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Versión 2010

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Versión 2010

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EDITAN:

©Red.esEdificio Bronce Plaza Manuel Gómez Moreno, s/n.28020 Madrid

© ASIMELECOrense nº 62, 28020, Madrid.

Textos: Julián Inza

Coordinación: red.es

Imagen y Diseño: Virginia Zabala

Maquetación y Producción: Scan96, s.l. y Leaders Comunicación

Imágenes: age FOTOSTOCK

Reservados todos los derechos. Se permite su copia y distribución por cualquier medio siempre que se mantenga el reconocimiento de sus autores, no se haga uso comercial de las obras y no se realice ninguna modificación de las mismas.

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Índice

Introducción................................................................ 4

CAPÍTULO 1. EL ABC

DE LA FACTUrA ELECTróniCA ....................... 5

• Quéesunafactura.........................................5

• Quéeslafacturaelectrónica.......................6

• Lafacturaelectrónicadentro

delprocesocontableglobal......................... 7

• Cómofuncionalafacturaelectrónica........8

• Ventajas,beneficiosyahorros

delafacturaelectrónica...............................9

• Algunosdatos................................................. 11

• Cuántocuestaunproyectodefactura

electrónica....................................................... 11

CAPÍTULO 2. TrABAJAr COn LA FACTUrA

ELECTróniCA DE MAnErA FÁCiL ..................12

• Quénecesitoparaimplantarla

facturaelectrónica........................................12

• Requerimientosenlaemisiónde

facturaselectrónicas....................................16

• Requerimientosenlarecepción

defacturaselectrónicas.............................. 17

• Cómosepuedenhacerfacturas

electrónicasmediante

plataformasdeterceros..............................18

• Ejemplosdefacturaelectrónica................20

• FacturaFacturae....................................20

• UsodeaplicacionesenInternet

(softwareasaserviceo

computaciónenlanube).......................23

CAPÍTULO 3. PrOYECTOS

AVAnZADOS DE FACTUrA ELECTróniCA ..24

• Identificaciónde

proyectosavanzados...................................24

• Proyectosorientados

alaemisióndefacturas..............................25

• Proyectosorientados

alarecepcióndefacturas..........................26

• Preparacióndelproyecto...........................28

• Facturaciónelectrónica

alasAdministracionesPúblicas................28

CAPÍTULO 4. inTErACCión

COn LA FACTUrA PAPEL ................................30

• Cómoseconservanelectrónicamente

facturasrecibidasenpapel........................30

• Cómoseconservanenpapelfacturas

recibidaselectrónicamente.........................31

CAPÍTULO 5. FOrMATOS DE FACTUrA Y

FirMA ELECTróniCA .......................................33

• Formatodelafacturaelectrónica............33

• Formatodefirma..........................................35

• Formatosdefirmaespeciales:

firmafechadayvalidada.......................35

• FirmasXML..............................................35

AnEXO i. inTrODUCCión

A LA FirMA ELECTróniCA Y

A LA CErTiFiCACión ELECTróniCA ............37

• PSCyCA........................................................37

• Lafirmamanuscrita.....................................37

• Criptografía...................................................37

• Cifradosimétrico..........................................37

• Cifradoasimétrico........................................38

• Prestadordeservicios

decertificación............................................ 40

• Entidadderegistro.......................................41

• Elesquemacompleto..................................42

• Realizacióndelafirma..........................42

• Comprobacióndelafirma.....................42

• Funcionesdeseguridad..............................43

• Custodiadeclavesydispositivos

segurosdecreacióndefirmas...................43

AnEXO ii. MArCO JUrÍDiCO DE LA

FirMA Y DE LA FACTUrA ELECTróniCA ....45

• Validezlegaldelafacturaelectrónica.....45

• Aspectoslegalesdela

firmaelectrónica..........................................47

AnEXO iii. EnLACES DE inTErÉS ..................50

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Introducción

EstaeslasegundarevisiónimportantedelManualdefacturaelectrónicaquesedesarrollóenelaño2006ainiciativadeASIMELECyred.esiniciandolacoleccióndeManualesdelPlanAvanzadered.es.Laprimerarevisiónsepublicóaprincipiosde2008,porloqueyaincorporólasprincipalesno-vedadesqueseprodujeronduranteelaño2007,quefueronmuchas.

Enestaocasión,cumplidoslosobjetivosinicialesde establecer las bases del conocimiento de lafacturaelectrónicaysituadosenunmarcointer-nacionalenelquecomienzaacobrarimportanciala interoperabilidad, lapresenteversiónsimplifi-caráalgunosdelosaspectostratadosenedicio-nes anteriores destacando las buenas prácticasqueyasehanconsolidado.

Debido a la simplificación del documento, no seincluye en esta ocasión información sobre lossistemas EDI (Electronic Data Interchange – In-tercambioElectrónicodeDocumentos),pero losinteresadospuedenacudir a las versionesante-riores,disponibleson-line.Adíadehoy,elEDIsi-guesiendoelsistemapreferidoenentornoscomoladistribucióncomercialylaautomoción.

Elmanualestádirigidofundamentalmentealmer-cadoespañol,yreflejaelescenariodegestióndefacturas electrónicasmás extendido en España.Elusodelafirmaelectrónicasehageneralizadoentrelossistemasdefacturaciónelectrónicaes-pañoles,y,portanto,muchasdelasindicacionescontenidasenestedocumento reflejan ‘buenasprácticas’quepuedenserdeutilidadenelámbitoeuropeo,enaquelloscasosenlosquelosinterlo-cutoresprefieranestamedidadeseguridad.Porello,estaterceraversiónsetraducealinglés.

LasedicionesanterioresestuvierondisponiblesenformaimpresayenformatoPDF.Delasversionesimpresas se distribuyeronmás de 10.000 ejem-plares, y la versión enPDF superó las500.000descargas.Yporlosdesarrollostecnológicosaco-metidosporlasempresasysusproveedores,cabedecirquesupusieronunanotableinfluenciaenlaadopcióndelafacturaelectrónicaenEspaña,queenlaactualidadesunodelospaíseseuropeosconmayor penetración de esta tecnología y con ungrannúmerodesolucionesdetodotipo,desdelasgratuitas para PYMEs, hasta las sofisticadas degrandesempresasyorganismospúblicos.

Esta edición viene marcada adicionalmente pordoshechossignificativos:porunladolapublica-cióndel InformeFinaldelGrupodeExpertosenfacturaelectrónicade laComisiónEuropea,queha identificado algunas barreras cuya supresiónpuede impulsar la adopción de la factura elec-trónicaentodaEuropa,yporotro,laadopciónelpasado16demarzode2010,bajolapresidenciaespañolade laUE,deltextoconsensuadodere-forma de la Directiva 112/2006, que recoge lasprincipalessugerenciasdelGrupodeExpertosyqueseesperaquedetraspuestoa las legislacio-nesnacionalesantesdel1deenerode2013.

Con la obligatoriedad de facturar electrónica-mentealsectorpúblicoestatalrecogidaenlaLey30/2007,yenlaLey56/2007,nocabedudadequelaadopciónseráaúnmayorenlospróximosaños.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

Capítulo1.ElABCdelafacturaelectrónica

Qué es una facturaLafacturaesundocumentoquereflejalaentregadeunproductoolaprovisióndeunservicio,juntoalafechadedevengo,ademásdeindicarlacanti-dadapagarcomocontraprestación.

Enlafacturaseencuentranlosdatosdelexpedi-dorydeldestinatario,eldetalledelosproductosyserviciossuministrados,lospreciosunitarios,lospreciostotales,losdescuentosylosimpuestos.

Se la considera como el justificante fiscal de laentrega de un producto o de la provisión de unservicio,queafectaalobligadotributarioemisor(elvendedor)yalobligadotributarioreceptor(elcomprador).Eloriginaldebesercustodiadoporelreceptorde la factura.Habitualmente,elemisordelafacturaconservaunacopiaolamatriz(basededatos)enlaqueseregistrasuemisión,encuyocasonotieneporquécustodiarlascopiasdelasfacturas.

La factura correctamente cumplimentada es elúnicojustificantefiscal,quedaalreceptorelde-rechodededuccióndelimpuesto(IVA).Estonoseaplicaenlosdocumentossustitutivosdefactura,recibosotickets.

EnEuropa,lanormativadefacturaciónseregulapor laDirectiva2006/112/CE, para la queya sehanconsensuadolasmodificacionesqueincluirálapróximaversión.Lasmodificacionesintroduci-dasbuscanarmonizarlosrequerimientoslegalesentodalaUEparaconseguirmayorinteroperabi-lidad,locualfacilitaráeldespegueypenetracióndelafacturaciónelectrónica.

Lasfacturaspuedenser:• Ordinarias: documentanlaoperacióndesumi-

nistro.• rectificativas: documentan correcciones de

una omás facturas anteriores, o bien devo-lucionesdeproductos,envasesyembalajesocomisionesporvolumen.

• recapitulativas: documentan agrupacionesdefacturasdeunperíodo.

Ademásexistenlassiguientesvariantes:• Pro-forma:documentaunaoferta,conindica-

cióndelaformaexactaquetendrálafacturatraselsuministro.Notienenvalorcontablenicomojustificante.

• Copia: documentalaoperaciónparaelemisor,conlosmismosdatosqueeloriginal.Debelle-varlaindicacióndecopiaparapermitirdistin-guirladeloriginal.

• Duplicado: documenta la operación para elreceptor,encasodepérdidadeloriginal.Laexpideelmismoemisorqueexpidióeloriginalytienelosmismosdatosqueeloriginal.Debellevarlaindicacióndeduplicadoparapermitirdistinguirladeloriginal,especialmenteparaelcasodequereaparezcaeloriginal.

Es interesante mencionar que las tradicionalesNotasdeAbononosecontemplanen lanorma-tiva,aunquesufunciónsecubreconlasfacturasrectificativas. Cabe identificar ambos documen-tossiemprequeseincluyalamenciónobligatoriaracturarectificativayopcionalmente,atítuloin-formativo,ladenotadeabonoyseconsignenlossignosdelascantidadesdeformacorrecta.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

La factura se imprime a partir de ficheros informáticos, se dobla, se ensobra y se franquea. Se envía por correo pos-tal o mensajería y se recibe por el destinatario, que realiza los procesos de conciliación, contabilización y pago. Se ar-chiva y queda a disposición de auditorías o inspecciones fiscales que se basan en el valor documental del soporte en papel.

“Lafacturacorrectamentecumplimentadaeselúnicojustificantefiscalquedaalreceptorelderechodededuccióndelimpuesto(IVA)”

Qué es la factura electrónicaLafacturaciónelectrónicaconsisteenlatransmi-sióndelasfacturasodocumentosanálogosentreemisoryreceptorpormedioselectrónicos(fiche-rosinformáticos)ytelemáticos(deunordenadoraotro),firmadosdigitalmenteconcertificadosre-conocidos (o cualificados), con lamismavalidezlegalquelasfacturasemitidasenpapel.

Si buscamos una definición específica, podemosrecurriralartículo1delaLey56/2007:“Lafac-turaelectrónicaesundocumentoelectrónicoquecumplecon los requisitos legaly reglamentaria-menteexigiblesalasfacturasyque,además,ga-rantizalaautenticidaddesuorigenylaintegridaddesucontenido”.

Aunque existen varios mecanismos para garan-tizar laautenticidaddelorigen, la integridaddelcontenidoylalegibilidaddeunafactura,yaseaenpapeloenformatoelectrónico,desdeelmomen-todesuexpediciónhastael finaldelperíododeconservacióndelafactura,enelcasodelafactu-raelectrónica,elusodelafirmaelectrónicaeselmásgeneralizadoenEspaña.

En este sentido, en el texto consensuado de lafuturamodificaciónde laDirectiva 112/2006, serecoge,enloqueserefiereasuartículo233:

1.Segarantizarálaautenticidaddelorigen,lain-tegridaddelcontenidoylalegibilidaddeunafac-tura, ya sea en papel o en formato electrónico,desdeelmomentodesuexpediciónhastaelfinaldel períodode conservaciónde la factura.CadaFig. 1. Proceso genérico de facturación tradicional en papel.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

sujetopasivodeterminaráelmododegarantizarlaautenticidaddelorigen, la integridaddel con-tenidoylalegibilidaddelasfacturas.Podrárea-lizarsemediantecontrolesdegestiónquecreenunvínculofiabledeauditoríaentrelafacturaylaentregadebienesolaprestacióndeservicios.

Seentenderápor“autenticidaddelorigen”,laga-rantíade la identidaddelproveedordebienesoprestadordeserviciosodelemisordelafactura.

Por“integridaddelcontenido”seentenderáqueelcontenidorequeridoconarregloalodispuestoenlapresenteDirectivanohasidomodificado.

2.Ademásde los tipos de control de la gestióncontempladosporelsegundopárrafodelaparta-do 1,otrosejemplosde tecnologíasquegaranti-zanlaautenticidaddelorigenylaintegridaddelcontenidodeunafacturaelectrónicason:

• La firma electrónica avanzada en el senti-dodelpunto2delartículo2de laDirectiva1999/93/CE del Parlamento Europeo y delConsejo, de 13 de diciembre de 1999, por laqueseestableceunmarcocomunitarioparalafirmaelectrónica,basadaenuncertificadoreconocidoycreadamedianteundispositivosegurodecreacióndefirma,enelsentidodelospuntos6y10delaDirectiva1999/93/CE.

• Elintercambioelectrónicodedatos(IED),talcomosedefineenelartículo2delaRecomen-dación1994/820/CEdelaComisión,de19deoctubrede1994,relativaalosaspectosjurí-dicosdelintercambioelectrónicodedatos,sielacuerdorelativoal intercambiocontemplael uso de procedimientos que garanticen laautenticidaddelorigenylaintegridaddelosdatos.

EstosignificaquetraselperíododetransposicióndelaDirectiva(1deenerode2013),lalegislaciónespañola reflejará la posibilidad de que puedanenviarsefacturaselectrónicasentreempresassinningúnrequisitoformal,sibienprobablementesemantenganlosmismosrequisitosqueexistenenlaactualidadcuandoeldestinatarioseaunaadmi-nistraciónpública.

En España, la adopción de la firma electrónicacomomecanismogeneralizadoparagarantizarlaautenticidadeintegridaddelasfacturaselectró-nicassehavistofavorecidoporlaextensióndelDNIelectrónico(conmásde15millonesdeunida-

desexpedidas)ylaampliadisponibilidaddecerti-ficadoselectrónicosdemúltiplesprestadoresdeserviciosdecertificación,asícomoporladisponi-bilidaddesoftwaregratuitoquepermitelagene-raciónyfirmaelectrónicadelasfacturaselectró-nicasqueseenvían,asícomosuverificaciónenelcasodelarecepcióndefacturas.

