manual de factura electrónica

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Autoras: Ariana Aguilar Gallegos.

Katherine Chamorro Rojas. Montserrat Oliva Villagrán.

Estudiantes de Ingeniería Comercial .

Universidad Austral de chile.

COMPLETA GUIA

SOBRE FACTURA ELECTRÓNICA

EN CHILE.

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L A FA CTURA EL ECTRÓNICA EN MIP Y MES

Colaboradores:

Osvaldo Zambrano, empleado del Servicio de Impuestos Internos.

Cristian Salazar, académico de la Universidad Austral de Chile.

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Junio del 2012

La Factura Electrónica en

Mipymes

Manual y Guía de Procedimiento

Temas: • Ventajas y desventajas.

• Beneficios.

• Costos. • Pasos a seguir.

• Requisitos • Certificado digital.

Una Gran Oportunidad

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Índice de Contenidos

Página

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Definición:

¿Qué es una factura

electrónica?

L a factura electrónica es un Documento Tributario Electrónico

(DTE), el cual ha sido generado como medio de respaldo de las

operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplaza con ello las factu-ras de papel, por lo tanto cumple con sus mismas funciones, la diferencias

es que ésta debe ser generada de forma electrónica por un usuario autoriza-

do, en el formato que ha especificado el SII, y además debe estar firmada digitalmente, para que así se avale la integridad de origen y la no repudia-

ción. Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que están comprendi-dos en el sistema MIPYME en la página de SII son: Factura, Factura Exenta,

Nota de Crédito, Nota de Débito, Guía de Despachos.

Los documentos electrónicos son un tipo distinto de documento,.

Su foliación es independiente a la de los documentos en papel.

Ante el SII tienen un código diferente.

La validez y consistencia del DTE está respaldada por la Ley Firma Digital, la cual se basa en la solidez de los Certificados Digitales, lo que da plena ga-

rantía acerca de la identidad de los emisores y de la integridad de los conte-

nidos.

¿Cómo lucen

estas facturas?


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Ciclo de Facturación Manual

Ciclo de Facturación Electrónica

FUENTE: Material SII. 2012. Charla “Generando Nuevas Capacidades Competitivas en la Mipyme” uso de la factura electrónica.


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Ahorro de Tiempo En todo el proceso de facturación (desde que se dirije a la imprenta hasta que entrega la factura)

y así el empresario puede destinar más cantidad de tiempo a la generación de negocios.

Ahorro de Costos Se puede efectuar este ahorro en todo el proceso tributario, por ejemplo, una factura electrónica evita

el trámite “timbraje de documentos” ante el SII, las multas por pérdidas de documentos, minimiza la

impresión de documentos, y evita el costo de

almacenamiento.

Liquidez Al correr el pago del IVA, los emisores de documentos electrónicos que declaren y paguen

el IVA vía Internet, pueden diferir el pago de este impuesto hasta el día 20 de cada mes.

Acceso a Factoring en línea Produce mayor liquidez al efectuar la cesión de factura a terceros de forma online, y sirve

como fuente simple de financiamiento, a bajo costo y muy rápida.

Beneficios

1. Mayor Liquidez y Flujo de Efectivo


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2. Gestión y Generación de Nuevos Negocios

Aumento de Productividad y Competitividad Se incrementa la productividad, ya que el empresario dispone de más tiempo para

dedicarse a la gestión y comercialización de su negocio. Y fortalece la competitividad, porque

muchas empresas están priorizando negociar

con entidades que facturen electrónicamente.

Modernidad Otorga una imagen más vanguardista, ya que presume un mayor grado e conocimiento

tecnológico por parte de las Mipymes, así se evita caer en obsolescencia empresarial y permite

interactuar con otros tipos de clientes, accediendo a

nuevos mercados.

Simplicidad Entrega mayores facilidades en medio del proceso de facturación (dentro de la empresa), ya que éste es un

proceso clave y de alta relevancia entre la empresa y sus socios comerciales.

Financiamiento Posibilita el acceso a instancias formales de financiamiento (bancos

e instituciones financieras).

“Más de 9.000 grandes empresas ya son facturadores electrónicos, las cuales están prefiriendo y otorgando facilidades de pago a

Mipymes que utilicen facturas electrónicas.”

¡Únete, Sólo Faltas Tú!


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Transparencia y Formalización Empresarial El SII y el contribuyente minimiza el riesgo de

involucrase con facturas falsas y de ocultar información. Además otorga autenticidad al

contenido del documento, pudiendo verificar la

factura electrónica en el portal del SII, contribuyendo de tal forma a la formalización

empresarial.

3. Disminuye el Riesgo en la Operación

4. Masificación de la Factura Electrónica

Impacto Ambiental Se ve disminuido con la masificación de esta herramienta tecnológica, ya que evita cortar más de

86 mil árboles. (ahorro de 5,7 millones de litros de agua y 1.925 millones de hojas de papel).

