factura electrónica

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Factura Electrónica

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• Conjunto de normas abertas multi-sectoriais, mundialmente reconhecidas, que facilitam todos os processos negociais, incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade.

• Identifica inequivocamente bens, produtos, serviços e locais.

• Cobre 90% da economia mundial.

• Reduz os custos operacionais de qualquer cadeia de valor, aumentando a sua produtividade e eficiência.


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O que é uma Factura?

• A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente.

• Elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

• Factura Comercial

• Factura Mensurável

• Factura Próforma

• Factura Recapitulativa

• Auto Facturação

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Definição

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FORNECEDOR

Factura/ Sist. Inform.Factura/ Sist. Inform. Factura Factura

CTTCTT

LeituraLeituraDigitação / Sist. Inform.Digitação / Sist. Inform.

EnvioEnvioEntregaEntrega

CLIENTE

Recepção Recepção ContabilidadeContabilidade

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Fluxo no envio de factura

Cic

lo d

e P

ag

am

en

to

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FORNECEDOR

Factura/ Sist. Inform.Factura/ Sist. Inform. Factura Factura

LeituraLeituraDigitação / Sist. Inform.Digitação / Sist. Inform.

EnvioEnvioEntregaEntrega

CLIENTE

Recepção Recepção ContabilidadeContabilidade

EDI CTTCTT

Emissão de factura


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Custos estimados no envio de uma factura em suporte papel

Custos estimados na recepção de uma factura em suporte papel

Factura ElectrónicaFactura Electrónica

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O que é uma Factura Electrónica?• A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou

serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente, mas reduzido a um formato electrónico.

• Tem o mesmo valor probatório que a factura em papel, desde que respeite a legislação vigente no mercado nacional.

• Exigências legislativas:

• Conteúdo

• Assinatura Digital Avançada ou EDI

• Armazenamento / Arquivo (Repositórios)

• Mapa Recapitulativo

• ERP / Sistemas de informação

• Timestamping (opcional)

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Definição

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EE

ERP/SI

EE

EE

EE

Integração

ERP/SI

Fornecedor ClienteRepositório / Storage Arquivo Digital

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2B

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ERP/SIEE

Fornecedor

Cliente A

Repositório / Storage Arquivo Digital

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2C

Portal

Cliente B

Cliente C

Cliente D

EE

Visualização online

Download Excel/PDF

Registo e adesão

Envio por e-mail

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ERP/SIEE

FornecedorRepositório / Storage

Arquivo Digital

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2B2C

PortalEE

BVisualização online

CDownload Excel/PDF

AARegisto e adesão

DEnvio por e-mail

ERP/SI

Cliente

EE

Repositório Clientes Finais

Portal

Visualização online Registo e adesão

E

Envio por e-mail G

Download Excel/PDFF Clientes

Finais

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Possíveis ganhos no envio de uma factura electrónica

Possíveis ganhos na recepção de uma factura electrónica

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PÚBLICAS

Fornecedor

Cliente

FORNECEDOR

PRIVADA CLIENTE

PRIVADA

PÚBLICA

PÚBLICA

Assinatura electrónica sem cifra


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PÚBLICAS

Fornecedor

Cliente

PRIVADA

PRIVADA

PÚBLICA

PÚBLICAFORNECEDOR

CLIENTE

Assinatura electrónica com cifra


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EE

ERP/SI EE

EE

EE

ERP/SI

FornecedorClienteRepositório / Storage

Arquivo Digital

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2B - Pagamentos

Banco do Banco do FornecedorFornecedor

Portal Portal

Integração

Banco do ClienteBanco do Cliente

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Para implementação da Factura Electrónica deve-se ter em conta, sumariamente, os seguintes aspectos:

Legais Estabelecimento de contratos entre as partes e processos de certificação junto das entidades competentes e ou apropriadas. Conhecimento profundo da legislação em vigor.

Técnico - FuncionaisDefinição de todo o ambiente de comunicações, protocolos, formatos, segurança, validação de certificados e de parceiros comerciais, desenvolvimento da comunidade electrónica, integração, processamento, armazenamento e consulta das facturas e auditoria.