El proceso de facturación es un proceso impor-tanteparacualquierempresa,yculminaelproce-sodecomprayventa.Aunque tradicionalmentelarelaciónentreempresassehabasadoenelin-tercambiodedocumentosenpapel,esto implicaelempleodegrandescantidadesderecursosylarealizacióndemuchastareasdeformamanual.Enuncontextodeuniversalizacióndeinternet,cadavezmáslasempresasseplanteanlaoptimizaciónde susprocesosparaganareficienciayahorrarcostes.

Yporellosehaavanzadoenlaadopcióndelafac-turaciónelectrónica,queenEspañaestáregula-daenelReglamentodefacturaciónpublicadoenRealDecreto1496/2003ymodificadoporelRealDecreto87/2005.

Estaregulacióndelafacturaelectrónicasecomple-taconlapublicacióndelaOrdenEHA/962/2007,de10deabril,porlaquesedesarrollandetermi-nadasdisposicionessobrefacturacióntelemáticayconservaciónelectrónicade facturas, conteni-dasenelRealDecreto1496/2003,de28deno-viembre,porelqueseapruebaelreglamentoporelqueseregulanlasobligacionesdefacturación.

Lasdenominaciones facturaelectrónica, facturatelemática y factura digital son equivalentes, sibienladenominacióngeneralmenteutilizadaenlanormativaesremisiónelectrónicaoremisiónpormedioselectrónicosdefactura.Frecuentementesedistingue con la denominación facturadigitala lamodalidaddefacturaelectrónicaqueutilizala firmadigitalparagarantizar laautenticidadeintegridaddelafactura.

Lasfacturaselectrónicassepuedenemitirendi-ferentesformatos(EDIFACT,XML,PDF,html,doc,xls,gif,jpegotxt,entreotros)siemprequeseres-peteelcontenidolegalexigibleacualquierfacturayquesecumplanlosrequisitosdeautenticidadeintegridad,porejemploconlaincorporacióndelafirmaelectrónicareconocida(qualifiedelectronicsignature,eninglés).

Sin embargo, tras la publicación de la Orden

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

PrE/2971/2007,enlaquesedefinióelusoobli-gatoriodelformatoXMLfacturae,cuandoeldes-tinatarioseaunaadministracióndelaAGE(Admi-nistraciónGeneraldelEstado)ysusorganismospúblicos,esteformatoseadoptafrecuentementeenEspañatambiénparalafacturaciónentreem-presasprivadas.

Por otro lado las administraciones autonómicasconpolíticasactivasdeimpulsodelafacturaelec-trónicaestánadoptandotambiénesteformatodefacturaelectrónicafacturae.EntrelasComunida-desAutónomasquehanadoptadoelformatofac-turaecabecitarlassiguientes:• Cataluña(e-Fact)• PaísVasco• ComunidadValenciana(Ge-Factura)• LaRioja• Castilla-LaMancha

Alolargodeestedocumentoseponeénfasisenla facturación electrónica en la que seutiliza lafirmaelectrónicasegúnelformatofacturaedadoque seha consolidado comoel conjuntodeme-jores prácticas en la adopción de la facturaciónelectrónicaenEspaña.

“Lafacturaelectrónicaesundocumentoelectrónicoquecumpleconlosrequisitoslegalyreglamentariamenteexigiblesalasfacturasyque,además,garantizalaautenticidaddesuorigenylaintegridaddesucontenido”.

La factura electrónica dentro del proceso contable globalLafacturanodebeentendersecomounprocesoaislado,sinocomounelementointegradodentrodel conjuntodegestión financieraydel flujodecomprasyventasdeunaentidad.

Es sólo unade las fasesdel procesodegestióndecomprasyventasdelaempresa,enelqueconfrecuencianosencontramoslafacturacomounodelosúltimosresultadostraseltránsitohabitualde presupuesto, solicitudes de compra, aproba-ciones,albaranes,apuntescontablesoprocesosdegestióndealmacén.

Unabuenagestiónelectrónicaentodoslospasos

ydocumentospreviosfacilitaráengranmedidalaimplantacióndelafacturaelectrónicaymultipli-caráexponencialmente losbeneficiosde lamis-ma.

Porotrolado,acometerelproyectodeincorporarlafacturaelectrónicaalagestióndeunaempre-sa,habitualmenteimplicarárevisarelprocesodeemisiónyrecepcióndefacturasyafectaráamásáreasdegestióndelasquepuedeparecerobvio.

Fig. 2. Workflow documental asociado a compras.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

Cómo funciona la factura electrónicaAgrandesrasgos,elprocesodefacturaciónelec-trónicaloformaríandospasosbásicosydiferen-ciadosentodosistemadefacturación:emisiónyrecepcióndefacturas.

1. En laemisión,elemisor,con laconformidaddel receptor, transmite a éste por mediostelemáticos la factura electrónica (que fre-cuentementeincluyeunafirmaelectrónica)yconservacopiaomatriz(labasededatos).Siseconservalabasededatos,noesnecesarioconservarlascopiasdelosdocumentoselec-trónicosfirmados.

2. Elreceptorrecibelafacturaenformatodigi-talylaconservaensoporteinformáticoparasufuturaconsultaeimpresión,sifueranece-sario.Alserlafacturaundocumentofirmadoelectrónicamente, debe guardar la informa-ciónrelativaalacomprobacióndelavalidezde la firma electrónica, o que permita com-probarestavalideztranscurridountiempo.

Deesta formayanoseexige imprimir la factu-raparaqueéstaseaválidalegalyfiscalmente,ytodoeltratamiento(emisión,distribuciónycon-servación) puede realizarse directamente sobreelficheroelectrónicogeneradoporelemisor.

Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónicaLa facturaelectrónicageneragrandesbeneficiosa lasempresasque lautilizan, tantodel ladodelemisorcomodelreceptor.Existenmuchasrazonesparaadoptarlafacturaelectrónica,quevandesdelospuramenteeconómicoshastalosecológicos.

Entrelasventajasdelagestiónelectrónicacabemencionar:• Ahorro de costes: tantodel ladodel emisor

comodel receptor.Derivadode lasupresióndelpapel,elabaratamientodelosmediosdecomunicaciónelectrónicos(encontraposicióna los medios tradicionales de envío postal),eliminacióndelosgastosdefranqueo,gastosderivadosdelaintroducciónmanualdedatos.

• Mejora de la eficiencia:laliberacióndetareasadministrativaspermitedestinarlosrecursoshumanosaaspectosproductivosenlascom-pañías.

• integración con ErPs:desdeelpuntodevis-tadelemisorcontinúaelprocesoqueyaseestá realizandoelectrónicamente.UnsimpleclicdesdeelERPylafacturaesemitidayen-viada.Desdeelladodelreceptorlosdatossepueden introducir automáticamente en susaplicaciones.

• Optimización de la tesorería: laautomatiza-ción permite cuadrar los apuntes contables

Fig. 3. Proceso simplificado de facturación electrónica.

La factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Este la conserva de forma electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por vía telemática. Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

y comparar documentos (albarán / factura),minimizandoa lavezelmargendeerrorhu-mano.

• Obtención de información en tiempo real:permite verificar el estado en el que se en-cuentra una factura y toda su informaciónasociada(errores,rectificaciones,cobros,pa-gos, recepción demercancías, albaranes, ...)deformaexactayactual.

• reducción de tiempos de gestión: lainmedia-tezdelenvíoyrecepcióndefacturasporme-diostelemáticosconvierteestetrámiteenunelementoquedejadetenersentido.Además,permitesolucionar lasdiscrepanciasenmuypocotiempo.

• Agilidad en la toma de decisiones: la inme-diatezdelascomunicacionespermiteadoptardecisiones,comolanecesidaddefinanciación,enunespaciomáscortodetiempo.

• Administración y contabilidad automatiza-das: laintegraciónenlossistemasdelaem-presapermitequetodalainsercióndedatosylasoperacionescontablesrequieranmuchamenosparticipaciónhumana.

• Control de acciones erróneas:atravésdesis-temasdealertasquedetectandiscrepanciasentreoperacionesdecontabilidady factura-ciónoenlaaplicacióndetiposerróneos.

• Uso eficaz de recursos financieros: laadop-cióndelafacturaelectrónicafavoreceelac-cesoamediosdefinanciacióncomoelfacto-ringoelconfirming.

• Mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, que pueden dedicar su tiempo atareasdemayorvalorañadidoparalaempre-sa.

• reducción de controversiasenlagestióndefacturasentreemisoryreceptor.

• Mejoras en la resolución de incidencias,quedisminuyenyseresuelvendeformamásrá-pida.

• reducción de plazos de cobro,yaquelacon-formidaddelasfacturasseconsigueconmásceleridad.

• Mejoras en la negociación de los plazos de pago,yaquelacertezaenlaaplicacióndelosplazosquenosevenafectadospordemorasporincidencias,permiteunciertomargendemaniobraadicional.

• Mejora de la relación comercial y de la ima-gen de la empresa,comoconsecuenciadelosefectosanteriores.

• Cumplimiento de obligacionescuandolafac-turaciónelectrónicaseaexigidaenlosproce-sosdelicitación.

Seconsigue,endefinitiva,unamayorcalidaddeservicio que repercute a su vez en una mayorcompetitividaddelaempresa.

“Existenmuchasrazonesparaadoptarlafacturaelectrónica,quevandesdelos

puramenteeconómicoshastalosecológicos”

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica El ABC de la factura electrónica

Algunos datos

Unadelasprincipalesventajasdelafacturaelec-trónicaeselahorroeconómicoquetieneparalasempresasquelautilizan.Yesqueeliminargastosrelacionadosconel usodepapel, tintao impre-siónconstituyeunadesusgrandesventajas.Lossiguientescuadrosreflejanlosahorrosdelafac-turaelectrónica.EstosdatossonestimacionesdeASIMELEC.

Emisión

Papel Coste/unidad

Factura electrónica

Coste/Unidad

Impresión 0,12Imputación de costes del proyecto

0,05

Envío (sobre, sello, correo certificado)

2,60

Servicios externos (tráfico, timestamping)

0,15

Tratamiento manual 0,35 Gestión (Dpto.

Administración) 0,02

TOTAL: 3,07 TOTAL: 0,22

Ahorro por factura: 2,85 euros.

recepción

Papel Coste/unidad

Factura electrónica

Coste/unidad

Recepción y manipulación 0,07

Imputación de costes del proyecto

0,05

Grabación 0,15Comprobación de factura y firma-e

0,13

Tratamiento manual 1,68 Gestión (Dpto.

Administración) 0,05

Archivado (4 años) 1,67 Archivado (4

años) 0,48

TOTAL 3,57 TOTAL 0,71

Ahorro por factura: 2,86 euros.

Hay ahorros adicionales como consecuencia degestionesposteriores.Porejemplo,facturasquenoaparecenosondifícilesdeencontrarporestarmal archivadas, en fases de auditoría o inspec-ción.Esteproblemanosedaconlosdocumentoselectrónicos.

Cuánto cuesta un proyecto de factura electrónica

Esdifícilcontabilizarelpreciodelaimplantacióndeunasolucióndefacturaciónelectrónicaensen-tidoamplio,sibienpodemospresumirque,ama-yorgradodecomplejidaddelaplataformaymayorautomatización,creceráinevitablementeelcostedepuestaenmarcha,alavezqueselograránma-yoresahorrosporfacturaemitida/recibida.

Segúnloanterior,elcostedelafacturaelectró-nicapuedeconsiderarsevirtualmentenulosiem-pleamoselementosyaexistentesenlaempresa,tales como herramientas ofimáticas que permi-tan la firma electrónica, certificados digitalesempleadosenotrosprocesosdelaempresa,oelDNIelectrónico,yelcorreoelectrónico.TambiénestándisponiblessincostesencillasaplicacionesdefacturaciónelectrónicaorientadasaPYMEsyprofesionalesindependientes.

Porsuparte,lacreacióndeunentornoespecífi-codefacturaciónelectrónicacondesarrolloses-pecíficoseintegraciónrequeriráunmayorplazoderetornodelainversión,queserárecuperadaamedio/largoplazo.

Como orientación, algunos sistemas de implan-taciónsencilla,comoaplicaciones tipowebparaemitir facturas pueden costar unos 30 euros almes.Enotrasocasiones,losprestadoresdeestassolucionespuedendefinirmodelosdeprecioba-sadosenelnúmerodefacturasemitidasconva-loresentre10y20céntimosdeeuroporfactura.EstossistemasseríanadecuadosparalasPYMEs,si bien lasgrandesempresas se rigenporotrosparámetros.

No suele indicarse, pero uno de los costes delproyecto es precisamente el de adaptación a lanuevaformadehacerlascosas,ylanecesidaddemantenerelsistemaanteriordepapelyelnuevoelectrónico,duranteuntiempo.

“Amayorgradodecomplejidaddelaplataformaymayorautomatización,creceráinevitablementeelcostedepuestaenmarcha,alavezqueselograránmayoresahorrosporfacturaemitida/recibida”.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

Capítulo2.Trabajarconlafacturaelectrónicademanerafácil

Qué necesito para implantar la factura electrónicaLosrequerimientosdependenengranmedidadelalcancedelproyecto,sibiensiempreexistencier-toselementosbásicossegúnseanalicendesdeelpuntodevistadelemisorodesdeeldelreceptor.

Aldiseñarelproyectoinfluyenlosvolúmenesdefacturación y su distribución por interlocutores,porloqueconvienecomenzarporlaimplantaciónconaquellasempresasconlasqueseconsigamásahorrooseamássencillalaadopción.

Simplificando,puedeafirmarsequeelrequisitobá-sicodelemisoresfirmar electrónicamentelafac-tura(requisitoquepuedesercumplidoporunservi-cioexterno)yeldelreceptoresverificar la factura y conservarla en su formato original(loquetam-biénsepuederealizarporunservicioexterno).

En una de las variantesmás sencillas, el emisorde la factura puede firmar un correo electrónicoyenviarloconlosdatosdelafactura,paraloquesóloesnecesariounaclaveconsucertificadoelec-trónicoreconocido(qualifiedcertificateeninglés)expedidoporunprestadordeserviciosdecertifi-caciónquecumpla loestablecidopor laDirectiva1999/93/CEdeFirmaElectrónica(laLey59/2003,enelcasodelosprestadoresespañoles).

Existen soluciones gratuitas, como la “Ges-tión de facturación electrónica. 1.0“ disponibleen la sección de descargas de la página web:http://www.facturae.es.

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Fig. 4. Gestión de facturación electrónica.1.0.

EsteprogramabasadoenJavapermitegestionarfacturas en formato XML facturae 3.0 y 3.1. yrealizarfirmaselectrónicasXAdES-EPES(segúnlanormaTS101903).

También está disponible sin coste la extensiónOffInvoice descargable desde Codeplex: http://offinvoice.codeplex.com que permite gestionarfacturaselectrónicasdesdeWord 2010 odesdeExcel 2010 en entornos de Windows 7.

