo

caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%)

del valor total del contrato.

PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPAROVALOR ASEGURABLEDEL AMPARO

El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatalcontratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales aque esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contratoamparado en el territorio nacional.

Deberá extenderse por el plazo del contrato y tresaños más.

El valor de esta garantía no podráser inferior al cinco por ciento(5%) del valor total del contrato

ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPAROVALOR ASEGURABLEDEL AMPARO

El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen comoconsecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada,imputables al contratista.

Su vigencia se iniciará a partir del recibo asatisfacción de la obra por parte de la entidad y noserá inferior a cinco (5)años, salvo que la entidad contratante justifiquetécnicamente la necesidadde una vigencia inferior.

El valor de esta garantía sedeterminará en cada caso deacuerdo con el objeto, el valor, lanaturaleza y las obligacionesContenidas en cada contrato.

CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO

VALOR ASEGURABLEDEL AMPARO

El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante delos perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivadosde la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por elincumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectvo bien o equipo

Durante el plazo de ejecución y la garantíaTécnica otorgada.

El valor de estas garantías sedeterminará encada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato

CALIDAD DEL SERVICIO

DEFINICIÓN VIGENCIA Y VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratistagarantizado que surjan con posterioridad a la terminación delcontrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del

El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con elobjeto, el valor, la naturaleza y las obligacionesContenidas en cada contrato.

RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUALDEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

Daños generados por el contratista encumplimiento del contratoa terceros.

La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución delContrato.

El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidadextracontractual que se pudiera llegar aatribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza.

El Plazo de Ejecución del Contrato a Celebrar: Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 20 de diciembre de cada anualidad.

El lugar de entrega de los Bienes, cuando sea el caso: Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.

La Forma de Pago del Contrato: Si es un único pago o pagos parciales dependiendo del objeto contractual celebrado.

La Indicación de los requisitos habilitantes técnicos: En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un

funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:

¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?

¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación? ¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación? ¿Quien cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación? Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique. Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

5.3.3 De los Procesos de Selección

9. DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de las Entidades Estatales. Esta modalidad de selección tiene menos formalidades que las demás y tiene características especiales.

La modalidad de selección de mínima cuantía es aplicable a todos los objetos de contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima cuantía de la Entidad Estatal, sin importar la naturaleza del contrato.

FUNDAMENTO JURÍDICO

La Ley 1474 de 2011 consagra disposiciones en materia de contratación pública, el artículo 96, modificó el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, incorporando como nueva modalidad de selección la CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.

Mediante el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, (CAPITULO V), se reglamentó la referida modalidad de selección, estableciendo el procedimiento para las “adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad, independientemente de su objeto”.

Esta modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta que la cuantía y el objeto de la contratación no corresponden a ningún otro procedimiento contractual establecido en la Ley 1150 y su Decreto Reglamentario, garantizando la selección objetiva de la oferta más favorable para la Entidad.

1 Procedimiento.

1.1. Etapa preparatoria.

1.1.1. La solicitud de la contratación de mínima cuantía.Será dirigida por el ordenador del gasto a la coordinadora del GIT de contratos de egresos.

1.1.2. Documentación adjunta a la solicitud de contratación de mínima cuantía.

A la solicitud de contratación de mínima cuantía se deberán adjuntar los siguientes documentos.

ESTUDIO PREVIO: En desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone.

DOCUMENTACIÓN DE CONTENIDOS TÉCNICOS: certificaciones, permisos, autorizaciones, licencias y demás documentos técnicos requeridos para dar viabilidad a la contratación requerida.ESTUDIOS Y DISEÑOS: Se deberán adjuntar los documentos que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, (contratos de obra o diseños).

ESTUDIOS DE MERCADO: Es el soporte con el cual se estableció el presupuesto oficial. Se debe adjuntar con la solicitud de contratación los soportes de la invitación a cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección, las cuales deberán contener los requisitos técnicos mínimos del objeto a contratar. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el promedio resultante de cómo mínimo dos (2) cotizaciones.

COTIZACIONES: se deberán adjuntar las cotizaciones que sirvieron de base para establecer el presupuesto oficial.

1.1.3. Estudios previos para procesos de mínima cuantía.

El Instituto debe elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:

1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios. 3. Las condiciones técnicas exigidas. 4. El valor estimado del contrato y su justificación. 5. El plazo de ejecución del contrato. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.7 De haberse previsto, las garantías exigibles al contratista.8 Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad Estatal.

1.2. Procedimiento y generalidades de las modalidades de selección de mínima cuantía.

INVITACIÓN PÚBLICA: Este documento lo genera el sistema de contratación (sico), conforme lo dispone al artículo 85 del Decreto 1 de 2012, El IGAC, formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente - www.colombiacompra.gov.co, que debe contener como mínimo lo siguiente:

La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios. Las condiciones técnicas exigidas.El valor estimado del contrato y su justificación.Cronograma del proceso.Forma de acreditar la capacidad jurídica.Forma de acreditar la experiencia mínima, de haberse exigido.Forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas.Capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando no se haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio.Plazo o condiciones del pago a cargo del Instituto. Indicación del requerimiento de garantías, cuando estas son exigidas.

Acta de cierre del Proceso de Contratación

Es el documento elaborado por el Instituto para dejar constancia de la presentación de las ofertas en el cual debe constar el nombre del oferente y la hora de presentación de la oferta.

El Instituto deberá publicar en el SECOP el acta de cierre en la oportunidad establecida para el efecto en el Cronograma del Proceso de Contratación.

Solicitud para subsanar documentos

El Instituto puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando no represente un cambio sustancial de la oferta.

Informe de evaluación

El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación, el valor de su oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta.

Comunicación de aceptación de la oferta

El Instituto debe aceptar la oferta del oferente que haya cumplido con los requisitos establecidos en la invitación y que haya ofrecido el precio más bajo, mediante documento (electrónico o físico) en el cual indique el supervisor del contrato.

Si hay empate, el Instituto deberá aceptar la oferta presentada primero en el tiempo.

La oferta y la comunicación de aceptación de la misma conforman el contrato y los dos documentos deben ser publicados en el SECOP en la fecha establecida en el Cronograma y si esta no fue establecida se publicara el día hábil siguiente a la adjudicación.

La comunicación de aceptación de la oferta es el acto de adjudicación.

De la Garantía.

El Instituto no está obligado a exigir garantías en los Procesos de Contratación de mínima cuantía.

Si el Instituto decide exigir garantías en los procesos de selección de mínima cuantía debe ser una consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratación y del sector económico al cual pertenecen los posibles oferentes.

Los términos del Proceso de Contratación de mínima cuantía son más cortos que los establecidos para las demás modalidades de selección. El término para presentar ofertas es de por lo menos un día hábil contado a partir de la publicación de la invitación y naturalmente la invitación debe estar publicada por lo menos durante un día hábil.

Colombia Compra Eficiente recomienda que la publicación de los Documentos del Proceso se haga en el día hábil en el cual se adelanta la actuación respectiva para ser consistente con la extensión de los términos previstos para esta modalidad de selección.

COMITÉ ASESOR evaluador: Acorde con el numeral 4 artículo 85 y 27 del Decreto 1510 de 2013, el Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor para la modalidad de mínima cuantía que podrá ser una sola funcionaria (o), y este le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada.

El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

Requisitos Habilitantes

1. Capacidad jurídica Las personas jurídicas acreditan su capacidad jurídica con el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de presentación o por la entidad que tenga la competencia para expedir dicho certificado.

La Entidad Estatal debe verificar la capacidad jurídica de una persona jurídica revisando los siguientes aspectos:a) El objeto social de la persona jurídica para efectos de verificar que esté autorizada para cumplir con el objeto del contrato. El objeto social es transcrito en los certificados de existencia y representación legal.

b) La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal.

c) Las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la oferta y obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato, lo cual se verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal.

d) La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona jurídica para contratar con el Estado. Este requisito lo debe verificar la Entidad Estatal con la presentación de una declaración de la persona jurídica en la cual esta certifique que ni la persona jurídica ni su representante legal están incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones. Adicionalmente la Entidad Estatal debe consultar los sistemas de información de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República.

La Entidad Estatal debe verificar la capacidad jurídica de las personas naturales de la siguiente manera:

a) La mayoría de edad la cual es acreditada con la cédula de ciudadanía, para los nacionales colombianos, y con la cédula de extranjería o el pasaporte para los extranjeros.

La simple presentación de este documento sirve para acreditar la capacidad jurídica.

b) La ausencia de limitaciones a la capacidad jurídica de las personas naturales. Este requisito lo debe verificar la Entidad Estatal con la presentación de una declaración de la persona natural en la cual certifique que tiene plena capacidad y que no está incursa en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones y adicionalmente la Entidad Estatal debe consultar los sistemas de información de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República.

2. Experiencia

Las Entidades Estatales no están obligadas a establecer un requisito habilitante de experiencia en los Procesos de Contratación de mínima cuantía. Si la Entidad Estatal decide establecer un requisito habilitante de experiencia, este debe ser una consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratación, de las características del sector y del objeto del contrato, y debe referirse a la experiencia del oferente en las actividades objeto del Proceso de Contratación.

Si la Entidad Estatal establece requisitos habilitantes de experiencia debe solicitar copias de contratos o certificados expedidos por terceros que hayan recibido del oferente los bienes, obras o servicios objeto del

Proceso de Contratación.

3. Capacidad financiera

Las Entidades Estatales solamente están obligadas a establecer requisitos habilitantes de capacidad financiera en los Procesos de Contratación de mínima cuantía cuando la Entidad Estatal paga antes de la entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios.

Si la Entidad Estatal debe establecer requisitos habilitantes de capacidad financiera debe solicitar los estados financieros auditados del último ejercicio, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, cuando la persona jurídica está obligado a tenerlo o suscritos por el representante legal y el auditor o contador, si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal.

En caso de no lograrse la adjudicación de un proceso de selección de mínima cuantía, la Entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP, será suscrita por el director general del instituto

Adquisición en Grandes Superficies

1. La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener:a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; e) la forma y el lugar de presentación de la cotización, f) la disponibilidad presupuestal.

2. La entidad estatal debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptar la mejor oferta.3. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.4. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA

MENOR CUANTÍA

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la “La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.” Esta modalidad de selección está regulada en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y en el Articulo 59 del Decreto 1510 de 2013 y aplica para los eventos en que el valor total estimado del contrato requerido es igual a la menor cuantía determinada en función del presupuesto anual del IGAC.

Para el efecto,  de esta modalidad los usuarios deberán establecer como modalidad la “SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA”, en razón a la naturaleza del objeto a contratar , como  Objeto complejo: Es aquel que implica para el contratista desarrollar diversas actividades para dar cumplimiento al objeto contratado;   s i se requiere contratar en un mismo objeto el diseño y la construcción de una obra; o la prestación de servicios en los cuales su contratación implica para la Entidad verificar una serie de criterios de carácter técnicos y operativos.

La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Para el efecto, los usuarios que requieran la contratación de bienes, servicios u obras, deberán tener en cuenta Para la

evaluación del proceso de selección, alguno de los siguientes criterios: a) La ponderación de los  elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas que señale el Área Técnica; b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la Entidad.

El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El  riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

En las modalidades de Selección Abreviada, la Entidad deberá tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará,  total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iníciales  del contrato. A continuación se hace una presentación explicativa para conformar una matriz de riesgos adecuada para cada proceso de selección:

Dependiendo del objeto a contratar, La información sobre tratados internacionales: En éste punto se indicará si la contratación respectiva está  cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo157 del Decreto 1510 de 2013.

Sin  perjuicio  de   las  disposiciones  legales  aplicables  a   la  presente  modalidad  de  selección,  a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en procesos de selección de menor cuantía:

AVISO  DE  CONVOCATORIA:  El  Aviso  de  Convocatoria  es  el  acto  por  el  cual  la  Entidad  advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección, de conformidad con el Decreto 1510 de 2012,    artículo  21  y contendrá la información necesaria para dar a conocer como:

El objeto a contratar. La modalidad de selección que se utilizará. La indicación expresa en la cual se establezca si la futura contratación está cobijada por un

Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano. El presupuesto oficial del contrato. El lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el proyecto de pliego de condiciones y

los estudios y documentos previos. Adicional, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a

Mypes o a Mipymes conforme lo señalado en el artículo 152 del Decreto 1510 de 2013.

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura del proceso de selección abreviada, el IGAC, publicará en  la página del SECOP e l Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros  tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles oferentes o  proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. Los pliegos de condiciones se generan por el aplicativo de contratación (sico), como mínimo contemplará los siguientes aspectos:

a) Presupuesto estimado para la contratación.b ) c ondiciones generales para participar en el proceso de selección.c)   La descripción técnica y completa del objeto a contratar anexo 1.d)   Cronograma del proceso desde la publicación pliegos de condiciones en borrador hasta adjudicacióne)   Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponentesf)   La Capacidad Residual de Contratación. (K de Contratación, para el caso de contratos de obra).h)   Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante.i) Criterios de desempate de las propuestas.j)  declaratoria de desierta del proceso.k)   Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato.l)  La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato.m)  Las garantías que exigirá e l I G A C para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato producto del proceso de selecciónn)   Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo  91 de la Ley 1474 de 2011.o)   Como anexo técnico separable

           p) En la modalidad de selección de menor cuantía, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la  circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

A C T O D E   APERTURA:   Es el  Acto  Administrativo que  profiere el ordenador del gasto, con el cual e l I G A C da inicio al proceso de selección abreviada. En cumpl imiento de l artículo 2.4, del Decreto 1 5 1 0 de  2013, señalará lo siguiente:

El objeto de la contratación a realizar. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán

a cabo las audiencias que correspondan. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los

estudios y documentos previos. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. El certificado de disponibilidad presupuestal, . Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las

modalidades de selección.

Concluida la etapa de las observaciones al proyecto  de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común y elaborara el documento de observaciones dando respuesta a todas y cada una de  las observaciones presentadas el cual se publicaría en el secop, concluido esto se modificara el pliego si a ello hay lugar  y se generara el definitivo.

MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES definitivo. la modificación del pliego de condiciones se realizará a mediante de adendas.

El IGAC señalará en el pliego de  condiciones en el cronograma el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso.

El pliego de condiciones de proceso de selección de menor cuantía, se señalará el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de  apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes, dicha manifestación se hará a través correo electrónico, fax o entrega personal

El listado de inscritos se publicara en el secop y en el se incluirá datos del posible oferente como son razón social, identificación, NIT, dirección y teléfono y nombre e identificación del representante legal.

El Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor para realizar la evaluación de los requisitos técnicos mínimos, experiencia, capacidad técnica y cr i terios de evaluación y serán quienes le recomendarán de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada.

El Comité Asesor se conforma por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto conforme el artículo 27 del  Decreto 1510  de  2013, evaluará  las  correspondientes propuestas de  manera objetiva, ciñéndose 3exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

El carácter asesor del Comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el Comité, lo justificará en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

Los miembros del comité asesor deberán revisar  y  conocer   los  estudios previos,  proyecto de  pliego  de  condiciones,  documento de respuesta  a  las  observaciones  formuladas  por  los  posibles  proponentes  al  proyecto  de  pliego  de condiciones, pliego de condiciones definitivo, documento de respuesta a las observaciones formuladas por los posibles proponentes al pliego definitivo y adendas que se puedan generar

Así mismo evaluar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, suscribir la recomendación al ordenador del gasto, en el sentido de adjudicar o declarar desierto, estudiar, analizar y responder las observaciones presentadas al informe de evaluación publicado en el SECOP, Asesorar al ordenador del gasto en la audiencia pública de adjudicación, cuando haya lugar a ello. Asistir y suscribir el acta de audiencia de aclaración al pliego de condiciones y de análisis de riesgos.

El Comité Asesor  evaluador designado por el ordenador del gasto, inicia su función evaluadora con el recibo del memorando de designación y del  pliego de condiciones, las adendas si las hay, el cronograma del proceso y una  copia  de las ofertas presentadas. Para cualquier información que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en el Grupo Interno de Contratos de Egreso.

En la etapa de evaluación los miembros del comité asesor, deberán:

Cumplir lo estipulado en el pliego de condiciones, documentos de aclaraciones y adendas proferidas dentro del proceso de selección.

Revisar la propuesta de acuerdo con el perfil, conocimiento y experiencia del funcionario y/o contratista en el área a evaluar, sin  perjuicio de la responsabilidad del Comité Asesor de conocer todos los aspectos.

Revisados y evaluados en los términos del pliego de condiciones.

.Hacer los requerimientos a través del Abogado del Área de Contratos de los requisitos habilitantes, en los términos del pliego  de  condiciones.

Respecto del principio de subsanabilidad. Cuando el requerimiento sea sobre los documentos soportes del contenido de la oferta y de aquellos que no constituyen factor de escogencia, el Abogado del Área de Contratos previo trámite, convocará al comité asesor para su recomendación y autorización.

Describir detalladamente la observación que se considere pertinente, en relación con la documentación soporte de la propuesta, con el fin de que el Abogado del Área de Contratos requiera al proponente.

