INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR ARCHIVÍSTICO Y DE

CONSERVACIÓNARCHIVO CENTRAL- SEDE CENTRAL

Elaborado por: NATALIA PLATA PEÑAFORT

MARÍA FERNANDA GONZÁLEZ ROJAS

Revisado por: ELIZABETH GARCÍA GONZÁLEZ

MAYO DE 2013

El presente documento se constituye en el INFORME DE DIAGNÓSTICO PRELIMINAR ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN del Archivo Central de la Sede Central, con base en la información levantada por las contratistas NATALIA PLATA y MARÍA FERNANDA GONZÁLEZ ROJAS, en cumplimiento de los Contratos 11885 y 11882 de 2013.

ContenidoPRESENTACIÓN............................................................................................................................3

1. ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA.............................................................................................4

1.1. Descripción.......................................................................................................................4

1.2. Aplicación de TVD.............................................................................................................4

1.3. Aplicación de TRD V.1.......................................................................................................6

1.4. Metros lineales de documentación..................................................................................6

2. EDIFICACIÓN.........................................................................................................................7

2.1. Descripción general..........................................................................................................7

2.2. Estado del inmueble.........................................................................................................7

2.3. Seguridad.........................................................................................................................7

3. ALMACENAMIENTO..............................................................................................................7

3.1. Mobiliario.........................................................................................................................7

3.2. Unidades de almacenamiento..........................................................................................8

3.3. Unidades de conservación................................................................................................8

4. ESTADO DE CONSERVACIÓN................................................................................................8

4.1. Deterioros presentes en la documentación.....................................................................8

5. RECOMENDACIONES............................................................................................................8

6. ANEXOS..............................................................................................................................10

6.1. Registro fotográfico........................................................................................................10

PRESENTACIÓN

El Archivo Central salvaguarda la documentación del Instituto Geográfico Agustín Codazzi desde sus inicios en 1935 hasta la fecha. Teniendo en cuenta la importancia que tiene para la entidad la conservación tanto de la información como del soporte que la contiene, se hace necesario levantar un diagnóstico de conservación con el fin de evidenciar las falencias a nivel de edificación y almacenamiento que generan deterioro de tipo físico-mecánico, físico-químico y/o biológico.

De esta manera, el diagnóstico de conservación será alimentado a medida que se realicen los procesos de organización, inventario, cambio de unidades de almacenamiento e intervención; al finalizar el año se entregará un informe de todas las evidencias encontradas en el archivo, con el fin de proyectar las actividades correctivas que minimicen el riesgo de desorganización y deterioro en la documentación.

1. ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

1.1. Descripción

El diagnostico preliminar que se realizó en el Archivo Central y que tiene como fin realizar la aplicación de las Tablas de Valoración Documental y de las Tablas de Retención Documental. En cuanto a las TVD se realizaran las acciones que nos permitan aplicar los procedimientos y disposición final de las series documentales en cada uno de los periodos establecidos por las mismas.Para las TRD se procederá a identificar la documentación que ha cumplido su tiempo de retención para proceder a su eliminación o selección según lo establecido e identificar la documentación cuya disposición final sea conservación total con el fin de adelantar los procesos archivísticos correspondientes.

1.2. Aplicación de TVD

De acuerdo a la solicitud de revisión del Fondo Acumulado en el Archivo Central para aplicar Tabla de Valoración Documental en el Archivo Central, se estableció que existe un total de 1251 cajas correspondientes a TVD (1939 a 1996) ubicados dentro de cada periodo, así:

PERIODO HISTÓRICO

FECHAS EXTREMAS CAJA SERIES OBSERVACIONES

1 1935 - 1939 DE LA CAJA 1 A LA CAJA 23

ACTAS, CORESPONDENCIA,COORDENADAS DE CAMPO, DECRETOS, ESTADISTICAS

CATASTRALES, INFORMES DE TRABAJO, NOMINAS, REDES GEODESICAS

CONSERVACION TOTAL

2 1940 -1943 DE LA CAJA 24 A LA CAJA 82

ACTAS, DECRETOS, CORRESPONDENCIA, RESOLUCIONES, RED GEODESICA,

AVALUOS, AEROFOTOGRAMETRIA.