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Esteprogramasemanejacomounconjuntodeme-núsadicionesdeWordoExcelypermitegestionarfacturasen formatoXML facturae 3.1 y 3.2, enformatoUBL(UniversalBusinessLanguage)yenunprototipo(laespecificaciónesincompleta)delformatoCII(CrossIndustryInvoice)Ademásper-miterealizarfirmaselectrónicasXAdES-EPES yXAdES-XL(segúnlanormaTS101903).

Existeunaversiónanterior,denominadaFactOffi-ce,diseñadaparaWord2007disponibleenhttp://factoffice.codeplex.com

Fig. 5. Ejemplo de factura con Offinvoice en MS Excel 2010.

Ambosprogramaspermitenutilizarcualquiercer-tificadoelectrónico,y,enparticularelDni elec-trónico.

Existen mecanismos intermedios, como las pla-taformas de facturación de terceros o la auto-matizacióndeprocesosclave (como la firmaen“batch”oporlotesdefacturas),dondesepuedellegaraungradodeeficienciabastantealto.

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Cuando hablamos de desarrollos amedida o deintegracionescomplejasdeproductosestaremosanteloquedenominaremosproyectosavanzadosdefacturaciónelectrónica.

Si decide empezar a emitir facturas firmadas

electrónicamente demanera sencilla para luegoir ampliandoel alcancedel proyecto, necesitaráunprogramadefirmaelectrónicayuncertificadoexpedidoporunprestadordeserviciosdecertifi-cación.

Fig. 6. Esquema de aplicación intermedia para la firma de facturas ya formadas.

Tras la generación de la factura en un formato adecuado, el servidor de firmas procesa automáticamente un lote de docu-mentos sin ulterior intervención manual.

“Esimportanteanalizarsilaempresavaainiciarlaimplantacióndesdeelpuntodevistadeemisorodesdeelpuntodevistadereceptor

defacturas”.

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requerimientos en la emisión de facturas electrónicasApesardequelaimplantacióndelafacturaelec-trónica implica necesariamente a ambas partes,muchosdelosproyectosqueseinicianenEspañaestánsiendoorientadosalaposicióndeemisióndefacturas.

Losproyectosdeemisióndefacturassuelensermássencillosdeabordar,sibientienenmenosre-percusiónenelobjetivodelaagilizacióndeproce-sosdeunaentidad.

”LagranmayoríadelosproyectosqueseinicianenEspañaestánsiendoorientadosala

posicióndeemisióndefacturas”.

Fig. 7. Flujo base de emisión de facturas.

En la emisión, el proceso de gestión de facturas culmina en su impresión, o en la generación de los formatos de intercam-bio acordados para los destinatarios que las prefieren electrónicas. Según el formato de la factura, así será el formato de la firma electrónica. Tras el envío, la factura está en un formato que facilita la gestión de servicios de factoring con las entidades financieras.

Paraelemisorseexige• Tenerelconsentimientopreviodelreceptor.• Garantizarlaautenticidaddelorigenylainte-

gridaddelasfacturas,medianteelusodelafirma electrónica reconocida (qualified elec-tronicsignatureeninglés).

• Almacenarcopiadelasfacturas.Esterequisi-tonoesnecesariosisepuedereconstruirunafacturaapartirdelainformaciónguardadaenlabasededatosdelaempresa(matriz).

• Las facturas almacenadas deben contenerdeterminadoselementosquefacilitensubús-queda, visualización e impresión en caso deinspección(accesocompletoalosdatos).

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requerimientos en la recepción de factura electrónicaEn los proyectos dirigidos a la optimización delprocesoderecepcióndefacturasmediantelauti-lizaciónde lafacturaelectrónica,sebuscahabi-tualmentelaintegraciónconlosERPsogestoresdefacturacióninternos.

Lacomplejidaddeestetipodeproyectoaumentasisetienequetratarunnúmeroindeterminadodeformatos electrónicos junto con la recepcióndefacturasenpapel.

Paradisminuirlacomplejidaddelproceso,sepue-deoptarporlamodalidaddeauto-facturación,enlaqueelpropioreceptorcontrolael formatoderecepciónygarantizalaconciliacióncontable.

Otraposibilidadaconsiderarporlasempresasre-ceptoraseselusodeplataformasexternas,que,bajolamodalidaddefacturaciónporterceros,fa-cilitarántodoelprocesodetransformacióndelasfacturase inclusoladigitalizacióncertificadadelosdocumentosrecibidosenpapel.

Paraelreceptorseexige• Disponerdelsoftwarenecesarioparalavali-

dacióndelafirmaelectrónica.• Almacenarlasfacturasrecibidasdigitalmente

(facturayfirma)ensuformatooriginal.• Las facturas almacenadas deben contener

elementosquefacilitensubúsqueda,visuali-zacióneimpresiónencasodeinspección(ac-cesocompletoalosdatos).

Fig. 8. Flujo base de recepción de facturas.

En la recepción, los dos elementos principales son el almacenamiento de la factura electrónica en su formato original y la verificación de su vigencia. Además será necesario adaptar el formato al que internamente maneja la aplicación de con-ciliación, para su contabilización y pago. Esta gestión puede acabar facilitando los servicios de confirming de entidades financieras.

“Lacomplejidaddeestetipodeproyectoradicaenlanecesidaddetratarconunnúmeroindeterminadodeformatoselectrónicosjunto

conlarecepcióndefacturasenpapel”.

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LadigitalizacióncertificadadefinidaenlaOrdenEHA/962/2007 permite transformar a formatoelectrónico las facturas recibidasenpapel,paraloquelosreceptoresnonecesitanpedirpermisoanadie,aunquesíutilizarsoftwarehomologado.Suobjetivoespermitir conservar electrónicamentefacturasrecibidasenpapel,deformaquesepue-dendestruirestas.

En laactualidadexistenmásde30sistemasdegestióndocumentalhomologadosporlaAgenciaTributariaparafacilitaresteproceso,quesecon-sidera un paso intermedio antes de llegar a im-plantarporcompletolafacturaelectrónica.

Unavezrealizadaladigitalizacióncertificadadeunafactura,esposibledestruireldocumentoenpapelyaqueeldocumentotransformadotieneelcarácterde“original”.

Cómo se pueden hacer facturas electrónicas mediante plataformas de tercerosLa posibilidad de delegar la ejecución materialdelafacturación,bienenlosdestinatariosdelasoperaciones (autofactura),bienen tercerosme-diante lacontratacióndesusservicios(factura-ción por terceros)sereconoceexpresamenteenelrD 1496/2003.

Independientemente delmodelo adoptado, el res-ponsabledelcumplimientode lasobligacioneses-tablecidasporlaleyenrelaciónalafacturación,eselempresario,profesionalosujeto pasivo obligado a la expedición de la factura.Loquesignificaque,ladelegacióndelaejecuciónmaterialdelafactura-ciónentercerosnoeximederesponsabilidad,porloquelosobligadostributariosdeberánsercuidado-sosenlaeleccióndesuproveedor.Lacredibilidaddelprestadordeserviciosesmuyimportante.(Verartículos5y19.3delRealDecreto1496/2003).

Paraquerevistanvalidezlasopcionesestudiadasdeberáncumplirselossiguientesrequisitos:• Acuerdopreviodocumentadoporescritoen-

treelobligadotributarioemisory laentidadqueefectivamentegestione laexpedicióndelafactura,yaseauntercerooelobligadotri-butario receptor (autofactura). En el citadoacuerdo constará demanera expresa la au-torizacióndelobligadotributarioemisorylasoperacionescomprendidasenelacuerdo.

• El empresario o profesional que delega laemisióndefacturaseneldestinatariode lasmismasdeberáaceptarorechazarlaemisióndecadafacturaconcreta,paraloquedispon-drá de quince (15) días desde la recepciónde la copiao suacceso telemáticoaella.Elrechazo deberá ser expreso. Si se produceeste rechazo, la facturaseanula,o se tienepornoemitida.Porello,esrecomendablenoasignarnúmeroalafacturahastaqueseten-galaaceptaciónohayantranscurridoquince(15)días.Paramedirestetiempo,puedenuti-lizarsemecanismosdeacusederecibo,talescomopor ejemplo la descargadeun fichero(ungráficocualquieraounaversiónreducidadelafactura)enele-mailenviadoparanotifi-caralvendedorsobreladisponibilidaddeunafacturaparasuaprobación.

• Estasfacturasseránexpedidasennombreyporcuentadelempresariooprofesionalquehayarealizadolasoperacionesqueenellossedocumentan.

Para resolver el problemade los plazos y la in-determinacióndelaemisióndefacturas,sereco-miendaqueenelcontrato,elobligadotributarioemisoracepteexplícitamentelaemisióndefactu-rasporelreceptor,gestionandoexcepcionalmen-te las discrepancias que se pudieran detectar atravésdelasfacturasrectificativas.

Cuandoseusanserviciosexternosdefacturaciónosedelegalagestióndefacturasenalgunosre-ceptores,sedebeasignarunaserieespecíficaporcadaentidadquegestionafacturasporcuentadelobligadoemisor.

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“Laposibilidaddedelegarlaejecuciónmaterialdelafacturación,bienenlosdestinatariosdelasoperaciones(autofactura),bienenterceros

mediantelacontratacióndesusservicios(facturaciónporterceros)sereconoceexpresamenteenlanormativaactual”.

Fig.9. Esquema del proceso de digitalización certificada.

Tras la digitalización hay que firmar la factura. Un proceso complementario es la aplicación de sistemas OCR (reconoci-miento de caracteres óptico) que permite extraer las palabras del documento con lo que se facilita la búsqueda posterior. En este ejemplo, se utiliza una modalidad de firma denominada “firma completa”, que incluye información del momento de la verificación de validez del certificado y de la respuesta del prestador de servicios de certificación al consultar sobre dicha vigencia.

OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

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Ejemplos de factura electrónica

Factura facturae

Aunqueelusuariononecesitaconocerlacodificacióninternadeunafacturaelectrónica,enocasionessurgelacuriosidad:¿quéaspectotienepordentrounficherodefactura?

Aquíhayunejemplo:

<?xmlversion=”1.0”encoding=”UTF-8”?>

-<fe:Facturaexmlns:ds=”http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#”

xmlns:fe=”http://www.facturae.es/Facturae/2009/v3.2/Facturae”>

-<FileHeader>

<SchemaVersion>3.2</SchemaVersion>

<Modality>I</Modality>

<InvoiceIssuerType>EM</InvoiceIssuerType>

-<Batch>

<BatchIdentifier>0000000000B18</BatchIdentifier>

<InvoicesCount>1</InvoicesCount>

-<TotalInvoicesAmount>

<TotalAmount>63.13</TotalAmount>

</TotalInvoicesAmount>

-<TotalOutstandingAmount>

<TotalAmount>63.13</TotalAmount>

</TotalOutstandingAmount>

-<TotalExecutableAmount>

<TotalAmount>63.13</TotalAmount>

</TotalExecutableAmount>

<InvoiceCurrencyCode>EUR</InvoiceCurrencyCode>

</Batch>

</FileHeader>

-<Parties>

-<SellerParty>

-<TaxIdentification>

<PersonTypeCode>J</PersonTypeCode>

<ResidenceTypeCode>R</ResidenceTypeCode>

<TaxIdentificationNumber>A82735122</TaxIdentificationNumber>

</TaxIdentification>

-<LegalEntity>

<CorporateName>CompanyCompSA</CorporateName>

<TradeName>Comp</TradeName>

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

Fig. 10. Cabecera de un fichero de factura en formato facturae con firma electrónica XAdES-XL.

La visualización se logra mediante una plantilla de transformación XSLT (Extensible Stylesheet Language Transforma-tions) y mediante una hoja de estilo CSS (Cascading Style Sheet), como la que está disponible en el portal facturae.es. Al aplicarla, se le da un aspecto concreto a la factura, pero podría ser otro aplicando una hoja de estilo diferente. En ocasio-nes, esto puede ser interesante cuando una persona tiene que revisar facturas, ya que se puede dar un mismo aspecto a las facturas de todos los proveedores.

-<RegistrationData>

<Book>1</Book>

<RegisterOfCompaniesLocation>12AP22</RegisterOfCompaniesLocation>

<Sheet>3</Sheet>

<Folio>15</Folio>

<Section>2</Section>

<Volume>12</Volume>

<AdditionalRegistrationData>Sindatos</AdditionalRegistrationData>

</RegistrationData>

-<AddressInSpain>

<Address>C/Mayour3315ºE</Address>

<PostCode>28001</PostCode>

<Town>ArgamasilladeAlba</Town>

<Province>CiudadReal</Province>

<CountryCode>ESP</CountryCode>

</AddressInSpain>

-<ContactDetails>

<Telephone>917776665</Telephone>

<TeleFax>917776666</TeleFax>

<WebAddress>www.facturae.es</WebAddress>

<ElectronicMail>[email protected]</ElectronicMail>

<ContactPersons>Fernando</ContactPersons>

<CnoCnae>28000</CnoCnae>

<INETownCode>2134AAB</INETownCode>

<AdditionalContactDetails>Otrosdatos</AdditionalContactDetails>

</ContactDetails>

</LegalEntity>

</SellerParty>

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

Fig. 11. Presentación de una factura XML facturae en pantalla una vez aplicadas las hojas de transformación y de estilo.

Una factura XML se puede visualizar de formas diferentes según la plantilla (hoja de estilo) aplicada. Por ejemplo, el re-ceptor puede aplicar su propia plantilla para facilitar la revisión de muchas facturas ya que los apartados esenciales de las facturas se posicionarán en la misma zona de la imagen.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

Fig. 12. Formación de la factura a través de un formulario.

En este caso se usa el servicio Faccil, uno de los muchos que existen en internet. También las entidades financieras, cuan-do prestan servicios de facturación, lo hacen con la modalidad de facturación por terceros, por lo que el aspecto de la pantalla es muy parecido a este.Las facturas se confeccionan a través de formularios. Las facturas están en estado de borrador hasta que se decide que están completas y listas para emitir.

Uso de aplicaciones en internet (“Soft-ware as a Service” o “computación en la nube”)

Lasplataformasdetercerosquizássonlaopciónmás práctica para una pequeña o mediana em-presa.Generalmente,sepagaunacuotamensualporunservicioalqueseaccededeformaremo-taporinternet,encargándoselaterceraempresadedotardelegalidadasusfacturasmediantelaaplicaciónde su firmaelectrónica. Eneste casola empresa que emite las facturas no tiene que

preocuparse de la obtención de los certificadosdigitales, porque de ello se encarga la empresaqueprestaelservicio.Algunosdelosprestadoresde servicios de facturación, no obstante, dan laopcióndeusar loscertificadosdelaempresa,sidisponedeellos.