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Aspectos

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A Facturação Electrónica leva a consequências distintas do ponto de vista do emissor e do receptor:

Emissor de facturas:Elimina a obrigação de imprimir e enviar as facturas em papel, aproveitando o documento electrónico da factura para dar validade legal à mesma mediante uma assinatura digital.

Receptor das facturas - Cliente:Melhora a gestão do processo de recepção, tratamento, introdução e conferência das facturas dentro das aplicações de gestão para iniciar o ciclo de pagamento.

Receptor das facturas - Consumidor Final:Benefícios no tratamento documental, consultas, conferência e optimização dos ciclos de pagamento.

Factura ElectrónicaFactura Electrónica Consequências

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Benefícios de Segurança

•Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas


•Menor erros de introdução de dados•Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas•Monotorização rigorosa das facturas enviadas

Benefícios Financeiros

•Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc)•Redução significativa com os custos de arquivo

Benefícios de Tempo

•Facturas transaccionadas mais rapidamente•Menor manuseamento de papel


•Facturas transaccionadas mais rapidamente •Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais•Prazos de pagamento menores•Menor nº de facturas que entrem em litigio•Contabilização automatica das facturas•Menor manuseamento de papel

Benefícios para os emissores das facturas

Mensagens Ñ EstruturadasMensagens Estruturadas


•Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc)•Redução significativa com os custos de arquivo•Infraestutura técnica menos pesada

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•Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas


•Menor erros de introdução de dados•Garantia de autenticidade e integridade das facturas recepcionadas•Monotorização rigorosa das facturas recepcionadas


•Redução significativa com os custos de arquivo


•Facturas transaccionadas mais rapidamente•Menor manuseamento de papel


•Facturas transaccionadas mais rapidamente •Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais•Prazos de pagamento menores•Menor nº de facturas que entrem em litigio•Contabilização automatica das facturas•Menor manuseamento de papel

Benefícios para os receptores das facturas

Mensagens Ñ EstruturadasMensagens Estruturadas


•Redução significativa com os custos de arquivo•Infraestutura técnica menos pesada

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Recomendação1994/820/CE

Portugal

Directiva2001/115/CE

Directiva1999/93/CE

Directiva95/46/CE

Directiva77/388/CE

Resolução137/2005

DL357/99

DL256/2003

DL290-D/99

DL Regulamentarde 31 Agosto de 2006

Revogação

Regulamentação

Transposição

Referência

Referência

Referência

Privacidade dos Dados

Assinaturas Electrónicas

Transposição

Definição de EDIContrato Tipo

Sexta Directiva do IVAComunidade Europeia

Enquadramento Legal

Fonte: UMIC – Guia da Factura Electrónica

DL196/2007

Regulamentação

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Código do IVA - Arquivo N.º 3 do artigo 45.º / n.º 3 do artigo 48.º do Código do IVA

Conteúdo das listagens (1):• N.º do documento e data;

• NIF (do emissor ou do receptor);

• Preço líquido de imposto, taxa de IVA aplicável e o montante de imposto devido;

• Data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente;

• A quantidade e denominação usual dos serviços prestados ou dos bens transmitidos;

• Data e hora da constituição e envio da mensagem;

• Discriminação das anomalias ocorridas durante cada transmissão;

• A denominação e a versão do software utilizado.

(1) Apesar de a Administração Fiscal ainda não se ter pronunciado relativamente ao conteúdo dos mapas recapitulativos, prevê-se que os mesmos devam vir a conter estes elementos.

Enquadramento Legal

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Validação cronológica independente