La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación, o  resueltos recursos interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta.

Requisitos habilitantes financieros: El  coordinador del Grupo Interno  de Trabajo Contratos de Egreso remitirá copia de las ofertas, acompañadas del pliego de condiciones definitivo y las adendas si se hubieren proferido al  Coordinador del Grupo Interno Gestión Financiera, para la verificación de requisitos habilitantes financieros dicha dependencia remitirá la evaluación de carácter financiero Grupo Interno  de Trabajo Contratos de Egreso el informe que habilitará financieramente al proponente dentro del proceso de selección.

Requisitos habilitantes jurídicos: El  coordinador del Grupo Interno  de Trabajo Contratos de Egreso remitirá las ofertas originales, acompañadas del pliego de condiciones definitivo, adendas si se hubiesen proferido, al  jefe de la oficina asesora jurídica si el proceso supera el 50% de la menor cuantía de la entidad   de lo  contrario la evaluación jurídica la efectuara el Abogado del Área de Contratos. Esta

evaluación  establecerá los aspectos generales del proceso de selección y los  aspectos jurídicos de habilitación del proponente, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a la naturaleza del contrato y al valor del bien, obra o servicio a contratar.

PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO:  El  artículo  28,  del  Decreto  1510 de  2013,  señala  que cuando  de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde  a  circunstancias objetivas del  proponente y  su  oferta,  que  no  ponen  en riesgo  el  proceso,  ni  el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.

ETAPA CONTRACTUAL

Una vez adjudicado el proceso se notificara la resolución de adjudicación personalmente al representante legal de la firma adjudicataria, se realiza propuesta y adjudican y se general la minuta del contrato en original, el memorando de designación de supervisor, y oficio de inicio por el aplicativo de contratacion .

Coordinador revisa y rubrica, se envía al ordenador del gasto para su revisión y rubrica, mediante la hoja de ruta del proceso se hace entrega al ordenador del gasto

El ordenador del gasto recibe revisa y firma los documentos y devuelve a contratación mediante la hoja de ruta del proceso 

El GIT de contratos funcionario designado recibe revisa y se contacta con el adjudicatario para que se presente a suscribir el contrato, una vez firma se envía a presupuesto para el respectivo registro presupuestal y se lleva una copia del contrato, junto con el original de la certificación de la cuenta bancaria del contratista la cual será devuelta a contratación junto con el certificado de registro presupuestal.

Si el contratista debe constituir pólizas las allega al GIT de contratos, el funcionario designado recibe, revisa y tramita con el abogado designado del proceso quien recibe revisa y elabora la aprobación de la póliza para la firma del coordinador del GIT de contrato.

Una vez se encuentra el contrato registrado, las pólizas aprobadas se llama al contratista para que firme el inicio del contrato y se realiza el reparto a cuentas acta de inicio y aprobación de pólizas, al supervisor del contrato se le envía el memorando de designación con los anexos como son acta de inicio, aprobación de pólizas, copia de la oferta, pliego de condiciones, adendas mediante correo electrónico, si se trata de adquisición de bienes se hace reparto mediante correo electrónico al almacén general.

El abogado designado para el proceso una vez realiza el reparto deberá efectuar la publicación del contrato en el SECOP.

ADQUISICIÓN EN BOLSA DE PRODUCTOS: Conforme al artículo 50 del Decreto 1510 de 2013, el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas. En este sentido, la formación,

celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

De acuerdo con el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, se debe dejar constancia del análisis legal, comercial, financiero, organizacional, técnico, y de análisis de riesgo en los Documentos del Proceso, suscritos por el ordenador del gasto.

El área solicitante elabora los estudios previos, estudio de mercado, fichas técnicas de producto y demás documentos que sirven de soporte para la elaboración de la carta de intención y la ficha técnica de negociación.

Igualmente solicita el certificado de disponibilidad presupuestal CDP el cual debe incluir el valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como el asiento en cámara y el registro en bolsa, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación.

De conformidad con el artículo 55 del Decreto 1510 de 2012, las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, de tal manera que sólo aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate.

Este listado actualizado de bienes y servicios deberá mantenerse a disposición de las entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente página web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los interesados.

Si el proceso es mayor a 1000 SMMLV se deberá realizar resolución de delegación.

Una vez recibidos las condiciones por el GIT Contratos de Egreso el Abogado designado revisará la existencia de los elementos o servicio solicitados en el SIBOL y verificará su coherencia con las enviadas por el área encargada.

De acuerdo con las cotizaciones enviadas por el área se revisará el estudio de mercado y se ingresara al aplicativo de contratación.

LOS ESTUDIOS PREVIOS BOLSA DE PRODUCTOS: Los estudios previos para la adquisición en bolsa de productos. Además de los requisitos previstos en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, son generados por el aplicativo de contratación y deberán contener lo siguiente:

a) El precio máximo de la comisión que e l IGAC pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

b) El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.c) Las obligaciones del comisionista comprador y del comitente vendedor.d) La forma de pago del comisionista comprador y del comitente vendedor.e) Las garantías solicitadas al comisionista comprador y del comitente vendedor.

Posteriormente se debe elaborar la ficha técnica de negociación en la cual se contemplan las condiciones de la negociación y los requisitos habilitantes, las compensaciones entre otras, lugar de ejecución, forma de pago y demás condiciones necesarias para el cumplimiento del objeto contractual, así como la carta de intención que contiene las condiciones que debe cumplir el comisionista comprador en el proceso de selección que se llevará en la BMC.

Conforme el artículo 52 del Decreto 1510 de 2013, las entidades estatales podrán exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección, a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor, como son: El comisionista debe certificar en documento independiente, suscrito por el representante legal  y el contador público de la firma comisionista, los activos y/o patrimonio de acuerdo con el tipo de negociación a realizar.

Las bolsas de productos podrán exigir a sus miembros comisionistas el cumplimiento de requisitos habilitantes para actuar como comisionistas compradores y/o vendedores, en tratándose de negociaciones por cuenta de entidades estatales. La selección objetiva de los comisionistas de entidades estatales, previa solicitud a la bolsa formulada por e l I n s t i t u t o m e d i a n t e l a c a r t a d e i n t e n c i ó n s u s c r i t a p o r e l o r d e n a d o r d e l g a s t o , se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa.

Elaborado todos los documentos se deben enviar a la bolsa para revisión y observaciones, la bolsa las devuelve el abogado designado deberá ajustar las observaciones con control de cambio y remitir nuevamente a la bolsa. Al encontrarse aprobadas las fichas técnicas de producto, ficha técnica de negociación y la carta de intención, se realiza la resolución de apertura del proceso y una vez rubricados por el Coordinador del GIT Contratos de Egreso y se envían la totalidad de los documentos a firma del ordenador del gasto respectivo y se enviarán los documentos en análogo a la bolsa para la publicación en el boletín para llevar a cabo la selección del comisionista comprador para el respectivo proceso y en físico mediante oficio suscrito por el Coordinador del GIT Contratos de Egreso.

Una vez publicado el boletín informativo este establecerá la fecha en la cual se llevará a cabo en la Sala de Ruedas de la Bolsa, el proceso por medio del cual se seleccionará a la firma comisionista que actuará por cuenta de la entidad, en sus compras en el Mercado de Compras Públicas – MCP de la Bolsa.

Al recibir el acta de selección de la firma comisionista con el porcentaje de comisión a cancelar se realiza la propuesta y adjudicación y se genera la minuta del contrato en original, el memorando de designación de supervisor, y oficio de inicio por el aplicativo de contratacion.

El Coordinador del GIT Contratos de Egreso revisa y rubrica y envía al ordenador del gasto respectivo para su revisión y rubrica, mediante la hoja de ruta del proceso.

El ordenador del gasto recibe revisa y firma los documentos y devuelve a contratacion mediante la hoja de ruta del proceso.

El GIT de contratos mediante el funcionario designado recibe revisa y se contacta con el adjudicatario para que se presente a suscribir el contrato, una vez firma se envía a presupuesto para el respectivo registro presupuestal y se lleva copia del contrato con los datos solicitados, junto con el original de la certificación de la cuenta bancaria del contratista la cual será devuelta a contratación junto con el certificado de registro presupuestal.

Dispone el artículo 56 del Decreto 1 5 1 0 de 2013, “Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de la entidad estatal comitente la garantía única de cumplimiento de conformidad con el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007 y las normas que lo reglamenten, en relación con el valor de la comisión que se pagará al comisionista por sus servicios.”

El contratista deberá constituir pólizas y las allegara al GIT de contratos, el funcionario designado recibe, revisa y tramita entrega al abogado designado del proceso quien recibe revisa y elabora la aprobación de la póliza para la firma del coordinador del GIT de contrato.

Una vez se encuentra el contrato registrado, las pólizas aprobadas se contacta al contratista para que firme el inicio del contrato y se realiza el reparto a cuentas del acta de inicio y aprobación de pólizas, al supervisor del contrato se le envía el memorando de designación con los anexos como son acta de inicio, aprobación de pólizas, carta de intención, ficha técnica de producto y negociación mediante correo electrónico.

El abogado designado para el proceso una vez realiza el reparto deberá efectuar la publicación del contrato en www.colombiacompra.gov.co.

El comisionista comprador del Instituto abrirá el proceso en la bolsa a observaciones de los posibles vendedores a las fichas técnicas de producto y de negociación, se reciben por parte del comisionista quien mediante correo electrónico las tramita al GIT Contratos, quienes darán traslado al área técnica para su respectiva revisión y respuesta, el GIT contratos recibe las respuesta y las consolida se envían al comisionista para la publicación en el mercado de compras públicas.

Se deben hacer los ajustes necesarios de acuerdo con las observaciones realizadas tanto a la Ficha Técnica de negociación como a la o las Fichas Técnicas de producto o servicio.

Una vez realizados los ajustes se envían las Fichas técnicas de producto o servicio y de negociación para que se publiquen en el boletín de compra en la bolsa que tendrá un término de siete (7) días hábiles, vencido este término saldrá el comisionista comprador a rueda de negocios a comprar los bienes o servicios a nombre del Instituto. En la negociación en bolsa de productos el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio. La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos de estas dispongan para el efecto. Una vez cerrada la operación en bolsa el comisionista deberá a llegar al IGAC los comprobantes de negociación correspondiente con el fin de que el Instituto pueda realizar los desembolsos correspondientes a la Cámara de Compensación de la bolsa, el coordinador de contratación proyecta el memorando para el área financiera suscrito por el ordenador del gasto autorizando los pagos de acuerdo con los comprobantes de negociación y se entrega en el área financiera.

El GIT Gestión financiera realiza los respectivos registros presupuestales, de acuerdo con lo consignado en el memorando enviado y en los comprobantes de negociación.

De igual forma y en aplicación del artículo 57 del Decreto 1510 de 2013, la entidad estatal comitente deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada, esta garantía será cubierta con el presupuesto destinado para el proceso y será parte del valor a pagar, así mismo lo deberá hacer el comitente vendedor, además la entidad estatal podrá exigir al comitente vendedor garantías adicionales a las señaladas en el presente artículo, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

El término dentro del cual el comitente vendedor deberá allegar las pólizas está acordado en la ficha técnica de negociación.

Cuando se encuentre registrada la negociación a favor del comitente vendedor y aprobadas las pólizas respectivas, de acuerdo con el artículo 58 del Decreto 1510 de 2013 se realizará la designación del supervisor mediante memorando que deberá ser rubricado por el Coordinador del GIT Contratos de Egreso y suscrito por el ordenador del gasto respectivo. Así mismo se le enviaran copias de los comprobantes de negociación y de la designación de supervisor al Almacén General, si aplica.

SUBASTA INVERSA

La modalidad de selección abreviada por subasta inversa, se adelanta para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización de conformidad al Título I Capito II del Decreto 1510 de 2013.

Este proceso de selección abreviada puede ser presencial o electrónico. La Entidad en los dos últimos años las ha venido realizando por medios electrónicos, debido a la celeridad y eficiencia de utilizar este tipo de certamen a través de una plataforma informática. Sólo cuando la Instituto no cuente con los medios o mecanismos para realizarse electrónicamente se hará de manera presencial en los términos fijados por este manual.

De conformidad al artículo 40 del decreto 1510 de 2013, en los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la entidad estatal debe indicar:

1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos.

2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.

El GIT de contratos mediante el abogado designado para el proceso proyecta y elabora el Aviso de Convocatoria para firma del ordenador del gasto que contendrá como mínimo:

1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.4. La modalidad de selección del contratista.5. El plazo estimado del contrato.6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.11. El Cronograma.12. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

CONVOCATORIAS LIMITADAS: De conformidad con el capítulo II del Decreto 1510 de 2013, “Incentivos en la contratación pública”, debe limitar a las Mipyme nacionales con mínimo un (1) año de existencia la convocatoria del Proceso de Contratación en la modalidad de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos cuando:

1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; y

2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

Las Entidades Estatales pueden realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en los departamentos o municipios en donde se va a ejecutar el contrato. La Mipyme debe acreditar su domicilio con el registro mercantil o el certificado de existencia y representación legal de la empresa.

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura del proceso de selección, el Git de contratos abogado designado publicará en la página del SECOP e l Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del

Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones durante un término de cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de publicación a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones se genera por el aplicativo de contratación y como mínimo contemplará los siguientes aspectos:

a) Indicación de las condiciones generales para participar en el proceso de selección. b) Presupuesto estimado para la contratación.c) La descripción técnica y completa del objeto a contratar.d) Cronograma en el cual se indique la fecha de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones y el plazo que tienen los posibles oferentes para formular observaciones al mismo.e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponente. f) Las causales de rechazo.g) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante. h) Criterios de desempate de las propuestas.i) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso.

j Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato.k) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato.l) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato producto del proceso de selección, así con la eventual responsabilidad extracontractual que se derive del mismo.m) Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo 35 del Decreto1510 de 2013, y artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.n) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o los requerimientos técnicos.o) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista o funcionario)responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos por terceros con cargo a los recursos de la nación. El interventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,1510 de 2013 y este Manual. La supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por consiguiente,cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales. En loscasos que deba contratarse la interventoría y/o supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el proceso de selección correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la supervisión, vigilancia y control del IGAC.

El GIT de contratos proyecta y elabora para firma del ordenador del gasto el acto de Apertura q u e es el Acto Administrativo, con el cual el IGAC da inicio a un proceso de selección. Dando cumplimiento al artículo 24 del Decreto 1510 de 2013, y en cual se señalará lo siguiente:

El acto administrativo de Apertura debe señalar:1. El objeto de la contratación a realizar.2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.3. El Cronograma.4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, e l IGAC podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual el grupo interno de contratos las relacionara en un documento de observaciones el cual será publicado en el portal único de contratación.

EL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO. Debe contener Además de las reglas generales previstas en la ley y en el presente decreto, debe indicar a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.

Conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993 se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de selección durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 y el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013.

La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas, En virtud de lo señalado por el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013.

La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

El IGAC señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993

En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso.

El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará de conformidad con lo señalado en el numera l 3 artículo 41 del Decreto 1510 de 2013. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, el IGAC procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones.

En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, sólo será aplicable por la entidad lo previsto en la ley de contratación publica, respecto del precio final obtenido al término de la misma. En caso de que se rechace la oferta, la Entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso.

Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.

ADJUDICACIÓN A ÚNICO PROPONENTE: Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, el IGAC   cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.

Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente decreto.

La entidad estatal debe estructurar la subasta inversa de manera que antes de la adjudicación, los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta.

La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante un período para la presentación de lances. La entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos. En el evento que sea electrónica el procedimiento para la misma se señalara en el pliego de condiciones y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos.

Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la entidad estatal debe reiniciar la subasta.

Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma.

Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios

Las entidades estatales de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes.Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, periódicamente debe efectuar Procesos de Contratación para suscribir Acuerdos Marco de Precios, teniendo en cuenta los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes contenidos en los Planes Anuales de Adquisiciones de las entidades estatales y la información disponible del sistema de compras y contratación pública.

Las entidades estatales pueden solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia Compra Eficiente debe estudiar la solicitud, revisar su pertinencia y definir la oportunidad para iniciar el Proceso de Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado.

Colombia Compra Eficiente debe publicar el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la entidad estatal en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la entidad estatal pueda satisfacer la necesidad identificada.

Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la entidad estatal de que trata el inciso 1° del artículo 46 del decreto 1510 de 2013 está obligada a suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios. Las entidades estatales no deben exigir las garantías de que trata el Título III de las Disposiciones Especiales en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga lo contrario.

Colombia Compra Eficiente debe diseñar y organizar el Proceso de Contratación para los Acuerdos Marco de Precios por licitación pública y celebrar los Acuerdos Marco de Precios.

El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de: a) evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los compradores; b) proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y c) actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación.

SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA: En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, el IGAC podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía; , no se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.

MODALIDAD DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

El artículo 2 numeral 1 de la ley 1150 de 2007 establece que la escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones contenidas en los numerales 2, 3 y 4 del precitado artículo 2.