Enestasplataformassesueleemplearlamodali-daddefacturaciónportercerosyenlamayoríadeloscasosincorporanunsencilloERPválidoparagestionar la facturacióndeunapequeñaempre-sa.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Proyectos avanzados de factura electrónica

Capítulo3.Proyectosavanzadosdefacturaelectrónicaidentificación de proyectos avanzadosLosproyectosavanzadosde facturaelectrónicaimplican una cierta complejidad en la implanta-ciónyhabitualmenterequeriránparasudiseñoeimplementaciónlaparticipacióndevariosdepar-tamentosenlaempresa(informática,administra-ción,facturación,compras,...)

Ejemplos típicos de proyectos avanzados:

Consideraremos genéricamente que un proyecto de facturación electrónica es avanzado en los siguientes casos:

• Cuando se diseña un producto específico, orientado específicamente a las necesidades del usuario.

• Cuando se realiza una integración de una plataforma o producto genérico en los siste-mas de información del usuario.

• Cuando se realizan modificaciones sobre elementos disponibles en la empresa, como la integración de la firma electrónica en los ERPs.

Elniveldedificultadyladuracióndeestetipodeproyectosvariaráenfuncióndeunaseriedeele-

mentosclavecomosonlacapacidadtecnológicaydedesarrollodelaentidad,elgradodeimplicacióndelosparticipantes, ladisposicióndeelementosclavesenlossistemasdefacturaciónelectrónica(ERPs,certificadosdigitales,…),laadaptabilidaddeloselementosanterioresolaformacióndelosusuariosafectados.

En la mayoría de las ocasiones es aconsejablecontar con entidades terceras, consultoras ydesarrolladoras de software, que aportarán a laempresasuexperienciaenproyectosdeestetipoycubriránaquellasáreasalasquelaentidadnopuedellegarporsímisma.Laactividaddelexper-topuedeabarcardiferentesaspectos:• Consultoríayasesoramientotecnológico• Asesoríalegal• Asesoríafiscal• Desarrolloeimplantación• Formación• Sistemasycomunicaciones

Enunproyectodefacturaciónelectrónicaavan-zadoesimportantetambiéndelimitarclaramentealiniciodelproyectocuáleselalcancequequere-mosdarlealproyecto,esdecir,tomarladecisiónsobre losobjetivoscríticos,recomendableso in-necesarios.Porejemplo,unaempresapuedeplan-tearse realizar unproyectode emisión y recep-cióndirigidoatodaslasempresasconlasqueserelacionao,porelcontrario,sóloaspiraaresolverlafacturaciónmáscomplejaconaquellosclientes/ proveedores estratégicos. De forma similar,puede decidir si abordar un proyecto completo(emisión/recepción)oporelcontrarioenfocarloencualquierade losdossentidosenfuncióndelmayorpesodealgunodeloselementos.

Desdeunpuntodevistapráctico,seríaaconseja-blecomenzardesarrollandounproyectosegúnelpesodelafacturación(emisión/recepción)sobreaquellosclientesconlosquesetengaunamayorrelación, para posteriormente ir completando elproyectoenfunciónde losrecursosdisponibles.Deestaforma,seresuelvendeformaágillasne-cesidades más apremiantes de la empresa, sindejardeladolasposiblesvíasdecrecimientopos-terior.

Porúltimo,esrecomendablerealizarunproyectomodular,quepermitaelcrecimientoposteriordelaplataformaylareutilizacióndeelementosparaotrosproyectos.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Proyectos avanzados de factura electrónica

• Módulo de transformación:Realizamodificacionesentreformatosdeentradaydesalida.

• Módulo de custodia:Métododealmacenamientodelafacturaoriginal(generadaorecibida).

• Módulo de firma:Permiterealizarfirmaselectrónicasenlasfactu-rasenaquelloscasosenqueelemisornotengalacapacidaddefirma.

• Módulo de validación:Compruebalacorreccióndelasfacturasrecibidasylavalidezdelafirmaelectrónica.

Fig. 13. Pilares básicos de la e-factura.

El énfasis en la custodia o en la firma depende del rol de la entidad como emisor o receptor de facturas. Sin embargo, en ocasiones todos los módulos entran en juego. Por ejemplo, en las modalidades de autofacturación y facturación por terceros. En la autofacturación es el destinatario el que firma electrónicamente. En la facturación por terceros, un tercero firma electrónicamente la factura por cuenta del emisor y custodia la factura electrónica por cuenta del destinatario.

“Enlamayoríadelasocasionesesaconsejablecontarconentidadesterceras,queaportaránalaempresasuexperienciaenproyectosdeestetipoycubriránaquellasáreasalasquela

entidadnopuedellegarporsímisma”.

Proyectos orientados a la emisión de facturasElobjetivoprincipaldeunproyectodeemisióndefacturas suele ser lograr una reducción de cos-tes derivada de la operativamanual de emisióndefacturas:impresión,ensobrado,envío,...perotambiénsonobjetivosrelevanteslaoptimizacióndelosrecursosdisponibles,laminimizacióndelostiemposdecobroolafiabilidadenlosmétodosdeconciliacióncontable.

Esteeseltipodeproyectomásfrecuenteyelmássencillodepuestaenmarcha,yaqueporlogene-ral, laempresaqueemitees laquecontrola losformatosyelmediodeemisióndelafactura,so-bretodoenaquelloscasosenlosqueelproveedortengaunaposicióndefuerzasobresusclientes.Noobstante loanterior, en lamayoríade situa-ciones será necesario realizar conversiones de

formatosparagarantizarlainteroperabilidadcondeterminadasempresas.

Lapartemáscomplejaen losproyectosdeemi-siónsueleserelprocesodefirmaelectrónica,yaqueimplicalaintegracióndelasclavesycertifi-cadosenlaplataformayeldesarrollodelaaplica-cióndefirma,máximecuandoseoptaporemplearunafirmaelectrónica(noexigidalegalmente)contodos los elementos de validación que permitansu posterior verificación al receptor de formafiableyperdurableeneltiempo,paralocualnospodremosapoyarenPrestadores de Servicios de Sellado de Tiempo (TSA) y Prestadores de Servi-cios de Validación (VA).

E-Factura

Mód

ulo

de V

alid

ació

n

Mód

ulo

de F

irm

a

Mód

ulo

de C

usto

dia

Mód

ulo

de T

rans

form

ació

n

Sistemas de Gestión

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Proyectos avanzados de factura electrónica

Aunque estamodalidad no es exigible desde unpunto de vista normativo, libera al receptor delproblema de validar firmas electrónicas en lasquesehayaempleadouncertificadoexpedidoporun prestador de servicios de certificación cuyagestióndeloscertificadosrevocadosnoseafácil-menteaccesibleparaelreceptor.

Proyectos orientados a la recepción de facturasSienelcasodelaemisióndecíamosquelapartemáscomplejaeraladelafirmaelectrónicadelasfacturas,enestecaso,elelementodiferenciadores la validación, tanto del formato de los docu-mentosfacturascomodeloscertificadosconlosqueestashansidofirmadas.

Fig. 14. Esquema posible del módulo de firma basado en XML.

Esta modalidad contempla la firma completa ES-XL descrita en la norma TS 101 903. Si la firma completa se forma en el lado del firmante, el tercero que confía en el certificado no debe preocuparse de conocer las peculiaridades del PSC (prestador de servicios de certificación) que expidió el certificado en lo relativo a los servicios de validación.

Enel casode la verificaciónde los formatosdelasfacturas,esnecesarioconocereltipodedatosqueserecibenparaposteriormenteconvertirloalformatointernodelaempresaypodertratarloenlasaplicaciones(generalmenteelERP).Evidente-mente, losformatosestructuradoscomoelXMLfacilitanenormementelalabordeconversión.

Para la validación de firmas electrónicas de lasfacturas, deberemos tener en cuenta dos ele-mentosprincipales:elformatodefirmaempleado(XML,CMS, ...)yelcertificadoconelcualsehafirmado lafactura.Respectoalprimero,debere-mos identificar el formato de firma para saber“parsear”estafirmayextraerloselementosne-cesarios(sujetofirmante,emisordelcertificado,validez temporal, localización de la informaciónderevocación,...),unavezextraídalainformación

“Lapartemáscomplejaenlosproyectosdeemisiónsueleserelprocesodefirma

electrónica”.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Proyectos avanzados de factura electrónica

delcertificadodeberemoscomprobarqueelcerti-ficadoestabavigenteenelmomentodelafirmayqueelmismonohasidorevocado,paralocualpo-dremosservirnosdelapropiainformaciónconte-nidaenelcertificado,ovalernosdeelementosex-ternos.Enlaactualidadsecuentaconelementosfacilitadores de la labor de validación de firmaselectrónicas,comoeselcasodelasAutoridadesdeValidación.

Afortunadamente, se van perfilando estándarestantoenelformatodelpropiodocumentofacturacomo en la firma electrónica asociada, dirigidos

mayoritariamentehaciaXML:facturae, UBL, Cii,yencuantoalafirma,XAdES,…Unavezrealiza-dos los procesos de validación y conversión, elreceptordeberá integrar losdatosobtenidosensupropiosistema,sinolvidarquedebecustodiarlafacturatalycomofuerecibida,alconsiderarseestacomooriginalaefectosfiscales.

Por último, como se ha comentado con anterio-ridad, debemos tener en cuenta la iniciativa delaAgenciaEstatal deAdministraciónTributaria,paradigitalizarysecurizarlasfacturasrecibidasenformatopapel.

WEBSERVICE

WEBSERVICE

WEBSERVICE

Fig. 15. Esquema de tratamiento e integración de facturas.

El uso de diferentes sistemas de transmisión debe ser tenido en cuenta en el proyecto, junto con los formatos de factura y los de firma.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Proyectos avanzados de factura electrónica

“Elelementodiferenciadoreslavalidación,tantodelformatodelosdocumentosfacturascomodeloscertificadosconlosqueaquellas

hansidofirmadas”.

Preparación del proyectoNormalmentehayquetenerencuentaunapeque-ña lista de comprobación, para cerciorarnos dequesatisfacemostodoslosrequisitos.

Elementos a recordar al abordar un proyecto de factura electrónica:

• Especificación del flujo de facturación

• Diseño del flujo documental

• Identificación de los roles implicados

• Definición de los requisitos legales

• Gestión de la integración con proveedores y clientes

• Integración con los sistemas de la empresa

• Especificación del flujo de facturación:análi-sisdelascaracterísticasdelosproveedores/clientes para determinar cómo los incorpo-ramosalproyecto,yde losformatosenqueemitimos/recibimoslasfacturas.

• Diseño del flujo documental:paraidentificarineficiencias en el proceso y facilitar la im-plantación de sistemas automatizados deworkflow.

• identificación de los roles implicados: esbá-sicoidentificarlosrecursoshumanosinternosyexternosdelaorganizaciónimplicadosenelproyecto,asícomolasexcepciones.

• Definición de los requisitos legales: definiraquellosaspectosdelanormativavigentequepuedanafectaralproyecto.

• Gestión de la integración con proveedores y clientes:tratarconproveedoresyclientestodosaquellosaspectosqueafectenalafun-cionalidad, usabilidad, compatibilidadde for-matos,...

• integración con los sistemas de la empresa: lógicamente el sistema de facturación elec-trónicadeberáestarintegradoconlossiste-masde laempresa:ERP, sistemasde factu-ración,CRMysistemasdegestióndepagos.

Facturación electrónica a las Administraciones Públicas

Lasadministracionespúblicas,enaplicacióndelaLey11/2007deAccesoelectrónicodelosciuda-danosalosserviciospúblicos,debenestarendis-posiciónderecibirfacturaselectrónicassiemprequesussuministradoreslosoliciten.Sinembargo,estonosetraduceenunaobligaciónparalasem-presasdefacturarleselectrónicamente.

Lanormaquesíimponeobligacionesdefactura-ciónelectrónicaa lasempresassuministradorasdelsectorpúblicoestataleslaLey30/2007,de30deoctubre,deContratosdelSectorPúblico.También loestablece laLey56/2007,de28dediciembre,deMedidasdeimpulsodelasociedadde la información,queademás imponeactuacio-nesdedinamizacióndelusodelafacturaelectró-nicadirigidasal restode laactividadproductivadelpaís,queserealizaránfavoreciendolacolabo-raciónentreelMinisteriodeIndustria,TurismoyComercioyelMinisteriodeEconomíayHacienda,yentreestosylasComunidadesAutónomas.

Losministerioscitadoshancolaboradoeneldes-plieguedelportalfacturae(http://www.facturae.es)yeneldesarrollodelaOrdenPRE/2971/2007,de5deoctubre,sobrelaexpedicióndefacturaspormedioselectrónicoscuandoeldestinatariodelasmismassealaAdministraciónGeneraldelEs-tadouorganismospúblicosvinculadosodepen-dientesdeaquéllaysobrelapresentaciónantelaAdministraciónGeneraldelEstadoosusorganis-mospúblicosvinculadosodependientesdefactu-rasexpedidasentreparticulares,queestableceelformatodefacturaelectrónicaqueseenvíaaunaadministraciónpública.

Asimismo, el Ministerio de Industria, Turismo yComercio,desdesuSubdirecciónGeneraldeTec-nologíasdelaInformaciónydelasComunicacio-nes, ha llevado a cabo una serie de desarrollosquefacilitanlaintegracióndelafacturaelectróni-caenlasPYMEs,asícomoherramientasqueper-mitenlaverificacióndelosdocumentosfirmados,garantizandoasí laautenticidade integridaddelprocesodefacturaciónelectrónica.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Proyectos avanzados de factura electrónica

Además de este esfuerzo, las AdministracionesPúblicaseuropeasestáncolaborandodesdehacetiempoenladefinicióndeloscriteriosdeintero-perabilidadquesinrenunciaaaspectosdesobe-raníaseandeseablesenlacontrataciónpúblicayenotrasactividadesdedesarrollodelasAdminis-tracionesPúblicas.Entrelosdesarrollosmásrele-vantesestánlosdelProyectoPeppol(Pan-Euro-peanPublicProcurementOnline).Esteproyectotienecomoobjetivoestablecerunasoluciónpilotoaniveleuropeoque,juntoalassolucionesnacio-nales,faciliteunacontrataciónpúblicaelectróni-cainteroperableatravésdeEuropa.

Desdeelpuntodevistadelanormalización,cabedestacardosiniciativasdeCEN(ComitéEuropeodeNormalización).

UnadeellasesCEN/ISSSBusinessInteroperabi-lityInterfacesforPubliceprocurementinEuropeWorkshop(BII),que,sobrelabasedeUBL,definelosmensajes necesario en base, entre otras re-ferencias, a la ontología definida sobre CODICE(ComponentesyDocumentosInteroperablesparalaContrataciónElectrónica).CODICEesundesa-rrollo impulsadopor laDirecciónGeneraldePa-trimoniodelEstadodependientedelMinisteriodeEconomíayHaciendadeEspaña.

LaotrainiciativadeCENesCENWorkshoponeIn-voicing,queyahainiciadolafase3,traspublicarensusfasesanterioresrelevantesdocumentosyestudiosdeaplicacióndelanormativadefacturaelectrónicaentodaEuropa.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Interacción con la factura papel

Capítulo4.Interacciónconlafacturapapel

Cómo se conservan electrónicamente facturas recibidas en papel

Aunque normativamente se prevé la conserva-ciónelectrónicadefacturas,por lacondicióndeque las facturasdebanestardisponiblespara lainspeccióntributariaenelformatooriginalenelquefueronrecibidas,hastamuyrecientementeseentendíaquedichaconservaciónelectrónicasóloaplicabaalasfacturasremitidaselectrónicamen-te.

EnestosmomentoslaOrdenEHA/962/2007de-fine la forma de gestionar electrónicamente lasfacturas recibidas en papel gracias al conceptodedigitalización certificada.Setratadeunpro-cesoenque,partiendodeuna facturaenpapel,segeneraunaimagendigitalfirmadaelectrónica-mentealaqueseleaplicalapresuncióndetenerelmismovalorprobatorioquelafacturaoriginal,mayor,inclusoqueeldeunacompulsaelectróni-ca,permitiendoporellodestruirlapropiafacturaoriginalenpapel.

Para que se dé por buena la presunción descri-ta,seráprecisoutilizardispositivoshomologados(quedeberánsuperarunaauditoríaparaobtenerlahomologación).

Paragarantizarquelosdocumentosasídigitaliza-doscumplendeformaíntegralascondicionesdeautenticidad,serecomiendautilizarlamodalidaddefirmaelectrónicaES-X-L,tambiénllamadafir-ma completa,yaquequiendebaverificarlafirmanodebepreocuparsedeencontrarelmecanismodecomprobacióndevalidez,quepuedeserdife-renteparacadaprestador.Debetenerseencuen-taquesóloenEspañaexistenmásde20sistemasdecertificación,cadaunode loscualestienesupropiomecanismosdeverificación.

Si seempleaunsistemaOCR (OpticalCharacterRecognition),elsistemapuedereconocerletrasynúmerosysuperponerlosenunacapadelfichero,deformaquesesimplificalaindexaciónylabús-quedadedocumentos.Siademáslafacturasehaimpresosegúnunaplantillaacordada,elOCRper-mitirácodificarlafacturaenelformatoestándarfacturae u otro, facilitando también la insercióndelcontenidodelafacturaenelsistemainformá-ticoysutratamientomásomenosautomatizado.

Por este motivo se recomienda la adopción demodelos de factura concretos por parte de losemisores.Así,inclusocuandoseemiteunafactu-raenpapel,sepuedeestarfacilitandolalaboralreceptor.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Interacción con la factura papel

Cómo se conservan en papel facturas recibidas electrónicamente

Aunqueexistelaposibilidaddealmacenarfactu-raselectrónicasenpapelmedianteuncódigodebarras,esposibleotromecanismoalternativo.

Cuandoseaunterceroqueactúaennombreyporcuentadelosobligadostributarios,elemisoroelreceptorde facturaselectrónicaspodráponeradisposicióndesusclientesaplicacionesinformáti-casquegestionenunrepositoriodefacturasydo-cumentossustitutivosemitidosorecibidos,segúncorresponda,juntoconlafirmaelectrónicagene-rada o verificada (según corresponda al rol de

emisorodereceptordelafactura),proporcionan-douncódigosegurodeverificacióndeldocumen-to.Estecódigopermitiráelaccesoaldocumentoasociadoexistenteenelrepositorio(porejemplo,atravésdeunaccesoweb)ygarantizará,alqueaccede,elcumplimientodelosrequisitoslegalesdelafacturaelectrónica.Enestesupuesto,undo-cumentoimpresoenpapelconestecódigoesvá-lido,comosistemadeconservaciónenpapeldelafacturaelectrónica,siemprequesemantengaelmencionadorepositorioenelqueseencuentraeldocumentoysufirmaelectrónica,existaunme-canismodeverificacióndelafirmaenelmismoysepuedaaccederdeformacompletaaldocumen-to mediante dicho código electrónico de auten-ticación.Así loexpresaelartículo6delaOrdenEHA/962/2007.

OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

Fig. 16 - Proceso de digitalización certificada.

El receptor de la factura en papel no necesita autorización para digitalizar las facturas con el concepto de “digitalización certificada”, siempre que utilice un software homologado por la Agencia Tributaria y un certificado electrónico con el que se firman electrónicamente los documentos digitalizados. Es frecuente el uso del formato PDF para las digitalizaciones, por lo que es fácil leer las facturas digitalizadas y comprobar los metadatos y las firmas electrónicas con el softwre gra-tuito Adobe Reader.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Interacción con la factura papel

Fig. 17. Ejemplo de esquema de generación de código de recuperación de facturas.

Con los datos de la factura electrónica se genera un código identificador único susceptible de ser introducido en la copia papel de la factura para su posterior localización y recuperación.

“Aunqueexistelaposibilidaddealmacenarfacturaselectrónicasenpapelmedianteuncódigodebarras,esposibleotromecanismo

alternativo”.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Formatos de factura y firma electrónica

Capítulo5.Formatosdefacturayfirmaelectrónica

Formato de la factura electrónicaEl formato contenedor de la factura, esto es,aquel ficherodondesealmacenan losdatosqueconformanlafacturaantesdeaplicarleslafirmaelectrónica, no es relevante desde el punto devistalegalsinosefacturaaunaentidadpública.PodríatratarsedeunficheroPDF,unarchivoRTF,undocumentoExcel,textoplano,HTML,XML,etc.Cualquier formato empleado es válido siemprequeposteriormenteseafirmadoelectrónicamen-teparadotarlodevalidezlegal.

EnEspaña,cuandoeldestinatarioseaunaadmi-nistracióndelaAdministraciónGeneraldelEsta-do,existelaobligacióndecodificarlafacturaenformatoXMLfacturae.SegúnladisposiciónfinalsegundadelaOrdenPRE/2971/2007,esteforma-toseadecuará, transcurridosdosañosdesde lapublicacióndelanorma,alformatoUBL (Univer-sal Business Language)o,ensucaso,alformatoqueestablezcanlosorganismosdenormalizaciónde la Unión Europea CEN (Comité Europeo deNormalización) o CENELEC (Comité Europeo deNormalización Electrotécnica), de forma que sepermitalainteroperabilidaddelasfacturasemiti-dasporcualquieradelosEstadosmiembrosdelaUniónEuropea.

En la actualidad existe cierto consenso interna-cionalparaadoptar la futuraespecificaciónUN/CEFACTCII(CrossIndustryIvoice).

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Formatos de factura y firma electrónica

Fig. 18. Extracto de factura en XML (formato UBL) con firma electrónica. Puede encontrar más información sobre este formato en http://www.oasis-open.org/committees/ubl/.

<Invoice

xmlns:qdt=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:QualifiedDatatypes-2”

xmlns:udt=”urn:un:unece:uncefact:data:draft:UnqualifiedDataTypesSchemaModule:2”

xmlns:cbc=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2”

xmlns:cac=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2”

xmlns:stat=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:DocumentStatusCode-1.0”

xmlns:ccts=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CoreComponentParameters-2”

xmlns=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2”>

<cbc:UBLVersionID>2.0</cbc:UBLVersionID>

<cbc:ID>E-0000001</cbc:ID>

<cbc:CopyIndicator>false</cbc:CopyIndicator>

<cbc:IssueDate>2010-01-13</cbc:IssueDate>

<cbc:InvoiceTypeCode>Comercial</cbc:InvoiceTypeCode>

<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

<cac:Signature>

<cbc:ID>UBL_Signature_1</cbc:ID>

<cac:SignatoryParty>

<cac:PartyIdentification>

<cbc:ID>ESB84009240</cbc:ID>

</cac:PartyIdentification>

<cac:PartyName>

<cbc:Name>DemoFacturae</cbc:Name>

</cac:PartyName>

<cac:PartyLegalEntity>

<cbc:RegistrationName>DemoFacturae</cbc:RegistrationName>

<cbc:CompanyID>ESB84009240</cbc:CompanyID>

<cac:RegistrationAddress>

<cbc:StreetName>CalledelaFacturaElectronica,1</cbc:StreetName>

<cbc:BuildingNumber/>

<cbc:CityName>Madrid</cbc:CityName>

<cbc:PostalZone>28001</cbc:PostalZone>

<cbc:CountrySubentity>Madrid</cbc:CountrySubentity>

<cac:Country>

<cbc:IdentificationCode>ESP</cbc:IdentificationCode>

</cac:Country>

</cac:RegistrationAddress>

</cac:PartyLegalEntity>

</cac:SignatoryParty>

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Formatos de factura y firma electrónica

Formato de firma

Formatos de firma especiales: firma fechada y validada

Ademásdelostiposdefirmasimple,avanzadayreconocida (qualified electronic signature en in-glés), queestablecen tanto laDirectiva como laLeydeFirmaElectrónica,desdeelpuntodevistatécnico,sehandefinidoenelmarcodeETSI(Eu-ropeanTelecommunicationsStandardsInstitute)los subtipos de firma electrónica avanzada quesonesencialesparafacilitarsuusoendiferentescontextos.

Lostiposdefirmaderelevancialegalsonlossi-guientes:• Simple. Son datos que puedan ser usados

paraidentificaralfirmante(autenticidad)• Avanzada.Ademásdeidentificaralfirmante

permitegarantizarlaintegridaddeldocumen-to.

• reconocida. Es la firma avanzada, ampara-daporuncertificadoreconocido(certificadoque seotorga tras la verificaciónpresencialde la identidaddel firmante)y realizadaconundispositivosegurodecreacióndefirma.Enocasiones, esta firma sedenomina cualifica-daportraduccióndeltérminoinglésqualifiedqueapareceenlaDirectivaeuropeadefirmaelectrónica.

Por otro lado, la firma avanzada puede incluirmás o menos información, relativa al momentodecreaciónoa lavalidezdeloscertificados.Lamássencillaeslabásica,querecogeloselemen-tosesencialesdelafirmaelectrónica:elresumendeldocumento firmado (hash), el certificadodelfirmante asociado a la clave privada con la quese firma, y el propio resultadodeaplicar la cla-veprivadaalresumen,queeslafirmaelectrónicapropiamentedicha.

Lafirmafechadaañadealafirmabásicainforma-cióntemporalsobreelmomentodelafirmaodesuverificación,ylafirmavalidadaañadealafir-mafechadainformaciónsobrelavigenciadelcer-tificadoempleadoenelmomentodelafirmaodesuverificación.

Cuando la firmaelectrónica se codifica enXML,estas modalidades de firma están recogidas enla norma TS 101 903, en sus vertientes XAdES-BES,XAdES-TyXAdES-XL,aunqueexistenmásvariantes.

La firma validada se denomina también firmacompleta,porqueincluyetodosloselementosquepermiten comprobar que el certificado utilizadoporelfirmanteestabavigenteenelmomentodelafirma,ypermitesualmacenamientoalargopla-zo.

La ventaja de codificar la firma en formatoXA-dES-XLporpartedelfirmanteesqueseexoneraalreceptordelproblemadevalidarelcertificadoutilizado,porqueenlafirmayaseincluyentodosloselementosquegarantizansuvalidezenelmo-mentodelafirma.

Lasfirmaselectrónicasutilizadasenfacturaciónelectrónicasuelenserlasavanzadasyreconoci-das,y,enelcasodefacturae,enlasmodalidadesXAdES-BESyXAdES-XL.

Firmas XML

LasfirmasXMLseutilizancuandolaspropiasfac-turassecodificanenXML,aunquepuedenaplicar-se a cualquier tipo de documento, con indepen-denciadesuformato.

Dentro de la firma electrónica en formatoXML,existen diferentes subtipos de formatos, dentrodeloscualesdestacaelXMLAdvancedElectronicSignatures(XAdES).

EntodafirmaXML,existen3modalidadesdefir-ma:• Enveloped,enelquelafirmaseañadealfinal

deldocumentoXMLcomounelementomás.• Enveloping,enelqueeldocumentoseincluye

dentrode lafirmaen laquesereferencia lofirmadocomoobjetoinsertadoenlafirma.

• Detached,enelque lafirmayeldocumentoseseparanendosarchivos,laURLdondeseencuentraeldocumentopuedeaparecerenlapropiafirma.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Formatos de factura y firma electrónica

<ds:Signature><ds:SignedInfo/><ds:SignatureValue/><ds:KeyInfo>

<ds:X509Data><ds:X509Certificate/></ds:X509Data>

</ds:KeyInfo><ds:Object>

<xades:QualifyingProperties><xades:SignedProperties>

<xades:SignedSignatureProperties><xades:SigningTime/><xades:SigningCertificate/>?<xades:SignaturePolicyIdentifier/><xades:SignerRole/>?

</xades:SignedSignatureProperties></xades:SignedProperties>

<xades:UnSignedProperties><xades: UnSignedSignatureProperties>

<xades: SignatureTimeStamp />* <xades: CompleteCertificaterefs/> <xades: Completerevocationrefs/> (<SigAndrefsTimeStamp>*| <refsOnlyTimeStamp>*)

<xades: CertificateValues> <xades: revocationValues/>

</xades: UnSignedSignatureProperties></xades:UnSignedProperties></xades:QualifyingProperties>

</ds:Object></ds:Signature>

Apesardequelosdatosrelativostantoalsella-dodetiempocomoalarevocacióndelcertifica-dopuedenserdegranutilidadyaportarungranvalor añadido al procesode firma, éstos no sonobligatoriosparadotardevalidezauna facturaelectrónica.

Fig. 19. Firma XML (XAdES-XL) de la política de firma facturae 3.1.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Anexo

AnexoI.Introducciónalafirmaelectrónicayalacertificaciónelectrónica

PSC y CAEnlassiguientespáginasseutilizandostérminosquefrecuentementeseusancomosinónimosperoquenoloson.Prestadordeserviciosdecertifica-ción(PSC)esuntérminolegal,quesedefineenlaDirectiva93/1999yenlaley59/2003,mientrasqueAutoridaddeCertificación(AC)esunconcep-totécnicoexpresamenterecogidoenlarecomen-daciónX.509delaUIT-T.EltérminoPSCesmásamplio,puestoqueincluyealasACque“expidencertificados electrónicos”, y también a aquellosque “prestan otros servicios en relación con lafirma electrónica”, por ejemplo AV (AutoridaddeValidación),AR (AutoridaddeRegistro),AST(AutoridaddeSelladoTemporal).Confrecuenciaseusansustérminosequivalenteseninglés:CSP(CertificationServiceprovider),CA(CertificationAuthority),VA(ValidationAuthority),RA(regis-trationAuthority)yTSA(TimeStampingAutho-rity).

La firma manuscritaLafirmamanuscritapermitecertificarelrecono-cimientooconformidadsobreundocumentoporpartedel firmante,de formaquetieneunagranimportanciadesdeelpuntodevistalegal.Aunqueexisten diferentes formas demostrar o demos-trar conformidad con diferentes actuaciones, odecerraracuerdosentrepersonasoempresas,lafirmamanuscrita tieneun reconocimientoparti-cularmentealto.

