MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Cód. P-0/15.V

Fecha Agosto de 2015

TABLA DE CONTENIDO

No. Pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 1

3.2. DE LOS SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA DE PROCESOS MISIONALES 1

3.3. DE LOS DIRECTORES TERRITORIALES 1

3.4. 1

3.5. 1

3.6. 2

3.7. 2

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 3

5.1. LEGALES 3

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 3

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 5

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 6

8. ANEXOS 14

PROPUESTA

1. OBJETIVOEstablecer los procedimientos requeridos para planear, ejecutar y controlar el mantenimiento del Sistema de Información Geográfico para la Planificación y el Ordenamiento Territorial SIG-OT. Y adicionalmente realizar las actividades de difusión y capacitación que el Grupo Interno de Trabajo de Ordenamiento Territorial realiza a los usuarios e interesados del aplicativo.

2. ALCANCEEste manual aplica para todas las actividades que se desarrollen para ejecutar el mantenimiento del software del aplicativo SIG-OT, en las cuales comprenderá los procedimientos y tareas de actualización de información del SIGOT y los procesos de mantenimiento adaptativo (Actualización de Software) que se requieran para su correcto funcionamiento.

En este manual se abordara las tareas de mantenimiento correctivo en el cual se va a reflejar en las actividades de Soporte que realiza el Grupo Interno de Trabajo de Ordenamiento Territorial a partir de las solicitudes de los usuarios internos o externos; Estas solicitudes pueden capturarse por un canal de comunicación: Correo electrónico, llamada telefónica, solicitud verbal y presencial, y cada una de estas solicitudes debe tener el control y gestión del tramite solicitado y finalmente comunicar la acción realizada por el equipo de trabajo.

Este manual de procedimiento abarcara las actividades y tareas emprendidas por el Grupo Interno de Trabajo de Ordenamiento Territorial a difundir y realizar capacitaciones del SIGOT a los posibles usuarios del aplicativo distribuidos en el territorio nacional.

3. RESPONSABILIDADES3.1 DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

°

3.2

° .

3.3 DE LOS DIRECTORES TERRITORIALES

° .

3.4 DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

°

3.5

° 3.6

3.7.

3.8

4. GLOSARIO

Bases de datos Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y que están almacenados con criterios independientes de los programas que los utiliza.

Caso de uso Secuencia de interacciones que se desarrollan entre un sistema y sus actores en respuesta a un evento que inicia un actor principal sobre el propio sistema

Datos alfanuméricos Información en formato plano proveniente de programas como excel, word o por transferencia de datos como xml, u otro, que no tengan asociada información georeferenciada.

5. NORMAS.5.1.LEGALES

° Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011

° Ley 734 de 2002 por la cual se expide el código único disciplinario, articulo 34 deberes del servidor público.

° Decretos 208 de 2004 y 1551 de 2009 por los cuales se modifica la estructura del IGAC.

° Decreto 3851 de 2006 por el cual se organiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la información básica colombiana y se dictan otras disposiciones.

° Decreto 209 de 2004 por el cual se modifica la planta de personal del IGAC.

° Resolución 325 por la cual se crea el GIT Ordenamiento territorial, se le asignan sus funciones y se designa el Coordinador del mismo.

5.2 TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° Decreto 943 del 21 de mayo de 2014-MECI 2014

° NTCGP1000:2009

° NTC-ISO 9001:2008

° Norma Técnica Colombiana NTC 4611 - Información geográfica. Metadato Geográfico, Vigente.

° Acta de acuerdo No. 1. Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales - ICDE. Comité de Coordinación ICDE. 9 de octubre de 2000.

° Acuerdos Básicos de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales - ICDE. Junio de 2000.

° Acta de Acuerdo febrero 17 de 2000 de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales - ICDE. Políticas Generales para el Intercambio de Información Geográfica.

° CONPES 3585 de 2009.

5.3 DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

° Se deben aplicar las instrucciones planteadas en el manual de procedimientos sobre políticas y procedimientos para copias de respaldo en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC

° Las publicaciones que se realicen deben cumplir con las directrices establecidas por la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información.

° Todas las solicitudes o requerimientos sobre el SIG-OT deben tramitarse a través del aplicativo Help Desk.

° El GIT Ordenamiento territorial debe definir un plan de mantenimiento interno anual para el aplicativo.