La Licitación Pública está regulada en el artículo 30 de la ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y los artículos 14 (parcialmente suspendido por el Consejo de Estado mediante auto radicado No. 2009 00035-00[36.601] del 27 de mayo de 2009, confirmado el 6 de agosto de 2009) y artículos 38 y 39 del Decreto 1 5 1 0 de 2013; mediante la modalidad de licitación pública, la Entidad contratará objetos completos cuya cuantía supere la menor cuantía del IGAC.

Para el efecto, en este literal los usuarios deberán establecer como modalidad la “LICITACIÓN PÚBLICA”, en razón a la (naturaleza del objeto a contratar “Objeto Complejo”*), y (la cuantía del proceso de selección, la cual debe superar la “menor cuantía**”).

*Objeto complejo: Es aquel que implica para el contratista desarrollar diversas actividades para dar cumplimiento al objeto contratado; sucede así, cuando por ejemplo se requiere contratar en un mismo objeto el diseño y la construcción de una obra; o la prestación de servicios en los cuales su contratación implica para la Entidad verificar una serie de criterios de carácter técnicos y operativos.

FACTORES DE SELECCIÓN: La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Los usuarios que requieran la contratación de bienes, servicios u obras, deberán tener en cuenta los siguientes criterios, para la evaluación de las propuestas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas que señale el Área Técnica. b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la Entidad. Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en la modalidad de selección por licitación pública:

a). El aviso de la convocatoria pública (Este aviso deberá publicarse en el SECOP y en la página web de la entidad)

b) El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

c) Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

d) El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.

e) El pliego de condiciones definitivo (Formato dispuesto por Colombia Compra Eficiente)

f) El acta de la audiencia de as igna c ión de r i esgos y aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

g) El acto administrativo de suspensión del proceso.

h) El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

i) Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.

j) El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso. Formato F-BS-07 Acta de cierre del proceso de selección.

k) Los informes de verificación y evaluación que emita el correspondiente comité evaluador.

l) El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

m) El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencialo su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

n) El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.

o) El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.p) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

El Aviso de Convocatoria es el acto por el cual la Entidad advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013.

El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en la página del SECOP y en la página Web del IGAC, y contendrá la información necesaria para dar a conocer:

1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato.

6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

12. El Cronograma.

13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

Previa a la apertura de la l ic i tac ión, se publicará en la página del SECOP e l Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo. 2. La modalidad del proceso de selección y su justificación. 3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar. 4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista. 5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato. 6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. 7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar. 8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes. 9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. 14. El Cronograma.

Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir en el pliego de condiciones definitivo los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

La Resolución de Apertura es el Acto Administrativo que profiere el competente contractual del IGAC, con el cual la Entidad da inicio a un proceso de selección. El artículo 24 del Decreto 1510 de 2013, establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos (…)". La Resolución de Apertura señalará lo siguiente:1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El Cronograma.4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

De conformidad con el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de Licitación, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta y deberá contener como mínimo:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.

14. El Cronograma.

Conforme lo dispone el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, En la modalidad de Licitación Pública, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego.

AUDIENCIA DE ASIGNACION DE RIESGOS.

En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.

Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.

Formato Audiencia de aclaración de pliegos y análisis de riesgos

ADENDAS. La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas, en virtud de lo señalado por el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013.

El IGAC señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso.

Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m., a 7:00 p.m.

DISPOSICIONES APLICABLES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES EN PROCESOS DE LICITACIÓN CUYA PRESENTACIÓN DE OFERTA SE HACE DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El artículo 38 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades estatales podrán utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en procesos de Licitación Pública, para tal efecto, en el pliego de condiciones se establecerán las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja.

Acorde con el parágrafo segundo del artículo 38 del Decreto 1510 de 2013, el Ordenador del Gasto designará el Comité eva luador que le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada.

DECLARATORIA DE DESIERTA: Cuando la licitación pública se declara desierta y persiste la necesidad de contratar, conforme el artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la

declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía; para el efecto, no se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013, “la licitación se adjudicará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.

3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya señalado con anterioridad.

4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación.

5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

Formato Acta de Audiencia de Adjudicación (F-BS-03)

MODALIDAD DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS

La entidad debe seleccionar sus contratistas a través del concurso de méritos para la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.

El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto número 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Además de las reglas generales previstas en la ley y en el presente decreto, las siguientes reglas son aplicables al concurso de méritos abierto o con precalificación:

1. La entidad estatal en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

2. La entidad estatal debe publicar durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.

3. La entidad estatal debe revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.

4. La entidad estatal debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la entidad estatal y el alcance de

la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

5. Si la entidad estatal y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

6. Si la entidad estatal y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, la entidad estatal debe declarar desierto el proceso de contratación.

AVISO DE CONVOCATORIA EN CONCURSO DE MÉRITOS: Según el artículo 69 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad estatal decide adelantar el concurso de méritos con precalificación debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el Secop que debe tener la siguiente información:

1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.

2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

3. Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

4. El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

5 El cronograma de la precalificación.

Luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, el Instituto debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación. La entidad estatal debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el Secop por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

Audiencia de precalificación. La entidad estatal debe efectuar una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. Si la entidad estatal establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.

Si la entidad estatal no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.

Efectos de la precalificación. La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad estatal a abrir el proceso de contratación.

CONVOCATORIAS LIMITADAS: De conformidad con el artículo 152 del Decreto 1510 de 2013, “Convocatoria limitada

a Mipymes”, en los procesos de selección de Concurso De Méritos, la convocatoria se limitará exclusivamente a Mipymes (micro, pequeña empresa y mediana empresa), siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

a) La cuantía del proceso esté por debajo de los US$125.000 dólares americanos.b) Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria exclusivamente a Mipymes.c) Se haya acreditado mínimo un año de existencia por parte de la Mipyme que manifestó interés.

Las Entidades Estatales pueden realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en los departamentos o municipios en donde se va a ejecutar el contrato. La Mipyme debe acreditar su domicilio con el registro mercantil o el certificado de existencia y representación legal de la empresa.

La Mipyme nacional debe acreditar su condición con un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley.

En las convocatorias limitadas, la Entidad Estatal debe aceptar solamente las ofertas de Mipyme, Consorcios o Uniones Temporales formados únicamente por Mipyme y promesas de sociedad futura suscritas por Mipyme.

Previa a la apertura de un proceso de selección, la Entidad publicará en la página del SECOP un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:

a) Indicación de las condiciones generales para participar en el proceso de selección. b) Presupuesto estimado para la contratación.c) La descripción técnica y completa del objeto a contratar.d) Cronograma en el cual se indique la fecha de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones y el plazo que tienen los posibles oferentes para formular observaciones al mismo.e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponentes.f) Las causales de rechazo.g) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante. h) Criterios de desempate de las propuestas.i) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso j) Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato.k) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato.l) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato producto del proceso de selección, así con la eventual responsabilidad extracontractual que sederive del mismo.m) Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo 35 del Decreto1510 de 2013, y artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.n) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o los requerimientos técnicos.o) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista o funcionario)responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos por terceros con cargo a los recursos de la nación. Elinterventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,734 de 2002 y este Manual. La supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por consiguiente, cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales. En los casos que deba contratarse la interventoría y/o supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el proceso de selección correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la supervisión, vigilancia y control del IGAC.

DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Conforme lo dispone el artículo 17 del Decreto 1510 de

2013, en la modalidad de concurso de méritos, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, facultativa dentro del procedimiento de concurso de méritos.

RESOLUCIÓN DE APERTURA: La Resolución de Apertura es el Acto Administrativo que profiere el competente contractual del IGAC, con el cual la Entidad da inicio a un proceso de selección. El artículo 24 del Decreto 1510 de 2013 establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos (…)". La Resolución de Apertura señalará lo siguientes:

El objeto de la contratación a realizar. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

RESOLUCIÓN DE APERTURA EN EL CONCURSO DE MÉRITOS EN EL CUAL SE HAGA USO DE PRECALIFICACIÓN: El artículo 68 del Decreto 1510 de 2013, dispone que en la etapa de planeación del concurso de méritos, la entidad puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.

Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

De conformidad con el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de Concurso de Méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:

a) La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

b) Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de lasmismas, y la adjudicación del contrato.

c) Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

d) Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

e) La información a que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas En virtud de lo señalado por el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013.

El IGAC señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los

proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso.

En virtud del artículo 1 9 del Decreto 1 5 1 0 de 2013, la entidad estatal publicará el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo. Esta publicación aplica para las modalidades de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada.

El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada y concurso de méritos. La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. Subirlo a generalidades

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA

6.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN: Se acude a esta modalidad por disposición expresa de la ley cuando se presenta una de las causales del artículo 2 de la ley 1150 de 2007. Estas causales son:

6.1.1 URGENCIA MANIFIESTA: El artículo 42 de la ley 80 de 1993 autoriza al representante legal de la entidad estatal a declarar la urgencia "manifiesta", debido a situaciones excepcionales relacionadas con calamidades, desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior o conmoción interior, emergencia económica, social o ecológica o vinculadas a la imperiosa necesidad de impedir la parálisis de un servicio público y, como consecuencia, para prescindir de la licitación o concurso público, que ordinariamente aplicará para seleccionar al contratista.

No se exige para la declaratoria de urgencia manifiesta autorización previa. Por ello dada la inmediatez en la contratación puede procederse directamente a su declaratoria; inclusive si la urgencia no permite la suscripción de contrato escrito. Igualmente puede prescindirse del acuerdo acerca de la remuneración, dejando constancia de la autorización impartida por la Administración. Celebrados los contratos originados en dicha urgencia, se remitirán con el acto administrativo que la declaró, al órgano que ejerce el control fiscal en la entidad.

6.1.2 CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS: Implica el endeudamiento de la Nación y de ahí que la competencia para celebrarlos está en cabeza del Presidente de la República en virtud de la Constitución Política. Esta competencia ha sido delegada a los Ministros y Jefes de Departamentos Administrativos. Las contrataciones de empréstitos en la medida en que involucran operación de crédito público, se regulan por el decreto 2681 de 1993 que reglamenta parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas; y el decreto 2283 de 2003 que reglamenta algunas operaciones relacionadas con crédito público.

6.1.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Previstos en el literal c, numeral 4 del artículo 2, literal 20 de la ley 1150 de 2008, los contratos interadministrativos se pueden contratar directamente siempre que las obligaciones derivadas de los mismos se relacionen directamente con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

En similar sentido al expuesto, el artículo 3.4.2.1.1., del Decreto 734 de 2012 establece que las entidades estatales celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal.

De igual forma el artículo 92. De la Ley 1474 de 2011, en su literal C, dispone que se pueden celebrar contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las Sociedades de Economía Mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras.

6.1.4 CONTRATACIÓN RESERVADA DEL SECTOR DEFENSA Y LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INTELIGENCIA: Prevista en el numeral 4, literal d, del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 3.4.2.2.1., del Decreto 734 de 2012.

6.1.5 DE LOS CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS: El artículo 3.4.2.3.1., del Decreto 734 de 2012, dispone: “Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. En todo caso, en el acto administrativo que dé inicio al proceso, la entidad justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.”

6.1.6 LOS CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO: Aquellos que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de restructuración de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.

6.1.7 DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES: Artículo3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2112, Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes: I. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. II. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo.

6.1.8 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES. El artículo 3.4.2.5.1., del Decreto 734 de 2012, establece: “Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales”.

NOTA: De conformidad con el artículo 3º del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1º del Decreto2209 de 1998, los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, solo se podrán celebrar cuando no exista personal en la planta con capacidad para realizar las actividades que se contratan; enconsecuencia, para llevar a cabo toda contratación de servicios con personas naturales y jurídicas, debe estarpreviamente suscrita la certificación o autorización emitida por el Subdirector de Operaciones. FormatoCERTIFICACIÓN (F-BS-09)

6.1.9 ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES: El artículo 3.4.2.6.1., del Decreto 734 de 2012,

establece, “Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

6.2 ETAPA PREPARATORIA:

6.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: Será dirigida por SIGOB al competente contractual (Subdirector de Operaciones o Jefe del Área Administrativa), debidamente suscrita por el funcionario del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente.

La competencia contractual está determinada por la cuantía del proceso en los siguientes términos:

Subdirector de Operaciones: Contratación Directa que supere la “menor cuantía” de la Entidad, o en aquella sin cuantía. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo). Jefe Área Administrativa: Contratación Directa que esté por debajo la “menor cuantía” de la Entidad. VerDocumento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS

6.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN CONTRATO DIRECTO: A la solicitud de contratación en la cual se invoque la aplicación de una causal de Contratación Directa, se deberán adjuntar además del DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS**, como mínimo los siguientes documentos:

I. “Contratos Interadministrativos”: I. El certificado de existencia y representación legal, o la acto jurídico de creación de la Entidad ejecutora, en los cuales se verifique su objeto II. La copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales. III. Certificación Bancaria. IV. Copia del RUT. V. Certificación de parafiscales. VI. Formato de Información de Clientes y Proveedores. VII. Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal.

II. “Inexistencia de pluralidad de oferentes”: Se deberá allegar el soporte que acredite la inexistencia de pluralidad de oferentes para llevar a cabo la contratación requerida, dicha acreditación en todo caso deberá ceñirse a los lineamientos dispuestos por el artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012. Teniendo en cuenta la calidad de la persona que suscribirá el contrato, se deberá allegar adicionalmente la siguiente documentación: Para el caso de personas jurídicas: a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días. b) Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN. c)

Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. f. Formato de Información de Clientes y Proveedores. Para el caso de personas naturales: a) Copia de la cédula de ciudadanía. b) Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de Seguridad Social en calidad de COTIZANTE. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la IDONEIDAD de la persona a contratar. e) Formato de Información de Clientes y

Proveedores.

III. “Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales”:

Para el caso de personas jurídicas se allegará lo siguient e : a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días. b) Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. f. Formato de Información de Clientes y Proveedores.

Para el caso de personas naturales: a) Copia de la cédula de ciudadanía. b) Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de Seguridad Social en calidad de COTIZANTE. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la IDONEIDAD de la persona a contratar. e) Copia de las certificaciones laborales con las cuales se verifique la EXPERIENCIA DIRECTAMENTE RELACIONADA con el objeto a contratar de la persona natural correspondiente. f) El “Formato único de estudio de confiabilidad de funcionarios” debidamente diligenciado con fotografía reciente. (Previa suscripción del contrato, la Entidad verificará que el correspondiente estudio de seguridad se haya efectuado).

NOTA: De conformidad con lo dispuesto por el articulo 227, del Decreto 019 de 2012, “Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP- administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces”.

IV. “Arrendamiento y adquisición de inmuebles”:

Para el c aso de adquisi ci ón de inmuebles: a) Las autorizaciones a que haya lugar. b) El avalúo comercial que servirá de base para la negociación. c) Certificado de libertad y tradición del inmueble. d) Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble. e) Copia de la cédula de ciudadanía del propietario. f) Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado. g) El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y de los Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del vendedor.

Para el caso de ar r endamiento de inmuebles: a) El análisis de las condiciones de mercado que se haya tenido en cuenta para el arrendamiento objeto de contratación. b) El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y de los Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del arrendador c) Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble. d) Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble. e) Copia de la cédula de ciudadanía del propietario. f) Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado.

*NOTA: Los usuarios del IGAC, que requieran una contratación invocando alguna de las causales de contratación directa, deberán efectuar dentro del respectivo documento de insumos técnicos la justificación de dicha causal, para el caso de la contratación de servicios personales, deberán establecer de manera clara y precisa la idoneidad y experiencia del futuro contratista, quien en todo caso debe acreditar que cuenta con la capacidad e idoneidad directamente relacionada con el objeto a contratar.

6.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. En virtud de lo dispuesto por el artículo 3.4.1.1. del Decreto 734 de 2012; “Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

En los eventos previstos en los literales b) y d) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y en los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República, no requieren de acto administrativo alguno, y los estudios que soportan la contratación, no serán públicos.

Parágrafo 1°. En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el presente artículo, y no requerirá de estudios previos.

Parágrafo 2°. En tratándose de los contratos a los que se refiere el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto no será necesario el acto administrativo a que se refiere el presente artículo. (…)”

DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El artículo 217 del Decreto 019 de 2012, dispone “DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES”. El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley1150 de 2007 quedará así:

"Artículo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión."

La liquidación de los contratos se hará conforme el artículo 11 de la ley 1150 de 2007:

La liquidación bilateral es el acuerdo de voluntades que detalla el estado final de la ejecución de las obligaciones adquiridas por las partes del contrato, como consecuencia de su ejecución, o de la terminación anticipada del mismo.

La liquidación unilateral ocurre cuando no se logra acuerdo con el contratista sobre la liquidación del contrato, o cuando éste no atendió las invitaciones que por escrito la entidad le formuló para liquidarlo de mutuo acuerdo. En este evento EL IGAC lo liquidará mediante resolución motivada susceptible del recurso de reposición, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo.