La firmamanuscrita tiene las siguientespropie-dades:• Sólopuedeserrealizadaporunapersona• Lapuedecomprobarcualquierpersona,conla

referenciadeunamuestra

El problema del reconocimiento de firma se re-suelve, cuando ésta esmanuscrita, mediante lacomparación con una muestra (la del carné deidentidad,ladelatarjetadecrédito).

Algo que es tan fácil de hacer y comprobar en elmundoreal,noestansencilloenelmundovirtual.Requiereelusodelacriptografíayelempleodepro-piedadesmatemáticasdelosmensajescodificados.

CriptografíaElobjetivobásicodelacriptografíaesencontrarsistemasquepermitanhacer llegardeterminadainformaciónconsideradasecreta,desdeunlugarorigenaotrodestino,deformatanseguraque,sielmensajeesinterceptado,unatacantenopuedareconocerelmensaje.

Unodelosobjetivosdelacriptografíamodernaesencontrar algoritmos basados en principiosma-temáticos(comola imposibilidaddetratamientocomputacionaldedeterminadosproblemascom-plejos) que, siendo públicos (es decir, supuesta-menteconocidosporuncriptoanalistaatacante)permitangarantizar la inviolabilidadde losmen-sajes protegidos por ellos, al menos durante eltiempoenquepuedaserútilelconocimientodelainformaciónprotegida.Asimismo,nodebeserpo-sibleobtenerlasclavesapartirdelconocimientodefragmentoscifradosyenclarodelmensaje.

Cifrado simétricoLa característica principal de la criptografía si-métrica es que, utilizando elmismoalgoritmoylamismaclave,permiteobtenereltextocifradoapartirdel textoenclaroyviceversa.Porestemotivo,puestoqueelalgoritmoespúblico,esne-cesariomantenerelsecretodelaclaveentrelaspartesqueintervienen.

Elcifradosimétricoeselmás fácildeentender,porqueseparecealaformaenqueguardamoslascosasenlavidareal.Veamosunejemplo:

Supongamosquetenemosunacajaconunacerra-dura.Sihacemosunasolacopiadelallaveyseladamosanuestrointerlocutor,disponemosdeunmecanismoparaintercambiarobjetosomensajesdeformaconfidencialyseguraconél.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Fig. 20. Compartición de claves simétricas.

La clave que permite intercambiar información entre Ali-cia y Borja debe de ser diferente de la que comparten Ali-cia y Carlos.

Deestaformasepuedecomprobarqueelenvíolohemoshechonosotrosporque somos losúnicosquehemospodidointroducireldocumento(elusodelacajaactúacomo firma)yademássabemosquenadiemáspuedeconocersucontenidomien-trasviaja(usocomosobre seguro).

Elmayorproblemaaparececuandodeseamosqueun conjunto numerosode interlocutores puedanmantener comunicaciones entre ellos. En estecasosonnecesariasmuchascajasyeldobledellaves.

Fig. 21. Problema de multiplicicidad de intervinientes y llaves.

No es practicable un sistema en el que haya que gestionar claves para cada dos personas

Nopuedentenersecajasyllavesigualesparain-terlocutores distintos, ya que ello conllevaría elriesgo de suplantación o de pérdida del secretoenelmensaje.

Cifrado asimétricoExiste la posibilidaddeencontrar algún sistemaqueutiliceclavesdistintasparacifrarydescifrarunmensaje,de formaqueelconocimientode laclavedecifradonopermitaeldescifradodelmen-sajee,inversamente,queelconocimientodeltex-tocifradoydelaclavededescifradonodiganadaacercadelaclavedecifrado.

EsteconceptopropuestoporHellmanyDiffieen1.976 tiene uno de los exponentesmás difundi-dosenelalgoritmodeRivest,ShamiryAdleman(rSA),basadoenlaintratabilidadcomputacionaldelafactorizaciónenlosnúmerosprimosqueloscomponen,degrandesnúmeroscompuestos.

Enlosalgoritmosconparejasdeclaves,llamadostambiénasimétricosodeclavepública,unadelasclavessemantienesecreta,mientrasquelaotrasehacelibrementedisponible:pública.

Elcifradoasimétricoesdifícildeentender,y,ave-ces,inclusodifícildecreer.Paraintentarexplicar-lo,sinrecurriralasmatemáticas,recurriremosdenuevoaunsímildecajasydellaves.

Enestecaso,noutilizamoscajasnormales,sino“cajas de mago”.

Supongamosquetengounacajadedoblefondo,cuyo anterior propietario era unmago, con unatapaqueseabrededosformasdistintascondife-rentesllaves.Lapropiedaddelacajaesqueloqueseintroducecuandoseabreconunallavepasaauncompartimentoalquesolosepuedeaccedersiseutilizalaotrallave.Enesto,ambasllavessonequivalentes,esdecir, loquese introduceusan-dounallavesólopuederecuperarseutilizandolaotra.

Siunadelasllaveslaguardodelaformamásse-guradequesoycapaz,yde laotrahagocopiasquerepartoampliamenteoquedifundoatravésdeunmediopúblico,cualquieraquetengaunadeesasllavespodráentregarmesóloamíunobjetosinquelosdemásloconozcan.Sóloyoserécapazderecogerelenvío.Enesecaso,lacajaseutilizacomosobre seguro.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Fig. 22. Caja de mago: una sola llave de entrada y muchas copias de la llave de salida.

La llave de entrada es la PRIvADA, y la de salida, con múl-tiples copias es la PúBLICA.

Porotrolado,sidecidodemostrarquesóloyohetenidoaccesoadeterminadodatouobjeto,pue-dointroducirloconmillaveenlacaja.Cualquieraqueabralacajayencuentreelobjeto,sabequesóloyolohepodidointroducirallí.Enestecaso,lacajaeslaherramientaquemepermiterealizarmifirma electrónica.

Sicadapersonadisponedeunacajacomolamíayrepartelasllavespúblicasalasdemás,todosdis-ponemosdeunsistemaparaenviarnosmensajesdeformaseguraoparafirmarenvíos.Enelcasode1000personas,necesitamos1000cajasycadauno tenemosnuestra clave privada y las clavespúblicasdelasotras999.

Parapodercomparar,hayquepensarqueconelsistema de cifrado simétrico, con cajas conven-cionales,seríannecesarias499.500cajasyeldo-bledellaves(Combinacionesde1.000elementostomadosdedosendos).

Fig. 23. Analogía de múltiples cajas y claves.

Ya no es necesario compartir llaves por cada dos usua-rios, como con el sistema de clave simétrica, sino que cada usuario tiene su pareja de claves pública-privada.

Con principios equivalentes, la firma electrónicasebasaenlossistemascriptográficosdeclavepú-blica.Enestossistemassetieneunalgoritmoquetomauntextoenclaroylocifraconunaclave.Eltextocifradoserestituyealtextooriginalmedian-teotraclavedistintayvinculadaaladecifrado.Silaclavedecifradosólo latieneunapersonay ladedescifradolaconocetodoelmundo,loqueci-freesapersonapodráserutilizadocomosufirmaelectrónica,yaquesóloellalapuederealizaryencambiotodoelmundolapuedereconocer.

Dando un pasomás: si tomamos un documentoelectrónico y le aplicamos un algoritmo tal quenospermitaobteneruncódigocortoquedepen-dadelcontenidodeldocumento(algoasícomolaesenciadeldocumento,suhuelladactilar,talquesicambiacualquiercarácterdeldocumento,cam-bia el resultado) y ciframos el código corto conla claveprivada, entoncesobtenemosuna firmaelectrónicaquepermitecomprobarsisehanrea-lizadomodificacionessobreeldocumento.

Frecuentemente, a este código se le denominafunción HASH o MAC (Message AuthenticationCode),ysecalculaenelmomentodelafirma,ytambiéncuando sedesea realizar su comproba-ción.

El resultadodel algoritmoy el de descifradodelafirmaelectrónicadebencoincidir:eselcódigocorto que permite comprobar que nadie hamo-dificado el documento que se utilizó como basecuandosellevóaacabolafirmaelectrónica.

Aparentemente,haquedadoresueltoelproblemaderealizarycomprobarlafirmaelectrónica,perotodavíaesnecesariounelementofundamental:elprestador de servicios de certificación.

Fig. 24. Analogía del código de autenticación de mensaje como huella dactilar de un documento.

El “hash” o “MAC” es una función resumen que calcula un valor dependiente del documento sobre el que se calcula, y que es diferente para diferentes documentos, por pequeña que sea su diferencia.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Para ver su necesidad, podemos plantearnos elcasoenelquedospersonajes,AliciayRoberto,seintercambiansusclavespúblicasmedianteunsistemadecomunicaciones.

EsposiblequeseproduzcalaintercepcióndelosmensajesyquetantoAliciacomoRobertoquedenconfundidosacercadesus identidadesyclaves.Una vez intercambiadas las claves a través deesteatacante,seríaposibleparaéldescodificaryrecodificarlosmensajessinqueAlicianiRobertosepercatarandequetodossusmensajessonco-nocidosysuplantadosporelatacante.

Prestador de servicios de certificaciónParaevitarlainterceptacióndelosmensajesporpartedeun interlocutor ilegítimoquese insertaenelcircuitodeintercambiodeclaves,secuentaconunaentidadreconocidaporpartedelospar-ticipantesdenominadaprestadordeserviciosdecertificación.

El prestador de servicios de certificación recibelapeticióndeunparticipanteparaqueemitauncertificadoquegaranticequesuclavepúblicaesprecisamentelasuya,paralocualrealizalas in-dagacionesnecesariasquepermitanconfirmarlaidentidad del peticionario. Cuando tiene certezadeestaidentidad,emiteuncertificadoenelque

serecogenlosdatosdeidentificacióneinsepara-blemente la clavepública del peticionario. En elcertificado,todosestosdatosvancifradosconlaclaveprivadadelprestadordeserviciosdecerti-ficación.

Dado que la clave pública del prestador de ser-viciosdecertificaciónesconocidaportodos losinterlocutores,cualquieraescapazdeextraerlosdatosdelcertificado.Sinembargo,nadieescapazdesuplantaralprestadordeserviciosdecertifi-caciónemitiendocertificadosfalsos,yaquecare-cedesuclaveprivada.

UnavezqueAliciayRobertocuentenconsusres-pectivos certificados, ya no intercambiarán lasclavesatravésdelmediodetransmisión,sinoqueintercambiarán sus certificados.Volviendoal sí-mildelascajas,elprestadordeserviciosdecerti-ficacióncomunicasuclavepúblicaatravésdelosperiódicos(seguimosconunsímil)yproporcionapruebasdequeesunaentidaddeconfianzaporloquesuscertificadospuedenserconsideradosválidos. Utiliza su caja, cifrada con su llave pri-vada, para proporcionar la información sobre laidentidad que se certifica. Entre la informaciónproporcionadaestálaclavepúblicaasociadaalaidentidaddelcertificado.

Apartirdelcertificado,esposible,portanto,ob-tenerlaclavepúblicadenuestrointerlocutory,apartirdeallíreconocersufirmaotenerlaposibili-daddeenviarlemensajesconfidenciales.

Fig. 26. Función de las Autoridades de Certificación.

Ya no es posible el ataque de “hombre en el medio” por-que no puede tener acceso a la clave privada de la Auto-ridad de Certificación, y por tanto, no puede falsificar los certificados.

Fig. 25. Problema “Man in the middle”.

Hay que resolver este problema aunque sea más teórico que real.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Cuandounparticipantecomunicaaotrosucertifi-cado,indicaelprestadordeserviciosdecertifica-ciónutilizado.Lallavepúblicadelprestadordeser-viciosdecertificacióndebeserconocidaportodosyeslaúnicaquenecesitaserconocidapreviamen-te.Habitualmenteestáincorporadaalsoftwarederealizaciónyverificacióndefirmaselectrónicas,oesposibleobtenerlaapartirdesistemasdedifu-siónpúblicos,talescomoservidoresweb.

Porlodichohastaahora,vemosqueelprestadordeserviciosdecertificacióndebeserunaentidaddeconfianza (trustedthirdparty),conocidaam-pliamente, cuya política de certificación incluyacláusulasaceptablesporlosdiferentesinterlocu-tores,quepermita,entreotrascosas,laVerifica-ciónde identidad,quedé informaciónsobreusoyvalidezdeloscertificadosyquerealicegestióndecertificadosrevocados(paraimpedirquecla-vesprivadasexpuestaspuedantenervigencia)yofrezcalalistadecertificadosexpedidos.

Dadoqueenunaredexistemásdeunprestadorde servicios de certificación, la selección de losprestadoresdeserviciosdecertificaciónadecua-dosparacadausovendrádadapor lascaracte-rísticas de su política de certificación, o por elreconocimiento de alguna de ellas por parte deentidadesqueaceptansuscertificados.Seestándesarrollandosistemasjerárquicosenloscualestodaslasautoridadesdecertificaciónqueperte-nezcanaunajerarquíadadapuedanrealizarcer-tificacionesmutuas.

Los parámetros que definen a un prestador deserviciosdecertificaciónsonsudireccióndered(nombredistinguido)ysuclavepública.Ademásesnecesarioespecificarensuidentificación:en-tidademisoradelcertificado,departamentouor-ganizaciónresponsabledelacustodiadelaclaveprivada, y ubicación (ciudad, país). También sonvalorables aspectos como identificativo fiscal oreferenciaregistral.

Entidad de registroPuestoquealrealizarlacomprobacióndelaiden-tidad del usuario en la primera certificación esnecesariorealizarunasactividadesespeciales,elprestadordeserviciosdecertificaciónllevaaso-ciadaunaEntidadderegistro.

Estaentidadderegistromantieneinformaciónso-bre losaspectos relevantesdel registroysobrelos procedimientos de identificación utilizados,así como lavinculacióndel registrocon la iden-tidadquegarantizaelprestadordeserviciosdecertificación.

Además de este tipo de entidades de registro,existenotras,quedemuestranlarealizacióneneltiempodedeterminadosactoselectrónicos:cer-tificaciones en presencia de un fedatario (comoen el caso de contratos firmados ante notario),certificacionesdeacreditaciónrespectoa laca-pacidadsuficienteparaobraropararepresentaraterceros,registrodecontratosotransmisionespatrimoniales.Enlanormativaactualdeadminis-traciónelectrónicaselesdenominasedeelectó-nicayunodesusprecedentesfueelsistemadeanotacionesencuenta,queseutilizaenelmerca-dodevalores.

Algunasdeestasentidadestienenactividadesin-dependientesyadicionalesalasdelosprestado-resdeserviciosdecertificación,quesecentranenlaautenticacióndelosintervinientesylasfun-cionesderivadas.