CONSERVACION TOTAL

3 1944 DE LA CAJA 83 A LA 99

ACTAS DECRETOS , CORRESPONDENCIA, RED GEODESICA, RECONOCIMIENTO

AGROLOGICO

CONSERVACION TOTAL

4 1945 -1942 DE LA CAJA 100 A LA 141

ACTAS, CORRESPONDENCIA, RED GEODESICA, RECONOCIMIENTO

AGROLOGICO,

CONSERVACION TOTAL

5 1953 -1957 DE LA CAJA 142 A LA 190

ACTAS,RED GEODESIA, CORRESPONDENCIA, NOMINAS, AVALUOS,

CONSERVACION TOTAL

6 1958 -1968 DE LA CAJA 191 A LA 424

CORRESPONDENCIA, NOMINA, AVALUOS,ESTADISTICAS CATASTRALES,

ZONAS HOMOGENEAS, RED GEODESICA,ANALISIS DE SUELOS

CONSERVACION TOTAL

7 1969 -1963 DE LA CAJA 425 A LA 487

ACTAS, CORRESPONDENCIA, NOMINA, AVALUOS, ESTADISTICAS CATASTRALES,

RED GEODESIA, CIAF, ANALISIS DE SUELOS,

CONSERVACION TOTAL

8 1974 -1977 DE LA CAJA 488 A LA 571

ACTAS, CORRESPONDENCIA, CONSECUTIVOS, PROCESOS

JUDICIALES,NOMINA, AVALUOS, ESTADISTICAS CATASTRALES, RED

GEODESIA, ESTUDIOS DE SUELOS, CIAF

CONSERVACION TOTAL

9 1978- 1979 DE LA CAJA 562 A LA CAJA 611

ACTAS,CORRESPONDENCIA, CONSECUTIVOS, CIAF, ESTUDIO DE

SUELOS, ACUERDOS

CONSERVACION TOTAL

10 1980 -1986 DE LA CAJA 612 A LA 841

ACTAS,CORRESPONDENCIA, NOMINAS, AVALUOS, ESTADISCAS CATASTRALES, ESTUDIO DE ZONAS HOMOGENEAS, RED

GEODESIA, ANALISIS DE SUELOS, CONSECUTIVOS,

CONSERVACION TOTAL

11 1987- 1982 DE LA CAJA 842 A LA 1085

ACTAS,CORRESPONDENCIA, NOMINAS, AVALUOS, ESTADISTICAS CATASTRALES, ESTUDIO DE ZONAS HOMOGENEAS, RED

GEODESIA, ANALISIS DE SUELOS, CONSECUTIVOS, BALANCE GENERAL,

CONSERVACION TOTAL

12 1993 -1996 DE LA CAJA 1086 A LA 1251

ACTAS, CORRESPONDENCIA, NOMINAS, AVALUOS, ESTADISTICAS CATASTRALES, ESTUDIO DE ZONAS HOMOGENEAS, RED

GEODESIA, ANALISIS DE SUELOS, CONSECUTIVOS, CIAF, MUESTRAS

HISTORICAS PROCESOS DISCIPLINARIOS.

CONSERVACION TOTAL

1.3. Aplicación de TRD V.1

Se estableció que existen 695 cajas correspondientes a la TRD V.1 (1997-2003), de diferentes dependencias del Instituto, como son: Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Financiera, Subdirección Catastro, Subdirección de Geografía, Oficina Asesora Jurídica, Secretaria General, Oficina Asesora de Planeación, Geodesia, Servicios Administrativos y Direcciones Territoriales. Se procedió a la aplicación de la TRD y producto de ello se establecieron las series que habían cumplido su tiempo de retención, así:

SERIES FECHAS EXTREMAS

NÚMERO DE CAJAS

OBSERVACIONES

LICITACIONES PUBLICAS Y PROPUESTAS

1997-2002 56 Estas son de varios proponentes.

CERTIFICADO DE PROPIEDAD Y NO PROPIEDAD

1998-2002 11 Su tiempo de retención son 5 años y se elimina.

LISTADO DE CORRESPONDENCIA

1997-2002 36 Su tiempo de retención son 5 años y se elimina.

BIENESTAR SOCIAL 1997-2001 20 Son copias de actividades que se le realizaban a los empleados.

COTIZACIONES 1998 2 Un año y se elimina.

PLANILLAS Y GUIA DE ENVIO DE CORREO

2001-2002 21 Cuatro años y se elimina.

CONSECUTIVOS DE CIRCULARES

1997 2 Son del año 1997 se realizo muestreo y eliminación.

