manual para solicitar factura electrÓnica cliente …
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MANUAL PARA SOLICITAR FACTURA ELECTRÓNICA CLIENTE RETAIL
GNE SOLUCIONES SAS NIT 900.072.847-4
Estimado cliente: GNE SOLUCIONES S.A.S, pensando en nuestros clientes y en linea
con nuestra propuesta de servicio eficiente, hemos implementado una nueva funcionalidad
para la emision de factura electrónica de las compras realizadas en nuestras estaciones
de servicio Biomax y Brío de la red propia.
No aplica para consumos de gas, para estas solicitudes se debe enviar un correo a
[email protected] solicitando la factura electrónica y adjuntando RUT y copia de
la factura pos que será entregada al finalizar su compra en la Estación de Servicio y el
correo electrónico donde requiere que sea enviada la factura, si este es diferente del
registrado en el RUT.
1.INSCRIBETE COMO
CLIENTE RETAIL EN
NUESTRO SISTEMA
SOLICITA FACTURA
ELECTRÓNICA
(OPCIONAL) CONSULTE
SUS FACTURAS
EMITIDAS EN LA
EXTRANET
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PASO 1. INSCRÍBETE COMO CLIENTE RETAIL EN NUESTRO
SISTEMA DE INFORMACIÓN
A) Registro Inicial
Si no ha sido registrado previamente como cliente, a continuación le indicaremos cómo
realizarlo:
El siguiente proceso se debe realizar por única vez, después de estar registrado no es
necesario que ingrese nuevamente a esta opción.
Ingresar https://www.biomax.co opción: FACTURA
ELECTRÓNICA GNE SOLUCIONES
linkhttps://www.biomax.co/factura-electronica/ OPCIÓN
INSCRÍBETE – SOLICITA TU FACTURA ELECTRÓNICA
Se activará el formulario “VINCULACIÓN DE CLIENTE - CLIENTE CONTADO PARA
FACTURA ELECTRÓNICA”
Nota: Los espacios a diligenciar estarán en contorno de color rojo. Cuando diligencie
todos los datos el contorno será color verde y podrá guardar el formulario.
La información aquí suministrada es de total responsabilidad de quien la diligencia y
será la misma utilizada para hacer los reportes respectivos ante las entidades de
control y vigilancia, por lo cuál es importante el correcto diligenciamiento y verificación
de la misma.
Tener en cuenta lo siguiente para hacer el registro de la vinculación:
Tipo de persona: En este campo puede seleccionar el tipo de persona indicado
en el RUT:
Natural
Juridica
Seleccionar el
tipo de persona
Tipo de identificación: Seleccionar la opción del tipo de documento
Tarjeta de Identidad
Cedula de ciudadanía
Tarjeta de extranjería
Cédula de extranjería
Pasaporte
(Otro diferente a cedula de extranjería o pasaporte)
Número de Identificación:Se debe ingresar su número de identificación que se
encuentra en el RUT sin dígito de verificación.
Seleccionar el
tipo de
documento
de identidad
Dígito: (Dígito de verificación)
Esta opción es habilitada únicamente cuando se selecciona tipo de persona Jurídica y se
debe diligenciar con el dígito que esta reportado en el RUT.
Nombres, apellidos o razón social:
Tener en cuenta que conforme al tipo de identificación se habilitará el campo de la
siguiente forma:
Persona natural: Diligenciar nombres y apellidos conforme a los
registrados en el RUT:
Persona Jurídica: Diligenciar razón social conforme a lo registrado en
el RUT:
Régimen Fiscal: Seleccionar el régimen al que pertenece registrado en su RUT.
Correo para facturación electrónica y confirmación: Ingresar el correo electrónico
autorizado para recibir la Facturación electrónica e ingréselo de nuevo para
confirmarlo.
Dirección y télefono: Ingresar la dirección registrada en el RUT y el número de
teléfono de contacto del responsable de facturación electrónica
Departamento – Municipio – Código Postal: Se debe diligenciar los datos según
el RUT y para el código postal seleccione una opción de las que le aparece según
el municipio.
Cargue del RUT: Se debe adjuntar el RUT actualizado al año en curso se
puede adjuntar documento pdf o imagen.
Autorización de datos personales: Para continuar el proceso de registro es
importante que acepte y autorice el tratamiento de datos personales y seleccione
guardar. Tener en cuenta que la Política de Privacidad y uso de Datos Personales
de la Compañía, puede ser consultada en la página web
https://www.biomax.co/politica-proteccion-de-datos/.
Guardar: Dar clic en guardar para el registro.
Confirmación
del registro.
Si seleciona la
opcion SÍ los llevara a la opción C
Solicitud de Factura electrónica en el
Micrositio de este instructivo y si se
seleciona NO lo llevará al inicio de la
pagina web.
Nota: Recuerde que cuando el contorno
de los campos diligenciados cambie a
verde el registro de la informacion está
diligenciado correctamente.
Cortorno rojo: información errada y/o vacia.
Cortono Verde: Información diligenciada correctamente.
B) Actualización correo de facturación electrónica y/o otros datos de contacto.
Para los clientes que ya se encuentran creados y necesitan actualizar o cambiar el correo,
lo pueden solicitar al siguiente email adjuntando el RUT actualizado:
En la solicitud especificar que desea modificar el correo electrónico para solicitud de
factura electrónica de GNE Soluciones S.A.S.