Fig 27 - Analogía de las claves gestionadas por los presta-dores de servicios de certificación (PSC).

La clave pública del PSC está ampliamente disponible (como si se publicara en un periódico). Con su clave pri-vada, se firman los certificados de los usuarios. Los cer-tificados son documentos públicos (que incluyen su clave pública) que se vinculan con la clave privada del usuario (con el símil de la caja de mago), que éste debe custudiar diligentemente (lo que se ilustra con el símil de la caja fuerte).

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Fig. 28. Símil de firma electrónica.

Se aplica la función resumen sobre el documento (que obtiene algo semejante a la huella dactilar del documento) y se cifra con la llave privada del firmante, se envía el documento, el certificado y el resultado de la operación anterior, que es la firma electrónica. La firma electrónica es diferente para cada documento, firmado por un mismo usuario y para el mismo documento, si lo firman distintos usuarios.

Fig. 29. verificación de la firma electrónica.

Del certificado se obtiene la clave pública del firmante con lo que se puede descifrar la firma para obtener el resultado de la función resumen aplicada por el firmante. Además, aplicando el mismo algoritmo sobre el documento, se calcula de nuevo la función resumen. Ambos valores, el original y el obtenido en destino, deben ser iguales.

Comprobación de la firma

Elreceptorrecibeelconjuntoformadoporeldo-cumento,elhash firmadoyelcertificado.Apartirdelcertificado,podemosextraerlaclavepúblicadel remitente. Con dicha clave pública podemosabrir la “caja de mago” y por tanto obtener elhash que se calculó en origen. Dado que dispo-nemosdeldocumento,podemoscalcularsuhashpornuestracuenta.Alcompararlosdos“hashes”,elquesecalculóenorigenyelquesecalculóendestino,ambosdebencoincidir.Encasodequenocoincidan, esto quiere decir que o bien el docu-mentoobienel“hash firmado”hantenidoalgunaincidenciaenlatransmisiónqueafectaasucon-tenido,yportanto,lafirmanoesválida.

El esquema completo

Contodosloselementosdescritos,yaesposibletenerunaideasobrelaformaenqueserealizanlosdiferentesprocesosdefirma,verificación,...

realización de la firma

Partimosdeldocumentooriginalalqueselecal-cula el hash (o MAC “Message AuthenticationCode”), función resumen unidireccional, que loidentifica unívocamente. El resultado de aplicaresta funciónsecifracon laclaveprivadadel ti-tulardelcertificado(siguiendoconelsímil,sein-troduceenla“cajademago”).Loqueseenvíaaldestinatarioeselconjuntoformadoporeldocu-mento,elhash(o MAC)firmadoyelcertificado.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

Funciones de Seguridad

Unsistemadefirmaelectrónicapermitecumplirlassiguientesfuncionesdeseguridad:• integridad,• identificación del firmante (atribuibilidad),• Prueba de conformidad con lo firmado (pres-

tación del consentimiento),• Momento de la firma

Además existen otros principios de seguridadqueigualmentesesatisfacen,segúnlascaracte-rísticasdelcertificadoydelprotocoloempleado,comodisponibilidad,auditabilidad,fiabilidad,con-fidencialidad,deteccióndemensajesfaltantesenuna secuencia, acuse de recibo, poder bastanteparaelactoyevidencialegal.

integridad

Noesposiblequeelcontenidodelmensajesufraninguna modificación accidental o intencionada,unavezfirmado.

identificación del firmante

Esposiblesaberquiéneselemisordelmensajeysusatributosprincipales.

Prueba de conformidad con lo firmado

Elfirmanteestádeacuerdoconelcontenidodeldo-cumentoosevinculaconéldealgunaforma(comoautor,comorevisor,dándoseporenterado,etc).

Momento de la firma

Silafirmasellevaacabodeformacorrecta,in-corporando información temporal fehaciente, esposiblesaberqueeldocumentoexistíaantesdeunmomentodado,queeselquese indicacomomomentodelafirma.

Custodia de claves y dispositivos seguros de creación de firmaUnaspectoimportanteenunentornodefactura-ciónelectrónicaqueempleecertificadosdigitaleseselreferidoalacustodiadelaclaveprivadaaso-ciadaalaclavepúblicayalcertificadoempleadoparalafirmadefacturas.

Loquecomúnmenteconocemoscomocertificadodigital,constaenrealidaddetreselementosim-portantes:

1. Laclaveprivada:setratadeunaclavegene-radadeformaaleatoriaapartirdeunosalgo-ritmosmatemáticosdeunadeterminadalon-gitud.EnlaactualidadsesueleemplearparaclavespersonaleselalgoritmoRSAyclavesde1024bits.Estaclavedebeserconocidaymanejadaúnicamenteporelusuariodeesta.

2. Laclavepública:estaclaveestágeneradaenbasealaanterior,sibienresultaextremada-mente complejo inferir la clave privada unavezconocidaestaclavepública.Elobjetivadeestaclaveespermitirsu intercambio,por locualsunaturalezaespública.

3. Laclavepúblicageneradase incorpora, jun-to con los datos del usuario del certificado(nombre, DNI, empresa, …) a un documentoformadoenbasealestándarX509v.3.Estedocumento es firmado por un prestador deserviciosdecertificación,quedeestamane-racertificalaautenticidaddetodoslosdatoscontenidosenél.Estedocumentofirmadoporelprestadordeserviciosdecertificacióneselcertificadodigitalpropiamentedicho.

Laseguridaddelsistemadefirmasradica,portan-to,enlaproteccióndelaclaveprivada.Estaclavepuedeseralmacenadadediferentesformas:

1. Almacénenclaro:Laclaveprivadasealma-cenaeneldiscosinningunaprotección,salvo,ensucaso,laprotecciónhabitualparafiche-rossensibles.

2. Almacénenrepositoriosespeciales:Microsoftdisponedeungestordeclavesycertificadospropio, el cual te permite proteger la claveprivadaconunacontraseña.Elprincipalpro-blemaradicaen ladependenciaaunaplata-formaylaescasaseguridaddelproceso.

3. AlmacénPKCS#12/PEM:setratadearchivoscontenedoresdelaclaveprivada,laclavepú-blicayelcertificado.Laclaveprivadapuedeserprotegidaporcontraseña.

4. Almacénentarjetasdememoria:algunastar-jetaschipdememoriapermitenelalmacényrecuperacióndeclavesycertificados.Suprin-cipalventajaessuportabilidadysudesven-tajaesquelasoperacionescriptograficasserealizanfueradelatarjeta.

5. Almacénentokenscriptográficos:lastarjetas

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Introducción a la firma electrónica y a la certificación electrónica

criptográficasdotandelamismaportabilidadque latarjetadememoriaconelañadidodequelasoperacionescriptográficasserealizanenlapropiatarjeta,porloquelaclaveprivadanuncasaledelamisma.

6. Almacén en HSM (Hardware SecurityModu-le):elhardwarecriptográficootorgalamismafuncionalidadquelostokensperoestánopti-mizadospararealizarprocesosenbatch(porlotes).Esrecomendablesuusocuandoserea-licenmuchasoperacionescriptográficasysequieradotaralsistemadeunagranseguridad.Ademáspuedeacompañarsedeaceleradorescriptográficos que optimicen su funcionali-dad.

Para la utilización de las claves de firma se re-comiendaentérminosabsolutoselusodealgúnhardwarecriptográficoHSM,porsumayoreficien-cia(entérminosdevelocidadyseguridad)frentealaalternativadealmacenamientosoftware.

Fig. 30. El DNI electrónico es considerado un dispositivo seguro de creación de firma.

Noobstante,dependerádelalcancedelproyectola decisión respecto almedio a emplear, si biendebemostenerencuentaquelaleydefirmaelec-trónicaexigelautilizacióndedispositivossegurosdecreacióndefirmaparalageneracióndefirmasreconocidas.

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Marco jurídico de la firma y de la factura electrónica

Anexo

AnexoII.Marcojurídicodelafirmaydelafacturaelectrónica

Validez legal de la factura electrónicaLa factura electrónica es plenamente legal entoda Europa. Las normas aplicables son funda-mentalmentelassiguientes1

• Directiva 1999/93/CE del Parlamento Euro-peoydelConsejo,de13dediciembrede1999,porlaqueseestableceunmarcocomunitarioparalafirmaelectrónica.

• Directiva2006/112/CEdelConsejo,de28denoviembre de 2006, relativa al sistema co-múndelimpuestosobreelvalorañadido.Estáaprobadoeltextodelafuturanormaquemo-dificaráestadirectivayquedeberásertras-puestoalosordenamientosjurídicosnaciona-lesantesdel1deenerode2013.

• Ley37/1992,de28dediciembre,delImpues-tosobreelValorAñadido.

• Ley58/2003,de17dediciembre,GeneralTri-butaria.

• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de FirmaElectrónica.

1 Puede encontrar y descargar la legislación española en el por-tal web del Boletín Oficial del Estado (http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/iberlex.php), la legislación de la Unión Europea en el portal Eur-Lex (http://eur-lex.europa.eu/es/index.htm) y la regulación específica de los departamentos ministe-riales en la sección de legislación del portal 060 (http://legisla-cion.060.es/). También puede acceder a un repertorio legislati-vo, entre otras informaciones relativas a factura electrónica, en el portal web sobre factura electrónica del Gobierno de España:http://www.facturae.es/es-ES/Documentacion/Normativa/Pagi-nas/FacturaElectronica.aspx

• LeyOrgánica15/1999,de13dediciembre,deProteccióndeDatosdeCarácterPersonal.

• Ley1/2000,de7deenero,deEnjuiciamientoCivil.

• Ley53/2002,de30dediciembre,deMedidasFiscales,AdministrativasydelOrdenSocial.

• Ley11/2007,de22dejunio,deaccesoelec-trónicodelosciudadanosalosServiciosPú-blicos.

• Ley30/2007,de30deoctubre,deContratosdelSectorPúblico.

• Ley56/2007,de28dediciembre,deMedidasdeImpulsodelaSociedaddelaInformación.

• RealDecreto1624/1992,de29dediciembre,queapruebaelReglamentodelImpuestoso-breelValorAñadidoymodificaelRealDecre-to1041/1990,de27dejulio,sobredeclaracio-nescensales,elRealDecreto338/1990,de9demarzo,sobreelNúmerode IdentificaciónFiscal; elRealDecreto2402/1985,de 18dediciembresobreeldeberdeexpediryentre-garfactura(losempresariosyprofesionales),yelRealDecreto1326/1987,de11deseptiem-bre,sobreaplicacióndelaDirectivasdelaCo-munidad.

• Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviem-bre,porelqueseapruebaelReglamentoporelqueseregulanlasobligacionesdefactura-ción,ysemodificaelReglamentodelImpues-tosobreelValorAñadido.

• RealDecreto87/2005,de31deenero,porelquesemodificanelReglamentodelImpuestosobreelValorAñadido,aprobadoporRealDe-creto1624/1992,de29dediciembre,elRegla-mentodelosImpuestosEspeciales,aprobadoporRealDecreto1165/1995,de7dejulio,yelReglamentoporelqueseregulanlasobliga-cionesdefacturación,aprobadoporRealDe-creto1496/2003,de28denoviembre.

• RealDecreto1065/2007,de27de julio,porelqueseapruebaelReglamentoGeneraldelasactuacionesylosprocedimientosdeges-tióneinspeccióntributariaydedesarrollodelasnormascomunesdelosprocedimientosdeaplicacióndelostributos.

• RealDecreto1720/2007,de21dediciembre,porel que seapruebaelReglamentodede-sarrollodelaLeyOrgánica15/1999,de13dediciembre,deproteccióndedatosdecarácterpersonal.

• Real Decreto 2126/2008, de 26 de diciem-bre,porelquesemodificanelReglamentodelImpuesto sobre el Valor Añadido, aprobadoporelRealDecreto 1624/1992,de29dedi-ciembre,asícomoelReglamentoGeneralde

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lasactuacionesylosprocedimientosdeges-tióneinspeccióntributariaydedesarrollodelas normas comunes de los procedimientosdeaplicacióndelostributos,aprobadoporelRealDecreto1065/2007,de27dejulio.

• OrdenHAC/1181/2003,de12demayo,porlaque se establecen normas específicas sobreelusodelafirmaelectrónicaenlasrelacionestributariaspormedioselectrónicos, informá-ticosytelemáticosconlaAgenciaEstataldeAdministraciónTributaria.

• Resolución,de24dejuliode2003,delaDi-recciónGeneraldelaAgenciaEstataldeAd-ministraciónTributariaporlaqueseestable-ceelprocedimientoaseguirparalaadmisiónde certificados de entidades prestadoras deserviciosdecertificaciónelectrónica.

• OrdenEHA/962/2007,de 10deabril,por laque se desarrollan determinadas disposicio-nessobrefacturacióntelemáticayconserva-ciónelectrónicadefacturas,contenidasenelRealDecreto1496/2003,de28denoviembre,porelqueseapruebaelreglamentoporelqueseregulanlasobligacionesdefacturación.

• OrdenPRE/2971/2007,de5deoctubre,so-brelaexpedicióndefacturaspormedioselec-trónicoscuandoeldestinatariodelasmismassea la Administración General del Estado uorganismospúblicosvinculadosodependien-tesdeaquéllaysobrelapresentaciónantelaAdministraciónGeneraldelEstadoosusorga-nismospúblicosvinculadosodependientesdefacturasexpedidasentreparticulares.

• Resoluciónde24deoctubrede2007,de laAgenciaEstataldeAdministraciónTributaria,sobre procedimiento para la homologaciónde software de digitalización contempladoenlaOrdenEHA/962/2007,de10deabrilde2007.

Lasdiputacionesforalesconcapacidadnormativapropiahanpublicadonormativaequivalente,apli-cableenterritorioforal,prácticamenteidénticaalaaplicableenterritoriocomún.

Lasempresasespañolastienenlaobligaciónlegaldeexpediryentregarfacturasodocumentossus-titutivos,enloscasospermitidosporlaley,enre-lacióncontodaslasoperacionescomercialesquerealiceneneldesarrollodesuactividad.

Estedeber legalvaacompañado,ensucaso,delaobligacióndecumplimientodelanormativavi-genteaplicablealafacturaelectrónica,enparti-cularlosArt.6y7delReglamentoporelquese

regulanlasobligacionesdefacturaciónaprobadoporelRD1496/2003,queseñalacomorequisitosobligatoriosmínimos,quehandecontenertantolas facturasqueseemitancomosuscopias, lossiguientesdatos:• númerodelafacturay,ensucaso,serie.El

usodeseriesdiferentesañadeunagranflexi-bilidadalasdiferentesmodalidadesdefactu-ración,entrelasquesepodríanidentificarlaautofacturaciónylafacturaciónporterceros.

• Fecha de expedición. En algunos casos estafechacoincidiráconladeentregadelbienodeprestacióndeservicio,perocuandonoco-incida,nopuedesuperarelplazoprevistoporlanormativa.