Si el contratista o la administración suscriben el acta con anotaciones que exceptúan aspectos de los allí contenidos, se estará en presencia de una liquidación parcial del contrato y los puntos salvados podrán discutirse ante la jurisdicción, o someterse a mecanismos alternativos de solución de conflictos.

La liquidación se hará dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del término que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si

vencido el plazoanteriormente establecido no se liquida el contrato, podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren las anteriores hipótesis, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.

Vencido el plazo de ejecución del contrato se surtirán los siguientes trámites:

El interventor o supervisor, una vez finalizada la ejecución del contrato y tramitados todos los pagos, solicitará al competente contractual la liquidación del contrato, para el efecto, deberá:

Elaborar el INFORME FINAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, en el cual se consignará lo siguiente: I. Balance de ejecución del contrato, en el cual se discriminen el valor total, los valores cancelados y el saldo del contrato, cuando sea el caso. II. La calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento.

Gestionar la firma del contratista en la correspondiente Acta de Liquidación.

CAPÍTULO CUARTO MULTAS Y PENA PECUNIARIA

Es obligación del Supervisor o Interventor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas, e informar al Área de Contratos, cuando los requerimientos no sean atendidos a satisfacción u oportunamente, quien a su vez, con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de las medidas respectivas y respetar la audiencia del contratista y su derecho de defensa, citará al contratista a una audiencia de descargos o enviará nuevamente un requerimiento escrito al contratista, lo anterior de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. En todo caso, se dará cumplimiento a las condiciones pactadas en el contrato respectivo.

En cumplimiento del artículo 29 de la Constitución Política que establece el debido proceso, en la gestión contractual del IGAC todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como éste Manual. En tal sentido, EL IGAC en los términos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, con observancia del siguiente procedimiento:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el supervisor lo requerirá a efectos de conminarlo al cumplimiento de dichas obligaciones.b) Si efectuado el requerimiento el contratista es renuente a dar cumplimiento al objeto contractual o a sus obligaciones, el supervisor mediante escrito remitido al competente contractual le informará sobre la situación acaecida.c) Recibida la comunicación por parte del competente contractual, éste la remitirá a la Jefe del Área de Contratos.d) La Jefe del Área de Contratos citará al contratista a una audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

e) En desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.f) Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.g) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la Entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.h) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa.En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. EL IGAC podrá terminar el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…Secretaría General / Subdirector / Jefe de Oficina / Director Territorial

1. Realice el estudio del sector y del mercado del bien o servicio a adquirir

No olvide consultar la guía expedida por Colombia Compra Eficiente.

Que el estudio del sector es fundamental en el buen desarrollo del futuro proceso de contratacion, para lo cual se recomienda elaborar un documento homogéneo para ser remitido a todos los proveedores del bien o servicio a adquirir en igualdad de condiciones Revise que su necesidad se encuentra incluida en el plan anual de adquisiciones y que el valor programado corresponda al resultado del estudio del sector

2. Realice el documento que contenga las condiciones de contratación

Este documentos debe contener: objeto, justificación de la necesidad, las especificaciones técnicas del bien, la justificación y ponderación de los criterios de evaluación, el plazo, el valor del contrato, obligaciones del contratista, supervisor del contrato, requisitos jurídicos, financieros y técnicos especiales para la adquisición del bien o servicio. Envíe, mediante memorando de tramitación al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial, los documentos con la información mencionada en los numerales de este procedimiento. No olvide remitir el digital al coreo electrónico contratacion@igac.gov.co

3. Solicite y obtenga el certificado de disponibilidad presupuestal

Se debe solicitar de acuerdo con el valor que arroje el estudio de mercadoEl valor del CDP debe respaldar la contratación, incluyendo el IVA, según corresponda y el gravamen a las transacciones financieras, si es del caso.

4. Radique la carpeta que contenga la documentación necesaria para iniciar

La debe radicar en el GIT

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

su proceso de contratación. Contratos de Egreso mediante el memorando respectivo

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

5. Reciba, verifique y asigne el proceso de contratación.

Se debe revisar que los requerimientos programados se encuentran en el plan anual de adquisiciones.

Revise que el proceso de contratación cumpla con los requisitos legales para dar cumplimiento al mismo, que cuente con CDP, que los criterios de evaluación se encuentren debidamente justificados y que el estudio de mercado y el análisis del sector al igual que las condiciones de contratación presentadas por el área responsable del proceso con el fin de verificar que cumpla con los requisitos exigidos en la ley y las guías y manuales expedidos por Colombia Compra Eficiente.

Asigne el proceso de contratación para su trámite a un funcionario o contratista del GIT Contratos de Egreso. En la Dirección Territorial inicie el trámite.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

6. Revise la documentación del proceso de contratación que le fue asignado.

Revise el estudio del sector y las condiciones de contratación.

Revise que el proceso de contratacion no esté cubierto por un acuerdo marco de precios.

Igualmente revise si el ordenador del gasto tiene la delegación para iniciar el proceso de contratación de lo contrario proyecte para la firma del Director General de la Entidad, la resolución de delegación contractual, la cual un vez se encuentre firmada debe ser numerada y fechada en la Secretaría General.

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

7. Elabore el estudio de mercado y el estudio de conveniencia y oportunidad en el SICO

8. Proyecte el aviso de convocatoria y el proyecto de pliego de condiciones, el análisis del riesgo en las tablas dispuestas para el mismo y el Oficio para la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.

Estos documentos deben ser revisados en la Sede Central por el Coordinador del GIT Contratos de Egreso y en las direcciones territoriales por el profesional con funciones de abogado.

Envíe mediante correo electrónico el pliego de condiciones para la revisión y visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y del GIT Gestión Financiera.

Si las áreas antes mencionadas realizan observaciones a los documentos antes mencionados, proceda a realizar las correcciones respectivas.

Apruebe el ECO en el sistema y envíelo junto con el estudio de mercado y el aviso de convocatoria para la firma del ordenador del gasto y el responsable del estudio de mercado. Envíe el oficio a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.

El Oficio de presidencia debe tener el cronograma y la información del proceso

9. Publique en el SECOP y en la página web del Instituto, hasta tres avisos de convocatoria pública

Recuerde que debe convocar a las veedurías ciudadanas.

10. Publique en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones, el estudio de conveniencia y oportunidad, el análisis del sector, las tablas de riesgos y los documentos que

Recuerde que en la licitación el proyecto de pliego se publica por diez (10) días hábiles.

Durante el periodo de publicación

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

sirvieron de base para su elaboración del proyecto de pliego de condiciones los interesados pueden presentar observaciones las cuales se deben radicar en correspondencia.

Remita dichas observaciones mediante segundo trámite al área responsable de contestarlas.

Si las observaciones son presentadas en horas no hábiles o que no esté en servicio correspondencia se deben tramitar mediante memorando de tramitación.

No olvide registrar un tiempo para la respuesta dando cumplimiento a los términos dispuesto en el proyecto de pliego de condiciones.

Consolide y publique las observaciones y las respuestas a las mismas antes de la publicación de la resolución de apertura del proceso y del pliego de condiciones definitivo.

Las observaciones que se acepten se deben incorporar al pliego de condiciones definitivo.

La publicación del proyecto de pliego de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

11. Proyecte y remita para la firma la resolución de apertura del proceso

Solicite el número de la resolución en la Secretaría General, éste debe ser de la misma fecha en que se hace la apertura del proceso.

12. Genere el pliego de condiciones

definitivoRecuerde que en el pliego de condiciones se establecen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva.

Seguir el modelo de pliego de condiciones del sistema de

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

contratación.

13. Realice la preparación de la audiencia de disponibilidad de urna y apertura del proceso

Diligencie e imprima el formato de sello de urna el cual deberá ser firmado por el Coordinador del GIT Contratos de Egreso en la sede central y por el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales. Imprima dos copias, una para la carpeta y otra para colocarle a la urna.

Mediante memorando invite al ordenador del gasto, al área responsable del proceso y demás interesados en el mismo a la apertura del proceso y la disponibilidad de la urna.

En la fecha y hora prevista en el cronograma del proceso realice la publicación de la Resolución de apertura y del pliego de condiciones definitivo.

Gestione y coordine la diligencia de disponibilidad de urna.

14. De apertura al proceso de contratación y realice la disponibilidad de la urna en la fecha y hora señalada en el cronograma del proceso

En la diligencia de disponibilidad de urna habilite en el lugar determinado en el pliego de condiciones la urna en la cual se consignarán las propuestas, verificando en ella el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Que se encuentre estructuralmente intacta, con cerramiento fijo y completo por todos sus costados menos por uno, que debe abrirse y cerrarse con una puerta provista de tres o dos cerraduras y sus correspondientes llaves cuya custodia estará asignada al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

abogado de la Territorial, al ordenador del gasto interesado en el proceso o el funcionario designado

El Director Territorial designará a un funcionario para la custodia de la llave correspondiente. La urna debe disponer en uno de sus lados de una abertura que permita la introducción de las propuestas, más no su extracción.

- Que sus cerraduras funcionen normalmente al accionarlas con sus respectivas llaves;

- Que quede debidamente cerrada con tales llaves y con un sello de manera que no sea posible abrirla normalmente sino rompiendo el sello y utilizando las tres llaves;

Que se encuentre completamente vacía;

- Que la abertura lateral por la cual deben introducirse las propuestas, quede expedita para ese efecto;

- Que se encuentre debidamente identificada de modo que no se confunda con otro proceso o con otra urna vacía;

- Que quede debidamente custodiada para garantizar su integridad, y con fácil acceso para los proponentes.

La diligencia se cumplirá a la hora fijada en el cronograma del proceso, en el lugar donde la respectiva urna permanecerá accesible a los proponentes.

A la diligencia deberán concurrir el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o a quien éste autorice o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, y el ordenador del

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

gasto interesado en el proceso, o los funcionarios que éstos hubieren autorizado para el efecto. La diligencia de disponibilidad de urna es un acto público, de modo que a él pueden concurrir las personas que estén interesadas.

Una vez reunidos los funcionarios señalados, a la hora que se hubiere indicado, se pondrá en conocimiento de los presentes el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso.

Los participantes en la diligencia de disponibilidad de urna, podrán verificar que ésta reúna los requisitos señalados anteriormente y una vez cerciorados de su cumplimiento, cerrarán su puerta y la asegurarán con las llaves que les están asignadas.

Si a la hora señalada para la disponibilidad de la urna, no estuviere disponible alguna de las llaves de la misma, o se observare cualquier falla en relación con los requisitos exigidos, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o a quien éste autorice, o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, autorizará que se sustituya la urna inservible por una que reúna los requisitos, a la cual se le pondrá en forma visible el número de identificación que tenía la urna sustituida, procediéndose con ella en la forma indicada.

Cerrada la urna en la forma indicada, los responsables de las llaves las conservarán en custodia hasta la fecha de la diligencia de cierre del proceso.

Acto seguido, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o quien éste autorice, o el

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

profesional con funciones de abogado de la Territorial, colocará adherido el formato vigente de sello de la urna sobre la intersección de la puerta, de modo que ella no pueda abrirse sin que se rompa el sello.

Elabore el acta de la diligencia de disponibilidad de urna para la firma de los funcionarios y contratistas de la entidad que concurrieron a la misma.

No existe término legal expreso para iniciar el proceso después de haberse publicado los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones.

En caso de declararse desierto el proceso la entidad podrá iniciarlo de nuevo, mediante la modalidad de selección abreviada por menor cuantía.

15. Publique en el SECOP los pliegos de condiciones definitivos y la resolución de apertura del proceso.

Las aclaraciones al pliego de condiciones definitivo deben ser radicadas en correspondencia una vez lleguen a la entidad y se deben responder dos días después mediante oficio dirigido al solicitante. Igualmente se deben consolidar todas las aclaraciones y respuestas a las mismas en un documento que debe ser publicado en el SECOP.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

16. Programe la audiencia para la asignación de riesgos

El sitio para realizar la audiencia de asignación de riesgos se debe determinar cuando se estructura el cronograma del proceso.

Debe solicitar con tres días de antelación al GIT Servicios Administrativos o al área correspondiente la disponibilidad el salón o auditorio donde se llevará a cabo dicha audiencia, En esta misma audiencia se podrá precisar el contenido, alcance del pliego de condiciones definitivo si es solicitado por un interesado, de lo cual se levantará un acta

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

suscrita por los intervinientes.

17. Expedición de adendas Si es necesario modificar el pliego de condiciones definitivo con ocasión de las aclaraciones solicitadas o por decisión del ordenador del gasto, se debe expedir y firmar por el ordenador del gasto la adenda respectiva la cual debe ser publicada en el SECOP en el término dispuesto en el cronograma del proceso

Recuerde que la oferta que no presente la garantía de seriedad de los ofrecimientos de forma simultánea con dicha oferta será rechazada cuando la Oficina Asesora Jurídica o el profesional con funciones de abogado haga la verificación de requisitos jurídicos.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

18. Realice la preparación de la audiencia de cierre del proceso y apertura de la urna.

Dos días antes de la fecha y hora prevista para el cierre del proceso y apertura de la urna, mediante memorando o circular invite al jefe de control interno, al ordenador del gasto y al jefe del área dueña del proceso a dicha diligencia.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

19. Cierre del proceso y apertura de la Urna del proceso

La diligencia de cierre se surtirá en la hora señalada en los pliegos de condiciones, según la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante consulta en el portal Web del Instituto en el link identificado con el nombre “hora legal colombiana”, del cual se dejara constancia en el expediente.

Examine la urna para cerciorarse que el sello está intacto, que la urna en general está en las condiciones en que se dejó en la diligencia de disponibilidad de urna y sellamiento y luego, se abrirá rompiendo el sello previamente y utilizando las llaves de los tres (3) o dos (2) depositarios de las mismas, según sea el caso.

Si se observan irregularidades en el estado de la urna, se dejará

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

constancia de ello en el acta de la diligencia.

Abierta la urna se sacarán los sobres que contienen las propuestas y cualquier otro objeto que apareciere en ella, uno por uno, hasta dejarla vacía; se colocarán igualmente, uno por uno, a la vista de todos en la mesa que se hubiere dispuesto para el efecto y que debe estar libre de papeles con los cuales puedan mezclarse o confundirse los de las propuestas.

Acto seguido, abra cada sobre, extraiga la respectiva propuesta indicando en el acta formato vigente, el nombre o razón social del proponente y efectúe el siguiente trámite:

- Verifique que las propuestas estén foliadas anotando el número total de folios en el acta.

- Verifique dentro de la propuesta, la existencia de la garantía de seriedad de los ofrecimientos, cuando ésta haya sido solicitada.

- Lea lo que soliciten los oferentes, dando tiempo prudencial para que los interesados en los datos, los anoten y hagan las aclaraciones que sean procedentes

Si se hacen presentes oferentes a la audiencia de cierre del proceso y apertura de la urna éstos deberán registrarse en el formato de asistencia a eventos de contratación.

El acta del cierre del proceso y de apertura de la urna debe ser publicará en el SECOP una vez finalice la audiencia.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso

20. Remitir ofertas para la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las ofertas

Proyecte el memorando de designación del Comité Asesor Evaluador para la firma del Ordenador del Gasto, tramite la

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…responsable del proceso

firma y radicación y remita un ejemplar del pliego de condiciones, adendas y de cada propuesta, a los miembros de dicho Comité.

Envíe un ejemplar del pliego de condiciones, adenda y de cada propuesta al Coordinador del Grupo Interno de Gestión Financiera o al profesional con funciones de contador – almacenista en la Territorial, para la verificación de requisitos habilitantes en lo de su competencia.

Si la modalidad de selección es de licitación pública, concurso de méritos o selección abreviada que supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía, envíe también el pliego de condiciones, adendas y las propuestas al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para la verificación de requisitos habilitantes en lo de su competencia.

En la Dirección Territorial realice dicha verificación. En la Sede Central cuando no supere esta cuantía se realizara el estudio por el grupo interno de trabajo contratos de egreso.

Oficina Asesora Jurídica y GIT

Gestión Financiera

21. Verificación de requisitos habilitantes jurídicos y financieros de las ofertas

.

Reciba la copia del pliego de condiciones y las propuestas, verifique el cumplimiento de requisitos habilitantes jurídicos o financieros según su competencia, elabore los cuadros y el escrito contentivo del resultado de la verificación y fírmelo. Envíe el documento en medio físico y por correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado en la Territorial, devolviendo las propuestas.

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

Comité Evaluador Evaluación de las ofertas Reciba la copia del pliego de condiciones y las propuestas, verifique el cumplimiento de requisitos habilitantes y evaluación de acuerdo con los criterios para el efecto y dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones, elabore los cuadros y el escrito contentivo del resultado de la verificación y fírmelo. Envíe el documento en medio físico y por correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado en la Territorial, devolviendo las propuestas

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

Consolidación informe de verificación de requisitos habilitantes y evaluación del proceso

Reciba las propuestas y los documentos en que consta la verificación de requisitos habilitantes financieros, jurídicos, técnicos y evaluación del proceso, disponga lo necesario para la publicación de estos últimos y, si es del caso, solicite a los oferentes que aporten los documentos o informaciones para cumplir los requisitos habilitantes, mediante oficio, de acuerdo con lo solicitado por los verificadores de requisitos habilitantes y el Comité Evaluador.

Reciba los documentos o informaciones que hagan llegar los oferentes para cumplir los requisitos habilitantes y envíelos a los funcionarios encargados de su verificación, mediante segundo tramite de correspondencia.

Oficina Asesora Jurídica, GIT Gestión Financiera, Comité Evaluador

Subsanación de requisitos Reciba los documentos o informaciones sobre el cumplimiento de los requisitos habilitantes faltantes y de inmediato manifieste por escrito el cumplimiento o no de lo exigido.

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

Remita este escrito en medio físico y por correo electrónico a al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado en la Territorial. Reciba las propuestas habilitadas, evalúelas dentro del plazo y con los criterios establecidos en el pliego de condiciones. Remita por intermedio del ordenador del gasto, el resultado de la evaluación al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

Publicación informe de verificación de requisitos habilitantes.

Reciba la evaluación, revise y publique la misma en el término dispuesto en el cronograma del proceso.

En ese lapso los proponentes pueden presentar observaciones sin que puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

En el evento de presentarse alguna observación remítala a quien considere competente para dar la respuesta correspondiente.

Reciba las repuestas a las observaciones, consolide, revise y realice su publicación.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

1. Audiencia pública de adjudicación Cite a la audiencia pública de adjudicación de la licitación a la cual deben concurrir el ordenador del gasto, el coordinador del GIT Gestión Financiera, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica, el Jefe de Control Interno, los miembros del comité evaluador, el jefe del área dueña del proceso, el Coordinador del GIT Contratos de Egreso.

La audiencia de adjudicación se debe realizar en la fecha y hora establecida en el

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

Cronograma.

En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por el Instituto a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio del IGAC requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. El Instituto debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la Entidad haya señalado con anterioridad. Se puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que se haya publicado en el SECOP con antelación. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

corresponda.

Como resultado de esta audiencia elabore el acto de adjudicación, que suscribirá el ordenador del gasto y el acta de la audiencia la cual debe ser suscrita por los asistentes a la misma.Incorpore en el sistema de información de contratación los datos de la adjudicación.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

2. Generación del contrato en el SICO Registre en el sistema de contratación SICO, la propuesta, Luego la adjudicación, genere el contrato y envíelo a la dependencia interesada para revisión y firma del ordenador del gasto

Secretaría General / Subdirector / Jefe de Oficina / Director Territorial

3. Revisión y firma del contrato por parte de la entidad

Reciba y revise el contrato. Si está de acuerdo fírmelo, de lo contrario realice las observaciones que considere convenientes devuélvalo.

Funcionario o Contratista del GIT Contratos de Egreso responsable del proceso

4. Reciba, revise y si hay observaciones efectúe las correcciones necesarias. Firmado el contrato por el ordenador del gasto, informe al contratista sobre la disponibilidad del mismo para su firma.

Comunique al contratista respecto a la constitución de garantía única, que ampare los riesgos a que haya lugar, cuando se requiera.

Inmediatamente obtenga la firma del contratista, remita copia del contrato y copia de la certificación bancaria del contratista al grupo interno gestión financiera en la sede central o a la Pagaduría Territorial, para la expedición del certificado de registro presupuestal, adjuntando la certificación bancaria original

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

1. Reciba copia del contrato, expida el correspondiente certificado de registro presupuestal y envíelo al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial, adjunte el original de la certificación bancaria

Ordenador del Gasto 2. Reciba y revise el certificado de registro presupuestal y apruebe la garantía. 7. haga firmar la comunicación sobre el perfeccionamiento, legalización y ejecutabilidad del contrato, en la cual va la orden de iniciar por parte del contratista con fecha.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

1. Previo al inicio del contrato, designe mediante memorando al supervisor y por oficio emita la orden de iniciar al contratista (si hay lugar a ello); envíe estos dos documentos al grupo interno de contratos de egreso para ser entregados, por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial.

Cada seis meses elabore y envíe el reporte de Compra Nacional al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. A las Cámaras de Comercio el reporte debe hacerse mensualmente Archive las carpetas con los originales del contrato, los documentos de legalización, ejecución y liquidación del mismo (si se requiere), debidamente foliados y preservados en el archivo de gestión por un periodo mínimo de seis (6) meses después de ejecutados y/o liquidados los contratos. Remita la carpeta del contrato al Archivo central de la Sede Central o de la Territorial, donde reposarán por el tiempo y para la disposición final que se indique en las tablas de retención documental.

9.1. LICITACIÓN PÚBLICARESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…Jefe División Financiera /Pagador Territorial

2. Recibida la designación del supervisor y la orden de iniciar (si es del caso), realice el siguiente reparto: Al supervisor mediante correo electrónico:

- Copia del contrato firmado - Copia de la oferta, si la hubo - Copia de la póliza y su aprobación - Copia del aviso al contratista o de la orden de iniciar

La copia de la oferta no será enviada mediante correo electrónico teniendo en cuenta que los oferentes entregan en original y copia sus ofertas.

Al Almacenista (o quien desempeñe funciones de almacenista en las Territoriales) en los contratos de suministros y adquisiciones:

- Copia del contrato firmado, indicando el nombre del supervisor, anexo de los pliegos en el cual se determina el objeto y las especificaciones técnicas y cuando haya lugar copia de la oferta.

A Contabilidad, trámite de cuentas / profesional con funciones de pagador en la Territorial:

- Copia de la póliza y su aprobación -Copia del aviso al contratista o la orden de iniciar

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…Ordenador del Gasto 1. Identifique las necesidades del área y

envíelas al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central, o al profesional con funciones de abogado en la dirección territorial dentro de las fechas y conforme a las instrucciones impartidas por esa dependencia.

Verifique que los requerimientos programados se encuentran en el plan de compras o adquisiciones.

Cuando se requiera dar inicio a los trámites para contratar prepare la información relacionada con el objeto del proceso de contratación (la necesidad del bien o servicio), la justificación de la misma, las especificaciones técnicas del bien o el perfil del contratista, las garantías exigidas y los riesgos previstos.

Solicite y obtenga el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde la contratación, incluyendo el IVA, según corresponda y el gravamen a las transacciones financieras, si es del caso.

Recuerde que un concurso de méritos con precalificación se adelantará para contratar la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.

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2. Elabore y publique de un aviso de convocatoria para la contratación, el cual contendrá los mismos requisitos exigidos en el de licitación pública. Este aviso debe publicarse en el SECOP y en la página web. Si la entidad estatal decide adelantar el concurso de méritos con precalificación debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el Secop que debe tener la siguiente información:

1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.

2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

interesado y su equipo de trabajo.

3. Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

4. El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista. 5 El cronograma de la precalificación.

Luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, se debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación.

Se debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el Secop por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

Artículo 71. Audiencia de precalificación. La entidad estatal debe efectuar una audiencia pública

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. Si la entidad estatal establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.

Si la entidad estatal no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.

Artículo 72. Efectos de la precalificación. La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad estatal a abrir el proceso de contratación.

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22. Publique en el SECOP y en la página web del Instituto, el aviso de convocatoria pública en el cual se debe convocar a las veedurías ciudadanas. Envíe el oficio a la Secretaría Anticorrupción y Transparencia de la Presidencia de la República.

Elabore y publique el proyecto de pliego de condiciones cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección, simultáneamente con los estudios y documentos que sirvieron de base para su elaboración.

Cuando se requiera, proyecte y someta a firma los actos administrativos de prórroga o ampliación de plazos en el trámite de cualquier modalidad de selección de contratación.

La publicación del proyecto de pliego de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

23. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse dentro del término de su publicación y publicar el documento de consolidación de las observaciones y la respuesta a las mismas antes de la publicación de la resolución de apertura del proceso.

24. Elabore la resolución de apertura y publique el pliego de condiciones definitivo, en el cual se establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva.

25. Las aclaraciones al pliego de condiciones definitivo deben recibirse dentro del término dispuesto en el cronograma del proceso y dar respuesta a las mismas dentro de los dos días siguientes de recibidas y publicar el documento de consolidación de las observaciones y la respuesta a las mismas antes de la publicación de la resolución de apertura del proceso.

Gestione y coordine la diligencia de disponibilidad de urna; para ese efecto habilite en el lugar determinado en el pliego de condiciones la urna en la cual se consignarán las propuestas, verificando en ella el cumplimiento de los siguientes requisitos:

26. Que se encuentre estructuralmente intacta, con cerramiento fijo y completo por todos sus costados menos por uno, que debe abrirse y cerrarse con una puerta provista de tres o dos cerraduras y sus correspondientes llaves cuya custodia estará asignada al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial, al ordenador del gasto interesado en el proceso o el funcionario designado.

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27. - El Director Territorial designará a un funcionario para la custodia de la llave correspondiente. La urna debe disponer en uno de sus lados de una abertura que permita la introducción

No existe término legal expreso para iniciar el proceso después de haberse publicado los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…Direcciones Territoriales

de las propuestas, más no su extracción. - Que sus cerraduras funcionen normalmente al accionarlas con sus respectivas llaves;

- Que quede debidamente cerrada con tales llaves y con un sello de manera que no sea posible abrirla normalmente sino rompiendo el sello y utilizando las tres llaves;

Que se encuentre completamente vacía;

- Que la abertura lateral por la cual deben introducirse las propuestas, quede expedita para ese efecto;

- Que se encuentre debidamente identificada de modo que no se confunda con otro proceso o con otra urna vacía;

- Que quede debidamente custodiada para garantizar su integridad, y con fácil acceso para los proponentes.

La diligencia se cumplirá a la hora fijada en el acto administrativo que ordenó la apertura del correspondiente proceso, en el lugar donde la respectiva urna permanecerá accesible a los proponentes.

A la diligencia deberán concurrir el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o a quien éste autorice o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, y el ordenador del gasto interesado en el proceso, o los funcionarios que éstos hubieren autorizado para el efecto. La diligencia de apertura es un acto público, de modo que a él pueden concurrir las personas que estén interesadas.

Una vez reunidos los funcionarios señalados, a la hora que se hubiere indicado, se pondrá en conocimiento de los presentes el acto administrativo que ordenó la apertura

condiciones.

En caso de declararse desierto el proceso la entidad podrá iniciarlo de nuevo, mediante la modalidad de selección abreviada por menor cuantía.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

del proceso.

Los participantes en la diligencia de disponibilidad de urna, podrán verificar que ésta reúna los requisitos señalados anteriormente y una vez cerciorados de su cumplimiento, cerrarán su puerta y la asegurarán con las llaves que les están asignadas.

Si a la hora señalada para la disponibilidad de la urna, no estuviere disponible alguna de las llaves de la misma, o se observare cualquier falla en relación con los requisitos exigidos, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o a quien éste autorice, o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, autorizará que se sustituya la urna inservible por una que reúna los requisitos, a la cual se le pondrá en forma visible el número de identificación que tenía la urna sustituida, procediéndose con ella en la forma indicada.

Cerrada la urna en la forma indicada, los responsables de las llaves las conservarán en custodia hasta la fecha de la diligencia de cierre del proceso.

Acto seguido, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o quien éste autorice, o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, colocará adherido el formato vigente de sello de la urna sobre la intersección de la puerta, de modo que ella no pueda abrirse sin que se rompa el sello.

Elabore el acta de la diligencia de disponibilidad de urna para la firma de quienes concurrieron a la misma.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

28. La diligencia de cierre del proceso y apertura de la urna se efectuará en el lugar en donde se dejó la urna en custodia, a la hora señalada en el pliego de condiciones y en el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección, en un acto público al cual deberán concurrir las personas que ocupen los mismos cargos que concurrieron a la diligencia de apertura y sellamiento, el Jefe de la Oficina de Control Interno y, las demás personas que estén interesadas en la diligencia.

La diligencia de cierre se surtirá en la hora señalada en los pliegos de condiciones, según la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante consulta en el portal Web del Instituto en el link identificado con el nombre “hora legal colombiana”, del cual se dejara constancia en el expediente.

Examine la urna para cerciorarse que el sello está intacto, que la urna en general está en las condiciones en que se dejó en la diligencia de disponibilidad de urna y sellamiento y luego, se abrirá rompiendo el sello previamente y utilizando las llaves de los tres (3) o dos (2) depositarios de las mismas, según sea el caso.

Si se observan irregularidades en el estado de la urna, se dejará constancia de ello en el acta de la diligencia.

Abierta la urna se sacarán los sobres que contienen las propuestas y cualquier otro objeto que apareciere en ella, uno por uno, hasta dejarla vacía; se colocarán igualmente, uno por uno, a la vista de todos en la mesa que se hubiere dispuesto para el efecto y que debe estar libre de papeles con los cuales puedan mezclarse o confundirse los de las propuestas.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

Acto seguido, abra cada sobre, extraiga la respectiva propuesta indicando en el acta formato vigente, el nombre o razón social del proponente y efectúe el siguiente trámite:

- Verifique que las propuestas estén foliadas anotando el número total de folios en el acta. - Verifique dentro de la propuesta, la existencia de la garantía de seriedad de los ofrecimientos, cuando esta haya sido solicitada. - Lea lo que soliciten los oferentes, dando tiempo prudencial para que los interesados en los datos, los anoten y hagan las aclaraciones que sean procedentes

Recuerde que la oferta que no presente la garantía de seriedad de los ofrecimientos de forma simultánea con dicha oferta será rechazada cuando la Oficina Asesora Jurídica o el profesional con funciones de abogado haga la verificación de requisitos jurídicos.

Proyecte el memorando de designación del Comité Asesor Evaluador para la firma del Ordenador del Gasto, tramite la firme y radicación y remita un ejemplar del pliego de condiciones y de cada propuesta, a los miembros de dicho Comité.

Envíe un ejemplar del pliego de condiciones y de cada propuesta, al coordinador del grupo interno de gestión financiera o al profesional con funciones de contador – almacenista en la Territorial, para la verificación de requisitos habilitantes en lo de su competencia.

Envíe un ejemplar del pliego de condiciones y de cada propuesta, al coordinador del grupo interno de gestión financiera o al profesional con funciones de contador – almacenista en la Territorial, para la verificación de requisitos habilitantes en lo de su competencia.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

Si la modalidad de selección es de licitación pública, concurso de méritos o selección abreviada que supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía, envíe también el pliego de condiciones y las propuestas al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para la verificación de requisitos habilitantes en lo de su competencia. En la Dirección Territorial realice dicha verificación. EN LA SEDE CENTRAL Cuando no supere esta cuantía se realizara el estudio por el grupo interno de trabajo contratos de egreso.

Comité Asesor para la Evaluación

29. Reciba la copia del pliego de condiciones y las propuestas, verifique el cumplimiento de requisitos habilitantes y dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones, elabore LOS CUADROS Y el escrito contentivo del resultado de la verificación y fírmelo. Envíe el documento en medio físico y por correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado en la Territorial, devolviendo las propuestas.

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30. Reciba las propuestas y los documentos en que consta la verificación de requisitos habilitantes, disponga lo necesario para la publicación de estos últimos y, si es del caso, solicite a los oferentes que aporten los documentos o informaciones para cumplir los requisitos habilitantes, mediante oficio, de acuerdo con o solicitado por los evaluadores.

14. Reciba los documentos o informaciones que hagan llegar los oferentes para cumplir los requisitos habilitantes y envíelos a los funcionarios encargados de su verificación, mediante segundo tramite de correspondencia.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

Supervisor o Interventor

15 Reciba los documentos o

informaciones sobre el cumplimiento de los requisitos habilitantes faltantes y de inmediato manifieste por escrito el cumplimiento o no de lo exigido. Remita este escrito en medio físico y por correo electrónico a contratación@igac.gov.co al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado en la Territorial.

Comité Asesor para la Evaluación

5. Reciba las propuestas habilitadas, evalúelas dentro del plazo y con los criterios establecidos en el pliego de condiciones. Remita por intermedio del ordenador del gasto, el resultado de la evaluación al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial.

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central / profesional con funciones de abogado de la Territorial.

19. Reciba la evaluación, revise y publique la misma en el portal del SECOP por el término que corresponda dependiendo de la modalidad de selección. En ese lapso los proponentes pueden presentar observaciones sin que puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

21. En el evento de presentarse alguna observación remítala a quien considere competente para dar la respuesta correspondiente.

23. reciba las repuestas a las observaciones, consolide, revise y realice su publicación.

24. Se debe revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado

L

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.

25. La entidad estatal debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la entidad estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación.

26. Si la entidad y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

27. Si la entidad y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

28. Si la entidad y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, la entidad estatal debe declarar desierto el proceso de contratación.

Proyecte y remita para la firma del ordenador del gasto el acto administrativo de adjudicación del proceso.

29. Incorpore en el sistema de información de contratación los datos de la adjudicación.

30. Registre en el sistema de contratación SICO, la propuesta, Luego la adjudicación, genere el contrato y envíelo a la dependencia

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…

interesada para revisión y firma del ordenador del gasto

Ordenador del Gasto 31

Reciba y revise el contrato. Si está de acuerdo fírmelo, de lo contrario realice las observaciones que considere convenientes devuélvalo.