° Las copias de seguridad deben realizarse con base a los lineamientos establecidos por la Oficina de informática y telecomunicaciones.

° La gestión de los metadatos debe realizarse con base en el procedimiento para la Elaboración de metadatos geográficos, definido por el IGAC.

° Para la elaboración de publicaciones se debe tener en cuenta el manual de procedimientos vigente del IGAC para la Aprobación, Diseño e Impresión de publicaciones.

° Para la elaboración del material de apoyo de los entrenamientos se debe tener en cuanta el manualde procedimientos vigente del IGAC para la Elaboración de ayudas impresas y digitales..

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

Registro de soporte del SIGOT

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1 SOPORTE SIGOT

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Servidor público GIT Ordenamiento Territorial

1. Se inicia la captura de una solicitud de soporte realizada por un usuario.

A partir de la información proporcionada por el usuario es necesario

7.1 SOPORTE SIGOT

establecer, determinar y averiguar si la solicitud es de soporte del SIGOT o es una pregunta, observación o requerimiento para el grupo GIT-OT

2. El funcionario en el formato: “Registro de soporte del SIGOT” captura los siguientes datos: Requerimiento, fecha, hora, canal de comunicación, nombre de usuario, entidad que pertenece el usuario, teléfono y correo electrónico.

Debe diligenciar que canal de comunicación se comunico el registro de soporte en las cuales existen las siguientes opciones: Correo electrónico, llamada telefónica, solicitud presencial.

En los casos que se puedan (llamada telefónica y solicitud presencial.) es necesario que se pregunte y se registre en el formato los atributos de contacto (entidad que pertenece el usuario, teléfono y correo electrónico)

3. El funcionario envía al equipo de administración y desarrollo del SIGOT que pertenece al GIT-OT.

Se envía el requerimiento de soporte registrado en el formato de: “Registro de soporte del SIGOT” mediante el correo oficial del IGAC.

Administrador del SIGOT y coordinador de GIT-OT

4. El administrador analiza la operación solicitada y determina qué tipo de solicitud es:

- Error: Existe un error materializado el cual impide que un caso de uso se realice como se diseño.

- Nuevo requerimiento: Un nuevo caso de uso o ajuste a alguna funcionalidad implementada.

- Comentario: La solicitud del usuario es un comentario o solicitud de algo diferente al SIGOT.

- Error no encontrado: El requerimiento de soporte no describe un error materializado en el aplicativo.

- Solicitud de información (Capas): El usuario solicita la creación o actualización

Cuando se determine es necesario registrar el tipo de solicitud en el campo de “Tipo de

Para realizar esta operación el administrador debe apoyarse en los casos de uso del SIGOT y consultar las dudas de categorización con el coordinador y el grupo tematico de GIT-OT.

7.1 SOPORTE SIGOT

solicitud”

Administrador del SIGOT 5. El administrador envia las solicitudes con tipo de “Error” al equipo de desarrollo mediante el correo oficial del IGAC, adicionalmente es necesario registrar el campo de “Fecha de envio a desarrollador” del formato: “Registro de soporte del SIGOT”

El administrador tiene la competencia de enviar la solicitud con copia a los integrantes del GIT-OT que vea conveniente.

Administrador del SIGOT 6. El administrador custodia los tipos de solicitud de:

- Nuevo requerimiento- Comentario- Error no encontrado- Solicitud de información (Capas): El

usuario solicita la creación o actualización

Los cuales van a servir de insumo para realizar los procedimientos de mantenimiento evolutivo que se realizaran a partir de los requerimientos y observaciones comunicados por los usuario del SIGOT.

El administrador debe alojar los registros en su computador del IGAC en una carpeta compartida y mensualmente debe enviar los registros al coordinador de GIT-OT.

Administrador del SIGOT 7. El administrador envia un e mail desde el correo institucional comunicando la tipificación que realizó a la solicitud del usuario y comunicar las acciones que se van a desencadenar en un futuro a partir de dicha solicitud.

Es necesario que el coordinador diligencie los atributos de:

- Fecha de envio de respuesta- Resumen de respuesta a usuario

El administrador tiene la competencia de enviar la solicitud con copia a los integrantes del GIT-OT que vea conveniente.

Se debe tener en cuenta que la comunicación con el usuario debe expresar que los nuevos requerimientos o comentarios van a tenerse en cuenta según la operatividad y lineamientos de GIT-OT.