PASO 2. SOLICITUD FACTURA ELECTRÓNICA
DESDE LA ESTACIÓN DE SERVICIO (AL MOMENTO DE TANQUEAR)
Debe estar registrado: Previo al consumo debe realizar el registro indicado en el
numera 1 de este instructivo. Si ya está registrado puede solicitar su factura
electrónica en la estación cada vez que realice una compra.
Realice consumo: Tener en cuenta que este proceso solo aplica para la red de
estaciones de GNE Soluciones S.A.S.
Solicitud de factura electrónica: Indique al vendedor de servicio que requiere
factura electrónica y suministre el documento de identidad registrado con GNE
Soluciones S.A.S
Confirmación de solicitud de factura electrónica: El Vendedor de servicio
entregará comprobante del consumo con la confirmación de solicitud de factura
electrónica, allí podrá verificar los datos de correo donde será remitida su factura,
máximo 4 días hábiles posteriores al consumo.
Actualización de correo: En caso de requerir actualización de correo debe
dirigirse a la página 10 de éste instructivo
DESDE EL MICROSITIO
Solo aplica en caso que la estacion de servicio le notifique que no puede generar su
factura desde Isla y le remita a este proceso.
1. Tenga a mano la factura POS entregada en la estación de servicio para que ubique
los campos requeridos en el formulario en el momento de solicitar su factura
electrónica.
Nombre de
la Estación
de servicio
Fecha de
la compra
Numero de
factura
POS
Teniendo en cuenta lo anterior, se debe diligenciar los siguientes campos para poder
hacer la solicitud de su factura electrónica en el Micrositio.
Seleccionar Eds: Seleccionar en la lista desplegable la estación de servicio (EDS) donde
realizó la compra. Si la estación no esta en el listado; diríjase a la estación donde consumió
para validar que pertenezca a nuestra red.
Fecha de la venta: Seleccione la fecha de la factura POS es decir el día en que hizo la
compra
Correo Eléctronico envío de copia de factura electrónica: Este correo es una dirección
electrónica adicional al correo previamente ingresado en el registro como cliente. Solo debe
diligenciarlo si requiere que una copia de esa factura, sea enviada a un correo diferente al
registrado en la base de datos de la compañía.
Numero de factura: Digitar el numero de factura POS (campo númerico).
Archivos adjuntos: Adjuntar factura POS en foto y/o documento PDF.
Guardar: Seleccionar la opción guardar para enviar la solicitud, tenga en cuenta que la
factura llegará en (4) cuatro días hábiles al correo registrado y al que incluyó como copia.
Nota importante: tenga en cuenta que solo permitirá el cargue de un archivo y una sola
factura POS, si se adjunta más de una factura pos sólo se enviará factura electrónica del
número registro en el formulario y deberá hacer el registro de las otras solicitudes de
forma individual
Seleccionar
fecha del
consumo
factura POS Seleccionar la estación
registrada en su
factura POS
Digitar
Numero de
factura pos
Correo copia donde va
a llegar la factura
Guardar
información
Adjuntar archivo PDF
o imagen
2. Al guardar el registro el sistema le confirmará la solicitud de su factura electrónica.
3. Si al ingresar una factura POS que no está registrada en nuestro sistema, le
indicará el siguiente mensaje para validar su factura POS física.
PASO 3. (OPCIONAL) CONSULTE SUS FACTURAS EMITIDAS EN
LA EXTRANET
Ingrese a https://www.biomax.co opción Extranet
Seleccione la opción haz clic aquí.
Ingrese con su usuario y contraseña, (aplica para clientes registrados en el paso 1
de este instructivo)
Al ingresar por primera vez en nuestra Extranet si es primer vez que ingresa a la
extranet:
Usuario: Número de identificación sin dígito de verificación.
Clave: Número de identificación sin dígito de verificación.
Dar clic en la opción Facturación Electrónica / Documentos electrónicos.
Dar clic en factura electrónica y
documentos electrónicos.
Ingresar el documento y automáticamente aparece el nombre de la empresa
adicional seleccionar la sociedad GNE SOLUCIONES S.A.S, agregar el rango de
las fechas y dar consultar.
Ingresar el NIT de la
empresa
Automáticamente
aparece el nombre
de la empresa.
Seleccionar la
sociedad GNE
SOLUCIONESASAS
Ingresar el rango de
fechas
Seleccione opción
factura
Este campo es opcional, si usted conoce el
número de su factura electrónica ya emitida
Se despliega un listado de facturas emitidas, en la columna Documento
Seleccione la factura deseada en la columna número de documento damos clic,
y la fila se pondrá color verde y se ubica la opción Descargas (Archivo PDF)
Se despliega el
siguiente recuadro
con el detalle para
generar el PDF
seleccionar cerrar:
Para descargar la representación gráfica, seleccione la fila de la factura, hasta que
toda tome el color verde.
Para descargar la representación gráfica, seleccione la fila de la factura, hasta que
toda tome el color verde.
Para descargar la factura debe darle en descargar/ seleccionar el formato en PDF.
Se descarga y debe salir la factura en PDF.
opción
Descargas
Nota: En caso de tener dudas respecto al proceso puede comunicarse con la línea de
servicio al cliente número a nivel nacional 018000180268 o al correo