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1. Reciba, revise y si hay observaciones efectúe las correcciones necesarias. Firmado el contrato por el ordenador del gasto, informe al contratista sobre la disponibilidad del mismo para su firma.

Comunique al contratista respecto a la constitución de garantía única, que ampare los riesgos a que haya lugar, cuando se requiera.

Inmediatamente obtenga la firma del contratista, remita copia del contrato y copia de la certificación bancaria del contratista al grupo interno gestión financiera en la sede central o a la Pagaduría Territorial, para la expedición del certificado de registro presupuestal, adjuntando la certificación bancaria original

Jefe División Financiera /Pagador Territorial

2. Reciba copia del contrato, expida el correspondiente certificado de registro presupuestal y envíelo al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial, adjunte el original de la certificación bancaria

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3. Reciba y revise el certificado de registro presupuestal y apruebe la garantía. 7. haga firmar la comunicación sobre el perfeccionamiento, legalización y ejecutabilidad del contrato, en la cual va la orden de iniciar por parte del contratista con fecha.

9.2. CONCURSO DE MERITOS RESPONSABLE ACTIVIDAD RECUERDE…Ordenador del Gasto 4. Previo al inicio del contrato, designe

mediante memorando al supervisor y por oficio emita la orden de iniciar al contratista (si hay lugar a ello); envíe estos dos documentos al grupo interno de contratos de egreso para ser entregados, por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

3. Recibida la designación del supervisor y la orden de iniciar (si es del caso), realice el siguiente reparto: Al supervisor mediante correo electrónico:

- Copia del contrato firmado - Copia de la oferta, si la hubo - Copia de la póliza y su aprobación - Copia del aviso al contratista o de la orden de iniciar

La copia de la oferta no será enviada mediante correo electrónico teniendo en cuenta que los oferentes entregan en original y copia sus ofertas.

Al Almacenista (o quien desempeñe funciones de almacenista en las Territoriales) en los contratos de suministros y adquisiciones:

- Copia del contrato firmado, indicando el nombre del supervisor, anexo de los pliegos en el cual se determina el objeto y las especificaciones técnicas y cuando haya lugar copia de la oferta.

A Contabilidad, trámite de cuentas / profesional con funciones de pagador en la Territorial:

- Copia de la póliza y su aprobación -Copia del aviso al contratista o la orden de iniciar

Cada seis meses elabore y envíe el reporte de Compra Nacional al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. A las Cámaras de Comercio el reporte debe hacerse mensualmente Archive las carpetas con los originales del contrato, los documentos de legalización, ejecución y liquidación del mismo (si se requiere), debidamente foliados y preservados en el archivo de gestión por un periodo mínimo de seis (6) meses después de ejecutados y/o liquidados los contratos. Remita la carpeta del contrato al Archivo central de la Sede Central o de la Territorial, donde reposarán por el tiempo y para la disposición final que se indique en las tablas de retención documental.

SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Ordenador del Gasto Se Identifican las necesidades del área y se envían a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central, o al profesional con funciones de abogado en la dirección territorial dentro de las fechas y conforme a las instrucciones impartidas por esa dependencia.

El GIT Contratos Egresos o el profesional con funciones de abogado en la Dirección Territorial verificaran que los bienes, obras o servicios que se pretenden satisfacer se encuentran en el plan anual de adquisiciones.

El Ordenador del Gasto, solicitara el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde la contratación, incluyendo el IVA, según corresponda y el gravamen a las transacciones financieras, si es del caso.

El Ordenador del Gasto envía mediante memorando las condiciones del proceso a iniciar al GIT Contratación Egresos o al Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

El área, luego de identificar los bienes, obras o servicios que se pretenden satisfacer debe realizar el estudio del mercado para lo cual deberá efectuarse además mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet o telefónicamente Si el Proceso de Contratación está cubierto por el Acuerdo Comercial, El Instituto debe asegurarse de que el plazo entre la fecha de publicación del aviso de convocatoria y la fecha de presentación de ofertas sea mayor o igual al establecido en el Acuerdo Comercial.

El objeto a contratar NO sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

Si el Proceso de Contratación está cubierto por el Acuerdo Comercial, la Entidad Estatal debe asegurarse de que el plazo entre la fecha de publicación del aviso de convocatoria y la fecha de presentación de ofertas sea mayor o igual al establecido en el Acuerdo Comercial.

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Elaborar los estudios de previos los cuales deben contener cono mínimo los siguientes elementos:

La descripción de la necesidad que el Instituto pretenda satisfacer con la contratación.

La descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar.

Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

El análisis que soporta el valor estimado del contrato mediante el estudio de mercado que la entidad realiza para definir de manera más exacta la naturaleza y el valor aproximado de los bienes, obras o servicios que requiere.

La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles.

Se consolida la información enviada por el área con el fin de elaborar el estudio de mercado en el sistema SICO.

Adicionalmente, el Instituto debe tratar como colombianos a los bienes y servicios ofrecidos por proponentes del Estado con el cual Colombia suscribió el Acuerdo Comercial aplicable.

Recuerde enviar las condiciones en medio magnéticas al correo electrónico de contratos o al del Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

2

Se elabora el proyecto de pliego de condiciones y se envía a revisión de la Coordinadora del GIT contratación egresos o de la Oficina Jurídica cuando excede el 50% de la menor cuantía dela Entidad.

Se realizan las posibles correcciones al proyecto de pliegos.

Se publica en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”, los siguientes documentos:

1. Estudios Previos (ECO, Tabla de Riesgos y Análisis del Sector).

2. Estudio de mercado.3. Aviso de convocatoria.4. Proyecto de Pliego de

Condiciones. con cinco (5) días hábiles de antelación, como mínimo, a la fecha del acto que ordena la apertura, con el fin de permitir a los posibles interesados la presentación observaciones.

En esta publicación se indicará el lugar físico o electrónico, donde se pueden consultar los estudios y documentos previos.

La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para el Instituto a dar apertura al proceso de selección.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

Reciba las observaciones al proyecto de pliego de condiciones y radíquelas.

La dependencia interesada en el proceso analizará las observaciones, proyectará la respuesta motivada y recomendara las modificaciones que estime pertinentes al proyecto de pliego de condiciones.

Publique la respuesta a las observaciones en un solo documento en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”

En este instante no se le responde a los oferentes individualmente sino como el total de las observaciones en documentos.

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Vencido el plazo para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones, se expide el acto administrativo de apertura del proceso de selección, el cual se debe publicar en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”.

Simultáneamente se publica el pliego de condiciones definitivo.

OFERENTES Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles interesados podrán manifestar su interés en participar.

Comité Evaluador / GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

Vencido el plazo para presentar manifestación de interés, se conforma la lista de posibles oferentes con aquellos que hayan manifestado su interés en participar en el proceso.

Se publica en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”, el día hábil siguiente al vencimiento del término para la manifestación de interés.

La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación.

El pliego de condiciones indicará el mecanismo de presentación de las manifestaciones de interés y suministro de información del nombre y forma de contacto, para que el Instituto a través del GIT Contratación (Egreso) o del Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial, comunique la fecha y hora de la audiencia de sorteo, siempre que se presente un número superior a diez (10) interesados y que

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

en los pliegos se haya establecido la posibilidad de realizar el sorteo.

Esta manifestación es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

Audiencia de sorteo de participantes:

Cuando el número de interesados en participar sea superior a diez (10): El GIT Contratación (Egreso) o el Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial, llevará a cabo el sorteo de los participantes cumpliendo con el procedimiento establecido en el pliego de condiciones, para escoger entre ellos, un número no inferior a diez (10), quienes podrán presentar oferta en el proceso de selección.

Cuando el número de interesados sea inferior o igual a diez (10): Se adelantará el proceso con todos ellos, aun cuando una sola persona manifieste su interés en participar.

El GIT Contratación (Egreso) o del Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial, publicara los resultados del sorteo en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”, cuando a ello haya lugar.

GIT Contratación (Egreso)/ Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria.

Publique la respuesta a las observaciones en un solo documento en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”.

La publicación de estas adendas sólo

Deberá regularse en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas o a falta de tal previsión, a más tardar el día hábil anterior al cierre.

En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario.

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RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Gestione y coordine la diligencia de disponibilidad de urna; para ese efecto habilite en el lugar determinado en el pliego de condiciones la urna en la cual se consignarán las propuestas, verificando en ella el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Que se encuentre estructuralmente intacta, con cerramiento fijo y completo por todos sus costados menos por uno, que debe abrirse y cerrarse con una puerta provista de tres o dos cerraduras y sus correspondientes llaves cuya custodia estará asignada al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial, al ordenador del gasto interesado en el proceso o el funcionario designado.

El Coordinador (a) del GIT Contratación (Egreso) o del Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial, tendrá la custodia de la llave correspondiente.

La urna debe disponer en uno de sus lados de una abertura que permita la introducción de las propuestas, más no su extracción.

Que sus cerraduras funcionen normalmente al accionarlas con sus respectivas llaves.

Que quede debidamente cerrada con tales llaves y con un sello de manera que no sea posible abrirla normalmente sino rompiendo el sello y utilizando las tres llaves.

Que se encuentre completamente

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Que la abertura lateral por la cual deben introducirse las propuestas, quede expedita para ese efecto.

Que se encuentre debidamente identificada de modo que no se confunda con otro proceso o con otra urna vacía.

Que quede debidamente custodiada para garantizar su integridad, y con fácil acceso para los proponentes.

La diligencia se cumplirá a la hora fijada en el acto administrativo que ordenó la apertura del correspondiente proceso, en el lugar donde la respectiva urna permanecerá accesible a los proponentes.

A la diligencia deberán concurrir el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o a quien éste autorice o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, y el ordenador del gasto interesado en el proceso, o los funcionarios que éstos hubieren autorizado para el efecto. La diligencia de apertura es un acto público, de modo que a él pueden concurrir las personas que estén interesadas.

Una vez reunidos los funcionarios señalados, a la hora que se hubiere indicado, se pondrá en conocimiento de los presentes el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso.

Los participantes en la diligencia de disponibilidad de urna, podrán verificar que ésta reúna los requisitos

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

señalados anteriormente y una vez cerciorados de su cumplimiento, cerrarán su puerta y la asegurarán con las llaves que les están asignadas.

Si a la hora señalada para la disponibilidad de la urna, no estuviere disponible alguna de las llaves de la misma, o se observare cualquier falla en relación con los requisitos exigidos, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o a quien éste autorice, o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, autorizará que se sustituya la urna inservible por una que reúna los requisitos, a la cual se le pondrá en forma visible el número de identificación que tenía la urna sustituida, procediéndose con ella en la forma indicada.

Cerrada la urna en la forma indicada, los responsables de las llaves las conservarán en custodia hasta la fecha de la diligencia de cierre del proceso.

Acto seguido, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o quien éste autorice, o el profesional con funciones de abogado de la Territorial, colocará adherido el formato vigente de sello de la urna sobre la intersección de la puerta, de modo que ella no pueda abrirse sin que se rompa el sello.

Elabore el acta de la diligencia de disponibilidad de urna para la firma de quienes concurrieron a la misma.

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

En el lugar y día y hora indicados para el cierre estará señalado en el correspondiente acto administrativo de apertura, las ofertas recibidas serán abiertas y se dejará constancia mediante un acta que contendrá la identificación del proponente junto con la descripción física del documento presentada, esta acta se publicará en el SECOP.

Plazo para presentación de ofertas: El plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día hábil siguiente a la fecha del sorteo.

Cuando no se requiera sorteo, por haber recibido un número de manifestaciones de interés igual o inferior a diez, se contará a partir del día siguiente a la fecha de publicación de la comunicación sobre el número de participantes en el SECOP.

GIT Contratación (Egreso)/ Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

Cierre del Plazo para presentar propuestas.

Es el momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas.

Imprimir la hora legal para dejar constancia de la fecha y hora del cierre.

GIT Contratación (Egreso)/ Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

Celebra la diligencia de cierre, el día y hora indicados para el efecto en el pliego de condiciones.

Diligencie el formato que para el efecto se encuentra en la Igacnet

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

GIT Contratación (Egreso)/ Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas en presencia del Coordinador del GIT Contratación (Egreso) o el Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial, delegado de Control Interno, evaluador (es) y los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta de la apertura.

Presentación de propuestas: Sólo serán válidas las propuestas presentadas en el lugar, dentro de la fecha y hora establecidas en el pliego de condiciones.

Las recibidas en contravención a lo aquí expresado, no se abrirán y serán devueltas por el GIT Contratación (Egreso) o el Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial, con la expresión clara de haber sido presentadas en forma irregular.

Comité Asesor para la Evaluación Evaluación de las propuestas: De

acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007.

El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, será aquél que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 26 del Decreto 1510 de 2013.

El Comité Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo.

Si se estima que el menor precio es artificialmente bajo, el comité evaluador mediante memorando motivado, requerirá al oferente para que explique las razones que

De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.” Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique José Arboleda Perdomo

SELECCIÓN ABREVIADA – DE MENOR CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 de Decreto 1510 de 2013 y recomendara el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

El Comité recomendará la adjudicación del proceso.

GIT Contratación (Egreso)/ Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial.

Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.

Durante por lo menos 3 días hábiles

Comité Asesor para la Evaluación

Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”.

Publique la respuesta a las observaciones mediante memorando de forma individual y radicada en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”.

BOLSA DE PRODUCTOSRESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES ASPECTOS

RELEVANTES

Secretaría General / Subdirector / Jefe de Oficina / Director Territorial

31. Consolide la necesidad del servicio o producto, verifique que se encuentre solicitado en el plan anual de adquisiciones de la respectiva área.

Una vez identificado el (o los) servicio (s) o producto (s) a adquirir revise en la página web www.bna.com.co que este se encuentre previamente inscrito y no requiere hacer la inscripción del mismo, allí encontrará el formato que ha establecido la BMC como una guía para que se utilice en la elaboración de la ficha técnica de producto, realice la misma con las especificaciones detalladas del producto o servicio a adquirir.

Realice la solicitud a las diferentes firmas del servicio o producto, estas deben cumplir con el servicio o producto detallado, fecha, firma del responsable, NIT, teléfono, entre otros, con el promedio obtenido en las cotizaciones solicite el certificado de disponibilidad presupuestal al GIT Gestión Financiera, el cual debe incluir el valor de la comisión más IVA, asi como el registro y asiento en bolsa, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa.

Realice el análisis del sector de acuerdo con el instructivo de www.colombiacompra.gov.co, donde se debe justificar la realización del proceso por Bolsa de Productos, de acuerdo con el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, se debe dejar constancia del análisis legal, comercial, financiero, organizacional, técnico, y de análisis de riesgo en los documentos del proceso, suscrito por el ordenador del gasto.

Una vez obtenidos los anteriores documentos realice las condiciones de contratación indicando justificación de la necesidad, objeto, obligaciones, especificaciones

Verificar que las fichas técnicas de producto necesarias para el proceso se encuentren en el SIBOL.

Incluir en el valor del Certificado de Disponibilidad Presupuestal además del valor de los bienes o productos el valor de la comisión y los gastos de bolsa.

Para el promedio se deben tener mínimo tres (3) cotizaciones con las especificaciones solicitadas.

Justificar en el análisis del sector la selección del proceso por selección abreviada por bolsa de productos.

BOLSA DE PRODUCTOSRESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES ASPECTOS

RELEVANTES técnicas del producto o servicio, forma de pago, designación de supervisor, documentos adicionales a exigir en el proceso tales como manuales, certificaciones, catálogo de producto, entre otros, además deberá indicar el tipo de puja (cantidad o precio), porcentaje de comisión a pagar al comisionista seleccionado que varía dependiendo del tiempo de ejecución o entrega del servicio o producto de acuerdo con el reglamento de la Bolsa Mercantil de Colombia.

Elabore memorando de tramitación solicitando el inicio de los trámites contractuales y entréguelo en el Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central o al profesional con funciones de abogado de la Territorial, los documentos con la información mencionada

GIT Contratos de Egreso/ Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

32. Abogado designado recibe y revisa los documentos entregados por el área encargada así condiciones de la contratación debe tener la justificación de la necesidad, forma de pago, que estén acordes al producto o servicio solicitado.

Se debe revisar que el análisis del sector cumpla los lineamientos de la guía de Colombia compra, así mismo se debe verificar que las cotizaciones contengan las especificaciones detalladas del producto o bien a adquirir, y su fecha de expedición no sea mayor a tres (3) meses anteriores a la fecha de recibo del proceso.Se debe revisar que las fichas técnicas de producto tengan coherencia con las enviadas por el área técnica encargada, además deben contener los elementos del formato modelo indicado por la Bolsa Mercantil de Colombia y su respectivo código SIBOL.Si el proceso contractual es mayo a 1000 SMMLV realice Resolución de

BOLSA DE PRODUCTOSRESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES ASPECTOS

RELEVANTES

delegación de acuerdo con las instrucciones recibidas por parte del Coordinador del GIT Contratos de Egreso.Una vez que los documentos revisados cumplan con la normatividad vigente en materia contractual y con el reglamento de la BMC, ingrese el estudio de mercado realizado por el área encargada al sistema “SICO”, elabore el estudio de conveniencia y oportunidad de acuerdo con lo consagrado en el artículo 20 de Decreto 1510 de 2013, así:

a) El precio máximo de la comisión que e l IGAC pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

b) El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

c) Las obligaciones del comisionista comprador y del comitente vendedor.

d) La forma de pago del comisionista comprador y del comitente vendedor.

e) Las garantías solicitadas al comisionista comprador y del comitente vendedor.