• nombreyapellidos,orazón social,tantodelobligadoaexpedirlafacturacomodeldesti-natariodelamisma.

• La factura habrá de consignar la denomina-ciónsocialdelaformaqueestéregistrada,esdecir,parasuvalidez,lafacturadeberácon-tenerelnombrecompletoregistradoenlaes-crituradeconstitucióninscritaenelRegistroMercantil,norevistiendovalidezlosnombrescomercialesni lasposiblesabreviaturas,sal-vo lasquedebidoa limitaciones técnicasnopermitan hacer constar el nombre completoyseandecomúnusoaceptadas(talescomoS.A.,S.L.,SC,etc.).

• número de identificación Fiscal (niF). Enconsideracióna laDirectiva2001/115/CE lasempresas antepondrán las letras ES al CIFotorgadoporlaAdministraciónTributaria(enbasealestándarinternacionalISO-3166alfa2,quesirvepara identificaralEstadomiembroque haya atribuido el Número de identifica-ciónfiscal).

• Domicilio fiscal de los obligados tributarios,tantoemisorcomodestinatario.Notieneporqué coincidir con el lugar en el que se hacela entregadebienesy servicios.El lugar enelquesehacelaentregapuedefigurarenlafactura,peronoesunrequisitoesencialparasuvalidez.

• Descripción de operaciones. Señalando, deformadestacada,lafechadeentregadelbienodelaprestacióndelservicio.

• Enelsupuestodequeparadarcumplimientoaesterequisitosehagausodelainformacióncontenidaenalbaranes,estehechohabrádesermencionadoenlarespectivafactura,ha-ciendo referencia de manera inequívoca alcorrespondientealbarán,elcualdeberácon-servarse debidamente anexado a la factura.Estoesasídebidoalacalificacióndelalbarán

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comosoportedocumentaldelasoperacionesrealizadas, es decir, tendrá la consideracióndeparteintegrantedelafacturaalaqueseadjunteyestarásometidoalasmismasobli-gacionesdeconservaciónquelareferidafac-tura.

• Sieldestinatariode la factura fueraempre-sariooprofesional,podránagruparseenunasolafacturatodaslasoperacionesllevadasacaboendistintasfechasdeunmesnatural.

• Igualmente, podrá realizarse la agrupaciónseñalada en una única factura las distintasoperacionesrealizadasconelmismoprovee-dorcuandoelobligadoalaexpediciónseaelsujetopasivodelimpuesto(IVA).

• Tipootipos impositivosaplicablesalasope-raciones.Omención expresade la causadeexenciónonosujeción,ensucaso.

• Lacuotarepercutida.

Cabe recordar que la nueva normativa europeaserámásflexiblealahoradepermitirdiferentesmecanismosquegaranticenlaautenticidadein-tegridaddelafacturaelectrónica.

Aspectos legales de la firma electrónicaUnanormaqueafectaalaimplementacióndelafactura electrónica es la Ley59/2003de firmaelectrónicaenlaqueserecogelaequiparacióndela firma electrónica reconocida (qualified signa-ture, en inglés) a lamanuscritayestablecequenopuedenegarseelreconocimientolegaldecual-quier firmaelectrónica, inclusode lasmodalida-dessimpleoavanzada,porelhechodepresentar-seenformatoelectrónico.EstaLeyconstituyelatransposicióndelaDirectiva1999/93,

Las variantes técnicas de realización de firmaelectrónica son muy amplias. En la Directiva2006/112queregulalafacturaelectrónicaaniveleuropeo, se exige cuando se emplea firmaelec-trónica, que ésta sea avanzada pudiendo exigirlos paísesmiembros el uso de firma reconocida(qualifiedsignature,en inglés), loqueeselcasode España. El nuevo texto quemodificará la di-rectivacontempla la firmaelectrónicaavanzadaenelsentidodelpunto2delartículo2de laDi-rectiva1999/93/CEdelParlamentoEuropeoydelConsejo,de 13dediciembrede 1999,por laqueseestableceunmarcocomunitarioparalafirmaelectrónica,basadaenuncertificadoreconocidoycreadamedianteundispositivosegurodecrea-cióndefirma,enelsentidodelospuntos6y10de

laDirectiva1999/93/CE.

Enlarealizacióndelafacturaelectrónica,laformamássencilladedotardevalidezjurídicaaldocu-mentoelectrónicoquelacontiene,consisteenin-corporarleunafirmaelectrónica.Elartículo18delRealDecreto1496/2003estableceexpresamen-tequeseráválidaunafirmaelectrónicaavanzadadeacuerdoconlodispuestoenelartículo2.2delaDirectiva 1999/93/CEdelParlamentoEuropeoydelConsejo,de13dediciembrede1999,porlaqueseestableceunmarcocomunitarioparalafir-maelectrónica,basada en un certificado recono-cidoycreadamedianteundispositivo seguro de creación de firmas,deacuerdocon lodispuestoenlosapartados6y10delartículo2delamen-cionadaDirectiva.

Esdecir,cualquiercertificadoreconocido(ocua-lificadosiseutilizalatraduccióndirectadelaDi-rectiva)esválido.Lapropiacualidaddelcertifica-doseestableceennormastécnicasqueemanande laDirectiva. En particular se indica que estetipodecertificadosseexpideapersonas físicas.

ElcertificadoreconocidootorgaalafirmaelnivelmayordevalorjurídicoenlajerarquíaestablecidaporlaLey59/2003,deFirmaElectrónica.

La firma electrónica (simple) es el conjunto dedatosen formaelectrónica,consignados juntoaotrosoasociadosconellos,quepuedenserutili-zadoscomomediodeidentificacióndelfirmante(delosdatosalosqueseasocia).

Lafirma electrónica avanzadaeslafirmaelectró-nicaquepermiteidentificaralfirmanteydetectarcualquier cambioulterior de los datos firmados,queestávinculadaalfirmantedemaneraúnicayalosdatosaqueserefiereyquehasidocreadapormediosqueelfirmantepuedemantenerbajosu exclusivo control. Es decir, que está llevadaacaboconcriptografíadeclavepúblicayconelrespaldodeuncertificadoelectrónico.

Lafirma electrónica reconocidaeslafirmaelec-trónicaavanzadabasadaenuncertificadoreco-nocidoygeneradamedianteundispositivosegurodecreaciónde firma.La firmaelectrónica reco-nocidatendrárespectodelosdatosconsignadosenformaelectrónicaelmismovalorquelafirmamanuscritaenrelaciónconlosconsignadosenpa-pel.

Frecuentementealafirmaelectrónicareconocida

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seladenominatambiéncualificada,apartirdeladefinicióndecertificadocualificadodeladirecti-vaqueacabótraduciéndosecomo“reconocido”.

Como ejemplo, podemos indicar que una firmagráficadigitalizada,incorporadaaundocumento,puede ser considerada firmaelectrónicasimple.Tambiéntienelaconsideracióndefirmaelectróni-casimplelaidentificacióndeunusuariomedianteidentificativodeusuarioyclave (opassword),omedianteunPIN,comoenelcasodelastarjetasdecrédito.

Unavariantedefirmaelectrónicaavanzadaeslaqueempleacriptografíadeclavepública,yuncó-digodeverificacióndelcontenidodeldocumento,como por ejemplo la que se utiliza en el correoelectrónico. En este caso, aunque el certificadoutilizado no se haya obtenido tras un procesoriguroso de verificación de identidad, se siguencumpliendo los supuestos básicos que exige lanorma. El uso de sistemas criptográficos comoPGPtambiéncumpleestosrequisitos.

Cuandolaidentidadsecompruebadeformarigu-rosa,secumpleunodelosrequisitosformalesdelcertificado reconocido,aunquenoeselúnico.Poreso,enocasionespuedenestablecersesubnivelesdefirmaelectrónicaavanzadasegúnelrigordelprestadordeserviciosdecertificación(odesusentidades de inscripción – autoridades de regis-tro)alexpedirelcertificado(i.-identidadalegada,ii.-direccióndee-mailverificada,iii.-datosverifi-cados indirectamentepor vinculación conotros,iv.-datosverificadosindirectamenteporrelaciónpreexistente,v.-aportacióndedocumentosyevi-denciasdeformanopresencial).

Cuando se realiza verificación presencial de losdatosdelfirmanteysecumplenotrosrequisitosformales,elprestadordeserviciosdecertificaciónestáendisposicióndeemitircertificadosrecono-cidos,quesonlosque,juntoconlosdispositivossegurosdecreacióndefirma,danlugaralafirmaelectrónicareconocida.

Lareglageneralesutilizarenloposiblecertifica-dos personales(paraqueseanaceptadosentodaEuropa).

Deentreestos,debenpreferirseaquellosqueensucodificaciónincluyanunareferenciaalaempre-saenlaquelapersonaprestasusservicios.Mejortodavíaesemplearcertificadosderepresentantequesehayanobtenidoenbaseaunpodernotarial

querestrinjasuusoafirmadefacturas.

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firmaelectrónica regula demanera expresa los certi-ficadoselectrónicosdepersonas jurídicasen suartículo7.

Eneltráficojurídico,aunqueatravésdeunafic-ción,sereconocepersonalidadjurídicaycapaci-daddeobraralaspersonasjurídicas,elejerciciodetalespotestadessólopuedeserefectivome-diante la intervencióndeunapersona físicaqueactúaenrepresentaciónde laentidad,segúnseindicaenelartículo35ysiguientesdelCódigoCi-vil.

PerolaLeydefirmaelectrónicaintroduceunano-vedad,laposibilidaddequelaspersonasjurídicasfirmenporsímismasquedandodeestaformavin-culadasen susoperaciones realizadasmedianteelusodemediostelemáticos.

Paraqueelloseaposibleyrevistavalidez,esne-cesarioque losdatosdecreaciónde firmaseancustodiadospor lapersonafísicasolicitante,cu-yosdatosvan insertosenelcertificadoelectró-nico, que asume las responsabilidades previstasenlaley.

Laintervencióndelosrepresentantesdelasper-sonasjurídicasesunclaroejemplodelallamadarepresentaciónnecesaria.Lamismaderivadelacelebración del otorgamiento de un documentopúblico,elcualreconoceaunsujeto,personafísi-ca,determinadocomorepresentantelegaldeunapersonajurídicadeterminada.

Pues bien, la Ley59/2003, de 19 de diciembre,de Firma Electrónica, regula los certificados derepresentantes(artículos11.4, 13.3y23.2),cuyocontenidodeberátenermenciónexpresadeldo-cumento público acreditativo de las facultadesdelfirmante.

Elrégimenjurídicoaplicableaestetipodecertifi-cadosesanálogoalseñaladoparalarepresenta-ciónpropiamentedichaporlalegislacióncomún.

Los certificados de representante son idóneosparaelusoydesarrollodesistemasdefactura-ciónelectrónica.

La Orden EHA/962/2007 aclara que cualquierotra firma electrónica avanzada, basada en uncertificadoreconocido(decualquierprestadorde

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Marco jurídico de la firma y de la factura electrónica

servicios de certificación comunitario, con arre-gloasunormativanacional,derivadadelaDirec-tiva1999/93)ygeneradamedianteundispositivosegurodefirma(loqueelartículo3.3de laLey59/2003, de firma electrónica, denomina firmaelectrónicareconocida)esplenamenteválida.

En virtud de laOrden HAC/1181/2003 son váli-dos los certificados recogidos en portal web dela Agencia Estatal de Administración Tributaria(http://www.agenciatributaria.es),dondesepue-denencontrar lasentidadesemisorasdecertifi-cados electrónicos (http://www.agenciatributa-ria.es/wps/portal/DetalleContenido?&content=c60501ae9dc89010VgnVCM1000004ef01e0aRCRD&channel=6c1ce5e17736e110VgnVCM1000004ef01e0a____&ver=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_ES).

Apartirdel20demarzode2004,conlaentra-daenvigorlaLey59/2003deFirmaElectrónica,correspondealMinisteriodeIndustria,TurismoyComercio,elcensodeprestadoresdeserviciosdecertificación.EllistadoseobtienebuscandoenelportalwebdelMinisteriodeIndustria,TurismoyComercio (www.mityc.es), donde se pueden en-contrarlosprestadoresdeserviciosdecertifica-

cióndefirmaelectrónica”(http://www.mityc.es/dgdsi/es-ES/Servicios/FirmaElectronica/Pagi-nas/Prestadores.aspx).

Además,esválidocualquiercertificadoqueestécodificadoconlaindicacióndequeescualificadosegúnlasnormasTS 101 862 y rFC 3739(perfildecertificadoreconocido),loquepresuponequeelPSCcumplelassiguientesnormas:• TS 101 456.RequisitosdepolíticaparaPSC

queexpidencertificadosreconocidos.• TS 102 042.RequisitosdepolíticaparaPSC

queexpidencertificadosdeclavepública.

Esdecir,por referenciaexpresadelRealDecre-to 1496/2003, y el artículo 4 de la Orden EHA962/2007 sonadecuados los certificadosexpe-didos por cualquier prestador que se ajuste almarco normativo que se deriva de laDirectiva 1999/93/CE.

Enfuncióndelartículo11deestaDirectiva,espo-sible identificar los PSC que operan en EuropabuscandoenelportalwebdelaComisiónEuropeaenenlapáginade”NotificationprocedureArticle11ofDirective1999/93/CE”(http://ec.europa.eu/information_society/policy/esignature/eu_legis-lation/notification/index_en.htm).

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Manuales Plan Avanza. La factura electrónica Enlaces de interés

AnexoIII.Enlacesdeinterés

• PortaldefacturaelectrónicadelGobiernodeEspaña(MinisteriodeEconomíayHacienda,yMinisteriodeIndustria,TurismoyComercio):

http://www.facturae.es/

• Portalde firmaelectrónicadelMinisteriodeIndustria,TurismoyComercio:

http://www.mityc.es/dgdsi/es-ES/Servicios/FirmaElectronica/

• Portal del DNI electrónico delMinisterio delInterior:

http://www.dnielectronico.es

• InformaciónsobreelformatoUBLenOASIS:http://www.oasis-open.org/committees/ubl/

• InformaciónsobreUN/CEFACT:http://www.unece.org/cefact/

Anexo

• Información sobre las especificaciones deCENBII(BusinessInteroperabilityInterfacesforPublicprocurementinEurope):

http://spec.cenbii.eu/http://www.cen.eu/CEn/sectors/sectors/isss/activity/Pages/ws_bii.aspx

• Información sobreCENWorkshop on eInvoi-cing:

http://www.cen.eu/CEn/sectors/sectors/isss/activity/Pages/einvoicing_2.aspx

• PortalconinformaciónsobrelossistemasdefacturaciónenEuropadesarrolladoporCEN/CENELEC:

http://www.e-invoice-gateway.net/

• Información sobre factura electrónica en elPortaldelaComisiónEuropea:

http://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/index_en.htm