Al Usar DTE evit as: Expone rse a alguna

acción fraudulenta por pérdi da de

documentos timbrados y sin emitir, la

pérdida de crédit o IVA por documentos

recibidos (extraviados) y a l as multas

que ello conlleva.

Crecimiento Económico Contribuye al crecimiento económico del país, dado que el proceso de generación de negocios se

puede realizar de manera más eficiente y acceder a diversos mercados.


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Crecimiento de Usuarios Cada vez son más los contribuyentes que optan por utilizar este sistema de facturación dados sus beneficios y, principalmente por el ahorro de costos y tiempo que proporciona (ventaja competitiva).

Convenios El SII está desarrollando una serie de convenios con una serie de empresas con el fin de capacitar y adherir a sus proveedores, clientes, usuarios y asociados, especialmente empresas Mipymes, a la Factura Electrónica. Están participando en esta

alianza:

Desarrollo Digital Fomenta el desarrollo tecnológico y el grado de alfabetización digital del país, ya que aumenta las tasas de conectividad y acceso a Internet.

Asociación Incrementa y posibilita la asociación gremial (clúster o gremios) en las empresas que se han formalizado y han comenzado a ser facturadores electrónicos, permitiéndoles ser más competitivos tanto de forma conjunta como individual en el mercado local y

extranjero.

L A FA CTURA EL ECTRÓNI CA EN MI P Y MES

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Ventajas y Desventajas

Mejora la imagen de la empresa.

Ahorro de dinero en imprenta, pues no necesitamos hacer

talonarios.

Ahorro de tiempo y dinero en timbrajes , y en el envío de

facturas (vía correo electrónico).

Agiliza y mejora la gestión del pago y la cobranza .

No existe la pérdida de documento (se pueden imprimir las

veces que sea necesario).

SII fiscaliza en tiempo real la emisión de sus documentos.

Los libros de compra y venta se envían mensualmente y electrónicamente al SII.

Ser partícipe de este tremendo cambio tecnológico y un

plus comercial.

Posibilidad de imprimir facturas desde varios computadores

y de varias empresas con solo un certificado digital

POSTERGACION en el pago del IVA hasta el día 20 de cada

mes, se paga por Internet.

Simplifica el proceso de facturación dentro de la empresa.

Otorga mayor seguridad.

Ayuda al medio ambiente y el desarrollo del país.

Posibilita el acceso a financiamiento.

Genera mayor liquidez al permitir la cesión de factura a

terceros (factoring) en línea y al correr el pago del IVA.

Ayuda a ser más competitivo y productivo el negocio.


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Los problemas que pudiesen surgen en la adaptación a este

nuevo sistemas (personal especializado a cargo).

No contar con las tecnologías adecuadas para el uso e imple-

mentación de esta herramienta tecnológica.

Verificar si el contador con el cual se trabaja esta capacitado

en la emisión de DTE.

Al emitir una factura de forma electrónica, si el receptor es

“emisor electrónico”, se enviará de forma automática un co-

rreo electrónico con el archivo.

En caso contrario, el contribuyente Mipyme debe entregarle la

factura electrónica impresa a su cliente . No obstante lo ante-

rior, el contribuyente puede solicitar autorización al receptor

manual y enviar la imagen de la factura por correo electrónico.

Se deberá imprimir dos copias de la factura en el caso del

transporte.

Aumento de responsabilidades , ya que una empresa que fac-

tura electrónicamente tiene obligaciones:

- Generar y enviar mensualmente los libros de compra y

venta (IECV) en forma electrónica.

- Declarar todos sus Documentos Electrónicos en el

F29, tal cual lo hace con los documentos tributarios

tradicionales.


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Paso nº 1


Para emitir una factura electrónica debe estar autorizado por el

Servicio de Impuestos Internos (SII), para ello debe postular en el portal

www.sii.cl y cumplir con los siguientes requisitos:

Requisitos para ser un emisor

de factura electrónica.

Tener inicio de

actividades

Vigente.

Ser contribuyente de IVA

y con comprobación

positiva por el SII.

Calificar como contribuyente de

primera categoría (Art. 20 de la

Ley sobre Impuesto a la Renta).

No estar procesado ni

sancionado por delito

tributario.

No tener situaciones

pendientes con el SII.

No superar los 500 millones de

pesos en ventas durante los 12

últimos meses.

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Paso nº 2

Datos que debe ingresar el contribuyente en la etapa de postulación:

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Paso nº 3

Set de Prueba asignado por el SII: es la recepción en el SII de documen-

tos que el postulante construye en base a un archivo con datos de prue-

ba que crea de forma única el SII para el postulante.

Simulación: en esta etapa se envía una cierta cantidad de documentos

con datos representativos, paralelo a la operación real del postulante.

Intercambio de Información: el SII envía documentos tributarios electróni-

cos al postulante para corroborar que se entrega un acuse de recibo y la

aceptación o rechazo del documento enviado.

Envío de Muestras de Impresión: en esta etapa se deberá entregar docu-

mentos impresos de acuerdo a la normativa y que incluyan el timbre

electrónico ó entregar un archivo con imágenes según especificaciones

del SII.

Declaración de Cumplimiento de Requisitos: realizadas las pruebas de

certificación el postulante debe declarar en la página del SII que cuenta

con la implementación de procedimientos formales y establecidos que

realicen las siguientes funciones:

- Gestión de códigos de autorización de folios.

- Foliación controlada.

- Respaldo de los documentos e información generada.

- Envío de documentos al SII.

- Intercambio de documentos con otros contribuyentes.

- Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con

reparos por el SII.

- Administración de contingencias.

Autorización del Contribuyente: una vez que todas las pruebas de certifi-

cación se completan exitosamente y el postulante declara el cumplimien-

to de requisitos, entonces el SII emite una resolución que autoriza al pos-

tulante a operar con factura electrónica legalmente válidos.

Una vez que la postulación del contribuyente es aceptada por

parte del SII se da inicio al proceso de certificación, el cual consiste en una

serie de pasos y pruebas que verifican que el contribuyente está en condi-ciones de emitir facturas electrónicas. Este proceso contiene los siguientes

pasos:


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Requisitos técnicos para emitir

factura electrónica. Contar con un computador con acceso a Internet.

Browser, inicialmente Internet Explorer 5.5 o superior para ejecutar co-rrectamente el plug-in.

Certificado digital, emitido por una entidad acreditada por el SII.

Adecuar el sistema computacional de facturación para incorporar la generación de documentos tributarios electrónicos, en el formato defini-

do por el SII.

Sistema computacional debe generar el timbre electrónico de acuerdo al

algoritmo indicado por el SII.

Firmar, con llave privada del contribuyente emisor o signatario autoriza-

do, el DTE completo.

Contar con software de manejo de códigos de barra 2D (PDF417) que

permita ver e imprimir un código de barra 2D que contenga la informa-ción especificada por el SII, incluido el timbre electrónico.

Correo electrónico para la recepción de información enviada por el SII.

Plug-in de firma electrónica.

Las PyMes tienen dos formas para acceder a la aplicación de la factura

electrónica:

1. Software Comercial:

Software del mercado. Software de desarrollo propio.

2. Factura electrónica Mipyme: El sistema de facturación electrónica Mipyme tiene como objetivo

ayudar a los contribuyentes micro y pequeños de una funcionalidad básica

que les permite operar con facturas electrónicas y cumplir con las normati-vas del SII. Para ello, el SII ha habilitado en su página Web (www.sii.cl/

mipyme) una sección en donde el contribuyente puede emitir y recibir docu-mentos tributarios electrónicos, como una factura electrónica; además facili-

ta la administración de los documentos emitidos y recibidos, registrar y en-

viar información electrónica de compras y ventas al SII, ceder facturas electrónicas a terceros, entre otras. Los contribuyentes inscritos pueden ge-

nerar, consultar, imprimir, almacenar, ceder o enviar a sus clientes facturas electrónicas. Además SERCOTEC estará abriendo postulaciones para un ta-

ller acerca de este tema, donde se regalarán certificados digitales a quienes

participen (mayor información http://ivael20.sercotec.cl /)

Formas de Acceso:


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¿Qué es? El certificado digital, en palabras simples, es el carnet de identidad

virtual de cada persona. Este archivo electrónico, que puede ser

transportado por correo electrónico o en un pendrive, permite ingre-sar e inscribirse en el sistema de Facturación Electrónica Mipyme del

SII, además de emitir y firmar los documentos tributarios electróni-

cos, enviar la Información Electrónica de Compras y Ventas y ceder

facturas electrónicas. Además el certificado digital entrega un nivel de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los

trámites y transacciones que realice en el Portal Mipyme.

¿Para qué sirve?

El certificado digital permite a los contribuyentes:

Realizar, consultas, declaraciones y rectificatorias de manera

segura y privada en el sitio web del SII

Firmar electrónicamente los documentos tributarios que se emi-

tirán en el Sistema de Facturación Electrónica Mipyme, dándoles

mayor autenticidad.

Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas

¿Cómo se consigue?

El certificado digital es comercializado por empresas particulares.

Sus precios varían dependiendo de la empresa que lo ofrece, pero

en el mercado se pueden encontrar Certificados Digitales bastante económicos con vigencia de un año. Asimismo, se pueden hacer

convenios masivos con Organizaciones.

En la página del Servicio de Impuestos Internos se encuentran los

enlaces para los sitios de Internet de las 5 empresas proveedoras

de Certificados Digitales que existen.

http://www.acepta.com/ http://www.e-certchile.cl/

http://www.certinet.cl/

http://www.cnc-once.cl/

https://www.e-sign.cl/

Certificado Digital


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Instalación de certificado digital y configuración del com-

putador. PASO A PASO

Guia para configurar el computador. 1 El SII recomienda, para el buen funcionamiento de sus aplicaciones, contar con

un equipo de las siguientes características, o superiores: Windows XP con Service Pack 1 o Superior (usurario con perfil de administra-

dor) Windows Vista Windows 7 Microsoft Explorer Versión 6 o superior Cabe mencionar que los sistemas operativos deben corresponder a versiones

oficiales de Microsoft. El SII no garantiza la correcta configuración de los siste-

mas del Portal Mipyme con otro tipo de software.

2 Debe contar con el lector de archivos PDF, Adobe Reader; en caso que

no lo posea, lo puede descargar gratis desde la siguiente página (descargue

3 Asegúrese de poseer perfil de usuario administrador para configurar su

computador. Si no sabe distinguir si es usuario administrador, asesórese por un profe-sional del área competente o verifíquelo siguiendo la siguiente ruta: botón derecho del mouse, en Mi PC-> opción Administrar ->Usuarios Locales y

grupos -> Grupos -> seleccionar Administradores y verificar que se encuentre

dentro de este grupo. En caso de no estar, no podrá configurar correctamente el PC para

utilizar el Portal Mipyme.

4 Instale el certificado digital siguiendo estas instrucciones.

5 Debe ejecutar el siguiente archivo (Archivo de Configuración) que con-

figura automáticamente las opciones de Internet Explorer requeridas por el Por-

tal Mipyme.

6 Se recomienda para facilitar la instalación; ir a Herramientas> Opcio-

nes de Internet> pestaña Seguridad> seleccionar “Sitios de Confianza”, (visto

verde)> botón “Nivel Personalizado” y bajar el nivel de seguridad, este cambio es momentáneo y mientras dura la configuración de su navegador. Para esto,

7 Si por algún motivo el contribuyente no tiene la última versión de las

librerías Plug In de firma digital, éstas se actualizarán al navegar en la siguien-

8 Verifique que la opción para “Bloquear elementos emergentes” esté

desactivada. Para esto, siga las siguientes instrucciones.

Importante: No olvide restaurar los niveles previos de seguridad del paso 6.

Nota: El sistema necesita tener instalado el .Net FrameWork de Micro-

soft, el cual viene por defecto en los últimos exploradores; si por algún motivo

no lo tuviera, puede bajarlo en microsoft.com


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Costo de la Factura Electrónica.


Ejemplo de Factura electrónica.

Respecto a los costos de una factura electrónica, esta requiere desembolsar un costo inicial de $20.000 pesos, lo cual corresponde al certificado digital, dado por las empresas proveedoras de

Certificados Digitales. Este certificado

tiene una vigencia de 3 años y cumplido este periodo es necesaria una revalidación del certifi-cado lo cual tiene un costo de $2.605 + IVA. Cabe destacar que este certificado es valido para emi-tir: Facturas electrónicas, notas de crédito y notas de debito. Mientras que por el contrario, utilizar la factura tradicional tiene un costo mucho mayor, ya que un solo talonario de 50 facturas varía entre los $15.000 y $20.000 pesos, y las notas de crédito y notas de debito se compran de forma separada. Por lo anterior se puede evidenciar claramente la conveniencia de utilizar facturas electrónicas, especialmente en Mipymes, pues no solo signifi-ca un gran ahorro en costos, sino también logran grandes ventajas y todos los beneficios expues-tos anteriormente.


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Fuentes de información:


http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/

arbol_documentos_tributarios_432.htm

http://www.chileatiende.cl/fichas/ver/3007

https://maullin.sii.cl/cvc/dte/pe_condiciones.html

http://www.sii.cl/factura_electronica/intro/introduccion.htm

http://www.sii.cl/mipyme/inscripcion_factura_mipyme.htm

http://www.sii.cl/mipyme/certif_digital.htm

http://chile.contadorauditor.com/profiles/blogs/sobre-factura-electronica http://www.gmovil.cl/downloads/Que%20es%20la%20Factura%20Electr%C3%B3nica.pdf http://ivael20.sercotec.cl/ http://www.ivael20.gob.cl/ Zambrano, Osvaldo 2012. Charla del Servicio Impuestos Internos acerca del uso de la factura electrónica en Chile. 15 de junio de 2012

manual de factura electrónica

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