Elabore la ficha técnica de negociación de acuerdo con el modelo suministrado por la BMC, en la cual se contemplan las condiciones de la negociación y los requisitos habilitantes, las compensaciones entre otras, lugar de ejecución, forma de pago y demás condiciones necesarias para el cumplimiento del objeto contractual.Así mismo elabore la carta de

BOLSA DE PRODUCTOSRESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES ASPECTOS

RELEVANTES intención de acuerdo con el modelo suministrado por la BMC, que contiene las condiciones que debe cumplir el comisionista comprador en el proceso de selección que se llevará en la BMC, así como los requisitos habilitantes para que este pueda participar. Elabore seguidamente la Resolución de apertura del proceso, que debe ser fechada y numerada en Secretaria General, la fecha no debe ser anterior al estudio de conveniencia y oportunidad.Apruebe el ECO en el sistema, imprima la hija de ruta y con los demás documentos entregue a la Coordinación del GIT Contratos de Egreso para su revisión y visto bueno.Envíe mediante correo electrónico la ficha técnica de negociación para la revisión y visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y del GIT Gestión Financiera. Si estas áreas presentan observaciones se verifica la oportunidad de las mismas y se realizan los cambios por ellos solicitados.Envíe mediante correo electrónico a la Bolsa Mercantil de Colombia la carta de intención, la ficha técnica de negociación, las fichas técnicas de producto y análisis del sector.

Bolsa Mercantil de Colombia/ Asesor designado para el Instituto

33.Recibe, revisa y envía a las áreas internas encargadas los diferentes documentos, consolida las observaciones realizadas y las envía mediante correo electrónico al funcionario designado del GIT Contratos de Egreso. Si no tiene observaciones mediante e-mail envía las aprobaciones de las áreas jurídica, comercial y técnica.

BOLSA DE PRODUCTOSRESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES ASPECTOS

RELEVANTES

GIT Contratos de Egreso/ Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

34.Recibe y revisa si la BMC realiza observaciones a los documentos verifica su oportunidad en los mismos, si estas se refieren a aspectos financieros o técnicos los remite al área encargada por correo electrónico, si tenemos las aprobaciones las imprime y archiva en la carpeta del proceso.

Secretaría General / Subdirector / Jefe de Oficina / Director Territorial/ GIT Gestión Financiera

35.Reciba y revise las observaciones realizadas por la BMC sobre los documentos enviados, envíe al correo electrónico contratacion@igac.gov.co la respuesta a las mismas.

GIT Contratos de Egreso/ Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

36. Reciba y revise la respuesta a las observaciones si fueron aceptadas realice los cambios y envíelas vía correo electrónico al funcionario de la BMC asignado, si no fueron aceptadas argumente la decisión y envíala con los documentos vía correo electrónico a la BMC.

Bolsa Mercantil de Colombia/ Asesor designado para el Instituto

37. Recibe y envía a las áreas internas de la BMC para su respectiva aprobación.

GIT Contratos de Egreso/ Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

38. Una vez allegadas las aprobaciones de las áreas jurídica, técnica y comercial de la BMC, imprima todos los documentos revisados y entréguelos al Coordinador del GIT Contratos de Egreso para su revisión y visto bueno.

GIT Contratos de Egreso/ Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

39. Coordinador GIT Contratos de Egreso, revise y de visto bueno a los documentos administrativos a su cargo y remita todos los documentos mediante la hoja de ruta del sistema para revisión y firma del ordenador del gasto respectivo y del responsable del estudio de mercado.

Secretaría General / Subdirector / Jefe de Oficina / Director Territorial

40. Reciba, revise y si encuentra incongruencias o errores remítalos al GIT Contratos de Egreso para su corrección, de lo contrario firme y

BOLSA DE PRODUCTOSRESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES ASPECTOS

RELEVANTES

devuelva al GIT Contratos de Egreso mediante la hoja de ruta con que le fue entregado.Revise y coloque visto bueno a todos los documentos técnicos a su cargo, de llegar a tener correcciones realícelas y resáltelas para conocimiento del GIT Contratos de Egreso.Remita al GIT Contratos de Egreso todos los documentos rubricados mediante la hoja de ruta del proceso.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales

41. Reciba, revise que todos los documentos se encuentren firmados y con visto bueno del ordenador del gasto.Elabore oficio remitiendo estos documentos al encargado en la BMC, entréguelo al Coordinador del GIT Contratos de Egresos para su revisión y firma, envía a radicar por el sistema de correspondencia.Una vez radicado se envía de forma análoga a la Bolsa Mercantil de Colombia, a la vez se envían todos los documentos escaneados y en formato Word para su respectiva publicación.

Bolsa Mercantil de Colombia/ Asesor designado para el Instituto

42. Recibe y realiza la publicación al mercado (Sociedades Comisionistas de Bolsa) del boletín de selección anunciando que la entidad escogerá SCB.Remite mediante correo electrónico y análogamente Boletín Informativo de Selección de firma comisionistas.

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

Esta modalidad se encuentra bajo el marco jurídico del numeral 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el cual tendrá como único criterio de evaluación el precio.

Así mismo, de conformidad con las habilitaciones legales desarrolladas en las Leyes 1150 de 2007, 962 de 2005 y 527 de 1999, y lo señalado en el Decreto 1510 de 2013 Articulo 44, se establece como mecanismo de seguridad jurídica y técnica de las comunicaciones electrónicas dentro del proceso contractual las soluciones de certificación digital ofrecidos por entidades de certificación abiertas. Dichos servicios comprenden – entre otros - la certificación digital de firma y estampado cronológico de mensajes de datos, en el entendido que la Ley 527 de 1999 les ha conferido especial valor jurídico y probatorio en el aseguramiento jurídico y técnico de los mensajes de datos.

Establece el artículo 6 de la Ley 962 de 2005 que las entidades estatales podrán desarrollar actuaciones administrativas por medios electrónicas siempre y cuando se garanticen los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad. La autenticidad en las actuaciones de las administración pública por medios electrónicos, utilizando firma digital está dada, pues cada parte de la relación se encuentra determinada habida cuenta que la clave privada empleada en la emisión de la firma digital sólo puede estar siendo empleada por quien es su propietario. Adicionalmente, cuando se firma digitalmente un documento, lo que se hace es manifestar estar acorde con el contenido del mismo, por ende, cuando un mensaje de datos se encuentra firmado a través de la firma digital, la cual proporciona el mayor grado de seguridad jurídica y técnica, se infiere que el autor (iniciador) del mensaje que consta en el certificado, debidamente expedido, está manifestando que su voluntad es la consignada en dicho documento electrónico y por lo tanto no puede negarse a los efectos que del mismo se derivan, estando obligado a lo que allí se establezca, pues se ha determinado que dicho documento es veraz y tiene plenos efectos.

La integridad se verifica en la utilización de la firma digital, pues se presume que el mensaje de datos recibido corresponde al enviado, por cuanto una vez ha sido firmado digitalmente, si se llegare a modificar cualquier parte del mismo a través de los sistemas técnicos se puede comprobar tal cambio. La integridad significa que la información enviada a través del mensaje de datos no carece de alguna de sus partes, como tampoco que ha sido transformada.

En lo que se refiere a la disponibilidad y conservación de las actuaciones instrumentadas por medios electrónicos, los servicios de certificación digital: (i) Asegurar la consulta en el formato original en que se hayan transmitido; (ii) conservar los datos asociados; y (iii) conservar los mecanismos de verificación de firmas.

El Instituto procederá a la utilización de este procedimiento electrónico cuando se cuente con el software para realizarla.

Debe tenerse en cuenta que todo proceso de contratación se compone de dos (2) etapas:

A. ORDENADORA DEL GASTO (DEPENDENCIA ENCARGADA Y SOLICITANTE)

- Verificar que el proceso a realizar se encuentre incluido en el Plan Anual Adquisiciones. En el evento de que no se encuentre, solicitar que se incluya.

- Elaboración de Análisis del Sector y Estudio de Mercado teniendo en cuenta los manuales expedidos por Colombia Compra Eficiente para tal efecto.

- Elaboración de estudios previos- Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Entrega del proceso al GIT Contratos para su revisión y posterior inicio del proceso de

contratación.

B. GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTRATOS DE EGRESO

- Elaboración dentro del sistema SICO del estudio de conveniencia y oportunidad, estudio de mercado, y análisis del sector.

- Elaboración de la tabla de riesgos, pliegos de condiciones, aviso de convocatoria y Ficha técnica.

- Elaboración del oficio de presidencia de la republica informando sobre el proceso que se pretende adelantar las fechas establecidas para apertura, cierre y adjudicación.

- Determinar si aplica o no tratados internacionales, toda vez que los tratados disponen que como mínimo para esta modalidad de contratación se deben dejar 10 días entre el aviso de convocatoria y cierre del proceso.

- Ajustar el pliego de condiciones de acuerdo a las condiciones técnicas planteadas por la dependencia solicitante.

Nota. Antes de publicar el proceso, el pliego de condiciones debe ser revisado por:

- La coordinadora del GIT Gestión Financiera- La Jefe Asesora Jurídica ( solo si el proceso supera el 50% de la menor cuantía de la Entidad)

PROCEDIMIENTO

De conformidad a los términos establecidos en la norma para realizar la subasta inversa electrónica, el Instituto la desarrollara de la siguiente manera:

- Publicación del aviso de convocatoria, pliegos de condiciones, fichas técnicas, estudios previos, tabla de riesgos, estudio de mercado con sus respectivas cotizaciones y análisis del sector, durante un término de cinco días.

- Publicación de los pliegos definitivos, acto de apertura o Resolución de apertura (si es licitación), y documentos de observaciones al proyecto de pliegos.

- Publicación de adenda, tres días antes del cierre del proceso para presentación de ofertas.

- Acta de cierre del proceso para presentación de ofertas.

- Evaluación de las propuestas encontradas, por el término mínimo de tres (3) días hábiles.

- Publicación del Informe de evaluación por el término de tres (3) días hábiles.

- Un (1) día hábil para la capacitación del Software utilizado por la Entidad Certificadora Abierta contratada para realizar la subasta.

- Un (1) día hábil para realizar un simulacro del evento de la Subasta por parte de la Entidad Certificadora Abierta contratada.

- Evento de la Subasta tendrá una duración mínima de quince (15) minutos, de conformidad a como se halla establecido en los pliegos y si el proceso está conformado por lotes o ítems.

- La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido en los pliegos.

- Si una vez agotado el evento de la Subasta, hay presupuesto oficial, el comité evaluador designado teniendo en cuenta la necesidad de la Entidad puede recomendar al Ordenadora del gasto agotar el presupuesto o incrementar cantidades.

- El adjudicatario deberá por escrito consentir el aumento de cantidades y tendrá un día hábil a partir del evento de la subasta para presentar su oferta económica ajustada al último lance ganador.

NO HABRÁ LUGAR A SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA CUANDO:

- Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.

- Cuando no se presenten lances durante la subasta electrónica, caso en el cual se le adjudicara a la oferta económica que fue el precio base para iniciar el evento de subasta.

ASPECTOS RELEVANTES:

- Frente al Acto de apertura serán invitadas la Coordinadora del GIT Gestión Servicios Administrativos, la Coordinadora GIT Contratos de Egreso y la Ordenadora del gasto, las cuales quedaran en custodia cada una de las llaves de la urna triclave.

En dicha actividad se tendrá que diligenciar los documentos de Disponibilidad de Urna, el cual soporta la asistencia y custodia de las llaves de la urna triclave y el Sello de Urna el cual quedara sobrepuesto en la puerta de la urna, garantizando que la misma no se abrirá sino hasta el día del cierre para presentación de ofertas y la hora legal colombiana.

- Recuerde que se debe enviar los pliegos a la empresa certificadora abierta contratada por la Entidad para coordinar las fechas de capacitación simulacro y evento de subasta.

- La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.

- El informe de habilitación de los oferentes, debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.

- Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.

- Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la entidad estatal debe reiniciar la subasta.

Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma.

- Los términos indicados o establecidos dentro de todo procedimiento de contratación pública serán hábiles y se tendrán como válidas los documentos o actos administrativos publicados de lunes a viernes en horarios de 7 a.m a 7 p.m.

COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– creada mediante decreto 4170 de 2011, se le atribuyo facultades, entre otras, la de diseñar, organizar y celebrar los acuerdos marco de precios y demás mecanismos de agregación de demanda de que trata el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

Los Acuerdos o convenio Marco de Precios son una herramienta para que el Estado agregue demanda y centralice decisiones de adquisición de bienes, obras o servicios.

Todas las Entidades Estatales, denominadas compradoras, pueden adquirir bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi por ser una Entidades Estatal de la rama ejecutiva y del orden nacional, que se rige por la ley 80 de 1993 y la ley 1150 del 2007 esta obligada a usar los Acuerdos Marco de Precios vigentes para adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que requieren para su operación y funcionamiento de conformidad a lo establecido en el artículo 46 del decreto 1510 de 2013.

Los documentos de la Entidad compradora en el Acuerdo Marco de Precios son: (a) el Acuerdo Marco de Precios; (b) los estudios y documentos previos que debe elaborar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano; (c) la cotización cuando hay lugar a ella; y (d) la Orden de Compra.

En el Acuerdo Marco de Precios hay dos tipos de transacciones: a. Operación principal; y b. Operación secundaria.

A. OPERACIÓN PRINCIPAL

En la operación principal, Colombia Compra Eficiente debe desarrollar los siguientes pasos:

1. Identificar mediante el Plan Anual de Adquisiciones y la información disponible del sistema de compras y contratación pública, los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que deben ser objeto de un Acuerdo Marco de Precios.

2. Estudiar el mercado correspondiente, teniendo en cuenta la oferta nacional e internacional, así como la demanda de tales bienes y servicios por parte de las entidades públicas, y que el interés de estas sean objeto de un Acuerdo Marco de Precios.

3. Iniciar un proceso de contracción publica en la modalidad de Licitación Pública para seleccionar al proveedor o proveedores de los bienes o servicios objeto de un Acuerdo Marco de Precios.

4. Culminada la Licitación, Colombia Compra Eficiente, como representante de los compradores, celebra un contrato denominado “Acuerdo Marco de Prescios”, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo.

B. OPERACIÓN SECUNDARIA

En la Operación Secundaria las Entidades Estatales compradoras seleccionan a través de una selección abreviada a un proveedor del grupo de seleccionados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Así las cosas, la Entidad Compradora debe desarrollar los siguientes pasos:

1. Vincularse al Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo. Pero antes de la realización de este paso, le Entidad debe preparar lo siguiente:

a) Disponibilidad presupuestal.

Nota. Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, el sistema verifica el CDP registrado una vez la solicitud de compra ha sido aprobada. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador.

b) Estudios Previos: Que debe contener la justificación del proceso, objeto y la descripción del bien o servicio a adquirir, clasificación UNSPSC, presupuesto oficial, lugar y plazo de ejecución, y riesgos.

Nota. Colombia Compra Eficiente debe publicar el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la entidad estatal en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la entidad estatal pueda satisfacer la necesidad identificada. Así las cosas, adicionalmente a los elementos arriba relacionados del estudio previo; la Entidad podrá exigirles al (o los) proveedores la constitución de garantías si el acuerdo marco lo ha dispuesto, de conformidad al inciso 2, artículo 48 del decreto 1510 de 2013.

c) Solicitar los Usuarios tanto de la Entidad Compradora como de la dependencia encargada del proceso.

d) Designar un comité evaluador para que sea el encargado de revisar las cotizaciones presentadas por los proveedores y realizar la recomendación al ordenador del gasto sobre la mejor opción.

2. Se debe ingresar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano y diligenciar un formulario en donde se indique el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) asignado y los estudios previos elaborados.

3. La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que ofrece las condiciones más favorables para la Entidad, razón por la cual debe proceder a enviar a los proveedores la documentación que se requiera para que coticen el bien o servicio a adquirir. De acuerdo a lo que indicado por la plataforma virtual, los proveedores tienen un máximo de cinco (5) días hábiles para responder la solicitud.

4. Una vez se tenga respuesta de los proveedores, el Instituto se las remitirá al comité evaluador designado mediante memorando, teniendo en cuenta que el criterio para escoger la mejor oferta es el precio.

5. Ingresar a la Tienda Virtual y realizar la orden de compra. Una vez se realice este paso la Entidad designara un supervisor de la orden de compra quien debe hacer el seguimiento del cumplimiento de los términos y condiciones del Acuerdo Marco de Precios y particularmente de los términos de la Orden de Compra, y adicionalmente lo siguiente:

- Revisar y aprobar las facturas correspondientes y verificar que la Entidad Compradora pague el valor de las facturas aprobadas en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios.