Además, luego de la revisión se determinó que existen 544 cajas de diferentes dependencias pendientes por intervenir.

1.4. Metros lineales de documentación

En total existen en el Archivo Central 3.011,01 metros lineales de documentación perteneciente a TVD, TRD versiones 1, 2 y 3, y 1,74 metros lineales de cartografía.

2. EDIFICACIÓN

2.1. Descripción general

El archivo central se encuentra ubicado en la zona nororiental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, en un primer piso.

El inmueble está construido en ladrillo, cemento, y laca, el techo es en teja Eternit con claraboyas, el piso es igualmente en placa de concreto con tableta. No hay ventanas, y el ingreso se da por una puerta de vidrio que tiene acceso desde la zona de trabajo y oficinas.

2.2. Estado del inmueble

El inmueble en general se encuentra en regular estado de conservación, no hay evidencia de que se presenten problemas estructurales en la edificación; sin embargo se han presentado inundaciones en tiempos de alta lluviosidad debido a una canaleta a la que no se le realiza mantenimiento permanente, lo cual repercute en filtraciones de humedad sobre la documentación perteneciente a TVD y TRD Versión 1.

De igual manera es importante resaltar que las claraboyas mencionadas en el punto 1.1., generan riesgo de deterioro en la documentación ubicada en el Archivo Central debido a que permite el ingreso de iluminación U.V. durante el día, ocasionando altas temperaturas y bajos niveles de humedad relativa

2.3. Seguridad

Se cuenta con un extintor tipo solkaflam en la entrada del depósito de archivo, con fecha de vencimiento de octubre de 2013. De igual manera se encontró un sistema de alarma contra incendio dentro del depósito que funciona correctamente.

3. ALMACENAMIENTO

3.1. Mobiliario

El depósito de archivo presenta diversos tipos de mobiliario entre los que se evidencia un archivador rodante, 283 estantes fijos de 5 bandejas dobles, 22 estantes fijos de seis bandejas sencillas, 10 muebles de madera, y 7 mapotecas metálicas.

En general se encuentra en regular estado de conservación, los estantes fijos presentan doblaje en las bandejas, suciedad superficial, en algunos se evidencian desfases. Las mapotecas presentan deterioro en los cajones y se evidenciaron oxidaciones.

3.2. Unidades de almacenamiento

El 85% de la documentación se encuentra almacenada en cajas X-200, el 2% en cajas x-300 y el 13% restante no tiene ninguna unidad de almacenamiento. Las cajas se encuentran en regular estado de conservación dadas las condiciones de almacenamiento en le mobiliario. Estas presentan roturas, desfases, debilidad del soporte, suciedad y manchas.

3.3. Unidades de conservación

Las unidades de conservación son carpetas de yute en las TRD versiones 1 y 2, y carpetas desacidificadas en las TRD versión 3 y TVD.

4. ESTADO DE CONSERVACIÓN

4.1. Deterioros presentes en la documentación

Se evidenciaron deterioros de tipo biológico en documentación de Financiera perteneciente a la TRD Versión 1, afectada en años anteriores por las filtraciones de humedad.

5. RECOMENDACIONES

Realizar al menos dos veces al año saneamientos ambientales en cada una de las dependencias de la Sede Central, Direcciones Territoriales y

Unidades Operativas de Catastro con el fin de contrarrestar la presencia de deterioro biológico en las edificaciones y documentación.

Es necesario realizar capacitaciones, socializaciones y sensibilizaciones sobre las Tablas de Retención y Valoración Documental, para así lograr una mejor organización de los archivos de gestión y dar solución al problema de los fondos acumulados.

Los espacios físicos para áreas de archivos no son suficientes para la cantidad de documentación que se genera anualmente. Para tal efecto, es indispensable incrementar el número de áreas destinadas a la conservación de archivos y evitar su almacenamiento en zonas no aptas para archivos.

Es importante implementar un sistema de seguridad en las instalaciones para evitar la pérdida de la documentación producto de robos, incendios, inundaciones o actos de vandalismo que pueda ocasionar daños en la infraestructura de la edificación y, por ende, el patrimonio documental.

Se requiere mobiliario que garantice el adecuado almacenamiento de los documentos y adecuado para los diferentes formatos de la documentación como archivadores, estantes y planotecas para el almacenamiento y preservación de los archivos en general.

6. ANEXOS

6.1. Registro fotográfico