Administración de la construcción

Luis Fernando Hinojosa Casanova

Descripción breve

UNIDAD: 5 SUPERVICION DE OBRA • 5.1 Perfil del Residente de Obra y Superintendente de Construcción

• 5.2 Funciones y responsabilidad • 5.3 Control de calidad, Físico y Financiero

• 5.4 Uso de la bitácora de obra • 5.5 Recepción de obra

Perfil del Residente de Obra y Superintendente de Construcción

INTRODUCCION

El control de una obra de cierta manera es una manera compleja, querequiere la participación concertada de muchas personas, y lasupervisión permanente por parte de un arquitecto, ingeniero otecnólogo conocido como residente de obra.

Este manual trata las labores que desempeña o puede desempeñar elresidente de obra, teniendo en cuenta que la función principal delresidente es vigilar, coordinar y resolver los problemas de una obra.

El residente de obra es quien representa al propietario, y en su caso aldirector de obra cuando este esté ausente; aunque no hay un modelopara el desempeño general de su trabajo en la mayoría de los casoses quien resuelve problemas que surjan en las áreas técnicas,económicas y administrativas de la edificación.

PERFIL DEL RESIDENTE DE OBRA Y SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIÓN

ALCANCE Y LÍMITES:

El alcance y los límites de las atribuciones del residente se establecenen su contrato de trabajo y puede indicar entre otras cosas, que vigilay controla la ejecución de la obra, conoce los términos de losconvenios de los contratistas y procura que no se aparten de ellos; esdecir, cuida que se cumpla con las especificaciones, vigila que seconstruya con calidad y apariencia necesaria en los plazos y costosconvenidos.

Así mismo, está en la obra para evitar y anticipar problemas, pararesolver los que se presenten y para rectificar o detener aquello quevaya mal.

CAPACIDAD DEL RESIDENTE:

El residente de obra debe ser un profesional de la construcción comorequisito mínimo. Aunque la residencia puede ser uno de los primerosescalones, para una obra medianamente compleja es mejor que elresidente sea una persona sea experimentada, que haya practicado laconstrucción y estado en contacto con las peculiaridades de unaconstrucción grande. De no ser así se encontraría en francadesventaja ante los contratistas y particularmente frente a losexperimentados y mañosos.

Debe tener experiencia para reconocer las diversas calidades de laobra, conocer y dominar las especificaciones, detectar y corregir losdesvíos. Como supervisor debe saber distinguir claramente loimportante de lo secundario, lo urgente de lo que puede esperar, asícomo diferenciar lo indispensable de lo conveniente. Debe tener eljuicio y la autoridad suficiente para hacer cumplir el contrato concriterio, sin perder de vista la finalidad del mismo.

RASGOS DE PERSONALIDAD:

Tan importantes como las calificaciones técnicas del residente, sonsus calificaciones de personalidad y relación con los demás. Elresidente es quien está en contacto constante con los contratistas y supersonal, por lo que conviene que sea una persona cuya autoridaddescase más en su capacidad de motivar, que en la de enfrentar yprovocar conflictos en los demás.

Su autoridad la debe ejercer con tacto, sin arbitrariedad alguna, siendoexigente pero no en extremo, ni frustrante. Debe ponerse enérgico conel contratista cuando desatienda las observaciones o cuando se aparte de lo convenido, debe tener noción de cuando poner un límite, cuandoponerse estricto y cuando ser flexible.

Debe tener la sensibilidad suficiente para estimular al contratista quetrabaja correctamente y orientarlo oportunamente, antes de que unposible error tenga consecuencias.Un residente debe ser capaz de cuidar su poder de decisión yponderar las consecuencias de lo que decide.

El residente debe ser capaz de lidiar con problemas de obra:

Problemas tecnológicos Problemas administrativos Problemas de costos

Problemas tecnológicos:

Planos: en relación con los planos, se pueden encontrar problemasporque sean insuficientes, resultan incompletos, no guardancongruencia unos con otros, o porque estén equivocados.