EE

Repositório de Fornecedor e Cliente

ERP/SI

Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio

Cifra para confidencialidade

EE EE

Repositório Emissor

Repositório Receptor

EE

Integração

RRSS

Notificação de entrega com sucesso

SS

Notificação de recepção com sucesso

1

3

5

6

8

Notificação de integração com sucesso

ERP/SI

7

Fornecedor Cliente

2 4

Repositório

RepositóriosRepositórios Repositório comum

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EE EE

Repositório Emissor

Repositório Receptor

Integração

RRSS

Notificação de entrega com sucesso

SS

6

8

Notificação de integração com sucesso

ERP/SI

7

Cliente

2

4

Repositórios

RepositóriosRepositórios

3

ERP/SI

Notificação de recepção com sucesso

Fornecedor

Validação cronológica independente

EE

Cifra para confidencialidade

Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio

1

EE

5

Repositório diferente

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Aplicação deFacturação

Factura AplicaçãoEAI

AplicaçãoComunicação

FTP

Envio da CODIPOR

Factura

Data

SistemaE-Factura

Recepção pelaAzertia

AplicaçãoComunicação

FTP

Factura

FacturaFactura

Acesso ao Sistemavia WEB

FormatoCliente

FormatoEDI

FormatoEDI

FormatoEDI Assinado

FormatoEDI Assinado

Notificação porEMAIL

para o Emissor

Notificação porEMAIL

para o Receptor

Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica

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Esquema funcional

FacturasReceptor

INTERNET

INTERNET

FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj

DadosFacturasemissor

DepósitoFacturas

Assinadas


AssinaturaAZERTIA


FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj fjdskfj


fjdskfj

AC

FacturaAssinada

Consulta, verifica, visualiza, lança e imprime

FacturasEmissor

FacturaEmissor

CertificadoAZERTIA

Assinatura

TRADUÇÃODE FORMATOSConsulta, verifica, visualiza,

lança e imprime

FacturasReceptor


Fornecedor

Comprador

Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica

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• Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos

• Fotocopiar 30 Segundos

• Envelopagem 30 Segundos

• Arquivo físico na pasta de facturas 45 Segundos

• Arquivo físico na pasta de fotocópias 45 Segundos

• Verificação e assinatura da factura 30 Segundos

• Digitalização (carta + factura) 120 Segundos

• Anexação das imagens nas respectivas referências 60 Segundos

Total Individual 480 Segundos

Produção de uma factura em papel

Factura Electrónica - conclusões

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• Correio normal € 0.30

• Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08

• Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15

• Custo dos envelopes € 0.09

• Custo de impressão € 0.01

• Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01

Total Individual € 0.64

Outros Custos unitários (sem inclusão de recursos)


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• Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos

• Fotocopiar 30 Segundos

• Envelopagem 30 Segundos

• Arquivo físico na pasta de facturas 45 Segundos

• Arquivo físico na pasta de fotocópias 45 Segundos

• Verificação e assinatura da factura 30 Segundos

• Digitalização (carta + factura) 120 Segundos

• Anexação das imagens nas respectivas referências 60 Segundos

Produção de uma factura electrónica

Total Individual 120 SegundosTotal Individual 480 Segundos


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• Correio normal € 0.30

• Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08

• Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15

• Custo dos envelopes € 0.09

• Custo de impressão € 0.01

• Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01

• Custos do Serviço por factura € 0.25

Outros custos unitários (sem inclusão de recursos)

Total Individual € 0.25Total Individual € 0.64


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Tempo de processamento em papel

133 Horas e 20 Minutos

Custos envioem papel€ 640.00

Custos envio em formato electrónico

€ 310.00

Empresa que processe 1000 facturas por ano, com cerca de 200 clientes

Redução aproximadamente em

50%

Redução aproximadamente em

75%

A redução de custos não têm em consideração os valores da aquisição de um Tradutor, assinatura digital (caso se justifique), mapeamentos, etc.

Tempo de processamento em formato electrónico33 horas e 20 Minutos


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Emissor

Custos directos

Impressão

Papel Electrónico

Consumíveis, Impressões, Envelopes

ExpediçãoSelos, Transporte, CTT

Armazenamento

Espaço e material de arquivo

Custos indirectos

Overheads

Receptor

Custos directos

Re-Impressão

ArmazenamentoCustos indirectos

Overheads

Processo Administrativo

Introdução dos dados

Conclusões

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ERP/SIEE

FornecedorRepositório / Storage

Arquivo Digital

PortalEE

BVisualização online

CDownload Excel/PDF

AARegisto e adesão

DEnvio por e-mail

ERP/SI

Cliente

EE

Repositório Clientes Finais

PortalVisualização online Registo e adesão E

Envio por e-mail G

Download Excel/PDFF Clientes

Finais

Conclusões

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CODIPOR – Associação Portuguesa de

Identificação e Codificação de Produtos

R. Prof. Fernando da Fonseca, 16 – Esc.II

1600-618 Lisboa

T. +351 21 752 07 40

F. +351 21 752 07 41

E. [email protected]

W. www.gs1pt.org

João Picoito

IT/E-Commerce Manager

E. [email protected]

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