Programador del SIGOT 8. El programador lee la solicitud del usuario que ya fue tipificada anteriormente por el Administrador del SIGOT como error.

Se debe conceptualizar el error materializado mediante los casos de uso del SIGOT y comprender en donde existe el incuplimiento de una funcionalidad

Existe la posibilidad de que el error encontrado por el Administrador no se pueda materializar o no aplique para lo cual el programador del SIGOT debe diligenciar el formato de “Registro de soporte del SIGOT” de la

7.1 SOPORTE SIGOT

especifica.

Mediante los conocimientos de desarrollo de software y soportado con los documentos de arquitectura del SIGOT, el programador debe realizar la correción al error encontrado.

Cuando la correción se realice es necesario que el programador de software realice una prueba funcional que certifique que se corrigio el error encontrado por el usuario.

En el formato de “Registro de soporte del SIGOT” se debe registrar los siguientes campos:

- Se realizo la correción: Se diligencia el registro según lo que realizo el programador con las opciones: Si, NO y NO APLICA

- Fecha de trabajo de programador: La fecha en el dia que se termino la correción.

- Resultado de Prueba funcional: SI o NO

- Observación de la operación: El programador comunica al adminsitrador la operación realizada y las dificultades o oportunidades de mejoradas encontradas.

NOTA: La responsabilidad de la solución de error es del programador del SIGOT, si en llegado caso es necesario el soporte tecnico de la Oficina de Tecnologia, se debe proceder según los procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad del IGAC. Cuando la Oficina de Informatica solucione la solicitud tecnica (Software, hardware o Redes) el programador de seguir según este manual.

siguiente manera:- Se realizo la

correción: NO APLICA

- Fecha de trabajo de programador: La fecha en que se termino el analisis.

- Observación de la operación: Se debe comunicar al administrador por que no es un error que incumple el caso de uso.

El programador esta en la obligación de solucionar el error encontrado pero cuando este no sea posible por cuestiones tecnicas y tecnologicas es necesario diligenciar el formato de “Registro de soporte del SIGOT” de la siguiente manera:

- Se realizo la correción: NO

- Fecha de trabajo de programador: La fecha en que se termino el analisis.

- Observación de la operación: Se debe comunicar al administrador por que tecnicamente no fue posible y enviar posibles tareas que se deben emprender para la solución del error y si es posible determinar en una medida temporal el tiempo que puede demorar la solución

Programador del SIGOT 9. El programador envia un e mail desde el correo institucional al Adminsitrador del SIGOT anexando el formato de “Registro de soporte del SIGOT”

En ningún caso en este paso el programador va a notificar al usuario por correo electrónico.

7.1 SOPORTE SIGOT

Administrador del SIGOT 10. El administrador lee el resultado de la gestión del programador del SIGOT, y en caso de que la solución fue satisfactoria el funcionario ejecuta una prueba funcional con el fin de comprobar que el caso de uso funciona correctamente. Se registra el resultado de la prueba en el campo “Resultado de Prueba - admninistrador”.

El administrador envia un e mail desde el correo institucional comunicando la tipificación realizó a la solicitud del usuario y comunicar las acciones que se van a desencadenar en un futuro a partir de dicha solicitud.

Es necesario que el coordinador diligencie los atributos de:

- Fecha de envio de respuestaResumen de respuesta a usuario

Si el resultado de la prueba funcional es negativo se registra en el formato y se envía por correo electrónico el registro al programador para que este vuelva a solucionar el error según lo descrito en el paso 9.

Administrador del SIGOT 11 El administrador envia un e mail desde el correo institucional comunicando la gestión que se realizo en el GIT-OT del error encontrado.

Es necesario que el coordinador diligencie los atributos de:

- Fecha de envio de respuesta- Resumen de respuesta a usuario

El administrador tiene la competencia de enviar la solicitud con copia a los integrantes del GIT-OT que vea conveniente.

8. ANEXOS

° Anexo 1. Flujograma del procedimiento.

° Anexo 2.

° Anexo 3.

° Anexo 4.

° Anexo 5.

° Anexo 6.

° Anexo 7.

9. Control de cambios

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

VERIFICÓ TÉNICAMENTE DIRECCIÓN GENERAL

VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA

OFICNA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

Pág. 1 de 2

Fecha Marzo de 2015

ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO