plan de sistemas del policlino de sicaya

POLICLINICO PASTORAL DE SALUD - SICAYA

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“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”

UNCP

TEMA:

“PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION DEL

POLICLINICO PASTORAL DE SALUD- SICAYA”

CATEDRA : SISTEMAS DE INFORMACION

CATEDRATICO : LIC. MARTINEZ BRAVO, FERMIN

SEMESTRE : VIII

ALUMNA : ALANYA MARQUEZ, MARITZA

CHANCA EULOGIO, ELIANA

CONDOR SALINAS, BLANCA

LAURA TORRES, KETTY

MALLMA CORTEZ, MILAGROS

HUANCAYO

2011

2011


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2011

FAE -UNCP

28/12/2011

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION DEL

POLICLINICO PASTORAL DE SALUD DE SICAYA


ÍNDICE

Página:

CAPITULO I: OBJETIVO DE NEGOCIOS

1.1. MISIÓN: 01

1.2. OBJETIVO: 02

1.3. ESTRATEGIAS 02

1.4. ANALISIS Y DIAGNOSTICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 02

1.4.1. ESTRUCTURA 02

1.4.2. PERSONAL 03

1.4.3. FUNCIONES: 03

1.4.4. CONTEXTO 04

1.4.5. PROCESOS 04

1.5. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DEL DESARROLLO INFORMÁTICO 05

1.5.1. DESCRIPCION DE APLICACIONES EXISTENTES 07

1.5.2. DESCRIPCION DEL ENTORNO INFORMATICO 07

1.5.3. DIAGNOSTICO DEL DESARROLLO INFORMATICO 08

CAPITULO II: IDENTIFICACION DE NECESIDADES Y DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS

DE INFORMACION

2.1 NECESIDADES DE INFORMÁTICA 09

2.2 MODELO CONCEPTUAL DE DATOS 12

2.2.1 Entidades 12

2.2.2 Agrupación de Entidades 13

2.2.3 Modelo de Datos 14

2.3 ESPECIFICACIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 15

2.4 PRIORIZACION DEL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 22

2.5 MODELO GLOBAL DE DATOS 23

CAPITULO III: DEFINICION Y DESCRIPCION DEL ESCENARIO PROPUESTO

3.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 24

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO Y ESTRATEGIAS DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN. 32

3.2 SOPORTE FISICO, LOGICO Y COMUNICACIONES 33

SOPORTE FÍSICO. 33

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SOPORTE LÓGICO. 37

SOPORTE DE REDES DE COMUNICACIONES. 38

3.3 MÉTODOS Y NORMAS. 38

CAPITULO IV: PLANES DE ACCION

4.1 PLAN DE ACTIVIDADES 39

4.2 PLAN DE RECURSOS 41

4.3 PLAN DE INFORMACIÓN 47

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1.6. MISIÓN:

• Misión de la Institución:

Somos un Policlínico dedicado a brindar el servicio de ayuda psicológica,

social y física a favor del prójimo, ofreciendo un servicio especializado de

consultoría externa en diversas especialidades, así mismo brindamos el

servicio de emergencia las 24 horas y contamos con una gama de productos

en la sección de botica de los mejores laboratorios a precios módicos.

• Misión del área informática:

Somos un área que cuenta con tecnología nueva que hace posible brindar

un servicio personalizado y con valor añadido a nuestros clientes.

1.7. OBJETIVO:

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• Objetivos institucionales:

Incrementar nuestra participación de mercado en un 20% para el 2013

Incrementar nuestras ventas en un 10% durante el año 2012.

Ofrecer valor y un servicio excepcional.

• Objetivos del área informática:

Implantar un sistema sofisticado para boticas.

Implementar un sofisticado equipo de cómputo que permita el buen

manejo de la información.

1.8. ESTRATEGIAS

o Cambiar el tipo de administración que se viene manejando en la botica.

o Elaborar un plan de redes y comunicaciones para compartir la

información en toda la organización.

1.9. ANALISIS Y DIAGNOSTICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.9.1. ESTRUCTURA

1.9.2. PERSONAL

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PROPIETARIAPROPIETARIA

PRACTICANTEPRACTICANTE

QUIMICO FARMACEUTICO REGENTEQUIMICO FARMACEUTICO REGENTE

TECNICO EN FARMACIATECNICO EN FARMACIA

ADMINISTRADORADMINISTRADOR


Alta dirección

Propietaria

Órgano de control

Químico Farmacéutico

Órgano de apoyo

Administrador

Órgano de línea

Técnico En Farmacia

1.9.3.FUNCIONES:

Asumir la responsabilidad técnica de la selección y evaluación de los

medicamentos en un almacenamiento correcto.

Establecer un procedimiento eficaz y seguro de dispensación de los

medicamentos y otros productos farmacéuticos y verificar su estricto

cumplimiento.

Verificar y controlar que el despacho de las recetas se efectué de

acuerdo a su condición de venta (bajo receta médica o venta libre).

Interpretar la receta, seleccionar los medicamentos prescritos e informar

al paciente.

Disponer, controlar que el despacho de los medicamentos, cuando su

venta se efectué de manera fraccionada, se adecue a lo establecido.

Entrenar, capacitar y supervisar permanentemente al personal

asistente, auxiliar en el correcto desempeño de las funciones de

almacenamiento y dispensación.

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Verificar los productos adulterados, falsificados, los alterados o

expirados serán retirados de los anaqueles para ser destruidos. Y

anotar en el cuaderno de ocurrencias.

Mantener actualizados los libros de ocurrencias.

Reportar las reacciones adversas medicamentosas que conozca arreglo

a lo dispuesto en el artículo 136 y 139 del reglamento para el registro,

control y vigilancia sanitaria de productos farmacéuticos y afines.

Orientar y educar al paciente en lo relacionado alza conservación,

preparación y uso de los medicamentos y otros productos

farmacéuticos, promoviendo el uso racional de los mismos.

Ofrecer al usuario las alternativas de medicamentos con arreglo a lo

dispuesto en el artículo 31º y 33º de la ley general de salud.

Colaborar y comunicar al propietario de las adquisiciones en base a la

rotación de los productos y comunicar los canjes de productos de los

laboratorios que aún lo realizan.

1.9.4. CONTEXTO

La empresa interactúa con diferentes entes como lo son los laboratorios

químicos que son sus proveedores, instituciones públicas y privadas

que son sus clientes y así mismo con sus clientes internos.

1. Fuentes

Está conformado por los distintos laboratorios que proporcionan los

medicamentos al policlínico.

a) Usuarios

Personas jurídicas que realizan alguna compra en nuestro

establecimiento.

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Personas naturales, constituido por todas aquellas personas

acuden a la botica para la compra de algún medicamento o la

solicitud de un servicio.

1.9.5. PROCESOS

Asumir la responsabilidad técnica de la selección y evaluación de los

medicamentos en un almacenamiento correcto

P1. Colocar estantes, vitrinas, armarios con una distancia entre si

necesaria para movilizarse y realizar las acciones de almacenamiento

correctamente.

P2. Adquirir un refrigerador con termómetro para el almacenamiento de

los productos que lo requieran, registrando diariamente la temperatura

en el registro de control de temperatura ambiental.

Establecer un procedimiento eficaz y seguro de dispensación de los

medicamentos y otros productos farmacéuticos y verificar su estricto

cumplimiento.

P1. Recibir el pedido verbal o con receta.

P2. Identificar los productos solicitados.

P3. Si no hay stock anotarlo en el registro de faltantes.

P4. Verificar la existencia y precio e informar al cliente.

P5. Elaborar la factura/boleta y entregarla al cliente para su cancelación.

P6. Entregar al cliente con las recomendaciones necesarias sobre el

uso adecuado.

Verificar y controlar que el despacho de las recetas se efectué de

acuerdo a su condición de venta (bajo receta médica o venta libre).

P1. Recibir el pedido verbal o con receta.

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P2. Si es verbal y la condición de la venta del producto es con receta

médica no atender el pedido si el cliente no la presente.

P3. Si es con receta, verificar que contenga toda la información

requerida.

P4. Si el producto es de venta controlada verificar que cuente con la

receta correspondiente y si se atiende el producto, retener la receta.

P5. Si la receta no consigna todos los datos solicitados, registrar en el

libro de ocurrentes.

Entrenar, capacitar y supervisar permanentemente al personal

asistente, auxiliar en el correcto desempeño de las funciones de

almacenamiento y dispensación.

P1. Desarrollar e implementar un programa de capacitación para el

personal.

Verificar los productos adulterados, falsificados, los alterados o

expirados serán retirados de los anaqueles para ser destruidos.

P1. Elaborar un manual de procesos de selección de mercadería.

Mantener actualizados los libros de ocurrencias.

P1. Asignar personal para la actualización.

Orientar y educar al paciente en lo relacionado a la conservación,

preparación y uso delos medicamentos y otros productos farmacéuticos,

promoviendo el uso racional de los mismos.

P1. En cada entrega de un producto realizar las recomendaciones

necesarias sobre el uso del producto.

Ofrecer al usuario las alternativas de medicamentos con arreglo a lo

dispuesto en el artículo 31º y 33º de la ley general de salud.

P1. Recibir el pedido verbal o con receta

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P2.dar a conocer al cliente de las alternativas de medicamentos que se

les puede ofrecer.

1.10. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DEL DESARROLLO INFORMÁTICO

1.10.1. DESCRIPCION DE APLICACIONES EXISTENTES

Actualmente, en la institución, no se desarrolla ningún sistema de

información.

La información con la que cuenta la institución se tiene en archivos

convencionales como cuadernos, fólderes y archivadores, además

también se cuenta con información digitalizada en hojas de Excel.

En las hojas de Excel se tienen la siguiente información:

Los documentos remitidos a la institución.

Los documentos remitidos por la institución.

Directorio de instituciones

Las ventas realizadas por la institución.

La mercadería existente en almacén.

1.10.2. DESCRIPCION DEL ENTORNO INFORMATICO

Luego de haberse identificado los sistemas de información existentes,

se procedió a realizar un inventario del campo informático con que

cuenta la institución, obteniéndose así lo siguiente:

En el policlínico pastoral de salud se cuenta con una microcomputadora

computadora personal (PC) con tecnología Pentium Dual-Corel la cual

está compuesta por:

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Hardware:

Un teclado multimedia

Un mouse normal

Una CPU compuesto por: componentes físicos; lector de discos,

case, drive tarjeta madre, microprocesador de 1.60GHz, disco

duro de 500GB SATA - BARRACUDA 7200RPM, fuente de

poder, tarjeta de red, tarjeta de sonido y componentes lógicos;

memoria RAM de 1,99 GB.

Un monitor pantalla plana.

Una impresora hp laser jet professional P1102

Software

sistema operativo Windows

software de aplicación (paquetes básicos).

1.10.3. DIAGNOSTICO DEL DESARROLLO INFORMATICO

Según el diagnóstico el policlínico pastoral de salud se encuentra en el

comienzo de la etapa de inicio de la evolución de los sistemas de

información según el Modelo de Nolan, puesto que recientemente se

adquirió una computadora la cual ha permitido el ahorro de mano de

obra y el exceso de papeles en la organización.

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2.5 NECESIDADES DE INFORMÁTICA

De acuerdo al análisis de la entrevista efectuada a la propietaria del

“POLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD” – SICAYA la señora Lupe Margarita

Peña Andrade de Zárate y alos subordinados implicados en la actividad,se ha

elaborado una lista de necesidades de información las cuales permitirán

desarrollar las diversas acciones en forma eficiente y eficaz para una buena

atención a los clientes y así cumplir con el objetivo de servir

satisfactoriamente las diversas necesidades que requiere los usuarios.

2.5.1 Área de compras

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- Puntualizar y obtener en forma detallada y confidencial información

adecuada con respecto a los productos sus precios que ofrecen los

proveedores tradicionales así como también de los nuevos

proveedores.

- Obtener información detallada de los proveedores nuevos y de los

tradicionales quienes ofrecen los diversos medicamentos.

- Tener un programa donde se pueda verificar las veces que un

cliente viene a comprar los productos medicinales diaria y

mensualmente y así de acuerdo a la frecuencia de compra realizar

descuentos como una forma de publicidad.

2.5.2 Área de Ventas

- Obtener un registro de ventas diarias, mensuales, anuales, que

admita ejecutar una proyección futura de ventas ya sea mensual

como anualmente.

- Tener un registro de ventas de los nuevos productos así como de los

tradicionales para adquirir la cantidad exacta en el momento

adecuado.

2.5.3 Área de Dirección General

- Tener una junta de estrategias, políticas y movimientos dentro del

policlínico pastoral de salud-Sicaya.

- Describir una base de datos de estrategia de publicidad, marketing

de diversificación, enfoque y así competir con la competencia actual.

- Obtener una base de datos donde se tenga registrado a todos los

proveedores y a los usuarios.

- Tener una base de datos donde se tenga registrado la cantidad de

los diversos productos que ofrece el policlínico.

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2.5.4 Área Estratégica

- Tener una base de datos donde se registre las diversas

reclamaciones de los clientes ya sea de los servicios que brinda así

como también de las diversas medicinas que ofrecen.

- obtener una base de datos como un manual o una revista que

aprueben el adecuado informe para la adquisición de medicamentos

o para el uso de un servicio del policlínico.

2.5.5 Área Administrativa

- Adquirir información respecto a lo que los clientes están buscando ya

sea ofertas, promociones de los diversos medicamentos servicios

que ofrece el policlínico, actualmente el policlínico por fiestas

navideñas ofrece promociones a los clientes fieles esto realiza con la

finalidad de obtener mayor clientela y así buscar la satisfacción de

los clientes.

- Obtener información oportuna del trabajo que realiza el subordinado

que trabaja en el policlínico.

- Tener una adecuada búsqueda de seguridad tanto para los clientes

como para los dueños.

2.5.6 Área Económica

- Poseer un registro de las cobranzas que se realiza día a día, de igual

manera con respecto a los pasivos corrientes y los activos

corrientes.

- Tener y programar una adecuada emisión de tickets, boletas,

facturas debidamente computarizadas.

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- Tener un adecuado control de los diversos documentos que se

emiten así como también de los que se recepcionar.

- Tener un correcto control de los ingresos y egresos que se realizan

para las diversas acciones que se realizan en el policlínico.

- Tener un control adecuado de los inventarios anuales que se deben

realizar.

2.5.7 Área de Mercadeo

- Conseguir información enumerada de los productos medicinales que

se encuentran en stock.

- Obtener información detallada de los nuevos productos medicinales

que ingresen al mercado el precio de estos.

- Obtener información específica de los productos medicinales que se

van a ofertar, promocionar ya sea en diversos eventos que se dan

durante el año.

2.6 MODELO CONCEPTUAL DE DATOS

2.6.1 Entidades

De acuerdo a la investigación y el análisis que se realizó, la información

generada y de las funciones del policlínico pastoral de salud-Sicaya se

identificó las siguientes entidades:

- C001 CLIENTE

- C002 PEDIDO

- C003CATEGORIA

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- C004PRODUCTO

- C005LABORATORIO

- C006 BOLETA

- C007 FACTURA

2.6.2 Agrupación de Entidades

Las entidades que se identificó precedentemente se agruparan de

acuerdo a la cercanía que tengan y a la actividad que realizan, quienes

conformaran consecutivamente las posibles bases de datos dentro del

policlínico pastoral de salud-Sicaya.

Factor Compras

- C003CATEGORIA

- C007 FACTURA

- C002 PEDIDO

- C005LABORATORIO

Factor Ventas

- C001 CLIENTE

- C004PRODUCTO

- C006 BOLETA

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2.6.3 Modelo de Datos

- Cliente se relaciona para el proceso de la factura

- La factura se relaciona para el proceso de los clientes

- El cliente se relaciona con el proceso del producto

- Cliente se relaciona con el proceso de la boleta

- Cliente se relaciona con el proceso de pedido

- Categoría se relaciona con el proceso de laboratorio

- Laboratorio se relaciona con el proceso del producto

- Factura se relaciona con el proceso del laboratorio

2.7 ESPECIFICACIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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ClienteCliente

CategoríaCategoría ProductoProducto

PedidoPedido

LaboratorioLaboratorioFacturaFactura

BoletaBoleta


De acuerdo al análisis, investigación que se realizó en el policlínico pastoral de

salud-Sicaya y viendo que cuenta con sistemas de información básica y

conforme a las necesidades de información que requiere el policlínico para

una mayor control de las diversas actividades se ve por conveniente

desarrollar los siguientes sistemas de información para así alcanzar los

objetivos.

SISTEMA ESTRATÉGICO

Sistema integral de dirección general

SISTEMA TACTICO

Sistema de información de stock

Sistema de información administrativo

Sistema de información de comercializaciones

SISTEMAS TECNICO/OPERATIVOS

Sistema de información de compras

Sistema de información de recaudaciones

Sistema de información de ingresos y egresos

Estos sistemas de información se organizarán con la finalidad de satisfacer las

obligaciones de información de todo los subordinados del policlínico

(considerando todos los niveles jerárquicos) Estos sistemas, a su vez, se

encuentran divididos en módulos y éstos, en sub-módulos, los cuales se

describirán a continuación.

1. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ENCARGO DE PERSONAL

Tiene por objetivo ofrecer información necesaria sobre la naturaleza de

trabajo del subordinado el reglamento de trabajo, beneficios, incentivos

subsidios ya sea por fallecimiento del trabajador o de un familiar directo

de este.

Este sistema está conformado por los siguientes sub-sistemas:

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a) Sistema de Información de Formación Personal

Objetivo:

Este sistema de información tiene por objetivo ejecutar una

inspección de la clasificación de cargos, mercado laboral,

reclutamiento de personal, selección, inducción, registro,

reglamento de control de Asistencia y Permanencia, capacitación

y beneficios del subordinado.

Descripción:

Este sistema de información estará conformado por los

siguientes módulos:

Clasificación de cargos:

Este módulo se considerara de acuerdo al grupo

ocupacional al que pertenece un subordinado.

Mercado laboral:

En este módulo se da la oferta de trabajo tanto interna como

externamente.

Reclutamiento de personal:

En este módulo se brindara la atracción para captar a las

personas.

Selección de personal:

Este módulo evaluara el curriculum vitae, conocimientos,

test psicológico.

Inducción de personal:

En este módulo se registrara el primer día de trabajo de los

subordinados ganadores, serán invitados a recibir charlas

sobre documentos a presentar, estructura de la

organización, horarios de trabajo, horarios de descanso, uso

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de uniformes, lugar de trabajo y condiciones en las cuales

debe prestar servicio.

Registro de personal:

En este módulo se registrara los documentos básicos del

subordinado como es la partida de nacimiento, copia de su

DNI. Actualizado, certificado médico, declaración jurada de

no tener incompatibilidad de prestar servicios, rellenado de

su ficha y otros.

Reglamento de control de Asistencia y Permanencia:

Este módulo registrara las normas de asistencia, licencias,

permisos, tardanzas, beneficios y otros.

Capacitación:

En este módulo se registrara las veces que se mande al

subordinado a capacitarse para un mejor desempeño de sus

funciones.

Beneficios:

En este módulo se buscara y se reconocerá al subordinado,

por la compensación de tiempos de servicio (C.T.S),

vacaciones en caso de no haberlas tenido oportunamente.

2. EL SISTEMA DE ENCARGO DIRECTIVA

Tiene por objetivo ofrecer la información necesaria sobre el proceso de

encargo administrativo del policlínico pastoral de salud-Sicaya.

Este sistema está conformado por los siguientes sistemas:

a) Sistema de información de bodega

Objetivo:

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Este sistema de información tiene por objetivo registrar los

productos medicinales existentes en almacén solventes para su

mercadeo.

Descripción:

Este sistema de información estará conformado por los

siguientes módulos:

Exploración de tipo de producto existente.

Este módulo registrara el tipo de productos medicinales

existentes en el policlínico.

Peligro y maniobra de productos medicinales.

Este módulo registrara como obtener el mejor

medicamento y a un precio no tan elevado.

b) Sistema de información de portafolio de clientes:

Objetivo:

Este sistema de información tiene por objetivo registrar a los

clientes, y registrar sus diversas necesidades, a fin de

satisfacerla oportunamente.

Descripción:

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos.

Registro de compras

Este módulo registrara todas las compras de los diversos

productos medicinales que se realizaran, semanal y

mensualmente.

Registro de ventas

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En este módulo se registrara todas las ventas que se hicieron

durante el día, semanal, mensual y anualmente para así llevar

un correcto inventario de los productos medicinales.

Nuevos productos

Este modula registrara el ingreso al almacén de nuevos

productos medicinales.

c) Sistema de información de los proveedores:

Objetivo:


productos que son brindados por los diversos laboratorios, como

los medicamentos y otros así como también obtener la

información detallada sobre los precios, y así permitir buscar y

adquirir los mejores.

Descripción:


Precios

En este módulo se registrara los diferentes precios que

ofrecen los laboratorios y el más conveniente se adquirirá.

Publicidad

En este módulo se registrara la publicidad, la promoción

que realizan los laboratorios que son los proveedores con

respecto a los descuentos por las compra de los diversos

productos.

Productos

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En este módulo se registrara los diferentes productos, que

ofrecen los laboratorios a los diferentes clientes.

Cantidad

En este módulo se registrara la cantidad de medicinas

entre pastillas, jarabes entre otros al adquirirla por

docenas.

d) Sistema de información de liquidaciones:

Objetivos:


ingresos que se dan por la venta de productos medicinales, de

modo que admita cubrir los importantes egresos los cuales son,

el pago a los subordinados en general y otros imprevistos que

puedan surgir.

Descripción:

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

Liquidaciones:

En este módulo se registrara los pagos que se realizaran

ya sea a los subordinados con son los técnicos, y otros.

Planillas:

En este módulo se registrara a los subordinados que

laboren en el policlínico pastoral de salud-Sicaya.

e) Sistema de información de registro:

Objetivo:


diversos documentos que manipula el policlínico pastoral de

salud-Sicaya.

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Descripción:


Escritos enviados

Este módulo permitirá registrar los diversos documentos que

serán enviados ya sea como son los pedidos a los

proveedores como son los laboratorios así como también

memorándum para un subordinado y otros.

Escritos recibidos

Este módulo permitirá registrar todos los documentos

recepcionados por el policlínico así como las proformas de

manera virtual, una carta de renuncia entre otros.

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN:

Tiene el objetivo de entregar al policlínico el soporte informático

necesario como son el, Hardware y Software.

a) Sistema de Implementación de Hardware y Software

Objetivo:

Este sistema de gestión de información tiene por objetivo ofrecer el

soporte técnico obligatorio para la ejecución de las nombradas

estrategias que se indicó precedentemente.

Descripción:

Este sistema estará conformado por los siguientes módulos:

Hardware

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En este módulo se registrara las partes físicas o tangibles de las

computadoras que se adquirirán como son, el teclado, el mouse,

unidad central de procesos (C.P.U), monitor, impresora y el

disco.

Software

En este módulo se registrara los diversos programas que

formaran parte de la estructura lógica o intangible de la

computadora para así realizar las diversas operaciones y lo que

el policlínico utilizara será un software libre ya que desde el

punto de vista del costo es el más conveniente para los diversos

gestionadores de base de datos que requiere.

2.8 . PRIORIZACION DEL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

De acuerdo a las necesidades de información de los clientes, y en base a los

objetivos del policlínico pastoral de salud-Sicaya que son programados a corto

plazo, se propone el desarrollo de los sistemas de información en un período

de corto plazo [0...1] año, y mediano plazo [1...3] años.

CORTO PLAZO:

El sistema de encargo directiva

El sistema de información de encargo de personal

MEDIANO PLAZO:

Sistema de gestión de información:

Sistema de ventas

Sistema de compras

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2.6 MODELO GLOBAL DE DATOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN

POLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD-SICAYAPOLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD-SICAYA

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE

BODEGA


BODEGA

REPORTE DEL PRODUCTO


REPORTE DEL CLIENTE

REPORTE DEL CLIENTE

SISTEMA DE GESTIÓN DE

INFORMACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DE

INFORMACIÓN


REGISTRO


REGISTRO



DE PORTAFOLIO DE CLIENTES

DE PORTAFOLIO DE CLIENTES

REPORTE DE BOLETA

REPORTE DE BOLETA

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LOS

PROVEEDORES

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LOS

PROVEEDORES

REPORTE DE FACTURA

REPORTE DE FACTURA

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LIQUIDACIONES

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LIQUIDACIONES

Datos del proveedor

Datos del proveedor

Datos de las ventas del día

Datos de las ventas del díaDatos del

cliente

Datos del cliente

Datos del producto

Datos del producto

Datos del producto

Datos del producto

Datos del cliente

Datos del cliente

REPORTE DE BOLETA

REPORTE DE BOLETA

Responsable la Administración con

la Propietaria

Responsable la Administración con

la Propietaria

Responsable la propietaria con el

técnico en farmacia

Responsable la propietaria con el

técnico en farmaciaResponsable el

Administrador

Responsable el

Administrador

Responsable Químico

farmacéutico

Responsable Químico

farmacéutico

Responsable la propietaria

conjuntamente con el administrador

Responsable la propietaria

conjuntamente con el administrador

Responsable el Administrador

Responsable el Administrador

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

Ingreso al sistema

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3.1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

En el “POLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD” – SICAYA, se formaran grupos

de trabajo, quienes tendrán a su cargo la administración de los sistemas de

información que serán propuestos, estos grupos trabajaran en cada uno de los

procesos y así permitirán ejecutar eficientemente las actividades a realizar. Se

considerara a cada uno de los colaboradores que trabajan en este Policlínico y

se les establecerá ciertas funciones a desarrollar.

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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

1. DIRECTIVO

El grupo directivo del POLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD” –

SICAYA está conformado por:

La Propietaria y;

El Administrador.

Quienes emplearan como consultas los siguientes sistemas:

El Sistema de Información General.

El Sistema de Información de Gestión Administrativa.

El Sistema de Soporte a las Decisiones.

Funciones:

Autorizar la implementación del sistema de información, teniendo

en consideración los requerimientos y las necesidades del

proceso de trabajo.

Realizar el mantenimiento, actualización y la alimentación de

datos del sistema de información implantado por la organización,

para un mejor funcionamiento y manejo del mismo.

Recibir la capacitación necesaria para el desarrollo del

mantenimiento del sistema de información implantado en la

organización.

A. QUÍMICO FARMACÉUTICO Y TÉCNICO EN FARMACIA

Funciones:

Utilizarán el sistema de información como una herramienta para:

Consulta de productos y características

Emitir boletas de venta

Otras consultas inherentes al cargo

B. PRACTICANTE

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Función:

Ejecutará el procesamiento de datos utilizando las herramientas

como; formularios y encuestas.

2. MÉTODOS Y NORMAS

Estará conformado por el administrador, quien tendrá la función

de elaborar normas y metodologías estadísticas e informáticas.

Será el responsable de actualizar, alimentar de datos y el

mantenimiento de:

El Sistema de informacion Normas y Metodologías.

El Sistema de Información de Normas Legales.

3. CARTOGRAFÍA

El grupo será integrado por el personal directivo, quienes

tendrán la función de actualizar permanentemente la cartografía.

La cartografía es como un mapa de procedimientos que se lleva

a cabo para el mejor procesamiento de datos.

Para lo cual se basarán en el modelo general de sistemas que

se muestra a continuación.

MODELO GENERAL DE SISTEMAS

MECANISMOS DE CONTROL

RECURSOS DE SALIDA

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN

RECURSOS DE ENTRADA

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PROCESAMIENTO DE DATOS

Estará integrado por el practicante, quien ejecutará el

procesamiento de datos utilizando formularios y encuestas.

Se tendrá en cuenta:

a) Revisión de documentos:

La revisión de documentos nos permitirá conocer donde está la

organización y a dónde quiere llegar.

Tendremos documentos cualitativos que son los estados

financieros y registro de datos, además de los documentos

cuantitativos que pueden ser consultas y manuales que tengan

relación con el rubro de la empresa.

b) Entrevistas:

Son los diálogos que pueda haber con las empresas proveedoras y

los clientes, para obtener información que sea valiosa para la

organización.

c) Cuestionarios:

Herramienta que será usada cuando exista una gran cantidad de

usuarios o cuando éstos estén dispersos, necesariamente tendrán

que ser anónimas.

4. PRODUCCIÓN DE ESTADÍSTICAS REGIONALES

Será integrado por la propietaria y el administrador, quienes

serán los encargados de la producción de estadísticas

regionales.

5. ADMINISTRACIÓN DEL DIRECTORIO DE EMPRESAS Y

ESTABLECIMIENTOS

Será integrado por la propietaria y el administrador.

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La propietaria del “POLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD”

ubicado en Sicaya, en la actualidad no cuenta con un Plan

Estratégico, por lo tanto no tiene establecido las metas a cumplir,

sin embargo los servicios que brinda a la población de Sicaya

hace que la organización se posicione en la mente de sus

pobladores, y que tenga prestigio.

Esta organización cuenta con un lema que es:“EL QUE NO

VIVE PARA SERVIR, NO SIRVE PARA VIVIR”

6. INVESTIGACIÓN

Será integrado por el químico farmacéutico y el técnico en

farmacia, quienes serán los encargados de investigar a través de

los proveedores los medicamentos tanto genéricos como

comerciales que puedan brindar a la población sicaina, teniendo

en cuenta los precios y la composición de cada uno de los

medicamentos, además de ello brindarán charlas a los

pobladores para que ellos puedan prevenir de muchas de las

enfermedades que están presentes en la actualidad.

7. EDICIÓN Y PUBLICACIÓN

Será integrado por la propietaria, el administrador y el técnico en

farmacia, quienes serán los responsables de desarrollar

consultas, y campañas de salud en ciertas temporadas, teniendo

en cuenta las especialidades donde más consultas se puedan

llegar a tener y así poder contratar doctores de diversas

especialidades.

8. PLANIFICACIÓN

Sera integrado por la propietaria y el administrador, quienes

serán los responsables de planificar:

Las campañas médicas y que estas cuenten con un sistema

diseñado para el registro de los pacientes, y así poder contar

con su historial.

20


La cantidad de medicamentos que cuentan y cada que

tiempo se harán los pedidos a cada uno de los laboratorios y

proveedores.

Planificaran eventos trascendentales, en los cuales puedan

participar los pobladores como el personal que labora en

dicha organización.

9. PRESUPUESTO

Sera integrado por el administrador, encargado de elaborar el

presupuesto para:

La compra de equipos.

Implementación del sistema de información - Diseño y

elaboración de una base de datos.

Para campañas a realizar.

10. ASESORÍA INTERNA

Este grupo será integrado por el administrador, quien brindara la

capacitación respectiva al químico farmacéutico y técnico en

farmacia, para el buen manejo del sistema de información y la

eficiente actualización y mantenimiento de datos; asimismo

guiará el trabajo que realizara el practicante.

11. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Sera integrado por el administrador, quien tendrá la

responsabilidad en cada una de las personas que laboran en la

organización, y así contar con un buen clima organizacional.

Además tendrá la función de capacitar en el uso de los sistemas

de información a implantar en la organización

Y más adelante crear un área de personal, elaborar un Manual

de Organización y Funciones (MOF) y el reglamento de

20


Organización y Funciones (ROF) para que el personal tenga en

cuenta las funciones que deberán de cumplir en la organización.

12. GESTIÓN DE FINANZAS

Sera integrado por el administrador, quién tendrá la función de

administrar los ingresos y egresos que se tienen en la

organización, además de ello el de financiar los equipos a

adquirir, tanto con capital propio o a través de préstamos.

Sera el encargado de realizar un estudio de costo-beneficio con

respecto a descuentos o promociones que puedan haber en la

venta de medicamentos y consultas a realizar, también la forma

de pago que tendrán sus trabajadores y la compra de

medicamentos.

13. GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Estará integrado por el químico farmacéutico y la técnica en

enfermería, quienes tendrán la función de informar al

administrador sobre la cantidad de productos a adquirir, todo ello

será visto en el sistema que será implantado, y que facilitara un

mejor control de los medicamentos que se tienen en stock.

14. SEGURIDAD

Estará a cargo del administrador, quien tendrá que contratar a

un personal encargado de la seguridad de la organización, y

también contar con un sistema seguro, que sea usado en

beneficio de la organización y no para beneficio propio.

15. MARKETING

Estará integrado por el administrador y la propietaria, quienes

cumplirán las siguientes funciones que serán una ventaja

competitiva frente a otras empresas del mismo rubro.

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Elaboración de un plan de marketing.

Realizar descuentos planificados teniendo en cuenta el

costo-beneficio.

Tener un cronograma de campañas médicas a realizar.

Realizar promociones a través de los diversos laboratorios.

Ventas

Estará integrado por el químico farmacéutico y la técnica

en enfermería, quienes tendrán la función de atender al

público en general, brindando un buen trato, informando

sobre los productos que ofrecen y dando indicaciones.

Además de que todo tipo de medicamento a vender será

registrado en el sistema a implantar, y permitirá emitir

boletas para los clientes, y tener un mayor control.

Impresiones

Este grupo será integrado por la propietaria y el

practicante, quienes tendrán la función de elaborar

bosquejos de volantes para las campañas médicas a

realizar y ciertas ofertas o promociones que pueda haber

y contactar con una empresa dedicada a realizar

impresiones.

16. DIFUSIÓN

Estará integrado por el administrador y la propietaria quienes

tendrán la responsabilidad de informar cada cierto tiempo los

beneficios que nos pueda llegar a dar la implantación del

sistema, la base de datos y el buen uso de estos, y también las

deficiencias con las que se puedan contar debido a ciertas

circunstancias.

17. CAPACITACIÓN

Estará integrado por el administrador quien tendrá la

responsabilidad de contratar al personal especializado para que

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pueda capacitar al personal en el uso o manejo del sistema a

implantar, de la base de datos y facturación, y de puntos que

sean necesarios de enseñar para una mayor eficiencia en el uso.

PROCEDIMIENTO Y ESTRATEGIAS DE LA GESTIÓN DE LA

INFORMACION.

El desarrollo de la tecnología en la actualidad es sumamente

vertiginoso, por lo tanto toda institución pública como privada deben

de contar con un área de informática y más aun con un área de

gestión de la información y que dicha área sea administrado por una

persona responsable, quien deberá estar atento a los cambios e

innovaciones tecnológicas que puedan ser usados en beneficio de la

institución. La finalidad para poder adoptar estas medidas es la de

mejorar la calidad de servicio a brindar, mejorar los sistemas ya

instalados, teniendo en cuenta los beneficio de adquisición de las

nuevas tecnologías y a la vez no descuidar los costos.

Es por ello que el personal del “Policlínico Pastoral de Salud”-Sicaya

deberá de adoptar ciertas estrategias que le permitirá ir de la mano

con el buen uso de la tecnología a instalar, estas estrategias deberán

de comprender un conjunto de actividades que mencionaremos a

continuación:

Revisar constantemente el Plan de Sistemas y poder adecuarlo a

los cambios tecnológicos.

Fomentar la participación de los trabajadores de la institución.

Capacitar a los trabajadores en el uso de los Sistemas de

Información.

Designar a personas conocedoras del tema a que investiguen

sobre el uso y beneficio de nuevas tecnologías, en beneficio de la

institución.

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Realizar reuniones trimestrales para evaluar el costo-beneficio

que obtendremos después de implantar y hacer uso de los

sistemas de Información.

3.2. SOPORTE FISICO, LOGICO Y COMUNICACIONES

La especificación del equipo físico, lógico y comunicaciones, le permitirá a

la institución completar con el proceso de sistematización, y por lo tanto nos

proporcionara el equipo necesario a usar para el éxito de nuestro proyecto.

3.2.1. SOPORTE FÍSICO.

Con la finalidad de dar soporte al desarrollo de los sistemas de

información propuestos, y apoyar a las diversas actividades que

se realizan en el POLICLÍNICO PASTORAL DE SALUD” –

SICAYA, para ello, se propone la adquisición de equipos físicos

(los cuales podrán ser adquiridos dentro de un periodo de 3

años, acorde al desarrollo e implementación de los sistemas

propuestos).

Entre los equipos de cómputo a adquirir tenemos:

Dos microcomputadoras o computadoras personales (PC) y una

impresora, que contienen las siguientes características:

Hardware

MICROPROCESADORES

a) Servidor principal (“A”)

Un monitor AOC E943FWSK 18.5” LED

Un teclado MULTIMEDIA

Un mouse ÓPTICO

Microprocesador AMD APU A4-3300 2.7 GHz/FM1/DDR3

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Componentes lógicos:

CARACTERÍSTICAS

Mainboard PLAC MAD GIGABYTE A75M-S2V S-V-

R/FM1/DDR3

Disco duro SEAGATE 500GB/SATAII/7200RPM

Case / Fuente de poder ALTRON 2191 24P/NEGRO/700W

Unidad de almacenamiento LECTOR DE MEMORIAS

Unidad CD/DVD MULTIGRAVADOR/QUEMADOR DVD

LG SATA/NEGRO GH22NS70

Tarjeta de sonido INC.

Tarjeta de red INC.


CARACTERÍSTICAS

Memoria RAM 4GB/1333MHz

b) Servidor de apoyo (“B”)

Un monitor 18.5” LED


Un mouse ÓPTICO

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Microprocesador DUAL CORE AMD 3.1 GHz


CARACTERÍSTICAS

Mainboard JETWAY M28 V/S/L

Tarjeta de video INC.

Disco duro 500 GB

Case / Fuente de poder ALTRON ATX


Unidad CD/DVD Multigravador


Tarjeta de red INC.


CARACTERÍSTICAS

Memoria RAM 2GB

De acuerdo a las características específicas, y en base al campo

informático existente se cree por conveniente contar con las dos

siguiente microcomputadoras:

1. 1 de TIPO “A”

2. 1 de TIPO “B”

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Quienes serán distribuidas de la siguiente manera:

UNIDAD ORGÁNICA TIPO DE EQUIPO

ALTA DIRECCIÓN

Propietaria

Administrador

1 de TIPO “A”

UNIDAD DE APOYO

Químico farmacéutico

Técnico en farmacia

Practicante

1 de TIPO “B”

IMPRESORA

a) Impresora CANON Ip 2700 (“A”) S/. 95.00

b) Impresora multifuncional CANON MP 250(“B”) S/. 150.00

c) Impresora láser HP 1102W(“C”) S/. 370.00

d) Impresora matricial LX-300(“D”) S/. 650.00


informático existente, se cree por conveniente contar con una impresora

de TIPO “D”.

COSTOS

EQUIPO COSTO

Servidor principal TIPO “A” S/. 1,560.00

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Servidor de apoyo TIPO “B” S/. 1,430.00

Impresora matricial S/. 650.00

TOTAL S/. 3,640.00

3.2.2. SOPORTE LÓGICO.

Para las estrategias de soporte lógico se sugiere adquirir el siguiente

software de base:

Software

Sistema operativo Windows 7

Por ser un sistema de ventanas, fácil de usar y aprender que

proporciona una interfase para pantallas gráficas.

Software de aplicación – sistema operativo de redes

Novell Versión 4.1 (“A”)

SCO UNIX (“B”)

Windows NT Server (“C”)


informático existente, se cree por conveniente trabajar con un software

de tipo “A”.

3.2.3. SOPORTE DE REDES DE COMUNICACIONES.

Las redes informáticas surgen de la necesidad de poder

compartir recursos e información a través de los medios de

transmisión, sin importar la localización de los dispositivos a

usar. Estas redes permitirán transportar la información de una

computadora hacia otra, la red que se tendrá en consideración

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es la red LAN, ya que es un tipo de red simple y de pequeña

cobertura y que son manejadas mayormente por oficinas.

Es por ello, que el “Policlínico Pastoral de Salud” – Sicaya,

analizó y vio la necesidad de implantar una red informática

institucional, la cual funcionara bajo la arquitectura punto a

punto.

3.3. MÉTODOS Y NORMAS.

Concluida la fase de Planeamiento de Sistemas y dada la necesidad de

desarrollar los sistemas de información propuestos para la fase de Análisis

y Diseño se sugiere emplear como base las siguientes metodologías:

Metodología informática del INEI, Manual para la Elaboración de un

Plan de Sistemas de Información.

Metodología informática del INEI, Manual de Técnicas Aplicadas

para el Desarrollo de Sistemas

Metodología informática del INEI, Manual de Redes Informáticas.

Metodología informática del INEI, Manual de Organización y diseño

de Base de Datos.

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4.1 PLAN DE ACTIVIDADES

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SISTEMAS


CRONOGRAMA DEACTIVIDADES

(SISTEMA A CORTO PLAZO)

TIEMPOS* 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Compra de TIC’s x

Sistema de compras X X

Sistema de Ventas X X

mantenimiento, actualización y la alimentación de datos X X X X X X X X

etapas

Fase de análisis X X

Diseño X X

Programación X X

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*el tiempo del plan de sistemas de información es de tres años que están distribuidos

de manera trimestral

PUNTOS DE CONTROL

ÓRGANO DE CONTROL (alta dirección)

Evaluará mensualmenteel cronograma establecido por el grupo de trabajo,

conformado por el propietario y administrador conjuntamente con el

programador.

ÓRGANO DE APOYO

El administrador y la propietaria quienes son los responsable del equipo

evaluarán semanalmente el avance del trabajo y la utilización correcta de

métodos y normas. Así mismo, se encargará de establecer las coordinaciones

entre los diferentes niveles de control.

4.2 PLAN DE RECURSOS

a) RECURSOS ORGANIZATIVOS

Para el desarrollo de los sistemas de información se deberá conformar grupos

de trabajo, los cuales deben cumplir con las siguientes funciones.

Comité de Dirección

Revisar y autorizar el análisis y diseño de sistemas para su posterior

implementación teniendo en consideración los requerimientos y las

necesidades del proceso de trabajo.

Recibir la capacitación necesaria para el desarrollo del mantenimiento del

sistema de información implantado en la organización.

Supervisar el trabajo realizado por los miembros del equipo.

Revisar y aprobar el informe final.

Revisar y aprobar el plan de niveles de seguridad de la información.

Equipo de Trabajo

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Aplicar la metodología establecida.

Efectuar el análisis, diseño y programación de los sistemas.

Realizar el mantenimiento, actualización y la alimentación de datos del

sistema de información implantado por la organización, para un mejor

funcionamiento y manejo del mismo.

Redactar un informe final.

Grupo de Usuarios

Suministrar la información requerida por el grupo de trabajo rellenando

formularios o encuestas

b) RECURSOS HUMANOS

El personal requerido para el desarrollo de los sistemas de información a corto

plazo está conformado por:

Comité de Dirección

El propietario

Administrador

El programador

Grupo de Trabajo

Fase de Análisis y Diseño

El propietario

Administrador

El programador

Fase de Programación e implementación

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Por el propietario, químico farmacéutico y administrador conjuntamente con el

programador.

El propietario

Administrador

El programador

c) RECURSOS TECNOLOGICOS

El equipo de cómputo requerido es el siguiente:

Fase de Análisis y Diseño

Hardware

MICROPROCESADORES

c) Servidor principal (“A”)

Un monitor AOC E943FWSK 18.5” LED


Un mouse ÓPTICO

Microprocesador AMD APU A4-3300 2.7 GHz/FM1/DDR3


CARACTERÍSTICAS

Mainboard PLAC MAD GIGABYTE A75M-

S2V S-V-R/FM1/DDR3

Disco duro SEAGATE

500GB/SATAII/7200RPM

Case / Fuente de poder ALTRON 2191

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24P/NEGRO/700W


Unidad CD/DVD MULTIGRAVADOR/QUEMADOR

DVD LG SATA/NEGRO

GH22NS70


Tarjeta de red INC.


CARACTERÍSTICAS

Memoria RAM 4GB/1333MHz

d) Servidor de apoyo (“B”)

Un monitor 18.5” LED


Un mouse ÓPTICO

Microprocesador DUAL CORE AMD 3.1 GHz


CARACTERÍSTICAS

Mainboard JETWAY M28 V/S/L

Tarjeta de video INC.

Disco duro 500 GB

Case / Fuente de poder ALTRON ATX

20



Unidad CD/DVD Multigravador


Tarjeta de red INC.


CARACTERÍSTICAS

Memoria RAM 2GB


informático existente se cree por conveniente contar con las dos

siguiente microcomputadoras:

3. 1 de TIPO “A”

4. 1 de TIPO “B”

Quienes serán distribuidas de la siguiente manera:

UNIDAD ORGÁNICA TIPO DE EQUIPO

ALTA DIRECCIÓN

Propietaria

Administrador

1 de TIPO “A”

UNIDAD DE APOYO

Químico farmacéutico

Técnico en farmacia

Practicante

1 de TIPO “B”

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IMPRESORA

e) Impresora CANON Ip 2700 (“A”) S/. 95.00

f) Impresora multifuncional CANON MP 250(“B”) S/. 150.00

g) Impresora láser HP 1102W(“C”) S/. 370.00

h) Impresora matricial LX-300(“D”) S/. 650.00


informático existente, se cree por conveniente contar con una impresora

de TIPO “D”.

COSTOS

EQUIPO COSTO

Servidor principal TIPO “A” S/. 1,560.00

Servidor de apoyo TIPO “B” S/. 1,430.00

Impresora matricial S/. 650.00

TOTAL S/. 3,640.00

SOPORTE LÓGICO.

Para las estrategias de soporte lógico se sugiere adquirir el siguiente

software de base:

Software

Sistema operativo Windows 7

Por ser un sistema de ventanas, fácil de usar y aprender que

proporciona una interfase para pantallas gráficas.

Software de aplicación – sistema operativo de redes

Novell Versión 4.1 (“A”)

SCO UNIX (“B”)

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Windows NT Server (“C”)


informático existente, se cree por conveniente trabajar con un software

de tipo “A”.

Fase de Programación:

Para el equipo adquirido

d) Recursos Metodológicos

Se empleará la Metodología Informática del INEI: Fase de Análisis y Diseño.

4.3 PLAN DE FORMACION

Este plan se efectuará a mediano plazo y está dirigido a todo el personal relacionado

con las tecnologías y los sistemas de información.

Así, el plan de formación se encuentra dirigido a dos niveles:

a) Formación para directivos

Los temas sobre los cuales se les va a capacitar son los siguientes:

- Planificación en tecnología de información

- Impacto de la reingeniería de procesos

- Gestión de recursos

b) Formación para profesionales

El administrador, debe capacitarse en:

- Metodología de Análisis y Diseño

- Bases de datos relacionales

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- Procesamiento distribuido, redes de área local, arquitectura Cliente-Servidor

- TIC’S

- Mantenimiento de sistemas

- Seguridad de sistemas

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plan de sistemas del policlino de sicaya

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