Instalaciones: en las instalaciones los problemas surgen cuando serealiza con especificaciones diferentes a las indicadas en el proyecto,cuando una vez terminadas no funcionan bien y tienen fallas.

Especificaciones: con este los problemas pueden ser debido a queresulten demasiado bajas para el tipo de construcción que se hace o alcontrario, excesivas para el género de edificio que se pretende, o másfrecuentemente pueden ser imprecisas, incompletas o inconsistentes.

Estructura: las dificultades con la estructura siempre preocupantes,pueden aflorar como asentamientos, deformaciones, fisuras, grietas,vibraciones y otros problemas, generalmente se debe a que seproyectó con deficiencia o bien que se haya proyectado correctamente pero construido con una especificación más baja o con una tecnologíadeficiente.

Materiales: con los materiales los problemas son bastante simples yaque pueden ser de una calidad inferior a lo especificado, tener unacalidad diferente a la indicada, o perder sus cualidades poralmacenamiento, o por mal manejo en obra.

Modo de construcción: en el modo de construir, los problemaspueden ser más variados e incluir que se edifica con una calidadinferior a la que debiera tener, con procedimientos que no son losadecuados, con una mala apariencia.

Problemas administrativos:

De organización: estos problemas pueden surgir cuando, en laadministración de la obra, hay una pobre o confusa distribución detareas, una deficiente supervisión y control. A esta falla se debeagregar las fallas al hacer los pedidos y los retrasos en las entregas.

Un problema adicional grave es que los fondos de la obra fluyan demanera insuficiente, lo que lleva a otro problema más, que es elretraso en los pagos a proveedores, contratistas y personas.

De almacenamiento: el almacenamiento de materiales en la obrapuede presentar deficiencias que redunden en daños en losmateriales, las herramientas o los equipos.

De programación: la programación, es decir, las fechas de inicio yterminación de cada una delas partes de la construcción puede sufrirretrasos e incumplimientos, que derivan en la necesidad dereprogramar todas las actividades interrelacionadas. Muchas veces losretrasos se deben a causas de fuerza mayor, pero en otras puedendeberse simplemente a un control deficiente.

De manejo de personal: los problemas de personal generalmenteobedecen a falta de capacitación, falta de supervisión o falta deestímulos, lo que deriva en dos deficiencias adicionales: una malaconducta en la obra y un bajo rendimiento o productividad. Un casoopuesto de improductividad es tener subaprovechado a personal conmuy buena capacitación.

Legales: los problemas legales generalmente obedecen a que en elproceso de edificación se producen daños a propiedades colindantes,lo que provoca reclamaciones y litigios, aunque también pueden tener

otros orígenes. Las multas por incumplimiento del reglamento, sonotros de los problemas legales frecuentes.

Problemas de costos

Desperdicios: los desperdicios ocurren principalmente por falta depulcritud, orden y limpieza en el manejo de los materiales o lasherramientas.

Daños: los daños generalmente suceden por descuido en elalmacenamiento de los materiales, falta de cuidado al construir,maltrato de la herramienta y equipo, o falta de protección de la obraterminada.

Extravíos y pérdidas: suelen ocurrir por anticipos que no serecuperan; materiales, herramientas y equipos que desaparecen porfalta de vigilancia o control.

Errores y equivocaciones: los errores y las equivocaciones másfrecuentes se deben a errores en las medidas, omisiones en elcómputo de los materiales, fallo o discrepancia en los precios,incorrecciones en los pagos.Gastos imprevistos: el que los costos reales resulten más elevadosde lo previsto puede deberse a que los precios han aumentado demasiado entre el momento en que se calcularon y la fecha en quese construye. Una fuente más de costo excesivo es que se hayan tenido que adquirirmateriales no previstos, realizado reajustes en los planos o en lasespecificaciones, pagado indemnizaciones no consideradas.

TAREAS PRINCIPALES DEL RESIDENTE:

Ser custodio de aquellos documentos de la obra que deban permanecer en ella. Vigilar la ejecución correcta de la construcción, acorde a los planos y especificaciones. Ordenar los ensayos y pruebas de resistencia de materiales que sean pertinentes. Vigilar y exigir que se cumpla el programa en tiempo y calidad Levantar actas de obra Autorizar pagos Llevar la bitácora de la obraParticipar en las juntas de obra Controlar personalRealizar ordenes de trabajoRealizar ordenes de cambioRealizar ordenes de suspensión parcial de obra Rendir informes periódicos Contribuir a la memoria de la obra Ser responsable de las condiciones de seguridad e higiene

DOCUMENTOS DE LA OBRA:

En una obra de importancia son muchos y diversos los documentosque se manejan. Los documentos que se deben de tener al inicio de laobra y que el residente debe conocer son:

Planos

Permisos y licencias

Contratos Seguros y fianzas

Calendario de trabajo

VIGILANCIA DE LA EJECUCION:

El vigilar la correcta ejecución de la obra implica cuidar sulocalización, la adecuación de los materiales y lo procedimientosconstructivos así como de pruebas para determinar su resistencia, ycuidar que la obra se edifique conforme a los planos.

UBICACIÓN:En cuanto a la ubicación, el residente es responsable de verificarque el trazo se haga en el lugar correcto de que los planoscoincidan con los linderos, y en general de que cada una de lastareas se ejecute en el lugar correcto.

MATERIALES:El residente revisara la calidad de los materiales, asegurándoseque coincida con la indicada en las especificaciones y en lasinstrucciones del arquitecto. Igualmente el residente es responsabledel almacén donde se guardan y protegen los materiales en tantose usan. Allí se debe vigilar en primer lugar que el local reúna lascondiciones necesarias para garantizar el buen almacenamiento del material sin deterioro, y que la vigilancia sea suficiente para que nose pierda nada.

LEVANTAMIENTO DE ACTAS DE OBRA:

Una de las tareas frecuentes del residente es levantar actascontractuales y no contractuales, suscribirlas y conservarlas. En ellatanto el propietario como su representante, como los contratistas,autoridades y otras personas involucradas en la obra precisanobligaciones y responsabilidades. A diferencia de los informes queson hechos por una persona, las actas tienen un carácter probatoriopues en ella las partes confirman su acuerdo con los hechosconsignados y muchas veces se obligan a algo que puede modificar.

REGISTRO EN LA BITACORA:

Es donde se registraba, varias veces al día el rumbo, avances eincidentes de la obra, tales como los cambios o modificaciones alos planos, al programa o a sus especificaciones, accidentes,acuerdos verbales con los contratistas y observaciones con eldirector general de la obra.

PARTICIPACION DE LA JUNTA DE OBRA:

Son reuniones periódicas a las que asisten quienes dirigen o tienenresponsabilidad importante en la edificación con la finalidad de,conjuntamente, informar, aclarar y analizar los problemas de laedificación, a fin de encausar su remedio escuchando las diversasalternativas de solución y coordinación del trabajo. Se trata de unmecanismo que fomenta la comunicación entre las partes y alientala cooperación, así como la participación de todos los responsables,en la dirección y solución de los problemas técnicos, económicos yadministrativos

5.4 USO DE LA BITACORA DE OBRA

Instructivo para el Uso de la Bitácora de Obra o Servicio

ÍNDICE

1. Generalidades.

2. De la forma de la bitácora.

3. Reglas generales para el uso de la bitácora.

3.1 Apertura.

3.2 Numeración y fechado de notas.

3.3 Redacción y escritura.

3.4 Errores.

3.5 Tachaduras y enmendaduras.

3.6 Sobreposiciones.

3.7 Inutilización de espacios sobrantes.

3.8 Retiro de copias.

3.9 Validaciones.

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

3.11 Compromiso de uso

3.11.1 Anotaciones de la supervisión.

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.

3.11.3 Recomendaciones especiales.

3.12 Custodia.

3.12.1 Durante la ejecución de la obra.

3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.

3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva.

3.13 Cierre de bitácora.

4. Reglas de aplicación de la bitácora.

4.1 Disponibilidad.

4.2 Firmas.

4.3 Inviolabilidad.

4.4 Actividades periódicas.

5. Archivo de bitácora.

6. Bitácora de servicios.

7. Marco normativo

1. Generalidades

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora

Para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.

Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o

modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.

2. De la forma de la bitácora

El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberá cumplir, como mínimo con lo siguiente:

2.1 Utilizar una bitácora por cada contrato.

2.2 La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta principal aparecerá el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el área responsable de la ejecución de los trabajos, según sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de la Obra y la identificación Bitácora de Obra y un Renglón para el número de libreta.

2.3 Las primeras hojas

Incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la cual no irá foliada.

2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisión, en su caso.

2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicará el número del Contrato de que se trata.

2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que permanecerán fijas en la libreta de la Bitácora. La primera copia desprendible deberá ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso.

2.7 El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validación del uso de la bitácora.

2.7 El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica,

responsabilidad si la hubiere y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

3. Reglas generales para el uso de la bitácora

La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.

3.1 Apertura.

Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo

siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece.

Número del contrato.

Título de la obra y su localización.

Nombre o razón social del contratista.

En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.

Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.

Número del proyecto o su equivalente.

Número de partida presupuestal.

Importe del contrato.

Plazo de ejecución de la obra.

Fecha de iniciación programada.

Fecha de terminación programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.

3.2 Numeración y fechado de notas.

Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en

El día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.

3.3 Redacción y escritura.

Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

3.4 Errores.

Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse Por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.

3.5 Tachaduras y enmendaduras.

Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.

3.6 Sobreposiciones.

No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

3.7 Inutilización de espacios.

Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.

3.8 Retiro de copias.

Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.

3.9 Validaciones.

Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.

3.11 Compromiso de uso.

El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.

3.11.1 Anotaciones de la supervisión

Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.

A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitácora, en forma enunciativa, más no limitativa:

b) Relativas a los documentos de la obra

§ Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.

§ Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole el programa.

§ Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

c) Relativas al plazo y programa de la obra

· Modificaciones del programa de obra.

· Estado del tiempo que influya en la obra.

· Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.

· Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.

· Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.

· Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

· Atraso en la contestación de aclaraciones.

· Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.

· Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX.

d) Relativas a la ejecución de la obra

§ En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

§ Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periódicas, así como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.

§ En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.

§ Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en el contrato.

§ Órdenes de corrección por defectos de obra.

§ Equipo descompuesto o inapropiado.

§ Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

§ Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.

§ Accidentes presentados en la obra.

§ Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.

§ Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

§ Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarán, de acuerdo al contrato.

§ Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.

§ Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisión.

§ Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de reiniciación de la misma.

§ Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX, producto de modificaciones y cancelaciones.

§ Cambio de supervisor de PEMEX.

§ Cambio de representante del contratista.

§ Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.

e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad

· Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista

· Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante.

· Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.

Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuación:

a) Relativas a los documentos de la obra

Solicitudes de información faltante, licencias, permisos liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.

· Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

b) Relativas al plazo y programa de la obra:

§ Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.

§ Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificaciones del programa de obra.

§ Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

c) Relativas a la ejecución de la obra

· Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.

· Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía entregar PEMEX, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.

· Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

3.11.3 Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora

Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.

b) Seguimiento de notas e indicaciones

Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.

c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artículo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

3.12 Custodia.

Será responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra.

3.12.1 Durante la ejecución de la obra

Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la obra a la disposición del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas así como para revisión de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados.

3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas

Al presentarse una suspensión de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deberá considerar la situación para determinar si recoge la bitácora, en cuyo caso se llevará a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.

3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva

Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitácora será entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original, para su custodia.

3.13 Cierre de bitácora.

Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se anexa al finiquito de la obra.

4. Reglas de aplicación de la bitácora

Para cada uno de los tomos de la bitácora se deberá reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura.

4.1 Disponibilidad.

Horario en que se podrán asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

4.2 Firmas.

Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos partes no firme, se establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.

Establecer plazo máximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión;

4.3 Inviolabilidad.

Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original; y

4.4 Actividades periódicas.

Es recomendable regular en las actividades de carácter técnico administrativo, lo relativo a la autorización y revisión de estimaciones, números generadores, obra

extraordinaria, así como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse.

En este sentido, en la apertura de la bitácora de cada contrato se deberá establecer cuál será la documentación soporte de las estimaciones, así como la indicación de que si alguno de los documentos que deben acompañar a alguna estimación ha sido previamente entregado por el contratista, será suficiente con hacer referencia a él en la propia estimación, sin que exista la obligación de volver a entregarlo.

5. Archivo de bitácora

Durante tres años posteriores a la recepción de la obra, la bitácora se conservará en caja numerada de fácil localización en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisión de la obra.

6. Bitácora de servicios

Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitácora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilización estipuladas en este instructivo.

7. Marco Normativo

· Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

· Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).

· Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)

· Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

Superintendente de construcción o definición: El superintendente de construcción es la persona designada por él contratista y que fungirá como su representante en la

obra ante la dependencia o entidad para cumplir con los términos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecución de los trabajos. O marco legal: de conformidad con lo que establece la fracción iv, hoy xiv del artículo 1 del reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, el superintendente de construcción es el representante del contratista ante la dependencia o la entidad para cumplir con los términos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecución de los trabajos.por su parte, el artículo 87 del reglamento de la ley, establece que el superintendente de construcción deberá conocer con amplitud los proyectos, normas de calidad y especificaciones de construcción, catálogo de conceptos o actividades de obra, programas de ejecución y de suministros, incluyendo los planos con sus modificaciones,especificaciones generales y particulares de construcción y normas de calidad, bitácora, convenios y demás documentos inherentes, que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos. asimismo, debe estar facultado por el contratista, para oír y recibir toda clasede notificaciones relacionadas con los trabajos, aún las de carácter personal,así como contar con las facultades suficientes para la toma de decisiones entodo lo relativo al cumplimiento del contrato. la dependencia o entidad en el contrato, podrá reservarse el derecho de solicitar en cualquier momento, por causas justificadas, la sustitución del superintendente de construcción, y el contratista tendrá la obligación de nombrar a otro que reúna los requisitos exigidos en el contrato.

En artículo 88 del reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, dispones que si el contratista realiza trabajos por mayor valor del contratado, sin mediar orden por escrito de parte de la dependencia oentidad, independientemente de la responsabilidad en que incurra por la ejecución de los trabajos excedentes, no tendrá derecho a reclamar pago alguno por ello, ni modificación alguna del plazo de ejecución de los trabajos. Este mismo artículo agrega que cuando los trabajos no se hayan realizado de acuerdo con lo estipulado en elcontrato o conforme a las órdenes escritas de la dependencia o entidad, ésta podrá ordenar su demolición, reparación o reposición inmediata con los trabajos adicionales que resulten necesarios, que hará por su cuenta el contratista sin que

tenga derecho a retribución adicional alguna por ello. En este caso, la dependencia o entidad, si loestima necesario, podrá ordenar la suspensión total o parcial de los trabajos contratados en tanto no se lleve a cabo la reposición o reparación de los mismos, sin que esto sea motivo para ampliar el plazo señalado para su terminación. Dentro del reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, se imponen diversas obligaciones para el contratista, mismas que por su propia naturaleza, deben ser atendidaspor el superintendente de construcción el ser el representante de este.

• Los riesgos, la conservación y la limpieza de los trabajos hasta el momento de su entrega serán responsabilidad del contratista (artículo 89 del reglamento).• El contratista estará obligado a coadyuvar en la extinción de incendios comprendidos en las zonas en que se ejecuten los trabajos objeto del contrato, con el personal y elementos de que disponga para ese fin; igualmente el contratista se obliga a dar aviso al residente de obra de la existencia de incendios, de su localización y magnitud (artículo 90 delreglamento).• El contratista tendrá la obligación de notificar al residente de obra la aparición de cualquier brote epidémico en la zona de los trabajos objeto del contrato y de coadyuvar de inmediato a combatirlo con los medios de que disponga. También enterará al residentede obra cuando se afecten las condiciones ambientales y los procesos ecológicos de la zona en que se realicen los trabajos (artículo 91 delreglamento).• de las estimaciones que se cubran al contratista se le descontarán los derechos que, conforme a la ley federal de derechos, procedan por la prestación del servicio de inspección, vigilancia y control de los obras y servicios que realiza la contraloría (artículo 92 del reglamento). Apéndice articulado aplicable de la ley de obras públicas y serviciosrelacionados con las mismas según reformas y adicionesaprobadas por el poder legislativo el 14 de abril de 2005 contrael texto vigente.Artículo 19.- las dependencias y entidades que realicen obras públicas y serviciosrelacionados con las mismas, sea por contrato o por administración directa, así como

los contratistas con quienes aquellas contraten, observarán las disposiciones que enmateria de asentamientos humanos, desarrollo urbano y construcción rijan en elámbito federal, estatal y municipal.Las dependencias y entidades, cuando sea el caso, previamente a la realización delos trabajos, deberán tramitar y obtener de las autoridades competentes losdictámenes, permisos, licencias, derechos de bancos de materiales, así como lapropiedad o los derechos de propiedad incluyendo derechos de vía y expropiación deinmuebles sobre los cuales se ejecutarán las obras públicas. En las bases delicitación se precisarán, en su caso, aquellos trámites que corresponderá realizar alcontratista.Artículo 20.- las dependencias y entidades estarán obligadas a considerar losefectos sobre el medio ambiente que pueda causar la ejecución de las obras públicascon sustento en la evaluación de impacto ambiental prevista por la ley general delequilibrio ecológico y la protección al ambiente. Los proyectos deberán incluir lasobras necesarias para que se preserven o restituyan en forma equivalente lascondiciones ambientales cuando éstas pudieren deteriorarse y se dará la intervenciónque corresponda a la secretaría de medio ambiente, recursos naturales y pesca, y alas dependencias y entidades que tengan atribuciones en la materia.Artículo 53.- las dependencias y entidades establecerán la residencia de obracon anterioridad a la iniciación de las mismas, la cual deberá recaer en un servidorpúblico designado por la dependencia o entidad, quien fungirá como su representanteante el contratista y será el responsable directo de la supervisión, vigilancia, control yrevisión de los trabajos, incluyendo la aprobación de las estimaciones presentadas por los contratistas. La residencia de obra deberá estar ubicada en el sitio de ejecución de los trabajos. Cuando la supervisión sea realizada por contrato, la aprobación de las estimaciones para efectos de pago deberá ser autorizada por la residencia de obra de la dependencia entidad. Articulado aplicable del decreto que reforma, adiciona yderoga diversas disposiciones del reglamento de la ley deobras públicas y servicios relacionados con las mismas, de 24de noviembre de 2006

Artículo 1.- el presente reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones que propicien el oportuno y estricto cumplimiento de la ley de obras públicas y serviciosrelacionados con las mismas. Para los efectos de este reglamento seaplicarán las definiciones establecidas en el artículo 2 de la ley. Asimismo, se entenderá por:i. autorización global o específica delpresupuesto de inversión y de gasto corriente: para efectos del artículo 24 dela ley, el calendario de presupuesto de la dependencia o entidad que autorice lasecretaría, y que se publica en el diario oficial de la federación para cadaejercicio, o bien, los oficios de inversión y las autorizaciones presupuestariasprevistas en las disposiciones en esa materia;ii. bitácora: el instrumento técnico que, por medios remotos de comunicaciónelectrónica u otros autorizados en los términos de este reglamento, constituyeel medio de comunicación entre las partes que formalizan los contratos, donde seregistran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante laejecución de los trabajos;

iii. especificaciones generales deconstrucción: el conjunto de condicionesgenerales que las dependencias y entidades tienen establecidas para la ejecución de obras, incluyendo las que deben aplicarse para la realización de estudios, proyectos, ejecución, equipamiento, puesta en servicio, mantenimiento y supervisión, quecomprenden la forma de medición y la base de pago de los conceptos de trabajo;iv. Especificaciones particulares de construcción: el conjunto de requisitosexigidos por las dependencias y entidades para la realización de cada obra, mismasque modifican, adicionan o sustituyen a las especificaciones generales;

v. estimación: la valuación de los trabajos ejecutados en el periodo pactado,aplicando los precios unitarios a las cantidades de los conceptos de trabajosrealizados. En contratos a precio alzado, es la valuación de los trabajos realizadosen cada actividad de obra conforme a la cédula de avance y al periodo delprograma de ejecución. Asimismo, es el documento en el que seconsignan las valuaciones mencionadas, para efecto de su pago, considerando, ensu caso, la amortización de los anticipos y los ajustes de costos;vi. Ley: la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas;

vii. Normas de calidad: los requisitos mínimos que, conforme a las especificaciones generales y particulares de construcción, las dependencias y entidades establecen para asegurar que los materiales y equipos de instalación permanente que se utilizan en cada obra, son los adecuados;

viii. obras: las señaladas en el artículo 3 de la ley;

ix. obras de gran complejidad: para efectos del tercer párrafo del artículo24 de la ley, son las obras cuya ejecución y sitio donde se vayan a realizar presenten dificultades técnicas de seguridad para el desarrollo de los trabajos, así comoaquellas que exijan urgencia en su construcción derivadas de caso fortuito o fuerza mayor. Su justificación requiere de un dictamen técnico expedido en los términos de los artículos 3, fracción xiii y 10, tercer párrafo de este reglamento;

x. probases: el proyecto de bases de licitación pública que, previo a la publicación de la convocatoria en el diario oficial de la federación, se difunde en la página de internet de la dependencia o entidad o en los medios de difusión electrónica que establezca la secretaríade la función pública, para recibir comentarios para que, en su caso, se consideren en la elaboración de las bases, de acuerdo con lo señalado en el últimopárrafo del artículo 33 de la ley;

xi. proyecto arquitectónico: el que define la forma, estilo, distribución y el diseñofuncional de una obra. Se expresará por medio de planos, maquetas, perspectivas,dibujos artísticos, entre otros;

xii. proyecto de ingeniería: el que comprende los planos constructivos, memorias de cálculo y descriptivas, especificaciones generales aplicables y particulares que permitan llevar a cabo una obra civil, eléctrica, mecánica o de cualquier otra especialidad;

xiii. servicios: los mencionados en el artículo 4 de la ley, y

xiv. superintendente de construcción: el representante del contratista ante la dependencia o la entidad para cumplir con los términos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecución de los trabajos.

5.5 RECEPCIÓN DE OBRA

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN FÍSICA DE LOS TRABAJOS

QUE SE FORMULA DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 64 PÁRRAFO PRIMERO DE LA LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS Y 166 DE SU REGLAMENTO, PARA FORMALIZAR LA RECEPCIÓN FISICA DE LOS TRABAJOS DEL CONTRATO NÚMERO _______(1 número de contrato)__________.

I. LUGAR, FECHA Y HORA.

En la Ciudad de _____(2 ciudad y estado)_____, siendo las __(3 hora de inicio del acto)__ horas, del día __(4 fecha)_______, de acuerdo con la cita notificada al Contratista que participa en el acto de entrega y recepción física de los trabajos, se reunieron en ___(5 lugar donde se realiza la reunión)___ las personas físicas y/o morales y servidores públicos, cuyos nombres, cargos, representaciones y firmas figuran al final de la presente acta.

II. NOMBRE Y FIRMA DEL RESIDENTE DE OBRA Y DEL SUPERVISOR DE LOS TRABAJOS (EN SU CASO) POR PARTE DE LA (NOMBRE DE DEPENDENCIA O ENTIDAD) Y DEL SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIÓN DE PARTE DEL CONTRATISTA.

Los que intervienen en el acto:

___ (6 anotar el nombre completo y cargo del servidor público y contratista) ___

Indicar el nombre del Residente de Obra designado.

Indicar el nombre del Supervisor de obras

Indicar el nombre del Residente General si asiste.

Indicar el nombre del Superintendente de Construcción designado.

III. DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS QUE SE RECIBEN.

___ (7 anotar la descripción de los trabajos) ___

IV. IMPORTE CONTRACTUAL, INCLUYENDO EL DE LOS CONVENIOS MODIFICATORIOS Y AJUSTE DE COSTOS. El importe contractual correspondiente al contrato número ___(8 número de

contrato)___ es de:$_____ (9 se refiere al monto original del contrato sumando los importes del o los convenios que se hayan autorizado y, los ajustes de costos) _____.

V. PERIODO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS, PRECISANDO LAS FECHAS DE INICIO Y TERMINACIÓN CONTRACTUAL Y EL PLAZO EN QUE REALMENTE SE EJECUTARON, INCLUYENDO LOS CONVENIOS.

El período de ejecución de los trabajos es el siguiente:

Conforme al periodo de contrato.

Fecha de inicio: ___ (06 fecha de inicio según contrato) ___

Fecha de terminación: ___ (11 fecha de terminación según contrato) ___

Plazo de ejecución: ___ (12 número de días naturales de duración de la obra según contrato) ___

Conforme al periodo real de ejecución:

Fecha de inicio: ___ (13 fecha de inicio real) ___

Fecha de terminación: ___ (14 fecha de terminación real) ___

Plazo de ejecución: ___ (15 número de días naturales reales de duración de la obra) ___

VI. RELACIÓN DE LAS ESTIMACIONES PAGADAS, ASÍ COMO LAS PENDIENTES DE AUTORIZACIÓN._______(16 relación de estimaciones)

ESTIMACIÓN

PERIODO DE EJECUCIÓN

IMPORTE IVA MONTO EJERCIDO

OBSERVACIONES

TOTAL EJERCIDO

S.F.P.

TOTAL

VII. DECLARACIÓN DE LAS PARTES DE QUE SE ENTREGAN LOS PLANOS CORRESPONDIENTES DE LA CONSTRUCCIÓN FINAL, ASÍ COMO LOS MANUALES E INSTRUCTIVOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO CORRESPONDIENTES Y LOS CERTIFICADOS DE GARANTÍA DE CALIDAD Y FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES INSTALADOS.

El contratista ___ (17 contratistas) ___ hace entrega a la Residencia de Obra los planos correspondientes a la construcción final, consistentes en:

___ (18 enlistar y detallar lo que se entrega conforme a los trabajos ejecutados) ___

VIII. CONSTANCIA DE QUE EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS DERIVADOS DE LA REALIZACIÓN DE LOS TRABAJOS, FUE ENTREGADO A LA RESIDENCIA DE OBRA POR PARTE DE LA CONTRATISTA O A LA SUPERVISIÓN POR PARTE DEL CONTRATISTA.

___ (19 Describir archivos que se entregan y reciben) ___

IX. ENTREGA DE GARANTÍA.

De conformidad con el artículo 66 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, y último párrafo del artículo 166 de su Reglamento, en este acto el CONTRATISTA hace entrega de la garantía para responder de los defectos que resultaren de los trabajos ejecutados, de los vicios ocultos y de cualquier otra responsabilidades en que hubiere incurrido consistente en _________ (20 fianza, carta de crédito, fideicomiso) ______________.

POR LA (NOMBRE DE DEPENDENCIA O ENTIDAD)

(firma autógrafa)

______________Residente de Obra__________

(21 firma)

(firma autógrafa)

__En su caso supervisión externa___

((22 firma)

POR EL CONTRATISTA

(firma autógrafa)

____________Superintendente______________

(23 firma)

_________________ (Representante del contratista) _________

(24 firma)