- Abstenerse de emitir nuevas Órdenes de Compra si está en mora en el pago de las facturas derivadas del Acuerdo Marco de Precios.

- Informar a Colombia Compra Eficiente o al supervisor del Acuerdo Marco de Precios, sobre cualquier eventualidad que dé lugar a un incumplimiento del Proveedor y a las sanciones aplicables establecidas en el Acuerdo Marco de Precios.

- Si se requiere, solicitar al ordenador del gasto las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra.

Nota. Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios.

ASPECTOS RELEVANTES:

- Verificar que el bien o servicios a adquirir se encuentre incluido dentro del plan Anual de Adquisiciones del Instituto.

- En la etapa de planeación la dependencia solicitante debe leer detalladamente el acuerdo marco de precios y manifestar que cumple con la necesidad de la Entidad.

- El comité evaluador debe motivar o argumentar la evaluación dentro de la cual se recomienda cual de las cotizaciones es la mejor opción para la Entidad.

Seguimiento del contrato “oferta de compra”

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Ordenador del Gasto, Coordinadores GIT y Profesionales asignados del proceso

1. Identificar las necesidades del área.

2. Verificar que los bienes, obras o servicios que se pretenden contratar se encuentran en el plan anual de adquisiciones.

3. Elaborar el estudio del sector y de mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y hacer el análisis correspondiente y determinar el presupuesto oficial.

4. Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde la contratación, incluyendo el IVA, según corresponda y el gravamen a las transacciones financieras, si es del caso.

5. Remitir mediante memorando interno de tramitación las condiciones del proceso a iniciar al GIT Contratación Egresos o al Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

Enviar las condiciones en medio magnético al correo electrónico de contratos o al del Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

26. Verificar documentos

remitidos por el área que solicita el inicio del trámite contractual.

7. Asignar el proceso al Profesional responsable de adelantarlo.

8. Elaborar el estudio previo.9. Ingresar la información

correspondiente al estudio de mercado en el sistema SICO.

10. Elaborar la invitación pública.11. Publicar en el portal de

contratación “Colombia Compra Eficiente”.

12. Recepcionar y radicar las posibles observaciones hechas a la invitación.

13. Remitir en segundo trámite las posibles observaciones hechas a la invitación al área correspondiente para que elabore el proyecto de respuesta y posterior envió al GIT Contratos de Egreso o al Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

14. Publicar la respuesta a las observaciones hechas a la invitación.

La entidad estatal debe elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios.3. Las condiciones técnicas exigidas.4. El valor estimado del contrato y su justificación.5. El plazo de ejecución del contrato.6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Se debe publicar el Estudio Previo (ECO).Estudio de mercado con las cotizaciones.Invitación pública.

Se debe Imprimir el soporte de la publicación.

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

15. Recepcionar las ofertas.

16. Cierre del plazo para la presentación de ofertas.

17. Designación comité evaluador y remisión de ofertas para su verificación y evaluación.

En caso de que la observación afecte el proceso, la modificación se hará mediante adenda que se publicara en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”.

Imprima la hora legal para la recepción de cada una de las ofertas.

Imprima la hora legal del cierre y elabore el acta la cual debe indicar el valor, el número de folios y la hora de llegada de cada una de las ofertas.

Comité Evaluador 18. Evaluar la oferta con el menor precio.

19. Enviar mediante memorando al GIT Contratos de Egresos o al Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial el informe de evaluación de la

La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación.

Si ésta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

El Instituto mediante oficio y dentro del término fijado en la invitación pública, podra solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la oferta.

En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

oferta de menor valor.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

20. Consolidar la información enviada por el comité evaluador y elaborar el documento de verificación.

21. Publicar en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente” el consolidado del informe de evaluación, durante el tiempo estipulado en la invitación.

22. Radicar las posibles observaciones hechas al informe de evaluación.

23. Remitir al comité evaluador en segundo trámite las posibles observaciones hechas al informe de evaluación para que proyecte la respuesta y posterior envió al GIT Contratos de Egreso o al Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

24. Publicar la respuesta a las observaciones hechas a la evaluación.

25. Elaborar y publicar la aceptación de la oferta.

26. Recepcionar, revisar y aprobar la garantía exigida.

27. Designar el supervisor.

28. Elaborar la orden de inicio del contrato y enviar vía correo electrónico al contratista.

29. Enviar a presupuesto copia de la aceptación de oferta y certificación bancaria para que se realice el respectivo registro presupuestal.

30. Enviar a cuentas copia de la aceptación de oferta, de la póliza, de la orden de inicio y la oferta seleccionada.

Durante dicho término los proponentes podrán formular observaciones.

Adicionalmente publicar la oferta seleccionada.

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado.

Ingresar la información en el SICO.

La designación de supervisión se debe enviar por correo electrónico, adjuntando copia de la aceptación de oferta, de la póliza y de la orden de inicio.

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Ordenador del Gasto, Coordinadores GIT y Profesionales asignados del proceso

1. Identificar las necesidades del área.

2. Verificar que los bienes, obras o servicios que se pretenden contratar se encuentran en el plan anual de adquisiciones.

3. Elaborar el estudio del sector y de mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y hacer el análisis correspondiente y determinar el presupuesto oficial.

4. Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde la contratación, incluyendo el IVA, según corresponda y el gravamen a las transacciones financieras, si es del caso.

5. Remitir mediante memorando interno de tramitación las condiciones del proceso a iniciar al GIT Contratación Egresos o al Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

Enviar las condiciones en medio magnético al correo electrónico de contratos o al del Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

26. Verificar documentos

remitidos por el área que solicita el inicio del trámite contractual.

7. Asignar el proceso al Profesional responsable de adelantarlo.

8. Elaborar el estudio previo. La entidad estatal debe elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios.

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

9. Ingresar la información correspondiente al estudio de mercado en el sistema SICO.

10. Elaborar la invitación pública la cual debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies.

11. Enviar a la dirección electrónica de la gran superficie la invitación y publicarlas en el portal de contratación “Colombia Compra Eficiente”.

12. Recepcionar las cotizaciones.13. Cierre del plazo para la

presentación de cotizaciones.14. Designación comité

evaluador y remisión de las cotizaciones para su verificación y evaluación.

3. Las condiciones técnicas exigidas.4. El valor estimado del contrato y su justificación.5. El plazo de ejecución del contrato.6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

La invitación debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.b) la forma de pago.c) el lugar de entrega.d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil.d) la forma y el lugar de presentación de la cotización. e) la disponibilidad presupuestal.

Comité Evaluador 15. Evaluar la cotización con el

menor precio.16. Enviar mediante memorando

al GIT Contratos de Egresos o al Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial el informe de evaluación de la cotización de menor valor.

GIT Contratación (Egreso) / Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

17. Consolidar la información enviada por el comité evaluador y elaborar el documento de verificación.

18. Publicar en el portal de

De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación. El término para presentar la oferta no podrá ser inferior a un (1) día hábil.

MINIMA CUANTIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

contratación “Colombia Compra Eficiente” el consolidado del informe de evaluación, durante el tiempo estipulado en la invitación.

19. Elaborar y publicar la aceptación de la oferta.

20. Recepcionar, revisar y aprobar la garantía exigida.

21. Designar el supervisor.22. Elaborar la orden de inicio del

contrato y enviar vía correo electrónico al contratista.

23. Enviar a presupuesto copia de la aceptación de oferta y certificación bancaria para que se realice el respectivo registro presupuestal.

24. Enviar a cuentas copia de la aceptación de oferta, de la póliza, de la orden de inicio y la oferta seleccionada.

Se imprime la hora legal.

Adicionalmente publicar la oferta seleccionada.La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado. Ingresar la información en el SICO.La designación de supervisiónSe debe enviar por correo electrónico, adjuntando copia de la aceptación de oferta, de la póliza y de la orden de inicio.

CONTRATACIÓN DIRECTA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

Ordenador del Gasto1. Identificar las necesidades

del área.2. Verificar que los bienes o

servicios que se pretenden contratar se encuentran en el plan anual de adquisiciones.

3. Elaborar el estudio del sector al cual pertenecen tales bienes o servicios y hacer el análisis correspondiente y determinar el presupuesto oficial.

Determinar el perfil (prestación de servicios) y la cantidad de bienes o servicios a contratar.

El análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del Proceso de Contratación, particularmente las condiciones del contrato, como los plazos y formas de entrega y de pago.

Además debe permitir a la Entidad Estatal sustentar su decisión de hacer una contratación directa, la elección del proveedor y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.

La Entidad Estatal debe consignar en los Documentos del Proceso, bien sea en los estudios previos o en la información de soporte de los mismos, los aspectos de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013.

CONTRATACIÓN DIRECTA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

4. Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde la contratación, incluyendo el IVA, según corresponda y el gravamen a las transacciones financieras, si es del caso.

5. Efectuar el registro de la hoja de vida en el sistema de información y gestión del empleo público — SIGEP-.

6. Remitir mediante memorando interno de tramitación las condiciones del proceso a iniciar junto con la hoja de vida del candidato al GIT Contratación Egresos o al Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

En un contrato de prestación de servicios profesionales, el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar dicho objeto.

Verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate.

Enviar las condiciones en medio magnético al correo electrónico de contratos o al del Profesional con funciones de Abogado en las Direcciones Territoriales.

GIT Contratación (Egreso)/ Profesional con funciones de Abogado en la Dirección Territorial

7. Verificar los documentos remitidos por el área que solicita el inicio del trámite contractual.

Hoja de vida con sus soportes.

Declaración de bienes y rentas.

Si es persona jurídica, un ejemplar de los certificados de Existencia y Representación Legal.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.

Fotocopia de la Libreta Militar, si el candidato es hombre menor de 50 años.

Certificado vigente de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.

Fotocopia de la última planilla de autoliquidación de aportes a Pensiones y Salud, para persona natural o certificación del revisor fiscal o en su defecto del representante legal, sobre cumplimiento de aportes al Sistema General de Seguridad Social y pago de parafiscales. Fotocopia del Registro Único Tributario – RUT.

Certificación bancaria para efectos de los pagos por abono en cuenta.

Para los contratos de compraventa, verifique e imprima el Certificado de

CONTRATACIÓN DIRECTA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOSRELEVANTES

8. Verificar y habilitar la hoja de vida del candidato en el sistema de información y gestión del empleo público — SIGEP-.

9. Asignar el proceso al Profesional responsable de adelantarlo.

10. Elaborar el estudio previo y el análisis de riesgos.

11. Elaborar la inexistencia de personal.

12. Elaborar la idoneidad de la persona seleccionada para la ejecución del contrato.

13. Elaborar la minuta del contrato, acta de inicio y designación de supervisión.

antecedentes de Responsabilidad Fiscal de la página web de la Contraloría General de la República, respecto del adjudicatario del contrato; si es persona jurídica se debe obtener el certificado en relación con ésta y su representante legal.

6. FORMATOS - REGISTROS El tiempo de retención de los siguientes registros se encuentra en las TRD vigentes.

REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS DE CONTRATACIÓNCÓDIGO: F200-04/2007.V2Mediante este formato se registra la información de los asistentes a los diferentes eventos derivados de los procesos de contratación.

AUTORIZACION DE LA SECRETARIA GENERAL PARA INICIAR TRAMITES DE CONTRATACIÓN.CÓDIGO: F200-07/2007.V7Mediante este formato la Secretaría General, indica los motivos por los cuales se requiere la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, Esta certificación debe indicar el nombre y la firma de quien proyectó y revisó.

PROGRAMACIÓN CONTRATACIÓN SERVICIOS PERSONALESCÓDIGO: F200-16/2007.V2Mediante este formato el Director General del IGAC, autoriza el plan de contratación de la prestación de servicios personales los originales reposan en la secretaria general del igac.

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS PARA LA ELABORACIÓN CONTRATOS DE EGRESO.CÓDIGO: F200-22-2009.V3Mediante este formato se verifican todos los documentos señalados en la Ley y requeridos por la entidad para iniciar el proceso de contratación.

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS CONTRATISTACÓDIGO:F200-23-2009.V3

Mediante este formato se verifican todos los documentos señalados en la Ley y requeridos por la entidad para iniciar el proceso de contratación.

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS COMPRAVENTACÓDIGO: F200-24-2009.V3

CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA E INSUFICIENCIA DE PERSONAL DE PLANTA

CÓDIGO: F20700-01/09.V8 SE ESTA MIRANDO SI SALE POR EL SISTEMA???Mediante este formato la entidad señala los motivos por los cuales se requiere la contratación en los casos en los que no es posible atender la actividad con personal deplanta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal quepueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación o porque el desarrollo de la actividad requiere un grado deespecialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendopersonal en la planta, éste no sea suficiente para el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad, dicho documento deberá firmarse por el Coordinador Grupo Interno de Trabajo Gestión del Talento Humano o Director Territorial y por el Ordenador Del Gasto o profesional con funciones de abogado de la territorial.

ACTA DE APERTURA DE URNACÓDIGO: F20700-02/09.V6Mediante este documento se registra a la fecha y hora de apertura de la urna señalando los asistentes.

SELLO DE URNACÓDIGO:F20700-03/09.V6Documento que garantiza que la urna no sea vulnerada el cual contiene el nombre del Instituto.

CONTROL ENTREGA DE CONTRASEÑACÓDIGO: F20700-04/09.V1Formato mediante el cual se asigna la contraseña a los oferentes para identificarlos en el curso de la audiencia de subasta.

REGISTRO DE OFERTA INICIAL Y LANCESCÓDIGO: F20700-05/09.V1

CONTROL DE LANCESCÓDIGO: F20700-06/09.V1

ASIGNACIÓN CONTRASEÑACÓDIGO: F20700-07/09.V1Formato mediante el cual se asigna una contraseña que identifica a los oferentes para diferenciar los lances.

ACTA SE SUPERVISIÓNCÓDIGO: F20700-12/12.V7Documento mediante el cual el supervisor verifica el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratista.

MODIFICACIÓN AL PLAN DE COMPRASCÓDIGO: F20700-14/10.V2

Mediante este documento el ordenador del gasto debe solicitar por escrito justificativo al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contratos de Egreso de la Sede Central la modificación al plan de compras o adquisiciones.

SOLICITUD CERTIFICACIÓN DE CONTRATOCÓDIGO:F20700-15/11.V1Mediante este formato los contratistas requieren a la dependencia GIT Contratación a fin de que sean certificados los contratos celebrados con la entidad en orden cronológico.

Reportes generados por el sistema de contratación SICO: Estudios de Conveniencia y oportunidad Estudio de mercado (si aplica) Certificación de inexistencia e idoneidad. Acto administrativo de adjudicación. Minuta del contrato Acta de inicio

7. RECURSOS7.1.TALENTO HUMANO Funcionarios públicos competentes con base en la educación, formación, habilidades y

experiencia apropiadas, de acuerdo a los perfiles establecidos en el Manual específico de funciones y competencias laborales y contratistas con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que hayan demostrado la idoneidad y experiencia que garanticen la efectiva prestación del servicio.

7.2.EQUIPOS Computadores Software Hardware Sistema de Contratación SICO Impresoras Red de datos Telefax

7.3.INSUMOS Información primaria: Suministrada por las entidades (Departamento Nacional de Planeación -

DNP, Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General del Presupuesto Público, Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, Comisión Nacional del Servicio Civil, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Ministerio de la Protección Social) que regulen el tema objeto de este Manual.

Información secundaria: Contratos e información originada y procesada con ocasión al desarrollo del proceso de contratación. (pliegos de condiciones, CDP, CRP, ofertas presentadas, entre otros.)

Papelería e insumos de oficina Tóner para impresora y fax

8. MEDIDAS DE SEGURIDADo Garantizar condiciones de archivo y almacenamiento adecuadas para evitar daño y

deterioro de los documentos. o Suministro de usuarios con clave para el acceso a los equipos de computo a fin de

salvaguardar la información y reserva de los tramites contractuales.o El GIT Contratación (Egreso) cuenta con un lugar seguro en el que reposan, los originales

de los registros con todos sus anexos, facilitando la consulta y control de los mismos.

o Verificar el cumplimiento de los requerimientos establecidos en las normas de salud ocupacional y seguridad industrial.

Proteger y salvaguardar la información propiedad del cliente suministrada por los contratistas

10. CONTROLES

11. ANEXOSFormatos

12. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN

NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

9.

Se modificó este numeral de acuerdo con la Metodología para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías, cambia de Procedimientos a Procedimiento paso a paso.

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTRATACIÓN (EGRESO)

Diana Rocío Oviedo CalderónPREPARÓ Y REVISÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Didier Moreno ArizaVERIFICÓ OFICINA ASESORA JURÍDICA

Marcela Abella PalaciosVERIFICÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

VALIDÓ Y APROBÓ SECRETARÍA GENERAL

Diana Patricia Ríos García OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTRATACIÓN (EGRESO)

Martha Patricia Camacho